Administracion - Nubidoc

🎯 Propósito y Casos de Uso

Descripción

El módulo de Administración es el centro de control del sistema Nubidoc. Permite configurar todos los aspectos del centro médico: datos de contacto, preferencias del sistema, usuarios, roles y permisos, datos maestros (pagadores, prestaciones, centros), configuración de historia clínica, auditoría, notificaciones y más. Es el módulo más crítico del sistema ya que determina cómo funcionará toda la aplicación para ese centro médico específico.

Usuarios Objetivo

Administrador del centro: Configura el centro, gestiona usuarios, define datos maestros
MasterAdmin (Treebole): Acceso completo al sistema, gestión de múltiples clientes

Casos de Uso Principales

Configurar datos del centro médico
- Actor: Administrador
- Objetivo: Establecer información de contacto, datos económicos y preferencias
- Precondiciones: Ser usuario administrador
- Pasos: Ir a Administración > Datos de cliente > completar formularios
- Resultado: Centro configurado correctamente
Crear y gestionar usuarios
- Actor: Administrador
- Objetivo: Dar acceso al sistema a profesionales y personal
- Precondiciones: Tener permisos de gestión de usuarios
- Pasos: Ir a Usuarios > Nuevo > completar datos > asignar rol
- Resultado: Usuario creado con acceso al sistema
Definir prestaciones y tarifas
- Actor: Administrador
- Objetivo: Configurar servicios ofrecidos y sus precios
- Precondiciones: Acceso a datos maestros
- Pasos: Ir a Datos maestros > Prestaciones > crear/editar
- Resultado: Catálogo de servicios disponible
Configurar roles y permisos
- Actor: Administrador
- Objetivo: Definir qué puede hacer cada tipo de usuario
- Precondiciones: Privilegio de gestión de roles
- Pasos: Ir a Datos maestros > Roles/Privilegios > editar permisos
- Resultado: Permisos granulares configurados
Personalizar plantillas de notificación
- Actor: Administrador
- Objetivo: Adaptar mensajes automáticos a la imagen del centro
- Precondiciones: Acceso a datos maestros
- Pasos: Ir a Datos maestros > Plantillas envíos > editar HTML/texto
- Resultado: Emails/SMS personalizados
- Nota: Las imágenes y los estilos que incluyas en una plantilla de email se ajustan automáticamente al enviarla, para que el correo se vea correctamente en Gmail, Outlook y Apple Mail.
Revisar auditoría del sistema
- Actor: Administrador
- Objetivo: Verificar cambios en datos sensibles
- Precondiciones: Acceso a auditoría
- Pasos: Ir a Auditoría > filtrar por fecha/usuario/entidad
- Resultado: Log de cambios visible

🗺️ Estructura del Módulo

Panel Principal de Administración

Panel principal del modulo Administracion

1. Datos de cliente

Vista: admintools/customermain
Descripción: Configuración del centro médico

2. Datos maestros

Vista: admintools/masterdata
Descripción: Configuración de catálogos y entidades base
Disponibilidad: Depende de los permisos del usuario según entidad

3. Historia clínica

Vista: admintools/documentshcmain
Descripción: Configuración de documentos médicos, plantillas, consentimientos
Disponibilidad: Requiere acceso a HC
Consentimientos informados:
- Al crear una plantilla nueva (HTML u Office), se genera automáticamente una firma por defecto “Firma del paciente”
- En la leyenda de variables disponibles se incluyen: %usersignatureimage% (firma digitalizada del profesional) y %assigneddoctorsignature% (firma del doctor asignado)
- Las plantillas de tipo Office (DOCX) soportan todos los tags de sustitución incluyendo imágenes nativas de Word
- Al crear una plantilla nueva de tipo Office, el botón “Subir .docx” aparece deshabilitado hasta que la plantilla se guarde por primera vez. Esto evita intentar subir un archivo a una plantilla que aún no existe en el sistema
- Si se activa la preferencia general “Seleccionar profesional firmante al imprimir”, al imprimir consentimientos o documentos no clínicos para firma se puede elegir el profesional que resolverá los metatags de firma %doctorname%, %doctorcolnumber% y %usersignatureimage%

4. Auditoría

Vista: admintools/audit/audit
Descripción: Consulta de cambios en el sistema
Nota de soporte: las trazas internas de rendimiento TOO MUCH TIME en logs solo se generan cuando una petición supera los 30 segundos; la duración total de la operación puede seguir quedando registrada para diagnóstico

5. Notificaciones

Vista: admintools/notification/notification
Descripción: Histórico de emails/SMS enviados

6. Notas

Vista: admintools/wallnotesadmin
Descripción: Gestión de notas murales (avisos internos)

7. Usuarios

Vista: admintools/users
Descripción: Gestión de usuarios del sistema

8. Módulos (condicional)

Vista: admintools/modulesmain
Descripción: Activación/desactivación de módulos opcionales
Condición: Customer::allowModulesManagement()

9. Aspecto (Treebole Clínicas)

Vista: admintools/csscustomadmin
Descripción: Personalización de colores/estilos

10. Asistencia (condicional)

Vista: admintools/timeregistry/timeregistry
Descripción: Control de fichajes de empleados
Visual: Registros corregidos con fondo naranja
Visual: Registros originales reemplazados (inactivos) con fondo rojo claro al activar “Incluir historial”
Condición: Customer::allowUserTimeCheck()
Corrección de registro: Al pulsar “Corregir”, se abre un diálogo con los campos “Nueva entrada”, “Nueva salida” y “Motivo de corrección”. El motivo es obligatorio: si se deja vacío y se pulsa “guardar”, el diálogo permanece abierto y muestra un mensaje de error indicando que el motivo es obligatorio.

📄 Secciones Principales

Submenú con 7 opciones: Contiene 25+ opciones organizadas por tipo: Facturación:

Pagadores
Prestaciones (servicios para citas)
Facturables (productos/servicios para facturas)
Tipos de IVA
Precios
Tarifas Actividades (condicional)
Descuentos
Etiquetas facturas
Series facturas

Organización:

Multicentros (condicional)
Centros
Almacenes (condicional)
Etiquetas usuarios
Horarios Usuarios
Servicios (especialidades médicas)
Recursos (salas, equipamiento)

Seguridad:

Roles/Privilegios

Programas y Bonos:

Bonos
Programas

Pacientes:

Pacientes (configuraciones específicas)

Datos maestros > Pacientes > Campos adicionales

La pantalla de Campos adicionales permite definir campos propios del centro para ampliar la ficha del paciente. En el listado de campos, cada fila incluye switches SI/NO para controlar usos concretos:

Habilitar filtro: permite usar el campo como filtro en búsquedas de pacientes.
Acciones paciente: muestra u oculta el campo en el diálogo de Acciones del paciente. Está activado por defecto para los campos existentes.
Acciones cita: muestra u oculta el campo en el diálogo de Acciones de la cita. Está desactivado por defecto y se activa solo para campos que deban consultarse desde la agenda.

Los cambios se guardan al modificar el switch. El campo sigue existiendo en la ficha del paciente aunque se oculte de las acciones. Al pulsar Nuevo campo adicional, el selector se muestra ordenado alfabéticamente. Además de las plantillas habituales, incluye las listas de valores propias del centro marcadas como “(lista)”. Al elegir una lista propia, Nubidoc crea un campo de tipo lista para la ficha del paciente y usa los valores configurados para ese centro.

Datos maestros > Pacientes > Listas de valores

La pantalla de Listas de valores permite gestionar los valores que aparecen en los campos adicionales de tipo lista (por ejemplo, “Procedencia”). Las listas del sistema siguen disponibles para todos los centros, y cada centro puede añadir sus propias listas con el botón Nueva lista. Las listas se muestran en orden alfabético. En las listas propias del centro se puede modificar el nombre, añadir valores, modificar valores y borrar valores. También se puede eliminar una lista propia si está vacía: una lista se considera vacía cuando no tiene valores activos ni campos adicionales asociados; si ya contiene valores o se está usando en un campo adicional, el sistema no permite borrarla. Al crear, modificar o eliminar un valor solo se actualiza el contenido de esa lista, sin cerrar el acordeón ni obligar a buscar otra vez. Valores organizados en árbol (niveles): además de listas simples, los valores pueden organizarse en niveles (categoría → subcategoría → opción). Por ejemplo, para “Procedencia”:

LEAD → Google Ads, Meta (y dentro de Meta: Meta Lipo, Meta Blefaroplastia, Meta Reducción)
SEO → Formulario web, WhatsApp, Instagram, Facebook
BI → Paciente antiguo, Referido

Al crear o editar un valor, el campo “Padre” permite colgarlo de otro valor del mismo grupo; con “(Raíz / sin padre)” queda como opción de primer nivel. El listado muestra la jerarquía indentada, con un punto (•) en cada elemento hijo. Para añadir, por ejemplo, una nueva campaña de Meta, basta con crear un valor y elegir su “Padre”. Reglas:

Un valor no puede ser su propio padre ni colgar de un descendiente suyo.
No se puede eliminar un valor que todavía tiene hijos: primero hay que eliminar o reubicar los hijos.

En la ficha del paciente, el campo se muestra como un único desplegable con las opciones indentadas. Solo se pueden elegir las opciones finales; las categorías intermedias aparecen como cabecera no seleccionable, de modo que el valor registrado sea siempre el más concreto. Comunicación:

Plantillas envíos (email/SMS)
Campañas
Recordatorios
Reglas envío tiempos
Reglas envío plantilla

Tareas:

Tareas (tipos, flujos) - condicional

Interfaz de gestión de usuarios con grid jqGrid. Filtro de búsqueda: Encima de la tabla de usuarios hay un formulario de filtro que permite buscar usuarios por múltiples criterios simultáneamente:

Nombre — Busca por nombre del usuario (búsqueda parcial)
1er Apellido — Busca por primer apellido (búsqueda parcial)
Nombre corto — Busca por nombre corto del profesional (búsqueda parcial)
Email — Busca por dirección de email (búsqueda parcial)
Perfil — Filtra por rol/perfil del usuario (desplegable con los perfiles disponibles)
Centro — Filtra por centro(s) asignados al usuario (selector múltiple, solo visible en configuración multicentro)
Servicio — Filtra por servicio(s)/especialidad(es) del usuario (selector múltiple, solo visible si el centro tiene servicios)
Estado — Filtra por estado del usuario: Solicitado, En proceso, Activado o Desactivado
Etiquetas — Filtra por etiqueta(s) asignadas al usuario (selector múltiple)

Botón Buscar: aplica todos los filtros seleccionados y recarga la tabla mostrando solo los usuarios que coinciden. Botón Limpiar: borra todos los filtros y muestra de nuevo todos los usuarios. Los filtros se pueden combinar entre sí. Por ejemplo, se puede filtrar por Perfil “Doctor” y Estado “Activado” simultáneamente para ver solo los doctores activos. Columnas del grid:

Nombre, 1er Apellido, 2º Apellido
Nombre corto
DNI
Email
Perfil (Rol)
Centro(s) - solo en multicentro
Ver pacientes Centro(s) - solo en multicentro
Servicio(s)
Tipo (¿Es usuario de agenda?)
Citas (¿Permite citas?)
Estado
Etiquetas

Botones disponibles:

Nuevo - newUser()
Modificar - editSelectedUser()
Borrar - removeSelectedUser()
Cambiar estado - changeUserStatus()
Subir certificado - uploadDigitalCertSelectedUser()
Mensaje online - changeUserOnlineMessage() (condicional)
Cambiar etiquetas - changeUserLabels()

📝 Formularios Principales

Campos principales:

Nombre, primer apellido, segundo apellido
Nombre corto
Email (login)
Contraseña
DNI
Teléfono, móvil
Rol/Perfil
Centro(s) asociados (multicentro)
Servicio(s) / Especialidad(es)
¿Es usuario de agenda?
¿Permite citas online?
Estado (activo/bloqueado/solicitado)
Etiquetas
Compartir agenda con (multi-selección, opcional)

Campo “Compartir agenda con”: Este campo permite indicar con qué otros usuarios del centro se desea compartir la agenda del usuario que se está editando. Es un campo de selección múltiple donde se pueden elegir uno o varios usuarios.

El usuario que se está editando no aparece en la lista (no tiene sentido compartir la agenda consigo mismo).
Los demás usuarios del centro, incluido el usuario que está realizando la edición, sí aparecen disponibles para selección.
Al guardar, se pueden seleccionar varios usuarios a la vez y todos se guardarán correctamente.
Para quitar un usuario de la lista, basta con deseleccionarlo y guardar.
Este campo solo es visible si el centro tiene activada la funcionalidad de agenda compartida.

Campos:

Nombre del rol
Descripción
¿Es administrador? (checkbox)
Lista de privilegios (checkboxes agrupados por categoría)

Campos:

Nombre
Dirección, ciudad, código postal
Teléfono
Email
Solo facturas (sin citas)
Permite citas online
Pago anticipado online
Plantillas notificación (Email, SMS, WhatsApp)
Cuándo enviar notificaciones (siempre, solo confirmadas, nunca)
Almacenes asociados
Grupo de centros (multicentro)
Estado (activo/inactivo)

🔄 Workflows Principales

Workflow 1: Crear Nuevo Usuario

1. Administrador va a Administración > Usuarios
   ↓
2. Clic en botón "Nuevo"
   ↓
3. Sistema abre diálogo con formulario de usuario
   ↓
4. Administrador completa:
   - Datos personales (nombre, email, DNI)
   - Selecciona rol/perfil
   - Selecciona servicios/especialidades
   - Configura si es usuario de agenda
   ↓
5. Clic en "Aceptar"
   ↓
6. Sistema valida datos (email único, campos obligatorios)
   ↓
7. Sistema crea usuario con estado "Solicitado"
   ↓
8. Sistema envía email al nuevo usuario con instrucciones de acceso
   ↓
9. Grid de usuarios se recarga mostrando nuevo usuario

Variantes:

Si email ya existe: error “Email ya registrado”
Si rol no seleccionado: error “Debe seleccionar un rol”
Usuario puede activarse directamente cambiando estado

Workflow 2: Configurar Preferencias del Centro

A partir de la última versión, Preferencias generales ya no usa un botón “Aceptar”. Cada preferencia se guarda automáticamente en cuanto se cambia.

1. Administrador va a Administración > Datos de cliente > Preferencias generales
   ↓
2. Sistema carga las pestañas (Agenda, Usuarios, Historia clínica, Facturación, Pacientes, Otras)
   con sliders Sí/No, listas y campos de texto
   ↓
3. Administrador cambia un valor:
   - Slider Sí/No → guarda al pulsar el slider
   - Lista desplegable → guarda al elegir la opción
   - Texto / número → guarda al pulsar Tab/clic fuera o pulsar Enter
   - Texto largo (pie de factura, pie de presupuesto) → guarda al perder foco;
     Enter inserta salto de línea
   ↓
4. Aparece notificación "Parámetro actualizado correctamente" abajo a la derecha
   ↓
5. Si el valor no es válido (ej: URL sin `https://`), aparece notificación roja
   y el campo recupera el valor anterior
   ↓
6. Preferencias aplicadas en toda la aplicación

Todas las pestañas comparten ahora el mismo estilo visual de slider para los Sí/No, sustituyendo los radios “pelados” antiguos.

Auto-guardado en las preferencias de usuario (Mi perfil > Preferencias)

La pantalla Mi perfil > Preferencias sigue el mismo patrón que las preferencias generales del centro: ya no hay botón “Aceptar”. Cada cambio se guarda al instante con notificación verde de confirmación. Cambios visuales y de comportamiento:

Los pares Sí/No se sustituyen por un único slider Sí/No: “Finalizar sesión si usuario inactivo”, “Permitir citas fuera de horario”, “Mostrar prestación”, “Mostrar sábado”, “Mostrar domingo” (sección Calendario) y “Mostrar ayuda en línea”.
“Permitir solapar citas” mantiene sus tres opciones (Sí / No / Preguntar) como antes, ya que es un selector de tres estados.
Los desplegables (idioma de facturas, modo día/noche, impresión de medicación, vista inicial del calendario, qué mostrar al crear una cita, código de colores, ordenación de facturas, sentido) guardan al elegir una opción.
“Intervalos de tiempo” del calendario guarda al pulsar Tab/Enter o salir del campo.
“Mostrar sábado” y “Mostrar domingo” permiten ocultar esos días en las vistas mensual y semanal del calendario solo para el usuario que cambia la preferencia. Por defecto ambos están activados.
“Al crear cita, mostrar:” permite elegir si, después de guardar una cita, el usuario se queda en el mensaje de confirmación, vuelve al calendario o vuelve al planificador. Calendario y planificador solo se ofrecen si el usuario tiene acceso a esas vistas.
Las prestaciones preseleccionadas y los facturables preseleccionados (multi-selectores) guardan automáticamente cualquier cambio en la selección.
El switch “Finalizar sesión si usuario inactivo” mantiene el aviso de seguridad: al desactivarlo aparece la advertencia “Su sesión no será finalizada automáticamente” y la barra superior cambia visualmente para recordarlo.

