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Descripción

El módulo de Administración es el centro de control del sistema Nubidoc. Permite configurar todos los aspectos del centro médico: datos de contacto, preferencias del sistema, usuarios, roles y permisos, datos maestros (pagadores, prestaciones, centros), configuración de historia clínica, auditoría, notificaciones y más. Es el módulo más crítico del sistema ya que determina cómo funcionará toda la aplicación para ese centro médico específico.

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Usuarios Objetivo

  • Administrador del centro: Configura el centro, gestiona usuarios, define datos maestros
  • MasterAdmin (Treebole): Acceso completo al sistema, gestión de múltiples clientes

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Casos de Uso Principales

  1. Configurar datos del centro médico
    • Actor: Administrador
    • Objetivo: Establecer información de contacto, datos económicos y preferencias
    • Precondiciones: Ser usuario administrador
    • Pasos: Ir a Administración > Datos de cliente > completar formularios
    • Resultado: Centro configurado correctamente
  2. Crear y gestionar usuarios
    • Actor: Administrador
    • Objetivo: Dar acceso al sistema a profesionales y personal
    • Precondiciones: Tener permisos de gestión de usuarios
    • Pasos: Ir a Usuarios > Nuevo > completar datos > asignar rol
    • Resultado: Usuario creado con acceso al sistema
  3. Definir prestaciones y tarifas
    • Actor: Administrador
    • Objetivo: Configurar servicios ofrecidos y sus precios
    • Precondiciones: Acceso a datos maestros
    • Pasos: Ir a Datos maestros > Prestaciones > crear/editar
    • Resultado: Catálogo de servicios disponible
  4. Configurar roles y permisos
    • Actor: Administrador
    • Objetivo: Definir qué puede hacer cada tipo de usuario
    • Precondiciones: Privilegio de gestión de roles
    • Pasos: Ir a Datos maestros > Roles/Privilegios > editar permisos
    • Resultado: Permisos granulares configurados
  5. Personalizar plantillas de notificación
    • Actor: Administrador
    • Objetivo: Adaptar mensajes automáticos a la imagen del centro
    • Precondiciones: Acceso a datos maestros
    • Pasos: Ir a Datos maestros > Plantillas envíos > editar HTML/texto
    • Resultado: Emails/SMS personalizados
  6. Revisar auditoría del sistema
    • Actor: Administrador
    • Objetivo: Verificar cambios en datos sensibles
    • Precondiciones: Acceso a auditoría
    • Pasos: Ir a Auditoría > filtrar por fecha/usuario/entidad
    • Resultado: Log de cambios visible

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Capturas de Pantalla

Para referencia visual, consulte las siguientes capturas de pantalla del módulo en funcionamiento: Menú Principal:
  • screenshots/administracion-menu-principal.png - Pantalla principal del módulo Administración mostrando las 9 secciones principales: Datos de cliente, Datos maestros, Historia clínica, Auditoría, Notificaciones, Notas, Usuarios, Módulos, y Asistencia
Datos de Cliente:
  • screenshots/administracion-datos-cliente.png - Submenú “DATOS DE CLIENTE” con opciones: Datos de contacto, Datos económicos, Pagos y facturas, Medios de cobro, Logotipo, Preferencias, Servidor SMTP. Esta sección permite configurar toda la información del centro médico
Datos Maestros:
  • screenshots/administracion-datos-maestros.png - Submenú “DATOS MAESTROS” con extenso listado de opciones de configuración: Pagadores, Prestaciones, Facturables, Almacenes, Bonos, Programas, Tipos de IVA, Precios, Descuentos, Etiquetas facturas, Series facturas, Centros, Etiquetas usuarios, Horarios Usuarios, Servicios, Roles/Privilegios, Recursos, Pacientes, Plantillas envíos, Campañas, Recordatorios, Reglas envío tiempos, Reglas envío plantilla, y Tareas. Esta es la sección más completa para configurar todos los elementos del sistema

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Panel Principal de Administración

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1. Datos de cliente

  • Función JavaScript: openCustomerData()
  • Vista: admintools/customermain
  • Descripción: Configuración del centro médico

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2. Datos maestros

  • Función JavaScript: editMasterData()
  • Vista: admintools/masterdata
  • Descripción: Configuración de catálogos y entidades base
  • Privilegios: Varios según entidad

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3. Historia clínica

  • Función JavaScript: openHCDocumentsAdmin()
  • Vista: admintools/documentshcmain
  • Descripción: Configuración de documentos médicos, plantillas, consentimientos
  • Privilegios: Acceso a HC
  • Consentimientos informados:
    • Al crear una plantilla nueva (HTML u Office), se genera automáticamente una firma por defecto “Firma del paciente”
    • En la leyenda de variables disponibles se incluyen: %usersignatureimage% (firma digitalizada del profesional) y %assigneddoctorsignature% (firma del doctor asignado)
    • Las plantillas de tipo Office (DOCX) soportan todos los tags de sustitución incluyendo imágenes nativas de Word
    • Al crear una plantilla nueva de tipo Office, el botón “Subir .docx” aparece deshabilitado hasta que la plantilla se guarde por primera vez. Esto evita intentar subir un archivo a una plantilla que aún no existe en el sistema
    • Si se activa la preferencia general “Seleccionar profesional firmante al imprimir”, al imprimir consentimientos o documentos no clínicos para firma se puede elegir el profesional que resolverá los metatags de firma %doctorname%, %doctorcolnumber% y %usersignatureimage%

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4. Auditoría

  • Función JavaScript: openAuditAdmin()
  • Vista: admintools/audit/audit
  • Descripción: Consulta de cambios en el sistema
  • Nota de soporte: las trazas internas de rendimiento TOO MUCH TIME en logs solo se generan cuando una petición supera los 30 segundos; la duración total de la operación puede seguir quedando registrada para diagnóstico

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5. Notificaciones

  • Función JavaScript: openNotificationsAdmin()
  • Vista: admintools/notification/notification
  • Descripción: Histórico de emails/SMS enviados

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6. Notas

  • Función JavaScript: openWallnotesAdmin()
  • Vista: admintools/wallnotesadmin
  • Descripción: Gestión de notas murales (avisos internos)

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7. Usuarios

  • Función JavaScript: openUsersAdmin()
  • Vista: admintools/users
  • Descripción: Gestión de usuarios del sistema

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8. Módulos (condicional)

  • Función JavaScript: openAdminModules()
  • Vista: admintools/modulesmain
  • Descripción: Activación/desactivación de módulos opcionales
  • Condición: Customer::allowModulesManagement()

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9. Aspecto (Treebole Clínicas)

  • Función JavaScript: openCsscustomAdmin()
  • Vista: admintools/csscustomadmin
  • Descripción: Personalización de colores/estilos

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10. Asistencia (condicional)

  • Función JavaScript: openTimeRegistryList()
  • Vista: admintools/timeregistry/timeregistry
  • Descripción: Control de fichajes de empleados
  • Visual: Registros corregidos con fondo naranja
  • Visual: Registros originales reemplazados (inactivos) con fondo rojo claro al activar “Incluir historial”
  • Condición: Customer::allowUserTimeCheck()
  • Corrección de registro: Al pulsar “Corregir”, se abre un diálogo con los campos “Nueva entrada”, “Nueva salida” y “Motivo de corrección”. El motivo es obligatorio: si se deja vacío y se pulsa “guardar”, el diálogo permanece abierto y muestra un mensaje de error indicando que el motivo es obligatorio.

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Secciones Principales

Submenú con 7 opciones:
  1. Datos de contacto - openCustomerContactData() - Nombre, dirección, CIF, teléfono
  2. Datos económicos - openCustomerEconomicData() - Configuración de facturación
  3. Pagos y facturas - openCustomerPaymentsAndInvoices() - Solicitudes de pago a Nubidoc. El listado de facturas solo muestra facturas emitidas (no borradores), ordenadas por fecha de factura de mas reciente a mas antigua
  4. Medios de cobro - openCustomerPaymentGateways() - TPV, PayPal, Stripe
  5. Logotipo - openCustomerLoadLogo() - Subida de logo del centro
  6. Preferencias - openCustomerpreferencesAdmin() - Configuración general del sistema
  7. Servidor SMTP - openSMTPServerAdmin() - Configuración de email
Contiene 25+ opciones organizadas por tipo: Facturación:
  • Pagadores
  • Prestaciones (servicios para citas)
  • Facturables (productos/servicios para facturas)
  • Tipos de IVA
  • Precios
  • Tarifas Actividades (condicional)
  • Descuentos
  • Etiquetas facturas
  • Series facturas
Organización:
  • Multicentros (condicional)
  • Centros
  • Almacenes (condicional)
  • Etiquetas usuarios
  • Horarios Usuarios
  • Servicios (especialidades médicas)
  • Recursos (salas, equipamiento)
Seguridad:
  • Roles/Privilegios
Programas y Bonos:
  • Bonos
  • Programas
Pacientes:
  • Pacientes (configuraciones específicas)
Comunicación:
  • Plantillas envíos (email/SMS)
  • Campañas
  • Recordatorios
  • Reglas envío tiempos
  • Reglas envío plantilla
Tareas:
  • Tareas (tipos, flujos) - condicional
Interfaz de gestión de usuarios con grid jqGrid. Filtro de búsqueda: Encima de la tabla de usuarios hay un formulario de filtro que permite buscar usuarios por múltiples criterios simultáneamente:
  • Nombre — Busca por nombre del usuario (búsqueda parcial)
  • 1er Apellido — Busca por primer apellido (búsqueda parcial)
  • Nombre corto — Busca por nombre corto del profesional (búsqueda parcial)
  • Email — Busca por dirección de email (búsqueda parcial)
  • Perfil — Filtra por rol/perfil del usuario (desplegable con los perfiles disponibles)
  • Centro — Filtra por centro(s) asignados al usuario (selector múltiple, solo visible en configuración multicentro)
  • Servicio — Filtra por servicio(s)/especialidad(es) del usuario (selector múltiple, solo visible si el centro tiene servicios)
  • Estado — Filtra por estado del usuario: Solicitado, En proceso, Activado o Desactivado
  • Etiquetas — Filtra por etiqueta(s) asignadas al usuario (selector múltiple)
Botón Buscar: aplica todos los filtros seleccionados y recarga la tabla mostrando solo los usuarios que coinciden. Botón Limpiar: borra todos los filtros y muestra de nuevo todos los usuarios. Los filtros se pueden combinar entre sí. Por ejemplo, se puede filtrar por Perfil “Doctor” y Estado “Activado” simultáneamente para ver solo los doctores activos. Columnas del grid:
  • Nombre, 1er Apellido, 2º Apellido
  • Nombre corto
  • DNI
  • Email
  • Perfil (Rol)
  • Centro(s) - solo en multicentro
  • Ver pacientes Centro(s) - solo en multicentro
  • Servicio(s)
  • Tipo (¿Es usuario de agenda?)
  • Citas (¿Permite citas?)
  • Estado
  • Etiquetas
Botones disponibles:
  • Nuevo - newUser()
  • Modificar - editSelectedUser()
  • Horarios - openScheduleSelectedUser() (condicional)
  • Borrar - removeSelectedUser()
  • Ver perfil - openUserProfileSelected() (solo admin)
  • Cambiar estado - changeUserStatus()
  • Subir certificado - uploadDigitalCertSelectedUser()
  • Mensaje online - changeUserOnlineMessage() (condicional)
  • Cambiar etiquetas - changeUserLabels()

