Archivos

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Descripción

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Quién puede utilizarlo

• Profesionales médicos: Acceden a protocolos, plantillas y documentos compartidos del centro
• Personal administrativo: Gestiona documentos administrativos, formularios y documentación general
• Dirección del centro: Crea y comparte políticas, procedimientos y documentos oficiales
• Equipos de trabajo: Colaboran en documentos de manera simultánea (planes de tratamiento, informes, etc.)

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1. Subir y organizar archivos personales

• Antes de empezar: Acceda a Nubidoc con su usuario
• Pasos:
  1. Acceder a Archivos → Mis archivos
  2. Crear carpeta personal (ej: “Plantillas”, “Referencias”)
  3. Subir archivos mediante diálogo de carga o arrastre
  4. Organizar en carpetas

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2. Crear documento colaborativo

• Antes de empezar: Necesita acceso a una carpeta compartida y permiso para crear documentos
• Pasos:
  1. Acceder a Archivos de mi organización
  2. Seleccionar carpeta compartida
  3. Crear nuevo documento (Word/Excel/PowerPoint)
  4. Invitar usuarios mediante gestión de permisos
  5. Editar documento simultáneamente

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3. Compartir archivo con enlace público

• Antes de empezar: El archivo debe estar subido y el usuario debe tener permiso para compartirlo
• Pasos:
  1. Seleccionar archivo
  2. Activar opción “Hacer público”
  3. Copiar enlace generado
  4. Enviar enlace por email/SMS al paciente

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4. Gestionar permisos de carpeta compartida

• Antes de empezar: La carpeta debe estar en Archivos de mi organización y el usuario debe poder gestionar sus permisos
• Pasos:
  1. Seleccionar carpeta compartida
  2. Clic en icono de permisos (usuarios)
  3. Añadir o eliminar usuarios permitidos
  4. Guardar cambios

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5. Crear carpeta para departamento

• Antes de empezar: Necesita acceso a Archivos de mi organización y permiso para crear carpetas
• Pasos:
  1. Acceder a Archivos de mi organización
  2. Crear nueva carpeta (ej: “Fisioterapia”)
  3. Configurar permisos (solo fisioterapeutas)
  4. Subir protocolos y documentos del departamento

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Opciones del Menú

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Opción 1: Mis archivos

• Icono: 👤
• Descripción: Espacio de almacenamiento personal del usuario. Los archivos aquí son privados y solo accesibles por el propio usuario.
• Acceso: Usuarios que hayan iniciado sesión

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Opción 2: Archivos de mi organización

• Icono: 👥
• Descripción: Espacio compartido de la organización. Contiene carpetas con permisos configurables para diferentes grupos de usuarios.
• Acceso: Usuarios que hayan iniciado sesión

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Pantalla 1: Mis archivos (Espacio Privado)

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Descripción

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Secciones de la Pantalla

• Título: ”📁 ARCHIVOS PRIVADOS”
• Indicador de espacio personal

• Árbol de carpetas expandibles/colapsables
• Carpeta raíz con nombre del usuario (ej: “Pedro”)
• Subcarpetas creadas por el usuario

• Archivos mostrados con icono según tipo
• Nombre del archivo como enlace
• Clic en archivo: descarga o abre en editor

• Crear carpeta: Organizar archivos en estructura jerárquica
• Subir archivo: Cargar documentos desde el ordenador
• Crear documento: Iniciar documento colaborativo vacío
• Gestionar permisos: Compartir carpeta con otros usuarios
• Descargar archivo: Clic en nombre del archivo

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Pantalla 2: Archivos de mi organización (Espacio Compartido)

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Descripción

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Secciones de la Pantalla

• Título: ”📁 ARCHIVOS DE LA ORGANIZACIÓN”
• Indicador de espacio compartido

• Árbol de carpetas de la organización
• Carpeta raíz con el nombre del centro
• Subcarpetas por departamento, especialidad o proyecto

• Nuevo documento colaborativo
• Añadir fichero
• Añadir carpeta
• Gestionar permisos (crítico en espacio compartido)

• Archivos visibles según permisos del usuario
• Múltiples usuarios pueden editar simultáneamente

• Crear carpetas para departamentos específicos
• Asignar usuarios autorizados por carpeta
• Revocar accesos

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Formulario 1: Subir Archivo

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Descripción

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Campos del Formulario

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Secciones del Diálogo

• Título: “Añadir archivo”
• La ruta completa hasta la carpeta de destino. Cada tramo es un enlace que recarga el listado de archivos del espacio correspondiente

• “Elija archivos” (título)
• Instrucciones: “Agregue archivos a la lista de subida y pulse clic en el botón de Iniciar carga”
• Tabla de archivos en cola:
  • Columna: Nombre de archivo
  • Columna: Estado
  • Columna: Tamaño