Workflow 3: Definir Prestación (Servicio)

1. Administrador va a Administración > Datos maestros > Prestaciones
   ↓
2. Clic en "Nuevo" o editar existente
   ↓
3. Formulario con campos:
   - Nombre de la prestación
   - Descripción
   - Duración (minutos)
   - Precio
   - Tipo de IVA
   - Color (para agenda)
   - Servicios asociados
   ↓
4. Clic en "Aceptar"
   ↓
5. Sistema guarda en hpc_serviceoffer
   ↓
6. Prestación disponible al crear citas

Workflow 4: Configurar Roles y Permisos

1. Administrador va a Datos maestros > Roles/Privilegios
   ↓
2. Selecciona rol existente o crea nuevo
   ↓
3. Sistema muestra grid con todos los privilegios disponibles
   ↓
4. Administrador marca/desmarca checkboxes por categoría:
   - Ver pacientes, crear pacientes, eliminar pacientes
   - Ver agenda, gestionar citas
   - Ver facturas, crear facturas, eliminar facturas
   - Acceso a HC
   - Acceso a administración
   - etc. (50+ privilegios)
   ↓
5. Clic en "Guardar"
   ↓
6. Sistema actualiza tabla hpc_privilege
   ↓
7. Usuarios con ese rol obtienen permisos actualizados inmediatamente

Workflow 5: Consultar Auditoría

1. Administrador va a Administración > Auditoría
   ↓
2. Sistema muestra formulario de búsqueda
   ↓
3. Administrador filtra por:
   - Rango de fechas
   - Usuario que hizo el cambio
   - Entidad (paciente, cita, factura, etc.)
   - ID de entidad específica
   ↓
4. Clic en "Buscar"
   ↓
5. Sistema consulta tabla hpc_audit
   ↓
6. Muestra grid con:
   - Fecha/hora del cambio
   - Usuario
   - Acción (CREATE, UPDATE, DELETE)
   - Entidad afectada
   ↓
7. Doble clic en una fila para ver el detalle del cambio
   ↓
8. Se abre un carrusel con la tarjeta del cambio seleccionado en
   el centro, y las tarjetas del cambio anterior y siguiente a los
   lados. Se puede navegar haciendo clic en las tarjetas laterales.

Detalle de auditoría: carrusel de cambios

Al hacer doble clic en un registro de auditoría, se abre un diálogo con un carrusel de tarjetas que muestra el historial de cambios de esa entidad concreta. Cabecera de cada tarjeta:

Tipo de acción (Cita creada, Cita actualizada, etc.)
Fecha y hora del cambio
Usuario que realizó el cambio
Tipo de entidad (Cita, Paciente, Factura, etc.)
Identificador de correlación con logs (thread ID), útil para soporte técnico

Cuerpo de cada tarjeta — campos con valores legibles:

Los IDs de entidades relacionadas se muestran con su nombre entre paréntesis. Por ejemplo, en vez de solo 100000005, se muestra 100000005 (Centro Clínico).
Los campos booleanos (sí/no) se muestran de forma legible: 0 (No), 1 (Sí).
Los estados de cita se muestran con su nombre: 1 (programada), 4 (cancelada), etc.

Comparación de cambios:

Los campos que han cambiado respecto al registro anterior aparecen resaltados en color naranja, facilitando identificar de un vistazo qué se modificó.
Los campos se muestran siempre en el mismo orden y con los mismos campos visibles, incluso si un campo no tiene valor, para facilitar la comparación visual lado a lado.

Servicios de la cita:

En el caso de citas, el registro de auditoría incluye un campo “Servicios” que muestra un resumen de las prestaciones asociadas a la cita (nombre, cantidad, precio unitario y total).
Si se modifica el precio o se añade/quita un servicio de la cita, el campo “Servicios” aparecerá en naranja indicando el cambio.
La auditoría se genera tanto al crear/modificar la cita como al editar o eliminar prestaciones individuales desde el detalle de la cita.

Líneas de la factura:

El registro de auditoría de cada factura incluye un campo “Líneas de factura” que muestra un resumen de las prestaciones facturadas (nombre del servicio, cantidad, precio unitario, IVA y total por línea). Los descuentos aparecen marcados como [descuento] con el total en negativo.
La auditoría se genera en los tres eventos clave de una factura: al crearla (registro “Factura creada”), al modificarla (registro “Factura modificada” — cambios de fecha, cliente, totales, forma de pago, % descuento, retención, observaciones, etc.), y al borrarla (registro “Factura borrada”).
Cualquier alta, modificación o eliminación de una línea de la factura genera un registro “Factura modificada” con el campo “Líneas de factura” actualizado. Si el importe total cambia, también aparece resaltado en naranja.
Varios cambios dentro del mismo guardado se consolidan en un único registro de auditoría con el estado final, evitando que el listado se llene de entradas redundantes.

Pagos online (Stripe / Redsys / PayPal):

Cuando un paciente paga online una cita, un bono o una orden de pago, la auditoría deja constancia de cada paso. Puedes filtrarlos con el grupo “Pagos” del desplegable de tipo de evento.
“Pago online iniciado”: se registra en el momento en que el paciente abre la pantalla de pago de una cita o bono (antes de pagar). Incluye el importe y el código de la operación.
“Pago registrado”: se registra cuando el pago se completa correctamente.
“Orden de pago abonada”: cuando se paga online una orden de pago (estas no generan un pago independiente, solo cambian a “pagada”).
“Código de pago descartado (impago)”: si una cita reservada online no se paga a tiempo, el sistema la libera o la elimina; este registro deja constancia del código que se descartó, para poder rastrear qué ocurrió con ese intento de pago.
Cada registro incluye fecha, importe, paciente y la pasarela utilizada, de modo que cualquier intento de pago online queda trazado aunque finalmente no se complete.

🔗 Relación con Otros Módulos

Con todos los módulos

Usuarios definidos aquí se usan en todo el sistema
Preferencias afectan comportamiento global
Prestaciones se usan en Agenda y Facturación
Roles/Permisos controlan acceso a todas las funcionalidades

Con Pacientes

Configuración de campos obligatorios
Etiquetas de pacientes
Consentimientos informados

Con Agenda

Prestaciones disponibles para citas
Horarios de usuarios
Centros y recursos

Detalle de slots en el calendario de usuario: Al hacer clic en un slot del calendario de horarios de un usuario, el dialogo de acciones muestra informacion detallada del slot:

Dia de la semana (ej: Martes)
Hora de inicio y fin (ej: 16:30 - 22:30)
Duracion entre parentesis (ej: 6h, 2h 30min)

Con Facturación

Pagadores configurados
Tipos de IVA
Series de factura
Descuentos

Con Historia Clínica

Tipos de documentos
Plantillas de informes
Catálogos médicos
Permisos de acceso a HC
Permisos de adjuntos: Desde Administración → Historia Clínica → Permisos de acceso, cada perfil de permisos ahora tiene una columna “Adjuntos” que controla si quien accede con ese perfil puede ver los archivos adjuntos de cada tipo de documento (ninguno / ver / crear-modificar). Los selectores de permisos se muestran como botones tipo toggle-pill con código de colores: rojo (ninguno), azul (ver), verde (crear/modificar).
Perfil de acceso por defecto para el portal del paciente: Se puede seleccionar qué perfil de permisos se asigna automáticamente a los nuevos pacientes del portal. Si no existe ningún perfil, el sistema crea uno llamado “Paciente” con acceso de solo lectura a todos los tipos de documento.

💡 Reglas de Negocio

Regla 1: Roles Predeterminados

Descripción: Al crear un nuevo centro, se generan 3 roles automáticamente
Roles: Administrador (todos los permisos), Doctor, Administrativo
Cuándo aplica: Role::createDefaultRoles()
Efecto: Nuevos usuarios pueden asignarse inmediatamente a un rol

Regla 2: Rol Administrador

Descripción: Rol con isadmin=1 tiene todos los privilegios automáticamente
Cuándo aplica: Al verificar permisos
Efecto: No necesita privilegios individuales asignados

Regla 3: Email Único

Descripción: No pueden existir dos usuarios con el mismo email en un customer
Validación: Al crear/editar usuario
Efecto: Email se usa como identificador de login

Regla 4: Preferencias en Cascada

Descripción: Preferencias pueden definirse a nivel Customer (centro) o User (usuario)
Prioridad: User override Customer
Efecto: Personalización por usuario

Regla 5: Soft Delete en Roles

Descripción: No se puede borrar un rol con usuarios asignados
Validación: Role::isValidToDelete()
Efecto: Primero hay que reasignar usuarios a otro rol

Regla 6: Auditoría Automática

Descripción: Cambios en entidades sensibles se registran automáticamente
Entidades auditadas: Patient, User, Invoice, Appointment, Budget, Event, Payment, etc.
Detalle de citas: La auditoría de citas incluye un resumen de las prestaciones asociadas, permitiendo detectar cambios de precio o de servicios
Detalle de facturas: La auditoría de facturas incluye un resumen de las líneas facturadas (servicio, cantidad, precio, IVA, descuentos), permitiendo detectar cambios de importes, altas o bajas de líneas y modificaciones de datos fiscales o de cliente
Efecto: Trazabilidad completa con detalle de servicios y líneas

Regla 7: Privilegios Cacheados

Descripción: Permisos se cachean en sesión y Registry para rendimiento
Invalidación: Al cambiar rol de usuario o modificar privilegios del rol
Efecto: Verificación rápida de permisos

Regla 8: Multitenancy Estricto

Descripción: Todos los datos maestros pertenecen a un customer_id
Aislamiento: Un centro no puede ver datos de otro
Excepción: MasterAdmin puede acceder a todos

⚠️ Mensajes del Sistema

Mensajes de Éxito

“Usuario creado correctamente. Se ha enviado email con instrucciones de acceso”
“Preferencias guardadas correctamente”
“Rol actualizado correctamente”
“El privilegio se ha cambiado correctamente”
“Centro creado correctamente”

Mensajes de Error

“El nombre no puede estar vacío” - Falta campo obligatorio
“Email ya registrado” - Email duplicado
“Debe seleccionar al menos un usuario” - Grid sin selección
“Sólo es posible modificar un usuario” - Múltiple selección donde se espera uno
“No es posible borrar el Rol porque hay usuarios asignados” - Rol en uso
“Customer id is null” - Error de sistema, falta contexto

Mensajes de Confirmación

“¿Está seguro que desea borrar este usuario?” - Antes de eliminar usuario
“¿Está seguro que desea eliminar el centro seleccionado?” - Antes de eliminar centro
“¿Está seguro que desea eliminar la sucursal seleccionada?” - Antes de eliminar sucursal

❓ Preguntas Frecuentes

Q: ¿Cómo recupero el acceso si olvido la contraseña de administrador? A: Use la función “¿Olvidó su contraseña?” en login, o contacte con soporte Nubidoc para reseteo manual. Q: ¿Puedo tener varios administradores? A: Sí, puede crear múltiples usuarios con rol Administrador. Q: ¿Cuál es la diferencia entre Prestaciones y Facturables? A: Prestaciones son servicios con duración (para agendar citas). Facturables son productos/servicios solo para facturas. Q: ¿Se puede recuperar un usuario borrado? A: Los usuarios se eliminan con soft delete (deleted=1), el equipo técnico podría recuperarlo de base de datos. Q: ¿Qué es un privilegio? A: Permiso granular para realizar una acción específica (ej: crear pacientes, eliminar facturas, acceso a HC). Q: ¿Cómo sé qué privilegios necesita un rol? A: Los roles predeterminados (Doctor, Administrativo) tienen conjuntos estándar. Puede copiarlos y ajustar según necesidad. Q: ¿Las preferencias afectan a todos los usuarios? A: Preferencias a nivel Customer sí. Pero hay preferencias de User que son individuales. Q: ¿Puedo personalizar el logo del centro? A: Sí, en Datos de cliente > Logotipo. Aparecerá en facturas, emails y portal de paciente. Q: ¿Qué son las plantillas de notificación? A: Plantillas HTML/texto para emails/SMS automáticos (recordatorios, confirmaciones, etc.). Q: ¿Puedo ocultar una plantilla de envío sin borrarla? A: Sí. En Administración > Datos maestros > Plantillas envíos puede dejar una plantilla como inactiva. El listado muestra por defecto las activas y permite buscar por nombre o cabecera, además de filtrar entre activas, inactivas o ambas. Q: Al editar una plantilla de notificación, los caracteres con tilde se ven mal (ej: “direcciÃ³n”). ¿Por qué? A: Esto ocurría con plantillas importadas del sistema externo de WhatsApp (Gupshup). El sistema ahora detecta automáticamente la codificación de cada plantilla y la muestra correctamente, tanto si fue creada en Nubidoc como si fue importada de un servicio externo. Si persiste el problema, contacte con soporte. Q: ¿Cómo activo el módulo de Inventario? A: Si está disponible para su plan, vaya a Administración > Módulos y actívelo. Q: ¿Qué es la auditoría del sistema? A: Registro de todos los cambios en datos importantes: quién cambió qué y cuándo. Al hacer doble clic en un registro se abre un carrusel que muestra el detalle de cada cambio, con los valores legibles (nombres en vez de IDs) y los campos modificados resaltados en naranja. Q: ¿Se auditan los cambios en las prestaciones (servicios) de una cita? A: Sí, el registro de auditoría de cada cita incluye un campo “Servicios” con el resumen de prestaciones, precios y totales. Si se modifica un precio o se añade/elimina un servicio, el campo aparece resaltado en naranja en el detalle de auditoría. Q: ¿Se auditan los cambios en las facturas? A: Sí. Cada vez que se crea, modifica o borra una factura queda un registro en la auditoría (“Factura creada”, “Factura modificada”, “Factura borrada”). El detalle muestra todos los campos relevantes (número, serie, fecha, cliente, totales, forma de pago, retención, observaciones, etc.) y un campo “Líneas de factura” con el resumen de servicios facturados (nombre, cantidad, precio, IVA y total por línea). Cualquier alta, modificación o eliminación de una línea genera un nuevo registro “Factura modificada” con el resumen actualizado. Q: ¿Qué es el “thread ID” que aparece en el detalle de auditoría? A: Es un identificador técnico que permite al equipo de soporte correlacionar el registro de auditoría con los logs del servidor. Es útil solo para diagnóstico técnico. Q: ¿Puedo tener varios centros (sucursales)? A: Sí, en Datos maestros > Centros. Luego asigne usuarios a cada centro. Q: ¿Qué diferencia hay entre Centro y Multicentros? A: Multicentros agrupa varios centros para gestión unificada. Centros son las ubicaciones físicas. Q: ¿Cómo configuro los medios de pago online (TPV)? A: Datos de cliente > Medios de cobro > configure Redsys/PayPal/Stripe con sus credenciales. Q: ¿Se pueden asignar colores predeterminados a las prestaciones? A: Sí, cuando se crea el “maestro” de prestaciones en Administración → Datos maestros → Prestaciones, se puede elegir un color específico para cada prestación. Luego, cuando se crea una cita con esa prestación, en el calendario es posible configurar la vista para que muestre las citas con el color de fondo correspondiente a su prestación, facilitando la identificación visual rápida del tipo de servicio. Q: ¿Se pueden importar prestaciones masivamente desde Excel? A: Sí, existe un proceso de importación en Administración que permite importar prestaciones/facturables desde un archivo Excel, incluyendo sus precios. Esto es especialmente útil para centros que tienen muchas prestaciones (más de 200). Actualmente no existe una agrupación por categorías para las prestaciones, pero se está trabajando en soluciones para subdividirlas y mejorar la búsqueda. Q: ¿Qué son las “Etiquetas de Facturas” y para qué sirven? A: Al igual que existen etiquetas para agrupar pacientes, también se pueden crear etiquetas para facturas. Esto ayuda en la organización y búsqueda de facturas. Algunos ejemplos de uso:

Etiqueta “Revisar” para facturas que requieren validación
Etiqueta “Importante” para facturas de gran importe
Etiqueta “Contabilizado” para marcar las ya enviadas a contabilidad
Etiqueta “Pendiente documentación” para las que faltan documentos Una vez asignadas las etiquetas, se pueden filtrar facturas por etiqueta en las búsquedas, facilitando mucho la gestión.

Q: ¿Qué diferencia hay entre “Centro” y “Centro de Coste”? A: Esta es una distinción importante en Nubidoc: Centro (completo):

Es una unidad física donde se realizan las citas y se atienden pacientes
Puede actuar como una empresa independiente con su propio CIF
Tiene configuración de facturación (series, datos fiscales)
Tiene configuración de envío de notificaciones (SMTP, SMS)
Aparece en el calendario y en las citas como ubicación
Los usuarios se asignan a centros para poder trabajar en ellos

Centro de Coste:

Es únicamente una entidad de facturación/contabilidad, NO una ubicación física
NO aparece en las opciones para crear citas
Se usa solo para separar contabilidad o facturación
Permite tener diferentes series de facturas sin duplicar la configuración del centro

Ejemplo práctico: Una clínica física con quirófano y consultas externas podría tener:

1 Centro (la ubicación física donde se atienden pacientes)
2 Centros de Coste: “Cirugía” y “Medicina Estética” para separar la facturación/contabilidad

Q: ¿Se pueden asignar diferentes series de facturación a cada centro? A: Sí, en los datos del centro se puede asociar el número de serie “por defecto” que se asigna automáticamente cuando se crea una factura en estado “borrador” para ese centro. Mientras la factura no se emita (permanezca en borrador), se puede cambiar manualmente a otro número de serie si es necesario. Esto permite flexibilidad en la gestión de series por centro, departamento o tipo de servicio. Q: ¿Cómo se estructura un centro con múltiples empresas y centros de coste? A: La estructura puede ser compleja según las necesidades del negocio. Nubidoc es flexible pero requiere planificación cuidadosa. Aspectos importantes a definir:

Centros físicos: Dónde se atienden los pacientes
Empresas/CIFs: Entidades jurídicas que facturan
Centros de coste: Divisiones contables o departamentales
Series de facturación: Para cada combinación empresa/centro de coste
Asignación de usuarios: Qué usuarios trabajan en qué centros
Asignación de pacientes: Cómo se deciden las citas a qué centro

Nota: Para estructuras complejas con múltiples empresas y centros de coste, es recomendable consultar con el equipo de soporte para diseñar la mejor configuración según los requisitos específicos del negocio. Q: ¿Para qué sirven las “Etiquetas de Usuario”? A: Las etiquetas de usuario permiten categorizar y agrupar usuarios en centros que tienen muchos profesionales. Actualmente la funcionalidad es básica:

Aparecen en el listado de usuarios para identificación rápida
Permiten filtrar usuarios por etiqueta
Ejemplos: “Fisioterapeutas”, “Cirujanos”, “Personal administrativo”, “Practicantes” Si se necesita utilizarlas para informes específicos o funcionalidades adicionales, se puede consultar con soporte para ampliar su uso.

