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Descripción

El módulo de Marketing permite a los centros médicos realizar comunicaciones masivas con sus pacientes mediante campañas de email y SMS. Es una herramienta poderosa para mantener el contacto con los pacientes, enviar recordatorios, promociones especiales, información sobre nuevos servicios o cualquier tipo de comunicación que el centro necesite realizar de forma segmentada. El sistema permite crear listas de pacientes filtrados según diversos criterios (edad, sexo, última visita, etc.), diseñar plantillas de mensajes reutilizables, y lanzar campañas controladas con seguimiento del estado de cada notificación enviada.

Usuarios Objetivo

  • Administradores del centro: Gestionan campañas de marketing y comunicación institucional
  • Responsables de marketing: Crean y lanzan campañas promocionales o informativas
  • Recepcionistas: Pueden consultar campañas enviadas y su estado
  • Dirección: Visualizan el resumen de campañas y su efectividad

1. Enviar recordatorio de revisión anual

  • Actor: Administrador del centro
  • Objetivo: Recordar a los pacientes que tienen pendiente su revisión anual
  • Precondiciones: Tener una lista de pacientes cuya última visita fue hace más de 11 meses
  • Pasos:
    1. Crear filtro de pacientes (fecha última visita > 11 meses)
    2. Crear plantilla de email/SMS con texto del recordatorio
    3. Crear campaña asociando plantilla y lista de pacientes
    4. Revisar y lanzar la campaña
    5. Monitorizar envíos y posibles errores
  • Resultado: Pacientes reciben recordatorio y pueden contactar para agendar cita

2. Promoción de nuevo servicio

  • Actor: Responsable de marketing
  • Objetivo: Informar sobre un nuevo servicio disponible en el centro
  • Precondiciones: Tener segmentación de pacientes interesados
  • Pasos:
    1. Crear lista de pacientes objetivo (por especialidad, edad, etc.)
    2. Diseñar plantilla promocional
    3. Crear y configurar campaña
    4. Lanzar campaña en fecha programada
    5. Analizar resultados (enviados, pendientes, descartados)
  • Resultado: Pacientes informados y posible aumento de citas para el nuevo servicio

3. Comunicación de cambios en horarios

  • Actor: Administrador
  • Objetivo: Notificar a todos los pacientes activos un cambio en horarios de atención
  • Precondiciones: Tener confirmado el cambio de horarios
  • Pasos:
    1. Crear filtro con todos los pacientes activos
    2. Crear plantilla informativa
    3. Crear y lanzar campaña
    4. Verificar que todos recibieron la notificación
  • Resultado: Pacientes informados del cambio para evitar confusiones

Opciones del Menú

Opción 1: Resumen

  • Función JavaScript: openMarketing()
  • Descripción: Muestra un panel de resumen con todas las campañas creadas en formato de tarjetas, con estadísticas de notificaciones enviadas, pendientes y descartadas
  • Privilegios: MARKETING_VIEW
\1

Opción 2: Buscar campañas

  • Función JavaScript: openSearchCampaign()
  • Descripción: Interfaz completa para buscar, crear, modificar, eliminar y lanzar campañas de marketing
  • Privilegios: MARKETING_VIEW
\1

Opción 3: Listas

  • Función JavaScript: openMarketingFilters()
  • Descripción: Gestión de filtros y listas de pacientes que se utilizan como destinatarios de las campañas
  • Privilegios: MARKETING_VIEW
\1

Pantalla 1: Resumen de Campañas

Función de acceso: openMarketing()

Descripción

Vista en formato de tarjetas (cards) que muestra todas las campañas creadas en el sistema con un resumen visual de su estado y estadísticas.

Secciones de la Pantalla

1. Encabezado
  • Título: “RESUMEN CAMPAÑAS”
2. Área de tarjetas de campañas Cada tarjeta de campaña muestra:
  • Nombre de la campaña (en título destacado)
  • Fecha creación: Cuándo se creó la campaña
  • Fecha lanzamiento: Cuándo se programó/lanzó el envío (vacío si no se ha lanzado)
  • Notificaciones enviadas: Número de emails/SMS enviados con éxito (en verde)
  • Notificaciones pendientes: Número de envíos aún por procesar (en amarillo)
  • Notificaciones descartadas: Número de envíos no realizados por errores (en rojo)
3. Información mostrada Las campañas aparecen organizadas cronológicamente, mostrando un resumen rápido de su efectividad.

