Administración

Consulta de precios para recepción

Da al personal de recepción una pantalla de solo lectura con los precios vigentes, sin abrirle toda la Administración. La entrada Consulta precios aparece como última opción del submenú Agenda, y abre en el panel principal la tabla de precios. Hacen falta dos cosas, y las dos se preparan aquí:

Preferencia del centro: Administración → Centro → Preferencias generales → Agenda → Consulta de precios para recepción. Está apagada por defecto; mientras esté apagada no hay entrada de menú ni pantalla, aunque el rol tenga los permisos.
Permisos del rol: Administración → Equipo y accesos → Roles/Privilegios, bloque CONSULTA DE PRECIOS:
- Ver precios de pagador privado: los precios que paga el paciente (el pagador PRIVADO).
- Ver precios de aseguradoras: los precios de las mutuas, con el filtro por pagador en pantalla.

Los dos nacen desactivados y los trae marcados el perfil Administrador. Un rol nuevo no los tiene hasta que se marcan. Con solo Ver precios de pagador privado no se pinta el filtro: la pantalla enseña únicamente el PRIVADO. Con solo Ver precios de aseguradoras, solo las mutuas. Con los dos, todo y el filtro con PRIVADO y Todos los pagadores. El alcance lo decide el servidor: un filtro pedido a mano (una mutua que el rol no puede ver, un pagador de otro centro) nunca devuelve filas de más, y sin ninguno de los dos permisos la dirección responde No tiene permisos para ver esta pantalla. La pantalla no crea, modifica ni borra precios: eso sigue en Administración → Facturación y catálogo → Precios, con el permiso de administración. Tampoco cambia los permisos Gestionar precios ni Ver Precios Citas, que son otra cosa (los datos maestros y el importe de una cita). Paso a paso, en Consultar los precios de los tratamientos privados (recepción).

Prestación en la tabla de pagos de la cita

La preferencia Prestación en la tabla de pagos de la cita está en Administración → Centro → Preferencias generales → Agenda. Apagada por defecto; la enciende soporte en los centros que la piden. Con la opción activa, en Acciones sobre cita el panel Pagos añade entre Pagador y Comentario una columna Prestación con las prestaciones de la cita: las mismas que la fila Prestaciones:, incluidas las que cubre el bono y la cantidad cuando hay varias unidades. Todos los pagos de esa tabla son de la cita, así que la columna repite el mismo texto también en los cobros que llegaron por una factura. No cambia las tablas de pagos de la factura, el presupuesto, el bono ni la actividad, y no da acceso al panel Pagos a quien no tiene permiso para ver precios. Detalle en Agenda.

Prestaciones también en «Otros facturables» de la cita

La preferencia Ofrecer también las prestaciones en «Otros facturables» de la cita está en Administración → Centro → Preferencias generales → pestaña Otras, grupo Agenda y actividades. Viene desactivada. Con la opción activa, el desplegable Otros facturables del formulario de cita muestra, en una sola lista ordenada como Prestación, las prestaciones normales además de los facturables de solo factura. Lo que se elige ahí se factura igual, con su precio y sus comisiones, pero no suma duración a la cita. Está pensada para un centro con un único catálogo de prestaciones: la principal se elige en Prestación (marca el tiempo) y las demás en Otros facturables. Solo se nota si el formulario de cita muestra el campo Otros facturables, algo que decide la preferencia Mostrar campo “Otros facturables” en la cita (activada de fábrica). Detalle en Agenda.

Copiar las notas al pegar una cita

La preferencia Copiar las notas al pegar una cita está en Administración → Centro → Preferencias generales → pestaña Otras, grupo Agenda y actividades. Nace apagada y no está activada en ningún centro: la enciende la clínica cuando la quiere. Al copiar una cita en el calendario o en el planificador y pegarla en otro horario, la cita nueva nace sin las notas internas de la original. Con la opción activa, la cita pegada las conserva tal cual; el estado, el cobro, el importe pagado y el aviso al paciente se siguen reiniciando igual, y las notas del paciente (las que escribió al reservar) se copian como siempre. No cambia nada más: Crear copia de cita, desde la ficha del paciente y el banner de citas de la historia clínica, ya conservaba la nota; cortar y pegar (mover una cita) tampoco la toca; y los huecos que se reciclan al anular una cita o al liberar una reserva sin pagar nacen siempre sin nota, aunque la preferencia esté activada. Detalle en Agenda.

Preparar el piloto de laboratorio protésico

El piloto se activa para cada clínica desde la plataforma; no queda activado al publicar una versión. Solicite su habilitación a soporte. La clínica no tiene un interruptor para encenderlo por su cuenta. Una vez habilitado, Administración → Laboratorio protésico permite gestionar laboratorios y tipos de trabajo con permiso de gestión. En Preferencias generales → Agenda se configura el margen de aviso de entrega (de 1 a 30 días, 7 por defecto) y la identificación del paciente en prescripciones: código del trabajo por defecto, iniciales o nombre completo. Revise los datos del centro y del facultativo antes de enviar una prescripción. En el formulario del profesional, Comisión neta de laboratorio aparece cuando están habilitadas las comisiones y se tiene permiso para configurar profesionales. Marcarla afecta a comisiones porcentuales, no a importes fijos ni precios del paciente. Los permisos de consulta/gestión de laboratorio y el permiso para ver comisiones son independientes; conceda solo lo necesario.

Facturas automáticas al cobrar citas

En Administración → Centro → Preferencias generales → Facturación → Comportamiento puedes activar Generar factura al completar el pago de una cita, desactivado por defecto. Los pagos activos deben sumar el importe exacto de la cita. La opción Emisión de facturas generadas al cobrar citas permite dejarlas en borrador, emitir todas o emitir solo si el paciente tiene facturas emitidas anteriores en esta clínica. Consulta Facturar automáticamente al cobrar una cita para las condiciones y los avisos de revisión.

Acceso interno de plataforma

Los usuarios Master Admin acceden desde el menú principal a SYSTEMADMIN. La cuenta histórica de administración utiliza también el menú actual: en SYSTEMADMIN → Inicio puede consultar el panel de versiones. La actualización de esta interfaz conserva su contraseña y sus permisos; la cuenta debe estar activa. Esta función está reservada a soporte de plataforma.

Altas recientes (clientes en periodo de prueba)

SYSTEMADMIN → Altas recientes reúne en tarjetas a los clientes que se han dado de alta y todavía no tienen activado «Generar factura». Cada tarjeta lleva la fecha de alta con un color (verde con menos de 10 días, naranja entre 10 y 15, rojo con más de 15), el contacto en el CRM, los datos de la tabla de Clientes y lo que ha hecho el cliente en la aplicación. Por defecto se ven las altas activas de los últimos 60 días; Alta desde, Alta hasta y Activo cambian el filtro. El contacto sale como Contacto creado, Contacto existente (altas antiguas) o Sin contacto:

Con contacto, Abrir contacto abre la ventana de acciones de ese contacto, la misma que al pulsar un paciente o contacto en cualquier listado.
Sin contacto, Crear contacto hace lo mismo que Generar lead en Clientes, y Asociar contacto sirve cuando la persona ya estaba en el CRM (por ejemplo, porque pidió una demo antes de darse de alta): abre el buscador de contactos y pacientes (por nombre, apellidos, teléfono, email…), y al elegir uno y pulsar aceptar pide confirmación y lo asocia a ese cliente. En Nubidoc se crea también el seguimiento en el CRM, igual que con Crear contacto.
Si la misma persona se dio de alta dos veces, su contacto ya estará asociado a la otra alta. Entonces Crear contacto, Asociar contacto y Generar lead avisan de a qué cliente está asociado y preguntan si lo pasa a este: si acepta, queda asociado al cliente nuevo y el anterior se queda sin contacto. Cada contacto se asocia a un solo cliente.
Abrir contacto y Asociar contacto solo salen si ha entrado en la cuenta de Treebole, que es donde están los contactos del CRM.

Cada tarjeta lleva además el botón borrar, el mismo que tiene la fila del cliente en Clientes: avisa de que la operación no se puede deshacer, pide una clave de 2 cifras y, al confirmarla, la cuenta queda marcada como borrada y sus datos personales se anonimizan. Al terminar, la tarjeta desaparece de la pantalla; si cierra la ventana con Cancelar, la X o Escape, no se borra nada. Ese botón no se ofrece en la ficha del cliente que se abre desde las acciones de un paciente.

Aclaraciones y derivación del chatbot de WhatsApp

En SYSTEMADMIN → Conocimiento del chatbot → Indicaciones de atención, soporte de plataforma puede configurar por clínica dos aclaraciones (centro y servicio) y cuatro motivos de derivación (urgencia, queja, datos clínicos personales y gestión de pagos). Las seis opciones están apagadas inicialmente. Guardarlas no activa ningún canal. Con la aclaración de centro activada, el diálogo de WhatsApp pregunta por la sede sólo cuando le falta ese dato para contestar. Muestra las sedes activas de la clínica y acepta el número o el nombre de una sola opción. La elección se usa para esa consulta y no cambia el centro asignado a la conversación. La aclaración de servicio se limita a preguntas como «¿Cuánto cuesta?», «¿Qué precio tiene una consulta?» y «Quiero información sobre un servicio», cuando falta información y hay entre dos y ocho servicios publicados que se pueden distinguir. No elige un tratamiento a partir de síntomas ni resuelve tarifas contradictorias. Puede pedir centro y servicio una vez cada uno; ante una elección inválida repite la pregunta una vez y, si sigue sin poder aclararla, deriva a una persona. Los motivos de derivación reconocen expresiones concretas: «No puedo respirar», «Quiero poner una queja», «Estoy tomando un medicamento» o «Me han cobrado dos veces». Una «cita urgente», una pregunta general sobre tratamientos, «¿Aceptáis tarjeta?» o una consulta de precios no activan por sí solas esos motivos. Estas reglas no son una valoración médica ni detectan todas las situaciones posibles. Las aclaraciones requieren el diálogo de WhatsApp; la derivación por estos motivos también funciona en el bot anterior de WhatsApp. No se aplican a voz. El control humano y los canales apagados siguen impidiendo respuestas automáticas. El modo test registra una simulación sin enviar, pausar ni asignar la conversación. Si aparece un aviso de que otra sesión cambió los ajustes, pulse Recargar y revise los valores antes de guardar de nuevo.

Corregir una respuesta del Asistente de IA

En SYSTEMADMIN → Asistente, si una consulta automática queda en Necesita atención o pendiente de revisión, seleccione la consulta y pulse Pedir otra propuesta. Escriba la corrección en Notas internas. El asistente la tendrá en cuenta en esa nueva propuesta aunque deje seleccionada la opción No guardar como conocimiento. Si quiere reutilizar la indicación en futuras consultas, elija expresamente Recordar y su ámbito. En modo automático solo se envían respuestas de consulta; el asistente no aplica cambios.

Bonos de SMS y WhatsApp: cuándo se gasta una unidad

La unidad del bono se descuenta solo cuando el proveedor de mensajería acepta el mensaje. Si el envío no se puede hacer (el proveedor lo rechaza o hay un corte de conexión), no se gasta ninguna unidad, ni en el primer intento ni en los reintentos automáticos. Un SMS de más de 160 caracteres se parte en dos mensajes y gasta dos unidades. Si el bono en uso se queda corto, la unidad que falta sale del siguiente bono con saldo, y el aviso de saldo se calcula sobre el total. Para que un SMS gaste una sola unidad, acorte el texto de su plantilla. Un fichero enviado por WhatsApp desde la bandeja (una imagen, un audio o un documento) también gasta una unidad, con la misma regla: solo cuando el proveedor lo acepta. Para enviarlo hace falta un bono de WhatsApp con saldo, o la cuenta propia de WhatsApp de la clínica (esa no gasta bono); si el saldo está agotado, el fichero no se envía y aparece el mismo aviso que al intentar escribir un mensaje. Igual que el texto, solo se puede enviar dentro de las 24 horas siguientes al último mensaje del paciente.

Remitente de los SMS

Desde el 15 de septiembre de 2026 los operadores bloquean los SMS a España cuyo remitente no esté inscrito en el Registro de Alias de la CNMC o verificado con el proveedor. Por eso los SMS de la clínica salen con el nombre de la plataforma, inscrito por Nubidoc, y no con el teléfono de la clínica. A un remitente con nombre el paciente no le puede contestar por SMS ni llamar. Ponga el nombre y el teléfono de la clínica en el texto de la plantilla con %centername% y %phonenumber%, por ejemplo: «%centername%: le recordamos su cita… Para confirmar o cambiarla llame al %phonenumber%». Evite pedir que se conteste «por WhatsApp o SMS». Si quiere que los SMS salgan con el teléfono de la clínica, pídalo al soporte de Nubidoc: el titular de la línea tendrá que verificarla con un código que recibe en ese teléfono.

Consultar saldo y consumo de WhatsApp

Si administra la clínica, abra Administración → Comunicaciones → Saldo y consumo. La pantalla indica si la clínica utiliza bonos de mensajes, un número gestionado por Nubidoc o un proveedor contratado directamente. Los bonos, los créditos de voz y el saldo en euros son independientes. Si paga al proveedor directamente, no se muestra un saldo EUR ficticio. Si utiliza bonos compartidos, verá los mensajes incluidos, disponibles y consumidos de sus bonos vigentes. Comprar bonos habituales abre la tienda; los bonos caducados no se suman a este resumen. Con un monedero gestionado puede consultar el disponible, las reservas, el gasto del período y una posible deuda por reverso. Filtre los movimientos por fecha, centro, dirección, tipo o estado; abra un detalle o exporte el CSV. La dirección se aplica a movimientos de mensajes. Las fechas del filtro siguen la hora de Madrid y el detalle indica también UTC. Desconocido significa que todavía no hay un importe acreditado; no significa cero. Si el proveedor comunica o corrige su coste más tarde, se revisa dentro de la plataforma; el cargo ya cotizado y el saldo de la clínica no cambian por esa corrección. La pestaña Recargas permite preparar recargas de simulación cuando la clínica dispone de condiciones de prueba y pasarela configuradas. Consulte el estado del pedido después de volver de la pasarela: el retorno por sí solo no acredita saldo. La recarga real solo aparece tras aprobar para esa clínica y producto las condiciones comerciales y fiscales, el recurso y la pasarela. La confirmación del cobro inicia la emisión de la factura y el consumo posterior no crea otra. El administrador de la clínica puede descargarla desde Recargas cuando conste como emitida. La emisión no la envía automáticamente a la dirección del paciente técnico de facturación. La consulta del pedido permite volver a localizarlo por su referencia y separa los estados del cobro, del saldo y de cada documento. Muestra los identificadores de la factura original y de las correcciones, cuando se han emitido. Los identificadores por sí solos no conceden acceso. Cada documento emitido tiene su botón de descarga; en simulación se marca como PDF de prueba sin validez fiscal. Al confirmarse una recarga de simulación, se crea una factura de prueba por la recarga; el consumo posterior no genera otra. Una devolución o disputa genera una rectificativa de prueba por la parte afectada, y una disputa ganada registra su corrección. Estos documentos se identifican como pruebas y no sirven como facturas de la actividad real. Si soporte pausa un número gestionado, se bloquean nuevas recargas y nuevos intentos de envío para ese número y contrato. Los pagos ya iniciados, las devoluciones y los mensajes en curso siguen conciliándose. El saldo y el historial permanecen visibles. La reanudación de las pruebas exige revisar de nuevo la configuración; la clínica no puede activar el servicio real. El equipo de plataforma revisa cada alta por clínica, número y contrato. Comprueba la titularidad del negocio, quién paga el servicio, la relación con la cuenta y el número, la autorización para operar y el límite de gasto. Registrar esas referencias y aprobarlas son pasos distintos; si caducan o cambian los datos, debe repetir la revisión. Las pruebas ficticias no sirven para activar una cuenta real. El servicio real seguirá apagado hasta que se completen las aprobaciones externas y la configuración del proveedor. La clínica no tiene que realizar ninguna acción ahora.

Preparación por la administración de plataforma

En SYSTEMADMIN → Comunicaciones por cliente, un administrador principal selecciona la clínica y puede abrir Alta WhatsApp gestionado, Tarifas EUR (instalación) y Fiscalidad del monedero. Primero registra y publica el contrato; después registra el recurso, que nace desactivado. La credencial privada se vincula a su referencia mediante el equipo técnico. La plantilla se registra cuando la cuenta y su identificador están acreditados. El detalle del recurso permite revisar evidencias y bloqueos antes de activar, pausar o reanudar el servicio. La tarifa en EUR se publica para toda la instalación y el mismo tipo de libro; afecta a más clientes que la ficha desde la que se abrió. La configuración fiscal y la opción de recarga se revisan para el comprador concreto: la opción nace inactiva y solo se habilita tras registrar la aprobación de esa versión. Revocar la aprobación impide nuevas compras. Estos pasos no realizan cobros ni envíos por sí mismos. En Notificaciones, quienes tienen permiso económico ven el cargo y su estado en la lista y en el Excel. El detalle del movimiento muestra el identificador de la notificación vinculada cuando existe. El acceso a los datos del paciente conserva los permisos clínicos habituales.

WhatsApp gestionado: recepción en simulación

La nueva modalidad con saldo en euros mantiene separados ese saldo y los bonos actuales de mensajes. Si una respuesta entrante no tiene saldo suficiente, queda registrada sin generar deuda ni un cargo al recargar más adelante. La recepción técnica y su registro económico pueden comprobarse en simulación. Todavía no se ha activado el servicio real para centros ni cambia el WhatsApp que utilizan hoy. No necesita realizar ninguna acción.

Simular créditos de comunicaciones

La baldosa Previsión de créditos WhatsApp es la última opción de Comunicaciones, también cuando aparecen las opciones de WhatsApp. El cálculo se abre dentro de Administración. Puede recalcular sin salir de la pantalla y regresar mediante Volver a Comunicaciones o la ruta superior. Un administrador puede entrar en Administración → Comunicaciones → Previsión de créditos WhatsApp. Seleccione ejemplo, categoría, país y cantidades de envíos/textos recibidos; pulse Calcular sin cargos. No envía mensajes, compra bonos ni modifica su saldo habitual. La referencia española de septiembre de 2026 es 1 crédito por utilidad, 2 por marketing y 0,2 por texto recibido atribuible. Un aviso y una respuesta recibida suman 1,2; una contestación saliente adicional necesita su tarifa. Servicio saliente, autenticación, otros países y condiciones desde octubre quedan pendientes de validar. Bonos previstos: 500 créditos por 30 EUR y 1.000 por 55 EUR, sin IVA ni opción de compra. Un crédito no equivale a una conversación. Los bonos vendidos como mensajes conservan sus condiciones; no se cobran recepciones anteriores. Si existe canal de prueba, consulte disponible, reservado, liquidado en sombra y últimas operaciones. Son datos de simulación separados del saldo contractual; no acreditan conciliación de facturas reales. Si la clínica paga al proveedor, Nubidoc no repercute de nuevo ese transporte; el coste del proveedor sigue existiendo. Finalidad y estado Activa conservan su significado. Categoría y estado Meta se consultan por cuenta e idioma; La indicación Consultar vinculación explícita y catálogo en Comunicaciones remite a la revisión por cuenta; el editor no deduce la cuenta de envío ni su categoría. Fuentes ficticias marcadas Simulación. Elegir categoría en el calculador no cambia la aprobada por Meta.

Revisar vínculos y costes de comunicaciones

La baldosa Vínculos y costes (plataforma) abre la consulta dentro de Administración. Cambiar cliente, guardar declaraciones, registrar decisiones e importar costes mantiene esta pantalla y actualiza el historial. Use Actualizar consulta para consultar de nuevo o Volver a Comunicaciones para regresar. Si una operación falla, el mensaje aparece en la propia pantalla y conserva los datos para revisarlos. En Administración → Comunicaciones → Vínculos y costes (plataforma), la administración de plataforma dispone de una pantalla por cliente para revisar qué cuenta, número, proveedor, pagador y contrato corresponden a cada recurso. El administrador de la clínica mantiene el cálculo y la consulta de Previsión de créditos WhatsApp; declarar relaciones o importar costes requiere administración de plataforma. Primero se declara la relación con una referencia a la evidencia revisada. La verificación es un segundo paso explícito, con pagador conocido. Si hay un error, se revoca la relación y se declara otra; el historial conserva quién hizo cada acción y cuándo. Una relación verificada permite trabajar en sombra, sin cambiar los envíos actuales. Los ejemplos ficticios conservan la marca Simulación. Las plantillas antiguas remiten a Consultar vinculación explícita y catálogo en Comunicaciones: la asociación acreditada se revisa en la pantalla de plataforma; el editor todavía no muestra automáticamente su categoría. Los costes se aportan como metadatos de operaciones ya registradas, indicando fuente, referencia de documento/línea/revisión, fecha, importe total y moneda. Coste observado es el dato inicial conservado; coste conciliado es la última revisión aportada. Ninguno cambia la tarifa ni el saldo de créditos. Un coste corregido conserva las revisiones anteriores, y deshacerlo exige otra revisión. Repetir exactamente una importación no duplica el coste; si los datos contradicen un registro o una corrección posterior, se revisa el lote antes de reintentarlo. Si falla una fila, no se importa ninguna del lote. La diferencia solo se muestra cuando existen ambos importes en la misma moneda. Un dato desconocido no significa cero y no se suman monedas distintas. Los bonos vendidos y los envíos habituales conservan sus condiciones: este circuito no habilita descuentos, cobros ni mensajes nuevos. Las pruebas con ejemplos ficticios permiten validar el funcionamiento. Para comprobar cuentas y facturas reales más adelante se necesitarán referencias de cuentas, números, pagadores y contratos, junto con extractos de 30–60 días. Esa información no bloquea el desarrollo ni requiere aportar nada ahora; no se necesitan contraseñas, códigos OTP ni conversaciones de pacientes.

Piloto interno de WhatsApp con Twilio

La plataforma puede preparar un piloto interno aislado con un número de Twilio ya verificado. Es una prueba técnica controlada: el receptor valida la firma del proveedor antes de guardar una entrada y el envío conserva los estados para que un resultado incierto no se reintente automáticamente. No es una función que active el centro ni una alternativa a su cuenta propia de WhatsApp. Solo se habilita con una vinculación explícita, configuración privada del equipo de plataforma y un número interno autorizado. No se usa con pacientes, no activa campañas ni automatizaciones y no modifica los envíos existentes de Gupshup o Meta. Hasta que la plataforma confirme que el piloto está listo, esta opción permanece apagada. La pantalla del piloto muestra siempre el modo efectivo del canal, que solo puede ser uno de tres: Desactivado (la autorespuesta está apagada, o este canal no es el del piloto; la atención sigue siendo la habitual, con una persona), Preparación sin envío (la autorespuesta está encendida pero el envío real del piloto no; las respuestas se preparan y quedan reservadas, sin que salga nada ni haya coste) y Piloto real (las dos cosas están encendidas y lo que se despache sale de verdad y cuesta dinero). Junto al modo se ve el número emisor, los participantes autorizados con el teléfono parcialmente oculto, si el proceso automático funciona con normalidad, la cola de conversaciones pendientes, el presupuesto reservado y consumido, y el motivo por el que cada conversación se quedó sin respuesta. Con el piloto de Twilio activo, la bandeja avisa de que el envío que va a hacer es real, no una prueba, y muestra el número emisor. Antes de enviar cualquier respuesta pide una confirmación expresa que advierte de que no se puede retirar, y esa confirmación no es solo un aviso de pantalla: el sistema la vuelve a exigir por su cuenta antes de dejar salir el mensaje; cancelarla no envía nada. En el modo de pruebas la pantalla sigue avisando de que es una simulación y de que el coste mostrado es ficticio, no una factura real. Ante una consulta comercial con respaldo documental, el asistente prepara y envía un único mensaje con la información y los enlaces que corresponden a esa persona. Si la respuesta no está completa, no está clara, se contradice entre fuentes, o no cabría entera sin recortarla, el asistente no contesta: deriva la conversación a una persona del centro sin enviar nada. Instalar una versión nueva o una actualización de mantenimiento no enciende nada por sí solo. El piloto de transporte, las respuestas automáticas y las consultas comerciales con inteligencia artificial son tres interruptores independientes y los tres nacen desactivados. ¿Por qué la bandeja dice que el envío es real, si esto es un piloto? Porque con el piloto de Twilio activo, lo que se envía desde ese canal llega de verdad al teléfono del participante y tiene un coste real, aunque el circuito siga siendo interno y de prueba. Por eso la pantalla lo dice de forma expresa y pide confirmación antes de enviar.

Activar protocolos

En Preferencias generales → Otras, active Protocolos y conceda en los roles los permisos de consultar, ejecutar, ajustar y gestionar plantillas, por separado para los ámbitos funcional y clínico. La función y los nuevos permisos nacen desactivados. No conceden acceso adicional a historias, formularios, archivos o firmas. Consulte Trabajar con protocolos.

Configurar el envío de documentos con enlace y PIN

En Administración → Centro → Preferencias generales → Historia clínica, un usuario autorizado puede activar o desactivar Envío de documentos con enlace y PIN y elegir la Vigencia predeterminada del enlace. Los centros nuevos nacen con la función activada; los anteriores conservan su configuración. Desactivarla invalida los enlaces existentes. El aviso por email usa un texto fijo y neutro. Un archivo del paciente comprobado como administrativo puede recibir el PIN en otro email al mismo buzón; para documentos clínicos o de clasificación desconocida se necesita SMS o WhatsApp disponible. WhatsApp requiere contrato vigente, cuenta emisora compatible y plantilla externa aprobada y revisada para esa cuenta; guardar una preferencia no lo activa automáticamente. Consulte la guía de configuración y uso.

Elegir el tipo de archivo con el que abre Archivos externos

En Administración → Centro → Preferencias generales → Historia clínica, bloque Archivos, la opción Tipo de archivo inicial en Archivos externos decide con qué categoría se abre la galería Archivos externos de la historia clínica: Todos (valor de fábrica), Imágenes, Audio, Video, Documentos u Otros. La preferencia es del centro: se aplica a todos los usuarios, pacientes y centros de la cuenta, y solo la cambia quien puede editar las preferencias generales. Cada profesional puede cambiar de filtro en la vista que tiene abierta (también volver a Todos) sin alterar la configuración ni lo que ven los demás, y al volver a abrir la galería se recupera el tipo configurado. No hace falta que los usuarios vuelvan a iniciar sesión: el cambio se aplica en las siguientes aperturas. La categoría de cada archivo es la que ya usaba el filtro, por la extensión del fichero: una analítica adjuntada como imagen sigue estando en Imágenes. Además de las seis categorías, el desplegable ofrece, en un grupo aparte llamado Tipo de documento, los tipos de documento activos del centro (por ejemplo, Laboratorio). Con uno de ellos, la galería abre en la pestaña de ese tipo de la segunda fila y el botón Nuevo sube a ese tipo. Para que un tipo aparezca tiene que estar activo en el catálogo de tipos de documento del centro; si se desactiva después, la galería vuelve a abrir en Todos. La pestaña se puede cambiar en la vista abierta sin alterar la configuración.

Descripción

Administración reúne las opciones con las que el personal autorizado adapta Nubidoc al funcionamiento del centro. Desde aquí se gestionan los datos del centro, el equipo, los permisos, el catálogo, las comunicaciones, la historia clínica y las funciones contratadas. Las opciones visibles dependen del rol del usuario, del plan y de los módulos disponibles. Si una sección no aparece, puede que su perfil no tenga acceso o que esa función no forme parte de la cuenta.

Antes de empezar

Utilice un usuario personal con permisos de administración.
Revise cada cambio antes de aplicarlo, sobre todo en permisos, facturación y comunicaciones.
No comparta credenciales ni certificados.
Pruebe las configuraciones de correo, cita online e integraciones antes de utilizarlas con pacientes.
En equipos con varios administradores, acuerden quién mantiene cada área para evitar cambios contradictorios.

Organización de Administración

La navegación actual agrupa las funciones en tres áreas:

Suscripción y módulos

Mi suscripción: plan, módulos contratados, consumos, pagos y facturas de la cuenta.
Tienda de módulos: contratación de módulos, ampliaciones y bonos disponibles.

Módulos de pago añadidos en septiembre de 2026

En Tienda de módulos → Módulos de la plataforma hay cinco fichas nuevas, todas con Probar 7 días gratis:

Gestión avanzada de mutuas (14,90 €/mes). Al contratarla se activan de una vez las reglas de cobertura por pagador, las autorizaciones o volantes, las restricciones de mutua por profesional, los filtros de prestaciones por pagador, el Nº póliza aseguradora en la ficha del paciente y las liquidaciones por pagador. Al darla de baja se apagan todas.
Recordatorios por SMS. Añade el canal SMS a las pautas de recordatorio de cita. Los envíos consumen bonos de SMS, que se compran aparte en Ampliaciones y bonos.
Multicentro y sucursales. Varios centros bajo una misma organización, sucursales dentro de cada centro, agenda y horarios propios por centro, pacientes y citas de otros centros y tarifas distintas por centro.
Comisiones de profesionales. Tarifas y comisiones por profesional, comisiones entre profesional y centro y tramos según el número de citas. Además de contratar el módulo hay que conceder a los roles el privilegio de ver comisiones: sin él aparece el menú y los importes salen vacíos.
SEPA y Modelo 349. Remesa SEPA CORE desde la búsqueda de facturas, Modelo 349 de operaciones intracomunitarias y exportación de facturas a Classic Conta 6.

Si su centro ya venía usando alguna de estas funcionalidades, sigue igual: no se le desactiva nada ni se le cobra por ellas.

Configuración

Centro: datos de contacto, logotipo, preferencias, correo, cita online e integraciones disponibles.
Facturación y catálogo: pagadores, prestaciones, facturables, bonos, precios, impuestos, descuentos y series.
Centros y recursos: sedes, almacenes, servicios, recursos y dispositivos de firma.
Equipo y accesos: usuarios, roles, privilegios, etiquetas, horarios y tareas.
Comunicaciones: plantillas, recordatorios, reglas de envío y consulta de saldo y consumo de WhatsApp cuando corresponde.
Pacientes: campos adicionales, listas de valores y otras opciones de la ficha.
Historia clínica: tipos de documentos, plantillas, consentimientos y permisos.
Configuración de listados: dos apartados — qué columnas salen al imprimir cada listado de búsqueda, en qué orden, la orientación del papel y la fila de totales (ver Impresión de listados), y qué columnas salen al exportar cada listado a Excel, en qué orden y con qué cabecera (ver Exportación de listados a Excel).

Supervisión y herramientas

Envíos: histórico de emails, SMS, WhatsApp y avisos.
Auditoría: consulta de cambios realizados en información relevante.
Notas: gestión de avisos internos.
Otras herramientas contratadas, como formularios o email entrante.

Centro

Datos de contacto y facturación

Esta pantalla guarda los datos de la cuenta de su centro en Nubidoc. Su cabecera lo dice: Datos del cliente de Nubidoc (o Datos del cliente de Treebole Clínicas). Mantenga actualizados el nombre, la dirección, el teléfono, el email y los datos fiscales. Los datos fiscales son aquellos a los que Nubidoc emite sus facturas de cuota, módulos y servicios. No son el emisor de las facturas que su centro hace a sus pacientes: ese sale del centro, en Administración → Centros y recursos → Centros → Modificar, campos Nombre Facturación y CIF. Paso a paso en Cambiar el nombre fiscal o el NIF de mis facturas. Excepción, solo para una cuenta recién creada: si su centro todavía no ha emitido ninguna factura, tiene un único centro y ese centro aún no tiene datos fiscales propios (ni Nombre Facturación, ni dirección de facturación, ni otro CIF), el primer guardado de esta pantalla copia también el nombre completo, el CIF y la dirección al centro, para que sus primeras facturas no salgan con el nombre corto. Los guardados siguientes ya no lo tocan. Para guardar cambios necesita el permiso Modificar datos del centro. Si no ve la opción o aparece un aviso de permisos, solicite el acceso a quien administra los roles de su centro. Si trabaja con varias sedes, revise los datos de cada centro por separado. Cinco de estos campos son los de la factura que Nubidoc le emite a usted:

Campo	Qué es
Nombre completo	El nombre fiscal con el que Nubidoc le factura. La propia pantalla lo aclara: (nombre fiscal con el que Nubidoc os factura). Si factura como sociedad, aquí va la razón social completa.
Cif/Nif	Nif o Cif de la empresa o profesional.
Dirección	Calle y número.
CP	Código postal.
Población	Población.

Nombre y Nombre completo no son lo mismo: el primero es el nombre corto que se ve dentro del programa, y el segundo es el que sale en las facturas que le emite Nubidoc. Si una de esas facturas sale a nombre equivocado, este es el campo que hay que revisar.

Revise sus datos de facturación

Los avisos que recibe su centro antes de que se le facture incluyen un bloque Revise sus datos de facturación con esos cinco campos tal y como están guardados en este momento. Un campo vacío aparece como Sin indicar. Puede corregirlos usted mismo en Administración > Centro > Datos de contacto y facturación. La factura se emite cuando se registra el pago, así que cualquier corrección hecha antes se aplica; una factura ya emitida no se modifica. Si algún dato del aviso aparece marcado con un asterisco, ese no se cambia en esa pantalla: su centro tiene una dirección de facturación propia, distinta de la de contacto, guardada aparte, y es la que se usa al facturar. Responda al correo y la corregimos nosotros.

Logotipo

En Administración → Centro → Logotipo puede cargar la imagen general que Nubidoc utiliza como marca del centro en los documentos y pantallas compatibles. La baldosa del menú se llama Logotipo; al abrirla, la ruta de la pantalla termina en Logo y la imagen actual aparece junto a la etiqueta Logo:. La imagen se sube una sola vez y se reutiliza en toda la cuenta. Para cambiarla, cargue una nueva. Este cambio no modifica los colores de la interfaz ni el logotipo particular de cada sede de una cuenta multicentro, que se gestiona desde Administración → Centros y recursos → Centros. Antes de guardar:

use una imagen nítida;
deje margen alrededor del logotipo;
compruebe su lectura sobre fondo claro;
prefiera PNG o JPG cuando vaya a utilizarse también en correos.

Preferencias generales

Las preferencias se organizan en pestañas como:

Agenda;
Usuarios;
Historia clínica;
Facturación;
Pacientes;
Otras.

Cada opción muestra su nombre visible y, cuando está disponible, un botón de ayuda con una explicación funcional.

Qué viene activado de fábrica

Hasta septiembre de 2026 casi todo llegaba apagado y había que pedir cada cosa por soporte. Desde esa fecha, un centro dado de alta a partir del 5 de septiembre de 2026 se encuentra ya activado el portal del paciente, los archivos del centro, las campañas a pacientes, las actividades y sesiones de grupo, las tareas del equipo, los festivos de la agenda, el motivo al cancelar una cita, compartir agenda entre profesionales, los avisos de protección de datos en la ficha, la exportación de pacientes con su historia, los formularios personalizables, los permisos de acceso del paciente (con su pestaña Archivos), importar de otro programa, el resumen diario por email de firmas pendientes (basta con que tenga destinatario configurado para que empiece a salir, sin activarlo aparte), y —en la cita online— que el paciente pueda elegir centro y elegir servicio. A un centro que ya existía no se le enciende nada de eso. Se decidió así a propósito: quien lleva tiempo trabajando tiene su pantalla como la quiere, y aparecerle de un día para otro pestañas, avisos y menús nuevos es un incordio, no una mejora. Cualquiera de esas opciones se activa cuando el centro la quiere, desde Administración → Preferencias generales → Otras o desde la Tienda de módulos según el caso, y si no la encuentra la pide a soporte. El resumen de firmas es un caso aparte: hoy no tiene ningún control en las pantallas del centro. Sus tres ajustes —que salga o no, la hora (de 0 a 23; vacío = 9:00) y el destinatario— los configura soporte, así que tanto empezar a recibirlo como cambiar la hora o el destinatario se piden a soporte. En un centro anterior al 5 de septiembre de 2026 tener destinatario no basta por sí solo: hay que activarlo además, y eso también se pide a soporte. Al centro que ya lo tuviera activado le sigue llegando igual. En todos los casos hace falta tener contratada la firma de documentos. Dos excepciones:

IA del profesional: va incluida en el plan, pero el centro debe activarla. Si nunca guardó una elección comienza apagada; se conservan las elecciones anteriores. Cada profesional tiene además Activar IA para mí en Mi perfil → Preferencias, inicialmente encendido, y necesita créditos y los permisos correspondientes. No se activa automáticamente para todos los centros.
Horario por defecto a los profesionales nuevos: en los centros dados de alta desde el 5 de septiembre de 2026, al dar de alta a un profesional que no tenga ningún horario asignado el sistema le crea uno de lunes a viernes, de 09:00 a 14:00 y de 16:00 a 20:00, visible y editable en Administración → Equipo y accesos → Horarios. Si el centro tiene cita online, esos huecos pasan a ofrecerse. Se puede cambiar el horario, quitarlo, o desactivar la opción. En un centro anterior nada de esto cambia.

Lo que cada centro tenga decidido no se toca: una opción apagada a propósito sigue apagada. Y lo que no cambia de estado: los recordatorios de cita por correo, el aviso al profesional de sus reservas online, el envío de la factura por correo al emitirla y el cobro online siguen apagados hasta que el centro los active. Salen de la lista cinco opciones que ya no usaba nadie: Formaciones, Paciente ficha deportiva, Sectores y puestos de trabajo, Formulario de cita V2 y Pago skype. Al centro que tuviera alguna activada no se le quita nada. El estado de cita Skype de la agenda no tiene relación con esto y sigue funcionando igual. En la pestaña Agenda, la opción Mostrar el teléfono del paciente en las citas de la agenda añade el teléfono principal al nombre visible en el calendario y el planificador, también cuando la cita tiene un segundo paciente. Está desactivada por defecto y afecta a todos los usuarios del centro. La opción Mostrar el profesional en las citas de la agenda añade el nombre corto del profesional al título de las citas en las vistas diaria y semanal. Está desactivada por defecto y no modifica la vista mensual, la vista de lista ni el planificador. La opción Duración de prestaciones por profesional, en Otras y dentro de la categoría Agenda, está desactivada por defecto. Al activarla, cada profesional puede definir una duración propia para cada prestación en sus preferencias.

Avisos al finalizar según el número de visita

En la pestaña Agenda puede seleccionar una plantilla distinta para Aviso al finalizar 1ª cita, 2ª, 3ª, 4ª y 5ª cita, además de una plantilla para Aviso al finalizar cualquier cita. Cuando una cita pasa a Finalizada, Nubidoc utiliza la plantilla específica de su número de visita. Si ese selector está vacío, utiliza la de cualquier cita. No envía las dos a la vez. Si ambos selectores están vacíos, no se genera este aviso. Las plantillas se crean o editan en Administración → Comunicaciones → Plantillas envíos y deben tener propósito Citas o General. Los avisos configurados para la última o penúltima sesión de un bono son independientes.

Guardado automático

Las preferencias se guardan al modificarlas:

los interruptores Sí/No, al pulsarlos;
los desplegables, al elegir una opción;
los campos de texto o número, al salir del campo o pulsar Intro.

Cuando el cambio es correcto aparece Parámetro actualizado correctamente. Si el valor no es válido no se guarda nada: aparece un aviso rojo que nombra la preferencia y el motivo, y el control vuelve a lo que había — el interruptor a su posición, el desplegable a la opción anterior y el campo al valor guardado. Según la preferencia se comprueba que el número esté dentro de su rango, que el texto tenga el formato y la longitud admitidos, y que la plantilla, campaña o forma de pago elegida sea del propio centro. Por ejemplo: «No se ha guardado. Días disponibles en cita online: El valor debe ser mayor o igual que 10.» Dejar en blanco un número que no admite «sin valor» —como Nº de días disponibles o los días para cambiar la contraseña— no es un error: la preferencia se queda sin valor propio y vuelve a comportarse como de fábrica.

Forma de pago predeterminada

En la pestaña Facturación, la opción Opción predeterminada en registro pago permite elegir la forma que aparecerá seleccionada al abrir Registrar pago. El valor general es Efectivo, aunque podrá cambiarse en cada cobro antes de confirmarlo. El desplegable solo muestra las formas disponibles para el centro y la selección se guarda automáticamente.

Recurso de la cita: solapes y recurso obligatorio

En la pestaña Agenda, justo debajo de Duración máxima de la cita (horas), hay dos opciones que controlan el recurso (sala, consulta o equipo) de las citas. Las dos vienen de fábrica con el comportamiento de siempre, así que no cambian nada hasta que se modifiquen, y se guardan al elegir el valor.

Solapar citas en el mismo recurso: Permitir (como hasta ahora), Preguntar antes de guardar o No permitir. Avisa o impide guardar o mover una cita que coincide con otra en el mismo recurso, aunque sean de profesionales distintos y aunque alguno tenga Permitir solapar citas: en Sí. Las citas pegadas no chocan, no cuentan las anuladas, no presentadas, traspasadas ni eliminadas, y una cita sin recurso nunca choca. Un recurso admite una sola cita a la vez, también las citas de los pacientes enlazados a una misma cita de grupo. Las citas que ya estaban solapadas se pueden seguir editando y anulando.
Recurso en la cita: Opcional, Avisar si falta u Obligatorio. Pregunta o exige elegir un recurso al guardar desde el formulario de cita, siempre que el formulario muestre el campo Recurso (el centro tiene recursos y el usuario tiene alguno disponible). No afecta a las citas que crean el portal del paciente, las integraciones, el arrastre ni las series.

Consulta los mensajes y los casos en Solapamientos en el mismo recurso.

Nombre del remitente de los correos

Cuando el centro envía un correo a un paciente (recordatorios de cita, facturas, avisos, documentos para firmar o descargar…), el paciente ve un nombre como remitente. Por defecto es el nombre del centro, y en algunos centros es muy largo, por ejemplo la razón social completa. Con esta preferencia puede poner uno corto y reconocible, como Laura Pérez Psicología. Cómo cambiarlo

Entre en Administración → Centro → Preferencias generales. En el menú Centro, la baldosa se llama Preferencias.
Abra la pestaña Pacientes.
En Nombre del remitente de los correos, justo debajo de Enlace de reseña de Google, escriba el nombre que quiere que vea el paciente.
Pulse Intro o haga clic fuera de la caja. No hay botón de guardar: se guarda al instante, como el resto de preferencias.

Hace falta el permiso de cambiar los datos del cliente, el mismo que para el resto de las preferencias del centro. Qué cambia. Solo el nombre que el paciente ve como remitente de los correos del centro: recordatorios, facturas, avisos, copias de documentos firmados, entrega de documentos y los correos que se escriben desde el Centro de comunicaciones cuando el buzón no tiene un nombre propio. Los avisos internos que el sistema envía por correo a los profesionales del centro (nueva cita, cita cancelada…) también llevan ese nombre. Qué no cambia. La dirección de correo desde la que se envía, la dirección a la que contesta el paciente, el texto de los correos, el nombre del centro que se imprime en las facturas, los SMS y los WhatsApp, ni los correos que Nubidoc envía por su cuenta a los centros. Si se deja vacío, los correos salen con el nombre del centro, como hasta ahora. Para volver a él basta con borrar el texto y salir de la caja. Cuándo manda otro nombre

Un correo enviado a nombre de una persona concreta, con la preferencia Usuario como remitente en envios manuales, sale con el nombre de esa persona.
Si el centro tiene un Nombre para email propio, que lo configura el soporte de Nubidoc porque no tiene pantalla, ese nombre manda sobre este.
Un buzón del Centro de comunicaciones con su propio nombre mantiene el suyo.

Reglas del texto. Una sola línea de hasta 128 caracteres (algo menos si lleva muchas tildes, eñes o comillas, que ocupan más al guardarse: el sistema avisa). Los espacios de más, al principio, al final o repetidos, se quitan solos, y no se admiten saltos de línea ni caracteres de control. Si el texto no es válido, el sistema avisa y no lo guarda. Cuándo se nota. En los correos que se preparen a partir de ese momento. Los que ya estaban preparados o programados salen con el nombre que tenían. Si el paciente sigue viendo el nombre largo, compruebe que el correo no estaba ya preparado antes del cambio, que el centro no tiene un Nombre para email propio y que el envío no se hizo a nombre de una persona concreta. Además, algunos programas de correo muestran el nombre con el que el paciente guardó esa dirección en sus contactos, no el que pone el centro.

Recibir por email los errores de envío

Cuando un WhatsApp, un SMS o un correo a un paciente no se entrega, el centro ya lo ve en Administración → Envíos, con la etiqueta roja Error. Esta preferencia añade un aviso por correo para que la recepción no tenga que entrar a mirar: un resumen diario con lo que no ha llegado, para poder llamar al paciente. Viene desactivada. Está en Administración → Centro → Preferencias generales (en el menú Centro, la baldosa se llama Preferencias), pestaña Comunicaciones, apartado Errores de envío. Tiene dos ajustes:

Enviar por email los errores de envío: interruptor Sí/No.
Enviar a esta dirección: una única dirección de email, por ejemplo la de recepción.

No hay botón de guardar: cada ajuste se guarda al cambiarlo. Hace falta el permiso de cambiar los datos del cliente, el mismo que para el resto de las preferencias del centro. No necesita el módulo de Automatizaciones. Qué recibe el centro. Como mucho un correo al día, a primera hora de la mañana (a partir de las 8:00, hora del centro), con asunto Resumen de errores de envío: N mensajes no entregados. Recoge los WhatsApp, SMS y correos a pacientes que han fallado en las últimas 48 horas. Cada fallo se avisa una sola vez. Si no hay ningún fallo, no llega ningún correo. Qué lleva el correo. Una tabla con Notificación, Canal, Fecha del fallo y Motivo, y el enlace Abrir Administración → Envíos. El motivo va en lenguaje llano; por ejemplo, para un WhatsApp que no llega porque el móvil del paciente no puede recibirlos, el correo explica que el número no puede recibir WhatsApp y que no es un fallo de la aplicación. Si el motivo no se reconoce, sale Motivo no detallado por el proveedor. El correo no lleva datos personales: ni nombre del paciente, ni teléfono, ni email, ni el texto del mensaje. Solo el número de notificación. Para saber de qué paciente se trata, abra Administración → Envíos, filtre por el estado Error y localice ese número en la columna Id del listado; desde allí también puede reenviar el mensaje con error. A qué dirección llega.

La que escriba en Enviar a esta dirección, si hay una.
Si está vacía, el email del centro al que pertenece el mensaje fallido.
Si el centro no tiene email, el email del cliente.
Si no hay ninguna, no se envía nada. Al activar la opción sin dirección, y si el cliente tampoco tiene email, la pantalla lo avisa con Sin dirección de destino.

