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Supervisar una cancelación atendida por la secretaria virtual

Esta guía se aplica solo a centros que tengan activada la cancelación automática por teléfono o WhatsApp. Se activa desde Comunicaciones → Secretaria virtual y chatbot, apartado «2. Qué hace el bot», con la casilla Cancelar citas; es independiente de la reserva automática.

Pasos

  1. Revise el aviso que recibe la persona responsable cuando el asistente anula una cita.
  2. Abra la cita desde la agenda y compruebe que figura como Cancelada.
  3. Si su centro usa el seguimiento de cancelaciones y su perfil tiene permiso, entre en Agenda → Cancelaciones. La solicitud aparece con origen Paciente; desde allí puede hacer el seguimiento habitual.
  4. En Comunicaciones, abra la conversación para revisar el rastro de la intervención del asistente. Para llamadas telefónicas, la pestaña Llamadas de la secretaria virtual muestra también las herramientas utilizadas y, si el centro conserva transcripciones, el texto de la llamada.

Cuándo no se anula la cita

La anulación solo se efectúa después de que la persona confirme expresamente la cita que el asistente le leyó. Si no pudo identificarla, la cita estaba fuera del plazo configurado o había un pago que requería revisión, el asistente deja un recado para el equipo y no anula la cita. Cambiarla de día u hora tiene su propia guía: Cambiar la fecha de una cita con la secretaria virtual; si el centro no tiene activada esa casilla, el asistente lo gestiona por recado. Si el centro no configuró una antelación mínima, el asistente no aplica un plazo implícito a las citas de hoy o mañana. No gestiona cobros ni devoluciones. Consulte Administración, sección «Cancelaciones atendidas por la secretaria virtual», para conocer el funcionamiento completo.