• “Arrastre archivos aquí” (zona para arrastrar y soltar)
• Botón: “Agregar archivos” (abre selector de archivos)

• Botón: “Iniciar carga” (comienza la subida)
• Barra de progreso: 0-100%
• Contador de bytes subidos

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Botones y Acciones

• Agregar archivos
  • Abre el selector de archivos del equipo y añade los elegidos a la lista de subida
  • Comprueba que el formato y el tamaño estén permitidos
• Iniciar carga
  • Sube los archivos de la lista a la carpeta seleccionada
  • Requiere que haya al menos un archivo preparado
• Finalizar
  • Cierra el diálogo y actualiza la lista de la carpeta cuando termina la subida

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Formulario 2: Nuevo Documento Colaborativo

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Descripción

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Campos del Formulario

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Opciones de Tipo de Documento

• Documento de texto (.docx): Para redactar textos, informes, protocolos
• Hoja de cálculo (.xlsx): Para tablas, estadísticas, cálculos
• Presentación (.pptx): Para presentaciones, diapositivas

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Campos Detallados

• Ejemplo mostrado: “Mi documento”
• Ayuda: “Use solo letras, números, espacios, guiones (-), guiones bajos (), guiones altos (), guiones bajos () y paréntesis. No es necesario incluir la extensión.”
• Caracteres prohibidos: \ / : * ? ” < > |

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Botones y Acciones

• Crear
  • Crea el documento y abre el editor colaborativo
  • Requiere un nombre válido y un tipo de documento seleccionado
• Cancelar
  • Cierra el diálogo sin crear el documento

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Formulario 3: Gestión de Permisos de Carpeta

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Descripción

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Campos del Formulario

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Secciones del Diálogo

• Título: “Ver permisos usuarios”

• El nombre de la carpeta cuyos permisos se están revisando

• Etiqueta visible: Usuarios Permitidos
• Selector múltiple con buscador
  • Escribir nombre de usuario para buscar
  • Seleccionar usuario de la lista
  • El usuario se añade como una etiqueta que puede retirarse
  • Clic en ”×” para eliminar usuario

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Botones y Acciones

• aceptar
  • Guarda la lista de usuarios con acceso; quienes se eliminen de la selección dejarán de tenerlo
• cancelar
  • Cierra el diálogo sin cambiar los permisos actuales

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Subir y organizar un archivo personal

1. Usuario accede a Archivos → Mis archivos
   ↓
2. Sistema muestra carpeta raíz con nombre del usuario
   ↓
3. Usuario pasa cursor sobre carpeta deseada
   ↓
4. Sistema muestra botones de acción (nuevo documento, subir, crear carpeta, permisos)
   ↓
5. Usuario hace clic en icono "Añadir fichero" (📤)
   ↓
6. Sistema abre diálogo "Añadir archivo"
   ↓
7. Usuario arrastra archivos o hace clic en "Agregar archivos"
   ↓
8. Sistema añade archivos a la cola de subida
   ↓
9. Usuario hace clic en "Iniciar carga"
   ↓
10. Nubidoc sube los archivos a la carpeta y muestra el progreso
   ↓
11. Usuario hace clic en "Finalizar"
   ↓
12. Sistema cierra diálogo y actualiza lista de archivos
   ↓
13. Archivo visible en la carpeta

• También puede arrastrar y soltar los archivos en el paso 7
• Si error en subida: Sistema muestra mensaje de error y permite reintentar

• Error: “Tipo de archivo no permitido”
  • Causa: Intento de subir archivo con extensión no autorizada (ej: .exe)
  • Solución: Verificar tipos de archivo permitidos en configuración
• Error: “Archivo demasiado grande”
  • Causa: Tamaño de archivo excede límite configurado
  • Solución: Comprimir archivo o contactar con administrador para aumentar límite

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Crear un documento colaborativo

1. Usuario accede a Archivos → Archivos de mi organización
   ↓
2. Sistema muestra carpetas compartidas
   ↓
3. Usuario selecciona carpeta donde crear documento
   ↓
4. Usuario pasa cursor sobre carpeta
   ↓
5. Usuario hace clic en icono "Nuevo documento" (📄)
   ↓
6. Sistema abre diálogo "Nuevo documento"
   ↓
7. Usuario selecciona tipo de documento (Word/Excel/PowerPoint)
   ↓
8. Usuario introduce nombre del archivo (sin extensión)
   ↓
9. Usuario hace clic en "Crear"
   ↓
10. Sistema crea archivo vacío en carpeta seleccionada
   ↓
11. Sistema abre editor OnlyOffice en nueva pestaña/ventana
   ↓
12. Usuario edita documento
   ↓
13. Otros usuarios con permiso pueden abrir y editar simultáneamente
   ↓
14. Sistema guarda cambios automáticamente

