Descripción
El módulo Marketing permite enviar comunicaciones a grupos de pacientes por email, SMS o WhatsApp. Puede utilizarlo para:- recordar revisiones;
- anunciar nuevos servicios;
- informar de cambios de horario;
- enviar encuestas o formularios;
- comunicar campañas informativas o promocionales.
Acceso
El menú muestra estas opciones cuando el usuario tiene permiso para utilizar Marketing:- Resumen: tarjetas con el estado y los resultados de las campañas.
- Buscar campañas: alta, edición, eliminación y lanzamiento.
- Listas: filtros de pacientes utilizados como destinatarios.
Antes de crear una campaña
Compruebe que dispone de:- una plantilla de email, SMS o WhatsApp;
- una lista de pacientes;
- datos de contacto actualizados;
- consentimientos y preferencias correctos;
- saldo suficiente cuando el canal consume un bono;
- autorización interna para enviar la comunicación.
Resumen de campañas
Cada tarjeta puede mostrar:- nombre;
- fecha de creación;
- fecha de lanzamiento;
- notificaciones enviadas;
- notificaciones pendientes;
- notificaciones no enviadas o descartadas;
- acceso a estadísticas de formulario, cuando exista uno asociado.
Interpretar los resultados
- Enviadas: comunicaciones procesadas correctamente.
- Pendientes: todavía están esperando su envío.
- No enviadas: no se han intentado porque faltan datos o el paciente no permite ese canal o la publicidad.
- Descartadas o con error: no han podido completarse; abra el detalle para consultar el motivo disponible.
Buscar campañas
La pantalla permite filtrar por:- Nombre;
- Descripción.
- nombre;
- descripción;
- plantilla;
- lista de pacientes;
- estado;
- fecha de lanzamiento.
Acciones
- Nueva: crea una campaña.
- Modificar: edita la campaña seleccionada.
- Borrar: elimina las campañas seleccionadas.
- LANZAR: prepara la confirmación y comienza el envío.
Listas de pacientes
Una lista es un filtro guardado que define quién puede ser destinatario. Puede basarse en criterios como:- edad;
- sexo;
- última visita;
- centro;
- profesional;
- servicio;
- datos de contacto;
- preferencias de comunicación.
Acciones disponibles
- Ver pacientes filtro: muestra las personas incluidas.
- Ver filtro: consulta o modifica los criterios.
- Eliminar filtro: borra la lista cuando ya no sea necesaria.
Crear una lista
- Abra Pacientes > Búsqueda avanzada o la opción de creación disponible en Marketing > Listas.
- Defina los criterios.
- Ejecute la búsqueda.
- Revise los pacientes obtenidos.
- Guarde el filtro con un nombre descriptivo.
- Pacientes sin visita en 11 meses.
- Mujeres mayores de 40 años.
- Pacientes del Centro Norte con email.
- Pacientes interesados en fisioterapia.
Crear una campaña
En Marketing > Buscar campañas, pulse Nueva.Campos
Pulse aceptar para guardar o cancelar para salir sin cambios.
Utilice nombres que incluyan objetivo y periodo, por ejemplo Revisión anual — septiembre 2026.
Modificar una campaña
- Seleccione una campaña en preparación.
- Pulse Modificar.
- Revise nombre, descripción, plantilla, formulario y lista.
- Pulse aceptar.
Lanzar una campaña
Flujo recomendado
- Cree o revise la plantilla.
- Abra la lista y compruebe los pacientes incluidos.
- Cree la campaña.
- Verifique que aparece en preparación.
- Selecciónela.
- Pulse LANZAR.
- Revise el número de destinatarios y los avisos.
- Si es WhatsApp, compruebe el saldo o el posible coste.
- Confirme.
- Consulte el progreso en Resumen.
Confirmaciones y avisos
La pantalla indica:- cuántos pacientes recibirán la campaña;
- si algunos pacientes no la recibirán por falta de datos de contacto;
- si el envío utilizará la cuenta propia de WhatsApp del centro;
- cuántas unidades de WhatsApp se consumirán;
- si no hay saldo suficiente para lanzar la campaña.