Acciones disponibles

  • Clic en tarjeta: Ver detalles de la campaña (opcional según implementación)
  • Navegación: Usar el menú para ir a “Buscar campañas” para gestión completa

Pantalla 2: Buscar Campañas

Función de acceso: openSearchCampaign()

Descripción

Pantalla principal de gestión de campañas que permite buscar, crear, modificar, eliminar y lanzar campañas de marketing.

Secciones de la Pantalla

1. Encabezado
  • Título: “BUSCAR CAMPAÑAS”
2. Formulario de búsqueda
  • Campo “Nombre”: Buscar campañas por nombre (búsqueda parcial)
  • Campo “Descripción”: Buscar por descripción
  • Botón “Buscar”: Ejecuta la búsqueda con los filtros aplicados
  • Botones de limpieza: Limpiar filtros y recargar
3. Tabla de resultados Columnas de la tabla:
  • ☑ Checkbox: Para seleccionar campañas (operaciones masivas)
  • Nombre: Nombre de la campaña
  • Descripción: Descripción breve de la campaña
  • Plantilla de envío: Nombre de la plantilla de email/SMS utilizada
  • Lista de pacientes: Nombre del filtro de pacientes destinatarios
  • Estado: Estado actual de la campaña (“en preparación”, “activa”, “finalizada”, “enviada”)
  • Fecha de lanzamiento: Cuándo se lanzó o programó el envío
4. Paginación
  • Selector de registros por página (10/20/30)
  • Navegación entre páginas
  • Contador de registros mostrados
5. Barra de botones de acción
  • Nueva: Crear una nueva campaña
  • Modificar: Editar campaña seleccionada
  • Borrar: Eliminar campaña(s) seleccionada(s)
  • LANZAR: Enviar la campaña a los destinatarios

Acciones disponibles

  • Buscar campañas: Filtrar por nombre o descripción
  • Seleccionar campaña: Click en checkbox para operaciones
  • Crear nueva campaña: Botón “Nueva”
  • Modificar campaña: Seleccionar una y clic en “Modificar”
  • Eliminar campaña: Seleccionar y clic en “Borrar”
  • Lanzar campaña: Seleccionar y clic en “LANZAR” para enviar

Pantalla 3: Listas de Pacientes

Función de acceso: openMarketingFilters()

Descripción

Gestión de filtros y listas de pacientes que se utilizan para segmentar los destinatarios de las campañas.

Secciones de la Pantalla

1. Encabezado
  • Título: “FILTROS”
2. Tabla de filtros Columnas:
  • Nombre: Nombre descriptivo del filtro
  • Descripción: Descripción del criterio de filtrado
  • Acciones: Iconos de acción para cada filtro
    • 👁️ Ver pacientes filtro: Muestra los pacientes que cumplen el criterio
    • 🔧 Ver filtro: Ver y editar los criterios del filtro
    • 🗑️ Eliminar filtro: Borrar el filtro
3. Información mostrada Cada filtro representa un conjunto de criterios que seleccionan un grupo específico de pacientes. Ejemplos:
  • “solo hombres” - Pacientes masculinos
  • “mayores 65” - Pacientes con más de 65 años
  • “mujeres sin visita desde junio” - Mujeres que no han visitado desde junio

Acciones disponibles

  • Ver pacientes de un filtro: Clic en icono ojo para ver qué pacientes incluye
  • Editar filtro: Clic en icono llave para modificar criterios
  • Eliminar filtro: Clic en icono papelera
  • Crear nuevo filtro: (Funcionalidad disponible en interfaz de administración)

Formulario: Nueva Campaña

Propósito: Crear una nueva campaña de marketing Ubicación: Diálogo modal al hacer clic en “Nueva” Título del diálogo: “Nueva campaña” \1

Campos del Formulario

CampoTipoObligatorioDescripciónValidación
NombretextNombre identificativo de la campañaObligatorio, único
DescripcióntextareaNoDescripción detallada de la campañaMáx. 500 caracteres
Plantilla de envíoselect/comboboxPlantilla de mensaje a utilizarDebe existir
Lista destinoselect/comboboxFiltro de pacientes destinatariosDebe existir
Estadoselect/comboboxNo (auto)Estado de la campañaSolo lectura, siempre “en preparación”

Botones y Acciones

  • aceptar
    • Función: Guarda la nueva campaña
    • Acción: Valida campos y crea el registro en base de datos
    • Validaciones:
      • Nombre obligatorio
      • Plantilla seleccionada
      • Lista destino seleccionada
      • Customer_id del usuario coincide
  • cancelar
    • Función: Cierra el diálogo
    • Acción: Descarta cambios y vuelve a la lista

Formulario: Actualizar Campaña

Propósito: Modificar una campaña existente Ubicación: Diálogo modal al seleccionar una campaña y hacer clic en “Modificar” Título del diálogo: “Actualizar campaña” \1

Campos del Formulario

CampoTipoObligatorioDescripciónValidación
NombretextNombre de la campañaObligatorio
DescripcióntextareaNoDescripción de la campañaMáx. 500 caracteres
Plantilla de envíoselect/comboboxPlantilla de mensajeDebe existir
Lista destinoselect/comboboxFiltro de pacientesDebe existir
Estadoselect/comboboxNoEstado actualSolo lectura
Nota: Solo se pueden modificar campañas que estén en estado “en preparación”. Una vez lanzada, no se puede editar.

