Descripción
Administración reúne las opciones con las que el personal autorizado adapta Nubidoc al funcionamiento del centro. Desde aquí se gestionan los datos del centro, el equipo, los permisos, el catálogo, las comunicaciones, la historia clínica y las funciones contratadas. Las opciones visibles dependen del rol del usuario, del plan y de los módulos disponibles. Si una sección no aparece, puede que su perfil no tenga acceso o que esa función no forme parte de la cuenta.Antes de empezar
- Utilice un usuario personal con permisos de administración.
- Revise cada cambio antes de aplicarlo, sobre todo en permisos, facturación y comunicaciones.
- No comparta credenciales ni certificados.
- Pruebe las configuraciones de correo, cita online e integraciones antes de utilizarlas con pacientes.
- En equipos con varios administradores, acuerden quién mantiene cada área para evitar cambios contradictorios.
Organización de Administración
La navegación actual agrupa las funciones en tres áreas:Suscripción y módulos
- Mi suscripción: plan, módulos contratados, consumos, pagos y facturas de la cuenta.
- Tienda de módulos: contratación de módulos, ampliaciones y bonos disponibles.
Configuración
- Centro: datos de contacto, logotipo, preferencias, correo, cita online e integraciones disponibles.
- Facturación y catálogo: pagadores, prestaciones, facturables, bonos, precios, impuestos, descuentos y series.
- Centros y recursos: sedes, almacenes, servicios, recursos y dispositivos de firma.
- Equipo y accesos: usuarios, roles, privilegios, etiquetas, horarios y tareas.
- Comunicaciones: plantillas, recordatorios y reglas de envío.
- Pacientes: campos adicionales, listas de valores y otras opciones de la ficha.
- Historia clínica: tipos de documentos, plantillas, consentimientos y permisos.
Supervisión y herramientas
- Envíos: histórico de emails, SMS, WhatsApp y avisos.
- Auditoría: consulta de cambios realizados en información relevante.
- Notas: gestión de avisos internos.
- Otras herramientas contratadas, como formularios o email entrante.
Centro
Datos de contacto
Mantenga actualizados el nombre, la dirección, el teléfono, el email y los datos fiscales del centro. Esta información puede utilizarse en documentos, comunicaciones y portales. Si trabaja con varias sedes, revise los datos de cada centro por separado.Logotipo
En Administración > Centro > Logotipo puede cargar la imagen que se utilizará en los documentos y pantallas compatibles. Antes de guardar:- use una imagen nítida;
- deje margen alrededor del logotipo;
- compruebe su lectura sobre fondo claro;
- prefiera PNG o JPG cuando vaya a utilizarse también en correos.
Preferencias generales
Las preferencias se organizan en pestañas como:- Agenda;
- Usuarios;
- Historia clínica;
- Facturación;
- Pacientes;
- Otras.
Avisos al finalizar según el número de visita
En la pestaña Agenda puede seleccionar una plantilla distinta para Aviso al finalizar 1ª cita, 2ª, 3ª, 4ª y 5ª cita, además de una plantilla para Aviso al finalizar cualquier cita. Cuando una cita pasa a Finalizada, Nubidoc utiliza la plantilla específica de su número de visita. Si ese selector está vacío, utiliza la de cualquier cita. No envía las dos a la vez. Si ambos selectores están vacíos, no se genera este aviso. Las plantillas se crean o editan en Administración → Comunicaciones → Plantillas envíos y deben tener propósito Citas o General. Los avisos configurados para la última o penúltima sesión de un bono son independientes.Guardado automático
Las preferencias se guardan al modificarlas:- los interruptores Sí/No, al pulsarlos;
- los desplegables, al elegir una opción;
- los campos de texto o número, al salir del campo o pulsar Intro.
Forma de pago predeterminada
En la pestaña Facturación, la opción Opción predeterminada en registro pago permite elegir la forma que aparecerá seleccionada al abrir Registrar pago. El valor general es Efectivo, aunque podrá cambiarse en cada cobro antes de confirmarlo. El desplegable solo muestra las formas disponibles para el centro y la selección se guarda automáticamente.Buscar preferencias
En la pestaña Otras puede buscar por nombre o descripción, filtrar por estado y navegar por categorías. Utilice la ayuda de cada opción antes de cambiar una preferencia cuyo efecto no conozca.Exigir la firma de protección de datos antes de entrar en el portal
En Administración > Centro > Preferencias generales > Otras, busque Permitir acceso al portal sin la LOPD firmada:- Sí es el valor predeterminado y permite que el paciente entre aunque la aceptación esté pendiente.
- No impide el acceso mientras la ficha no conste con la LOPD aceptada. Si las credenciales son correctas, el paciente ve un aviso que explica el motivo.