Si la plantilla se ha borrado
Borrar una plantilla no la retira de las campañas que ya la tenían asignada. Cuando eso ocurre:- en Buscar campañas, la columna Plantilla de envío muestra (plantilla eliminada) con su número, en lugar de quedarse en blanco;
- al pulsar LANZAR, la pantalla avisa de que la plantilla configurada ya no existe y pide seleccionar otra antes de lanzarla. Este aviso aparece antes que cualquier comprobación de la fecha o del código de seguridad.
Reglas de envío
Preferencias de comunicación
No se envían campañas a pacientes que hayan rechazado las comunicaciones necesarias para el canal.Consentimiento publicitario
Para una campaña de Marketing, el paciente debe tener Permitir publicidad en Sí. Si no lo permite, la comunicación queda como no enviada.Datos de contacto
- Email: necesita una dirección válida.
- SMS: necesita un móvil válido.
- WhatsApp: necesita un móvil válido y autorización para ese canal.
Pacientes del centro
Una campaña solo utiliza pacientes pertenecientes al centro del usuario. No puede incluir información de otras cuentas.Campañas lanzadas
Una campaña lanzada no puede modificarse. Si necesita repetirla con cambios, cree una nueva.- con cuenta propia, revise el saldo y los costes de su proveedor;
- con bono Nubidoc o Treebole, las unidades disponibles deben cubrir a los destinatarios aptos.
Estados de campaña
- En preparación: guardada, todavía editable y no enviada.
- Activa: el envío está en curso.
- Enviada: el procesamiento ha finalizado.
- Finalizada: cerrada para consulta histórica.
- Inactiva: desactivada.
Formularios asociados
Puede asociar un formulario publicado a una campaña.Preparar la plantilla
Inserte desde la leyenda de la plantilla el metatag visible correspondiente al enlace del formulario:- %formulariolink% para un enlace con formato adecuado para email;
- %formulariolinkplain% cuando necesite un enlace de texto.
Estadísticas del formulario
Pulse Estadísticas de formulario en la tarjeta de campaña. La pantalla puede mostrar:- enviados;
- respondidos;
- pendientes;
- tasa de respuesta;
- fecha de primera y última respuesta;
- origen de las respuestas;
- gráficos por pregunta.
- Sí/No y selecciones cortas: gráfico de anillo;
- selecciones con muchas opciones: barras;
- selección múltiple: barras, con porcentajes que pueden superar el 100 % en conjunto;
- números: media, mediana, mínimo, máximo y recuento.
Plantillas y metatags
Las plantillas pueden utilizar los metatags que aparecen en la leyenda del editor, por ejemplo:- %patientname%;
- %customername%;
- %appodate%;
- %appoprice%.
- General;
- Paciente;
- Facturación;
- Agenda;
- Otros.
Elegir el contexto correcto
El contexto indica qué información está disponible:- desde un paciente, utilice datos del paciente y del centro;
- desde una cita, puede utilizar también fecha, hora o profesional;
- desde un bono o factura, puede utilizar sus datos específicos.
Avisos y previsualización
Si un metatag no se puede completar, Nubidoc muestra un aviso antes de enviar. El aviso no siempre bloquea el envío, por lo que debe:- abrir la previsualización;
- comprobar datos y enlaces;
- corregir la plantilla si hay huecos inesperados;
- continuar únicamente cuando el resultado sea correcto.
Monitorizar resultados
- Abra Marketing > Resumen.
- Localice la campaña.
- Revise enviados, pendientes y no enviados.
- Abra el detalle disponible para conocer los motivos.
- Corrija los datos del paciente cuando proceda.
- Aplique la corrección en campañas futuras.
Motivos habituales
- paciente sin email;
- email no válido;
- móvil no válido;
- canal no autorizado;
- publicidad no permitida;
- saldo insuficiente;
- rechazo del proveedor.
