Difactu

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Descripción

Difactu es el asistente conversacional de Nubidoc para gestionar facturas, presupuestos, clientes, servicios, materiales e impuestos mediante lenguaje natural. El usuario puede escribir o dictar una petición como “crea una factura para Pablo”, “haz un presupuesto de 3 grifos” o “convierte este presupuesto en factura”. Difactu busca la información en Nubidoc, pide los datos que falten y mantiene el contexto de trabajo para que el usuario no tenga que repetir datos ya aportados.

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Suscripción y límites

Toda cuenta de Difactu tiene siempre un plan asociado. Si no hay un plan activo sincronizado, se asigna automáticamente el plan gratuito de Difactu. El plan gratuito incluye 5 facturas gratis. En la pantalla Mi suscripción se muestra:

• El plan actual.
• Los módulos activos.
• Las facturas o solicitudes de pago asociadas a la suscripción.

Encima de la barra de escritura del chat aparecen indicadores de consumo para facturas y presupuestos. Cada indicador compara el uso acumulado con el límite incluido en el plan:

• Verde: consumo normal.
• Naranja: se ha superado el 75% del límite.
• Rojo: se ha alcanzado el 100% del límite.

Al pulsar un indicador se abre un detalle con una barra de progreso, por ejemplo: “llevas 3 facturas de 5”. Si se alcanza el límite, Difactu informa de que no se pueden emitir más documentos de ese tipo con el plan actual y que será necesario contratar un plan superior.

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Alta y configuración inicial

Durante el alta, Difactu recoge información básica para adaptar el servicio a la actividad del usuario. Después de configurar la actividad, aparece una pantalla obligatoria de volumen de trabajo. El usuario debe indicar:

• Facturas aproximadas al mes: 0 a 50, 51 a 150, 151 a 300 o más de 300.
• Presupuestos aproximados al mes: 0 a 50, 51 a 150, 151 a 300 o más de 300.
• Software actual de facturación: Ninguno / papel, Hoja de Cálculo (excel) / Word, software propio, software homologado u otro.
• Si tiene experiencia con LLMs como ChatGPT, Claude o Gemini.

Estos datos ayudan a ajustar planes, mensajes de ayuda, prioridades de producto y el nivel inicial de acompañamiento.

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Contexto de conversación

Difactu mantiene una barra de contexto junto a la zona de escritura. En ella puede aparecer el cliente, presupuesto o factura con el que se está trabajando. Si el usuario ya ha indicado un nombre de cliente, Difactu no debe volver a pedirlo. Si el cliente no existe todavía en Nubidoc, se muestra como cliente sin registrar para que el usuario entienda que falta completar o confirmar el alta. Cuando se crea un presupuesto o una factura, el contexto queda asociado a la conversación. Así, peticiones como “previsualízalo”, “envíalo” o “crea factura de este presupuesto” se resuelven sobre el documento activo sin exigir al usuario que copie números internos.

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Identificadores visibles

Difactu no debe trabajar con ids internos secuenciales en la conversación. Los enlaces, referencias y acciones visibles usan códigos públicos no secuenciales para evitar que se puedan identificar rangos o secuencias internas. Para el usuario esto significa que puede trabajar con lenguaje natural, contexto y documentos visibles, sin manejar ids técnicos. Los enlaces firmados de previsualización o descarga de presupuestos también se resuelven sin depender de la sesión activa de otra cuenta.

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Clientes y datos fiscales

Al crear un cliente, Difactu comprueba si ya existe otro registro con el mismo DNI, NIF o CIF. Si el documento fiscal ya existe, Difactu no crea un segundo cliente automáticamente. En su lugar, muestra los datos del cliente existente y pide confirmación antes de continuar con ese registro. Para presupuestos puede bastar con el nombre del cliente si todavía no se conocen todos sus datos fiscales. Para facturas completas, Difactu solicita los datos fiscales obligatorios antes de emitir.

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Presupuestos

Difactu puede crear presupuestos a partir de una petición conversacional. Si faltan precios, impuestos, unidades o datos del cliente, los solicita antes de crear el documento. Una vez creado el presupuesto, el usuario puede pedir:

• Previsualizarlo.
• Descargarlo.
• Enviarlo por email.
• Revisarlo o modificarlo.
• Crear una factura a partir del presupuesto.

Si el usuario pide una acción como “crea factura de este presupuesto”, Difactu usa el presupuesto activo del contexto. Si no hay presupuesto activo, pide una referencia comprensible, por ejemplo cliente, fecha o número visible del presupuesto.

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Facturas completas y simplificadas

Antes de emitir una factura, Difactu muestra un resumen con cliente, líneas, base, impuestos y total. La emisión requiere confirmación explícita del usuario. Si falta el NIF/CIF del cliente, Difactu no emite una factura completa. En ese caso:

• Informa de que falta la identificación fiscal del cliente.
• Si el importe y la normativa aplicable permiten una factura simplificada, pregunta si el usuario quiere prepararla como simplificada.
• Solo marca y emite la factura como simplificada cuando el usuario lo confirma expresamente.

La conversación debe evitar códigos fiscales internos como F1 o F2. El usuario debe ver términos comprensibles: “factura completa” o “factura simplificada”.

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Confirmación de emisión

Emitir una factura es una acción fiscal sensible. Por eso Difactu separa la creación del borrador de la emisión oficial:

1. Crea la factura o el presupuesto en borrador.
2. Permite previsualizar y revisar.
3. Muestra un resumen de emisión.
4. Pide confirmación explícita.
5. Emite solo cuando la confirmación corresponde al resumen mostrado.

Este flujo evita emitir documentos por error y mantiene la trazabilidad de las decisiones del usuario.