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Formularios Principales

Campos principales:
  • Nombre, primer apellido, segundo apellido
  • Nombre corto
  • Email (login)
  • Contraseña
  • DNI
  • Teléfono, móvil
  • Rol/Perfil
  • Centro(s) asociados (multicentro)
  • Servicio(s) / Especialidad(es)
  • ¿Es usuario de agenda?
  • ¿Permite citas online?
  • Estado (activo/bloqueado/solicitado)
  • Etiquetas
  • Compartir agenda con (multi-selección, opcional)
Campo “Compartir agenda con”: Este campo permite indicar con qué otros usuarios del centro se desea compartir la agenda del usuario que se está editando. Es un campo de selección múltiple donde se pueden elegir uno o varios usuarios.
  • El usuario que se está editando no aparece en la lista (no tiene sentido compartir la agenda consigo mismo).
  • Los demás usuarios del centro, incluido el usuario que está realizando la edición, sí aparecen disponibles para selección.
  • Al guardar, se pueden seleccionar varios usuarios a la vez y todos se guardarán correctamente.
  • Para quitar un usuario de la lista, basta con deseleccionarlo y guardar.
  • Este campo solo es visible si el centro tiene activada la funcionalidad de agenda compartida.
Campos:
  • Nombre del rol
  • Descripción
  • ¿Es administrador? (checkbox)
  • Lista de privilegios (checkboxes agrupados por categoría)
Campos:
  • Nombre
  • Dirección, ciudad, código postal
  • Teléfono
  • Email
  • Solo facturas (sin citas)
  • Permite citas online
  • Pago anticipado online
  • Plantillas notificación (Email, SMS, WhatsApp)
  • Cuándo enviar notificaciones (siempre, solo confirmadas, nunca)
  • Almacenes asociados
  • Grupo de centros (multicentro)
  • Estado (activo/inactivo)

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Workflow 1: Crear Nuevo Usuario

1. Administrador va a Administración > Usuarios
   ↓
2. Clic en botón "Nuevo"
   ↓
3. Sistema abre diálogo con formulario de usuario
   ↓
4. Administrador completa:
   - Datos personales (nombre, email, DNI)
   - Selecciona rol/perfil
   - Selecciona servicios/especialidades
   - Configura si es usuario de agenda
   ↓
5. Clic en "Aceptar"
   ↓
6. Sistema valida datos (email único, campos obligatorios)
   ↓
7. Sistema crea usuario con estado "Solicitado"
   ↓
8. Sistema envía email al nuevo usuario con instrucciones de acceso
   ↓
9. Grid de usuarios se recarga mostrando nuevo usuario
Variantes:
  • Si email ya existe: error “Email ya registrado”
  • Si rol no seleccionado: error “Debe seleccionar un rol”
  • Usuario puede activarse directamente cambiando estado

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Workflow 2: Configurar Preferencias del Centro

1. Administrador va a Administración > Datos de cliente > Preferencias
   ↓
2. Sistema carga formulario con todas las preferencias agrupadas
   ↓
3. Administrador modifica valores:
   - Duración de sesión
   - Zona horaria
   - Idioma por defecto
   - Días máximos para crear citas
   - Recordatorios automáticos (email/SMS)
   - Plantillas por defecto
   - Configuraciones de HC
   ↓
4. Clic en "Guardar"
   ↓
5. Sistema valida y guarda en tabla hpc_customerpreferences
   ↓
6. Sistema muestra confirmación
   ↓
7. Preferencias aplicadas en toda la aplicación

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Workflow 3: Definir Prestación (Servicio)

1. Administrador va a Administración > Datos maestros > Prestaciones
   ↓
2. Clic en "Nuevo" o editar existente
   ↓
3. Formulario con campos:
   - Nombre de la prestación
   - Descripción
   - Duración (minutos)
   - Precio
   - Tipo de IVA
   - Color (para agenda)
   - Servicios asociados
   ↓
4. Clic en "Aceptar"
   ↓
5. Sistema guarda en hpc_serviceoffer
   ↓
6. Prestación disponible al crear citas

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Workflow 4: Configurar Roles y Permisos

1. Administrador va a Datos maestros > Roles/Privilegios
   ↓
2. Selecciona rol existente o crea nuevo
   ↓
3. Sistema muestra grid con todos los privilegios disponibles
   ↓
4. Administrador marca/desmarca checkboxes por categoría:
   - Ver pacientes, crear pacientes, eliminar pacientes
   - Ver agenda, gestionar citas
   - Ver facturas, crear facturas, eliminar facturas
   - Acceso a HC
   - Acceso a administración
   - etc. (50+ privilegios)
   ↓
5. Clic en "Guardar"
   ↓
6. Sistema actualiza tabla hpc_privilege
   ↓
7. Usuarios con ese rol obtienen permisos actualizados inmediatamente

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Workflow 5: Consultar Auditoría

1. Administrador va a Administración > Auditoría
   ↓
2. Sistema muestra formulario de búsqueda
   ↓
3. Administrador filtra por:
   - Rango de fechas
   - Usuario que hizo el cambio
   - Entidad (paciente, cita, factura, etc.)
   - ID de entidad específica
   ↓
4. Clic en "Buscar"
   ↓
5. Sistema consulta tabla hpc_audit
   ↓
6. Muestra grid con:
   - Fecha/hora del cambio
   - Usuario
   - Acción (CREATE, UPDATE, DELETE)
   - Entidad afectada
   ↓
7. Doble clic en una fila para ver el detalle del cambio
   ↓
8. Se abre un carrusel con la tarjeta del cambio seleccionado en
   el centro, y las tarjetas del cambio anterior y siguiente a los
   lados. Se puede navegar haciendo clic en las tarjetas laterales.

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Detalle de auditoría: carrusel de cambios

Al hacer doble clic en un registro de auditoría, se abre un diálogo con un carrusel de tarjetas que muestra el historial de cambios de esa entidad concreta. Cabecera de cada tarjeta:
  • Tipo de acción (Cita creada, Cita actualizada, etc.)
  • Fecha y hora del cambio
  • Usuario que realizó el cambio
  • Tipo de entidad (Cita, Paciente, Factura, etc.)
  • Identificador de correlación con logs (thread ID), útil para soporte técnico
Cuerpo de cada tarjeta — campos con valores legibles:
  • Los IDs de entidades relacionadas se muestran con su nombre entre paréntesis. Por ejemplo, en vez de solo 100000005, se muestra 100000005 (Centro Clínico).
  • Los campos booleanos (sí/no) se muestran de forma legible: 0 (No), 1 (Sí).
  • Los estados de cita se muestran con su nombre: 1 (programada), 4 (cancelada), etc.
Comparación de cambios:
  • Los campos que han cambiado respecto al registro anterior aparecen resaltados en color naranja, facilitando identificar de un vistazo qué se modificó.
  • Los campos se muestran siempre en el mismo orden y con los mismos campos visibles, incluso si un campo no tiene valor, para facilitar la comparación visual lado a lado.
Servicios de la cita:
  • En el caso de citas, el registro de auditoría incluye un campo “Servicios” que muestra un resumen de las prestaciones asociadas a la cita (nombre, cantidad, precio unitario y total).
  • Si se modifica el precio o se añade/quita un servicio de la cita, el campo “Servicios” aparecerá en naranja indicando el cambio.
  • La auditoría se genera tanto al crear/modificar la cita como al editar o eliminar prestaciones individuales desde el detalle de la cita.

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Con todos los módulos

  • Usuarios definidos aquí se usan en todo el sistema
  • Preferencias afectan comportamiento global
  • Prestaciones se usan en Agenda y Facturación
  • Roles/Permisos controlan acceso a todas las funcionalidades

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Con Pacientes

  • Configuración de campos obligatorios
  • Etiquetas de pacientes
  • Consentimientos informados

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Con Agenda

  • Prestaciones disponibles para citas
  • Horarios de usuarios
  • Centros y recursos
Detalle de slots en el calendario de usuario: Al hacer clic en un slot del calendario de horarios de un usuario, el dialogo de acciones muestra informacion detallada del slot:
  • Dia de la semana (ej: Martes)
  • Hora de inicio y fin (ej: 16:30 - 22:30)
  • Duracion entre parentesis (ej: 6h, 2h 30min)

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Con Facturación

  • Pagadores configurados
  • Tipos de IVA
  • Series de factura
  • Descuentos

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Con Historia Clínica

  • Tipos de documentos
  • Plantillas de informes
  • Catálogos médicos
  • Permisos de acceso a HC
  • Permisos de adjuntos: Desde Administración → Historia Clínica → Permisos de acceso, cada perfil de permisos ahora tiene una columna “Adjuntos” que controla si quien accede con ese perfil puede ver los archivos adjuntos de cada tipo de documento (ninguno / ver / crear-modificar). Los selectores de permisos se muestran como botones tipo toggle-pill con código de colores: rojo (ninguno), azul (ver), verde (crear/modificar).
  • Perfil de acceso por defecto para el portal del paciente: Se puede seleccionar qué perfil de permisos se asigna automáticamente a los nuevos pacientes del portal. Si no existe ningún perfil, el sistema crea uno llamado “Paciente” con acceso de solo lectura a todos los tipos de documento.