Solo se admite una dirección. Una lista o un nombre con dirección no se guardan: la pantalla avisa con Indique una única dirección de email válida y deja la que había. Para que lo reciban varias personas, use una dirección de grupo de su correo. Qué no incluye. Los avisos de la campana, los mensajes que no se enviaron a propósito (por ejemplo, a un paciente que no acepta ese canal) ni los fallos del servidor de correo propio del centro, que tienen su propio aviso. De los correos, solo cuenta el que rebota en el buzón del paciente. Si no llega nada, compruebe que ha habido fallos en las últimas 48 horas (Administración → Envíos, estado Error), que ya han pasado las 8:00 en el centro, que el centro o el cliente tienen email o hay una dirección escrita en la preferencia, y que el correo no está en la carpeta de spam. Hay una versión paso a paso en Recibir por email los envíos fallidos.

Buscar preferencias

En la pestaña Otras puede buscar por nombre o descripción, filtrar por estado y navegar por categorías. Utilice la ayuda de cada opción antes de cambiar una preferencia cuyo efecto no conozca.

Exigir la firma de protección de datos antes de entrar en el portal

En Administración > Centro > Preferencias generales > Otras, busque Permitir acceso al portal sin la LOPD firmada:

Sí es el valor predeterminado y permite que el paciente entre aunque la aceptación esté pendiente.
No impide el acceso mientras la ficha no conste con la LOPD aceptada. Si las credenciales son correctas, el paciente ve un aviso que explica el motivo.

El ajuste se guarda automáticamente y se aplica al portal clásico y al portal nuevo. En cuanto la firma actualiza la LOPD aceptada, el paciente puede entrar con normalidad.

Antes de ponerla en No, compruebe que la generación y la firma remota del consentimiento funcionan correctamente. Si la firma no actualiza la LOPD aceptada, el paciente seguirá bloqueado.

Exigir la verificación por código a todos los usuarios

En Administración → Centro → Preferencias generales → Otras, categoría Usuarios y profesionales, la preferencia Exigir la verificación por código a todos los usuarios (desactivada por defecto) obliga a todos los usuarios del centro a escribir un código de 6 dígitos, que reciben en su correo, la primera vez que entran desde un navegador nuevo. El navegador queda recordado 3 meses. Mientras está activada, el interruptor Verificación por código al entrar desde un dispositivo nuevo de las preferencias de cada usuario aparece encendido y bloqueado: nadie puede desactivarlo por su cuenta. Antes de activarla, compruebe que todos los usuarios tienen un correo válido al que pueden acceder: sin él no podrían entrar. Si alguno tiene la dirección mal, corríjala en Administración → Equipo y accesos → Usuarios → Modificar; quien la tenga correcta sigue sin cambios. Cada usuario puede activar la verificación por su cuenta aunque el centro no la exija (Mi perfil → Preferencias → General), y un administrador con permiso para gestionar usuarios puede hacerlo por un usuario de su centro abriendo sus preferencias. Cada cambio queda en la auditoría como Verificación de dispositivo por código modificada. Los usuarios que se dan de alta a partir de ahora, y el primer usuario de cada centro nuevo, nacen con la verificación activa (un usuario «solo agenda», que no tiene correo propio, no). Los usuarios que ya existían no cambian. Paso a paso: Activar la verificación por código al entrar. Consulte el flujo completo en Configurar el registro mínimo con firma de protección de datos.

Preferencias personales

Cada usuario puede adaptar su experiencia desde su avatar o nombre en el menú superior derecho → Perfil → Preferencias. Entre otras opciones, puede configurar:

Finalizar sesión si usuario inactivo;
Permitir citas fuera de horario;
Permitir solapar citas;
Mostrar prestación;
Mostrar sábado;
Mostrar domingo;
Horas en el calendario: junto a Intervalos de tiempo, elige Simplificadas (predeterminado) o Todas las horas para mostrar la hora de cada hueco en las vistas diaria y semanal. Se guarda al seleccionar; recarga la página para aplicarlo. Con intervalos de 10 minutos verás 10:00, 10:10, 10:20…;
Copiar/pegar al abrir el calendario: No (predeterminado) o Sí. Con Sí, el interruptor Copiar/pegar del calendario y del planificador arranca ya encendido. Se guarda al seleccionar y se aplica la próxima vez que abras el calendario o el planificador. Solo aparece si el centro permite copiar/pegar, y solo tiene efecto si tu usuario puede modificar citas y crearlas desde el calendario.
vista inicial del calendario;
idioma de facturas;
orden de las facturas;
prestaciones y facturables preseleccionados.

Estas preferencias pertenecen al usuario cuyo perfil está abierto. Si un administrador abre el perfil de otro profesional, el cambio se aplica a ese profesional.

Interfaz moderna

En Perfil → Preferencias → General, Interfaz moderna cambia el aspecto de tablas, botones, formularios, calendarios, planificador, Lista de trabajo y los iconos de los tipos de documento de la historia clínica. Es la interfaz que ve todo el mundo por defecto, tanto en Nubidoc como en Treebole Clínicas, y los usuarios nuevos también entran con ella. La preferencia es individual: quien prefiera el aspecto anterior puede desactivarla. La Lista de trabajo conserva la distribución de las tarjetas y los colores de estado de las citas. Cada usuario puede desactivarla, y volver a activarla, desde sus propias preferencias. Un administrador de la plataforma también puede cambiarla desde el perfil de otro usuario. El cambio se aplica al volver a cargar la aplicación.

Listados de resultados: más filas, densidad y columnas

Con la interfaz moderna, todos los listados de resultados (Buscar pacientes, Buscar citas, Buscar facturas, Facturas de profesionales, Bonos, Pagos, Presupuestos, Actividades, Pedidos de compra, Proveedores, Papelera, Tareas y el resto de pantallas con tabla de resultados) enseñan más filas a la vez: las filas, la cabecera y el pie son más compactos y ninguno lleva barra de título (el número de resultados sigue en «Mostrando 1 - N de N», en el pie).

Botones: los botones de debajo de la tabla van en una sola fila. Los que no caben en la pantalla pasan a un desplegable Más, que solo lista los que no caben y hace lo mismo que el botón.
Densidad de las filas: abajo a la derecha, en el pie de la tabla, hay dos botones: Compacto: más filas (el que viene por defecto) y No compacto: filas amplias. La elección se recuerda en ese navegador y vale para todos los listados; no es una preferencia de la cuenta, así que en otro ordenador o navegador hay que volver a elegirla.
Columnas: el botón del icono de columnas (Seleccionar columnas al pasar el ratón) deja mostrar u ocultar columnas. En Buscar pacientes, Buscar facturas, Facturas de profesionales y Buscar citas abre el selector de columnas de siempre y la elección se guarda en las preferencias del usuario. En el resto de listados la elección no se recuerda: al volver a cargar la pantalla se ven otra vez todas.
Recargar: el botón de recargar del pie ya no está; para actualizar el listado se pulsa Buscar.

Cuando el centro tiene activa Duración de prestaciones por profesional, la sección Citas incluye Duración por prestación. La lista muestra únicamente los tiempos específicos ya creados; si no hay ninguno, lo indica sin mostrar todo el catálogo. Añadir abre un popup de búsqueda separado con filtro por nombre y filtros múltiples de departamentos y aseguradoras/pagadores. Los departamentos del profesional aparecen preseleccionados. Cada tiempo puede modificarse con su botón de guardar o eliminarse para volver a la duración general. Se utiliza como propuesta para nuevas citas; la duración puede modificarse manualmente en cada cita y las citas ya guardadas no cambian. Consulta Configurar la duración de una prestación para un profesional.

Evitar citas solapadas para un profesional

Permitir solapar citas: controla si la agenda de ese profesional admite dos citas cuyos horarios coinciden total o parcialmente. No es una configuración general del centro ni una preferencia de la persona de recepción que programa la cita.

Opción	Resultado
Sí	Permite guardar citas solapadas. Es el valor predeterminado mientras no se cambie.
No	Impide guardar una cita que se solape con otra del mismo profesional.
Preguntar	Muestra el aviso de solapamiento y permite decidir si se continúa.

Para impedir los solapamientos de otro profesional:

Abre Administración → Equipo y accesos → Usuarios.
Selecciona al profesional de la cita, no a la persona que la programa.
Pulsa Ver perfil y entra en Preferencias.
En Permitir solapar citas: selecciona No.
Espera la notificación “Parámetro actualizado correctamente”. El cambio se guarda automáticamente.

No confundas esta opción con Permitir citas fuera de horario, que controla el horario laboral. Los eventos tienen además una configuración independiente: ¿Permitir citas mientras dura este evento?. Para vigilar que no coincidan dos citas en la misma sala o consulta, aunque sean de profesionales distintos, existe la opción de centro Solapar citas en el mismo recurso (ver Recurso de la cita: solapes y recurso obligatorio, en Preferencias generales).

Desactivar Finalizar sesión si usuario inactivo reduce la protección en equipos compartidos. Cierre siempre la sesión de forma manual cuando termine.

Avisos personales de citas

En Mi perfil > Notificaciones cada usuario puede decidir si desea recibir:

Cuando se me agenda una nueva cita;
Cuando se me cancela una cita;
Cuando cambia la fecha o el profesional de una de mis citas (cubre en un único ajuste el cambio de fecha u hora y los traspasos de cita).

Los tres avisos vienen activados por defecto y los cambios se guardan de inmediato. Desactivarlos solo afecta al propio usuario: el resto del equipo sigue recibiendo sus avisos. El aviso de cita eliminada todavía no admite desactivación individual. Un administrador también puede revisar estas opciones desde la ficha del usuario si tiene permiso.

Notificaciones en el navegador

La misma pestaña Mi perfil > Notificaciones incluye la sección Notificaciones en el navegador: los avisos anteriores pueden llegar además como notificación del sistema en el ordenador o el móvil, aunque Nubidoc no esté abierto en ese momento. Al pulsar la notificación se abre Nubidoc.

Recibir estos avisos también en el navegador: interruptor que controla el canal completo (activado por defecto). En No, ese usuario deja de recibir notificaciones del navegador aunque tenga dispositivos autorizados; los correos no cambian.
Autorizar este navegador: registra el navegador actual. La primera vez, el navegador pedirá permiso para mostrar notificaciones (solo al pulsar este botón, nunca al iniciar sesión). Si ya había concedido el permiso, se registra el dispositivo sin volver a mostrar la solicitud.
Quitar este navegador o el botón Revocar de la lista retiran la autorización de un dispositivo.
Un administrador puede revocar los dispositivos de otro usuario desde su ficha, pero no autorizar nuevos en su nombre.

Por privacidad, estas notificaciones muestran solo un texto genérico (por ejemplo, “Tienes una novedad de agenda en Nubidoc.”), sin nombres de pacientes ni datos de citas. Las alertas de la campana de la barra superior también llegan por este canal.

Para que esta sección funcione, el centro debe tener activada la opción Permitir notificaciones en el navegador en Administración > Centro > Preferencias > pestaña Usuarios (viene desactivada). Al desactivarla se revocan todos los navegadores autorizados del centro y cada persona deberá volver a autorizar su dispositivo.

Etiquetas de citas

En Administración > Centro > Etiquetas de citas el centro define sus propias etiquetas para marcar citas: por ejemplo «Revisada» o «Conciliada» cuando se repasan los cargos de una aseguradora. Son metadatos de la cita, no un estado: una cita puede llevar varias a la vez y sigue su curso normal (programada, finalizada…). El listado muestra Nombre, Color e Icono, con los botones de modificar y eliminar en cada fila. El botón Nueva etiqueta abre el formulario, donde se indica el nombre, se elige el color y, opcionalmente, un icono con el buscador de iconos: además de los iconos de siempre hay números del 0 al 9 y letras de la a a la z (para marcar «1ª VISITA» o la inicial del profesional) y, al buscar, el icono cuyo nombre coincide exactamente con lo escrito sale el primero. Mientras el centro no cree ninguna etiqueta, nada cambia en la agenda. En cuanto existe una:

el formulario de la cita muestra el selector Etiquetas de la cita;
Agenda > Buscar citas ofrece los filtros Etiquetas de cita y Sin etiquetas de cita, y el listado añade la columna Etiquetas;
seleccionando varias citas en ese listado, Acciones > Etiquetas de cita las marca todas de una vez, acumulando o sustituyendo las que ya tuvieran;
si la etiqueta lleva icono, ese icono aparece dentro de la cita en el calendario y en el planificador, con su color y su nombre al pasar el ratón, y también al imprimir el calendario;
el diálogo Acciones sobre cita muestra la fila Etiquetas: con todas las etiquetas del centro (rellenas las que la cita tiene, con el borde discontinuo las demás), y un clic en una la pone o la quita de esa cita sin abrir el formulario y sin cambiar su estado, también en una cita Finalizada; hace falta el permiso para modificar citas;
la Lista de trabajo enseña las etiquetas de cada cita, con su color, junto al estado.

Queda registrado quién marcó cada cita y cuándo. Al eliminar una etiqueta deja de verse en todas partes, incluidas las citas que la tenían.

No confunda estas etiquetas con las de facturas, pacientes o usuarios: cada una tiene su propia pantalla y no se comparten.

Servidor SMTP del centro

En Administración > Centro > Servidor SMTP puede configurar la cuenta desde la que se envían los correos del centro. La pantalla muestra:

Servidor SMTP;
Usuario;
Contraseña;
Puerto;
Usar SSL (si no, TLS);
Disclaimer;
enviar correo test.

Configurar el correo

Introduzca los datos proporcionados por su proveedor de correo.
Seleccione el tipo de conexión indicado por el proveedor.
Añada el texto legal que quiera incluir al final de los mensajes.
Pulse enviar correo test.
Cuando la prueba sea correcta, guarde.

El correo de prueba utiliza los valores que aparecen en pantalla, aunque todavía no se hayan guardado. Si deja Usar SSL en No, la conexión utiliza TLS. Esto no significa que el envío se realice sin protección.

Si no configura un servidor propio

Nubidoc puede enviar los correos desde una dirección de la plataforma mostrando el nombre del centro. Las respuestas se dirigen al email del centro. Si quiere que la dirección remitente sea exactamente la suya, configure un servidor SMTP propio.

Si el proveedor limita el número de envíos

Algunos proveedores de correo (IONOS, Gmail, Outlook, el servidor de un hosting) ponen un tope de correos por conexión, por hora o por día. Si el centro envía muchos recordatorios o documentos, puede llegar a ese tope. Qué hace el sistema (desde noviembre de 2026):

Reparte los envíos en varias conexiones. El sistema abre una conexión nueva con el servidor del centro cada pocos correos, así que el tope por conexión de algunos proveedores ya no hace fallar el resto de la tanda.
Espera en vez de perder el mensaje. Si el proveedor responde que se ha alcanzado el límite, los correos pendientes del centro quedan en espera y se reintentan pasada una hora, sin gastar intentos. No se descartan por este motivo (solo sigue vigente el tope de 24 horas de siempre).
Avisa al centro. Los administradores reciben un aviso en la campana y un correo a la dirección del centro, con una recomendación: si el centro envía muchos correos, conviene un proveedor de correo pensado para envíos automáticos, o usar el servidor de la plataforma dejando esta pantalla sin configurar.

Si el servidor del centro no responde (está caído o no admite la conexión): los mensajes quedan en espera y se reintentan a los pocos minutos, sin gastar intentos; si sigue sin responder tras varios intentos seguidos, el sistema deja de insistir durante una hora y entonces avisa al centro. Un corte de un momento que se resuelve solo no genera aviso.

Cita online

Las opciones se encuentran en Administración > Centro > Cita online. La navegación puede variar ligeramente según el flujo de reserva utilizado por el centro. Para prepararlo paso a paso con capturas, utiliza la guía visual para configurar el portal del paciente: incluye los requisitos del centro y los profesionales, el acceso, las secciones, el alta y la comprobación final.

Orden inicial de reserva

En un cliente nuevo, el portal propone Profesional → Prestación → Huecos: el paciente elige primero con quién quiere la cita y después la prestación. Puede cambiar este orden en la configuración de cita online. Si ya eligió otro orden, se conserva.

Reservar eligiendo la mutua

Para clínicas que trabajan con varias mutuas o aseguradoras y tienen un catálogo de prestaciones que va por mutua. Con los circuitos por mutua, el paciente elige su mutua durante la reserva, el portal le enseña solo los profesionales que la atienden y las prestaciones concertadas con ella, y la cita queda guardada con esa mutua. Solo los usa el portal nuevo (versión 2); el portal clásico no cambia. Se eligen en Administración > Centro > Cita online, pestaña Configuración general, panel Flujo de selección, en Orden de selección. Pulse Guardar configuración al terminar.

Opción en «Orden de selección»	Qué hace el paciente, en este orden
Servicio > Profesional > Mutua > Prestación > Huecos	Elige el servicio, luego el profesional (o «Sin preferencia»), después su mutua, la prestación y el hueco
Servicio > Mutua > Profesional > Prestación > Huecos	Elige el servicio, luego su mutua, y entonces ve solo los profesionales que la atienden, la prestación y el hueco

Estas dos opciones aparecen solo si el centro tiene al menos una mutua dada de alta en Administración > Facturación y catálogo > Pagadores (el pagador Privado no cuenta). Sin ninguna mutua, la pantalla muestra las tres opciones de siempre y la ayuda «Para ofrecer un circuito por mutua, da de alta al menos una mutua en Facturación y catálogo → Pagadores.». Si el centro tenía guardado un circuito por mutua y se queda sin mutuas, la pantalla lo mantiene marcado y avisa: «Este circuito necesita al menos una mutua; mientras no la haya, el portal usa Servicio > Profesional > Prestación.» Qué ve el paciente

El paso se titula «¿Con qué mutua vienes?», con el texto «Elige tu mutua o aseguradora, o “Privado” si pagas tú la consulta.»
La primera tarjeta es siempre «Privado (pago particular)»; después van las mutuas, por orden alfabético.
Solo salen las mutuas con las que se puede reservar de verdad: no aparece una mutua que el profesional elegido no atiende, que ningún profesional del servicio atiende o que no tiene ninguna prestación disponible online en ese servicio. Si solo queda «Privado», el portal se salta el paso.
Si el centro usa el Nº póliza aseguradora en la ficha del paciente, al elegir una mutua aparece el campo «Nº de póliza o tarjeta de la mutua (opcional)».
Con una mutua el paciente no ve precio y no paga: no aparece la sección de pago, ni bono ni monedero, y el botón es Confirmar. Con Privado todo funciona como siempre.

Si la mutua elegida deja un paso sin opciones, el portal lo dice y pide volver atrás; nunca cambia a Privado por su cuenta: «Ningún profesional atiende esta mutua en este servicio. Vuelve atrás para elegir otra.», «No hay tipos de cita disponibles con esta mutua. Vuelve atrás para elegir otra.» o «No hay mutuas disponibles para esta selección.». Qué queda guardado

La cita queda con la mutua elegida como pagador. Si el paciente es nuevo, esa mutua pasa a ser también la de su ficha; si ya existía, su ficha no cambia.
El nº de póliza se guarda en la ficha si estaba vacío; si ya tenía otro distinto, la ficha no se toca y en las notas de la cita se añade «Nº póliza indicado por el paciente: …».
La cita nace sin autorización previa de la mutua, igual que si se creara a mano desde la agenda.

Importante: el portal solo ofrece prestaciones marcadas como Disponible cita online (en la ficha de cada prestación, en Administración > Facturación y catálogo > Prestaciones). Si no hay ninguna marcada para la mutua, el paciente no ve nada con esa mutua. El recorte de prestaciones y de profesionales por mutua, y el campo del nº de póliza, vienen con el módulo Gestión avanzada de mutuas (Administración > Tienda de módulos); sin él, el paciente elige su mutua y la cita la guarda, pero el portal no filtra por ella. Los pasos para montarlo, en Ofrecer la cita online por mutua.

Quién puede ver esta pantalla

La tarjeta Cita online aparece cuando el centro tiene activada la preferencia «Permitir configurar la cita online desde Administración» (Administración → Centro → Preferencias, categoría Cita online). Los centros dados de alta a partir del 28/08/2026 nacen con ella puesta; a los anteriores se les puede activar desde ahí. Esta preferencia solo decide si se ve la pantalla de configuración. Para que un paciente pueda reservar hacen falta además el módulo Cita online / Portal del paciente (Tienda de módulos) y el campo «Disponible cita online» (Sí/No) de la ficha del centro, en Administración → Centros y recursos.

Aviso: profesionales que no van a ofrecer huecos

Si algún profesional está marcado como reservable online pero no tiene horario vigente, esta pantalla lo avisa arriba, con su nombre y un botón «Ir a Equipo»:

Estos profesionales no ofrecerán huecos. No tienen horario vigente, y la cita online solo propone huecos dentro del horario del profesional.

En cuentas con varias sedes el aviso dice «no ofrecerán huecos en el centro que se indica» y cada línea lleva el nombre del centro al que le falta el horario: un profesional puede tener horario en una sede y no en otra. Cuenta como «sin horario vigente» tanto el profesional al que nunca se le puso uno como aquel cuyo horario ya caducó o empieza más adelante. En los tres casos el paciente ve el calendario vacío, que es el motivo más frecuente de «la cita online no me funciona».

Versión del portal del paciente

En la pestaña Configuración general, la sección Versión del portal permite elegir qué portal usan los pacientes del centro:

Portal clásico (v1): acceso con usuario y contraseña, pantallas clásicas.
Portal nuevo (v2, instalable en el móvil): acceso con email y código PIN, se puede instalar como aplicación en el móvil.

Tras seleccionar la opción, pulse Guardar configuración y recargue la pantalla: la URL de cita online / portal de la sección “Enlace para pacientes” pasa a corresponder a la versión elegida, y es la misma que llevan los emails y confirmaciones que reciben los pacientes. Al cambiar la versión cambian esos enlaces, así que conviene avisar al equipo del centro. El cambio queda registrado en la auditoría del sistema. Se necesita el permiso de cambiar los datos del centro.

Si termina la sesión en el portal nuevo

Cuando vence el acceso de un paciente, el portal muestra «Sesión finalizada» en lugar de listas de citas o facturas vacías. Una cuenta atrás de tres segundos lo devuelve al inicio de sesión, o puede pulsar Ir al inicio de sesión para acceder antes. Debe solicitar otro código de acceso; sus citas y facturas siguen estando ahí.

Cambiar la fecha de una cita desde el portal

El paciente puede mover una cita desde el portal solo si el centro lo tiene permitido. Con el permiso activo, en Mis citas del portal nuevo (y en Ver Citas del portal clásico) aparece cambiar fecha en las citas Programadas o Solicitadas; no sale en las citas pasadas, canceladas ni ya realizadas. cancelar es otra acción distinta y tiene sus propias reglas (el plazo mínimo y la política de cancelación del centro), así que puede seguir disponible aunque el cambio de fecha esté apagado. La opción se llama Cambiar citas desde el portal y está en Administración → Centro → Preferencias. Con ella en No, el paciente no ve cambiar fecha y el cambio no se admite aunque se pida por otra vía: los cambios de cita se gestionan desde la agenda del centro. El cambio de la opción se nota en la siguiente carga del portal; el paciente no tiene que volver a entrar.

Secciones del portal del paciente — Monedero

En la pestaña Configuración general, el panel «Secciones del portal del paciente» decide qué secciones ve el paciente en su portal (la sección de Citas siempre está activa). Desde septiembre de 2026 incluye una fila Monedero:

Sí (valor por defecto): el paciente ve la sección Monedero en su portal, siempre que además tenga un monedero activo.
No: la sección no aparece, aunque el paciente tenga monedero.

Esta opción solo existe en el portal nuevo (v2); el portal clásico no tiene sección de monedero. Es independiente de que el centro tenga o no el monedero activado en Preferencias generales: hacen falta las dos cosas para que el paciente lo vea.

El código de acceso del paciente: cuánto dura y qué pasa si vuelve a pedirlo

Cuando un paciente entra en su portal, escribe su email en la pantalla “Accede a tu cuenta” y Nubidoc le envía un código de 6 dígitos que teclea en la pantalla “Introduce el código”. Cuánto dura. El código vale 10 minutos desde que se envía, en los dos portales. La pantalla dice los minutos que le quedan de verdad, y el último minuto aparece una cuenta atrás. Si se agota, el paciente ve “El código ha expirado. Solicita uno nuevo.” en el portal nuevo, y “El código PIN ha caducado. Inténtelo de nuevo por favor.” en el clásico. Desde septiembre de 2026 esto cambia en el portal clásico: hasta entonces el código no caducaba nunca y uno recibido semanas antes seguía abriendo el portal. Si un paciente le dice que el código que tenía guardado ya no le funciona, es esto: tiene que pedir uno nuevo. Volver a pedirlo no invalida el que ya tiene. Si el paciente pulsa “¿No has recibido el código? Reenviar”, o vuelve a escribir su email, se le reenvía el mismo código mientras siga vigente: el que tenga delante le sigue sirviendo. Reenviar no amplía los 10 minutos, y el correo anuncia los minutos que le quedan. Solo se genera uno nuevo cuando el anterior ha caducado o se han agotado los 5 intentos de teclearlo. Si sale del navegador para leer el correo. En el móvil es normal salir del navegador para abrir el correo. Antes, al volver, la pantalla había arrancado de cero pidiendo otra vez el email y el código recibido ya no se podía teclear. Desde septiembre de 2026 el portal nuevo recuerda en qué punto estaba: el paciente aterriza otra vez en “Introduce el código”, con su email y con el tiempo que le quede. El código nunca se guarda en el móvil, así que sigue haciendo falta abrir el correo. Para empezar de nuevo está el botón “Cambiar email”.

El portal instalado en el móvil lleva el nombre de tu centro

Desde el 18 de septiembre de 2026, cuando un paciente instala el portal nuevo (v2) en su móvil como aplicación, el icono que queda en la pantalla de inicio muestra el nombre del centro, no un nombre genérico igual para todos.

No hay nada que configurar: el nombre se toma automáticamente del centro del paciente.
El acceso directo abre siempre el portal de ese centro en concreto.
Quien ya tenía el portal instalado conserva el nombre anterior: el móvil fija el rótulo en el momento de instalar y no lo actualiza solo.
Si un paciente quiere ver el nombre nuevo, tiene que borrar el acceso directo antiguo y volver a añadirlo desde el navegador.

Centros disponibles para reservar

Un centro se ofrece en el portal cuando está activo y tiene Permite citas online marcado. Si solo hay un centro disponible, el portal puede seleccionarlo automáticamente.

Plazo de pago de la cita (prepago)

Si el centro exige abonar la cita online para confirmarla (opción Pago por adelantado en la ficha del centro), el paciente tiene un plazo para pagar; si no paga dentro del plazo, la cita se cancela automáticamente y se le avisa. Ese plazo se configura en la pestaña Configuración general, sección Plazo de pago de la cita:

Plazo para abonar (minutos): vacío = automático (comportamiento estándar del sistema). Ejemplos: 60 = 1 hora, 1440 = 24 horas, 2880 = 48 horas. Máximo 20160 (14 días).
La pantalla muestra el plazo aplicado en ese momento, ya traducido (“1 día” en vez de “1440 minutos”).
El aviso que ve el paciente en la pantalla de pago usa exactamente este mismo plazo.

Tenga en cuenta que, mientras el paciente no pague, el hueco queda reservado y bloqueado para otros pacientes: con plazos largos (24-48 horas) valore ese coste antes de configurarlo. También es el plazo para pagar con tarjeta una reserva del portal del paciente (mínimo 5 minutos, aunque se configure menos). Mientras tanto el hueco queda reservado. El plazo nunca va más allá de la hora de la cita, y la hora límite se muestra siempre en la hora del centro. Si el paciente no paga a tiempo, la reserva se retira sola (desaparece de la agenda) y el único mensaje que recibe es el aviso de que no se pagó a tiempo. Vea «Pago con tarjeta en el portal» más abajo.

Medios de cobro permitidos

Decide qué medios de pago se ofrecen al paciente al reservar cita en el portal, en la misma pestaña Configuración general, sección Medios de cobro permitidos en la reserva. Las opciones son Bono monedero, Stripe (tarjeta), PayPal, Redsys (TPV Virtual) y Bizum. Un medio solo se puede marcar si está configurado y activo — o, en el caso del monedero, si el centro tiene creada una plantilla de bono monedero. Si no marca ninguno, el portal se comporta como si estuvieran todos disponibles. El monedero y la tarjeta (Stripe) cobran en el portal. PayPal y Redsys llegarán en la fase siguiente: se pueden marcar y quedan guardados (llevan la etiqueta “Aún no en el portal”), pero aún no se ofrecen al reservar. Bizum aparece siempre deshabilitado con la etiqueta “Próximamente”. Esto es distinto del Plazo de pago de la cita de más arriba: aquella opción decide SI hay que pagar para confirmar la cita, esta decide CON QUÉ se puede pagar. La tarjeta solo se ofrece en los centros con Pago adelantado = Sí: en los demás el paciente reserva como siempre, con el monedero opcional. Cuando el paciente ha iniciado sesión en el portal, la pantalla de confirmación de la reserva le muestra el precio aplicable a la cita elegida, con su fecha y condiciones, y el saldo de su monedero. Ese precio puede diferir del importe orientativo que aparecía al elegir la prestación.

Si pagar dejara el monedero en números rojos dentro del límite permitido, debe marcar Entiendo y quiero continuar.
Si el saldo no alcanza y la plantilla no permite deuda, o si se supera la deuda máxima, no aparece esa casilla. Al intentar pagar con ese monedero, Confirmar cita queda deshabilitado y un aviso explica el motivo dentro de la ventana. Puede pulsar Cerrar.
Si la recarga online está disponible, se ofrece Recargar monedero. Si no lo está, debe contactar con el centro para recargar.
Si el centro permite reservar sin pagar, puede desmarcar Pagar ahora con mi monedero y confirmar la cita sin cobrarla. Si exige pago adelantado y no hay un medio de pago disponible, no puede terminar la reserva.
Si falla la confirmación, el error permanece visible dentro de la ventana y el botón deja de mostrar el estado de procesamiento.
Si no puede comprobarse el precio de la cita, se pide cerrar la ventana y volver a intentarlo. No se permite confirmar el pago con un importe sin comprobar. Si el centro permite reservar sin pagar, puede desmarcar el monedero para continuar sin cobrar.
Si cierra la ventana mientras se envía la reserva y después llega un error, verá un aviso visible sobre la pantalla, incluso si ha abierto otra ventana.

Un paciente que se está dando de alta en ese mismo momento (todavía sin cuenta) no ve esta pantalla de pago: si el centro exige pago por adelantado, se le pide iniciar sesión primero.

Si el centro exige pago adelantado y no hay ningún medio disponible (ni monedero ni tarjeta), el aviso dice “Este centro exige abonar la cita para confirmarla y ahora mismo no hay ningún medio de pago disponible en el portal. Contacta con el centro para reservar.”
Con la tarjeta disponible, a quien todavía no ha iniciado sesión se le dice “Este centro exige abonar la cita para confirmarla. Inicia sesión con tu cuenta de paciente para pagar.”

Pago con tarjeta en el portal

Debajo de las casillas de Medios de cobro permitidos, la pantalla dice si la tarjeta se ofrece de verdad en el portal:

Pago con tarjeta en el portal: disponible (etiqueta verde).
Pago con tarjeta en el portal: no disponible, seguido del motivo concreto:
- Stripe no está activo o no está marcado como medio de cobro: hay que activar Stripe y marcar Stripe (tarjeta) en esta misma sección.
- falta el componente de Stripe en el servidor o falta actualizar la base de datos del servidor: contacte con soporte.
- el estado «Solicitada» está oculto: la reserva pendiente de pago nace en estado Solicitada; si el centro lo tiene oculto, no se ofrece la tarjeta hasta volver a mostrarlo.
- la moneda no es el euro: Stripe cobra en euros.
- el proceso de caducidad no está corriendo: sin el proceso que retira las reservas no pagadas, la tarjeta se deja de ofrecer sola. Contacte con soporte.

La línea se calcula con lo guardado: después de marcar o desmarcar Stripe, guarde y vuelva a abrir la pantalla. Además, la tarjeta solo se ofrece a los pacientes que han iniciado sesión en el portal, en los centros con Pago adelantado = Sí, y por ahora no con los profesionales cuya Disponibilidad cita online es Citas sin paciente (al paciente se le dice “El pago con tarjeta no está disponible para este profesional.”). La comisión de Stripe la paga el centro: el paciente paga exactamente el importe que ve.

Lo que ve el paciente con la tarjeta

En un centro con Pago adelantado = Sí y la tarjeta disponible, la pantalla de confirmación pregunta “¿Cómo quieres pagar?” con dos opciones:

Con mi monedero (saldo X €): va marcada si el monedero puede pagar la cita, con las mismas reglas de arriba. Si el saldo no llega, sale deshabilitada con “Tu saldo no alcanza para pagar esta cita.” y, si la recarga online está disponible, el botón Recargar.
Con tarjeta: “Te llevaremos a una página segura para pagar. La reserva queda guardada hasta las HH:MM; si no pagas antes, se anulará.” El botón de la ventana pasa a decir Reservar y pagar.

No se puede pagar una misma cita con el monedero y con la tarjeta a la vez. Al pulsar Reservar y pagar la cita queda guardada y la misma ventana dice “Reserva guardada. Paga 45,00 € antes de las HH:MM para confirmarla.”, con los botones Pagar 45,00 € con tarjeta y Anular reserva. El importe es el real de la cita (puede diferir del orientativo del catálogo) y la hora es la del centro; si el plazo no vence hoy, la hora lleva también el día (“antes de las 10:30 del 4 de octubre”), en este y en el resto de avisos de la reserva. Debajo, la ventana recuerda “Si no pagas antes de esa hora, la reserva se anulará. Hasta entonces también puedes pagarla o anularla desde «Mis citas».” Si el centro ya confirmó la reserva, Anular reserva responde “Esta reserva ya no se puede anular desde aquí. Contacta con el centro.” y desaparece, pero Pagar sigue disponible hasta la hora límite. Pagar lleva a la página segura de pago del centro; al terminar, el paciente vuelve solo a Mis citas, que le dice cómo ha quedado:

Situación	Aviso
Pagada	”Pago recibido. Tu cita del 6 de octubre a las 10:00 está confirmada.” (con el día y la hora de su cita)
Pagada, pero el centro había cambiado el importe	Lo anterior y “El importe de la cita había cambiado: te hemos devuelto 5,00 €; puede tardar unos días en aparecer.” (con la diferencia real)
Pagada, pero la cita ya estaba pagada por otra vía	Lo anterior y “La cita ya estaba pagada por otra vía: te hemos devuelto 45,00 €; puede tardar unos días en aparecer.” Si no llegó a cobrarse la tarjeta: “Tu cita del 6 de octubre a las 10:00 está confirmada: ya estaba pagada por otra vía. No se te ha cobrado nada con tarjeta.”
Sin pagar todavía	”Tu reserva está pendiente de pago hasta las HH:MM.”, con Pagar ahora y Anular reserva
Ha pagado y se está comprobando	”Si ya has pagado, lo estamos comprobando; puede tardar unos minutos. No vuelvas a pagar.”
Se pasó el plazo, y la reserva aún no se ha retirado	”El plazo para pagar terminó y la reserva se anulará en unos minutos. No se te ha cobrado nada.”
Se pasó el plazo	”El plazo para pagar terminó y la reserva se anuló. No se te ha cobrado nada.”
La anuló el paciente	”Has anulado la reserva. No se te ha cobrado nada.”
La anuló el centro	”Esta reserva se ha anulado. No se te ha cobrado nada.”
Pagó, pero la cita ya no estaba disponible	”Recibimos tu pago, pero la reserva ya no estaba disponible. Te hemos devuelto 45,00 €; puede tardar unos días en aparecer.” Si el centro ya lo había devuelto desde su panel: ”…El centro ha tramitado la devolución; si en unos días no la ves, contacta con el centro.”
El centro la confirmó y no se pagó online	”Tu cita del 6 de octubre a las 10:00 sigue reservada. El pago no se completó por la web: el centro te indicará cómo hacerlo.”
Hay un cobro en duda	”Estamos comprobando tu pago con el centro. Si ves el cargo en tu tarjeta, no vuelvas a pagar: el centro se pondrá en contacto contigo.”

Si una devolución no se ha podido completar, el aviso dice en su lugar que se está tramitando y que, si en unos días no la ve, contacte con el centro. Si llega un pago cuando la reserva ya estaba anulada o caducada, en lugar de “No se te ha cobrado nada” el aviso dice “Recibimos un pago tarde: te hemos devuelto 45,00 €; puede tardar unos días en aparecer.” En Mis citas, una reserva sin pagar muestra “Pendiente de pago · hasta HH:MM” con pagar y anular, y sin cambiar fecha; en la pantalla de inicio sale con pagar o anular, que lleva a Mis citas. anular pregunta antes “¿Quieres anular esta reserva? No se te cobrará nada y el hueco quedará libre para otros pacientes.”, con No, mantener y Sí, anular. Si el plazo ya terminó y la reserva aún no se ha retirado, la cita muestra “Plazo de pago terminado”, sin pagar ni anular. Una cita pagada con tarjeta muestra “Pagada”, y si el paciente pulsa cancelar se le dice “Esta cita ya está pagada. Para anularla, contacta con el centro.”: la anula el centro, que devuelve el dinero desde su cuenta de Stripe. Cada paciente puede tener una sola reserva pendiente de pago: si intenta otra, se le dice “Ya tienes una reserva pendiente de pago. Págala o anúlala en «Mis citas» antes de reservar otra.”

Lo que ve el centro con la tarjeta

Mientras no se paga, la reserva está en la agenda en estado Solicitada, pero hacia fuera no existe: no salen avisos, recordatorios ni sincronización con Google. Al abrir la cita, en lugar de “La cita se ha creado por Internet. Pulse en ‘confirmar’ si la considera válida” se lee “Reserva del portal pendiente de pago online hasta las HH:MM (hora del centro). Si no se paga, se retira sola. Si la confirmas, el paciente aún podrá pagarla hasta esa hora.”
Al pagarse pasa a Programada, se registra el pago con tarjeta, salen los avisos de reserva de siempre y la cita muestra “Pagada online”. Si el centro subió el precio mientras el paciente pagaba, se registra lo pagado, se avisa al centro por correo de lo que queda y la cita muestra “Pagada online en parte: el precio de la cita cambió mientras el paciente pagaba y queda importe pendiente. Se ha avisado al centro por correo.”
Si nadie paga a tiempo, la reserva se retira sola. Si el centro la había confirmado, se queda y se le avisa de que no se cobró online.

Centros donde se paga en el propio centro

El pago por adelantado se decide por centro, no por prestación. Si quiere cobrar por adelantado unas citas online (por ejemplo, las videoconsultas) y ofrecer además visitas presenciales que se pagan en el propio centro, cree un centro aparte con Pago adelantado = No. En ese centro:

El paciente confirma la cita sin pagar.
En Mis citas del portal del paciente clásico, la cita no muestra los botones de pago online ni «Pendiente de pago», sino la etiqueta Pago en el centro. Las citas de un centro que sí exige pago adelantado siguen mostrando los botones como siempre.
La cita queda con su precio y sin pagar hasta que el centro registre el cobro.

Qué prestaciones salen en cada centro. La reserva online solo ofrece en un centro las prestaciones asociadas a ese centro, también cuando el paciente elige primero el servicio. Asocie cada prestación solo al centro donde se ofrece: las presenciales a un centro y las de pago adelantado al otro. Una prestación que no está asociada a ningún centro no sale en ninguno cuando el paciente ya ha elegido centro. Al confirmar se vuelve a comprobar esta asociación. Si la prestación ya no se ofrece en esa sede, la reserva se rechaza: vuelva a elegir centro y prestación. Esta comprobación también se aplica al portal clásico. Si no utiliza una lista de prestaciones específica para cita online, se usan las asociaciones generales de cada centro; no necesita configurar una lista adicional. Un aviso propio para estas reservas. En Administración → Centro → Preferencias generales → pestaña Agenda, justo debajo de Aviso al crear cita online por un paciente, la opción Plantilla de aviso al paciente al reservar online en un centro sin pago anticipado:

Vacía: todas las reservas online reciben la plantilla general, como hasta ahora.
Con una plantilla elegida: las reservas en centros sin pago adelantado reciben esa plantilla (por ejemplo, para recordar que el pago se hace en el centro). Las de los centros con pago adelantado siguen recibiendo la general.

Y para las citas que da el centro. Dentro de Aviso al crear cita por un usuario, debajo de su Plantilla, la opción Plantilla de aviso al paciente al crear un usuario la cita en un centro sin pago anticipado hace lo mismo con las citas que crea alguien del centro desde la agenda: vacía, todas reciben la plantilla general; con una plantilla elegida, las de los centros sin pago adelantado (las presenciales) reciben esa y las de los centros con pago adelantado (las online) siguen con la general. Revise también los recordatorios del centro nuevo: si las plantillas que usa hablan de videoconferencia o de pagar online, asígnele unas propias.

Campos del formulario del paciente

En la pestaña Datos del paciente puede decidir qué información se solicita durante la reserva. Los siguientes campos siempre son visibles y obligatorios:

Nombre;
Primer apellido;
Email.

Para los demás campos puede configurar:

Mostrar;
Obligatorio;
Valor por defecto, cuando se trate de una opción Sí/No.

Cuando muestra el campo País, el portal presenta un selector con los países ordenados alfabéticamente. El paciente elige una opción y no tiene que escribir el nombre manualmente. El portal del paciente comprueba los campos Obligatorio también al guardar, no solo en el formulario: no se puede crear un paciente ni reservar con un campo obligatorio vacío o relleno solo con espacios. Si falta alguno, el paciente ve el mensaje «Falta un dato obligatorio: …» con el nombre del campo (por ejemplo, «Falta un dato obligatorio: Teléfono móvil») y tiene que completarlo para seguir.

Si no ha cambiado nada en esta pestaña, además de los campos fijos se pide el Teléfono móvil.
Las preferencias Sí/No no obligan a marcar nada: el paciente puede dejarlas en No.
Observaciones solo se pide al reservar una cita; al crear la cuenta sin cita no aparece.

Las preferencias de comunicaciones, publicidad, WhatsApp, SMS y email pueden aplicar su valor por defecto aunque el campo esté oculto. Defina estos valores de acuerdo con la política de privacidad y el consentimiento aplicable. Para cambiar el orden:

arrastre cada fila desde su icono de agarre;
colóquela en la posición deseada;
pulse Guardar configuración.

El mismo orden se utiliza en el registro del portal cuando el centro exige crear una cuenta.

Modalidad online / presencial definida por la prestación

Para centros cuya web distingue entre cita online (videoconsulta) y presencial:

Active la opción La prestación define la modalidad (pestaña Configuración general, sección Prestaciones) y pulse Guardar configuración.
Marque la casilla videoconferencia en las prestaciones que sean online (en la ficha de cada prestación). Cada prestación es de una sola modalidad: si un servicio se ofrece de las dos formas, duplíquela (una online y una presencial).
En su web, añada la modalidad al final del enlace de reserva: /modalidad/online o /modalidad/presencial.

El paciente que entra por el enlace “online” solo ve prestaciones online, y el que entra por “presencial”, solo presenciales. Si el enlace no lleva modalidad se muestran todas, como siempre. Con la opción activada, la cita queda marcada como videoconsulta o presencial según la casilla de la prestación elegida.

Registro mínimo con la misma configuración en los formularios clásicos

Desde agosto de 2026, esta configuración de campos puede aplicarse también a los formularios clásicos: el registro del portal del paciente clásico y el alta de paciente de la cita online clásica. Es la base del registro mínimo: el centro deja visibles solo los campos imprescindibles (nombre, primer apellido y email son fijos) y el paciente completa el resto de su ficha más tarde. El flujo para el paciente:

se registra con los campos mínimos configurados;
recibe el email de bienvenida del centro, que puede incluir dos enlaces: completar sus datos (metatag %updatepatientdataform%) y firmar el documento de consentimiento (metatag %lastpendingdocumentsignaturelink%). Hay una plantilla predefinida Bienvenida de nuevo paciente lista para importar en Administración > Comunicaciones > Plantillas envíos;
al completar sus datos ve su ficha completa, con los campos obligatorios que el centro exija;
al guardarla, su documento de consentimiento queda generado y pendiente de firma, y el enlace de firma del email funciona directamente. Si abre el enlace de firma antes de completar la ficha, ve un aviso con el botón COMPLETAR DATOS que le lleva primero al formulario;
si el centro ha puesto Permitir acceso al portal sin la LOPD firmada en No, solo podrá entrar al portal cuando la ficha conste con la LOPD aceptada.

Con el portal nuevo (Administración → Centro → Cita online → Versión del portal) el circuito es el mismo. Además, tras reservar, la pantalla Cita reservada correctamente muestra «Falta un paso para terminar tu alta.» y le pide que revise el email que le hemos enviado para completar sus datos y firmar (también la carpeta de spam), sin botón. Una vez que entra al portal con su código, el inicio y Mi perfil repiten el aviso con el botón Completar mis datos hasta que el paciente completa su ficha. Si el centro no deja entrar sin la LOPD firmada, ese paciente no llega al inicio: para él cuentan el aviso de la reserva y el email de bienvenida. La activación de este comportamiento (y el documento de consentimiento que se genera al completar la ficha, con variante opcional para menores de edad) se solicita al equipo de soporte o al asistente de Nubidoc; la elección de campos visibles sí se gestiona desde esta pestaña. Consulte Configurar el registro mínimo con firma de protección de datos para realizar todos los pasos en orden.

El campo del centro no aparece cuando el centro es uno solo

En los formularios clásicos, el campo “¿En qué centro quieres solicitar la cita?” solo se muestra cuando el paciente tiene realmente algo que elegir. Si la cuenta tiene un único centro donde reservar, el campo deja de mostrarse y la solicitud se registra en ese centro igual que antes: el paciente ve un formulario más corto y no puede equivocarse. Cuentan como centros elegibles los que el desplegable mostraría de verdad: no se cuentan los centros desactivados, los de solo facturación ni los que tienen Disponible cita online en No (ficha del centro, en Administración > Centros y recursos). Por eso una cuenta con tres centros de los que solo uno admite cita online tampoco ve el campo. Con dos o más centros elegibles no cambia nada: el desplegable se muestra y el paciente elige. En el portal del paciente nuevo ya funcionaba así, con el paso Elige un centro. Hay dos excepciones en las que el campo se sigue mostrando. Si el enlace que reparte la clínica apunta a un grupo de centros, el desplegable lista los centros de ese grupo admitan o no cita online, y el campo desaparece cuando en el grupo solo queda un centro elegible (los desactivados y los de solo facturación tampoco cuentan ahí). Y en el alta de paciente de la cita online clásica de las cuentas que trabajan con sectores y puestos de trabajo, porque ahí los desplegables de sector y puesto se cargan al elegir centro y ocultarlo dejaría el formulario sin poder completarse.