Preferencias personales
Cada usuario puede adaptar su experiencia desde su avatar o nombre en el menú superior derecho → Perfil → Preferencias. Entre otras opciones, puede configurar:- Finalizar sesión si usuario inactivo;
- Permitir citas fuera de horario;
- Permitir solapar citas;
- Mostrar prestación;
- Mostrar sábado;
- Mostrar domingo;
- vista inicial del calendario;
- idioma de facturas;
- orden de las facturas;
- prestaciones y facturables preseleccionados.
Evitar citas solapadas para un profesional
Permitir solapar citas: controla si la agenda de ese profesional admite dos citas cuyos horarios coinciden total o parcialmente. No es una configuración general del centro ni una preferencia de la persona de recepción que programa la cita.
Para impedir los solapamientos de otro profesional:
- Abre Administración → Equipo y accesos → Usuarios.
- Selecciona al profesional de la cita, no a la persona que la programa.
- Pulsa Ver perfil y entra en Preferencias.
- En Permitir solapar citas: selecciona No.
- Espera la notificación “Parámetro actualizado correctamente”. El cambio se guarda automáticamente.
Avisos personales de citas
En Mi perfil > Notificaciones cada usuario puede decidir si desea recibir:- Cuando se me agenda una nueva cita;
- Cuando se me cancela una cita;
- Cuando cambia la fecha o el profesional de una de mis citas (cubre en un único ajuste el cambio de fecha u hora y los traspasos de cita).
Notificaciones en el navegador
La misma pestaña Mi perfil > Notificaciones incluye la sección Notificaciones en el navegador: los avisos anteriores pueden llegar además como notificación del sistema en el ordenador o el móvil, aunque Nubidoc no esté abierto en ese momento. Al pulsar la notificación se abre Nubidoc.- Recibir estos avisos también en el navegador: interruptor que controla el canal completo (activado por defecto). En No, ese usuario deja de recibir notificaciones del navegador aunque tenga dispositivos autorizados; los correos no cambian.
- Autorizar este navegador: registra el navegador actual. La primera vez, el navegador pedirá permiso para mostrar notificaciones (solo al pulsar este botón, nunca al iniciar sesión).
- Quitar este navegador o el botón Revocar de la lista retiran la autorización de un dispositivo.
- Un administrador puede revocar los dispositivos de otro usuario desde su ficha, pero no autorizar nuevos en su nombre.
Por privacidad, estas notificaciones muestran solo un texto genérico (por ejemplo, “Tienes una novedad de agenda en Nubidoc.”), sin nombres de pacientes ni datos de citas. Las alertas de la campana de la barra superior también llegan por este canal.
Servidor SMTP del centro
En Administración > Centro > Servidor SMTP puede configurar la cuenta desde la que se envían los correos del centro. La pantalla muestra:- Servidor SMTP;
- Usuario;
- Contraseña;
- Puerto;
- Usar SSL (si no, TLS);
- Disclaimer;
- enviar correo test.
Configurar el correo
- Introduzca los datos proporcionados por su proveedor de correo.
- Seleccione el tipo de conexión indicado por el proveedor.
- Añada el texto legal que quiera incluir al final de los mensajes.
- Pulse enviar correo test.
- Cuando la prueba sea correcta, guarde.
Si no configura un servidor propio
Nubidoc puede enviar los correos desde una dirección de la plataforma mostrando el nombre del centro. Las respuestas se dirigen al email del centro. Si quiere que la dirección remitente sea exactamente la suya, configure un servidor SMTP propio.Cita online
Las opciones se encuentran en Administración > Centro > Cita online. La navegación puede variar ligeramente según el flujo de reserva utilizado por el centro.Centros disponibles para reservar
Un centro se ofrece en el portal cuando está activo y tiene Permite citas online marcado. Si solo hay un centro disponible, el portal puede seleccionarlo automáticamente.Campos del formulario del paciente
En la pestaña Datos del paciente puede decidir qué información se solicita durante la reserva. Los siguientes campos siempre son visibles y obligatorios:- Nombre;
- Primer apellido;
- Email.
- Mostrar;
- Obligatorio;
- Valor por defecto, cuando se trate de una opción Sí/No.
- arrastre cada fila desde su icono de agarre;
- colóquela en la posición deseada;
- pulse Guardar configuración.
