Contactos

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Qué puedes hacer

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Descripción

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Quién puede utilizarlo

• Recepcionistas: Registran nuevos contactos que llaman o visitan la clínica solicitando información
• Coordinadores comerciales: Gestionan el seguimiento de leads, campañas de marketing y conversión a pacientes
• Administradores: Gestionan los listados de contactos para campañas y comunicaciones
• Profesionales médicos: Consultan contactos referidos por pacientes actuales

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1. Registrar Nuevo Contacto (Lead)

• Pasos:
  1. Clic en “Crear contacto”
  2. Elegir tipo: Persona o Empresa
  3. Completar datos básicos (nombre, apellidos, teléfono, email)
  4. Añadir etiquetas (ej: “Lead Web”, “Referido”, “Evento”)
  5. Configurar permisos de comunicación (RGPD)
  6. Asignar a un comercial/coordinador
  7. Guardar

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2. Buscar Contacto para Seguimiento

• Antes de empezar: Deben existir contactos registrados y el usuario debe tener permiso de consulta
• Pasos:
  1. Abrir “Buscar contactos”
  2. Filtrar por etiqueta (ej: “Seguimiento pendiente”)
  3. Filtrar por fecha de creación (última semana/mes)
  4. Filtrar por usuario asignado
  5. Ejecutar búsqueda

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3. Convertir Contacto en Paciente

• Antes de empezar: Compruebe que el contacto acepta el alta como paciente y que dispone del permiso para crear pacientes
• Pasos:
  1. Abrir ficha de contacto
  2. Clic en botón “Convertir a paciente”
  3. Sistema copia datos básicos a ficha de paciente
  4. Completar campos adicionales de paciente (historia clínica, etc.)
  5. Guardar nuevo paciente

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4. Gestionar Comunicaciones con Contacto

• Antes de empezar: El contacto debe haber autorizado las comunicaciones y el canal elegido
• Pasos:
  1. Buscar contactos por filtro (etiqueta, interés)
  2. Seleccionar grupo de contactos
  3. Acceder a módulo de Marketing
  4. Crear campaña de email/SMS
  5. Enviar comunicación

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5. Etiquetar Contactos por Origen

• Antes de empezar: Cree las etiquetas necesarias desde la configuración accesible para administradores
• Pasos:
  1. Crear/editar contacto
  2. Añadir etiqueta según origen: “Web”, “Referido paciente”, “Redes sociales”, “Evento”, etc.
  3. Guardar

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6. Desactivar Contacto No Interesado

• Antes de empezar: Abra la ficha del contacto que desea desactivar
• Pasos:
  1. Abrir ficha de contacto
  2. Cambiar el interruptor “¿Activo?” a NO
  3. Opcionalmente añadir nota en comentarios: “No interesado - fecha”
  4. Guardar

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🗺️ Estructura del Módulo

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Opciones del Menú

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Opción 1: Buscar contactos

• Icono: Lupa
• Descripción: Búsqueda de contactos con múltiples filtros
• Comportamiento:
  • Muestra formulario de búsqueda avanzada
  • Filtros por datos demográficos, contacto y administrativos
  • Resultados en tabla paginada
  • Permite guardar y cargar filtros frecuentes
  • La opción “Activo” está marcada por defecto para mostrar solo contactos activos

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Opción 2: Crear contacto

• Icono: Círculo con +
• Descripción: Abre formulario para crear nuevo contacto
• Comportamiento:
  • Formulario en blanco con valores por defecto
  • Tipo “Persona” preseleccionado
  • Estado “Activo” = SÍ
  • País “España” preseleccionado
  • Pagador “PRIVADO” preseleccionado
  • Permisos de comunicación en SÍ por defecto (usuario debe confirmar)
  • Número de contacto autoasignado

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📄 Pantallas Principales

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Pantalla 1: Búsqueda de Contactos

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Descripción

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Secciones de la Pantalla

• Título: “BUSCAR CONTACTOS”
• Icono de agenda de contactos
• Botones de gestión de filtros:
  • 💾 Guardar filtro actual
  • 📁 Cargar filtro guardado

• 🔍 Buscar: Ejecuta la búsqueda con filtros activos (botón azul principal)
• 🗑️ Limpiar filtro: Resetea todos los campos
• ⚙️ Filtro Avanzado: Despliega campos adicionales (fecha creación, modificación, etc.)

