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# Contactos

> Pre-pacientes y sistema CRM

## Qué puedes hacer

### Descripción

El módulo de **Contactos** permite mantener un listado centralizado de pre-pacientes y personas interesadas en los servicios de la clínica que aún no han sido registradas como pacientes. Facilita el seguimiento comercial y la conversión de contactos en pacientes.

Los contactos pueden ser personas que han solicitado información, asistido a eventos, sido referidos por otros pacientes, o cualquier lead de marketing que requiera seguimiento antes de convertirse en paciente activo del centro médico.

### Quién puede utilizarlo

* **Recepcionistas**: Registran nuevos contactos que llaman o visitan la clínica solicitando información
* **Coordinadores comerciales**: Gestionan el seguimiento de leads, campañas de marketing y conversión a pacientes
* **Administradores**: Gestionan los listados de contactos para campañas y comunicaciones
* **Profesionales médicos**: Consultan contactos referidos por pacientes actuales

#### 1. Registrar Nuevo Contacto (Lead)

* **Pasos:**
  1. Clic en "Crear contacto"
  2. Elegir tipo: Persona o Empresa
  3. Completar datos básicos (nombre, apellidos, teléfono, email)
  4. Añadir etiquetas (ej: "Lead Web", "Referido", "Evento")
  5. Configurar permisos de comunicación (RGPD)
  6. Asignar a un comercial/coordinador
  7. Guardar

#### 2. Buscar Contacto para Seguimiento

* **Antes de empezar:** Deben existir contactos registrados y el usuario debe tener permiso de consulta
* **Pasos:**
  1. Abrir "Buscar contactos"
  2. Filtrar por etiqueta (ej: "Seguimiento pendiente")
  3. Filtrar por fecha de creación (última semana/mes)
  4. Filtrar por usuario asignado
  5. Ejecutar búsqueda

#### 3. Convertir Contacto en Paciente

* **Antes de empezar:** Compruebe que el contacto acepta el alta como paciente y que dispone del permiso para crear pacientes
* **Pasos:**
  1. Abrir ficha de contacto
  2. Clic en botón "Convertir a paciente"
  3. Sistema copia datos básicos a ficha de paciente
  4. Completar campos adicionales de paciente (historia clínica, etc.)
  5. Guardar nuevo paciente

#### 4. Gestionar Comunicaciones con Contacto

* **Antes de empezar:** El contacto debe haber autorizado las comunicaciones y el canal elegido
* **Pasos:**
  1. Buscar contactos por filtro (etiqueta, interés)
  2. Seleccionar grupo de contactos
  3. Acceder a módulo de Marketing
  4. Crear campaña de email/SMS
  5. Enviar comunicación

#### 5. Etiquetar Contactos por Origen

* **Antes de empezar:** Cree las etiquetas necesarias desde la configuración accesible para administradores
* **Pasos:**
  1. Crear/editar contacto
  2. Añadir etiqueta según origen: "Web", "Referido paciente", "Redes sociales", "Evento", etc.
  3. Guardar

#### 6. Desactivar Contacto No Interesado

* **Antes de empezar:** Abra la ficha del contacto que desea desactivar
* **Pasos:**
  1. Abrir ficha de contacto
  2. Cambiar el interruptor "¿Activo?" a NO
  3. Opcionalmente añadir nota en comentarios: "No interesado - fecha"
  4. Guardar

***

## 🗺️ Estructura del Módulo

### Opciones del Menú

El módulo Contactos contiene 2 opciones principales:

#### Opción 1: Buscar contactos

* **Icono:** Lupa
* **Descripción:** Búsqueda de contactos con múltiples filtros
* **Comportamiento:**
  * Muestra formulario de búsqueda avanzada
  * Filtros por datos demográficos, contacto y administrativos
  * Resultados en tabla paginada
  * Permite guardar y cargar filtros frecuentes
  * La opción "Activo" está marcada por defecto para mostrar solo contactos activos

#### Opción 2: Crear contacto

* **Icono:** Círculo con +
* **Descripción:** Abre formulario para crear nuevo contacto
* **Comportamiento:**
  * Formulario en blanco con valores por defecto
  * Tipo "Persona" preseleccionado
  * Estado "Activo" = SÍ
  * País "España" preseleccionado
  * Pagador "PRIVADO" preseleccionado
  * Permisos de comunicación en SÍ por defecto (usuario debe confirmar)
  * Número de contacto autoasignado

***

## 📄 Pantallas Principales

### Pantalla 1: Búsqueda de Contactos

#### Descripción

Pantalla de búsqueda avanzada que permite localizar contactos usando múltiples criterios. Incluye capacidad de guardar filtros frecuentes y exportar resultados.

