Facturación

Consultar la declaración responsable del SIF

Fecha de factura

Coste de laboratorio y comisión profesional

Liquidaciones de comisiones (opcional)

Si no se puede confirmar un cobro

Facturar automáticamente al cobrar una cita

• Dejar todas en borrador: opción inicial; revisa y emite las facturas manualmente.
• Emitir todas: además de generarlas, las emite con las validaciones fiscales habituales.
• Emitir solo si el paciente ya tiene facturas emitidas: los pacientes sin historial reciben borradores. Tras emitir manualmente una primera factura, las siguientes pueden emitirse automáticamente. No cuentan borradores, canceladas, recibidas ni rectificativas; solo el historial del paciente en esta clínica.

Facturar automáticamente al recargar el monedero del paciente

Descripción

• Gestiona todo el ciclo de facturación del centro
• Registra todos los ingresos y cobros
• Controla facturas pendientes de pago
• Genera documentos fiscales válidos
• Integra con sistemas de facturación electrónica (VeriFactu)
• Permite facturar desde citas directamente
• Gestiona presupuestos y su conversión a factura
• Control de caja diaria

Añadir citas a una factura profesional a centro

Avisos en las facturas del profesional al centro

Facturas de profesionales (opcional)

• Profesional emisor: desplegable de selección múltiple. Filtra por el profesional que figura como emisor de la factura, no por el profesional de la cita de la que nació. Sin elegir ninguno, salen todos los profesionales.
• Tipo: Todas, Profesional → centro o Profesional → paciente.

Datos del emisor en el PDF

Quién figura como emisor de la factura

• Nombre Facturación: el nombre fiscal que sale en la factura. Si está vacío, se usa el Nombre del centro.
• CIF: el NIF del emisor. Si está vacío, se usa el de los datos de la cuenta.
• Dirección Facturación, CP Facturación, Ciudad Facturación y Provincia Facturación: si están vacíos, se usan los datos de dirección del propio centro.

• Solo lo ve quien puede modificar facturas.
• No aparece en facturas emitidas, de profesional, abonos ni rectificativas por sustitución.
• No se actualiza nada solo: ni al abrir el borrador ni al emitirlo. Si emite un borrador desde el listado sin abrirlo, no verá este aviso.

• Es la salida natural cuando la ventana Acciones sobre factura avisa de que faltan datos fiscales y en la ficha del paciente sí están.
• Solo en borradores y solo si el destinatario es el paciente: en una factura con mutua, con otro centro o en un abono o rectificativa no aparece.
• Si cambió el destinatario por una persona de contacto, no pulse el botón: volvería a poner los datos del paciente.
• Lo ve solo quien puede modificar facturas, y no se actualiza nada solo.

Diseño propio del PDF de la factura

• Mención de exención de IVA: la factura no añade por su cuenta ningún texto de exención, porque el artículo de la ley que corresponde depende de la actividad del centro. Si tus facturas exentas deben llevarlo, escríbelo en el pie de factura del centro. En el libro de IVA que se entrega a la gestoría, las líneas al 0 % aparecen como exentas, separadas de las del 21 %.

Causa de exención de IVA

1. Preferencias generales → Facturación, campo Causa de exención de IVA por defecto: se aplica a toda línea al 0 % de la clínica que no indique lo contrario.
2. Administración → Centro, campo Causa de exención de IVA por defecto de este centro: para cuando un centro necesita una causa distinta de la del resto de la clínica.
3. La ficha de cada prestación, campo Causa de exención: solo aparece cuando esa prestación tiene un tipo de IVA al 0 %.
4. La propia línea de factura, campo Causa de exención: al modificar una línea o al añadir varias a la vez, solo mientras esa línea siga al 0 %.

• Los datos fiscales (razón social, NIF, dirección) se toman del centro que emite la factura: Administración → Centros y recursos → Centros → Modificar (campos Nombre Facturación, CIF y los de Dirección Facturación). Si cambia la forma jurídica —por ejemplo, pasar de persona física a sociedad—, hay que actualizarlos ahí; el cambio afecta a las facturas nuevas, porque cada factura emitida guarda su propia copia de esos datos.
• El nombre que sale como emisor es el del campo Nombre Facturación del centro (Administración → Centros y recursos → Centros → Modificar). Si está vacío, se usa el Nombre del centro. Es el único sitio desde el que se cambia: el campo Registro Mercantil, que está en esa misma ficha, es para la inscripción registral y no se imprime como nombre del emisor. Hasta septiembre de 2026, un centro con Registro Mercantil relleno veía ese texto en el PDF. En el diseño estándar salía en una línea lateral diminuta al margen izquierdo, no en el bloque de datos del emisor, que siempre ha mostrado el nombre guardado por la factura. Para esos centros, esa línea lateral sigue estando: lo que cambia es que ahora muestra el nombre fiscal de la factura en vez del texto del Registro Mercantil. En los centros con diseño propio puede que ese texto sí ocupara el bloque del emisor, y entonces el nombre impreso sí cambia; la solución, en ese caso, es rellenar Nombre Facturación.
• El logotipo es el que está subido como logotipo del centro, el mismo que aparece en el resto de documentos.

Facturas de módulos contratados

Quién puede utilizarlo

• Administrativos: Emitir facturas, registrar pagos, controlar cobros
• Recepcionistas: Cobrar consultas, emitir recibos simples
• Profesionales: Ver sus facturas, facturar consultas
• Directores/Administradores: Análisis económico, control de caja, reportes

1. Emitir Factura Simple

• Pasos:
  1. Ir a Facturación → Crear factura
  2. Seleccionar paciente
  3. Añadir servicio prestado
  4. Sistema calcula IVA y total
  5. Emitir factura
  6. Imprimir o enviar por email Al emitir, Nubidoc asigna el número fiscal y genera el PDF.

Avisos al guardar una factura

2. Facturar desde Cita Finalizada

• Pasos:
  1. Abrir cita desde calendario
  2. Seleccionar acción “Crear factura”
  3. Sistema pre-carga paciente y servicios
  4. Revisar y ajustar si necesario
  5. Emitir factura
  6. Registrar pago inmediato (si aplica) La factura queda vinculada a la cita y, si se cobra en el momento, el pago queda registrado.

3. Registrar Pago de Factura Pendiente

• Pasos:
  1. Buscar factura pendiente
  2. Abrir factura
  3. Seleccionar “Registrar pago”
  4. Elegir forma de pago (efectivo, tarjeta, transferencia)
  5. Introducir importe
  6. Confirmar pago El importe cobrado se descuenta del pendiente y se refleja en caja cuando este módulo está activo.

4. Crear y Gestionar Presupuesto

• Pasos:
  1. Ir a Facturación → Crear presupuesto
  2. Seleccionar paciente
  3. Asignar usuario/profesional (campo “Usuario” en la primera fila del formulario) — el profesional asignado aparecerá en la cabecera del PDF y su firma digitalizada se incluirá automáticamente si la tiene configurada
  4. Si aparece el campo Centro, seleccionar el centro emisor cuyos datos fiscales deben figurar en el PDF del presupuesto
  5. Añadir tratamientos y servicios
  6. Definir precio y descuentos
  7. Guardar presupuesto
  8. Imprimir o enviar al paciente
  9. Si acepta: Convertir a factura o bono El presupuesto guardado puede imprimirse, enviarse o convertirse cuando el paciente lo acepte.
• Nota: Algunos centros disponen de plantillas de impresión personalizadas con cabecera propia, formato detallado y firma profesional integrada
• Centro emisor: si el presupuesto tiene un centro seleccionado, el PDF usa los datos fiscales y dirección de ese centro. Si no se selecciona centro, se mantienen los datos generales del cliente.
• Pieza dental (opcional, para clínicas dentales): si el centro activa la preferencia Presupuestos por pieza dental (odontograma), cada línea del presupuesto tiene la columna Pieza, donde se anota el diente (y sus caras) de la prestación. Ver Pieza dental en las líneas del presupuesto más abajo. También se puede crear un presupuesto en borrador directamente desde el odontograma con el botón Presupuestar (ver Odontograma clínico en Historia Clínica).