• Tabla con columnas: Nº, Nombre completo, DNI, Teléfono, Email, Etiquetas, Fecha creación
• Paginación si hay múltiples páginas
• Acciones por fila: Ver/Editar, Convertir a paciente, Eliminar
• Ordenación por columnas (clic en encabezado)

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Pantalla 2: Formulario de Contacto (Nueva/Editar)

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Descripción

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Secciones de la Pantalla

• Título: “DATOS DEL CONTACTO”
• Tabs: PERSONA / EMPRESA
  • PERSONA: Campos para individuos (nombre, apellidos, fecha nacimiento, sexo)
  • EMPRESA: Campos para entidades (razón social, CIF, contacto principal)
• Botón “ACEPTAR” (verde) para guardar
• Breadcrumb con icono de contactos

• ACEPTAR: Guarda el contacto y cierra el formulario
• CANCELAR: Cierra sin guardar (si hay cambios, pide confirmación)
• Si contacto existente:
  • CONVERTIR A PACIENTE: Crea paciente con datos del contacto
  • ELIMINAR: Borra el contacto (pide confirmación)

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📝 Formularios y Campos

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Formulario: Búsqueda de Contactos

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Campos del Formulario

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Botones y Acciones

• Buscar: ejecuta la búsqueda con los criterios actuales.
• Limpiar filtro: borra todos los criterios introducidos.
• Filtro avanzado: muestra u oculta campos adicionales, como fechas de creación o modificación.
• Guardar filtro actual: guarda los criterios con un nombre para reutilizarlos.
• Cargar filtro: permite seleccionar un filtro guardado.

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Formulario: Crear/Editar Contacto

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Validaciones del Formulario

• Para una persona, Nombre y Primer apellido son obligatorios; para una empresa, lo es la Razón social.
• Si se indican email, teléfono o código postal, deben tener un formato válido.
• La fecha de nacimiento y la fecha Desde no pueden ser futuras.
• Si el email o el documento ya pertenecen a otro registro, Nubidoc avisa para evitar duplicados.
• Para enviar mensajes, el contacto debe haber autorizado las comunicaciones y el canal correspondiente.
• Las acciones de creación y edición dependen de los permisos del usuario.

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🔄 Procedimientos principales

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Crear un contacto desde una llamada telefónica

1. Persona llama solicitando información sobre servicios
   ↓
2. Recepcionista abre Contactos → Crear contacto
   ↓
3. Completa datos básicos (nombre, teléfono, email)
   ↓
4. Añade etiqueta "Lead telefónico"
   ↓
5. Asigna a coordinador comercial
   ↓
6. Marca permisos de comunicación según lo indicado por persona
   ↓
7. Añade un comentario, por ejemplo: "Interesado en fisioterapia; solicita presupuesto"
   ↓
8. Guarda contacto
   ↓
9. Sistema asigna número de contacto automáticamente, o deja el campo vacío si el centro no numera contactos
   ↓
10. Contacto queda registrado para seguimiento

• Si persona acepta cita inmediata: Crear contacto + Convertir a paciente + Crear cita
• Si persona solo quiere información: Crear contacto + Enviar email informativo + Programar tarea de seguimiento en 1 semana

• Error: “Email ya existe en otro contacto”
  • Causa: El email ya está asociado a otro contacto
  • Solución: Buscar contacto existente, verificar si es misma persona, actualizar datos si es necesario
• Error: “Debe aceptar permisos de comunicación”
  • Causa: RGPD requiere consentimiento explícito
  • Solución: Confirmar la autorización con la persona y marcar los canales correspondientes

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Convertir un contacto en paciente