#### Secciones de la Pantalla

**1. Encabezado**

* Título: "BUSCAR CONTACTOS"
* Icono de agenda de contactos
* Botones de gestión de filtros:
  * 💾 Guardar filtro actual
  * 📁 Cargar filtro guardado

**2. Campos de Búsqueda**
Los filtros están organizados en una cuadrícula de campos:

| Campo      | Descripción                                                                           |
| ---------- | ------------------------------------------------------------------------------------- |
| NºContacto | Número de contacto                                                                    |
| Nombre     | Nombre del contacto                                                                   |
| Apellido1  | Primer apellido                                                                       |
| Apellido2  | Segundo apellido                                                                      |
| DNI/ID     | Documento de identidad                                                                |
| Tel.       | Número de teléfono                                                                    |
| Email      | Dirección de email                                                                    |
| Etiquetas  | Permite seleccionar varias etiquetas con ayuda del buscador                           |
| Activo     | Permite incluir contactos activos, inactivos o ambos; por defecto muestra los activos |

**3. Botones de Acción**

* 🔍 **Buscar**: Ejecuta la búsqueda con filtros activos (botón azul principal)
* 🗑️ **Limpiar filtro**: Resetea todos los campos
* ⚙️ **Filtro Avanzado**: Despliega campos adicionales (fecha creación, modificación, etc.)

**4. Área de Resultados**

* Tabla con columnas: Nº, Nombre completo, DNI, Teléfono, Email, Etiquetas, Fecha creación
* Paginación si hay múltiples páginas
* Acciones por fila: Ver/Editar, Convertir a paciente, Eliminar
* Ordenación por columnas (clic en encabezado)

### Pantalla 2: Formulario de Contacto (Nueva/Editar)

#### Descripción

Formulario completo para crear o modificar un contacto. Organizado en secciones colapsables para facilitar navegación. Soporta dos tipos de contacto: Persona y Empresa.

#### Secciones de la Pantalla

**1. Encabezado**

* Título: "DATOS DEL CONTACTO"
* Tabs: PERSONA / EMPRESA
  * PERSONA: Campos para individuos (nombre, apellidos, fecha nacimiento, sexo)
  * EMPRESA: Campos para entidades (razón social, CIF, contacto principal)
* Botón "ACEPTAR" (verde) para guardar
* Breadcrumb con icono de contactos

**2. Datos Principales** (Panel expandido por defecto)

| Campo             | Obligatorio | Descripción                                                            |
| ----------------- | ----------- | ---------------------------------------------------------------------- |
| Nº Contacto       | No          | Se asigna automáticamente, salvo que el centro no numere los contactos |
| Nº Externo        | No          | Número de referencia utilizado por el centro                           |
| Nombre            | Sí\*        | Nombre de la persona                                                   |
| Primer apellido   | Sí\*        | Primer apellido                                                        |
| 2º apellido       | No          | Segundo apellido                                                       |
| Tipo ID           | No          | Tipo de documento (DNI, NIE, pasaporte, etc.)                          |
| Dni/Nie/CIF/Otros | No          | Número de documento                                                    |
| Fecha nacimiento  | No          | Fecha de nacimiento (dd/mm/aaaa)                                       |
| Sexo              | No          | Hombre / Mujer / Otro                                                  |
| ¿RGPD firmado?    | No          | Indica si firmó el consentimiento                                      |
| ¿Activo?          | Sí          | Indica si el contacto está activo                                      |

\*Para tipo Empresa, "Nombre" se convierte en "Razón social"

**3. Datos de Contacto** (Panel colapsable)

| Campo         | Descripción                             |
| ------------- | --------------------------------------- |
| País          | País de residencia (España por defecto) |
| Código postal | CP (5 dígitos en España)                |
| Provincia     | Se actualiza según el país              |
| Región        | Comunidad autónoma o región             |
| Dirección     | Dirección completa                      |
| Población     | Ciudad o población                      |
| Tel. Móvil    | Teléfono móvil principal                |
| Tel. 2        | Teléfono secundario (fijo o adicional)  |
| Email         | Email principal                         |
| Email 2       | Email secundario                        |

**4. Datos Administrativos** (Panel colapsable)

| Campo                                  | Obligatorio | Descripción                                              |
| -------------------------------------- | ----------- | -------------------------------------------------------- |
| Centro                                 | No          | Centro médico asociado                                   |
| Pagador                                | Sí          | Entidad pagadora (PRIVADO, aseguradoras, etc.)           |
| Etiquetas                              | No          | Etiquetas para clasificación; permite seleccionar varias |
| Descuento                              | No          | Grupo de descuento aplicable                             |
| ¿Permite comunicaciones?               | No          | Consentimiento para comunicaciones generales             |
| ¿Permite envío de publicidad?          | No          | Consentimiento para comunicaciones comerciales           |
| ¿Permitir notificaciones por WhatsApp? | No          | Autorización del canal WhatsApp                          |
| ¿Permitir notificaciones por SMS?      | No          | Autorización del canal SMS                               |
| ¿Permitir notificaciones por email?    | No          | Autorización del canal email                             |
| Asignado a                             | No          | Usuario responsable del seguimiento                      |
| Desde                                  | No          | Fecha de asignación al usuario                           |

