Archivos

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Descripción

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Usuarios Objetivo

• Profesionales médicos: Acceden a protocolos, plantillas y documentos compartidos del centro
• Personal administrativo: Gestiona documentos administrativos, formularios y documentación general
• Dirección del centro: Crea y comparte políticas, procedimientos y documentos oficiales
• Equipos de trabajo: Colaboran en documentos de manera simultánea (planes de tratamiento, informes, etc.)

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1. Subir y organizar archivos personales

• Actor: Profesional médico
• Objetivo: Almacenar documentos de trabajo personal (plantillas, referencias, apuntes)
• Precondiciones: Usuario autenticado
• Pasos:
  1. Acceder a Archivos → Mis archivos
  2. Crear carpeta personal (ej: “Plantillas”, “Referencias”)
  3. Subir archivos mediante diálogo de carga o arrastre
  4. Organizar en carpetas
• Resultado: Archivos personales almacenados y organizados

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2. Crear documento colaborativo

• Actor: Equipo médico multidisciplinar
• Objetivo: Redactar un protocolo clínico conjuntamente
• Precondiciones: Usuario con acceso a carpeta compartida
• Pasos:
  1. Acceder a Archivos de mi organización
  2. Seleccionar carpeta compartida
  3. Crear nuevo documento (Word/Excel/PowerPoint)
  4. Invitar usuarios mediante gestión de permisos
  5. Editar documento simultáneamente
• Resultado: Documento colaborativo creado y editado por múltiples usuarios

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3. Compartir archivo con enlace público

• Actor: Personal administrativo
• Objetivo: Compartir formulario de consentimiento con pacientes
• Precondiciones: Archivo subido
• Pasos:
  1. Seleccionar archivo
  2. Activar opción “Hacer público”
  3. Copiar enlace generado
  4. Enviar enlace por email/SMS al paciente
• Resultado: Archivo accesible vía enlace sin necesidad de login

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4. Gestionar permisos de carpeta compartida

• Actor: Administrador del centro
• Objetivo: Controlar qué usuarios pueden acceder a documentos sensibles
• Precondiciones: Carpeta en Archivos de organización
• Pasos:
  1. Seleccionar carpeta compartida
  2. Clic en icono de permisos (usuarios)
  3. Añadir o eliminar usuarios permitidos
  4. Guardar cambios
• Resultado: Solo usuarios autorizados pueden acceder a la carpeta

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5. Crear carpeta para departamento

• Actor: Jefe de departamento
• Objetivo: Organizar documentos específicos del departamento
• Precondiciones: Acceso a Archivos de organización
• Pasos:
  1. Acceder a Archivos de mi organización
  2. Crear nueva carpeta (ej: “Fisioterapia”)
  3. Configurar permisos (solo fisioterapeutas)
  4. Subir protocolos y documentos del departamento
• Resultado: Carpeta departamental con acceso restringido creada

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Opciones del Menú

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Opción 1: Mis archivos

• Icono: 👤 (fa-user)
• Función JavaScript: loadFilesPrivate() o similar
• Descripción: Espacio de almacenamiento personal del usuario. Los archivos aquí son privados y solo accesibles por el propio usuario.
• Privilegios: Usuario autenticado

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Opción 2: Archivos de mi organización

• Icono: 👥 (fa-users)
• Función JavaScript: loadFilesOrganization() o similar
• Descripción: Espacio compartido de la organización. Contiene carpetas con permisos configurables para diferentes grupos de usuarios.
• Privilegios: Usuario autenticado

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Pantalla 1: Mis archivos (Espacio Privado)

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Descripción

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Secciones de la Pantalla

• Título: ”📁 ARCHIVOS PRIVADOS”
• Indicador de espacio personal

• Árbol de carpetas expandibles/colapsables
• Carpeta raíz con nombre del usuario (ej: “Pedro”)
• Subcarpetas creadas por el usuario

• Archivos mostrados con icono según tipo
• Nombre del archivo como enlace
• Clic en archivo: descarga o abre en editor

• Crear carpeta: Organizar archivos en estructura jerárquica
• Subir archivo: Cargar documentos desde el ordenador
• Crear documento: Iniciar documento colaborativo vacío
• Gestionar permisos: Compartir carpeta con otros usuarios
• Descargar archivo: Clic en nombre del archivo