Botones y Acciones

  • aceptar
    • Función: Guarda los cambios
    • Acción: Actualiza el registro en base de datos
    • Validaciones: Mismas que en creación
  • cancelar
    • Función: Cierra sin guardar
    • Acción: Descarta cambios

Workflow 1: Crear y Lanzar una Campaña

1. Usuario va a Marketing → Buscar campañas

2. Verifica que existe una plantilla de mensaje apropiada
   (Si no existe, debe crearla en Administración → Campañas → Plantillas)

3. Verifica que existe una lista de pacientes objetivo
   (Si no existe, va a Marketing → Listas y crea el filtro necesario)

4. Clic en botón "Nueva"

5. Sistema muestra diálogo "Nueva campaña"

6. Usuario completa formulario:
   - Nombre: "Recordatorio revisión 2025"
   - Descripción: "Campaña anual de recordatorio de revisiones"
   - Plantilla de envío: Selecciona "Recordatorio texto simple"
   - Lista destino: Selecciona "pacientes sin visita 11 meses"

7. Usuario hace clic en "aceptar"

8. Sistema valida datos y guarda la campaña con estado "en preparación"

9. Campaña aparece en la tabla de campañas

10. Usuario selecciona la campaña (checkbox)

11. Usuario hace clic en botón "LANZAR"

12. Sistema muestra confirmación

13. Usuario confirma el lanzamiento

14. Sistema procesa:
    - Obtiene lista de pacientes del filtro
    - Por cada paciente:
      * Valida que tenga email/teléfono según tipo de plantilla
      * Valida permisos de comunicación del paciente
      * Crea notificación (email o SMS)
      * Envía notificación
      * Registra resultado (enviado/pendiente/descartado)

15. Sistema actualiza estado de la campaña a "enviada" o "activa"

16. Usuario puede ver estadísticas en Resumen de campañas
Variantes del flujo:
  • Si no hay plantillas: El usuario debe ir primero a Administración para crearlas
  • Si la lista está vacía: Sistema advierte que no hay destinatarios
  • Si hay errores de envío: Se registran en incidencias de campaña
Errores comunes:
  • Error: “La campaña debe tener un nombre”
    • Causa: Campo nombre vacío
    • Solución: Introducir un nombre descriptivo
  • Error: “Debe seleccionar una plantilla de envío”
    • Causa: No se seleccionó plantilla
    • Solución: Seleccionar una plantilla existente
  • Error: “Debe seleccionar una lista de destino”
    • Causa: No se seleccionó filtro de pacientes
    • Solución: Seleccionar un filtro existente o crear uno nuevo

Workflow 2: Gestionar Lista de Pacientes (Filtro)

1. Usuario va a Marketing → Listas

2. Sistema muestra tabla con filtros existentes

3. Usuario hace clic en icono 👁️ "Ver pacientes filtro"

4. Sistema muestra diálogo/pantalla con lista de pacientes que cumplen el criterio
   - Muestra: nombre, apellidos, email, teléfono, última visita

5. Usuario puede verificar que la segmentación es correcta

6. Usuario cierra la vista de pacientes

7. Si necesita modificar criterios, hace clic en icono 🔧 "Ver filtro"

8. Sistema muestra editor de criterios del filtro
   (Interfaz para definir condiciones: edad, sexo, última visita, etc.)