5. Realizar Abono (Factura Rectificativa)

• Pasos:
  1. Buscar factura a rectificar
  2. Seleccionar acción “Realizar abono”
  3. Indicar importe a abonar
  4. Especificar motivo
  5. Sistema genera factura negativa
  6. Emitir abono Nubidoc mantiene la factura original y emite la rectificativa con los importes correspondientes.
• Qué importes lleva el abono: si la factura se emitió con esta versión de Nubidoc, el borrador del abono reproduce exactamente lo que se facturó (líneas, bases, IVA y total), aunque después se hayan anulado o cambiado las citas o sus precios. Así el abono anula la factura entera. El borrador lo avisa en su cabecera:
  • Aviso azul: «Mientras no se modifiquen sus líneas, este borrador reproduce la factura … tal como se emitió: su importe, «Detalles» y el PDF son los de esa factura, aunque sus citas hayan cambiado después. Las pestañas de líneas no siempre muestran lo facturado: «Prestación/cita» parte de la cantidad y el precio facturados cuando casa sin duda con esta factura; «Actividades», del precio facturado; y el resto, de las citas y los precios de hoy; si modificas una línea, el borrador se recalcula con ellas y deja de reproducir la factura …».
  • Aviso ámbar: «Este borrador ya no reproduce la factura …: se calcula con sus líneas actuales, que son las que muestran sus pestañas.» Sale cuando se ha modificado alguna línea del borrador (abono parcial) o cuando ya no se puede relacionar con la original.
• Abono parcial: al modificar una línea del borrador (quitar una cita, cambiar la cantidad o el precio en «Prestación/cita», añadir o editar una línea) el abono se calcula con sus líneas, como siempre. Salvo «Prestación/cita», que parte de la cantidad y el precio facturados cuando casa sin duda con la factura, y «Actividades», que lleva el precio facturado, las pestañas de líneas enseñan las citas y los precios de hoy, no los de la factura: si una cita cambió después de emitir, una cantidad menor puede abonar un importe distinto del facturado por esa unidad. Para abonar exactamente una parte, lo más seguro es hacer el abono total y emitir una factura nueva.
• Inversión del sujeto pasivo: el abono de una factura del sistema conserva la inversión del sujeto pasivo (UE) de la factura original, tenga o no esta versión, aunque la ficha del paciente haya cambiado después. Al emitirlo declara el NIF-IVA y el país de la factura original, no los de la ficha actual: si el paciente perdió el NIF-IVA, el abono se emite igual, y si lo cambió, el abono sigue declarando el de la factura que anula. Solo una factura original anterior a que Nubidoc guardara esos datos recurre a la ficha del paciente (y, si falta el NIF-IVA, la emisión se bloquea con el aviso de siempre). La rectificativa por sustitución sí vuelve a evaluarla con los datos actuales.
• Facturas emitidas antes de esta versión: sus abonos se calculan con las citas actuales, como hasta ahora. Si al abrir el borrador su importe no anula el de la factura, la cabecera lo avisa en ámbar: «Este abono se calcula con las prestaciones actuales de sus citas, no con lo que se facturó: su importe (…) no coincide con el de la factura … (…). Si no has modificado sus líneas a propósito, revisa las citas antes de emitirlo: tal como está, el abono no cancela lo facturado.» El aviso solo informa: no cambia ningún importe. En un abono parcial a propósito ese aviso es esperable.
• Actividades: si la factura original llevaba actividades, el borrador del abono (y el de la rectificativa por sustitución) las incluye también, así que el abono las anula junto con el resto de la factura. Una actividad que se facturó sin precio propio (con el de su tarifa) se copia con el precio de la tarifa del día de la factura original, no con el de hoy: si la tarifa cambió después, el abono sigue anulando exactamente lo que se facturó.
• Abono parcial desde «Prestación/cita»: si editas el abono desde esa pestaña, las filas parten de las cantidades y precios que se facturaron, siempre que Nubidoc pueda casarlas sin ambigüedad con lo facturado. Si no puede (por ejemplo, la misma prestación aparece en dos filas, o la factura es anterior a esta versión), parten de los valores de hoy y la cabecera del borrador lo avisa.

6. Control de Caja Diaria

• Pasos:
  1. Ir a Facturación → Caja
  2. Sistema muestra resumen del día
  3. Ver ingresos por forma de pago
  4. Ver gastos registrados
  5. Cuadrar caja
  6. Cerrar caja del día El cierre deja registrado el arqueo y permite consultar el informe correspondiente.

7. Liquidar el mes a una mutua y conciliar su pago (Opcional)

• Pasos:
  1. Ir a Facturación → Liquidaciones mutuas → Nueva liquidación
  2. Elegir la mutua y el periodo (por defecto, el mes natural anterior) y pulsar Ver citas
  3. Revisar las citas liquidables (fecha, paciente, prestaciones, nº de autorización si se usan las autorizaciones de mutua, importe) y desmarcar las que no procedan. Las citas ya facturadas a la mutua o al paciente, o ya liquidadas, no aparecen; una factura del profesional al centro sobre la cita no la quita de la lista, porque la liquidación solo mira las facturas del centro
  4. Generar liquidación: se crea UNA factura borrador a la mutua con todas las citas seleccionadas (receptor fiscal = la mutua); la factura se revisa y emite después desde Buscar facturas
  5. Al llegar el pago de la mutua, abrir el detalle y conciliar línea a línea: aceptada, rechazada con motivo, o pendiente (totales en vivo)
  6. Marcar conciliada cuando no queden pendientes (devolver una línea a pendiente reabre la liquidación); Anular deja la liquidación sin efecto sin tocar la factura
  7. Imprimir desglose genera el detalle por acto con el nº de autorización, el formato que la mutua exige

8. Importar la liquidación que devuelve la mutua (Opcional)

• Pasos:
  1. Abrir Facturación → Liquidaciones mutuas y entrar en el detalle de la liquidación
  2. Pulsar Importar liquidación de la mutua, elegir el fichero (.xls o .xlsx) y pulsar Analizar fichero (todavía no se cambia nada)
  3. Revisar la previsualización: totales liquidado / abonado / diferencia, la propuesta de cada línea y, si las hay, las filas que no se han podido emparejar
  4. Pulsar Aplicar conciliación y confirmar
• Qué necesita el fichero: una columna de fecha, una de importe y al menos una de identidad (Nº de autorización, DNI o Paciente). Los nombres de las columnas se reconocen automáticamente aunque varíen, y las filas de título por encima de la cabecera no molestan. Si trae Estado y Motivo, se aprovechan para explicar los rechazos.
• Cómo decide el sistema: empareja cada fila con una cita por nº de autorización + fecha y, si eso no encuentra ninguna, por DNI + fecha o paciente + fecha (admite que el nombre venga como “Apellidos, Nombre”). Se cruza con la fecha porque un volante cubre varias sesiones: el mismo número de autorización aparece en días distintos, así que por sí solo no identifica la cita. Si la fila no trae fecha, se empareja solo por el número de autorización. Si la mutua liquida varias filas para la misma cita —una por acto— las suma antes de comparar. Acepta lo que coincide, rechaza con motivo lo denegado y lo pagado de menos (indicando “Abonado X de Y”), y no toca las citas que el fichero no menciona. Si una clave coincide con varias citas (por ejemplo, dos citas con la misma autorización el mismo día), esa fila se reporta y no se aplica: nunca adivina.
• Si el importe no se puede leer (celda vacía, fórmula sin calcular, un texto como #VALUE! o una anotación), la cita se deja intacta y se avisa: no se interpreta como que la mutua no ha pagado.
• Después: cada línea se puede seguir ajustando a mano, y el detalle guarda el histórico de importaciones (fichero, quién, cuándo y resultado).

Opciones del Menú

Opción 1: Buscar Facturas

• Descripción: Búsqueda avanzada de facturas con filtros
• Etiquetas: si el centro tiene etiquetas de factura creadas aparecen los filtros Etiquetas, No etiquetas y Etiquetas paciente. Al marcar dos o más etiquetas en Etiquetas o en Etiquetas paciente aparece junto al título de esa lista un selector Cualquiera / Todas: en Cualquiera (lo de siempre) salen las facturas que tengan alguna de las elegidas y en Todas solo las que las tengan todas. Cada lista tiene el suyo, así que se puede exigir todas en las etiquetas de la factura y cualquiera en las del paciente. Con una sola etiqueta no aparece, porque las dos opciones dan el mismo resultado, y No etiquetas sigue excluyendo igual.