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Regla 1: Roles Predeterminados

  • Descripción: Al crear un nuevo centro, se generan 3 roles automáticamente
  • Roles: Administrador (todos los permisos), Doctor, Administrativo
  • Cuándo aplica: Role::createDefaultRoles()
  • Efecto: Nuevos usuarios pueden asignarse inmediatamente a un rol

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Regla 2: Rol Administrador

  • Descripción: Rol con isadmin=1 tiene todos los privilegios automáticamente
  • Cuándo aplica: Al verificar permisos
  • Efecto: No necesita privilegios individuales asignados

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Regla 3: Email Único

  • Descripción: No pueden existir dos usuarios con el mismo email en un customer
  • Validación: Al crear/editar usuario
  • Efecto: Email se usa como identificador de login

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Regla 4: Preferencias en Cascada

  • Descripción: Preferencias pueden definirse a nivel Customer (centro) o User (usuario)
  • Prioridad: User override Customer
  • Efecto: Personalización por usuario

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Regla 5: Soft Delete en Roles

  • Descripción: No se puede borrar un rol con usuarios asignados
  • Validación: Role::isValidToDelete()
  • Efecto: Primero hay que reasignar usuarios a otro rol

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Regla 6: Auditoría Automática

  • Descripción: Cambios en entidades sensibles se registran automáticamente
  • Entidades auditadas: Patient, User, Invoice, Appointment, etc.
  • Detalle de citas: La auditoría de citas incluye un resumen de las prestaciones asociadas, permitiendo detectar cambios de precio o de servicios
  • Efecto: Trazabilidad completa con detalle de servicios

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Regla 7: Privilegios Cacheados

  • Descripción: Permisos se cachean en sesión y Registry para rendimiento
  • Invalidación: Al cambiar rol de usuario o modificar privilegios del rol
  • Efecto: Verificación rápida de permisos

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Regla 8: Multitenancy Estricto

  • Descripción: Todos los datos maestros pertenecen a un customer_id
  • Aislamiento: Un centro no puede ver datos de otro
  • Excepción: MasterAdmin puede acceder a todos

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Mensajes de Éxito

  • “Usuario creado correctamente. Se ha enviado email con instrucciones de acceso”
  • “Preferencias guardadas correctamente”
  • “Rol actualizado correctamente”
  • “El privilegio se ha cambiado correctamente”
  • “Centro creado correctamente”

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Mensajes de Error

  • “El nombre no puede estar vacío” - Falta campo obligatorio
  • “Email ya registrado” - Email duplicado
  • “Debe seleccionar al menos un usuario” - Grid sin selección
  • “Sólo es posible modificar un usuario” - Múltiple selección donde se espera uno
  • “No es posible borrar el Rol porque hay usuarios asignados” - Rol en uso
  • “Customer id is null” - Error de sistema, falta contexto

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Mensajes de Confirmación

  • “¿Está seguro que desea borrar este usuario?” - Antes de eliminar usuario
  • “¿Está seguro que desea eliminar el centro seleccionado?” - Antes de eliminar centro
  • “¿Está seguro que desea eliminar la sucursal seleccionada?” - Antes de eliminar sucursal

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Preguntas Frecuentes

Q: ¿Cómo recupero el acceso si olvido la contraseña de administrador? A: Use la función “¿Olvidó su contraseña?” en login, o contacte con soporte Nubidoc para reseteo manual. Q: ¿Puedo tener varios administradores? A: Sí, puede crear múltiples usuarios con rol Administrador. Q: ¿Cuál es la diferencia entre Prestaciones y Facturables? A: Prestaciones son servicios con duración (para agendar citas). Facturables son productos/servicios solo para facturas. Q: ¿Se puede recuperar un usuario borrado? A: Los usuarios se eliminan con soft delete (deleted=1), el equipo técnico podría recuperarlo de base de datos. Q: ¿Qué es un privilegio? A: Permiso granular para realizar una acción específica (ej: crear pacientes, eliminar facturas, acceso a HC). Q: ¿Cómo sé qué privilegios necesita un rol? A: Los roles predeterminados (Doctor, Administrativo) tienen conjuntos estándar. Puede copiarlos y ajustar según necesidad. Q: ¿Las preferencias afectan a todos los usuarios? A: Preferencias a nivel Customer sí. Pero hay preferencias de User que son individuales. Q: ¿Puedo personalizar el logo del centro? A: Sí, en Datos de cliente > Logotipo. Aparecerá en facturas, emails y portal de paciente. Q: ¿Qué son las plantillas de notificación? A: Plantillas HTML/texto para emails/SMS automáticos (recordatorios, confirmaciones, etc.). Q: ¿Puedo ocultar una plantilla de envío sin borrarla? A: Sí. En Administración > Datos maestros > Plantillas envíos puede dejar una plantilla como inactiva. El listado muestra por defecto las activas y permite buscar por nombre o cabecera, además de filtrar entre activas, inactivas o ambas. Q: Al editar una plantilla de notificación, los caracteres con tilde se ven mal (ej: “dirección”). ¿Por qué? A: Esto ocurría con plantillas importadas del sistema externo de WhatsApp (Gupshup). El sistema ahora detecta automáticamente la codificación de cada plantilla y la muestra correctamente, tanto si fue creada en Nubidoc como si fue importada de un servicio externo. Si persiste el problema, contacte con soporte. Q: ¿Cómo activo el módulo de Inventario? A: Si está disponible para su plan, vaya a Administración > Módulos y actívelo. Q: ¿Qué es la auditoría del sistema? A: Registro de todos los cambios en datos importantes: quién cambió qué y cuándo. Al hacer doble clic en un registro se abre un carrusel que muestra el detalle de cada cambio, con los valores legibles (nombres en vez de IDs) y los campos modificados resaltados en naranja. Q: ¿Se auditan los cambios en las prestaciones (servicios) de una cita? A: Sí, el registro de auditoría de cada cita incluye un campo “Servicios” con el resumen de prestaciones, precios y totales. Si se modifica un precio o se añade/elimina un servicio, el campo aparece resaltado en naranja en el detalle de auditoría. Q: ¿Qué es el “thread ID” que aparece en el detalle de auditoría? A: Es un identificador técnico que permite al equipo de soporte correlacionar el registro de auditoría con los logs del servidor. Es útil solo para diagnóstico técnico. Q: ¿Puedo tener varios centros (sucursales)? A: Sí, en Datos maestros > Centros. Luego asigne usuarios a cada centro. Q: ¿Qué diferencia hay entre Centro y Multicentros? A: Multicentros agrupa varios centros para gestión unificada. Centros son las ubicaciones físicas. Q: ¿Cómo configuro los medios de pago online (TPV)? A: Datos de cliente > Medios de cobro > configure Redsys/PayPal/Stripe con sus credenciales. Q: ¿Se pueden asignar colores predeterminados a las prestaciones? A: Sí, cuando se crea el “maestro” de prestaciones en Administración → Datos maestros → Prestaciones, se puede elegir un color específico para cada prestación. Luego, cuando se crea una cita con esa prestación, en el calendario es posible configurar la vista para que muestre las citas con el color de fondo correspondiente a su prestación, facilitando la identificación visual rápida del tipo de servicio. Q: ¿Se pueden importar prestaciones masivamente desde Excel? A: Sí, existe un proceso de importación en Administración que permite importar prestaciones/facturables desde un archivo Excel, incluyendo sus precios. Esto es especialmente útil para centros que tienen muchas prestaciones (más de 200). Actualmente no existe una agrupación por categorías para las prestaciones, pero se está trabajando en soluciones para subdividirlas y mejorar la búsqueda. Q: ¿Qué son las “Etiquetas de Facturas” y para qué sirven? A: Al igual que existen etiquetas para agrupar pacientes, también se pueden crear etiquetas para facturas. Esto ayuda en la organización y búsqueda de facturas. Algunos ejemplos de uso:
  • Etiqueta “Revisar” para facturas que requieren validación
  • Etiqueta “Importante” para facturas de gran importe
  • Etiqueta “Contabilizado” para marcar las ya enviadas a contabilidad
  • Etiqueta “Pendiente documentación” para las que faltan documentos Una vez asignadas las etiquetas, se pueden filtrar facturas por etiqueta en las búsquedas, facilitando mucho la gestión.
Q: ¿Qué diferencia hay entre “Centro” y “Centro de Coste”? A: Esta es una distinción importante en Nubidoc: Centro (completo):
  • Es una unidad física donde se realizan las citas y se atienden pacientes
  • Puede actuar como una empresa independiente con su propio CIF
  • Tiene configuración de facturación (series, datos fiscales)
  • Tiene configuración de envío de notificaciones (SMTP, SMS)
  • Aparece en el calendario y en las citas como ubicación
  • Los usuarios se asignan a centros para poder trabajar en ellos
Centro de Coste:
  • Es únicamente una entidad de facturación/contabilidad, NO una ubicación física
  • NO aparece en las opciones para crear citas
  • Se usa solo para separar contabilidad o facturación
  • Permite tener diferentes series de facturas sin duplicar la configuración del centro
Ejemplo práctico: Una clínica física con quirófano y consultas externas podría tener:
  • 1 Centro (la ubicación física donde se atienden pacientes)
  • 2 Centros de Coste: “Cirugía” y “Medicina Estética” para separar la facturación/contabilidad
Q: ¿Se pueden asignar diferentes series de facturación a cada centro? A: Sí, en los datos del centro se puede asociar el número de serie “por defecto” que se asigna automáticamente cuando se crea una factura en estado “borrador” para ese centro. Mientras la factura no se emita (permanezca en borrador), se puede cambiar manualmente a otro número de serie si es necesario. Esto permite flexibilidad en la gestión de series por centro, departamento o tipo de servicio. Q: ¿Cómo se estructura un centro con múltiples empresas y centros de coste? A: La estructura puede ser compleja según las necesidades del negocio. Nubidoc es flexible pero requiere planificación cuidadosa. Aspectos importantes a definir:
  • Centros físicos: Dónde se atienden los pacientes
  • Empresas/CIFs: Entidades jurídicas que facturan
  • Centros de coste: Divisiones contables o departamentales
  • Series de facturación: Para cada combinación empresa/centro de coste
  • Asignación de usuarios: Qué usuarios trabajan en qué centros
  • Asignación de pacientes: Cómo se deciden las citas a qué centro
Nota: Para estructuras complejas con múltiples empresas y centros de coste, es recomendable consultar con el equipo de soporte para diseñar la mejor configuración según los requisitos específicos del negocio. Q: ¿Para qué sirven las “Etiquetas de Usuario”? A: Las etiquetas de usuario permiten categorizar y agrupar usuarios en centros que tienen muchos profesionales. Actualmente la funcionalidad es básica:
  • Aparecen en el listado de usuarios para identificación rápida
  • Permiten filtrar usuarios por etiqueta
  • Ejemplos: “Fisioterapeutas”, “Cirujanos”, “Personal administrativo”, “Practicantes” Si se necesita utilizarlas para informes específicos o funcionalidades adicionales, se puede consultar con soporte para ampliar su uso.
Q: ¿Qué son los “Horarios” de usuario y para qué sirven? A: Los horarios definen las franjas de disponibilidad de los profesionales. Sus usos principales:
  • En el calendario: Las horas fuera del horario laboral se muestran en color gris, indicando que el profesional no está disponible
  • Cita online: Es fundamental para determinar los huecos en los que el profesional está “libre” y se pueden ofrecer para reservar citas a través del portal de pacientes
  • Planificación: Ayuda a organizar la ocupación y evitar citas fuera del horario laboral Sin horarios configurados, el calendario muestra todas las horas como disponibles, lo cual puede generar confusión.
Q: ¿Cómo funcionan los Roles y Privilegios del sistema? A: El sistema de permisos en Nubidoc es muy granular: Roles (perfiles):
  • Son agrupaciones de privilegios predefinidas
  • Ejemplos: Administrador, Doctor, Administrativo, Recepcionista
  • Se pueden crear roles personalizados según necesidad
  • Los roles son flexibles y se pueden copiar para crear variaciones
Privilegios:
  • Son permisos individuales muy específicos
  • Ejemplos: “Ver pacientes”, “Crear facturas”, “Eliminar citas”, “Acceso a historia clínica”
  • Los privilegios marcan exactamente qué puede o no puede hacer un usuario
  • Se asignan a roles, no directamente a usuarios
Funcionamiento:
  1. Se crea un Rol (ej: “Médico Especialista”)
  2. Se le asignan los privilegios necesarios a ese rol
  3. Se asigna el rol a los usuarios correspondientes
  4. Los usuarios heredan automáticamente todos los privilegios de su rol
Restricciones adicionales por paciente: Además de los privilegios generales, existe un nivel adicional de restricción: se puede configurar para que un profesional solo pueda ver los pacientes que:
  • Tiene asignados específicamente, O
  • Con los que tiene o ha tenido alguna cita
Esto es muy usado en clínicas de psicología y logopedia para garantizar privacidad entre profesionales. Q: ¿Qué es “Ver pacientes de centros” en la configuración de usuario? A: En instalaciones multi-centro, cada usuario trabaja en uno o más centros y por defecto solo puede ver pacientes asignados a esos centros. La configuración “Ver pacientes de centros” permite ampliar la visibilidad: un usuario puede ver también los pacientes de centros adicionales sin necesidad de estar asignado a ellos como profesional. Esto es útil, por ejemplo, para un recepcionista que trabaja en el Centro A pero necesita buscar pacientes del Centro B para coordinar derivaciones. La configuración se encuentra en Administración > Usuarios > Modificar usuario, en el campo “Ver pacientes de Centros”. Los pacientes de los centros seleccionados aparecerán tanto en el listado de pacientes como en las búsquedas rápidas por nombre. Q: ¿Qué son los “Recursos” y para qué se utilizan? A: Los recursos representan elementos físicos del centro que se asignan a las citas. Ejemplos comunes:
  • Salas/Boxes: “Consulta 1”, “Consulta 2”, “Box A”
  • Quirófanos: “Quirófano Principal”, “Quirófano Menor”
  • Equipamiento (en fisioterapia): “Camilla 1”, “Máquina láser”, “Ultrasonidos”
  • Otros: “Sala de rayos X”, “Ecógrafo”
Uso en citas: Cuando se crea una cita, se puede asignar un recurso específico (por ejemplo, “Consulta 2”). Esto permite:
  • Ver en el calendario qué sala está ocupada y cuándo
  • Evitar asignar dos pacientes a la misma sala en el mismo horario
  • Planificar mejor el uso de equipamiento costoso
  • Controlar la ocupación de espacios físicos
Visualización: En la vista de “Planificador” del calendario, los recursos pueden mostrarse como filas adicionales, permitiendo ver de un vistazo qué salas/equipos están libres u ocupados en cada momento.