9. Usuario modifica criterios y guarda

10. Sistema recalcula lista de pacientes afectados
Variantes del flujo:
  • Si el filtro devuelve 0 pacientes: Sistema advierte para revisar criterios
  • Si se elimina un filtro usado en una campaña: Sistema puede bloquear o advertir

Workflow 3: Monitorizar Resultados de Campaña

1. Usuario lanza una campaña siguiendo Workflow 1

2. Sistema comienza a procesar envíos en segundo plano

3. Usuario va a Marketing → Resumen

4. Sistema muestra tarjeta de la campaña con estadísticas en tiempo real:
   - Notificaciones enviadas: 150 ✅
   - Notificaciones pendientes: 20 ⏳
   - Notificaciones descartadas: 5 ❌

5. Usuario observa que hay notificaciones descartadas

6. Usuario puede consultar log de incidencias para ver motivos:
   - Paciente sin email configurado
   - Paciente con email inválido
   - Paciente ha rechazado comunicaciones comerciales
   - Error de servidor de correo

7. Usuario corrige problemas identificados (actualiza emails, etc.)

8. Usuario puede relanzar notificaciones pendientes/fallidas (funcionalidad avanzada)

Integraciones

Con Módulo Pacientes:
  • Las campañas se envían a pacientes registrados en el sistema
  • Se utiliza información de contacto: email, teléfono móvil
  • Se respetan las preferencias de comunicación de cada paciente
  • Datos compartidos: datos demográficos, última visita, historia clínica (para filtros avanzados)
Con Módulo Administración:
  • Las plantillas de campañas se crean en Administración → Campañas → Plantillas
  • La configuración de permisos de marketing está en Administración → Configuración
  • Se definen parámetros de envío (SMTP, SMS gateway) en configuración del sistema
Con Módulo Agenda:
  • Los filtros pueden usar criterios de última cita
  • Las campañas pueden generar recordatorios automáticos de citas
  • Datos compartidos: fecha última visita, próxima cita programada
Con Módulo Facturación:
  • Los filtros pueden usar criterios económicos (deudores, gastadores frecuentes)
  • Datos compartidos: estado de pagos, facturación anual

Dependencias

Requiere:
  • Módulo Pacientes - Debe haber pacientes registrados para enviar campañas
  • Configuración de email - SMTP configurado para envío de emails
  • Configuración de SMS - Gateway de SMS configurado si se usan plantillas SMS
  • Plantillas de campaña - Debe haber al menos una plantilla creada
  • Filtros de pacientes - Debe haber al menos un filtro/lista creado
Es requerido por:
  • Ningún otro módulo depende estrictamente de Marketing
  • Es un módulo complementario opcional

Regla 1: Respeto de Preferencias de Comunicación

  • Descripción: El sistema no enviará comunicaciones a pacientes que hayan rechazado recibirlas
  • Cuándo aplica: Al lanzar cualquier campaña
  • Efecto: Las notificaciones a pacientes sin permiso se marcan como “descartadas” con motivo “paciente no permite comunicaciones”

Regla 2: Validación de Datos de Contacto

  • Descripción: Solo se envían notificaciones a pacientes con datos de contacto válidos
  • Cuándo aplica: Al procesar cada destinatario de una campaña
  • Efecto:
    • Para email: paciente debe tener email válido
    • Para SMS: paciente debe tener teléfono móvil válido
    • Si faltan datos, la notificación se descarta con código de error específico

Regla 3: Aislamiento Multi-tenant

  • Descripción: Las campañas solo pueden enviarse a pacientes del mismo centro médico
  • Cuándo aplica: Al guardar y lanzar campañas
  • Efecto: Sistema valida que customer_id de la campaña coincida con el del usuario y los pacientes

Regla 4: Estado de Campaña Inmutable

  • Descripción: Una vez lanzada, una campaña no puede modificarse
  • Cuándo aplica: Al intentar editar una campaña
  • Efecto: Solo campañas en estado “en preparación” son editables

Regla 5: Soft Delete de Campañas

  • Descripción: Las campañas no se eliminan físicamente, solo se marcan como borradas
  • Cuándo aplica: Al eliminar una campaña
  • Efecto: El registro permanece en BD con campo deleted = 1, permitiendo auditoría histórica

Regla 6: Unicidad de Nombre de Campaña

  • Descripción: No pueden existir dos campañas activas con el mismo nombre para un cliente
  • Cuándo aplica: Al crear o modificar campañas
  • Efecto: Sistema puede validar unicidad (según implementación)

Mensajes de Éxito

  • “Campaña creada correctamente”: Cuando se guarda una nueva campaña
  • “Campaña actualizada correctamente”: Cuando se modifican datos de una campaña
  • “Campaña eliminada correctamente”: Cuando se borra una campaña
  • “Campaña lanzada con éxito. Procesando envíos…”: Cuando se inicia el envío de una campaña