Opción 2: Crear Factura

• Formulario de factura
• Descripción: Crear nueva factura

Opción 3: Buscar Facturas Proveedor (Opcional)

• Descripción: Facturas recibidas de proveedores
• Número de recepción: cada factura de proveedor recibe, al guardarla con su fecha, un número de recepción correlativo dentro del año, que ya no cambia. Si registras tarde una factura de un trimestre que ya entregaste a tu gestoría, las facturas que ya estaban conservan su número y la nueva recibe el siguiente número libre, aunque su fecha sea anterior. Un número usado no se vuelve a dar, ni siquiera si borras su factura. Si cambias la fecha de una factura a otro año, recibe un número nuevo de ese año.
• Una factura recibida no se emite ni se abona desde Nubidoc: es una factura que te ha emitido tu proveedor, no una de tu centro. Si marcas filas y pulsas Acciones, el menú no ofrece Emitir factura ni Realizar abonos cuando entre las marcadas hay alguna factura de proveedor (el resto de acciones sigue igual). Si el intento llega por otra vía, el sistema avisa «Una factura recibida no se emite» o «Una factura recibida no se rectifica» y no crea ni cambia nada. Su PDF es siempre el original del proveedor: Nubidoc no lo vuelve a generar.
• Modificar conserva los datos del proveedor: al abrir Modificar en una factura recibida (cuando el sistema lo permite) y pulsar Aceptar, se guardan los cambios que hayas hecho sin tener que elegir pagador, y el NIF, el nombre y el NIF-IVA del proveedor siguen siendo los suyos; ya no se sustituyen por los de tu centro.
• Importar facturas (botón bajo la lista): depende de si tu centro participa en el piloto de lectura automática de Costes:
  • Con el piloto, abre Costes → Pendientes de revisar, donde subes el PDF o la foto, la lectura automática propone los datos y tú los revisas antes de registrar nada. El botón solo aparece si tu perfil puede subir documentos en Costes; si no puede, no aparece (pide a quien gestiona Costes que suba el documento).
  • Sin el piloto, abre la subida de siempre: solo admite PDF y crea la factura de proveedor sin leer sus datos. Los completas a mano con Modificar o, si tienes Costes, desde Facturas y tickets. El cargador lo dice: «Solo se admiten facturas en PDF. Los datos se completan a mano: la detección automática está desactivada.»
  • Si el mismo archivo ya está subido en Costes (pendiente de revisar), la subida de siempre lo rechaza con el aviso «Este archivo ya está en Costes → Pendientes de revisar.»: complétalo allí.
• Revisar en Costes (acción de una factura de proveedor, solo con el piloto y si tu perfil puede ver Costes): si la factura salió de un documento subido en Pendientes de revisar (o se usó un documento subido allí como su original), abre la revisión de ese documento; si no, abre Pendientes de revisar para que subas el documento. Nunca cambia la factura por sí sola.
• «Detectar campos» ya no existe. La detección automática antigua (que mandaba el PDF a un servicio externo) se retiró: no sale ningún documento a ningún servicio. Las facturas de proveedor que ya tengas se completan a mano con Modificar o, si tienes Costes, desde Facturas y tickets.

Opción 4: Buscar Pagos

• Descripción: Búsqueda de pagos registrados. También puede abrirse desde el resumen rápido del paciente con Nº HC y paciente ya precargados.

Opción: Cuotas de planes de pago (Opcional)

• Dónde: Facturación → Cuotas de planes de pago, justo detrás de Buscar pagos.
• Descripción: Lista de las cuotas de los planes de pago, con las pestañas Vencidas, Próximas, Por revisar y Todas, para saber qué hay que cobrar y a quién llamar. Con el seguimiento de presupuestos activado, suma la pestaña Presupuestos sin respuesta. Detalle en «Formulario: Presupuesto», párrafo Cuotas de planes de pago: qué hay que cobrar y a quién llamar.
• Permisos: Ver facturación para consultarla; Gestionar facturas para Llamado, Posponer 15 días y cobrar. Sin Ver Precios Citas no se ve ningún importe ni se ofrece Crear plan de pagos.
• Configuración: solo aparece en los centros donde Nubidoc ha activado el plan de pagos o el seguimiento de presupuestos (los dos vienen desactivados). Con solo el seguimiento, la entrada se llama Presupuestos sin respuesta.

Opción 5: Buscar Presupuestos

• Descripción: Búsqueda de presupuestos con filtros por Nº HC, Paciente, rango de fechas y Estado (Borrador, Entregado, Aceptado, Rechazado, Cancelado, Firmado). En los centros con el seguimiento de presupuestos activado se suman Profesional y Validez (Todas, Vigentes, Caducadas, Sin validez informada)

Opción 6: Crear Presupuesto

• Formulario de presupuesto
• Descripción: Crear nuevo presupuesto

Opción 7: Caja (Opcional)

• Descripción: Control de caja diaria

Pantalla 1: Búsqueda de Facturas

Descripción

Secciones de la Pantalla

• Rango de fechas de factura
• Paciente (autocompletado)
• Profesional
• Estados (Borrador, Emitida, Cancelada; se pueden elegir varios)
• Estado de pago (Pendiente, Parcial, Pagada)
• Número de factura
• Serie de factura
• Importe total entre dos cantidades (ambos límites son opcionales e inclusivos)
• Enviado Verifactu (SI/NO)
• Contiene bono (SI/NO)
• Sin datos fiscales para emitir (SI): solo los borradores a los que les falta algún dato del destinatario para poder emitirse como factura completa (los mismos que llevan el triángulo de aviso)

• Número de factura
• Fecha de emisión
• Paciente
• Profesional
• Base imponible
• IVA
• Total
• Pagado
• Pendiente
• Estado
• Acciones rápidas

• Emitir seleccionadas (ordena por fecha antes de numerar; muestra notificación de progreso)
• Imprimir seleccionadas
• Descargar PDF múltiples
• Enviar por email
• Cambiar etiquetas
• Generar un fichero SEPA de cobro, cuando el centro tiene esta opción habilitada

• Estados mezclados, por ejemplo: «Las facturas seleccionadas están en estados distintos: 127 en borrador, 2 emitidas. «Emitir factura» y «Eliminar facturas» solo aparecen si todas están en borrador, y «Enviar por email», «Descargar facturas» e «Imprimir facturas», si todas están emitidas. Filtra por Estados en la búsqueda antes de seleccionarlas.» Si entre las marcadas hay facturas recibidas, el aviso añade que las facturas recibidas no se emiten nunca.
• Todas en borrador pero alguna es una factura recibida: el aviso dice que Emitir factura no aparece por esa factura. Desmárcala de la selección.
• Todas del mismo estado: no hay aviso.

• Con una sola factura en borrador, bajo los datos principales sale un aviso amarillo: «Esta factura no se puede emitir tal como está: faltan datos fiscales obligatorios por ley (art. 6 del RD 1619/2012): NIF/CIF, dirección.» (con lo que falte en cada caso). Si la factura cabe como simplificada, el aviso trae el botón Emitir como simplificada: explica que esa factura sale sin NIF ni domicilio del paciente y, al aceptar, sigue el mismo camino que Emitir factura (el aviso de que una factura emitida no se puede modificar, el idioma si su centro factura en varios y «¿Desea imprimir la factura?») y la emite como simplificada. Si no cabe, el aviso añade «Tampoco cabe como simplificada: …» con el motivo. Si el paciente necesita su NIF en la factura, cierre la ventana, complete los datos en el borrador y emita la factura completa.
• Con varias facturas marcadas, un aviso dice cuántas no se podrán emitir: «N de las seleccionadas no se pueden emitir por falta de datos fiscales. Al abrir cada borrador se resaltan los datos que le faltan; en «Buscar facturas», el filtro «Sin datos fiscales para emitir» las reúne.» Ninguna se convierte en simplificada desde aquí: se completan los datos o se cambia el tipo en bloque con Modificar formato impresión.
• Es un aviso: Emitir factura sigue en la ventana y, si se pulsa, la emisión se detiene con el mensaje de siempre de lo que falta (ver «Validación de CIF/NIF y domicilio del destinatario»).
• Si los datos están en la ficha del paciente, no hace falta teclearlos: abre el borrador y bajo los datos del destinatario sale el aviso Los datos del destinatario de este borrador no coinciden con los de la ficha del paciente con el botón Actualizar datos del destinatario, que los copia de la ficha, tipo de documento y país del documento incluidos (ver «Quién figura como emisor de la factura» y el apartado del destinatario del borrador).