**5. Datos Complementarios** (Panel colapsable)

| Campo        | Descripción                              |
| ------------ | ---------------------------------------- |
| Comentario   | Notas libres y observaciones             |
| Estado civil | Soltero, Casado, Viudo, Divorciado, etc. |

**6. Botones de Acción**

* **ACEPTAR**: Guarda el contacto y cierra el formulario
* **CANCELAR**: Cierra sin guardar (si hay cambios, pide confirmación)
* Si contacto existente:
  * **CONVERTIR A PACIENTE**: Crea paciente con datos del contacto
  * **ELIMINAR**: Borra el contacto (pide confirmación)

***

## 📝 Formularios y Campos

### Formulario: Búsqueda de Contactos

**Acceso:** **Contactos > Buscar contactos**

#### Campos del Formulario

Todos los campos son opcionales. Puede buscar por número de contacto, nombre, apellidos, documento, teléfono, email, etiquetas o estado. Los campos de texto admiten coincidencias parciales y el selector de etiquetas permite elegir varias.

#### Botones y Acciones

* **Buscar**: ejecuta la búsqueda con los criterios actuales.
* **Limpiar filtro**: borra todos los criterios introducidos.
* **Filtro avanzado**: muestra u oculta campos adicionales, como fechas de creación o modificación.
* **Guardar filtro actual**: guarda los criterios con un nombre para reutilizarlos.
* **Cargar filtro**: permite seleccionar un filtro guardado.

### Formulario: Crear/Editar Contacto

**Acceso:** **Contactos > Crear contacto**, o abriendo un contacto desde los resultados de búsqueda

#### Validaciones del Formulario

* Para una persona, **Nombre** y **Primer apellido** son obligatorios; para una empresa, lo es la **Razón social**.
* Si se indican email, teléfono o código postal, deben tener un formato válido.
* La fecha de nacimiento y la fecha **Desde** no pueden ser futuras.
* Si el email o el documento ya pertenecen a otro registro, Nubidoc avisa para evitar duplicados.
* Para enviar mensajes, el contacto debe haber autorizado las comunicaciones y el canal correspondiente.
* Las acciones de creación y edición dependen de los permisos del usuario.

***

## 🔄 Procedimientos principales

### Crear un contacto desde una llamada telefónica

```
1. Persona llama solicitando información sobre servicios
   ↓
2. Recepcionista abre Contactos → Crear contacto
   ↓
3. Completa datos básicos (nombre, teléfono, email)
   ↓
4. Añade etiqueta "Lead telefónico"
   ↓
5. Asigna a coordinador comercial
   ↓
6. Marca permisos de comunicación según lo indicado por persona
   ↓
7. Añade un comentario, por ejemplo: "Interesado en fisioterapia; solicita presupuesto"
   ↓
8. Guarda contacto
   ↓
9. Sistema asigna número de contacto automáticamente, o deja el campo vacío si el centro no numera contactos
   ↓
10. Contacto queda registrado para seguimiento
```

**Variantes del flujo:**

* Si persona acepta cita inmediata: Crear contacto + Convertir a paciente + Crear cita
* Si persona solo quiere información: Crear contacto + Enviar email informativo + Programar tarea de seguimiento en 1 semana

**Errores comunes:**

* **Error:** "Email ya existe en otro contacto"
  * **Causa:** El email ya está asociado a otro contacto
  * **Solución:** Buscar contacto existente, verificar si es misma persona, actualizar datos si es necesario
* **Error:** "Debe aceptar permisos de comunicación"
  * **Causa:** RGPD requiere consentimiento explícito
  * **Solución:** Confirmar la autorización con la persona y marcar los canales correspondientes

### Convertir un contacto en paciente

```
1. Contacto acepta primera cita médica
   ↓
2. Usuario busca contacto en Buscar contactos
   ↓
3. Abre ficha del contacto
   ↓
4. Clic en botón "CONVERTIR A PACIENTE"
   ↓
5. Sistema abre formulario de nuevo paciente con datos precargados:
   - Nombre, apellidos, DNI, fecha nacimiento
   - Dirección, teléfono, email
   - Permisos RGPD
   - Centro, pagador
   ↓
6. Usuario completa campos adicionales de paciente:
   - Número de historia clínica (si aplica)
   - Médico asignado
   - Motivo de consulta
   ↓
7. Guarda nuevo paciente
   ↓
8. El contacto original se conserva para mantener la trazabilidad y puede aparecer como convertido o archivado
   ↓
9. Crea cita para el nuevo paciente
```

