Administración

Facturas automáticas al cobrar citas

En Administración → Centro → Preferencias generales → Facturación → Comportamiento puedes activar Generar factura al completar el pago de una cita, desactivado por defecto. Los pagos activos deben sumar el importe exacto de la cita. La opción Emisión de facturas generadas al cobrar citas permite dejarlas en borrador, emitir todas o emitir solo si el paciente tiene facturas emitidas anteriores en esta clínica. Consulta Facturar automáticamente al cobrar una cita para las condiciones y los avisos de revisión.

Acceso interno de plataforma

Los usuarios Master Admin acceden desde el menú principal a SYSTEMADMIN. La cuenta histórica de administración utiliza también el menú actual: en SYSTEMADMIN → Inicio puede consultar el panel de versiones. La actualización de esta interfaz conserva su contraseña y sus permisos; la cuenta debe estar activa. Esta función está reservada a soporte de plataforma.

Corregir una respuesta del Asistente de IA

En SYSTEMADMIN → Asistente, si una consulta automática queda en Necesita atención o pendiente de revisión, seleccione la consulta y pulse Pedir otra propuesta. Escriba la corrección en Notas internas. El asistente la tendrá en cuenta en esa nueva propuesta aunque deje seleccionada la opción No guardar como conocimiento. Si quiere reutilizar la indicación en futuras consultas, elija expresamente Recordar y su ámbito. En modo automático solo se envían respuestas de consulta; el asistente no aplica cambios.

Simular créditos de comunicaciones

La baldosa Previsión de créditos WhatsApp es la última opción de Comunicaciones, también cuando aparecen las opciones de WhatsApp. El cálculo se abre dentro de Administración. Puede recalcular sin salir de la pantalla y regresar mediante Volver a Comunicaciones o la ruta superior. Un administrador puede entrar en Administración → Comunicaciones → Previsión de créditos WhatsApp. Seleccione ejemplo, categoría, país y cantidades de envíos/textos recibidos; pulse Calcular sin cargos. No envía mensajes, compra bonos ni modifica su saldo habitual. La referencia española de septiembre de 2026 es 1 crédito por utilidad, 2 por marketing y 0,2 por texto recibido atribuible. Un aviso y una respuesta recibida suman 1,2; una contestación saliente adicional necesita su tarifa. Servicio saliente, autenticación, otros países y condiciones desde octubre quedan pendientes de validar. Bonos previstos: 500 créditos por 30 EUR y 1.000 por 55 EUR, sin IVA ni opción de compra. Un crédito no equivale a una conversación. Los bonos vendidos como mensajes conservan sus condiciones; no se cobran recepciones anteriores. Si existe canal de prueba, consulte disponible, reservado, liquidado en sombra y últimas operaciones. Son datos de simulación separados del saldo contractual; no acreditan conciliación de facturas reales. Si la clínica paga al proveedor, Nubidoc no repercute de nuevo ese transporte; el coste del proveedor sigue existiendo. Finalidad y estado Activa conservan su significado. Categoría y estado Meta se consultan por cuenta e idioma; La indicación Consultar vinculación explícita y catálogo en Comunicaciones remite a la revisión por cuenta; el editor no deduce la cuenta de envío ni su categoría. Fuentes ficticias marcadas Simulación. Elegir categoría en el calculador no cambia la aprobada por Meta.

Revisar vínculos y costes de comunicaciones

La baldosa Vínculos y costes (plataforma) abre la consulta dentro de Administración. Cambiar cliente, guardar declaraciones, registrar decisiones e importar costes mantiene esta pantalla y actualiza el historial. Use Actualizar consulta para consultar de nuevo o Volver a Comunicaciones para regresar. Si una operación falla, el mensaje aparece en la propia pantalla y conserva los datos para revisarlos. En Administración → Comunicaciones → Vínculos y costes (plataforma), la administración de plataforma dispone de una pantalla por cliente para revisar qué cuenta, número, proveedor, pagador y contrato corresponden a cada recurso. El administrador de la clínica mantiene el cálculo y la consulta de Previsión de créditos WhatsApp; declarar relaciones o importar costes requiere administración de plataforma. Primero se declara la relación con una referencia a la evidencia revisada. La verificación es un segundo paso explícito, con pagador conocido. Si hay un error, se revoca la relación y se declara otra; el historial conserva quién hizo cada acción y cuándo. Una relación verificada permite trabajar en sombra, sin cambiar los envíos actuales. Los ejemplos ficticios conservan la marca Simulación. Las plantillas antiguas remiten a Consultar vinculación explícita y catálogo en Comunicaciones: la asociación acreditada se revisa en la pantalla de plataforma; el editor todavía no muestra automáticamente su categoría. Los costes se aportan como metadatos de operaciones ya registradas, indicando fuente, referencia de documento/línea/revisión, fecha, importe total y moneda. Coste observado es el dato inicial conservado; coste conciliado es la última revisión aportada. Ninguno cambia la tarifa ni el saldo de créditos. Un coste corregido conserva las revisiones anteriores, y deshacerlo exige otra revisión. Repetir exactamente una importación no duplica el coste; si los datos contradicen un registro o una corrección posterior, se revisa el lote antes de reintentarlo. Si falla una fila, no se importa ninguna del lote. La diferencia solo se muestra cuando existen ambos importes en la misma moneda. Un dato desconocido no significa cero y no se suman monedas distintas. Los bonos vendidos y los envíos habituales conservan sus condiciones: este circuito no habilita descuentos, cobros ni mensajes nuevos. Las pruebas con ejemplos ficticios permiten validar el funcionamiento. Para comprobar cuentas y facturas reales más adelante se necesitarán referencias de cuentas, números, pagadores y contratos, junto con extractos de 30–60 días. Esa información no bloquea el desarrollo ni requiere aportar nada ahora; no se necesitan contraseñas, códigos OTP ni conversaciones de pacientes.

Piloto interno de WhatsApp con Twilio

La plataforma puede preparar un piloto interno aislado con un número de Twilio ya verificado. Es una prueba técnica controlada: el receptor valida la firma del proveedor antes de guardar una entrada y el envío conserva los estados para que un resultado incierto no se reintente automáticamente. No es una función que active el centro ni una alternativa a su cuenta propia de WhatsApp. Solo se habilita con una vinculación explícita, configuración privada del equipo de plataforma y un número interno autorizado. No se usa con pacientes, no activa campañas ni automatizaciones y no modifica los envíos existentes de Gupshup o Meta. Hasta que la plataforma confirme que el piloto está listo, esta opción permanece apagada. La pantalla del piloto muestra siempre el modo efectivo del canal, que solo puede ser uno de tres: Desactivado (la autorespuesta está apagada, o este canal no es el del piloto; la atención sigue siendo la habitual, con una persona), Preparación sin envío (la autorespuesta está encendida pero el envío real del piloto no; las respuestas se preparan y quedan reservadas, sin que salga nada ni haya coste) y Piloto real (las dos cosas están encendidas y lo que se despache sale de verdad y cuesta dinero). Junto al modo se ve el número emisor, los participantes autorizados con el teléfono parcialmente oculto, si el proceso automático funciona con normalidad, la cola de conversaciones pendientes, el presupuesto reservado y consumido, y el motivo por el que cada conversación se quedó sin respuesta. Con el piloto de Twilio activo, la bandeja avisa de que el envío que va a hacer es real, no una prueba, y muestra el número emisor. Antes de enviar cualquier respuesta pide una confirmación expresa que advierte de que no se puede retirar, y esa confirmación no es solo un aviso de pantalla: el sistema la vuelve a exigir por su cuenta antes de dejar salir el mensaje; cancelarla no envía nada. En el modo de pruebas la pantalla sigue avisando de que es una simulación y de que el coste mostrado es ficticio, no una factura real. Ante una consulta comercial con respaldo documental, el asistente prepara y envía un único mensaje con la información y los enlaces que corresponden a esa persona. Si la respuesta no está completa, no está clara, se contradice entre fuentes, o no cabría entera sin recortarla, el asistente no contesta: deriva la conversación a una persona del centro sin enviar nada. Instalar una versión nueva o una actualización de mantenimiento no enciende nada por sí solo. El piloto de transporte, las respuestas automáticas y las consultas comerciales con inteligencia artificial son tres interruptores independientes y los tres nacen desactivados. ¿Por qué la bandeja dice que el envío es real, si esto es un piloto? Porque con el piloto de Twilio activo, lo que se envía desde ese canal llega de verdad al teléfono del participante y tiene un coste real, aunque el circuito siga siendo interno y de prueba. Por eso la pantalla lo dice de forma expresa y pide confirmación antes de enviar.

Activar protocolos

En Preferencias generales → Otras, active Protocolos y conceda en los roles los permisos de consultar, ejecutar, ajustar y gestionar plantillas, por separado para los ámbitos funcional y clínico. La función y los nuevos permisos nacen desactivados. No conceden acceso adicional a historias, formularios, archivos o firmas. Consulte Trabajar con protocolos.

Configurar el envío de documentos con enlace y PIN

En Administración → Centro → Preferencias generales → Historia clínica, un usuario autorizado puede activar o desactivar Envío de documentos con enlace y PIN y elegir la Vigencia predeterminada del enlace. Los centros nuevos nacen con la función activada; los anteriores conservan su configuración. Desactivarla invalida los enlaces existentes. El aviso por email usa un texto fijo y neutro. Un archivo del paciente comprobado como administrativo puede recibir el PIN en otro email al mismo buzón; para documentos clínicos o de clasificación desconocida se necesita SMS o WhatsApp disponible. WhatsApp requiere contrato vigente, cuenta emisora compatible y plantilla externa aprobada y revisada para esa cuenta; guardar una preferencia no lo activa automáticamente. Consulte la guía de configuración y uso.

Descripción

Administración reúne las opciones con las que el personal autorizado adapta Nubidoc al funcionamiento del centro. Desde aquí se gestionan los datos del centro, el equipo, los permisos, el catálogo, las comunicaciones, la historia clínica y las funciones contratadas. Las opciones visibles dependen del rol del usuario, del plan y de los módulos disponibles. Si una sección no aparece, puede que su perfil no tenga acceso o que esa función no forme parte de la cuenta.

Antes de empezar

Utilice un usuario personal con permisos de administración.
Revise cada cambio antes de aplicarlo, sobre todo en permisos, facturación y comunicaciones.
No comparta credenciales ni certificados.
Pruebe las configuraciones de correo, cita online e integraciones antes de utilizarlas con pacientes.
En equipos con varios administradores, acuerden quién mantiene cada área para evitar cambios contradictorios.

Organización de Administración

La navegación actual agrupa las funciones en tres áreas:

Suscripción y módulos

Mi suscripción: plan, módulos contratados, consumos, pagos y facturas de la cuenta.
Tienda de módulos: contratación de módulos, ampliaciones y bonos disponibles.

Módulos de pago añadidos en septiembre de 2026

En Tienda de módulos → Módulos de la plataforma hay cinco fichas nuevas, todas con Probar 7 días gratis:

Gestión avanzada de mutuas (14,90 €/mes). Al contratarla se activan de una vez las reglas de cobertura por pagador, las autorizaciones o volantes, las restricciones de mutua por profesional, los filtros de prestaciones por pagador, el Nº póliza aseguradora en la ficha del paciente y las liquidaciones por pagador. Al darla de baja se apagan todas.
Recordatorios por SMS. Añade el canal SMS a las pautas de recordatorio de cita. Los envíos consumen bonos de SMS, que se compran aparte en Ampliaciones y bonos.
Multicentro y sucursales. Varios centros bajo una misma organización, sucursales dentro de cada centro, agenda y horarios propios por centro, pacientes y citas de otros centros y tarifas distintas por centro.
Comisiones de profesionales. Tarifas y comisiones por profesional, comisiones entre profesional y centro y tramos según el número de citas. Además de contratar el módulo hay que conceder a los roles el privilegio de ver comisiones: sin él aparece el menú y los importes salen vacíos.
SEPA y Modelo 349. Remesa SEPA CORE desde la búsqueda de facturas, Modelo 349 de operaciones intracomunitarias y exportación de facturas a Classic Conta 6.

Si su centro ya venía usando alguna de estas funcionalidades, sigue igual: no se le desactiva nada ni se le cobra por ellas.

Configuración

Centro: datos de contacto, logotipo, preferencias, correo, cita online e integraciones disponibles.
Facturación y catálogo: pagadores, prestaciones, facturables, bonos, precios, impuestos, descuentos y series.
Centros y recursos: sedes, almacenes, servicios, recursos y dispositivos de firma.
Equipo y accesos: usuarios, roles, privilegios, etiquetas, horarios y tareas.
Comunicaciones: plantillas, recordatorios y reglas de envío.
Pacientes: campos adicionales, listas de valores y otras opciones de la ficha.
Historia clínica: tipos de documentos, plantillas, consentimientos y permisos.
Configuración de listados: dos apartados — qué columnas salen al imprimir cada listado de búsqueda, en qué orden, la orientación del papel y la fila de totales (ver Impresión de listados), y qué columnas salen al exportar cada listado a Excel, en qué orden y con qué cabecera (ver Exportación de listados a Excel).

Supervisión y herramientas

Envíos: histórico de emails, SMS, WhatsApp y avisos.
Auditoría: consulta de cambios realizados en información relevante.
Notas: gestión de avisos internos.
Otras herramientas contratadas, como formularios o email entrante.

Centro

Datos de contacto y facturación

Mantenga actualizados el nombre, la dirección, el teléfono, el email y los datos fiscales del centro. Esta información puede utilizarse en documentos, comunicaciones y portales. Para guardar cambios necesita el permiso Modificar datos del centro. Si no ve la opción o aparece un aviso de permisos, solicite el acceso a quien administra los roles de su centro. Si trabaja con varias sedes, revise los datos de cada centro por separado. Cinco de estos campos son los que aparecen en las facturas:

Campo	Qué es
Nombre completo	El nombre fiscal. La propia pantalla lo aclara: (nombre fiscal que aparece en las facturas). Si factura como sociedad, aquí va la razón social completa.
Cif/Nif	Nif o Cif de la empresa o profesional.
Dirección	Calle y número.
CP	Código postal.
Población	Población.

Nombre y Nombre completo no son lo mismo: el primero es el nombre corto que se ve dentro del programa, y el segundo es el que sale en las facturas. Si una factura sale a nombre equivocado, este es el campo que hay que revisar.

Revise sus datos de facturación

Los avisos que recibe su centro antes de que se le facture incluyen un bloque Revise sus datos de facturación con esos cinco campos tal y como están guardados en este momento. Un campo vacío aparece como Sin indicar. Puede corregirlos usted mismo en Administración > Centro > Datos de contacto y facturación. La factura se emite cuando se registra el pago, así que cualquier corrección hecha antes se aplica; una factura ya emitida no se modifica. Si algún dato del aviso aparece marcado con un asterisco, ese no se cambia en esa pantalla: su centro tiene una dirección de facturación propia, distinta de la de contacto, guardada aparte, y es la que se usa al facturar. Responda al correo y la corregimos nosotros.

Logotipo

En Administración → Centro → Logotipo puede cargar la imagen general que Nubidoc utiliza como marca del centro en los documentos y pantallas compatibles. La baldosa del menú se llama Logotipo; al abrirla, la ruta de la pantalla termina en Logo y la imagen actual aparece junto a la etiqueta Logo:. La imagen se sube una sola vez y se reutiliza en toda la cuenta. Para cambiarla, cargue una nueva. Este cambio no modifica los colores de la interfaz ni el logotipo particular de cada sede de una cuenta multicentro, que se gestiona desde Administración → Centros y recursos → Centros. Antes de guardar:

use una imagen nítida;
deje margen alrededor del logotipo;
compruebe su lectura sobre fondo claro;
prefiera PNG o JPG cuando vaya a utilizarse también en correos.

Preferencias generales

Las preferencias se organizan en pestañas como:

Agenda;
Usuarios;
Historia clínica;
Facturación;
Pacientes;
Otras.

Cada opción muestra su nombre visible y, cuando está disponible, un botón de ayuda con una explicación funcional.

Qué viene activado de fábrica

Hasta septiembre de 2026 casi todo llegaba apagado y había que pedir cada cosa por soporte. Desde esa fecha, un centro dado de alta a partir del 5 de septiembre de 2026 se encuentra ya activado el portal del paciente, los archivos del centro, las campañas a pacientes, las actividades y sesiones de grupo, las tareas del equipo, los festivos de la agenda, el motivo al cancelar una cita, compartir agenda entre profesionales, los avisos de protección de datos en la ficha, la exportación de pacientes con su historia, los formularios personalizables, los permisos de acceso del paciente (con su pestaña Archivos), importar de otro programa, el resumen diario por email de firmas pendientes (basta con que tenga destinatario configurado para que empiece a salir, sin activarlo aparte), y —en la cita online— que el paciente pueda elegir centro y elegir servicio. A un centro que ya existía no se le enciende nada de eso. Se decidió así a propósito: quien lleva tiempo trabajando tiene su pantalla como la quiere, y aparecerle de un día para otro pestañas, avisos y menús nuevos es un incordio, no una mejora. Cualquiera de esas opciones se activa cuando el centro la quiere, desde Administración → Preferencias generales → Otras o desde la Tienda de módulos según el caso, y si no la encuentra la pide a soporte. El resumen de firmas es un caso aparte: hoy no tiene ningún control en las pantallas del centro. Sus tres ajustes —que salga o no, la hora (de 0 a 23; vacío = 9:00) y el destinatario— los configura soporte, así que tanto empezar a recibirlo como cambiar la hora o el destinatario se piden a soporte. En un centro anterior al 5 de septiembre de 2026 tener destinatario no basta por sí solo: hay que activarlo además, y eso también se pide a soporte. Al centro que ya lo tuviera activado le sigue llegando igual. En todos los casos hace falta tener contratada la firma de documentos. Dos excepciones:

El asistente de inteligencia artificial de la historia clínica sí se activa para todos los centros, nuevos y antiguos: va incluido en el plan, con 300 créditos por usuario y mes. Para usarlo hace falta además que el usuario tenga créditos de inteligencia artificial activos.
Horario por defecto a los profesionales nuevos: en los centros dados de alta desde el 5 de septiembre de 2026, al dar de alta a un profesional que no tenga ningún horario asignado el sistema le crea uno de lunes a viernes, de 09:00 a 14:00 y de 16:00 a 20:00, visible y editable en Administración → Equipo y accesos → Horarios. Si el centro tiene cita online, esos huecos pasan a ofrecerse. Se puede cambiar el horario, quitarlo, o desactivar la opción. En un centro anterior nada de esto cambia.

Lo que cada centro tenga decidido no se toca: una opción apagada a propósito sigue apagada. Y lo que no cambia de estado: los recordatorios de cita por correo, el aviso al profesional de sus reservas online, el envío de la factura por correo al emitirla y el cobro online siguen apagados hasta que el centro los active. Salen de la lista cinco opciones que ya no usaba nadie: Formaciones, Paciente ficha deportiva, Sectores y puestos de trabajo, Formulario de cita V2 y Pago skype. Al centro que tuviera alguna activada no se le quita nada. El estado de cita Skype de la agenda no tiene relación con esto y sigue funcionando igual. En la pestaña Agenda, la opción Mostrar el teléfono del paciente en las citas de la agenda añade el teléfono principal al nombre visible en el calendario y el planificador, también cuando la cita tiene un segundo paciente. Está desactivada por defecto y afecta a todos los usuarios del centro. La opción Mostrar el profesional en las citas de la agenda añade el nombre corto del profesional al título de las citas en las vistas diaria y semanal. Está desactivada por defecto y no modifica la vista mensual, la vista de lista ni el planificador. La opción Duración de prestaciones por profesional, en Otras y dentro de la categoría Agenda, está desactivada por defecto. Al activarla, cada profesional puede definir una duración propia para cada prestación en sus preferencias.

Avisos al finalizar según el número de visita

En la pestaña Agenda puede seleccionar una plantilla distinta para Aviso al finalizar 1ª cita, 2ª, 3ª, 4ª y 5ª cita, además de una plantilla para Aviso al finalizar cualquier cita. Cuando una cita pasa a Finalizada, Nubidoc utiliza la plantilla específica de su número de visita. Si ese selector está vacío, utiliza la de cualquier cita. No envía las dos a la vez. Si ambos selectores están vacíos, no se genera este aviso. Las plantillas se crean o editan en Administración → Comunicaciones → Plantillas envíos y deben tener propósito Citas o General. Los avisos configurados para la última o penúltima sesión de un bono son independientes.

Guardado automático

Las preferencias se guardan al modificarlas:

los interruptores Sí/No, al pulsarlos;
los desplegables, al elegir una opción;
los campos de texto o número, al salir del campo o pulsar Intro.

Cuando el cambio es correcto aparece Parámetro actualizado correctamente. Si el valor no es válido no se guarda nada: aparece un aviso rojo que nombra la preferencia y el motivo, y el control vuelve a lo que había — el interruptor a su posición, el desplegable a la opción anterior y el campo al valor guardado. Según la preferencia se comprueba que el número esté dentro de su rango, que el texto tenga el formato y la longitud admitidos, y que la plantilla, campaña o forma de pago elegida sea del propio centro. Por ejemplo: «No se ha guardado. Días disponibles en cita online: El valor debe ser mayor o igual que 10.» Dejar en blanco un número que no admite «sin valor» —como Nº de días disponibles o los días para cambiar la contraseña— no es un error: la preferencia se queda sin valor propio y vuelve a comportarse como de fábrica.

Forma de pago predeterminada

En la pestaña Facturación, la opción Opción predeterminada en registro pago permite elegir la forma que aparecerá seleccionada al abrir Registrar pago. El valor general es Efectivo, aunque podrá cambiarse en cada cobro antes de confirmarlo. El desplegable solo muestra las formas disponibles para el centro y la selección se guarda automáticamente.

Buscar preferencias

En la pestaña Otras puede buscar por nombre o descripción, filtrar por estado y navegar por categorías. Utilice la ayuda de cada opción antes de cambiar una preferencia cuyo efecto no conozca.

Exigir la firma de protección de datos antes de entrar en el portal

En Administración > Centro > Preferencias generales > Otras, busque Permitir acceso al portal sin la LOPD firmada:

Sí es el valor predeterminado y permite que el paciente entre aunque la aceptación esté pendiente.
No impide el acceso mientras la ficha no conste con la LOPD aceptada. Si las credenciales son correctas, el paciente ve un aviso que explica el motivo.

El ajuste se guarda automáticamente y se aplica al portal clásico y al portal nuevo. En cuanto la firma actualiza la LOPD aceptada, el paciente puede entrar con normalidad.

Antes de ponerla en No, compruebe que la generación y la firma remota del consentimiento funcionan correctamente. Si la firma no actualiza la LOPD aceptada, el paciente seguirá bloqueado.

Consulte el flujo completo en Configurar el registro mínimo con firma de protección de datos.

Preferencias personales

Cada usuario puede adaptar su experiencia desde su avatar o nombre en el menú superior derecho → Perfil → Preferencias. Entre otras opciones, puede configurar:

Finalizar sesión si usuario inactivo;
Permitir citas fuera de horario;
Permitir solapar citas;
Mostrar prestación;
Mostrar sábado;
Mostrar domingo;
Horas en el calendario: junto a Intervalos de tiempo, elige Simplificadas (predeterminado) o Todas las horas para mostrar la hora de cada hueco en las vistas diaria y semanal. Se guarda al seleccionar; recarga la página para aplicarlo. Con intervalos de 10 minutos verás 10:00, 10:10, 10:20…;
Copiar/pegar al abrir el calendario: No (predeterminado) o Sí. Con Sí, el interruptor Copiar/pegar del calendario y del planificador arranca ya encendido. Se guarda al seleccionar y se aplica la próxima vez que abras el calendario o el planificador. Solo aparece si el centro permite copiar/pegar, y solo tiene efecto si tu usuario puede modificar citas y crearlas desde el calendario.
vista inicial del calendario;
idioma de facturas;
orden de las facturas;
prestaciones y facturables preseleccionados.