Registro mínimo con la misma configuración en los formularios clásicos
Desde agosto de 2026, esta configuración de campos puede aplicarse también a los formularios clásicos: el registro del portal del paciente clásico y el alta de paciente de la cita online clásica. Es la base del registro mínimo: el centro deja visibles solo los campos imprescindibles (nombre, primer apellido y email son fijos) y el paciente completa el resto de su ficha más tarde. El flujo para el paciente:- se registra con los campos mínimos configurados;
- recibe el email de bienvenida del centro, que puede incluir dos enlaces: completar sus datos (metatag
%updatepatientdataform%) y firmar el documento de consentimiento (metatag%lastpendingdocumentsignaturelink%). Hay una plantilla predefinida Bienvenida de nuevo paciente lista para importar en Administración > Comunicaciones > Plantillas envíos; - al completar sus datos ve su ficha completa, con los campos obligatorios que el centro exija;
- al guardarla, su documento de consentimiento queda generado y pendiente de firma, y el enlace de firma del email funciona directamente. Si abre el enlace de firma antes de completar la ficha, ve un aviso con el botón COMPLETAR DATOS que le lleva primero al formulario;
- si el centro ha puesto Permitir acceso al portal sin la LOPD firmada en No, solo podrá entrar al portal cuando la ficha conste con la LOPD aceptada.
Enlaces legales
En Configuración general > Alta de nuevos pacientes puede mostrar enlaces a:- Política de privacidad;
- Condiciones de contratación.
Límite de días futuros
Puede limitar cuántos días hacia adelante se ofrecen citas:- en la ficha de cada centro, mediante Días de anticipación reservas online;
- como valor general, mediante Máximo de días para citas online.
Disponibilidad del profesional
El portal solo ofrece horas que encajan con los horarios vigentes. Si un horario ha caducado, renueve su periodo o cree uno nuevo. Si un profesional nunca ha tenido un horario propio, el portal puede tomar como referencia el horario general del centro. Si tenía un horario y ya ha vencido, no se ofrecen horas hasta renovarlo. Consulte también Horarios de usuarios: guía completa.Información pública del profesional
Cuando Mostrar descripción del profesional está activado, el portal puede mostrar:- foto;
- nombre;
- especialidad;
- descripción pública.
Enlace directo del profesional
La ficha del profesional puede mostrar Enlace del portal del paciente y un botón Copiar. Comparta ese enlace para que el portal proponga directamente a ese profesional. El enlace aparece cuando:- la cita online está activa;
- el usuario ya se ha guardado;
- el profesional tiene Agenda online en Sí.
Calendly
Cuando la integración está disponible, se configura en Administración > Centro > Calendly.Conectar la cuenta
- Active Permitir Calendly en las preferencias visibles del centro.
- Genere un token de acceso personal desde su cuenta de Calendly.
- Pegue el valor en API Token.
- Pulse Guardar.
- Compruebe que la organización aparece correctamente.
Vincular profesionales
- Abra Administración > Equipo y accesos > Usuarios.
- Edite el profesional.
- Seleccione su cuenta en Usuario Calendly.
- Guarde.
Importar una reserva
Pulse una cita de Calendly en la agenda y elija Importar en Nubidoc. La cita pasa a gestionarse como una cita de Nubidoc y puede utilizar las acciones habituales. Una misma reserva solo puede importarse una vez.Integraciones externas
Si el centro dispone de Integraciones, encontrará la opción en Administración > Centro > Integraciones. Desde la pantalla puede:- ver las integraciones del centro;
- crear una nueva;
- elegir qué cambios quiere comunicar;
- indicar la dirección del sistema receptor;
- seleccionar el tipo de autenticación;
- activar o desactivar temporalmente;
- revisar el último resultado;
- editar o eliminar.
Gestión de horarios mediante API
Las integraciones autorizadas pueden gestionar las plantillas de horarios de usuarios, sus intervalos semanales y las asignaciones por centro y periodo. Para ello, la API Key debe tener permisos de administración de lectura (admin:read) y, para crear o modificar datos, de escritura (admin:write).
El sistema rechaza automáticamente franjas horarias o periodos de asignación que se solapen. Estas operaciones no sustituyen la pantalla Administración > Equipo y accesos > Horarios Usuarios: los cambios realizados por una integración se reflejan también en la aplicación.
Mi suscripción
Mi suscripción muestra:- plan actual;
- módulos contratados;
- consumo de pacientes, usuarios, almacenamiento y comunicaciones;
- acceso a Pagos y facturas;
- acceso a la Tienda de módulos;
- opciones de gestión disponibles para la cuenta.
Método de pago
Cuando la cuenta utiliza un portal de pago seguro, Método de pago permite revisar o actualizar la forma utilizada para los cobros recurrentes.Pagos y facturas
Muestra los documentos emitidos asociados a la cuenta. Abra o descargue los que estén disponibles.Tienda de módulos
En Administración > Tienda de módulos puede consultar funciones y ampliaciones disponibles. Cada tarjeta muestra:- nombre y descripción;
- precio;
- si se trata de suscripción o pago único;
- información ampliada;
- botón Contratar o Comprar.