Q: ¿Qué son los “Horarios” de usuario y para qué sirven? A: Los horarios definen las franjas de disponibilidad de los profesionales. Sus usos principales:

En el calendario: Las horas fuera del horario laboral se muestran en color gris, indicando que el profesional no está disponible
Cita online: Es fundamental para determinar los huecos en los que el profesional está “libre” y se pueden ofrecer para reservar citas a través del portal de pacientes
Planificación: Ayuda a organizar la ocupación y evitar citas fuera del horario laboral Sin horarios configurados, el calendario muestra todas las horas como disponibles, lo cual puede generar confusión.

Q: ¿Cómo funcionan los Roles y Privilegios del sistema? A: El sistema de permisos en Nubidoc es muy granular: Roles (perfiles):

Son agrupaciones de privilegios predefinidas
Ejemplos: Administrador, Doctor, Administrativo, Recepcionista
Se pueden crear roles personalizados según necesidad
Los roles son flexibles y se pueden copiar para crear variaciones

Privilegios:

Son permisos individuales muy específicos
Ejemplos: “Ver pacientes”, “Crear facturas”, “Eliminar citas”, “Acceso a historia clínica”
Los privilegios marcan exactamente qué puede o no puede hacer un usuario
Se asignan a roles, no directamente a usuarios

Se crea un Rol (ej: “Médico Especialista”)
Se le asignan los privilegios necesarios a ese rol
Se asigna el rol a los usuarios correspondientes
Los usuarios heredan automáticamente todos los privilegios de su rol

Restricciones adicionales por paciente: Además de los privilegios generales, existe un nivel adicional de restricción: se puede configurar para que un profesional solo pueda ver los pacientes que:

Tiene asignados específicamente, O
Con los que tiene o ha tenido alguna cita

Esto es muy usado en clínicas de psicología y logopedia para garantizar privacidad entre profesionales. Q: ¿Qué es “Ver pacientes de centros” en la configuración de usuario? A: En instalaciones multi-centro, cada usuario trabaja en uno o más centros y por defecto solo puede ver pacientes asignados a esos centros. La configuración “Ver pacientes de centros” permite ampliar la visibilidad: un usuario puede ver también los pacientes de centros adicionales sin necesidad de estar asignado a ellos como profesional. Esto es útil, por ejemplo, para un recepcionista que trabaja en el Centro A pero necesita buscar pacientes del Centro B para coordinar derivaciones. La configuración se encuentra en Administración > Usuarios > Modificar usuario, en el campo “Ver pacientes de Centros”. Los pacientes de los centros seleccionados aparecerán tanto en el listado de pacientes como en las búsquedas rápidas por nombre. Q: ¿Qué son los “Recursos” y para qué se utilizan? A: Los recursos representan elementos físicos del centro que se asignan a las citas. Ejemplos comunes:

Salas/Boxes: “Consulta 1”, “Consulta 2”, “Box A”
Quirófanos: “Quirófano Principal”, “Quirófano Menor”
Equipamiento (en fisioterapia): “Camilla 1”, “Máquina láser”, “Ultrasonidos”
Otros: “Sala de rayos X”, “Ecógrafo”

Uso en citas: Cuando se crea una cita, se puede asignar un recurso específico (por ejemplo, “Consulta 2”). Esto permite:

Ver en el calendario qué sala está ocupada y cuándo
Evitar asignar dos pacientes a la misma sala en el mismo horario
Planificar mejor el uso de equipamiento costoso
Controlar la ocupación de espacios físicos

Visualización: En la vista de “Planificador” del calendario, los recursos pueden mostrarse como filas adicionales, permitiendo ver de un vistazo qué salas/equipos están libres u ocupados en cada momento.

🔐 Seguridad y Permisos

Privilegios Principales

Privilegio	Permite

Niveles de Acceso

Administrador (isadmin=1):

Acceso completo a todo el módulo
Puede crear usuarios, roles, configurar sistema
Puede ver y modificar cualquier dato maestro

Doctor:

Acceso limitado a consulta
Puede ver algunos datos maestros (prestaciones, centros)
No puede modificar configuración

Administrativo:

Acceso a gestión de citas y facturación
Puede ver datos maestros necesarios
No accede a administración

Restricciones

Solo MasterAdmin puede cambiar customer_id de entidades
Solo Administrador puede acceder a Preferencias del cliente
Roles con usuarios asignados no se pueden eliminar
No se puede cambiar el email de un usuario a uno ya existente
Certificados digitales solo visibles por usuario propietario

⚙️ Configuraciones Especiales

Preferencias Clave del Sistema

Sesión:

sessionduration - Duración de sesión en minutos (default 60)
sessiontimeout.timeout_minutes - Timeout por inactividad en el cliente (default 30 minutos). Tras este tiempo sin actividad, se muestra un aviso y se cierra la sesión automáticamente
changepwddays - Días para forzar cambio de contraseña
“Finalizar sesión si usuario inactivo” - Preferencia de usuario (en Perfil > Preferencias). Si se selecciona “No”, la sesión no se cerrará automáticamente por inactividad. El sistema mantiene la sesión activa mediante un ping periódico al servidor cada 6 minutos. Al iniciar sesión con esta opción, se muestra un aviso recordando al usuario que debe cerrar la sesión manualmente. La barra superior del usuario cambia visualmente para indicar que la sesión no expirará

Notificaciones:

sendapposms - Enviar SMS recordatorio citas (0/1)
sendappoemail - Enviar email recordatorio citas (0/1)
sendappowhatsapp - Enviar WhatsApp recordatorio (0/1)
sendreminddaybefore - Días antes para enviar recordatorio
remindertemplatedefaultappo - Plantilla por defecto para citas
sendbirthdayemail - Enviar felicitación cumpleaños (0/1)

Agenda:

maxdaysappos - Días máximos adelante para crear citas
appomaxdurationhours - Duración máxima de la cita en horas (por defecto 12). Mecanismo de seguridad para evitar citas con duraciones absurdas (200h, varios días, etc.) por errores de configuración. Si una cita supera el tope, el sistema muestra un aviso en amarillo y aborta el guardado, tanto al guardar desde el formulario como al redimensionar/arrastrar en el calendario o crear citas desde integraciones externas. El spinner de horas del formulario también queda limitado a este valor. Dejar vacío o 0 desactiva el tope. Configurable en Preferencias > Cliente > Agenda.
calendardefaultview - Vista por defecto calendario (month/agendaWeek/agendaDay)
showeventsoncalendar - Mostrar eventos en calendario (0/1)
autoendappos - Finalizar citas automáticamente al crear factura (0/1)

Historia Clínica:

hc_allowencrypteddocs - Permitir documentos encriptados (0/1)
checklopd - Obligar aceptar LOPD al crear paciente (0/1)
checkpatientimage - Solicitar foto de paciente (0/1)

Pacientes:

“Asignar número de paciente a contactos” - Decide si los contactos y empresas reciben número al crearse. Por defecto está activada. Si se desactiva, los contactos quedan sin número y el sistema lo asigna cuando se transforman en pacientes.

Facturación:

invoiceshowconceptdate - Mostrar fecha en concepto factura (0/1)
invoicefoottext - Pie de página en facturas
invoicecurrencysymbol - Símbolo moneda (€, $, etc.)
allowupdateinvoicecenteronpatientchange - Actualizar automáticamente el centro de la factura al cambiar el paciente (0/1, por defecto 1). Desactivar para centros que primero eligen el centro y luego buscan el paciente.
“Ordenar facturas por” - Preferencia de usuario (en Perfil > Preferencias > Facturación). Permite elegir la columna por defecto de ordenación del listado de facturas: Fecha, Nº Fra., Serie, Cif, Cliente o Estado
“Sentido” - Preferencia de usuario (en Perfil > Preferencias > Facturación). Ascendente o Descendente. Por defecto: Fecha Descendente

🔔 Notificaciones (Histórico)

Descripción

La sección de Notificaciones permite consultar el histórico completo de comunicaciones enviadas desde el sistema: emails, SMS, WhatsApp y alertas internas. Es útil para verificar qué mensajes se han enviado a los pacientes, comprobar su estado (pendiente, enviado, no enviada, error) y revisar su contenido.

Acceso

Desde el menú lateral: Administración → sección Notificaciones.

Buscar notificaciones

La pantalla ofrece un formulario de filtros en la parte superior:

Tipo: Filtrar por tipo de notificación (email, SMS, WhatsApp, etc.)
Estado: Pendiente, Enviada, Recibida, Error, Cancelada, No enviada
Paciente: Buscar por nombre de paciente
Nº HC: Número de historia clínica
Cita ID: Identificador de la cita asociada
Creado por: Profesional que generó la notificación
Creada entre Fecha / y fecha: Rango de fechas de creación
Programada entre Fecha / y fecha: Rango de fechas de envío programado
Campaña: Filtrar por campaña de marketing

Tras rellenar los filtros deseados, pulse Buscar para obtener los resultados.

Columnas del listado

El listado muestra las columnas: Fecha creación, Fecha envío, De, Para, Encabezado, Mensaje, Tipo, Estado, Paciente, Campaña, Creado por, Adjuntos, Reintentos y Fecha programada. La columna Reintentos muestra el número de reintentos automáticos en formato X/3 con un código de colores: verde (sin reintentos), naranja (1-2 reintentos) y rojo (máximo alcanzado). La tabla se ajusta automáticamente al alto disponible de la ventana.

Estado “No enviada”

Cuando una notificación no se puede enviar porque el paciente no acepta ese tipo de comunicación (email, SMS o WhatsApp), o porque no tiene datos de contacto registrados (sin email o sin teléfono), el sistema la marca como “No enviada” en vez de como error. Esto indica que no hubo un fallo técnico, sino que la notificación se descartó por las preferencias o datos del paciente. Al hacer clic en la etiqueta gris “No enviada” se muestra el motivo concreto (por ejemplo: “El paciente no acepta comunicaciones por email”). Estas notificaciones no se reintentan, ya que el motivo no cambia automáticamente.

Estado “Pendiente aprobación”

Cuando un asistente externo (por ejemplo, un agente del CRM o una integración) propone enviar una notificación al paciente, esta queda registrada con estado “Pendiente aprobación” (etiqueta azul) y no se envía automáticamente: espera a que un usuario la revise.

Para revisar las propuestas, filtre por estado “Pendiente aprobación” en el buscador de notificaciones.
Pulse Acciones sobre una propuesta. Aparecerán dos botones: Aprobar envío y Descartar propuesta.
En la misma pantalla puede editar el asunto y el cuerpo del mensaje antes de aprobar (en mensajes de email se editan ambos; en SMS/WhatsApp solo el cuerpo). Si no edita nada, se aprueba el contenido tal cual fue propuesto.
Al pulsar Aprobar envío, la notificación pasa a Pendiente y entra inmediatamente en la cola de envío. Tras unos segundos figurará como Enviada o Error según el resultado.
Al pulsar Descartar propuesta, la notificación pasa a Cancelada y queda registrada con su fecha de descarte y el usuario que la descartó.
En la cabecera del detalle aparecen los datos de auditoría: tarea CRM origen (si la había), fecha y usuario que aprobó, fecha y usuario que descartó.

También se pueden aprobar o descartar varias propuestas a la vez: seleccione varias filas que estén todas en “Pendiente aprobación” y use los botones Aprobar notificaciones o Descartar propuestas del diálogo de acciones múltiples. En este modo no se permite editar el contenido (la edición solo está disponible al aprobar una sola).

Las propuestas creadas por agentes externos quedan trazadas: en el detalle se ve qué tarea del CRM las originó, lo que facilita auditar la conversación entre el agente y el paciente.

Ver detalle de una notificación

Haga doble clic en una fila del listado, o selecciónela y pulse el botón Acciones, para ver todos los detalles: tipo, fechas, estado, paciente, creador, ficheros adjuntos y las acciones disponibles (reenviar, cancelar, etc.). En notificaciones de WhatsApp, el estado puede ir cambiando a medida que el proveedor confirma el envío real. Por ejemplo, una misma notificación puede pasar de pendiente a enviada, entregada o leída sin que usted tenga que hacer nada manualmente. Si el proveedor devuelve un rechazo o un fallo, el histórico conserva ese error para que soporte o administración puedan revisarlo.

Ver una notificación en el navegador

Seleccione una única notificación en el listado y pulse el botón Ver. Se abrirá una nueva pestaña del navegador mostrando la notificación con su formato original completo: para emails se verá el contenido tal como fue enviado (con imágenes, formato, estilos, etc.), y para SMS/WhatsApp se mostrará el texto del mensaje. Desde esa pestaña puede imprimir directamente con Ctrl+P (o Cmd+P en Mac) para obtener una copia impresa fiel al contenido original.

Imprimir una notificación como PDF

Seleccione una única notificación en el listado y pulse el botón Imprimir. Aparecerá una ventana con la opción:

Incluir metadatos (checkbox): Si se activa, el PDF incluirá la cabecera con el logo del centro, y todos los datos adicionales (tipo, todas las fechas, estado, paciente, creado por, CCO, etc.). Si no se activa, el PDF tendrá un formato simplificado mostrando solo el emisor, destinatario, fecha de envío y el contenido del mensaje como texto plano.

Pulse Imprimir para generar el PDF, que se abrirá en una nueva ventana del navegador.

Nota: Para emails con formato visual complejo (newsletters, emails con imágenes y diseño), se recomienda usar el botón Ver y luego imprimir desde el navegador con Ctrl+P, ya que el PDF muestra el contenido como texto plano.

Exportar notificaciones a Excel

Pulse el botón Exportar a excel en la barra inferior del listado. Se generará y descargará un archivo Excel (notificaciones.xlsx) con todas las notificaciones que coinciden con los filtros aplicados. Las columnas exportadas son: Fecha creación, Fecha envío, De, Para, Encabezado, Tipo, Estado, Paciente, Campaña, Creado por, Reintentos y Fecha programada.

Consejo: Aplique los filtros deseados (tipo, estado, fechas, paciente, campaña, etc.) antes de exportar para obtener solo las notificaciones que le interesan.

Avisos automáticos de saldo de bonos SMS y WhatsApp

Cuando el centro utiliza bonos de SMS o WhatsApp, el sistema controla automáticamente las unidades restantes del bono asociado.

Qué avisos envía

El sistema envía un correo automático cuando el bono cruza cualquiera de estos umbrales:

100 unidades restantes
50 unidades restantes
10 unidades restantes
0 unidades restantes (bono agotado)

A quién se envían

Los avisos se envían al email configurado en el centro. Si el centro no tiene un email operativo definido, el sistema usa como respaldo el email del cliente. Estos avisos ya no se envían a soporte como comportamiento normal del producto.

Comportamiento cuando el bono se agota

Cuando el bono llega a 0:

el sistema marca el bono como agotado
envía un aviso final de agotado
y evita reenviar ese mismo aviso final continuamente en intentos posteriores

Trazabilidad en el histórico

Los envíos de SMS y WhatsApp que consumen bono quedan registrados en el histórico de notificaciones con referencia interna al bono o módulo consumido. Esto facilita auditoría, soporte e investigación de incidencias.

📱 Dispositivos de Firma

Descripción

Los dispositivos de firma permiten que el centro registre tablets o dispositivos dedicados para que los pacientes firmen documentos de forma presencial. En lugar de firmar en el ordenador del profesional, el profesional envía el documento a firmar directamente a una tablet y el paciente firma cómodamente en ella.

Acceso

Administración → Datos maestros → Dispositivos firma

Crear un dispositivo

Haga clic en el botón “Nuevo dispositivo”
Rellene el nombre del dispositivo (ej: “Tablet Consulta 1”) y opcionalmente una descripción
Elija un icono y un color para identificarlo visualmente en la selección de firma
Pulse “Guardar”
El sistema genera automáticamente un código de acceso único para el dispositivo

Personalización visual del dispositivo

Cada dispositivo puede tener su propio icono y color
Esa personalización se muestra tanto en el listado de Administración como en el diálogo donde el profesional elige a qué dispositivo enviar la firma
Si un dispositivo antiguo no tiene personalización guardada, el sistema usa automáticamente el icono tablet y el color verde

Configurar la tablet

En la tarjeta del dispositivo creado, pulse el botón “QR”
Aparecerá un código QR que puede escanear con la cámara de la tablet
La tablet abrirá la página de inicio de sesión del dispositivo y quedará lista para recibir firmas
Alternativamente, puede introducir el código de acceso manualmente en la tablet

Firmar un documento en el dispositivo

En la ficha del paciente, abra la pestaña de Archivos y localice el documento con firma pendiente
Pulse el botón de firmar del documento
Si hay dispositivos activos configurados, aparecerá un diálogo donde elegir:
- Firmar aquí: Firma directamente en pantalla (comportamiento habitual). La tarjeta muestra un borde superior azul, al igual que las tarjetas de dispositivos muestran su color configurado
- Enviar a un dispositivo: Seleccione la tablet de destino. Cada tarjeta muestra el icono y color configurados para identificar rápidamente el dispositivo correcto
Si elige enviar a dispositivo, la solicitud de firma aparecerá automáticamente en la pantalla de la tablet
El paciente firma en la tablet: revisa el documento PDF (puede hacer zoom), dibuja su firma y, si procede, introduce el código de verificación recibido por SMS o email
Una vez firmado, el documento se actualiza automáticamente en el sistema

Gestión de solicitudes en la tablet

La tablet muestra la última solicitud de firma como tarjeta principal
Si hay más de una firma pendiente, aparece un botón “Ver otras firmas pendientes” para desplegarlas
Cada tarjeta tiene un icono de papelera para descartar una solicitud enviada por error (no afecta a la firma real del documento)
Las solicitudes expiran automáticamente tras 30 minutos

Editar o eliminar un dispositivo

Pulse el botón de editar (lápiz) en la tarjeta del dispositivo para cambiar nombre, descripción, icono o color
Pulse el botón de eliminar (papelera) para desactivar un dispositivo

📍 Geolocalización en Preferencias de Usuario

Donde se usa

En la edicion de usuario (Administracion -> Usuarios -> Modificar), dentro del bloque de datos del usuario que incluye el mapa de area de trabajo.