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Capturas de Pantalla

• archivos-mis-archivos.png: Vista inicial de Mis archivos (vacía o con estructura básica)
• archivos-carpeta-pedro-contenido.png: Carpeta “Pedro” con archivos (bodyfrontback.png, test1.docx)
• archivos-botones-accion.png: Botones de acción visibles al pasar sobre carpeta

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Pantalla 2: Archivos de mi organización (Espacio Compartido)

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Descripción

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Secciones de la Pantalla

• Título: ”📁 ARCHIVOS DE LA ORGANIZACIÓN”
• Indicador de espacio compartido

• Árbol de carpetas de la organización
• Carpeta raíz con nombre del centro (ej: “Clínica Test Nubidoc”)
• Subcarpetas por departamento, especialidad o proyecto

• Nuevo documento colaborativo
• Añadir fichero
• Añadir carpeta
• Gestionar permisos (crítico en espacio compartido)

• Archivos visibles según permisos del usuario
• Múltiples usuarios pueden editar simultáneamente

• Crear carpetas para departamentos específicos
• Asignar usuarios autorizados por carpeta
• Revocar accesos

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Capturas de Pantalla

• archivos-organizacion-principal.png: Vista de carpetas compartidas de la organización

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Formulario 1: Subir Archivo

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Descripción

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Campos del Formulario

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Secciones del Diálogo

• Título: “Añadir archivo”
• Carpeta destino: “Carpeta seleccionada: [nombre]” con enlace a carpeta

• “Elija archivos” (título)
• Instrucciones: “Agregue archivos a la lista de subida y pulse clic en el botón de Iniciar carga”
• Tabla de archivos en cola:
  • Columna: Nombre de archivo
  • Columna: Estado
  • Columna: Tamaño

• “Arrastre archivos aquí” (área drag & drop)
• Botón: “Agregar archivos” (abre selector de archivos)

• Botón: “Iniciar carga” (comienza la subida)
• Barra de progreso: 0-100%
• Contador de bytes subidos

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Botones y Acciones

• Agregar archivos
  • Función: Abre diálogo del sistema operativo para seleccionar archivos
  • Acción: Añade archivos a la cola de subida
  • Validaciones: Verifica tipo de archivo y tamaño
• Iniciar carga
  • Función: Inicia la subida de los archivos en cola
  • Acción: Transfiere archivos al servidor
  • Validaciones: Al menos un archivo en cola
• Finalizar
  • Función: Cierra el diálogo
  • Acción: Actualiza la lista de archivos en la carpeta
  • Condición: Todos los archivos subidos correctamente

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Captura de Pantalla

• archivos-dialogo-subir-archivo.png: Diálogo de subida de archivos

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Formulario 2: Nuevo Documento Colaborativo

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Descripción

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Campos del Formulario

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Opciones de Tipo de Documento

• Documento de texto (.docx): Para redactar textos, informes, protocolos
• Hoja de cálculo (.xlsx): Para tablas, estadísticas, cálculos
• Presentación (.pptx): Para presentaciones, diapositivas

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Campos Detallados

• Placeholder: “Ej: Mi documento”
• Ayuda: “Use solo letras, números, espacios, guiones (-), guiones bajos (), guiones altos (), guiones bajos () y paréntesis. No es necesario incluir la extensión.”
• Longitud máxima: No especificada (probablemente 255 caracteres)
• Caracteres prohibidos: \ / : * ? ” < > |

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Botones y Acciones

• Crear
  • Función: Crea el documento y abre el editor
  • Acción: Genera archivo vacío del tipo seleccionado y redirecciona al editor OnlyOffice
  • Validaciones: Nombre no vacío, caracteres válidos
• Cancelar
  • Función: Cierra el diálogo sin crear documento
  • Acción: Vuelve a la vista de archivos

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Captura de Pantalla

• archivos-dialogo-nuevo-documento.png: Diálogo de crear nuevo documento colaborativo

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Formulario 3: Gestión de Permisos de Carpeta

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Descripción

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Campos del Formulario

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Secciones del Diálogo

• Título: “Ver permisos usuarios”

• “Nombre Carpeta: [nombre]”