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Privilegios Principales

PrivilegioPermite

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Niveles de Acceso

Administrador (isadmin=1):
  • Acceso completo a todo el módulo
  • Puede crear usuarios, roles, configurar sistema
  • Puede ver y modificar cualquier dato maestro
Doctor:
  • Acceso limitado a consulta
  • Puede ver algunos datos maestros (prestaciones, centros)
  • No puede modificar configuración
Administrativo:
  • Acceso a gestión de citas y facturación
  • Puede ver datos maestros necesarios
  • No accede a administración

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Restricciones

  • Solo MasterAdmin puede cambiar customer_id de entidades
  • Solo Administrador puede acceder a Preferencias del cliente
  • Roles con usuarios asignados no se pueden eliminar
  • No se puede cambiar el email de un usuario a uno ya existente
  • Certificados digitales solo visibles por usuario propietario

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Preferencias Clave del Sistema

Sesión:
  • sessionduration - Duración de sesión en minutos (default 60)
  • sessiontimeout.timeout_minutes - Timeout por inactividad en el cliente (default 30 minutos). Tras este tiempo sin actividad, se muestra un aviso y se cierra la sesión automáticamente
  • changepwddays - Días para forzar cambio de contraseña
  • “Finalizar sesión si usuario inactivo” - Preferencia de usuario (en Perfil > Preferencias). Si se selecciona “No”, la sesión no se cerrará automáticamente por inactividad. El sistema mantiene la sesión activa mediante un ping periódico al servidor cada 6 minutos. Al iniciar sesión con esta opción, se muestra un aviso recordando al usuario que debe cerrar la sesión manualmente. La barra superior del usuario cambia visualmente para indicar que la sesión no expirará
Notificaciones:
  • sendapposms - Enviar SMS recordatorio citas (0/1)
  • sendappoemail - Enviar email recordatorio citas (0/1)
  • sendappowhatsapp - Enviar WhatsApp recordatorio (0/1)
  • sendreminddaybefore - Días antes para enviar recordatorio
  • remindertemplatedefaultappo - Plantilla por defecto para citas
  • sendbirthdayemail - Enviar felicitación cumpleaños (0/1)
Agenda:
  • maxdaysappos - Días máximos adelante para crear citas
  • calendardefaultview - Vista por defecto calendario (month/agendaWeek/agendaDay)
  • showeventsoncalendar - Mostrar eventos en calendario (0/1)
  • autoendappos - Finalizar citas automáticamente al crear factura (0/1)
Historia Clínica:
  • hc_allowencrypteddocs - Permitir documentos encriptados (0/1)
  • checklopd - Obligar aceptar LOPD al crear paciente (0/1)
  • checkpatientimage - Solicitar foto de paciente (0/1)
Facturación:
  • invoiceshowconceptdate - Mostrar fecha en concepto factura (0/1)
  • invoicefoottext - Pie de página en facturas
  • invoicecurrencysymbol - Símbolo moneda (€, $, etc.)
  • allowupdateinvoicecenteronpatientchange - Actualizar automáticamente el centro de la factura al cambiar el paciente (0/1, por defecto 1). Desactivar para centros que primero eligen el centro y luego buscan el paciente.
  • “Ordenar facturas por” - Preferencia de usuario (en Perfil > Preferencias > Facturación). Permite elegir la columna por defecto de ordenación del listado de facturas: Fecha, Nº Fra., Serie, Cif, Cliente o Estado
  • “Sentido” - Preferencia de usuario (en Perfil > Preferencias > Facturación). Ascendente o Descendente. Por defecto: Fecha Descendente

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Descripción

La sección de Notificaciones permite consultar el histórico completo de comunicaciones enviadas desde el sistema: emails, SMS, WhatsApp y alertas internas. Es útil para verificar qué mensajes se han enviado a los pacientes, comprobar su estado (pendiente, enviado, error) y revisar su contenido.

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Acceso

Desde el menú lateral: Administración → sección Notificaciones.

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Buscar notificaciones

La pantalla ofrece un formulario de filtros en la parte superior:
  • Tipo: Filtrar por tipo de notificación (email, SMS, WhatsApp, etc.)
  • Estado: Pendiente, Enviado, Error, etc.
  • Paciente: Buscar por nombre de paciente
  • Nº HC: Número de historia clínica
  • Cita ID: Identificador de la cita asociada
  • Creado por: Profesional que generó la notificación
  • Creada entre Fecha / y fecha: Rango de fechas de creación
  • Programada entre Fecha / y fecha: Rango de fechas de envío programado
  • Campaña: Filtrar por campaña de marketing
Tras rellenar los filtros deseados, pulse Buscar para obtener los resultados.

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Columnas del listado

El listado muestra las columnas: Fecha creación, Fecha envío, De, Para, Encabezado, Mensaje, Tipo, Estado, Paciente, Campaña, Creado por, Adjuntos, Reintentos y Fecha programada. La columna Reintentos muestra el número de reintentos automáticos en formato X/3 con un código de colores: verde (sin reintentos), naranja (1-2 reintentos) y rojo (máximo alcanzado). La tabla se ajusta automáticamente al alto disponible de la ventana.

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Ver detalle de una notificación

Haga doble clic en una fila del listado, o selecciónela y pulse el botón Acciones, para ver todos los detalles: tipo, fechas, estado, paciente, creador, ficheros adjuntos y las acciones disponibles (reenviar, cancelar, etc.). En notificaciones de WhatsApp, el estado puede ir cambiando a medida que el proveedor confirma el envío real. Por ejemplo, una misma notificación puede pasar de pendiente a enviada, entregada o leída sin que usted tenga que hacer nada manualmente. Si el proveedor devuelve un rechazo o un fallo, el histórico conserva ese error para que soporte o administración puedan revisarlo.

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Ver una notificación en el navegador

Seleccione una única notificación en el listado y pulse el botón Ver. Se abrirá una nueva pestaña del navegador mostrando la notificación con su formato original completo: para emails se verá el contenido tal como fue enviado (con imágenes, formato, estilos, etc.), y para SMS/WhatsApp se mostrará el texto del mensaje. Desde esa pestaña puede imprimir directamente con Ctrl+P (o Cmd+P en Mac) para obtener una copia impresa fiel al contenido original.

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Imprimir una notificación como PDF

Seleccione una única notificación en el listado y pulse el botón Imprimir. Aparecerá una ventana con la opción:
  • Incluir metadatos (checkbox): Si se activa, el PDF incluirá la cabecera con el logo del centro, y todos los datos adicionales (tipo, todas las fechas, estado, paciente, creado por, CCO, etc.). Si no se activa, el PDF tendrá un formato simplificado mostrando solo el emisor, destinatario, fecha de envío y el contenido del mensaje como texto plano.
Pulse Imprimir para generar el PDF, que se abrirá en una nueva ventana del navegador.
Nota: Para emails con formato visual complejo (newsletters, emails con imágenes y diseño), se recomienda usar el botón Ver y luego imprimir desde el navegador con Ctrl+P, ya que el PDF muestra el contenido como texto plano.

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Exportar notificaciones a Excel

Pulse el botón Exportar a excel en la barra inferior del listado. Se generará y descargará un archivo Excel (notificaciones.xlsx) con todas las notificaciones que coinciden con los filtros aplicados. Las columnas exportadas son: Fecha creación, Fecha envío, De, Para, Encabezado, Tipo, Estado, Paciente, Campaña, Creado por, Reintentos y Fecha programada.
Consejo: Aplique los filtros deseados (tipo, estado, fechas, paciente, campaña, etc.) antes de exportar para obtener solo las notificaciones que le interesan.

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Avisos automáticos de saldo de bonos SMS y WhatsApp

Cuando el centro utiliza bonos de SMS o WhatsApp, el sistema controla automáticamente las unidades restantes del bono asociado.

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Qué avisos envía

El sistema envía un correo automático cuando el bono cruza cualquiera de estos umbrales:
  • 100 unidades restantes
  • 50 unidades restantes
  • 10 unidades restantes
  • 0 unidades restantes (bono agotado)

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A quién se envían

Los avisos se envían al email configurado en el centro. Si el centro no tiene un email operativo definido, el sistema usa como respaldo el email del cliente. Estos avisos ya no se envían a soporte como comportamiento normal del producto.

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Comportamiento cuando el bono se agota

Cuando el bono llega a 0:
  • el sistema marca el bono como agotado
  • envía un aviso final de agotado
  • y evita reenviar ese mismo aviso final continuamente en intentos posteriores

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Trazabilidad en el histórico

Los envíos de SMS y WhatsApp que consumen bono quedan registrados en el histórico de notificaciones con referencia interna al bono o módulo consumido. Esto facilita auditoría, soporte e investigación de incidencias.

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Descripción

Los dispositivos de firma permiten que el centro registre tablets o dispositivos dedicados para que los pacientes firmen documentos de forma presencial. En lugar de firmar en el ordenador del profesional, el profesional envía el documento a firmar directamente a una tablet y el paciente firma cómodamente en ella.

