Horarios de usuarios: guía completa

El horario de un profesional determina cuándo avisa la agenda al citar fuera de horas y qué huecos se ofrecen en la cita online. En Nubidoc un horario son dos piezas: una plantilla de horario (las franjas semanales) y su asignación a un usuario, en un centro, durante un periodo de fechas.

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Lo esencial en 30 segundos

• Plantilla (franjas semanales, p. ej. “Normal”) + asignación (usuario + centro + “Fecha desde:” / “Hasta:”) = horario en vigor.
• La vigencia caduca: cuando la fecha “Hasta:” queda atrás, el profesional deja de ofrecer huecos en la cita online, sin ningún aviso. Es la causa más habitual de “mi profesional no aparece online”.
• Sin horario: la agenda interna deja citar a cualquier hora (sin avisos) y la cita online no ofrece huecos.
• Festivos: si tu cuenta tiene activados los Festivos de agenda (recuadro Administración → Centro → Festivos, solo administradores), los festivos dados de alta ahí se ven en gris en la agenda y quitan los huecos de la cita online. Sin esa funcionalidad activada, un festivo es un día normal salvo que lo bloquees.

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Paso 1: crear la plantilla de horario

1. En el menú lateral, entra en Administración → Equipo y accesos → Horarios Usuarios.
2. Pulsa “Nuevo horario de usuario” y rellena el Nombre (p. ej. “Mañanas”) y, si quieres, la Descripción.
3. Pulsa “Añadir intervalo” por cada franja: marca los días en “Día de la semana:” (permite varios a la vez) y define “Hora Inicio:” y “Hora Fin:” (formato hh:mm).
4. Repite hasta completar la semana. Ejemplo: “lunes a viernes de 09:00 a 14:00 y de 16:00 a 20:00” son dos intervalos, cada uno con los cinco días marcados.

Reglas del editor:

• Las franjas de un mismo día no pueden solaparse dentro de la misma plantilla: “Ya existe un intervalo que coincide en algún periodo con el seleccionado”.
• La hora de fin debe ser posterior a la de inicio: “El valor de la hora FIN debe ser mayor que la de inicio”.
• Cada intervalo se modifica con el botón del lápiz y se elimina con la papelera (pide confirmación: “¿Está seguro que desea borrar el intervalo seleccionado?”).

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Paso 2: asignar el horario al profesional

1. Administración → Equipo y accesos → Usuarios.
2. Marca la casilla del usuario en el listado y pulsa el botón “Horarios” (en la botonera bajo la tabla, junto a Modificar y Borrar). Se abre su pantalla de horarios, con la miga “Administración › Equipo y accesos › Usuarios › Horarios”.

3. Pulsa ”+ Nuevo”. Debajo del botón aparece un formulario con:
   • Centro: el centro donde aplica este horario (un usuario puede tener horarios distintos en cada centro).
   • Horario: la plantilla creada en el paso 1.
   • “Fecha desde:” y “Hasta:”: el periodo de vigencia.
   • Guarda con el botón del disquete verde.

4. El calendario de la pantalla muestra los huecos resultantes. Al pulsar un hueco se abre el diálogo “Acciones” con el día, las horas y la duración (p. ej. “09:00 - 14:00 (5h)”) y el botón “borrar slot”.

Consejos:

• Puedes encadenar periodos (horario de invierno y de verano) siempre que sus fechas no se solapen en el mismo centro; si se solapan: “Ya existe un horario para el usuario en el centro seleccionado y cuyas fechas se solapan”.
• Vigila la fecha “Hasta:”: pon vigencias largas y revisa las caducidades con el filtro “Fecha fin mayor que:” de esa misma pantalla.
• La pantalla muestra el “Horario del cliente” (la apertura general del centro), que se usa como valor por defecto al crear franjas.
• Si el usuario no tiene ningún periodo, la pantalla avisa: “El usuario no tiene ningún horario definido. Se aplicará el horario genérico.”