• Label: “Usuarios Permitidos:”
• Control: Multi-select con autocompletado
• Funcionamiento:
  • Escribir nombre de usuario para buscar
  • Seleccionar usuario de la lista
  • Usuario se añade como chip removible
  • Clic en ”×” para eliminar usuario

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Campos Detallados

• Tipo: Select2 o similar (multi-selección con búsqueda)
• Búsqueda: Por nombre de usuario
• Visualización: Chips con nombre de usuario y botón ”×” para eliminar
• Comportamiento: Permite añadir/eliminar múltiples usuarios

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Botones y Acciones

• aceptar
  • Función: Guarda los cambios de permisos
  • Acción: Actualiza la lista de usuarios con acceso a la carpeta
  • Efecto: Usuarios no incluidos pierden acceso
• cancelar
  • Función: Cierra el diálogo sin guardar cambios
  • Acción: Mantiene permisos actuales

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Captura de Pantalla

• archivos-dialogo-permisos.png: Diálogo de gestión de permisos con usuario “Dr. Teide” asignado

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Workflow 1: Subir y Organizar Archivo Personal

1. Usuario accede a Archivos → Mis archivos
   ↓
2. Sistema muestra carpeta raíz con nombre del usuario
   ↓
3. Usuario pasa cursor sobre carpeta deseada
   ↓
4. Sistema muestra botones de acción (nuevo documento, subir, crear carpeta, permisos)
   ↓
5. Usuario hace clic en icono "Añadir fichero" (📤)
   ↓
6. Sistema abre diálogo "Añadir archivo"
   ↓
7. Usuario arrastra archivos o hace clic en "Agregar archivos"
   ↓
8. Sistema añade archivos a la cola de subida
   ↓
9. Usuario hace clic en "Iniciar carga"
   ↓
10. Sistema sube archivos al servidor (muestra barra de progreso)
   ↓
11. Usuario hace clic en "Finalizar"
   ↓
12. Sistema cierra diálogo y actualiza lista de archivos
   ↓
13. Archivo visible en la carpeta

• Si arrastra archivos: Paso 7 alternativo (drag & drop)
• Si error en subida: Sistema muestra mensaje de error y permite reintentar

• Error: “Tipo de archivo no permitido”
  • Causa: Intento de subir archivo con extensión no autorizada (ej: .exe)
  • Solución: Verificar tipos de archivo permitidos en configuración
• Error: “Archivo demasiado grande”
  • Causa: Tamaño de archivo excede límite configurado
  • Solución: Comprimir archivo o contactar con administrador para aumentar límite

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Workflow 2: Crear Documento Colaborativo

1. Usuario accede a Archivos → Archivos de mi organización
   ↓
2. Sistema muestra carpetas compartidas
   ↓
3. Usuario selecciona carpeta donde crear documento
   ↓
4. Usuario pasa cursor sobre carpeta
   ↓
5. Usuario hace clic en icono "Nuevo documento" (📄)
   ↓
6. Sistema abre diálogo "Nuevo documento"
   ↓
7. Usuario selecciona tipo de documento (Word/Excel/PowerPoint)
   ↓
8. Usuario introduce nombre del archivo (sin extensión)
   ↓
9. Usuario hace clic en "Crear"
   ↓
10. Sistema crea archivo vacío en carpeta seleccionada
   ↓
11. Sistema abre editor OnlyOffice en nueva pestaña/ventana
   ↓
12. Usuario edita documento
   ↓
13. Otros usuarios con permiso pueden abrir y editar simultáneamente
   ↓
14. Sistema guarda cambios automáticamente

• Si carpeta no tiene OnlyOffice configurado: Sistema puede mostrar error o no ofrecer opción
• Si usuario no tiene permisos de escritura: Sistema impide creación de documento

• Error: “No se pudo crear el documento”
  • Causa: OnlyOffice Document Server no disponible
  • Solución: Contactar con administrador del sistema
• Error: “Nombre de archivo inválido”
  • Causa: Uso de caracteres prohibidos en el nombre
  • Solución: Usar solo letras, números, espacios, guiones y paréntesis

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Workflow 3: Compartir Carpeta con Permisos