Estas preferencias pertenecen al usuario cuyo perfil está abierto. Si un administrador abre el perfil de otro profesional, el cambio se aplica a ese profesional.

Interfaz moderna (beta)

En Perfil → Preferencias → General, Interfaz moderna (beta) cambia el aspecto de tablas, botones, formularios, calendarios, planificador y Lista de trabajo. La preferencia es individual y empieza desactivada. La Lista de trabajo conserva la distribución de las tarjetas y los colores de estado de las citas. Cada usuario puede activarla o desactivarla desde sus propias preferencias. El interruptor aparece aunque todavía no esté activa. Un administrador de la plataforma también puede cambiarla desde el perfil de otro usuario. El cambio se aplica al volver a cargar la aplicación. Cuando el centro tiene activa Duración de prestaciones por profesional, la sección Citas incluye Duración por prestación. La lista muestra únicamente los tiempos específicos ya creados; si no hay ninguno, lo indica sin mostrar todo el catálogo. Añadir abre un popup de búsqueda separado con filtro por nombre y filtros múltiples de departamentos y aseguradoras/pagadores. Los departamentos del profesional aparecen preseleccionados. Cada tiempo puede modificarse con su botón de guardar o eliminarse para volver a la duración general. Se utiliza como propuesta para nuevas citas; la duración puede modificarse manualmente en cada cita y las citas ya guardadas no cambian. Consulta Configurar la duración de una prestación para un profesional.

Evitar citas solapadas para un profesional

Permitir solapar citas: controla si la agenda de ese profesional admite dos citas cuyos horarios coinciden total o parcialmente. No es una configuración general del centro ni una preferencia de la persona de recepción que programa la cita.

Opción	Resultado
Sí	Permite guardar citas solapadas. Es el valor predeterminado mientras no se cambie.
No	Impide guardar una cita que se solape con otra del mismo profesional.
Preguntar	Muestra el aviso de solapamiento y permite decidir si se continúa.

Para impedir los solapamientos de otro profesional:

Abre Administración → Equipo y accesos → Usuarios.
Selecciona al profesional de la cita, no a la persona que la programa.
Pulsa Ver perfil y entra en Preferencias.
En Permitir solapar citas: selecciona No.
Espera la notificación “Parámetro actualizado correctamente”. El cambio se guarda automáticamente.

No confundas esta opción con Permitir citas fuera de horario, que controla el horario laboral. Los eventos tienen además una configuración independiente: ¿Permitir citas mientras dura este evento?.

Desactivar Finalizar sesión si usuario inactivo reduce la protección en equipos compartidos. Cierre siempre la sesión de forma manual cuando termine.

Avisos personales de citas

En Mi perfil > Notificaciones cada usuario puede decidir si desea recibir:

Cuando se me agenda una nueva cita;
Cuando se me cancela una cita;
Cuando cambia la fecha o el profesional de una de mis citas (cubre en un único ajuste el cambio de fecha u hora y los traspasos de cita).

Los tres avisos vienen activados por defecto y los cambios se guardan de inmediato. Desactivarlos solo afecta al propio usuario: el resto del equipo sigue recibiendo sus avisos. El aviso de cita eliminada todavía no admite desactivación individual. Un administrador también puede revisar estas opciones desde la ficha del usuario si tiene permiso.

Notificaciones en el navegador

La misma pestaña Mi perfil > Notificaciones incluye la sección Notificaciones en el navegador: los avisos anteriores pueden llegar además como notificación del sistema en el ordenador o el móvil, aunque Nubidoc no esté abierto en ese momento. Al pulsar la notificación se abre Nubidoc.

Recibir estos avisos también en el navegador: interruptor que controla el canal completo (activado por defecto). En No, ese usuario deja de recibir notificaciones del navegador aunque tenga dispositivos autorizados; los correos no cambian.
Autorizar este navegador: registra el navegador actual. La primera vez, el navegador pedirá permiso para mostrar notificaciones (solo al pulsar este botón, nunca al iniciar sesión). Si ya había concedido el permiso, se registra el dispositivo sin volver a mostrar la solicitud.
Quitar este navegador o el botón Revocar de la lista retiran la autorización de un dispositivo.
Un administrador puede revocar los dispositivos de otro usuario desde su ficha, pero no autorizar nuevos en su nombre.

Por privacidad, estas notificaciones muestran solo un texto genérico (por ejemplo, “Tienes una novedad de agenda en Nubidoc.”), sin nombres de pacientes ni datos de citas. Las alertas de la campana de la barra superior también llegan por este canal.

Para que esta sección funcione, el centro debe tener activada la opción Permitir notificaciones en el navegador en Administración > Centro > Preferencias > pestaña Usuarios (viene desactivada). Al desactivarla se revocan todos los navegadores autorizados del centro y cada persona deberá volver a autorizar su dispositivo.

Etiquetas de citas

En Administración > Centro > Etiquetas de citas el centro define sus propias etiquetas para marcar citas: por ejemplo «Revisada» o «Conciliada» cuando se repasan los cargos de una aseguradora. Son metadatos de la cita, no un estado: una cita puede llevar varias a la vez y sigue su curso normal (programada, finalizada…). El listado muestra Nombre, Color e Icono, con los botones de modificar y eliminar en cada fila. El botón Nueva etiqueta abre el formulario, donde se indica el nombre, se elige el color y, opcionalmente, un icono con el buscador de iconos. Mientras el centro no cree ninguna etiqueta, nada cambia en la agenda. En cuanto existe una:

el formulario de la cita muestra el selector Etiquetas de la cita;
Agenda > Buscar citas ofrece los filtros Etiquetas de cita y Sin etiquetas de cita, y el listado añade la columna Etiquetas;
seleccionando varias citas en ese listado, Acciones > Etiquetas de cita las marca todas de una vez, acumulando o sustituyendo las que ya tuvieran;
si la etiqueta lleva icono, ese icono aparece dentro de la cita en el calendario y en el planificador, con su color y su nombre al pasar el ratón, y también al imprimir el calendario;
al abrir una cita, el diálogo Acciones sobre cita muestra sus etiquetas debajo de la fecha.

Queda registrado quién marcó cada cita y cuándo. Al eliminar una etiqueta deja de verse en todas partes, incluidas las citas que la tenían.

No confunda estas etiquetas con las de facturas, pacientes o usuarios: cada una tiene su propia pantalla y no se comparten.

Servidor SMTP del centro

En Administración > Centro > Servidor SMTP puede configurar la cuenta desde la que se envían los correos del centro. La pantalla muestra:

Servidor SMTP;
Usuario;
Contraseña;
Puerto;
Usar SSL (si no, TLS);
Disclaimer;
enviar correo test.

Configurar el correo

Introduzca los datos proporcionados por su proveedor de correo.
Seleccione el tipo de conexión indicado por el proveedor.
Añada el texto legal que quiera incluir al final de los mensajes.
Pulse enviar correo test.
Cuando la prueba sea correcta, guarde.

El correo de prueba utiliza los valores que aparecen en pantalla, aunque todavía no se hayan guardado. Si deja Usar SSL en No, la conexión utiliza TLS. Esto no significa que el envío se realice sin protección.

Si no configura un servidor propio

Nubidoc puede enviar los correos desde una dirección de la plataforma mostrando el nombre del centro. Las respuestas se dirigen al email del centro. Si quiere que la dirección remitente sea exactamente la suya, configure un servidor SMTP propio.

Cita online

Las opciones se encuentran en Administración > Centro > Cita online. La navegación puede variar ligeramente según el flujo de reserva utilizado por el centro.

Orden inicial de reserva

En un cliente nuevo, el portal propone Profesional → Prestación → Huecos: el paciente elige primero con quién quiere la cita y después la prestación. Puede cambiar este orden en la configuración de cita online. Si ya eligió otro orden, se conserva.

Quién puede ver esta pantalla

La tarjeta Cita online aparece cuando el centro tiene activada la preferencia «Permitir configurar la cita online desde Administración» (Administración → Centro → Preferencias, categoría Cita online). Los centros dados de alta a partir del 28/08/2026 nacen con ella puesta; a los anteriores se les puede activar desde ahí. Esta preferencia solo decide si se ve la pantalla de configuración. Para que un paciente pueda reservar hacen falta además el módulo Cita online / Portal del paciente (Tienda de módulos) y el campo «Disponible cita online» (Sí/No) de la ficha del centro, en Administración → Centros y recursos.

Aviso: profesionales que no van a ofrecer huecos

Si algún profesional está marcado como reservable online pero no tiene horario vigente, esta pantalla lo avisa arriba, con su nombre y un botón «Ir a Equipo»:

Estos profesionales no ofrecerán huecos. No tienen horario vigente, y la cita online solo propone huecos dentro del horario del profesional.

En cuentas con varias sedes el aviso dice «no ofrecerán huecos en el centro que se indica» y cada línea lleva el nombre del centro al que le falta el horario: un profesional puede tener horario en una sede y no en otra. Cuenta como «sin horario vigente» tanto el profesional al que nunca se le puso uno como aquel cuyo horario ya caducó o empieza más adelante. En los tres casos el paciente ve el calendario vacío, que es el motivo más frecuente de «la cita online no me funciona».

Versión del portal del paciente

En la pestaña Configuración general, la sección Versión del portal permite elegir qué portal usan los pacientes del centro:

Portal clásico (v1): acceso con usuario y contraseña, pantallas clásicas.
Portal nuevo (v2, instalable en el móvil): acceso con email y código PIN, se puede instalar como aplicación en el móvil.

Tras seleccionar la opción, pulse Guardar configuración y recargue la pantalla: la URL de cita online / portal de la sección “Enlace para pacientes” pasa a corresponder a la versión elegida, y es la misma que llevan los emails y confirmaciones que reciben los pacientes. Al cambiar la versión cambian esos enlaces, así que conviene avisar al equipo del centro. El cambio queda registrado en la auditoría del sistema. Se necesita el permiso de cambiar los datos del centro.

Si termina la sesión en el portal nuevo

Cuando vence el acceso de un paciente, el portal muestra «Sesión finalizada» en lugar de listas de citas o facturas vacías. Una cuenta atrás de tres segundos lo devuelve al inicio de sesión, o puede pulsar Ir al inicio de sesión para acceder antes. Debe solicitar otro código de acceso; sus citas y facturas siguen estando ahí.

Secciones del portal del paciente — Monedero

En la pestaña Configuración general, el panel «Secciones del portal del paciente» decide qué secciones ve el paciente en su portal (la sección de Citas siempre está activa). Desde septiembre de 2026 incluye una fila Monedero:

Sí (valor por defecto): el paciente ve la sección Monedero en su portal, siempre que además tenga un monedero activo.
No: la sección no aparece, aunque el paciente tenga monedero.

Esta opción solo existe en el portal nuevo (v2); el portal clásico no tiene sección de monedero. Es independiente de que el centro tenga o no el monedero activado en Preferencias generales: hacen falta las dos cosas para que el paciente lo vea.

El código de acceso del paciente: cuánto dura y qué pasa si vuelve a pedirlo

Cuando un paciente entra en su portal, escribe su email en la pantalla “Accede a tu cuenta” y Nubidoc le envía un código de 6 dígitos que teclea en la pantalla “Introduce el código”. Cuánto dura. El código vale 10 minutos desde que se envía, en los dos portales. La pantalla dice los minutos que le quedan de verdad, y el último minuto aparece una cuenta atrás. Si se agota, el paciente ve “El código ha expirado. Solicita uno nuevo.” en el portal nuevo, y “El código PIN ha caducado. Inténtelo de nuevo por favor.” en el clásico. Desde septiembre de 2026 esto cambia en el portal clásico: hasta entonces el código no caducaba nunca y uno recibido semanas antes seguía abriendo el portal. Si un paciente le dice que el código que tenía guardado ya no le funciona, es esto: tiene que pedir uno nuevo. Volver a pedirlo no invalida el que ya tiene. Si el paciente pulsa “¿No has recibido el código? Reenviar”, o vuelve a escribir su email, se le reenvía el mismo código mientras siga vigente: el que tenga delante le sigue sirviendo. Reenviar no amplía los 10 minutos, y el correo anuncia los minutos que le quedan. Solo se genera uno nuevo cuando el anterior ha caducado o se han agotado los 5 intentos de teclearlo. Si sale del navegador para leer el correo. En el móvil es normal salir del navegador para abrir el correo. Antes, al volver, la pantalla había arrancado de cero pidiendo otra vez el email y el código recibido ya no se podía teclear. Desde septiembre de 2026 el portal nuevo recuerda en qué punto estaba: el paciente aterriza otra vez en “Introduce el código”, con su email y con el tiempo que le quede. El código nunca se guarda en el móvil, así que sigue haciendo falta abrir el correo. Para empezar de nuevo está el botón “Cambiar email”.

El portal instalado en el móvil lleva el nombre de tu centro

Desde el 18 de septiembre de 2026, cuando un paciente instala el portal nuevo (v2) en su móvil como aplicación, el icono que queda en la pantalla de inicio muestra el nombre del centro, no un nombre genérico igual para todos.

No hay nada que configurar: el nombre se toma automáticamente del centro del paciente.
El acceso directo abre siempre el portal de ese centro en concreto.
Quien ya tenía el portal instalado conserva el nombre anterior: el móvil fija el rótulo en el momento de instalar y no lo actualiza solo.
Si un paciente quiere ver el nombre nuevo, tiene que borrar el acceso directo antiguo y volver a añadirlo desde el navegador.

Centros disponibles para reservar

Un centro se ofrece en el portal cuando está activo y tiene Permite citas online marcado. Si solo hay un centro disponible, el portal puede seleccionarlo automáticamente.

Plazo de pago de la cita (prepago)

Si el centro exige abonar la cita online para confirmarla (opción Pago por adelantado en la ficha del centro), el paciente tiene un plazo para pagar; si no paga dentro del plazo, la cita se cancela automáticamente y se le avisa. Ese plazo se configura en la pestaña Configuración general, sección Plazo de pago de la cita:

Plazo para abonar (minutos): vacío = automático (comportamiento estándar del sistema). Ejemplos: 60 = 1 hora, 1440 = 24 horas, 2880 = 48 horas. Máximo 20160 (14 días).
La pantalla muestra el plazo aplicado en ese momento, ya traducido (“1 día” en vez de “1440 minutos”).
El aviso que ve el paciente en la pantalla de pago usa exactamente este mismo plazo.

Tenga en cuenta que, mientras el paciente no pague, el hueco queda reservado y bloqueado para otros pacientes: con plazos largos (24-48 horas) valore ese coste antes de configurarlo.

Medios de cobro permitidos

Decide qué medios de pago se ofrecen al paciente al reservar cita en el portal, en la misma pestaña Configuración general, sección Medios de cobro permitidos en la reserva. Las opciones son Bono monedero, Stripe (tarjeta), PayPal, Redsys (TPV Virtual) y Bizum. Un medio solo se puede marcar si está configurado y activo — o, en el caso del monedero, si el centro tiene creada una plantilla de bono monedero. Si no marca ninguno, el portal se comporta como si estuvieran todos disponibles. De momento solo el bono monedero cobra de verdad en el portal. Stripe, PayPal y Redsys se pueden marcar y quedan guardados para cuando estén disponibles, pero todavía no se usan al reservar cita online. Bizum aparece siempre deshabilitado con la etiqueta “Próximamente”. Esto es distinto del Plazo de pago de la cita de más arriba: aquella opción decide SI hay que pagar para confirmar la cita, esta decide CON QUÉ se puede pagar. Cuando el paciente ha iniciado sesión en el portal, la pantalla de confirmación de la reserva le muestra el precio aplicable a la cita elegida, con su fecha y condiciones, y el saldo de su monedero. Ese precio puede diferir del importe orientativo que aparecía al elegir la prestación.

Si pagar dejara el monedero en números rojos dentro del límite permitido, debe marcar Entiendo y quiero continuar.
Si el saldo no alcanza y la plantilla no permite deuda, o si se supera la deuda máxima, no aparece esa casilla. Al intentar pagar con ese monedero, Confirmar cita queda deshabilitado y un aviso explica el motivo dentro de la ventana. Puede pulsar Cerrar.
Si la recarga online está disponible, se ofrece Recargar monedero. Si no lo está, debe contactar con el centro para recargar.
Si el centro permite reservar sin pagar, puede desmarcar Pagar ahora con mi monedero y confirmar la cita sin cobrarla. Si exige pago adelantado y no hay un medio de pago disponible, no puede terminar la reserva.
Si falla la confirmación, el error permanece visible dentro de la ventana y el botón deja de mostrar el estado de procesamiento.
Si no puede comprobarse el precio de la cita, se pide cerrar la ventana y volver a intentarlo. No se permite confirmar el pago con un importe sin comprobar. Si el centro permite reservar sin pagar, puede desmarcar el monedero para continuar sin cobrar.
Si cierra la ventana mientras se envía la reserva y después llega un error, verá un aviso visible sobre la pantalla, incluso si ha abierto otra ventana.

Un paciente que se está dando de alta en ese mismo momento (todavía sin cuenta) no ve esta pantalla de pago: si el centro exige pago por adelantado, se le pide iniciar sesión primero.

Campos del formulario del paciente

En la pestaña Datos del paciente puede decidir qué información se solicita durante la reserva. Los siguientes campos siempre son visibles y obligatorios:

Nombre;
Primer apellido;
Email.

Para los demás campos puede configurar:

Mostrar;
Obligatorio;
Valor por defecto, cuando se trate de una opción Sí/No.

Cuando muestra el campo País, el portal presenta un selector con los países ordenados alfabéticamente. El paciente elige una opción y no tiene que escribir el nombre manualmente. El portal del paciente comprueba los campos Obligatorio también al guardar, no solo en el formulario: no se puede crear un paciente ni reservar con un campo obligatorio vacío o relleno solo con espacios. Si falta alguno, el paciente ve el mensaje «Falta un dato obligatorio: …» con el nombre del campo (por ejemplo, «Falta un dato obligatorio: Teléfono móvil») y tiene que completarlo para seguir.

Si no ha cambiado nada en esta pestaña, además de los campos fijos se pide el Teléfono móvil.
Las preferencias Sí/No no obligan a marcar nada: el paciente puede dejarlas en No.
Observaciones solo se pide al reservar una cita; al crear la cuenta sin cita no aparece.

Las preferencias de comunicaciones, publicidad, WhatsApp, SMS y email pueden aplicar su valor por defecto aunque el campo esté oculto. Defina estos valores de acuerdo con la política de privacidad y el consentimiento aplicable. Para cambiar el orden:

arrastre cada fila desde su icono de agarre;
colóquela en la posición deseada;
pulse Guardar configuración.

El mismo orden se utiliza en el registro del portal cuando el centro exige crear una cuenta.

Modalidad online / presencial definida por la prestación

Para centros cuya web distingue entre cita online (videoconsulta) y presencial:

Active la opción La prestación define la modalidad (pestaña Configuración general, sección Prestaciones) y pulse Guardar configuración.
Marque la casilla videoconferencia en las prestaciones que sean online (en la ficha de cada prestación). Cada prestación es de una sola modalidad: si un servicio se ofrece de las dos formas, duplíquela (una online y una presencial).
En su web, añada la modalidad al final del enlace de reserva: /modalidad/online o /modalidad/presencial.

El paciente que entra por el enlace “online” solo ve prestaciones online, y el que entra por “presencial”, solo presenciales. Si el enlace no lleva modalidad se muestran todas, como siempre. Con la opción activada, la cita queda marcada como videoconsulta o presencial según la casilla de la prestación elegida.

Registro mínimo con la misma configuración en los formularios clásicos

Desde agosto de 2026, esta configuración de campos puede aplicarse también a los formularios clásicos: el registro del portal del paciente clásico y el alta de paciente de la cita online clásica. Es la base del registro mínimo: el centro deja visibles solo los campos imprescindibles (nombre, primer apellido y email son fijos) y el paciente completa el resto de su ficha más tarde. El flujo para el paciente:

se registra con los campos mínimos configurados;
recibe el email de bienvenida del centro, que puede incluir dos enlaces: completar sus datos (metatag %updatepatientdataform%) y firmar el documento de consentimiento (metatag %lastpendingdocumentsignaturelink%). Hay una plantilla predefinida Bienvenida de nuevo paciente lista para importar en Administración > Comunicaciones > Plantillas envíos;
al completar sus datos ve su ficha completa, con los campos obligatorios que el centro exija;
al guardarla, su documento de consentimiento queda generado y pendiente de firma, y el enlace de firma del email funciona directamente. Si abre el enlace de firma antes de completar la ficha, ve un aviso con el botón COMPLETAR DATOS que le lleva primero al formulario;
si el centro ha puesto Permitir acceso al portal sin la LOPD firmada en No, solo podrá entrar al portal cuando la ficha conste con la LOPD aceptada.

Con el portal nuevo (Administración → Centro → Cita online → Versión del portal) el circuito es el mismo. Además, tras reservar, la pantalla Cita reservada correctamente muestra «Falta un paso para terminar tu alta.» y le pide que revise el email que le hemos enviado para completar sus datos y firmar (también la carpeta de spam), sin botón. Una vez que entra al portal con su código, el inicio y Mi perfil repiten el aviso con el botón Completar mis datos hasta que el paciente completa su ficha. Si el centro no deja entrar sin la LOPD firmada, ese paciente no llega al inicio: para él cuentan el aviso de la reserva y el email de bienvenida. La activación de este comportamiento (y el documento de consentimiento que se genera al completar la ficha, con variante opcional para menores de edad) se solicita al equipo de soporte o al asistente de Nubidoc; la elección de campos visibles sí se gestiona desde esta pestaña. Consulte Configurar el registro mínimo con firma de protección de datos para realizar todos los pasos en orden.

El campo del centro no aparece cuando el centro es uno solo

En los formularios clásicos, el campo “¿En qué centro quieres solicitar la cita?” solo se muestra cuando el paciente tiene realmente algo que elegir. Si la cuenta tiene un único centro donde reservar, el campo deja de mostrarse y la solicitud se registra en ese centro igual que antes: el paciente ve un formulario más corto y no puede equivocarse. Cuentan como centros elegibles los que el desplegable mostraría de verdad: no se cuentan los centros desactivados, los de solo facturación ni los que tienen Disponible cita online en No (ficha del centro, en Administración > Centros y recursos). Por eso una cuenta con tres centros de los que solo uno admite cita online tampoco ve el campo. Con dos o más centros elegibles no cambia nada: el desplegable se muestra y el paciente elige. En el portal del paciente nuevo ya funcionaba así, con el paso Elige un centro. Hay dos excepciones en las que el campo se sigue mostrando. Si el enlace que reparte la clínica apunta a un grupo de centros, el desplegable lista los centros de ese grupo admitan o no cita online, y el campo desaparece cuando en el grupo solo queda un centro elegible (los desactivados y los de solo facturación tampoco cuentan ahí). Y en el alta de paciente de la cita online clásica de las cuentas que trabajan con sectores y puestos de trabajo, porque ahí los desplegables de sector y puesto se cargan al elegir centro y ocultarlo dejaría el formulario sin poder completarse.

Pacientes de otros países: País, Provincia y Región

En los formularios que rellena el paciente hay dos listas de zona, y solo se muestra una cada vez:

Provincia: las provincias de España. Es la que se ve cuando el país es España.
Región: la lista equivalente del resto de países (Argentina, por ejemplo, tiene ahí sus 24 provincias). Es la que se ve cuando el paciente elige cualquier otro país.

La lista cambia al elegir el País.

Corregido en agosto de 2026. Antes, en la pantalla de completar los datos el campo País no se mostraba en los centros con el registro mínimo activado, así que un paciente de otro país se encontraba siempre las provincias españolas y no podía cambiarlas. Si además el centro tenía la provincia entre los campos obligatorios, no podía terminar de guardar su ficha. Ahora ese campo aparece. No hay nada que configurar.