1. En Facturación → Buscar facturas, elige borrador en el filtro Estados (y, si quieres, un rango de fechas) y pulsa Buscar.
2. Marca las facturas que quieras emitir y pulsa Acciones.
3. Pulsa Emitir factura y confirma las dos preguntas: la primera, «¿Desea emitir todas las facturas seleccionadas?»; la segunda, el aviso de que una factura emitida no puede modificarse (cualquier corrección se hace con una factura rectificativa).

Sobre las facturas marcadas: al exportar, descargar o imprimir facturas concretas, Nubidoc comprueba que cada factura marcada exista y pertenezca a tu centro. Si alguna ya no está disponible (por ejemplo, porque se borró después de cargar el listado), se ignora y la operación continúa con el resto. Solo si ninguna de las marcadas se puede usar aparece el aviso “Ninguna de las facturas seleccionadas está disponible (puede que se hayan borrado o pertenezcan a otro centro)”; en ese caso, vuelve a buscar y marca de nuevo.

Generar un fichero SEPA de cobro

1. Busca las facturas que quieres cobrar.
2. Marca una o varias filas si solo quieres incluir esas facturas. Si no marcas ninguna, Nubidoc utilizará todas las facturas que cumplan los filtros, no solo la página visible.
3. Pulsa Fichero SEPA. Se abre la ventana Fecha de cobro del fichero SEPA.
4. Revisa la Fecha de cobro propuesta, cámbiala si lo necesitas y pulsa Descargar. Revisa la remesa antes de autorizarla en la banca electrónica.

• Todo completo: no sale ningún aviso y descargas como siempre.
• Algunas facturas incompletas: sale un recuadro amarillo con el título N de M facturas no tienen los datos SEPA completos y, debajo, una línea por paciente y problema con las facturas afectadas, por ejemplo Paciente n.º 215: falta en la ficha: el IBAN SEPA (facturas F-1, F-2). El botón Descargar pasa a llamarse Descargar solo las N completas: el resto queda fuera del fichero hasta que se corrija su ficha y sigue pendiente de cobro. Si prefieres corregir antes las fichas, pulsa Cancelar.
• Ninguna completa, o falta un dato del centro: el recuadro es rojo y el botón Descargar queda desactivado hasta que se corrija.
• Si la comprobación no puede hacerse, la ventana se abre sin aviso y el fichero se genera como antes: si alguna factura tiene la ficha incompleta, no se genera.

• YYYYMMDD es la fecha de la factura (año, mes, día)
• NumeroFactura es el número asignado a la factura
• NombreCliente es el nombre del cliente que aparece en la factura, sin espacios (ej: “Roberto Herrero” → “ROBERTOHERRERO”)
• Importe es el líquido a cobrar (base + IVA − retención IRPF) en la moneda base de la factura, con guión bajo como separador decimal (ej: 150_00 = 150,00 €). En facturas sin retención coincide con la suma base + IVA. En clientes con factor de conversión de divisa configurado, el importe del nombre puede diferir del “TOTAL A PAGAR” del PDF, que aplica el factor de cambio.

Pantalla 2: Formulario de Factura

Descripción

Estructura del Formulario

• Título: “Nueva Factura” / “Modificar Factura”
• Número de factura (si está emitida)
• Estado actual (Borrador/Emitida/Cancelada)
• Botón “EMITIR” (si está en borrador)

• Importe Cobrado: muestra la suma de los pagos registrados y, entre paréntesis y en tamaño reducido, las formas de pago utilizadas (efectivo, tarjeta de crédito, transferencia, bizum, etc.). Ejemplos:
  • 50,00 € (efectivo) — un solo pago en efectivo
  • 150,00 € (efectivo, tarjeta de crédito) — dos pagos con formas distintas
  • 0,00 € — factura sin pagos (no se muestra paréntesis)
  Si varios pagos usan la misma forma, ésta aparece una sola vez. El contenido de los paréntesis coincide con la columna “Forma de pago” del listado Buscar facturas y con la línea “Forma de pago” de la factura impresa (cuando la preferencia correspondiente está activada). El valor se recalcula automáticamente tras pulsar Acciones → Registrar pago (también al borrar un pago), sin necesidad de cerrar y reabrir la factura. Si Registrar pago se abre directamente desde una cita, el formulario permite elegir ¿Actualizar estado de cita a ‘finalizada’?. Con Sí, registra el cobro y finaliza la cita; con No, registra solo el cobro. Esta opción no aparece al cobrar una factura, un bono u otro origen.
• Importe Total: suma de las líneas de factura (se actualiza al añadir/modificar/borrar prestaciones, facturables o bonos).

Formas de pago que ofrece su centro

Aviso de pago parcial y moneda

Departamento de la prestación al cobrar

Autorización de mutua al cobrar

Autorización mutua: AUT-2026-4471 (volante de Adeslas · cualquier acto · 2/3 sesiones · hasta 31/12/2026) Renovado 10/07 por Dr. Soler

• volante de la mutua: la autorización está registrada en la ficha del paciente (sección Autorizaciones de mutua) y la cita está vinculada a ella. Se muestran el ámbito, las sesiones consumidas sobre las concedidas y la fecha de vigencia. Si está agotada, caducada, aún no vigente o cerrada, el número sale en rojo indicando ese estado.
• autorización anotada en la cita: no hay volante, sino la casilla Autorización de mutua concedida y el Nº de autorización que se marcaron en la propia cita.

1. Datos del Cliente - Paciente, pagador, datos fiscales y país editable de la factura
2. Líneas de Factura - Servicios/productos facturados
3. Totales - Base, IVA, Total
4. Pagos - Pagos registrados
5. Observaciones - Notas internas

Pantalla 3: Detalles de Factura Emitida

Descripción

Información Mostrada

• Datos completos de factura
• Líneas de detalle
• Totales desglosados
• Historial de pagos
• Documentos PDF generados
• Abonos asociados (si existen)

El desglose de «Detalles» es el que se emitió

• Anular o cambiar una cita ya facturada se sigue pudiendo hacer, pero no cambia la factura emitida. Si el paciente tiene que recuperar dinero, hay que emitir un abono (ver Regla 5); anular la cita no corrige la factura. Al hacerlo desde la agenda, Nubidoc lo recuerda con un aviso flotante: «Esta cita está en la factura …, que no cambia. Si procede, emite un abono.» (con el número de la factura como enlace; solo si la factura está Emitida).
• Facturas emitidas antes de que Nubidoc guardara este desglose no lo tienen guardado y siguen calculándose con las citas actuales. Si tienen citas, Detalles de la factura muestra un recuadro amarillo con el texto «Desglose reconstruido con las citas actuales; el documento emitido es el PDF.» y, cuando el PDF con el que se emitió está disponible, un botón Ver el PDF emitido. Ese PDF es el documento válido: si el desglose de la pantalla no coincide con él, vale el PDF. En las facturas canceladas solo sale el aviso, sin botón.
• Las facturas en Borrador se siguen calculando con los datos actuales, y las que no tienen citas (solo conceptos libres, bonos o actividades) y las importadas no llevan ese aviso.

Acciones Disponibles

• Imprimir
• Enviar por email
• Registrar pago
• Realizar abono
• Ver PDF
• Canjear por factura completa (solo en una simplificada emitida)
• Anular canje (solo en una factura de canje)
• Reintentar canje (solo en un borrador de canje a medio emitir)

Formulario: Factura

Sección 1: Datos de Identificación

Sección 2: Datos del Cliente

De dónde salen estos datos al crear la factura: dependen del Pagador. Con el pagador PRIVADO se copian de la ficha del paciente. Con una mutua o aseguradora, el receptor de la factura es la mutua, así que el nombre fiscal, CIF, dirección, código postal, ciudad y provincia se copian de la ficha de esa mutua (Administración → Facturación y catálogo → Pagadores). En ambos casos se pueden corregir a mano antes de emitir; una vez emitida, los datos fiscales quedan bloqueados.

Pacientes con «Datos de facturación»: si el centro tiene activada la preferencia «Datos de facturación en la ficha del paciente» (Preferencias generales → pestaña Otras → área Facturación) y la ficha del paciente tiene rellenado el bloque «Datos de facturación», al elegir al paciente en una factura nueva con pagador privado cada campo relleno de ese bloque sustituye al de la ficha (nombre, tipo y número de documento, dirección, código postal, población, provincia y país). Los vacíos toman la ficha, salvo que en el bloque esté encendido Sustituir todos los campos, en cuyo caso salen vacíos. No se aplica a facturas a una mutua, a las ya emitidas, a los borradores ya creados ni a los presupuestos (que siguen mostrando la ficha). Más en Pacientes, «Sección 8: Datos de facturación».

