Configurar el portal del paciente

Deja preparado el portal para que tus pacientes puedan reservar y acceder a su información. Recorreremos los ajustes de la clínica y terminaremos comprobando qué ve el paciente. Las capturas contienen datos de demostración. Pulsa una imagen para ampliarla. Los nombres, enlaces y opciones seleccionadas son ejemplos: utiliza los de tu centro.

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Antes de empezar

Necesitas acceso a Administración y permiso para modificar la configuración del centro, los usuarios y las prestaciones. Si no ves alguna opción, pide a la persona administradora que revise tus permisos. Esta guía utiliza Portal nuevo (v2), con acceso mediante email y código. Si todavía no has preparado los horarios, empieza por la guía visual de horarios.

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1. Preparar lo que se podrá reservar

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La sede

Entra en Administración → Centros y recursos → Centros. Busca la sede y pulsa Modificar.

1. Comprueba que su Estado está en Activado.
2. Pon Disponible cita online en Sí.
3. Revisa los límites de reserva de la siguiente tabla.
4. Guarda con aceptar.

Por ejemplo, 60 minutos de margen y 24 horas para cancelar expresan dos condiciones distintas. Son decisiones de tu clínica, no valores que debas copiar de la captura.

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El profesional

Ve a Administración → Equipo y accesos → Usuarios. Busca al profesional, marca su fila y pulsa Modificar. Comprueba que tiene la sede correcta en Centros, Admite citas en Sí y Agenda online en SI. Guarda con aceptar. Revisa después sus Horarios: la plantilla debe estar asignada a esa persona y sede, con fechas vigentes. Si utiliza Citas sin paciente, deben existir los huecos vacíos que vas a ofrecer. La guía de horarios explica ambos modos.

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La prestación

Una prestación es el tipo de cita que el paciente elige, por ejemplo «Primera consulta» o «Revisión». En Administración → Facturación y catálogo → Prestaciones, selecciona la prestación y pulsa Modificar. Revisa su nombre, Duración estimada, Centro(s), Activa: SI y Disponible cita online: SI. Guarda con aceptar. Si aparece Centro(s) disponible en cita online, revisa también esa selección. Para revisar los importes que mostrarás, utiliza la guía visual de precios. Comprueba: sede y profesional admiten reservas online, la prestación está habilitada y el horario cubre las fechas que quieres ofrecer.

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2. Activar el portal y elegir la versión

Abre Administración → Centro → Cita online / Portal paciente. Encontrarás dos pestañas: Configuración general y Datos del paciente. En Configuración general:

1. Selecciona Activado en Cita online / portal del paciente.
2. Para seguir esta guía, elige Portal nuevo (v2, instalable en el móvil).
3. Continúa con los ajustes siguientes; al terminar pulsa Guardar configuración, al pie de la pantalla.

Cambiar la versión cambia también los enlaces incluidos en emails y confirmaciones. Después de guardar ese cambio, recarga la pantalla antes de copiar el enlace. Si no aparece la tarjeta Cita online, la persona administradora puede revisar Centro → Preferencias → Cita online → Permitir configurar la cita online desde Administración. También debe estar disponible el módulo Cita online / Portal del paciente. Consulta quién puede ver esta pantalla.

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3. Elegir cómo entrará y reservará el paciente

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Acceso del paciente

Abierto no hace públicos los datos personales: para consultar citas propias, facturas o documentos, el paciente debe identificarse.

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Orden de selección

Elige el recorrido que resulte más natural para tus pacientes:

• Prestación > Profesional > Huecos: primero «Primera consulta», después quién atiende y finalmente la hora.
• Profesional > Prestación > Huecos: primero con quién quiere atenderse.
• Servicio > Profesional > Prestación > Huecos: primero la especialidad o servicio, cuando tu catálogo esté organizado así.

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Información que se muestra al elegir

En Prestaciones, decide si mostrarás el precio y la duración. En Profesionales, decide si mostrarás la imagen y la bio, es decir, la descripción pública del profesional. Si utilizas La prestación define la modalidad, el campo Videoconferencia de cada prestación determina si la cita es por vídeo o presencial. Para ofrecer el mismo servicio de las dos formas, prepara una prestación para cada modalidad. Comprueba al probar el enlace: el primer paso coincide con tu elección y el precio, la duración y la información del profesional son correctos.

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4. Elegir los apartados del portal

En Secciones del portal del paciente, selecciona Sí para los apartados que vas a utilizar. Citas siempre está activo.

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Si vas a compartir documentación clínica

Activar Carpeta médica no sustituye la configuración de permisos. En Administración → Historia clínica → Permisos de acceso, revisa el perfil de acceso por defecto para el portal del paciente. Los accesos ya creados conservan su perfil. Antes de abrir este apartado a tus pacientes, sigue las capturas de permisos de la carpeta médica y publicación de archivos. Comprueba con un paciente de prueba: aparecen los apartados elegidos y únicamente la documentación que quieres compartir con esa persona. Un apartado visible puede estar vacío si todavía no tiene contenido.

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5. Configurar el alta y el motivo de la cita

En Alta de nuevos pacientes en el portal, decide si permitirás que una persona cree su cuenta sin que la clínica la registre previamente. Si eliges Sí, revisa Después del alta:

• Pedir el código de acceso al instante (PIN): continúa con la identificación mediante código.
• Enseñar un mensaje, sin pedir código: muestra un texto y el botón Acceder, que lleva al inicio de sesión con el email ya escrito. No inicia sesión automáticamente.