A quién le cambia algo:

Centros con el registro mínimo: la pantalla de completar los datos pasa a mostrar País. Lo ven todos sus pacientes, también los españoles, con «España» ya seleccionada y la misma lista de provincias de siempre.
Centros que tenían el país oculto en su propia configuración de campos: siguen igual.
El resto: ya veían el campo, no cambia nada.

Lo mismo se corrigió en el formulario de alta para centros que no están en España: antes mostraban España preseleccionada y una lista de provincias vacía. Si un paciente ya tiene la provincia mal guardada, se corrige desde su ficha en Pacientes, que sí permite elegir el país y, con él, la provincia o la región correcta. Tenga en cuenta que eso arregla lo que ve el personal, pero no garantiza por sí solo que la provincia aparezca en una factura ya emitida.

Enlaces legales

En Configuración general > Alta de nuevos pacientes puede mostrar enlaces a:

Política de privacidad;
Condiciones de contratación.

Active Mostrar enlace e introduzca la dirección correspondiente. El texto que ve el paciente se adapta a los enlaces habilitados.

Límite de días futuros

Puede limitar cuántos días hacia adelante se ofrecen citas:

en la ficha de cada centro, mediante Días de anticipación reservas online;
como valor general, mediante Máximo de días para citas online.

El valor del centro tiene prioridad. Las fechas posteriores aparecen deshabilitadas para el paciente.

Disponibilidad del profesional

El portal solo ofrece horas que encajan con los horarios vigentes. Si un horario ha caducado, renueve su periodo o cree uno nuevo. Si un profesional nunca ha tenido un horario propio, el portal puede tomar como referencia el horario general del centro. Si tenía un horario y ya ha vencido, no se ofrecen horas hasta renovarlo. Consulte también Horarios de usuarios: guía completa.

Información pública del profesional

Cuando Mostrar descripción del profesional está activado, el portal puede mostrar:

foto;
nombre;
especialidad;
descripción pública.

La descripción y la especialidad se mantienen en la ficha del profesional, dentro del bloque de cita online.

Enlace directo del profesional

La ficha del profesional puede mostrar Enlace del portal del paciente y un botón Copiar. Comparta ese enlace para que el portal proponga directamente a ese profesional. El enlace aparece cuando:

la cita online está activa;
el usuario ya se ha guardado;
el profesional tiene Agenda online en Sí.

Si el profesional deja de estar disponible, el portal continúa con el flujo normal de selección.

Mensajes del portal del paciente

Ruta: Administración → Centro → Cita online → opción Mensajes. Decide si los pacientes pueden escribir a los profesionales que les atienden desde el portal, y si el centro tiene la bandeja Mensajes en su menú principal.

Valor	Efecto
No (por defecto)	No hay mensajería: ni la opción en el portal del paciente, ni la bandeja en el menú del centro
Sí	Los pacientes ven Mensajes en su portal y el personal ve la bandeja Mensajes

Es la única llave: no hay que tocar nada en la ficha de cada paciente ni en sus permisos de acceso a la historia clínica. Con esta opción en Sí, la tienen todos los pacientes del centro que hayan sido atendidos por alguien. Quién ve la bandeja del centro: los usuarios con el privilegio Acceso HC (Administración → Equipo y accesos → Roles/Privilegios, grupo PACIENTES). Al activarla, el centro se compromete a contestar: no es un canal de urgencias. El funcionamiento del día a día está en la guía de Inicio, apartado Mensajes con tus pacientes.

Calendly

Cuando la integración está disponible, se configura en Administración > Centro > Calendly.

Conectar la cuenta

Active Permitir Calendly en las preferencias visibles del centro.
Genere un token de acceso personal desde su cuenta de Calendly.
Pegue el valor en API Token.
Pulse Guardar.
Compruebe que la organización aparece correctamente.

El token se oculta en pantalla. Consérvelo de forma segura y sustitúyalo si sospecha que se ha compartido.

Vincular profesionales

Abra Administración > Equipo y accesos > Usuarios.
Edite el profesional.
Seleccione su cuenta en Usuario Calendly.
Guarde.

El campo Filtro de servicios Calendly permite escribir palabras separadas por punto y coma. Solo se mostrarán las reservas cuyo título incluya alguna de ellas. Déjelo vacío para mostrar todas las citas vinculadas.

Importar una reserva

Pulse una cita de Calendly en la agenda y elija Importar en Nubidoc. La cita pasa a gestionarse como una cita de Nubidoc y puede utilizar las acciones habituales. Una misma reserva solo puede importarse una vez.

Integraciones externas

Si el centro dispone de Integraciones, encontrará la opción en Administración > Centro > Integraciones. Desde la pantalla puede:

ver las integraciones del centro;
crear una nueva;
elegir qué cambios quiere comunicar;
indicar la dirección del sistema receptor;
seleccionar el tipo de autenticación;
activar o desactivar temporalmente;
revisar el último resultado;
editar o eliminar.

Utilice la prueba disponible antes de activar una integración. Pida al proveedor del sistema externo la dirección y las credenciales que debe introducir. No comparta esos datos fuera del personal autorizado. Si una entrega falla, revise el estado y el motivo mostrado en el historial de la integración.

Sincronizar las prestaciones de las citas

Los avisos de citas incluyen todas sus prestaciones, con el nombre y los códigos interno, externo y público. Añadir, cambiar o eliminar una prestación también genera un aviso de actualización, incluso si se edita directamente la línea sin volver a guardar la cabecera. Si se elimina la última, el sistema externo recibe una lista vacía. Las integraciones autorizadas pueden modificar la duración y las prestaciones de una cita existente conservando su identidad. Nubidoc comprueba disponibilidad, permisos y restricciones de la cita antes de guardar. Consulte la referencia de prestaciones de citas para integrar estas operaciones. Para gestionar las API keys del centro necesita permiso para modificar los datos del centro y el módulo Integraciones activo. Nubidoc comprueba ambos requisitos también al ejecutar cada acción, no solo al mostrar esta pantalla. Las claves solo se pueden crear, activar, desactivar o eliminar desde las opciones autorizadas del panel; una solicitud directa fuera de esas acciones se rechaza.

Gestión de horarios mediante API

Las integraciones autorizadas pueden gestionar las plantillas de horarios de usuarios, sus intervalos semanales y las asignaciones por centro y periodo. Para ello, la API Key debe tener permisos de administración de lectura (admin:read) y, para crear o modificar datos, de escritura (admin:write). El sistema rechaza automáticamente franjas horarias o periodos de asignación que se solapen. Estas operaciones no sustituyen la pantalla Administración > Equipo y accesos > Horarios Usuarios: los cambios realizados por una integración se reflejan también en la aplicación.

Mi suscripción

Mi suscripción muestra:

plan actual;
módulos contratados;
consumo de pacientes, usuarios, almacenamiento y comunicaciones;
acceso a Pagos y facturas;
acceso a la Tienda de módulos;
opciones de gestión disponibles para la cuenta.

Los datos de facturación de la suscripción son independientes de los datos con los que el centro emite facturas a sus pacientes o clientes.

Método de pago

Cuando la cuenta utiliza un portal de pago seguro, Método de pago permite revisar o actualizar la forma utilizada para los cobros recurrentes.

Pagos y facturas

Muestra los documentos emitidos asociados a la cuenta. Abra o descargue los que estén disponibles.

Pagar una cuota con tarjeta: qué mensajes puede ver

El enlace Pagar de una cuota pendiente abre la pasarela y pide la tarjeta. El pago solo se da por bueno cuando la pasarela confirma el cobro, así que además del mensaje de confirmación puede ver estos avisos:

“No hemos podido confirmar su pago con la pasarela. No se ha registrado ningún pago. Si cree que se le ha cobrado, póngase en contacto con nosotros.” — la pasarela ha dicho que ese cobro no existe o no está hecho, y la cuota sigue pendiente. Ocurre si la página se abandonó a medias o si el navegador avisó sin haber completado el cobro. Puede volver a abrir el enlace y pagar.
“No hemos podido confirmar su pago en este momento. Si el cargo aparece en su tarjeta, no vuelva a pagar: póngase en contacto con nosotros y lo comprobamos.” — este es distinto: no es que no se haya pagado, es que no se ha podido preguntar a la pasarela. Puede haber un cargo hecho, así que antes de volver a pagar conviene comprobarlo con nosotros.
“El pago ya había sido realizado anteriormente. El cobro que se acaba de hacer se ha devuelto a su tarjeta.” — la cuota ya constaba pagada, por ejemplo porque se pagó desde otra pestaña o desde otro dispositivo. El segundo cargo se devuelve automáticamente y el abono aparece en el extracto de la tarjeta en unos días. La cuota queda pagada una sola vez.
“El pago ya ha sido realizado correctamente.” — es lo que responde al recargar la página de resultado o volver a enviar el mismo formulario. No hay ningún cobro nuevo y no se devuelve nada: es el mismo pago, contestado dos veces.
“Esta orden de pago está anulada. El cobro que se acaba de hacer se ha devuelto a su tarjeta.” — se pagó desde el enlace de una cuota ya anulada. La cuota sigue anulada y el dinero se devuelve.
“El importe cobrado no corresponde a esta orden de pago. El cobro se ha devuelto a su tarjeta y la orden sigue pendiente.” — ocurre con una página que llevaba mucho tiempo abierta y cobró un importe que ya no es el de la cuota. Vuelva a abrir el enlace y páguela de nuevo.

Si el pago se completa, la página responde “Operación realizada correctamente” y la cuota pasa a Pagado.

La cuota mensual y sus avisos (centros sin domiciliación)

A los centros que no tienen la cuota domiciliada, el sistema prepara la cuota del mes por su cuenta. Es una funcionalidad que se activa centro a centro: si su cuota se cobra de otra forma, nada de esto le afecta y no recibirá ninguno de estos correos. Cuando está activada, cada mes ocurre esto:

Siete días antes de que termine el periodo que ya tiene pagado, se genera la cuota del mes siguiente con el mismo importe y los mismos conceptos que la anterior, y llega un correo con el enlace de pago. La cuota aparece en Administración → Mi suscripción → Pagos y facturas, en el bloque Requerimientos de pago.
Tres días antes de la fecha límite, si sigue sin pagarse, llega un recordatorio.
El día de la fecha límite, si la cuota sigue pendiente, el acceso al programa queda suspendido: al entrar solo se ve la pantalla de pago.

En cuanto se registra el pago, el acceso se recupera solo, sin llamadas ni esperas, y no se pierde ningún dato. Formas de pago:

Con tarjeta, desde el botón del correo o desde Pagos y facturas: se registra en el acto.
Por transferencia: indique como concepto el número de cuota que aparece en el correo, y ordénela al menos 2 días laborables antes de la fecha límite. Hasta que el ingreso llega y se registra, la cuota consta como pendiente. Si ya la ha ordenado, responda al correo y se anota para que no se le suspenda el acceso.

Los correos llevan también el bloque Revise sus datos de facturación con los datos con los que se emitirá la factura. La factura se emite al registrarse el pago, así que cualquier corrección hecha antes de pagar llega a tiempo.

Tienda de módulos

En Administración → Tienda de módulos puede consultar funciones, ampliaciones y bonos disponibles. También puede llegar desde Administración → Mi suscripción → Tienda de módulos. Para acceder y contratar necesita permiso para entrar en Administración y para modificar los datos del centro. Si no dispone de este último, la tienda muestra “No tiene permisos para acceder a la tienda de módulos.” Cada tarjeta muestra:

nombre y descripción;
precio;
la etiqueta Suscripción o Pago único;
el enlace Ver más;
el botón Contratar para una suscripción o Comprar para un bono de pago único.

Contratar una suscripción

Localice el módulo y revise su precio, la etiqueta Suscripción y la información de Ver más.
Pulse Contratar.
Confirme el mensaje “¿Está seguro que desea contratar el módulo seleccionado?”.
Cuando aparezca “El módulo se ha contratado correctamente.”, consulte la suscripción desde Administración → Mi suscripción. Las suscripciones activas o pendientes dejan de mostrarse en la tienda.

En MÓDULOS DE LA PLATAFORMA, una tarjeta con Incluido en su plan no necesita contratación: se activa o desactiva con el control Activo. Algunos módulos de pago ofrecen Probar 7 días gratis; si la prueba ya está en curso, Contratar permite pasar a la suscripción sin esperar a que termine.

El módulo Videoconferencia

La tarjeta Videoconferencia (“Citas por videoconsulta: videollamada segura con el paciente desde la agenda y la ficha de la cita”) lleva la etiqueta Incluido en su plan: no se contrata ni tiene coste, solo se enciende o se apaga con su control Activo. Mientras está activa, se ven los botones de videoconsulta en la agenda y en la ficha de la cita, y el paciente recibe su enlace para conectarse a la videollamada. Las cuentas que se den de alta con esta versión la traen activa de fábrica (en el paso de módulos del alta, la tarjeta sale ya marcada); los centros que ya existen la ven según su estado actual y pueden apagarla o encenderla cuando quieran. Pulse Ver más en la tarjeta para el detalle. Si su centro no va a usar videoconsulta, baje el interruptor Activo y los botones desaparecerán de la agenda; al volver a subirlo, reaparecen. Contratar activa la suscripción mensual, pero no configura el módulo ni compra un bono de pago único. Después deberá utilizar Configurar, cuando la tarjeta lo ofrezca, o abrir el apartado correspondiente. Si aparece “Este módulo estará disponible para contratación próximamente.”, el botón todavía no crea una suscripción. Los precios de la tienda se muestran sin IVA. Los bonos de pago único con precio se adquieren con Comprar y no aportan unidades hasta que el pago se confirme. Mientras estén pendientes, puede aparecer Pagar ahora. Lo gratuito funciona de otra manera: un módulo o bono con precio 0,00 € se activa en el momento de contratarlo y no genera ningún recibo en Mi suscripción → Pagos y facturas. Como no hay nada que pagar, tampoco aparece el paso Completar el pago. Una vez entregado deja de ofrecerse en el catálogo, y si se intenta contratar de nuevo aparece el aviso “Este módulo ya está disponible en su cuenta”.

Avisos de saldo de bonos SMS y WhatsApp

Cuando el centro envía SMS o WhatsApp con bonos, Nubidoc vigila el saldo disponible y avisa por correo antes de que se acabe.

No confundir con el aviso de fin de bono del paciente. Aquí se habla de los créditos de mensajería que compra el centro, y los avisos van dirigidos al centro. El aviso que recibe el paciente cuando se le acaban las sesiones de su bono es otra cosa, se activa aparte y se configura en Administración → Centro → Preferencias generales → Agenda, bloque Aviso fin de bono: ver la guía de plantillas, sección “Aviso de fin de bono”.

Los avisos miran el saldo total

El centro puede tener varios bonos del mismo tipo a la vez, por ejemplo uno con unas pocas unidades y otro recién comprado. Los envíos se descuentan del bono más antiguo primero, para que ningún bono se quede sin usar, y cuando ese se termina se continúa automáticamente con el siguiente. Los avisos se calculan sobre la suma de todos los bonos con saldo. Por eso:

Que se termine un bono no genera ningún aviso si aún queda saldo en otro. Los envíos continúan sin interrupción y no hay que hacer nada.
El aviso de saldo agotado solo llega cuando el centro se queda sin saldo en ningún bono.

Cuándo llega un aviso

Se envía un correo cuando el saldo total baja de cualquiera de estos niveles:

100 unidades restantes
50 unidades restantes
10 unidades restantes
0 unidades restantes (saldo agotado)

Cada nivel se avisa una sola vez mientras se consume el mismo bono. Al comprar un bono nuevo el ciclo se reinicia, de modo que cuando el saldo vuelva a bajar se vuelve a avisar. Los avisos llegan al correo de cada centro y también al correo del titular de la cuenta. Si un centro no tiene correo propio definido, en su lugar se usa el del titular. Las direcciones repetidas reciben el aviso una sola vez, y basta con que uno de esos correos lo reciba para dar el aviso por entregado.

Cuando el saldo se agota

Al quedarse sin saldo en ningún bono, los envíos de ese canal quedan bloqueados hasta adquirir un bono nuevo desde la Tienda de módulos.

Preguntas frecuentes

Acabo de comprar un bono y me avisan de que se han agotado. ¿He perdido el bono nuevo? No. Si recibió ese aviso antes de agosto de 2026, se refería al bono anterior: el sistema gasta primero el más antiguo y avisaba al terminarse ese, sin tener en cuenta que el nuevo seguía intacto. Los envíos no se interrumpieron en ningún momento. Con el comportamiento actual ese aviso ya no se envía mientras quede saldo en otro bono. ¿En qué orden se gastan los bonos si tengo varios? Del más antiguo al más nuevo, para que ninguno se quede sin usar. El paso de un bono al siguiente es automático. ¿Cuánto saldo me queda en total? El aviso indica el saldo disponible sumando todos los bonos activos. El consumo general de comunicaciones también aparece en Mi suscripción.

Facturación y catálogo

Paypal

La ruta completa es Administración → Facturación y catálogo → Medios de cobro → Paypal. Medios de cobro solo aparece si su perfil puede cambiar los datos del centro; no requiere contratar un módulo independiente. La configuración es común para toda la cuenta y no permite elegir un centro concreto. Al pulsar Paypal se abre Datos Paypal. Complete ID Cliente, Clave y url condiciones contratación, y elija en Habilitado entre Activado y Desactivado. El paciente puede abrir la dirección indicada mediante el enlace condiciones de uso de la pantalla de pago. Pulse aceptar para guardar o cancelar para salir sin aplicar los cambios. Para que esta opción de pago esté disponible, el centro debe disponer de cobro online, las credenciales deben estar guardadas y Habilitado debe estar en Activado. En las acciones de una cita aparecerá Pagar Paypal. Si también está activa la preferencia Mostrar botones de pago en el portal del paciente, las citas pendientes, sin pago registrado y sin bono asociado muestran Pendiente de pago y Pagar con paypal en el portal. Activar Paypal no cobra una cita ni la marca como pagada: solo habilita el acceso a la pasarela. El pago se registra cuando el paciente completa correctamente la operación. La pantalla de elección avisa al paciente si las transacciones de Paypal están sujetas a una tarifa adicional. Al elegir Desactivado, esta opción desaparece sin borrar los demás medios de cobro.

Stripe

La ruta completa es Administración → Facturación y catálogo → Medios de cobro → Stripe. Medios de cobro solo aparece si su perfil puede cambiar los datos del centro; no requiere contratar un módulo independiente. La configuración es común para toda la cuenta y no permite elegir un centro concreto. Al pulsar Stripe se abre Datos Stripe. Complete Key, Code y url condiciones contratación, y elija en Habilitado entre Activado y Desactivado. El paciente puede abrir la dirección indicada mediante el enlace condiciones de uso. Pulse aceptar para guardar o cancelar para salir sin aplicar los cambios. Para que esta opción de pago esté disponible, el centro debe disponer de cobro online, las dos credenciales deben estar guardadas y Habilitado debe estar en Activado. No hay otra preferencia general de Stripe que activar: estos tres datos de Datos Stripe son los que deciden si la pasarela está disponible. En las acciones de una cita aparecerá Pagar Stripe. Si también está activa la preferencia Mostrar botones de pago en el portal del paciente, las citas pendientes, sin pago registrado y sin bono asociado muestran Pendiente de pago y Pagar con tarjeta en el portal; el paciente puede no ver la palabra Stripe aunque sea quien procesa la tarjeta. Activar Stripe no realiza ningún cargo, no cambia la forma de pago de cobros anteriores ni marca citas como pagadas. Solo habilita la pasarela; el cobro se registra después de que Stripe confirme la operación. Al elegir Desactivado, esta opción desaparece sin borrar los demás medios de cobro.

Pagadores

En Administración > Facturación y catálogo > Pagadores puede crear mutuas, aseguradoras y empresas pagadoras. Al crear o modificar un pagador puede guardar, además de sus datos fiscales y postales, un teléfono y un comentario. El teléfono aparece también en el listado, después de Código postal; el comentario se consulta desde la ficha del pagador. El botón Importar permite:

descargar un fichero de ejemplo;
completar los datos;
subir el Excel;
revisar el resumen.

El fichero necesita nombre y nombre_largo. Puede incluir CIF, dirección, ciudad, provincia, código postal, código, identificador externo, color y teléfono. El teléfono se guarda como teléfono principal del pagador. Las filas correctas se guardan aunque otras contengan errores. Si vuelve a importar un pagador con el mismo nombre, se actualizan los datos aportados sin borrar los valores que haya dejado vacíos; por ejemplo, una celda de teléfono vacía conserva el número existente.

Reglas de cobertura (límites de actos y autorizaciones)

Si su centro tiene activada la preferencia Limites de cobertura por pagador (solicítela a soporte si no la ve), al modificar un pagador ya creado —excepto el PRIVADO— el formulario muestra la sección Reglas de cobertura (límites de actos y autorizaciones). Sirve para reflejar los límites que la mutua aplica a sus asegurados (por ejemplo “solo cubre 1 consulta al mes” o “máximo 20 sesiones al año”) y qué actos exige autorizar, para que Nubidoc avise o impida citar cuando corresponda. Cada regla se compone de:

Ámbito: Cualquier acto del pagador, una Familia de prestaciones o una Prestación concreta. El grupo Prestación muestra el mismo catálogo filtrado de esa mutua que el bloque Marcado rápido y no mezcla actos de otros pagadores, y cada prestación aparece con su departamento o departamentos detrás del nombre cuando los tiene.
Tope de actos y Periodo: máximo de actos cubiertos por Mes natural, Año natural, Últimos N días (con esta última aparece el campo N días (ventana móvil)) o Año de póliza, que cuenta desde el aniversario de la Fecha de alta de póliza de la ficha de cada paciente. Si a un paciente le falta esa fecha, la regla no se puede evaluar para él y Nubidoc solo avisa, nunca bloquea.
Días mín. entre actos: separación mínima entre dos actos del mismo ámbito. Puede usarse sola o junto al tope.
Requiere autorización: marca que ese ámbito exige autorización expresa de la mutua. Puede usarse sola, sin tope ni días mínimos, y se ve como Sí en la columna Requiere autorización de la tabla.
Modo: Avisar (el personal ve el aviso pero puede citar igualmente) o Bloquear (no se puede guardar la cita ni reservar online una vez alcanzado el límite).

Pulse Añadir regla y la regla aparece en la tabla de la sección. Para eliminarla, use el icono de papelera de su fila y confirme. Modificar una regla. Junto a la papelera, cada fila tiene un icono de lápiz —rótulo emergente Modificar regla—. Al pulsarlo, los datos de esa regla vuelven a los campos del formulario, la fila queda resaltada y el botón Añadir regla se sustituye por Guardar cambios, con un enlace Cancelar debajo. Cambie lo que necesite y pulse Guardar cambios: la fila se actualiza en su sitio, sin crear una regla nueva. Tenga en cuenta que lo que deje vacío se quita de la regla: si borra el Tope de actos, la regla se queda solo con los Días mín. entre actos. Las excepciones de un paciente concreto no se modifican desde aquí, sino desde la ficha de ese paciente. Para marcar muchas prestaciones de una vez, use el bloque Marcado rápido: prestaciones que requieren autorización: lista el catálogo del pagador (o, si esa mutua todavía no tiene catálogo propio, las prestaciones que no estén asignadas a otro pagador) con una casilla por prestación, un campo Filtrar prestación… y un desplegable para decidir si esas marcas Avisan o Bloquean. Marcar una casilla crea su regla; desmarcarla la elimina. Cada línea muestra la casilla a la izquierda y, a continuación, el nombre de la prestación. Si la prestación pertenece a algún departamento, el nombre va seguido del departamento en letra gris (por ejemplo Consulta · Fisioterapia, Psicologia); cuando está en varios, se muestran todos. Así se distinguen dos prestaciones que se llaman igual pero pertenecen a departamentos distintos. Si alguna prestación de esa mutua pertenece a un departamento, entre el filtro de texto y el desplegable Avisar/Bloquear aparece además el desplegable (todos los departamentos): elija uno y la lista se queda solo con las prestaciones de ese departamento, o use (sin departamento) para ver las que no pertenecen a ninguno. Los dos filtros se combinan, de modo que puede acotar por departamento y escribir después parte del nombre. Si ninguna prestación de esa mutua tiene departamento, ese desplegable no se muestra. Con prestaciones marcadas como que requieren autorización:

el formulario de cita avisa “Cobertura de Adeslas: la prestación ‘Consulta’ requiere autorización expresa del pagador y la cita no tiene la autorización concedida”, y muestra la casilla Autorización de mutua concedida y el campo Nº de autorización para registrarla en esa cita;
al Registrar pago de la cita aparece el mismo aviso mientras la autorización no conste concedida —esté pendiente o denegada—, pero el cobro se puede registrar igualmente;
vincular un volante de la mutua vigente en la fecha de la cita y del ámbito adecuado también cubre el requisito.