Elegir un paciente sin número de paciente: en el campo Paciente de una factura nueva puede elegir también a un paciente que no tiene número de paciente; sus datos se copian a la factura igual que los de cualquier otro. (Antes no se copiaban y la pantalla podía mostrar un error.)

Aviso de datos fiscales que faltan (ámbar): en un borrador de factura completa, los campos CIF, Nombre, Direccion, Ciudad y CP del cliente que estén vacíos se resaltan en ámbar y, bajo ellos, una nota dice, por ejemplo: «Faltan datos fiscales obligatorios para emitirla como factura completa (art. 6 del RD 1619/2012): NIF/CIF, dirección. Puede guardar el borrador igualmente.» Se actualiza al escribir y al elegir paciente, pagador o contacto, y desaparece al completar los datos. En los centros que tienen el selector Tipo de factura, al elegir Simplificada (o Simplificada con nombre del paciente) el aviso desaparece, porque esas facturas no llevan NIF ni domicilio. No impide guardar.

Dos facturas abiertas a la vez: al pulsar Aceptar se guarda lo que ve en ESA factura (forma de pago, pagador, centro, tipo de factura, fechas y etiquetas). Antes, con dos facturas abiertas, guardar la segunda podía grabarle la forma de pago, el pagador o el centro de la primera.

Sección 3: Líneas de Factura

Sección 4: Totales (Solo Lectura)

Sección 5: Observaciones

Sección 6: Información Adicional

Formulario: Pago

Campos del Formulario de Pago

• Efectivo - Pago en metálico
• Tarjeta de crédito - Pago con tarjeta
• Cheque - Pago con cheque
• Otro - Otra forma de pago
• Transferencia - Transferencia bancaria
• Redsys - Pago mediante Redsys
• PayPal - Pago por PayPal
• Stripe - Pago mediante Stripe
• Bizum - Pago con Bizum
• Domiciliación - Cargo en cuenta

Elegir la forma de pago predeterminada

Formulario: Presupuesto

Campos del Formulario de Presupuesto

• Borrador - En elaboración
• Entregado - Enviado al paciente
• Aceptado - Paciente acepta
• Rechazado - Paciente rechaza
• Cancelado - Presupuesto cancelado
• Firmado - Presupuesto firmado electrónicamente por el paciente

• Modificar - Editar el presupuesto (no disponible si está firmado)
• Duplicar - Crear una copia del presupuesto
• Enviar por email - Abre un diálogo para enviar el PDF del presupuesto por email. Permite indicar destinatario, asunto y mensaje; si el destinatario queda vacío se intenta usar el email del paciente. Nubidoc confirma la solicitud de envío o muestra un error comprensible si falta el email o hay un problema de configuración.
• Imprimir - Generar PDF (si está firmado, muestra el PDF con la firma). Si el presupuesto está en borrador, Nubidoc pregunta antes “¿Desea actualizar el estado a ‘entregado’?”: al aceptar, primero marca el presupuesto como entregado y después abre el PDF en una ventana nueva. Si el navegador tiene bloqueadas las ventanas emergentes, no llega a hacer ninguna de las dos cosas: avisa de que no ha podido abrir la ventana y el presupuesto se queda como estaba, para que nunca conste como entregado un documento que nadie ha visto. Basta permitir las ventanas emergentes de Nubidoc y repetir
• Firmar - Firma presencial con validación PIN (requiere módulo de firma electrónica)
• Firma remota - Enviar solicitud de firma por email al paciente (requiere módulo de firma electrónica). Para centros con plantilla bilingüe, permite elegir idioma (español/inglés) antes de enviar
• Eliminar - Eliminar el presupuesto (no disponible si está firmado)
• Crear bono - Crear un bono asociado al presupuesto

• El precio que escribes es el que se guarda. En el diálogo Añadir prestaciones y facturables, el campo Precio Unidad (que muestra «Auto» mientras está vacío) manda: si lo rellenas, la línea se guarda con ese precio tenga o no la prestación una tarifa de precio privado.
• Si lo dejas vacío, se usa la tarifa privada de la prestación a la fecha del presupuesto; si tampoco hay tarifa, la línea queda a 0 (Nubidoc no inventa precios) y puedes corregirla con Modificar.
• El IVA de una línea nueva (columna IVA) sale, por este orden, del tipo de IVA de la tarifa privada de la prestación, del tipo de IVA configurado en la propia prestación, o es 0 % si no hay ninguno. Es la misma regla que sigue una factura, así que el mismo servicio lleva el mismo IVA en el presupuesto y en la factura.
• Todas las líneas suman en el total, también las que no tienen tarifa; una línea sin precio suma 0.
• Modificar sin tocar una línea no la cambia. El IVA de las líneas que ya estaban guardadas se conserva tal cual (la columna IVA se ve de solo lectura) y no pasan a pagador privado; el precio de cada línea es el que muestra su campo de la columna Precio Unidad. Esto importa en los presupuestos que prepara el plan de tratamiento, que traen el precio, el IVA y el pagador pactados: guardar sin cambios los deja exactamente igual.
• Ordenar las líneas. El botón Ordenar del formulario permite arrastrar las líneas para cambiar su orden. Si alguna línea ya no pertenece al presupuesto (por ejemplo, otra persona la quitó mientras tanto), Nubidoc no cambia el orden de ninguna y avisa con “No se puede cambiar el orden: las líneas no pertenecen a este presupuesto.”.