**Variantes del flujo:**

* Si contacto ya tiene cita programada: Sistema asocia cita existente al nuevo paciente
* Si hay datos conflictivos: Sistema solicita confirmación para sobrescribir

**Errores comunes:**

* **Error:** "Contacto ya tiene paciente asociado"
  * **Causa:** Conversión ya realizada previamente
  * **Solución:** Buscar paciente existente en lugar de crear uno nuevo
* **Error:** "Faltan datos obligatorios para paciente"
  * **Causa:** Campos requeridos en paciente no están en contacto
  * **Solución:** Completar datos faltantes en formulario de paciente

### Hacer seguimiento de contactos interesados

```
1. Marketing genera lista de contactos de campaña web
   ↓
2. Se importan/crean contactos con etiqueta "Lead Web 2025"
   ↓
3. Coordinador comercial busca: Etiquetas = "Lead Web 2025", Activo = Si
   ↓
4. Por cada contacto:
   a. Llamada telefónica para presentar servicios
   b. Actualiza comentarios con resultado de llamada
   c. Añade etiqueta según interés: "Alta prioridad", "Baja prioridad", "No interesado"
   d. Si no interesado: marca Activo = NO
   e. Si interesado: Crea tarea de seguimiento para próxima semana
   ↓
5. Tras 3 seguimientos:
   - Si acepta cita: Convierte a paciente
   - Si no responde/rechaza: Marca como inactivo
   ↓
6. Seguimiento mensual de tasas de conversión por etiqueta
```

**Variantes del flujo:**

* Lead de alta prioridad (recomendado por paciente VIP): Asignación directa a coordinador senior
* Lead de evento: Seguimiento inmediato dentro de 24-48h post-evento

***

## 🔗 Relación con Otros Módulos

### Integraciones

**Con Pacientes:**

* Conversión directa: Contacto → Paciente
* Datos compartidos: Demográficos, contacto, permisos RGPD
* Al convertir, datos se copian automáticamente

**Con Marketing:**

* Contactos son destinatarios de campañas de email/SMS
* Filtrado por etiquetas para segmentación
* Respeto de permisos RGPD (permite publicidad, etc.)
* Tracking de interacciones con campañas

**Con Agenda:**

* No directamente, pero tras conversión a paciente pueden tener citas
* Algunos centros permiten citas de "primera vez" a contactos sin crear paciente completo

**Con Tareas:**

* Creación de tareas de seguimiento vinculadas a contactos
* Recordatorios de llamadas, envío de información
* Proceso de cualificación de contactos interesados

**Con Archivos:**

* Adjuntar documentos a contactos (folletos enviados, presupuestos, etc.)
* Almacenamiento de consentimientos RGPD firmados

***

## 💡 Comportamiento del módulo

### Consentimiento y canales de comunicación

Al crear o editar un contacto, registre su consentimiento para cada tipo de comunicación. Antes de enviar un mensaje, Nubidoc comprueba lo siguiente:

* Solo se puede enviar email si "¿Permitir notificaciones por email?" = SI
* Solo se puede enviar SMS si "¿Permitir notificaciones por sms?" = SI
* Publicidad solo si "¿Permite envío de publicidad?" = SI
* Comunicaciones clínicas/administrativas si "¿Permite comunicaciones?" = SI

### Contactos activos e inactivos

Los contactos inactivos no aparecen por defecto en búsquedas ni campañas:

* Búsqueda por defecto: Solo Activo = SI
* Campañas de marketing: Excluye inactivos automáticamente
* Conversión a paciente: Permitida también para inactivos

### Usuario responsable

Al crear o reasignar un contacto, puede indicar el usuario responsable de su seguimiento:

* Usuario asignado ve el contacto en "Mis contactos"
* Recibe notificaciones de tareas relacionadas
* Campo "Desde" registra fecha de asignación para medir tiempo de gestión

### Clasificación mediante etiquetas

Puede añadir varias etiquetas a un contacto en cualquier momento para facilitar su clasificación:

* Permite segmentación en campañas
* Facilita búsqueda por origen, interés, prioridad
* Ejemplos comunes: "Lead Web", "Referido", "Evento 2025", "Alta prioridad", "Fisioterapia"

### Conversión en paciente

Un contacto solo puede convertirse una vez en paciente. Al pulsar **Convertir a paciente**:

* Si ya se convirtió, botón aparece deshabilitado
* Sistema previene creación de pacientes duplicados
* Mantiene trazabilidad del contacto original

### Numeración de contactos

Al crear una persona o empresa, el centro puede decidir si se le asigna número de contacto:

* Con la preferencia **Asignar número de paciente a contactos** activada, el formulario muestra y guarda el siguiente Nº Contacto.
* Con la preferencia desactivada, el Nº Contacto queda vacío y no consume la secuencia de pacientes.
* Al convertir el contacto en paciente, Nubidoc asigna el siguiente número de paciente si aún no tenía uno.

