Inventario

Descripción

Quién puede utilizarlo

• Administradores del centro: Supervisión general del inventario y análisis económico
• Personal de almacén: Registro de entradas, salidas y movimientos diarios
• Personal de compras: Gestión de proveedores y pedidos
• Profesionales médicos: Consulta de disponibilidad de productos
• Dirección: Análisis de valoración de inventario y costes

1. Registrar entrada de material (recepción de pedido)

• Pasos:
  1. Acceder a Pedidos de compra
  2. Localizar el pedido recibido
  3. Hacer clic en “Recibir”
  4. Indicar cantidades recibidas (pueden ser parciales) y, en los productos que controlan lotes, el lote y su caducidad
  5. Confirmar recepción
  6. Sistema actualiza existencias automáticamente Las unidades recibidas se añaden al stock y el pedido pasa a “Recibido” o “Recepción parcial”.

2. Registrar salida de productos (consumo)

• Pasos:
  1. Acceder a Buscar productos
  2. Seleccionar el producto consumido
  3. Hacer clic en “Descontar inventario”
  4. Indicar el almacén, el lote (si el producto controla lotes), la cantidad y el motivo
  5. Guardar movimiento El stock se reduce y el movimiento queda registrado en el historial.

3. Crear pedido de compra a proveedor

• Pasos:
  1. Acceder a Pedidos de compra
  2. Crear nuevo pedido
  3. Seleccionar proveedor y almacén destino
  4. Añadir líneas de productos con cantidades
  5. Guardar como borrador o enviar directamente
  6. Opcionalmente: Imprimir y enviar al proveedor El pedido queda registrado y pendiente de recepción.

4. Controlar lotes y caducidades

• Pasos:
  1. En la ficha del producto (con Gestionar Stock activado), encender Controlar lotes y caducidad
  2. Registrar cada entrada con su número de lote y su caducidad (con Añadir inventario o al recibir un pedido)
  3. Revisar los lotes próximos a caducar en el panel Caducidades de Resumen
  4. Consultar el historial de un lote con el botón Lotes de Buscar productos y la acción Trazabilidad El stock de cada lote se ve por almacén, y los lotes caducados o retirados se pueden dar de baja indicando un motivo.

Opciones del Menú

Opción 1: Resumen

• Descripción: Resumen visual del inventario, cuando esta vista está disponible para el centro. Muestra un panel Caducidades (ver más abajo) seguido de un panel por cada almacén del centro con un marcador Artículos (total de existencias de ese almacén) y un gráfico de barras con un producto por fila, comparando el Mínimo stock configurado con el Total en existencias. Las barras de los productos con existencias por debajo de cero se pintan en rojo
• Panel Caducidades: tabla de todos los lotes con stock (de cualquier producto y almacén del centro) cuya caducidad cae dentro de los próximos N días, ordenados por fecha de caducidad. El número de días se configura en la preferencia Avisar de la caducidad de lotes con N días de antelación (60 por defecto; ver “Configuración de Lotes y Caducidad”). Columnas: Producto, Lote, Caducidad, Estado (etiqueta de color: rojo CADUCADO, naranja Caduca en N días o Caduca hoy), Stock (desglosado por almacén) y Proveedor. Un lote sin caducidad o con stock 0 nunca aparece aquí. Si no hay ninguno, el panel dice “Ningún lote caduca en los próximos N días.” Incluye el enlace Configurar los N días de aviso, que lleva a la preferencia, y el botón Exportar, que descarga un Excel con esas mismas filas
• Si el centro no tiene almacenes dados de alta: muestra el aviso “No hay almacenes que mostrar”
• Acceso: Requiere el permiso Gestión de inventario

Opción 2: Buscar productos

• Descripción: Búsqueda y gestión de productos facturables con control de stock
• Acceso: Requiere el permiso Gestión de inventario

Opción 3: Buscar movimientos

• Descripción: Historial completo de movimientos de inventario (entradas, salidas, ajustes)
• Acceso: Requiere el permiso Gestión de inventario

Opción 4: Proveedores

• Descripción: Gestión del catálogo de proveedores (empresas que suministran productos)
• Acceso: Requiere permiso para consultar proveedores

Opción 5: Pedidos de compra

• Descripción: Gestión completa del ciclo de pedidos a proveedores
• Acceso: Requiere permiso para consultar pedidos de compra

Opción 6: Transferencias

• Descripción: Transferencias de productos entre almacenes del mismo centro
• Acceso: Requiere el permiso Gestión de inventario

Pantalla 1: Buscar Productos

Descripción

Secciones de la Pantalla

• Título: “BUSCAR FACTURABLES”

• Nombre: Buscar por nombre del producto
• Descripción: Buscar por descripción
• Código: Código interno del producto
• Código externo: Código de proveedor o código de barras
• Botones: Buscar, Limpiar filtros

• Nombre: Nombre comercial del producto
• Descripción: Descripción detallada
• Tipo de IVA: Categoría fiscal (General 21%, Reducido 10%, Exento, etc.)
• Centro(s): Centro médico al que pertenece
• activa: Si el producto está activo (Sí/No)
• código: Código interno
• código ext.: Código externo
• cantidad: Stock actual desglosado por almacén (ej: “37 en Almacén Principal, -1 en Almacén Secundario”)
• precio prov: Precio de coste del proveedor
• total: Valoración total del stock (cantidad × precio proveedor)

• TOTAL: Suma de cantidades y valoración total del inventario

• Selector de registros por página (10/50/200)
• Navegación entre páginas
• Contador de registros