1. Contacto acepta primera cita médica
   ↓
2. Usuario busca contacto en Buscar contactos
   ↓
3. Abre ficha del contacto
   ↓
4. Clic en botón "CONVERTIR A PACIENTE"
   ↓
5. Sistema abre formulario de nuevo paciente con datos precargados:
   - Nombre, apellidos, DNI, fecha nacimiento
   - Dirección, teléfono, email
   - Permisos RGPD
   - Centro, pagador
   ↓
6. Usuario completa campos adicionales de paciente:
   - Número de historia clínica (si aplica)
   - Médico asignado
   - Motivo de consulta
   ↓
7. Guarda nuevo paciente
   ↓
8. El contacto original se conserva para mantener la trazabilidad y puede aparecer como convertido o archivado
   ↓
9. Crea cita para el nuevo paciente

• Si contacto ya tiene cita programada: Sistema asocia cita existente al nuevo paciente
• Si hay datos conflictivos: Sistema solicita confirmación para sobrescribir

• Error: “Contacto ya tiene paciente asociado”
  • Causa: Conversión ya realizada previamente
  • Solución: Buscar paciente existente en lugar de crear uno nuevo
• Error: “Faltan datos obligatorios para paciente”
  • Causa: Campos requeridos en paciente no están en contacto
  • Solución: Completar datos faltantes en formulario de paciente

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Hacer seguimiento de contactos interesados

1. Marketing genera lista de contactos de campaña web
   ↓
2. Se importan/crean contactos con etiqueta "Lead Web 2025"
   ↓
3. Coordinador comercial busca: Etiquetas = "Lead Web 2025", Activo = Si
   ↓
4. Por cada contacto:
   a. Llamada telefónica para presentar servicios
   b. Actualiza comentarios con resultado de llamada
   c. Añade etiqueta según interés: "Alta prioridad", "Baja prioridad", "No interesado"
   d. Si no interesado: marca Activo = NO
   e. Si interesado: Crea tarea de seguimiento para próxima semana
   ↓
5. Tras 3 seguimientos:
   - Si acepta cita: Convierte a paciente
   - Si no responde/rechaza: Marca como inactivo
   ↓
6. Seguimiento mensual de tasas de conversión por etiqueta

• Lead de alta prioridad (recomendado por paciente VIP): Asignación directa a coordinador senior
• Lead de evento: Seguimiento inmediato dentro de 24-48h post-evento

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🔗 Relación con Otros Módulos

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Integraciones

• Conversión directa: Contacto → Paciente
• Datos compartidos: Demográficos, contacto, permisos RGPD
• Al convertir, datos se copian automáticamente

• Contactos son destinatarios de campañas de email/SMS
• Filtrado por etiquetas para segmentación
• Respeto de permisos RGPD (permite publicidad, etc.)
• Tracking de interacciones con campañas

• No directamente, pero tras conversión a paciente pueden tener citas
• Algunos centros permiten citas de “primera vez” a contactos sin crear paciente completo

• Creación de tareas de seguimiento vinculadas a contactos
• Recordatorios de llamadas, envío de información
• Proceso de cualificación de contactos interesados

• Adjuntar documentos a contactos (folletos enviados, presupuestos, etc.)
• Almacenamiento de consentimientos RGPD firmados

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💡 Comportamiento del módulo

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Consentimiento y canales de comunicación

• Solo se puede enviar email si “¿Permitir notificaciones por email?” = SI
• Solo se puede enviar SMS si “¿Permitir notificaciones por sms?” = SI
• Publicidad solo si “¿Permite envío de publicidad?” = SI
• Comunicaciones clínicas/administrativas si “¿Permite comunicaciones?” = SI

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Contactos activos e inactivos

• Búsqueda por defecto: Solo Activo = SI
• Campañas de marketing: Excluye inactivos automáticamente
• Conversión a paciente: Permitida también para inactivos

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Usuario responsable

• Usuario asignado ve el contacto en “Mis contactos”
• Recibe notificaciones de tareas relacionadas
• Campo “Desde” registra fecha de asignación para medir tiempo de gestión

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Clasificación mediante etiquetas

• Permite segmentación en campañas
• Facilita búsqueda por origen, interés, prioridad
• Ejemplos comunes: “Lead Web”, “Referido”, “Evento 2025”, “Alta prioridad”, “Fisioterapia”

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Conversión en paciente

• Si ya se convirtió, botón aparece deshabilitado
• Sistema previene creación de pacientes duplicados
• Mantiene trazabilidad del contacto original

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Numeración de contactos

• Con la preferencia Asignar número de paciente a contactos activada, el formulario muestra y guarda el siguiente Nº Contacto.
• Con la preferencia desactivada, el Nº Contacto queda vacío y no consume la secuencia de pacientes.
• Al convertir el contacto en paciente, Nubidoc asigna el siguiente número de paciente si aún no tenía uno.