Con reglas definidas:

el formulario de cita muestra un aviso del tipo “Cobertura de Adeslas: la prestación ‘Consulta’ supera el límite de 1 acto(s) en el mes 07/2026 (1 ya registrado(s))”, y si la regla es de tipo Bloquear la cita no se guarda;
la ficha del paciente muestra el panel Cobertura con el consumo del periodo en curso (en rojo al llegar al tope);
los avisos de la factura señalan las citas facturadas que exceden la cobertura (informativo: no impide emitir).

Excepciones por paciente: cuando la mutua aprueba a un asegurado un cupo distinto del general (más sesiones, o sin límite), se registra desde la ficha del paciente (panel Cobertura → Nueva excepción). La excepción sustituye a las reglas generales de su mismo ámbito para ese paciente, admite Sin límite y una vigencia opcional (fuera de esas fechas vuelven a aplicar las reglas generales), y exige el mismo permiso que gestionar pagadores. La sección de reglas del pagador indica cuántos pacientes tienen excepciones propias.

Autorizaciones de mutua (volantes)

Complemento de las reglas de cobertura para las mutuas que trabajan con autorizaciones o volantes: bloques concretos de sesiones concedidos al paciente con nº de autorización y fecha de caducidad. Se activa con la preferencia Autorizaciones de mutua (volantes) (independiente de la de límites; solicítela a soporte). A diferencia de las reglas —que se definen una vez por pagador—, las autorizaciones se registran por paciente desde su ficha (sección “Autorizaciones de mutua”) y se consumen cita a cita con el selector Autorización mutua del formulario de cita. Nubidoc avisa cuando quedan pocas sesiones o la vigencia está a punto de caducar (“valore pedir la renovación”), sin bloquear el guardado. Ver las secciones correspondientes en Pacientes y Agenda.

Prestaciones

Las prestaciones representan los servicios que se utilizan en las citas. Al crear o editar una puede definir:

nombre;
descripción;
duración;
precio;
tipo de IVA;
color;
servicios o especialidades;
centros;
pagadores, cuando proceda.

En los centros que trabajan con prestaciones por pagador, el formulario muestra el campo Pagador. Al modificar una prestación se carga la asignación actual: puede seleccionar otra aseguradora o entidad, o dejar el campo vacío para quitar la asignación. Tras guardar, el valor se ve en la columna Pagador del listado. El color puede utilizarse en la agenda para identificar el servicio.

Importar prestaciones

Desde Prestaciones > Importar puede cargar un Excel para crear o actualizar prestaciones y precios. Antes de importar:

descargue el ejemplo disponible;
revise los centros seleccionados;
compruebe los códigos de pagador cuando trabaje con aseguradoras;
revise el resumen final.

El fichero puede incluir Código prestación pagador y Servicio. Si el servicio indicado no existe y la importación permite crearlo, quedará asociado a la prestación.

Buscar por centro y pagador

En el buscador de prestaciones:

seleccione uno o varios Centro;
si aparece, seleccione Pagador;
pulse Buscar.

Los filtros se combinan con el nombre, la descripción, el servicio y el resto de criterios visibles. El campo y la columna Pagador solo aparecen en los centros que utilizan esta forma de organizar las prestaciones; el filtro usa el pagador asignado directamente en la ficha de la prestación.

Facturables

Los facturables son productos o servicios que se añaden a las facturas pero no necesitan duración de agenda. Utilice prestaciones para servicios con cita y facturables para conceptos exclusivamente económicos.

Bonos

En Bonos se mantienen los tipos que después se venden o asignan a pacientes. El campo Pagador(es) permite limitar un bono:

vacío: disponible para cualquier pagador;
con uno o varios valores: disponible únicamente para esos pagadores.

Esta restricción es independiente del servicio o especialidad.

Beneficiarios de bonos

Active Permitir beneficiarios en bonos en las preferencias generales si el centro quiere que otras personas puedan consumir el bono del titular. Cuando está activa, las acciones del bono muestran Beneficiarios autorizados. Desde ahí puede añadir o quitar pacientes.

Comisiones por número de citas

Si la opción Permitir Comisiones por Nº citas está disponible y activa, puede crear rangos desde Facturación y catálogo > Facturación > Comisiones por Nº citas. Cada rango define:

número mínimo de citas;
número máximo, opcional;
comisión en porcentaje;
comisión total fija;
orden.

Los rangos no pueden solaparse y deben tener un orden distinto. Al generar una factura profesional-centro, Nubidoc propone la comisión correspondiente y permite revisarla antes de continuar.

Comisión predeterminada Centro -> Profesional

Si el centro tiene habilitadas las comisiones Centro -> Profesional, puede evitar repetir el mismo porcentaje para todas las prestaciones de un profesional:

Abra Administración > Equipo y accesos > Usuarios.
Edite el profesional.
Indique Comisión por defecto Centro -> Profesional (%) y guarde.

El campo admite valores entre 0 y 100. Déjelo vacío si el profesional no debe tener comisión predeterminada; escriba 0 si quiere dejar explícito que su comisión por defecto es cero. Para una excepción, abra Administración > Facturación y catálogo > Precios > Comisiones Centro -> Profesional y configure la prestación concreta. Esa comisión específica, fija o porcentual, siempre tiene prioridad sobre el porcentaje predeterminado del profesional. El porcentaje predeterminado se aplica a las prestaciones de las citas que no tengan una comisión específica. Cambiarlo no modifica comisiones ya calculadas en citas anteriores.

Si no ve los apartados de comisiones

Las comisiones no vienen activadas de serie. Para que aparezcan hacen falta dos cosas, y lo habitual es quedarse a medias en la segunda:

Activar la funcionalidad en Administración > Centro > Preferencias generales > Otras. Busque “comision” y active la que necesite:
- Permitir precios y comisiones por profesional, para el apartado Comisiones Centro -> Profesional.
- Permitir gestionar comisiones de precio profesional a centro, para el apartado Comisiones Profesional -> Centro.
Dar el permiso a los perfiles en Administración > Equipo y accesos > Roles/Privilegios, dentro del grupo de agenda:
- Ver Comisiones Profesionales
- Ver Comisiones Centro a profesional, solo si usa el segundo sentido

Estos dos permisos vienen desactivados de fábrica. Sin ellos la funcionalidad queda activada y los apartados aparecen, pero los importes de comisión siguen sin verse en la agenda ni en el detalle de la cita. Si además quiere que esos perfiles puedan emitir las facturas entre el centro y el profesional, active también Facturación centro al profesional y Facturación profesional al centro.

La comisión de una cita se calcula una sola vez

La comisión de una cita se calcula la primera vez que se consulta y a partir de ahí queda guardada en esa cita. Solo se vuelve a calcular si cambian el paciente, la fecha, el pagador, el profesional o las prestaciones de esa cita. Esto tiene dos consecuencias prácticas:

Configure las comisiones antes de empezar a consultar citas. Si consulta una cita cuando todavía no hay comisiones configuradas, esa cita se queda con comisión 0 aunque las configure después.
Cambiar un porcentaje no rehace las citas anteriores. Las comisiones ya calculadas se mantienen tal cual.

Modelo 349

La opción Habilitar Modelo 349 (operaciones intracomunitarias UE) muestra la herramienta cuando el centro necesita revisar operaciones intracomunitarias. Utilícela solo si su centro cumple los requisitos fiscales. Los ficheros descargados sirven como apoyo para revisión o intercambio con la asesoría; compruebe siempre el procedimiento oficial de presentación.

Centros y recursos

Centros

Cada centro puede tener sus propios:

datos de contacto;
datos fiscales;
series de facturación;
horarios;
opciones de cita online;
comunicaciones;
almacenes y recursos.

Un centro de coste se utiliza para organización contable y no representa necesariamente una ubicación en la que se atienden citas.

Enlace de reseña de Google

En la ficha de cada centro, el campo Enlace de reseña de Google guarda la dirección a la que se envía al paciente para que deje una reseña. Es lo que sustituye a la etiqueta %resenagoogle% en las plantillas de notificación, así que cada sede puede pedir la reseña en su propia ficha de Google. Si un centro deja el campo vacío, se usa el enlace común del cliente, en Administración > Preferencias > Pacientes > Enlace de reseña de Google. El enlace debe empezar por https://. En las preferencias del cliente, un valor que no lo cumpla se rechaza al guardar con el aviso «No se ha guardado. Enlace de reseña de Google: El valor debe empezar por https://». En la ficha del centro se admite al escribir, pero el sistema lo ignora al enviar y se comporta como si el campo estuviera vacío. Es una medida de seguridad: ese valor se convierte en un enlace pulsable dentro de los correos que recibe el paciente.

Si el enlace está vacío en los dos sitios, la etiqueta llega al paciente como un hueco en blanco. Cuando note ese hueco en un mensaje de prueba, es la señal de que falta rellenar el enlace.

Zona horaria del centro

En la ficha de cada centro, el campo Zona horaria indica el huso horario en el que vive el centro (por ejemplo, América/La Paz (Bolivia)). Desde septiembre de 2026 el sistema lo usa como reloj del centro: la fecha de las facturas y de los pedidos de compra que se crean, el «hoy» de la agenda y el resto de fechas que el sistema pone automáticamente siguen la hora local del centro, no la de España. Las horas que se escriben a mano (la hora de una cita, un horario) no cambian: se guardan y se ven tal como se teclearon. Si el campo se deja sin seleccionar, el centro funciona en hora de España peninsular, como hasta ahora.

Los envíos automáticos programados (recordatorios) y las reservas desde el portal del paciente todavía usan la hora de España; está previsto extenderlo.

Servicios

Los servicios agrupan profesionales y prestaciones por especialidad o área. Asigne a cada usuario los servicios que ofrece.

Recursos

Los recursos representan salas, boxes o equipamiento que se reserva con una cita. Utilícelos para:

evitar solapamientos;
ver ocupación;
organizar espacios;
planificar equipamiento compartido.

Dispositivos de firma

En Administración > Centros y recursos > Dispositivos firma puede registrar tablets destinadas a la firma presencial.

Esta opción solo aparece si el centro tiene contratada la firma presencial.

Quién puede entrar

Hacen falta las dos cosas: que el centro tenga contratada la firma presencial y que el usuario tenga acceso a Administración. Quien no cumpla ambas no puede abrir la pantalla, ni siquiera con un enlace directo: el sistema responde “No tiene permisos para administrar los dispositivos de firma.” Es la misma pareja de condiciones que ya hacía falta para crear, modificar o eliminar dispositivos. Desde agosto de 2026 también se exige para verlos, porque la pantalla muestra el código de acceso de cada tablet, y ese código es una llave: quien lo tenga puede abrir en cualquier dispositivo las firmas pendientes del centro y ver los datos del paciente y el documento completo. Trátelo como una contraseña y, si ha circulado fuera del centro, use Regenerar código.

Crear y preparar un dispositivo

Pulse Nuevo dispositivo.
Indique nombre y descripción.
Elija icono y color, y deje el Estado en Activo.
Pulse aceptar.
Pulse QR y escanéelo con la tablet.

También puede introducir manualmente el código que muestra la pantalla. El nombre admite hasta 128 caracteres y la descripción hasta 255; si escribe de más, se guarda recortado, y tenga en cuenta que las letras acentuadas y la ñ ocupan el doble. Los acentos, las comillas y el signo & se admiten con normalidad. Los signos de menor y mayor —los que abren y cierran una etiqueta de página web— no se guardan: el sistema los quita al guardar y conserva el resto del texto, igual que en el resto de campos de la aplicación. Un dispositivo antiguo que los tenga en el nombre se sigue viendo con normalidad y se puede regenerar, activar, desactivar o eliminar sin cambiarle el nombre antes.

Dar de baja un dispositivo

Hay dos formas de retirar una tablet, y no hacen lo mismo:

Eliminar (papelera roja): retira el dispositivo definitivamente. Pide confirmación y, al aceptar, desaparece del listado y su código de acceso deja de servir — quien lo intente verá “Código de acceso no válido o dispositivo inactivo”.
Modificar (lápiz) y poner el Estado en Inactivo: el dispositivo se conserva en la lista, deja de ofrecerse al elegir a qué tablet enviar una firma y su código tampoco permite entrar. Puede reactivarlo cuando quiera.

Si solo quiere cortar el acceso sin retirar la tablet, use Regenerar código: le asigna un código nuevo y el anterior deja de servir, así que habrá que volver a darla de alta con el nuevo QR.

Hasta agosto de 2026, el botón Eliminar no llegaba a borrar el dispositivo: pedía confirmación, no mostraba ningún error y parecía haber funcionado, pero el dispositivo seguía activo y su código seguía sirviendo. Si en su centro hay tablets que creía dadas de baja, revise el listado y vuelva a eliminarlas.

Enviar un documento a la tablet

Abra el documento pendiente desde la ficha del paciente.
Pulse la acción de firma.
Elija Firmar aquí o una tablet.
El paciente revisa el documento y firma en el dispositivo.
Al finalizar, el documento se actualiza en Nubidoc.

Las solicitudes pendientes caducan tras el tiempo indicado en la tablet. Puede descartarlas desde el propio dispositivo sin eliminar el documento original.

Código asistido de firma

En Administración > Centros y recursos > Código asistido de firma, un usuario con acceso a Administración puede generar un código temporal propio del centro para ayudar a firmar a distancia cuando el paciente no dispone de móvil o correo electrónico. El código se muestra una sola vez. Cópielo y entréguelo únicamente a la persona que va a completar la firma. Caduca automáticamente a los 90 días; también puede revocarlo o generar uno nuevo en cualquier momento. Al generar uno nuevo, el anterior deja de funcionar inmediatamente. La pantalla indica cuándo se creó, cuándo caduca y cuándo se utilizó por última vez. Nubidoc registra además qué usuario autorizó cada firma realizada con este método.

No comparta este código por canales públicos ni lo reutilice como contraseña. Si sospecha que alguien ajeno al centro lo conoce, pulse Revocar código o Generar código nuevo.

Esta opción solo aparece si el centro tiene activa la firma a distancia y el usuario tiene acceso a Administración.

Equipo y accesos

Buscar usuarios

La pantalla permite combinar filtros como:

nombre;
primer apellido;
nombre corto;
email;
perfil;
centro;
servicio;
estado;
etiquetas.

Pulse Buscar para aplicar y Limpiar para volver al listado completo. Los centros desactivados aparecen destacados en la columna Centro(s). El centro principal del usuario se muestra en negrita.

Crear un usuario

Pulse Nuevo.
Complete los datos personales.
Seleccione el rol o perfil.
Asigne centros y servicios.
Defina si utiliza agenda y cita online.
Guarde.

El email debe ser único. El nuevo usuario recibe las instrucciones de acceso en la dirección indicada.

Limitar los pacientes visibles para un profesional

En Administración → Equipo y accesos → Usuarios, abra la ficha del profesional y active «¿Ver únicamente pacientes con los que ha tenido cita?» si debe ver solo pacientes con cita propia o asignados. El límite se aplica también a Hoy cumple años en Inicio. Si la opción está desactivada, puede ver cumpleaños de otros pacientes del centro según los demás permisos de su cuenta. Las cuentas configuradas específicamente para ver solo pacientes asignados necesitan una asignación; haber tenido una cita no amplía ese acceso.

Dar de baja a un usuario

Los usuarios ya no se pueden eliminar del listado. Para dar de baja a un profesional o a un administrativo, ábralo desde Administración → Equipo y accesos → Usuarios y pulse Cambiar estado. El diálogo tiene dos interruptores:

Estado del usuario: Activado / Desactivado.
Mostrar usuario en pantallas de selección: Sí / No.

Desactivar el usuario, o apagar “Mostrar usuario en pantallas de selección”, tiene el mismo efecto: sus citas futuras dejan de verse en agenda, en el planificador y en el buscador de citas, aunque siguen existiendo. Por eso, si al guardar alguno de los dos interruptores queda apagado y el usuario tiene citas futuras, Nubidoc pregunta antes de guardar:

“ALERTA!!: Este usuario tiene citas futuras (N) que NO se cancelan automáticamente. Estas citas deben ser canceladas ya que seguirán en el estado actual. ¿Desea continuar?”

(N es el número de citas futuras de ese usuario). Si por algún motivo no se puede calcular ese número, el aviso aparece igual, sin indicar cuántas son. Activar el usuario o encender “Mostrar” nunca pregunta nada, porque no oculta ninguna cita. Este aviso solo informa: no cancela ni reasigna las citas por usted. Si quiere que esas citas dejen de estar pendientes, cancélelas o reasígnelas a otro profesional aparte.

Comisión predeterminada del profesional

En la ficha de un profesional puede aparecer el campo Comisión por defecto Centro -> Profesional (%) cuando el centro tenga activada esta funcionalidad. Es una forma rápida de establecer el mismo porcentaje para sus prestaciones habituales. No sustituye las excepciones por prestación: las que se mantengan en Facturación y catálogo > Precios > Comisiones Centro -> Profesional son las que se aplican primero. El valor 0 es válido; vacío significa que no se usará una comisión predeterminada.

Importar usuarios

El botón Importar permite el alta desde Excel. El fichero necesita nombre y apellido1. Puede incluir nombre corto, número de colegiado, teléfono, email, DNI, dirección y perfil. Antes de importar:

descargue el ejemplo;
elija el perfil por defecto;
seleccione el centro principal cuando corresponda;
revise el resumen de filas creadas y omitidas.

Si una fila no tiene email, complete posteriormente la ficha antes de pedir al usuario que acceda.

Servicios del usuario

Servicio(s) / Especialidad(es) permite asignar uno o varios servicios. Para quitar todos, elimine la selección y guarde.

Compartir agenda con

Este campo permite elegir qué usuarios pueden compartir la agenda del profesional. El propio usuario no aparece como opción.

Horarios

Los horarios definen cuándo trabaja un profesional y qué huecos pueden ofrecerse online. En Administración → Equipo y accesos → Usuarios, selecciona al profesional y pulsa Horarios. La pantalla distingue dos pasos: la plantilla contiene las franjas semanales y la asignación indica el centro y las fechas en que se aplica. Con Gestionar horarios puedes crear o editar las plantillas en un diálogo sin salir del profesional; al cerrarlo, la plantilla nueva estará disponible en Horario asignado. Después, pulsa + Nuevo para crear la asignación. Al crear un periodo, revise:

centro;
días y horas;
fecha de inicio;
fecha de fin;
disponibilidad para cita online;
vacaciones y festivos.

La guía detallada está disponible en Horarios de usuarios: guía completa.

Geolocalización

La ficha del usuario puede incluir un mapa del área de trabajo. Si quiere centrarlo en la ubicación actual, permita la geolocalización para Nubidoc en el navegador y vuelva a abrir la pantalla. Si no concede el permiso, puede continuar utilizando el formulario.

Foto del usuario

La preferencia Permitir imagen de usuario en perfil controla si el equipo puede mantener su avatar. Desactivarla no borra las fotos: mientras esté en No, se muestra la imagen predeterminada. Al subir una foto de más de 2 MB (habitual en fotos hechas con el móvil) aparece un aviso “Esta imagen tiene mucha resolución (X,X MB). Te recomendamos subir imágenes menos pesadas para no ocupar demasiado espacio.” junto a una casilla Reducir imágenes, desmarcada por defecto y válida solo para esa subida. Se puede cerrar el aviso sin más: sin marcarla, la foto se guarda igual que siempre. Marcándola antes de pulsar Guardar imagen, la foto se reduce a un tamaño estándar al guardarla.

Bloqueo por intentos fallidos

Después de varios intentos incorrectos, el acceso puede bloquearse. El usuario recibe un enlace Desbloquear cuenta:

no cambia la contraseña;
caduca a las 24 horas;
deja de funcionar después de utilizarse;
puede volver a solicitarse desde el acceso.

Si tampoco recuerda la contraseña, debe usar ¿Olvidó su contraseña?. El portal del paciente (acceso con email o DNI y contraseña) funciona igual: si el acceso de un paciente se bloquea por intentos fallidos, recibe —en el correo de su acceso o, en su defecto, en el del paciente— un enlace Desbloquear cuenta con las mismas condiciones (confirmación, caducidad de 24 horas, válido solo mientras siga bloqueado y un envío como máximo cada 10 minutos). El enlace no cambia la contraseña. El desbloqueo manual desde la gestión de usuarios sigue disponible.

Enlace de «¿Olvidó su contraseña?»

El enlace que llega por correo para poner una contraseña nueva:

caduca a las 24 horas;
sirve una sola vez: deja de funcionar en cuanto se guarda la contraseña nueva;
también deja de funcionar si la contraseña se cambia por otro camino (por ejemplo, desde el perfil) o si se pide otro correo de recuperación.

Al abrir un enlace ya usado aparece «Código para modificar la contraseña no encontrado, o ha expirado. Cree una nueva solicitud.». Es una medida de seguridad: si el correo queda en un buzón compartido, nadie puede reutilizar el enlace para volver a cambiar la contraseña. Para cambiarla otra vez, pida un correo nuevo con ¿Olvidó su contraseña?. Funciona igual en el acceso de los profesionales y en el del portal del paciente.

Roles y privilegios

Los roles agrupan los permisos que necesita un tipo de usuario, por ejemplo Administrador, Doctor o Administrativo. Para mantenerlos:

abra Administración > Equipo y accesos > Roles/Privilegios;
cree o seleccione un rol;
marque las acciones permitidas;
guarde;
asigne el rol a los usuarios correspondientes.

No puede eliminar un rol mientras tenga usuarios asignados. Reasígnelos primero. Conceda únicamente los permisos necesarios. Preste especial atención a:

historia clínica;
datos adjuntos;
facturación;
eliminación de información;
administración;
exportaciones;
WhatsApp y comunicaciones.

Comunicaciones

Plantillas de envíos

En Administración > Comunicaciones > Plantillas envíos puede crear plantillas de:

Email;
Texto simple;
WhatsApp.

El listado permite buscar, editar y dejar una plantilla inactiva sin borrarla.

Metatags visibles

Los metatags son marcadores que el usuario inserta desde la leyenda de la propia pantalla. Por ejemplo:

%patientname%;
%customername%;
%appodate%;
%appopatient1name% y %appopatient2name%;
%bonusname%;
%appoprice%.

La leyenda muestra qué marcadores están disponibles para Paciente, Cita, Bono, Factura u otros contextos. Use únicamente los que ofrece la pantalla. Si una plantilla contiene un marcador que no corresponde al envío actual, Nubidoc muestra un aviso. Revise la previsualización antes de continuar.

Previsualizar

Pulse el icono del ojo para ver el mensaje con los datos del destinatario. Si algún dato está vacío, su espacio puede quedar en blanco. En las citas de pareja, %appopatient1name% y %appopatient2name% mantienen el orden de las dos personas guardadas en la cita. Úselos cuando el saludo deba incluir ambos nombres. El código %patientname% representa al destinatario y cambia entre un envío y otro.

Plantillas de WhatsApp

Las plantillas aprobadas por el proveedor pueden incluir huecos numerados. Al editarlas:

seleccione la plantilla;
asigne a cada hueco un dato desde la leyenda;
compruebe la previsualización;
guarde.

Nubidoc avisa si falta alguna correspondencia.