• Nuevo: Crear nuevo producto
• Modificar: Editar producto seleccionado
• Borrar: Eliminar producto
• Importar: Importación masiva de productos
• Añadir inventario: Registrar entrada de stock manualmente
• Añadir inventario CB (icono código de barras): Entrada usando lector de código de barras
• Descontar inventario: Registrar salida/consumo de stock
• Descontar inventario CB (icono código de barras): Salida usando lector de código de barras
• Lotes (icono de matraz): abre el diálogo Lotes del producto seleccionado (ver “Diálogo: Lotes de un producto” más abajo). Si el producto no controla lotes, avisa “Este producto no controla lotes. Actívelo en su ficha (Controlar lotes y caducidad).” en vez de abrir nada

Acciones disponibles

• Buscar productos: Filtrar por criterios
• Gestionar entradas/salidas: Añadir o descontar inventario
• Ver stock por almacén: Consultar existencias detalladas
• Importación masiva: Cargar productos desde archivo

Pantalla 2: Buscar Movimientos

Descripción

Secciones de la Pantalla

• Título: “BUSCAR MOVIMIENTOS”

• Entre Fecha: Fecha inicio del rango de búsqueda (por defecto primer día del mes actual)
• y fecha: Fecha fin del rango
• Productos: Selector de producto específico (opcional)
• Almacenes: Selector de almacén específico (opcional)
• Código: Código exacto del movimiento (filtro ampliado). El valor no puede alterar la consulta SQL ni saltarse la separación entre organizaciones
• Lote: texto libre, busca por número de lote (contiene)
• Caducidad: Cualquiera / Próximos a caducar / Caducados (según la preferencia de días de aviso)
• Paciente: buscador de paciente (icono de lupa); filtra por los movimientos que vengan de una factura o de una cita de ese paciente
• Botón “Buscar”

• Fecha: Fecha de creación del movimiento en sistema
• Fecha Movimiento: Fecha real del movimiento físico
• Almacén: Almacén afectado
• Producto: Producto movido
• Comentario: Descripción del motivo (ej: “Recepción de pedido PO-2025-00001”)
• Código: Código del producto o del albarán/lector. El número de lote va en su propia columna (ver abajo), no en Código
• Lote: número de lote del movimiento (solo en productos con Controlar lotes y caducidad; vacío en el resto)
• Caducidad: fecha de caducidad de ese lote, si tiene
• Orden Compra: Número de pedido asociado (si aplica)
• Exis. antes: existencias del producto en ese almacén justo ANTES de este movimiento, calculadas en el momento de crearlo. Es un dato histórico: no se recalcula después
• Cantidad: Cantidad movida (+ entrada, - salida)
• Exis. después: Exis. antes + Cantidad, igual de histórico. No es lo mismo que las existencias actuales del producto: si después se deshace un movimiento intermedio (no el último), estas dos columnas de las filas siguientes NO se recalculan. Las existencias actuales de verdad son siempre la suma de todos los movimientos no deshechos, y se ven en Buscar productos y en Cantidad actual en almacén de los formularios (ver “Cómo se calculan las existencias”)

• Registros por página (25/50/100)
• Navegación entre páginas

• Ver detalle: Ver información completa del movimiento, con las filas Lote y Caducidad (esta última con su etiqueta de estado) si el producto controla lotes, y la fila Usuario (Automático si lo descontó el sistema al emitir una factura sin persona en sesión)
• Deshacer: Revertir un movimiento (si está permitido). El diálogo Deshacer movimiento almacén muestra fecha, artículo, almacén y el usuario que lo registró (Automático si lo descontó el sistema al emitir una factura sin persona en sesión)

Acciones disponibles

• Consultar historial: Ver todos los movimientos en un período
• Auditar stock: Verificar por qué cambió el stock de un producto
• Deshacer movimientos: Corregir errores (con restricciones)

Pantalla 3: Proveedores

Descripción

Acciones disponibles

• Búsqueda de proveedores por nombre, CIF, etc.
• Creación y edición de fichas de proveedor
• Gestión de datos de contacto y condiciones comerciales
• Asociación de productos a proveedores

• Nuevo: abre la ficha en blanco (“Nuevo proveedor”)
• Editar: abre la ficha del proveedor seleccionado (“Editar proveedor”); también con doble clic en la fila
• Eliminar: pide confirmación (“¿Está seguro que desea eliminar el proveedor seleccionado?”). Sin selección avisa: “Debe seleccionar un proveedor para eliminar.”

Pantalla 4: Pedidos de Compra

Descripción

Secciones de la Pantalla

• Título: “BUSCAR PEDIDOS DE COMPRA”

• Nº Pedido: Número de pedido (formato PO-YYYY-NNNNN)
• Proveedor: Selector de proveedor
• Estado: Selector de estado (Todos/Borrador/Enviado/Recepción parcial/Recibido/Cancelado)
• Desde / Hasta: Rango de fechas
• Estado de pago: Todos / Pendiente / Pago parcial / Pagado (en el filtro ampliado, botón de la lupa con el signo más)
• Botón “Buscar”

• Nº Pedido: Identificador único (ej: PO-2025-00001)
• Fecha: Fecha de creación del pedido
• Proveedor: Nombre del proveedor. Si el proveedor se eliminó después de hacer el pedido, sale como “Nombre (eliminado)”
• Almacén: Almacén destino de la recepción
• Estado: Estado actual (Borrador, Enviado, Recepción parcial, Recibido, Cancelado)
• Total: Importe total del pedido
• Pagado: Suma de los pagos registrados al proveedor
• Pago: Estado de pago — Pendiente, Pago parcial o Pagado
• Líneas: Número de productos diferentes en el pedido