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⚠️ Mensajes del Sistema

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Mensajes de Éxito

• “Contacto guardado correctamente”: Tras crear o actualizar contacto
• Nubidoc confirma la conversión y muestra el número asignado al paciente.
• “Filtro guardado correctamente”: Al guardar un filtro de búsqueda
• “Contacto eliminado”: Tras borrar contacto (requiere confirmación previa)

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Mensajes de Error

• “El nombre y primer apellido son obligatorios”: Faltan campos requeridos en formulario
  • Solución: Completar campos marcados con asterisco (*)
• “El email introducido ya existe para otro contacto”: Email duplicado
  • Solución: Verificar si es la misma persona buscando por nombre, o usar email diferente
• “El DNI/CIF ya existe en el sistema”: Documento duplicado
  • Solución: Buscar contacto o paciente existente con ese documento
• “Debe seleccionar al menos un método de comunicación”: Todos los canales de comunicación están en NO
  • Solución: Activar al menos email o teléfono si se planea contactar
• “No tiene permisos para eliminar este contacto”: Usuario sin privilegio de eliminación
  • Solución: Solicitar a administrador o usuario con permisos

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Mensajes de Advertencia

• “Este contacto no tiene email, no podrá recibir comunicaciones por correo”: Email vacío pero otros datos completos
  • Acción: Informativo, puede guardar igualmente
• “Ya existe un contacto con ese nombre y apellidos”: Posible duplicado
  • Acción: Sistema muestra contacto existente, usuario decide si es el mismo o continúa creando
• “El contacto no tiene permisos de comunicación activos, no podrá recibir mensajes”: Todos los permisos RGPD en NO
  • Acción: Advertencia, permite guardar pero el contacto quedará sin utilidad para marketing

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❓ Preguntas Frecuentes

• Cuando el contacto/paciente tiene un terapeuta o médico de referencia asignado
• Para que al crear una nueva cita, salga automáticamente ese profesional seleccionado
• Para restringir permisos: algunos usuarios solo pueden ver contactos/pacientes que tienen asignados o con los que han tenido alguna cita
• Es muy usado en clínicas de psicología, logopedia y centros donde hay tratamientos recurrentes con el mismo profesional

• Contactos: Personas que se han “apuntado” para recibir información, asistieron a conferencias, están en redes sociales, o han mostrado interés pero NO son aún pacientes formales del centro
• Pacientes: Personas con historia clínica formal, que han tenido o van a tener citas médicas Muchos centros con alta actividad en marketing o redes sociales usan Contactos para leads y luego los convierten a Pacientes cuando se formalizan.

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🔍 Búsqueda y Filtros

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Campos de Búsqueda

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Resultados

• Nº: Número de contacto
• Nombre completo: Apellido1 Apellido2, Nombre
• DNI/CIF: Documento de identidad
• Teléfono: Tel. Móvil (si hay), sino Tel. 2
• Email: Email principal
• Etiquetas: indicadores de colores con las etiquetas asignadas
• Fecha creación: dd/mm/yyyy
• Acciones: Botones de acción

• 👁️ Ver/Editar: Abre ficha completa del contacto
• 👤➡️ Convertir: Inicia proceso de conversión a paciente
• 🗑️ Eliminar: Borra contacto (pide confirmación)
• 📄 Ver historial: Muestra el historial de interacciones (llamadas, emails y tareas)

• Clic en encabezado de columna para ordenar ascendente/descendente
• Por defecto: Ordenados por fecha de creación (más recientes primero)

• 25 resultados por página (configurable)
• Navegación: Primera, Anterior, números de página, Siguiente y Última
• Indicador: “Mostrando 1-25 de 147 contactos”