Importar HTML

En una plantilla de tipo Email, pulse Importar archivo HTML para cargar un fichero .html o .htm. La importación sustituye el contenido actual del editor. Importe primero y realice después los ajustes y metatags. Las imágenes y estilos se adaptan para mejorar la compatibilidad con programas de correo. Aun así, pruebe siempre la plantilla en los gestores que utiliza su público.

Reglas de envío de plantilla

En Administración > Comunicaciones > Reglas envío plantilla puede decidir qué plantilla corresponde a una cita. Cada regla permite seleccionar:

Tipo: SMS, Email o WhatsApp;
Condición1;
Condición2, opcional;
Plantilla de envío.

Las condiciones visibles incluyen primera consulta, prestación, profesional o videoconsulta. Las reglas se aplican de arriba abajo. Arrastre las filas para cambiar la prioridad y coloque primero las más específicas. Si la plantilla que tenía una regla se ha borrado, al aceptar la pantalla avisa de que ya no existe y pide seleccionar otra; la regla no se guarda hasta entonces. El canal de la regla se toma de la plantilla, así que sin ella la regla quedaría incompleta y volvería a fallar en el momento del envío.

Excluir servicios o prestaciones de los recordatorios

En Administración → Comunicaciones → Automatizaciones → Listado, edite la regla de recordatorio de cita. En Condiciones puede elegir:

Servicios de la cita: por ejemplo, Podología y Análisis Clínicos.
Prestaciones de la cita: por ejemplo, Consulta online y una prueba concreta.

Elija uno de los dos campos y el operador no incluye ninguno de.
Busque por nombre o código y seleccione uno o varios elementos con Ctrl/Cmd.
Pulse Añadir. Para configurar también la otra lista, añada otra condición unida con Y. Al editar una condición se recuperan todas sus selecciones.
Compruebe el resultado en Simulador, seleccionando la regla con diagnóstico. Las citas excluidas aparecen como Condiciones no cumplidas, indicando si falla Servicios de la cita o Prestaciones de la cita.

Basta con que una prestación de la cita, o uno de sus servicios asociados, esté en la lista de exclusión para que esa regla no envíe el recordatorio de la cita completa. La exclusión afecta a todos los canales de esa regla. Si tiene varias reglas de recordatorio, configure la exclusión en cada una que corresponda. El servicio se obtiene de las prestaciones incluidas en la cita, no de las especialidades del profesional. Una prestación sin servicio asociado no coincide con ninguna exclusión de servicios: puede excluirla directamente por prestación o completar su clasificación en el catálogo. Una cita sin prestaciones tampoco coincide con estas listas de exclusión. Si quiere enviar recordatorios únicamente para algunos servicios o prestaciones, use incluye alguno de. Una lista de condiciones vacía mantiene el comportamiento previo. Las prestaciones inactivas se identifican en el selector porque pueden seguir presentes en citas ya agendadas. Si un elemento guardado aparece como No disponible, retírelo o sustitúyalo antes de guardar la condición. Estos filtros solo actúan en las reglas del motor de Automatizaciones. Configurarlos no activa los envíos del centro ni cambia los recordatorios del sistema anterior.

Recordar pagos pendientes en un estado concreto de la cita

Una regla de Recordatorio de cita puede limitarse a las citas que tengan un estado concreto —por ejemplo, Confirmada— y que todavía estén Pendientes de pago o Parcialmente abonadas. Añada las condiciones Estado de la cita y Estado del pago unidas con Y en la misma regla. Una cita totalmente abonada no cumple una regla que solo incluya los estados de pago pendientes. Esta combinación solo amplía el estado para esa regla de pago. No hace que los demás recordatorios del centro se apliquen a las citas confirmadas. Las citas con sus recordatorios desactivados siguen excluidas. Compruebe el resultado en Simulador, eligiendo la regla seguida de — con diagnóstico.

Simulador de automatizaciones

La ruta completa es Administración → Comunicaciones → Automatizaciones → Simulador. La baldosa Automatizaciones reúne Listado, Historial, Simulador, Avisos de fallo, Avisos a usuarios y Grupos de destinatarios, justo después de Reglas envío plantilla. Calendario hábil aparece a su lado, como una baldosa independiente dentro de Comunicaciones. La pantalla Simulador de automatizaciones permite comprobar qué recordatorios producirían las reglas activas para una fecha concreta sin realizar ningún envío. Su perfil debe poder entrar en Administración → Comunicaciones; además, el centro debe tener activo el módulo Automatizaciones y el perfil debe poder ver las automatizaciones. No necesita permiso para gestionarlas. Si falta el módulo o alguno de los permisos de acceso, las opciones no aparecen. En Listado, Historial, Simulador, Avisos de fallo, Avisos a usuarios y Grupos de destinatarios, la franja superior permite volver pulsando Automatizaciones, Comunicaciones o Administración. En Calendario hábil aparecen Administración → Comunicaciones → Calendario hábil, ya que Calendario hábil y Automatizaciones están al mismo nivel. En algunos casos, por ejemplo durante la puesta en marcha del centro, soporte de Nubidoc configura alguna regla o el calendario hábil de este apartado desde una herramienta interna de la plataforma, sin iniciar sesión como un usuario del centro. Esas reglas aparecen en el Listado exactamente igual que las que crea el propio centro, y sus altas, ediciones y borrados se ven en el Historial con el motivo habitual seguido del nombre de la persona de soporte, igual que cuando lo hace alguien del propio equipo. No hay ninguna otra marca que las distinga. En Treebole Clínicas, si abre la dirección sin www, la aplicación le lleva automáticamente a www.treebole-clinicas.net antes de iniciar sesión. Todas estas pantallas guardan en la misma dirección desde la que se han abierto; no necesita elegir un dominio ni cambiar la configuración.

En Fecha a simular: elija el día que quiere comprobar. Al entrar se propone el día siguiente.
En Regla: deje (todas — solo lo que saldría) para ver únicamente los recordatorios que cumplirían las reglas activas, o elija una regla de recordatorio de cita seguida de — con diagnóstico para revisar también los descartes.
Pulse Simular. También puede pulsar Intro después de cambiar la fecha.

Con (todas — solo lo que saldría) se muestran por separado los recordatorios de cita y los Recordatorios de evento de calendario. La primera tabla incluye Cita, Fecha cita, Paciente, Regla, Destinatarios, Canales y Contenido. La pantalla distingue entre no tener reglas activas y tenerlas sin citas o eventos que cumplan sus condiciones. Cuando una fila de cita incluye el canal email, pulse Ver email en Contenido para abrir el asunto y el cuerpo ya personalizados con los datos reales de esa cita y ese paciente. Puede revisar el resultado en tamaño de escritorio o móvil. En una cita de pareja dirigida a todos los participantes, el Simulador permite elegir primero qué versión personalizada quiere ver. La vista previa no envía ni registra nada y no muestra la dirección de correo del paciente. Si el paciente no ha autorizado emails o no tiene dirección guardada, el contenido sigue visible y un aviso explica por qué no se podría entregar. Si la cita, la regla o la plantilla han cambiado, pulse Simular de nuevo antes de abrirla. Al elegir una regla concreta, las columnas Resultado y Motivo explican si se enviaría el recordatorio o por qué se descartaría. Este diagnóstico solo está disponible para reglas activas de recordatorio de cita, no para reglas de evento. El Simulador no envía nada ni deja rastro en el Historial. Solo comprueba recordatorios de citas y eventos de calendario: no previsualiza cambios de estado, pagos, reglas de cita sin respuesta ni avisos de fallo. Tampoco sustituye al Historial, que recoge las evaluaciones realizadas fuera de esta comprobación manual.

Aviso cuando la cita cambia de fecha

En las preferencias de comunicaciones, Aviso cuando la cita cambia de fecha permite elegir una plantilla. Se envía cuando:

la cita tiene paciente;
cambia el día o la hora;
la cita no está cancelada;
existe una plantilla seleccionada.

Las cancelaciones utilizan su propio aviso.

Botones de WhatsApp para confirmar o solicitar cambios

En Administración → Comunicaciones → Automatizaciones → Listado, edite un Recordatorio de cita. En Botones de respuesta de WhatsApp puede configurar qué ocurre cuando el paciente pulsa un botón del recordatorio.

Seleccione en el canal WhatsApp una plantilla aprobada que contenga los botones deseados.
Indique la posición del botón (el primero es 0) y su texto aprobado, por ejemplo Confirmo mi asistencia o Modificar mi cita. La posición debe coincidir con la plantilla de WhatsApp.
Elija Confirmar asistencia, Solicitar cambio, Responder con plantilla o Solo registrar.
Para confirmar o solicitar un cambio, seleccione los estados de cita desde los que se permite la acción y el estado final para citas presenciales y videoconsultas. Puede usar destinos distintos según el tipo de cita.
Si desea una respuesta automática al paciente, elija su plantilla de WhatsApp aprobada y pulse Guardar botón.

Los botones se añaden a los recordatorios enviados por esa automatización. Configurarlos no crea ni aprueba una plantilla en WhatsApp, ni activa el envío real del centro. Una regla en envío real sigue protegida frente a cambios: soporte debe desarmarla antes de editarla y volver a comprobarla antes de reactivarla. En simulación y en envíos supervisados, las respuestas se registran sin cambiar el estado de la cita ni enviar la respuesta automática. En una automatización activa con envío real habilitado, se realiza la acción configurada y se encola, si procede, una sola respuesta para el paciente que pulsó el botón, también en citas de pareja. La respuesta aparece en las interacciones de WhatsApp del paciente y en Últimas respuestas de la automatización, donde se indica si se ejecutó, se simuló o requiere revisión. El Historial conserva el resultado de la acción. Un reintento de WhatsApp no repite la acción ni el mensaje de respuesta. Si la cita cambió de fecha o de participantes, ya pasó, la automatización está pausada o cambió la acción del botón, la respuesta queda para revisión. Si no se puede enviar la respuesta automática, su resultado lo indica. Solicitar cambio aplica el estado elegido; la nueva fecha se gestiona después desde la agenda.

Bono de bienvenida de 50 mensajes de WhatsApp

Todo centro que se da de alta recibe automáticamente un bono de 50 mensajes de WhatsApp de regalo. No hay que pedirlo ni contratarlo: aparece solo al crear la cuenta. El bono hace dos cosas:

Da saldo para 50 mensajes, que se descuentan uno a uno según se envían.
Activa el canal de WhatsApp. Hasta tener un bono, WhatsApp no aparece como opción al enviar notificaciones ni se ofrecen sus plantillas.

Los mensajes salen desde el número de WhatsApp compartido de Treebole, con las plantillas ya aprobadas disponibles para todos los centros: confirmación de cita, recordatorio, recordatorio con dirección, envío del PIN de cita online y encuesta de valoración. El saldo restante se consulta en Administración > Mi suscripción, junto al plan y los módulos contratados, y el sistema avisa por correo según se agota. Cuando se acaba, puede contratar un bono de pago en Administración > Tienda de módulos, o pasar a WhatsApp con cuenta propia si prefiere enviar desde su propio número. Los centros dados de alta antes de agosto de 2026 no reciben este bono automáticamente. Si desea probar WhatsApp en un centro anterior, solicítelo a soporte.

Formato del teléfono en los WhatsApp automáticos

Se aplica a los WhatsApp que se envían con plantilla, que son todos los automáticos: confirmación de cita, recordatorio, aviso de cambio de fecha y envío del PIN de cita online. El teléfono del paciente puede escribirse como resulte más cómodo: Nubidoc lo limpia antes de enviar. Se admiten espacios, guiones, puntos y paréntesis, y da igual que el número lleve el prefijo internacional o no:

Escrito en la ficha	Se envía a
626 36 51 03	34626365103
626-36-51-03	34626365103
+34 626 365 103	34626365103
7792-0689 (paciente de Bolivia)	59177920689
+591 77920689	59177920689

Cuando el número no lleva prefijo internacional, Nubidoc se lo añade a partir del país del paciente; si su ficha no tiene país, utiliza el del centro. Por eso conviene rellenar el país en las fichas de pacientes extranjeros: es lo que evita que un número local se interprete como español. El mensaje no se envía en estos casos, y queda registrado en el histórico de notificaciones con el motivo “Formato de móvil inválido” para que pueda corregir la ficha y volver a enviarlo:

el teléfono contiene letras o le faltan cifras;
el campo contiene dos teléfonos separados por una barra, como 626365103/626365104;
el campo lleva una extensión detrás de una coma, como 77920689,1234.

En esos tres casos no se puede saber a cuál de los números hay que escribir, y es preferible que el aviso quede pendiente a que se envíe a un número equivocado. Si un paciente tiene dos teléfonos, el segundo va en el campo Teléfono 2 de su ficha. Los SMS y los WhatsApp de texto libre del inbox no siguen todavía estas reglas: completan el teléfono con el prefijo del centro y no admiten guiones. Si su centro envía SMS a móviles extranjeros, guarde el número con el prefijo internacional delante, como +591 77920689: ese formato funciona en todos los canales.

WhatsApp con cuenta propia

Si el módulo está contratado, abra Administración > Comunicaciones > WhatsApp (cuenta propia). La pantalla permite elegir Gupshup o Meta (WhatsApp Cloud API) e introducir las credenciales que muestra el formulario. Después:

guarde la configuración;
pulse Enviar prueba;
elija texto libre o una plantilla aprobada;
compruebe el resultado.

Los mensajes de texto libre solo pueden enviarse cuando la conversación se encuentra dentro de la ventana permitida por WhatsApp. Fuera de ella, utilice una plantilla aprobada. Las credenciales sensibles se ocultan después de guardarlas. Para conservar el valor actual, deje el campo vacío al editar.

Historia clínica

Plantillas y consentimientos

Puede crear plantillas HTML o Word para informes, documentos y consentimientos. Al preparar una plantilla:

inserte los metatags desde la leyenda;
revise quién debe firmar;
guarde una plantilla Word antes de abrir su documento o subir el .docx;
pruebe la impresión y la firma.

En plantillas Word, copie el metatag de la leyenda y péguelo en la posición deseada del documento.

Seleccionar profesional firmante al imprimir

La preferencia Seleccionar profesional firmante al imprimir añade un selector antes de generar documentos para firma. El profesional elegido aporta su nombre, número de colegiado y firma digitalizada. Si la opción está desactivada, se utiliza el usuario que ha iniciado sesión.

Permisos de acceso

En Administración > Historia Clínica > Permisos de acceso defina, para cada perfil, qué tipos de documento puede:

no ver;
ver;
crear o modificar.

La columna Adjuntos controla por separado el acceso a los ficheros asociados.

La plantilla del email de acceso

Bajo el texto “Seleccione la plantilla para el envío de permisos de acceso:” elija con qué plantilla se envía al paciente el correo con sus credenciales. El desplegable ofrece sus plantillas (Mis plantillas) y la genérica Instrucciones de acceso a la carpeta medica (Plantilla genérica). Ese correo lleva el enlace de acceso y la contraseña, así que la plantilla debe incluir %urlpermissionaccess% y %permissionpassword%. Si falta el enlace, Nubidoc descarta la plantilla y envía el texto por defecto, para que el paciente reciba siempre algo con lo que entrar. Para redactar la suya, duplique la genérica y cambie el texto sin tocar esas etiquetas; si la crea desde cero, marque su Propósito como Acceso a la carpeta médica para que aparezca aquí. La llave digital no se envía por correo: viaja al almacén de llaves y el portal la recoge sola. Si su centro tiene vacía la dirección del almacén, Nubidoc añade la llave al final del mensaje automáticamente. Un caso aparte: si alguien cambia o borra la plantilla mientras usted tiene la pantalla abierta, al crear el permiso verá un aviso y no se creará. Es deliberado: un permiso creado sin su correo no se puede recuperar. Recargue la página y vuelva a intentarlo. Las plantillas de propósito Firma de documentos ya no se ofrecen en esta pantalla, porque no llevan esas credenciales. Si tenía una elegida de antes, se sigue mostrando y funcionando igual.

Perfil del portal del paciente

En la parte inferior puede elegir Perfil de acceso por defecto para el portal del paciente. El perfil seleccionado se asigna a los nuevos pacientes que utilizan el portal. Los pacientes existentes conservan su perfil hasta que se cambie de forma expresa. Revise que el perfil permita únicamente los documentos y adjuntos que el paciente debe consultar.

Pacientes

Desde Administración > Pacientes, Columnas, Campos adicionales y Listas de valores muestran la configuración del centro con el que ha iniciado sesión.

Campos adicionales

En Administración > Pacientes > Campos adicionales puede ampliar la ficha con información propia del centro. Cada campo puede ofrecer:

Habilitar filtro;
Acciones paciente;
Acciones cita.

Ocultarlo en una acción no elimina el dato de la ficha.

Listas de valores

Las listas permiten crear opciones propias para los campos adicionales. Puede:

crear una lista;
cambiar su nombre;
añadir, modificar o eliminar valores;
organizar valores en niveles mediante Padre;
utilizar Raíz / sin padre para el primer nivel.

No puede borrar un valor que tenga hijos ni una lista que todavía se esté utilizando.

Justificantes de asistencia

En Pacientes > Justificantes de asistencia puede mantener modelos HTML o Word. Al imprimir desde una cita:

si no hay modelos, se utiliza el estándar;
si hay uno, se utiliza directamente;
si hay varios, se muestra un selector.

Envíos

La sección Envíos permite consultar el histórico de email, SMS, WhatsApp y avisos.

Leer el mensaje enviado

En la columna Mensaje cada fila lleva un botón ver que abre una ventana titulada Mensaje. Los emails se muestran con su formato: párrafos, negritas, listas, enlaces e imágenes. Si el correo es largo, desplácese dentro de la ventana para leerlo completo. Los SMS, WhatsApp y avisos internos se muestran como texto, respetando sus saltos de línea. La misma vista rápida está disponible en el historial del paciente. Para abrir la notificación completa en una pestaña del navegador, use el botón Ver de la barra superior. El detalle, la vista, la impresión y las acciones sobre una notificación siempre se limitan al centro en el que ha iniciado sesión. Si una selección múltiple contiene un elemento que ya no está disponible para ese centro, Nubidoc no aplica cambios parciales: actualice la búsqueda y vuelva a seleccionar las filas.

Buscar

Puede filtrar por:

tipo;
estado;
paciente;
número de historia clínica;
cita;
creador;
fechas;
campaña.

Los filtros se combinan. Pulse Exportar a excel para descargar únicamente los resultados visibles según la búsqueda.

Estados

Pendiente: todavía no se ha procesado.
Pendiente aprobación: necesita revisión de un usuario.
Enviada: el proveedor ha aceptado el envío.
Recibida o entregada: el destinatario la ha recibido cuando el canal informa de ello.
No enviada: faltan datos, el paciente no permite ese canal, o el centro tiene el Envío de notificaciones en Desactivado (ficha del centro, en Centros y recursos). No se reintenta: el motivo no cambia solo.
Error: ha ocurrido un problema durante el envío.
Cancelada: se ha descartado antes de enviar.

Pulse el estado o abra el detalle para consultar el motivo disponible.

Propuestas pendientes de aprobación

Una propuesta externa no se envía hasta que un usuario la revise. Desde Acciones puede:

editar el asunto o el cuerpo cuando esté permitido (en email, con el mismo editor de texto enriquecido que el resto de la aplicación);
elegir si sale ahora o en una fecha concreta;
Guardar cambios — persiste el asunto, el mensaje y la fecha corregidos sin aprobar ni enviar nada; la propuesta se queda igual, pendiente de aprobación;
Aprobar envío;
Descartar propuesta.

También puede aprobar o descartar varias propuestas seleccionadas. La edición del contenido, el “Guardar cambios” y la programación se realizan de una en una.

Corregir una notificación pendiente antes de que se envíe

Una notificación en estado Pendiente que no pasó por revisión —un envío manual o de campaña— también admite Guardar cambios: seleccione esa única notificación, pulse Acciones y corrija el asunto (solo email), el mensaje y la fecha programada. El destinatario nunca se puede cambiar, y guardar no altera el estado: la notificación sigue Pendiente. Esto solo es posible mientras la notificación todavía espera su fecha programada. Una que ya toca enviar —está marcada Enviar ahora, o su fecha ya pasó o está a menos de dos minutos— ya entró en la cola de envío y no admite Guardar cambios; solo se puede cancelar y crear una nueva. En un WhatsApp con plantilla, el mensaje no se puede cambiar porque es el texto aprobado por WhatsApp: se muestra en solo lectura. La fecha sí se puede corregir.

Con qué remitente va a salir

En la ficha de la izquierda, debajo de Tipo, la fila Remitente: muestra el nombre y el correo desde el que saldrá el mensaje. Si no hay ninguno guardado, aparece (remitente por defecto del centro). Cuando la propuesta se creó para salir a nombre de la persona que la redactó, debajo se lee un aviso: el correo que ve es el que esa persona tenía al proponerlo y, si entretanto lo cambia, el envío usa el nuevo. Si en ese momento ya no puede usarse —el centro desactivó la opción, esa persona ya no está, o su correo dejó de ser válido—, el mensaje sale del centro en lugar de quedarse sin enviar. Para que un mensaje pueda salir a nombre de una persona, el centro necesita la preferencia Usuario como remitente en envios manuales activada, en la categoría Comunicaciones de la pestaña Otras de Preferencias generales.

Enviarlo ahora o dejarlo programado

En el panel Revisión de propuesta, debajo del mensaje, el apartado Envío ofrece dos opciones:

Enviar ahora — al aprobar, el mensaje entra en la cola inmediatamente. Si la propuesta traía fecha, aprobar así se la quita.
Programar para… — elige día y hora en el calendario. Al aprobar, la notificación queda en Pendiente y no sale hasta esa fecha. Los botones +1 día y +1 semana desplazan la fecha sin abrir el calendario.

Si la propuesta ya venía programada, la pantalla arranca en Programar para… con esa fecha puesta; si no, arranca en Enviar ahora. La fecha debe ser futura. Si elige Programar para… sin seleccionar ninguna, el sistema avisa con “Si desea programar el envío debe seleccionar una fecha” y no aprueba nada; si la fecha ya pasó, avisa con “La fecha de programación debe ser futura” y la propuesta se queda como estaba. Es lo que permite revisar un correo el sábado y dejarlo salir el lunes por la mañana.

Ver, imprimir y exportar

Ver: abre la comunicación con su formato original.
Imprimir: genera una versión para imprimir.
Exportar a excel: descarga el listado filtrado.

Para emails con diseño complejo, utilice Ver y la impresión del navegador.

Avisos de saldo

Los bonos de SMS y WhatsApp pueden enviar avisos al email del centro cuando quedan:

100 unidades;
50 unidades;
10 unidades;
0 unidades.

Mantenga actualizado el email del centro para recibirlos.

Papelera de Administración

La Papelera permite recuperar pacientes, citas, bonos y facturas borrados del centro. La ruta completa es Administración → Papelera. Para verla necesita permiso para entrar en Administración; no depende de un módulo contratado ni de una preferencia y solo muestra elementos del centro en el que ha iniciado sesión. La pantalla se organiza en las pestañas Pacientes, Citas, Bonos y Facturas. Abra la pestaña correspondiente, seleccione los elementos y pulse Desborrar para recuperarlos. Esta Papelera no contiene documentos de la historia clínica: se recuperan desde Pacientes → Buscar pacientes → ficha del paciente → HOJA CLÍNICA → Papelera. Tampoco permite borrar definitivamente ni recuperar otros tipos de información.

Auditoría

La auditoría permite revisar quién cambió información importante y cuándo.

Buscar cambios

Filtre por:

tipo de acción;
usuario;
Nº HC del paciente;
ID de cita;
origen;
fecha desde y fecha hasta.

Para consultar la actividad de un paciente, escriba en Nº HC el número de historia que aparece en su ficha y pulse Buscar. Nubidoc identifica al paciente de su centro y muestra únicamente sus registros. No es necesario conocer ningún identificador técnico. Si el número no corresponde a ningún paciente, el listado queda vacío y aparece el aviso «No se ha encontrado ningún paciente con el Nº HC indicado.». Abra un resultado para consultar su detalle y navegar por los cambios anteriores o posteriores del mismo elemento. Los valores relacionados se presentan con nombres comprensibles siempre que sea posible. Los campos modificados aparecen destacados. La auditoría puede incluir:

citas y sus prestaciones;
facturas y sus líneas;
centros;
usuarios;
pagos online;
pacientes y otros registros relevantes.