Tutorial: campaña de revisión anual
1. Preparar la plantilla
- Abra Administración > Comunicaciones > Plantillas envíos.
- Cree o revise una plantilla llamada, por ejemplo, Recordatorio revisión.
- Añada el nombre del paciente desde la leyenda si desea personalizarla.
- Previsualice y guarde.
2. Crear la lista
- Abra la búsqueda avanzada de pacientes.
- Defina Última visita hace más de 11 meses.
- Ejecute la búsqueda.
- Guarde como Pacientes para revisión anual.
- Revise los resultados.
3. Crear la campaña
- Abra Marketing > Buscar campañas.
- Pulse Nueva.
- Escriba un nombre descriptivo.
- Seleccione la plantilla.
- Seleccione la lista.
- Guarde.
4. Lanzar
- Seleccione la campaña.
- Pulse LANZAR.
- Revise destinatarios y avisos.
- Confirme.
5. Revisar resultados
Abra Marketing > Resumen y consulte el progreso. Corrija los datos de contacto que aparezcan como no válidos para futuras comunicaciones.Tutorial: segmentar por edad y sexo
- Abra la búsqueda avanzada de pacientes.
- Seleccione Sexo: Femenino.
- Añada Edad: mayor o igual a 40 años.
- Ejecute la búsqueda.
- Revise los pacientes.
- Guarde como Mujeres +40.
- Cree una campaña con una plantilla adecuada.
WhatsApp: Inbox de conversaciones
Cuando el centro dispone de la integración y el usuario tiene permiso, aparece WhatsApp en el menú principal. El Inbox permite consultar y responder conversaciones sin salir de Nubidoc.Distribución
Lista de conversaciones
Muestra:- paciente;
- fragmento del último mensaje;
- fecha y hora;
- mensajes no leídos;
- indicador de ventana de 24 horas.
Hilo
Al seleccionar una conversación se muestran los mensajes recibidos y enviados. Los estados de entrega aparecen junto a la hora.Enviar mensajes
Texto libre
Cuando la ventana de 24 horas está abierta:- escriba el texto;
- pulse Intro o el botón de envío.
Nota de voz
- Pulse el micrófono.
- Grabe el mensaje.
- Detenga la grabación.
- Escuche la previsualización.
- Envíe o descarte.
Imagen o documento
- Pulse el clip.
- Seleccione el fichero.
- Compruebe que no supera el tamaño indicado en pantalla.
- Envíe.
Plantilla
- Pulse el icono de plantilla.
- Seleccione una plantilla aprobada.
- Revise sus datos.
- Envíe.
Multimedia recibida
El hilo puede mostrar:- audio con reproductor;
- imagen con vista ampliada;
- documento descargable;
- vídeo con controles.
Estados de entrega
- Un check gris: enviado.
- Dos checks grises: entregado.
- Dos checks azules: leído.
- Aviso rojo: error.
Ventana de 24 horas
WhatsApp permite texto libre y multimedia durante las 24 horas posteriores al último mensaje del paciente. Fuera de ese plazo solo puede iniciar la comunicación mediante una plantilla aprobada.- Reloj verde: puede escribir texto libre y enviar ficheros.
- Sin reloj verde: utilice una plantilla.
Mensajes no leídos
Al abrir una conversación, sus mensajes pendientes se marcan como leídos. El indicador desaparece cuando no quedan mensajes por revisar.Seguridad, privacidad y buenas prácticas
- Envíe solo a pacientes con una base válida para recibir la comunicación.
- Respete Permitir publicidad y las preferencias de cada canal.
- Revise la lista antes de lanzar.
- Utilice nombres de campaña claros y fechas en la descripción.
- Haga una prueba de la plantilla antes de un envío amplio.
- No incluya información clínica sensible en campañas promocionales.
- Evite usar datos de cita, bono o factura si la campaña no tiene ese contexto.
- Limite el acceso a Marketing y WhatsApp al personal que lo necesita.
- Revise periódicamente plantillas, listas antiguas y usuarios con acceso.