• Botón 📊 Exportar a Excel: Exporta resultados actuales (respetando filtros)
• Incluye todas las columnas visibles más campos adicionales
• Formato: XLSX compatible con Excel 2007+

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🎨 Elementos Visuales

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Estados Visuales de Contactos

• Activo: Fila normal (fondo blanco), texto negro
• Inactivo: Fila con fondo y texto en tonos grises
• Convertido a paciente: indicador verde PACIENTE en la columna de etiquetas
• Sin email: Icono ⚠️ amarillo en columna email
• Sin teléfono: Icono ⚠️ amarillo en columna teléfono
• Alta prioridad (etiqueta): indicador rojo
• Seguimiento pendiente (etiqueta): indicador naranja
• Lead cualificado (etiqueta): indicador verde

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Iconos Principales

• 📇Menú Contactos
• 🔍Buscar contactos
• ➕Crear contacto nuevo
• ✏️Editar contacto
• 🗑️Eliminar contacto
• 👤➡️Convertir a paciente
• 💾Guardar (filtro o contacto)
• 🏷️Etiquetas
• 📧Email
• 📱Teléfono
• 🏢Tipo Empresa
• 👤Tipo Persona
• ⚙️Filtro avanzado
• 📊Exportar a Excel

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Indicadores de etiquetas

• Color asignado por defecto o personalizado por administrador
• El nombre de la etiqueta aparece dentro de una marca de color
• Los colores pueden utilizarse para distinguir categorías, prioridades u orígenes

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🔐 Seguridad y Permisos

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Niveles de Acceso

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Restricciones

• Privacidad RGPD: Solo usuarios con permisos pueden ver datos personales de contactos
• Auditoría: Todas las acciones sobre contactos quedan registradas (creación, modificación, eliminación, conversión)
• Eliminación: Los contactos eliminados dejan de aparecer en los listados habituales; su conservación se rige por la política del centro y las obligaciones de trazabilidad
• Exportación: Solo los usuarios con permiso de exportación pueden descargar los datos
• Asignación: Usuario puede ver contactos asignados a otros si tiene permiso, pero solo modificar los propios salvo permiso especial
• Conversión: El usuario también necesita permiso para crear pacientes

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📊 Reportes y Exportaciones

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Exportar Listado a Excel

• Todas las columnas de la tabla de resultados
• Campos adicionales no visibles en pantalla:
  • Dirección completa
  • Provincia, Región, País
  • Permisos RGPD (columnas SI/NO)
  • Usuario asignado
  • Fecha última modificación
  • Comentarios
• Formato: Encabezados en negrita, filtros automáticos en primera fila
• El nombre del archivo incluye la fecha y la hora de la exportación

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Estadísticas de Contactos

• Total de contactos activos/inactivos
• Contactos por etiqueta (gráfico de barras)
• Contactos por origen (gráfico circular)
• Tasa de conversión contacto→paciente (%)
• Tiempo promedio de conversión (días)
• Contactos creados en último mes/trimestre/año
• Contactos asignados por usuario

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Reportes Periódicos (si configurados)

• Informe semanal de nuevos contactos: Email automático a coordinadores con lista de contactos creados en última semana
• Informe mensual de conversión: Estadísticas de contactos convertidos a pacientes
• Alertas de seguimiento: Notificación de contactos sin interacción durante el periodo definido

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⚙️ Configuraciones Especiales

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Configuración de Etiquetas

• Crear etiquetas personalizadas por centro
• Asignar colores para identificación visual
• Definir categorías (Origen, Prioridad, Interés, etc.)
• Marcar etiquetas como “predeterminadas” para selección rápida

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Configuración de Campos Obligatorios

• Definir campos adicionales obligatorios (por defecto solo Nombre y Apellido1)
• Activar/desactivar validación de email único
• Activar/desactivar validación de DNI único
• Configurar formato de número de contacto (prefijo, longitud)

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Configuración de Permisos RGPD por Defecto

• ¿Permite comunicaciones?: SI/NO
• ¿Permite publicidad?: SI/NO
• ¿Permite WhatsApp?: SI/NO
• ¿Permite SMS?: SI/NO
• ¿Permite Email?: SI/NO