Los cambios de estado de una cita hechos desde la agenda (de una en una o de varias a la vez) quedan registrados desde el 14 de agosto de 2026, con su fecha y usuario. Al consultar periodos anteriores a esa fecha, estos cambios concretos no aparecerán porque entonces no se registraban. Las contraseñas, certificados y otros secretos no se muestran.

Email entrante

Si la función está disponible, Administración > Email entrante permite importar mensajes de uno o varios buzones.

Añadir un buzón

Pulse Añadir buzón y complete los campos visibles:

nombre;
etiqueta (opcional; si se deja en blanco se usa el nombre) y color, de una paleta fija de 8;
email;
servidor y puerto;
tipo de conexión;
carpeta (para importar también los correos que el equipo envía desde Gmail, cree un segundo buzón con la misma cuenta y la carpeta de enviados de Gmail; su nombre depende del idioma de la cuenta: [Gmail]/Sent Mail si está en inglés y, normalmente, [Gmail]/Enviados si está en español. Si el buzón no importa y el último error habla de la carpeta, pruebe el otro nombre);
dirección: Entrada (INBOX) o Enviados;
usuario y contraseña;
estado activo;
periodo inicial;
opciones después de importar;
usuario responsable.

Utilice Probar conexión antes de guardar.

Quién puede ver y contestar cada buzón

Cada buzón tiene dos listas de personas: Pueden ver (quién ve sus correos en el centro de comunicaciones, en la ficha del paciente y en Correos importados) y Pueden contestar y redactar. Un buzón activo sin nadie en “Pueden ver” se marca en el listado con “Nadie puede leer este buzón”. Un buzón de Enviados no tiene lista propia: hereda el acceso de su cuenta de entrada, que se elige en su campo Cuenta; mientras no la tenga, no importa correos nuevos. Al cambiar Dirección en el formulario, la pantalla muestra al momento los campos de ese tipo. Cuando un buzón ya ha importado correos, no se puede pasar su carpeta de enviados a otra cuenta ni cambiarlo entre Entrada y Enviados: hay que crear otro buzón. Vaciar la Carpeta de enviados y volver a ponerla retoma la misma carpeta, sin volver a importar lo que ya estaba. Si a alguien le retiran el acceso mientras tenía una conversación de ese buzón asignada, esa conversación se le desasigna sola. Cada buzón guarda además un historial con las últimas acciones sobre él (cambios de acceso, pruebas de conexión…). En la sección “SMTP” del buzón (necesaria para poder contestar desde el centro de comunicaciones), la casilla Guardar copia en la carpeta de enviados archiva en el servidor de correo, por IMAP, una copia de cada correo que se envía desde ese buzón; el campo Carpeta de enviados (copia) indica dónde guardarla, y en blanco usa la carpeta de enviados ya configurada para la cuenta. Gmail guarda solo la copia de lo que envía por su propio SMTP, así que para smtp.gmail.com conviene dejar la casilla sin marcar. Si el archivado falla, no afecta al envío: el correo sale igual, solo falta su copia en Enviados.

Importar y revisar

Importar ahora trae los mensajes recientes sin esperar a la actualización automática. Cuando el remitente coincide con el email de un paciente, el mensaje puede asociarse a su ficha. Los adjuntos quedan disponibles en el detalle, que muestra el cuerpo del correo en un visor aislado; las imágenes que carga de internet no se piden hasta pulsar Mostrar imagenes remotas, junto al aviso de que el remitente puede saber que se ha abierto el correo. La pantalla Correos importados permite filtrar por buzón, estado, clasificación, texto, fecha y asociación con paciente. Si usted no está en la lista de “Pueden ver” del buzón de un mensaje, la fila correspondiente aparece sin remitente, asunto, paciente ni adjuntos, con el aviso “Sin acceso a este buzón” y un botón Añadirme: al pulsarlo queda incorporado a la lista de “Pueden ver” de ese buzón (y anotado en su historial), y la fila se muestra completa a partir de entonces. La fecha, el color/etiqueta del buzón, la clasificación y el estado de revisión se ven siempre, tenga o no acceso. Un buzón de Enviados asocia cada correo al paciente o contacto al que se envió, nunca crea leads automáticamente y se salta los emails que ya mandó la propia plataforma, porque esos ya figuran en el histórico de notificaciones. Si un correo recibido no tiene paciente vinculado aparece el botón Crear lead, que da de alta (o reutiliza) la tarjeta del contacto en el tablero CRM y enlaza el correo a ella; los correos del buzón de Enviados no lo tienen. Cuando el correo llegó por una regla de entrada de leads que no pudo crear la tarjeta sola, debajo se indica el motivo: “Sin email ni teléfono parseable”, “Contacto ambiguo” o “Tope diario de la regla superado”.

Reglas de ruido

Puede marcar como ruido newsletters, respuestas automáticas, rebotes o remitentes concretos. La opción Reaplicar reglas actualiza los mensajes ya importados según la configuración actual. Use una contraseña de aplicación proporcionada por su servicio de correo siempre que sea posible.

Formularios

La preferencia Formularios personalizables muestra la sección Formularios cuando está disponible. Desde ella puede:

crear cuestionarios;
editar y publicar;
enviarlos a pacientes;
asociarlos a campañas;
revisar respuestas y estadísticas.

Los formularios públicos se adaptan a ordenador, tablet y móvil. El listado, el Builder y sus acciones requieren que Formularios personalizables esté activo y que el perfil tenga acceso a Administración. Nubidoc comprueba esos requisitos también si se abre una ventana mediante un enlace directo. Si se retira el permiso con la pantalla abierta, la siguiente acción muestra “No tiene permisos para administrar formularios.” y no modifica el formulario.

Rellenar un formulario

Rellenar permite que el personal complete un formulario dentro de Nubidoc. La ruta completa es Administración → Formularios → botón Rellenar de la fila del formulario; al abrirlo, la pantalla muestra Formularios → Rellenar. Para ver esta acción necesita permiso para entrar en Administración y que el centro tenga activa la opción Formularios personalizables. El botón aparece tanto en formularios Publicado como en Borrador.

Pulse Rellenar en la fila del formulario.
Complete las preguntas. Si tiene varias páginas, avance con Siguiente o vuelva con Anterior. Los campos obligatorios y las reglas que muestran u ocultan preguntas se aplican también aquí.
Pulse Enviar. Mientras se guarda, el botón muestra Enviando… y al terminar aparece “Formulario enviado correctamente”.

El envío crea una respuesta interna real y se contabiliza en Estadisticas. Como esta pantalla no pide un paciente, la respuesta no queda asociada a una ficha. Rellenar no es una vista previa, no comparte un enlace ni inicia una llamada: para esas tareas utilice Vista previa, Compartir o, cuando corresponda, Llamada VAPI.

Builder: crear y editar un formulario

Para crear uno, abra Administración → Formularios → Nuevo formulario → Builder. Para modificarlo, entre en Administración → Formularios y pulse Editar. El Builder requiere acceso a Administración y que el centro tenga activa la opción Formularios personalizables; sin ella, la caja Formularios no aparece. La pantalla se divide en tres columnas:

Elementos: contiene los campos que se arrastran al formulario y la opción Nueva seccion para añadir bloques.
La zona central muestra el formulario en construcción y permite organizar sus filas y columnas con acciones como Duplicar columna y Duplicar.
Propiedades: reúne los ajustes del campo o sección seleccionado; mientras no haya ninguno, muestra “Selecciona un campo o una seccion para editar sus propiedades.”.

En la cabecera están Deshacer, Rehacer, Vista previa y Guardar. Para guardar debe completar Nombre; si falta aparece “Debe indicar un nombre”, y cuando termina correctamente se muestra “Formulario guardado”. El Estado se elige expresamente entre Borrador y Publicado. El Builder define la estructura y el comportamiento, pero no rellena ni envía el formulario. Vista previa solo permite comprobar el resultado visual: no comparte el formulario, no registra respuestas ni cambia su Estado. Para recoger una respuesta o generar un enlace, vuelva al listado y utilice Rellenar o Compartir.

Imágenes de referencia e imágenes para dibujar

La paleta incluye Imagen de referencia, que muestra una ilustración, e Imagen para dibujar, que permite añadir marcas encima. Arrastre el elemento al formulario y seleccione un archivo PNG o JPEG en sus Propiedades. Puede añadir una descripción de la imagen. El archivo original puede ocupar hasta 10 MB. Al seleccionarlo, el constructor lo ajusta a un máximo de 1200 píxeles por lado, manteniendo sus proporciones; la imagen resultante debe ocupar como máximo 1 MB. Si aparece el aviso de tamaño, utilice una versión más pequeña. Al rellenar una imagen para dibujar se ofrecen Lápiz, Goma, color y grosor del trazo, Deshacer, Rehacer y Borrar marcas. Puede dibujar con ratón, dedo o lápiz táctil. La goma y el borrado solo eliminan las marcas: el fondo se conserva. Si el campo es obligatorio, hay que dejar alguna marca para enviar el formulario. Una imagen de referencia no pide respuesta. El resultado guardado muestra la imagen con sus marcas. Al volver a editar el formulario desde la historia clínica, se recuperan el fondo y las marcas y se pueden seguir modificando. El historial de deshacer empieza de nuevo al abrirlo; las marcas guardadas se editan con la goma y el lápiz. Las imágenes también se incluyen al duplicar, exportar e importar el formulario.

Puntuación e interpretación de una escala

Los campos Desplegable, Opciones y Casillas permiten asignar puntos a cada respuesta. Seleccione el campo y, en Propiedades → Opciones, escriba el valor en la casilla Pts que acompaña a cada opción. Si todas se dejan vacías, el formulario no puntúa y funciona como antes. Un total de cero sí es un resultado. En la cabecera del Builder, Tramos de interpretación convierte ese total en una lectura, como «Dependencia grave». Cada fila permite indicar:

un límite inferior y si se incluye o excluye;
un límite superior y si se incluye o excluye;
la etiqueta que se mostrará.

Un límite puede dejarse vacío cuando no hay tope por ese lado. Los tramos pueden dejar huecos, pero no aceptar el mismo valor: si se solapan, si el límite inferior supera al superior o si falta la etiqueta, Nubidoc no guarda el formulario y señala el error. Un total situado en un hueco se guarda normalmente, pero se muestra sin etiqueta. El orden de las filas no implica gravedad, por lo que también sirve para escalas donde menos puntos indican más riesgo. La puntuación y su etiqueta quedan fijadas al enviar. Si después cambia los puntos o los tramos, los resultados anteriores conservan la lectura registrada aquel día. La etiqueta aparece junto al total en el listado de formularios del paciente, al abrir el detalle y en el documento guardado en la historia clínica. Para consultar esos resultados desde la ficha hace falta el privilegio existente Acceso HC y el paciente debe estar dentro del alcance del profesional —por asignación, citas o centros, según la configuración de su rol—. La interpretación no crea permisos nuevos ni da acceso a pacientes que antes no se podían consultar. Los tramos se conservan al duplicar, exportar o importar el formulario. El Barthel importable ya incluye sus cinco lecturas, desde dependencia total hasta independencia.

Escalas Braden y Norton listas para importar

Soporte dispone de dos formularios preparados para valorar el riesgo de lesiones por presión. Se importan desde Administración → Formularios → Importar y quedan en Borrador para que el centro los revise antes de publicarlos.

Braden tiene seis dominios y un total de 6 a 23: 6–9 Riesgo muy alto, 10–12 alto, 13–14 moderado, 15–18 leve y 19–23 Sin riesgo.
Norton tiene cinco dominios y un total de 5 a 20: 5–9 Riesgo muy alto, 10–14 alto, 15–18 moderado y 19–20 bajo.

En ambas, cuantos menos puntos, mayor riesgo. Todas las preguntas clínicas son obligatorias y el formulario no vuelve a pedir nombre, documento, dirección, teléfonos, correo, edad, sexo, profesión ni otros datos que ya están en la ficha del paciente. La lectura apoya la valoración profesional: no crea automáticamente una pauta de cuidados. Si se quiere ver la evolución en una gráfica, después de importar hay que elegir la medida en Al enviarse, empujar la puntuación a la medida. Cuando el centro decide usar colchón o cojín antiescaras o taloneras, la asignación se hace desde la Estancia residencial del paciente, no desde el formulario ni como una tarea a completar. Consulta Material preventivo UPP para ver el alta, la retirada, el historial y qué ocurre al trasladar o dar de baja al residente. Los envíos recogidos mediante llamada de voz pueden quedar incompletos. Conservan su puntuación parcial, pero no muestran una etiqueta de interpretación, para no presentar como definitiva una lectura calculada sin todas las respuestas.

El texto de ayuda de una pregunta

Al editar un campo del formulario, en Propiedades hay una casilla Ayuda. Lo que escriba ahí no se muestra dentro del formulario: junto a la etiqueta de la pregunta aparece un pequeño icono de interrogación, y el texto se abre al pulsarlo. Sirve para aclarar qué se espera en una pregunta sin alargar su enunciado. La ayuda se muestra tal cual la escriba, como texto plano. No admite formato: si escribe etiquetas de página web —negritas, enlaces o imágenes— se verán literalmente, con sus signos incluidos, en lugar de aplicarse. Es a propósito. El mismo formulario se publica en una página pública que rellenan los pacientes, y permitir contenido de página web en la ayuda abría un problema de seguridad, corregido en agosto de 2026. Si su ayuda venía mostrando texto en negrita y ahora ve las etiquetas escritas, ésta es la razón: quite las etiquetas y deje el texto. Los saltos de línea sí se respetan. Para partir una ayuda larga en varias líneas, pulse Intro dentro de la casilla y se verá partida igual al abrirla. Si antes usaba una etiqueta de salto de línea para conseguirlo, sustitúyala por un salto real.

Preguntas obligatorias en los formularios que puntúan

Si el formulario es una escala (tiene puntos asignados a las opciones, como el índice de Barthel), no se puede enviar dejando sin contestar una pregunta obligatoria. Sale este aviso:

Faltan por responder preguntas obligatorias: Comer

Se nombran hasta seis preguntas y, si hay más, añade “(y N más)”. El aviso aparece igual rellenando el formulario desde el programa que en la página a la que llega el paciente por su enlace. No se guarda nada al rechazarse, así que el enlace del formulario sigue sirviendo: la persona completa lo que falte y vuelve a enviar. Conviene saber:

Solo afecta a los formularios que puntúan. En un cuestionario normal, una pregunta sin contestar se ve; en una escala se convierte en un total más bajo que parece bueno. Los formularios que no puntúan se siguen pudiendo enviar incompletos, igual que antes.
Las preguntas ocultas no se piden. Si una regla de visibilidad esconde o desactiva una pregunta, no se exige aunque sea obligatoria: solo se piden las que la persona tenía delante.
Los formularios rellenados por llamada de voz quedan fuera, porque en una llamada se puede colgar a mitad y hay preguntas que ni llegan a preguntarse.

Programa de recomendaciones

Si la opción Recomienda y gana aparece en el menú, puede:

copiar su código;
copiar el enlace de registro;
preparar un mensaje para WhatsApp o email;
enviar una invitación;
consultar registros y recompensas.

Revise las condiciones visibles del programa antes de compartir el enlace.

Inteligencia artificial

Activar para el centro

La preferencia visible Habilitar IA controla el acceso general a las funciones de IA. Cada usuario necesita además un plan activo. Cuando está disponible, pueden aparecer:

asistente en historia clínica;
ayuda en editores;
indicador de uso;
pestaña IA en el perfil;
transcripción de videoconferencia, si el usuario la activa y obtiene el consentimiento necesario.

Planes y créditos

La IA va incluida en el plan del centro, con 300 créditos por usuario y mes. El periodo va de día 15 a día 15. Un crédito son unos mil caracteres de contexto o quinientos de respuesta; una consulta normal gasta entre 3 y 6. Si alguien necesita más, su plan se puede ampliar:

Plan	Créditos por usuario y mes	Precio por usuario y mes, sin IVA
Incluido	300	0 €
PRO	500	4,90 €
SUPER	1.000	9,90 €

Quien amplía el plan es el administrador del centro, para él o para cualquier profesional de su clínica, porque la ampliación se cobra en la cuota mensual del centro. Se hace desde Administración → Tienda de módulos → Inteligencia Artificial → Configurar (también hay un enlace desde Mi suscripción, en la tarjeta del plan de pago de IA contratado), que abre IA: uso y gasto. Una mejora entra al momento; una bajada o una cancelación se aplican en la renovación siguiente, para no retirar créditos ya contratados. El permiso necesario es exactamente el que abre la Tienda de módulos: quien puede contratar módulos para el centro puede ampliar planes de IA, y quien no, no. No hay un permiso aparte para los planes de IA, porque ampliar uno es contratar. Quien no tenga ese permiso —aunque sea administrador en otros aspectos— ve su consumo y su plan en su perfil, pero no el botón de cambio directo: en su lugar tiene un botón para pedírselo a quien gestiona la contratación de su clínica (ver “Aprobar una solicitud de ampliación” más abajo). Tampoco llega a IA: uso y gasto por ningún camino, porque la Tienda de módulos no se le abre; si de todos modos alcanza esa pantalla (por ejemplo con un enlace guardado de antes), sólo ve el aviso de que los planes de IA se contratan desde la Tienda de módulos. La ampliación se cobra de verdad en la cuota mensual del centro: al aprobarla, la línea correspondiente (4,90 € PRO o 9,90 € SUPER, por usuario) entra en la factura junto con la parte proporcional del primer periodo. Se puede asignar un plan a un profesional aunque nunca haya usado la IA todavía: no hace falta que la haya abierto antes.

En algunos centros (por ejemplo Treebole Clínicas) no se venden ampliaciones: la pantalla avisa de que no hay cambios de plan disponibles.

Uso y gasto de IA

La pantalla IA: uso y gasto tiene cuatro bloques:

Resumen del periodo en curso (del 16 al 15): cuántos usuarios tienen IA, cuántos en cada plan, los créditos incluidos/usados/restantes de toda la clínica, y la línea “Próxima factura del 15, parte de IA” con el importe desglosado en las cuotas mensuales y, si los hay, los prorrateos pendientes de la primera ampliación de cada usuario nuevo. Es siempre el mismo importe que se verá en la factura del día 15.
Por usuario: una fila por profesional activo con su plan, sus créditos, lo consumido en el periodo, el cambio programado si lo hay y el botón Cambiar plan, ampliada con el desglose de consumo por función (asistente, editor, adjuntos) y la cuota mensual de cada uno.
Solicitudes: las pendientes arriba, con botones Aprobar y Rechazar en la propia fila —resuelven la solicitud sin salir de la pantalla ni depender del correo—, y un desplegable con el historial de solicitudes ya decididas (quién la pidió, quién decidió, cuándo e importe).
Historial de facturación de IA: las líneas de IA ya facturadas en meses anteriores (cuotas y prorrateos), con un botón para abrir la factura correspondiente.

Aprobar una solicitud de ampliación

Un profesional sin permiso de contratación no puede cambiar su plan directamente, pero puede pedirlo desde su perfil (ver Pedir una ampliación). Cuando lo hace:

Todos los administradores activos del centro (con permiso de contratación) reciben un correo con el plan actual, el solicitado, el precio y el motivo si lo escribió — nunca datos de pacientes ni contenido de conversaciones.
El correo lleva un botón Aprobar. Al pulsarlo, si no tiene sesión iniciada se le pide entrar primero; con sesión, ve una página de resumen con los mismos datos y dos botones, Rechazar y uno de aprobación que cambia según el tipo de solicitud —Aprobar y activar para una ampliación, Aprobar el cambio para una bajada o una cancelación—. Abrir el enlace nunca aprueba nada por sí solo: solo lo hace pulsar el botón.
Al aprobar una ampliación, el plan se activa al instante para el profesional, con los créditos nuevos disponibles enseguida; el importe se recalcula en ese momento y se cobra en la cuota mensual del centro, igual que una ampliación hecha directamente desde el panel. Al aprobar una bajada o una cancelación, el cambio no se aplica al instante: queda programado para la próxima renovación del ciclo del profesional, que hasta entonces mantiene los créditos que ya tenía. En los dos casos el profesional recibe un correo confirmando lo que pasó.
Al rechazar, el profesional recibe un correo con la nota, si se escribió una, y su plan sigue igual.

Solo hace falta que uno de los administradores decida: si varios reciben el correo, el enlace del primero que pulse “Aprobar” o “Rechazar” resuelve la solicitud; a los demás la pantalla les dice quién decidió y cuándo. El enlace del correo caduca a los 14 días y solo sirve una vez. También se puede decidir sin abrir el correo: en IA: uso y gasto (bloque “Solicitudes”) cada solicitud pendiente lleva sus propios botones Aprobar y Rechazar, con el mismo resultado — el plan se activa al instante y el profesional recibe su correo igual.

Perfil > IA

La pestaña muestra:

plan;
créditos disponibles y utilizados;
fecha de renovación;
estilo e idioma;
transcripción de videoconferencia;
instrucciones rápidas personales;
gestión del plan (solo si se tiene permiso para contratar).

La transcripción está desactivada por defecto. Active la opción únicamente cuando el centro tenga definido el procedimiento de información y consentimiento. El centro decide además si conserva el audio: Administración → Centro → Preferencias → Otras → Conservar el audio de las videoconferencias. Está desactivado por defecto. Al activarlo, los tramos MP3 se adjuntan al documento de la cita y pueden escucharse o descargarse, incluso si falla el texto. La pantalla de videoconferencia y el consentimiento avisan de la decisión. Los cambios afectan a nuevas solicitudes de consentimiento y no borran audios anteriores.

IA en plantillas de email

El botón IA del editor puede proponer o mejorar contenido. Revise siempre:

texto;
datos del centro;
metatags;
enlaces;
tono;
previsualización en escritorio y móvil.

La responsabilidad de aprobar el mensaje antes de enviarlo sigue siendo del usuario.