Pacientes de otros países: País, Provincia y Región

En los formularios que rellena el paciente hay dos listas de zona, y solo se muestra una cada vez:

Provincia: las provincias de España. Es la que se ve cuando el país es España.
Región: la lista equivalente del resto de países (Argentina, por ejemplo, tiene ahí sus 24 provincias). Es la que se ve cuando el paciente elige cualquier otro país.

La lista cambia al elegir el País.

Corregido en agosto de 2026. Antes, en la pantalla de completar los datos el campo País no se mostraba en los centros con el registro mínimo activado, así que un paciente de otro país se encontraba siempre las provincias españolas y no podía cambiarlas. Si además el centro tenía la provincia entre los campos obligatorios, no podía terminar de guardar su ficha. Ahora ese campo aparece. No hay nada que configurar.

A quién le cambia algo:

Centros con el registro mínimo: la pantalla de completar los datos pasa a mostrar País. Lo ven todos sus pacientes, también los españoles, con «España» ya seleccionada y la misma lista de provincias de siempre.
Centros que tenían el país oculto en su propia configuración de campos: siguen igual.
El resto: ya veían el campo, no cambia nada.

Lo mismo se corrigió en el formulario de alta para centros que no están en España: antes mostraban España preseleccionada y una lista de provincias vacía. Si un paciente ya tiene la provincia mal guardada, se corrige desde su ficha en Pacientes, que sí permite elegir el país y, con él, la provincia o la región correcta. Tenga en cuenta que eso arregla lo que ve el personal, pero no garantiza por sí solo que la provincia aparezca en una factura ya emitida.

Enlaces legales

En Configuración general > Alta de nuevos pacientes puede mostrar enlaces a:

Política de privacidad;
Condiciones de contratación.

Active Mostrar enlace e introduzca la dirección correspondiente. El texto que ve el paciente se adapta a los enlaces habilitados.

Límite de días futuros

Puede limitar cuántos días hacia adelante se ofrecen citas:

en la ficha de cada centro, mediante Días de anticipación reservas online;
como valor general, mediante Máximo de días para citas online.

El valor del centro tiene prioridad. Las fechas posteriores aparecen deshabilitadas para el paciente.

Disponibilidad del profesional

El portal solo ofrece horas que encajan con los horarios vigentes. Si un horario ha caducado, renueve su periodo o cree uno nuevo. Si un profesional nunca ha tenido un horario propio, el portal puede tomar como referencia el horario general del centro. Si tenía un horario y ya ha vencido, no se ofrecen horas hasta renovarlo. Consulte también Horarios de usuarios: guía completa.

Información pública del profesional

Cuando Mostrar descripción del profesional está activado, el portal puede mostrar:

foto;
nombre;
especialidad;
descripción pública.

La descripción y la especialidad se mantienen en la ficha del profesional, dentro del bloque de cita online.

Enlace directo del profesional

La ficha del profesional puede mostrar Enlace del portal del paciente y un botón Copiar. Comparta ese enlace para que el portal proponga directamente a ese profesional. El enlace aparece cuando:

la cita online está activa;
el usuario ya se ha guardado;
el profesional tiene Agenda online en Sí.

Si el profesional deja de estar disponible, el portal continúa con el flujo normal de selección.

Alta de nuevos pacientes: enlace «Regístrate» y mensaje tras el alta

Estos ajustes son del portal nuevo (v2). Están en Administración → Centro → Cita online, pestaña Configuración general, panel Alta de nuevos pacientes en el portal. Enlace «Regístrate» La pantalla muestra, junto al interruptor Permitir alta de nuevos pacientes, el campo Enlace «Regístrate» con un botón Copiar. Es el enlace normal del portal con &registro=1 al final:

https://app.nubidoc.com/patient-portal/?c=CODIGO_CLIENTE&registro=1

Sustituya CODIGO_CLIENTE por el código público del centro y ponga ese enlace en el botón «Regístrate» de la web del centro. El paciente que lo pulsa llega directamente a Crear nueva cuenta.

Si el alta de nuevos pacientes está en Sí, funciona tanto si el portal deja reservar sin identificarse como si exige acceso.
Si está en No, el enlace abre la pantalla de acceso de siempre.
Si el paciente ya tiene sesión iniciada, entra a su portal con normalidad.
Si el enlace lleva a la vez login=1 y registro=1, gana login=1.
Con el portal clásico (v1) no existe este enlace: la pantalla avisa de que solo está disponible con el portal nuevo.

Qué ve el paciente después del alta El apartado Después del alta ofrece dos opciones:

Opción	Qué ocurre al terminar el alta
Pedir el código de acceso al instante (PIN) (la de siempre)	Se envía el código al email del paciente y aparece la pantalla «Introduce el código»
Enseñar un mensaje, sin pedir código (botón «Acceder»)	No se envía ningún código. Aparece la pantalla Cuenta creada con el mensaje del centro y un botón Acceder, que lleva al acceso con el email del paciente ya escrito

El cuadro Mensaje tras el alta es texto sencillo, de hasta 1000 caracteres, y se respetan los saltos de línea. Si lo deja vacío, el paciente ve «Su cuenta se ha creado correctamente.» Solo se usa con la segunda opción. Pulse Guardar configuración para aplicar los cambios.

Hora de la cita con su huso horario

Los centros que ya enseñaban el aviso de hora peninsular en el portal clásico lo tienen también en el portal nuevo, sin configurar nada. Se gobierna con la preferencia Mostrar el aviso de hora peninsular española en la cita online (Administración → Centro → Preferencias, pestaña Otras, categoría Cita online). Con el aviso activo, el portal nuevo añade el huso horario junto a las horas: una nota bajo las horas disponibles, y entre paréntesis detrás de la hora en el resumen de la reserva, en la pantalla de cita reservada, en Mis citas y en el inicio. El texto depende de la Zona horaria del centro donde es la cita: «Hora peninsular española», «Hora de Canarias», «Hora de Lisboa (Portugal)», etc. Si el centro no tiene zona horaria, dice «Hora peninsular española».

La hora de la cita en «Mis citas» y en el inicio

La lista de citas del portal nuevo enseña la hora de inicio y de fin de cada cita, además de la fecha y del profesional. Antes, en las citas dadas de alta desde la agenda —la mayoría— solo salía la fecha, y en las citas ya cerradas aparecía una hora suelta tras un guion; la lista, además, no salía ordenada por fecha. Corregido en noviembre de 2026: se aplica a las citas ya existentes y a las nuevas, sin configurar nada. La hora que ve el paciente es la de la cita, la misma que figura en la agenda: pasar la cita a Sala de espera no la cambia. El portal clásico no cambia.

Aviso del profesional

El texto que escribe el centro en Administración → Equipo y accesos → Usuarios, botón Mensaje online, aparece en el portal nuevo como Aviso encima de las horas disponibles cuando el paciente elige a ese profesional. Si elige Cualquier profesional, no se muestra. El botón Mensaje online del listado de usuarios aparece si el centro tiene activada la preferencia Mostrar el botón de mensaje online en la gestión de usuarios (pestaña Otras, categoría Usuarios y profesionales).

Motivo de la cita obligatorio

En el panel Motivo de la cita, la opción Pedir el motivo de la cita (por defecto No) hace que el diálogo Confirmar reserva del portal nuevo exija un Motivo de la cita: el paciente no puede confirmar sin escribirlo. Se pide siempre, a quien ya tiene cuenta y a quien reserva sin identificarse, aunque el campo de observaciones esté oculto en Datos del paciente. No aparece en el formulario de alta de nuevos pacientes. Si el campo queda vacío, el portal avisa con «Indica el motivo de la cita.» y no reserva. Lo que escribe el paciente queda en la Nota del paciente de la cita. Desde octubre de 2026, el texto que escribe un paciente con cuenta al reservar se guarda ahí y no en las Notas internas de la cita; las citas ya reservadas no cambian.

Dejar que el paciente modifique sus datos desde el portal

En Administración > Centro > Cita online, pestaña Datos del paciente, el panel Modificar los propios datos desde el portal tiene la opción Permitir al paciente modificar sus datos desde el portal (Sí / No). Por defecto está en No: el paciente ve su ficha en el portal pero no puede cambiarla. Pulse Guardar configuración al terminar. Con Sí, el paciente que ha entrado en su portal (el clásico y el nuevo) puede completar y corregir su ficha:

Portal clásico: debajo de su ficha aparece Modificar mis datos, con el botón Guardar mis datos.
Portal nuevo: en Mi perfil aparece el botón Modificar mis datos, con Guardar y Cancelar.

Qué puede cambiar y qué no:

Los campos son los de la ficha de actualización de datos del centro (nombre, apellidos, teléfono, dirección, código postal, población, provincia, país, fecha de nacimiento, sexo y DNI/NIE), con los mismos obligatorios. Si falta uno, el portal avisa con Falta un dato obligatorio: ….
El email no se puede cambiar: es su acceso al portal.
El DNI/NIE solo se puede escribir si en la ficha está vacío. Si ya tiene uno, se ve en solo lectura y, si es incorrecto, hay que contactar con el centro.
No se tocan datos de facturación, centro, profesional, etiquetas ni nada clínico.
Guardar los datos desde el portal no genera ninguna solicitud de firma de consentimiento.
Completar la ficha no corrige los borradores de factura que ya estén creados: conservan los datos con los que se crearon y hay que regenerarlos o corregirlos aparte.

Mensajes del portal del paciente

Ruta: Administración → Centro → Cita online → opción Mensajes. Decide si los pacientes pueden escribir a los profesionales que les atienden desde el portal, y si el centro tiene la bandeja Mensajes como última opción de Pacientes.

Valor	Efecto
No (por defecto)	No hay mensajería: ni la opción en el portal del paciente, ni la bandeja en el menú del centro
Sí	Los pacientes ven Mensajes en su portal y el personal ve la bandeja Mensajes

Es la única llave: no hay que tocar nada en la ficha de cada paciente ni en sus permisos de acceso a la historia clínica. Con esta opción en Sí, la tienen todos los pacientes del centro que hayan sido atendidos por alguien. Quién ve la bandeja del centro: los usuarios con el privilegio Acceso HC (Administración → Equipo y accesos → Roles/Privilegios, grupo PACIENTES). Al activarla, el centro se compromete a contestar: no es un canal de urgencias. El funcionamiento del día a día está en la guía de Inicio, apartado Mensajes con tus pacientes.

Calendly

Cuando la integración está disponible, se configura en Administración > Centro > Calendly.

Conectar la cuenta

Active Permitir Calendly en las preferencias visibles del centro.
Genere un token de acceso personal desde su cuenta de Calendly.
Pegue el valor en API Token.
Pulse Guardar.
Compruebe que la organización aparece correctamente.

El token se oculta en pantalla. Consérvelo de forma segura y sustitúyalo si sospecha que se ha compartido.

Vincular profesionales

Abra Administración > Equipo y accesos > Usuarios.
Edite el profesional.
Seleccione su cuenta en Usuario Calendly.
Guarde.

El campo Filtro de servicios Calendly permite escribir palabras separadas por punto y coma. Solo se mostrarán las reservas cuyo título incluya alguna de ellas. Déjelo vacío para mostrar todas las citas vinculadas.

Importar una reserva

Pulse una cita de Calendly en la agenda y elija Importar en Nubidoc. La cita pasa a gestionarse como una cita de Nubidoc y puede utilizar las acciones habituales. Una misma reserva solo puede importarse una vez.

Integraciones externas

Si el centro dispone de Integraciones, encontrará la opción en Administración > Centro > Integraciones. Desde la pantalla puede:

ver las integraciones del centro;
crear una nueva;
elegir qué cambios quiere comunicar;
indicar la dirección del sistema receptor;
seleccionar el tipo de autenticación;
activar o desactivar temporalmente;
revisar el último resultado;
editar o eliminar.

Utilice la prueba disponible antes de activar una integración. Pida al proveedor del sistema externo la dirección y las credenciales que debe introducir. No comparta esos datos fuera del personal autorizado. Si una entrega falla, revise el estado y el motivo mostrado en el historial de la integración.

Sincronizar las prestaciones de las citas

Los avisos de citas incluyen todas sus prestaciones, con el nombre y los códigos interno, externo y público. Añadir, cambiar o eliminar una prestación también genera un aviso de actualización, incluso si se edita directamente la línea sin volver a guardar la cabecera. Si se elimina la última, el sistema externo recibe una lista vacía. Las integraciones autorizadas pueden modificar la duración y las prestaciones de una cita existente conservando su identidad. Nubidoc comprueba disponibilidad, permisos y restricciones de la cita antes de guardar. Consulte la referencia de prestaciones de citas para integrar estas operaciones. Para gestionar las API keys del centro necesita permiso para modificar los datos del centro y el módulo Integraciones activo. Nubidoc comprueba ambos requisitos también al ejecutar cada acción, no solo al mostrar esta pantalla. Las claves solo se pueden crear, activar, desactivar o eliminar desde las opciones autorizadas del panel; una solicitud directa fuera de esas acciones se rechaza.

Gestión de horarios mediante API

Las integraciones autorizadas pueden gestionar las plantillas de horarios de usuarios, sus intervalos semanales y las asignaciones por centro y periodo. Para ello, la API Key debe tener permisos de administración de lectura (admin:read) y, para crear o modificar datos, de escritura (admin:write). El sistema rechaza automáticamente franjas horarias o periodos de asignación que se solapen. Estas operaciones no sustituyen la pantalla Administración > Equipo y accesos > Horarios Usuarios: los cambios realizados por una integración se reflejan también en la aplicación.

Mi suscripción

Mi suscripción muestra:

plan actual;
módulos contratados;
consumo de pacientes, usuarios, almacenamiento y comunicaciones;
acceso a Pagos y facturas;
acceso a la Tienda de módulos;
opciones de gestión disponibles para la cuenta.

Los datos de facturación de la suscripción son independientes de los datos con los que el centro emite facturas a sus pacientes o clientes.

Método de pago

Cuando la cuenta utiliza un portal de pago seguro, Método de pago permite revisar o actualizar la forma utilizada para los cobros recurrentes.

Pagos y facturas

Muestra los documentos emitidos asociados a la cuenta. Abra o descargue los que estén disponibles.

Pagar una cuota con tarjeta: qué mensajes puede ver

El enlace Pagar de una cuota pendiente abre la pasarela y pide la tarjeta. El pago solo se da por bueno cuando la pasarela confirma el cobro, así que además del mensaje de confirmación puede ver estos avisos:

“No hemos podido confirmar su pago con la pasarela. No se ha registrado ningún pago. Si cree que se le ha cobrado, póngase en contacto con nosotros.” — la pasarela ha dicho que ese cobro no existe o no está hecho, y la cuota sigue pendiente. Ocurre si la página se abandonó a medias o si el navegador avisó sin haber completado el cobro. Puede volver a abrir el enlace y pagar.
“No hemos podido confirmar su pago en este momento. Si el cargo aparece en su tarjeta, no vuelva a pagar: póngase en contacto con nosotros y lo comprobamos.” — este es distinto: no es que no se haya pagado, es que no se ha podido preguntar a la pasarela. Puede haber un cargo hecho, así que antes de volver a pagar conviene comprobarlo con nosotros.
“El pago ya había sido realizado anteriormente. El cobro que se acaba de hacer se ha devuelto a su tarjeta.” — la cuota ya constaba pagada, por ejemplo porque se pagó desde otra pestaña o desde otro dispositivo. El segundo cargo se devuelve automáticamente y el abono aparece en el extracto de la tarjeta en unos días. La cuota queda pagada una sola vez.
“El pago ya ha sido realizado correctamente.” — es lo que responde al recargar la página de resultado o volver a enviar el mismo formulario. No hay ningún cobro nuevo y no se devuelve nada: es el mismo pago, contestado dos veces.
“Esta orden de pago está anulada. El cobro que se acaba de hacer se ha devuelto a su tarjeta.” — se pagó desde el enlace de una cuota ya anulada. La cuota sigue anulada y el dinero se devuelve.
“El importe cobrado no corresponde a esta orden de pago. El cobro se ha devuelto a su tarjeta y la orden sigue pendiente.” — ocurre con una página que llevaba mucho tiempo abierta y cobró un importe que ya no es el de la cuota. Vuelva a abrir el enlace y páguela de nuevo.

Si el pago se completa, la página responde “Operación realizada correctamente” y la cuota pasa a Pagado.

La cuota mensual y sus avisos (centros sin domiciliación)

A los centros que no tienen la cuota domiciliada, el sistema prepara la cuota del mes por su cuenta. Es una funcionalidad que se activa centro a centro: si su cuota se cobra de otra forma, nada de esto le afecta y no recibirá ninguno de estos correos. Cuando está activada, cada mes ocurre esto:

Siete días antes de que termine el periodo que ya tiene pagado, se genera la cuota del mes siguiente con el mismo importe y los mismos conceptos que la anterior, y llega un correo con el enlace de pago. La cuota aparece en Administración → Mi suscripción → Pagos y facturas, en el bloque Requerimientos de pago.
Tres días antes de la fecha límite, si sigue sin pagarse, llega un recordatorio.
El día de la fecha límite, si la cuota sigue pendiente, el acceso al programa queda suspendido: al entrar solo se ve la pantalla de pago.

En cuanto se registra el pago, el acceso se recupera solo, sin llamadas ni esperas, y no se pierde ningún dato. Formas de pago:

Con tarjeta, desde el botón del correo o desde Pagos y facturas: se registra en el acto.
Por transferencia: indique como concepto el número de cuota que aparece en el correo, y ordénela al menos 2 días laborables antes de la fecha límite. Hasta que el ingreso llega y se registra, la cuota consta como pendiente. Si ya la ha ordenado, responda al correo y se anota para que no se le suspenda el acceso.

Los correos llevan también el bloque Revise sus datos de facturación con los datos con los que se emitirá la factura. La factura se emite al registrarse el pago, así que cualquier corrección hecha antes de pagar llega a tiempo.

Tienda de módulos

En Administración → Tienda de módulos puede consultar funciones, ampliaciones y bonos disponibles. También se llega desde Administración → Mi suscripción → Tienda de módulos. Para consultar la tienda basta con poder entrar en Administración. Activar, probar o contratar exige además permiso para modificar los datos del centro. Sin él se pueden leer las fichas, pero la tarjeta indica que debe solicitar la activación o contratación al administrador y no ofrece esos controles. Cada tarjeta muestra:

nombre y descripción;
precio;
la etiqueta Suscripción o Pago único;
Ver ventajas para abrir la ficha y Ver más para desplegar el detalle;
el botón Contratar para una suscripción o Comprar para un bono de pago único.

Consultar las ventajas y condiciones de un módulo

Pulse Ver ventajas en la tarjeta de un módulo, ampliación o bono. Se abre una ficha con qué aporta, para quién resulta útil, qué permite hacer, un ejemplo, los límites y los pasos para ponerlo en marcha. Consulte allí el precio vigente, si se cobra por usuario o por módulo/bono del centro, la periodicidad y las unidades incluidas. Los precios de pago se indican sin IVA; un módulo incluido puede tener consumos o servicios adicionales aparte. Se respetan los módulos incluidos por las condiciones anteriores de su cuenta. En ampliaciones y bonos, Ver más también permite desplegar el detalle dentro de la tarjeta. La ventana se adapta al ancho de pantalla y permite desplazarse por todo el contenido. Puede cerrarla con Cerrar o Escape. El botón Ir a…, cuando aparece, lleva al control disponible para activar, configurar, contratar o consultar al administrador. No ejecuta esa acción: debe utilizar el control y confirmar la operación cuando corresponda. Abrir la ficha no cambia nada. La tarjeta Inteligencia Artificial aparece primero y permanece visible aunque la IA esté apagada, destacada en verde jade en Nubidoc y ámbar en Treebole Clínicas. Explica el estado del centro y los créditos incluidos. Activar el módulo incluido no contrata ampliaciones. Si aparece un saldo del equipo, suma solo los profesionales que ya tienen un plan inicializado: son cuentas personales, no una bolsa de créditos compartida. Cada profesional consulta su saldo en su perfil.

Contratar una suscripción

Localice el módulo y revise su precio, la etiqueta Suscripción y la información de Ver más.
Pulse Contratar.
Confirme el mensaje “¿Está seguro que desea contratar el módulo seleccionado?”.
Cuando aparezca “El módulo se ha contratado correctamente.”, consulte la suscripción desde Administración → Mi suscripción. Las suscripciones activas o pendientes dejan de mostrarse en la tienda.

En MÓDULOS DE LA PLATAFORMA, una tarjeta con Incluido en su plan no necesita contratación: se activa o desactiva con el control Activo. Algunos módulos de pago ofrecen Probar 7 días gratis; si la prueba ya está en curso, Contratar permite pasar a la suscripción sin esperar a que termine.

El módulo Videoconferencia

La tarjeta Videoconferencia (“Citas por videoconsulta: videollamada segura con el paciente desde la agenda y la ficha de la cita”) lleva la etiqueta Incluido en su plan: no se contrata ni tiene coste, solo se enciende o se apaga con su control Activo. Mientras está activa, se ven los botones de videoconsulta en la agenda y en la ficha de la cita, y el paciente recibe su enlace para conectarse a la videollamada. Las cuentas que se den de alta con esta versión la traen activa de fábrica (en el paso de módulos del alta, la tarjeta sale ya marcada); los centros que ya existen la ven según su estado actual y pueden apagarla o encenderla cuando quieran. Pulse Ver más en la tarjeta para el detalle. Si su centro no va a usar videoconsulta, baje el interruptor Activo y los botones desaparecerán de la agenda; al volver a subirlo, reaparecen. Contratar activa la suscripción mensual, pero no configura el módulo ni compra un bono de pago único. Después deberá utilizar Configurar, cuando la tarjeta lo ofrezca, o abrir el apartado correspondiente. Si aparece “Este módulo estará disponible para contratación próximamente.”, el botón todavía no crea una suscripción. Los precios de la tienda se muestran sin IVA. El IVA que se suma al comprar un bono de pago único es el mismo que se aplica a las cuotas mensuales del centro. Los bonos de pago único con precio se adquieren con Comprar y no aportan unidades hasta que el pago se confirme. Mientras estén pendientes, puede aparecer Pagar ahora. Lo gratuito funciona de otra manera: un módulo o bono con precio 0,00 € se activa en el momento de contratarlo y no genera ningún recibo en Mi suscripción → Pagos y facturas. Como no hay nada que pagar, tampoco aparece el paso Completar el pago. Una vez entregado deja de ofrecerse en el catálogo, y si se intenta contratar de nuevo aparece el aviso “Este módulo ya está disponible en su cuenta”.

Avisos de saldo de bonos SMS y WhatsApp

Cuando el centro envía SMS o WhatsApp con bonos, Nubidoc vigila el saldo disponible y avisa por correo antes de que se acabe.

No confundir con el aviso de fin de bono del paciente. Aquí se habla de los créditos de mensajería que compra el centro, y los avisos van dirigidos al centro. El aviso que recibe el paciente cuando se le acaban las sesiones de su bono es otra cosa, se activa aparte y se configura en Administración → Centro → Preferencias generales → Agenda, bloque Aviso fin de bono: ver la guía de plantillas, sección “Aviso de fin de bono”.

Los avisos miran el saldo total

El centro puede tener varios bonos del mismo tipo a la vez, por ejemplo uno con unas pocas unidades y otro recién comprado. Los envíos se descuentan del bono más antiguo primero, para que ningún bono se quede sin usar, y cuando ese se termina se continúa automáticamente con el siguiente. Los avisos se calculan sobre la suma de todos los bonos con saldo. Por eso:

Que se termine un bono no genera ningún aviso si aún queda saldo en otro. Los envíos continúan sin interrupción y no hay que hacer nada.
El aviso de saldo agotado solo llega cuando el centro se queda sin saldo en ningún bono.

Cuándo llega un aviso

Se envía un correo cuando el saldo total baja de cualquiera de estos niveles:

100 unidades restantes
50 unidades restantes
10 unidades restantes
0 unidades restantes (saldo agotado)

Cada nivel se avisa una sola vez mientras se consume el mismo bono. Al comprar un bono nuevo el ciclo se reinicia, de modo que cuando el saldo vuelva a bajar se vuelve a avisar. Los avisos llegan al correo de cada centro y también al correo del titular de la cuenta. Si un centro no tiene correo propio definido, en su lugar se usa el del titular. Las direcciones repetidas reciben el aviso una sola vez, y basta con que uno de esos correos lo reciba para dar el aviso por entregado.

Cuando el saldo se agota

Al quedarse sin saldo en ningún bono, los envíos de ese canal quedan bloqueados hasta adquirir un bono nuevo desde la Tienda de módulos.

Preguntas frecuentes

Acabo de comprar un bono y me avisan de que se han agotado. ¿He perdido el bono nuevo? No. Si recibió ese aviso antes de agosto de 2026, se refería al bono anterior: el sistema gasta primero el más antiguo y avisaba al terminarse ese, sin tener en cuenta que el nuevo seguía intacto. Los envíos no se interrumpieron en ningún momento. Con el comportamiento actual ese aviso ya no se envía mientras quede saldo en otro bono. ¿En qué orden se gastan los bonos si tengo varios? Del más antiguo al más nuevo, para que ninguno se quede sin usar. El paso de un bono al siguiente es automático. ¿Cuánto saldo me queda en total? El aviso indica el saldo disponible sumando todos los bonos activos. El consumo general de comunicaciones también aparece en Mi suscripción.

Facturación y catálogo

Comisiones por número de citas

Con Permitir Comisiones por Nº citas activado en Administración → Preferencias generales, puede configurar tramos en Administración → Facturación y catálogo → Comisiones por Nº citas. En Agenda → Buscar citas → Factura profesional a centro, el diálogo Generar Facturas muestra los tramos que alcanza cada profesional con sus citas seleccionadas. Con 5 citas aparece el tramo 1–5. Con 8 citas aparecen 1–5 y 6–10, y el tramo 11 en adelante se muestra desde la cita 11. Puede revisar y editar el porcentaje o el importe fijo de cada tramo antes de generar la factura.

Paypal

La ruta completa es Administración → Facturación y catálogo → Medios de cobro → Paypal. Medios de cobro solo aparece si su perfil puede cambiar los datos del centro; no requiere contratar un módulo independiente. La configuración es común para toda la cuenta y no permite elegir un centro concreto. Al pulsar Paypal se abre Datos Paypal. Complete ID Cliente, Clave y url condiciones contratación, y elija en Habilitado entre Activado y Desactivado. El paciente puede abrir la dirección indicada mediante el enlace condiciones de uso de la pantalla de pago. Pulse aceptar para guardar o cancelar para salir sin aplicar los cambios. Para que esta opción de pago esté disponible, el centro debe disponer de cobro online, las credenciales deben estar guardadas y Habilitado debe estar en Activado. En las acciones de una cita aparecerá Pagar Paypal. Si también está activa la preferencia Mostrar botones de pago en el portal del paciente, las citas pendientes, sin pago registrado y sin bono asociado muestran Pendiente de pago y Pagar con paypal en el portal. Activar Paypal no cobra una cita ni la marca como pagada: solo habilita el acceso a la pasarela. El pago se registra cuando el paciente completa correctamente la operación. La pantalla de elección avisa al paciente si las transacciones de Paypal están sujetas a una tarifa adicional. Al elegir Desactivado, esta opción desaparece sin borrar los demás medios de cobro.

Stripe

La ruta completa es Administración → Facturación y catálogo → Medios de cobro → Stripe. Medios de cobro solo aparece si su perfil puede cambiar los datos del centro; no requiere contratar un módulo independiente. La configuración es común para toda la cuenta y no permite elegir un centro concreto. Al pulsar Stripe se abre Datos Stripe. Complete Key, Code y url condiciones contratación, y elija en Habilitado entre Activado y Desactivado. El paciente puede abrir la dirección indicada mediante el enlace condiciones de uso. Pulse aceptar para guardar o cancelar para salir sin aplicar los cambios. Para que esta opción de pago esté disponible, el centro debe disponer de cobro online, las dos credenciales deben estar guardadas y Habilitado debe estar en Activado. No hay otra preferencia general de Stripe que activar: estos tres datos de Datos Stripe son los que deciden si la pasarela está disponible. En las acciones de una cita aparecerá Pagar Stripe. Si también está activa la preferencia Mostrar botones de pago en el portal del paciente, las citas pendientes, sin pago registrado y sin bono asociado muestran Pendiente de pago y Pagar con tarjeta en el portal; el paciente puede no ver la palabra Stripe aunque sea quien procesa la tarjeta. Activar Stripe no realiza ningún cargo, no cambia la forma de pago de cobros anteriores ni marca citas como pagadas. Solo habilita la pasarela; el cobro se registra después de que Stripe confirme la operación. Al elegir Desactivado, esta opción desaparece sin borrar los demás medios de cobro.

Pagadores

En Administración > Facturación y catálogo > Pagadores puede crear mutuas, aseguradoras y empresas pagadoras. Al crear o modificar un pagador puede guardar, además de sus datos fiscales y postales, un teléfono y un comentario. El teléfono aparece también en el listado, después de Código postal; el comentario se consulta desde la ficha del pagador. El botón Importar permite:

descargar un fichero de ejemplo;
completar los datos;
subir el Excel;
revisar el resumen.

El fichero necesita nombre y nombre_largo. Puede incluir CIF, dirección, ciudad, provincia, código postal, código, identificador externo, color y teléfono. El teléfono se guarda como teléfono principal del pagador. Las filas correctas se guardan aunque otras contengan errores. Si vuelve a importar un pagador con el mismo nombre, se actualizan los datos aportados sin borrar los valores que haya dejado vacíos; por ejemplo, una celda de teléfono vacía conserva el número existente.

Reglas de cobertura (límites de actos y autorizaciones)

Si su centro tiene activada la preferencia Limites de cobertura por pagador (solicítela a soporte si no la ve), al modificar un pagador ya creado —excepto el PRIVADO— el formulario muestra la sección Reglas de cobertura (límites de actos y autorizaciones). Sirve para reflejar los límites que la mutua aplica a sus asegurados (por ejemplo “solo cubre 1 consulta al mes” o “máximo 20 sesiones al año”) y qué actos exige autorizar, para que Nubidoc avise o impida citar cuando corresponda. Cada regla se compone de:

Ámbito: Cualquier acto del pagador, una Familia de prestaciones o una Prestación concreta. El grupo Prestación muestra el mismo catálogo filtrado de esa mutua que el bloque Marcado rápido y no mezcla actos de otros pagadores, y cada prestación aparece con su departamento o departamentos detrás del nombre cuando los tiene.
Tope de actos y Periodo: máximo de actos cubiertos por Mes natural, Año natural, Últimos N días (con esta última aparece el campo N días (ventana móvil)) o Año de póliza, que cuenta desde el aniversario de la Fecha de alta de póliza de la ficha de cada paciente. Si a un paciente le falta esa fecha, la regla no se puede evaluar para él y Nubidoc solo avisa, nunca bloquea.
Días mín. entre actos: separación mínima entre dos actos del mismo ámbito. Puede usarse sola o junto al tope.
Requiere autorización: marca que ese ámbito exige autorización expresa de la mutua. Puede usarse sola, sin tope ni días mínimos, y se ve como Sí en la columna Requiere autorización de la tabla.
Modo: Avisar (el personal ve el aviso pero puede citar igualmente) o Bloquear (no se puede guardar la cita ni reservar online una vez alcanzado el límite).

Pulse Añadir regla y la regla aparece en la tabla de la sección. Para eliminarla, use el icono de papelera de su fila y confirme. Modificar una regla. Junto a la papelera, cada fila tiene un icono de lápiz —rótulo emergente Modificar regla—. Al pulsarlo, los datos de esa regla vuelven a los campos del formulario, la fila queda resaltada y el botón Añadir regla se sustituye por Guardar cambios, con un enlace Cancelar debajo. Cambie lo que necesite y pulse Guardar cambios: la fila se actualiza en su sitio, sin crear una regla nueva. Tenga en cuenta que lo que deje vacío se quita de la regla: si borra el Tope de actos, la regla se queda solo con los Días mín. entre actos. Las excepciones de un paciente concreto no se modifican desde aquí, sino desde la ficha de ese paciente. Para marcar muchas prestaciones de una vez, use el bloque Marcado rápido: prestaciones que requieren autorización: lista el catálogo del pagador (o, si esa mutua todavía no tiene catálogo propio, las prestaciones que no estén asignadas a otro pagador) con una casilla por prestación, un campo Filtrar prestación… y un desplegable para decidir si esas marcas Avisan o Bloquean. Marcar una casilla crea su regla; desmarcarla la elimina. Cada línea muestra la casilla a la izquierda y, a continuación, el nombre de la prestación. Si la prestación pertenece a algún departamento, el nombre va seguido del departamento en letra gris (por ejemplo Consulta · Fisioterapia, Psicologia); cuando está en varios, se muestran todos. Así se distinguen dos prestaciones que se llaman igual pero pertenecen a departamentos distintos. Si alguna prestación de esa mutua pertenece a un departamento, entre el filtro de texto y el desplegable Avisar/Bloquear aparece además el desplegable (todos los departamentos): elija uno y la lista se queda solo con las prestaciones de ese departamento, o use (sin departamento) para ver las que no pertenecen a ninguno. Los dos filtros se combinan, de modo que puede acotar por departamento y escribir después parte del nombre. Si ninguna prestación de esa mutua tiene departamento, ese desplegable no se muestra. Con prestaciones marcadas como que requieren autorización:

el formulario de cita avisa “Cobertura de Adeslas: la prestación ‘Consulta’ requiere autorización expresa del pagador y la cita no tiene la autorización concedida”, y muestra la casilla Autorización de mutua concedida y el campo Nº de autorización para registrarla en esa cita;
al Registrar pago de la cita aparece el mismo aviso mientras la autorización no conste concedida —esté pendiente o denegada—, pero el cobro se puede registrar igualmente;
vincular un volante de la mutua vigente en la fecha de la cita y del ámbito adecuado también cubre el requisito.

Con reglas definidas:

el formulario de cita muestra un aviso del tipo “Cobertura de Adeslas: la prestación ‘Consulta’ supera el límite de 1 acto(s) en el mes 07/2026 (1 ya registrado(s))”, y si la regla es de tipo Bloquear la cita no se guarda;
la ficha del paciente muestra el panel Cobertura con el consumo del periodo en curso (en rojo al llegar al tope);
los avisos de la factura señalan las citas facturadas que exceden la cobertura (informativo: no impide emitir).

Excepciones por paciente: cuando la mutua aprueba a un asegurado un cupo distinto del general (más sesiones, o sin límite), se registra desde la ficha del paciente (panel Cobertura → Nueva excepción). La excepción sustituye a las reglas generales de su mismo ámbito para ese paciente, admite Sin límite y una vigencia opcional (fuera de esas fechas vuelven a aplicar las reglas generales), y exige el mismo permiso que gestionar pagadores. La sección de reglas del pagador indica cuántos pacientes tienen excepciones propias.

Autorizaciones de mutua (volantes)

Complemento de las reglas de cobertura para las mutuas que trabajan con autorizaciones o volantes: bloques concretos de sesiones concedidos al paciente con nº de autorización y fecha de caducidad. Se activa con la preferencia Autorizaciones de mutua (volantes) (independiente de la de límites; solicítela a soporte). A diferencia de las reglas —que se definen una vez por pagador—, las autorizaciones se registran por paciente desde su ficha (sección “Autorizaciones de mutua”) y se consumen cita a cita con el selector Autorización mutua del formulario de cita. Nubidoc avisa cuando quedan pocas sesiones o la vigencia está a punto de caducar (“valore pedir la renovación”), sin bloquear el guardado. Ver las secciones correspondientes en Pacientes y Agenda.

Prestaciones

Las prestaciones representan los servicios que se utilizan en las citas. Al crear o editar una puede definir:

nombre;
descripción;
duración;
precio;
tipo de IVA;
color;
servicios o especialidades;
centros;
pagadores, cuando proceda.

En los centros que trabajan con prestaciones por pagador, el formulario muestra el campo Pagador. Al modificar una prestación se carga la asignación actual: puede seleccionar otra aseguradora o entidad, o dejar el campo vacío para quitar la asignación. Tras guardar, el valor se ve en la columna Pagador del listado. El color puede utilizarse en la agenda para identificar el servicio.

Importar prestaciones

Desde Prestaciones > Importar puede cargar un Excel para crear o actualizar prestaciones y precios. Antes de importar:

descargue el ejemplo disponible;
revise los centros seleccionados;
compruebe los códigos de pagador cuando trabaje con aseguradoras;
revise el resumen final.

El fichero puede incluir Código prestación pagador y Servicio. Si el servicio indicado no existe y la importación permite crearlo, quedará asociado a la prestación.

Exportar prestaciones y facturables a Excel

Al final de las acciones de Prestaciones y de Facturables, junto a Importar, el botón Exportar descarga un Excel con el catálogo completo de esa pantalla, no solo lo que deje ver el buscador. El fichero lleva las mismas columnas de la tabla de su centro, una columna de precio por pagador —el Precio Particular y, detrás, cada pagador que tenga tarifa en ese catálogo— y una última columna Repetido que marca con Si (N) los nombres que se repiten, sin distinguir mayúsculas, acentos ni espacios de más. La marca solo avisa: no borra, no funde ni cambia ninguna prestación. Si un pagador no tiene tarifa para una prestación, su celda queda vacía. Para localizar duplicados, abra el Excel y filtre la columna Repetido.

Buscar por centro y pagador

En el buscador de prestaciones:

seleccione uno o varios Centro;
si aparece, seleccione Pagador;
pulse Buscar.

Los filtros se combinan con el nombre, la descripción, el servicio y el resto de criterios visibles. El campo Pagador y la columna Pagador solo aparecen en los centros que utilizan esta forma de organizar las prestaciones. El filtro Pagador muestra las prestaciones de esa mutua: es la misma respuesta que da la cita y la pantalla de Precios. Al pasar el ratón por el filtro aparece la explicación «Incluye las prestaciones con este pagador directo, vinculadas a él o con precio para él». Si selecciona varios pagadores, se muestran las de cualquiera de ellos. Una prestación con pagador pertenece a una sola aseguradora. Si el mismo acto se ofrece a varias mutuas, hay una prestación por mutua, con el mismo nombre, y la columna Pagador las distingue. Al intentar poner un precio de otra mutua en una prestación que ya tiene pagador, el sistema avisa de que «La prestación pertenece a otra aseguradora»; tampoco se puede cambiar el pagador de una prestación que ya tiene precios de otra aseguradora sin retirarlos antes. Las prestaciones sin pagador siguen admitiendo un precio por pagador.

Facturables

Los facturables son productos o servicios que se añaden a las facturas pero no necesitan duración de agenda. Utilice prestaciones para servicios con cita y facturables para conceptos exclusivamente económicos.

Bonos

En Bonos se mantienen los tipos que después se venden o asignan a pacientes. Solo los usuarios con acceso a Administración pueden crear, editar o eliminar tipos de bono, y solo trabajan con los de su propia clínica: si una petición se refiere a un bono, un tipo de bono u otro elemento de otra clínica, Nubidoc responde «Referencia no disponible» o «Bono no disponible» y no hace el cambio. Al crear o editar un tipo de bono puede elegir Color en calendario y marcar Usar este color. Para quitarlo, desmarque la casilla. En el modo Por prestación, se usa cuando la cita no tiene una prestación normal. Un cambio se refleja en las citas pasadas y futuras al recargar la agenda. Duplicar un tipo de bono (para crear una variante sin rehacerlo desde cero): en cada fila de la tabla, entre Modificar (lápiz) y Eliminar (papelera), está el botón Duplicar (icono de copia). Al pulsarlo se crea al instante un tipo de bono nuevo, con el mismo nombre seguido de «(copia)», y se abre su ficha, con el título Copia del bono, para que cambie lo que distingue a la variante y pulse aceptar. La copia lleva lo mismo que el original: tipo, número de sesiones, duración, caducidad y límites, importes del monedero, familia, centro y serie de facturación, IVA, descripción, color, centros, pagadores, servicios, prestaciones, actividades y las prestaciones incluidas con sus cantidades. No lleva el Código (sirve para reconocer el bono al importar facturas, y dos bonos con el mismo código lo impedirían), ni el ID del enlace de compra (la copia recibe uno propio), ni el precio: el precio se fija en Administración → Facturación y catálogo → Precios, y la ficha de la copia lo recuerda. Duplicar no cambia el bono original ni los bonos que ya tienen los pacientes, y requiere el mismo acceso que modificar el tipo de bono. Si duplica el tipo de bono del monedero (el que tiene marcado Monedero recargable), la copia sale sin esa marca, sin Permitir importe negativo y sin Crear registro de pago al crear cita con bono monedero, y la ficha de la copia lo avisa. Así no quedan dos tipos de bono de monedero: cada paciente tiene un solo monedero, y vender el segundo a quien ya tiene uno daría error. Si de verdad necesita otro, márquelo a mano en su ficha. El campo Pagador(es) permite limitar un bono:

vacío: disponible para cualquier pagador;
con uno o varios valores: disponible únicamente para esos pagadores.

Esta restricción es independiente del servicio o especialidad. Bajo la tabla, junto a Nuevo bono, el botón Exportar descarga un Excel con todos los bonos tipo y las columnas de la tabla. La última columna, Repetido, marca con Si (N) los bonos cuyo nombre se repite, sin distinguir mayúsculas, acentos ni espacios de más, para localizar duplicados sin buscarlos a mano.

Beneficiarios de bonos

Active Permitir beneficiarios en bonos en las preferencias generales si el centro quiere que otras personas puedan consumir el bono del titular. Cuando está activa, las acciones del bono muestran Beneficiarios autorizados. Desde ahí puede añadir o quitar pacientes.

Comisiones por número de citas

Si la opción Permitir Comisiones por Nº citas está disponible y activa, puede crear rangos desde Facturación y catálogo > Facturación > Comisiones por Nº citas. Cada rango define:

número mínimo de citas;
número máximo, opcional;
comisión en porcentaje;
comisión total fija;
orden.

Los rangos no pueden solaparse y deben tener un orden distinto. Al generar una factura profesional-centro, Nubidoc propone la comisión correspondiente y permite revisarla antes de continuar. En esa tabla, Aplicar comisión % calcula el porcentaje sobre el importe de cada prestación de la cita: con un 50 % y una cita de dos prestaciones de 80 € y 100 €, la comisión es de 40 € en la primera y de 50 € en la segunda. Aplicar comisión total pone ese mismo importe fijo en cada prestación de la cita.

Comisión predeterminada Centro -> Profesional

Si el centro tiene habilitadas las comisiones Centro -> Profesional, puede evitar repetir el mismo porcentaje para todas las prestaciones de un profesional:

Abra Administración > Equipo y accesos > Usuarios.
Edite el profesional.
Indique Comisión por defecto Centro -> Profesional (%) y guarde.

El campo admite valores entre 0 y 100. Déjelo vacío si el profesional no debe tener comisión predeterminada; escriba 0 si quiere dejar explícito que su comisión por defecto es cero. Para una excepción, abra Administración > Facturación y catálogo > Precios > Comisiones Centro -> Profesional y configure la prestación concreta. Esa comisión específica, fija o porcentual, siempre tiene prioridad sobre el porcentaje predeterminado del profesional. El porcentaje predeterminado se aplica a las prestaciones de las citas que no tengan una comisión específica. La base del cálculo es lo que paga el paciente por la línea, con su IVA y sus descuentos (un descuento de importe fijo se resta entero). Si corrige este porcentaje, o una comisión en la lista de precios, las citas de ese profesional que todavía no están facturadas toman el importe nuevo la próxima vez que se abran; también se corrigen las que se guardaron con 0,00 porque entonces no había porcentaje. Las citas que ya están en una factura profesional a centro no cambian: conservan el importe con el que se facturaron. La comisión de una cita ya facturada tampoco cambia si después mueve la cita de hora o de día: solo cambiaría si se modifican de verdad las líneas de la cita (prestación, cantidad, descuentos o coste de laboratorio). Y lo cobrado de la primera sesión de un bono pagado en una factura con más conceptos (otro bono, citas o líneas libres) se reparte entre ellos sin contar dos veces el mismo pago.

Si no ve los apartados de comisiones

Las comisiones no vienen activadas de serie. Para que aparezcan hacen falta dos cosas, y lo habitual es quedarse a medias en la segunda:

Activar la funcionalidad en Administración > Centro > Preferencias generales > Otras. Busque “comision” y active la que necesite:
- Permitir precios y comisiones por profesional, para el apartado Comisiones Centro -> Profesional.
- Permitir gestionar comisiones de precio profesional a centro, para el apartado Comisiones Profesional -> Centro.
Dar el permiso a los perfiles en Administración > Equipo y accesos > Roles/Privilegios, dentro del grupo de agenda:
- Ver Comisiones Profesionales
- Ver Comisiones Centro a profesional, solo si usa el segundo sentido

Estos dos permisos vienen desactivados de fábrica. Sin ellos la funcionalidad queda activada y los apartados aparecen, pero los importes de comisión siguen sin verse en la agenda ni en el detalle de la cita. Si además quiere que esos perfiles puedan emitir las facturas entre el centro y el profesional, active también Facturación centro al profesional y Facturación profesional al centro.

La comisión de una cita se calcula una sola vez

La comisión de una cita se calcula la primera vez que se consulta y a partir de ahí queda guardada en esa cita. Solo se vuelve a calcular si cambian el paciente, la fecha, el pagador, el profesional o las prestaciones de esa cita. Esto tiene dos consecuencias prácticas:

Configure las comisiones antes de empezar a consultar citas. Si consulta una cita cuando todavía no hay comisiones configuradas, esa cita se queda con comisión 0 aunque las configure después.
Cambiar un porcentaje no rehace las citas anteriores. Las comisiones ya calculadas se mantienen tal cual.

Modelo 349

La opción Habilitar Modelo 349 (operaciones intracomunitarias UE) muestra la herramienta cuando el centro necesita revisar operaciones intracomunitarias. Utilícela solo si su centro cumple los requisitos fiscales. Los ficheros descargados sirven como apoyo para revisión o intercambio con la asesoría; compruebe siempre el procedimiento oficial de presentación.