• Registros por página (25/50/100)
• Navegación

• Nuevo pedido: Crear nuevo pedido de compra
• Ver/Editar: Consultar o modificar pedido (solo borradores)
• Enviar pedido: Marcar pedido como enviado al proveedor
• Recibir: Registrar recepción total o parcial
• Pagos: Abre el diálogo “Pagos del pedido” para consultar y registrar los pagos al proveedor
• Imprimir: Generar PDF del pedido
• Exportar: Descarga un Excel con todos los pedidos que cumplen los filtros de la búsqueda, incluyendo Total, Pagado, Pendiente de pago y Estado de pago, con una fila de totales al pie. Si la búsqueda devuelve más de 5.000 pedidos se exportan los 5.000 primeros y el propio Excel lo avisa al final
• Cancelar: Cancelar pedido no recibido

Estados del pedido

• Borrador: Pedido en proceso de creación, editable
• Enviado: Pedido confirmado y comunicado al proveedor
• Recepción parcial: Recibida solo parte de la mercancía
• Recibido: Pedido completamente recibido, stock actualizado
• Cancelado: Pedido anulado, no se recibirá

Estados de pago del pedido

• Pendiente: sin ningún pago registrado
• Pago parcial: se ha pagado una parte del total
• Pagado: pagado en su totalidad
• No aplica: el pedido está cancelado. Un pedido anulado no se debe: su pendiente es cero, no aparece al filtrar por ningún estado de pago y no suma en los totales del Excel. Si se le había adelantado dinero, ese importe sigue viéndose en la columna Pagado

Pantalla 5: Transferencias

Descripción

Secciones de la Pantalla

• Título: “BUSCAR TRANSFERENCIAS”

• Almacén origen: Selector de almacén de origen
• Almacén destino: Selector de almacén de destino
• Estado: Estado de la transferencia (Todos/Completada/Pendiente/Cancelada)
• Desde / Hasta: Rango de fechas
• Botón “Buscar”

• Fecha: Fecha de la transferencia
• Origen: Almacén origen
• Destino: Almacén destino
• Estado: Estado actual
• Líneas: Número de productos transferidos

• Ver detalle: Ver información completa de la transferencia
• Nueva: Crear nueva transferencia entre almacenes

Funcionalidad

Transferencia ya creada (Ver detalle)

Formulario: Nuevo Producto / Editar Producto

Campos del Formulario (específicos de inventario)

Regularizar un producto que empieza a controlar lotes: encender Controlar lotes y caducidad no migra ni inventa lotes para el histórico. El producto sigue con su stock actual intacto, pero ese stock queda sin repartir por lotes (0 en todos los lotes, porque todavía no hay ninguno). Para que el stock por lote cuadre con el stock real, dé de alta cada lote físico existente con Añadir inventario, indicando su número y su cantidad real, igual que si acabara de recibirlo. Los movimientos antiguos, de antes de activar el control, se quedan sin lote y se pueden seguir deshaciendo sin que el sistema vuelva a pedir uno (no se tocan retroactivamente).

Formulario: Añadir inventario / Descontar inventario

Campos del Formulario

No existen en este formulario campos de precio unitario ni de paciente: el precio de coste se mantiene en la ficha del producto y no cambia al registrar entradas.

Avisos

• Si el producto no tiene activada la gestión de stock, el diálogo no muestra el formulario: avisa con “El facturable no está marcado para gestionar su stock”. Actívelo desde la ficha del producto con el interruptor Gestionar Stock
• Al usar los botones con lector de código de barras, si el código no corresponde a ningún producto: “No se encuentra la prestacion o el facturable con ese codigo”
• Si la cantidad se deja vacía: “La cantidad no puede estar vacía”
• En un producto con lotes, si es una salida (cantidad negativa) y se deja ”— Nuevo lote —” elegido: “Para una salida elija un lote existente” (una salida nunca crea un lote)
• En un producto con lotes, si no se elige lote ni se rellena “Nº de lote” en una entrada: el sistema rechaza el movimiento pidiendo que se indique el lote
• Al elegir para una salida un lote caducado: “El lote está caducado. ¿Registrar la salida igualmente?”. Se puede confirmar (el stock puede quedar negativo, igual que sin lotes)
• Al elegir para una salida un lote sin stock en ese almacén: “El lote no tiene stock en este almacén. ¿Continuar?”. También se puede confirmar

Botones y Acciones

• Aceptar: registra el movimiento y actualiza las existencias. Mientras guarda, el botón queda deshabilitado y un segundo clic no registra otro movimiento (aunque el servidor tarde en responder)
• Cancelar: cierra el formulario sin guardar los cambios

Diálogo: Lotes de un producto

Tabla de lotes

Acciones por lote

• Editar (lápiz): abre el formulario de edición con Nº de lote, Caducidad, Proveedor y Notas. El producto del lote nunca se puede cambiar. Si el número que se escribe ya lo usa otro lote activo del mismo producto: “Ya existe el lote “X” para este producto”. Si en Caducidad se teclea a mano una fecha que no existe (por ejemplo 31/02/2027), el formulario avisa Fecha de caducidad no válida y no guarda hasta que se corrija; con el campo vacío el lote se guarda sin caducidad
• Eliminar (papelera): solo aparece si el lote no tiene ningún movimiento (ni siquiera deshecho). Pide confirmación (“¿Está seguro que desea eliminar este lote?”). Un lote con movimientos no se puede eliminar: “El lote tiene movimientos: no se puede eliminar. Si está caducado o retirado, dele de baja.”
• Dar de baja (símbolo de prohibido): solo aparece si el lote tiene stock. Pide el motivo (“Motivo de la baja:”, obligatorio) y genera un movimiento de salida por CADA almacén donde el lote tenga stock, dejándolo a 0. Sobre un lote ya a 0: “El lote no tiene stock que dar de baja”
• Trazabilidad (icono de historial): abre la tabla de movimientos del lote (ver abajo)

Registrar material con lote desde la cita

1. El desplegable Producto, solo con los productos que tienen Gestionar Stock y Controlar lotes y caducidad.
2. El botón Registrar material con lote. Si no eliges producto, avisa Seleccione un producto.