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Acceso

Administración → Datos maestros → Dispositivos firma

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Crear un dispositivo

  1. Haga clic en el botón “Nuevo dispositivo”
  2. Rellene el nombre del dispositivo (ej: “Tablet Consulta 1”) y opcionalmente una descripción
  3. Elija un icono y un color para identificarlo visualmente en la selección de firma
  4. Pulse “Guardar”
  5. El sistema genera automáticamente un código de acceso único para el dispositivo

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Personalización visual del dispositivo

  • Cada dispositivo puede tener su propio icono y color
  • Esa personalización se muestra tanto en el listado de Administración como en el diálogo donde el profesional elige a qué dispositivo enviar la firma
  • Si un dispositivo antiguo no tiene personalización guardada, el sistema usa automáticamente el icono tablet y el color verde

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Configurar la tablet

  1. En la tarjeta del dispositivo creado, pulse el botón “QR”
  2. Aparecerá un código QR que puede escanear con la cámara de la tablet
  3. La tablet abrirá la página de inicio de sesión del dispositivo y quedará lista para recibir firmas
  4. Alternativamente, puede introducir el código de acceso manualmente en la tablet

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Firmar un documento en el dispositivo

  1. En la ficha del paciente, abra la pestaña de Archivos y localice el documento con firma pendiente
  2. Pulse el botón de firmar del documento
  3. Si hay dispositivos activos configurados, aparecerá un diálogo donde elegir:
    • Firmar aquí: Firma directamente en pantalla (comportamiento habitual). La tarjeta muestra un borde superior azul, al igual que las tarjetas de dispositivos muestran su color configurado
    • Enviar a un dispositivo: Seleccione la tablet de destino. Cada tarjeta muestra el icono y color configurados para identificar rápidamente el dispositivo correcto
  4. Si elige enviar a dispositivo, la solicitud de firma aparecerá automáticamente en la pantalla de la tablet
  5. El paciente firma en la tablet: revisa el documento PDF (puede hacer zoom), dibuja su firma y, si procede, introduce el código de verificación recibido por SMS o email
  6. Una vez firmado, el documento se actualiza automáticamente en el sistema

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Gestión de solicitudes en la tablet

  • La tablet muestra la última solicitud de firma como tarjeta principal
  • Si hay más de una firma pendiente, aparece un botón “Ver otras firmas pendientes” para desplegarlas
  • Cada tarjeta tiene un icono de papelera para descartar una solicitud enviada por error (no afecta a la firma real del documento)
  • Las solicitudes expiran automáticamente tras 30 minutos

​
Editar o eliminar un dispositivo

  • Pulse el botón de editar (lápiz) en la tarjeta del dispositivo para cambiar nombre, descripción, icono o color
  • Pulse el botón de eliminar (papelera) para desactivar un dispositivo

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Donde se usa

En la edicion de usuario (Administracion -> Usuarios -> Modificar), dentro del bloque de datos del usuario que incluye el mapa de area de trabajo.

​
Comportamiento actual para el usuario

  • Si el navegador permite geolocalizacion, el mapa se centra automaticamente en la posicion actual.
  • Si el navegador bloquea geolocalizacion o el servicio falla, no aparece popup bloqueante.
  • El sistema mantiene el mapa operativo con centro por defecto y registra el aviso en consola del navegador para soporte tecnico.

​
Recomendacion operativa

Si necesita centrar el mapa en su ubicacion real, permita geolocalizacion para el sitio en su navegador y recargue la vista.

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Descripción

Las API Keys permiten que sistemas externos (bots de WhatsApp, plataformas de automatización como Make o n8n, widgets web, etc.) se conecten con Nubidoc para consultar disponibilidad, crear citas o gestionar pacientes de forma automatizada.

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Acceso

Esta funcionalidad solo es visible para administradores del sistema (nivel Nubidoc, no de centro).

​
Permisos (Scopes)

Al crear una API Key, se pueden seleccionar qué operaciones puede realizar:
PermisoQué permite
CatálogoConsultar centros, servicios, profesionales y prestaciones
DisponibilidadConsultar horarios disponibles
Pacientes (lectura)Buscar pacientes existentes
Pacientes (escritura)Crear nuevos pacientes
Citas (lectura)Consultar datos de una cita
Citas (escritura)Crear, cancelar y reprogramar citas
Acceso totalTodos los permisos anteriores
Comportamiento por defecto: Si no se selecciona ningún permiso, la API Key tiene acceso total (para compatibilidad con keys existentes).

​
Crear una API Key

  1. Ir a la sección de API Keys en administración del sistema
  2. Pulsar “Crear API Key”
  3. Seleccionar el cliente (centro)
  4. Introducir un nombre descriptivo (ej: “Bot WhatsApp”, “Widget web”)
  5. Opcionalmente añadir descripción y fecha de expiración
  6. Seleccionar los permisos deseados mediante las casillas de verificación
  7. Pulsar “Crear”
La API Key generada se muestra una única vez. Es responsabilidad del administrador copiarla y almacenarla de forma segura.

​
Visualización de permisos

En la tabla de API Keys, la columna “Permisos” muestra:
  • “Total” (badge azul): La key tiene acceso a todos los endpoints
  • Badges individuales: Muestra cada scope asignado (ej: “catalog”, “availability”, “appts:w”)

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Descripcion

Para el equipo de soporte Nubidoc existe una API interna de solo lectura que resume el arranque de cada cliente:
  • fecha de alta
  • plan y modulos activos
  • primeros logins
  • uso inicial (pacientes, citas, facturas, presupuestos, bonos, documentos y comunicaciones)
  • estado sugerido de onboarding
No es una herramienta pensada para administradores de centro ni para uso clinico diario. Su objetivo es priorizar seguimiento comercial y soporte de implantacion desde Administracion de Sistema y herramientas internas conectadas por agente.

​
Privacidad

Esta vista de seguimiento no expone:
  • telefonos
  • emails
  • destinatarios de notificaciones
  • contenido de mensajes o documentos
El sistema solo trabaja con metricas agregadas por cliente.

​
Estado sugerido

La clasificacion de onboarding usa cuatro etiquetas:
  • Alta sin adopcion: no hay login ni uso inicial
  • Arrancado: hay senales suficientes de uso y configuracion
  • Arrancado con riesgo: ya hay actividad, pero todavia es debil o parcial
  • Atascado: el cliente lleva dias dado de alta y sigue con muy poco avance o actividad detenida
Estas etiquetas ayudan a ordenar prioridades. No sustituyen la revision humana del caso.

​
Descripcion

Los webhooks permiten que Nubidoc notifique automaticamente a sistemas externos cuando ocurren eventos relevantes: creacion o modificacion de pacientes, citas y facturas. Cuando se produce un evento, el sistema envia un mensaje HTTP (POST) con los datos del evento al endpoint (URL) configurado.

​
Acceso

Existen dos vias de acceso segun el perfil del usuario:
  • Superusuarios Nubidoc: Gestion global desde Administracion de Sistema > Integraciones. Permite ver y gestionar webhooks de todos los clientes.
  • Administradores del centro: Si el modulo esta habilitado para el centro, desde Administracion > Datos maestros > Integraciones. Solo permite ver y gestionar los webhooks del propio centro.

​
Como funciona

  1. El administrador (o superusuario) configura uno o mas webhooks desde la pantalla de Integraciones.
  2. Cuando un profesional crea o modifica un paciente, una cita o una factura, el sistema detecta automaticamente si hay webhooks suscritos a ese evento.
  3. Si los hay, se encola una entrega y se envia al endpoint configurado en segundo plano, sin que el profesional perciba ningun retardo.
  4. Si el envio falla, el sistema reintenta automaticamente hasta 3 veces con intervalos crecientes (5 y 10 minutos).
  5. Si tras los 3 intentos sigue fallando, se marca como error permanente y se notifica al equipo de soporte.

​
Datos enviados

El mensaje enviado al endpoint externo incluye:
  • Tipo de evento (create, update)
  • Entidad (patient, appointment, invoice)
  • Datos de la entidad (nombre, email, telefono, fecha, importe, etc.)
  • Marca temporal del evento

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Requisitos

  • El endpoint externo debe aceptar peticiones HTTP POST con contenido JSON.
  • La URL debe ser accesible desde el servidor de Nubidoc.
  • Se soporta autenticacion por Bearer Token, Basic Auth o API Key.

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Preguntas frecuentes

¿Cuanto tarda en enviarse un webhook? Normalmente se envia en menos de 1 segundo tras la operacion que lo disparo. ¿Que pasa si mi servidor esta caido temporalmente? El sistema reintenta automaticamente hasta 3 veces. Si su servidor se recupera en los primeros 10 minutos, no se perdera el evento. ¿Puedo ver el historial de envios? Los envios quedan registrados en la base de datos (tabla hpc_webhook_delivery) con fecha, codigo de respuesta y mensaje de error si lo hubo.

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Gestion de integraciones desde Datos Maestros (administradores del centro)

Los centros que tienen habilitado el modulo de integraciones disponen de un acceso directo en Administracion > Datos maestros > Integraciones (icono de enchufe). Al pulsar se abre una pantalla que permite:
  • Ver todas las integraciones configuradas del centro, con su estado (activa, deshabilitada, con errores), entidad, eventos y fecha de ultima ejecucion
  • Crear nuevas integraciones: seleccionar entidad (Paciente, Cita o Factura), eventos a notificar (creacion, modificacion, eliminacion), URL del endpoint y tipo de autenticacion
  • Editar integraciones existentes
  • Habilitar/Deshabilitar integraciones temporalmente
  • Eliminar integraciones que ya no se necesiten
La funcionalidad es identica a la del panel de System Admin, pero el administrador del centro solo ve y gestiona las integraciones de su propio centro.

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Descripcion

Si su centro utiliza Calendly para que los pacientes reserven citas, puede configurar la conexion desde el propio panel de administracion. Esto permite que las citas creadas en Calendly aparezcan automaticamente en el calendario del profesional dentro de Nubidoc.

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Requisito previo

La integracion con Calendly debe estar activada. Para ello, vaya a Administracion > Preferencias Generales > Otras y active la opcion “Permitir Calendly”.

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Acceso

Administracion > Datos de cliente > Calendly Una vez activada la preferencia, aparecera una nueva tarjeta “Calendly” con icono de calendario en la pantalla de Datos de cliente.

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Campos de configuracion

  • API Token: El token de acceso personal (Personal Access Token) de su cuenta de Calendly. Es la credencial que permite a Nubidoc leer sus citas de Calendly. El campo muestra el token oculto por seguridad; pulse el icono del ojo para verlo.
  • Organizacion: Se detecta automaticamente al guardar el token. El sistema consulta a Calendly con su token y obtiene la organizacion asociada. Este campo se muestra solo como informacion y no es editable.