Centros y recursos

Centros

Cada centro puede tener sus propios:

datos de contacto;
datos fiscales;
series de facturación;
horarios;
opciones de cita online;
comunicaciones;
almacenes y recursos.

Un centro de coste se utiliza para organización contable y no representa necesariamente una ubicación en la que se atienden citas.

Enlace de reseña de Google

En la ficha de cada centro, el campo Enlace de reseña de Google guarda la dirección a la que se envía al paciente para que deje una reseña. Es lo que sustituye a la etiqueta %resenagoogle% en las plantillas de notificación, así que cada sede puede pedir la reseña en su propia ficha de Google. Si un centro deja el campo vacío, se usa el enlace común del cliente, en Administración > Preferencias > Pacientes > Enlace de reseña de Google. El enlace debe empezar por https://. En las preferencias del cliente, un valor que no lo cumpla se rechaza al guardar con el aviso «No se ha guardado. Enlace de reseña de Google: El valor debe empezar por https://». En la ficha del centro se admite al escribir, pero el sistema lo ignora al enviar y se comporta como si el campo estuviera vacío. Es una medida de seguridad: ese valor se convierte en un enlace pulsable dentro de los correos que recibe el paciente.

Si el enlace está vacío en los dos sitios, la etiqueta llega al paciente como un hueco en blanco. Cuando note ese hueco en un mensaje de prueba, es la señal de que falta rellenar el enlace.

Zona horaria del centro

En la ficha de cada centro, el campo Zona horaria indica el huso horario en el que vive el centro (por ejemplo, América/La Paz (Bolivia)). Desde septiembre de 2026 el sistema lo usa como reloj del centro: la fecha de las facturas y de los pedidos de compra que se crean, el «hoy» de la agenda y el resto de fechas que el sistema pone automáticamente siguen la hora local del centro, no la de España. Las horas que se escriben a mano (la hora de una cita, un horario) no cambian: se guardan y se ven tal como se teclearon. Si el campo se deja sin seleccionar, el centro funciona en hora de España peninsular, como hasta ahora.

Los recordatorios programados usan la zona horaria del Calendario hábil (Administración → Comunicaciones → Calendario hábil) —tanto para la hora de envío como para el día del disparo—, que hereda la de este campo salvo que allí se elija otra. Las reservas desde el portal del paciente siguen usando la hora de España; está previsto extenderlo.

Servicios

Los servicios agrupan profesionales y prestaciones por especialidad o área. Asigne a cada usuario los servicios que ofrece. Cada servicio tiene Enviar notificaciones: Sí / No. En Sí (el valor de siempre, también el de los servicios que ya existían) sus citas reciben los recordatorios automáticos con las reglas habituales. En No, las citas de ese servicio dejan de generar y de entregar sus recordatorios automáticos por correo, SMS y WhatsApp; los demás servicios no cambian y el servicio, su agenda, la reserva de citas y sus prestaciones siguen funcionando igual. El listado muestra la columna Enviar notificaciones para localizar las excepciones sin abrir cada ficha. Solo afecta a los recordatorios automáticos: las confirmaciones de alta, los cambios y cancelaciones, las encuestas, los envíos manuales y las campañas siguen igual. Si una cita comparte prestación con varios servicios y alguno está en Sí, el recordatorio se envía; solo se omite cuando todos los servicios de la cita están en No. Sí no fuerza ningún envío: el paciente, el centro, el profesional, el canal y las fechas siguen aplicando sus propias reglas.

Para dejar de recordar un servicio concreto, consulte Desactivar los recordatorios de un servicio.

Recursos

Los recursos representan salas, boxes o equipamiento que se reserva con una cita. Utilícelos para:

evitar solapamientos;
ver ocupación;
organizar espacios;
planificar equipamiento compartido.

Dispositivos de firma

En Administración > Centros y recursos > Dispositivos firma puede registrar tablets destinadas a la firma presencial. Consulte la guía visual para configurar la firma electrónica en una tablet, con capturas del alta, el acceso mediante código y la pantalla de espera.

Esta opción solo aparece si el centro tiene contratada la firma presencial.

Quién puede entrar

Hacen falta las dos cosas: que el centro tenga contratada la firma presencial y que el usuario tenga acceso a Administración. Quien no cumpla ambas no puede abrir la pantalla, ni siquiera con un enlace directo: el sistema responde “No tiene permisos para administrar los dispositivos de firma.” Es la misma pareja de condiciones que ya hacía falta para crear, modificar o eliminar dispositivos. Desde agosto de 2026 también se exige para verlos, porque la pantalla muestra el código de acceso de cada tablet, y ese código es una llave: quien lo tenga puede abrir en cualquier dispositivo las firmas pendientes del centro y ver los datos del paciente y el documento completo. Trátelo como una contraseña y, si ha circulado fuera del centro, use Regenerar código.

Crear y preparar un dispositivo

Pulse Nuevo dispositivo.
Indique nombre y descripción.
Elija icono y color, y deje el Estado en Activo.
Pulse aceptar.
Pulse QR y escanéelo con la tablet.

También puede abrir en el navegador de la tablet la URL de acceso para dispositivos que aparece encima del listado, introducir el Código de acceso de esa tablet y pulsar Acceder. Nubidoc genera este código al guardar el dispositivo: no tiene que inventarlo ni introducir la contraseña de su usuario. La tablet queda preparada cuando muestra Esperando solicitud de firma…. El nombre admite hasta 128 caracteres y la descripción hasta 255; si escribe de más, se guarda recortado, y tenga en cuenta que las letras acentuadas y la ñ ocupan el doble. Los acentos, las comillas y el signo & se admiten con normalidad. Los signos de menor y mayor —los que abren y cierran una etiqueta de página web— no se guardan: el sistema los quita al guardar y conserva el resto del texto, igual que en el resto de campos de la aplicación. Un dispositivo antiguo que los tenga en el nombre se sigue viendo con normalidad y se puede regenerar, activar, desactivar o eliminar sin cambiarle el nombre antes.

Dar de baja un dispositivo

Hay dos formas de retirar una tablet, y no hacen lo mismo:

Eliminar (papelera roja): retira el dispositivo definitivamente. Pide confirmación y, al aceptar, desaparece del listado y su código de acceso deja de servir — quien lo intente verá “Código de acceso no válido o dispositivo inactivo”.
Modificar (lápiz) y poner el Estado en Inactivo: el dispositivo se conserva en la lista, deja de ofrecerse al elegir a qué tablet enviar una firma y su código tampoco permite entrar. Puede reactivarlo cuando quiera.

Si solo quiere cortar el acceso sin retirar la tablet, use Regenerar código: le asigna un código nuevo y el anterior deja de servir, así que habrá que volver a darla de alta con el nuevo QR.

Hasta agosto de 2026, el botón Eliminar no llegaba a borrar el dispositivo: pedía confirmación, no mostraba ningún error y parecía haber funcionado, pero el dispositivo seguía activo y su código seguía sirviendo. Si en su centro hay tablets que creía dadas de baja, revise el listado y vuelva a eliminarlas.

Enviar un documento a la tablet

Abra el documento pendiente desde la ficha del paciente.
Pulse la acción de firma.
Elija la tablet por su nombre. La opción Abrir aquí permite firmar en el equipo actual.
El paciente revisa el documento y firma en el dispositivo.
Al finalizar, el documento se actualiza en Nubidoc.

Las solicitudes pendientes caducan tras el tiempo indicado en la tablet. Puede descartarlas desde el propio dispositivo sin eliminar el documento original.

Código asistido de firma

En Administración > Centros y recursos > Código asistido de firma, un usuario con acceso a Administración puede generar un código temporal propio del centro para ayudar a firmar a distancia cuando el paciente no dispone de móvil o correo electrónico. El código se muestra una sola vez. Cópielo y entréguelo únicamente a la persona que va a completar la firma. Caduca automáticamente a los 90 días; también puede revocarlo o generar uno nuevo en cualquier momento. Al generar uno nuevo, el anterior deja de funcionar inmediatamente. La pantalla indica cuándo se creó, cuándo caduca y cuándo se utilizó por última vez. Nubidoc registra además qué usuario autorizó cada firma realizada con este método.

No comparta este código por canales públicos ni lo reutilice como contraseña. Si sospecha que alguien ajeno al centro lo conoce, pulse Revocar código o Generar código nuevo.

Esta opción solo aparece si el centro tiene activa la firma a distancia y el usuario tiene acceso a Administración.

Equipo y accesos

Buscar usuarios

La pantalla permite combinar filtros como:

nombre;
primer apellido;
nombre corto;
email;
perfil;
centro;
servicio;
estado;
etiquetas.

Pulse Buscar para aplicar y Limpiar para volver al listado completo. Los centros desactivados aparecen destacados en la columna Centro(s). El centro principal del usuario se muestra en negrita.

Crear un usuario

Pulse Nuevo.
Complete los datos personales.
Seleccione el rol o perfil.
Asigne centros y servicios.
Defina si utiliza agenda y cita online.
Guarde.

El email debe ser único. El nuevo usuario recibe las instrucciones de acceso en la dirección indicada.

Qué puede cambiar cada persona en su propia ficha

Quien no tiene el permiso Gestionar usuarios edita en su propia ficha solo sus datos personales: Nombre, Primer apellido, Segundo apellido, Nombre corto, Título, DNI, Email, Tel. Móvil, Nº Colegiado, Dirección, CP, Ciudad, Provincia, Color Usuario, Google Calendario ID y sus datos de facturación (VeriFactu / TicketBAI, Envío automático, Sistema, Región TicketBAI, Primer número de factura y Serie de facturas). Para guardar, su perfil necesita el permiso Cambiar datos de usuario, que es el que muestra el botón Aceptar de la ficha. Todo lo demás lo cambia un administrador desde Administración → Equipo y accesos → Usuarios, con Modificar: el Perfil (rol), el estado, los Centros, las casillas de agenda (Admite citas, Agenda online, Planificador, Registro entrada/salida), ¿Puede emitir recetas?, ¿Ver únicamente pacientes con los que ha tenido cita?, ¿Puede crear documentos privados en la historia clínica? y las comisiones. Esos campos pueden verse en la ficha de quien no tiene Gestionar usuarios, pero si los cambia, la ficha se guarda y esos campos conservan su valor anterior. Tampoco puede editar la ficha de otro usuario ni dar de alta usuarios.

Abrir el listado de usuarios y usar sus acciones (Nuevo, Modificar, Cambiar estado, Desbloquear, Cambiar etiquetas, Mensaje online, Servidor SMTP) exige el permiso Gestionar usuarios, además de ver el menú de administración. Si un administrador abre la pantalla pero no puede operarla, concédele Gestionar usuarios en Administración → Equipo y accesos → Roles/Privilegios.

El nombre del profesional en recetas e indicaciones

En la ficha de usuario, debajo de Nombre corto y Segundo apellido, está el campo Título (por ejemplo Dr. o Dra., hasta 16 caracteres). Es opcional y el propio profesional lo puede rellenar en su ficha. Los documentos que se entregan al paciente con el membrete del centro (la Hoja de indicaciones, el tratamiento activo del plan de cuidados y la orden de laboratorio dental) ponen al profesional así: Título + Nombre + Primer apellido + Segundo apellido. Por ejemplo, con Título Dra., Nombre Lolita, Primer apellido Vargas y Segundo apellido Gutiérrez, sale Dra. Lolita Vargas Gutiérrez. Si el título está vacío, sale solo el nombre y los apellidos. El título también sale en la receta. Los cuatro campos se imprimen tal como están escritos: las tildes y los apóstrofos de los apellidos hay que escribirlos en la ficha, porque la aplicación no los añade (un «Gutierrez» sin tilde sale sin tilde en el documento). Para que salga el tratamiento:

Abra la ficha del profesional y, en Título, escriba por ejemplo Dra.
Compruebe que Nombre, Primer apellido y, si lo tiene, Segundo apellido están rellenos y con sus tildes.
Pulse Aceptar. Los documentos que se impriman a partir de ese momento ya salen con el nombre nuevo.

El Nombre corto no cambia: es el que ven los pacientes en el portal y en la cita online.

Limitar los pacientes visibles para un profesional

En Administración → Equipo y accesos → Usuarios, abra la ficha del profesional y active «¿Ver únicamente pacientes con los que ha tenido cita?» si debe ver solo pacientes con cita propia o asignados. El límite se aplica también a Hoy cumple años en Inicio. Si la opción está desactivada, puede ver cumpleaños de otros pacientes del centro según los demás permisos de su cuenta. Las cuentas configuradas específicamente para ver solo pacientes asignados necesitan una asignación; haber tenido una cita no amplía ese acceso.

Dar de baja a un usuario

Los usuarios ya no se pueden eliminar del listado. Para dar de baja a un profesional o a un administrativo, ábralo desde Administración → Equipo y accesos → Usuarios y pulse Cambiar estado. El diálogo tiene dos interruptores:

Estado del usuario: Activado / Desactivado.
Mostrar usuario en pantallas de selección: Sí / No.

Desactivar el usuario, o apagar “Mostrar usuario en pantallas de selección”, tiene el mismo efecto: sus citas futuras dejan de verse en agenda, en el planificador y en el buscador de citas, aunque siguen existiendo. Por eso, si al guardar alguno de los dos interruptores queda apagado y el usuario tiene citas futuras, Nubidoc pregunta antes de guardar:

“ALERTA!!: Este usuario tiene citas futuras (N) que NO se cancelan automáticamente. Estas citas deben ser canceladas ya que seguirán en el estado actual. ¿Desea continuar?”

(N es el número de citas futuras de ese usuario). Si por algún motivo no se puede calcular ese número, el aviso aparece igual, sin indicar cuántas son. Activar el usuario o encender “Mostrar” nunca pregunta nada, porque no oculta ninguna cita. Este aviso solo informa: no cancela ni reasigna las citas por usted. Si quiere que esas citas dejen de estar pendientes, cancélelas o reasígnelas a otro profesional aparte.

Comisión predeterminada del profesional

En la ficha de un profesional puede aparecer el campo Comisión por defecto Centro -> Profesional (%) cuando el centro tenga activada esta funcionalidad. Es una forma rápida de establecer el mismo porcentaje para sus prestaciones habituales. No sustituye las excepciones por prestación: las que se mantengan en Facturación y catálogo > Precios > Comisiones Centro -> Profesional son las que se aplican primero. El valor 0 es válido; vacío significa que no se usará una comisión predeterminada.

Facturar a través de una sociedad y declaración de actividad

Facturar a través de una sociedad (ficha del profesional): en Administración → Equipo y accesos → Usuarios → Modificar, la ficha del profesional tiene, junto al DNI, el bloque Facturar a través de una sociedad con Razón social, NIF/CIF de la sociedad, Domicilio fiscal, CP del domicilio fiscal, Población del domicilio fiscal y Provincia del domicilio fiscal. Son opcionales: vacíos, las facturas del profesional salen a su nombre y con su DNI, como siempre. Si se rellenan, Razón social y NIF/CIF de la sociedad van juntos (uno sin el otro no se guarda) y todas las facturas que el profesional cree desde ese momento (a pacientes, al centro, Mi Facturación y los borradores automáticos) salen a nombre de la sociedad, con su NIF/CIF y su propia numeración; si no se indica el domicilio fiscal, se usa el de la ficha. No es retroactivo: las facturas y borradores ya creados no cambian. Solo lo cambia quien también puede cambiar el DNI, y el cambio queda en la auditoría. Declaración de actividad para facturas simplificadas (ficha del profesional): en esa misma ficha, el desplegable Actividades de este profesional para facturas simplificadas hasta 3.000 € (art. 4.2 del RD 1619/2012) (por defecto Ninguna; la otra opción es Servicios de peluquería o instituto de belleza (4.2.h)) solo lo ven y lo cambian los administradores, también desde su propio perfil. Vale únicamente para las facturas que el profesional emite con su propio NIF (el suyo o el de su sociedad): las prestaciones marcadas con esa actividad admiten simplificada de hasta 3.000 € solo si la declaración está hecha aquí; las facturas con el NIF del centro siguen la declaración del centro. Marque solo lo que el profesional es: lo que presta un profesional sanitario sigue en 400 €. El cambio queda en la auditoría. Detalle en la guía de Facturación, «Simplificadas de hasta 3.000 € (art. 4.2)».

Importar usuarios

El botón Importar permite el alta desde Excel. El fichero necesita nombre y apellido1. Puede incluir nombre corto, número de colegiado, teléfono, email, DNI, dirección y perfil. Antes de importar:

descargue el ejemplo;
elija el perfil por defecto;
seleccione el centro principal cuando corresponda;
revise el resumen de filas creadas y omitidas.

Si una fila no tiene email, complete posteriormente la ficha antes de pedir al usuario que acceda.

Servicios del usuario

Servicio(s) / Especialidad(es) permite asignar uno o varios servicios. Para quitar todos, elimine la selección y guarde.

Compartir agenda con

Este campo permite elegir qué usuarios pueden compartir la agenda del profesional. El propio usuario no aparece como opción.

Horarios

Los horarios definen cuándo trabaja un profesional y qué huecos pueden ofrecerse online. En Administración → Equipo y accesos → Usuarios, selecciona al profesional y pulsa Horarios. La pantalla distingue dos pasos: la plantilla contiene las franjas semanales y la asignación indica el centro y las fechas en que se aplica. Con Gestionar horarios puedes crear o editar las plantillas en un diálogo sin salir del profesional; al cerrarlo, la plantilla nueva estará disponible en Horario asignado. Después, pulsa + Nuevo para crear la asignación. Al crear un periodo, revise:

centro;
días y horas;
fecha de inicio;
fecha de fin;
disponibilidad para cita online;
vacaciones y festivos.

Quién puede cambiar qué en un horario. El horario base de un profesional (asignarle o quitarle un horario, Gestionar horarios, Nuevo, los interruptores Calendario abierto por defecto y Disponibilidad cita online) lo cambia quien tiene Gestionar usuarios, o el propio profesional si su rol tiene el permiso Ver preferencias mi horario. Las excepciones puntuales (quitar el turno de un día, añadir disponibilidad extra) las puede hacer, además, quien tiene Gestionar horarios de otros profesionales desde el botón Horario del profesional seleccionado de la agenda; ve entonces el mismo calendario, pero sin Gestionar horarios, Nuevo, la edición de la asignación ni los interruptores. Una excepción ya creada no cambia de tipo (turno quitado o disponibilidad extra) ni de profesional: para eso se quita y se crea otra. La guía detallada está disponible en Horarios de usuarios: guía completa.

Área de trabajo del profesional

En la ficha de perfil del profesional, la pestaña Área de trabajo permite dibujar sobre un mapa la zona geográfica en la que trabaja (por ejemplo, el área de visitas a domicilio). La pestaña solo aparece si el perfil de la persona tiene el permiso de actualizar su área de trabajo. Sobre el mapa aparece la indicación «Haz clic en el mapa para marcar los puntos del área; pulsa el primer punto para cerrarla.»

Dibuje el área con clics. Haga clic en el mapa para marcar cada esquina de la zona. Para cerrar el área, pulse el primer punto que marcó (hacen falta al menos 3 puntos). También se cierra sola al pulsar Guardar Área si ya tiene 3 o más puntos.
Ajuste el área si hace falta. Una vez cerrada, puede arrastrar sus puntos para modificarla o mover el área entera.
Pulse Guardar Área para conservarla. Si tiene marcados solo 1 o 2 puntos, no se guarda nada y aparece el aviso «El área necesita al menos 3 puntos».
Borrar Área quita el área del mapa para volver a dibujarla desde cero. Para eliminar el área ya guardada, pulse Borrar Área y después Guardar Área sin dibujar otra.

Si el profesional ya tenía un área guardada, al abrir la pestaña aparece dibujada en el mapa y se puede ajustar del mismo modo.

Geolocalización

La ficha del usuario incluye un mapa del área de trabajo. Si quiere centrarlo en la ubicación actual, permita la geolocalización para Nubidoc en el navegador y vuelva a abrir la pantalla. Si no concede el permiso, puede continuar utilizando el formulario.

Foto del usuario

La preferencia Permitir imagen de usuario en perfil controla si el equipo puede mantener su avatar. Desactivarla no borra las fotos: mientras esté en No, se muestra la imagen predeterminada. Al subir una foto de más de 2 MB (habitual en fotos hechas con el móvil) aparece un aviso “Esta imagen tiene mucha resolución (X,X MB). Te recomendamos subir imágenes menos pesadas para no ocupar demasiado espacio.” junto a una casilla Reducir imágenes, desmarcada por defecto y válida solo para esa subida. Se puede cerrar el aviso sin más: sin marcarla, la foto se guarda igual que siempre. Marcándola antes de pulsar Guardar imagen, la foto se reduce a un tamaño estándar al guardarla.

Desbloquear a un usuario y corregir su correo

Desbloquear (contraseña y dispositivos): el botón Desbloquear de Administración → Equipo y accesos → Usuarios levanta el bloqueo por contraseña del usuario seleccionado, si lo hay, y también desbloquea sus dispositivos bloqueados por exceso de intentos del código de verificación (tres códigos fallidos). Ese bloqueo de dispositivo caduca solo a los 30 minutos, así que el botón sirve para no hacer esperar al usuario. Solo avisa de que «El usuario no está bloqueado» si no había ningún bloqueo de ninguna de las dos clases. No se puede desbloquear la cuenta propia. Rescate cuando el correo del usuario está mal: si un usuario con la verificación por código activa no recibe el código porque su correo es incorrecto, no puede entrar. Corrija la dirección en Administración → Equipo y accesos → Usuarios → Modificar; si el centro no exige la verificación a todos, también puede desactivar el interruptor en las preferencias de ese usuario.

Bloqueo por intentos fallidos

Después de varios intentos incorrectos, el acceso puede bloquearse. El usuario recibe un enlace Desbloquear cuenta:

no cambia la contraseña;
caduca a las 24 horas;
deja de funcionar después de utilizarse;
puede volver a solicitarse desde el acceso.

Si tampoco recuerda la contraseña, debe usar ¿Olvidó su contraseña?. El portal del paciente (acceso con email o DNI y contraseña) funciona igual: si el acceso de un paciente se bloquea por intentos fallidos, recibe —en el correo de su acceso o, en su defecto, en el del paciente— un enlace Desbloquear cuenta con las mismas condiciones (confirmación, caducidad de 24 horas, válido solo mientras siga bloqueado y un envío como máximo cada 10 minutos). El enlace no cambia la contraseña. El desbloqueo manual desde la gestión de usuarios sigue disponible.

Sesión abierta en el mismo navegador

Si ya hay una sesión abierta en ese navegador y abre la pantalla de acceso (o la dirección de la aplicación), no se piden usuario y contraseña: aparece el panel Sesión abierta con el texto «Ya hay una sesión abierta en este navegador como», seguido del nombre y el correo de quien la tiene abierta, y dos botones:

Continuar: sigue en la aplicación con esa sesión;
Cerrar sesión: la cierra; después se puede entrar con otra cuenta.

Si otra pestaña ya tenía el formulario de acceso abierto y se envían credenciales, no se inicia otra sesión ni se cierra la que está en uso: sale el mismo aviso con Continuar y Cerrar sesión. El portal del paciente muestra un aviso parecido, sin nombres, con el enlace Cerrar sesión. Con varias pestañas en el mismo navegador, volver a entrar en una pestaña no cierra las demás. Si entra otro usuario en ese navegador, las pestañas del usuario anterior van solas a la pantalla de acceso. El aviso «Su sesión ha caducado. Deberá volver a entrar en la aplicación» se queda en pantalla hasta pulsar Aceptar.

Enlace de «¿Olvidó su contraseña?»

El enlace que llega por correo para poner una contraseña nueva:

caduca a las 24 horas;
sirve una sola vez: deja de funcionar en cuanto se guarda la contraseña nueva;
también deja de funcionar si la contraseña se cambia por otro camino (por ejemplo, desde el perfil) o si se pide otro correo de recuperación.

Al abrir un enlace ya usado aparece «Código para modificar la contraseña no encontrado, o ha expirado. Cree una nueva solicitud.». Es una medida de seguridad: si el correo queda en un buzón compartido, nadie puede reutilizar el enlace para volver a cambiar la contraseña. Para cambiarla otra vez, pida un correo nuevo con ¿Olvidó su contraseña?. Funciona igual en el acceso de los profesionales y en el del portal del paciente.

Política de contraseñas

La contraseña nueva de un usuario profesional tiene que cumplir estas reglas, que Nubidoc comprueba en el servidor (no basta con que el navegador la dé por buena) en todos los sitios donde se fija una contraseña: el diálogo Cambiar contraseña del perfil, la pantalla de cambio obligatorio (primer acceso o caducidad), el enlace de ¿Olvidó su contraseña? y el alta de una cuenta nueva.

Mínimo 8 caracteres y máximo 128. Se cuentan caracteres, no bytes: «ñ» o una letra con tilde cuentan como uno.
Al menos 3 de estos 4 tipos: minúsculas, mayúsculas, números y símbolos (cuenta como símbolo cualquier cosa que no sea letra ni número, también el espacio).
Distinta de la actual.
No puede repetir ninguna de sus 10 últimas contraseñas. Nubidoc guarda de cada contraseña usada solo un resumen cifrado irreversible, nunca la contraseña.
Máximo 3 cambios en 24 horas. Si se alcanza, el mensaje indica a partir de qué hora se puede volver a cambiar. Los cambios por el enlace de ¿Olvidó su contraseña? también cuentan; la primera contraseña del alta, no.

El texto de ayuda bajo el campo recuerda la regla y, al pulsar Aceptar, el formulario avisa con el mismo mensaje que daría el servidor («La contraseña debe tener al menos 8 caracteres.», «La contraseña debe combinar al menos 3 de estos 4 tipos de caracteres…», «Ya ha usado esa contraseña antes…», «Ha alcanzado el máximo de 3 cambios de contraseña en 24 horas…»). Las contraseñas que ya existían no se tocan: la regla se aplica la próxima vez que cada usuario cambie la suya. La contraseña temporal que Nubidoc genera al dar de alta un usuario o al pulsar Reenviar correo confirmación ya cumple la regla y el usuario la cambia obligatoriamente al entrar. Estas reglas se suman a las que ya existían: bloqueo tras varios intentos fallidos, caducidad configurable por la clínica en Preferencias y cambio obligatorio en el primer acceso. El acceso de los pacientes al portal no cambia.

Roles y privilegios

Los roles agrupan los permisos que necesita un tipo de usuario, por ejemplo Administrador, Doctor o Administrativo. Para mantenerlos:

abra Administración > Equipo y accesos > Roles/Privilegios;
cree o seleccione un rol;
marque las acciones permitidas;
guarde;
asigne el rol a los usuarios correspondientes.

No puede eliminar un rol mientras tenga usuarios asignados. Reasígnelos primero. Conceda únicamente los permisos necesarios. Preste especial atención a:

historia clínica;
datos adjuntos;
facturación;
eliminación de información;
administración;
exportaciones;
WhatsApp y comunicaciones.

Gestionar conocimiento de la clínica

El permiso Gestionar conocimiento de la clínica permite consultar el contenido administrativo, preparar borradores, enviarlos a revisión y probar la información publicada. Nace desmarcado en todos los roles y debe concederse expresamente desde Roles/Privilegios. Con este permiso puede entrar en Administración → Comunicaciones → Conocimiento de la clínica sin tener permiso general para ver Administración ni para cambiar los datos del centro. Ese acceso no abre las demás opciones de administración. Tener permiso para cambiar los datos del centro, por sí solo, tampoco permite gestionar el conocimiento. La configuración de Secretaria virtual y chatbot conserva sus permisos propios para cambiar los datos del centro.

Imprimir recetas de otros profesionales

En el grupo Pacientes de la matriz de Roles/Privilegios está el privilegio “Imprimir recetas de otros profesionales”. Sirve para que alguien que no receta (por ejemplo, recepción) imprima o descargue las recetas que ha creado un médico: en la receta ajena su menú ofrece solo Imprimir y Descargar, sin poder modificarla, borrarla ni firmarla, y la receta sale a nombre del médico que la creó. Con este privilegio no hace falta marcar en su ficha la casilla “¿Puede emitir recetas?”, que sigue siendo la que permite imprimir las recetas propias. De fábrica está desmarcado en todos los roles, también en el de Administrador: un administrador que imprima recetas de otros profesionales necesita tenerlo marcado en su rol. Los formatos de impresión se explican en Descargar o imprimir una medicación, dentro de la guía de Historia clínica.

Gestionar horarios de otros profesionales

En el grupo AGENDA de la matriz de Roles/Privilegios está el permiso “Gestionar horarios de otros profesionales”. Permite a un rol (típicamente recepción) quitar el turno de un día o añadir, modificar y quitar disponibilidad extra en el horario de otro profesional de la misma cuenta, desde el botón Horario del profesional seleccionado de la agenda, sin dar acceso a la administración de usuarios: no concede Gestionar usuarios ni Ver Menú Administración.

De fábrica está desmarcado y solo lo traen los roles Administrador. Para que lo use otro rol —por ejemplo, el de recepción— hay que marcárselo en la matriz de Roles/Privilegios. Un cambio de permisos se aplica al volver a entrar en la sesión.
Solo cambios puntuales. No permite asignar o quitar el horario base de un profesional, usar Gestionar horarios, Nuevo ni los interruptores Calendario abierto por defecto y Disponibilidad cita online, ni editar las plantillas de horario: eso sigue en Equipo y accesos → Usuarios → Horarios y exige Gestionar usuarios.
Solo la propia cuenta. Con el permiso no se puede tocar el horario de un profesional de otra cuenta.

Cómo lo usa recepción: Dejar que recepción cambie un turno puntual de un profesional.

Comunicaciones

Plantillas de envíos

En Administración > Comunicaciones > Plantillas envíos puede crear plantillas de:

Email;
Texto simple;
WhatsApp.

El listado permite buscar, editar y dejar una plantilla inactiva sin borrarla.

Metatags visibles

Los metatags son marcadores que el usuario inserta desde la leyenda de la propia pantalla. Por ejemplo:

%patientname%;
%customername%;
%appodate%;
%appopatient1name% y %appopatient2name%;
%bonusname%;
%appoprice%.

La leyenda muestra qué marcadores están disponibles para Paciente, Cita, Bono, Factura u otros contextos. Use únicamente los que ofrece la pantalla. Si una plantilla contiene un marcador que no corresponde al envío actual, Nubidoc muestra un aviso. Revise la previsualización antes de continuar.

Cómo sale el nombre del paciente en los mensajes

En los mensajes por email, SMS y WhatsApp —enviados a mano, recordatorios y automatizaciones, campañas y sus previsualizaciones— el nombre de pila del paciente (%patientname%, y %appopatient1name% / %appopatient2name% en una cita de pareja) conserva las mayúsculas, minúsculas, tildes y nombres compuestos tal como están escritos en la ficha. Por ejemplo, «José Fernando» sale «José Fernando», «María del Carmen» sale «María del Carmen» y «MARÍA» sigue saliendo «MARÍA». Los apellidos, el nombre del profesional y la razón social de una empresa también conservan su escritura. La ficha y los documentos (consentimientos, certificados de asistencia, recetas) mantienen su comportamiento habitual. No requiere cambiar las plantillas ni activar ninguna opción. Los mensajes ya enviados no se modifican.

Previsualizar

Pulse el icono del ojo para ver el mensaje con los datos del destinatario. Si algún dato está vacío, su espacio puede quedar en blanco. En las citas de pareja, %appopatient1name% y %appopatient2name% mantienen el orden de las dos personas guardadas en la cita. Úselos cuando el saludo deba incluir ambos nombres. El código %patientname% representa al destinatario y cambia entre un envío y otro.

Plantillas de WhatsApp

Las plantillas aprobadas por el proveedor pueden incluir huecos numerados. Al editarlas:

seleccione la plantilla;
asigne a cada hueco un dato desde la leyenda;
compruebe la previsualización;
guarde.

Nubidoc avisa si falta alguna correspondencia.

Importar HTML

En una plantilla de tipo Email, pulse Importar archivo HTML para cargar un fichero .html o .htm. La importación sustituye el contenido actual del editor. Importe primero y realice después los ajustes y metatags. Las imágenes y estilos se adaptan para mejorar la compatibilidad con programas de correo. Aun así, pruebe siempre la plantilla en los gestores que utiliza su público.

Reglas de envío de plantilla

En Administración > Comunicaciones > Reglas envío plantilla puede decidir qué plantilla corresponde a una cita. Cada regla permite seleccionar:

Tipo: SMS, Email o WhatsApp;
Condición1;
Condición2, opcional;
Plantilla de envío.

Las condiciones visibles incluyen primera consulta, prestación, profesional o videoconsulta. Las reglas se aplican de arriba abajo. Arrastre las filas para cambiar la prioridad y coloque primero las más específicas. Si la plantilla que tenía una regla se ha borrado, al aceptar la pantalla avisa de que ya no existe y pide seleccionar otra; la regla no se guarda hasta entonces. El canal de la regla se toma de la plantilla, así que sin ella la regla quedaría incompleta y volvería a fallar en el momento del envío.

Excluir servicios o prestaciones de los recordatorios

En Administración → Comunicaciones → Automatizaciones → Listado, edite la regla de recordatorio de cita. En Condiciones puede elegir:

Servicios de la cita: por ejemplo, Podología y Análisis Clínicos.
Prestaciones de la cita: por ejemplo, Consulta online y una prueba concreta.

Elija uno de los dos campos y el operador no incluye ninguno de.
Busque por nombre o código y seleccione uno o varios elementos con Ctrl/Cmd.
Pulse Añadir. Para configurar también la otra lista, añada otra condición unida con Y. Al editar una condición se recuperan todas sus selecciones.
Compruebe el resultado en Simulador, seleccionando la regla con diagnóstico. Las citas excluidas aparecen como Condiciones no cumplidas, indicando si falla Servicios de la cita o Prestaciones de la cita.

Basta con que una prestación de la cita, o uno de sus servicios asociados, esté en la lista de exclusión para que esa regla no envíe el recordatorio de la cita completa. La exclusión afecta a todos los canales de esa regla. Si tiene varias reglas de recordatorio, configure la exclusión en cada una que corresponda. El servicio se obtiene de las prestaciones incluidas en la cita, no de las especialidades del profesional. Una prestación sin servicio asociado no coincide con ninguna exclusión de servicios: puede excluirla directamente por prestación o completar su clasificación en el catálogo. Una cita sin prestaciones tampoco coincide con estas listas de exclusión. Si quiere enviar recordatorios únicamente para algunos servicios o prestaciones, use incluye alguno de. Una lista de condiciones vacía mantiene el comportamiento previo. Las prestaciones inactivas se identifican en el selector porque pueden seguir presentes en citas ya agendadas. Si un elemento guardado aparece como No disponible, retírelo o sustitúyalo antes de guardar la condición. Estos filtros solo actúan en las reglas del motor de Automatizaciones. Configurarlos no activa los envíos del centro ni cambia los recordatorios del sistema anterior.

Recordar pagos pendientes en un estado concreto de la cita

Una regla de Recordatorio de cita puede limitarse a las citas que tengan un estado concreto —por ejemplo, Confirmada— y que todavía estén Pendientes de pago o Parcialmente abonadas. Añada las condiciones Estado de la cita y Estado del pago unidas con Y en la misma regla. Una cita totalmente abonada no cumple una regla que solo incluya los estados de pago pendientes. Esta combinación solo amplía el estado para esa regla de pago. No hace que los demás recordatorios del centro se apliquen a las citas confirmadas. Las citas con sus recordatorios desactivados siguen excluidas. Compruebe el resultado en Simulador, eligiendo la regla seguida de — con diagnóstico.

Simulador de automatizaciones

Al pasar desde los recordatorios anteriores al nuevo motor, la fase de pruebas dura siete días por defecto. Soporte puede acordar y configurar entre tres y siete días para su cuenta. Reducir el plazo no activa los envíos: antes deben cumplirse al menos diez coincidencias, cero recordatorios perdidos y las demás comprobaciones. Este ajuste lo gestiona soporte y no cambia las pruebas de las reglas de cuentas sin recordatorios previos. Para crear una regla desde cero, consulte la guía visual de automatizaciones: incluye destinatarios, condiciones, WhatsApp, horario, simulación e historial, y explica qué debe revisar soporte antes de activar el envío real. La ruta completa es Administración → Comunicaciones → Automatizaciones → Simulador. La baldosa Automatizaciones reúne Listado, Historial, Simulador, Avisos de fallo, Avisos a usuarios y Grupos de destinatarios, justo después de Reglas envío plantilla. Calendario hábil aparece a su lado, como una baldosa independiente dentro de Comunicaciones. La pantalla Simulador de automatizaciones permite comprobar qué recordatorios producirían las reglas activas para una fecha concreta sin realizar ningún envío. Su perfil debe poder entrar en Administración → Comunicaciones; además, el centro debe tener activo el módulo Automatizaciones y el perfil debe poder ver las automatizaciones. No necesita permiso para gestionarlas. Si falta el módulo o alguno de los permisos de acceso, las opciones no aparecen. En Listado, Historial, Simulador, Avisos de fallo, Avisos a usuarios y Grupos de destinatarios, la franja superior permite volver pulsando Automatizaciones, Comunicaciones o Administración. En Calendario hábil aparecen Administración → Comunicaciones → Calendario hábil, ya que Calendario hábil y Automatizaciones están al mismo nivel. En algunos casos, por ejemplo durante la puesta en marcha del centro, soporte de Nubidoc configura alguna regla o el calendario hábil de este apartado desde una herramienta interna de la plataforma, sin iniciar sesión como un usuario del centro. Esas reglas aparecen en el Listado exactamente igual que las que crea el propio centro, y sus altas, ediciones y borrados se ven en el Historial con el motivo habitual seguido del nombre de la persona de soporte, igual que cuando lo hace alguien del propio equipo. No hay ninguna otra marca que las distinga. En Treebole Clínicas, si abre la dirección sin www, la aplicación le lleva automáticamente a www.treebole-clinicas.net antes de iniciar sesión. Todas estas pantallas guardan en la misma dirección desde la que se han abierto; no necesita elegir un dominio ni cambiar la configuración.

En Fecha a simular: elija el día que quiere comprobar. Al entrar se propone el día siguiente.
En Regla: deje (todas — solo lo que saldría) para ver únicamente los recordatorios que cumplirían las reglas activas, o elija una regla de recordatorio de cita seguida de — con diagnóstico para revisar también los descartes.
Pulse Simular. También puede pulsar Intro después de cambiar la fecha.

Con (todas — solo lo que saldría) se muestran por separado los recordatorios de cita y los Recordatorios de evento de calendario. La primera tabla incluye Cita, Fecha cita, Paciente, Regla, Destinatarios, Canales y Contenido. La pantalla distingue entre no tener reglas activas y tenerlas sin citas o eventos que cumplan sus condiciones. Cuando una fila de cita incluye el canal email, pulse Ver email en Contenido para abrir el asunto y el cuerpo ya personalizados con los datos reales de esa cita y ese paciente. Puede revisar el resultado en tamaño de escritorio o móvil. En una cita de pareja dirigida a todos los participantes, el Simulador permite elegir primero qué versión personalizada quiere ver. La vista previa no envía ni registra nada y no muestra la dirección de correo del paciente. Si el paciente no ha autorizado emails o no tiene dirección guardada, el contenido sigue visible y un aviso explica por qué no se podría entregar. Si la cita, la regla o la plantilla han cambiado, pulse Simular de nuevo antes de abrirla. Al elegir una regla concreta, las columnas Resultado y Motivo explican si se enviaría el recordatorio o por qué se descartaría. Este diagnóstico solo está disponible para reglas activas de recordatorio de cita, no para reglas de evento. El Simulador no envía nada ni deja rastro en el Historial. Solo comprueba recordatorios de citas y eventos de calendario: no previsualiza cambios de estado, pagos, reglas de cita sin respuesta ni avisos de fallo. Tampoco sustituye al Historial, que recoge las evaluaciones realizadas fuera de esta comprobación manual.

Aviso cuando la cita cambia de fecha

En las preferencias de comunicaciones, Aviso cuando la cita cambia de fecha permite elegir una plantilla. Se envía cuando:

la cita tiene paciente;
cambia el día o la hora;
la cita no está cancelada;
existe una plantilla seleccionada.

Las cancelaciones utilizan su propio aviso.

Botones de WhatsApp para confirmar o solicitar cambios

Revisar el mensaje antes de enviarlo. En Historial → Enviar ahora, la vista previa de WhatsApp muestra el texto personalizado de cada destinatario, incluido el segundo paciente de una cita. Probar recepción y Prueba real controlada comparten este texto. Abrir la vista previa no envía mensajes ni modifica la cita. Si aparece un aviso de mapeo incompleto, revise los parámetros del vínculo de la plantilla en Plantillas de envío y vuelva a abrir la vista previa. Si la plantilla necesita un enlace de cita que aún no está preparado, aparece un aviso en lugar de mostrar un mensaje que no se pueda confirmar. La plantilla original conserva sus variables. En Administración → Comunicaciones → Automatizaciones → Listado, edite un Recordatorio de cita. En Botones de respuesta de WhatsApp puede configurar qué ocurre cuando el paciente pulsa un botón del recordatorio.

Seleccione en el canal WhatsApp una plantilla aprobada que contenga los botones deseados.
Indique la posición del botón (el primero es 0) y su texto aprobado, por ejemplo Confirmo mi asistencia o Modificar mi cita. La posición debe coincidir con la plantilla de WhatsApp.
Elija Confirmar asistencia, Solicitar cambio, Responder con plantilla o Solo registrar.
Para confirmar o solicitar un cambio, seleccione los estados de cita desde los que se permite la acción y el estado final para citas presenciales y videoconsultas. Puede usar destinos distintos según el tipo de cita.
Si desea una respuesta automática al paciente, elija su plantilla de WhatsApp aprobada y pulse Guardar botón.

Los botones se añaden a los recordatorios enviados por esa automatización. Configurarlos no crea ni aprueba una plantilla en WhatsApp, ni activa el envío real del centro. Una regla en envío real sigue protegida frente a cambios: soporte debe desarmarla antes de editarla y volver a comprobarla antes de reactivarla. En simulación y en Probar recepción (envío supervisado), las respuestas se registran sin cambiar el estado de la cita ni enviar la respuesta automática. En una automatización activa con envío real habilitado, se realiza la acción configurada y se encola, si procede, una sola respuesta para el paciente que pulsó el botón, también en citas de pareja. Prueba real controlada permite probar esa acción y el acuse antes de activar los envíos automáticos: soporte debe habilitar la capacidad y dar de alta los pacientes de prueba y sus teléfonos controlados. Se envía desde Historial → Enviar ahora, una evaluación cada vez, solo por WhatsApp y con confirmación expresa de los efectos sobre la cita. Todos los participantes deben ser de prueba. La vista previa ofrece además Qué haría cada botón en esta cita, una consulta sin envío ni cambios. Véase Las tres formas de probar un recordatorio con botones. En este panel, Pruebas controladas permite consultar cada prueba, su caducidad y sus respuestas. Con permiso de gestión, Revocar cancela lo pendiente y hace que las pulsaciones posteriores no ejecuten; lo ya entregado no se retira del teléfono. La prueba caduca como máximo a los siete días y nunca después de la cita. Para repetir un envío de la misma regla, cree otra cita de prueba o cambie la hora y espere la nueva evaluación. Las respuestas están identificadas con Prueba, el estado resultante y el acuse encolado cuando corresponda. No es necesario armar el envío real de la clínica. La respuesta aparece en las interacciones de WhatsApp del paciente y en Últimas respuestas de la automatización, donde se indica si se ejecutó, se simuló o requiere revisión. El Historial conserva el resultado de la acción. Un reintento de WhatsApp no repite la acción ni el mensaje de respuesta. Si la cita cambió de fecha o de participantes, ya pasó, la automatización está pausada o cambió la acción del botón, la respuesta queda para revisión. Si no se puede enviar la respuesta automática, su resultado lo indica. Solicitar cambio aplica el estado elegido; la nueva fecha se gestiona después desde la agenda.

Avisar al centro cuando un paciente responde por enlace o botón, o no responde

Una automatización puede avisar a personas del propio centro (recepción, secretaría, el profesional de la cita) en dos situaciones, además de escribir al paciente:

El paciente responde a un recordatorio pulsando el enlace del mensaje o un botón de WhatsApp (por ejemplo Confirmar asistencia o Solicitar cambio).
El paciente no responde al recordatorio en el plazo que usted indique.

El aviso lo recibe el centro, no el paciente. Los enlaces de cambio ya avisan al centro por correo (así lo dice el propio selector de evento); este aviso cubre sobre todo el botón de WhatsApp, que hasta ahora no avisaba a nadie. Cómo se configura. Entre en Administración → Comunicaciones → Automatizaciones → Listado y pulse Nueva automatización (hace falta el permiso de gestionar automatizaciones y el módulo de Automatizaciones activo).

En Evento elija una de estas dos opciones:
- Respuesta del paciente por enlace o botón (solo avisos internos; los enlaces de cambio ya avisan al centro por correo): avisa cuando el paciente responde. En el Listado la regla aparece como Respuesta del paciente por enlace o botón.
- Cita sin respuesta al recordatorio (el disparo es el plazo en días): avisa cuando pasan los días indicados desde el recordatorio sin que el paciente haya respondido. En el Listado aparece como Cita sin respuesta al recordatorio.
Guarde. El editor se reabre para que añada los tres bloques. En Destinatarios, elija a quién avisar y pulse Añadir:
- Profesional: el profesional de la cita.
- Grupo de destinatarios: un grupo de Automatizaciones → Grupos de destinatarios (por ejemplo, el de recepción).
- Direccion fija: un correo, por ejemplo el de secretaría. Si escribe un teléfono, el sistema no lo admite y responde «Los avisos internos solo admiten direcciones fijas de EMAIL (se envian por Campana/Email).», seguido de «Por ahora solo email». Un valor que no es ni un correo ni un teléfono recibe el mismo mensaje sin esa última frase.
- Las opciones Secretaria y Centro todavía no avisan a nadie en estos avisos: use Profesional, Grupo de destinatarios o Direccion fija.
En Canales solo se admiten Campana (aviso dentro de Nubidoc) y Email. En la regla de respuesta del paciente, añadir SMS o WhatsApp se rechaza con «Este evento solo admite avisos por Campana o Email».
En Condiciones puede afinar cuándo avisar. Para la respuesta del paciente están Acción del paciente (Confirmar asistencia, Solicitar cambio, Responder con plantilla o Solo registrar), Origen de la respuesta y Estado de la cita. Por ejemplo, para que solo avise cuando el paciente pide cambiar su cita, elija Acción del paciente y el valor Solicitar cambio. En la regla de «sin respuesta», las condiciones definen qué cuenta como no responder (por ejemplo, Estado de la cita = Programada).