Trazabilidad de un lote

Formulario: Nuevo Pedido de Compra

Campos del Formulario (Cabecera)

Campos del Formulario (Líneas)

Botones y Acciones

• Añadir línea: Añade un producto al pedido
• Eliminar línea: Quita un producto
• Guardar como borrador: Guarda sin enviar
• Enviar pedido: Guarda y marca como “Enviado”
• Cancelar: Cierra sin guardar

Formulario: Recibir Pedido

Campos del Formulario

Campos adicionales

Botones y Acciones

• Confirmar recepción
  • Registra una entrada por cada producto recibido y actualiza el stock del almacén.
  • El pedido pasa a “Recibido” o “Recepción parcial”, según las cantidades indicadas.
  • Debe indicarse una cantidad recibida para al menos un producto.
• Cancelar
  • Cierra el formulario sin modificar el pedido.

Diálogo: Pagos del Pedido

Tabla “Pagos registrados”

Bloque “Registrar nuevo pago”

• Registrar pago: guarda el pago, actualiza la tabla de pagos, el pendiente y el estado de pago, y refresca la lista de pedidos
• Cerrar: cierra el diálogo

Casos particulares

• Si se intenta registrar más del pendiente, el sistema lo rechaza con un aviso
• Con el pedido pagado del todo, el bloque de registro desaparece y se muestra: “El pedido está pagado en su totalidad.” (si se elimina un pago, el bloque reaparece)
• En pedidos cancelados no se pueden registrar pagos nuevos; el histórico sí se puede consultar
• Un pedido del que ya se ha recibido mercancía no se puede cancelar: lo recibido hay que pagarlo. El sistema lo avisa y propone registrar el pago o emitir el abono con el proveedor
• Pulsar dos veces no cobra dos veces: si el botón Registrar pago se pulsa repetidas veces, o la respuesta se pierde y el navegador reintenta, el pago se anota una sola vez. Para registrar un segundo pago del mismo pedido, use el diálogo otra vez (se reabre solo tras cada pago)
• Pagado de más: si se paga un pedido y después se rebaja su importe, los pagos pueden superar al total. El diálogo lo avisa en rojo para que se revisen los pagos o el importe, en lugar de dar el pedido por pagado sin más

Quién puede ver y registrar pagos

Flujo 1: Ciclo Completo de Pedido de Compra

1. Usuario detecta stock bajo de un producto
   ↓
2. Va a Inventario → Pedidos de compra → Nuevo pedido
   ↓
3. Selecciona proveedor y almacén destino
   ↓
4. Añade líneas de productos con cantidades y precios
   ↓
5. Guarda como "Borrador" (puede editar aún)
   ↓
6. Revisa el pedido, imprime PDF si necesita
   ↓
7. Hace clic en "Enviar pedido"
   ↓
8. Sistema marca pedido como "Enviado" (ya no editable)
   ↓
9. Proveedor envía mercancía días después
   ↓
10. Usuario recibe paquete físico
   ↓
11. Va a Pedidos de compra, selecciona el pedido
   ↓
12. Hace clic en "Recibir"
   ↓
13. Indica cantidades recibidas (pueden ser parciales)
    - Si recibe todo: indica cantidad total
    - Si recibe parte: indica solo lo recibido
   ↓
14. Confirma recepción
   ↓
15. Sistema:
    - Crea movimientos de inventario (entrada)
    - Actualiza stock en almacén
    - Marca pedido como "Recibido" o "Recepción parcial"
   ↓
16. Usuario verifica en Buscar productos que el stock se actualizó

• Si recepción es parcial: Se puede recibir el resto en otra fecha
• Si hay diferencias: Se pueden anotar en comentarios de recepción
• Si el producto controla lotes: en cada línea se indica también el lote y su caducidad (un lote por línea y recepción)
• Si pedido no llega: Se puede cancelar el pedido

• Error: “No se puede recibir más cantidad de la pedida”
  • Causa: Cantidad recibida mayor que la cantidad pendiente
  • Solución: Ajustar cantidad o crear nueva línea si viene producto extra

Flujo 2: Registro de Consumo de Material

1. Profesional utiliza producto en tratamiento (ej: Botox en paciente)
   ↓
2. Personal de almacén (o el mismo profesional) va a Buscar productos
   ↓
3. Busca el producto consumido (ej: "Botox Allergan")
   ↓
4. Selecciona el producto en la tabla
   ↓
5. Hace clic en botón "Descontar inventario"
   ↓
6. Sistema muestra diálogo de salida
   ↓
7. Usuario completa:
    - Almacén: Selecciona de dónde sale (ej: Almacén Principal)
    - Lote: (solo si el producto controla lotes) elige un lote con stock en ese almacén
    - Cantidad: unidades consumidas EN NEGATIVO (ej: -1); el formulario ya propone -1
    - Comentario: "Aplicado en tratamiento facial"
    - Código: (opcional) referencia libre, p.ej. el código leído con el lector
    - Fecha movimiento: Fecha del tratamiento
   ↓
8. Hace clic en "Aceptar"
   ↓
9. Sistema crea el movimiento de salida
   ↓
10. Stock se reduce automáticamente
   ↓
11. Movimiento queda registrado en historial (Buscar movimientos)