​
Como obtener las credenciales

  1. Inicie sesion en su cuenta de Calendly.
  2. Vaya a Integraciones > API & Webhooks.
  3. Genere un nuevo “Personal Access Token”. Al crearlo, asegurese de que el token tenga los siguientes permisos (scopes):
    • scheduled_events:read — Leer las citas programadas.
    • organizations:read — Leer datos de la organizacion (necesario para detectar la organizacion automaticamente).
    • users:read — Leer los usuarios de la organizacion (necesario para el desplegable de asignacion de profesionales).
    • webhooks:read — Leer las suscripciones de webhooks existentes.
    • webhooks:write — Crear y gestionar suscripciones de webhooks (necesario para la sincronizacion en tiempo real).
  4. Copie el token generado en el campo “API Token” de Nubidoc.
  5. Pulse “Guardar”. La organizacion se detectara automaticamente.

​
Asignar profesionales a usuarios de Calendly

Para que las citas de Calendly se asocien al profesional correcto en Nubidoc, debe vincular cada usuario:
  1. Vaya a Administracion > Usuarios.
  2. Edite el profesional que desea vincular.
  3. En el formulario del usuario, localice el campo “Usuario Calendly”. Este campo solo aparece si Calendly esta habilitado y el token esta configurado.
  4. Seleccione en el desplegable el miembro de la organizacion de Calendly que corresponde a ese profesional.
  5. Guarde el formulario.
Si el desplegable muestra un error (por ejemplo, token invalido o problema de conexion), el resto del formulario sigue funcionando con normalidad. El error no impide guardar los demas datos del usuario.

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Filtrar citas de Calendly por palabras clave

Junto al campo “Usuario Calendly”, encontrara un campo de texto llamado “Filtro de servicios Calendly”. Este campo permite que cada profesional vea en su calendario solo las citas de Calendly que le interesan, en funcion de palabras clave contenidas en el titulo de la cita. Como funciona:
  • Introduzca una o varias palabras o frases, separadas por punto y coma (;).
  • Solo se mostraran en el calendario las citas de Calendly cuyo titulo contenga al menos una de las palabras o frases indicadas.
  • La busqueda no distingue entre mayusculas y minusculas.
  • Si deja el campo vacio, se mostraran todas las citas de Calendly asignadas a ese usuario (comportamiento habitual).
Ejemplo: Si en Calendly hay citas con los titulos:
  • “Cita con Pablo - Ginecologia”
  • “Cita con Gema - Ginecologia”
  • “Cita con Laura - Trauma”
Y en el filtro escribe pablo;trauma, el profesional solo vera en su calendario:
  • “Cita con Pablo - Ginecologia” (contiene “pablo”)
  • “Cita con Laura - Trauma” (contiene “trauma”)

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Ver citas de Calendly en el calendario

Una vez configurado el token y asignados los profesionales, conviene refrescar la pagina del navegador y acceder al modulo Agenda > Calendario. Las citas reservadas en Calendly apareceran automaticamente en el calendario del profesional vinculado.
  • Las citas de Calendly se distinguen visualmente con un icono de calendario (diferente al de las citas internas de Nubidoc).
  • Al pulsar sobre una cita de Calendly se abre un panel con los detalles de la reserva: nombre del paciente, email, preguntas del formulario de Calendly, fecha y hora, profesional asignado, y datos de pago si los hubiera (por ejemplo, pago con Stripe).

​
Importar una cita de Calendly en Nubidoc

Si desea trabajar con una cita de Calendly como si fuese una cita nativa de Nubidoc (para poder facturar, anadir o cambiar prestaciones, acceder a la historia clinica del paciente desde la cita, etc.), puede importarla:
  1. Pulse sobre la cita de Calendly en el calendario.
  2. En el panel de detalles, pulse el boton “Importar en Nubidoc”.
  3. El sistema creara la cita en Nubidoc con los datos del paciente (si el paciente no existe, se creara automaticamente a partir del email y nombre del invitado de Calendly).
  4. Una vez importada, la cita funciona como cualquier otra cita de Nubidoc: puede anadir o cambiar facturables, modificar precios, generar facturas, acceder a la historia clinica del paciente, etc.
Nota: Una cita de Calendly solo se puede importar una vez. Si ya fue importada, el boton “Importar en Nubidoc” no aparecera.

​
Preguntas frecuentes

¿Que pasa si no veo la tarjeta Calendly en Datos de cliente? Asegurese de que la preferencia “Permitir Calendly” esta activada en Preferencias Generales > Otras. ¿Es seguro introducir mi token aqui? Si. El token se almacena de forma segura en la base de datos del sistema y solo es accesible para administradores del centro. ¿Que pasa si no veo el campo “Usuario Calendly” en el formulario de un profesional? El campo solo aparece cuando Calendly esta habilitado y el token esta correctamente configurado en Datos de cliente. Verifique que ambos estan en orden. ¿Que ocurre si el desplegable de usuarios Calendly muestra un error? Puede deberse a un token invalido, expirado o con permisos insuficientes. Verifique el token en la configuracion de Calendly. El error no bloquea el resto del formulario del usuario.

​
Descripción

Cuando un paciente sin autenticación reserva una cita a través del portal de cita online, se le presenta un formulario para introducir sus datos personales. El profesional puede configurar qué campos se muestran en ese formulario y cuáles son obligatorios.

​
Acceso

Administración > Cita Online > pestaña “Datos del paciente”

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Campos fijos (siempre visibles y obligatorios)

  • Nombre
  • Primer apellido
  • Email
Estos campos aparecen con un icono de candado en la tabla de configuración (no se pueden ocultar ni hacer opcionales), pero sí se pueden reordenar arrastrándolos a cualquier posición.

​
Campos configurables

Para cada campo el profesional puede activar:
  • Mostrar: el campo aparece en el formulario del paciente.
  • Obligatorio: el paciente debe rellenarlo para poder reservar (solo disponible si “Mostrar” está activo).
Campos disponibles: segundo apellido, teléfono móvil, teléfono 2, DNI/NIE, tipo de documento, fecha de nacimiento, sexo, país, código postal, provincia, región, dirección, población, email 2, preferencias de notificación (comunicaciones, publicidad, WhatsApp, SMS, email), y observaciones.

​
Ordenar campos (drag & drop)

Todos los campos de la tabla (incluidos los fijos) se pueden reordenar arrastrando y soltando. A la izquierda de cada campo hay un icono de agarre (⠿). Para cambiar el orden:
  1. Hacer clic y mantener pulsado el icono de agarre del campo que se desea mover.
  2. Arrastrarlo hacia arriba o hacia abajo hasta la posición deseada.
  3. Soltar el ratón.
  4. Pulsar Guardar configuración para que el nuevo orden se aplique.
El orden configurado aquí se refleja directamente en el formulario que ve el paciente al reservar una cita en el portal online. Ejemplo: Si se desea que el email aparezca primero, basta con arrastrar la fila “Email” a la primera posición de la tabla y guardar.

​
Aplicación en el formulario de registro

Cuando el portal está configurado en modo “requiere autenticación”, el formulario de “Crear nueva cuenta” también muestra los mismos campos configurados aquí, en el mismo orden. La única diferencia es que el campo “Observaciones” no aparece en el registro, ya que no hay una cita asociada. Tras completar el registro correctamente, el paciente verá un mensaje de confirmación (“Tu cuenta se ha creado correctamente”) y pasará automáticamente al paso de verificación por código PIN. Si hay algún error de validación (por ejemplo, un DNI que ya existe en el sistema), se mostrará un mensaje descriptivo indicando el motivo. Si el paciente abre el mismo enlace de confirmación dos veces casi a la vez (por ejemplo, doble clic o dos pestañas), el sistema procesa una sola confirmación efectiva y evita repetir la creación inicial de datos del centro.

​
Valores por defecto

Si no se ha configurado nunca esta sección, el formulario muestra los campos en el orden original: nombre, primer apellido, email, segundo apellido, teléfono (obligatorio), DNI y observaciones.

​
Cómo configurar

  1. Ir a Administración > Cita Online.
  2. Seleccionar la pestaña “Datos del paciente”.
  3. Marcar o desmarcar los checkboxes de cada campo.
  4. Arrastrar los campos al orden deseado usando el icono de agarre (⠿).
  5. Pulsar Guardar configuración.
Nota: Al marcar “Obligatorio” se marca automáticamente “Mostrar”. Al desmarcar “Mostrar” se desmarca automáticamente “Obligatorio”.

​
Descripción

Permite configurar los enlaces de política de privacidad y condiciones de contratación que se muestran en el formulario del portal del paciente. Cuando un paciente se registra o reserva una cita, verá un checkbox legal con los enlaces que haya configurado el profesional.

​
Acceso

Administración > Cita Online > pestaña “Configuración general” > sección “Alta de nuevos pacientes”

​
Configuración

Debajo de la opción “Permitir alta de nuevos pacientes” encontrará dos bloques:
  • Política de privacidad: active el checkbox “Mostrar enlace” e introduzca la URL de su página de política de privacidad.
  • Condiciones de contratación: active el checkbox “Mostrar enlace” e introduzca la URL de su página de condiciones.
El campo de URL se habilita solo cuando el checkbox está activado.

​
Cómo se muestra en el portal del paciente

El texto del checkbox legal se adapta según lo que haya configurado:
  • Si activa ambos: “Acepto la política de privacidad y las condiciones de contratación.”
  • Si solo activa política de privacidad: “Acepto la política de privacidad y el tratamiento de mis datos personales.”
  • Si solo activa condiciones: “Acepto las condiciones de contratación y el tratamiento de mis datos personales.”
  • Si no activa ninguno: “Acepto el tratamiento de mis datos personales.” (sin enlaces)
Los enlaces se abren en una nueva pestaña del navegador.

​
Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio configurar estos enlaces? No. Si no configura ninguno, el paciente verá el texto genérico “Acepto el tratamiento de mis datos personales” sin enlaces. El checkbox legal siempre es obligatorio para completar el registro o la reserva. ¿Dónde aparecen estos enlaces? En todos los formularios del portal del paciente: registro de nueva cuenta y confirmación de cita (en los tres flujos de reserva).

​
Descripción

Cuando la opción “Mostrar descripción del profesional” está activada en la configuración de cita online, las tarjetas de profesionales en el portal de reservas muestran un botón de información (icono “i” circular) en la esquina superior derecha. Al pulsarlo, se abre un popup con la descripción pública del profesional.

​
Dónde aparece

En la pantalla “Elige un profesional” del portal de reserva de citas online, cuando el centro tiene activada la opción de mostrar la biografía del profesional.

​
Cómo funciona

  1. El paciente accede al portal de cita online del centro.
  2. En el paso de selección de profesional, cada tarjeta muestra el nombre del profesional y, debajo, su especialidad (si la tiene configurada).
  3. Si el profesional tiene una descripción pública configurada, aparece un icono ℹ️ en la esquina superior derecha de su tarjeta.
  4. Al pulsar el icono, se abre un popup con el nombre del profesional y su descripción completa.
  5. El popup se cierra pulsando la X, la tecla Escape, o haciendo clic fuera del popup.
  6. Pulsar el botón de información no selecciona al profesional; solo muestra la información.