Lo que no admite.

En la regla de respuesta del paciente no se pueden poner destinatarios de paciente: «Este evento solo admite avisos internos: la respuesta al paciente se configura en los botones del recordatorio». Si quiere que el paciente reciba una respuesta automática, se configura en Botones de WhatsApp para confirmar o solicitar cambios, no aquí.
No se mezclan destinatarios del paciente y del centro en la misma regla: «Este evento de aviso interno no admite mezclar destinatarios de PACIENTE con destinatarios internos en la misma regla: crea dos reglas separadas».

Qué recibe el centro. Un aviso con un asunto como Un paciente pide cambiar su cita, Un paciente ha confirmado su cita, Respuesta de un paciente a un recordatorio o Un paciente no ha respondido al recordatorio. El texto trae el nombre del paciente, su teléfono, la fecha de la cita, si respondió por el enlace del mensaje o por un botón de WhatsApp y el estado actual de la cita, que sirve para saber si la cita ya cambió sola o si hay que gestionarla a mano. En «sin respuesta» se avisa una sola vez por cada recordatorio sin respuesta y plazo, aunque el sistema revise varias veces al día (si la cita recibe varios recordatorios, cada uno que quede sin respuesta puede dar su aviso). Si el paciente vuelve a pulsar un botón cuya acción ya se aplicó, el aviso no se repite; si la acción no se pudo aplicar (por ejemplo, porque la cita ya había cambiado), cada pulsación avisa. Para que los avisos salgan de verdad hay que pedirlo a soporte. Es un paso que realiza la plataforma centro a centro; usted no puede activarlo desde el editor, y solo pasan a envío real las reglas que en ese momento estén en estado Activa, así que avise a soporte cuando la regla esté lista. Hasta entonces la regla está en simulación: no se envía nada y el Historial anota lo que habría avisado. Una vez activado, la regla pasa a envío real. Si su cuenta tiene también los recordatorios en envío real, la regla queda bloqueada como el resto de reglas en envío real y soporte tiene que desactivar los avisos internos antes de que usted pueda editarla. Qué verá en el Historial. Además de los resultados habituales, hay dos motivos nuevos:

Avisos internos no armados para este cliente: el aviso no salió porque soporte no tiene activados (o ha desactivado) los avisos al centro en su cuenta. No hay nada que reintentar desde el centro; pida la activación a soporte.
Pulsación repetida: ya se avisó: el paciente pulsó otra vez un botón cuya respuesta ya estaba registrada y el aviso al centro ya había salido, así que no se repite.

Las acciones de soporte aparecen también en el Historial como AVISOS INTERNOS ARMADOS (plataforma) y Avisos internos desarmados (plataforma).

Revisiones periódicas: avisar a los pacientes cuando les toca la revisión

Qué es

Una revisión periódica es una visita que el paciente tiene que repetir cada cierto tiempo: una higiene cada 6 meses, un mantenimiento periodontal cada 4, la revisión de un implante cada año. Nubidoc la vigila con una regla: dice qué prestación se vigila y cada cuántos meses (por ejemplo, «Higiene cada 6 meses»). Una vez al día, Nubidoc mira a quién le ha pasado ese plazo desde su última cita realizada con esa prestación (una cita atendida y cerrada: no cuenta una cancelada, un no presentado ni una cita que sigue sin cerrar) y no tiene ya otra cita futura que la cumpla. A esos pacientes les envía un aviso por email o WhatsApp con el enlace del portal para reservar y, si la regla lo pide, un segundo aviso. Recepción ve a quién queda por llamar en Agenda → Revisiones pendientes (ver «Revisiones pendientes» en Agenda), y en la ficha de cada paciente hay un panel Revisiones periódicas (ver Pacientes).

Qué hace falta para verlo

Nubidoc tiene que activarlo para su clínica. Es una preferencia de plataforma: no aparece en las Preferencias generales del centro y el centro no puede cambiarla. La función viene apagada para todos los centros y se enciende de uno en uno; pídala a soporte de Nubidoc. Mientras esté apagada no hay baldosa, ni pantalla, ni cálculo, ni envíos. Si la plataforma la apaga con reglas activas, esas reglas pasan a pausa.
Dos permisos de rol, en la pantalla de roles (Equipo y accesos → Roles/Privilegios):

Permiso	Para qué sirve	De fábrica
Gestionar reglas de revisiones periodicas (recall)	Crear, simular, activar, pausar y eliminar las reglas. Es el que da acceso a la baldosa de esta sección	Desactivado: hay que concederlo al rol de quien vaya a configurarlo
Ver revisiones pendientes (recall)	La lista Revisiones pendientes y el panel de la ficha	Concedido

Cambiar los ajustes de un paciente desde el panel de su ficha exige además el permiso de modificar pacientes. Si acaba de conceder un permiso, la persona debe cerrar sesión y volver a entrar. Si falta alguna de las dos cosas, la baldosa no aparece y, si alguien llega a la pantalla por otra vía, ve «No tiene acceso a este modulo.».

Dónde está

Administración → Comunicaciones → Revisiones periódicas: una baldosa más junto a Automatizaciones y Calendario hábil. La franja superior muestra Administración → Comunicaciones → Revisiones periódicas, con el botón Nueva regla a la derecha. Encima de la lista hay una línea de información con:

Última pasada: cuándo se ejecutó por última vez, o «Todavía no ha pasado ninguna pasada.». Si ese día no se calculó, dice por qué: cuenta bloqueada, cuenta inactiva, zona horaria no válida o faltan las columnas del sello de envío.
Horario de envío: los días y las horas en que salen los avisos, con el origen («calendario general» o «horario por defecto»), y el enlace Calendario hábil. Los avisos usan el calendario hábil general del centro; si no tiene, salen de lunes a viernes entre las 10:00 y las 19:59.
Tope diario: el máximo de mensajes de revisiones periódicas por día (100 si Nubidoc no ha fijado otro). Cuenta mensajes, no pacientes.

Dos avisos pueden aparecer en amarillo: «Simulación activa: el recall calcula, pero no envía ningún mensaje hasta que la plataforma la apague.» y «La zona horaria del centro no es válida: el recall no calcula ni envía hasta que se corrija.»

La lista de reglas

Sin reglas, la pantalla dice «Todavía no hay ninguna regla. Una regla avisa a los pacientes cuando les toca una revisión periódica.» y ofrece Crear la primera regla. Con reglas, una tabla con las columnas Regla, Estado, Intervalo, Canales, Revisiones y Acciones:

Regla: su nombre, y debajo qué sigue («Cualquier cita realizada» o «Prestaciones: …») y sus centros («Todos los centros» o «Centros: …»). Una etiqueta plantilla eliminada avisa de que una plantilla que usa la regla ya no existe.
Estado: Borrador, Activa o En pausa. Una regla en pausa dice por qué: «La pausó X el dd/mm.», «Se apagó la preferencia del módulo.» o «Más de 30 días sin calcular (cuenta bloqueada o inactiva).».
Intervalo: los meses y, si lo tiene, «Segundo aviso a los N días».
Canales: en el orden de intento («WhatsApp → Email»).
Revisiones: contadores Pendientes, Avisados, Con cita, Recuperados 90 d (pacientes que volvieron tras un aviso en los últimos 90 días) y, si los hay, Atraso sin avisar N (con «(N descubiertos con atraso)» cuando una cita antigua se registró tarde).
Acciones: según el estado, Editar, Simular, Activar (borrador), Reanudar (pausa), Revisar atraso, Pausar y Eliminar.

Crear una regla

Pulse Nueva regla. Se abre Nueva regla de revisiones periódicas.
Nombre interno (obligatorio, hasta 128 caracteres): «Solo lo ve su equipo: nunca llega al paciente.».
Se activa con: elija Estas prestaciones (selección múltiple con buscador) o Cualquier cita realizada. Con prestaciones, la regla sigue la última cita realizada que lleve alguna de ellas; una prestación eliminada del catálogo se ve «(eliminada)» y sigue contando, porque las citas antiguas la llevan.
Centros (opcional): «Sin centros, la regla vale para todos. Con centros, sigue a los pacientes cuya última visita es de uno de ellos.». Si el paciente vuelve a otro centro que la regla no sigue, esa revisión se cierra como cumplida.
Intervalo (meses), de 1 a 60: «La revisión vence el mismo día, esos meses después de la última cita realizada.». Si ese día no existe en el mes de destino, vence el último día del mes.
Segundo aviso: No o A los N días del primero (de 7 a 60). El segundo aviso solo sale si, pasados esos días, la revisión ya ha vencido y el paciente sigue sin cita. Nunca hay un tercero.
Canales, en orden de intento: marque Email y/o WhatsApp y ordénelos con las flechas Subir y Bajar. Se usa el primero que sirve para ese paciente; nunca se envía por varios canales a la vez. Cada canal pide su Plantilla del primer aviso y, opcionalmente, la Plantilla del segundo aviso (opcional) (por defecto, «La misma del primer aviso»). WhatsApp aparece como «(no disponible para su clínica)» si el centro no puede gestionar plantillas de WhatsApp, y las plantillas de WhatsApp sin aprobar salen marcadas «(sin aprobar)». «El SMS no se ofrece por ahora.»
Prioridad, de 1 a 999 (100 por defecto): «Cuando a un paciente le tocan varias revisiones a la vez, sale un solo mensaje, con la plantilla de la regla de menor número.».
Pulse Guardar. La regla queda en Borrador: no envía nada hasta que la active.

Mensajes de validación frecuentes: «Escriba un nombre interno para la regla.», «Elija al menos una prestación, o «Cualquier cita realizada».», «Elija al menos un canal.», «Elija la plantilla del primer aviso de cada canal.» y «Una plantilla usa datos de cita (por ejemplo %appodate%), que no existen en este aviso.». Si otra regla viva sigue las mismas prestaciones, al guardar aparece un aviso que no bloquea: «La regla «X» ya sigue las mismas prestaciones: un paciente puede recibir avisos de las dos.». Si una plantilla nombra una de las prestaciones de la regla, otro aviso recuerda que quien vea el móvil del paciente lo leerá en la pantalla bloqueada.

Las plantillas

Las plantillas se eligen entre las del centro y las genéricas de tipo email o WhatsApp cuyo Propósito sea Revisiones periódicas o General. Las plantillas se crean y editan en Administración → Comunicaciones → Plantillas envíos, y el campo Propósito de la plantilla es el que decide en qué pantallas se ofrece. Dentro del texto solo valen datos del paciente y del centro, como %patientname%, %centername%, %phonenumber% y %patientportalurlbycenter% (el enlace al portal): no hay datos de cita, porque la cita que sigue todavía no existe. Nubidoc incluye una plantilla de email genérica, Recordatorio de revisión periódica (asunto «Es momento de su revisión periódica»): «Hola, %patientname%. Ha pasado el tiempo recomendado desde su última revisión en %centername%. Puede reservar su próxima cita en %patientportalurlbycenter% o llamándonos al %phonenumber%. Si no desea recibir estos recordatorios, díganoslo y dejaremos de enviárselos.». Puede usarla tal cual o copiarla. No hay plantilla de WhatsApp de serie: cada cuenta tiene que crear la suya y que Meta la apruebe, y es probable que Meta la clasifique como marketing, con otra tarifa. Por privacidad, escriba las plantillas sin nombrar el tratamiento («su revisión periódica», no «su revisión de implantes»): un WhatsApp o un SMS lo puede leer cualquiera que vea la pantalla del móvil. El enlace del portal solo se puede usar si el centro tiene la cita online activada y al menos un centro con reserva online.

Simular, activar y reanudar: el recuento

Activar una regla puede mandar de golpe cientos de mensajes, porque ya habrá pacientes con la revisión vencida. Por eso nada sale sin que usted lo confirme viendo antes cuántos mensajes serían.

Simular (en un borrador o una regla en pausa, y también desde el formulario de una regla ya guardada) abre Simular «nombre»: «Simulación: no se guarda ni se envía nada.». Enseña las cifras y las opciones sin botones de elección. Se cierra con Cerrar.
Activar (borrador) abre Activar «nombre»; Reanudar (pausa), Reanudar «nombre». Los botones del diálogo son Activar o Reanudar (en jade, el que confirma) y Cancelar.

El diálogo enseña:

Primeros avisos que deben ahora, por antigüedad del vencimiento (menos de 3 meses, de 3 a 6, de 6 a 12, más de 12), Segundos avisos que tocan y Por canal. Con la cuenta compartida de WhatsApp, las unidades estimadas y el saldo disponible; con cuenta propia, «WhatsApp con la cuenta propia de la clínica.».
No saldrían, necesitan una llamada: pacientes sin teléfono ni email, sin consentimiento, sin canal disponible, sin centro principal o con un envío que no puede salir.
Por vencer en los próximos 30 días y Con cita ya reservada.
Avisos amarillos cuando procede: citas pasadas sin cerrar de esas prestaciones en los últimos 90 días (si en realidad se hicieron, ciérrelas en la agenda o el paciente recibirá el aviso) y pacientes que recibirán el mensaje con el nombre de su centro principal, que no es uno de los centros de la regla.
Primeros pacientes que saldrían: hasta 20, solo nombre y primer apellido; los que usted no puede ver por su ámbito no se nombran.
«Con el tope diario de N mensajes, tardaría N días laborables en enviarse todo.»

Qué hacer con lo ya vencido. Elija una opción; cada una enseña su número de mensajes:

Opción	Qué significa
No avisar a los ya vencidos (aparecerán en Revisiones pendientes, en «Atraso sin avisar»)	No sale ningún aviso por lo que ya estaba vencido; recepción lo ve en Atraso sin avisar y decide a quién llamar. Los que venzan a partir de ahora sí se avisan. Es la opción marcada al activar y al editar
Avisar a los vencidos en los últimos 3 meses (también 6 y 12 meses)	Se avisa a quien venció dentro de ese plazo; los más antiguos quedan en Atraso sin avisar
Avisar a todos (solo los que quedan dentro del horizonte de la regla: no se avisa a quien lleva años sin venir)	Se avisa a todos los vencidos salvo a quien lleva demasiado sin venir: una última visita anterior a 24 meses (o a dos veces el intervalo, si es mayor) queda fuera del recordatorio; reactivar a esos pacientes es una campaña, no un recordatorio
Seguir como antes de la pausa (dd/mm) (solo al reanudar)	Cada revisión conserva la marca que tenía: sale lo que estaba en el flujo normal y lo que venció durante la pausa, y el atraso anterior sigue en atraso. Sale marcada si la pausa la hizo la clínica y duró 30 días o menos (vacaciones); en cualquier otro caso, No avisar a los ya vencidos

Al reanudar, los segundos avisos que tocan salen con cualquier opción: siguen su calendario. Para confirmar hay que marcar la casilla «Entiendo que se enviarán hasta N mensajes.». Dice «hasta» porque, si a un mismo paciente le tocan varias revisiones, se le manda un solo mensaje. Si la opción elegida no envía nada, la casilla dice «Entiendo que no se enviará ningún aviso por lo ya vencido: los siguientes saldrán según vaya venciendo cada revisión.». Sin marcarla, el botón responde «Marque la casilla para confirmar.»; sin elegir opción, «Elija una de las opciones.». Si mientras tanto las cifras cambian (otra persona reservó citas, por ejemplo), el diálogo avisa: «Las cifras han cambiado desde la vista previa. Revíselas y vuelva a confirmar.», se desmarca la casilla y no se activa nada. Si la vista previa caduca (30 minutos), se recalcula sola: «La vista previa había caducado: se han recalculado las cifras. Revíselas y vuelva a confirmar.». Si otra persona editó la regla mientras tanto: «La regla ha cambiado desde que la abrió. Ciérrela y vuelva a abrirla.». Al confirmar aparece Regla activada. (o Regla reanudada.) y, si hay avisos: «Los avisos salen en la siguiente pasada dentro de la franja de envío: previsiblemente el dd/mm a las HH:MM.». Si no sale ninguno por lo vencido: «No sale ningún aviso por lo ya vencido: los siguientes saldrán según vaya venciendo cada revisión.».

Pausar y reanudar

Pausar (en una regla activa) es inmediato y queda auditado: «La regla «X» está en pausa: no enviará nada hasta que la reanude. Al reanudarla se le enseñará el recuento.». Una regla en pausa sigue calculándose para que las pantallas estén al día, pero no envía. Nubidoc también pausa una regla por su cuenta cuando se apaga la preferencia de plataforma o cuando pasan más de 30 días sin calcular (cuenta bloqueada o inactiva, zona horaria no válida o una parada del servicio). Una regla pausada se reanuda siempre con el recuento de Reanudar: así lo acumulado durante la parada no sale de golpe.

Editar una regla activa

Editar abre Editar la regla «nombre», con Guardar, Simular y Cancelar. El nombre, la prioridad, las plantillas, el orden de los canales y retirar un canal se guardan directamente (Regla guardada.). Si cambia Se activa con, las prestaciones, los centros, el intervalo, el segundo aviso o añade un canal, el cambio puede dejar a pacientes pendientes de un aviso: no se guarda todavía y se abre Aplicar los cambios de «nombre» con el recuento de los pacientes afectados, la casilla de confirmación y los botones Aplicar cambios y Cancelar (Cancelar no guarda nada). Al confirmar: Cambios aplicados.

Revisar atraso

Revisar atraso aparece en una regla activa que tiene revisiones en Atraso sin avisar (resaltado cuando hay «descubiertos con atraso», es decir, revisiones que aparecieron ya vencidas porque se registró tarde una cita antigua). Abre Revisar el atraso de «nombre» sin ninguna opción marcada: elija a cuáles avisar ahora (los mismos tramos de 3, 6 y 12 meses, o todos), marque la casilla y pulse Aplicar decisión (Decisión aplicada.). Lo que no incluya sigue en Atraso sin avisar. No cambia la configuración de la regla.

Eliminar

Eliminar pide confirmación: «¿Eliminar la regla «X»? Se cerrarán sus revisiones abiertas y los ajustes de los pacientes para esta regla quedarán sin efecto.». Es definitivo: la regla desaparece de la lista (Regla «X» eliminada.) y no se puede reanudar.

Cuándo y cuántos mensajes salen

Dentro del horario de envío del centro y solo en días hábiles. El cálculo se hace una vez al día y los avisos salen en la primera pasada horaria (minuto 20 de cada hora) que cae dentro del horario.
Un mensaje por paciente. Si a un mismo paciente le tocan varias revisiones, recibe un solo mensaje, con la plantilla de la regla de menor prioridad, que cubre también las que le tocarían en los 30 días siguientes. Entre dos mensajes pasan al menos 7 días, y 30 entre dos mensajes que llevan un primer aviso.
Tope diario de mensajes por centro: lo que no cabe sale otro día hábil.
El número compartido de WhatsApp: el recall solo gasta el saldo que sobra después de lo que ya está en cola y de una reserva para los recordatorios de cita de la semana siguiente. Lo que no cabe sale por el canal siguiente de la regla (normalmente email).
A quién no se avisa: pacientes con ¿Permite comunicaciones? en No, sin permiso para ese canal (¿Permitir notificaciones por whatsapp?, ¿Permitir notificaciones por email?) o sin un dato de contacto válido; con «No avisar» en el panel de su ficha; fallecidos (marcados «Ha fallecido»), inactivos o borrados; y los de un centro principal inactivo o que no admite envíos. No hace falta ¿Permite envío de publicidad?: es un recordatorio asistencial, sin ofertas. Conviene que el aviso de privacidad del centro mencione estos recordatorios.
Cuándo espera un aviso: si el paciente tiene otra cita (de ayer, de hoy o de los 7 días siguientes), el aviso espera hasta dos días después de ella; si tiene una cita reciente de esas prestaciones sin cerrar (menos de 14 días), espera a que se cierre; si ya tiene una cita futura de esas prestaciones, no se le avisa y la revisión aparece como Con cita.
Si la misma persona reserva como paciente nuevo desde el portal, puede crearse otra ficha. Nubidoc lo detecta cuando coinciden el móvil o el email, el nombre, el primer apellido y, si las dos fichas la tienen, la fecha de nacimiento: esa revisión pasa a Cita creada (posible ficha duplicada) y no se avisa. Si solo coincide el móvil o el email (puede ser un familiar), el aviso sale y la lista solo da la pista.

Todo queda auditado: activar, pausar, cambiar y eliminar una regla, «No quiere» y los cambios de ajustes de un paciente.

Lo que no hace

No envía SMS (por ahora). No nombra el tratamiento en el mensaje y no hay datos de cita en él. No corrige las fichas de pacientes: marcar «Ha fallecido» en una revisión no desactiva el paciente en la ficha (hay que poner ¿Activo? en No para cortar también los recordatorios de cita y las campañas). El enlace del portal no preselecciona la prestación. Ver también «Revisiones pendientes» en Agenda y el panel «Revisiones periódicas» de la ficha en Pacientes.

Bono de bienvenida de 50 mensajes de WhatsApp

Todo centro que se da de alta recibe automáticamente un bono de 50 mensajes de WhatsApp de regalo. No hay que pedirlo ni contratarlo: aparece solo al crear la cuenta. El bono hace dos cosas:

Da saldo para 50 mensajes, que se descuentan uno a uno según se envían.
Activa el canal de WhatsApp. Hasta tener un bono, WhatsApp no aparece como opción al enviar notificaciones ni se ofrecen sus plantillas.

Los mensajes salen desde el número de WhatsApp compartido de Treebole, con las plantillas ya aprobadas disponibles para todos los centros: confirmación de cita, recordatorio, recordatorio con dirección, envío del PIN de cita online y encuesta de valoración. El saldo restante se consulta en Administración > Mi suscripción, junto al plan y los módulos contratados, y el sistema avisa por correo según se agota. Cuando se acaba, puede contratar un bono de pago en Administración > Tienda de módulos, o pasar a WhatsApp con cuenta propia si prefiere enviar desde su propio número. Los centros dados de alta antes de agosto de 2026 no reciben este bono automáticamente. Si desea probar WhatsApp en un centro anterior, solicítelo a soporte.

Formato del teléfono en los WhatsApp automáticos

Se aplica a los WhatsApp que se envían con plantilla, que son todos los automáticos: confirmación de cita, recordatorio, aviso de cambio de fecha y envío del PIN de cita online. El teléfono del paciente puede escribirse como resulte más cómodo: Nubidoc lo limpia antes de enviar. Se admiten espacios, guiones, puntos y paréntesis, y da igual que el número lleve el prefijo internacional o no:

Escrito en la ficha	Se envía a
626 36 51 03	34626365103
626-36-51-03	34626365103
+34 626 365 103	34626365103
7792-0689 (paciente de Bolivia)	59177920689
+591 77920689	59177920689

Cuando el número no lleva prefijo internacional, Nubidoc se lo añade a partir del país del paciente; si su ficha no tiene país, utiliza el del centro. Por eso conviene rellenar el país en las fichas de pacientes extranjeros: es lo que evita que un número local se interprete como español. El mensaje no se envía en estos casos, y queda registrado en el histórico de notificaciones con el motivo “Formato de móvil inválido” para que pueda corregir la ficha y volver a enviarlo:

el teléfono contiene letras o le faltan cifras;
el campo contiene dos teléfonos separados por una barra, como 626365103/626365104;
el campo lleva una extensión detrás de una coma, como 77920689,1234.

En esos tres casos no se puede saber a cuál de los números hay que escribir, y es preferible que el aviso quede pendiente a que se envíe a un número equivocado. Si un paciente tiene dos teléfonos, el segundo va en el campo Teléfono 2 de su ficha. Los SMS y los WhatsApp de texto libre del inbox no siguen todavía estas reglas: completan el teléfono con el prefijo del centro y no admiten guiones. Si su centro envía SMS a móviles extranjeros, guarde el número con el prefijo internacional delante, como +591 77920689: ese formato funciona en todos los canales.

WhatsApp con cuenta propia

El logo de la clínica en los WhatsApp

Algunas plantillas de WhatsApp (por ejemplo, el recordatorio de cita) pueden llevar una imagen arriba con el logo de la clínica. Esa imagen es el mismo logo que se sube en la configuración del centro, y Nubidoc lo convierte al formato que exige WhatsApp, así que no hace falta subir otro. Si la clínica no tiene logo, sale el de Nubidoc. Qué plantillas llevan logo lo configura soporte al dar de alta la plantilla; pídalo si quiere que su recordatorio lo lleve. Si cambia el logo, los WhatsApp siguientes salen con el nuevo (puede tardar hasta una hora).

Plantilla antigua y resultado de un envío de WhatsApp

Antes de encolar un envío manual con su cuenta propia de Gupshup, se comprueba que la plantilla siga aprobada en la cuenta actual. Si el catálogo se puede leer y confirma que ya no está disponible, no se crea el envío: elija una plantilla vigente o pida a soporte que revise el vínculo. Si el catálogo no se puede leer, el envío continúa con la plantilla propia activa, sin necesidad de cambiar la configuración. Esto también se aplica a los reenvíos desde Envíos y al Centro de comunicaciones. La confirmación de encolado no garantiza la entrega: consulte el resultado en Envíos. Para vincular una plantilla nueva o probarla desde la pantalla de soporte sí hace falta leer el catálogo. Ante un error 401 o 403, se indica que Gupshup no permite leer las plantillas con el identificador de app guardado. Soporte puede revisar ese acceso; el fallo de lectura no bloquea por sí solo los envíos con las plantillas propias ya vinculadas y activas. En Administración → Envíos, WhatsApp distingue Encolada (solicitud guardada), Aceptada por el proveedor (aún no confirma entrega), Entregada y Error. Abra el detalle para consultar el estado y el motivo del fallo. La confirmación del envío manual solo confirma que se ha encolado. Soporte puede revisar SYSTEMADMIN → Comunicaciones por cliente → WhatsApp → Vínculos locales, donde aparecen también los vínculos ausentes del catálogo y los inactivos. Desactivar conserva la plantilla y el historial. Si hay referencias en automatizaciones, recordatorios, reglas, configuraciones o envíos pendientes, primero hay que revisarlas; para los envíos pendientes, espere su resolución o cancélelos desde Administración → Envíos. Después puede vincular una plantilla actual y elegirla en la configuración correspondiente. Si el módulo está contratado, abra Administración > Comunicaciones > WhatsApp (cuenta propia). La pantalla permite elegir Gupshup o Meta (WhatsApp Cloud API) e introducir las credenciales que muestra el formulario. Después:

guarde la configuración;
pulse Enviar prueba;
elija texto libre o una plantilla aprobada;
compruebe el resultado.

Los mensajes de texto libre solo pueden enviarse cuando la conversación se encuentra dentro de la ventana permitida por WhatsApp. Fuera de ella, utilice una plantilla aprobada. Las credenciales sensibles se ocultan después de guardarlas. Para conservar el valor actual, deje el campo vacío al editar.

Historia clínica

Plantillas y consentimientos

Puede crear plantillas HTML o Word para informes, documentos y consentimientos. Al preparar una plantilla:

inserte los metatags desde la leyenda;
revise quién debe firmar;
guarde una plantilla Word antes de abrir su documento o subir el .docx;
pruebe la impresión y la firma.

En plantillas Word, copie el metatag de la leyenda y péguelo en la posición deseada del documento.

Seleccionar profesional firmante al imprimir

La preferencia Seleccionar profesional firmante al imprimir añade un selector antes de generar documentos para firma. El profesional elegido aporta su nombre, número de colegiado y firma digitalizada. Si la opción está desactivada, se utiliza el usuario que ha iniciado sesión.

Permisos de acceso

En Administración > Historia Clínica > Permisos de acceso defina, para cada perfil, qué tipos de documento puede:

no ver;
ver;
crear o modificar.

La columna Adjuntos controla por separado el acceso a los ficheros asociados.

La plantilla del email de acceso

Bajo el texto “Seleccione la plantilla para el envío de permisos de acceso:” elija con qué plantilla se envía al paciente el correo con sus credenciales. El desplegable ofrece sus plantillas (Mis plantillas) y la genérica Instrucciones de acceso a la carpeta medica (Plantilla genérica). Ese correo lleva el enlace de acceso y la contraseña, así que la plantilla debe incluir %urlpermissionaccess% y %permissionpassword%. Si falta el enlace, Nubidoc descarta la plantilla y envía el texto por defecto, para que el paciente reciba siempre algo con lo que entrar. Para redactar la suya, duplique la genérica y cambie el texto sin tocar esas etiquetas; si la crea desde cero, marque su Propósito como Acceso a la carpeta médica para que aparezca aquí. La llave digital no se envía por correo: viaja al almacén de llaves y el portal la recoge sola. Si su centro tiene vacía la dirección del almacén, Nubidoc añade la llave al final del mensaje automáticamente. Un caso aparte: si alguien cambia o borra la plantilla mientras usted tiene la pantalla abierta, al crear el permiso verá un aviso y no se creará. Es deliberado: un permiso creado sin su correo no se puede recuperar. Recargue la página y vuelva a intentarlo. Las plantillas de propósito Firma de documentos ya no se ofrecen en esta pantalla, porque no llevan esas credenciales. Si tenía una elegida de antes, se sigue mostrando y funcionando igual.

Perfil del portal del paciente

En la parte inferior puede elegir Perfil de acceso por defecto para el portal del paciente. El perfil seleccionado se asigna a los nuevos pacientes que utilizan el portal. Los pacientes existentes conservan su perfil hasta que se cambie de forma expresa. Revise que el perfil permita únicamente los documentos y adjuntos que el paciente debe consultar.

Pacientes

Desde Administración > Pacientes, Columnas, Campos adicionales y Listas de valores muestran la configuración del centro con el que ha iniciado sesión.

Campos adicionales

En Administración > Pacientes > Campos adicionales puede ampliar la ficha con información propia del centro. Cada campo puede ofrecer:

Habilitar filtro;
Acciones paciente;
Acciones cita.

Habilitar filtro permite usar el campo como filtro en las búsquedas de pacientes y de citas —Agenda → Buscar citas y Listados → Citas—. En las búsquedas de citas solo se ofrecen los campos de tipo lista, texto y fecha; los de tipo sí/no no aparecen ahí. Con el interruptor desactivado, el campo deja de salir como filtro, aunque siga viéndose en la ficha del paciente. Ocultarlo en una acción no elimina el dato de la ficha.

Listas de valores

Las listas permiten crear opciones propias para los campos adicionales. Puede:

crear una lista;
cambiar su nombre;
añadir, modificar o eliminar valores;
organizar valores en niveles mediante Padre;
utilizar Raíz / sin padre para el primer nivel.

No puede borrar un valor que tenga hijos ni una lista que todavía se esté utilizando.

Justificantes de asistencia

En Pacientes > Justificantes de asistencia puede mantener modelos HTML o Word. Al imprimir desde una cita:

si no hay modelos, se utiliza el estándar;
si hay uno, se utiliza directamente;
si hay varios, se muestra un selector.

Los mismos modelos se usan al enviar el justificante por email desde la cita. Para personalizar el asunto y el texto de ese email, cree una plantilla en Administración → Comunicaciones → Plantillas envíos con Propósito «Justificante de asistencia» y elíjala en Administración → Centro → Preferencias generales, pestaña Agenda, campo Plantilla del email del justificante de asistencia. Sin plantilla se envía un texto estándar. El asunto se envía tal cual y el texto admite los metatags de paciente y de cita, por ejemplo %patientname%. Los datos del profesional que firma (%doctorname%, %doctorcolnumber% y %usersignatureimage%: nombre, número de colegiado y firma digitalizada) son siempre los del profesional de la cita, aunque la imprima otra persona, por ejemplo recepción. Por eso basta una sola plantilla para todos los profesionales del centro. Solo si la cita no tiene profesional se usan los datos de quien imprime.

Envíos

La sección Envíos permite consultar el histórico de email, SMS, WhatsApp y avisos.

Leer el mensaje enviado

En la columna Mensaje cada fila lleva un botón ver que abre una ventana titulada Mensaje. Los emails se muestran con su formato: párrafos, negritas, listas, enlaces e imágenes. Si el correo es largo, desplácese dentro de la ventana para leerlo completo. Los SMS, WhatsApp y avisos internos se muestran como texto, respetando sus saltos de línea. La misma vista rápida está disponible en el historial del paciente. Para abrir la notificación completa en una pestaña del navegador, use el botón Ver de la barra superior. El detalle, la vista, la impresión y las acciones sobre una notificación siempre se limitan al centro en el que ha iniciado sesión. Si una selección múltiple contiene un elemento que ya no está disponible para ese centro, Nubidoc no aplica cambios parciales: actualice la búsqueda y vuelva a seleccionar las filas.

Buscar

Puede filtrar por:

tipo;
estado;
paciente;
número de historia clínica;
cita;
creador;
fechas;
campaña.

Los filtros se combinan. Pulse Exportar a excel para descargar únicamente los resultados visibles según la búsqueda.

Estados

Pendiente: todavía no se ha procesado.
Pendiente aprobación: necesita revisión de un usuario.
Enviada: el proveedor ha aceptado el envío.
Recibida o entregada: el destinatario la ha recibido cuando el canal informa de ello.
No enviada: faltan datos, el paciente no permite ese canal, o el centro tiene el Envío de notificaciones en Desactivado (ficha del centro, en Centros y recursos). No se reintenta: el motivo no cambia solo.
Error: ha ocurrido un problema durante el envío.
Cancelada: se ha descartado antes de enviar.

Pulse el estado o abra el detalle para consultar el motivo disponible. El motivo de un envío con error. Al pulsar la etiqueta roja Error se abre una ventana con el motivo. Si la causa se reconoce, aparece primero una explicación en castellano, por ejemplo que el número del paciente no puede recibir WhatsApp, y debajo, en gris, el Mensaje del proveedor con el texto original. Si no se reconoce, solo se ve el texto del proveedor. La ficha completa del envío añade la línea Motivo. Para recibir estos fallos por correo cada mañana, vea Recibir por email los envíos fallidos.

Qué servidor de correo aceptó un email

En los emails, Enviada significa que el servidor de correo aceptó el mensaje. Al pasar el ratón por la etiqueta Enviada aparece «Aceptado por el servidor de correo: …» con tres datos:

por qué cuenta salió: platform (la de Nubidoc), customer (el servidor de correo propio del centro) o user (el del profesional);
el nombre del servidor;
su respuesta, que incluye el identificador con el que ese servidor registró el mensaje.

El mismo dato aparece en el detalle de la notificación (botón Acciones), en la fila Respuesta del servidor:. Si un paciente dice que no ha recibido un email que figura como Enviada y el centro usa su propio servidor de correo, pase ese texto a su proveedor de correo (Gmail, Microsoft 365, su hosting…): con el identificador puede rastrear qué ocurrió con el mensaje después de aceptarlo. Las notificaciones enviadas antes de octubre de 2026 no tienen este dato.

Propuestas pendientes de aprobación

Una propuesta externa no se envía hasta que un usuario la revise. Desde Acciones puede:

editar el asunto o el cuerpo cuando esté permitido (en email, con el mismo editor de texto enriquecido que el resto de la aplicación);
elegir si sale ahora o en una fecha concreta;
Guardar cambios — persiste el asunto, el mensaje y la fecha corregidos sin aprobar ni enviar nada; la propuesta se queda igual, pendiente de aprobación;
Aprobar envío;
Descartar propuesta.

También puede aprobar o descartar varias propuestas seleccionadas. La edición del contenido, el “Guardar cambios” y la programación se realizan de una en una.

Corregir una notificación pendiente antes de que se envíe

Una notificación en estado Pendiente que no pasó por revisión —un envío manual o de campaña— también admite Guardar cambios: seleccione esa única notificación, pulse Acciones y corrija el asunto (solo email), el mensaje y la fecha programada. El destinatario nunca se puede cambiar, y guardar no altera el estado: la notificación sigue Pendiente. Esto solo es posible mientras la notificación todavía espera su fecha programada. Una que ya toca enviar —está marcada Enviar ahora, o su fecha ya pasó o está a menos de dos minutos— ya entró en la cola de envío y no admite Guardar cambios; solo se puede cancelar y crear una nueva. En un WhatsApp con plantilla, el mensaje no se puede cambiar porque es el texto aprobado por WhatsApp: se muestra en solo lectura. La fecha sí se puede corregir.

Con qué remitente va a salir

En la ficha de la izquierda, debajo de Tipo, la fila Remitente: muestra el nombre y el correo desde el que saldrá el mensaje. Si no hay ninguno guardado, aparece (remitente por defecto del centro). Cuando la propuesta se creó para salir a nombre de la persona que la redactó, debajo se lee un aviso: el correo que ve es el que esa persona tenía al proponerlo y, si entretanto lo cambia, el envío usa el nuevo. Si en ese momento ya no puede usarse —el centro desactivó la opción, esa persona ya no está, o su correo dejó de ser válido—, el mensaje sale del centro en lugar de quedarse sin enviar. Para que un mensaje pueda salir a nombre de una persona, el centro necesita la preferencia Usuario como remitente en envios manuales activada, en la categoría Comunicaciones de la pestaña Otras de Preferencias generales.

Enviarlo ahora o dejarlo programado

En el panel Revisión de propuesta, debajo del mensaje, el apartado Envío ofrece dos opciones:

Enviar ahora — al aprobar, el mensaje entra en la cola inmediatamente. Si la propuesta traía fecha, aprobar así se la quita.
Programar para… — elige día y hora en el calendario. Al aprobar, la notificación queda en Pendiente y no sale hasta esa fecha. Los botones +1 día y +1 semana desplazan la fecha sin abrir el calendario.

Si la propuesta ya venía programada, la pantalla arranca en Programar para… con esa fecha puesta; si no, arranca en Enviar ahora. La fecha debe ser futura. Si elige Programar para… sin seleccionar ninguna, el sistema avisa con “Si desea programar el envío debe seleccionar una fecha” y no aprueba nada; si la fecha ya pasó, avisa con “La fecha de programación debe ser futura” y la propuesta se queda como estaba. Es lo que permite revisar un correo el sábado y dejarlo salir el lunes por la mañana.

Ver, imprimir y exportar

Ver: abre la comunicación con su formato original.
Imprimir: genera una versión para imprimir.
Exportar a excel: descarga el listado filtrado.

Para emails con diseño complejo, utilice Ver y la impresión del navegador.

Avisos de saldo

Los bonos de SMS y WhatsApp pueden enviar avisos al email del centro cuando quedan:

100 unidades;
50 unidades;
10 unidades;
0 unidades.

Mantenga actualizado el email del centro para recibirlos.

Papelera de Administración

La Papelera permite recuperar pacientes, citas, bonos y facturas borrados del centro. La ruta completa es Administración → Papelera. Para verla necesita permiso para entrar en Administración; no depende de un módulo contratado ni de una preferencia y solo muestra elementos del centro en el que ha iniciado sesión. La pantalla se organiza en las pestañas Pacientes, Citas, Bonos y Facturas. Abra la pestaña correspondiente, seleccione los elementos y pulse Desborrar para recuperarlos. Esta Papelera no contiene documentos de la historia clínica: se recuperan desde Pacientes → Buscar pacientes → ficha del paciente → HOJA CLÍNICA → Papelera. Tampoco permite borrar definitivamente ni recuperar otros tipos de información.

Auditoría

La auditoría permite revisar quién cambió información importante y cuándo.

Buscar cambios

Filtre por:

tipo de acción;
usuario;
Nº HC del paciente;
ID de cita;
origen;
fecha desde y fecha hasta.

Para consultar la actividad de un paciente, escriba en Nº HC el número de historia que aparece en su ficha y pulse Buscar. Nubidoc identifica al paciente de su centro y muestra únicamente sus registros. No es necesario conocer ningún identificador técnico. Si el número no corresponde a ningún paciente, el listado queda vacío y aparece el aviso «No se ha encontrado ningún paciente con el Nº HC indicado.». Abra un resultado para consultar su detalle y navegar por los cambios anteriores o posteriores del mismo elemento. Los valores relacionados se presentan con nombres comprensibles siempre que sea posible. Los campos modificados aparecen destacados. La auditoría puede incluir:

citas y sus prestaciones;
facturas y sus líneas;
centros;
usuarios;
pagos online;
pacientes y otros registros relevantes.

Los cambios de estado de una cita hechos desde la agenda (de una en una o de varias a la vez) quedan registrados desde el 14 de agosto de 2026, con su fecha y usuario. Al consultar periodos anteriores a esa fecha, estos cambios concretos no aparecerán porque entonces no se registraban.

Registros que no se pueden modificar

Desde el 20 de octubre de 2026, lo que queda en la auditoría no se puede cambiar ni borrar, ni siquiera desde la propia aplicación. Solo cuando un centro se da de baja y se anonimizan sus datos, el contenido de sus registros se vacía y queda el hueco. Los registros se conservan 6 años. También quedan registrados:

Cuenta bloqueada por intentos de acceso fallidos;
Cuenta desbloqueada por un administrador;
Cuenta desbloqueada con el enlace del correo;
Acceso del administrador de plataforma.

Si la auditoría no se puede escribir, el acceso, el alta o cambio de un usuario y el desbloqueo de una cuenta no se completan: es preferible un error a una acción sin rastro.

Pagos con tarjeta que no se completan

Cuando un paciente intenta pagar con tarjeta desde un enlace de pago y el pago no llega a completarse, el aviso de Redsys queda en la auditoría, dentro del grupo Pagos del filtro de acciones, con una de estas tres acciones:

Pago con tarjeta o Bizum cancelado por el paciente: el paciente abandonó o canceló el pago en la pantalla del banco.
Pago con tarjeta o Bizum denegado por el banco: el banco rechazó la tarjeta, el Bizum o la operación.
Pago con tarjeta no completado: autenticación 3DS sin resultado (Redsys SIS0593): la comprobación de identidad de la tarjeta (3D Secure) no devolvió ningún resultado. No es una cancelación del paciente ni un rechazo del banco.

Cada registro indica el código que devolvió Redsys, el número de orden y el importe en céntimos, y nunca incluye el número de la tarjeta ni datos del paciente. Un mismo aviso repetido por Redsys se anota una sola vez. Ya no se envía un correo de error por cada uno de estos pagos no completados: si un mismo centro acumula tres avisos de autenticación 3DS sin resultado en una hora, Nubidoc avisa a soporte una sola vez. Estos registros no suponen ningún cobro: el pago no se anota en la cita ni en el bono.

Justificantes impresos y enviados

Desde el 10 de noviembre de 2026, cada vez que alguien imprime o envía por email un justificante de asistencia, o imprime el justificante de un pago, queda una línea en la auditoría con quién lo hizo, cuándo, la cita o el cobro y, en el detalle, la plantilla, el formato, el idioma y si fue Impreso o Enviado por email. Para encontrarlos, abra el desplegable Tipo y elija:

en el grupo de pacientes, Justificante de asistencia impreso, Justificante de asistencia enviado por email o Justificante de asistencia: intento fallido (el justificante que no llegó a generarse, guardarse o enviarse, con la fase en que falló: Generar el PDF, Guardar el archivo o Enviar el email);
en el grupo Pagos, Justificante de pago impreso.

No se guarda el nombre ni el correo del paciente, ni el texto del documento. Estos registros también salen al pulsar Exportar a excel. Solo los ven los usuarios con acceso a la auditoría, y los justificantes anteriores a esa fecha no aparecen.

Documentos clínicos impresos y archivos de paciente descargados

Desde el 10 de noviembre de 2026, al imprimir o descargar un documento clínico de la historia que no sea una receta (la receta ya dejaba su línea Receta impresa) queda en la auditoría la línea Documento clínico impreso, con el formato y si salió En el navegador o como Descarga. Al descargar un archivo de un paciente queda la línea Archivo del paciente descargado, con el canal (Personal del centro, Portal del paciente o Enlace público, este último sin usuario porque lo abre el propio paciente), la extensión y el tamaño. Las dos están en el grupo de pacientes del desplegable Tipo. No se guarda el nombre del paciente, el título del documento ni el nombre del fichero. Las facturas, el listado de citas y otras formas de abrir un archivo (el portal del paciente nuevo, la entrega protegida de documentos) no dejan este apunte. Las contraseñas, certificados y otros secretos no se muestran.

Email entrante

Si la función está disponible, Administración > Email entrante permite importar mensajes de uno o varios buzones.

Añadir un buzón

Pulse Añadir buzón y complete los campos visibles:

nombre;
etiqueta (opcional; si se deja en blanco se usa el nombre) y color, de una paleta fija de 8;
email;
servidor y puerto;
tipo de conexión;
carpeta (para importar también los correos que el equipo envía desde Gmail, cree un segundo buzón con la misma cuenta y la carpeta de enviados de Gmail; su nombre depende del idioma de la cuenta: [Gmail]/Sent Mail si está en inglés y, normalmente, [Gmail]/Enviados si está en español. Si el buzón no importa y el último error habla de la carpeta, pruebe el otro nombre);
dirección: Entrada (INBOX) o Enviados;
usuario y contraseña;
estado activo;
periodo inicial;
opciones después de importar;
usuario responsable.

Utilice Probar conexión antes de guardar.

Quién puede ver y contestar cada buzón

Cada buzón tiene dos listas de personas: Pueden ver (quién ve sus correos en el centro de comunicaciones, en la ficha del paciente y en Correos importados) y Pueden contestar y redactar. Un buzón activo sin nadie en “Pueden ver” se marca en el listado con “Nadie puede leer este buzón”. Un buzón de Enviados no tiene lista propia: hereda el acceso de su cuenta de entrada, que se elige en su campo Cuenta; mientras no la tenga, no importa correos nuevos. Al cambiar Dirección en el formulario, la pantalla muestra al momento los campos de ese tipo. Cuando un buzón ya ha importado correos, no se puede pasar su carpeta de enviados a otra cuenta ni cambiarlo entre Entrada y Enviados: hay que crear otro buzón. Vaciar la Carpeta de enviados y volver a ponerla retoma la misma carpeta, sin volver a importar lo que ya estaba. Si a alguien le retiran el acceso mientras tenía una conversación de ese buzón asignada, esa conversación se le desasigna sola. Cada buzón guarda además un historial con las últimas acciones sobre él (cambios de acceso, pruebas de conexión…). En la sección “SMTP” del buzón (necesaria para poder contestar desde el centro de comunicaciones), la casilla Guardar copia en la carpeta de enviados archiva en el servidor de correo, por IMAP, una copia de cada correo que se envía desde ese buzón; el campo Carpeta de enviados (copia) indica dónde guardarla, y en blanco usa la carpeta de enviados ya configurada para la cuenta. Gmail guarda solo la copia de lo que envía por su propio SMTP, así que para smtp.gmail.com conviene dejar la casilla sin marcar. Si el archivado falla, no afecta al envío: el correo sale igual, solo falta su copia en Enviados.