Facturación y catálogo
Pagadores
En Administración > Facturación y catálogo > Pagadores puede crear mutuas, aseguradoras y empresas pagadoras. Al crear o modificar un pagador puede guardar, además de sus datos fiscales y postales, un teléfono y un comentario. El teléfono aparece también en el listado, después de Código postal; el comentario se consulta desde la ficha del pagador. El botón Importar permite:- descargar un fichero de ejemplo;
- completar los datos;
- subir el Excel;
- revisar el resumen.
Reglas de cobertura (límites de actos y autorizaciones)
Si su centro tiene activada la preferencia Limites de cobertura por pagador (solicítela a soporte si no la ve), al modificar un pagador ya creado —excepto el PRIVADO— el formulario muestra la sección Reglas de cobertura (límites de actos y autorizaciones). Sirve para reflejar los límites que la mutua aplica a sus asegurados (por ejemplo “solo cubre 1 consulta al mes” o “máximo 20 sesiones al año”) y qué actos exige autorizar, para que Nubidoc avise o impida citar cuando corresponda. Cada regla se compone de:- Ámbito: Cualquier acto del pagador, una Familia de prestaciones o una Prestación concreta. El grupo Prestación muestra el mismo catálogo filtrado de esa mutua que el bloque Marcado rápido y no mezcla actos de otros pagadores.
- Tope de actos y Periodo: máximo de actos cubiertos por Mes natural, Año natural, Últimos N días (con esta última aparece el campo N días (ventana móvil)) o Año de póliza, que cuenta desde el aniversario de la Fecha de alta de póliza de la ficha de cada paciente. Si a un paciente le falta esa fecha, la regla no se puede evaluar para él y Nubidoc solo avisa, nunca bloquea.
- Días mín. entre actos: separación mínima entre dos actos del mismo ámbito. Puede usarse sola o junto al tope.
- Requiere autorización: marca que ese ámbito exige autorización expresa de la mutua. Puede usarse sola, sin tope ni días mínimos, y se ve como Sí en la columna Requiere autorización de la tabla.
- Modo: Avisar (el personal ve el aviso pero puede citar igualmente) o Bloquear (no se puede guardar la cita ni reservar online una vez alcanzado el límite).
- el formulario de cita avisa “Cobertura de Adeslas: la prestación ‘Consulta’ requiere autorización expresa del pagador y la cita no tiene la autorización concedida”, y muestra la casilla Autorización de mutua concedida y el campo Nº de autorización para registrarla en esa cita;
- al Registrar pago de la cita aparece el mismo aviso mientras la autorización no conste concedida —esté pendiente o denegada—, pero el cobro se puede registrar igualmente;
- vincular un volante de la mutua vigente en la fecha de la cita y del ámbito adecuado también cubre el requisito.
- el formulario de cita muestra un aviso del tipo “Cobertura de Adeslas: la prestación ‘Consulta’ supera el límite de 1 acto(s) en el mes 07/2026 (1 ya registrado(s))”, y si la regla es de tipo Bloquear la cita no se guarda;
- la ficha del paciente muestra el panel Cobertura con el consumo del periodo en curso (en rojo al llegar al tope);
- los avisos de la factura señalan las citas facturadas que exceden la cobertura (informativo: no impide emitir).
Autorizaciones de mutua (volantes)
Complemento de las reglas de cobertura para las mutuas que trabajan con autorizaciones o volantes: bloques concretos de sesiones concedidos al paciente con nº de autorización y fecha de caducidad. Se activa con la preferencia Autorizaciones de mutua (volantes) (independiente de la de límites; solicítela a soporte). A diferencia de las reglas —que se definen una vez por pagador—, las autorizaciones se registran por paciente desde su ficha (sección “Autorizaciones de mutua”) y se consumen cita a cita con el selector Autorización mutua del formulario de cita. Nubidoc avisa cuando quedan pocas sesiones o la vigencia está a punto de caducar (“valore pedir la renovación”), sin bloquear el guardado. Ver las secciones correspondientes en Pacientes y Agenda.Prestaciones
Las prestaciones representan los servicios que se utilizan en las citas. Al crear o editar una puede definir:- nombre;
- descripción;
- duración;
- precio;
- tipo de IVA;
- color;
- servicios o especialidades;
- centros;
- pagadores, cuando proceda.
Importar prestaciones
Desde Prestaciones > Importar puede cargar un Excel para crear o actualizar prestaciones y precios. Antes de importar:- descargue el ejemplo disponible;
- revise los centros seleccionados;
- compruebe los códigos de pagador cuando trabaje con aseguradoras;
- revise el resumen final.
Buscar por centro y pagador
En el buscador de prestaciones:- seleccione uno o varios Centro;
- si aparece, seleccione Pagador;
- pulse Buscar.