Mensajes de Error

  • “La campaña debe tener un nombre”: Campo nombre obligatorio vacío
  • “La campaña debe tener un cliente asociado”: Error interno de validación de customer_id
  • “Error en la comprobación de cliente de la campaña”: El customer_id no coincide con el del usuario
  • “Debe seleccionar una plantilla de envío”: No se seleccionó plantilla
  • “Debe seleccionar una lista de destino”: No se seleccionó filtro de pacientes
  • “No se puede modificar una campaña ya lanzada”: Intento de editar campaña enviada
  • “La lista de pacientes está vacía”: El filtro no retorna ningún paciente
  • “Error al enviar notificación”: Fallo en envío de email/SMS (ver log)

Mensajes de Advertencia

  • “La campaña será enviada a [N] pacientes. ¿Desea continuar?”: Confirmación antes de lanzar
  • “Algunos pacientes no recibirán la comunicación por falta de datos de contacto”: Advierte sobre descartados potenciales
  • “Esta acción no se puede deshacer”: Al eliminar campañas o lanzar envíos

Preguntas Frecuentes

Q: ¿Puedo cancelar una campaña una vez lanzada? A: No directamente desde la interfaz estándar. Una vez lanzada, el sistema procesa los envíos. Contacte con soporte técnico si necesita detener una campaña en curso. Q: ¿Qué pasa si un paciente no tiene email configurado? A: Si la plantilla es de email, la notificación a ese paciente se descartará automáticamente con el código de error “paciente sin email”. Aparecerá en el contador de “Notificaciones descartadas”. Q: ¿Puedo enviar la misma campaña dos veces? A: Sí, pero deberá crear una nueva campaña con el mismo contenido. No se puede relanzar una campaña ya enviada modificando su configuración. Q: ¿Dónde creo las plantillas de mensaje? A: Las plantillas se crean en el módulo AdministraciónCampañasPlantillas de campaña. Allí puede definir el asunto, cuerpo del mensaje, y si es email o SMS. Q: ¿Cómo creo una nueva lista de pacientes (filtro)? A: Los filtros se crean típicamente desde interfaces de búsqueda avanzada de pacientes o desde el propio módulo de Administración. Consulte la documentación de filtros avanzados o contacte con su administrador. Q: ¿Los pacientes pueden darse de baja de las campañas? A: Sí, los pacientes pueden indicar en su perfil que no desean recibir comunicaciones comerciales. El sistema respetará esta preferencia automáticamente. Q: ¿Qué diferencia hay entre “en preparación”, “activa”, “finalizada” y “enviada”? A:
  • En preparación: Campaña creada pero no lanzada
  • Activa: Campaña en proceso de envío (notificaciones siendo enviadas)
  • Enviada: Todos los envíos completados
  • Finalizada: Campaña cerrada administrativamente
  • Inactiva: Campaña desactivada temporalmente
Q: ¿Hay límite de destinatarios por campaña? A: No hay límite técnico impuesto por el sistema, pero considere las limitaciones de su servidor SMTP y su proveedor de SMS. Campañas muy grandes pueden tardar en procesarse. Q: ¿Puedo programar una campaña para enviarse en el futuro? A: La funcionalidad de programación depende de la versión y configuración. En la versión base, se lanzan inmediatamente. Consulte con su proveedor sobre funcionalidades de scheduling. Q: ¿Se guarda un historial de las campañas enviadas? A: Sí, todas las campañas quedan registradas con sus estadísticas. Puede consultarlas en cualquier momento en “Resumen” o “Buscar campañas”. Q: ¿Cómo sé por qué una notificación fue descartada? A: El sistema registra incidencias con códigos de error específicos. Los administradores pueden consultar los logs del sistema para ver detalles de cada descarte.

Campos de Búsqueda en Pantalla “Buscar Campañas”

CampoTipoOperadorDescripción
NombretextLIKEBusca en el nombre de la campaña (parcial, case-insensitive)
DescripcióntextLIKEBusca en la descripción de la campaña (parcial)

Resultados

Columnas mostradas:
  • Nombre: Identificador de la campaña
  • Descripción: Texto descriptivo
  • Plantilla de envío: Nombre de la plantilla utilizada
  • Lista de pacientes: Nombre del filtro de destinatarios
  • Estado: Estado actual (en preparación, activa, enviada, finalizada, inactiva)
  • Fecha de lanzamiento: Cuándo se lanzó (vacío si no se ha lanzado)
Acciones sobre resultados:
  • Seleccionar (checkbox): Marcar para modificar, eliminar o lanzar
  • Nueva: Crear campaña
  • Modificar: Editar campaña seleccionada (solo “en preparación”)
  • Borrar: Eliminar campaña(s) seleccionada(s)
  • LANZAR: Enviar campaña a destinatarios
Ordenación:
  • Por defecto ordenado alfabéticamente por nombre de campaña
  • Puede variar según implementación de la tabla