1. Usuario con permisos de administrador accede a carpeta compartida
   ↓
2. Usuario pasa cursor sobre carpeta a compartir
   ↓
3. Usuario hace clic en icono "Ver usuarios permitidos" (👥)
   ↓
4. Sistema abre diálogo "Ver permisos usuarios"
   ↓
5. Sistema muestra nombre de carpeta y usuarios actuales
   ↓
6. Usuario escribe nombre de usuario a añadir en el campo de búsqueda
   ↓
7. Sistema muestra sugerencias de usuarios
   ↓
8. Usuario selecciona usuario de la lista
   ↓
9. Sistema añade usuario como chip en el campo multi-select
   ↓
10. Usuario repite pasos 6-9 para añadir más usuarios (opcional)
   ↓
11. Usuario elimina usuarios no deseados haciendo clic en "×" del chip (opcional)
   ↓
12. Usuario hace clic en "aceptar"
   ↓
13. Sistema guarda cambios de permisos
   ↓
14. Sistema cierra diálogo
   ↓
15. Solo usuarios incluidos pueden acceder a la carpeta

• Si elimina todos los usuarios: Carpeta queda privada (solo propietario)
• Si añade usuario ya existente: Sistema ignora duplicado

• Error: “No tiene permisos para modificar esta carpeta”
  • Causa: Usuario no es propietario ni administrador
  • Solución: Solicitar al propietario o administrador que cambie los permisos

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Integraciones

• Archivos adjuntos a la ficha del paciente pueden enlazarse desde el módulo de Archivos
• Consentimientos informados pueden almacenarse aquí y vincularse

• Documentos clínicos pueden exportarse al módulo de Archivos
• Plantillas de documentos clínicos pueden almacenarse aquí

• Configuración de OnlyOffice Document Server
• Gestión de límites de almacenamiento
• Configuración de tipos de archivo permitidos

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Dependencias

• Sistema de autenticación de usuarios
• Sistema de permisos de Nubidoc
• (Opcional) OnlyOffice Document Server para edición colaborativa

• Módulos que necesiten almacenar o adjuntar documentos
• Funcionalidades de exportación de informes

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Regla 1: Archivos Privados vs. Archivos de Organización

• Descripción: Los archivos en “Mis archivos” son privados y solo el propietario puede accederlos. Los archivos en “Archivos de mi organización” son compartibles con permisos configurables.
• Cuándo aplica: Siempre
• Efecto: Separación clara entre espacio personal y espacio colaborativo

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Regla 2: Gestión de Permisos por Carpeta

• Descripción: Los permisos se configuran a nivel de carpeta, no de archivo individual. Todos los archivos dentro de una carpeta heredan los permisos de la carpeta.
• Cuándo aplica: En “Archivos de mi organización”
• Efecto: Simplifica la gestión de permisos pero requiere organización lógica en carpetas

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Regla 3: Edición Colaborativa Simultánea

• Descripción: Múltiples usuarios pueden editar el mismo documento al mismo tiempo si tienen permisos de escritura.
• Cuándo aplica: En documentos creados con “Nuevo documento” (OnlyOffice)
• Efecto: Permite trabajo en equipo en tiempo real sin conflictos de versión

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Regla 4: Nomenclatura de Archivos

• Descripción: Los nombres de archivo deben usar caracteres seguros: letras, números, espacios, guiones (-), guiones bajos (_) y paréntesis (). No se permiten caracteres especiales como \ / : * ? ” < > |
• Cuándo aplica: Al crear o renombrar archivos
• Efecto: Evita problemas de compatibilidad con diferentes sistemas operativos

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Regla 5: Estructura de Carpetas Raíz

• Descripción: En “Mis archivos”, cada usuario tiene una carpeta raíz con su nombre. En “Archivos de organización”, hay una carpeta raíz con el nombre del centro.
• Cuándo aplica: Al acceder por primera vez al módulo
• Efecto: Organización automática y clara desde el inicio

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Regla 6: Carpetas como Contenedores de Permisos

• Descripción: Una carpeta sin usuarios asignados en sus permisos es accesible solo por el creador. Al añadir usuarios, esos usuarios ganan acceso a la carpeta y todo su contenido.
• Cuándo aplica: En “Archivos de organización”
• Efecto: Control granular de acceso a documentos sensibles

