Preparar el envío
Necesita acceso al documento y al paciente. El destinatario debe estar guardado como paciente, persona de contacto o persona relacionada en su ficha. Revise su email y teléfono allí antes de enviar: el diálogo no permite sustituirlos por una dirección escrita a mano. Puede empezar desde las acciones de un informe o adjunto de la Hoja clínica, desde Archivos de la ficha del paciente o desde Mis archivos / Archivos de mi organización. En el archivador general debe seleccionar el paciente al que corresponde el envío. En la historia o en los archivos del paciente, ese paciente viene determinado por el documento.- Pulse Enviar con enlace y PIN junto al documento.
- Si se solicita, busque y seleccione el Paciente.
- Elija el Destinatario y compruebe el email y el teléfono mostrados.
- Seleccione Recibir PIN por: Email, SMS o WhatsApp, según los canales disponibles.
- Elija la Vigencia del enlace: 1 día, 1 semana o 1 mes (30 días).
- Seleccione la Plantilla del email y pulse Enviar enlace.
Qué hace el destinatario
- Abre el botón del email en su navegador.
- Pulsa Recibir PIN. Abrir el enlace por sí solo no envía ningún código.
- Consulta el código en el email, SMS o WhatsApp seleccionado por el centro.
- Introduce el PIN de 6 dígitos y pulsa Verificar PIN.
- Pulsa Descargar documento en ese mismo navegador.
Consultar o revocar un envío
Vuelva a abrir Enviar con enlace y PIN en el documento y consulte Envíos de este documento. La persona que realizó el envío puede pulsar Revocar enlace. Desde ese momento deja de permitir descargas, aunque el destinatario hubiera verificado un PIN previamente. La vigencia se fija al enviar. Cambiar la vigencia predeterminada del centro no amplía enlaces ya emitidos. Si necesita otro plazo, revoque el anterior y cree un nuevo envío.Qué documentos se pueden enviar
Los archivos locales se entregan en su formato original. Los informes de texto de la historia se preparan como PDF a partir de lo que está guardado. Los informes Word de OnlyOffice se entregan en su formato original DOCX, una vez validado el archivo. Si necesita entregar ese informe como PDF, expórtelo a PDF y adjúntelo al paciente antes de enviar. Los formularios o documentos especiales que no admiten la entrega directa muestran un aviso: expórtelos a PDF, adjúntelos al paciente y envíe ese archivo. El documento y sus adjuntos no deben superar 20 MiB. Si un documento solo existe en una web externa, impórtelo primero a Nubidoc. Si el informe tiene imágenes o contenido enlazado desde otra web, incorpórelo al documento antes de enviar. Un archivo del archivador marcado como público debe dejar de estarlo mediante No hacer público antes de enviarlo con PIN. Publicarlo después también invalida el envío protegido. Si el documento se modifica, se crea una nueva versión, se elimina o deja de estar disponible, el enlace anterior deja de funcionar. El destinatario no recibirá automáticamente la nueva versión: revise el documento y haga un nuevo envío.Si el PIN no llega o el enlace no funciona
- No llega el código: revise la carpeta de correo no deseado o el canal elegido. Espere al menos un minuto antes de solicitar otro PIN. Hay un máximo de seis solicitudes por enlace, incluidos los intentos cuyo envío falla.
- Código incorrecto: use el último código solicitado. Pedir uno nuevo invalida el anterior. Después de cinco errores el enlace queda bloqueado y el centro debe emitir otro; pedir más códigos no reinicia ese contador.
- Canal no disponible: el centro necesita tenerlo configurado y el destinatario debe disponer de los datos necesarios. WhatsApp requiere además una plantilla aprobada para enviar el PIN.
- Contacto cambiado: cambiar el email o teléfono guardado, eliminar la persona o quitar su relación con el paciente invalida el enlace. Corrija la ficha y prepare un envío nuevo.
- Documento no disponible: puede haber caducado o sido revocado el enlace, o cambiado/eliminado el documento. Solicite al centro que lo revise y envíe otro enlace.
- No aparece la acción: el centro debe tener activada esta función y su usuario necesita los permisos correspondientes al documento y al paciente.
Configuración del centro
En Administración → Centro → Preferencias generales → Historia clínica, un usuario autorizado puede activar Envío de documentos con enlace y PIN, elegir la Vigencia predeterminada del enlace, la Plantilla del email de entrega y la Plantilla aprobada de WhatsApp para el PIN. La función está desactivada por defecto. La plantilla genérica del email es Documento disponible mediante enlace y PIN. Tanto la plantilla del email como la de WhatsApp deben tener el propósito Envío de documentos con PIN, pero su contenido es distinto:- Email de entrega: debe conservar un único enlace de descarga con el campo
%documentdeliveryurl%. No añada el PIN, campos clínicos ni imágenes. - PIN por WhatsApp: use una plantilla aprobada sin enlace de descarga y con un único parámetro, vinculado a
%documentdeliverypin%. En Plantillas envíos, edite la plantilla de WhatsApp existente, seleccione el propósito indicado y compruebe que solo hay una fila de parámetros. Pulse su campo Valor y elija PIN de descarga de documento en la leyenda; el valor debe quedar como%documentdeliverypin%. Guarde la plantilla y selecciónela en Plantilla aprobada de WhatsApp para el PIN en las preferencias del centro.