• Dónde está. En la ventana de acciones del presupuesto (botón Ver acciones) aparece el botón Plan de pagos. En un presupuesto en borrador o entregado sale desactivado con el texto “Acepte el presupuesto primero”; en uno aceptado o firmado, con paciente, lo abre. Cuando el presupuesto ya tiene plan, la misma ventana enseña el bloque Plan de pagos (cobrado, pendiente, próxima cuota y cuántas hay vencidas) con el enlace Ver plan.
• Crear el plan. En la ventana Plan de pagos indica Entrada, Fecha de la entrada, Número de cuotas y Primera cuota el, y pulsa Generar. Nubidoc propone las cuotas (la última se queda con los céntimos que sobren). Puedes cambiar fechas e importes, Añadir cuota o Quitar una cuota sin cobro. La suma tiene que coincidir al céntimo con el total del presupuesto: si no cuadra, un aviso en rojo dice cuánto falta o sobra y no deja guardar. Marca Recordar al paciente antes de cada vencimiento si quieres que reciba un aviso unos días antes de cada cuota, y pulsa Guardar.
• Estado de cada cuota: Pendiente, Cobrada, Cobrada en parte o Vencida (con los días de retraso).
• Cobrar una cuota. Registrar cobro pregunta dónde se cobra y abre Registrar pago con la cuota ya elegida. Ofrece, por este orden, las facturas emitidas del paciente que tienen saldo (Factura y su número, con lo pendiente; las cinco más recientes), la cita enlazada al presupuesto (“Cita del dd/mm/aaaa”, con lo pendiente) y, al final, “Sin cita ni factura”. Solo se ofrecen facturas y citas de pagador privado. Sale elegida la factura si solo hay una con saldo; si no, la cita, cuando lo que le queda por cobrar cubre la cuota. Asignar pago existente aplica a la cuota un pago que ya estaba registrado. Si el pago cubre más que la cuota, el sobrante pasa a las cuotas siguientes del mismo plan. Quitar asignación deshace una asignación sin borrar el pago.
• Pauta recomendada: emita la factura de la cuota y cobre desde ella. Un cobro que no queda en ninguna cita ni factura no lo absorbe después ninguna factura: se queda como un pago suelto del paciente y hay que facturarlo aparte. Por eso Registrar cobro pone primero las facturas con saldo y deja “Sin cita ni factura” para el final, y avisa en ámbar de lo que va a pasar. Con “Sin cita ni factura”: “Este cobro no quedará en ninguna factura ni cita y nada lo imputará después: factúrelo aparte.” Con la cita, si la cuota supera lo que le queda por cobrar: “La cita quedará sobrepagada (la cuota supera su pendiente de 50,00 €). En los centros con el aviso de deuda contaría como deuda del paciente: prefiera una factura.”
• Desde “Registrar pago”. Si el paciente tiene un plan activo, el diálogo muestra Aplicar a cuota: con sus cuotas pendientes (o No aplicar a ninguna cuota), y una línea “Se aplicarán …” explica a qué cuotas irá el cobro. Si el pago se registra sin cita ni factura (por ejemplo, desde la ficha del paciente), el bloque lleva además el mismo aviso en ámbar (“Este cobro no quedará en ninguna factura ni cita y nada lo imputará después: factúrelo aparte.”) y el enlace elegir una cita o factura, que abre Registrar cobro para esa cuota.
• Desde un pago ya registrado. La ventana Detalles del pago ofrece Asignar a plan de pagos cuando el pago es del paciente y le queda importe sin asignar.
• Otras acciones del plan: Desplazar las pendientes (mueve de −12 a +24 meses las cuotas sin cobro), Replantear (aparece cuando el total del presupuesto ha cambiado: conserva lo cobrado y reparte lo que falta), Trasladar a otro presupuesto (a otro aceptado o firmado del mismo paciente) y Cancelar plan (con motivo; las cuotas que tienen cobro se conservan).
• Replantear y Trasladar se confirman sobre una vista previa. Ambas ventanas piden primero Vista previa (el reparto nuevo, cuota a cuota) y solo entonces habilitan Confirmar replanteo o Trasladar; si cambia un campo, hay que volver a ver la vista previa. Si entre la vista previa y la confirmación alguien cambia el total del presupuesto o un cobro de una cuota, no se guarda nada: la ventana enseña la vista previa nueva con el aviso en ámbar “El presupuesto o los cobros del plan han cambiado desde la vista previa: revise el reparto nuevo y vuelva a confirmar.” y hay que confirmar otra vez.
• Volver a entregado o a borrador un presupuesto con plan pide confirmación (“Plan de pagos vigente”): el plan pasa a Por revisar y no salen recordatorios hasta que vuelva a estar aceptado.
• Si dos personas lo cambian a la vez, la segunda ve “El plan de pagos ha cambiado desde que lo abrio (otro usuario lo ha modificado); vuelva a abrirlo.” y la ventana se vuelve a cargar con lo que hay ahora.
• Si en ese momento se está enviando el recordatorio de una cuota, cambiar su fecha o su importe, desplazarla o replantear el plan espera: “Se está enviando ahora mismo el recordatorio de la cuota del dd/mm/aaaa: vuelva a intentarlo en unos minutos.” Lo escrito se conserva para volver a pulsar Guardar.
• Permisos. Ver el plan pide Ver facturación; crearlo, cambiarlo y cobrar cuotas, además Gestionar facturas. Los importes solo se ven con Ver Precios Citas: sin ese permiso la ventana enseña fechas y estados, sin ningún importe, y solo deja cambiar fechas, Desplazar las pendientes, el recordatorio y Cancelar plan; crear, replantear, trasladar y cobrar quedan para quien ve los importes.

• Quién la ve. Hace falta Ver facturación. Anotar Llamado o Posponer 15 días y cobrar exigen además Gestionar facturas. Sin Ver Precios Citas la pantalla funciona igual pero no enseña ningún importe (ni las columnas Importe, Cobrado y Pendiente ni los totales) y las filas no ofrecen Registrar cobro ni Asignar pago.
• Pestañas, cada una con su contador (también el de Presupuestos sin respuesta, que sale desde la primera carga aunque la pantalla se abra en otra pestaña; cuenta con el Centro y el Profesional elegidos). La pantalla se abre en Vencidas:
  • Vencidas: cuotas con importe pendiente cuya fecha de vencimiento ya ha pasado, de planes en marcha y sin nada que revisar. Salen primero las más antiguas.
  • Próximas: cuotas pendientes que vencen en los próximos 30 días.
  • Por revisar: planes que han dejado de encajar con su presupuesto, y pagos o devoluciones que hay que mirar (más abajo).
  • Todas: todas las cuotas de todos los planes no cancelados, estén cobradas o no. Un plan cancelado no sale en ninguna pestaña.
  • Presupuestos sin respuesta: solo con el seguimiento de presupuestos activado (más abajo).
• Filtros. Centro y Profesional (los del presupuesto: si cambian en el presupuesto, la lista los sigue), Paciente (Nº o nombre) (con solo cifras busca ese número de paciente; si no, parte del nombre o de los apellidos; se aplica al pulsar Intro o al salir del campo), Vence desde, Vence hasta y la casilla Con recordatorio enviado. En Por revisar solo se ofrecen el centro, el profesional y el paciente. El botón de las flechas circulares (Actualizar) vuelve a cargar la lista. Al cerrar la ventana del plan o la del presupuesto, la lista se vuelve a cargar sola.
• Columnas. Paciente (el nombre abre su ficha; al lado, su número), Presupuesto (el número abre las acciones del presupuesto; debajo, su título y el profesional y el centro), Cuota (Entrada o, por ejemplo, Cuota 3 de 12), Vence, Retraso (en días, solo las vencidas), Importe, Cobrado, Pendiente, Estado, Recordatorio, Último contacto y Acciones.
  • Estado: Pendiente, Cobrada, Cobrada en parte, Vencida o Vencida (cobrada en parte), con la nota Ficha inactiva si la ficha del paciente está desactivada. En Todas, una cuota de un plan que necesita revisión lleva además la etiqueta Por revisar.
  • Último contacto: por ejemplo Llamado ×2 (04/10/2026): las veces que se ha anotado una llamada y la fecha de la última.
  • Recordatorio: si ya salió, la fecha y el canal (05/10 · WhatsApp, Email o SMS). Si no, el motivo por el que no saldrá: recordatorio apagado (el plan no tiene marcado Recordar al paciente antes de cada vencimiento), plan por revisar (mientras tanto no salen recordatorios), ficha inactiva, no sale: sin contacto (el paciente no tiene un email válido ni un teléfono utilizable), no sale: sin consentimiento (no acepta recibir notificaciones por email ni por WhatsApp), no sale: sin centro principal, no sale: centro sin envíos (su centro principal está inactivo o tiene las notificaciones desactivadas), no sale: mensaje en cola (ya hay otro recordatorio del plan de ese paciente esperando salir) o simulación (los recordatorios de este centro todavía están en modo simulación: los activa Nubidoc y hasta entonces no sale ninguno de verdad).
• Botones de cada fila.
  • Registrar cobro: abre la ventana Plan de pagos ya en el cobro de esa cuota (como se explica arriba). Solo en planes en marcha, con la cuota pendiente y con Gestionar facturas y Ver Precios Citas.
  • Asignar pago: abre la ventana Plan de pagos, donde cada cuota con pendiente ofrece Asignar pago existente. Mismas condiciones que Registrar cobro.
  • Ver plan: abre la ventana Plan de pagos del presupuesto.
  • Llamado: anota que se ha llamado al paciente por esa cuota. Sale “Anotado.” y Último contacto suma una llamada. No cambia el estado de la cuota ni cobra nada. Requiere Gestionar facturas.
  • Abrir presupuesto: abre las acciones del presupuesto.
• Pie de la lista. Con importes visibles, debajo de la tabla se lee Pendiente de esta lista: con la suma de lo pendiente (en Vencidas, Próximas y Todas). El paginador muestra Anterior, Siguiente y “Página 1 de 3 · 60 elementos” (25 por página). Una lista vacía dice “No hay nada en esta lista.” Si la lista no carga, un aviso rojo da el motivo (por ejemplo, “No tiene permisos para el plan de pagos.”) o, si no hay otro, “No se ha podido cargar la lista.”; si falla una acción, “No se ha podido completar la acción.”
• Por revisar. Reúne tres cosas, y en sus filas solo hay Ver plan y Abrir presupuesto:
  • Planes que han dejado de encajar con su presupuesto (fila Plan de pagos). El motivo sale debajo, con uno de estos textos: El presupuesto se ha borrado, El paciente se ha borrado, El paciente ha fallecido, El presupuesto está cancelado, El presupuesto está rechazado, El presupuesto ya no está aceptado, El presupuesto ha cambiado de paciente, El total del presupuesto ha cambiado: replantee el plan o Un pago asignado se ha borrado o recortado: replantee el plan. Mientras un plan está por revisar, sus cuotas no cuentan como vencidas y no salen recordatorios. Se resuelve abriendo el plan con Ver plan: volviendo a aceptar el presupuesto, con Replantear, con Trasladar a otro presupuesto o con Cancelar plan. Si el plan ya está completado pero su presupuesto está cancelado, rechazado o borrado, la fila añade: “Nada pendiente: trasládelo al presupuesto que lo sustituye o cancélelo (motivo «Sustituido por otro plan o presupuesto») para archivarlo.” (el motivo se elige en Cancelar plan, opción Sustituido por otro plan o presupuesto).
  • Pago con resto sin asignar: un pago ya asignado a cuotas que todavía tiene importe sin repartir. La fila dice “Quedan 50,00 € de este pago sin asignar.” (sin Ver Precios Citas, “Queda parte de este pago sin asignar.”) y la columna Vence enseña la fecha del pago.
  • Cuota cobrada con una devolución posterior: “Hay una devolución de 50,00 € del 04/10/2026 posterior al cobro.” (sin Ver Precios Citas, “Hay una devolución del 04/10/2026 posterior al cobro.”).