• Si se usa lector de código de barras: Clic en botón CB y escanear código
• Si no hay existencias suficientes, el sistema NO lo impide: el movimiento se registra igual y el almacén queda con existencias negativas (se ven en rojo en el listado). El control de existencias solo bloquea al crear una transferencia entre almacenes (y, para un producto con lotes, la transferencia de un lote concreto sin stock suficiente de ESE lote)
• Facturación automática, sin pasar por este diálogo: si el centro tiene activada la preferencia avanzada Descontar existencias al emitir la factura (Administración → Preferencias → pestaña Otras), al emitir una factura con un producto de stock se descuenta solo, sin que nadie abra “Descontar inventario”. En un producto con lotes, el descuento elige automáticamente el lote que antes caduca (FEFO) y nunca elige a propósito un lote ya caducado; si el stock por lotes no llega a cubrir la cantidad facturada, el resto se descuenta igual sin lote (la factura nunca se bloquea por esto) y el centro recibe un aviso para que revise los lotes de ese producto. Este aviso, y los demás de este descuento automático (no se ha podido descontar, ya existía un movimiento de esa factura, no hay almacén para descontar), citan la factura con el número que se ve en el listado y en el PDF (con la letra y el año si el centro los tiene activados), no con un identificador interno. Si la factura se emite sin que ninguna persona esté en sesión (la factura que se genera sola tras el pago online de una cita, o la que se emite desde una integración con clave de API), el descuento se hace igual: el movimiento queda sin usuario y en las pantallas aparece Automático donde iría el nombre (fila Usuario del detalle del movimiento, columna Registrado por del diálogo Deshacer movimiento almacén y columna Usuario de la Trazabilidad de un lote). Ya no se manda el aviso de que no se ha podido descontar por falta de usuario ni hay que regularizar el stock a mano. Con una persona en sesión el movimiento sigue a su nombre, y los movimientos hechos a mano (Añadir/Descontar inventario, transferencias, recepciones de pedido, bajas de lote) siguen necesitando un usuario

Flujo 3: Transferencia entre Almacenes

1. Usuario necesita mover productos de un almacén a otro
   (ej: de Almacén Principal a Almacén Consulta 2)
   ↓
2. Va a Inventario → Transferencias → Nueva
   ↓
3. Selecciona almacén origen, almacén destino y fecha
   ↓
4. Añade líneas de productos a transferir (Producto + Cantidad + botón "Añadir"):
    - Lote: (solo si el producto controla lotes) elige un lote con stock en el almacén
      origen; la transferencia siempre mueve un lote que YA existe, nunca crea uno
   ↓
5. Pulsa "Transferir"
   ↓
6. El sistema comprueba que hay existencias en el almacén origen
   y registra la SALIDA en ese almacén
   ↓
7. La transferencia queda en estado "Pendiente"
   (el material ha salido, pero todavía no ha entrado en el destino)
   ↓
8. Cuando el material llega: Transferencias → seleccionar → "Ver detalle"
   → "Confirmar recepción"
   ↓
9. Se indican las cantidades realmente recibidas y se confirma
   ↓
10. El sistema registra la ENTRADA en el almacén destino
    y la transferencia pasa a "Completada"

• Si se recibe menos de lo enviado, se anota la cantidad real y el motivo; la transferencia se cierra igualmente como Completada
• No hay ninguna opción para cancelar una transferencia desde la pantalla. El estado “Cancelada” existe como filtro de búsqueda, pero no se puede llegar a él desde la interfaz
• Imprimir albarán está disponible en cuanto la transferencia existe; Imprimir recepción, solo cuando está Completada
• Producto con lotes: elegir un lote con menos stock del pedido lo rechaza con “Stock insuficiente del lote ‘[lote]’ en el almacén origen para ‘[producto]’. Disponible: [cantidad]”. La comprobación es del lote concreto, no del stock total del producto. El lote de la línea aparece también en el albarán impreso y en el documento de recepción

Flujo 4: Ajuste Manual de Inventario (Corrección)

1. Usuario realiza recuento físico y detecta diferencias
   (ej: Sistema dice 37 unidades, físicamente hay 35)
   ↓
2. Va a Buscar productos
   ↓
3. Localiza el producto con diferencia
   ↓
4. Opción A - Si sobra en sistema (el sistema tiene más que lo real):
    - Clic en "Descontar inventario"
    - Cantidad: 2 (la diferencia)
    - Comentario: "Ajuste por recuento físico"
   ↓
5. Opción B - Si falta en sistema (el sistema tiene menos que lo real):
    - Clic en "Añadir inventario"
    - Cantidad: 2 (la diferencia)
    - Comentario: "Ajuste por recuento físico"
   ↓
6. Sistema registra movimiento de ajuste
   ↓
7. Stock queda corregido

Integraciones

• Los productos con inventario pueden facturarse a pacientes
• Al facturar un producto con gestión de stock, se puede descontar automáticamente (preferencia avanzada Descontar existencias al emitir la factura; ver “Configuración de Lotes y Caducidad”), eligiendo el lote que antes caduca (FEFO) si el producto controla lotes
• Datos compartidos: Precio de venta, IVA, descripción del producto
• La ficha de la factura, y la de la cita cuando tiene consumo asociado, muestran un panel Lotes utilizados (Producto, Lote, Caducidad, Almacén y Cantidad) con los movimientos de productos con lotes de esa factura o cita. Una fila sin lote se lee “Sin lote asignado”: es el resto que el descuento automático no pudo cubrir con lotes