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Mensajes de Éxito

• “Archivo subido correctamente”: Cuando se completa la carga de un archivo
• “Documento creado”: Tras crear un nuevo documento colaborativo
• “Carpeta creada”: Al crear una nueva subcarpeta
• “Permisos actualizados”: Cuando se guardan cambios en permisos de carpeta

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Mensajes de Error

• “Error al subir archivo”: Fallo en la transferencia del archivo al servidor
  • Causa: Problema de conexión, límite de tamaño excedido o tipo de archivo no permitido
  • Solución: Verificar conexión, reducir tamaño o cambiar formato de archivo
• “Tipo de archivo no permitido”: Intento de subir archivo con extensión no autorizada
  • Causa: Archivo con extensión en lista negra (.exe, .bat, .sh, etc.)
  • Solución: Convertir archivo a formato permitido o contactar administrador
• “No tiene permisos para acceder a esta carpeta”: Usuario intenta acceder a carpeta sin permisos
  • Causa: Usuario no incluido en lista de usuarios permitidos
  • Solución: Solicitar acceso al propietario de la carpeta
• “OnlyOffice no disponible”: Error al abrir editor colaborativo
  • Causa: OnlyOffice Document Server no configurado o inaccesible
  • Solución: Contactar con administrador para verificar configuración
• “Nombre de archivo inválido”: Nombre contiene caracteres prohibidos
  • Causa: Uso de \ / : * ? ” < > | en el nombre
  • Solución: Usar solo letras, números, espacios, guiones y paréntesis

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Mensajes de Advertencia

• “Archivo demasiado grande”: Advertencia antes de subir archivo que excede límite recomendado
  • Causa: Archivo cercano o superior al límite de tamaño configurado
  • Acción recomendada: Comprimir archivo o dividir en partes
• “Esta acción no se puede deshacer”: Al eliminar carpeta o archivo
  • Causa: Operación de eliminación permanente
  • Acción recomendada: Confirmar que realmente se desea eliminar

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Preguntas Frecuentes

1. Si quieres compartir dentro de la organización: sube el archivo a “Archivos de mi organización”, en una carpeta compartida, y gestiona los permisos añadiendo a tu compañero.
2. Si quieres compartir externamente: haz el archivo público y comparte el enlace generado.

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Búsqueda y Filtros

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Campos de Búsqueda

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Resultados

• Árbol de carpetas con archivos coincidentes resaltados

• Descargar archivo
• Abrir en editor
• Gestionar permisos

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Iconos de Tipo de Archivo

• Documentos Word: 📄 Icono de documento con “W”
• Hojas Excel: 📊 Icono de hoja de cálculo con “X”
• Presentaciones PowerPoint: 📽️ Icono de presentación con “P”
• PDF: 📕 Icono de documento PDF
• Imágenes: 🖼️ Icono de imagen o miniatura
• Genéricos: 📄 Icono de archivo genérico

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Iconos de Acción

• 📄 fa-file-medical - Nuevo documento
• 📤 fa-file-upload - Añadir fichero
• 📁➕ fa-folder-plus - Añadir carpeta
• 👥 fa-users - Ver usuarios permitidos / Gestionar permisos
• ⬇️ fa-download - Descargar archivo
• 🗑️ fa-trash - Eliminar archivo/carpeta
• 🔗 fa-link - Compartir enlace público

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Indicadores Visuales

• Carpeta expandida: ▼ Triángulo hacia abajo
• Carpeta colapsada: ▶ Triángulo hacia la derecha
• Archivo compartido: 👥 Icono de usuarios sobreimpreso
• Archivo público: 🌐 Icono de globo o enlace

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Niveles de Acceso

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Restricciones

• Un usuario solo puede ver carpetas en “Archivos de organización” si está explícitamente incluido en los permisos
• No se pueden modificar archivos sin permiso de escritura
• Los archivos privados son inaccesibles para otros usuarios, incluso administradores (a menos que la política del centro lo permita)

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Seguridad de Enlaces Públicos

• Los enlaces públicos deben ser únicos e impredecibles (hash largo)
• Se recomienda que caduquen tras cierto tiempo (configuración del centro)
• No requieren autenticación para descargar

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Exportar Lista de Archivos

• Formato: Excel
• Contenido: Listado de archivos con nombre, tamaño, fecha, propietario