• Filtros. Centro, Profesional, Días sin respuesta (Todos, Desde 15 días o Desde 30 días: el plazo de aviso del centro y su doble), Validez (Todas, Vigente, Caducado o Sin validez informada) y las casillas Anteriores al seguimiento y Vueltos a borrador.
• Columnas. Paciente, Presupuesto (con su estado debajo si ya no es entregado, por ejemplo borrador), Entregado el (el día en que Nubidoc detectó el presupuesto como entregado; en los marcados Anterior al seguimiento, la fecha del presupuesto), Días (desde esa fecha, en rojo cuando ya ha pasado el plazo de aviso; — si está pausado), Válido hasta (con la etiqueta Caducado o Sin validez informada si no está vigente), Importe (neto) (el total del presupuesto menos su descuento; solo con Ver Precios Citas), Avisado el (la fecha del aviso y, debajo, notas como Anterior al seguimiento, Vuelto a borrador, “Pospuesto hasta el dd/mm/aaaa” o Sin destinatario para el aviso), Cita (“Tiene cita el dd/mm”), Último contacto y Acciones. Con importes visibles, el pie dice Importe neto de esta lista:.
• Botones. Abrir presupuesto (desde ahí se acepta, rechaza o cancela: esta pantalla no cambia el estado de ningún presupuesto), Llamado (anota la llamada, igual que en las cuotas), Posponer 15 días (solo antes de que salga el aviso, con el presupuesto aún sin respuesta y sin otro aplazamiento en curso; sale “Pospuesto hasta el dd/mm/aaaa.” y la columna Avisado el lo recuerda mientras dure; hasta que el aplazamiento venza, el botón no se ofrece en esa fila, y cuando vence vuelve a salir) y Crear plan de pagos (solo con el plan de pagos activado, si el presupuesto está aceptado o firmado y todavía no tiene plan, y solo a quien tiene Gestionar facturas y además Ver Precios Citas, porque crear un plan reparte importes; abre la ventana Plan de pagos).
• Si otra persona ya ha cambiado esa fila, la acción se rechaza y la lista se recarga. Los textos que puede dar el sistema son “El presupuesto ya tiene respuesta.”, “El aviso ya salió: no se puede posponer.” y, si la fila ya está pospuesta, “Ya está pospuesto hasta el dd/mm/aaaa.”

1. Abrir el presupuesto desde el listado
2. Pulsar “Acciones” → “Firmar”
3. Si hay dispositivos de firma (tablets) configurados, se puede elegir entre firmar en esta pantalla o enviar a un dispositivo
4. El paciente firma en el pad de firma digital
5. Se envía un código de verificación (PIN) por SMS o email
6. El paciente introduce el PIN para confirmar
7. El presupuesto pasa automáticamente a estado “Firmado”

1. Abrir el presupuesto desde el listado
2. Pulsar “Acciones” → “Firma remota” (para centros con plantilla bilingüe, se muestra un diálogo para elegir idioma antes de enviar)
3. Rellenar los datos del firmante (nombre, DNI, email, teléfono)
4. Elegir el método de validación (SMS, email o sin validación)
5. Pulsar “Enviar”: el paciente recibe un email con un enlace para firmar
6. El paciente abre el enlace, firma en su dispositivo y valida con PIN (el código se solicita automáticamente tras firmar, sin necesidad de pulsar un botón adicional)
7. El presupuesto pasa automáticamente a estado “Firmado”

• Cómo se activa: Administración → Centro → Preferencias generales → pestaña Otras. Escriba «pieza dental» en Buscar preferencia y active el interruptor de Presupuestos por pieza dental (odontograma). Viene desactivada, y mientras lo esté no cambia ninguna pantalla ni PDF. Apagarla después no borra las piezas ya guardadas: se conservan en sus líneas y se siguen imprimiendo.
• En el formulario (Facturación → Crear presupuesto, o Modificar): la tabla de líneas tiene la columna Pieza con dos casillas por línea. La primera, con el ejemplo 16 o 14,15,16, es la pieza con numeración FDI; para un puente o un grupo, separe las piezas con comas. La segunda, con el ejemplo MO, son las caras: M mesial, D distal, I u O incisal u oclusal, V vestibular, P o L palatina o lingual, C cervical, R radicular, A apical, según la pieza. Las caras solo se pueden indicar con una pieza; sin caras, es la pieza completa. Las piezas se guardan ordenadas (16, 14 queda como 14,16).
• Si algo no es válido, el sistema avisa y no guarda. Por ejemplo: La pieza dental no es válida. Use la numeración FDI separada por comas, por ejemplo 16 o 14,15,16. o Las caras solo se pueden indicar cuando la línea tiene una única pieza.
• En la ventana de acciones y en el PDF aparece la columna Pieza solo si alguna línea la tiene. Se escribe como 16 · MO (pieza y caras) o 14-16 (tres o más piezas seguidas del mismo cuadrante). En el PDF va entre Nombre y Unidades.
• Plantillas propias de un centro: algunos centros tienen una plantilla de presupuesto propia. En dos de ellas la pieza sale en su columna Pieza(s) en lugar del comentario de la línea; en otras no se imprime la pieza (se ve en el formulario y en la ventana de acciones, pero no en su PDF). Si necesita que salga en la suya, pídaselo a soporte.
• Duplicar el presupuesto conserva piezas y caras. Crear bono no las lleva al bono, y la factura tampoco lleva la pieza.
• Privacidad: la pieza y las caras se guardan sin cifrar, como el resto del presupuesto (el cifrado protege el documento del odontograma, no el presupuesto).
• Líneas creadas desde el odontograma: junto a la pieza llevan la etiqueta Del odontograma, tanto en el formulario como en la ventana de acciones. Quien solo gestiona presupuestos ve la pieza, las caras y la etiqueta, pero no qué tratamiento del odontograma es. Duplicar el presupuesto conserva la etiqueta; si cambia el paciente de un borrador, la etiqueta se quita.

Flujo 1: Crear y Emitir Factura Simple

1. Usuario va a Facturación → Crear factura
   ↓
2. Sistema muestra formulario en blanco
   ↓
3. Usuario selecciona paciente
   ↓
4. Sistema auto-completa:
   - Pagador (del paciente)
   - Datos fiscales (si existen)
   - Profesional asignado
   ↓
5. Usuario añade línea de factura:
   - Busca servicio "Consulta general"
   - Sistema completa precio según tarifa del pagador
   - Sistema completa IVA según configuración
   - Cantidad: 1
   ↓
6. Sistema calcula automáticamente:
   - Base imponible: 100€
   - IVA (21%): 21€
   - Total: 121€
   ↓
7. Usuario revisa totales
   ↓
8. Usuario hace clic en "EMITIR FACTURA"
   ↓
9. Sistema valida:
   - Paciente seleccionado
   - Al menos una línea de factura
   - Precios correctos
   - IVA válido
   ↓
10. Sistema emite factura:
    - Cambia el estado a "Emitida"
    - Asigna el siguiente número disponible de la serie
    - Genera PDF de la factura
    - Almacena en carpeta de facturas
    - Registra en libro de facturas
    ↓
11. Si integración fiscal VeriFactu o TicketBAI:
    - Envía factura a la autoridad fiscal correspondiente si está configurado el envío inmediato
    - Muestra el QR fiscal y el estado de presentación
    ↓
12. Sistema muestra mensaje "Factura emitida correctamente"
    ↓
13. Opciones disponibles:
    - Imprimir factura
    - Enviar por email al paciente
    - Registrar pago