Facturables
Los facturables son productos o servicios que se añaden a las facturas pero no necesitan duración de agenda. Utilice prestaciones para servicios con cita y facturables para conceptos exclusivamente económicos.Bonos
En Bonos se mantienen los tipos que después se venden o asignan a pacientes. El campo Pagador(es) permite limitar un bono:- vacío: disponible para cualquier pagador;
- con uno o varios valores: disponible únicamente para esos pagadores.
Beneficiarios de bonos
Active Permitir beneficiarios en bonos en las preferencias generales si el centro quiere que otras personas puedan consumir el bono del titular. Cuando está activa, las acciones del bono muestran Beneficiarios autorizados. Desde ahí puede añadir o quitar pacientes.Comisiones por número de citas
Si la opción Permitir Comisiones por Nº citas está disponible y activa, puede crear rangos desde Facturación y catálogo > Facturación > Comisiones por Nº citas. Cada rango define:- número mínimo de citas;
- número máximo, opcional;
- comisión en porcentaje;
- comisión total fija;
- orden.
Comisión predeterminada Centro -> Profesional
Si el centro tiene habilitadas las comisiones Centro -> Profesional, puede evitar repetir el mismo porcentaje para todas las prestaciones de un profesional:- Abra Administración > Equipo y accesos > Usuarios.
- Edite el profesional.
- Indique Comisión por defecto Centro -> Profesional (%) y guarde.
0 y 100. Déjelo vacío si el profesional no debe tener comisión predeterminada; escriba 0 si quiere dejar explícito que su comisión por defecto es cero.
Para una excepción, abra Administración > Facturación y catálogo > Precios > Comisiones Centro -> Profesional y configure la prestación concreta. Esa comisión específica, fija o porcentual, siempre tiene prioridad sobre el porcentaje predeterminado del profesional.
El porcentaje predeterminado se aplica a las prestaciones de las citas que no tengan una comisión específica. Cambiarlo no modifica comisiones ya calculadas en citas anteriores.
Modelo 349
La opción Habilitar Modelo 349 (operaciones intracomunitarias UE) muestra la herramienta cuando el centro necesita revisar operaciones intracomunitarias. Utilícela solo si su centro cumple los requisitos fiscales. Los ficheros descargados sirven como apoyo para revisión o intercambio con la asesoría; compruebe siempre el procedimiento oficial de presentación.Centros y recursos
Centros
Cada centro puede tener sus propios:- datos de contacto;
- datos fiscales;
- series de facturación;
- horarios;
- opciones de cita online;
- comunicaciones;
- almacenes y recursos.
Servicios
Los servicios agrupan profesionales y prestaciones por especialidad o área. Asigne a cada usuario los servicios que ofrece.Recursos
Los recursos representan salas, boxes o equipamiento que se reserva con una cita. Utilícelos para:- evitar solapamientos;
- ver ocupación;
- organizar espacios;
- planificar equipamiento compartido.
Dispositivos de firma
En Administración > Centros y recursos > Dispositivos firma puede registrar tablets destinadas a la firma presencial.Esta opción solo aparece si el centro tiene contratada la firma presencial.
Quién puede entrar
Hacen falta las dos cosas: que el centro tenga contratada la firma presencial y que el usuario tenga acceso a Administración. Quien no cumpla ambas no puede abrir la pantalla, ni siquiera con un enlace directo: el sistema responde “No tiene permisos para administrar los dispositivos de firma.” Es la misma pareja de condiciones que ya hacía falta para crear, modificar o eliminar dispositivos. Desde agosto de 2026 también se exige para verlos, porque la pantalla muestra el código de acceso de cada tablet, y ese código es una llave: quien lo tenga puede abrir en cualquier dispositivo las firmas pendientes del centro y ver los datos del paciente y el documento completo. Trátelo como una contraseña y, si ha circulado fuera del centro, use Regenerar código.Crear y preparar un dispositivo
- Pulse Nuevo dispositivo.
- Indique nombre y descripción.
- Elija icono y color, y deje el Estado en Activo.
- Pulse aceptar.
- Pulse QR y escanéelo con la tablet.
& se admiten con normalidad.
Los signos de menor y mayor —los que abren y cierran una etiqueta de página web— no se guardan: el
sistema los quita al guardar y conserva el resto del texto, igual que en el resto de campos de la
aplicación. Un dispositivo antiguo que los tenga en el nombre se sigue viendo con normalidad y se
puede regenerar, activar, desactivar o eliminar sin cambiarle el nombre antes.
Dar de baja un dispositivo
Hay dos formas de retirar una tablet, y no hacen lo mismo:- Eliminar (papelera roja): retira el dispositivo definitivamente. Pide confirmación y, al aceptar, desaparece del listado y su código de acceso deja de servir — quien lo intente verá “Código de acceso no válido o dispositivo inactivo”.