Seguridad y buenas prácticas

Cree un usuario diferente para cada persona.
Asigne el rol con el menor acceso necesario.
Revise periódicamente usuarios inactivos.
No envíe contraseñas, tokens ni certificados por canales no seguros.
Utilice pruebas antes de activar correo, WhatsApp o integraciones.
Mantenga actualizados los consentimientos y preferencias de los pacientes.
Revise la auditoría después de cambios sensibles.
Compruebe los límites y pagos desde Mi suscripción.
Documente internamente quién administra facturación, comunicaciones y permisos.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se hacen las copias de seguridad de los datos? ¿Cada cuánto, dónde se guardan y están cifradas? ¿Necesitamos un servidor local en nuestro centro? La base de datos (historias, citas, facturas, configuración) se copia entera cada noche, se comprime, se cifra y se envía a un segundo emplazamiento distinto del servidor de la aplicación. Los ficheros (documentos de historia, informes, consentimientos firmados, facturas, imágenes) se copian también cada noche por un canal cifrado a ese segundo emplazamiento; un borrado en la aplicación no se propaga a la copia, y la versión anterior de un fichero modificado se conserva 90 días. El alojamiento realiza además su propia copia, y la copia diaria de ficheros lleva un vigía automático que avisa al equipo si deja de ejecutarse. No hace falta ningún servidor local en el centro: con todo centralizado y copiado a diario en dos sitios, un servidor en el local no añade una red de seguridad, añade una máquina más que mantener y proteger. Para preguntas de detalle de su departamento de informática, escríbanos y se las respondemos. Al crear una plantilla de envío de tipo WhatsApp con cuenta propia me sale un aviso al desplegar la lista de plantillas, aunque los envíos funcionan. ¿Qué reviso? Casi siempre es el App ID de la cuenta de Gupshup: para listar las plantillas aprobadas debe ser el código UUID de la app (con guiones), no su nombre. Los envíos usan otras credenciales, por eso pueden funcionar mientras el listado falla. Se corrige en Administración → Comunicaciones → WhatsApp (cuenta propia): copie el App ID desde su panel de gupshup.io (al abrir la app, junto al App Name y la API key), péguelo y guarde; después vuelva a la plantilla de envío. Ojo: el «Namespace» de Gupshup (con guiones bajos) no es el App ID. Esta pantalla solo existe para centros con cuenta propia de WhatsApp; si usa el bono de mensajes, este error no le aplica — escríbanos. La pantalla lo comprueba al guardar: si el App ID no tiene forma de código UUID no deja guardar y avisa de que debe ser un UUID, no el nombre de la app; y si tiene la forma correcta pero Gupshup lo rechaza, tampoco guarda y muestra el código que devolvió el proveedor. Como consecuencia, si Gupshup no responde en ese momento la pantalla no permite guardar: inténtelo más tarde. El desplegable de plantillas también dice ahora qué ha pasado exactamente: credenciales o App ID incorrectos, no se ha podido conectar con Gupshup, falta configurar el App ID y la API key, o «No hay plantillas de WhatsApp aprobadas». Este último no es un error: significa que la conexión funciona y que todavía no hay ninguna plantilla aprobada. Un paciente dice que el enlace del portal le da un error de código de centro. ¿Qué ha pasado? El enlace del portal clásico lleva el código del centro al final. Si ese código no coincide con ninguno de sus centros activos, el paciente ve un aviso con el logotipo de su centro que dice “No hemos encontrado el código de centro”, seguido del código exacto que venía en el enlace, y le pide que se ponga en contacto con su centro de referencia. Casi siempre es una errata en el enlace repartido —un mailing, un cartel, un código QR o la intranet de una empresa—, no un problema de la cuenta del paciente. Para resolverlo:

Pida al paciente que copie el enlace tal cual le llegó, sin teclearlo.
Compare el código del final con la columna Código de la tabla de centros, en Administración → Centros y recursos.
Corrija el enlace en el sitio donde se repartió y vuelva a enviarlo.

Si el código sí coincide con el de su centro, el aviso que aparecería sería otro distinto, “El centro está desactivado”. Tenga en cuenta además que algunos gestores de correo parten los enlaces largos o pegan al final el punto de la frase: escriba el enlace en una línea aparte y sin puntuación pegada. Si el enlace no lleva ningún dato que identifique su centro o su cuenta, o si el dato que lleva ya no corresponde a ninguna cuenta ni grupo de centros activo (por ejemplo, un enlace antiguo o mal copiado), el aviso que ve el paciente es distinto y más genérico: “Se ha producido un error. Contacte con su centro.” El motivo es el mismo: un enlace incompleto o mal repartido, no un fallo del sistema. ¿Por qué no veo una opción de Administración? Puede depender de su rol, del plan o de los módulos disponibles. Pida al administrador de la cuenta que revise su acceso. ¿Puedo tener varios administradores? Sí. Cree usuarios personales y asígneles un rol administrativo adecuado. ¿Puedo recuperar un usuario borrado? No desde la pantalla habitual. Si se ha eliminado por error, evite crear un duplicado y comuníquelo cuanto antes al responsable de la cuenta. ¿Qué diferencia hay entre una prestación y un facturable? Una prestación se utiliza en citas y suele tener duración. Un facturable es un concepto económico que se añade a una factura. ¿Por qué no puedo borrar un rol? Porque todavía tiene usuarios asignados. Cambie primero el rol de esos usuarios. ¿Las preferencias del centro afectan a todos? Sí, cuando son generales. Las opciones de Mi perfil afectan solo al usuario. ¿Cómo personalizo el logotipo? Abra Administración > Centro > Logotipo, cargue la imagen y compruebe el resultado en los documentos que utilice. ¿Por qué un paciente no recibe una comunicación? Revise el estado en Envíos, sus datos de contacto y las preferencias de comunicación de su ficha. ¿Cómo sé quién cambió una cita o una factura? Busque el registro correspondiente en Auditoría y abra el detalle. ¿Dónde se gestionan las campañas? Las campañas se crean y lanzan desde Marketing. Las plantillas que utilizan se mantienen en Administración > Comunicaciones > Plantillas envíos.

Permisos de caídas e incidencias

Con Centros de mayores activado, la historia del residente incluye Caídas e incidencias. Consultar requiere permiso de acceso a la historia. Para registrar o corregir, habilita Registrar eventos asistenciales en el perfil correspondiente y abre la historia en edición. Este permiso nace desactivado y no concede cambios de pauta, registro de administraciones ni otros permisos sobre la historia. El apartado no exige activar el Plan de cuidados. Consulta Caídas e incidencias asistenciales para el formulario, las correcciones, los reintentos y el indicador mensual.

Parte de relevo entre turnos

Con Centros de mayores activado, la entrada Parte de relevo del menú lateral permite dejar mensajes operativos para una unidad, un día y un turno de trabajo. También se puede abrir desde la Ronda, conservando la unidad y la fecha elegidas.

Elige la unidad, el día y el turno.
Escribe una nota breve, de hasta 1000 caracteres.
Pulsa Añadir al relevo.

La nota queda con tu nombre y la hora de registro. No se edita ni se borra. Si necesitas rectificar, pulsa Preparar corrección, explica qué nota corriges y guarda: aparecerá otra nota y la anterior seguirá visible. No se pueden preparar notas con fecha futura. El relevo es comunicación general de la unidad. La información clínica de una persona debe quedar en su historia: las administraciones y cuidados en Plan de cuidados o Ronda, y los hechos en Caídas e incidencias. Los accesos a Ronda y Censo solo aparecen cuando el perfil ya tiene permiso; consultar el relevo no abre historias clínicas. Para leerlo hace falta Ver unidades y censo residencial. Para añadir notas hace falta además Registrar tomas de medicación o Registrar cuidados. No hace falta permiso para gestionar unidades y estancias. Con un perfil de solo consulta, el historial carga nada más abrir la pantalla y el formulario para añadir o preparar correcciones no aparece.

Preparar un cuestionario para usarlo en la historia clínica

Crear el formulario y crear su tipo de documento son dos pasos distintos:

En Administración → Formularios, cree o importe el cuestionario, marque su uso clínico y publíquelo.
En Administración → Historia clínica → Tipos de documento, pulse Nuevo tipo de documento.
Indique el nombre, elija Formulario, seleccione el formulario publicado y pulse un icono de la galería.
Guarde y compruebe que el nuevo tipo está Activo. Se ofrecerá al añadir información a la historia clínica, según los permisos del profesional.

Una integración autorizada también puede completar todo el proceso, incluido guardar el tipo de documento con su nombre e icono. Necesita un usuario administrador y la funcionalidad Formularios activa. La asociación automática exige que el formulario sea del centro, esté publicado y sea clínico. Si se pierde la respuesta al guardar mediante la integración, repetir la misma configuración recupera el tipo sin duplicarlo. Si el nombre ya corresponde a otra configuración, revise el listado antes de crear otro. Los permisos de acceso a las historias no cambian.

Probar el canal propio de WhatsApp con datos ficticios

En el entorno de pruebas, la bandeja habitual de WhatsApp incluye Simulación de canal propio. Requiere acceso a WhatsApp y un canal ficticio preparado y verificado por administración de plataforma. No aparece como función activa de producción.

Abre la simulación y elige el canal marcado SIMULACIÓN.
Introduce una referencia, un nombre comercial ficticio y una consulta; pulsa Simular entrada. Se crea un contacto comercial de prueba, sin teléfono ni correo para envíos reales.
Abre la conversación. Si está pausada, junto al campo de respuesta aparece Tomar control para responder: púlsalo antes de enviar. También puedes hacerlo en Control humano y permiso del contacto. El borrador que hayas escrito se conserva. Después, Atender y asignarme marca la consulta atendida; el historial conserva quién la atendió y cuándo.
Escribe una respuesta de servicio: queda en cola simulada. Cada consulta admite una respuesta; para otra, simula una entrada nueva. Si otro operador controla la conversación o esta consulta ya tiene respuesta, el chat lo indica junto al editor y no permite un nuevo envío.
Repetir misma entrada permite comprobar un reintento sin duplicar. Si hay un fallo de registro de coste, Reconciliar coste lo reintenta conservando los mensajes.

El aviso muestra 0,005 USD ficticios por mensaje, no una tarifa real comprobada. La recepción conserva el cálculo de 0,20 créditos de prueba; las respuestas de texto libre muestran tarifa comercial pendiente. Sin saldo se conserva la consulta. No hay envíos, compras ni cargos reales, y los bonos anteriores mantienen sus condiciones. La respuesta libre se limita a las 24 horas siguientes a la última entrada. Fechas del circuito en UTC. Un estado atrasado no hace retroceder una entrega y un fallo contradictorio pide revisión. Al volver a Canal actual, las conversaciones simuladas quedan separadas del servicio habitual. Revocar el canal bloquea su uso sin borrar el historial; esta versión no ofrece las conversaciones revocadas en el selector de la bandeja.

Control humano, permiso y baja en la simulación

Las conversaciones empiezan pausadas y con permiso desconocido. Tomar control reserva la atención para el operador; Atender y asignarme conserva su función de lectura y asignación. Pausar libera el control dejando el acompañamiento detenido. Para Registrar permiso de acompañamiento, indica una referencia a la evidencia revisada. El permiso no autoriza publicidad y no se deduce de recibir una consulta. Reanudar acompañamiento requiere permiso registrado y una acción explícita; en esta fase sólo cambia el estado de prueba, sin ejecutar automatizaciones reales. Registrar baja exige una referencia, pausa el acompañamiento y mantiene el historial. Si después llega una nueva solicitud administrativa, un operador puede tomar el control y marcar que la nueva consulta solicita expresamente una respuesta administrativa. Podrá contestarla dentro de 24 horas; la baja seguirá registrada. Sin esa nueva solicitud, la baja impide responder. La pantalla conserva quién cambió el estado y quién respondió.

Comprobar recepción y recuperación de la cola

En Prueba de recepción y cola del canal propio, Probar nueva entrada autenticada utiliza el texto de Consulta con un interlocutor ficticio fijo. Repetir entrada autenticada comprueba que la misma entrada no se duplique. Abre esa conversación y prepara la respuesta con toma de control. Elige el resultado de prueba y pulsa Procesar última respuesta:

Aceptación conserva la salida pendiente de confirmación; todavía no significa entrega.
Rechazo marca la salida fallida y no la reenvía.
Fallo antes de enviar permite reintentar la misma salida, comprobando de nuevo permiso y ventana.
Resultado incierto retiene la salida sin reenvío automático.

Tras una aceptación, selecciona el estado de entrega y pulsa Aplicar estado autenticado seleccionado. Recuperar pendientes termina registros interrumpidos; no fuerza un reenvío incierto. Si se pausa, da de baja o cambia el control tras preparar una respuesta, su procesamiento queda bloqueado. Los controles antiguos de estado no modifican una salida de este circuito. La administración de plataforma también puede abrir Biblioteca y probador de respuestas para revisar y publicar contenido por organización y probar respuestas con sus fuentes. El probador no envía mensajes ni altera los permisos de la conversación. Es preparación local; las cuentas, altas y validación del proveedor real pertenecen a una fase posterior.

Preparar conocimiento web para la secretaria virtual

El probador IA distingue las respuestas parciales: muestra la información sustentada y señala lo que necesita confirmación humana. Si falla la parte principal de la consulta, no ofrece una respuesta parcial. Los importes, impuestos y condiciones se revisan juntos. Consultar historial de pruebas muestra todas las preguntas y diagnósticos del probador IA de la organización, incluidos los fallos. Ver diagnóstico permite revisar las fuentes, el borrador y los motivos de la revisión sin consumir otra consulta. El historial es privado para administración de plataforma en preproducción. En la Biblioteca y probador de respuestas, la administración de plataforma puede importar un sitio público completo, revisar el inventario y publicar sus fuentes por lote. El rastreo se puede pausar y continuar; los errores y las páginas excluidas quedan visibles. La fecha de revisión limita hasta cuándo se usa cada publicación. Al publicar una página o un lote, la biblioteca prepara automáticamente la búsqueda antes de confirmar la publicación. Si aparece Preparación pendiente, espera a que termine y vuelve a publicar; si se indica que se superó el límite de fragmentos, retira fuentes que ya no hagan falta o divide el contenido y repite la preparación. Probar respuestas con Scaleway prepara una búsqueda reutilizable y permite hacer preguntas ficticias mostrando citas, versiones y consumo estimado. No introduzcas datos personales ni clínicos: se consulta un proveedor externo. Es una prueba interna en preproducción, con servicio técnico configurado; no activa WhatsApp ni voz, no cambia precios y no permite ejecutar acciones. Las respuestas necesitan comprobación humana. Consulta la guía Biblioteca y probador de respuestas, apartados «Importar un sitio completo» y «Probar respuestas con Scaleway», para los pasos y límites.

Catálogo administrativo por clínica en pruebas

La administración de plataforma puede abrir el Catálogo administrativo y probador para una organización y, cuando corresponda, un centro. Esta pantalla prepara información para recepción: servicios, tarifas que se pueden comunicar, mutuas, horarios y reglas. No envía mensajes, no abre fichas de pacientes y no reserva citas. Antes de anotar una web, autorice su dominio. Las direcciones deben ser HTTPS y pertenecer al dominio autorizado. También puede registrar un documento con tamaño y páginas permitidos. El texto extraído queda como propuesta para revisar: una web o un PDF no publica ni cambia automáticamente ningún servicio, tarifa u horario. Para publicar un dato, cree un borrador, indique fuente y vigencia, pulse Revisar y después Publicar. Una versión nueva sustituye a la anterior del mismo dato; retirar una versión no recupera una antigua. Si una fuente dice algo distinto de un dato vigente, deje la contradicción visible y revísela antes de publicar. Un documento antiguo no sustituye una tarifa vigente. Una tarifa sin importe disponible no es gratuita. Que una mutua figure como aceptada tampoco confirma la cobertura o autorización de una persona. El probador muestra solo información publicada y vigente, junto con su fuente, versión y fecha. Si falta información o hay datos contradictorios, indica que hay que derivar a recepción. La prueba no genera respuestas con IA ni realiza acciones de agenda.

💬 Centro de comunicaciones

Descripción

El centro de comunicaciones reúne en una sola bandeja las conversaciones de WhatsApp (también el WhatsApp del propio centro, por su cuenta propia o por el número compartido del bono), email (la cuenta de correo del centro), SMS, los mensajes del portal del paciente y las llamadas atendidas por la secretaria virtual, con estado, persona asignada, notas internas, etiquetas y filtros por vista, canal y etiqueta. Es la evolución de la bandeja de WhatsApp descrita en el apartado anterior, y la sustituye centro a centro: mientras un centro no la tenga activada, sigue viendo la bandeja de siempre tal cual. Antes de enviar un archivo o una nota de voz por WhatsApp, confirme que su contenido es administrativo y no clínico. Si contiene datos de salud o tiene dudas, cancele ese envío y use Enviar con enlace y PIN desde el documento del paciente. Los archivos antiguos sin clasificación no se entregan desde una URL multimedia de WhatsApp.

Cómo se activa

No está activada por defecto: hay que pedirle a soporte de Nubidoc que la active para el centro. Al activarla, la entrada del menú WhatsApp deja de abrir la bandeja anterior y pasa a abrir el centro, y aparece una entrada nueva en el menú, Comunicaciones, con un contador de conversaciones sin leer. El historial de WhatsApp y de correo se trae al activarla: cada número (o dirección de correo) con el que el centro ya se había escrito aparece como una conversación, con sus mensajes de antes. Las que tienen mensajes sin leer salen en Abiertas; las demás, en Resueltas, y ninguna llega asignada a nadie (se asignan con el siguiente mensaje, o a mano). Los mensajes siguen también en la pestaña Comunicaciones de la ficha de cada paciente, como siempre. Si varias fichas comparten el mismo móvil (una familia, por ejemplo), sale una sola conversación para ese número, a nombre de la ficha que escribió la última vez; los mensajes de cada ficha se siguen viendo en la suya. Un centro que nunca ha tenido WhatsApp contratado no ve nada de WhatsApp en el centro; uno que lo tuvo y se ha quedado sin saldo sí ve su historial, pero no puede enviar hasta recargar. Condiciones para verlo: igual que la bandeja de WhatsApp anterior, hace falta que esté activado para el centro y que el perfil de la persona tenga el permiso de verlo. Sin alguna de las dos cosas, ni la entrada Comunicaciones ni el nuevo destino de WhatsApp aparecen.

Quién ve qué conversaciones

Cada persona ve en el centro las mismas conversaciones que pacientes puede ver en su ficha, con las mismas reglas que ya rigen en el resto de la aplicación:

Una persona limitada a sus pacientes (solo los que tiene cita con ella, o solo los que tiene asignados) ve únicamente las conversaciones que le han asignado. Un mensaje de un número que no está en ninguna ficha tampoco lo ve hasta que alguien se lo asigne: identificarlo es trabajo de recepción, que no está limitada.
En un centro con varias sedes y la opción de citas en otras sedes desactivada, cada persona ve las conversaciones de los pacientes de sus sedes. Un mensaje de un número desconocido, o de un paciente que todavía no tiene ninguna sede asignada, lo ven las personas de la sede a la que pertenece esa línea de WhatsApp o, si la línea es de todo el centro, todas las que pueden abrir el centro de comunicaciones, para que siempre haya alguien que pueda identificarlo y asignarlo. Asignar una conversación a alguien no le da acceso a un paciente de otra sede: si se intenta con Asignar a…, la pantalla contesta “No se pudo cambiar la asignacion: Ese usuario no puede ver esta conversacion (no es de sus centros).” y la conversación se queda como estaba.
Asignarme lo puede pulsar cualquiera que vea la conversación. El contador de sin leer del menú cuenta solo lo que esa persona puede ver.
Por lo mismo, si una conversación asignada se vincula con la ficha de un paciente de otra sede, quien la tenía asignada deja de poder verla, así que la conversación vuelve sola a Sin asignar y la puede coger alguien de la sede correcta. En la ficha del paciente, esos mensajes dejan también de figurar a su nombre. Es automático y queda anotado en el historial de la conversación.
Lo mismo pasa si se cambian las sedes del paciente en su ficha (por ejemplo, al ponerle la primera sede a un paciente que no tenía ninguna) y quien tenía asignada la conversación no es de la sede nueva: deja de verla, y cuando llega el siguiente mensaje la conversación deja de estar a su nombre y se reparte como una Sin asignar: el aviso le llega a quien sí la ve (y, si solo hay una persona que pueda atenderla, se le asigna a ella).
Los mensajes del portal del paciente son distintos: cada conversación de portal es del profesional al que el paciente le escribió, y solo él la ve y puede responderla —ni siquiera quien administra el centro de comunicaciones—; no entra en el reparto por sedes ni se puede asignar a otra persona ni vincular a otra ficha.
Correo con buzón: además de las reglas de arriba, una conversación de email de una cuenta de correo (Administración → Email entrante) solo la ve quien esté en la lista “Pueden ver” o “Pueden contestar y redactar” de ese buzón, aunque por sus pacientes o sus sedes tendría acceso. Si a alguien le quitan el acceso a un buzón mientras tenía una conversación suya asignada, se le desasigna sola.

La lista de conversaciones

Arriba de la lista hay dos desplegables:

Vista: Abiertas (la que se ve al entrar), Mías, Sin asignar, En espera, Resueltas, Todas, Sin identificar y Otros. Sin identificar reúne las conversaciones cuyo contacto todavía no está en ninguna ficha, o cuya dirección comparten varias fichas, en cualquier estado (también las ya resueltas): es la vista para ir cribando. Otros son los correos que alguien apartó con No es un paciente (ver «Correos que no son de pacientes: la vista «Otros»» más abajo). Todas es toda la bandeja de trabajo: no incluye Otros.
Canal: solo los canales de su centro (Email, SMS y Portal siempre; WhatsApp y Voz si los tiene). Con el centro encendido, además de WhatsApp y las llamadas de voz, ahora también traen conversaciones el correo del buzón del centro, los SMS enviados y los mensajes que los pacientes escriben desde el portal.
Etiqueta: Todas las etiquetas o una en concreto.
Buzón: solo si el canal es Todos o Email y el centro tiene más de un buzón visible para usted. Ofrece “Todos los buzones” y cada cuenta de correo a la que tiene acceso.

Debajo, un buscador por nombre, dirección o extracto del último mensaje. Si se sale a otra pantalla (la agenda, una ficha) y se vuelve a pulsar Comunicaciones, el centro aparece tal como se dejó: la misma conversación abierta, el mensaje a medio escribir, los filtros y la posición de la lista. Solo se vuelve a cargar de cero si se entra por otro camino que filtra la lista (por ejemplo, WhatsApp en el menú). Cada fila de la lista muestra el contacto, con su nombre y sus dos apellidos (o su dirección, con “(sin identificar)” si todavía no se sabe de quién es), el último mensaje, la hora, cuántos mensajes sin leer tiene, quién la tiene asignada y sus etiquetas. Una conversación de email de una cuenta con etiqueta y color propios lleva además un chip con esa etiqueta, en su color. Un mensaje de WhatsApp de un número que no está en ninguna ficha ya no se pierde: llega como conversación (sin identificar), igual que una llamada de un número desconocido. Lo mismo si el número es de varias fichas y no se puede saber de cuál: sale sin identificar, para elegir la correcta al vincularla.

Mensajes sin leer y el contador del menú

El número que aparece junto a Comunicaciones en el menú cuenta los mensajes sin leer de las conversaciones Abiertas que esa persona puede ver: es el mismo número que suman las filas de la vista Abiertas de la lista cuando no hay ningún filtro de canal ni búsqueda puestos (si se entra por WhatsApp, la lista enseña solo WhatsApp y el número del menú sigue contando todos los canales). Se actualiza solo, sin recargar la página, y baja en el momento en que se atiende una conversación. Una conversación En espera o Resuelta no suma. Una conversación queda atendida (sus mensajes pasan a leídos y su contador a cero) cuando:

Se abre su hilo. Dos excepciones, las dos en WhatsApp: en el WhatsApp del piloto abrir el hilo no la atiende, hay que pulsar Tomar control primero y desde ese momento la atiende al leerla quien tiene el control; y en una conversación que está llevando el asistente automático, tampoco, hasta que alguien toma el control. Una llamada se atiende siempre al abrir su hilo y leer la transcripción.
Se pulsa Tomar control.
Se contesta.
Se cambia su estado a En espera o a Resuelta.

Mientras se está en otra pantalla (la agenda, una ficha), la bandeja no marca nada como leído: lo que entre en ese rato sigue contando hasta que se vuelva a mirar. El aviso de mensaje nuevo solo llega a quien puede ver esa conversación.

El hilo de una conversación

Al abrir una conversación, arriba aparece una tarjeta con el canal, el contacto (nombre y dirección juntos, separados por un guion — “Nombre - direccion” — o solo la dirección si el contacto no tiene nombre todavía), “Estado:” y “Asignado:”, y quién la tiene asignada (en WhatsApp, además, si la está llevando el asistente automático o una persona). Delante del estado y de la asignación hay un punto de color: rojo, naranja o verde según el estado sea “Abierta”, “En espera” o “Resuelta”; y rojo si pone “Sin asignar” o verde si ya hay alguien asignado. Debajo de la tarjeta hay una barra de acciones, con los botones que tengan sentido según haya o no ficha vinculada y lo que esa ficha tenga:

Ficha: abre la ficha del paciente.
Nueva cita: abre la ficha en la pestaña Calendario con el formulario de nueva cita ya listo para guardarla.
Próximas citas y Mover: elija una cita próxima en el desplegable y pulse Mover: abre la ficha en la pestaña Calendario con el formulario para cambiarla.
Cobrar: añade al cuadro de mensaje el enlace de pago de la cita elegida; se envía al pulsar Enviar (si lo borra antes de enviar, no se anota). Pasadas las 24 horas de WhatsApp, en vez de texto libre elige una plantilla con el enlace y la envía directamente: mientras se buscan las plantillas el botón aparece deshabilitado como “Buscando plantillas…”; si no hay ninguna, avisa con “Ninguna plantilla de WhatsApp lleva %pagarlink%.”. Aparece deshabilitado sin pasarela de pago activa (“Sin pasarela de pago activa”), sin citas próximas que cobrar, si no se puede escribir en esa conversación, o si antes hay que pulsar “Tomar control”.
Enviar plantilla: abre el mismo diálogo de envío de plantillas de siempre para esa ficha; solo está disponible en conversaciones de WhatsApp — en otros canales, o con “Tomar control” pendiente, aparece deshabilitado con el motivo.
Crear tarea: abre el formulario de nueva tarea con el paciente ya puesto (solo si su centro tiene el módulo de Tareas).