Comportamiento actual para el usuario

Si el navegador permite geolocalizacion, el mapa se centra automaticamente en la posicion actual.
Si el navegador bloquea geolocalizacion o el servicio falla, no aparece popup bloqueante.
El sistema mantiene el mapa operativo con centro por defecto y registra el aviso en consola del navegador para soporte tecnico.

Recomendacion operativa

Si necesita centrar el mapa en su ubicacion real, permita geolocalizacion para el sitio en su navegador y recargue la vista.

🔑 API Keys (Integraciones Externas)

Descripción

Las API Keys permiten que sistemas externos (bots de WhatsApp, plataformas de automatización como Make o n8n, widgets web, etc.) se conecten con Nubidoc para consultar disponibilidad, crear citas o gestionar pacientes de forma automatizada.

Acceso

Esta funcionalidad solo es visible para administradores del sistema (nivel Nubidoc, no de centro).

Permisos (Scopes)

Al crear una API Key, se pueden seleccionar los modulos y operaciones que puede realizar. Esto permite dar acceso completo a un area funcional o limitar la integracion a acciones concretas.

Modulo	Qué permite
Booking	Catalogo, disponibilidad, citas, lista de espera y bloqueos temporales de huecos
Pacientes	Buscar, crear y actualizar datos basicos, preferencias de contacto, consentimiento y deduplicacion
CRM	Leads, comunicaciones, plantillas y propuestas de notificacion
Agenda	Centros, profesionales, horarios, ausencias, bloqueos y disponibilidad avanzada
Facturacion	Facturas, presupuestos, bonos, PDFs, pendientes de cobro, conciliacion y emision de facturas
Pagos	Pagos, enlaces de pago, estado de cobro y conciliacion
Documental	Documentos del paciente, URLs de descarga, firmas y plantillas
Clinica	Datos clinicos premium de lectura, con permisos estrictos
Webhooks	Eventos, configuracion de webhooks, pruebas de entrega e historial
Reporting	Indicadores agregados de ocupacion, no-shows, facturacion y actividad
FHIR	Lectura compatible con recursos sanitarios FHIR mapeados desde Nubidoc
Administracion	Catalogos administrativos y settings no sensibles para integradores certificados
Tareas	Listar, crear, actualizar, cambiar el estado y eliminar tareas del cliente

Comportamiento por defecto: Las API Keys antiguas sin permisos mantienen compatibilidad con los endpoints historicos de booking. Los modulos nuevos requieren seleccion explicita y no quedan abiertos automaticamente.

Reservas online e integraciones

Para nuevas integraciones de cita online, use una API Key en lugar de los accesos publicos antiguos. Los accesos publicos de booking se mantienen para widgets o integraciones ya instaladas, pero no son la opcion recomendada para nuevos bots, automatizaciones o conectores. En el modulo Booking, los permisos habituales son:

Catalogo: consultar centros, servicios, profesionales y prestaciones.
Disponibilidad: consultar huecos disponibles.
Citas lectura: consultar citas o el estado de una solicitud.
Citas escritura: crear citas confirmadas o solicitudes pendientes de confirmacion.

En las respuestas autenticadas de disponibilidad, Nubidoc evita exponer identificadores internos de centro y profesional. La integracion recibe codigos publicos como center_code para el centro y user_randomcode para el profesional.

Permiso “Emisión de facturas”

Dentro del área de Facturación, al crear una API Key aparece la casilla “Emisión de facturas”.

Qué permite: que la integración externa pueda emitir una factura en borrador, es decir, pasarla de borrador a emitida, generar su PDF oficial y asignarle el número de factura definitivo.
Por qué es un permiso aparte: emitir una factura es una operación fiscalmente sensible. Por eso está separada de “Facturación (escritura)”: una integración puede preparar o modificar borradores sin tener la capacidad de emitirlos. Para que una API Key pueda emitir hay que marcar expresamente “Emisión de facturas” (o el acceso total). Con solo lectura o solo escritura la emisión queda denegada.

Permisos de Webhooks

Dentro del area de Webhooks, la lectura permite consultar el catalogo de eventos, las integraciones configuradas y el historial de entregas. La escritura permite crear o desactivar integraciones y enviar una prueba sintetica de entrega. La prueba sintetica sirve para validar que el sistema externo recibe correctamente el mensaje antes de activar una integracion real. No usa datos de pacientes reales y no crea una entrega de negocio; solo envia un ejemplo con el formato, cabeceras, autenticacion y firma que recibira el integrador.

Crear una API Key

Ir a la sección de API Keys en administración del sistema
Pulsar “Crear API Key”
Seleccionar el cliente (centro)
Introducir un nombre descriptivo (ej: “Bot WhatsApp”, “Widget web”)
Opcionalmente añadir descripción y fecha de expiración
Seleccionar los permisos deseados mediante las casillas de verificación
Pulsar “Crear”

La API Key generada se muestra una única vez. Es responsabilidad del administrador copiarla y almacenarla de forma segura.

Visualización de permisos

En la tabla de API Keys, la columna “Permisos” muestra:

“Total” (badge azul): La key tiene acceso a todos los endpoints
Badges individuales: Muestra cada scope asignado (ej: “catalog”, “availability”, “appts:w”)

📈 Administración de Sistema: seguimiento de onboarding y activación

Descripcion

Para el equipo de soporte Nubidoc existe una API interna de solo lectura que resume el arranque de cada cliente:

fecha de alta
plan y modulos activos
primeros logins
uso inicial (pacientes, citas, facturas, presupuestos, bonos, documentos y comunicaciones)
estado sugerido de onboarding

No es una herramienta pensada para administradores de centro ni para uso clinico diario. Su objetivo es priorizar seguimiento comercial y soporte de implantacion desde Administracion de Sistema y herramientas internas conectadas por agente.

Privacidad

Esta vista de seguimiento no expone:

telefonos
emails
destinatarios de notificaciones
contenido de mensajes o documentos

El sistema solo trabaja con metricas agregadas por cliente.

Estado sugerido

La clasificacion de onboarding usa cuatro etiquetas:

Alta sin adopcion: no hay login ni uso inicial
Arrancado: hay senales suficientes de uso y configuracion
Arrancado con riesgo: ya hay actividad, pero todavia es debil o parcial
Atascado: el cliente lleva dias dado de alta y sigue con muy poco avance o actividad detenida

Estas etiquetas ayudan a ordenar prioridades. No sustituyen la revision humana del caso.

💳 Administración de Sistema: seguimiento de solicitudes de pago

Descripcion

Para el equipo de soporte Nubidoc existe una vista interna de seguimiento de solicitudes de pago emitidas por la plataforma a los clientes. Sirve para conciliacion, revision de cobros de modulos o servicios y comprobacion de facturas asociadas. No es una herramienta de facturacion diaria del centro ni esta pensada para usuarios clinicos. Se utiliza desde Administracion de Sistema → Ordenes de Pago.

Consulta por cliente o por fechas

Ver ordenes muestra las solicitudes del cliente seleccionado.
Ver entre fechas muestra todas las solicitudes creadas entre Desde y Hasta, con ambos dias incluidos.

Informacion disponible

El listado muestra:

cliente destinatario
fecha de creacion de la solicitud
concepto y periodo facturado
importe base, impuestos y total
si esta pagada o no
cantidad pagada
fecha de pago
si tiene factura asociada
datos basicos de la factura, como numero, estado, fecha y total
accesos para ver la factura o abrir su PDF cuando corresponde

Generacion de factura

Cuando una solicitud de pago ya esta pagada y todavia no tiene factura asociada, el sistema interno puede generar la factura correspondiente. Si la factura ya existe, se devuelve la factura existente para evitar duplicados.

Recomendaciones operativas

Usar el filtro por fechas para revisar todo lo emitido en un periodo.
Revisar la columna Pago para separar solicitudes cobradas y pendientes.
Revisar la columna Factura para localizar solicitudes pagadas que todavia necesiten factura o abrir la factura ya vinculada.
Revisar manualmente los casos sin modulos vinculados, porque no hay lineas suficientes para construir la factura automaticamente.

🔔 Webhooks (Notificaciones a sistemas externos)

Descripcion

Los webhooks permiten que Nubidoc notifique automaticamente a sistemas externos cuando ocurren eventos relevantes: creacion o modificacion de pacientes, citas, facturas y pagos. Cuando se produce un evento, el sistema envia un mensaje HTTP (POST) con los datos del evento al endpoint (URL) configurado.

Acceso

Existen dos vias de acceso segun el perfil del usuario:

Superusuarios Nubidoc: Gestion global desde Administracion de Sistema > Integraciones. Permite ver y gestionar webhooks de todos los clientes.
Administradores del centro: Si el modulo esta habilitado para el centro, desde Administracion > Datos maestros > Integraciones. Solo permite ver y gestionar los webhooks del propio centro.

Como funciona

El administrador (o superusuario) configura uno o mas webhooks desde la pantalla de Integraciones.
Cuando un profesional crea o modifica un paciente, una cita, una factura o un pago, el sistema detecta automaticamente si hay webhooks suscritos a ese evento. En pagos, la anulacion se notifica como eliminacion.
Si los hay, se encola una entrega y se envia al endpoint configurado en segundo plano, sin que el profesional perciba ningun retardo.
Si el envio falla, el sistema reintenta automaticamente hasta 3 veces con intervalos crecientes (5 y 10 minutos).
Si tras los 3 intentos sigue fallando, se marca como error permanente y se notifica al equipo de soporte.

Datos enviados

El mensaje enviado al endpoint externo incluye:

Tipo de evento (create, update, delete)
Entidad (patient, appointment, invoice, payment)
Datos de la entidad (nombre, email, telefono, fecha, importe, etc.)
Marca temporal del evento

El catalogo de eventos incluye ejemplos de mensaje por entidad para que el integrador pueda preparar su receptor antes de activar entregas reales.

Requisitos

El endpoint externo debe aceptar peticiones HTTP POST con contenido JSON.
La URL debe ser accesible desde el servidor de Nubidoc.
Se soporta autenticacion por Bearer Token, Basic Auth o API Key.
El endpoint debe usar HTTPS y una direccion publica. No se permiten URLs locales, privadas ni con credenciales dentro de la URL.
Si se configura un secreto de firma, Nubidoc firma el cuerpo del mensaje para que el sistema externo pueda verificar que procede de Nubidoc y no ha sido alterado.

Probar una entrega

Las integraciones externas pueden validarse con una prueba sintetica desde Swagger o desde el tester de APIs:

Configurar el endpoint receptor en el sistema externo.
Crear una API Key con permiso de escritura de Webhooks.
Seleccionar la accion Enviar webhook sintetico de prueba.
Indicar una URL HTTPS publica y el evento a simular, o seleccionar un webhook existente.
Comprobar en el sistema externo que llega el mensaje JSON, las cabeceras de identificacion y, si se configuro, la firma.

La prueba devuelve el codigo HTTP respondido por el receptor y una muestra de la respuesta. Si el receptor no responde correctamente, Nubidoc muestra el error de la prueba sin crear una entrega real ni reintentos automaticos.

Preguntas frecuentes

¿Cuanto tarda en enviarse un webhook? Normalmente se envia en menos de 1 segundo tras la operacion que lo disparo. ¿Que pasa si mi servidor esta caido temporalmente? El sistema reintenta automaticamente hasta 3 veces. Si su servidor se recupera en los primeros 10 minutos, no se perdera el evento. ¿Puedo ver el historial de envios? Los envios quedan registrados en la base de datos (tabla hpc_webhook_delivery) con fecha, codigo de respuesta y mensaje de error si lo hubo.

Gestion de integraciones desde Datos Maestros (administradores del centro)

Los centros que tienen habilitado el modulo de integraciones disponen de un acceso directo en Administracion > Datos maestros > Integraciones (icono de enchufe). Al pulsar se abre una pantalla que permite:

Ver todas las integraciones configuradas del centro, con su estado (activa, deshabilitada, con errores), entidad, eventos y fecha de ultima ejecucion
Crear nuevas integraciones: seleccionar entidad (Paciente, Cita, Factura o Pago), eventos a notificar (creacion, modificacion, eliminacion), URL del endpoint y tipo de autenticacion
Editar integraciones existentes
Habilitar/Deshabilitar integraciones temporalmente
Eliminar integraciones que ya no se necesiten

La funcionalidad es identica a la del panel de System Admin, pero el administrador del centro solo ve y gestiona las integraciones de su propio centro.

📅 Calendly: Configuración de la integración

Descripcion

Si su centro utiliza Calendly para que los pacientes reserven citas, puede configurar la conexion desde el propio panel de administracion. Esto permite que las citas creadas en Calendly aparezcan automaticamente en el calendario del profesional dentro de Nubidoc.

Requisito previo

La integracion con Calendly debe estar activada. Para ello, vaya a Administracion > Preferencias Generales > Otras y active la opcion “Permitir Calendly”.

Acceso

Administracion > Datos de cliente > Calendly Una vez activada la preferencia, aparecera una nueva tarjeta “Calendly” con icono de calendario en la pantalla de Datos de cliente.

Campos de configuracion

API Token: El token de acceso personal (Personal Access Token) de su cuenta de Calendly. Es la credencial que permite a Nubidoc leer sus citas de Calendly. El campo muestra el token oculto por seguridad; pulse el icono del ojo para verlo.
Organizacion: Se detecta automaticamente al guardar el token. El sistema consulta a Calendly con su token y obtiene la organizacion asociada. Este campo se muestra solo como informacion y no es editable.

Como obtener las credenciales

Inicie sesion en su cuenta de Calendly.
Vaya a Integraciones > API & Webhooks.
Genere un nuevo “Personal Access Token”. Al crearlo, asegurese de que el token tenga los siguientes permisos (scopes):
- scheduled_events:read — Leer las citas programadas.
- organizations:read — Leer datos de la organizacion (necesario para detectar la organizacion automaticamente).
- users:read — Leer los usuarios de la organizacion (necesario para el desplegable de asignacion de profesionales).
- webhooks:read — Leer las suscripciones de webhooks existentes.
- webhooks:write — Crear y gestionar suscripciones de webhooks (necesario para la sincronizacion en tiempo real).
Copie el token generado en el campo “API Token” de Nubidoc.
Pulse “Guardar”. La organizacion se detectara automaticamente.

Asignar profesionales a usuarios de Calendly

Para que las citas de Calendly se asocien al profesional correcto en Nubidoc, debe vincular cada usuario:

Vaya a Administracion > Usuarios.
Edite el profesional que desea vincular.
En el formulario del usuario, localice el campo “Usuario Calendly”. Este campo solo aparece si Calendly esta habilitado y el token esta configurado.
Seleccione en el desplegable el miembro de la organizacion de Calendly que corresponde a ese profesional.
Guarde el formulario.

Si el desplegable muestra un error (por ejemplo, token invalido o problema de conexion), el resto del formulario sigue funcionando con normalidad. El error no impide guardar los demas datos del usuario.

Filtrar citas de Calendly por palabras clave

Junto al campo “Usuario Calendly”, encontrara un campo de texto llamado “Filtro de servicios Calendly”. Este campo permite que cada profesional vea en su calendario solo las citas de Calendly que le interesan, en funcion de palabras clave contenidas en el titulo de la cita. Como funciona:

Introduzca una o varias palabras o frases, separadas por punto y coma (;).
Solo se mostraran en el calendario las citas de Calendly cuyo titulo contenga al menos una de las palabras o frases indicadas.
La busqueda no distingue entre mayusculas y minusculas.
Si deja el campo vacio, se mostraran todas las citas de Calendly asignadas a ese usuario (comportamiento habitual).

Ejemplo: Si en Calendly hay citas con los titulos:

“Cita con Pablo - Ginecologia”
“Cita con Gema - Ginecologia”
“Cita con Laura - Trauma”

Y en el filtro escribe pablo;trauma, el profesional solo vera en su calendario:

“Cita con Pablo - Ginecologia” (contiene “pablo”)
“Cita con Laura - Trauma” (contiene “trauma”)

Ver citas de Calendly en el calendario

Una vez configurado el token y asignados los profesionales, conviene refrescar la pagina del navegador y acceder al modulo Agenda > Calendario. Las citas reservadas en Calendly apareceran automaticamente en el calendario del profesional vinculado.

Las citas de Calendly se distinguen visualmente con un icono de calendario (diferente al de las citas internas de Nubidoc).
Al pulsar sobre una cita de Calendly se abre un panel con los detalles de la reserva: nombre del paciente, email, preguntas del formulario de Calendly, fecha y hora, profesional asignado, y datos de pago si los hubiera (por ejemplo, pago con Stripe).

Importar una cita de Calendly en Nubidoc

Si desea trabajar con una cita de Calendly como si fuese una cita nativa de Nubidoc (para poder facturar, anadir o cambiar prestaciones, acceder a la historia clinica del paciente desde la cita, etc.), puede importarla:

Pulse sobre la cita de Calendly en el calendario.
En el panel de detalles, pulse el boton “Importar en Nubidoc”.
El sistema creara la cita en Nubidoc con los datos del paciente (si el paciente no existe, se creara automaticamente a partir del email y nombre del invitado de Calendly).
Una vez importada, la cita funciona como cualquier otra cita de Nubidoc: puede anadir o cambiar facturables, modificar precios, generar facturas, acceder a la historia clinica del paciente, etc.