Importar y revisar

Importar ahora trae los mensajes recientes sin esperar a la actualización automática. Cuando el remitente coincide con el email de un paciente, el mensaje puede asociarse a su ficha. Los adjuntos quedan disponibles en el detalle, que muestra el cuerpo del correo en un visor aislado; las imágenes que carga de internet no se piden hasta pulsar Mostrar imagenes remotas, junto al aviso de que el remitente puede saber que se ha abierto el correo. La pantalla Correos importados permite filtrar por buzón, estado, clasificación, texto, fecha y asociación con paciente. Si usted no está en la lista de “Pueden ver” del buzón de un mensaje, la fila correspondiente aparece sin remitente, asunto, paciente ni adjuntos, con el aviso “Sin acceso a este buzón” y un botón Añadirme: al pulsarlo queda incorporado a la lista de “Pueden ver” de ese buzón (y anotado en su historial), y la fila se muestra completa a partir de entonces. La fecha, el color/etiqueta del buzón, la clasificación y el estado de revisión se ven siempre, tenga o no acceso. Un buzón de Enviados asocia cada correo al paciente o contacto al que se envió, nunca crea leads automáticamente y se salta los emails que ya mandó la propia plataforma, porque esos ya figuran en el histórico de notificaciones. Si un correo recibido no tiene paciente vinculado aparece el botón Crear lead, que da de alta (o reutiliza) la tarjeta del contacto en el tablero CRM y enlaza el correo a ella (con el centro de comunicaciones activado, reutiliza también el contacto que ese remitente ya tenía en Comunicaciones, sin dar de alta otro); los correos del buzón de Enviados no lo tienen. Cuando el correo llegó por una regla de entrada de leads que no pudo crear la tarjeta sola, debajo se indica el motivo: “Sin email ni teléfono parseable”, “Contacto ambiguo” o “Tope diario de la regla superado”.

Reglas de ruido

Puede marcar como ruido newsletters, respuestas automáticas, rebotes o remitentes concretos. La opción Reaplicar reglas actualiza los mensajes ya importados según la configuración actual. Use una contraseña de aplicación proporcionada por su servicio de correo siempre que sea posible.

Formularios

La preferencia Formularios personalizables muestra la sección Formularios cuando está disponible. Desde ella puede:

crear cuestionarios;
editar y publicar;
enviarlos a pacientes;
asociarlos a campañas;
revisar respuestas y estadísticas.

Los formularios públicos se adaptan a ordenador, tablet y móvil. El listado, el Builder y sus acciones requieren que Formularios personalizables esté activo y que el perfil tenga acceso a Administración. Nubidoc comprueba esos requisitos también si se abre una ventana mediante un enlace directo. Si se retira el permiso con la pantalla abierta, la siguiente acción muestra “No tiene permisos para administrar formularios.” y no modifica el formulario.

Rellenar un formulario

Rellenar permite que el personal complete un formulario dentro de Nubidoc. La ruta completa es Administración → Formularios → botón Rellenar de la fila del formulario; al abrirlo, la pantalla muestra Formularios → Rellenar. Para ver esta acción necesita permiso para entrar en Administración y que el centro tenga activa la opción Formularios personalizables. El botón aparece tanto en formularios Publicado como en Borrador.

Pulse Rellenar en la fila del formulario.
Complete las preguntas. Si tiene varias páginas, avance con Siguiente o vuelva con Anterior. Los campos obligatorios y las reglas que muestran u ocultan preguntas se aplican también aquí.
Pulse Enviar. Mientras se guarda, el botón muestra Enviando… y al terminar aparece “Formulario enviado correctamente”.

El envío crea una respuesta interna real y se contabiliza en Estadisticas. Como esta pantalla no pide un paciente, la respuesta no queda asociada a una ficha. Rellenar no es una vista previa, no comparte un enlace ni inicia una llamada: para esas tareas utilice Vista previa, Compartir o, cuando corresponda, Llamada VAPI.

Builder: crear y editar un formulario

Para crear uno, abra Administración → Formularios → Nuevo formulario → Builder. Para modificarlo, entre en Administración → Formularios y pulse Editar. El Builder requiere acceso a Administración y que el centro tenga activa la opción Formularios personalizables; sin ella, la caja Formularios no aparece. La pantalla se divide en tres columnas:

Elementos: contiene los campos que se arrastran al formulario y la opción Nueva seccion para añadir bloques.
La zona central muestra el formulario en construcción y permite organizar sus filas y columnas con acciones como Duplicar columna y Duplicar.
Propiedades: reúne los ajustes del campo o sección seleccionado; mientras no haya ninguno, muestra “Selecciona un campo o una seccion para editar sus propiedades.”.

En la cabecera están Deshacer, Rehacer, Vista previa y Guardar. Para guardar debe completar Nombre; si falta aparece “Debe indicar un nombre”, y cuando termina correctamente se muestra “Formulario guardado”. El Estado se elige expresamente entre Borrador y Publicado. El Builder define la estructura y el comportamiento, pero no rellena ni envía el formulario. Vista previa solo permite comprobar el resultado visual: no comparte el formulario, no registra respuestas ni cambia su Estado. Para recoger una respuesta o generar un enlace, vuelva al listado y utilice Rellenar o Compartir. Al rellenar un formulario, el campo Desplegable aparece vacío, sin ninguna opción marcada: si no es obligatorio y nadie elige, se guarda sin valor, y si es obligatorio hay que elegir una opción para poder enviarlo.

Colores, bloques y salida del formulario

En Administración → Formularios → Editar, el constructor permite configurar el aspecto del formulario y del documento de la historia clínica.

Al seleccionar una sección, en Propiedades encontrará Cabecera y Contenido del bloque. Cada uno tiene Color de fondo y Color de texto, con selector visual y casilla hexadecimal. Por ejemplo, un fondo #800020 con texto #FFFFFF. Restablecer recupera el aspecto predeterminado. En un elemento Etiqueta, los colores afectan únicamente a su título o texto estático. Si la combinación dificulta la lectura, aparece un aviso de contraste.
En cada fila puede elegir Campos alineados o Bloques independientes. Los primeros mantienen la alineación entre preguntas; los segundos mantienen juntos el título y las preguntas de cada columna, aunque el bloque contiguo sea más largo. El selector de anchos permite, por ejemplo, 4 + 8 para un tercio y dos tercios, o 3 + 3 + 6 para un cuarto, otro cuarto y la mitad. Cada fila conserva su propia composición de una a cuatro columnas. En pantallas estrechas los bloques se apilan por su orden.
En la cabecera, Salida del formulario conserva Resumen de preguntas y respuestas por defecto. Elija Respetar diseño del formulario para que la consulta de la historia clínica y su PDF incluyan secciones, textos estáticos, columnas, colores e imágenes. Las firmas guardadas se muestran como imágenes.
Imprimir opciones permite Sólo seleccionadas o Todas, marcando las seleccionadas. En las propiedades de un Desplegable, Opciones, Casillas o Si / No puede heredar el ajuste del formulario o elegir otro para esa pregunta. En la salida con diseño, o al mostrar todas sus opciones, una pregunta aplicable sin contestar indica Sin respuesta; no equivale a «No», «Ninguna» ni cero. El resumen con sólo seleccionadas omite las preguntas sin respuesta registrada. Las preguntas ocultas por condiciones se excluyen.
Margen inferior al imprimir (mm), en la cabecera, permite elegir una reserva de 8 a 30 mm al pie del contenido del PDF individual del formulario. Escriba un número entero; vacío recupera los 15 mm habituales. Esta reserva se añade al margen base del documento. Si la reduce y el pie del centro necesita más espacio, el PDF aumenta automáticamente la reserva para evitar que se solape con el contenido. Los informes que reúnen varios documentos y los documentos ya firmados conservan su salida habitual.
En Propiedades de una Imagen de referencia, Desplazamiento vertical al imprimir (mm) admite enteros entre −10 y 0. Un valor negativo sube juntos la imagen y su título en el PDF con Respetar diseño del formulario; vacío recupera 0 mm, sin desplazamiento. La consulta en pantalla, la vista previa y el relleno conservan la posición original. Este ajuste no está disponible para imágenes para dibujar ni firmas.

Los colores también se ven al editar, previsualizar y rellenar. Los controles para responder conservan su funcionamiento habitual. Los ajustes, incluidos el margen y el desplazamiento de imágenes, se guardan con el formulario y se mantienen al reabrir, deshacer/rehacer, duplicar y exportar/importar; las copias mantienen también sus condiciones. Cambios posteriores: el diseño actual se aplica a los envíos anteriores que no estén firmados. Para los nuevos envíos se conservan el texto de las preguntas, sus opciones y las respuestas originales: cambiar después las opciones no reinterpreta una selección ni recalcula su puntuación. Las preguntas retiradas que tengan respuesta y cuya información siga conservada aparecen al final del documento, también en los envíos antiguos. Cuando hay una instantánea del envío, la salida con diseño conserva además sus textos estáticos aplicables. Los envíos anteriores a esta mejora pueden carecer de catálogo histórico: se conserva el valor guardado y, al elegir Todas, se indica que no se puede reconstruir el catálogo completo. Los documentos ya firmados conservan su salida anterior. El PDF usa páginas A4 y tantas páginas como necesite el contenido, con cabecera y pie habituales del centro. Los bloques largos continúan entre páginas y pueden repetir la etiqueta con (continuación). Un texto u opción muy largos pueden continuar en otro fragmento. Al usar un margen inferior a 15 mm, las listas de opciones se agrupan en fragmentos más largos para reducir repeticiones de cabecera, conservando la letra y todas las opciones. Un Salto de pagina solo provoca un salto físico si activa Salto físico al imprimir en sus propiedades; las páginas de navegación no fuerzan por sí solas una página del PDF. Después de cambiar el margen o subir una imagen, genere el PDF y revise todas sus páginas: la imagen y su título no deben solaparse con el contenido anterior y debe quedar espacio para el pie del centro. Puede reorganizar los bloques o la firma si ayuda a repartir el contenido. Estos ajustes no garantizan que cualquier formulario quepa en dos páginas; no reduzca la letra ni elimine contenido para conseguirlo.

Imágenes de referencia e imágenes para dibujar

La paleta incluye Imagen de referencia, que muestra una ilustración, e Imagen para dibujar, que permite añadir marcas encima. Arrastre el elemento al formulario y seleccione un archivo PNG o JPEG en sus Propiedades. Puede añadir una descripción de la imagen. El archivo original puede ocupar hasta 10 MB. Al seleccionarlo, el constructor lo ajusta a un máximo de 1200 píxeles por lado, manteniendo sus proporciones; la imagen resultante debe ocupar como máximo 1 MB. Si aparece el aviso de tamaño, utilice una versión más pequeña. Al rellenar una imagen para dibujar se ofrecen Lápiz, Goma, color y grosor del trazo, Deshacer, Rehacer y Borrar marcas. Puede dibujar con ratón, dedo o lápiz táctil. La goma y el borrado solo eliminan las marcas: el fondo se conserva. Si el campo es obligatorio, hay que dejar alguna marca para enviar el formulario. Una imagen de referencia no pide respuesta. El resultado guardado muestra la imagen con sus marcas. Al volver a editar el formulario desde la historia clínica, se recuperan el fondo y las marcas y se pueden seguir modificando. El historial de deshacer empieza de nuevo al abrirlo; las marcas guardadas se editan con la goma y el lápiz. Las imágenes también se incluyen al duplicar, exportar e importar el formulario.

Tablas OD/OI: el campo Rejilla, las secciones compactas y las pestañas

Para formularios de consulta con muchos datos que se repiten en pares (por ejemplo ojo derecho y ojo izquierdo), el constructor ofrece tres ayudas que se pueden combinar (y, para verlo todo en una sola pantalla, las dos columnas y la densidad máxima que se explican más abajo). Un formulario que no las use se ve y se rellena exactamente igual que antes.

Rejilla: una tabla de filas y columnas fijas dentro de un solo campo.
Sección compacta: una sección con la etiqueta a la izquierda de cada campo y los controles más bajos.
Grupo de pestañas: varias secciones seguidas que, al rellenar, se muestran como pestañas.

Además, el campo Numero admite un Paso (por ejemplo, de 0,25 en 0,25 para dioptrías).

El campo Rejilla

En Administración → Formularios → Editar (o Nuevo formulario → Builder), la paleta Elementos incluye Rejilla, justo después de Casillas. Arrástrela al formulario como cualquier otro campo. Nace con una tabla de ejemplo de dos filas (Fila 1 y Fila 2) y dos columnas de texto (Columna 1 y Columna 2), y la vista previa de Propiedades la dibuja como tabla. En Propiedades de la rejilla, además de la Etiqueta del campo, hay dos áreas de texto, Filas y Columnas. En cada una se escribe una línea por fila o por columna, con las partes separadas por una barra vertical (|):

Filas: una por línea, con el formato clave | etiqueta | skip:col1,col2 (la parte final indica las columnas sin celda en esa fila).
Columnas: una por línea, con el formato clave | etiqueta | tipo | grupo | extras, donde el tipo es text, number o select. Los extras posibles son min=-30 max=30 step=0.25 y sign (en number), max_length=40 (en text), width de 1 a 6 y, al final, options=a;b;c (en select).

La propia pantalla lo explica encima de cada área con este texto: «Una por línea: clave | etiqueta | skip:col1,col2 (columnas sin celda en esa fila).» en Filas, y «Una por línea: clave | etiqueta | tipo (text, number o select) | grupo | extras. Extras: min=-30 max=30 step=0.25 (number), max_length=40 (text), width=1 a 6 y, al final, options=a;b;c (select). Claves: a-z, 0-9 y _.» en Columnas. Debajo de esa ayuda, la pantalla añade otra línea: «Extra «sign» (columnas number): muestra el valor con signo, +2,00, y con los decimales del paso; lo guardado no cambia.» Qué significa cada parte:

clave: un nombre corto para identificar la fila o la columna (de 1 a 20 caracteres: letras minúsculas de la a a la z, cifras y guion bajo). No puede repetirse dentro de la rejilla.
etiqueta: el texto que se ve en la tabla (hasta 80 caracteres). Si se deja vacía se usa la clave.
skip (solo en filas): las columnas que en esa fila no llevan celda, separadas por comas. En la pantalla de relleno esa celda queda vacía y sin control.
tipo (solo en columnas): text (texto libre), number (número) o select (desplegable). Si se omite, es text.
grupo (opcional, en columnas): un rótulo de hasta 40 caracteres. Las columnas seguidas con el mismo grupo comparten una cabecera común encima, por ejemplo Lejos sobre Esf., Cil. y Eje.
extras: ajustes de la columna separados por espacios. En un number, min y max son los límites y step el paso (los decimales pueden llevar punto o coma); sign (o show_sign=1) activa Mostrar signo (ver más abajo; show_sign=0 lo deja apagado). En un text, max_length es el máximo de caracteres. width es el ancho relativo de la columna, de 1 a 6. En un select, options va al final de la línea y lleva las opciones separadas por punto y coma.

Ejemplo de una rejilla de refracción con una fila AO que no lleva esfera, cilindro ni eje. En Filas:

od | OD
oi | OI
ao | AO | skip:esf,cil,eje

En Columnas:

esf | Esf. | number | Lejos | min=-30 max=30 step=0.25
cil | Cil. | number | Lejos | min=-10 max=10 step=0.25
eje | Eje | number | Lejos | min=0 max=180 step=1
av | AV | select | | options=NPL;PL;0,1;0,5;1

Mostrar signo (esfera, cilindro y similares). Si a una columna number se le añade sign en los extras (por ejemplo esf | Esf. | number | Lejos | min=-30 max=30 step=0.25 sign), su valor se muestra con signo y con los decimales del paso, separados por coma: «+2,00», «-0,75», «0,00». Se ve así al salir de la celda al rellenar, en Modificar, en la historia clínica del paciente y en el PDF, también en los envíos antiguos de ese formulario (se vuelven a pintar con el signo que la columna pide ahora). Lo guardado no cambia: se guarda el número normal, sin «+». Al rellenar, esas celdas se escriben como texto, para que en el iPad se pueda teclear «-» y «+» (el teclado numérico de iOS no los tiene); admiten coma o punto y se validan igual que siempre (mínimo, máximo y paso). Si un valor no es válido, el aviso dice a qué celda se refiere con su grupo y columna, por ejemplo «OD · Lejos · Esf.». Límites: de 1 a 12 filas, de 1 a 12 columnas y como máximo 144 celdas; los desplegables, de 1 a 100 opciones. Si una línea no es válida, debajo de las áreas aparece un aviso en rojo que dice cuál es (por ejemplo, “Columnas, línea 2: la clave «eje» está repetida.”) y la rejilla conserva su última definición válida hasta que se corrija. Al guardar el formulario, Nubidoc vuelve a comprobar la definición y, si algo no cuadra, lo avisa y no guarda nada. Una rejilla no puede usarse como condición de una regla, no puntúa y una llamada de voz (VAPI) no la pregunta: se rellena a mano. Si el campo se marca como obligatorio, basta con rellenar una celda. Cómo sale en el PDF. Cada texto de la rejilla se ajusta al ancho de su columna: un rótulo o una palabra que no cabe se parte en varias líneas dentro de su celda, y los números nunca se parten. Si una celda de texto ocupa más de seis líneas, en la tabla se corta con «… [1]» (en una columna muy estrecha, solo «[1]») y su texto completo sale justo debajo de la tabla con su fila y su columna, por ejemplo «[1] OD · Obs.: …». Al ver el documento en pantalla las palabras no se parten: el navegador ajusta cada celda solo. En el PDF de resumen (sin Respetar diseño del formulario), la cabecera Pregunta / Respuesta sale una sola vez, al principio, y no detrás de cada rejilla.

Sección compacta

Seleccione una sección en el constructor y, en Propiedades, marque Sección compacta. La propia pantalla lo explica: «Al rellenar, la etiqueta va a la izquierda del campo y los controles son más bajos.» Es lo que conviene para pantallas con muchos campos cortos. En el constructor, la cabecera de la sección muestra una marca Compacta.

Las rejillas de una sección compacta también se dibujan con celdas más apretadas.
Los campos que necesitan todo el ancho (Opciones, Casillas, Firma, Etiqueta, las imágenes y la Rejilla) mantienen su título encima.
En una pantalla de móvil, la etiqueta vuelve a ir encima del campo.
Solo cambia la pantalla de relleno: el PDF no se modifica.

Grupo de pestañas

Seleccione una sección y, en Propiedades, escriba un nombre en Grupo de pestañas (hasta 40 caracteres). La ayuda de la pantalla dice: «Las secciones seguidas con el mismo nombre de grupo se muestran como pestañas al rellenar. Vacío = sección normal. Un salto de página no puede ir dentro de un grupo.» En el constructor, la sección muestra una marca Pestañas: seguida del nombre del grupo.

El título de cada sección es el nombre de su pestaña (si no tiene título, la pestaña se llama Pestaña 1, Pestaña 2… según su posición en el grupo). La primera pestaña sale abierta.
Las secciones del grupo tienen que ir seguidas. Si no, al guardar aparece el aviso “Las secciones del grupo de pestañas «nombre» deben ir seguidas.” y el formulario no se guarda. Un salto de página dentro de un grupo se rechaza con “Un salto de página no puede ir dentro de un grupo de pestañas.”.
Al enviar, si queda sin rellenar un campo obligatorio de una pestaña que no se ve, se abre la primera pestaña con error.
Si una regla oculta una sección, desaparece su pestaña y se abre la siguiente que siga visible.
Las pestañas existen solo al rellenar. En la consulta de la historia clínica y en el PDF las secciones salen una detrás de otra, cada una con su título, como en cualquier otro formulario.

Dos columnas y densidad máxima: el formulario entero en una pantalla

Para un formulario largo que hay que ver de una vez en un monitor grande (por ejemplo, la consulta oftalmológica en una pantalla de 1.920 × 1.080), el constructor ofrece dos ajustes más. Ninguno cambia lo que se guarda: solo cómo se ve el formulario al rellenarlo. La vista del documento ya guardado, la consulta en la historia clínica y el PDF no cambian. Columna de cada sección. Seleccione una sección y, en Propiedades, elija en Columna entre Izquierda (lo de siempre) y Derecha. La propia pantalla lo explica: «Al rellenar, si el formulario mide 1.100 px o más de ancho, la sección va en la columna elegida (cada columna apila sus secciones en su orden). Con menos ancho todo va en una sola columna. Las secciones de un mismo grupo de pestañas van siempre juntas: cambiar la columna de una cambia la de todo el grupo.» En el constructor, la cabecera de una sección en la columna derecha muestra una marca Columna derecha.

Las dos columnas solo salen si alguna sección va a la Derecha y el formulario mide 1.100 píxeles de ancho o más (no la ventana: el formulario; con el menú de la historia clínica plegado cabe más). Cada columna apila sus secciones en el orden del formulario, con alturas independientes.
Por debajo de 1.100 píxeles (móvil, página pública del paciente, ventana estrecha) el formulario sale en una sola columna, en el orden original. Si se estrecha o se ensancha la ventana mientras se rellena, el formulario cambia de una a otra sin recargar y sin perder lo escrito.
Un grupo de pestañas va entero en una columna: al cambiar la Columna de una pestaña, cambian todas las del grupo. Si se escribe en Grupo de pestañas el nombre de un grupo que ya existe, la sección pasa a la columna de ese grupo. Un grupo con pestañas en columnas distintas (por ejemplo, desde una importación) no se guarda: «Las secciones del grupo de pestañas «nombre» deben estar en la misma columna.»
Si el formulario tiene páginas (saltos de página), las columnas se aplican dentro de cada página; una página con todas las secciones en la misma columna sale a todo el ancho.
Las reglas (mostrar u ocultar), los obligatorios y el paso a la pestaña del primer error funcionan igual en las dos columnas. Si una regla oculta una sección, su columna se recoge y la otra no se mueve.

Densidad en pantalla. En la cabecera del constructor, el desplegable Densidad en pantalla ofrece Normal y Máxima. La ayuda de la pantalla dice: «Solo la pantalla de relleno. «Máxima» pinta todas las secciones compactas y aún más juntas (controles de 22 px, márgenes de 2 px) para ver más formulario sin desplazarse. La vista del documento y el PDF no cambian.» Con Máxima:

Todas las secciones se pintan como Sección compacta, y además más juntas: controles más bajos, menos espacio entre campos, etiquetas más pequeñas, celdas de rejilla muy ajustadas y áreas de texto de dos líneas que crecen al escribir.
En un documento de la historia clínica, Fecha y Etiquetas suben a la misma línea que la miga de pan (el nombre del tipo de documento) y desaparecen los saltos de línea de encima del formulario.

Rótulos que se repiten. Aunque no se use nada de lo anterior, al rellenar una Rejilla cuya Etiqueta es igual al título de su sección (sin tener en cuenta mayúsculas ni espacios al principio o al final), el rótulo no se vuelve a escribir encima de la tabla: la sección, o su pestaña, ya lo dice. Si la rejilla es obligatoria o tiene ayuda, encima de la tabla siguen saliendo el asterisco y el icono de la ayuda. Tampoco se repite el título de una sección dentro de su propia pestaña. Esto solo afecta a la pantalla de relleno: la consulta y el PDF siguen llevando el rótulo. Botón Enviar arriba. En un documento de la historia clínica de tipo formulario, el botón Enviar aparece también arriba, junto a la miga de pan (en verde, como el resto de botones de guardar). Hace lo mismo que el de abajo: aunque se pulse dos veces, o se pulsen los dos, el formulario se envía una sola vez.

Números con paso

En un campo Numero, Propiedades incluye Paso justo debajo del Rango (Minimo y Maximo). Escriba, por ejemplo, 0,25: las flechas del campo avanzan de 0,25 en 0,25 y, al enviar, el sistema rechaza un valor que no sea un múltiplo del paso contando desde el mínimo (o desde 0 si no hay mínimo). El aviso nombra el campo, por ejemplo «Revise estos valores: Dioptrías: en pasos de 0,25». Si se escribe algo que no es un número mayor que 0, la pantalla dice «El paso es un número mayor que 0.» Vacío significa sin paso.

Cómo se rellena una rejilla

Se ve como una tabla: las etiquetas de las filas a la izquierda, las columnas arriba (con la cabecera de grupo encima, si la hay) y una celda para cada cruce. Cada celda es un cuadro de texto, un cuadro de número o un desplegable, según su columna. No hace falta rellenarlas todas: solo se guardan las que tienen valor. Al enviar, el sistema comprueba cada celda y, si alguna no es válida, no guarda nada y las nombra todas juntas: «Revise estos valores: Auto. sin ciclo · OD · Eje: entre 0 y 180». Los motivos posibles son «debe ser un número», «entre X y Y», «mínimo X», «máximo X», «en pasos de X», «elija una opción de la lista» y «máximo N caracteres». Si hay más de ocho, el aviso añade «(y N más)». Una rejilla obligatoria vacía avisa «Debe completar los campos obligatorios: nombre de la rejilla (rellene al menos una celda)».

Cómo se ve en la historia clínica y en el PDF

La consulta del formulario en la historia clínica y su PDF dibujan la rejilla como una tabla, con su cabecera de grupos si la tiene. Qué filas salen lo decide Imprimir opciones, en la cabecera del constructor:

Sólo seleccionadas: solo las filas con algún valor. Si la rejilla no tiene ningún valor, no se imprime (ni su título).
Todas, marcando las seleccionadas: todas las filas; las celdas que no aplican a una fila (skip) salen sombreadas.

Una rejilla no tiene un ajuste propio de Imprimir opciones: sigue al del formulario. En los lugares donde cabe una sola línea por respuesta, la rejilla aparece como un resumen de lo rellenado, por ejemplo «OD · Esf.: -1,25; OD · Eje: 90». Si más adelante se cambian las filas o columnas de una rejilla, las respuestas ya enviadas se siguen viendo con las cabeceras que tenían al enviarse, y los valores que ya no encajen aparecen como «Respuesta conservada: …».

Puntuación e interpretación de una escala

Los campos Desplegable, Opciones y Casillas permiten asignar puntos a cada respuesta. Seleccione el campo y, en Propiedades → Opciones, escriba el valor en la casilla Pts que acompaña a cada opción. Si todas se dejan vacías, el formulario no puntúa y funciona como antes. Un total de cero sí es un resultado. En la cabecera del Builder, Tramos de interpretación convierte ese total en una lectura, como «Dependencia grave». Cada fila permite indicar:

un límite inferior y si se incluye o excluye;
un límite superior y si se incluye o excluye;
la etiqueta que se mostrará.

Un límite puede dejarse vacío cuando no hay tope por ese lado. Los tramos pueden dejar huecos, pero no aceptar el mismo valor: si se solapan, si el límite inferior supera al superior o si falta la etiqueta, Nubidoc no guarda el formulario y señala el error. Un total situado en un hueco se guarda normalmente, pero se muestra sin etiqueta. El orden de las filas no implica gravedad, por lo que también sirve para escalas donde menos puntos indican más riesgo. La puntuación y su etiqueta quedan fijadas al enviar. Si después cambia los puntos o los tramos, los resultados anteriores conservan la lectura registrada aquel día. La etiqueta aparece junto al total en el listado de formularios del paciente, al abrir el detalle y en el documento guardado en la historia clínica. Para consultar esos resultados desde la ficha hace falta el privilegio existente Acceso HC y el paciente debe estar dentro del alcance del profesional —por asignación, citas o centros, según la configuración de su rol—. La interpretación no crea permisos nuevos ni da acceso a pacientes que antes no se podían consultar. Los tramos se conservan al duplicar, exportar o importar el formulario. El Barthel importable ya incluye sus cinco lecturas, desde dependencia total hasta independencia.

Escalas Braden y Norton listas para importar

Soporte dispone de dos formularios preparados para valorar el riesgo de lesiones por presión. Se importan desde Administración → Formularios → Importar y quedan en Borrador para que el centro los revise antes de publicarlos.

Braden tiene seis dominios y un total de 6 a 23: 6–9 Riesgo muy alto, 10–12 alto, 13–14 moderado, 15–18 leve y 19–23 Sin riesgo.
Norton tiene cinco dominios y un total de 5 a 20: 5–9 Riesgo muy alto, 10–14 alto, 15–18 moderado y 19–20 bajo.

En ambas, cuantos menos puntos, mayor riesgo. Todas las preguntas clínicas son obligatorias y el formulario no vuelve a pedir nombre, documento, dirección, teléfonos, correo, edad, sexo, profesión ni otros datos que ya están en la ficha del paciente. La lectura apoya la valoración profesional: no crea automáticamente una pauta de cuidados. Si se quiere ver la evolución en una gráfica, después de importar hay que elegir la medida en Al enviarse, empujar la puntuación a la medida. Cuando el centro decide usar colchón o cojín antiescaras o taloneras, la asignación se hace desde la Estancia residencial del paciente, no desde el formulario ni como una tarea a completar. Consulta Material preventivo UPP para ver el alta, la retirada, el historial y qué ocurre al trasladar o dar de baja al residente. Los envíos recogidos mediante llamada de voz pueden quedar incompletos. Conservan su puntuación parcial, pero no muestran una etiqueta de interpretación, para no presentar como definitiva una lectura calculada sin todas las respuestas.

El texto de ayuda de una pregunta

Al editar un campo del formulario, en Propiedades hay una casilla Ayuda. Lo que escriba ahí no se muestra dentro del formulario: junto a la etiqueta de la pregunta aparece un pequeño icono de interrogación, y el texto se abre al pulsarlo. Sirve para aclarar qué se espera en una pregunta sin alargar su enunciado. La ayuda se muestra tal cual la escriba, como texto plano. No admite formato: si escribe etiquetas de página web —negritas, enlaces o imágenes— se verán literalmente, con sus signos incluidos, en lugar de aplicarse. Es a propósito. El mismo formulario se publica en una página pública que rellenan los pacientes, y permitir contenido de página web en la ayuda abría un problema de seguridad, corregido en agosto de 2026. Si su ayuda venía mostrando texto en negrita y ahora ve las etiquetas escritas, ésta es la razón: quite las etiquetas y deje el texto. Los saltos de línea sí se respetan. Para partir una ayuda larga en varias líneas, pulse Intro dentro de la casilla y se verá partida igual al abrirla. Si antes usaba una etiqueta de salto de línea para conseguirlo, sustitúyala por un salto real.

Preguntas obligatorias en los formularios que puntúan

Si el formulario es una escala (tiene puntos asignados a las opciones, como el índice de Barthel), no se puede enviar dejando sin contestar una pregunta obligatoria. Sale este aviso:

Faltan por responder preguntas obligatorias: Comer

Se nombran hasta seis preguntas y, si hay más, añade “(y N más)”. El aviso aparece igual rellenando el formulario desde el programa que en la página a la que llega el paciente por su enlace. No se guarda nada al rechazarse, así que el enlace del formulario sigue sirviendo: la persona completa lo que falte y vuelve a enviar. Conviene saber:

Solo afecta a los formularios que puntúan. En un cuestionario normal, una pregunta sin contestar se ve; en una escala se convierte en un total más bajo que parece bueno. Los formularios que no puntúan se siguen pudiendo enviar incompletos, igual que antes.
Las preguntas ocultas no se piden. Si una regla de visibilidad esconde o desactiva una pregunta, no se exige aunque sea obligatoria: solo se piden las que la persona tenía delante.
Los formularios rellenados por llamada de voz quedan fuera, porque en una llamada se puede colgar a mitad y hay preguntas que ni llegan a preguntarse.

Programa de recomendaciones

Si la opción Recomienda y gana aparece en el menú, puede:

copiar su código;
copiar el enlace de registro;
preparar un mensaje para WhatsApp o email;
enviar una invitación;
consultar registros y recompensas.

Revise las condiciones visibles del programa antes de compartir el enlace.

Inteligencia artificial

Activar para el centro

La IA del profesional es opcional. Los centros dados de alta desde noviembre de 2026 nacen con la IA activada; en los centros anteriores, si nunca se ha guardado una elección, sigue apagada, y las elecciones ya guardadas se mantienen. El administrador puede activarla o desactivarla desde Administración → Tienda de módulos → Inteligencia Artificial, con Activar IA para el centro, o desde Administración → Centro → Preferencias Generales → Otras → Habilitar IA. La elección del centro y la personal deben estar activadas para usarla. Cada usuario necesita además un plan activo, créditos y los permisos correspondientes. Activar no acepta las condiciones de uso de cada profesional ni contrata una ampliación de pago. Para encenderla, el centro acepta antes sus condiciones de activación. La primera vez que se enciende la IA, sea por donde sea, hay que aceptar las Condiciones de activación de la IA de historia clínica para el centro (tres casillas y Acepto y activo la IA). Lo puede hacer quien tenga en su rol el permiso de cambiar los datos del centro:

Desde el Inicio: con la tarjeta Activa la IA de historia clínica en tu centro (ver Inicio).
Desde la Tienda de módulos: al poner en Sí el interruptor Activar IA para el centro sin haber aceptado, el interruptor vuelve a No y se abre el mismo diálogo de condiciones. Al aceptar, la IA queda encendida y el interruptor pasa a Sí. Si el centro ya las había aceptado, se enciende directamente.
Desde Preferencias Generales → Otras → Habilitar IA: sin aceptación, el guardado no se hace y aparece el aviso «Para activar la IA de historia clínica el centro tiene que aceptar antes sus condiciones.». Acepte las condiciones desde el Inicio o la Tienda y vuelva a intentarlo.

Apagar la IA no pide nada y conserva la aceptación: al volver a encenderla con la misma versión de las condiciones no se piden otra vez. Los centros que ya tenían la IA encendida no tienen que aceptar nada. Cuando está disponible, pueden aparecer:

asistente en historia clínica;
ayuda en editores;
indicador de uso;
pestaña IA en el perfil;
transcripción de videoconferencia, si el usuario la activa y obtiene el consentimiento necesario.

Activar IA para mí

Abra Mi perfil → Preferencias.
En IA del profesional, marque o desmarque Activar IA para mí.
Pulse Guardar preferencia de IA y recargue la página para actualizar los accesos.

Este control aparece aunque el centro tenga la IA apagada. La elección personal comienza activada si nunca se ha guardado otra, pero solo podrá usar la IA cuando el centro también la active. Guardarla no activa al centro, no contrata planes y no acepta las condiciones de uso. Solo puede cambiar su propia elección. Los dos controles afectan al asistente de historia clínica, la ayuda de los editores y las transcripciones. Secretaria virtual, chatbot, ayuda de la aplicación y OCR tienen controles propios. La transcripción mantiene además sus permisos, consentimiento y opciones específicas. Apagar impide iniciar nuevos trabajos de IA; los trabajos pendientes de transcripción o resumen esperan a que se reactive la IA correspondiente. No borra los resultados anteriores ni descarta la respuesta de un trabajo ya enviado. El interruptor personal no cambia su plan ni su cuota.

Planes y créditos

La IA va incluida en el plan del centro, con 300 créditos por usuario y mes. El periodo va de día 15 a día 15. Un crédito son unos mil caracteres de contexto o quinientos de respuesta; una consulta normal gasta entre 3 y 6. Si alguien necesita más, su plan se puede ampliar:

Plan	Créditos por usuario y mes	Precio por usuario y mes, sin IVA
Incluido	300	0 €
PRO	500	5,90 €
SUPER	1.000	9,90 €

Quien amplía el plan es el administrador del centro, para él o para cualquier profesional de su clínica, porque la ampliación se cobra en la cuota mensual del centro. Se hace desde Administración → Tienda de módulos → Inteligencia Artificial → Configurar (también hay un enlace desde Mi suscripción, en la tarjeta del plan de pago de IA contratado), que abre IA: uso y gasto. Una mejora entra al momento; una bajada o una cancelación se aplican en la renovación siguiente, para no retirar créditos ya contratados. El permiso necesario es el de contratación de la Tienda de módulos: quien puede contratar módulos para el centro puede ampliar planes de IA, y quien no, no. No hay un permiso aparte para los planes de IA, porque ampliar uno es contratar. Quien no tenga ese permiso —aunque sea administrador en otros aspectos— ve su consumo y su plan en su perfil, pero no el botón de cambio directo: en su lugar tiene un botón para pedírselo a quien gestiona la contratación de su clínica (ver “Aprobar una solicitud de ampliación” más abajo). Puede consultar la tienda si tiene acceso a Administración, pero no llega a IA: uso y gasto sin permiso de contratación. Si alcanza esa pantalla con un enlace guardado, solo ve el aviso de que los planes de IA se contratan desde la Tienda de módulos. La ampliación se cobra de verdad en la cuota mensual del centro: al aprobarla, la línea correspondiente (5,90 € PRO o 9,90 € SUPER, por usuario) entra en la factura junto con la parte proporcional del primer periodo. Se puede asignar un plan a un profesional aunque nunca haya usado la IA todavía: no hace falta que la haya abierto antes.

En algunos centros (por ejemplo Treebole Clínicas) no se venden ampliaciones: la pantalla avisa de que no hay cambios de plan disponibles.

Apagar IA y gestionar los planes

Apagar la IA del centro suspende las nuevas cuotas recurrentes de IA, pero conserva los planes contratados: al reactivar el centro se reanuda su facturación. Apagar solo Activar IA para mí no cambia el plan ni su cuota. Para reducir o cancelar una ampliación utilice la gestión de planes. Quien tiene permiso de contratación puede seguir entrando en IA: uso y gasto con IA apagada, consultar consumo e historial y programar bajadas o cancelaciones. Para contratar una nueva ampliación debe activar antes la IA del centro. Revise el precio y los créditos vigentes que muestran la tienda y la confirmación; activar el módulo incluido no amplía automáticamente a nadie.

Uso y gasto de IA

La pantalla IA: uso y gasto tiene cuatro bloques:

Resumen del periodo en curso (del 16 al 15): cuántos usuarios tienen IA, cuántos en cada plan, los créditos incluidos/usados/restantes de toda la clínica, y la línea “Próxima factura del 15, parte de IA” con el importe desglosado en las cuotas mensuales y, si los hay, los prorrateos pendientes de la primera ampliación de cada usuario nuevo. Es siempre el mismo importe que se verá en la factura del día 15. Si la factura de ese periodo ya está creada, las cuotas y los prorrateos que se muestran son los de esa factura —lo que se va a cobrar— y la pantalla lo dice con un aviso; si después ha cambiado la contratación (por ejemplo, un alta nueva), añade lo que saldría con la contratación de hoy y avisa de que esa diferencia se factura en el ciclo siguiente, cuando se cree el borrador del próximo periodo.
Por usuario: una fila por profesional activo con su plan, sus créditos, lo consumido en el periodo, el cambio programado si lo hay y el botón Cambiar plan, ampliada con el desglose de consumo por función (asistente, editor, adjuntos) y la cuota mensual de cada uno.
Solicitudes: las pendientes arriba, con botones Aprobar y Rechazar en la propia fila —resuelven la solicitud sin salir de la pantalla ni depender del correo—, y un desplegable con el historial de solicitudes ya decididas (quién la pidió, quién decidió, cuándo e importe).
Historial de facturación de IA: las líneas de IA ya facturadas en meses anteriores (cuotas y prorrateos), con un botón para abrir la factura correspondiente.

Aprobar una solicitud de ampliación

Un profesional sin permiso de contratación no puede cambiar su plan directamente, pero puede pedirlo desde su perfil (ver Pedir una ampliación). Cuando lo hace:

Todos los administradores activos del centro (con permiso de contratación) reciben un correo con el plan actual, el solicitado, el precio y el motivo si lo escribió — nunca datos de pacientes ni contenido de conversaciones.
El correo lleva un botón Aprobar. Al pulsarlo, si no tiene sesión iniciada se le pide entrar primero; con sesión, ve una página de resumen con los mismos datos y dos botones, Rechazar y uno de aprobación que cambia según el tipo de solicitud —Aprobar y activar para una ampliación, Aprobar el cambio para una bajada o una cancelación—. Abrir el enlace nunca aprueba nada por sí solo: solo lo hace pulsar el botón.
Al aprobar una ampliación, el plan se activa al instante para el profesional, con los créditos nuevos disponibles enseguida; el importe se recalcula en ese momento y se cobra en la cuota mensual del centro, igual que una ampliación hecha directamente desde el panel. Al aprobar una bajada o una cancelación, el cambio no se aplica al instante: queda programado para la próxima renovación del ciclo del profesional, que hasta entonces mantiene los créditos que ya tenía. En los dos casos el profesional recibe un correo confirmando lo que pasó.
Al rechazar, el profesional recibe un correo con la nota, si se escribió una, y su plan sigue igual.

Solo hace falta que uno de los administradores decida: si varios reciben el correo, el enlace del primero que pulse “Aprobar” o “Rechazar” resuelve la solicitud; a los demás la pantalla les dice quién decidió y cuándo. El enlace del correo caduca a los 14 días y solo sirve una vez. También se puede decidir sin abrir el correo: en IA: uso y gasto (bloque “Solicitudes”) cada solicitud pendiente lleva sus propios botones Aprobar y Rechazar, con el mismo resultado — el plan se activa al instante y el profesional recibe su correo igual.

Perfil > IA

La pestaña muestra:

plan;
créditos disponibles y utilizados;
fecha de renovación;
estilo e idioma;
transcripción de videoconferencia;
instrucciones rápidas personales;
gestión del plan (solo si se tiene permiso para contratar).

La transcripción está desactivada por defecto. Active la opción únicamente cuando el centro tenga definido el procedimiento de información y consentimiento. El centro decide además si conserva el audio: Administración → Centro → Preferencias → Otras → Conservar el audio de las videoconferencias. Está desactivado por defecto. Al activarlo, los tramos MP3 se adjuntan al documento de la cita y pueden escucharse o descargarse, incluso si falla el texto. La pantalla de videoconferencia y el consentimiento avisan de la decisión. Los cambios afectan a nuevas solicitudes de consentimiento y no borran audios anteriores.

IA en plantillas de email

El botón IA del editor puede proponer o mejorar contenido. Revise siempre:

texto;
datos del centro;
metatags;
enlaces;
tono;
previsualización en escritorio y móvil.

La responsabilidad de aprobar el mensaje antes de enviarlo sigue siendo del usuario.

Seguridad y buenas prácticas

Cree un usuario diferente para cada persona.
Asigne el rol con el menor acceso necesario.
Revise periódicamente usuarios inactivos.
No envíe contraseñas, tokens ni certificados por canales no seguros.
Utilice pruebas antes de activar correo, WhatsApp o integraciones.
Mantenga actualizados los consentimientos y preferencias de los pacientes.
Revise la auditoría después de cambios sensibles.
Compruebe los límites y pagos desde Mi suscripción.
Documente internamente quién administra facturación, comunicaciones y permisos.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se hacen las copias de seguridad de los datos? ¿Cada cuánto, dónde se guardan y están cifradas? ¿Necesitamos un servidor local en nuestro centro? La base de datos (historias, citas, facturas, configuración) se copia entera cada noche, se comprime, se cifra y se envía a un segundo emplazamiento distinto del servidor de la aplicación. Los ficheros (documentos de historia, informes, consentimientos firmados, facturas, imágenes) se copian también cada noche por un canal cifrado a ese segundo emplazamiento; un borrado en la aplicación no se propaga a la copia, y la versión anterior de un fichero modificado se conserva 90 días. El alojamiento realiza además su propia copia, y la copia diaria de ficheros lleva un vigía automático que avisa al equipo si deja de ejecutarse. No hace falta ningún servidor local en el centro: con todo centralizado y copiado a diario en dos sitios, un servidor en el local no añade una red de seguridad, añade una máquina más que mantener y proteger. Para preguntas de detalle de su departamento de informática, escríbanos y se las respondemos. Al crear una plantilla de envío de tipo WhatsApp con cuenta propia me sale un aviso al desplegar la lista de plantillas, aunque los envíos funcionan. ¿Qué reviso? Casi siempre es el App ID de la cuenta de Gupshup: para listar las plantillas aprobadas debe ser el código UUID de la app (con guiones), no su nombre. Los envíos usan otras credenciales, por eso pueden funcionar mientras el listado falla. Se corrige en Administración → Comunicaciones → WhatsApp (cuenta propia): copie el App ID desde su panel de gupshup.io (al abrir la app, junto al App Name y la API key), péguelo y guarde; después vuelva a la plantilla de envío. Ojo: el «Namespace» de Gupshup (con guiones bajos) no es el App ID. Esta pantalla solo existe para centros con cuenta propia de WhatsApp; si usa el bono de mensajes, este error no le aplica — escríbanos. La pantalla lo comprueba al guardar: si el App ID no tiene forma de código UUID no deja guardar y avisa de que debe ser un UUID, no el nombre de la app; y si tiene la forma correcta pero Gupshup lo rechaza, tampoco guarda y muestra el código que devolvió el proveedor. Como consecuencia, si Gupshup no responde en ese momento la pantalla no permite guardar: inténtelo más tarde. El desplegable de plantillas también dice ahora qué ha pasado exactamente: credenciales o App ID incorrectos, no se ha podido conectar con Gupshup, falta configurar el App ID y la API key, o «No hay plantillas de WhatsApp aprobadas». Este último no es un error: significa que la conexión funciona y que todavía no hay ninguna plantilla aprobada. Un paciente dice que el enlace del portal le da un error de código de centro. ¿Qué ha pasado? El enlace del portal clásico lleva el código del centro al final. Si ese código no coincide con ninguno de sus centros activos, el paciente ve un aviso con el logotipo de su centro que dice “No hemos encontrado el código de centro”, seguido del código exacto que venía en el enlace, y le pide que se ponga en contacto con su centro de referencia. Casi siempre es una errata en el enlace repartido —un mailing, un cartel, un código QR o la intranet de una empresa—, no un problema de la cuenta del paciente. Para resolverlo:

Pida al paciente que copie el enlace tal cual le llegó, sin teclearlo.
Compare el código del final con la columna Código de la tabla de centros, en Administración → Centros y recursos.
Corrija el enlace en el sitio donde se repartió y vuelva a enviarlo.