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Preguntas frecuentes

¿Por qué no aparece el icono de información en la tarjeta de un profesional? El profesional no tiene descripción pública configurada, o la opción “Mostrar descripción del profesional” está desactivada en la configuración de cita online. ¿Dónde se configura la descripción pública del profesional? En la ficha del profesional, dentro de Administración > Usuarios, en el campo “Descripción pública”. ¿Dónde se configura la especialidad que aparece debajo del nombre? En la ficha del profesional, dentro de Administración > Usuarios, sección “Cita Online”, en el campo “Especialidad”. Tras escribir el texto, pulsar “actualizar especialidad”.

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Descripción

Permite seleccionar qué perfil de permisos de acceso se asigna automáticamente a los pacientes cuando acceden a través del portal del paciente. De esta forma, no es necesario asignar manualmente un perfil a cada paciente: el sistema utiliza el perfil por defecto configurado aquí. Si no se ha seleccionado ningún perfil por defecto y no existe ningún perfil creado, el sistema crea automáticamente uno llamado “Paciente” con todos los tipos de documento configurados como “ver” (solo lectura), tanto para documentos como para adjuntos.

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Acceso

Administración > Historia Clínica > Permisos de acceso La sección aparece en la parte inferior de la pantalla, debajo de la plantilla de envío de email.

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Cómo configurar

  1. Ir a Administración > Historia Clínica > Permisos de acceso.
  2. Localizar la sección “Perfil de acceso por defecto para el portal del paciente” en la parte inferior.
  3. Pulsar el botón de edición (icono lápiz) junto al nombre del perfil actual.
  4. En el diálogo que aparece, seleccionar el perfil deseado del desplegable.
  5. Pulsar Aceptar.
El perfil seleccionado se guardará y se mostrará en la pantalla. A partir de ese momento, todos los nuevos pacientes con email y portal activo recibirán automáticamente este perfil de permisos.

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Comportamiento automático

  • Si nunca se ha configurado un perfil por defecto, el sistema toma el primer perfil existente de la lista.
  • Si no existe ningún perfil de permisos creado, el sistema crea uno llamado “Paciente” con todos los tipos de documento y adjuntos en modo “ver” (solo lectura).
  • El perfil por defecto se asigna automáticamente cada vez que se crea un nuevo paciente con email y portal de paciente activo.

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Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar el perfil por defecto en cualquier momento? Sí. El cambio afecta solo a los nuevos pacientes que se creen a partir de ese momento. Los pacientes existentes conservan el perfil que se les asignó en su momento. ¿Qué ocurre si elimino el perfil que estaba seleccionado como por defecto? El sistema detectará que el perfil ya no existe y asignará automáticamente el primer perfil disponible (o creará uno nuevo si no hay ninguno).

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Descripción

Permite configurar rangos de comisión que se aplican automáticamente al generar facturas profesional-centro, según el número de citas del profesional en el periodo facturado. Por ejemplo, se puede establecer que de 1 a 5 citas la comisión sea del 5%, de 6 a 10 citas el 10%, y a partir de 11 citas el 30%.

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Requisito previo

La funcionalidad debe estar activada. Para ello, vaya a Administración > Preferencias Generales y active la opción “Permitir Comisiones por Nº citas”. Por defecto está desactivada para todos los centros.

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Acceso

Administración > Datos maestros > Facturación > Comisiones por Nº citas Una vez activada la preferencia, aparecerá una nueva tarjeta “Facturación” en la pantalla de Datos maestros. Al pulsarla, se abre un sub-nivel con la tarjeta “Comisiones por Nº citas”.

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Pantalla de configuración

La pantalla muestra una tabla con todos los rangos configurados:
  • Rango (Nº citas): Intervalo de citas al que aplica (ej: “1 - 5”, “6 - 10”, “11 - ∞”).
  • Comisión % por defecto: Porcentaje de comisión que se aplicará.
  • Comisión total por defecto: Importe fijo de comisión alternativo.
  • Orden: Prioridad de aplicación del rango.
Cada rango tiene botones para modificar y eliminar.

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Crear un nuevo rango

  1. Pulse el botón “Nuevo rango”.
  2. Rellene los campos:
    • Desde (nº citas): Número mínimo de citas del rango (obligatorio, mayor que 0).
    • Hasta (nº citas): Número máximo de citas. Déjelo vacío si el rango no tiene límite superior (ej: “11 en adelante”).
    • Comisión % por defecto: Porcentaje de comisión a aplicar.
    • Comisión total por defecto: Importe fijo de comisión. Debe indicar al menos uno de los dos valores de comisión.
    • Orden: Número que determina la prioridad del rango. Cada rango debe tener un orden distinto.
  3. Pulse Guardar.

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Validaciones

El sistema comprueba automáticamente:
  • Los rangos no pueden solaparse entre sí (ej: no puede existir un rango 1-10 y otro 5-15).
  • Debe indicarse al menos un valor de comisión (porcentaje o total).
  • El orden debe ser único para cada rango.
  • El valor mínimo es obligatorio y debe ser mayor que 0.
  • Si se indica máximo, debe ser mayor o igual que el mínimo.
Si alguna validación falla, se muestra un mensaje de aviso dentro del formulario sin cerrar el diálogo.

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Efecto en la generación de facturas

Cuando se genera una factura profesional-centro desde la agenda (botón “Factura profesional a centro”), si el centro tiene rangos configurados, el diálogo muestra una tabla con las comisiones calculadas para cada profesional según el número de citas que tenga en el periodo seleccionado. Los valores se precargan según los rangos configurados, pero pueden modificarse manualmente antes de generar la factura.

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Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si no veo la tarjeta “Facturación” en Datos maestros? Asegúrese de que la preferencia “Permitir Comisiones por Nº citas” está activada en Preferencias Generales. ¿Qué ocurre si un profesional tiene un número de citas que no entra en ningún rango? No se le aplicará comisión automática. El usuario podrá introducir el valor manualmente en el diálogo de generación de facturas. ¿Se puede poner solo comisión en porcentaje, solo en total, o ambas? Debe indicar al menos una de las dos. Puede indicar ambas si lo desea. ¿Qué significa “Sin límite” en el campo Hasta? Significa que el rango aplica desde el valor mínimo en adelante, sin tope. Por ejemplo, un rango “11 - Sin límite” aplica a profesionales con 11 o más citas.

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Descripción

Permite activar o desactivar la posibilidad de asignar pacientes beneficiarios a un bono, para que puedan consumirlo además del titular original. Por defecto esta opción está desactivada. Si no se activa, el sistema mantiene el comportamiento clásico: cada bono solo puede ser usado por su titular.

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Acceso

Administración > Preferencias Generales > Otras > Bonos

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Cómo funciona

  1. Active la opción “Permitir beneficiarios en bonos”.
  2. Guarde las preferencias.
  3. A partir de ese momento, al abrir las acciones de un bono aparecerá la sección “Beneficiarios autorizados”.
  4. Desde esa sección podrá buscar pacientes, añadirlos al bono o quitarlos.
  5. Los pacientes añadidos podrán ver ese bono en su ficha y utilizarlo al crear citas, siempre que el bono siga disponible.

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Comportamiento al desactivarlo

  • La sección de beneficiarios desaparece de las acciones del bono.
  • Los pacientes beneficiarios dejan de ver bonos ajenos en su ficha.
  • El sistema ya no permite gestionar beneficiarios sobre bonos mientras la opción esté desactivada.

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Descripción

Permite que, al imprimir un consentimiento informado o un documento no clínico para firma, el usuario elija qué profesional firmante aportará los metadatos de firma del documento. Por defecto esta opción está desactivada. Si no se activa, el sistema mantiene el comportamiento actual y usa el usuario que tiene la sesión abierta.

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Acceso

Administración > Datos de cliente > Preferencias La preferencia aparece con el nombre “Seleccionar profesional firmante al imprimir”.

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Cómo funciona

  1. Active la opción y guarde las preferencias.
  2. Abra un consentimiento informado o un documento no clínico para firma y pulse imprimir/generar.
  3. El diálogo mostrará un selector de profesional firmante.
  4. Seleccione el profesional antes de previsualizar o generar el documento.
  5. El sistema usará para la sustitución de metadatos de firma el nombre, número de colegiado y firma digitalizada del profesional elegido.
  6. El resto del flujo de firma y guardado del documento continúa igual que antes.

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Comportamiento al desactivarlo

  • No se muestra el selector de profesional firmante.
  • Los metadatos de firma se siguen resolviendo con el usuario de la sesión.
  • No cambia el flujo habitual de impresión ni de firma.

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Descripción

La foto/avatar de los usuarios del sistema puede activarse o desactivarse para todo el centro desde las preferencias generales.

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Acceso

Administración > Datos de cliente > Preferencias > Otras

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Preferencia

  • Permitir imagen de usuario en perfil
    • Si está activada, los usuarios pueden ver su bloque de foto en la ficha y subir/cambiar/eliminar su avatar.
    • Si está desactivada, el bloque de edición desaparece y en las zonas donde se muestra avatar se usará la imagen por defecto.

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Comportamiento importante

  • Desactivar la preferencia no borra las fotos ya guardadas.
  • Mientras esté desactivada, el sistema deja de mostrar la foto real y enseña el avatar por defecto.
  • Si más adelante vuelve a activarse, la foto almacenada seguirá disponible.

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Preguntas frecuentes

¿Por qué no veo el botón para cambiar la foto del profesional?
Revise en Administración > Datos de cliente > Preferencias > Otras que la opción Permitir imagen de usuario en perfil esté activada. ¿Qué pasa con las fotos antiguas si desactivo la opción?
No se eliminan. Simplemente dejan de mostrarse mientras la preferencia esté desactivada.

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Descripción

El programa de recomendaciones permite obtener meses gratis de Nubidoc (o Treebole Clínicas) tanto para usted como para la clínica que recomiende. Cada centro tiene un código de referente único de 6 dígitos y un enlace de registro personalizado que puede compartir. Cuando la clínica recomendada lleva 3 meses activa, ambas partes reciben 1 mes gratis (el 4º mes para la clínica recomendada).

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Requisito previo

El programa debe estar activado por el administrador de la plataforma. Si no aparece la opción “Recomienda y gana” en el menú lateral, contacte con soporte en soporte@nubidoc.com.

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Acceso

Menú lateral > Recomienda y gana

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Pantalla principal

La pantalla del programa muestra:
  1. Tu código y enlace de registro: Un código único de 6 dígitos y un enlace web personalizado. Ambos tienen botón de copiar. El enlace lleva a la página de registro con el código ya rellenado.
  2. Kit de compartición: Dos tarjetas con herramientas para compartir fácilmente:
    • WhatsApp: Mensaje pre-redactado con el enlace y código incluidos. Pulse “Copiar mensaje” y péguelo en cualquier conversación de WhatsApp.
    • Email: Mensaje más formal con asunto y cuerpo. Puede copiar el contenido o pulsar “Abrir en mi correo” para que se abra su programa de email con el mensaje listo para enviar.
  3. Invitar por email: Formulario para enviar una invitación directamente desde la aplicación. Introduzca el email del destinatario y pulse “Enviar invitación”. El sistema envía un email con el nombre de su centro, el enlace de registro y el código.
  4. Estadísticas: Muestra el número de clínicas que se han registrado con su código y los meses gratis que ha obtenido como recompensa.
  5. Tabla de recomendaciones: Lista de todos los centros que se han registrado usando su código, con el nombre del centro, la fecha de registro y el estado (pendiente de validación o validado).