Estados Visuales de Campaña

  • En preparación 🔵: Campaña creada, aún no lanzada (editable)
  • Activa 🟢: Campaña en proceso de envío
  • Enviada ⚫: Todos los envíos completados
  • Finalizada ⚪: Campaña cerrada administrativamente
  • Inactiva 🟡: Campaña pausada o desactivada

Estados Visuales de Notificaciones (en tarjetas de resumen)

  • Enviadas ✅ (Verde): Notificaciones entregadas con éxito
  • Pendientes ⏳ (Amarillo): Notificaciones en cola de envío
  • Descartadas ❌ (Rojo): Notificaciones no enviadas por error

Iconos Principales

  • 📧 Envelope - Módulo de Marketing
  • 📊 Book - Resumen de campañas
  • 🔍 Search - Buscar campañas
  • 🎯 Filter - Listas de pacientes
  • Plus - Nueva campaña
  • ✏️ Edit - Modificar campaña
  • 🗑️ Trash - Borrar campaña
  • 🚀 Rocket/LANZAR - Enviar campaña
  • 👁️ Eye - Ver pacientes del filtro
  • 🔧 Wrench - Ver/editar filtro

Niveles de Acceso

PrivilegioPermite
MARKETING_VIEWVer, crear, modificar, eliminar y lanzar campañas de marketing
Nota: Marketing es un módulo de “todo o nada”. Si tienes el privilegio MARKETING_VIEW, tienes acceso completo. No hay privilegios granulares para crear vs. lanzar vs. ver.

Restricciones

  • Solo usuarios con privilegio MARKETING_VIEW pueden acceder al módulo
  • Las campañas solo pueden enviarse a pacientes del mismo centro médico (validación multi-tenant)
  • No se pueden modificar campañas ya lanzadas (protección de integridad)
  • Los pacientes con preferencias de “no comunicaciones” no recibirán mensajes

Configuración del Módulo

Habilitar Marketing para un Centro:
// En modelo Customer o configuración
Configuración de Envío de Email:
  • SMTP server, puerto, usuario, contraseña
  • Configurado en application.ini o panel de Administración
Configuración de Gateway SMS:
  • Proveedor de SMS, API keys, credenciales
  • Configurado en panel de Administración

Plantillas de Mensaje

Las plantillas pueden usar variables dinámicas (placeholders) que se sustituyen con datos del paciente:
  • {paciente_nombre} - Nombre del paciente
  • {paciente_apellidos} - Apellidos
  • {centro_nombre} - Nombre del centro médico
  • {centro_telefono} - Teléfono del centro
  • {centro_direccion} - Dirección del centro
  • Etc. (según implementación)

Tutorial 1: Crear Mi Primera Campaña de Marketing

Objetivo: Enviar un recordatorio de revisión anual a pacientes que no han visitado en 11 meses Tiempo estimado: 15 minutos Pasos: 1. Verificar que existe una plantilla de mensaje
  • Ir a Administración → Campañas → Plantillas
  • Si no existe, crear una con nombre “Recordatorio revisión” y texto:
    Asunto: Recordatorio de revisión anual - {centro_nombre}
    
    Estimado/a {paciente_nombre},
    
    Hace tiempo que no nos visita. Le recordamos la importancia de su revisión anual.
    
    Contacte con nosotros para agendar su cita: {centro_telefono}
    
    Saludos,
    Equipo de {centro_nombre}
    
2. Crear lista de pacientes objetivo
  • Ir a Marketing → Listas
  • Si no existe un filtro adecuado, ir a Pacientes → Búsqueda avanzada
  • Configurar filtro: “Última visita hace más de 11 meses”
  • Guardar filtro como “Pacientes para revisión anual”
  • Verificar con icono 👁️ que aparecen pacientes
3. Crear la campaña
  • Ir a Marketing → Buscar campañas
  • Clic en botón “Nueva”
  • Completar formulario:
    • Nombre: Recordatorio Revisión 2025
    • Descripción: Campaña anual de recordatorio a pacientes sin visita en 11 meses
    • Plantilla de envío: Seleccionar Recordatorio revisión
    • Lista destino: Seleccionar Pacientes para revisión anual
  • Clic en “aceptar”
4. Revisar y lanzar
  • Verificar que la campaña aparece en la tabla con estado “en preparación”
  • Seleccionar la campaña (checkbox)
  • Clic en botón “LANZAR”
  • Confirmar el envío en el diálogo de confirmación
5. Monitorizar resultados
  • Ir a Marketing → Resumen
  • Buscar la tarjeta de la campaña “Recordatorio Revisión 2025”
  • Observar estadísticas:
    • Notificaciones enviadas (en verde)
    • Notificaciones pendientes (en amarillo)
    • Notificaciones descartadas (en rojo)
  • Si hay descartadas, investigar motivos en logs