***

## ⚠️ Mensajes del Sistema

### Mensajes de Éxito

* **"Contacto guardado correctamente"**: Tras crear o actualizar contacto
* Nubidoc confirma la conversión y muestra el número asignado al paciente.
* **"Filtro guardado correctamente"**: Al guardar un filtro de búsqueda
* **"Contacto eliminado"**: Tras borrar contacto (requiere confirmación previa)

### Mensajes de Error

* **"El nombre y primer apellido son obligatorios"**: Faltan campos requeridos en formulario
  * **Solución:** Completar campos marcados con asterisco (\*)
* **"El email introducido ya existe para otro contacto"**: Email duplicado
  * **Solución:** Verificar si es la misma persona buscando por nombre, o usar email diferente
* **"El DNI/CIF ya existe en el sistema"**: Documento duplicado
  * **Solución:** Buscar contacto o paciente existente con ese documento
* **"Debe seleccionar al menos un método de comunicación"**: Todos los canales de comunicación están en NO
  * **Solución:** Activar al menos email o teléfono si se planea contactar
* **"No tiene permisos para eliminar este contacto"**: Usuario sin privilegio de eliminación
  * **Solución:** Solicitar a administrador o usuario con permisos

### Mensajes de Advertencia

* **"Este contacto no tiene email, no podrá recibir comunicaciones por correo"**: Email vacío pero otros datos completos
  * **Acción:** Informativo, puede guardar igualmente
* **"Ya existe un contacto con ese nombre y apellidos"**: Posible duplicado
  * **Acción:** Sistema muestra contacto existente, usuario decide si es el mismo o continúa creando
* **"El contacto no tiene permisos de comunicación activos, no podrá recibir mensajes"**: Todos los permisos RGPD en NO
  * **Acción:** Advertencia, permite guardar pero el contacto quedará sin utilidad para marketing

***

## ❓ Preguntas Frecuentes

**Q: ¿Cuál es la diferencia entre un Contacto y un Paciente?**
A: Un **Contacto** es una persona que ha mostrado interés en los servicios del centro pero aún no ha sido atendida médicamente ni tiene historia clínica. Es un "lead" o pre-paciente. Un **Paciente** es una persona registrada formalmente en el sistema con número de historia clínica, que puede tener citas, facturas y tratamientos. Los contactos se convierten en pacientes cuando aceptan una primera cita o tratamiento.

**Q: ¿Puedo crear una cita directamente para un Contacto sin convertirlo a Paciente?**
A: Para crear una cita, convierta primero el contacto en paciente y después programe la cita desde su nueva ficha.

**Q: ¿Qué pasa con los datos del Contacto cuando se convierte a Paciente?**
A: Los datos demográficos, de contacto y los permisos RGPD se copian al nuevo paciente. El contacto original se conserva para mantener la trazabilidad y puede aparecer como convertido o archivado.

**Q: ¿Puedo enviar emails masivos a Contactos?**
A: Sí, utilizando el módulo de **Marketing**. Puedes crear campañas de email/SMS seleccionando contactos por etiquetas, fecha de creación, etc. El sistema solo enviará a contactos que tengan "¿Permite envío de publicidad?" = SI y "¿Permitir notificaciones por email?" = SI (cumplimiento RGPD).

**Q: ¿Cómo organizo los Contactos por origen (web, teléfono, referidos)?**
A: Utiliza el sistema de **Etiquetas**. Crea etiquetas como "Lead Web", "Lead telefónico", "Referido por paciente", "Evento de puertas abiertas" o "Redes sociales". Puedes asignar varias etiquetas a un contacto y utilizarlas después en los filtros de búsqueda.

**Q: ¿Los Contactos cuentan para el límite de pacientes de mi licencia?**
A: NO. Los contactos son entidades separadas y no consumen cuota de pacientes. Solo los pacientes formales cuentan para el límite de tu plan. Puedes tener miles de contactos sin afectar tu licencia.

**Q: ¿Por qué el campo Nº Contacto aparece vacío al crear un contacto?**
A: El centro puede tener desactivada la preferencia **Asignar número de paciente a contactos**. Esto evita que los contactos consuman la secuencia de números de pacientes. Si ese contacto se convierte en paciente, Nubidoc asignará el siguiente número disponible en ese momento.

**Q: ¿Puedo importar una lista de Contactos desde Excel?**
A: Si el centro tiene habilitada la importación, utilice la opción correspondiente en **Administración** y siga la plantilla de ejemplo. Si no aparece, consulte con el administrador del centro.