- Modificar (lápiz) y poner el Estado en Inactivo: el dispositivo se conserva en la lista, deja de ofrecerse al elegir a qué tablet enviar una firma y su código tampoco permite entrar. Puede reactivarlo cuando quiera.
Hasta agosto de 2026, el botón Eliminar no llegaba a borrar el dispositivo: pedía confirmación, no mostraba ningún error y parecía haber funcionado, pero el dispositivo seguía activo y su código seguía sirviendo. Si en su centro hay tablets que creía dadas de baja, revise el listado y vuelva a eliminarlas.
Enviar un documento a la tablet
- Abra el documento pendiente desde la ficha del paciente.
- Pulse la acción de firma.
- Elija Firmar aquí o una tablet.
- El paciente revisa el documento y firma en el dispositivo.
- Al finalizar, el documento se actualiza en Nubidoc.
Equipo y accesos
Buscar usuarios
La pantalla permite combinar filtros como:- nombre;
- primer apellido;
- nombre corto;
- email;
- perfil;
- centro;
- servicio;
- estado;
- etiquetas.
Crear un usuario
- Pulse Nuevo.
- Complete los datos personales.
- Seleccione el rol o perfil.
- Asigne centros y servicios.
- Defina si utiliza agenda y cita online.
- Guarde.
Comisión predeterminada del profesional
En la ficha de un profesional puede aparecer el campo Comisión por defecto Centro -> Profesional (%) cuando el centro tenga activada esta funcionalidad. Es una forma rápida de establecer el mismo porcentaje para sus prestaciones habituales. No sustituye las excepciones por prestación: las que se mantengan en Facturación y catálogo > Precios > Comisiones Centro -> Profesional son las que se aplican primero. El valor0 es válido; vacío significa que no se usará una comisión predeterminada.
Importar usuarios
El botón Importar permite el alta desde Excel. El fichero necesita nombre y apellido1. Puede incluir nombre corto, número de colegiado, teléfono, email, DNI, dirección y perfil. Antes de importar:- descargue el ejemplo;
- elija el perfil por defecto;
- seleccione el centro principal cuando corresponda;
- revise el resumen de filas creadas y omitidas.
Servicios del usuario
Servicio(s) / Especialidad(es) permite asignar uno o varios servicios. Para quitar todos, elimine la selección y guarde.Compartir agenda con
Este campo permite elegir qué usuarios pueden compartir la agenda del profesional. El propio usuario no aparece como opción.Horarios
Los horarios definen cuándo trabaja un profesional y qué huecos pueden ofrecerse online. Al crear un periodo, revise:- centro;
- días y horas;
- fecha de inicio;
- fecha de fin;
- disponibilidad para cita online;
- vacaciones y festivos.
Geolocalización
La ficha del usuario puede incluir un mapa del área de trabajo. Si quiere centrarlo en la ubicación actual, permita la geolocalización para Nubidoc en el navegador y vuelva a abrir la pantalla. Si no concede el permiso, puede continuar utilizando el formulario.Foto del usuario
La preferencia Permitir imagen de usuario en perfil controla si el equipo puede mantener su avatar. Desactivarla no borra las fotos: mientras esté en No, se muestra la imagen predeterminada.Bloqueo por intentos fallidos
Después de varios intentos incorrectos, el acceso puede bloquearse. El usuario recibe un enlace Desbloquear cuenta:- no cambia la contraseña;
- caduca a las 24 horas;
- deja de funcionar después de utilizarse;
- puede volver a solicitarse desde el acceso.
Roles y privilegios
Los roles agrupan los permisos que necesita un tipo de usuario, por ejemplo Administrador, Doctor o Administrativo. Para mantenerlos:- abra Administración > Equipo y accesos > Roles/Privilegios;
- cree o seleccione un rol;
- marque las acciones permitidas;
- guarde;
- asigne el rol a los usuarios correspondientes.
- historia clínica;
- datos adjuntos;
- facturación;
- eliminación de información;
- administración;
- exportaciones;
- WhatsApp y comunicaciones.
Comunicaciones
Plantillas de envíos
En Administración > Comunicaciones > Plantillas envíos puede crear plantillas de:- Email;
- Texto simple;
- WhatsApp.
Metatags visibles
Los metatags son marcadores que el usuario inserta desde la leyenda de la propia pantalla. Por ejemplo:- %patientname%;
- %customername%;
- %appodate%;
- %bonusname%;
- %appoprice%.
Previsualizar
Pulse el icono del ojo para ver el mensaje con los datos del destinatario. Si algún dato está vacío, su espacio puede quedar en blanco.Plantillas de WhatsApp
Las plantillas aprobadas por el proveedor pueden incluir huecos numerados. Al editarlas:- seleccione la plantilla;
- asigne a cada hueco un dato desde la leyenda;
- compruebe la previsualización;
- guarde.