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Cómo funciona el programa

  1. Comparta su código: Envíe su enlace de registro o código de 6 dígitos a colegas profesionales.
  2. Se registran: El profesional se registra en la página de alta de nuevos centros introduciendo su código de referente.
    • Importante: el alta de profesionales solo admite correos válidos para ese flujo. Si el sistema rechaza el dominio del email, ese correo no puede usarse para crear una cuenta profesional por esta vía y debe revisarse con el centro.
  3. Ganáis 1 mes gratis cada uno: Cuando el nuevo centro lleva 3 meses activo, tanto usted como la clínica recomendada reciben 1 mes gratis. Para la clínica recomendada, el mes gratis corresponde al 4º mes de suscripción.

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Condiciones legales

En la parte inferior de la pantalla hay un enlace “Consulta las condiciones del programa de recomendaciones” que abre un diálogo con las condiciones completas del programa.

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Página de registro con código de referente

Cuando un profesional accede al enlace de registro personalizado (ej: nubidoc.com/es/web/newnubidoccustomer/referrercode/123456), el campo “¿Te ha recomendado alguien?” se rellena automáticamente con el código. El sistema valida el código en tiempo real:
  • Verde: Código válido (existe un centro con ese código)
  • Rojo: Código no válido (formato incorrecto o no existe)

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Preguntas frecuentes

¿Dónde encuentro mi código de referente? En la pantalla del programa de recomendaciones (Menú > Recomienda Nubidoc). El código aparece destacado con un botón para copiarlo. ¿Puedo enviar el enlace a varias personas? Sí, no hay límite en el número de invitaciones. Cuantos más profesionales se registren con su código, más meses gratis obtiene. ¿Cuándo recibo el mes gratis? El mes gratis se otorga cuando el nuevo centro referido ha estado activo un tiempo determinado (aproximadamente 3-4 meses). ¿El programa tiene coste? No, el programa es gratuito. Solo se beneficia si recomienda el sistema y el nuevo centro se registra y permanece activo.

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Qué permite hacer

En Administración > Datos maestros > Prestaciones, el campo Centro del buscador permite acotar el listado a las prestaciones asociadas al centro seleccionado.

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Cómo se usa

  1. Abra Administración > Datos maestros > Prestaciones.
  2. En el filtro Centro, seleccione uno o varios centros.
  3. Pulse Buscar.
  4. El listado mostrará solo las prestaciones vinculadas a esos centros.

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Comportamiento esperado

  • Si no selecciona ningún centro, se muestran todas las prestaciones del catálogo.
  • Si selecciona uno o varios centros, el sistema cruza ese filtro con el resto de criterios activos (nombre, descripción, servicio, código, etc.).
  • Si una prestación está asociada a varios centros, aparecerá cuando cualquiera de esos centros esté seleccionado.

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Descripción

Permite configurar el servidor de correo saliente del centro para el envío de notificaciones automáticas por email. La pantalla incluye:
  • Servidor SMTP
  • Usuario
  • Contraseña
  • Puerto
  • Usar SSL (si no, TLS)
  • Disclaimer que se añadirá al final de los emails enviados
  • Botón “enviar correo test”
El campo de contraseña incluye un icono de ojo para mostrarla u ocultarla temporalmente mientras se revisa la configuración.

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Acceso

Administración > Datos de cliente > Servidor SMTP

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Cómo configurar

  1. Abra Administración > Datos de cliente > Servidor SMTP.
  2. Introduzca el servidor SMTP, el usuario y la contraseña de la cuenta de envío.
  3. Indique el puerto proporcionado por su proveedor.
  4. Active Usar SSL si su proveedor requiere conexión SSL directa.
  5. Si no usa SSL directa, deje el switch en NO para que el sistema trabaje con TLS.
  6. Si lo desea, añada un Disclaimer para que se inserte automáticamente al final de los emails.
  7. Pulse enviar correo test para validar la configuración.
  8. Cuando la prueba sea correcta, pulse Aceptar para guardar.

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Comportamiento del correo de prueba

El botón enviar correo test usa los valores que están visibles en el formulario en ese momento, aunque todavía no se hayan guardado. Esto permite probar cambios de servidor, puerto o SSL/TLS antes de confirmarlos.

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Importante sobre SSL y TLS

  • SI en el switch: el sistema usa SSL
  • NO en el switch: el sistema usa TLS
Importante: NO no significa “sin seguridad”. Significa que la conexión se hará con TLS, que sigue siendo una conexión cifrada.

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Preguntas frecuentes

¿Tengo que guardar antes de enviar el correo test? No. La prueba toma los datos actuales del formulario, por lo que puede validar la configuración antes de guardarla definitivamente. ¿Qué hago si no sé si mi proveedor usa SSL o TLS? Revise la documentación de su proveedor de correo. Habitualmente:
  • SSL directa suele ir asociada a puertos como 465
  • TLS suele usarse con puertos como 25 o 587
Si tiene dudas, haga la prueba con ambos valores y utilice la combinación indicada por su proveedor.

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Descripción

Las plantillas de email, SMS y WhatsApp pueden usar metatags con formato %...% para insertar automáticamente datos del paciente, la cita, el bono, la factura o el centro. Ejemplos habituales:
  • %patientname%
  • %customername%
  • %appodate%
  • %bonusname%
  • %appoprice%

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Cómo se usan ahora

En la pantalla de envío de notificaciones verá:
  • Un indicador superior con el contexto actual del envío (Paciente, Cita, Bono, Factura, etc.).
  • Una leyenda lateral agrupada por bloques (General, Paciente, Facturación, Agenda, Otros).
  • Un botón principal para insertar cada metatag.
  • Un botón i que abre una ayuda con la descripción del metatag y los contextos admitidos.

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Avisos por incompatibilidad de contexto

Si la plantilla contiene metatags que no se pueden sustituir desde el contexto actual, el sistema muestra un aviso preventivo. Ejemplo:
  • Si el envío se abre desde un paciente y la plantilla contiene %appodate%, el sistema avisa de que ese dato pertenece a contexto Cita y puede no resolverse.
Importante:
  • El aviso no bloquea el envío.
  • El usuario puede revisar la plantilla o continuar si lo considera oportuno.

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Previsualización con datos reales

Antes de enviar, puede pulsar el botón de previsualización (icono del ojo) para ver cómo quedará el mensaje con los datos reales del destinatario. La previsualización resuelve todos los metatags del contexto actual: si el envío es desde un bono, los metatags %bonuscode%, %bonusname%, %bonusexpirydate% y los enlaces de pago del bono se sustituyen por los valores reales. Lo mismo ocurre con los metatags de paciente, cita o factura según el contexto.

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Recomendación práctica

  • Use metatags de Paciente, Centro y General en plantillas reutilizables o campañas amplias.
  • Use metatags de Cita, Bono, Pago o Factura solo en plantillas que se vayan a lanzar desde esos contextos.

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Acceso

Solo disponible para superadministradores del sistema, dentro de: Administración de Sistema > Metatags La pestaña aparece a continuación de Integraciones.

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Qué permite gestionar

Esta pantalla centraliza el catálogo maestro de metatags y permite mantener:
  • Código del metatag (%patientname%, %appodate%, etc.)
  • Nombre visible que se muestra en la leyenda
  • Grupo visual en el que aparece
  • Contextos admitidos
  • Ayuda que se muestra al pulsar el botón de información

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Sincronización del catálogo base

Existe un botón “Sincronizar catálogo base” para incorporar al maestro los metatags definidos en el código del sistema y que todavía no estén en base de datos.

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Nota de despliegue

Si la migración de metatags todavía no está aplicada, la pantalla puede mostrarse en modo solo lectura. En ese caso:
  • se puede consultar el catálogo
  • no se podrán editar ayudas ni nombres visibles hasta aplicar la migración correspondiente

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Descripción

Desde la pantalla Estadísticas de Clientes (accesible solo para el administrador de sistema), ahora puede consultar los módulos contratados de cualquier cliente sin salir de la vista general.

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Dónde encontrarlo

En la pestaña CLIENTES de Administración de Sistema, cada fila de cliente muestra un botón azul “ver módulos” debajo del botón “cambiar”.

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Cómo funciona

  1. Acceda a Administración de Sistema > CLIENTES.
  2. Localice el cliente del que desea consultar los módulos.
  3. Pulse el botón “ver módulos” (icono de cubos).
  4. Se abrirá un popup con toda la información de módulos contratados:
    • Elementos activos: plan contratado, precio, unidades, máximo de usuarios, pacientes y espacio en disco.
    • Número de pacientes: contratados, creados y disponibles.
    • Espacio en disco: paquetes adicionales contratados, espacio consumido y disponible.
    • Bonos SMS/WhatsApp: paquetes de mensajes con unidades restantes.

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Acciones de administración

Si su usuario tiene permisos de masterAdmin, en la tabla de módulos aparecerán dos acciones adicionales por cada módulo:
  • bloquear: Cambia el estado del módulo a “bloqueado”. El cliente no podrá usar ese módulo.
  • OK: Reactiva el módulo, devolviéndolo al estado “activo”.

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Preguntas frecuentes

¿El popup muestra datos en tiempo real? Sí. Cada vez que pulsa “ver módulos” se carga la información actualizada del cliente. ¿Puedo bloquear el módulo principal del cliente? Sí. El enlace “bloquear” aparece para todos los módulos, incluido el principal. Al bloquearlo, el cliente no podrá acceder al sistema.

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Descripción

En la pantalla Estadísticas de Clientes de Administración de Sistema, el botón de generar lead ahora deja una marca visual persistente para que pueda distinguir rápidamente qué clientes ya se han pasado a lead.

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Dónde encontrarlo

En Administración de Sistema > CLIENTES, dentro de la tabla de clientes:
  • el botón con icono de marcador sigue generando el lead
  • si la operación se ha hecho correctamente, el nombre del cliente muestra un tick verde a continuación

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Cómo funciona

  1. Acceda a Administración de Sistema > CLIENTES.
  2. Localice un cliente pendiente.
  3. Pulse el botón de generar lead (icono del marcador).
  4. El sistema crea el lead y marca internamente ese cliente como ya procesado.
  5. A partir de ese momento verá un tick verde junto al nombre del cliente.

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Qué significa el tick

  • Sin tick: ese cliente todavía no está marcado como pasado a lead.
  • Con tick: ese cliente ya fue pasado a lead desde esta pantalla.

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Preguntas frecuentes

¿El tick desaparece al recargar la pantalla? No. La marca queda guardada y vuelve a mostrarse cuando se recarga la pestaña o se entra de nuevo. ¿El tick sustituye al lead que se genera? No. El lead se sigue generando como antes. El tick solo sirve como ayuda visual para seguimiento.
Última actualización: 2026-03-19 Versión del módulo: 3.0