Tutorial 2: Segmentar Pacientes por Edad y Sexo

Objetivo: Crear una campaña dirigida solo a mujeres mayores de 40 años Tiempo estimado: 10 minutos Pasos: 1. Crear el filtro de pacientes
  • Ir a Pacientes → Búsqueda avanzada (o interfaz de creación de filtros)
  • Configurar criterios:
    • Sexo: Femenino
    • Edad: Mayor o igual a 40 años
  • Ejecutar búsqueda para verificar resultados
  • Guardar como filtro: “Mujeres +40”
2. Crear plantilla específica (si no existe)
  • Ir a Administración → Campañas → Plantillas
  • Crear plantilla con mensaje apropiado para este público objetivo
  • Guardar como “Promoción salud femenina”
3. Crear y lanzar campaña
  • Ir a Marketing → Buscar campañas → Nueva
  • Nombre: Promoción Salud Femenina 40+
  • Plantilla: Promoción salud femenina
  • Lista: Mujeres +40
  • Guardar y lanzar

Tutorial 3: Analizar Incidencias de una Campaña

Objetivo: Identificar por qué algunas notificaciones no fueron enviadas Tiempo estimado: 5 minutos Pasos: 1. Ir al resumen de campañas
  • Marketing → Resumen
  • Identificar campaña con notificaciones descartadas (número rojo)
2. Interpretar códigos de error comunes
  • Paciente sin email: Actualizar datos de contacto en ficha de paciente
  • Paciente con email inválido: Verificar formato (ej: falta @, dominios incorrectos)
  • Paciente no permite comunicaciones: Respetar preferencia del paciente
3. Corregir problemas
  • Ir a Pacientes → Buscar pacientes afectados
  • Actualizar datos de contacto incorrectos
  • Para próximas campañas, el problema estará solucionado
4. Mejorar filtros futuros (opcional)
  • Crear filtros que excluyan pacientes sin email válido
  • Ejemplo: “Pacientes con email válido y permite comunicaciones”

️ Metatags en plantillas de campaña

Las plantillas de email y SMS que se usan en Marketing pueden incluir metatags con formato %...%, por ejemplo:
  • %patientname%
  • %customername%
  • %appodate%
  • %appoprice%
Estos metatags se sustituyen automáticamente por datos reales del paciente, del centro, de la cita, del bono o de la factura, según el contexto desde el que se envía la comunicación.

Ayuda visual disponible al editar o enviar

Cuando trabaja con plantillas de envío, la leyenda lateral muestra ahora:
  • Un botón para insertar cada metatag.
  • Un botón de información i para consultar qué hace ese metatag.
  • Los metatags agrupados por tipo: General, Paciente, Facturación, Agenda y Otros.
  • Un aviso visual cuando un metatag no encaja con el contexto actual del envío.

Qué significa “contexto”

El contexto es el tipo de registro desde el que se está enviando la notificación. Los casos más habituales son:
  • Paciente
  • Cita
  • Bono
  • Factura
Ejemplo práctico:
  • Si abre el envío desde una cita, puede usar metatags como %appodate% o %appotime%.
  • Si abre el envío solo desde un paciente, esos metatags de cita pueden no resolverse porque no hay una cita concreta asociada en ese momento.

Avisos no bloqueantes

Si una plantilla contiene metatags que no se pueden resolver desde el contexto actual, el sistema muestra un aviso antes de enviar. Ese aviso sirve para revisar la plantilla, pero no bloquea el envío. El usuario puede continuar igualmente si lo necesita.

Recomendación de uso

Para campañas masivas enviadas desde listados generales o desde pacientes, conviene priorizar:
  • metatags generales
  • metatags del centro
  • metatags del paciente
Reserve los metatags de cita, bono, pago o factura para plantillas que vayan a lanzarse desde esos contextos concretos.

Qué es

El Inbox de WhatsApp es una pantalla integrada en el menú principal que permite ver y gestionar todas las conversaciones de WhatsApp con pacientes desde Nubidoc, sin necesidad de salir de la aplicación ni usar una herramienta externa.

Dónde se encuentra

En el menú lateral izquierdo, aparece un nuevo ítem WhatsApp con el icono verde característico, situado entre Marketing e Inventario/Tienda. Este módulo solo es visible para los centros que tienen activada la integración con WhatsApp.