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Descargar Archivo

• Formato: Original del archivo
• Acción: Clic en nombre del archivo

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OnlyOffice Document Server

• URL del servidor OnlyOffice
• Clave secreta (JWT)
• Formato de documentos soportados (docx, xlsx, pptx)

• Archivo de configuración de Nubidoc (application.ini) o configuración en base de datos

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Límites de Almacenamiento

• Tamaño máximo por archivo (ej: 50 MB)
• Espacio total por usuario (ej: 1 GB)
• Espacio total del centro (ej: 10 GB)

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Tipos de Archivo Permitidos

• Documentos: pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, odt, ods, odp
• Imágenes: jpg, jpeg, png, gif, bmp, svg
• Textos: txt, csv, rtf
• Otros: zip, rar, 7z (si se permite)

• Ejecutables: exe, bat, sh, cmd, com, msi
• Scripts: js, vbs, ps1 (por seguridad)

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Tutorial 1: Crear Carpeta Compartida para un Departamento

1. Acceder a Archivos → Archivos de mi organización
2. Pasar cursor sobre carpeta raíz del centro (ej: “Clínica Test Nubidoc”)
3. Hacer clic en icono ”📁➕ Añadir carpeta”
4. Introducir nombre: “Fisioterapia”
5. Hacer clic en “Crear”
6. Pasar cursor sobre la nueva carpeta “Fisioterapia”
7. Hacer clic en icono ”👥 Ver usuarios permitidos”
8. En el campo “Usuarios Permitidos”, escribir el nombre del primer fisioterapeuta
9. Seleccionar el usuario de la lista de sugerencias
10. Repetir para cada fisioterapeuta del equipo
11. Hacer clic en “aceptar”
12. Carpeta “Fisioterapia” ahora es accesible solo por los fisioterapeutas seleccionados

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Tutorial 2: Trabajar Colaborativamente en un Protocolo Médico

1. Acceder a Archivos → Archivos de mi organización
2. Navegar a la carpeta compartida del departamento (ej: “Urgencias”)
3. Pasar cursor sobre la carpeta
4. Hacer clic en icono ”📄 Nuevo documento”
5. Seleccionar “Documento de texto (.docx)”
6. Introducir nombre: “Protocolo Atencion Urgencias”
7. Hacer clic en “Crear”
8. Sistema abre OnlyOffice en nueva pestaña
9. Comenzar a redactar el protocolo
10. Notificar a los compañeros (por chat o email) que el documento está creado
11. Los compañeros acceden a la misma carpeta y abren el documento
12. Todos editan simultáneamente (cada uno ve los cambios en tiempo real)
13. OnlyOffice guarda automáticamente los cambios
14. Cuando termine la sesión, cerrar el editor (documento queda guardado en la carpeta)

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Tutorial 3: Compartir Consentimiento Informado con Paciente

1. Acceder a Archivos → Mis archivos
2. Subir el PDF del consentimiento informado (si aún no está subido)
3. Pasar cursor sobre el archivo PDF
4. Hacer clic en opción “Hacer público” o similar (icono 🔗 o 🌐)
5. Sistema genera enlace público único
6. Copiar el enlace
7. Ir a ficha del paciente o módulo de Marketing/Comunicación
8. Enviar email o SMS al paciente con texto: “Estimado paciente, adjunto encontrará el consentimiento informado: [enlace]”
9. Paciente recibe el mensaje, hace clic en el enlace y descarga el PDF
10. (Opcional) Desactivar enlace público tras confirmación de descarga

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️ Capturas de Pantalla Disponibles

1. archivos-menu-lateral.png - Menú lateral con opciones de Archivos expandidas
2. archivos-mis-archivos.png - Vista inicial de “Mis archivos”
3. archivos-carpeta-pedro-contenido.png - Carpeta “Pedro” con archivos (bodyfrontback.png, test1.docx)
4. archivos-botones-accion.png - Botones de acción sobre carpeta (nuevo documento, subir, crear carpeta, permisos)
5. archivos-dialogo-subir-archivo.png - Diálogo modal para subir archivos
6. archivos-dialogo-nuevo-documento.png - Diálogo modal para crear documento colaborativo
7. archivos-dialogo-permisos.png - Diálogo modal de gestión de permisos de carpeta
8. archivos-organizacion-principal.png - Vista de “Archivos de mi organización”