Nota: Una cita de Calendly solo se puede importar una vez. Si ya fue importada, el boton “Importar en Nubidoc” no aparecera.

Preguntas frecuentes

¿Que pasa si no veo la tarjeta Calendly en Datos de cliente? Asegurese de que la preferencia “Permitir Calendly” esta activada en Preferencias Generales > Otras. ¿Es seguro introducir mi token aqui? Si. El token se almacena de forma segura en la base de datos del sistema y solo es accesible para administradores del centro. ¿Que pasa si no veo el campo “Usuario Calendly” en el formulario de un profesional? El campo solo aparece cuando Calendly esta habilitado y el token esta correctamente configurado en Datos de cliente. Verifique que ambos estan en orden. ¿Que ocurre si el desplegable de usuarios Calendly muestra un error? Puede deberse a un token invalido, expirado o con permisos insuficientes. Verifique el token en la configuracion de Calendly. El error no bloquea el resto del formulario del usuario.

📅 Cita Online: Configuración de campos del formulario de paciente

Descripción

Cuando un paciente sin autenticación reserva una cita a través del portal de cita online, se le presenta un formulario para introducir sus datos personales. El profesional puede configurar qué campos se muestran en ese formulario y cuáles son obligatorios.

Acceso

Administración > Cita Online > pestaña “Datos del paciente”

Campos fijos (siempre visibles y obligatorios)

Nombre
Primer apellido
Email

Estos campos aparecen con un icono de candado en la tabla de configuración (no se pueden ocultar ni hacer opcionales), pero sí se pueden reordenar arrastrándolos a cualquier posición.

Campos configurables

Para cada campo el profesional puede activar:

Mostrar: el campo aparece en el formulario del paciente.
Obligatorio: el paciente debe rellenarlo para poder reservar (solo disponible si “Mostrar” está activo).

Campos disponibles: segundo apellido, teléfono móvil, teléfono 2, DNI/NIE, tipo de documento, fecha de nacimiento, sexo, país, código postal, provincia, región, dirección, población, email 2, preferencias de notificación (comunicaciones, publicidad, WhatsApp, SMS, email), y observaciones.

Ordenar campos (drag & drop)

Todos los campos de la tabla (incluidos los fijos) se pueden reordenar arrastrando y soltando. A la izquierda de cada campo hay un icono de agarre (⠿). Para cambiar el orden:

Hacer clic y mantener pulsado el icono de agarre del campo que se desea mover.
Arrastrarlo hacia arriba o hacia abajo hasta la posición deseada.
Soltar el ratón.
Pulsar Guardar configuración para que el nuevo orden se aplique.

El orden configurado aquí se refleja directamente en el formulario que ve el paciente al reservar una cita en el portal online. Ejemplo: Si se desea que el email aparezca primero, basta con arrastrar la fila “Email” a la primera posición de la tabla y guardar.

Aplicación en el formulario de registro

Cuando el portal está configurado en modo “requiere autenticación”, el formulario de “Crear nueva cuenta” también muestra los mismos campos configurados aquí, en el mismo orden. La única diferencia es que el campo “Observaciones” no aparece en el registro, ya que no hay una cita asociada. Tras completar el registro correctamente, el paciente verá un mensaje de confirmación (“Tu cuenta se ha creado correctamente”) y pasará automáticamente al paso de verificación por código PIN. Si hay algún error de validación (por ejemplo, un DNI que ya existe en el sistema), se mostrará un mensaje descriptivo indicando el motivo. Si el paciente abre el mismo enlace de confirmación dos veces casi a la vez (por ejemplo, doble clic o dos pestañas), el sistema procesa una sola confirmación efectiva y evita repetir la creación inicial de datos del centro.

Valores por defecto

Si no se ha configurado nunca esta sección, el formulario muestra los campos en el orden original: nombre, primer apellido, email, segundo apellido, teléfono (obligatorio), DNI y observaciones.

Cómo configurar

Ir a Administración > Cita Online.
Seleccionar la pestaña “Datos del paciente”.
Marcar o desmarcar los checkboxes de cada campo.
Arrastrar los campos al orden deseado usando el icono de agarre (⠿).
Pulsar Guardar configuración.

Nota: Al marcar “Obligatorio” se marca automáticamente “Mostrar”. Al desmarcar “Mostrar” se desmarca automáticamente “Obligatorio”.

📋 Cita Online: Links legales configurables (Política de privacidad y Condiciones)

Descripción

Permite configurar los enlaces de política de privacidad y condiciones de contratación que se muestran en el formulario del portal del paciente. Cuando un paciente se registra o reserva una cita, verá un checkbox legal con los enlaces que haya configurado el profesional.

Acceso

Administración > Cita Online > pestaña “Configuración general” > sección “Alta de nuevos pacientes”

Configuración

Debajo de la opción “Permitir alta de nuevos pacientes” encontrará dos bloques:

Política de privacidad: active el checkbox “Mostrar enlace” e introduzca la URL de su página de política de privacidad.
Condiciones de contratación: active el checkbox “Mostrar enlace” e introduzca la URL de su página de condiciones.

El campo de URL se habilita solo cuando el checkbox está activado.

Cómo se muestra en el portal del paciente

El texto del checkbox legal se adapta según lo que haya configurado:

Si activa ambos: “Acepto la política de privacidad y las condiciones de contratación.”
Si solo activa política de privacidad: “Acepto la política de privacidad y el tratamiento de mis datos personales.”
Si solo activa condiciones: “Acepto las condiciones de contratación y el tratamiento de mis datos personales.”
Si no activa ninguno: “Acepto el tratamiento de mis datos personales.” (sin enlaces)

Los enlaces se abren en una nueva pestaña del navegador.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio configurar estos enlaces? No. Si no configura ninguno, el paciente verá el texto genérico “Acepto el tratamiento de mis datos personales” sin enlaces. El checkbox legal siempre es obligatorio para completar el registro o la reserva. ¿Dónde aparecen estos enlaces? En todos los formularios del portal del paciente: registro de nueva cuenta y confirmación de cita (en los tres flujos de reserva).

Descripción

Cuando el portal del paciente está configurado para permitir reservas sin autenticación, el enlace habitual abre directamente el flujo de reserva y muestra el primer paso configurado, por ejemplo la selección de tipo de cita. Para pacientes que ya tienen cuenta, el centro puede enviar un enlace alternativo que abre directamente la pantalla de inicio de sesión del portal.

Enlace

Añada el parámetro login=1 al enlace del portal:

https://app.nubidoc.com/patient-portal/index.php?c=CODIGO_CLIENTE&login=1

Sustituya CODIGO_CLIENTE por el código público del centro.

Comportamiento

Si el paciente no tiene sesión activa, verá directamente la pantalla “Accede a tu cuenta”.
Si el paciente ya tiene sesión activa, se mantiene su sesión y accede al portal autenticado con normalidad.
Si se usa el enlace sin login=1, el portal sigue mostrando el flujo normal de reserva.
En centros configurados con autenticación obligatoria, el login ya aparece por defecto; el parámetro no es necesario.
El código de acceso que recibe el paciente caduca a los 5 minutos. Si no lo introduce a tiempo, debe solicitar uno nuevo.

Uso recomendado

Use el enlace con login=1 en comunicaciones dirigidas a pacientes registrados. Mantenga el enlace normal para nuevos pacientes o campañas donde se quiera priorizar la reserva sin iniciar sesión.

ℹ️ Cita Online: Información del profesional en las tarjetas de selección

Descripción

Cuando la opción “Mostrar descripción del profesional” está activada en la configuración de cita online, las tarjetas de profesionales en el portal de reservas muestran un botón de información (icono “i” circular) en la esquina superior derecha. Al pulsarlo, se abre un popup con la descripción pública del profesional.

Dónde aparece

En la pantalla “Elige un profesional” del portal de reserva de citas online, cuando el centro tiene activada la opción de mostrar la biografía del profesional.

Cómo funciona

El paciente accede al portal de cita online del centro.
En el paso de selección de profesional, cada tarjeta muestra el nombre del profesional y, debajo, su especialidad (si la tiene configurada).
Si el profesional tiene una descripción pública configurada, aparece un icono ℹ️ en la esquina superior derecha de su tarjeta.
Al pulsar el icono, se abre un popup con el nombre del profesional y su descripción completa.
El popup se cierra pulsando la X, la tecla Escape, o haciendo clic fuera del popup.
Pulsar el botón de información no selecciona al profesional; solo muestra la información.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no aparece el icono de información en la tarjeta de un profesional? El profesional no tiene descripción pública configurada, o la opción “Mostrar descripción del profesional” está desactivada en la configuración de cita online. ¿Dónde se configura la descripción pública del profesional? En la ficha del profesional, dentro de Administración > Usuarios, en el campo “Descripción pública”. ¿Dónde se configura la especialidad que aparece debajo del nombre? En la ficha del profesional, dentro de Administración > Usuarios, sección “Cita Online”, en el campo “Especialidad”. Tras escribir el texto, pulsar “actualizar especialidad”.

🔗 Cita Online: Enlace directo al calendario de un profesional

Descripción

El centro puede compartir con un paciente un enlace personalizado al portal de reservas que preselecciona automáticamente un profesional concreto. Al abrir el enlace, el paciente se salta el paso “Elige un profesional” y va directamente al siguiente paso del flujo (tipo de cita o disponibilidad, según la configuración del portal). Es útil para:

Campañas dirigidas a un especialista concreto.
Enlaces incluidos en la firma de email del profesional.
Pacientes recurrentes que siempre reservan con el mismo profesional.

Dónde se obtiene el enlace

Administración > Usuarios > seleccionar profesional > sección “Enlace del portal del paciente” En la ficha del profesional, debajo del bloque de “Agenda online”, aparece un campo de solo lectura con la URL completa y un botón “Copiar”. La URL incluye el código del centro y un identificador opaco del profesional. Ejemplo:

https://app.nubidoc.com/patient-portal/index.php?c=CODIGO_CLIENTE&profrc=8charscode

Condiciones para que aparezca el enlace

El cliente debe tener cita online activada (Datos maestros > Cita online > Activado).
El usuario debe estar guardado (en la pantalla de alta de un nuevo usuario el enlace aún no aparece — primero hay que guardar el usuario).

Condiciones para que el enlace preseleccione al profesional

El profesional debe tener “Agenda online” = SÍ en su ficha (sección Cita Online).
El profesional debe ofrecer la prestación o servicio que el paciente vaya a elegir, en caso de flujos que empiecen por servicio o prestación.

Si el enlace contiene un identificador que no cumple las condiciones (por ejemplo, el profesional tiene la agenda online desactivada o pertenece a otro centro), el portal no muestra ningún error: simplemente continúa con el flujo normal y el paciente puede elegir profesional manualmente.

Confirmación visual durante la reserva

Una vez preseleccionado el profesional, en los pasos siguientes del portal aparece un banner informativo con la foto, nombre y especialidad del profesional. Así el paciente sabe con quién va a reservar sin tener que volver al paso anterior.

Preguntas frecuentes

¿El paciente puede cambiar el profesional preseleccionado? Sí. El banner es informativo, pero el paciente puede pulsar “Volver” para regresar a la lista de profesionales y elegir otro. ¿El enlace funciona si el profesional cambia de email o de nombre? Sí. El identificador del profesional en la URL es interno y no cambia al editar otros datos del profesional. ¿Qué pasa si comparto el enlace y luego doy de baja al profesional? El enlace deja de preseleccionar a ese profesional. El paciente verá el flujo normal de selección.

👤 Cita Online: Indicador del profesional seleccionado durante la reserva

Descripción

En el portal de reservas online, una vez que el paciente ha elegido (o tiene preseleccionado) un profesional, los pasos posteriores muestran un banner informativo en la parte superior con la foto, nombre y especialidad del profesional elegido.

Dónde aparece

El banner se muestra en todos los pasos siguientes a la selección del profesional:

Tipo de cita o prestación (si aplica según el flujo configurado).
Disponibilidad (calendario y horas).

El banner no aparece en el paso de selección de profesional (donde ya se ven todas las tarjetas) ni en el modal final de confirmación de reserva (que ya muestra el resumen completo).

Por qué es útil

Refuerza la confianza del paciente en que la reserva se está haciendo con el profesional correcto.
Reduce errores cuando el flujo es largo o el paciente vuelve atrás varias veces.
Especialmente útil con enlaces que ya preseleccionan al profesional (ver sección anterior): el paciente sabe quién está preseleccionado sin tener que volver atrás.

✅ Cita Online: Mensajes de validación de formularios en español

Descripción

Los formularios del portal del paciente (login, registro, datos del paciente para reservar) ahora muestran los mensajes de validación de campos obligatorios siempre en español, sin depender del idioma configurado en el navegador del paciente.

Antes

Si el paciente tenía Chrome en inglés y dejaba un campo obligatorio vacío, el navegador mostraba “Please fill in this field” o mensajes similares en inglés.

Ahora

Los mensajes se muestran en castellano en todos los casos:

Campo de texto vacío: “Por favor, rellena este campo.”
Email mal formado: “Introduce una dirección de email válida.”
Selección obligatoria sin escoger: “Selecciona una opción.”
Casilla de aceptación de condiciones legales sin marcar: “Marca esta casilla si quieres continuar.”

El mensaje desaparece automáticamente en cuanto el paciente empieza a corregir el campo.

🔑 Historia Clínica: Perfil de Acceso por Defecto para el Portal del Paciente

Descripción

Permite seleccionar qué perfil de permisos de acceso se asigna automáticamente a los pacientes cuando acceden a través del portal del paciente. De esta forma, no es necesario asignar manualmente un perfil a cada paciente: el sistema utiliza el perfil por defecto configurado aquí. Si no se ha seleccionado ningún perfil por defecto y no existe ningún perfil creado, el sistema crea automáticamente uno llamado “Paciente” con todos los tipos de documento configurados como “ver” (solo lectura), tanto para documentos como para adjuntos.

Acceso

Administración > Historia Clínica > Permisos de acceso La sección aparece en la parte inferior de la pantalla, debajo de la plantilla de envío de email.

Cómo configurar

Ir a Administración > Historia Clínica > Permisos de acceso.
Localizar la sección “Perfil de acceso por defecto para el portal del paciente” en la parte inferior.
Pulsar el botón de edición (icono lápiz) junto al nombre del perfil actual.
En el diálogo que aparece, seleccionar el perfil deseado del desplegable.
Pulsar Aceptar.

El perfil seleccionado se guardará y se mostrará en la pantalla. A partir de ese momento, todos los nuevos pacientes con email y portal activo recibirán automáticamente este perfil de permisos.

Comportamiento automático

Si nunca se ha configurado un perfil por defecto, el sistema toma el primer perfil existente de la lista.
Si no existe ningún perfil de permisos creado, el sistema crea uno llamado “Paciente” con todos los tipos de documento y adjuntos en modo “ver” (solo lectura).
El perfil por defecto se asigna automáticamente cada vez que se crea un nuevo paciente con email o DNI y portal de paciente activo.
Si el paciente tiene DNI, el acceso del portal puede usar ese DNI como identificador, además del email cuando esté disponible.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar el perfil por defecto en cualquier momento? Sí. El cambio afecta solo a los nuevos pacientes que se creen a partir de ese momento. Los pacientes existentes conservan el perfil que se les asignó en su momento. ¿Qué ocurre si elimino el perfil que estaba seleccionado como por defecto? El sistema detectará que el perfil ya no existe y asignará automáticamente el primer perfil disponible (o creará uno nuevo si no hay ninguno).

💰 Facturación: Comisiones por Número de Citas

Descripción

Permite configurar rangos de comisión que se aplican automáticamente al generar facturas profesional-centro, según el número de citas del profesional en el periodo facturado. Por ejemplo, se puede establecer que de 1 a 5 citas la comisión sea del 5%, de 6 a 10 citas el 10%, y a partir de 11 citas el 30%.

Requisito previo

La funcionalidad debe estar activada. Para ello, vaya a Administración > Preferencias Generales y active la opción “Permitir Comisiones por Nº citas”. Por defecto está desactivada para todos los centros.

Acceso

Administración > Datos maestros > Facturación > Comisiones por Nº citas Una vez activada la preferencia, aparecerá una nueva tarjeta “Facturación” en la pantalla de Datos maestros. Al pulsarla, se abre un sub-nivel con la tarjeta “Comisiones por Nº citas”.

Pantalla de configuración

La pantalla muestra una tabla con todos los rangos configurados:

Rango (Nº citas): Intervalo de citas al que aplica (ej: “1 - 5”, “6 - 10”, “11 - ∞”).
Comisión % por defecto: Porcentaje de comisión que se aplicará.
Comisión total por defecto: Importe fijo de comisión alternativo.
Orden: Prioridad de aplicación del rango.

Cada rango tiene botones para modificar y eliminar.

Crear un nuevo rango

Pulse el botón “Nuevo rango”.
Rellene los campos:
- Desde (nº citas): Número mínimo de citas del rango (obligatorio, mayor que 0).
- Hasta (nº citas): Número máximo de citas. Déjelo vacío si el rango no tiene límite superior (ej: “11 en adelante”).
- Comisión % por defecto: Porcentaje de comisión a aplicar.
- Comisión total por defecto: Importe fijo de comisión. Debe indicar al menos uno de los dos valores de comisión.
- Orden: Número que determina la prioridad del rango. Cada rango debe tener un orden distinto.
Pulse Guardar.

Validaciones

El sistema comprueba automáticamente:

Los rangos no pueden solaparse entre sí (ej: no puede existir un rango 1-10 y otro 5-15).
Debe indicarse al menos un valor de comisión (porcentaje o total).
El orden debe ser único para cada rango.
El valor mínimo es obligatorio y debe ser mayor que 0.
Si se indica máximo, debe ser mayor o igual que el mínimo.