Si el código sí coincide con el de su centro, el aviso que aparecería sería otro distinto, “El centro está desactivado”. Tenga en cuenta además que algunos gestores de correo parten los enlaces largos o pegan al final el punto de la frase: escriba el enlace en una línea aparte y sin puntuación pegada. Si el enlace no lleva ningún dato que identifique su centro o su cuenta, o si el dato que lleva ya no corresponde a ninguna cuenta ni grupo de centros activo (por ejemplo, un enlace antiguo o mal copiado), el aviso que ve el paciente es distinto y más genérico: “Se ha producido un error. Contacte con su centro.” El motivo es el mismo: un enlace incompleto o mal repartido, no un fallo del sistema. ¿Por qué no veo una opción de Administración? Puede depender de su rol, del plan o de los módulos disponibles. Pida al administrador de la cuenta que revise su acceso. ¿Puedo tener varios administradores? Sí. Cree usuarios personales y asígneles un rol administrativo adecuado. ¿Puedo recuperar un usuario borrado? No desde la pantalla habitual. Si se ha eliminado por error, evite crear un duplicado y comuníquelo cuanto antes al responsable de la cuenta. ¿Qué diferencia hay entre una prestación y un facturable? Una prestación se utiliza en citas y suele tener duración. Un facturable es un concepto económico que se añade a una factura. ¿Por qué no puedo borrar un rol? Porque todavía tiene usuarios asignados. Cambie primero el rol de esos usuarios. ¿Las preferencias del centro afectan a todos? Sí, cuando son generales. Las opciones de Mi perfil afectan solo al usuario. ¿Cómo personalizo el logotipo? Abra Administración > Centro > Logotipo, cargue la imagen y compruebe el resultado en los documentos que utilice. ¿Por qué un paciente no recibe una comunicación? Revise el estado en Envíos, sus datos de contacto y las preferencias de comunicación de su ficha. ¿Cómo sé quién cambió una cita o una factura? Busque el registro correspondiente en Auditoría y abra el detalle. ¿Dónde se gestionan las campañas? Las campañas se crean y lanzan desde Marketing. Las plantillas que utilizan se mantienen en Administración > Comunicaciones > Plantillas envíos.

Permisos de caídas e incidencias

Con Centros de mayores activado, la historia del residente incluye Caídas e incidencias. Consultar requiere permiso de acceso a la historia. Para registrar o corregir, habilita Registrar eventos asistenciales en el perfil correspondiente y abre la historia en edición. Este permiso nace desactivado y no concede cambios de pauta, registro de administraciones ni otros permisos sobre la historia. El apartado no exige activar el Plan de cuidados. Consulta Caídas e incidencias asistenciales para el formulario, las correcciones, los reintentos y el indicador mensual.

Parte de relevo entre turnos

Con Centros de mayores activado, la entrada Parte de relevo del menú lateral permite dejar mensajes operativos para una unidad, un día y un turno de trabajo. También se puede abrir desde la Ronda, conservando la unidad y la fecha elegidas.

Elige la unidad, el día y el turno.
Escribe una nota breve, de hasta 1000 caracteres.
Pulsa Añadir al relevo.

La nota queda con tu nombre y la hora de registro. No se edita ni se borra. Si necesitas rectificar, pulsa Preparar corrección, explica qué nota corriges y guarda: aparecerá otra nota y la anterior seguirá visible. No se pueden preparar notas con fecha futura. El relevo es comunicación general de la unidad. La información clínica de una persona debe quedar en su historia: las administraciones y cuidados en Plan de cuidados o Ronda, y los hechos en Caídas e incidencias. Los accesos a Ronda y Censo solo aparecen cuando el perfil ya tiene permiso; consultar el relevo no abre historias clínicas. Para leerlo hace falta Ver unidades y censo residencial. Para añadir notas hace falta además Registrar tomas de medicación o Registrar cuidados. No hace falta permiso para gestionar unidades y estancias. Con un perfil de solo consulta, el historial carga nada más abrir la pantalla y el formulario para añadir o preparar correcciones no aparece.

Preparar un cuestionario para usarlo en la historia clínica

Crear el formulario y crear su tipo de documento son dos pasos distintos:

En Administración → Formularios, cree o importe el cuestionario, marque su uso clínico y publíquelo.
En Administración → Historia clínica → Tipos de documento, pulse Nuevo tipo de documento.
Indique el nombre, elija Formulario, seleccione el formulario publicado y pulse un icono de la galería. Con la interfaz moderna la galería es un catálogo de más de 500 iconos con un buscador, Buscar icono (en inglés o castellano), que filtra mientras se escribe por el nombre del icono y también por su nombre en castellano, con o sin tilde (corazón, muela, jeringa); los iconos que el centro haya subido con Añadir icono aparecen debajo y también se pueden elegir. Si el tipo ya tenía uno de los dibujos de siempre, el catálogo marca el icono que lo sustituye y el tipo conserva lo que tenía hasta que se elija otro.
Guarde y compruebe que el nuevo tipo está Activo. Se ofrecerá al añadir información a la historia clínica, según los permisos del profesional.

Una integración autorizada también puede completar todo el proceso, incluido guardar el tipo de documento con su nombre e icono. Necesita un usuario administrador y la funcionalidad Formularios activa. La asociación automática exige que el formulario sea del centro, esté publicado y sea clínico. Si se pierde la respuesta al guardar mediante la integración, repetir la misma configuración recupera el tipo sin duplicarlo. Si el nombre ya corresponde a otra configuración, revise el listado antes de crear otro. Los permisos de acceso a las historias no cambian.

Probar el canal propio de WhatsApp con datos ficticios

En el entorno de pruebas, la bandeja habitual de WhatsApp incluye Simulación de canal propio. Requiere acceso a WhatsApp y un canal ficticio preparado y verificado por administración de plataforma. No aparece como función activa de producción.

Abre la simulación y elige el canal marcado SIMULACIÓN.
Introduce una referencia, un nombre comercial ficticio y una consulta; pulsa Simular entrada. Se crea un contacto comercial de prueba, sin teléfono ni correo para envíos reales.
Abre la conversación. Si está pausada, junto al campo de respuesta aparece Tomar control para responder: púlsalo antes de enviar. También puedes hacerlo en Control humano y permiso del contacto. El borrador que hayas escrito se conserva. Después, Atender y asignarme marca la consulta atendida; el historial conserva quién la atendió y cuándo.
Escribe una respuesta de servicio: queda en cola simulada. Cada consulta admite una respuesta; para otra, simula una entrada nueva. Si otro operador controla la conversación o esta consulta ya tiene respuesta, el chat lo indica junto al editor y no permite un nuevo envío.
Repetir misma entrada permite comprobar un reintento sin duplicar. Si hay un fallo de registro de coste, Reconciliar coste lo reintenta conservando los mensajes.

El aviso muestra 0,005 USD ficticios por mensaje, no una tarifa real comprobada. La recepción conserva el cálculo de 0,20 créditos de prueba; las respuestas de texto libre muestran tarifa comercial pendiente. Sin saldo se conserva la consulta. No hay envíos, compras ni cargos reales, y los bonos anteriores mantienen sus condiciones. La respuesta libre se limita a las 24 horas siguientes a la última entrada. Fechas del circuito en UTC. Un estado atrasado no hace retroceder una entrega y un fallo contradictorio pide revisión. Al volver a Canal actual, las conversaciones simuladas quedan separadas del servicio habitual. Revocar el canal bloquea su uso sin borrar el historial; esta versión no ofrece las conversaciones revocadas en el selector de la bandeja.

Control humano, permiso y baja en la simulación

Las conversaciones empiezan pausadas y con permiso desconocido. Tomar control reserva la atención para el operador; Atender y asignarme conserva su función de lectura y asignación. Pausar libera el control dejando el acompañamiento detenido. Para Registrar permiso de acompañamiento, indica una referencia a la evidencia revisada. El permiso no autoriza publicidad y no se deduce de recibir una consulta. Reanudar acompañamiento requiere permiso registrado y una acción explícita; en esta fase sólo cambia el estado de prueba, sin ejecutar automatizaciones reales. Registrar baja exige una referencia, pausa el acompañamiento y mantiene el historial. Si después llega una nueva solicitud administrativa, un operador puede tomar el control y marcar que la nueva consulta solicita expresamente una respuesta administrativa. Podrá contestarla dentro de 24 horas; la baja seguirá registrada. Sin esa nueva solicitud, la baja impide responder. La pantalla conserva quién cambió el estado y quién respondió.

Comprobar recepción y recuperación de la cola

En Prueba de recepción y cola del canal propio, Probar nueva entrada autenticada utiliza el texto de Consulta con un interlocutor ficticio fijo. Repetir entrada autenticada comprueba que la misma entrada no se duplique. Abre esa conversación y prepara la respuesta con toma de control. Elige el resultado de prueba y pulsa Procesar última respuesta:

Aceptación conserva la salida pendiente de confirmación; todavía no significa entrega.
Rechazo marca la salida fallida y no la reenvía.
Fallo antes de enviar permite reintentar la misma salida, comprobando de nuevo permiso y ventana.
Resultado incierto retiene la salida sin reenvío automático.

Tras una aceptación, selecciona el estado de entrega y pulsa Aplicar estado autenticado seleccionado. Recuperar pendientes termina registros interrumpidos; no fuerza un reenvío incierto. Si se pausa, da de baja o cambia el control tras preparar una respuesta, su procesamiento queda bloqueado. Los controles antiguos de estado no modifican una salida de este circuito. La administración de plataforma también puede abrir Biblioteca y probador de respuestas para revisar y publicar contenido por organización y probar respuestas con sus fuentes. El probador no envía mensajes ni altera los permisos de la conversación. Es preparación local; las cuentas, altas y validación del proveedor real pertenecen a una fase posterior.

Preparar conocimiento web para la secretaria virtual

El probador IA distingue las respuestas parciales: muestra la información sustentada y señala lo que necesita confirmación humana. Si falla la parte principal de la consulta, no ofrece una respuesta parcial. Los importes, impuestos y condiciones se revisan juntos. Consultar historial de pruebas muestra todas las preguntas y diagnósticos del probador IA de la organización, incluidos los fallos. Ver diagnóstico permite revisar las fuentes, el borrador y los motivos de la revisión sin consumir otra consulta. El historial es privado para administración de plataforma en preproducción. En la Biblioteca y probador de respuestas, la administración de plataforma puede importar un sitio público completo, revisar el inventario y publicar sus fuentes por lote. El rastreo se puede pausar y continuar; los errores y las páginas excluidas quedan visibles. La fecha de revisión limita hasta cuándo se usa cada publicación. Al publicar una página o un lote, la biblioteca prepara automáticamente la búsqueda antes de confirmar la publicación. Si aparece Preparación pendiente, espera a que termine y vuelve a publicar; si se indica que se superó el límite de fragmentos, retira fuentes que ya no hagan falta o divide el contenido y repite la preparación. Probar respuestas con Scaleway prepara una búsqueda reutilizable y permite hacer preguntas ficticias mostrando citas, versiones y consumo estimado. No introduzcas datos personales ni clínicos: se consulta un proveedor externo. Es una prueba interna en preproducción, con servicio técnico configurado; no activa WhatsApp ni voz, no cambia precios y no permite ejecutar acciones. Las respuestas necesitan comprobación humana. Consulta la guía Biblioteca y probador de respuestas, apartados «Importar un sitio completo» y «Probar respuestas con Scaleway», para los pasos y límites.

Conocimiento de la clínica

Abra Administración → Comunicaciones → Conocimiento de la clínica. Necesita el permiso Gestionar conocimiento de la clínica, que se concede desde Roles/Privilegios. Si también tiene acceso a Secretaria virtual y chatbot, encontrará allí un botón para abrir esta pantalla. Aquí puede preparar información administrativa de servicios, precios, mutuas, horarios y normas de visita. El selector Ámbito distingue Toda la clínica de cada sede. Compruebe el ámbito antes de crear o revisar contenido: una información propia de una sede no debe presentarse como general para las demás.

Elija el ámbito y pulse Nuevo contenido.
Complete Clave, Tipo y Título. La clave identifica el contenido; puede usar, por ejemplo, primera-visita. Añada hasta 12 formas de preguntar para facilitar su consulta.
Escriba la información pública y sus notas. Para precios, indique si el importe es fijo, desde, estimado, pendiente de valoración o no disponible; cuando haya importe, revise los impuestos. Para mutuas, indique si se aceptan, sus condiciones y si requieren autorización.
Indique la Fuente de la información, su fecha y las fechas Válido desde y Válido hasta.
Pulse Guardar borrador. Revise lo guardado y pulse Enviar a revisión cuando esté correcto.

La lista muestra versión, estado y vigencia. Editar copia permite preparar otra versión sin cambiar directamente la información publicada. Use texto plano: no incluya datos de pacientes, enlaces en el contenido ni instrucciones dirigidas al asistente. Los títulos admiten hasta 250 caracteres; los campos de contenido, hasta 1500 cada uno y 6000 en total. Guardar o enviar a revisión no publica. La clínica no puede publicar desde esta pantalla. La publicación sigue cerrada en el servicio de producción, también para la administración de plataforma, hasta completar el piloto previo. Mientras tanto, la comprobación de contenido para activar la secretaria puede cumplirse con su personalidad revisada; preparar estos borradores no activa el servicio ni hace que el asistente los utilice. En Probar información publicada, escriba un título o una de sus formas de preguntar y pulse Probar. La prueba consulta únicamente información publicada y vigente del ámbito elegido y muestra sus datos y fuentes. Al elegir una sede, también consulta la información general de la clínica; si ambas tienen publicado el mismo contenido, prevalece el de esa sede. No prueba el borrador que acaba de guardar. Si falta información o hay contradicciones, indica que debe contactar con el equipo. La prueba no genera respuestas con IA, ni envía mensajes ni realiza acciones de agenda. Una tarifa sin importe disponible no es gratuita. Que una mutua figure como aceptada tampoco confirma la cobertura o autorización de una persona.

💬 Centro de comunicaciones

Descripción

El centro de comunicaciones reúne en una sola bandeja las conversaciones de WhatsApp (también el WhatsApp del propio centro, por su cuenta propia o por el número compartido del bono), email (la cuenta de correo del centro), SMS, los mensajes del portal del paciente y las llamadas atendidas por la secretaria virtual, con estado, persona asignada, notas internas, etiquetas y filtros por vista, canal y etiqueta. Es la evolución de la bandeja de WhatsApp descrita en el apartado anterior, y la sustituye centro a centro: mientras un centro no la tenga activada, sigue viendo la bandeja de siempre tal cual. Antes de enviar un archivo o una nota de voz por WhatsApp, confirme que su contenido es administrativo y no clínico. Si contiene datos de salud o tiene dudas, cancele ese envío y use Enviar con enlace y PIN desde el documento del paciente. Los archivos antiguos sin clasificación no se entregan desde una URL multimedia de WhatsApp.

Cómo se activa

Soporte puede comprobar antes el estado del centro, los permisos del equipo y la configuración de cada cuenta de correo, y ensayar la activación. Activar el centro no da acceso por sí solo a todos los buzones: cada persona necesita permiso para ver Comunicaciones y estar en la lista de lectura o respuesta de la cuenta. Si el equipo solo usa correo y no tenía acceso a WhatsApp, soporte debe revisar ese permiso expresamente. Si se modifica un perfil compartido, el permiso cambia para todas las personas que lo usan y soporte necesita confirmación de ese alcance. La activación mantiene las listas de los buzones y no envía mensajes. Para responder por correo hace falta, además, configurar el servidor de salida de la cuenta y su permiso de respuesta. Una configuración guardada no acredita que la conexión funcione. Al desactivar el centro se conservan el historial, los permisos y las listas. No está activada por defecto: hay que pedirle a soporte de Nubidoc que la active para el centro. Al activarla, el menú muestra una única entrada Comunicaciones, con un contador de conversaciones sin leer; la entrada WhatsApp desaparece. Las conversaciones de WhatsApp se consultan dentro de Comunicaciones, filtrando por ese canal. Si el centro está desactivado, se conserva la entrada WhatsApp para quienes ya tienen acceso a la bandeja anterior. El historial de WhatsApp y de correo se trae al activarla: cada número (o dirección de correo) con el que el centro ya se había escrito aparece como una conversación, con sus mensajes de antes. Las que tienen mensajes sin leer salen en Abiertas; las demás, en Resueltas, y ninguna llega asignada a nadie (se asignan con el siguiente mensaje, o a mano). Los mensajes siguen también en la pestaña Comunicaciones de la ficha de cada paciente, como siempre. Si varias fichas comparten el mismo móvil (una familia, por ejemplo), sale una sola conversación para ese número, a nombre de la ficha que escribió la última vez; los mensajes de cada ficha se siguen viendo en la suya. Un centro que nunca ha tenido WhatsApp contratado no ve nada de WhatsApp en el centro; uno que lo tuvo y se ha quedado sin saldo sí ve su historial, pero no puede enviar hasta recargar. Condiciones para verlo: igual que la bandeja de WhatsApp anterior, hace falta que esté activado para el centro y que el perfil de la persona tenga el permiso de verlo. Sin alguna de las dos cosas, ni la entrada Comunicaciones ni el nuevo destino de WhatsApp aparecen.

Quién ve qué conversaciones

Cada persona ve en el centro las mismas conversaciones que pacientes puede ver en su ficha, con las mismas reglas que ya rigen en el resto de la aplicación:

Una persona limitada a sus pacientes (solo los que tiene cita con ella, o solo los que tiene asignados) ve únicamente las conversaciones que le han asignado. Un mensaje de un número que no está en ninguna ficha tampoco lo ve hasta que alguien se lo asigne: identificarlo es trabajo de recepción, que no está limitada.
En un centro con varias sedes y la opción de citas en otras sedes desactivada, cada persona ve las conversaciones de los pacientes de sus sedes. Un mensaje de un número desconocido, o de un paciente que todavía no tiene ninguna sede asignada, lo ven las personas de la sede a la que pertenece esa línea de WhatsApp o, si la línea es de todo el centro, todas las que pueden abrir el centro de comunicaciones, para que siempre haya alguien que pueda identificarlo y asignarlo. Asignar una conversación a alguien no le da acceso a un paciente de otra sede: si se intenta con Asignar a…, la pantalla contesta “No se pudo cambiar la asignacion: Ese usuario no puede ver esta conversacion (no es de sus centros).” y la conversación se queda como estaba.
Asignarme lo puede pulsar cualquiera que vea la conversación. El contador de sin leer del menú cuenta solo lo que esa persona puede ver.
Por lo mismo, si una conversación asignada se vincula con la ficha de un paciente de otra sede, quien la tenía asignada deja de poder verla, así que la conversación vuelve sola a Sin asignar y la puede coger alguien de la sede correcta. En la ficha del paciente, esos mensajes dejan también de figurar a su nombre. Es automático y queda anotado en el historial de la conversación.
Lo mismo pasa si se cambian las sedes del paciente en su ficha (por ejemplo, al ponerle la primera sede a un paciente que no tenía ninguna) y quien tenía asignada la conversación no es de la sede nueva: deja de verla, y cuando llega el siguiente mensaje la conversación deja de estar a su nombre y se reparte como una Sin asignar: el aviso le llega a quien sí la ve (y, si solo hay una persona que pueda atenderla, se le asigna a ella).
Los mensajes del portal del paciente son distintos: cada conversación de portal es del profesional al que el paciente le escribió, y solo él la ve y puede responderla —ni siquiera quien administra el centro de comunicaciones—; no entra en el reparto por sedes ni se puede asignar a otra persona ni vincular a otra ficha.
Correo con buzón: además de las reglas de arriba, una conversación de email de una cuenta de correo (Administración → Email entrante) solo la ve quien esté en la lista “Pueden ver” o “Pueden contestar y redactar” de ese buzón, aunque por sus pacientes o sus sedes tendría acceso. Si a alguien le quitan el acceso a un buzón mientras tenía una conversación suya asignada, se le desasigna sola.

La lista de conversaciones

Arriba del módulo hay dos pestañas, Bandeja (la que se ve al entrar) y, si su centro tiene el historial de llamadas de la secretaria virtual, Llamadas de la secretaria virtual (ver «Historial de llamadas de la secretaria virtual»). Debajo, arriba de la lista, los desplegables de filtro van de dos en dos, en un tamaño compacto:

Vista: Abiertas (la que se ve al entrar), Mías, Sin asignar, En espera, Resueltas, Todas, Sin identificar, Otros, Spam y Papelera. Sin identificar reúne las conversaciones cuyo contacto todavía no está en ninguna ficha, o cuya dirección comparten varias fichas, en cualquier estado (también las ya resueltas): es la vista para ir cribando. Otros son los correos que alguien apartó con No es un paciente (ver «Correos que no son de pacientes: la vista «Otros»» más abajo). Spam son los que alguien marcó con Spam (ver «Spam: la vista «Spam»» más abajo). Papelera son las que alguien eliminó con Eliminar (ver «La Papelera: eliminar conversaciones» más abajo). Todas es toda la bandeja de trabajo: no incluye Otros, Spam ni Papelera.
Canal: solo los canales de su centro (Email, SMS y Portal siempre; WhatsApp y Voz si los tiene). Con el centro encendido, además de WhatsApp y las llamadas de voz, ahora también traen conversaciones el correo del buzón del centro, los SMS enviados y los mensajes que los pacientes escriben desde el portal.
Etiqueta: Todas las etiquetas o una en concreto.
Buzón: solo si el canal es Todos o Email y el centro tiene más de un buzón visible para usted. Ofrece “Todos los buzones” y cada cuenta de correo a la que tiene acceso.

Debajo, un buscador por nombre, dirección o extracto del último mensaje, y, en una misma fila, la casilla Solo no leídos. Marcada, la lista enseña solo las conversaciones que tienen mensajes sin leer, y se combina con la vista, el canal, el buzón, la etiqueta y el buscador que haya puestos. La casilla se recuerda: al volver a entrar en Comunicaciones sigue marcada hasta que se desmarque (se recuerda para cada persona, en el mismo navegador). Si abre una conversación con la casilla marcada, sus mensajes pasan a leídos, pero la conversación no desaparece de la lista mientras siga abierta. A la derecha de esa casilla están los botones pequeños Redactar (con un icono de sobre) y Nueva conversación (con el icono de WhatsApp), que solo salen si su centro y su perfil pueden usarlos. Junto a esos botones, y solo si su centro tiene el correo activado y usted ve al menos un buzón, está Comprobar correo (con el icono de flechas circulares). Sirve para no esperar a la recogida automática: Nubidoc recoge el correo de los buzones cada cinco minutos, y este botón la adelanta en ese momento. Al pulsarlo, el botón se desactiva y muestra Comprobando…; al terminar, un aviso en la misma franja dice cuántos correos han entrado («3 correos nuevos», «Sin correos nuevos» o «Buzón X: no se pudo conectar») y el botón vuelve a estar disponible. Si tiene un buzón elegido en Buzón, comprueba solo ese; en Todos los buzones, los comprueba todos, trayendo como máximo 25 correos por buzón y pulsación (si quedan más, el aviso lo dice y hay que volver a pulsar en unos segundos: la comprobación tiene un enfriamiento de 15 s para no encadenar conexiones). Pulsar dos veces seguidas o coincidir con otra persona del centro no duplica correos ni abre conexiones de más: el aviso lo explica («Comprobado hace un momento» o «ya se está comprobando»). A su lado, en gris, aparece Última comprobación: hace 2 min, la última vez que se recogió el correo de los buzones que usted ve; si pasan más de quince minutos, se resalta como aviso, porque puede que la recogida automática no esté funcionando (avise a soporte si sigue así). Ver qué conversaciones están contestadas. En cada fila de la lista aparece un visto verde cuando el último mensaje es nuestro (Contestado), también si lo envió el asistente o una respuesta automática. Un visto gris indica que la conversación está marcada como No requiere respuesta. Si el contacto escribe de nuevo, la marca desaparece sola y la conversación vuelve a contar como pendiente. Junto a Solo no leídos está la casilla Solo pendientes de contestar: deja en la lista solo las conversaciones cuyo último mensaje es del contacto y que no llevan la marca. Se combina con el resto de filtros. Para marcar una conversación como que no necesita respuesta (un agradecimiento, un aviso automático), ábrala y pulse No requiere respuesta, en la barra de acciones del hilo; solo aparece cuando el último mensaje es del contacto. Para quitar la marca, pulse Requiere respuesta. Si selecciona varias conversaciones, los botones No requiere respuesta y Requiere respuesta de la barra de acciones en lote lo hacen de una vez. Si se sale a otra pantalla (la agenda, una ficha) y se vuelve a pulsar Comunicaciones, el centro aparece tal como se dejó: la misma conversación abierta, el mensaje a medio escribir, los filtros y la posición de la lista. Solo se vuelve a cargar de cero si se entra por otro camino que filtra la lista (por ejemplo, WhatsApp en el menú). Cada fila de la lista muestra el contacto, con su nombre y sus dos apellidos (o su dirección, con “(sin identificar)” si todavía no se sabe de quién es), el último mensaje, la fecha y la hora, cuántos mensajes sin leer tiene, quién la tiene asignada y sus etiquetas, cada una como un chip de su color. Una conversación de email de una cuenta con etiqueta y color propios lleva además un chip con esa etiqueta, en su color. La fecha de la fila se escribe siempre completa, con el formato día/mes/año hora:minutos (por ejemplo, 06/10/2026 11:22), sea de hoy, de ayer o de hace meses, y en la hora de su centro. En un correo es la fecha en que el correo se recibió de verdad (la que figura en el propio correo), no la hora a la que Nubidoc lo trajo al buzón: si se importan de golpe veinte correos de días distintos, cada uno sale con su fecha, y es la misma que se ve dentro del hilo. La lista va ordenada con la conversación más reciente arriba. El círculo con el icono de cada fila indica el canal. En los correos cambia de color según se sepa de quién es: el sobre es verde cuando el contacto ya está identificado (vinculado a una ficha) y naranja cuando está sin identificar o la dirección es de varias fichas. Así se ve de un vistazo qué correos faltan por vincular. El mismo sobre, verde o naranja, aparece junto al canal en la tarjeta de arriba del hilo. WhatsApp, SMS, portal y voz no cambian. Un mensaje de WhatsApp de un número que no está en ninguna ficha ya no se pierde: llega como conversación (sin identificar), igual que una llamada de un número desconocido. Lo mismo si el número es de varias fichas y no se puede saber de cuál: sale sin identificar, para elegir la correcta al vincularla.

Seleccionar varias conversaciones y actuar sobre todas a la vez

Cada fila de la lista tiene una casilla a su izquierda (en las vistas Borradores y Programados no hay casillas). Sirve para marcar varias conversaciones y actuar sobre todas de una vez, sin abrirlas una a una: pulsar la casilla no abre la conversación.

Marcar una a una: pulse la casilla de cada fila.
Marcar todas: justo encima de la lista aparece la casilla Seleccionar todas. Al pulsarla se marcan todas las conversaciones que se ven en la lista; si ya estaban todas marcadas, las desmarca.
Marcar un tramo: marque una casilla, mantenga pulsada la tecla Mayús y pulse la casilla de otra fila: se marcan todas las de en medio. Con Mayús al desmarcar, se desmarca todo el tramo.

Con al menos una marcada, el texto de encima de la lista pasa a decir 1 seleccionada, 3 seleccionadas… y aparecen los botones de acción. Cuáles salen depende de la vista:

Vista	Botones
Abiertas, Mías, Sin asignar, En espera, Resueltas, Todas y Sin identificar	Marcar como leídas, Spam y Eliminar
Spam	Marcar como leídas y No es spam
Otros	Marcar como leídas
Papelera	Restaurar

La selección se conserva mientras la lista se actualiza sola, y se vacía en cuanto cambia de vista, de filtro o de búsqueda. Una conversación que sale de la lista (por ejemplo, porque otra persona la ha eliminado) deja de estar marcada. Se pueden marcar como mucho 100 a la vez: con más, el aviso dice Selecciona como mucho 100 conversaciones a la vez. Qué hace cada botón:

Marcar como leídas: quita el número de mensajes sin leer de cada una, igual que si las abriera, sin abrirlas. Siguen en la lista (ver «Mensajes sin leer y el contador del menú»: ver no es atender).
Spam: abre el diálogo Spam, que explica que las conversaciones pasan a Spam, fuera de la bandeja, y que se borra su contacto sin identificar. No se borra ningún correo y se puede deshacer desde Spam con No es spam. Ofrece dos opciones:
- Solo estas conversaciones: si el remitente vuelve a escribir, su correo también irá a Spam.
- Estas conversaciones y sus remitentes: además, lo siguiente que envíen esas direcciones ya no entra en Comunicaciones (queda en Correos importados). No se admite si el remitente es el de un paciente o lead. Esta opción solo aparece a quien puede contestar desde el buzón o administra el centro de comunicaciones; si no, solo se ve la primera.
Se confirma con Marcar como spam (o Cancelar). No hay opción de dominio en este diálogo: para marcar todo un dominio, hágalo de una en una desde la conversación (ver «Spam: la vista «Spam»»).
No es spam (en la vista Spam): pide confirmación («Las 3 conversaciones vuelven a la bandeja como abiertas y sin identificar, y se quita la regla del buzón si la puso al marcarlas como spam. ¿Continuar?») y hace lo mismo que el botón de una en una.
Eliminar: las manda a la Papelera, tras pedir confirmación (ver «La Papelera: eliminar conversaciones»). No se ofrece en Spam, Otros ni Papelera.
Restaurar (en la vista Papelera): las devuelve a la bandeja con el estado que tenían.

Cada conversación se trata por separado, con las mismas reglas que si lo hiciera de una en una desde el hilo. Si alguna no se puede, las demás se hacen igualmente. Un aviso encima de la lista cuenta el resultado, por ejemplo 4 marcadas como spam, y si alguna se ha quedado sin hacer dice cuántas y por qué: 4 marcadas como spam · 2 no se pudieron: 1 (no es un correo), 1 (está vinculada a una ficha). Los motivos más frecuentes son:

no es un correo: Spam solo se aplica a conversaciones de correo.
está vinculada a una ficha: Spam solo se aplica a contactos sin identificar.
ya está apartada en «Otros» o «Spam» y está en la Papelera.
su remitente es el de un paciente o lead: con Estas conversaciones y sus remitentes no se puede bloquear la dirección de un paciente o de un lead.
no puedes tocar la lista de ruido de su buzón: no puede contestar desde el buzón de esa conversación ni administra el centro.
ya no existe o no puedes verla.

Las conversaciones que sí se han hecho se desmarcan; las que no, se quedan marcadas por si quiere probar otra acción. Un aviso sin incidencias se retira solo a los pocos segundos; uno con incidencias se queda hasta la siguiente acción.

Iniciar una conversación de WhatsApp con un paciente

Para escribir por WhatsApp a un paciente que no tiene aún conversación abierta, o para retomar la que ya tenía, use el botón Nueva conversación (con el icono de WhatsApp), que está en Comunicaciones, en la fila de la casilla Solo no leídos, a su derecha. Solo aparece si el centro ofrece WhatsApp en el centro de comunicaciones y puede enviar plantillas.

Entre en Comunicaciones y pulse Nueva conversación. Debajo de esa fila se despliega un panel con un campo Nombre del paciente….
Escriba al menos dos letras del nombre y elija al paciente de la lista que aparece. Si prefiere buscarlo con el buscador de pacientes de siempre, pulse la lupa (rótulo Buscar en el listado). El botón con la cruz (Cancelar) cierra el panel.
Qué ocurre al elegir al paciente:
- Si ya tiene una conversación de WhatsApp, se abre esa conversación, aunque esté resuelta y no salga en Abiertas. Si hacía falta para verla, la vista pasa a Todas y el canal a WhatsApp.
- Si no la tiene, se muestra un chat vacío con el nombre del paciente y el mensaje «Sin conversación todavía. Envía una plantilla para iniciar la conversación.». Pulse Enviar plantilla, elija la plantilla en el diálogo de envío de siempre y envíela. La conversación aparece entonces en la lista y se abre. Si cierra el diálogo sin enviar, no se crea nada.
Si no se puede escribir al paciente, sale un aviso en vez del chat vacío. Por ejemplo, «Este paciente no tiene un movil valido en su ficha.» si falta un móvil válido, o el motivo correspondiente si el paciente se ha dado de baja de este canal («El contacto se ha dado de baja de este canal.») o el centro no tiene saldo ni módulo de WhatsApp activo.
Si el móvil del paciente ya tiene una conversación de WhatsApp vinculada a otra ficha (dos pacientes con el mismo móvil), se abre esa conversación con el aviso «Este móvil ya tiene una conversación de WhatsApp vinculada a otra ficha: se abre esa conversación.». La plantilla iría a ese mismo número, así que no se crea un chat aparte ni se cambia el vínculo. Si la plantilla se envía pero la conversación nueva queda asignada a otra persona y tú solo ves lo tuyo, sale el aviso «La plantilla se ha enviado, pero la conversación nueva no está asignada a ti y no puedes verla. Pide que te la asignen.».

Una vez abierta la conversación, el resto funciona como en cualquier otra (ver «El hilo de una conversación»).

Lo que envía la plataforma al paciente: «Enviados por la plataforma»

Los emails y SMS que Nubidoc envía por sí solo a un paciente —plantillas enviadas desde una cita, recordatorios automáticos, facturas, avisos y campañas— también se ven en Comunicaciones, para que quien atiende la bandeja sepa qué ha recibido ya el paciente antes de contestarle.

Cada paciente y canal (email o SMS) tiene su propia conversación, marcada con la etiqueta Enviados por la plataforma, separada de la conversación del buzón.
Es solo un registro: nace en estado Resuelta, no cuenta como no leída, no suma en el número del menú y no aparece en Abiertas. No tiene caja de respuesta; en su lugar se lee el aviso Registro de lo enviado por la plataforma. Para responder, utilice la conversación del buzón.
Cada mensaje muestra el asunto (en los emails) y el texto enviado, y su marca de estado va cambiando con el envío real: pendiente (reloj), enviado, recibido o con error.
Solo entran los envíos dirigidos al propio paciente (a su email o teléfono de la ficha), nunca los avisos internos al profesional. Si el centro de comunicaciones está apagado, no se muestra nada.
La pestaña de comunicaciones de la ficha del paciente sigue igual que siempre.
Los envíos anteriores a esta mejora no aparecen por sí solos: si un centro quiere verlos en la bandeja, hay que pedírselo a soporte.

Mensajes sin leer y el contador del menú

El número que aparece junto a Comunicaciones en el menú cuenta los mensajes sin leer de las conversaciones Abiertas que esa persona puede ver: es el mismo número que suman las filas de la vista Abiertas de la lista cuando no hay ningún filtro de canal ni búsqueda puestos (si se entra por WhatsApp, la lista enseña solo WhatsApp y el número del menú sigue contando todos los canales). Se actualiza solo, sin recargar la página, y baja en el momento en que se abre o se atiende una conversación. Una conversación En espera o Resuelta no suma, ni tampoco las de Otros, Spam o Papelera. Abrir el hilo de una conversación la da por vista: su número desaparece de la lista y del menú, también en el WhatsApp del piloto y cuando la está llevando el asistente automático. Lo que entre después vuelve a sumar hasta que alguien lo vea. Ver no es lo mismo que atender: una conversación vista sigue en Abiertas hasta que queda atendida, cuando:

Se abre su hilo. Dos excepciones, las dos en WhatsApp: en el WhatsApp del piloto abrir el hilo no la atiende, hay que pulsar Tomar control primero y desde ese momento la atiende al leerla quien tiene el control; y en una conversación que está llevando el asistente automático, tampoco, hasta que alguien toma el control. En los dos casos el número sí desaparece al abrirla. Una llamada se atiende siempre al abrir su hilo y leer la transcripción.
Se pulsa Tomar control.
Se contesta.
Se cambia su estado a En espera o a Resuelta.

Mientras se está en otra pantalla (la agenda, una ficha), la bandeja no marca nada como leído: lo que entre en ese rato sigue contando hasta que se vuelva a mirar. El aviso de mensaje nuevo solo llega a quien puede ver esa conversación.

El hilo de una conversación

La hora que aparece en cada mensaje del hilo es la hora local del centro, tanto en los mensajes que entran como en los que se envían; un mensaje entrante y la respuesta del asistente que lo contesta salen con la misma hora (con la diferencia de minutos que tarde en contestar). En un centro cuya zona no sea la del servidor (por ejemplo, Canarias o fuera de la península) también se ve la hora del centro, no la del servidor. Al abrir una conversación, arriba aparece una tarjeta con el canal, el contacto (nombre y dirección juntos, separados por un guion — “Nombre - direccion” — o solo la dirección si el contacto no tiene nombre todavía), “Estado:” y “Asignado:”, y quién la tiene asignada (en WhatsApp, además, si la está llevando el asistente automático o una persona). Delante del estado y de la asignación hay un punto de color: rojo, naranja o verde según el estado sea “Abierta”, “En espera” o “Resuelta”; y rojo si pone “Sin asignar” o verde si ya hay alguien asignado. Debajo de la tarjeta hay una barra de acciones, con los botones que tengan sentido según haya o no ficha vinculada y lo que esa ficha tenga:

Ficha: abre la ficha del paciente.
Nueva cita: abre la ficha en la pestaña Calendario con el formulario de nueva cita ya listo para guardarla.
Próximas citas y Mover: elija una cita próxima en el desplegable y pulse Mover: abre la ficha en la pestaña Calendario con el formulario para cambiarla.
Cobrar: añade al cuadro de mensaje el enlace de pago de la cita elegida; se envía al pulsar Enviar (si lo borra antes de enviar, no se anota). Pasadas las 24 horas de WhatsApp, en vez de texto libre elige una plantilla con el enlace y la envía directamente: mientras se buscan las plantillas el botón aparece deshabilitado como “Buscando plantillas…”; si no hay ninguna, avisa con “Ninguna plantilla de WhatsApp lleva %pagarlink%.”. Aparece deshabilitado sin pasarela de pago activa (“Sin pasarela de pago activa”), sin citas próximas que cobrar, si no se puede escribir en esa conversación, o si antes hay que pulsar “Tomar control”.
Enviar plantilla: abre el mismo diálogo de envío de plantillas de siempre para esa ficha; solo está disponible en conversaciones de WhatsApp — en otros canales, o con “Tomar control” pendiente, aparece deshabilitado con el motivo.
Crear tarea: abre el formulario de nueva tarea con el paciente ya puesto (solo si su centro tiene el módulo de Tareas).

Sin ficha vinculada (contacto sin identificar), estos botones aparecen deshabilitados con el motivo correspondiente (por ejemplo, “Este contacto todavia no tiene ficha: vinculalo a una para poder responderle.”). Junto al hilo hay dos pestañas: Hilo (los mensajes de esta conversación, la que se ve al entrar) y Contacto, que reúne en un único panel las conversaciones de ese contacto que usted puede ver, en cualquier canal —WhatsApp, email, SMS, portal (este, solo su profesional)—, cada una con sus últimos mensajes y un botón Abrir para saltar a esa conversación (la que ya se está viendo se marca como “(este hilo)” en vez de ofrecer abrirla). Es la forma de ver de un vistazo, por ejemplo, que un paciente escribió primero por WhatsApp y luego por email sobre lo mismo. Desde ahí se puede:

Pulsar Asignarme o Quitar asignación.
Elegir a otra persona en el desplegable y pulsar Asignar a….
Cambiar el estado entre Abierta, En espera y Resuelta, y pulsar Cambiar estado.
Si el contacto todavía no está identificado, pulsar Vincular: se abre el buscador “Seleccionar paciente”, que busca a la vez entre los pacientes y entre los contactos del CRM (personas y empresas); se busca al paciente o al contacto, se marca en la lista y se pulsa aceptar, y la conversación queda vinculada a su ficha. Mientras no se vincula, la conversación cuelga de una ficha provisional que el centro crea con la propia dirección como nombre (“(sin identificar, provisional)” en la cabecera): no es un paciente ni un contacto, y no sale en ninguna lista ni buscador, tampoco en el de la barra de arriba. También se le puede crear la ficha desde ahí con Crear paciente o Crear lead (pide nombre y primer apellido; el teléfono o el correo los pone la conversación). Un lead aparece además como tarjeta en el tablero del CRM.
Si la dirección la comparten varias fichas (por ejemplo, un correo familiar), la tarjeta lo dice — “Esta direccion es de varias fichas. ¿De cual es?” — y lista esas fichas con su nombre completo, la fecha de nacimiento y el teléfono, cada una con su botón Vincular. Solo aparecen las fichas que usted puede abrir.
En un correo cuyo remitente no es de ninguna ficha, pulsar No es un paciente para sacarlo de la bandeja (ver «Correos que no son de pacientes: la vista «Otros»» más abajo), o Spam si es publicidad no deseada (ver «Spam: la vista «Spam»» más abajo).
Si el contacto está vinculado a una ficha que no es la suya, pulsar Desvincular: la conversación vuelve a (sin identificar) y los mensajes que ya estaban en esa ficha se quedan en ella.
Poner etiquetas con el desplegable Añadir etiqueta… y quitarlas con la × de cada una (hasta 5 por conversación). Quien administra el centro de comunicaciones puede además crear etiquetas nuevas con + Nueva etiqueta… (la última opción del desplegable) y borrarlas con Gestionar etiquetas (ver «Etiquetas propias: crearlas, usarlas y borrarlas» más abajo).
En una conversación de WhatsApp, pulsar Tomar control (antes de poder escribir, si la lleva el asistente automático) o Devolver al bot.

Redactar, reenviar y recuperar borradores de correo

En Comunicaciones, el botón Redactar (con un icono de sobre, en la fila de la casilla Solo no leídos, a su derecha) abre un panel para escribir un correo nuevo. Necesita pertenecer a Pueden contestar y redactar en algún buzón. En De elige la cuenta desde la que envía; al cambiarla cambia su firma y se conserva lo escrito. Las cuentas sin servidor de salida (SMTP), inactivas o que no pueden enviar aparecen deshabilitadas con su motivo. En Para, CC y CCO puede buscar fichas escribiendo al menos dos caracteres: se ofrecen hasta 10 direcciones, incluido el email secundario, y solo fichas a las que tiene acceso. También puede escribir direcciones manualmente, separadas por comas; las que no ha elegido de una ficha se muestran con externo en naranja. Debe haber al menos un destinatario en Para y se admiten hasta 20 entre Para, CC y CCO. El primer destinatario de Para decide la conversación del correo nuevo o reenvío. Si ya existe, se usa esa; si se crea, queda asignada a usted. Una dirección desconocida aparece como contacto sin identificar. No puede enviar desde ese buzón a una conversación o ficha fuera de su acceso. Si algún destinatario ha desactivado las comunicaciones por email, también en CC, CCO, email secundario o una dirección compartida, el envío se bloquea. La posibilidad de responder a un correo recibido de ese paciente no permite redactarle uno nuevo ni reenviarle otro. Para Reenviar, pulse la acción en la tarjeta de un correo recibido o enviado. El panel trae su asunto y texto citado; rellene Para y revise De. En Adjuntos del correo original, deje marcados solo los archivos que quiere enviar. Los archivos no admitidos aparecen deshabilitados como no se reenvía. Reenviar conserva las reglas de protección: los documentos del paciente que requieren protección y los archivos clínicos o sin clasificación administrativa no pueden enviarse como adjuntos ordinarios. Use Entrega protegida para documentos clínicos o si tiene dudas. En la pestaña Contacto, Escribir email abre un correo nuevo con el destinatario de la ficha. Si responde por email desde una conversación de otro canal, elija la cuenta de salida cuando haya varias disponibles. Resolver al enviar y Esperar respuesta se aplican a la conversación de destino. Al enviar, se abre esa conversación con el correo En cola. La vista Borradores reúne sus correos nuevos, reenvíos y respuestas: muestra asunto, destinatarios, buzón y fecha. Pulse un borrador para continuar con su texto, imágenes incrustadas y selección de adjuntos. Se guarda unos 10 segundos después del último cambio, y también al cambiar de conversación. Solo puede recuperar sus borradores mientras mantenga el permiso para contestar y redactar desde esa cuenta. Descartar elimina el borrador y sus archivos; un correo que ya se ha enviado no se borra como borrador. Los borradores que llevan más de 30 días sin cambios se eliminan automáticamente. Si aparece un error de conexión, reintente desde el mismo compositor para conservar el envío original sin duplicarlo. Un correo que queda en error ofrece Reintentar o Editar y reenviar cuando proceda.

Un borrador de respuesta preparado por el asistente, en el hilo

Cuando la respuesta a un correo se ha preparado desde fuera de la bandeja (por ejemplo, con el asistente de Nubidoc), el borrador no se queda solo en Borradores: al abrir esa conversación aparece una tarjeta Borrador de respuesta justo debajo del correo contestado, con el principio del texto y dos acciones:

Abrir lo carga en el editor con la conversación a la vista, no en un panel aparte.
Descartar lo borra (pide confirmación) y no envía nada.

Mientras ese borrador exista, Responder sobre ese mismo correo abre el editor con su texto y, debajo, la firma del buzón y la cita del original, como en cualquier respuesta escrita a mano. A partir de ahí el autoguardado actualiza ese borrador: no se crea uno nuevo aunque el asistente vuelva a escribir sobre el mismo correo, así que no hay riesgo de enviar la respuesta dos veces. Si hay más de un borrador para el mismo correo (por ejemplo, uno antiguo y otro recién preparado), se muestra el más reciente y se avisa de que hay más. El editor abre con los adjuntos del borrador, si los tiene. Si el correo contestado ya no está en la conversación, la tarjeta no desaparece: se pinta aparte con el aviso El correo al que contesta este borrador ya no está en el hilo: ábrelo para revisarlo o descártalo. Solo ve la tarjeta el autor del borrador; el resto del equipo ve la nota interna, si la hay. Consulte Redactar y reenviar un email para los pasos completos.

Programar el envío de un correo

El botón Enviar del redactor lleva una flecha (Programar envío) con los atajos Mañana por la mañana, Mañana por la tarde, El lunes por la mañana y Elegir fecha y hora… (de 1 minuto a 90 días, en la hora del centro). El correo sale a esa hora o pocos minutos después: lo envía el proceso automático que corre cada 3 minutos. La vista Programados del selector Vista (con su contador) lista los correos programados que cada usuario puede ver, y en la conversación se avisa de la respuesta programada con Enviar ahora, Reprogramar, Editar y Cancelar envío. Cada usuario puede tener hasta 50 a la vez. Si no puede salir (buzón eliminado o desactivado, baja del paciente) queda como No se ha podido enviar y nunca sale por otro buzón; si el buzón ha llegado al tope de 300 correos en 24 horas, aparece Retrasado y sale en cuanto haya hueco. Más en Redactar y reenviar un email.

Deshacer el envío

Al pulsar Enviar el correo queda retenido 5 segundos y el aviso dice Enviando… Deshacer (5) con cuenta atrás. Deshacer (antes de llegar a 0) cancela el envío y reabre el redactor con todo lo escrito, adjuntos y casillas incluidas; más tarde da Este correo ya se ha enviado. Si se cierra la pestaña durante esos segundos el correo sale igualmente (como mucho 3 minutos después). Un correo que no puede salir vuelve a Borradores con el aviso Tu correo no se ha enviado: …. Lo tienes en Borradores. Programar envío y Enviar ahora no tienen cuenta atrás, y la retención de 5 segundos no aparece en Programados. Más en Redactar y reenviar un email.