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Disponibilidad cita online: los dos modos

En la pantalla de horarios del usuario (solo si el centro tiene la cita online activada) está el interruptor “Disponibilidad cita online”, con dos posiciones:

• “Calendario libre”: la cita online ofrece los huecos libres del horario (las franjas del periodo vigente, menos las citas ya ocupadas).
• “Citas sin paciente”: la cita online solo ofrece los huecos donde previamente hayas creado en la agenda citas sin paciente. Es el modo de control manual: solo se publica lo que tú abras.

Es un ajuste por usuario (no por franja) y el cambio se aplica al pulsar el interruptor.

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Vacaciones, festivos y días especiales

• Festivos (nacionales, autonómicos o locales): si tu cuenta tiene activados los Festivos de agenda (los administradores lo gestionan en Administración → Centro → Festivos; si no aparece, pídelo a soporte), dalos de alta ahí. Los festivos generales aplican a todos los centros; los que des de alta en un centro concreto se suman solo en ese centro (ideal para festivos autonómicos si tienes centros en varias comunidades). Un festivo puede marcarse “se repite cada año” (p. ej. el 15/08) y llevar nombre. Efectos: el día se ve completo en gris en el calendario y el planificador (como un domingo, con su etiqueta “Festivo: …”), la cita online no ofrece ningún hueco ese día en el centro afectado, y para las citas creadas por el personal puedes elegir en la misma pantalla entre solo visual, avisar y pedir confirmación (opción por defecto) o bloquear (“No se permiten citas ese día”). En un cliente multicentro, si el festivo no aplica a todos los centros que estás viendo, el día no se pinta entero en gris: aparece solo la etiqueta con el nombre del centro afectado (en el planificador sí se sombrean exactamente las columnas de ese centro).
• Cerrar un día o unas horas (vacaciones, congreso): usa los bloqueos de agenda desde el calendario; los huecos bloqueados dejan de ofrecerse también en la cita online.
• Abrir un hueco extra puntual (una tarde suelta fuera del horario habitual): en el calendario de la pantalla de horarios, pulsa sobre el día y usa “añadir disponibilidad” (campos “Centro:”, “Fecha/hora inicio:” y “Hora fin:”).
• Los festivos comparten almacén con Automatizaciones → Calendario hábil: los que des de alta en Administración → Centro → Festivos también los respetan los recordatorios al contar “días hábiles” (y viceversa). Sin los Festivos de agenda activados, esos festivos no afectan a la agenda ni a la cita online.

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Cómo afecta el horario al día a día

Existe además la preferencia personal “Permitir citas fuera de horario:” (Mi perfil → Preferencias), que controla si el usuario puede confirmar citas fuera del horario del profesional pese al aviso.

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Errores y avisos frecuentes (texto literal y significado)

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Preguntas frecuentes

Mi profesional no aparece en la cita online, ¿por qué? Revisa, por este orden: 1) que tiene un periodo de horario vigente (la fecha “Hasta:” no ha pasado) en ese centro; 2) el interruptor “Disponibilidad cita online” — si está en “Citas sin paciente”, solo se publica lo que hayas creado como citas sin paciente; 3) que sus franjas no estén ya ocupadas por citas o bloqueos. ¿Cómo configuro el horario de verano? Crea otra plantilla en Horarios Usuarios (p. ej. “Verano”) y asígnala al usuario en un segundo periodo cuyas fechas no se solapen con el actual (p. ej. invierno hasta el 30/06 y verano desde el 01/07). ¿Puede un profesional tener horarios distintos en cada centro? Sí: cada asignación lleva su centro. Las fechas solo deben no solaparse dentro del mismo centro. ¿Qué pasa con las citas ya dadas si cambio o borro el horario? Nada: las citas existentes no se mueven ni se anulan. Solo cambian los avisos y los huecos que se ofrecen a partir de ese momento. ¿Los festivos se bloquean solos? Sí, si tu cuenta tiene activados los Festivos de agenda: dalos de alta en Administración → Centro → Festivos (los generales aplican a todos los centros y los de un centro solo al suyo) y ese día se verá en gris y desaparecerán los huecos de la cita online. Si la funcionalidad no está activada, bloquea el día en la agenda para que no entren citas online. ¿Para qué sirve el diálogo “Acciones” al pulsar un hueco del calendario de horarios? Muestra el detalle del hueco (día, horas y duración) y permite eliminar ese slot concreto con “borrar slot”.