• Los productos se crean en Administración → Facturación y catálogo → Facturables (la misma ficha que Inventario → Buscar productos, que añade las columnas de stock)
• La configuración de almacenes se realiza en Administración → Centros y recursos → Almacenes
• Los permisos de inventario se conceden por rol en Administración → Equipo y accesos → Roles/Privilegios

• El movimiento de inventario no guarda el paciente: no hay campo para elegirlo
• La trazabilidad hacia el paciente llega por la vía indirecta de la factura o la cita a la que se asocia el movimiento cuando se genera desde la facturación
• Un movimiento registrado a mano desde Inventario no queda ligado a ningún paciente. No escriba el nombre del paciente en el Comentario: lo ve cualquiera con acceso al inventario y no se puede consultar como dato. Para ligar un uso a un paciente, regístrelo desde su cita (siguiente punto)
• Con la preferencia Registrar material con lote desde la cita activada, el uso de un lote se apunta desde la propia cita sin tocar la facturación (ver «Registrar material con lote desde la cita»)
• Con Controlar lotes y caducidad, la trazabilidad de un lote (diálogo Lotes, acción Trazabilidad) sí muestra el paciente de cada movimiento con factura o cita, es decir, qué lote se le puso a qué paciente. Sigue siendo un dato derivado (de la factura o de la cita), no una columna propia del movimiento

Antes de empezar

• Productos - Deben existir productos dados de alta
• Almacenes - Debe haber al menos un almacén configurado
• Configuración de permisos - El rol del usuario debe tener el permiso Gestión de inventario

Control de stock negativo

Corrección de movimientos

Edición de pedidos enviados

El precio de proveedor no se actualiza solo

Separación del inventario por organización

Recepciones parciales

Cómo se calculan las existencias

En un producto con lotes, todo movimiento nuevo lleva lote

• Sin lote, el movimiento se rechaza. En la recepción de un pedido se rechaza el envío ENTERO, no solo esa línea
• No aplica a deshacer: deshacer un movimiento ya guardado no vuelve a pedir lote, aunque sea de un producto que ahora controla lotes y ese movimiento en concreto no tenía uno (ver “Regularizar un producto que empieza a controlar lotes”, en el formulario del producto)
• Motivo: sin esto, el stock por lotes se desincronizaría del stock del producto sin que nadie se diera cuenta

Mensajes del sistema

• “¿Está seguro que desea eliminar el proveedor seleccionado?”: al pulsar Eliminar en Proveedores
• “¿Está seguro que desea enviar el pedido [número]?”: al pulsar Enviar pedido
• “Motivo de la cancelación:”: al cancelar un pedido; hay que escribir el motivo para continuar

• “Solo se pueden enviar pedidos en estado borrador.”
• “El pedido debe tener al menos una línea.”
• “Es obligatorio seleccionar un almacén destino antes de enviar el pedido.”
• “El pedido debe estar enviado para registrar recepciones.”
• “El pedido ya está completamente recibido.”
• “No se pueden registrar recepciones en pedidos cancelados.”
• “No se puede cancelar un pedido ya recibido completamente.”
• “El pedido ya está cancelado.”

• “Es obligatorio seleccionar el almacén origen.” / “…el almacén destino.”
• “El almacén origen y destino no pueden ser el mismo.”
• “Debe añadir al menos una línea para transferir.”
• “Stock insuficiente en el almacén origen para ‘[producto]’. Disponible: [cantidad]”
• “Solo se puede confirmar la recepción de transferencias en estado Pendiente”
• “La cantidad recibida no puede superar la enviada.”

• “La cantidad no puede estar vacía”
• “El facturable no está marcado para gestionar su stock”: el producto no tiene activado Gestionar Stock en su ficha
• “No se encuentra la prestacion o el facturable con ese codigo”: al leer un código de barras desconocido
• “No hay almacenes que mostrar”: en Resumen, cuando el centro no tiene almacenes dados de alta

Avisos de lotes y caducidad

• “Este producto no controla lotes. Actívelo en su ficha (Controlar lotes y caducidad).”: al pulsar Lotes sobre un producto que no lo tiene activado
• “Para una salida elija un lote existente”: al intentar una salida con ”— Nuevo lote —” elegido
• “El lote está caducado. ¿Registrar la salida igualmente?” y “El lote no tiene stock en este almacén. ¿Continuar?”: confirmaciones al elegir un lote caducado o sin stock en una salida
• “Indique el lote del producto “[producto]"": al recibir un pedido con una línea de un producto con lotes sin número de lote
• “Ya existe el lote “[número]” para este producto”: al dar de alta o renombrar un lote con un número que ya usa otro lote activo del mismo producto (no distingue mayúsculas ni espacios de más)
• “Fecha de caducidad no válida”: al teclear a mano una caducidad que no existe (por ejemplo 31/02/2027) en el lote nuevo de un movimiento, en Nuevo lote del diálogo Lotes, al editar un lote o en una línea de la recepción de un pedido; no se guarda hasta corregirla
• “El lote tiene movimientos: no se puede eliminar. Si está caducado o retirado, dele de baja.”
• “El lote no tiene stock que dar de baja”
• “Indique el motivo de la baja.”: al dar de baja un lote sin escribir el motivo
• “Stock insuficiente del lote ‘[lote]’ en el almacén origen para ‘[producto]’. Disponible: [cantidad]”: al transferir más cantidad de la que tiene ese lote concreto