**Q: ¿Qué significa "Asignado a" en el formulario de Contacto?**
A: Es el usuario (comercial, coordinador o profesional) responsable de hacer el seguimiento de ese contacto. Esa persona verá el contacto en sus filtros de "mis contactos" y será notificada de tareas relacionadas. Es útil para distribuir leads entre el equipo.

**Q: ¿Puedo desactivar un Contacto en lugar de eliminarlo?**
A: Sí, y es la práctica **recomendada**. Cambia el interruptor "¿Activo?" a NO. El contacto no aparecerá en búsquedas por defecto ni en campañas, pero se conserva en el sistema para histórico y estadísticas. Solo elimina contactos erróneos o duplicados.

**Q: En el campo "Asignado a", ¿se puede asignar a empresas o solo a médicos/profesionales?**
A: El campo "Asignado a" se refiere a la **asignación del contacto (o paciente) a un profesional específico**. NO es para asignar a empresas/centros. Se utiliza principalmente en estos casos:

* Cuando el contacto/paciente tiene un terapeuta o médico de referencia asignado
* Para que al crear una nueva cita, salga automáticamente ese profesional seleccionado
* Para restringir permisos: algunos usuarios solo pueden ver contactos/pacientes que tienen asignados o con los que han tenido alguna cita
* Es muy usado en clínicas de psicología, logopedia y centros donde hay tratamientos recurrentes con el mismo profesional

**Q: ¿Cuál es exactamente la diferencia entre Contactos y Pacientes?**
A: Ambos comparten muchos datos básicos, pero tienen una finalidad distinta. Además, en **Contactos** se pueden registrar empresas, no solo personas físicas:

* **Contactos**: Personas que se han "apuntado" para recibir información, asistieron a conferencias, están en redes sociales, o han mostrado interés pero NO son aún pacientes formales del centro
* **Pacientes**: Personas con historia clínica formal, que han tenido o van a tener citas médicas
  Muchos centros con alta actividad en marketing o redes sociales usan Contactos para leads y luego los convierten a Pacientes cuando se formalizan.

**Q: ¿Se puede convertir un Contacto a Paciente (y viceversa)?**
A: Sí, hay un botón específico para **pasar de contacto a paciente y viceversa**. La conversión es "inmediata" porque los campos que se registran son exactamente los mismos en ambas entidades. Todos los datos demográficos, de contacto y permisos se conservan en la conversión. Esto facilita mucho el proceso de captación y formalización de nuevos pacientes.

***

## 🔍 Búsqueda y Filtros

### Campos de Búsqueda

| Campo      | Cómo funciona                                                                         |
| ---------- | ------------------------------------------------------------------------------------- |
| NºContacto | Busca el número exacto de contacto                                                    |
| Nombre     | Busca coincidencias parciales en el nombre, sin distinguir mayúsculas y minúsculas    |
| Apellido1  | Busca coincidencias parciales en el primer apellido                                   |
| Apellido2  | Busca coincidencias parciales en el segundo apellido                                  |
| DNI/ID     | Busca coincidencias parciales en el documento                                         |
| Tel.       | Busca en el teléfono móvil y en el teléfono secundario                                |
| Email      | Busca en las dos direcciones de correo disponibles                                    |
| Etiquetas  | Incluye contactos que tengan alguna de las etiquetas seleccionadas                    |
| Activo     | Permite incluir contactos activos, inactivos o ambos; por defecto muestra los activos |

**Filtros Avanzados** (botón ⚙️):

| Campo                | Descripción                                 |
| -------------------- | ------------------------------------------- |
| Fecha creación desde | Contactos creados a partir de esta fecha    |
| Fecha creación hasta | Contactos creados hasta esta fecha          |
| Asignado a           | Contactos asignados a un usuario específico |
| Centro               | Contactos de un centro específico           |
| Pagador              | Contactos con un pagador específico         |

### Resultados

**Columnas mostradas en la tabla de resultados:**

* **Nº**: Número de contacto
* **Nombre completo**: Apellido1 Apellido2, Nombre
* **DNI/CIF**: Documento de identidad
* **Teléfono**: Tel. Móvil (si hay), sino Tel. 2
* **Email**: Email principal
* **Etiquetas**: indicadores de colores con las etiquetas asignadas
* **Fecha creación**: dd/mm/yyyy
* **Acciones**: Botones de acción

**Acciones sobre resultados:**

* **👁️ Ver/Editar**: Abre ficha completa del contacto
* **👤➡️ Convertir**: Inicia proceso de conversión a paciente
* **🗑️ Eliminar**: Borra contacto (pide confirmación)
* **📄 Ver historial**: Muestra el historial de interacciones (llamadas, emails y tareas)

**Ordenación:**

* Clic en encabezado de columna para ordenar ascendente/descendente
* Por defecto: Ordenados por fecha de creación (más recientes primero)

**Paginación:**

* 25 resultados por página (configurable)
* Navegación: **Primera**, **Anterior**, números de página, **Siguiente** y **Última**
* Indicador: "Mostrando 1-25 de 147 contactos"