Si alguna validación falla, se muestra un mensaje de aviso dentro del formulario sin cerrar el diálogo.

Efecto en la generación de facturas

Cuando se genera una factura profesional-centro desde la agenda (botón “Factura profesional a centro”), si el centro tiene rangos configurados, el diálogo muestra una tabla con las comisiones calculadas para cada profesional según el número de citas que tenga en el periodo seleccionado. Los valores se precargan según los rangos configurados, pero pueden modificarse manualmente antes de generar la factura.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si no veo la tarjeta “Facturación” en Datos maestros? Asegúrese de que la preferencia “Permitir Comisiones por Nº citas” está activada en Preferencias Generales. ¿Qué ocurre si un profesional tiene un número de citas que no entra en ningún rango? No se le aplicará comisión automática. El usuario podrá introducir el valor manualmente en el diálogo de generación de facturas. ¿Se puede poner solo comisión en porcentaje, solo en total, o ambas? Debe indicar al menos una de las dos. Puede indicar ambas si lo desea. ¿Qué significa “Sin límite” en el campo Hasta? Significa que el rango aplica desde el valor mínimo en adelante, sin tope. Por ejemplo, un rango “11 - Sin límite” aplica a profesionales con 11 o más citas.

🇪🇺 Preferencias Generales: Habilitar Modelo 349 (operaciones intracomunitarias UE)

Descripción

Activa el apartado Administración > Modelo 349, una herramienta interna que genera un resumen trimestral de las operaciones intracomunitarias UE (facturas con reverse-charge a empresas con NIF intracomunitario) para revisión contable y para importar en software de gestión. Por defecto esta opción está desactivada para todos los centros. Cuando está desactivada, el botón “Modelo 349” no aparece en la pantalla de Administración aunque el centro tenga domicilio fiscal en España.

Acceso

Administración > Preferencias Generales > Facturación

Cómo funciona

Active la opción “Habilitar Modelo 349 (operaciones intracomunitarias UE)”.
Guarde las preferencias.
A partir de ese momento, en Administración aparece un nuevo botón “Modelo 349” junto al resto de herramientas administrativas.
Al pulsarlo se abre la pantalla del Modelo 349, donde puede seleccionar año y trimestre, calcular un resumen y descargar el resultado en XML (resumen interno) o CSV (para revisión por su asesoría contable).

Quién debería activarlo

Solo centros con domicilio fiscal en España que emiten facturas a empresas de otros países UE marcadas como reverse-charge intracomunitario. Si su centro no opera con reverse-charge intracomunitario, deje la preferencia desactivada.

Importante

El XML que descarga el sistema es un resumen interno para revisión y para importar en software contable, no el fichero de presentación oficial del Modelo 349 que exige la AEAT (con el diseño de registro fijo). La presentación oficial debe seguir haciéndose desde la Sede Electrónica de la AEAT.

📋 Preferencias Generales: Habilitar Formularios

Descripción

Activa la caja Administración > Formularios, donde puede crear y gestionar formularios personalizados (cuestionarios previos a la cita, consentimientos, formularios de admisión, encuestas, etc.) que pueden rellenar los pacientes o el personal del centro, y que también pueden asociarse a campañas de marketing. Por defecto esta opción está desactivada para la mayoría de centros. Cuando está desactivada, la caja “Formularios” no aparece en la pantalla de Administración. Algunos centros la tienen siempre activa por configuración.

Acceso

Administración > Preferencias Generales > Otras (dentro del filtro “Documentos y firma”).

Cómo funciona

Active la opción “Formularios personalizables”.
El cambio se guarda automáticamente (verá el aviso “Parámetro actualizado correctamente”).
A partir de ese momento, en Administración aparece la caja “Formularios” junto al resto de herramientas (Datos maestros, Historia clínica, Auditoría, etc.).
Desde ahí puede crear formularios, editarlos y consultar las respuestas recibidas.

Experiencia del paciente al rellenarlo

Cuando envía un enlace público de formulario a un paciente, la pantalla se adapta automáticamente a ordenador, tablet y teléfono móvil. En móvil, el paciente verá el formulario a ancho completo, con los campos, desplegables, firma, adjuntos y botón Enviar ajustados al tamaño de la pantalla para que pueda completarlo sin tener que ampliar manualmente ni desplazarse en horizontal.

Quién debería activarlo

Centros que quieran recoger información estructurada de sus pacientes mediante formularios propios: cuestionarios previos a la cita, consentimientos, encuestas de satisfacción, etc.

🎟️ Preferencias Generales: Beneficiarios en Bonos

Descripción

Permite activar o desactivar la posibilidad de asignar pacientes beneficiarios a un bono, para que puedan consumirlo además del titular original. Por defecto esta opción está desactivada. Si no se activa, el sistema mantiene el comportamiento clásico: cada bono solo puede ser usado por su titular.

Acceso

Administración > Preferencias Generales > Otras > Bonos

Cómo funciona

Active la opción “Permitir beneficiarios en bonos”.
Guarde las preferencias.
A partir de ese momento, al abrir las acciones de un bono aparecerá la sección “Beneficiarios autorizados”.
Desde esa sección podrá buscar pacientes, añadirlos al bono o quitarlos.
Los pacientes añadidos podrán ver ese bono en su ficha y utilizarlo al crear citas, siempre que el bono siga disponible.

Comportamiento al desactivarlo

La sección de beneficiarios desaparece de las acciones del bono.
Los pacientes beneficiarios dejan de ver bonos ajenos en su ficha.
El sistema ya no permite gestionar beneficiarios sobre bonos mientras la opción esté desactivada.

✍️ Preferencias Generales: seleccionar profesional firmante al imprimir

Descripción

Permite que, al imprimir un consentimiento informado o un documento no clínico para firma, el usuario elija qué profesional firmante aportará los metadatos de firma del documento. Por defecto esta opción está desactivada. Si no se activa, el sistema mantiene el comportamiento actual y usa el usuario que tiene la sesión abierta.

Acceso

Administración > Datos de cliente > Preferencias La preferencia aparece con el nombre “Seleccionar profesional firmante al imprimir”.

Cómo funciona

Active la opción y guarde las preferencias.
Abra un consentimiento informado o un documento no clínico para firma y pulse imprimir/generar.
El diálogo mostrará un selector de profesional firmante.
Seleccione el profesional antes de previsualizar o generar el documento.
El sistema usará para la sustitución de metadatos de firma el nombre, número de colegiado y firma digitalizada del profesional elegido.
El resto del flujo de firma y guardado del documento continúa igual que antes.

Comportamiento al desactivarlo

No se muestra el selector de profesional firmante.
Los metadatos de firma se siguen resolviendo con el usuario de la sesión.
No cambia el flujo habitual de impresión ni de firma.

👤 Usuarios: foto de perfil por preferencia general

Descripción

La foto/avatar de los usuarios del sistema puede activarse o desactivarse para todo el centro desde las preferencias generales.

Acceso

Administración > Datos de cliente > Preferencias > Otras

Preferencia

Permitir imagen de usuario en perfil
- Si está activada, los usuarios pueden ver su bloque de foto en la ficha y subir/cambiar/eliminar su avatar.
- Si está desactivada, el bloque de edición desaparece y en las zonas donde se muestra avatar se usará la imagen por defecto.

Comportamiento importante

Desactivar la preferencia no borra las fotos ya guardadas.
Mientras esté desactivada, el sistema deja de mostrar la foto real y enseña el avatar por defecto.
Si más adelante vuelve a activarse, la foto almacenada seguirá disponible.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no veo el botón para cambiar la foto del profesional?
Revise en Administración > Datos de cliente > Preferencias > Otras que la opción Permitir imagen de usuario en perfil esté activada. ¿Qué pasa con las fotos antiguas si desactivo la opción?
No se eliminan. Simplemente dejan de mostrarse mientras la preferencia esté desactivada.

🎁 Programa de Recomendaciones

Descripción

El programa de recomendaciones permite obtener meses gratis de Nubidoc (o Treebole Clínicas) tanto para usted como para la clínica que recomiende. Cada centro tiene un código de referente único de 6 dígitos y un enlace de registro personalizado que puede compartir. Cuando la clínica recomendada lleva 3 meses activa, ambas partes reciben 1 mes gratis (el 4º mes para la clínica recomendada).

Requisito previo

El programa debe estar activado por el administrador de la plataforma. Si no aparece la opción “Recomienda y gana” en el menú lateral, contacte con soporte en soporte@nubidoc.com.

Acceso

Menú lateral > Recomienda y gana

Pantalla principal

La pantalla del programa muestra:

Tu código y enlace de registro: Un código único de 6 dígitos y un enlace web personalizado. Ambos tienen botón de copiar. El enlace lleva a la página de registro con el código ya rellenado.
Kit de compartición: Dos tarjetas con herramientas para compartir fácilmente:
- WhatsApp: Mensaje pre-redactado con el enlace y código incluidos. Pulse “Copiar mensaje” y péguelo en cualquier conversación de WhatsApp.
- Email: Mensaje más formal con asunto y cuerpo. Puede copiar el contenido o pulsar “Abrir en mi correo” para que se abra su programa de email con el mensaje listo para enviar.
Invitar por email: Formulario para enviar una invitación directamente desde la aplicación. Introduzca el email del destinatario y pulse “Enviar invitación”. El sistema envía un email con el nombre de su centro, el enlace de registro y el código.
Estadísticas: Muestra el número de clínicas que se han registrado con su código y los meses gratis que ha obtenido como recompensa.
Tabla de recomendaciones: Lista de todos los centros que se han registrado usando su código, con el nombre del centro, la fecha de registro y el estado (pendiente de validación o validado).

Cómo funciona el programa

Comparta su código: Envíe su enlace de registro o código de 6 dígitos a colegas profesionales.
Se registran: El profesional se registra en la página de alta de nuevos centros introduciendo su código de referente.
- Importante: el alta de profesionales solo admite correos válidos para ese flujo. Si el sistema rechaza el dominio del email, ese correo no puede usarse para crear una cuenta profesional por esta vía y debe revisarse con el centro.
Ganáis 1 mes gratis cada uno: Cuando el nuevo centro lleva 3 meses activo, tanto usted como la clínica recomendada reciben 1 mes gratis. Para la clínica recomendada, el mes gratis corresponde al 4º mes de suscripción.

Condiciones legales

En la parte inferior de la pantalla hay un enlace “Consulta las condiciones del programa de recomendaciones” que abre un diálogo con las condiciones completas del programa.

Página de registro con código de referente

Cuando un profesional accede al enlace de registro personalizado (ej: nubidoc.com/es/web/newnubidoccustomer/referrercode/123456), el campo “¿Te ha recomendado alguien?” se rellena automáticamente con el código. El sistema valida el código en tiempo real:

Verde: Código válido (existe un centro con ese código)
Rojo: Código no válido (formato incorrecto o no existe)

Preguntas frecuentes

¿Dónde encuentro mi código de referente? En la pantalla del programa de recomendaciones (Menú > Recomienda Nubidoc). El código aparece destacado con un botón para copiarlo. ¿Puedo enviar el enlace a varias personas? Sí, no hay límite en el número de invitaciones. Cuantos más profesionales se registren con su código, más meses gratis obtiene. ¿Cuándo recibo el mes gratis? El mes gratis se otorga cuando el nuevo centro referido ha estado activo un tiempo determinado (aproximadamente 3-4 meses). ¿El programa tiene coste? No, el programa es gratuito. Solo se beneficia si recomienda el sistema y el nuevo centro se registra y permanece activo.

🔎 Prestaciones: filtro por centro en el listado

Qué permite hacer

En Administración > Datos maestros > Prestaciones, el campo Centro del buscador permite acotar el listado a las prestaciones asociadas al centro seleccionado.

Cómo se usa

Abra Administración > Datos maestros > Prestaciones.
En el filtro Centro, seleccione uno o varios centros.
Pulse Buscar.
El listado mostrará solo las prestaciones vinculadas a esos centros.

Comportamiento esperado

Si no selecciona ningún centro, se muestran todas las prestaciones del catálogo.
Si selecciona uno o varios centros, el sistema cruza ese filtro con el resto de criterios activos (nombre, descripción, servicio, código, etc.).
Si una prestación está asociada a varios centros, aparecerá cuando cualquiera de esos centros esté seleccionado.

✉️ Datos de cliente: Servidor SMTP

Descripción

Permite configurar el servidor de correo saliente del centro para el envío de notificaciones automáticas por email. La pantalla incluye:

Servidor SMTP
Usuario
Contraseña
Puerto
Usar SSL (si no, TLS)
Disclaimer que se añadirá al final de los emails enviados
Botón “enviar correo test”

El campo de contraseña incluye un icono de ojo para mostrarla u ocultarla temporalmente mientras se revisa la configuración.

Acceso

Administración > Datos de cliente > Servidor SMTP

Cómo configurar

Abra Administración > Datos de cliente > Servidor SMTP.
Introduzca el servidor SMTP, el usuario y la contraseña de la cuenta de envío.
Indique el puerto proporcionado por su proveedor.
Active Usar SSL si su proveedor requiere conexión SSL directa.
Si no usa SSL directa, deje el switch en NO para que el sistema trabaje con TLS.
Si lo desea, añada un Disclaimer para que se inserte automáticamente al final de los emails.
Pulse enviar correo test para validar la configuración.
Cuando la prueba sea correcta, pulse Aceptar para guardar.

Comportamiento del correo de prueba

El botón enviar correo test usa los valores que están visibles en el formulario en ese momento, aunque todavía no se hayan guardado. Esto permite probar cambios de servidor, puerto o SSL/TLS antes de confirmarlos.

Importante sobre SSL y TLS

SI en el switch: el sistema usa SSL
NO en el switch: el sistema usa TLS

Importante: NO no significa “sin seguridad”. Significa que la conexión se hará con TLS, que sigue siendo una conexión cifrada.

¿Qué pasa si no configuro un servidor SMTP propio?

Si su centro no configura un servidor SMTP propio, las notificaciones automáticas (recordatorios de cita, avisos de bonos, facturas, solicitudes de firma…) se envían a través del servidor de correo de Nubidoc. En ese caso, para que los correos no se marquen como spam, el sistema ajusta automáticamente el remitente:

El correo sale con el nombre de su centro como remitente visible y la dirección técnica no-reply@nubidoc.com. Su paciente sigue viendo el nombre de su centro.
La opción Responder a se rellena con el email de su centro, de modo que si el paciente responde, su respuesta le llega a usted con normalidad.

¿Por qué se hace esto? Los proveedores de correo (Gmail, Outlook, etc.) no autorizan a otros servidores a enviar correos “en su nombre”. Si Nubidoc enviara un correo poniendo directamente su dirección de Gmail como remitente, los buzones de destino lo tratarían como sospechoso y lo mandarían a la carpeta de spam. Enviándolo desde una dirección de Nubidoc (y dejando su email en Responder a) los correos llegan correctamente a la bandeja de entrada. ¿Y si quiero que el remitente sea exactamente el email de mi centro? Configure su propio servidor SMTP en esta misma pantalla. Cuando el centro tiene servidor SMTP propio, los correos salen con su dirección tal cual, sin ningún ajuste.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que guardar antes de enviar el correo test? No. La prueba toma los datos actuales del formulario, por lo que puede validar la configuración antes de guardarla definitivamente. ¿Qué hago si no sé si mi proveedor usa SSL o TLS? Revise la documentación de su proveedor de correo. Habitualmente:

SSL directa suele ir asociada a puertos como 465
TLS suele usarse con puertos como 25 o 587

Si tiene dudas, haga la prueba con ambos valores y utilice la combinación indicada por su proveedor. Mis pacientes ven no-reply@nubidoc.com como remitente, ¿es normal? Sí, si su centro no tiene configurado un servidor SMTP propio. Es el comportamiento que evita que los correos lleguen a spam. Su paciente sigue viendo el nombre de su centro, y si responde al correo, la respuesta le llega a usted (el email de su centro está puesto en “Responder a”). Si prefiere que el remitente sea exactamente el email de su centro, configure su propio servidor SMTP en esta pantalla.

🛒 Datos económicos: Contratar elementos adicionales

Descripción

Desde los datos económicos del centro puede ampliar su plan contratando elementos adicionales: bonos de SMS o WhatsApp, almacenamiento extra, firma electrónica, usuarios adicionales, integraciones y más. La pantalla se presenta como una tienda visual con los elementos agrupados por categoría.

Dónde encontrarlo

Administración > Datos de cliente > Datos económicos > Contratar elementos adicionales

Cómo funciona

Los elementos disponibles aparecen como tarjetas agrupadas por categoría (Comunicación, Firma electrónica, Almacenamiento, Equipo y usuarios, Pacientes, Integraciones…). Cada tarjeta muestra:

El nombre y una breve descripción.
El precio y el tipo de pago, con una etiqueta: Suscripción (cuota mensual) o Pago único (bono que se paga una sola vez).
Un enlace “Ver más” que despliega información ampliada del elemento.
El botón “Contratar”.

Pago y activación

El comportamiento depende del tipo de elemento:

Suscripciones (mensuales): se activan al instante y se incluyen en la facturación mensual del centro.
Bonos de pago único (por ejemplo, “Bono 500 WhatsApp”): al contratarlos, el sistema le lleva directamente a la pantalla de pago (Pagos y facturas), donde la orden pendiente tiene su botón para pagar. El bono no estará disponible hasta que el pago se haya completado.

Importante: Mientras un bono está pendiente de pago, aparece en la lista de elementos del centro con el estado “pendiente de pago” y un enlace “Pagar ahora”. Sus unidades no se muestran como disponibles hasta que el pago se confirma, para evitar confusiones sobre si el bono ya está activo.