Sin ficha vinculada (contacto sin identificar), estos botones aparecen deshabilitados con el motivo correspondiente (por ejemplo, “Este contacto todavia no tiene ficha: vinculalo a una para poder responderle.”). Junto al hilo hay dos pestañas: Hilo (los mensajes de esta conversación, la que se ve al entrar) y Contacto, que reúne en un único panel las conversaciones de ese contacto que usted puede ver, en cualquier canal —WhatsApp, email, SMS, portal (este, solo su profesional)—, cada una con sus últimos mensajes y un botón Abrir para saltar a esa conversación (la que ya se está viendo se marca como “(este hilo)” en vez de ofrecer abrirla). Es la forma de ver de un vistazo, por ejemplo, que un paciente escribió primero por WhatsApp y luego por email sobre lo mismo. Desde ahí se puede:

Pulsar Asignarme o Quitar asignación.
Elegir a otra persona en el desplegable y pulsar Asignar a….
Cambiar el estado entre Abierta, En espera y Resuelta, y pulsar Cambiar estado.
Si el contacto todavía no está identificado, pulsar Vincular: se abre el buscador de pacientes “Seleccionar paciente” (el mismo del filtro de paciente de Buscar facturas); se busca al paciente, se marca en la lista y se pulsa aceptar, y la conversación queda vinculada a su ficha. También se le puede crear la ficha desde ahí con Crear paciente o Crear lead (pide nombre y primer apellido; el teléfono o el correo los pone la conversación). Un lead aparece además como tarjeta en el tablero del CRM.
Si la dirección la comparten varias fichas (por ejemplo, un correo familiar), la tarjeta lo dice — “Esta direccion es de varias fichas. ¿De cual es?” — y lista esas fichas con su nombre completo, la fecha de nacimiento y el teléfono, cada una con su botón Vincular. Solo aparecen las fichas que usted puede abrir.
En un correo cuyo remitente no es de ninguna ficha, pulsar No es un paciente para sacarlo de la bandeja (ver «Correos que no son de pacientes: la vista «Otros»» más abajo).
Si el contacto está vinculado a una ficha que no es la suya, pulsar Desvincular: la conversación vuelve a (sin identificar) y los mensajes que ya estaban en esa ficha se quedan en ella.
Poner etiquetas con el desplegable Añadir etiqueta… y quitarlas con la × de cada una (hasta 5 por conversación). Quien administra el centro de comunicaciones puede crear etiquetas nuevas con Nueva etiqueta.
En una conversación de WhatsApp, pulsar Tomar control (antes de poder escribir, si la lleva el asistente automático) o Devolver al bot.

Correos que no son de pacientes: la vista «Otros»

Al buzón del centro llegan también facturas de proveedores, avisos del banco, publicidad… Como su remitente no está en ninguna ficha, llegan como (sin identificar) y se mezclan con los pacientes nuevos. Para sacarlos de en medio, abra la conversación y pulse No es un paciente (botón naranja de la tarjeta). Solo aparece en conversaciones de correo cuyo contacto no está vinculado a una ficha; en WhatsApp, SMS o portal no se ofrece por ahora. El diálogo No es un paciente ofrece tres opciones:

Solo este correo: la conversación pasa a Otros. Si ese remitente vuelve a escribir, su correo también irá a Otros.
Todo lo de este remitente: además, lo siguiente que envíe esa dirección ya no entra en Comunicaciones (se queda en Correos importados del buzón).
Todo lo de este dominio (@dominio): lo mismo con todas las direcciones de ese dominio. No se admite en correos gratuitos (gmail, hotmail…), ni con el dominio del propio buzón, ni si algún paciente o lead usa ese dominio; tampoco se puede apartar un remitente cuya dirección está en alguna ficha. En esos casos el sistema lo rechaza y explica el motivo: aparte solo ese correo.

Las dos últimas opciones solo las puede usar quien puede contestar desde ese buzón o administra el centro de comunicaciones; al resto le aparecen deshabilitadas con la nota “(solo quien puede contestar desde este buzon o administra el centro)”. Quedan anotadas en el historial del buzón. Al pulsar Mover a «Otros»:

La conversación sale de la bandeja de trabajo (Abiertas, Mías, Sin asignar, En espera, Resueltas, Todas y Sin identificar) y solo se ve en la vista Otros. Sus mensajes quedan leídos y dejan de sumar en el contador del menú.
El contacto sin identificar que se había creado para ese remitente se borra. Si no se puede borrar porque tiene una cita, una tarea o un recado, otra conversación o mensajes en otro sitio, la conversación se mueve igual y el sistema avisa: “Movida a «Otros». El contacto no se ha borrado porque …”.
Un correo nuevo que llegue a una conversación de Otros se guarda allí (aparece en negrita), pero no la devuelve a la bandeja, no avisa a nadie ni suma en el contador, ni recibe la respuesta automática fuera de horario.

Mientras está en Otros, la conversación no se puede cambiar de estado, vincular, desvincular ni convertir en ficha: primero hay que devolverla. Para eso, ábrala desde la vista Otros y pulse Es un paciente: vuelve a la bandeja como Abierta y sin identificar, con el mismo contacto de antes, y si al apartarla se añadió la regla del remitente o del dominio, esa regla se quita del buzón.

Conversaciones paradas: se resuelven solas

Una conversación Abierta o En espera que lleva 30 días sin ningún mensaje se marca sola como Resuelta durante el mantenimiento de cada noche. En el hilo queda la línea “Resuelta automaticamente: 30 dias sin mensajes”. Sus mensajes sin leer no se marcan como leídos, pero dejan de sumar en el contador del menú (que solo cuenta las abiertas). Si el contacto vuelve a escribir, la conversación se reabre como siempre. El plazo se puede cambiar o apagar para su centro pidiéndolo a soporte de Nubidoc. Las conversaciones de Otros no se tocan.

Lo que hizo el asistente

Si en la conversación ha intervenido el asistente automático (la secretaria virtual por teléfono o el asistente de WhatsApp), la tarjeta de arriba añade el apartado Lo que hizo el asistente: una línea por cada cosa que hizo de verdad, con su hora — los huecos que ofreció, el que dejó reservado a la espera de confirmación, la cita que reservó (con su número, el día y la hora, y si la confirmación salió por WhatsApp), el recado que dejó o que no pudo confirmar una reserva. No es un resumen escrito por la inteligencia artificial: son solo hechos que el sistema ha registrado. Cuando el asistente decide que una conversación la tiene que llevar una persona (un recado, una petición que no sabe atender, alguien que pide hablar con el equipo), la conversación queda abierta, el asistente deja de contestar en ella y, si nadie la tenía, se asigna a la persona responsable configurada. Para que el asistente vuelva a atenderla, pulse Devolver al bot. Si la misma persona vuelve a llamar por teléfono, la secretaria virtual la atiende igual y le dice que alguien del equipo ya tiene su consulta.

Destino de los recados de la secretaria virtual

Abra Administración → Comunicaciones → Destino de los recados. Esta opción aparece para quienes tienen permiso para cambiar los datos del centro. Se puede preparar el destino aunque la secretaria virtual todavía esté apagada; guardar aquí no activa el servicio. Elija Tablero de recados como destino y seleccione la persona Responsable. Puede elegir un tablero del centro y una de sus columnas, o dejar Crear o reutilizar el tablero de recados para que se prepare al guardar. Si deja Primera columna del tablero, los recados nuevos entran en la primera columna según su orden. Al dejar el tipo de tarea vacío se prepara el tipo Recado. Pulse Guardar destino de recados. Si elige CRM, Nubidoc utiliza el tablero CRM del centro y solo permite elegir una de sus columnas. El tablero queda fijado y no se cambia desde este destino. El tablero de recados inicial contiene Nuevo, En gestión, Resuelto y No localizado. El enlace Tablero elegido lo abre. Si falta, el botón Crear el tablero de recados lo prepara sin tener que completar los demás ajustes de la secretaria. La casilla Enviar también aviso por correo añade un correo para el responsable; el aviso en la campana se conserva. Correo alternativo. Es una única dirección para recibir el recado si falla su entrega al tablero. Puede pertenecer a otro dominio, pero debe confirmar que acepta recibir esos datos:

Escriba la dirección y guarde. Aparecerá Pendiente de confirmar.
Abra el correo recibido y pulse Confirmar esta dirección. No hace falta tener una cuenta en Nubidoc. El enlace es de un solo uso y caduca a las 72 horas.
Recargue la configuración: la dirección aparecerá Vigente y ya podrá usarse como alternativa.

Mientras esté pendiente no recibe recados por esa vía. Si el enlace caducó o el correo no llegó, pulse Volver a enviar el correo de confirmación: la dirección sigue pendiente y solo sirve el enlace nuevo. Cambiar la dirección exige confirmarla de nuevo; borrarla retira esta alternativa. El responsable y el titular de la cuenta reciben aviso del cambio. El correo de confirmación explica que pueden llegar nombre, teléfono y motivo de consulta, pero no incluye ningún recado. Si aparece un aviso amarillo, el tablero o la columna elegidos ya no están disponibles. Nubidoc intenta otro tablero de recados del centro, crearlo de nuevo, el correo alternativo confirmado y, como último recurso, un aviso al responsable con el recado completo. El aviso de problema del destino se limita a uno al día, sin omitir los avisos de los recados individuales. Seleccione un tablero y una columna válidos, o use Crear el tablero de recados, para corregirlo. Cuando la entrega fue solo por correo o aviso, puede no haber una tarjeta en el tablero. Si aparece La configuración ha cambiado, recargue antes de guardar: otra persona o la confirmación del correo han actualizado los ajustes mientras tenía abierta la pantalla.

Saludo de voz y de WhatsApp

Al activar la secretaria virtual, soporte puede configurar un saludo para las llamadas y otro para WhatsApp. Así, por ejemplo, la voz puede agradecer la llamada y WhatsApp invitar a escribir, sin mezclar ambos textos. Si el centro solo tiene un saludo común, se sigue usando en los dos canales. El primer mensaje de WhatsApp muestra el saludo una sola vez y conserva los avisos de atención automática, transcripción, urgencias y contacto con el equipo.

Responder

Dentro de las 24 horas siguientes al último mensaje del contacto se puede escribir directamente: el cuadro Escribe un mensaje… (en WhatsApp y SMS, Enter envía; en portal, Enter hace un salto de línea y se envía con el botón o Ctrl+Intro), y la casilla Resolver al enviar para marcar la conversación como resuelta a la vez que se contesta. El email es distinto: en vez de este cuadro genérico usa su propio compositor — ver el apartado “Email” más abajo — y todavía no tiene la casilla “Resolver al enviar” (márquela aparte, con el selector de estado de la conversación). Pasado ese plazo, o si el canal no admite respuesta en ese momento, la pantalla explica el motivo en el lugar del cuadro de texto en vez de dejar escribir. Pasadas las 24 horas, en el WhatsApp del centro aparece el botón Enviar plantilla, que abre el mismo diálogo de envío de plantillas de siempre para esa ficha. Si el centro se ha quedado sin saldo de WhatsApp, la pantalla lo dice: “No se puede enviar: el centro no tiene saldo ni modulo de WhatsApp activo. El historial se sigue viendo; para responder, recarga el bono de WhatsApp.” Email: cada buzón tiene su propio servidor de correo de salida (SMTP), distinto del SMTP general de la clínica: hay que configurarlo en Administración → Email entrante → editar el buzón → sección “SMTP” antes de poder contestar desde ese buzón. Sin él, sobre cada correo del buzón sale el aviso “No se puede enviar: el buzón «‹nombre›» no tiene configurado su servidor de salida (SMTP). Pídeselo a un administrador.”. Con el SMTP configurado, sobre cada correo recibido aparecen los enlaces Responder y, si tiene más de un destinatario, Responder a todos, que abren un compositor propio con De (el buzón, en un chip con su color), Para, un enlace CC / CCO que despliega esos dos campos, Asunto, el editor de texto con formato con la respuesta citada debajo del texto nuevo (sin las imágenes del correo original) y los botones Enviar (o Ctrl+Intro), Adjuntar y Descartar. Un paciente con la comunicación por email desactivada sigue pudiendo recibir una respuesta si ya escribió antes en esa conversación: el compositor muestra el aviso “Este paciente no acepta comunicaciones por email; estás respondiendo a un correo suyo.” y el envío sigue permitido. Un correo nuestro que no se pudo enviar muestra Error: ‹motivo› con los enlaces Reintentar (reenvía tal cual) y Editar y reenviar (reabre el compositor con el mismo texto para corregirlo antes de reenviar). Adjuntos, imágenes y borrador automático: el botón Adjuntar (o arrastrar el fichero sobre el compositor) añade hasta 10 ficheros por respuesta, cada uno hasta 10 MB y 15 MB entre todos; cada uno aparece debajo como una etiqueta con su nombre y tamaño, con un botón para quitarlo. Un archivo zip se rechaza si está cifrado, si lleva dentro programas o scripts ejecutables (por ejemplo .exe, .bat, .js o .vbs) u otro archivo comprimido, o si tiene más de 1.000 ficheros; entonces avisa “Este zip contiene ficheros que no se pueden enviar.”. Pegar o arrastrar una imagen dentro del editor la deja incrustada en el propio texto del correo (no como adjunto aparte); el límite es 2 MB por imagen, con el aviso “Una de las imágenes pegadas supera el límite de 2 MB y no se enviará.”. Mientras se escribe, la respuesta se guarda sola como borrador cada pocos segundos, con el aviso “Borrador guardado hh:mm” junto a los botones; si se acumulan demasiados borradores con adjuntos sin enviar, avisa “Tienes demasiados borradores con adjuntos: envía o descarta alguno” y no deja adjuntar más hasta enviar o descartar alguno. El botón Descartar borra ese borrador del todo (el texto, los adjuntos y sus ficheros) y cierra el compositor; es la forma de liberar hueco cuando sale ese aviso. Antes de adjuntar un fichero o una imagen pegada al correo, seleccione Administrativo solo después de revisar su contenido. Los adjuntos clínicos o dudosos requieren Enviar con enlace y PIN desde el documento del paciente. Los borradores antiguos con adjuntos sin clasificar quedan retenidos. Cada mensaje de email se pinta como una tarjeta, con su propio remitente, destinatarios, asunto y un extracto del cuerpo; si una línea de direcciones es larga, se ve entera al pasar el ratón por encima o pulsando la cabecera. Los adjuntos, si los hay, salen debajo como etiquetas que se descargan al pulsarlas; esa lista incluye siempre también las imágenes que van incrustadas en el propio texto del correo, tanto en uno recibido como en uno enviado desde aquí: se ven dentro del cuerpo y, además, aparecen abajo como un adjunto más para poder descargarlas aparte. El enlace Mostrar correo despliega el cuerpo completo dentro de un visor aislado — lo puede abrir cualquiera que vea esa conversación (y el buzón), no hace falta ser administrador. Las imágenes que el correo carga de internet no se piden hasta que se decide verlas: bajo el visor aparece Mostrar imagenes remotas (y Abrir en otra pestaña, para leer correos anchos aparte), con el aviso de que el remitente podría enterarse de que se ha abierto el correo. Un correo que la propia clínica envió desde su gestor habitual (Gmail, Outlook…) y que Nubidoc trajo de la carpeta de Enviados del buzón aparece en la misma conversación, marcado como “Enviado desde el buzon (fuera de Nubidoc)”. SMS: debajo del cuadro de mensaje hay un contador de caracteres (“0/160 caracteres”, y con más de 160 añade ”· N mensajes”, porque el proveedor lo trocea). Para poder enviar SMS, la clínica tiene que estar inscrita como remitente en el Registro de Alias de la CNMC; mientras no lo esté, el aviso dice “El remitente de SMS de la clinica no esta inscrito en el Registro de Alias de la CNMC (desde el 15-09-2026 los operadores lo bloquean). Soporte lo activa una vez inscrito.”. Un SMS no tiene historial previo a este centro: desde la pestaña Contacto, si el paciente todavía no tiene ninguna conversación de SMS, aparece un botón Escribir por SMS para empezar una. Portal del paciente: los mensajes que un paciente escribe desde su portal (pestaña “Mensajes”) también aparecen en el centro, pero solo los ve y los puede contestar el profesional al que se los escribió: nadie más los ve en el centro, ni siquiera un administrador. Igual que en la bandeja de siempre, hace falta además el permiso de ver la historia clínica y que el centro tenga activados los mensajes del portal. Estos hilos no se pueden asignar a otra persona ni desvincular. Al escribir, Intro hace un salto de línea y el mensaje se envía con el botón (o Ctrl+Intro); admite hasta 1024 caracteres, con un contador debajo. Con el centro encendido para el cliente, y si el profesional tiene permiso para ver el centro de comunicaciones, el enlace Mensajes de su menú deja de abrir la bandeja de siempre y abre directamente este centro, filtrado por el canal Portal. Debajo del cuadro de respuesta está siempre la nota interna (Nota interna (no la ve el contacto; @usuario para avisar)…): lo que se escribe ahí nunca se envía al paciente ni aparece en su ficha; se ve en el hilo en amarillo, para el equipo. Si se menciona a un compañero con @ seguido de su usuario, le llega un aviso (solo si puede ver esa conversación). Las llamadas no se contestan desde aquí: si hace falta escribirle a quien llamó, o si el canal por el que escribió el contacto no admite respuesta en ese momento (de baja, sin SMTP, sin inscripción de SMS, etc.), la pantalla ofrece un botón Responder por WhatsApp / Responder por email / Responder por SMS con los canales por los que SÍ se le puede escribir, y abre (o crea) esa conversación del mismo contacto.

Respuesta automática fuera de horario

Si el centro tiene configurado un horario de atención y una plantilla de respuesta automática para WhatsApp y/o email, el primer mensaje de un contacto que llega fuera de ese horario recibe una respuesta automática con esa plantilla, una sola vez por conversación y por franja cerrada: si el contacto sigue escribiendo dentro de la misma franja, no se le repite. Los festivos del centro solo cuentan en las líneas de WhatsApp asignadas a un centro; en el email, un festivo se trata como un día normal. No se contesta a respuestas automáticas ni rebotes, a los correos que envía la propia clínica, ni a un contacto que ha pedido no recibir comunicaciones por ese canal. El horario, los festivos y las plantillas de cada canal los configura Nubidoc, igual que la propia activación del centro: para darlos de alta o cambiarlos, pídaselo a soporte.

Historial de llamadas de la secretaria virtual

Si su centro tiene contratada la secretaria virtual por teléfono, arriba de los filtros de la bandeja aparece el botón «Llamadas de la secretaria virtual». Abre una pantalla aparte con todas las llamadas que ha atendido el asistente, una por fila:

Fecha y hora, Duración (mm:ss; si la llamada sigue sonando enseña “en curso”, y si se cortó sin cerrarse bien, “sin cierre”), Quién llamó (el paciente si está identificado, con enlace a su ficha; si no, el contacto de la bandeja; si tampoco, “No identificado”), Resultado y Minutos.
Si su centro tiene varias sedes, una columna más, Centro.
Una llamada de prueba lleva además la etiqueta “prueba” y no gasta minutos.

El número de quien llama, de momento, no se conserva para ninguna clínica (pendiente de la aprobación legal del encargo de tratamiento correspondiente): debajo de los filtros hay un campo «Buscar por número», y debajo de «Quién llamó» está previsto que salga una segunda línea con el teléfono, pero mientras esto no se active para su centro esa búsqueda no encuentra ninguna llamada y esa segunda línea no aparece. Cuando se active, cada llamada de voz mostrará ahí el número mientras siga dentro de su plazo de conservación (con enlace para devolver la llamada), y «número eliminado el …» una vez pasado ese plazo. Resultado puede llevar una o varias etiquetas a la vez: Cita reservada, Recado, Transferida, o —cuando no aplica ninguna de esas tres— una sola de Solo información, Sin atender o Sin cierre. Una llamada que sigue en curso (empezó hace muy poco y aún no ha colgado) no lleva ninguna etiqueta todavía. La columna Minutos, de momento, siempre enseña ”—”: todavía no se ha conectado con el consumo del plan y del bono de créditos. Por la misma razón no hay cabecera con el resumen del mes. Nunca se enseña un importe en euros ni el coste del proveedor de la llamada. Filtros, encima de la lista: Desde / Hasta (por defecto, los últimos 30 días), Resultado (Todos o una de las seis etiquetas de arriba), Centro (solo con varias sedes) y la casilla Solo identificados. Pulse Filtrar para aplicarlos. Al pulsar una fila se abre el detalle de esa llamada: el mismo resumen de arriba, botones para abrir la cita, el recado o la conversación de la bandeja si la llamada dejó alguno, la transcripción (si su centro conserva transcripciones; si no, o si ya se eliminó, la pantalla lo dice) y la lista de herramientas usadas por el asistente durante la llamada, con la hora de cada una. No hay grabación de las llamadas, solo transcripción de texto (según la política de conservación que tenga configurada su centro): la pantalla no ofrece descargar ni reproducir audio. Cada persona ve en esta pantalla las mismas llamadas que vería como conversaciones en la bandeja (las mismas reglas de «Quién ve qué conversaciones» de más arriba). Consulte Ver las llamadas que atendió la secretaria virtual para los pasos completos.

Cancelaciones atendidas por la secretaria virtual

Solo para clínicas que tengan activada esta capacidad. Nubidoc la habilita por separado de la reserva de citas: un centro puede permitir que el asistente anule citas aunque no le permita reservarlas. Pida a soporte la activación para los canales que utilice su centro. Cuando una persona pide anular su cita por teléfono o WhatsApp, el asistente comprueba el número del canal y el nombre que indica. Si encuentra varias citas futuras, le pide que elija una. Le lee el día, la hora y el profesional de la cita elegida y espera una confirmación expresa en la siguiente respuesta. La petición inicial nunca anula la cita. Puede indicar el motivo si quiere, pero el asistente no se lo exige. Si el centro ha configurado una antelación mínima para cancelar, el asistente la respeta y deja un recado cuando ya se pasó el plazo. Si el centro no configuró ese plazo, el asistente no aplica un límite de antelación implícito. Las citas con pagos que requieren una devolución o una revisión de facturación también pasan a una persona del centro: el asistente no devuelve ni cobra dinero. Si no puede identificar sin dudas a la persona o la cita, toma recado sin decir si existe alguna cita. Para cambiar el día o la hora también toma recado; no reprograma por sí solo. Tras una anulación hecha por el asistente, la persona responsable recibe un aviso. La cita queda cancelada en la agenda y, si su centro tiene activado el seguimiento de cancelaciones, aparece también en Agenda → Cancelaciones, identificada como cancelación solicitada por el paciente. La conversación del centro conserva el rastro de la operación. El aviso al paciente usa la configuración de notificaciones del centro. Si después quiere otra cita, puede pedirla en esa misma conversación cuando la reserva automática esté habilitada. Consulte Supervisar una cancelación atendida por la secretaria virtual para los pasos de comprobación.

Qué no trae todavía

Todavía no se envían adjuntos ni nota de voz desde aquí. Los números desconocidos que llevan 90 días sin actividad (sin mensajes, notas ni cambios) se borran solos, con su conversación.

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