Preguntas Frecuentes

Búsqueda en Productos

Búsqueda en Movimientos

Búsqueda en Pedidos de Compra

Estados de Pedido (código de colores típico)

• Borrador 🟡: Pedido en edición, aún no enviado
• Enviado 🔵: Pedido confirmado al proveedor
• Recepción parcial 🟠: Recibida parte de la mercancía
• Recibido 🟢: Pedido completamente recibido
• Cancelado 🔴: Pedido anulado

Estados de Transferencia

• Pendiente 🟡: Transferencia creada pero no completada
• Completada 🟢: Transferencia realizada, stock movido
• Cancelada 🔴: existe como filtro de búsqueda, pero no se puede llegar a ese estado desde la pantalla

Indicadores de Stock

• Stock positivo: Texto negro normal
• Stock bajo (por debajo del mínimo): Texto naranja/amarillo con icono de alerta ⚠️
• Sin stock (0): Texto rojo con icono ❌
• Stock negativo: Texto rojo con signo menos destacado

Iconos Principales

• 📦 Módulo Inventario
• 📊 Resumen
• 🔍 Buscar productos o movimientos
• 🚚 Proveedores
• 📄 Pedidos de compra
• 🔄 Transferencias
• ➕ Añadir inventario
• ➖ Descontar inventario
• 📱 Lector de código de barras
• ✏️ Modificar
• 🗑️ Eliminar
• 📥 Importar
• 🖨️ Imprimir

Niveles de Acceso

• Gestión de inventario (concedido de fábrica a todos los roles): es la única puerta del módulo y da ver y gestionar todo: inventario, productos, movimientos y transferencias, añadir y descontar inventario, deshacer movimientos, crear y recibir transferencias, gestionar lotes y proveedores, y ver en la Trazabilidad de un lote el nombre del paciente de cada uso. No existe un permiso aparte de «solo consulta» ni de gestión: quien lo tiene, gestiona
• Exportar trazabilidad de lotes (desactivado de fábrica): el botón Exportar de la Trazabilidad de un lote
• Ver pedidos de compra y Gestionar pedidos de compra: permisos propios para consultar, y para crear, enviar, recibir y cancelar pedidos

Restricciones

• Solo los usuarios con el permiso Gestión de inventario pueden acceder al módulo
• La búsqueda, el detalle, el alta y la acción Deshacer vuelven a comprobar en el servidor el módulo, el permiso y la organización del movimiento
• No se puede editar stock directamente (solo vía movimientos)
• Los movimientos de recepción de pedidos y de transferencia los genera el sistema; no se crean a mano
• Los almacenes están separados por organización y centro médico
• No se pueden eliminar movimientos, solo Deshacer, indicando un motivo

Exportaciones Disponibles

• Imprimir en Pedidos de compra: PDF del pedido para enviar al proveedor
• Imprimir albarán en Transferencias: PDF del albarán de traspaso (con el lote de cada línea si el producto lo controla)
• Imprimir recepción en una transferencia completada: PDF del comprobante de recepción (con lote)
• Exportar en Pedidos de compra: Excel con los pedidos que cumplen los filtros de la búsqueda, incluyendo Total, Pagado, Pendiente de pago y Estado de pago, con una fila de totales al pie. Si la búsqueda devuelve más de 5.000 pedidos se exportan los 5.000 primeros y el propio Excel lo avisa al final
• Exportar en el diálogo Lotes de un producto: Excel con los lotes de ESE producto (Lote, Caducidad, Estado, Stock total, Proveedor, Pedido, Notas y Creado)
• Exportar en el panel Caducidades del Resumen: Excel con los lotes que caducan en la ventana configurada, de cualquier producto y almacén del centro
• Exportar en la Trazabilidad de un lote: Excel con los movimientos de ese lote (solo con el permiso Exportar trazabilidad de lotes)
• Fuera de eso, no hay exportación a Excel de la lista de productos ni del histórico de movimientos, y el módulo Listados no incluye ningún informe de inventario. La valoración económica del stock se ve en pantalla: columna total y totalizador TOTAL de Buscar productos, y gráfico del Resumen

Configuración de Almacenes

No existe ninguna opción de “permitir stock negativo” ni de “almacén predeterminado”: el stock negativo se permite siempre en los movimientos manuales (ver “Control de stock negativo”) y el almacén se elige en cada movimiento.

Configuración de Productos con Inventario

• Gestionar Stock: Interruptor para activar el control de stock. Solo aparece si el centro tiene el módulo de Inventario
• Controlar lotes y caducidad: interruptor que exige lote en cada entrada y salida y activa el consumo FEFO. Solo tiene efecto (y solo se puede encender) con Gestionar Stock activo
• Código interno: Código del centro
• Código externo: Código de proveedor o código de barras
• Precio proveedor: Coste de adquisición
• Inventario Mínimo: existencias mínimas; es lo que el gráfico del Resumen usa como referencia

Configuración de Lotes y Caducidad

• General, pestaña Facturación, sección “Inventario”: Avisar de la caducidad de lotes con N días de antelación (de 0 a 365, por defecto 60). Esta sección solo aparece si el centro tiene el módulo de Inventario. Un lote entra en el panel Caducidades del Resumen y se etiqueta “Caduca en N días” cuando le quedan entre 0 y N días; con N igual a 0 solo cuenta “caduca hoy” y “ya caducado”
• Pestaña Otras (preferencias avanzadas): Descontar existencias al emitir la factura. Con ella activada, al emitir una factura se descuenta del almacén cada facturable con Gestionar Stock, eligiendo el lote que antes caduca (FEFO) si el producto controla lotes. Viene apagada en los centros nuevos; los centros que ya tenían este descuento automático antes de que existiera la preferencia lo conservan activado. En un centro nuevo hay que activarla a propósito. Si la factura lleva el mismo producto en varias líneas, se descuenta una sola vez la cantidad total de todas ellas