• Si el editor colaborativo no está disponible para el centro, la opción puede no aparecer o Nubidoc puede mostrar un aviso
• Si usuario no tiene permisos de escritura: Sistema impide creación de documento

• Error: “No se pudo crear el documento”
  • Causa: El editor colaborativo no está disponible en ese momento
  • Solución: Volver a intentarlo y contactar con el administrador si el problema continúa
• Error: “Nombre de archivo inválido”
  • Causa: Uso de caracteres prohibidos en el nombre
  • Solución: Usar solo letras, números, espacios, guiones y paréntesis

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Compartir una carpeta con permisos

1. Usuario con permisos de administrador accede a carpeta compartida
   ↓
2. Usuario pasa cursor sobre carpeta a compartir
   ↓
3. Usuario hace clic en icono "Ver usuarios permitidos" (👥)
   ↓
4. Sistema abre diálogo "Ver permisos usuarios"
   ↓
5. Sistema muestra nombre de carpeta y usuarios actuales
   ↓
6. Usuario escribe nombre de usuario a añadir en el campo de búsqueda
   ↓
7. Sistema muestra sugerencias de usuarios
   ↓
8. Usuario selecciona usuario de la lista
   ↓
9. Sistema añade al usuario a la lista de seleccionados
   ↓
10. Usuario repite pasos 6-9 para añadir más usuarios (opcional)
   ↓
11. Usuario elimina usuarios no deseados haciendo clic en la "×" de su etiqueta (opcional)
   ↓
12. Usuario hace clic en "aceptar"
   ↓
13. Sistema guarda cambios de permisos
   ↓
14. Sistema cierra diálogo
   ↓
15. Solo usuarios incluidos pueden acceder a la carpeta

• Si elimina todos los usuarios: Carpeta queda privada (solo propietario)
• Si añade usuario ya existente: Sistema ignora duplicado

• Error: “No tiene permisos para modificar esta carpeta”
  • Causa: Usuario no es propietario ni administrador
  • Solución: Solicitar al propietario o administrador que cambie los permisos

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Integraciones

• Archivos adjuntos a la ficha del paciente pueden enlazarse desde el módulo de Archivos
• Consentimientos informados pueden almacenarse aquí y vincularse

• Documentos clínicos pueden exportarse al módulo de Archivos
• Plantillas de documentos clínicos pueden almacenarse aquí

• Disponibilidad del editor colaborativo
• Límites de almacenamiento
• Tipos de archivo permitidos

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Archivos privados y archivos de la organización

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Permisos por carpeta

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Edición colaborativa

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Nombres de archivo permitidos

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Carpetas principales

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Acceso al contenido de una carpeta

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Mensajes de Éxito

• “Archivo subido correctamente”: Cuando se completa la carga de un archivo
• “Documento creado”: Tras crear un nuevo documento colaborativo
• “Carpeta creada”: Al crear una nueva subcarpeta
• “Permisos actualizados”: Cuando se guardan cambios en permisos de carpeta

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Mensajes de Error

• “Error al subir archivo”: No se pudo completar la subida
  • Causa: Problema de conexión, límite de tamaño excedido o formato no permitido
  • Solución: Verificar conexión, reducir tamaño o cambiar formato de archivo
• “Tipo de archivo no permitido”: Intento de subir archivo con extensión no autorizada
  • Causa: El formato está bloqueado por seguridad
  • Solución: Convertir archivo a formato permitido o contactar administrador
• “No tiene permisos para acceder a esta carpeta”: Usuario intenta acceder a carpeta sin permisos
  • Causa: Usuario no incluido en lista de usuarios permitidos
  • Solución: Solicitar acceso al propietario de la carpeta
• “OnlyOffice no disponible”: Error al abrir editor colaborativo
  • Causa: El editor colaborativo no está disponible en ese momento
  • Solución: Volver a intentarlo y contactar con el administrador si el problema continúa
• “Nombre de archivo inválido”: Nombre contiene caracteres prohibidos
  • Causa: Uso de \ / : * ? ” < > | en el nombre
  • Solución: Usar solo letras, números, espacios, guiones y paréntesis

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Mensajes de Advertencia

• “Archivo demasiado grande”: Advertencia antes de subir archivo que excede límite recomendado
  • Causa: Archivo cercano o superior al límite de tamaño configurado
  • Acción recomendada: Comprimir archivo o dividir en partes
• “Esta acción no se puede deshacer”: Al eliminar carpeta o archivo
  • Causa: Operación de eliminación permanente
  • Acción recomendada: Confirmar que realmente se desea eliminar

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Preguntas Frecuentes

1. Si quieres compartir dentro de la organización: sube el archivo a “Archivos de mi organización”, en una carpeta compartida, y gestiona los permisos añadiendo a tu compañero.
2. Si quieres compartir externamente: haz el archivo público y comparte el enlace generado.