Importar HTML
En una plantilla de tipo Email, pulse Importar archivo HTML para cargar un fichero .html o .htm. La importación sustituye el contenido actual del editor. Importe primero y realice después los ajustes y metatags. Las imágenes y estilos se adaptan para mejorar la compatibilidad con programas de correo. Aun así, pruebe siempre la plantilla en los gestores que utiliza su público.Reglas de envío de plantilla
En Administración > Comunicaciones > Reglas envío plantilla puede decidir qué plantilla corresponde a una cita. Cada regla permite seleccionar:- Tipo: SMS, Email o WhatsApp;
- Condición1;
- Condición2, opcional;
- Plantilla de envío.
Aviso cuando la cita cambia de fecha
En las preferencias de comunicaciones, Aviso cuando la cita cambia de fecha permite elegir una plantilla. Se envía cuando:- la cita tiene paciente;
- cambia el día o la hora;
- la cita no está cancelada;
- existe una plantilla seleccionada.
WhatsApp con cuenta propia
Si el módulo está contratado, abra Administración > Comunicaciones > WhatsApp (cuenta propia). La pantalla permite elegir Gupshup o Meta (WhatsApp Cloud API) e introducir las credenciales que muestra el formulario. Después:- guarde la configuración;
- pulse Enviar prueba;
- elija texto libre o una plantilla aprobada;
- compruebe el resultado.
Historia clínica
Plantillas y consentimientos
Puede crear plantillas HTML o Word para informes, documentos y consentimientos. Al preparar una plantilla:- inserte los metatags desde la leyenda;
- revise quién debe firmar;
- guarde una plantilla Word antes de abrir su documento o subir el .docx;
- pruebe la impresión y la firma.
Seleccionar profesional firmante al imprimir
La preferencia Seleccionar profesional firmante al imprimir añade un selector antes de generar documentos para firma. El profesional elegido aporta su nombre, número de colegiado y firma digitalizada. Si la opción está desactivada, se utiliza el usuario que ha iniciado sesión.Permisos de acceso
En Administración > Historia Clínica > Permisos de acceso defina, para cada perfil, qué tipos de documento puede:- no ver;
- ver;
- crear o modificar.
La plantilla del email de acceso
Bajo el texto “Seleccione la plantilla para el envío de permisos de acceso:” elija con qué plantilla se envía al paciente el correo con sus credenciales. El desplegable ofrece sus plantillas (Mis plantillas) y la genérica Instrucciones de acceso a la carpeta medica (Plantilla genérica). Ese correo lleva el enlace de acceso y la contraseña, así que la plantilla debe incluir%urlpermissionaccess% y %permissionpassword%. Si falta el enlace, Nubidoc descarta la plantilla y envía el texto por defecto, para que el paciente reciba siempre algo con lo que entrar. Para redactar la suya, duplique la genérica y cambie el texto sin tocar esas etiquetas; si la crea desde cero, marque su Propósito como Acceso a la carpeta médica para que aparezca aquí.
La llave digital no se envía por correo: viaja al almacén de llaves y el portal la recoge sola. Si su centro tiene vacía la dirección del almacén, Nubidoc añade la llave al final del mensaje automáticamente.
Un caso aparte: si alguien cambia o borra la plantilla mientras usted tiene la pantalla abierta, al crear el permiso verá un aviso y no se creará. Es deliberado: un permiso creado sin su correo no se puede recuperar. Recargue la página y vuelva a intentarlo.
Las plantillas de propósito Firma de documentos ya no se ofrecen en esta pantalla, porque no llevan esas credenciales. Si tenía una elegida de antes, se sigue mostrando y funcionando igual.
Perfil del portal del paciente
En la parte inferior puede elegir Perfil de acceso por defecto para el portal del paciente. El perfil seleccionado se asigna a los nuevos pacientes que utilizan el portal. Los pacientes existentes conservan su perfil hasta que se cambie de forma expresa. Revise que el perfil permita únicamente los documentos y adjuntos que el paciente debe consultar.Pacientes
Campos adicionales
En Administración > Pacientes > Campos adicionales puede ampliar la ficha con información propia del centro. Cada campo puede ofrecer:- Habilitar filtro;
- Acciones paciente;
- Acciones cita.
Listas de valores
Las listas permiten crear opciones propias para los campos adicionales. Puede:- crear una lista;
- cambiar su nombre;
- añadir, modificar o eliminar valores;
- organizar valores en niveles mediante Padre;
- utilizar Raíz / sin padre para el primer nivel.
Justificantes de asistencia
En Pacientes > Justificantes de asistencia puede mantener modelos HTML o Word. Al imprimir desde una cita:- si no hay modelos, se utiliza el estándar;
- si hay uno, se utiliza directamente;
- si hay varios, se muestra un selector.