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🎓 Tutoriales Paso a Paso

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Tutorial 1: Registrar Primer Contacto

1. Abrir menú lateral → Clic en “Contactos” → Expandir menú
2. Clic en “Crear contacto”
3. Verificar que la pestaña PERSONA esté seleccionada (azul)
4. Completar campos obligatorios:
   • Nombre: Introducir nombre (ej: “María”)
   • Primer apellido: Introducir apellido (ej: “García”)
5. Completar datos de contacto:
   • Tel. Móvil: Introducir teléfono (ej: “612345678”)
   • Email: Introducir email (ej: “maria.garcia@email.com”)
6. Configurar permisos RGPD:
   • Interruptor “¿Permite comunicaciones?” → SÍ
   • Interruptor “¿Permite envío de publicidad?” → SÍ (si la persona acepta)
   • Interruptor “¿Permitir notificaciones por email?” → SÍ
   • Interruptor “¿Permitir notificaciones por WhatsApp?” → SÍ (si acepta)
7. Añadir etiqueta:
   • Campo “Etiquetas” → Escribir “Lead telefónico” → Enter
8. Añadir comentario:
   • Campo “Comentario” → “Interesada en fisioterapia, solicita presupuesto”
9. Clic en botón verde “ACEPTAR”
10. Sistema muestra mensaje: “Contacto guardado correctamente”
11. Contacto creado con número asignado automáticamente

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Tutorial 2: Buscar y Convertir Contacto a Paciente

1. Abrir menú lateral → Contactos → “Buscar contactos”
2. Introducir criterio de búsqueda:
   • Opción A: Campo “Nombre” → Introducir nombre (ej: “María”)
   • Opción B: Campo “Tel.” → Introducir teléfono
   • Opción C: Campo “Email” → Introducir email
3. Clic en botón azul “Buscar”
4. Localizar contacto en tabla de resultados
5. Clic en botón 👁️ “Ver/Editar” en fila del contacto
6. Se abre ficha completa del contacto
7. Revisar datos, completar faltantes si es necesario:
   • DNI/NIE
   • Dirección completa
   • Fecha de nacimiento
8. Clic en botón “CONVERTIR A PACIENTE” (esquina superior derecha)
9. Sistema abre formulario de nuevo paciente con datos precargados
10. Completar campos adicionales de paciente:
    • Médico/Profesional asignado: Seleccionar profesional
    • Motivo de consulta: Introducir motivo (ej: “Dolor lumbar”)
11. Clic en “ACEPTAR”
12. Sistema muestra: “Contacto convertido a paciente con éxito. Nº de paciente: 456”
13. Opcionalmente: Crear primera cita para el nuevo paciente

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Tutorial 3: Organizar Contactos con Etiquetas

1. Crear etiqueta común para la campaña:
   • (Ya creada en Administración: “Campaña Web Enero 2026”)
2. Buscar contactos sin etiquetar de fecha específica:
   • Contactos → Buscar contactos
   • Clic en ⚙️ “Filtro Avanzado”
   • Fecha creación desde: 01/01/2026
   • Fecha creación hasta: 31/01/2026
   • Etiquetas: (dejar vacío)
   • Buscar
3. Por cada contacto en resultados:
   • Clic en 👁️ Ver/Editar
   • Ir a campo “Etiquetas” (en sección Datos Administrativos)
   • Escribir “Campaña Web Enero 2026” → Aparece en sugerencias → Seleccionar
   • Añadir etiquetas adicionales según origen:
     • Si vino de Google Ads → Añadir “Google Ads”
     • Si vino de redes sociales → Añadir “Redes Sociales”
   • Añadir etiqueta de prioridad:
     • Si completó formulario completo → “Alta prioridad”
     • Si solo dejó email → “Baja prioridad”
   • Clic en “ACEPTAR”
4. Repetir para todos los contactos
5. Ahora se puede filtrar por etiqueta para acciones específicas:
   • Buscar → Etiquetas: “Alta prioridad” → Crear tareas de seguimiento para estos
   • Buscar → Etiquetas: “Campaña Web Enero 2026” → Enviar email de bienvenida masivo