Documentos pendientes de firma
En las tarjetas del paciente, las acciones del archivo quedan alineadas en una fila y las de firma en otra. Los nombres largos ocupan hasta dos líneas; deje el puntero sobre el nombre para verlo completo. Si el documento tiene recuadros de firma, Enviar permanece desactivado hasta que todos estén firmados. Una firma parcial, rechazada o bloqueada no permite entregar el documento. Los archivos que no requieren firma se pueden enviar como antes. Solicitar Firma Remota sigue disponible para los recuadros pendientes, con la firma online activada. Ese sobre envía el enlace para firmar; Enviar entrega la copia del documento. Tras completar todas las firmas, vuelva a abrir o actualizar la galería para enviar la copia.Preparar el envío
Necesita acceso al documento y al paciente. El destinatario debe estar guardado como paciente, persona de contacto o persona relacionada en su ficha. Revise su email y, si usará SMS o WhatsApp, su teléfono allí antes de enviar: el diálogo no permite sustituirlos por una dirección escrita a mano. Puede empezar desde las acciones de un informe o adjunto de la Hoja clínica, desde Archivos de la ficha del paciente o desde Mis archivos / Archivos de mi organización. En el archivador general debe seleccionar el paciente al que corresponde el envío. En la historia o en los archivos del paciente, ese paciente viene determinado por el documento. La copia en PDF de la historia clínica de un paciente se envía desde la ventana Exportar historia clínica de su hoja clínica: con Enviar con enlace y PIN al terminar de generarla, o más tarde desde Exportaciones anteriores. Es siempre un documento clínico, así que el PIN va por SMS o WhatsApp; la copia no puede pasar de 20 MB («Supera los 20 MB que admite el envío con PIN…»: descárguela y entréguela por otro medio seguro, o genere la copia por periodos), y al Retirar una copia sus enlaces pendientes dejan de funcionar. Ver «Exportar la historia clínica de un paciente» en el manual de Historia clínica.- Pulse Enviar con enlace y PIN junto al documento.
- Si se solicita, busque y seleccione el Paciente.
- Elija el Destinatario y compruebe el email y el teléfono mostrados.
- Seleccione Email, SMS o WhatsApp entre los canales disponibles para ese documento, destinatario y centro. El diálogo muestra el destino y explica por qué falta un canal.
- Elija la Vigencia del enlace: 1 día, 1 semana o 1 mes (30 días).
- Pulse Enviar enlace.
Qué hace el destinatario
- Abre el botón del email en su navegador.
- Pulsa Recibir PIN. Abrir el enlace por sí solo no envía ningún código.
- Consulta el código recibido por el email, SMS o WhatsApp indicado en la página.
- Introduce el PIN de 6 dígitos y pulsa Verificar PIN.
- Pulsa Descargar documento en ese mismo navegador.
Copia de un consentimiento firmado
Cuando se firma un consentimiento clínico desde el enlace público o la tableta, la firma se guarda, pero Nubidoc no manda automáticamente una copia PDF legible por correo. En Archivos del paciente puede aparecer Copia firmada pendiente de envío protegido. Un profesional con permiso debe abrir ese archivo, usar Enviar con enlace y PIN y seleccionar al propio paciente como destinatario. La marca pendiente desaparece cuando el proveedor acepta el enlace protegido para esa versión; no confirma que el paciente haya abierto el documento. Si se vuelve a firmar antes de enviarla, la copia anterior queda sustituida y la versión actual pasa a ser la pendiente. Si faltan email, teléfono válido, SMS/WhatsApp disponible o la función del centro está desactivada, la copia permanece pendiente para acordar otra entrega. El PIN por email no se ofrece para este consentimiento clínico. Los enlaces públicos antiguos de archivos clínicos dejan de descargar el documento. Si alguien conserva uno, revise el archivo y el contacto guardado y cree un nuevo envío protegido. Los enlaces de archivos generales administrativos siguen funcionando según su configuración. Nubidoc utiliza la clasificación que ya distingue los documentos de historia clínica y archivos médicos de los archivos generales. Las copias administrativas, como un aviso general RGPD correctamente clasificado, conservan el envío habitual por correo; los archivos generales también mantienen su descarga por código y las comunicaciones de integración existentes. El nombre «RGPD» por sí solo no prueba que un archivo sea administrativo. Un archivo de origen clínico conserva su protección aunque se intente cambiar a general. Los archivos de Mis archivos / Archivos de mi organización no se consideran administrativos automáticamente para este PIN. La clasificación no analiza el contenido del archivo. Al subir un documento nuevo, compruebe si contiene información médica y clasifíquelo correctamente; revise también el destinatario. Un documento clínico subido por error como general puede seguir las vías administrativas. Antes de enviar una copia que estaba en cola, Nubidoc vuelve a comprobar el documento y su versión. Las copias firmadas antiguas cuyo origen no puede identificarse quedan retenidas para revisión, incluso si parecen administrativas; el asunto del correo no basta para autorizarlas.Consultar o revocar un envío