🏷️ Plantillas de envío: catálogo de metatags y avisos por contexto

Descripción

Las plantillas de email, SMS y WhatsApp pueden usar metatags con formato %...% para insertar automáticamente datos del paciente, la cita, el bono, la factura o el centro. Ejemplos habituales:

%patientname%
%customername%
%appodate%
%bonusname%
%appoprice%

Cómo se usan ahora

En la pantalla de envío de notificaciones verá:

Un indicador superior con el contexto actual del envío (Paciente, Cita, Bono, Factura, etc.).
Una leyenda lateral agrupada por bloques (General, Paciente, Facturación, Agenda, Otros).
Un botón principal para insertar cada metatag.
Un botón i que abre una ayuda con la descripción del metatag y los contextos admitidos. La ventana incluye además un botón Copiar al portapapeles que copia únicamente el código del metatag (por ejemplo %patientportalurlbycenter%) sin ningún formato visual, para poder pegarlo limpio en cualquier editor de plantilla externo.

Avisos por incompatibilidad de contexto

Si la plantilla contiene metatags que no se pueden sustituir desde el contexto actual, el sistema muestra un aviso preventivo. Ejemplo:

Si el envío se abre desde un paciente y la plantilla contiene %appodate%, el sistema avisa de que ese dato pertenece a contexto Cita y puede no resolverse.

Importante:

El aviso no bloquea el envío.
El usuario puede revisar la plantilla o continuar si lo considera oportuno.

Previsualización con datos reales

Antes de enviar, puede pulsar el botón de previsualización (icono del ojo) para ver cómo quedará el mensaje con los datos reales del destinatario. La previsualización resuelve todos los metatags del contexto actual: si el envío es desde un bono, los metatags %bonuscode%, %bonusname%, %bonusexpirydate% y los enlaces de pago del bono se sustituyen por los valores reales. Lo mismo ocurre con los metatags de paciente, cita o factura según el contexto. En las plantillas de WhatsApp (cuando el centro tiene contratada su propia cuenta de WhatsApp), la previsualización también muestra el mensaje final tal y como lo recibirá el paciente: cada hueco de la plantilla se rellena con el dato real que usted haya cuadrado (nombre, día de la cita, etc.). Si algún dato del paciente está vacío (por ejemplo, no tiene segundo apellido), ese hueco aparecerá vacío en el mensaje en lugar de mostrar un código suelto.

Plantillas de WhatsApp: cuadrar los parámetros

Las plantillas de WhatsApp que el centro tiene aprobadas en su proveedor llegan con huecos numerados (un primer dato, un segundo dato, etc.) en lugar de metatags. Por eso, al usar una plantilla de WhatsApp hay que indicar qué dato de Nubidoc va en cada hueco. Al crear o editar una plantilla de tipo WhatsApp en Administración > Datos maestros > Plantillas de envíos:

Elija la plantilla en el desplegable. El sistema crea automáticamente una fila por cada hueco de la plantilla, numeradas en orden.
En cada fila, indique el dato que debe ir en ese hueco. Puede pulsar el dato directamente en la leyenda lateral (por ejemplo Nombre del paciente o Día de la cita) y se rellenará en la fila seleccionada, sin necesidad de teclear el código a mano.
Si el número de filas no coincide con el número de huecos de la plantilla, el sistema avisa y no deja guardar hasta que cuadren. Así se evita que el envío falle más tarde.

De este modo, lo que el centro entiende por “nombre del paciente” o “día de la cita” se conecta con el hueco correcto de la plantilla, aunque el proveedor de WhatsApp lo numere de otra forma.

Recomendación práctica

Use metatags de Paciente, Centro y General en plantillas reutilizables o campañas amplias.
Use metatags de Cita, Bono, Pago o Factura solo en plantillas que se vayan a lanzar desde esos contextos.

🛡️ Administración de Sistema > Metatags

Acceso

Solo disponible para superadministradores del sistema, dentro de: Administración de Sistema > Metatags La pestaña aparece a continuación de Integraciones.

Qué permite gestionar

Esta pantalla centraliza el catálogo maestro de metatags y permite mantener:

Código del metatag (%patientname%, %appodate%, etc.)
Nombre visible que se muestra en la leyenda
Grupo visual en el que aparece
Contextos admitidos
Ayuda que se muestra al pulsar el botón de información

Sincronización del catálogo base

Existe un botón “Sincronizar catálogo base” para incorporar al maestro los metatags definidos en el código del sistema y que todavía no estén en base de datos.

Nota de despliegue

Si la migración de metatags todavía no está aplicada, la pantalla puede mostrarse en modo solo lectura. En ese caso:

se puede consultar el catálogo
no se podrán editar ayudas ni nombres visibles hasta aplicar la migración correspondiente

🧩 Administración de Sistema: Ver módulos contratados de un cliente

Descripción

Desde la pantalla Estadísticas de Clientes (accesible solo para el administrador de sistema), ahora puede consultar los módulos contratados de cualquier cliente sin salir de la vista general.

Dónde encontrarlo

En la pestaña CLIENTES de Administración de Sistema, cada fila de cliente muestra un botón azul “ver módulos” debajo del botón “cambiar”.

Cómo funciona

Acceda a Administración de Sistema > CLIENTES.
Localice el cliente del que desea consultar los módulos.
Pulse el botón “ver módulos” (icono de cubos).
Se abrirá un popup con toda la información de módulos contratados:
- Elementos activos: plan contratado, precio, unidades, máximo de usuarios, pacientes y espacio en disco.
- Número de pacientes: contratados, creados y disponibles.
- Espacio en disco: paquetes adicionales contratados, espacio consumido y disponible.
- Bonos SMS/WhatsApp: paquetes de mensajes con unidades restantes.

Acciones de administración

Si su usuario tiene permisos de masterAdmin, en la tabla de módulos aparecerán dos acciones adicionales por cada módulo:

bloquear: Cambia el estado del módulo a “bloqueado”. El cliente no podrá usar ese módulo.
OK: Reactiva el módulo, devolviéndolo al estado “activo”.

Preguntas frecuentes

¿El popup muestra datos en tiempo real? Sí. Cada vez que pulsa “ver módulos” se carga la información actualizada del cliente. ¿Puedo bloquear el módulo principal del cliente? Sí. El enlace “bloquear” aparece para todos los módulos, incluido el principal. Al bloquearlo, el cliente no podrá acceder al sistema.

🧩 Administración de Sistema: borrado y anonimización de clientes

Descripción

En la pantalla Estadísticas de Clientes de Administración de Sistema, los usuarios masterAdmin pueden borrar un cliente que se da de baja o que no llega a contratar. Esta acción no es un borrado normal de mantenimiento: marca el cliente y sus registros relacionados como borrados, anonimiza datos sensibles de usuarios, pacientes, citas, facturas, comunicaciones, formularios, integraciones y auditoría, y elimina el almacenamiento físico del cliente cuando existe.

Dónde encontrarlo

En Administración de Sistema > CLIENTES, dentro de cada fila de cliente, aparece un botón rojo “borrar” debajo de “ver módulos”.

Cómo funciona

Acceda como masterAdmin a Administración de Sistema > CLIENTES.
Localice el cliente que se debe retirar.
Pulse “borrar”.
El sistema muestra un aviso de operación irreversible y una clave de 2 cifras.
Escriba exactamente esa clave en el campo de confirmación.
Si la clave coincide, el sistema ejecuta el borrado lógico y la anonimización.
Al terminar correctamente, la fila desaparece del listado.

Qué datos se tratan

El proceso marca como borrados los registros asociados al cliente y anonimiza datos personales o sensibles en áreas como:

datos del cliente y centros
usuarios y permisos
pacientes
citas
facturas, servicios de factura, pagos, presupuestos y pagadores
documentos, archivos de paciente, historias, interacciones y comunicaciones
emails entrantes, notificaciones y auditoría
API Keys, factura digital, VeriFactu y formularios Treebole

Precauciones

Use esta acción solo para bajas reales, clientes de prueba o clientes que finalmente no contratan.
No se puede deshacer desde la pantalla.
Antes de usarla en producción, conviene confirmar que el cliente correcto está seleccionado y que no es necesario conservar datos identificables.
El cliente principal del sistema no se puede borrar desde esta acción.

🧩 Administración de Sistema: seguimiento visual de clientes ya pasados a lead

Descripción

En la pantalla Estadísticas de Clientes de Administración de Sistema, el botón de generar lead ahora deja una marca visual persistente para que pueda distinguir rápidamente qué clientes ya se han pasado a lead.

Dónde encontrarlo

En Administración de Sistema > CLIENTES, dentro de la tabla de clientes:

el botón con icono de marcador sigue generando el lead
si la operación se ha hecho correctamente, el nombre del cliente muestra un tick verde a continuación

Cómo funciona

Acceda a Administración de Sistema > CLIENTES.
Localice un cliente pendiente.
Pulse el botón de generar lead (icono del marcador).
El sistema crea el lead y marca internamente ese cliente como ya procesado.
A partir de ese momento verá un tick verde junto al nombre del cliente.

Qué significa el tick

Sin tick: ese cliente todavía no está marcado como pasado a lead.
Con tick: ese cliente ya fue pasado a lead desde esta pantalla.

Preguntas frecuentes

¿El tick desaparece al recargar la pantalla? No. La marca queda guardada y vuelve a mostrarse cuando se recarga la pestaña o se entra de nuevo. ¿El tick sustituye al lead que se genera? No. El lead se sigue generando como antes. El tick solo sirve como ayuda visual para seguimiento.

📅 Preferencias Generales: Aviso cuando la cita cambia de fecha

Descripcion

Cuando una cita existente se mueve a otra fecha u hora, el sistema puede enviar automaticamente un aviso al paciente utilizando una plantilla de notificacion seleccionada por el centro. Anteriormente, si una cita programada para el lunes se trasladaba al martes, el paciente no recibia ninguna notificacion del cambio. Con esta preferencia activada, el paciente recibe un email informandole de la nueva fecha y hora.

Donde se configura

Administracion, Datos de cliente, Preferencias En la seccion de avisos de citas, aparece un nuevo desplegable llamado Aviso cuando la cita cambia de fecha entre “Aviso al cancelar cita” y “Cumpleanos”.

Como funciona

Seleccione una plantilla de notificacion en el desplegable
Pulse “Guardar” para aplicar la configuracion
A partir de ese momento, cada vez que un usuario mueva una cita de fecha, el sistema enviara automaticamente la plantilla seleccionada al paciente

Condiciones para el envio

La cita debe tener un paciente asignado
La fecha o la hora de la cita deben haber cambiado respecto a la cita original
La cita no debe estar cancelada (las cancelaciones tienen su propio aviso)
Debe haber una plantilla seleccionada en la preferencia

Preguntas frecuentes

Si no selecciono ninguna plantilla, se envia algun aviso? No. Si el desplegable esta vacio, no se envia ninguna notificacion al cambiar la fecha de una cita. Se envia tambien si solo cambia la hora, no el dia? Si. Cualquier cambio en la fecha y hora de la cita dispara la notificacion. Si se cancela la cita y cambia la fecha al mismo tiempo, se envian dos avisos? No. Si la cita se cancela, solo se envia el aviso de cancelacion (si esta configurado). El aviso de cambio de fecha no se dispara para citas canceladas.

🧬 Pacientes: Fusiones de pacientes (sysadmin)

Descripción

Cada vez que un profesional fusiona dos pacientes duplicados desde el buscador de pacientes, el sistema guarda automáticamente un registro detallado de todos los cambios que se han aplicado. Estos registros permiten que un administrador maestro (sysadmin) pueda revertir una fusión si se detecta que fue un error (por ejemplo, si los dos pacientes no eran realmente la misma persona). Hasta ahora las fusiones eran irreversibles: una vez marcado el paciente viejo como fusionado, no había forma de separar los datos. Con esta mejora, el proceso queda trazado y se puede deshacer.

Dónde se encuentra

Administración → Pacientes → Fusiones de pacientes (sysadmin) Este botón solo es visible para usuarios con perfil de administrador maestro (sysadmin). Otros usuarios no lo verán en el panel de administración.

Qué se muestra

Una tabla con todas las fusiones realizadas en el centro, ordenadas de más reciente a más antigua. Por cada fusión se muestra:

Id: identificador interno de la fusión
Fecha: cuándo se hizo la fusión
Escenario: indica si los pacientes tenían o no historia clínica abierta
Paciente OLD: el paciente que se marcó como fusionado (y quedó oculto)
Paciente NEW: el paciente que absorbió los datos
Usuario: profesional que hizo la fusión
Estado: “Activa” (se puede revertir) o “Revertida” (ya se deshizo)
Acciones: botón Revertir si la fusión está activa

Cómo revertir una fusión

Acceda a Administración → Pacientes → Fusiones de pacientes.
Localice en la tabla la fusión que desea deshacer.
Pulse el botón rojo Revertir.
El sistema le pedirá un motivo de la reversión (campo opcional, útil para auditoría).
Confirmará mostrando un resumen de lo que va a ocurrir.
Al aceptar, el sistema:
- Reactiva al paciente viejo (vuelve a estar visible en el buscador).
- Devuelve todas las relaciones que se habían movido: citas, facturas, pagos, bonos, episodios, direcciones, documentos, presupuestos, tareas, asignaciones a centros, etc.
- Reactiva los permisos de acceso a la historia clínica que se habían desactivado.
- Actualiza la fila como “Revertida” con fecha, usuario que revertió y motivo.
Al finalizar, se muestra un resumen: cuántos cambios se aplicaron y cuántos se saltaron.

Qué ocurre con los cambios posteriores a la fusión

Si entre la fusión y la reversión se hicieron cambios legítimos sobre los datos del paciente (por ejemplo, se creó una nueva cita al paciente bueno, o se editó una factura), la reversión los respeta: el sistema solo deshace lo que originalmente cambió la fusión. Estos cambios posteriores se contarán como “saltados” en el resumen final.

Qué ocurre con los ficheros de la historia clínica

Si la fusión implicó copiar ficheros físicos de un paciente a otro (cuando ambos tenían historia clínica abierta), estos ficheros no se borran al revertir: los originales del paciente viejo siguen intactos, y las copias en el paciente nuevo quedan como respaldo. Esto es una garantía de seguridad: si algo sale mal, los datos originales nunca se pierden. Puede ocupar algo más de espacio en disco, pero es intencional.

Preguntas frecuentes

¿Cualquier usuario puede revertir una fusión? No. Solo los administradores maestros (sysadmin) ven el botón. Usuarios con perfil administrador normal no tienen acceso a esta pantalla. ¿Se puede revertir una fusión varias veces? No. Una vez revertida, la fusión queda en estado “Revertida” y no se puede volver a revertir. Si hiciera falta, se puede volver a fusionar los pacientes con el flujo normal. ¿Hay límite de tiempo para revertir? No hay límite técnico, pero cuanto antes se revierta, mejor: cuantos más cambios se hayan hecho después, más filas pueden saltarse en la reversión. ¿Qué pasa si el paciente viejo tenía citas que ya se han modificado? Esas citas se quedan con los cambios nuevos, pero vuelven a asociarse al paciente viejo. No se pierde información. ¿Se puede ver el detalle exacto de qué cambió en una fusión? En esta vista no directamente, pero la información está registrada en el sistema y se puede consultar internamente si hace falta una investigación más profunda.

✉️ Preferencias Generales: Usuario como remitente en envíos manuales

Descripción

Permite que, al enviar manualmente un correo desde la aplicación, el usuario profesional pueda elegir si el correo sale como remitente del centro (comportamiento por defecto) o con su propio email (útil en clínicas donde los profesionales actúan como autónomos y quieren que las respuestas lleguen a su correo personal, no al del centro). Por defecto esta opción está desactivada. Si no se activa, todos los correos siguen saliendo como el centro, igual que antes.

El servidor SMTP que envía el correo sigue siendo el del centro. Sólo cambian las cabeceras que ven los destinatarios: el remitente (From) y el destinatario de respuestas (Reply-To) pasan a ser el email del profesional. Esta opción no afecta a los correos automáticos (recordatorios de citas, avisos del sistema, procesos en segundo plano), que siempre seguirán saliendo como el centro.

Acceso

Administración > Datos de cliente > Preferencias Generales > Email La preferencia aparece con el nombre “Usuario como remitente en envíos manuales”.

Cómo funciona

Active la opción y guarde las preferencias.
Asegúrese de que cada profesional tiene su email personal configurado en su ficha de usuario (Administración > Usuarios > usuario > Email). Si un usuario no tiene email, no podrá usar la nueva opción; sus correos saldrán siempre como el centro.
En el diálogo Enviar notificaciones (al pulsar “Enviar notificación” desde Pacientes, Citas, Facturas, etc.), aparecerá un nuevo bloque titulado “Enviar como:” con dos opciones:
- Centro (email del centro) — seleccionado por defecto. El correo sale como siempre.
- Mi usuario (email del usuario) — el correo saldrá con el email del profesional como remitente y destinatario de respuestas.
El profesional elige la opción en cada envío. Activar la preferencia no fuerza a usar el email del usuario; sólo habilita la posibilidad de elegir.
Si el paciente o destinatario responde al correo, la respuesta llegará al buzón del profesional (no al del centro).

Cuándo aparece el bloque “Enviar como:”

Sólo aparece cuando se cumplen todas estas condiciones:

La preferencia “Usuario como remitente en envíos manuales” está activada.
El envío es por email (no aparece en SMS ni en WhatsApp).
El usuario que está enviando tiene un email válido configurado en su ficha.

Si falta alguna de estas tres condiciones, el bloque no aparece y el correo se envía como el centro.

Comportamiento al desactivarlo

El bloque “Enviar como:” desaparece del diálogo de envío.
Todos los correos vuelven a salir como el centro, como antes.
No se pierde ni se modifica ningún dato.