Numeración de Pedidos

• PO-YYYY-NNNNN
• Ejemplo: PO-2025-00001
• YYYY = año actual
• NNNNN = secuencial por año

Tutorial 1: Dar de Alta un Producto con Inventario

1. Ir a Inventario → Buscar productos
   • Clic en menú “Inventario”
   • Seleccionar “Buscar productos” (la misma ficha existe en Administración → Facturación y catálogo → “Facturables”)
2. Crear nuevo producto
   • Clic en botón “Nuevo”
   • Completar datos básicos:
     • Nombre: Botox Allergan 100U
     • Descripción: Toxina botulínica tipo A
     • Precio venta: 450.00 €
     • IVA: General (21%)
3. Activar gestión de inventario
   • Activar el interruptor “Gestionar Stock”
   • Si cada vial tiene número de lote y caducidad (como el Botox), activar también “Controlar lotes y caducidad” (solo se puede encender con Gestionar Stock activo)
   • Código interno: BOT-ALL-100
   • Código externo: 5012345678901 (código de barras)
   • Precio proveedor: 100.00 €
   • Inventario Mínimo: 5
4. Guardar producto
   • Clic en “Aceptar”
   • El producto ya está listo para gestión de stock; si se activó el control de lotes, la primera entrada (recepción o “Añadir inventario”) pedirá el número de lote

Tutorial 2: Realizar un Pedido y Recepción Completa

1. Ir a Inventario → Pedidos de compra
   • Clic en botón “Nuevo pedido”
2. Completar cabecera del pedido
   • Proveedor: Seleccionar Allergan España
   • Almacén destino: Almacén Principal
   • Fecha pedido: (automática, hoy)
   • Fecha entrega prevista: +7 días
3. Añadir productos
   • Clic en “Añadir línea”
   • Producto: Botox Allergan 100U
   • Cantidad: 10
   • Precio unitario: 100.00 €
   • (Subtotal se calcula automáticamente: 1,000.00 €)
4. Guardar y enviar
   • Opción A: “Guardar como borrador” (si necesitas revisar después)
   • Opción B: “Enviar pedido” (si ya está listo)
   • El pedido queda con número PO-2025-00001 y estado “Enviado”

5. Cuando llega la mercancía
   • Ir a Inventario → Pedidos de compra
   • Localizar el pedido PO-2025-00001
   • Verificar estado: “Enviado”
6. Registrar recepción
   • Seleccionar el pedido en la tabla
   • Clic en botón “Recibir”
   • Sistema muestra diálogo con líneas del pedido
7. Indicar cantidades recibidas
   • Botox Allergan 100U:
     • Cantidad pedida: 10 (solo lectura)
     • Cantidad recibida: 10 (todo recibido)
     • Lote: L-2027-04 (obligatorio: el producto controla lotes)
     • Caducidad: 30/04/2027
   • Fecha recepción: (automática, hoy)
   • Albarán: ALB-2025-123 (número del proveedor)
8. Confirmar recepción
   • Clic en “Confirmar recepción”
   • Sistema:
     • Crea movimiento de entrada: +10 en Almacén Principal
     • Actualiza stock de Botox a 10 unidades
     • Marca pedido como “Recibido”
9. Verificar
   • Ir a Buscar productos
   • Buscar “Botox Allergan”
   • Verificar columna “cantidad”: debe mostrar “10 en Almacén Principal”

Tutorial 3: Registrar Consumo de Productos en Tratamiento

1. Tras realizar el tratamiento
   • El médico ha aplicado 1 vial de Botox
2. Acceder al inventario
   • Ir a Inventario → Buscar productos
3. Localizar el producto
   • Buscar: “Botox Allergan”
   • Seleccionar el producto en la tabla
4. Descontar inventario
   • Clic en botón “Descontar inventario”
   • Sistema muestra diálogo
5. Completar formulario
   • Producto: Botox Allergan 100U (viene fijado, no se cambia aquí)
   • Almacén: Almacén Principal (debajo aparece la cantidad actual en ese almacén)
   • Lote: (solo si el producto controla lotes) elegir el vial concreto, p.ej. L-2027-04
   • Cantidad: -1 (el formulario ya la propone en negativo)
   • Fecha movimiento: (hoy)
   • Comentario: Aplicado en tratamiento facial (sin datos clínicos ni nombres de pacientes)
   • Código: (opcional) referencia libre, p.ej. lo leído con el lector
6. Confirmar
   • Clic en “Aceptar”
   • Crea el movimiento de salida: -1
   • Stock actualizado a 9 unidades
7. Verificar en historial (opcional)
   • Ir a Buscar movimientos
   • Ver el último movimiento:
     • Producto: Botox Allergan 100U
     • Exis. antes: 10
     • Cantidad: -1
     • Exis. después: 9
     • Comentario: Aplicado en tratamiento facial

Trazabilidad por paciente: el formulario de movimiento no tiene campo de paciente, y el nombre no se escribe en el Comentario. Para dejar constancia de a quién se aplicó un producto con lote, regístrelo desde la cita con Registrar material con lote (ver «Registrar material con lote desde la cita»): el paciente sale entonces en la Trazabilidad del lote.