**Exportación:**

* Botón **📊 Exportar a Excel**: Exporta resultados actuales (respetando filtros)
* Incluye todas las columnas visibles más campos adicionales
* Formato: XLSX compatible con Excel 2007+

***

## 🎨 Elementos Visuales

### Estados Visuales de Contactos

* **Activo**: Fila normal (fondo blanco), texto negro
* **Inactivo**: Fila con fondo y texto en tonos grises
* **Convertido a paciente**: indicador verde **PACIENTE** en la columna de etiquetas
* **Sin email**: Icono ⚠️ amarillo en columna email
* **Sin teléfono**: Icono ⚠️ amarillo en columna teléfono
* **Alta prioridad** (etiqueta): indicador rojo
* **Seguimiento pendiente** (etiqueta): indicador naranja
* **Lead cualificado** (etiqueta): indicador verde

### Iconos Principales

* 📇Menú Contactos
* 🔍Buscar contactos
* ➕Crear contacto nuevo
* ✏️Editar contacto
* 🗑️Eliminar contacto
* 👤➡️Convertir a paciente
* 💾Guardar (filtro o contacto)
* 🏷️Etiquetas
* 📧Email
* 📱Teléfono
* 🏢Tipo Empresa
* 👤Tipo Persona
* ⚙️Filtro avanzado
* 📊Exportar a Excel

### Indicadores de etiquetas

Las etiquetas se muestran como indicadores de colores:

* Color asignado por defecto o personalizado por administrador
* El nombre de la etiqueta aparece dentro de una marca de color
* Los colores pueden utilizarse para distinguir categorías, prioridades u orígenes

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## 🔐 Seguridad y Permisos

### Niveles de Acceso

| Permiso funcional   | Permite                                      |
| ------------------- | -------------------------------------------- |
| Consultar contactos | Ver el listado y realizar búsquedas          |
| Crear contactos     | Registrar nuevos contactos                   |
| Editar contactos    | Modificar contactos existentes               |
| Eliminar contactos  | Retirar contactos de los listados habituales |
| Convertir contactos | Convertir un contacto en paciente            |
| Exportar contactos  | Descargar los resultados en Excel            |

### Restricciones

* **Privacidad RGPD**: Solo usuarios con permisos pueden ver datos personales de contactos
* **Auditoría**: Todas las acciones sobre contactos quedan registradas (creación, modificación, eliminación, conversión)
* **Eliminación**: Los contactos eliminados dejan de aparecer en los listados habituales; su conservación se rige por la política del centro y las obligaciones de trazabilidad
* **Exportación**: Solo los usuarios con permiso de exportación pueden descargar los datos
* **Asignación**: Usuario puede ver contactos asignados a otros si tiene permiso, pero solo modificar los propios salvo permiso especial
* **Conversión**: El usuario también necesita permiso para crear pacientes

***

## 📊 Reportes y Exportaciones

### Exportar Listado a Excel

**Contenido del Excel exportado:**

* Todas las columnas de la tabla de resultados
* Campos adicionales no visibles en pantalla:
  * Dirección completa
  * Provincia, Región, País
  * Permisos RGPD (columnas SI/NO)
  * Usuario asignado
  * Fecha última modificación
  * Comentarios
* Formato: Encabezados en negrita, filtros automáticos en primera fila
* El nombre del archivo incluye la fecha y la hora de la exportación

### Estadísticas de Contactos

Disponibles en módulo de **Listados** o **Dashboard**:

* Total de contactos activos/inactivos
* Contactos por etiqueta (gráfico de barras)
* Contactos por origen (gráfico circular)
* Tasa de conversión contacto→paciente (%)
* Tiempo promedio de conversión (días)
* Contactos creados en último mes/trimestre/año
* Contactos asignados por usuario

### Reportes Periódicos (si configurados)

* **Informe semanal de nuevos contactos**: Email automático a coordinadores con lista de contactos creados en última semana
* **Informe mensual de conversión**: Estadísticas de contactos convertidos a pacientes
* **Alertas de seguimiento**: Notificación de contactos sin interacción durante el periodo definido

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## ⚙️ Configuraciones Especiales

### Configuración de Etiquetas

**Ubicación:** Administración → Configuración → Etiquetas de Contacto

* Crear etiquetas personalizadas por centro
* Asignar colores para identificación visual
* Definir categorías (Origen, Prioridad, Interés, etc.)
* Marcar etiquetas como "predeterminadas" para selección rápida

### Configuración de Campos Obligatorios

**Ubicación:** Administración → Configuración → Contactos

* Definir campos adicionales obligatorios (por defecto solo Nombre y Apellido1)
* Activar/desactivar validación de email único
* Activar/desactivar validación de DNI único
* Configurar formato de número de contacto (prefijo, longitud)