Notas para el administrador de TI del cliente

Si el servidor SMTP del centro aplica controles estrictos de autenticación de dominio (SPF/DKIM/DMARC), puede que los correos enviados con un email de usuario fuera del dominio del centro sean rechazados o marcados como spam por el destinatario. Antes de desplegar esta funcionalidad a usuarios finales, recomendamos:

Usar emails de usuario del mismo dominio que el email del centro (por ejemplo, si el centro es info@clinica.com, que los usuarios sean dr.garcia@clinica.com, dra.martinez@clinica.com, etc.).
Revisar la configuración SPF/DKIM del dominio con el proveedor de correo del centro.

📥 Email entrante (Importación IMAP)

Descripción

El centro puede configurar uno o varios buzones de correo IMAP para que la aplicación traiga automáticamente los emails entrantes y los asocie a la ficha del paciente correspondiente. Es útil cuando los pacientes responden por email a recordatorios, envían pruebas médicas escaneadas, o cuando se quiere centralizar la comunicación recibida en el historial de cada paciente. Al importar un correo, el sistema:

Lo guarda en el listado de Correos importados.
Si el remitente del correo coincide con el email registrado de un paciente, lo asocia a su ficha y crea una interacción en su historial de comunicaciones.
Descarga los adjuntos y los deja descargables desde la vista detalle del email.
Lo clasifica automáticamente como: Normal, Rebote (mailer-daemon), Newsletter, Auto-respuesta o Spam.
Aplica las reglas de ruido del buzón para auto-marcar como “revisado” lo que no requiere atención humana.

Acceso

Administración → Email entrante La opción aparece a usuarios con privilegio de administrador del cliente. La pantalla tiene dos secciones:

Configuración: gestión de los buzones IMAP del centro.
Correos importados: listado y revisión de los correos ya descargados.

Configurar un buzón IMAP

Crear o editar un buzón

Pulse Añadir buzón (o el botón de editar de un buzón existente). El formulario incluye:

Nombre interno: cómo lo verá el equipo (por ejemplo “Buzón principal”).
Email: la dirección de correo (por ejemplo info@miclinica.com).
Servidor IMAP y Puerto: datos del proveedor de correo (por ejemplo imap.gmail.com puerto 993).
Encriptación: SSL, TLS o ninguna.
Validar certificado: dejar marcado salvo que el servidor use certificado autofirmado.
Carpeta IMAP: por defecto INBOX.
Usuario IMAP: normalmente la propia dirección de email.
Contraseña: contraseña de aplicación o contraseña IMAP del proveedor.
Usar misma contraseña SMTP: si el centro ya tiene configurado el SMTP, marcar esta opción evita tener que volver a introducir la contraseña. El sistema reutiliza las credenciales del SMTP del centro para conectarse al IMAP.
Activo: si está desmarcado, el buzón no se sincroniza.
Días de sincronización inicial: cuántos días hacia atrás importar la primera vez. Por defecto 31 (último mes). Se ignora a partir de la segunda sincronización.
Marcar como leído tras importar: opcional. Si se activa, el sistema marca los correos como leídos en el buzón original tras importarlos.
Mover a carpeta (opcional): tras importar, mueve el correo a otra carpeta del propio servidor IMAP.
Usuario asignado por defecto: a quién se le adjudican los correos importados de este buzón a efectos de tareas internas.

Reglas de ruido

Cada buzón puede definir qué clasificaciones de correo se consideran ruido operativo:

Clasificaciones consideradas ruido: marque las que NO requieren atención humana (típicamente Rebote, Newsletter, Auto-respuesta y Spam).
Marcar ruido como revisado automáticamente: si está marcado, los correos cuyo tipo coincide con las clasificaciones de ruido se marcan directamente como “revisados”.
Crear interacción para ruido: por defecto NO se crea interacción en la ficha del paciente cuando un correo es ruido. Si quiere que el rebote o auto-respuesta también dejen rastro en el historial del paciente, márquelo.
Patrones de remitente como ruido: lista de direcciones o dominios (uno por línea) que siempre se consideran ruido aunque su clasificación sea “Normal” (por ejemplo noreply@, *@newsletter.com).

Probar conexión

El botón Probar conexión intenta abrir IMAP con los datos del formulario sin guardar nada. Es la forma rápida de saber si el servidor, puerto, encriptación, usuario y contraseña son correctos antes de confirmar.

Importar ahora

El botón Importar ahora dispara una importación inmediata del buzón. Útil cuando se acaba de crear el buzón o se quiere traer los últimos correos sin esperar a la sincronización automática.

Reaplicar reglas

Si cambia las reglas de ruido o las direcciones consideradas ruido, el botón Reaplicar reglas revisa los correos ya importados y actualiza su estado (revisado / no revisado) según las reglas actuales. No vuelve a descargar nada de IMAP.

Eliminar buzón

Borra el buzón. Los correos ya importados permanecen en el listado para conservar la trazabilidad.

Pantalla de Correos importados

Listado de todos los emails importados de los buzones del centro. Filtros disponibles:

Buzón — combo con todos los buzones activos.
Estado — Importado (sin revisar) o Revisado.
Tipo / Clasificación — Normal, Rebote, Newsletter, Auto-respuesta, Spam.
Texto — busca en asunto, remitente y cuerpo. Tiene filtrado en vivo: al escribir, la lista se recarga automáticamente con un pequeño retardo.
Fecha desde / Fecha hasta.
Solo sin paciente — muestra solo los correos que no se han podido asociar a ningún paciente.
Tamaño de página — 50, 100 o 200 elementos.

Cada fila muestra: fecha, remitente, paciente vinculado (si lo hay), asunto, clasificación con color, estado de revisión y nº de adjuntos.

Vista detalle del correo

Pulse sobre una fila para abrir el detalle:

Cabeceras (de, para, fecha).
Cuerpo del email (HTML si el correo lo tenía, en caso contrario texto plano).
Adjuntos descargables.
Paciente vinculado (con enlace a su ficha).
Botón Marcar como revisado: deja constancia de que el correo ya ha sido procesado por alguien del centro.

Sincronización automática

La sincronización se ejecuta de forma periódica (un proceso programado del lado servidor), por lo que los correos van llegando a la aplicación sin que nadie tenga que pulsar nada. Si quiere forzar la importación, use el botón Importar ahora del buzón.

Recomendaciones

Use contraseñas de aplicación específicas del proveedor (Gmail, Outlook, etc.) en lugar de la contraseña personal del usuario, por seguridad.
Si tiene un buzón compartido con SMTP ya configurado, marque Usar misma contraseña SMTP para no duplicar credenciales.
Configure las reglas de ruido en cuanto cree el buzón: la primera importación puede traer newsletters y rebotes que conviene apartar del flujo de revisión humana.
Si cambia el servidor IMAP, el usuario o la carpeta del buzón, el sistema reinicia el cursor de sincronización para evitar mezclar correos de cuentas distintas.

📨 Reglas de envío de plantilla

Descripción

Las reglas de envío de plantilla permiten al centro decidir, de forma automática, qué plantilla de notificación se envía a cada paciente según las características de la cita. Por ejemplo: para primeras consultas usar una plantilla de bienvenida, para citas con un profesional concreto usar una plantilla personalizada, para una prestación específica usar otra plantilla, etc. Se evalúan por orden de prioridad (de arriba abajo en la lista) y se aplica la primera regla que coincide con la cita.

Acceso

Administración > Datos maestros > Reglas envío plantilla.

Crear una regla

Pulse Nueva regla de envío debajo del listado. Se abre un diálogo con los campos:

Tipo — canal de envío: SMS, Email o WhatsApp.
Condición1 — primera condición que debe cumplir la cita para aplicar la regla:
- Es Primera consulta — la cita es la primera del paciente en el centro.
- Por prestación — la cita incluye una prestación concreta (aparece un selector de prestación al elegir esta opción).
- Por profesional — la cita es con un profesional concreto (aparece un selector de profesional).
- Es videoconsulta — la cita es online.
Condición2 (opcional) — segunda condición que debe cumplirse a la vez que la primera. Mismas opciones que Condición1, con su propio selector de prestación o profesional.
Plantilla de envío — la plantilla que se enviará si se cumplen las condiciones. Se filtra automáticamente por el canal elegido en “Tipo”.

Pulse Aceptar para guardar.

Editar una regla

Pulse el botón ✏️ (a la izquierda del botón rojo de eliminar) en la fila de la regla que quiere modificar. Se abre el mismo diálogo que el de crear, pero con el título Actualizar regla y todos los campos rellenos con los valores actuales. Cambie lo que necesite y pulse Aceptar. La regla se actualiza manteniendo su posición en la lista. Si cambia la Condición1 de un tipo a otro (por ejemplo de “Por prestación” a “Es Primera consulta”), el sistema limpia automáticamente los datos del tipo anterior. No queda información obsoleta en la regla.

Eliminar una regla

Pulse el botón rojo 🗑️ de la fila. Se pide confirmación antes de borrar.

Reordenar reglas

Las reglas se evalúan en el orden mostrado, de arriba abajo. Para cambiar la prioridad, pulse y arrastre la fila hasta la posición deseada (icono de mover ↕ a la izquierda del Tipo). El nuevo orden se guarda automáticamente.

Recomendaciones

Cree primero las reglas más específicas (por profesional + por prestación) y deje las más generales (por ejemplo, “Es Primera consulta”) al final, para que las específicas tengan prioridad.
Si dos reglas cubren el mismo caso, gana la que esté más arriba en la lista.
Mantenga las plantillas asociadas en Datos maestros > Plantillas envíos: si cambia el contenido de una plantilla, todas las reglas que la usan reflejan el cambio inmediatamente.

IA en Nubidoc

Activación por clínica

La IA es una funcionalidad opcional. Por defecto está desactivada para la clínica. Para activarla, un administrador debe revisar las preferencias generales del centro y activar Habilitar IA. Además, cada usuario que vaya a usarla necesita un plan IA activo. Si la clínica no tiene IA activa, no aparecen los botones de IA ni el indicador de uso. Tampoco aparecen, en el selector de Añadir documento de la historia clínica, los tipos de documento “Informe genérico (Word)” y “Videoconferencia”: estos dos tipos solo se muestran cuando la IA está activada.

Indicador de uso

Cuando un usuario tiene IA activa, en la parte superior derecha puede aparecer un círculo con el porcentaje de uso del periodo. Al pulsarlo se abre la pestaña IA del perfil. El color indica el nivel de consumo:

verde: uso normal;
naranja: consumo alto;
rojo: cerca del límite;
rojo completo: plan agotado.

Perfil > IA

Desde el perfil de usuario, la pestaña IA permite consultar:

plan actual;
uso del periodo;
fecha de renovación;
preferencias de estilo e idioma;
activación de la transcripción de videoconferencia;
prompts personalizados;
gestión de plan.

Las preferencias son sencillas para no complicar el uso:

Estilo: controla si la respuesta debe ser normal, más directa o más desarrollada.
Idioma: español, inglés, francés, italiano, portugués o alemán.
Activar transcripción videoconferencia: permite que el profesional solicite consentimiento para grabar y transcribir una videoconsulta. Por defecto está en No.

Si Activar transcripción videoconferencia está en No, la videoconferencia funciona como siempre: no aparece el botón de transcripción, no se solicita consentimiento y no se inicia ninguna grabación o transcripción. Si está en Sí, el profesional verá el botón Transcripción dentro de la videoconferencia y deberá pedir aceptación explícita a los participantes antes de iniciar el proceso.

Planes IA

Los planes iniciales son:

FREE: plan básico.
PRO: más capacidad mensual.
SUPER: mayor capacidad mensual.

El botón Gestionar plan permite mejorar el plan en cualquier momento. Si se baja de plan o se cancela, el cambio se programa para el siguiente periodo para no retirar capacidad ya contratada.

IA en plantillas de envío

En las plantillas de email, el botón IA del editor puede ayudar a crear o mejorar contenido. Para plantillas de email, la IA debe generar HTML adaptado a correo electrónico:

diseño limpio;
cabecera con fondo blanco;
logo de la clínica si está disponible;
contenido legible en ordenador y móvil;
botones o enlaces solo cuando existan metatags permitidos;
uso de metatags sin sustituirlos por datos reales.

La IA no debe inventar metatags ni crear enlaces que no existan. Si quiere un botón de confirmación, cancelación, portal del paciente o reseña, debe usar el metatag correspondiente cuando esté disponible.

Previsualizar email

Las plantillas de email pueden previsualizarse en una ventana limpia, separada de los estilos de Nubidoc y del editor. Esto ayuda a comprobar cómo se verá el HTML en un correo real. La previsualización incluye vista de escritorio y vista móvil.

Última actualización: 2026-06-07 Versión del módulo: 3.0

Crear un pacienteDa de alta un paciente nuevo en dos minutos

​🎯 Propósito y Casos de Uso

​Descripción

​Usuarios Objetivo

​Casos de Uso Principales

​🗺️ Estructura del Módulo

​Panel Principal de Administración

​1. Datos de cliente

​2. Datos maestros

​3. Historia clínica

​4. Auditoría

​5. Notificaciones

​6. Notas

​7. Usuarios

​8. Módulos (condicional)

​9. Aspecto (Treebole Clínicas)

​10. Asistencia (condicional)

​📄 Secciones Principales

​Datos maestros > Pacientes > Campos adicionales

​Datos maestros > Pacientes > Listas de valores

​📝 Formularios Principales

​🔄 Workflows Principales

​Workflow 1: Crear Nuevo Usuario

​Workflow 2: Configurar Preferencias del Centro

​Auto-guardado en las preferencias de usuario (Mi perfil > Preferencias)

​Workflow 3: Definir Prestación (Servicio)

​Workflow 4: Configurar Roles y Permisos

​Workflow 5: Consultar Auditoría

​Detalle de auditoría: carrusel de cambios

​🔗 Relación con Otros Módulos

​Con todos los módulos

​Con Pacientes

​Con Agenda

​Con Facturación

​Con Historia Clínica

​💡 Reglas de Negocio

​Regla 1: Roles Predeterminados

​Regla 2: Rol Administrador

​Regla 3: Email Único

​Regla 4: Preferencias en Cascada

​Regla 5: Soft Delete en Roles

​Regla 6: Auditoría Automática

​Regla 7: Privilegios Cacheados

​Regla 8: Multitenancy Estricto

​⚠️ Mensajes del Sistema

​Mensajes de Éxito

​Mensajes de Error

​Mensajes de Confirmación

​❓ Preguntas Frecuentes

​🔐 Seguridad y Permisos

​Privilegios Principales

​Niveles de Acceso

​Restricciones

​⚙️ Configuraciones Especiales

​Preferencias Clave del Sistema

​🔔 Notificaciones (Histórico)

​Descripción

​Acceso

​Buscar notificaciones

​Columnas del listado

​Estado “No enviada”

​Estado “Pendiente aprobación”

​Ver detalle de una notificación

​Ver una notificación en el navegador

​Imprimir una notificación como PDF

​Exportar notificaciones a Excel

​Avisos automáticos de saldo de bonos SMS y WhatsApp

​Qué avisos envía

​A quién se envían

​Comportamiento cuando el bono se agota

​Trazabilidad en el histórico

​📱 Dispositivos de Firma

​Descripción

​Acceso

​Crear un dispositivo

​Personalización visual del dispositivo

​Configurar la tablet

​Firmar un documento en el dispositivo

​Gestión de solicitudes en la tablet

​Editar o eliminar un dispositivo

​📍 Geolocalización en Preferencias de Usuario

🎯 Propósito y Casos de Uso

Descripción

Usuarios Objetivo

Casos de Uso Principales

🗺️ Estructura del Módulo

Panel Principal de Administración

1. Datos de cliente

2. Datos maestros

3. Historia clínica

4. Auditoría

5. Notificaciones

6. Notas

7. Usuarios

8. Módulos (condicional)

9. Aspecto (Treebole Clínicas)

10. Asistencia (condicional)

📄 Secciones Principales

Datos maestros > Pacientes > Campos adicionales

Datos maestros > Pacientes > Listas de valores

📝 Formularios Principales

🔄 Workflows Principales

Workflow 1: Crear Nuevo Usuario

Workflow 2: Configurar Preferencias del Centro

Auto-guardado en las preferencias de usuario (Mi perfil > Preferencias)

Workflow 3: Definir Prestación (Servicio)

Workflow 4: Configurar Roles y Permisos

Workflow 5: Consultar Auditoría

Detalle de auditoría: carrusel de cambios

🔗 Relación con Otros Módulos

Con todos los módulos

Con Pacientes

Con Agenda

Con Facturación

Con Historia Clínica

💡 Reglas de Negocio

Regla 1: Roles Predeterminados

Regla 2: Rol Administrador

Regla 3: Email Único

Regla 4: Preferencias en Cascada

Regla 5: Soft Delete en Roles

Regla 6: Auditoría Automática

Regla 7: Privilegios Cacheados

Regla 8: Multitenancy Estricto

⚠️ Mensajes del Sistema

Mensajes de Éxito

Mensajes de Error

Mensajes de Confirmación

❓ Preguntas Frecuentes

🔐 Seguridad y Permisos

Privilegios Principales

Niveles de Acceso

Restricciones

⚙️ Configuraciones Especiales

Preferencias Clave del Sistema

🔔 Notificaciones (Histórico)

Descripción

Acceso

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Estado “No enviada”

Estado “Pendiente aprobación”

Ver detalle de una notificación

Ver una notificación en el navegador

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Avisos automáticos de saldo de bonos SMS y WhatsApp

Qué avisos envía

A quién se envían

Comportamiento cuando el bono se agota

Trazabilidad en el histórico

📱 Dispositivos de Firma

Descripción

Acceso

Crear un dispositivo

Personalización visual del dispositivo

Configurar la tablet

Firmar un documento en el dispositivo

Gestión de solicitudes en la tablet

Editar o eliminar un dispositivo

📍 Geolocalización en Preferencias de Usuario