Puedes escribir un Mensaje tras el alta, por ejemplo: «Tu cuenta se ha creado. Pulsa Acceder para entrar en tu portal». Solo se utiliza con la segunda opción. Si lo dejas vacío, se muestra el mensaje predeterminado. El Enlace «Regístrate» abre directamente la creación de cuenta. Úsalo para un botón con ese propósito; para el acceso habitual o las reservas utiliza el enlace general del paso 9. Si el alta está desactivada, el enlace de registro lleva al acceso normal. En Motivo de la cita, elige Sí si quieres que el paciente explique por qué solicita la consulta. En el portal nuevo será obligatorio al confirmar la reserva, tanto para pacientes identificados como para quienes reservan en abierto. Se guarda en la nota del paciente de la cita. No se pide al crear la cuenta y funciona aunque ocultes Observaciones en el paso siguiente.

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6. Elegir qué datos vas a pedir

Vuelve a la parte superior y abre Datos del paciente.

1. Marca Mostrar en los campos que necesitas.
2. Marca Obligatorio solo si el paciente debe rellenarlos para continuar.
3. Arrastra el icono del extremo izquierdo de una fila para cambiar su orden.
4. Revisa el resultado antes de guardar.

Nombre, primer apellido y email son siempre visibles y obligatorios; sus casillas aparecen bloqueadas. El resto permite adaptar el formulario. La configuración se usa también al crear una cuenta; Observaciones corresponde a la reserva de cita. En las preferencias de comunicación de tipo Sí/No, Valor por defecto fija la selección inicial incluso si ocultas ese campo. Revísalo conscientemente: ocultar una fila no equivale a seleccionar «No». Pide solo los datos necesarios para este paso. Si quieres que el paciente complete su ficha y firme después, consulta registro mínimo con firma de protección de datos: ese circuito requiere ajustes adicionales. Comprueba: se entiende qué datos son obligatorios y no estás pidiendo información que tu clínica no necesita para reservar.

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7. Revisar los pagos, si vas a cobrarlos al reservar

Este paso es relevante si quieres ofrecer cobro en el portal. Recuerda que Pago adelantado, en la ficha de la sede, decide si el pago es obligatorio. En Configuración general → Plazo de pago de la cita, puedes indicar cuántos minutos dispone el paciente para pagar una reserva pendiente. 60 equivale a una hora; vacío mantiene el cálculo automático. La pantalla indica el plazo aplicado. Mientras está pendiente, el hueco permanece ocupado; si vence sin pagar, se cancela y se avisa al paciente. Si la clínica confirma manualmente una reserva pendiente de tarjeta, esta se conserva aunque termine el plazo sin pago online. Revisa los estados del pago con tarjeta si utilizas ese circuito. La tarjeta todavía no se ofrece para profesionales con Citas sin paciente. No configurado significa que no basta con marcar una casilla aquí: primero debe estar preparado ese medio de cobro. Comprueba: el medio que quieres utilizar está realmente disponible. No des por terminado el circuito de pago hasta haberlo probado con la configuración de tu clínica.

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8. Añadir los enlaces y guardar

Vuelve a Configuración general. En Textos legales de la reserva, activa Mostrar enlace e introduce la dirección completa de la Política de privacidad y de las Condiciones de contratación de tu clínica, según corresponda. Abre esas direcciones y comprueba que llevan al contenido correcto. Pulsa Guardar configuración al pie de la pantalla. Guarda los ajustes de las dos pestañas. Comprueba: vuelve a abrir la configuración y verifica que conserva tus elecciones. Si cambiaste de versión, recarga antes de copiar la dirección del portal.

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9. Probar el enlace antes de compartirlo

En Configuración general → Enlace para pacientes, pulsa Copiar junto a URL de cita online / portal. Ábrelo en otra pestaña o en una ventana privada y comprueba este recorrido:

1. Entrada: aparece tu clínica y el acceso abierto o con código que has elegido.
2. Selección: se ofrecen la sede, la prestación y los profesionales correctos. Si solo hay una sede disponible, puede omitirse ese paso.
3. Disponibilidad: elige un profesional concreto y comprueba varios días, incluidas las excepciones que hayas creado.
4. Formulario: revisa los datos solicitados, el motivo y los enlaces antes de confirmar.
5. Área personal: con una ficha de prueba y un email que controles, comprueba las secciones y los permisos. Si entraste en modo abierto, utiliza menú de tres puntos → Iniciar sesión.

Puedes revisar los pasos previos sin confirmar una cita. Si completas una reserva de prueba, quedará en la agenda: utiliza datos de prueba y cancélala al terminar. Si requiere pago, la confirmación puede iniciar un cobro.

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Lista final

• La sede, el profesional y la prestación están habilitados.
• Los horarios están vigentes y aparecen las horas previstas.
• He guardado el acceso, el orden de selección y los datos que se piden.
• He revisado las secciones, los archivos y los permisos con una ficha de prueba.
• El alta y el motivo de la cita funcionan como he decidido.
• Si exijo pago, he comprobado que existe un medio utilizable.
• Los enlaces de la clínica funcionan y he copiado la dirección correcta del portal.

Cuando estas comprobaciones estén completas, utiliza ese enlace en tu web o en tus comunicaciones con los pacientes. Para explicarles el uso cotidiano, consulta la experiencia del paciente.

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Si algo no sale como esperabas

Si necesitas ayuda después de estas comprobaciones, indica en qué paso ocurre y qué mensaje aparece. Esto permite revisar el ajuste concreto que falta.