Cómo funciona

Al hacer clic en WhatsApp se abre una pantalla de dos paneles:
  • Panel izquierdo — Lista de conversaciones: Muestra todas las conversaciones activas con pacientes, ordenadas por fecha del último mensaje. Cada conversación muestra:
    • Nombre del paciente
    • Extracto del último mensaje
    • Fecha/hora del último mensaje
    • Indicador de mensajes no leídos (badge azul con número)
    • Icono de ventana 24h (reloj verde si la ventana está abierta)
  • Panel derecho — Hilo de mensajes: Al seleccionar una conversación, se muestran todos los mensajes intercambiados con ese paciente en formato de chat (burbujas). Los mensajes recibidos aparecen a la izquierda y los enviados a la derecha.

Enviar mensajes

Hay varias formas de enviar mensajes a un paciente:
  1. Texto libre (solo disponible si hay ventana 24h abierta):
    • Escribir el mensaje en el campo de texto inferior
    • Pulsar Enter o el botón de enviar (icono de avión)
    • Si la ventana 24h está cerrada, el campo aparece deshabilitado con un aviso
  2. Nota de voz (solo si hay ventana 24h abierta):
    • Pulsar el botón de micrófono junto al campo de texto
    • Se inicia la grabación con un indicador rojo y temporizador
    • Pulsar Stop para detener la grabación
    • Se muestra un reproductor de preescucha: puede escuchar el audio antes de enviarlo
    • Pulsar el botón de enviar (avión verde) para enviar, o el botón de papelera para descartarlo
  3. Adjuntar imagen o documento (solo si hay ventana 24h abierta):
    • Pulsar el botón de clip (paperclip) a la izquierda del campo de texto
    • Seleccionar una imagen o documento del ordenador (máximo 16 MB)
    • El fichero se envía directamente
  4. Plantilla predefinida (disponible siempre):
    • Pulsar el botón de plantilla (icono de documento) junto al campo de texto
    • Se abre el diálogo estándar de envío de notificaciones configurado para WhatsApp
    • Seleccionar la plantilla deseada y enviar
    • El mensaje aparecerá automáticamente en el hilo de la conversación

Recibir mensajes multimedia

Cuando un paciente envía un audio, imagen, documento o vídeo por WhatsApp, el mensaje se muestra en el hilo de la conversación:
  • Audio: reproductor integrado con botón de play para escuchar directamente
  • Imagen: miniatura visible en el chat; clic para ver a tamaño completo
  • Documento: enlace con icono de fichero para descargar
  • Vídeo: reproductor integrado con controles de reproducción
Si por algún motivo el fichero no pudo descargarse, se mostrará un aviso “Audio no disponible”, “Imagen no disponible”, etc.

Estados de entrega de mensajes

Los mensajes enviados muestran indicadores de estado junto a la hora, similar a WhatsApp:
  • ✓ gris (check simple): el mensaje ha sido enviado al servidor
  • ✓✓ gris (doble check): el mensaje ha sido entregado al teléfono del paciente
  • ✓✓ azul (doble check azul): el paciente ha leído el mensaje
  • ⚠ rojo (icono de error): el envío ha fallado
Estos estados se actualizan automáticamente a medida que WhatsApp notifica el progreso de la entrega.

Ventana de 24 horas

WhatsApp Business tiene una regla: solo se pueden enviar mensajes de texto libre, notas de voz y ficheros dentro de las 24 horas siguientes al último mensaje que envió el paciente. Fuera de ese plazo, solo se pueden enviar plantillas previamente aprobadas por WhatsApp. El inbox muestra un icono de reloj junto a cada conversación:
  • Reloj verde: La ventana está abierta, se puede escribir texto libre y enviar multimedia
  • Sin icono o reloj gris: La ventana está cerrada, solo plantillas disponibles

Actualización automática

El inbox se actualiza automáticamente cada 7-10 segundos. Si llega un nuevo mensaje mientras la pantalla está abierta, la lista de conversaciones y el hilo se refrescan sin parpadeo ni pérdida de la posición de scroll. Además, el badge de alertas (campana en la parte superior) también se actualiza con las alertas nuevas del sistema.

Marcar como leído

Cuando se selecciona una conversación, sus mensajes no leídos se marcan automáticamente como leídos. El badge de no leídos de esa conversación desaparece. Si la conversación ya está abierta y llegan nuevos mensajes, se marcan como leídos automáticamente sin mostrar el badge.
Última actualización: 2026-03-27 Versión del módulo: 3.0 Documentado por: Asistente IA - Documentación Nubidoc