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Iconos de Tipo de Archivo

• Documentos Word: 📄 Icono de documento con “W”
• Hojas Excel: 📊 Icono de hoja de cálculo
• Presentaciones PowerPoint: 📽️ Icono de presentación con “P”
• PDF: 📕 Icono de documento PDF
• Imágenes: 🖼️ Icono de imagen o miniatura
• Genéricos: 📄 Icono de archivo genérico

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Iconos de Acción

• 📄Nuevo documento
• 📤Añadir fichero
• 📁➕Añadir carpeta
• 👥Ver usuarios permitidos / Gestionar permisos
• ⬇️Descargar archivo
• 🗑️Eliminar archivo/carpeta
• 🔗Compartir enlace público

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Indicadores Visuales

• Carpeta expandida: ▼ Triángulo hacia abajo
• Carpeta colapsada: ▶ Triángulo hacia la derecha
• Archivo compartido: 👥 Icono de usuarios sobreimpreso
• Archivo público: 🌐 Icono de globo o enlace

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Niveles de Acceso

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Restricciones

• Un usuario solo puede ver carpetas en “Archivos de organización” si está explícitamente incluido en los permisos
• No se pueden modificar archivos sin permiso de escritura
• Los archivos privados son inaccesibles para otros usuarios, incluso administradores (a menos que la política del centro lo permita)

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Seguridad de Enlaces Públicos

• Cada archivo público utiliza un enlace único
• Se recomienda que caduquen tras cierto tiempo (configuración del centro)
• No requieren autenticación para descargar

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Exportar Lista de Archivos

• Formato: Excel
• Contenido: Listado de archivos con nombre, tamaño, fecha, propietario

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Descargar Archivo

• Formato: Original del archivo
• Acción: Clic en nombre del archivo

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Límites de Almacenamiento

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Tipos de Archivo Permitidos

• Documentos: pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, odt, ods, odp
• Imágenes: jpg, jpeg, png, gif, bmp, svg
• Textos: txt, csv, rtf
• Otros: zip, rar, 7z (si se permite)

• Ejecutables: exe, bat, sh, cmd, com, msi
• Scripts: js, vbs, ps1 (por seguridad)

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Tutorial 1: Crear Carpeta Compartida para un Departamento

1. Acceder a Archivos → Archivos de mi organización
2. Pasar el cursor sobre la carpeta raíz del centro
3. Hacer clic en icono ”📁➕ Añadir carpeta”
4. Introducir nombre: “Fisioterapia”
5. Hacer clic en “Crear”
6. Pasar cursor sobre la nueva carpeta “Fisioterapia”
7. Hacer clic en icono ”👥 Ver usuarios permitidos”
8. En el campo “Usuarios Permitidos”, escribir el nombre del primer fisioterapeuta
9. Seleccionar el usuario de la lista de sugerencias
10. Repetir para cada fisioterapeuta del equipo
11. Hacer clic en “aceptar”
12. Carpeta “Fisioterapia” ahora es accesible solo por los fisioterapeutas seleccionados

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Tutorial 2: Trabajar Colaborativamente en un Protocolo Médico

1. Acceder a Archivos → Archivos de mi organización
2. Navegar a la carpeta compartida del departamento (ej: “Urgencias”)
3. Pasar cursor sobre la carpeta
4. Hacer clic en icono ”📄 Nuevo documento”
5. Seleccionar “Documento de texto (.docx)”
6. Introducir nombre: “Protocolo Atencion Urgencias”
7. Hacer clic en “Crear”
8. Sistema abre OnlyOffice en nueva pestaña
9. Comenzar a redactar el protocolo
10. Notificar a los compañeros (por chat o email) que el documento está creado
11. Los compañeros acceden a la misma carpeta y abren el documento
12. Todos editan simultáneamente (cada uno ve los cambios en tiempo real)
13. OnlyOffice guarda automáticamente los cambios
14. Cuando termine la sesión, cerrar el editor (documento queda guardado en la carpeta)

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Tutorial 3: Compartir Consentimiento Informado con Paciente

1. Acceder a Archivos → Mis archivos
2. Subir el PDF del consentimiento informado (si aún no está subido)
3. Pasar cursor sobre el archivo PDF
4. Hacer clic en Hacer público
5. Sistema genera enlace público único
6. Copiar el enlace
7. Ir a ficha del paciente o módulo de Marketing/Comunicación
8. Enviar email o SMS al paciente con texto: “Estimado paciente, puede consultar el consentimiento informado en el enlace incluido en este mensaje.”
9. Paciente recibe el mensaje, hace clic en el enlace y descarga el PDF
10. (Opcional) Desactivar enlace público tras confirmación de descarga