Versión. El botón Registrar material con lote llega en la versión siguiente a la 5.7.4. Si en su centro todavía no aparece la preferencia Registrar material con lote desde la cita, espere a esa actualización: sin ella, la única forma de ligar el material a la cita es añadirlo como facturable, y eso cambia la facturación de la cita (ver «Problemas frecuentes»).
Antes de empezar (una sola vez)
- Activar la preferencia. En Administración → Preferencias, pestaña Otras, active Registrar material con lote desde la cita (viene desactivada). El módulo de inventario tiene que estar activo para el centro.
- Crear el almacén. En Administración → Centros y recursos → Almacenes, cree un almacén, por ejemplo «Esterilización».
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Crear los productos. En Administración → Facturación y catálogo → Facturables, cree:
- un producto por circuito de esterilización o por tipo de set (por ejemplo «Set de curas estéril»);
- un producto por endoscopio (por ejemplo «Gastroscopio 1»).
- Dar de alta cada endoscopio, una vez: en Inventario → Buscar productos, seleccione el producto del endoscopio y pulse Añadir inventario. En Lote elija — Nuevo lote —, escriba el número de serie del endoscopio en Nº de lote, deje vacía la Caducidad del nuevo lote y pulse Aceptar.
- Revisar los permisos. En Administración → Equipo y accesos → Roles/Privilegios, compruebe qué roles tienen Gestión de inventario (viene concedido a todos los roles). Lea el aviso de privacidad de más abajo antes de dejarlo así.
Cada carga del autoclave (modelo S)
- En Inventario → Buscar productos, seleccione el producto del circuito o del set y pulse Añadir inventario.
- Elija el almacén «Esterilización». En Lote elija — Nuevo lote — y rellene:
- Nº de lote: el número de la carga, el mismo que va en la etiqueta del paquete;
- Caducidad del nuevo lote: la fecha de caducidad de la esterilización;
- Cantidad: los paquetes de la carga;
- Comentario: programa y controles (por ejemplo «Programa 134 °C · indicador químico correcto»). Sin datos clínicos ni nombres de pacientes.
- Pulse Aceptar.
Cada reprocesado de un endoscopio (modelo E2)
- En Inventario → Buscar productos, seleccione el producto del endoscopio y pulse Añadir inventario.
- En Lote elija el lote del endoscopio (su número de serie), no «— Nuevo lote —».
- Cantidad 1, Código = número de ciclo de la lavadora o del armario, y Comentario = «Ciclo nº · programa · controles».
- Pulse Aceptar.
Cada uso con un paciente
- Abra la cita y, en Acciones sobre cita, vaya al panel Movimientos de inventario.
- En el desplegable Producto elija el set o el endoscopio y pulse Registrar material con lote.
- En el formulario, elija en Lote el lote que pone en la etiqueta (la carga o el número de serie): viene sin preseleccionar a propósito. La Cantidad ya viene en -1.
- Pulse Aceptar. El diálogo de la cita se vuelve a abrir y el uso aparece en Movimientos de inventario y en Lotes utilizados.
Una carga no conforme
- En Inventario → Buscar productos, seleccione el producto y pulse Lotes.
- En la fila de la carga, pulse Dar de baja y escriba el motivo. Retira de golpe lo que quede en todos los almacenes. Solo aparece si a la carga le queda stock.
- Pulse Trazabilidad en esa misma fila para ver en qué pacientes se usó ya.
Consultar la trazabilidad
- De una carga o de un endoscopio a los pacientes: Lotes → Trazabilidad. Muestra fecha, almacén, cantidad, Código, origen (la cita, con enlace), paciente, usuario y comentario, con filtro Desde / Hasta. Exportar descarga un Excel con todos los movimientos del filtro; solo lo ven los roles con el permiso Exportar trazabilidad de lotes (desactivado para todos de fábrica) y cada exportación queda en la auditoría.
- De un paciente al material: Inventario → Buscar movimientos, filtrando por paciente, por Lote o por Código; o, dentro de la cita, los paneles Movimientos de inventario y Lotes utilizados.
- Caducidades próximas: el panel Caducidades de Inventario.
Aviso de privacidad
La Trazabilidad de un lote enseña el nombre del paciente de cada uso a cualquier rol con Gestión de inventario, aunque ese usuario no pueda ver la cita en la agenda. Con material de endoscopia equivale a saber quién se hizo una endoscopia y cuándo. Si no todo el personal con acceso al inventario debe saberlo, quite Gestión de inventario a los roles que no lo necesiten.Problemas frecuentes
- No aparece el botón Registrar material con lote: falta la preferencia Registrar material con lote desde la cita, el permiso Gestión de inventario, o su versión aún no lo trae.
- El desplegable Producto está vacío: ningún producto tiene Controlar lotes y caducidad encendido; actívelo en la ficha del producto.
- «Para una salida elija un lote existente»: en un uso no se puede elegir «— Nuevo lote —»; dé de alta antes la carga o el endoscopio.
- «El lote está caducado. ¿Registrar la salida igualmente?» o «El lote no tiene stock en este almacén. ¿Continuar?»: son avisos, no bloqueos. El programa avisa pero no impide usar material caducado o dado de baja; si aparece, compruebe la etiqueta antes de confirmar.
- ¿Y añadirlo como facturable de la cita? No lo use para esto: una línea de facturable, aunque valga 0 €, entra en la factura, puede borrar la autorización de la mutua y no se puede añadir a una cita ya facturada.
Lo que esto no hace
No se conecta con la lavadora, el armario ni el autoclave ni lee sus datos; los parámetros del ciclo y los controles quedan como texto en el Comentario, no como datos consultables. No sustituye al registro de las máquinas ni al procedimiento de esterilización del centro.Enlaces relacionados
- Inventario: el módulo completo, con los formularios de movimiento, el diálogo de lotes, «Registrar material con lote desde la cita» y la trazabilidad de un lote.