Vuelva a abrir Enviar con enlace y PIN en el documento y consulte Envíos de este documento. La persona que realizó el envío puede pulsar Revocar enlace. Desde ese momento deja de permitir descargas, aunque el destinatario hubiera verificado un PIN previamente. La vigencia se fija al enviar. Cambiar la vigencia predeterminada del centro no amplía enlaces ya emitidos. Si necesita otro plazo, revoque el anterior y cree un nuevo envío.Qué documentos se pueden enviar
Los archivos locales se entregan en su formato original. Los informes de texto de la historia se preparan como PDF a partir de lo que está guardado. Los informes Word de OnlyOffice se entregan en su formato original DOCX, una vez validado el archivo. Si necesita entregar ese informe como PDF, expórtelo a PDF y adjúntelo al paciente antes de enviar. Los formularios o documentos especiales que no admiten la entrega directa muestran un aviso: expórtelos a PDF, adjúntelos al paciente y envíe ese archivo. Un adjunto firmado con VidSigner se envía con su versión firmada (la que ofrece «Descargar FIRMADO»), y el nombre del archivo acaba en «_firmado»: el destinatario sabe que recibe el firmado, nunca el original sin firmar. Si el adjunto consta como firmado pero su copia firmada no está disponible en el servidor, el envío no se hace y la aplicación avisa: «Este adjunto consta como firmado, pero su copia firmada no está disponible en el servidor, así que no se puede usar: nunca se usa el original sin firmar en su lugar. Contacte con soporte para recuperarla.» El documento y sus adjuntos no deben superar 20 MiB. Si un documento solo existe en una web externa, impórtelo primero a Nubidoc. Si el informe tiene imágenes o contenido enlazado desde otra web, incorpórelo al documento antes de enviar. Un archivo del archivador marcado como público debe dejar de estarlo mediante No hacer público antes de enviarlo con PIN. Publicarlo después también invalida el envío protegido. Si el documento se modifica, se crea una nueva versión, se elimina o deja de estar disponible, el enlace anterior deja de funcionar. El destinatario no recibirá automáticamente la nueva versión: revise el documento y haga un nuevo envío.Si el PIN no llega o el enlace no funciona
- Envío fallido antes del PIN: el correo del enlace no se ha confirmado. Compruebe el email guardado en la ficha y cree otro envío. Si vuelve a fallar con una dirección válida, contacte con soporte; todavía no se ha enviado ningún PIN.
- No llega el código: revise el canal indicado en la página: otro email al mismo buzón, SMS o WhatsApp al teléfono guardado. Espere al menos un minuto antes de solicitar otro PIN. Hay un máximo de seis solicitudes por enlace, incluidos los intentos cuyo envío falla.
- Llega el código, pero la página muestra un error y no permite escribir el PIN: ese código no se puede usar. Espere al menos un minuto y solicite otro desde la misma ventana. Si vuelve a ocurrir, contacte con el centro para que lo comunique a soporte; evite agotar los seis intentos del enlace.
- Código incorrecto: use el último código solicitado. Pedir uno nuevo invalida el anterior. Después de cinco errores el enlace queda bloqueado y el centro debe emitir otro; pedir más códigos no reinicia ese contador.
- Canal no disponible: el enlace siempre requiere un email válido guardado. Email para el PIN exige clasificación administrativa comprobada; SMS exige un móvil válido y el servicio activo; WhatsApp exige además contrato, cuenta emisora y plantilla aprobada y revisada. El diálogo indica los motivos y no permite enviar sin un canal viable.
- Contacto cambiado: cambiar el email o teléfono guardado, eliminar la persona o quitar su relación con el paciente invalida el enlace. Corrija la ficha y prepare un envío nuevo.
- Documento no disponible: puede haber caducado o sido revocado el enlace, o cambiado/eliminado el documento. Solicite al centro que lo revise y envíe otro enlace.
- No aparece la acción: el centro debe tener activada esta función y su usuario necesita los permisos correspondientes al documento y al paciente.