Etiquetas propias: crearlas, usarlas y borrarlas

Las etiquetas sirven para clasificar las conversaciones con su propio criterio («Pendiente contestación», «Facturas»…) y después filtrar por ellas. Son del centro de comunicaciones: las que crea una persona las puede poner todo el equipo. Crear una etiqueta (solo quien administra el centro de comunicaciones):

Abra una conversación y, en la barra de acciones del hilo, abra el desplegable Añadir etiqueta….
Elija + Nueva etiqueta…, la última opción. Se abre el diálogo Nueva etiqueta.
Escriba el Nombre (hasta 60 caracteres) y elija un Color entre los ocho círculos de colores.
Pulse Crear y añadir. La etiqueta se crea y se pone enseguida en la conversación abierta.

Si deja el nombre vacío, el diálogo avisa con “El nombre de la etiqueta es obligatorio.”; si ya existe una etiqueta con ese nombre (sin distinguir mayúsculas de minúsculas), el diálogo se queda abierto y avisa de que ya existe, y no se crea una repetida. Usar las etiquetas: cualquier persona que vea la conversación elige las etiquetas ya creadas en el desplegable Añadir etiqueta… y las quita con la × de cada una (hasta 5 por conversación). Quien no administra el centro no ve + Nueva etiqueta… ni Gestionar etiquetas. Cada etiqueta se pinta con su color y su texto en blanco o en negro, el que mejor se lea sobre ese color, tanto en el hilo como en la lista. Para ver solo las conversaciones con una etiqueta, use el desplegable Etiqueta de arriba de la lista. Borrar una etiqueta (solo quien administra el centro de comunicaciones): pulse Gestionar etiquetas, junto al desplegable Añadir etiqueta…. Se abre el diálogo Gestionar etiquetas con todas las etiquetas del centro, un botón Eliminar en cada una y, debajo, un formulario con Nombre, Color y Crear para dar de alta otra sin tener que abrir una conversación. Al pulsar Eliminar pide confirmación y avisa de que la etiqueta se quitará de todas las conversaciones. La etiqueta desaparece de las filas, del desplegable Etiqueta de la lista y del desplegable Añadir etiqueta…; no se borra ninguna conversación ni ningún mensaje. Si tenía puesto el filtro por esa etiqueta, la lista vuelve a Todas las etiquetas. Cierre el diálogo con Cerrar.

Correos que no son de pacientes: la vista «Otros»

Al buzón del centro llegan también facturas de proveedores, avisos del banco, publicidad… Como su remitente no está en ninguna ficha, llegan como (sin identificar) y se mezclan con los pacientes nuevos. Para sacarlos de en medio, abra la conversación y pulse No es un paciente (en la tarjeta de arriba del hilo). Solo aparece en conversaciones de correo cuyo contacto no está vinculado a una ficha; en WhatsApp, SMS o portal no se ofrece por ahora. El diálogo No es un paciente ofrece tres opciones:

Solo este correo: la conversación pasa a Otros. Si ese remitente vuelve a escribir, su correo también irá a Otros.
Todo lo de este remitente: además, lo siguiente que envíe esa dirección ya no entra en Comunicaciones (se queda en Correos importados del buzón).
Todo lo de este dominio (@dominio): lo mismo con todas las direcciones de ese dominio. No se admite en correos gratuitos (gmail, hotmail…), ni con el dominio del propio buzón, ni si algún paciente o lead usa ese dominio; tampoco se puede apartar un remitente cuya dirección está en alguna ficha. En esos casos el sistema lo rechaza y explica el motivo: aparte solo ese correo.

Las dos últimas opciones solo las puede usar quien puede contestar desde ese buzón o administra el centro de comunicaciones; al resto le aparecen deshabilitadas con la nota “(solo quien puede contestar desde este buzon o administra el centro)”. Quedan anotadas en el historial del buzón. Al pulsar Mover a «Otros»:

La conversación sale de la bandeja de trabajo (Abiertas, Mías, Sin asignar, En espera, Resueltas, Todas y Sin identificar) y solo se ve en la vista Otros. Sus mensajes quedan leídos y dejan de sumar en el contador del menú.
El contacto sin identificar que se había creado para ese remitente se borra. Si no se puede borrar porque tiene una cita, una tarea o un recado, otra conversación o mensajes en otro sitio, la conversación se mueve igual y el sistema avisa: “Movida a «Otros». El contacto no se ha borrado porque …”.
Un correo nuevo que llegue a una conversación de Otros se guarda allí (aparece en negrita), pero no la devuelve a la bandeja, no avisa a nadie ni suma en el contador, ni recibe la respuesta automática fuera de horario.

Mientras está en Otros, la conversación no se puede cambiar de estado, vincular, desvincular ni convertir en ficha: primero hay que devolverla. Para eso, ábrala desde la vista Otros y pulse Es un paciente: vuelve a la bandeja como Abierta y sin identificar, con el mismo contacto de antes, y si al apartarla se añadió la regla del remitente o del dominio, esa regla se quita del buzón.

Spam: la vista «Spam»

Entre los correos sin identificar hay también publicidad no deseada. Para que no se mezcle con lo que aparta No es un paciente (facturas de proveedores, avisos del banco), márquela como spam: abra la conversación y pulse Spam, el botón que hay junto a No es un paciente en la tarjeta de arriba del hilo. Como No es un paciente, solo se ofrece en conversaciones de correo cuyo contacto no está vinculado a una ficha, y no en una conversación que ya está en Otros o en Spam (primero hay que devolverla a la bandeja). Una conversación vinculada a un paciente no ofrece Spam. El diálogo Spam ofrece las mismas tres opciones que No es un paciente —Solo este correo, Todo lo de este remitente y Todo lo de este dominio (@dominio)—, con las mismas condiciones y los mismos permisos (las dos últimas solo para quien puede contestar desde ese buzón o administra el centro de comunicaciones). Al pulsar Marcar como spam:

La conversación sale de la bandeja de trabajo (Abiertas, Mías, Sin asignar, En espera, Resueltas, Todas y Sin identificar) y también de Otros, y solo se ve en la vista Spam. Sus mensajes quedan leídos y dejan de sumar en el contador del menú.
El contacto sin identificar que se había creado para ese remitente se borra, con las mismas excepciones que en Otros; si no se puede borrar, la conversación se mueve igual y el sistema avisa: “Marcada como spam. El contacto no se ha borrado porque …”.
No se borra ningún correo. Los mensajes siguen en la conversación, que se puede abrir desde la vista Spam. Con Todo lo de este remitente o Todo lo de este dominio, lo que esa dirección o ese dominio envíe después ya no entra en Comunicaciones (se queda en Correos importados del buzón).
Un correo nuevo que llegue a una conversación de Spam se guarda allí (aparece en negrita), pero no la devuelve a la bandeja, no avisa a nadie ni suma en el contador, ni recibe la respuesta automática fuera de horario.
En el hilo queda anotada la línea “Marcada como spam” (con el alcance elegido, si fue el remitente o el dominio).

Mientras está en Spam, la conversación no se puede cambiar de estado, vincular, desvincular ni convertir en ficha. Para recuperarla, ábrala desde la vista Spam y pulse No es spam (en la tarjeta): el sistema pide confirmación y vuelve a la bandeja como Abierta y sin identificar, con el mismo contacto de antes; si al marcarla se añadió la regla del remitente o del dominio, esa regla se quita del buzón. En el hilo queda la línea “Devuelta a la bandeja: no es spam”.

¿Por qué me sigue entrando spam?

Nubidoc no decide por sí solo qué correo es spam: el filtro automático lo hace el servidor de correo del buzón. Si el servidor no tiene activado su filtro antispam, todo el correo no deseado llega a Comunicaciones como (sin identificar). Pida a su proveedor de correo (o a quien administra su servidor) que active el filtro antispam y la comprobación del remitente. El correo que su servidor marque como spam no llega a Comunicaciones: queda solo en Correos importados del buzón. Mientras tanto, se limpia con Spam: marque las conversaciones (ver «Seleccionar varias conversaciones y actuar sobre todas a la vez») y pulse Spam con la opción Estas conversaciones y sus remitentes, y lo siguiente que envíen esas direcciones ya no entra. El bloqueo también vale para los correos que llegan desde un formulario de su web: Nubidoc comprueba tanto el remitente como la dirección a la que se respondería. No se puede bloquear la dirección de un paciente ni de un lead.

La Papelera: eliminar conversaciones

El botón Eliminar (ver «Seleccionar varias conversaciones y actuar sobre todas a la vez») manda las conversaciones marcadas a la Papelera. Se pueden eliminar las que están Abiertas, En espera o Resueltas, de cualquier canal (correo, WhatsApp, SMS, portal), siempre que usted pueda verlas. Antes de hacerlo, Nubidoc pide confirmación: «La conversación pasará a la Papelera, fuera de la bandeja. No se borra nada: se pueden recuperar desde la vista «Papelera» con «Restaurar». Si el contacto escribe de nuevo, vuelve a la bandeja.» Los botones son Eliminar (en rojo) y Cancelar.

No se borra nada. La conversación, sus mensajes y su contacto siguen donde estaban; solo cambia su estado. La Papelera no se vacía sola ni tiene botón para vaciarla.
La conversación sale de todas las vistas (Abiertas, Mías, Sin asignar, En espera, Resueltas, Todas y Sin identificar) y de los contadores del menú, y solo se ve en la vista Papelera. En el hilo queda la línea “Enviada a la Papelera”.
Si el contacto escribe de nuevo, la conversación vuelve a Abiertas, con el mensaje nuevo sin leer. En el hilo queda la línea “Reabierta por un mensaje nuevo: estaba en la Papelera”. (Es lo contrario de Spam y Otros, donde un mensaje nuevo no la devuelve a la bandeja.)
Las conversaciones de la Papelera no se resuelven solas con el paso del tiempo.

Para recuperar una hay dos caminos:

En la vista Papelera, marque las conversaciones y pulse Restaurar.
Ábrala desde la vista Papelera: encima del hilo se lee En la papelera con el botón Restaurar.

Vuelve a la bandeja con el estado que tenía antes de eliminarla (Abierta, En espera o Resuelta). En el hilo queda la línea “Restaurada de la Papelera (Abierta)” (o el estado que fuera). Mientras está en la Papelera, la conversación no se puede cambiar de estado, vincular, desvincular ni convertir en ficha, ni marcar como Spam o No es un paciente: primero hay que restaurarla.

Conversaciones paradas: se resuelven solas

Una conversación Abierta o En espera que lleva 30 días sin ningún mensaje se marca sola como Resuelta durante el mantenimiento de cada noche. En el hilo queda la línea “Resuelta automaticamente: 30 dias sin mensajes”. Sus mensajes sin leer no se marcan como leídos, pero dejan de sumar en el contador del menú (que solo cuenta las abiertas). Si el contacto vuelve a escribir, la conversación se reabre como siempre. El plazo se puede cambiar o apagar para su centro pidiéndolo a soporte de Nubidoc. Las conversaciones de Otros, de Spam y de la Papelera no se tocan.

Lo que hizo el asistente

Si en la conversación ha intervenido el asistente automático (la secretaria virtual por teléfono o el asistente de WhatsApp), la tarjeta de arriba añade el apartado Lo que hizo el asistente: una línea por cada cosa que hizo de verdad, con su hora — los huecos que ofreció, el que dejó reservado a la espera de confirmación, la cita que reservó (con su número, el día y la hora, y si la confirmación salió por WhatsApp), el recado que dejó o que no pudo confirmar una reserva. No es un resumen escrito por la inteligencia artificial: son solo hechos que el sistema ha registrado. Cuando el asistente decide que una conversación la tiene que llevar una persona (una petición que no sabe atender, alguien que pide hablar con el equipo, y un recado si así se ha configurado en Tras tomar un recado), la conversación queda abierta, el asistente deja de contestar en ella y, si nadie la tenía, se asigna a la persona responsable configurada. Para que el asistente vuelva a atenderla, pulse Devolver al bot. Si la misma persona vuelve a llamar por teléfono, la secretaria virtual la atiende igual y le dice que alguien del equipo ya tiene su consulta.

Configurar la secretaria virtual y el chatbot

Abra Administración → Comunicaciones → Secretaria virtual y chatbot. Necesita permiso para cambiar los datos del centro y que esta función esté disponible para su clínica. La pantalla puede seguir disponible cuando la secretaria está apagada, para que pueda consultar qué falta. Los profesionales aparecen con nombre y apellidos para distinguirlos. El resumen avisa si un canal está deshabilitado o no tiene asignada la secretaria en Comunicaciones. Crear el tablero permite elegir cualquiera de sus columnas sin recargar y no elige por usted la política de transcripción. Al guardar, la vista previa de la locución se actualiza con las capacidades que han quedado activas. Prepare la atención. Elija Informar y tomar recado o Informar y reservar citas. Para reservar, seleccione la fuente de huecos —agendas o citas compartidas—, las prestaciones y los profesionales que ofrecerá, el centro y el usuario que realizará las gestiones. Puede elegir hasta 30 prestaciones y 30 profesionales. Con huecos calculados solo puede usar profesionales con agenda online; las citas compartidas deben estar activadas para la clínica. En el mismo bloque «2. Qué hace el bot» hay dos casillas que nacen desmarcadas: Cancelar citas (el asistente puede anular una cita de quien llama o escribe, siempre en dos pasos y con aviso a la persona responsable de los recados) y Cambiar citas (puede pasar una cita a otro hueco del mismo servicio y profesional, siempre en tres pasos y con aviso a la persona responsable). Cambiar citas solo funciona con Informar y reservar citas y la reserva completa: si falta algún dato, queda apagada aunque esté marcada, y la vista previa de la locución deja de anunciarla. En El recado, elija destino, responsable, tablero, columna, tipo de tarea y correo alternativo. Consulte «Destino de los recados de la secretaria virtual» para confirmar ese correo y conocer las alternativas si el tablero deja de estar disponible. Crear el tablero de recados y Volver a enviar confirmación al correo guardado son acciones independientes: conservan los demás cambios pendientes. Si cambió la dirección, guárdela antes de reenviar su confirmación. Tras tomar un recado decide qué pasa con la conversación una vez anotado el recado. Con Pasar la conversación al equipo: el bot deja de contestar a esa persona hasta que alguien la reanude desde Comunicaciones (opción por defecto) la conversación queda abierta para una persona del equipo. Con Seguir contestando: el bot pregunta «¿Necesitas algo más?» y puede tomar más recados el recado se anota y el aviso al responsable sale igual, pero la conversación sigue con el asistente, sin pausa, y el contacto puede dejar otro recado o preguntar otra cosa; lo que el asistente no sepa atender, o una llamada que se alargue demasiado, sigue pasando al equipo. Vale para voz y para WhatsApp. Guarde y revise el resultado. Pulse Guardar configuración para guardar los ajustes de la secretaria; la presentación y la retención tienen sus propios botones de guardado. Si faltan datos para reservar, la configuración puede guardarse, pero el modo efectivo será tomar recados. El aviso explica qué falta y lleva al bloque que debe completar. Un dato inválido, como una voz inexistente o demasiados profesionales, rechaza el guardado. Si otra persona modificó la configuración mientras tenía la pantalla abierta, aparecerá La configuración ha cambiado: recargue antes de volver a guardar. Activar requiere completar las comprobaciones. En Activación puede ver por separado el estado de la instalación, la clínica, el centro de comunicaciones y los canales. Marcar el interruptor de la clínica no garantiza que el bot esté atendiendo. Despliegue Requisitos de activación y encargo de tratamiento para consultar los pendientes; las comprobaciones no se pueden marcar desde esta pantalla. Si la configuración se guarda pero la activación se rechaza, el mensaje distingue ambas cosas. Pasar de recados a reservas también exige sus requisitos. Presentación. En 6. Cómo se presenta puede cambiar el Nombre del asistente y el Tono (hasta 200 caracteres), el Saludo al descolgar y el Primer mensaje de WhatsApp (hasta 300), el Idioma principal y los Otros idiomas. Pulse Guardar presentación: se guarda por separado y conserva los cambios pendientes del resto de la pantalla. Necesita el centro de comunicaciones activo y permiso para administrarlo; si falta, se explica el motivo y los campos quedan en solo lectura. Puede usar {centro} y {persona} para insertar el nombre de la clínica y del asistente. No se admiten URLs ni etiquetas. Si deja un saludo vacío, se utiliza el saludo común anterior, si existe. Los idiomas disponibles son castellano y catalán; la cuenta de la plataforma solo ofrece castellano. El idioma principal se guarda primero. Tras guardar verá la presentación de voz y la de WhatsApp: las frases grises son fijas y el saludo personalizado nunca las sustituye. El mensaje completo de WhatsApp, después de sustituir los marcadores y añadir los avisos, debe caber en 1.600 caracteres. Si se rechaza el guardado, se muestra el motivo y se conserva lo escrito. Si existen idiomas anteriores sin traducción, se conservan al editar otros campos; solo se sustituyen cuando modifica la selección de idiomas. Privacidad. Complete Contacto del DPD y Dirección para ejercer derechos. Lea y, cuando corresponda, acepte el encargo de tratamiento desde su propio botón. La aceptación es independiente del guardado de ajustes. Puede descargar el aviso de privacidad en texto o PDF cuando haya completado los datos y políticas necesarios; deberá publicarlo usted en su web o WhatsApp. Voz y consumo. Elija una voz del catálogo, escuche su muestra si está disponible y consulte su recargo en créditos por minuto. Si la voz corresponde a otro idioma o acento, aparece un aviso junto a la muestra; también avisa si no hay voz activa para el idioma principal. Son avisos informativos: no bloquean el guardado. La velocidad admite valores enteros entre 80 % y 120 %. Consumo y saldo muestra créditos disponibles, reservados, consumidos y caducados, y las últimas 20 operaciones de voz. La equivalencia en minutos usa la tarifa base vigente, sin recargo de voz. Si no hay vínculo de voz o tarifa consultable, la pantalla lo indica. Ver todas las llamadas abre el historial si tiene acceso al centro de comunicaciones. Opciones avanzadas. Revise los límites de búsqueda y de llamadas, los tiempos de reserva temporal, la plantilla de confirmación por WhatsApp, la atención a pacientes nuevos y la política de transcripción con su plazo de conservación. Elegir una política es un paso explícito: un valor por defecto no sustituye esa elección. No se graba audio. Las políticas de privacidad y conservación son generales para la clínica. Retención de contactos provisionales tiene su propio botón Guardar retención y requiere permiso para administrar el centro de comunicaciones, además de tenerlo activo. Si no, aparece en solo lectura. Cuando se muestre un plazo por defecto, guárdelo expresamente para confirmar su elección. Este guardado conserva los otros ajustes y los cambios pendientes de la secretaria.

Excepciones de la secretaria por centro

En Secretaria virtual y chatbot, despliegue Excepciones por centro. La configuración general se aplica a todas las sedes; puede guardar excepciones para hasta 20 sedes.

Abra la sede y marque Usar excepciones en esta sede.
Cambie solo lo que deba ser distinto. Usar configuración general mantiene la herencia de ese ajuste. Puede elegir el modo de atención, la fuente de huecos, el usuario de servicio, pacientes nuevos, plantilla de confirmación, voz, velocidad y destino de los recados.
Para sustituir prestaciones, profesionales o grupos publicados, marque su lista propia y seleccione los elementos. La lista sustituye a la general completa: si la marca y no elige ninguno, la lista de esa sede queda vacía. Desmarcar la lista propia recupera la general.
Pulse Guardar configuración y compruebe si la sede puede reservar o toma recados.

Si faltan datos para reservar en una sede, esta queda en recados y muestra que debe completar su configuración; las otras sedes conservan su modo. La duración máxima propia solo puede reducir el límite general, nunca ampliarlo. Para retirar todas las excepciones de una sede, desmarque Usar excepciones en esta sede y guarde: volverá a usar la configuración general. La sede asignada al canal de teléfono o WhatsApp determina qué configuración se utiliza. No se elige por lo que diga quien llama o escribe. La voz y su recargo quedan fijados para cada llamada; un cambio posterior en la configuración no modifica los de una llamada ya iniciada. Recados y correo por sede. Puede establecer destino, responsable, tablero, columna, tipo de tarea y aviso al responsable propios. Al marcar Correo alternativo propio, guardar una dirección envía su enlace de confirmación. Hasta confirmarlo no recibe recados. La confirmación corresponde a esa sede y dirección: no confirma el correo de otra sede. Si deja marcada la opción con la dirección vacía, esa sede se queda sin correo alternativo; al desmarcarla hereda el general. Los datos de privacidad, la política de transcripción y los plazos de conservación siguen siendo generales para la clínica. El conocimiento administrativo se prepara en Conocimiento de la clínica, con su permiso específico y su propio selector de ámbito.

Destino de los recados de la secretaria virtual

Abra Administración → Comunicaciones → Destino de los recados. Esta opción aparece para quienes tienen permiso para cambiar los datos del centro. Se puede preparar el destino aunque la secretaria virtual todavía esté apagada; guardar aquí no activa el servicio. Elija Tablero de recados como destino y seleccione la persona Responsable. Puede elegir un tablero del centro y una de sus columnas, o dejar Crear o reutilizar el tablero de recados para que se prepare al guardar. Si deja Primera columna del tablero, los recados nuevos entran en la primera columna según su orden. Al dejar el tipo de tarea vacío se prepara el tipo Recado. Pulse Guardar destino de recados. Si elige CRM, Nubidoc utiliza el tablero CRM del centro y solo permite elegir una de sus columnas. El tablero queda fijado y no se cambia desde este destino. El tablero de recados inicial contiene Nuevo, En gestión, Resuelto y No localizado. El enlace Tablero elegido lo abre. Si falta, el botón Crear el tablero de recados lo prepara sin tener que completar los demás ajustes de la secretaria. La casilla Enviar también aviso por correo añade un correo para el responsable; el aviso en la campana se conserva. Correo alternativo. Es una única dirección para recibir el recado si falla su entrega al tablero. Puede pertenecer a otro dominio, pero debe confirmar que acepta recibir esos datos:

Escriba la dirección y guarde. Aparecerá Pendiente de confirmar.
Abra el correo recibido y pulse Confirmar esta dirección. No hace falta tener una cuenta en Nubidoc. El enlace es de un solo uso y caduca a las 72 horas.
Recargue la configuración: la dirección aparecerá Vigente y ya podrá usarse como alternativa.

Mientras esté pendiente no recibe recados por esa vía. Si el enlace caducó o el correo no llegó, pulse Volver a enviar el correo de confirmación: la dirección sigue pendiente y solo sirve el enlace nuevo. Cambiar la dirección exige confirmarla de nuevo; borrarla retira esta alternativa. El responsable y el titular de la cuenta reciben aviso del cambio. El correo de confirmación explica que pueden llegar nombre, teléfono y motivo de consulta, pero no incluye ningún recado. Si aparece un aviso amarillo, el tablero o la columna elegidos ya no están disponibles. Nubidoc intenta otro tablero de recados del centro, crearlo de nuevo, el correo alternativo confirmado y, como último recurso, un aviso al responsable con el recado completo. El aviso de problema del destino se limita a uno al día, sin omitir los avisos de los recados individuales. Seleccione un tablero y una columna válidos, o use Crear el tablero de recados, para corregirlo. Cuando la entrega fue solo por correo o aviso, puede no haber una tarjeta en el tablero. Si aparece La configuración ha cambiado, recargue antes de guardar: otra persona o la confirmación del correo han actualizado los ajustes mientras tenía abierta la pantalla.

Saludo de voz y de WhatsApp

Abra Administración → Comunicaciones → Secretaria virtual y chatbot → 6. Cómo se presenta, escriba los dos saludos y pulse Guardar presentación. Así, por ejemplo, la voz puede agradecer la llamada y WhatsApp invitar a escribir, sin mezclar ambos textos. Si el centro solo tiene un saludo común, se sigue usando en los dos canales. El primer mensaje de WhatsApp es breve (unas 40 palabras): muestra el saludo una sola vez, no vuelve a saludar ni a presentarse después, y conserva los avisos de que atiende un asistente virtual, de que la conversación queda registrada (no se graba el audio) y de que se puede pedir hablar con una persona. Los demás avisos fijos del primer mensaje dependen de para quién atiende el asistente. En una clínica (pacientes), el mensaje trata de usted y avisa de que, ante una urgencia médica, hay que llamar al 112. En la cuenta de la propia plataforma (posibles clientes), trata de tú y no lleva el aviso del 112, porque quien escribe no es un paciente: el trato y el aviso cambian juntos, nunca a medias. En los dos casos se mantiene el aviso de que atiende un asistente automático y el de que la conversación queda registrada.

Responder

Dentro de las 24 horas siguientes al último mensaje del contacto se puede escribir directamente: el cuadro Escribe un mensaje… (en WhatsApp y SMS, Enter envía; en portal, Enter hace un salto de línea y se envía con el botón o Ctrl+Intro), y la casilla Resolver al enviar para marcar la conversación como resuelta a la vez que se contesta. El email es distinto: en vez de este cuadro genérico usa su propio compositor — ver el apartado “Email” más abajo — que tiene las casillas Resolver al enviar y Esperar respuesta (se guardan con el borrador y, si el envío está programado, se aplican al salir). Pasado ese plazo, o si el canal no admite respuesta en ese momento, la pantalla explica el motivo en el lugar del cuadro de texto en vez de dejar escribir. Pasadas las 24 horas, en el WhatsApp del centro aparece el botón Enviar plantilla, que abre el mismo diálogo de envío de plantillas de siempre para esa ficha. Si el centro se ha quedado sin saldo de WhatsApp, la pantalla lo dice: “No se puede enviar: el centro no tiene saldo ni modulo de WhatsApp activo. El historial se sigue viendo; para responder, recarga el bono de WhatsApp.” Email: cada buzón tiene su propio servidor de correo de salida (SMTP), distinto del SMTP general de la clínica: hay que configurarlo en Administración → Email entrante → editar el buzón → sección “SMTP” antes de poder contestar desde ese buzón. Sin él, sobre cada correo del buzón sale el aviso “No se puede enviar: el buzón «‹nombre›» no tiene configurado su servidor de salida (SMTP). Pídeselo a un administrador.”. Con el SMTP configurado, sobre cada correo recibido aparecen los enlaces Responder y, si tiene más de un destinatario, Responder a todos, que abren un compositor propio con De (el buzón, en un chip con su color), Para, un enlace CC / CCO que despliega esos dos campos, Asunto, el editor de texto con formato con la respuesta citada debajo del texto nuevo (sin las imágenes del correo original) y los botones Enviar (o Ctrl+Intro), Adjuntar y Descartar. Un paciente con la comunicación por email desactivada sigue pudiendo recibir una respuesta si ya escribió antes en esa conversación: el compositor muestra el aviso “Este paciente no acepta comunicaciones por email; estás respondiendo a un correo suyo.” y el envío sigue permitido. Un correo nuestro que no se pudo enviar muestra Error: ‹motivo› con los enlaces Reintentar (reenvía tal cual) y Editar y reenviar (reabre el compositor con el mismo texto para corregirlo antes de reenviar). IA en el correo: la barra del editor de la respuesta tiene el botón IA. Abre el diálogo IA en correo, con las acciones Corregir, Mejorar, Más cercano, Más formal y Más breve; también puede escribir su propia solicitud o pedirle que redacte el correo. La IA conserva el correo citado de los mensajes anteriores, los enlaces y la firma, y trabaja solo sobre su respuesta nueva. Si le pregunta algo sobre el texto («¿te parece bien?»), contesta en el chat sin cambiar el resultado final. Solo está disponible si el centro tiene la IA activada. Adjuntos, imágenes y borrador automático: el botón Adjuntar (o arrastrar el fichero sobre el compositor) añade hasta 10 ficheros por respuesta, cada uno hasta 10 MB y 15 MB entre todos; cada uno aparece debajo como una etiqueta con su nombre y tamaño, con un botón para quitarlo. Un archivo zip se rechaza si está cifrado, si lleva dentro programas o scripts ejecutables (por ejemplo .exe, .bat, .js o .vbs) u otro archivo comprimido, o si tiene más de 1.000 ficheros; entonces avisa “Este zip contiene ficheros que no se pueden enviar.”. Pegar (Ctrl+V) o arrastrar una imagen dentro del editor la inserta una sola vez en el propio texto del correo (no como adjunto aparte); se admiten imágenes PNG, JPG, GIF y WEBP, de hasta 2 MB cada una y hasta 10 por correo, y una imagen que no cumple no se inserta y avisa: “Una de las imágenes pegadas supera el límite de 2 MB y no se insertará.”, “Un correo admite hasta 10 imágenes pegadas.” o “Tipo de imagen no admitido: solo PNG, JPG, GIF o WEBP.” (si no se puede leer, “No se ha podido leer la imagen pegada.”). Una imagen arrastrada desde fuera del editor se inserta donde se suelta. Mientras se escribe, la respuesta se guarda sola como borrador cada pocos segundos, con el aviso “Borrador guardado hh:mm” junto a los botones; si se acumulan demasiados borradores con adjuntos sin enviar, avisa “Tienes demasiados borradores con adjuntos: envía o descarta alguno” y no deja adjuntar más hasta enviar o descartar alguno. El botón Descartar borra ese borrador del todo (el texto, los adjuntos y sus ficheros) y cierra el compositor; es la forma de liberar hueco cuando sale ese aviso. Antes de adjuntar un fichero o una imagen pegada al correo, seleccione Administrativo solo después de revisar su contenido. Los adjuntos clínicos o dudosos requieren Enviar con enlace y PIN desde el documento del paciente. Los borradores antiguos con adjuntos sin clasificar quedan retenidos. Cada mensaje de email se pinta como una tarjeta, con su propio remitente, destinatarios, asunto y un extracto del cuerpo; si una línea de direcciones es larga, se ve entera al pasar el ratón por encima o pulsando la cabecera. Los adjuntos, si los hay, salen debajo como etiquetas que se descargan al pulsarlas; esa lista incluye siempre también las imágenes que van incrustadas en el propio texto del correo, tanto en uno recibido como en uno enviado desde aquí: se ven dentro del cuerpo y, además, aparecen abajo como un adjunto más para poder descargarlas aparte. El enlace Mostrar correo despliega el cuerpo completo dentro de un visor aislado — lo puede abrir cualquiera que vea esa conversación (y el buzón), no hace falta ser administrador. Las imágenes que el correo carga de internet no se piden hasta que se decide verlas: bajo el visor aparece Mostrar imagenes remotas (y Abrir en otra pestaña, para leer correos anchos aparte), con el aviso de que el remitente podría enterarse de que se ha abierto el correo. Un correo que la propia clínica envió desde su gestor habitual (Gmail, Outlook…) y que Nubidoc trajo de la carpeta de Enviados del buzón aparece en la misma conversación, marcado como “Enviado desde el buzon (fuera de Nubidoc)”. Cada mensaje del hilo (de correo, de WhatsApp o de SMS) lleva ademas, abajo junto a la hora, el enlace Copiar detalles: copia al portapapeles el identificador de ese mensaje concreto, para pegarlo al pedir ayuda a soporte y que encuentren el mensaje exacto aunque la conversación tenga meses de historia. No cambia nada del mensaje ni lo envía a ningún sitio. Cuando la respuesta de un WhatsApp se prepara desde soporte con el identificador de Copiar detalles, el texto puede quedar guardado en Nubidoc en vez de solo en el chat: al abrir esa conversación aparece, encima del cuadro de respuesta, una tarjeta con el texto y el nombre de quien lo preparó, y dos botones: Usar, que lo carga en el cuadro para revisarlo y enviarlo, y Descartar, que lo tira. El borrador solo lo ve su autor (igual que los borradores de correo) y no se envía solo: el mensaje sale cuando se pulsa enviar, y en ese momento el borrador se da por usado. Si han pasado más de 24 horas desde el último mensaje del paciente, la tarjeta avisa de que solo se puede responder con una plantilla aprobada y no ofrece Usar; el texto se queda guardado por si el paciente vuelve a escribir. Un borrador que no se toca en 30 días se borra solo. Ese correo entra en la conversación del contacto cuando el contacto va en Para o en CC (por ejemplo, si el equipo escribe a un compañero en Para y deja al paciente en copia) y el contacto ya tiene ficha de paciente. Las direcciones del propio equipo no cuentan para decidir de quién es la conversación: un compañero que además tiene ficha de paciente no se queda con ella. Si alguno de los destinatarios ya tiene conversación en el centro, el correo cuelga de ella; si no, se abre una conversación nueva con el primero de Para que tenga ficha y, si ninguno de Para la tiene, con el primero de CC. Si ningún destinatario tiene ficha de paciente, el correo no sale en el centro y se queda solo en Correos importados. Con la misma etiqueta, y sin Responder ni Responder a todos, sale la respuesta que un compañero del equipo escribe desde su gestor de correo dentro de una conversación con el contacto cuando llega por la bandeja de entrada del buzón (por ejemplo, porque el buzón va en copia): es un correo del equipo, no del contacto, y para contestar al contacto se usa el correo que él escribió. Si el centro tiene configurados varios buzones y el mismo correo llega a dos de ellos (lo escribe un compañero desde un buzón con el otro en copia), cada buzón lo enseña en su propia conversación, para que cada equipo lo vea en el suyo; en la pestaña Comunicaciones del lead sale una sola vez. SMS: debajo del cuadro de mensaje hay un contador de caracteres (“0/160 caracteres”, y con más de 160 añade ”· N mensajes”, porque el proveedor lo trocea). Para poder enviar SMS, la clínica tiene que estar inscrita como remitente en el Registro de Alias de la CNMC; mientras no lo esté, el aviso dice “El remitente de SMS de la clinica no esta inscrito en el Registro de Alias de la CNMC (desde el 15-09-2026 los operadores lo bloquean). Soporte lo activa una vez inscrito.”. Un SMS no tiene historial previo a este centro: desde la pestaña Contacto, si el paciente todavía no tiene ninguna conversación de SMS, aparece un botón Escribir por SMS para empezar una. Portal del paciente: los mensajes que un paciente escribe desde su portal (pestaña “Mensajes”) también aparecen en el centro, pero solo los ve y los puede contestar el profesional al que se los escribió: nadie más los ve en el centro, ni siquiera un administrador. Igual que en la bandeja de siempre, hace falta además el permiso de ver la historia clínica y que el centro tenga activados los mensajes del portal. Estos hilos no se pueden asignar a otra persona ni desvincular. Al escribir, Intro hace un salto de línea y el mensaje se envía con el botón (o Ctrl+Intro); admite hasta 1024 caracteres, con un contador debajo. Con el centro encendido para el cliente, y si el profesional tiene permiso para ver el centro de comunicaciones, el enlace Pacientes → Mensajes de su menú deja de abrir la bandeja de siempre y abre directamente este centro, filtrado por el canal Portal. Debajo del cuadro de respuesta está siempre la nota interna (Nota interna (no la ve el contacto; @usuario para avisar)…): lo que se escribe ahí nunca se envía al paciente ni aparece en su ficha; se ve en el hilo en amarillo, para el equipo. Si se menciona a un compañero con @ seguido de su usuario, le llega un aviso (solo si puede ver esa conversación). Las llamadas no se contestan desde aquí: si hace falta escribirle a quien llamó, o si el canal por el que escribió el contacto no admite respuesta en ese momento (de baja, sin SMTP, sin inscripción de SMS, etc.), la pantalla ofrece un botón Responder por WhatsApp / Responder por email / Responder por SMS con los canales por los que SÍ se le puede escribir, y abre (o crea) esa conversación del mismo contacto.

Respuesta automática fuera de horario

Si el centro tiene configurado un horario de atención y una plantilla de respuesta automática para WhatsApp y/o email, el primer mensaje de un contacto que llega fuera de ese horario recibe una respuesta automática con esa plantilla, una sola vez por conversación y por franja cerrada: si el contacto sigue escribiendo dentro de la misma franja, no se le repite. Los festivos del centro solo cuentan en las líneas de WhatsApp asignadas a un centro; en el email, un festivo se trata como un día normal. No se contesta a respuestas automáticas ni rebotes, a los correos que envía la propia clínica, ni a un contacto que ha pedido no recibir comunicaciones por ese canal. El horario, los festivos y las plantillas de cada canal los configura Nubidoc, igual que la propia activación del centro: para darlos de alta o cambiarlos, pídaselo a soporte. Modo «siempre» (solo WhatsApp). Para un número de WhatsApp que no atiende nadie (por ejemplo, uno que solo envía recordatorios y gestiona las citas), soporte puede dejar la respuesta automática en modo «siempre». En ese modo el centro contesta con la plantilla una sola vez por conversación y por día, tanto dentro como fuera del horario (el día cuenta según la zona horaria del centro): si el paciente escribe varias veces el mismo día no se le repite, y al día siguiente, si vuelve a escribir, recibe de nuevo la respuesta. No se contesta cuando ya contesta el asistente, ni en las conversaciones apartadas en Otros, ni a un contacto que ha pedido no recibir comunicaciones por WhatsApp. En el email este modo no existe. En la conversación, una línea anota cada respuesta automática: «Respuesta automática» si salió en modo «siempre» y «Respuesta automática fuera de horario» si salió por el horario. Este modo no se activa desde ninguna pantalla: pídaselo a soporte.

Probar autorespuestas solo con teléfonos controlados

Soporte puede activar un piloto restringido para las respuestas automáticas de WhatsApp de su clínica. Solo contesta a los teléfonos autorizados en ese canal, vinculados a una ficha y con un permiso vigente. Cada permiso tiene una fecha de caducidad y puede revocarse. Las listas de prueba de los botones de recordatorios no autorizan estas autorespuestas. Los mensajes de otros números y de contactos sin ficha se siguen recibiendo y quedan en la bandeja, sin respuesta automática. En el hilo aparece Autorespuesta no enviada con el motivo. Si se revoca o caduca el permiso mientras la respuesta espera para enviarse, tampoco sale y se indica el motivo. Para parar todas las respuestas del piloto, pida a soporte detener el piloto. Para volver a responder de forma general, pida expresamente volver al modo normal: detener el piloto no activa el envío a todos. Los permisos del paciente y el límite habitual de una respuesta por día o por franja siguen aplicándose; autorizar un número después de una supresión no genera una respuesta retroactiva.

Historial de llamadas de la secretaria virtual

Si su centro tiene contratada la secretaria virtual por teléfono, arriba del módulo de Comunicaciones aparecen dos pestañas: Bandeja y Llamadas de la secretaria virtual. Esta segunda abre una pantalla aparte con todas las llamadas que ha atendido el asistente, una por fila (para volver a la lista de conversaciones, pulse la pestaña Bandeja):

Fecha y hora, Duración (mm:ss; si la llamada sigue sonando enseña “en curso”, y si se cortó sin cerrarse bien, “sin cierre”), Quién llamó (el paciente si está identificado, con enlace a su ficha; si no, el contacto de la bandeja; si tampoco, “No identificado”), Resultado y Minutos.
Si su centro tiene varias sedes, una columna más, Centro.
Una llamada de prueba lleva además la etiqueta “prueba” y no gasta minutos.

El número de quien llama, de momento, no se conserva para ninguna clínica (pendiente de la aprobación legal del encargo de tratamiento correspondiente): debajo de los filtros hay un campo «Buscar por número», y debajo de «Quién llamó» está previsto que salga una segunda línea con el teléfono, pero mientras esto no se active para su centro esa búsqueda no encuentra ninguna llamada y esa segunda línea no aparece. Cuando se active, cada llamada de voz mostrará ahí el número mientras siga dentro de su plazo de conservación (con enlace para devolver la llamada), y «número eliminado el …» una vez pasado ese plazo. Resultado puede llevar una o varias etiquetas a la vez: Cita reservada, Recado, Transferida, o —cuando no aplica ninguna de esas tres— una sola de Solo información, Sin atender o Sin cierre. Una llamada que sigue en curso (empezó hace muy poco y aún no ha colgado) no lleva ninguna etiqueta todavía. Si el proveedor de voz no avisa de que una llamada ha terminado, la llamada aparece primero como Sin cierre (con “sin cierre” en la duración). Cuando ha pasado media hora desde su inicio y también desde el último aviso recibido de la llamada, el sistema la da por terminada solo, en la siguiente revisión automática (se hace cada 15 minutos), para que la línea no quede bloqueada. Desde ese momento la llamada pasa a Sin atender y su duración muestra hasta el último aviso que se recibió de la llamada, que puede ser menor que la real. La columna Minutos muestra lo cobrado en cada llamada, cuando el centro tiene habilitado el consumo de voz: por ejemplo, «3 min · del plan», «3 min · plan + 8 créditos del bono» o «3 min · 15 créditos del bono». Cuenta minutos iniciados hasta el límite reservado, que puede ser menor que la duración registrada. En llamadas de prueba, antiguas sin consumo registrado o sin cargo aparece «—». El detalle muestra la misma cifra. La cabecera con el resumen mensual sigue pendiente. Nunca se enseña un importe en euros ni el coste del proveedor. Filtros, encima de la lista: Desde / Hasta (por defecto, los últimos 30 días), Resultado (Todos o una de las seis etiquetas de arriba), Centro (solo con varias sedes) y la casilla Solo identificados. Pulse Filtrar para aplicarlos. Al pulsar una fila se abre el detalle de esa llamada: el mismo resumen de arriba, botones para abrir la cita, el recado o la conversación de la bandeja si la llamada dejó alguno, la transcripción (si su centro conserva transcripciones; si no, o si ya se eliminó, la pantalla lo dice) y la lista de herramientas usadas por el asistente durante la llamada, con la hora de cada una. Pasado el plazo de conservación de transcripciones que tenga configurado su centro (30 días si no se ha elegido otro, hasta un máximo de 90), la transcripción se borra de verdad y el detalle dice «Transcripcion eliminada el …» con la fecha; en una llamada que dejó una cita o un recado, la lista de herramientas se sustituye por «Detalle de herramientas eliminado.». La llamada sigue en la lista, con su resultado y sus minutos. No hay grabación de las llamadas, solo transcripción de texto (según la política de conservación que tenga configurada su centro): la pantalla no ofrece descargar ni reproducir audio. Cada persona ve en esta pantalla las mismas llamadas que vería como conversaciones en la bandeja (las mismas reglas de «Quién ve qué conversaciones» de más arriba). Consulte Ver las llamadas que atendió la secretaria virtual para los pasos completos.

Cancelaciones atendidas por la secretaria virtual

Solo para clínicas que tengan activada esta capacidad. Nubidoc la habilita por separado de la reserva de citas: un centro puede permitir que el asistente anule citas aunque no le permita reservarlas. Se activa con la casilla Cancelar citas de Comunicaciones → Secretaria virtual y chatbot, apartado «2. Qué hace el bot» (hasta noviembre de 2026 se pedía a soporte). Cuando una persona pide anular su cita por teléfono o WhatsApp, el asistente comprueba el número del canal y el nombre que indica. Si encuentra varias citas futuras, le pide que elija una. Le lee el día, la hora y el profesional de la cita elegida y espera una confirmación expresa en la siguiente respuesta. La petición inicial nunca anula la cita. Puede indicar el motivo si quiere, pero el asistente no se lo exige. Si el centro ha configurado una antelación mínima para cancelar, el asistente la respeta y deja un recado cuando ya se pasó el plazo. Si el centro no configuró ese plazo, el asistente no aplica un límite de antelación implícito. Las citas con pagos que requieren una devolución o una revisión de facturación también pasan a una persona del centro: el asistente no devuelve ni cobra dinero. Si no puede identificar sin dudas a la persona o la cita, toma recado sin decir si existe alguna cita. Para cambiar el día o la hora usa la capacidad Cambiar citas si el centro la tiene activada; si no, toma recado. Tras una anulación hecha por el asistente, la persona responsable recibe un aviso. La cita queda cancelada en la agenda y, si su centro tiene activado el seguimiento de cancelaciones, aparece también en Agenda → Cancelaciones, identificada como cancelación solicitada por el paciente. La conversación del centro conserva el rastro de la operación. El aviso al paciente usa la configuración de notificaciones del centro. Si después quiere otra cita, puede pedirla en esa misma conversación cuando la reserva automática esté habilitada. Consulte Supervisar una cancelación atendida por la secretaria virtual para los pasos de comprobación.

Cambios de fecha atendidos por la secretaria virtual

Con la casilla Cambiar citas marcada en Secretaria virtual y chatbot (y el bot en modo Informar y reservar citas), el asistente puede pasar una cita a otro día u hora. Identifica a la persona por el número del canal y su nombre, localiza una cita futura suya de una prestación y un profesional que atienda el bot, ofrece huecos libres del mismo profesional, la misma prestación y la misma modalidad (hasta tres por teléfono, cinco por WhatsApp), lee la frase con la cita antigua y la nueva y espera un sí en la siguiente respuesta. Nunca cambia de prestación ni de profesional: eso lo gestiona por recado. Respeta la antelación configurada para cancelar, no toca citas con pagos por pasarela (ni con cualquier pago, si el centro devuelve el dinero al anular a tiempo) ni reservas pendientes de pago en línea, no mueve citas de sesiones de grupo, y cada conversación cambia una sola cita. Tras el cambio, la cita conserva su número, sus pagos, sus bonos y sus notas (aparece en la fecha nueva con una nota «Cita cambiada por la secretaria virtual desde …»), la persona responsable recibe un aviso «Cita cambiada por la secretaria virtual», el paciente recibe la confirmación por su canal y el recordatorio del día anterior vuelve a salir para la fecha nueva. Con citas compartidas (huecos publicados) el cambio asigna el hueco nuevo y anula el antiguo, que sí aparece en Agenda → Cancelaciones; con huecos publicados no mueve una cita que tenga dos pacientes. Consulte Cambiar la fecha de una cita con la secretaria virtual para el detalle.

Qué no trae todavía

Los adjuntos que el paciente envía por WhatsApp (fotos, audios, documentos) quedan en la conversación: aparecen como una línea con un clip y el nombre del archivo, o la palabra «adjunto» si no lo trae, seguida de «(sin previsualizacion en esta fase)», y debajo el tipo de adjunto («[Imagen]», «[Audio]», «[Documento]») con el texto que el paciente haya escrito junto a la foto o el documento. Es decir, se ve que han llegado y lo que dicen, pero todavía no se pueden abrir desde esta pantalla. Todavía no se envían adjuntos ni nota de voz desde aquí. Los números desconocidos que llevan 90 días sin actividad (sin mensajes, notas ni cambios) se borran solos, con su conversación.