### Configuración de Permisos RGPD por Defecto

**Ubicación:** Administración → Configuración → RGPD

Define valores por defecto para nuevos contactos:

* ¿Permite comunicaciones?: SI/NO
* ¿Permite publicidad?: SI/NO
* ¿Permite WhatsApp?: SI/NO
* ¿Permite SMS?: SI/NO
* ¿Permite Email?: SI/NO

**Recomendación legal:** Establecer todos en NO por defecto y requerir aceptación explícita del usuario.

***

## 🎓 Tutoriales Paso a Paso

### Tutorial 1: Registrar Primer Contacto

**Pasos:**

1. Abrir menú lateral → Clic en "Contactos" → Expandir menú
2. Clic en "Crear contacto"
3. Verificar que la pestaña **PERSONA** esté seleccionada (azul)
4. Completar campos obligatorios:
   * **Nombre:** Introducir nombre (ej: "María")
   * **Primer apellido:** Introducir apellido (ej: "García")
5. Completar datos de contacto:
   * **Tel. Móvil:** Introducir teléfono (ej: "612345678")
   * **Email:** Introducir email (ej: "[maria.garcia@email.com](mailto:maria.garcia@email.com)")
6. Configurar permisos RGPD:
   * Interruptor "¿Permite comunicaciones?" → SÍ
   * Interruptor "¿Permite envío de publicidad?" → SÍ (si la persona acepta)
   * Interruptor "¿Permitir notificaciones por email?" → SÍ
   * Interruptor "¿Permitir notificaciones por WhatsApp?" → SÍ (si acepta)
7. Añadir etiqueta:
   * Campo "Etiquetas" → Escribir "Lead telefónico" → Enter
8. Añadir comentario:
   * Campo "Comentario" → "Interesada en fisioterapia, solicita presupuesto"
9. Clic en botón verde "ACEPTAR"
10. Sistema muestra mensaje: "Contacto guardado correctamente"
11. Contacto creado con número asignado automáticamente

### Tutorial 2: Buscar y Convertir Contacto a Paciente

**Pasos:**

1. Abrir menú lateral → Contactos → "Buscar contactos"
2. Introducir criterio de búsqueda:
   * **Opción A:** Campo "Nombre" → Introducir nombre (ej: "María")
   * **Opción B:** Campo "Tel." → Introducir teléfono
   * **Opción C:** Campo "Email" → Introducir email
3. Clic en botón azul "Buscar"
4. Localizar contacto en tabla de resultados
5. Clic en botón 👁️ "Ver/Editar" en fila del contacto
6. Se abre ficha completa del contacto
7. Revisar datos, completar faltantes si es necesario:
   * DNI/NIE
   * Dirección completa
   * Fecha de nacimiento
8. Clic en botón "CONVERTIR A PACIENTE" (esquina superior derecha)
9. Sistema abre formulario de nuevo paciente con datos precargados
10. Completar campos adicionales de paciente:
    * **Médico/Profesional asignado:** Seleccionar profesional
    * **Motivo de consulta:** Introducir motivo (ej: "Dolor lumbar")
11. Clic en "ACEPTAR"
12. Sistema muestra: "Contacto convertido a paciente con éxito. Nº de paciente: 456"
13. Opcionalmente: Crear primera cita para el nuevo paciente

### Tutorial 3: Organizar Contactos con Etiquetas

**Pasos:**

1. Crear etiqueta común para la campaña:
   * (Ya creada en Administración: "Campaña Web Enero 2026")
2. Buscar contactos sin etiquetar de fecha específica:
   * Contactos → Buscar contactos
   * Clic en ⚙️ "Filtro Avanzado"
   * **Fecha creación desde:** 01/01/2026
   * **Fecha creación hasta:** 31/01/2026
   * **Etiquetas:** (dejar vacío)
   * Buscar
3. Por cada contacto en resultados:
   * Clic en 👁️ Ver/Editar
   * Ir a campo "Etiquetas" (en sección Datos Administrativos)
   * Escribir "Campaña Web Enero 2026" → Aparece en sugerencias → Seleccionar
   * Añadir etiquetas adicionales según origen:
     * Si vino de Google Ads → Añadir "Google Ads"
     * Si vino de redes sociales → Añadir "Redes Sociales"
   * Añadir etiqueta de prioridad:
     * Si completó formulario completo → "Alta prioridad"
     * Si solo dejó email → "Baja prioridad"
   * Clic en "ACEPTAR"
4. Repetir para todos los contactos
5. Ahora se puede filtrar por etiqueta para acciones específicas:
   * Buscar → Etiquetas: "Alta prioridad" → Crear tareas de seguimiento para estos
   * Buscar → Etiquetas: "Campaña Web Enero 2026" → Enviar email de bienvenida masivo