Envíos
La sección Envíos permite consultar el histórico de email, SMS, WhatsApp y avisos.Buscar
Puede filtrar por:- tipo;
- estado;
- paciente;
- número de historia clínica;
- cita;
- creador;
- fechas;
- campaña.
Estados
- Pendiente: todavía no se ha procesado.
- Pendiente aprobación: necesita revisión de un usuario.
- Enviada: el proveedor ha aceptado el envío.
- Recibida o entregada: el destinatario la ha recibido cuando el canal informa de ello.
- No enviada: faltan datos o el paciente no permite ese canal.
- Error: ha ocurrido un problema durante el envío.
- Cancelada: se ha descartado antes de enviar.
Propuestas pendientes de aprobación
Una propuesta externa no se envía hasta que un usuario la revise. Desde Acciones puede:- editar el asunto o el cuerpo cuando esté permitido;
- Aprobar envío;
- Descartar propuesta.
Ver, imprimir y exportar
- Ver: abre la comunicación con su formato original.
- Imprimir: genera una versión para imprimir.
- Exportar a excel: descarga el listado filtrado.
Avisos de saldo
Los bonos de SMS y WhatsApp pueden enviar avisos al email del centro cuando quedan:- 100 unidades;
- 50 unidades;
- 10 unidades;
- 0 unidades.
Auditoría
La auditoría permite revisar quién cambió información importante y cuándo.Buscar cambios
Filtre por:- tipo de acción;
- usuario;
- Nº HC del paciente;
- ID de cita;
- origen;
- fecha desde y fecha hasta.
- citas y sus prestaciones;
- facturas y sus líneas;
- centros;
- usuarios;
- pagos online;
- pacientes y otros registros relevantes.
Email entrante
Si la función está disponible, Administración > Email entrante permite importar mensajes de uno o varios buzones.Añadir un buzón
Pulse Añadir buzón y complete los campos visibles:- nombre;
- email;
- servidor y puerto;
- tipo de conexión;
- carpeta;
- usuario y contraseña;
- estado activo;
- periodo inicial;
- opciones después de importar;
- usuario responsable.
Importar y revisar
Importar ahora trae los mensajes recientes sin esperar a la actualización automática. Cuando el remitente coincide con el email de un paciente, el mensaje puede asociarse a su ficha. Los adjuntos quedan disponibles en el detalle. La pantalla Correos importados permite filtrar por buzón, estado, clasificación, texto, fecha y asociación con paciente.Reglas de ruido
Puede marcar como ruido newsletters, respuestas automáticas, rebotes o remitentes concretos. La opción Reaplicar reglas actualiza los mensajes ya importados según la configuración actual. Use una contraseña de aplicación proporcionada por su servicio de correo siempre que sea posible.Formularios
La preferencia Formularios personalizables muestra la sección Formularios cuando está disponible. Desde ella puede:- crear cuestionarios;
- editar y publicar;
- enviarlos a pacientes;
- asociarlos a campañas;
- revisar respuestas y estadísticas.
Programa de recomendaciones
Si la opción Recomienda y gana aparece en el menú, puede:- copiar su código;
- copiar el enlace de registro;
- preparar un mensaje para WhatsApp o email;
- enviar una invitación;
- consultar registros y recompensas.
Inteligencia artificial
Activar para el centro
La preferencia visible Habilitar IA controla el acceso general a las funciones de IA. Cada usuario necesita además un plan activo. Cuando está disponible, pueden aparecer:- asistente en historia clínica;
- ayuda en editores;
- indicador de uso;
- pestaña IA en el perfil;
- transcripción de videoconferencia, si el usuario la activa y obtiene el consentimiento necesario.
Perfil > IA
La pestaña muestra:- plan;
- créditos disponibles y utilizados;
- fecha de renovación;
- estilo e idioma;
- transcripción de videoconferencia;
- instrucciones rápidas personales;
- gestión del plan.
IA en plantillas de email
El botón IA del editor puede proponer o mejorar contenido. Revise siempre:- texto;
- datos del centro;
- metatags;
- enlaces;
- tono;
- previsualización en escritorio y móvil.
Seguridad y buenas prácticas
- Cree un usuario diferente para cada persona.
- Asigne el rol con el menor acceso necesario.
- Revise periódicamente usuarios inactivos.
- No envíe contraseñas, tokens ni certificados por canales no seguros.
- Utilice pruebas antes de activar correo, WhatsApp o integraciones.
- Mantenga actualizados los consentimientos y preferencias de los pacientes.
- Revise la auditoría después de cambios sensibles.
- Compruebe los límites y pagos desde Mi suscripción.
- Documente internamente quién administra facturación, comunicaciones y permisos.