• Si paciente tiene descuento: Se aplica automáticamente
• Si es factura a aseguradora: Se pueden añadir campos específicos
• Si requiere rectificativa: Usar opción “Realizar abono”

Flujo 2: Facturar desde Cita Atendida

1. Profesional finaliza cita con paciente
   ↓
2. Estado de cita cambia a "Finalizada"
   ↓
3. Profesional hace clic en cita → Acciones
   ↓
4. Selecciona "Crear factura"
   ↓
5. Sistema abre formulario de factura con:
   - Paciente: Pre-seleccionado de la cita
   - Pagador: Del paciente
   - Profesional: Quien atendió la cita
   - Fecha: Hoy
   - Línea de factura: Servicios de la cita
   ↓
6. Sistema añade automáticamente servicios de la cita:
   - Cada servicio asociado a la cita
   - Precio según tarifa aplicada en cita
   - Descuentos del paciente aplicados
   ↓
7. Profesional revisa y modifica si necesario:
   - Puede añadir servicios adicionales
   - Puede modificar cantidades
   - Puede aplicar descuentos extra
   ↓
8. Profesional emite factura
   ↓
9. Sistema vincula factura con cita:
   - La cita queda marcada como facturada y permite abrir la factura asociada
   ↓
10. Si pago inmediato:
    - Clic en "Registrar pago"
    - Seleccionar forma de pago
    - Introducir importe
    - Confirmar
    ↓
11. Sistema registra pago:
    - Añade el pago al historial de la factura
    - Actualiza el total pagado
    - Si total pagado = total factura: Marca como pagada
    ↓
12. Factura completa y pagada

Flujo 3: Registrar Pago Parcial

1. Usuario busca factura pendiente
   ↓
2. Hace clic en factura
   ↓
3. Sistema muestra:
   - Total: 500€
   - Pagado: 0€
   - Pendiente: 500€
   ↓
4. Usuario selecciona "Registrar pago"
   ↓
5. Sistema abre formulario de pago
   ↓
6. Usuario completa:
   - Importe: 200€ (pago a cuenta)
   - Fecha: Hoy
   - Forma de pago: Transferencia
   - Referencia: "Nº transferencia: 123456"
   ↓
7. Sistema valida:
   - Importe ≥ 0
   - Importe ≤ Pendiente (500€)
   ↓
8. Sistema guarda pago
   ↓
9. Sistema actualiza factura:
   - Pagado: 200€
   - Pendiente: 300€
   - Estado pago: "Parcialmente pagada"
   ↓
10. Factura se marca con indicador amarillo (pago parcial)
   ↓
11. Usuario puede registrar pagos adicionales hasta completar

Flujo 4: Realizar Abono (Rectificativa)

1. Se detecta error en factura emitida
   (Ej: Se facturó 150€ pero debían ser 100€)
   ↓
2. Usuario busca factura a rectificar
   ↓
3. Hace clic en factura → Acciones
   ↓
4. Selecciona "Realizar abono"
   ↓
5. Sistema pregunta tipo de abono:
   - Abono total (anula factura completa)
   - Abono parcial (solo parte del importe)
   ↓
6. Usuario selecciona "Abono parcial"
   ↓
7. Sistema muestra formulario:
   - Factura original: Factura 2024/0123
   - Total original: 150€
   - Campo para indicar el importe a abonar
   ↓
8. Usuario introduce: 50€
   ↓
9. Usuario especifica motivo: "Error en importe"
   ↓
10. Usuario confirma
   ↓
11. Sistema genera factura de abono:
    - Nueva factura con número siguiente
    - Queda identificada como abono y vinculada con la factura original
    - Líneas con importes negativos (-50€)
    - Total: -50€
    ↓
12. Sistema actualiza factura original:
    - Marca como "Tiene abonos"
    - Vincula con factura de abono
    ↓
13. Sistema emite automáticamente factura de abono
    ↓
14. Resultado:
    - Factura original: 150€ (con marca de abonada)
    - Factura de abono: -50€
    - Neto real facturado: 100€

Reglas de los abonos

• Una factura no se abona dos veces. Cuando los abonos de una factura (también los que están en borrador) suman ya su importe total, la acción “Realizar abono” deja de aparecer y el sistema rechaza crear otro con el aviso «Esta factura ya está abonada por completo: sus abonos suman X sobre un total de Y, así que no queda importe por abonar. Si necesita devolver dinero, hágalo sobre el abono ya emitido o elimine el borrador que no vaya a usar.» Los abonos parciales encadenados siguen permitidos mientras quede importe (dos abonos de 100 sobre una factura de 300, sí, y un tercero de 100 también, porque completa justo el total; el cuarto ya no). Anular o eliminar un abono libera su importe. Al emitir se vuelve a comprobar: si lo ya abonado más el abono que se emite supera el total, la emisión se rechaza con un aviso que dice cuánto suman. Lo mismo se comprueba en lote: si se seleccionan varios borradores de la misma factura y entre ellos superan lo que queda por abonar, no se emite ninguno. Y reactivar un abono anulado vuelve a contar su importe: si con él se pasa del total, la reactivación se rechaza.
• Un abono va siempre en una serie de abonos. En el borrador de un abono (y de una rectificativa) el desplegable Serie solo muestra las series marcadas como serie de abono; si se intenta guardar o emitir en una serie de facturas normales, se rechaza con «Un abono tiene que ir en una serie de abonos: la serie seleccionada es de facturas normales.» Si el centro no tiene ninguna serie de abono, el abono se numera con su letra, como siempre.

Flujo 5: Crear Presupuesto y Convertir a Bono

1. Paciente consulta por tratamiento de fisioterapia
   ↓
2. Usuario va a Facturación → Crear presupuesto
   ↓
3. Usuario completa:
   - Paciente: Juan García
   - Título: "Tratamiento de fisioterapia - 10 sesiones"
   - Válido hasta: +30 días
   ↓
4. Usuario añade líneas:
   - Servicio: "Sesión fisioterapia"
   - Cantidad: 10 sesiones
   - Precio unitario: 40€
   - Descuento: 10% (por volumen)
   - Subtotal: 360€
   ↓
5. Sistema calcula:
   - Total sin descuento: 400€
   - Descuento (10%): 40€
   - Base imponible: 360€
   - IVA (21%): 75.60€
   - Total: 435.60€
   ↓
6. Usuario guarda presupuesto
   ↓
7. Sistema asigna número de presupuesto
   ↓
8. Usuario imprime o envía por email al paciente
   ↓
9. Paciente acepta el presupuesto
   ↓
10. Usuario abre presupuesto → Acciones
    ↓
11. Selecciona "Crear bono"
    ↓
12. Sistema abre formulario de bono con:
    - Paciente: Pre-seleccionado
    - Servicio: Sesión fisioterapia
    - Sesiones totales: 10
    - Precio total: 435.60€
    ↓
13. Usuario confirma creación de bono
    ↓
14. Sistema crea bono:
    - Estado: Activo
    - Sesiones disponibles: 10
    - Fecha caducidad: +6 meses
    ↓
15. Usuario emite factura del bono:
    - Importe: 435.60€
    - Concepto: "Bono 10 sesiones fisioterapia"
    ↓
16. Usuario registra pago
    ↓
17. A medida que paciente asiste:
    - Cada cita descuenta 1 sesión del bono
    - No se factura la cita individual
    - Cuando sesiones = 0: Bono agotado

Flujo 6: Enviar Facturas por Email a los Pacientes (sin papel)

La acción solo está disponible en facturas emitidas: los borradores no la muestran y, en el envío múltiple, todas las facturas seleccionadas deben estar emitidas.

1. Entra en Facturación → Buscar facturas y localiza la factura.
2. Abre las acciones de la factura y pulsa Enviar por email (icono de sobre).
3. Se abre el diálogo de envío con el asunto y el cuerpo del mensaje ya rellenados según la plantilla de email configurada por el centro (editables antes de enviar), y la factura en PDF como adjunto.
4. Al aceptar, el sistema confirma con el mensaje “El mensaje ha sido enviado al procesador de notificaciones correctamente”: el envío queda encolado y se procesa automáticamente.

• Un email relleno (Datos de contacto).
• El consentimiento de comunicaciones activado: Permitir Notificaciones y Notificaciones por Email (interruptores de la ficha del paciente, pestaña Datos de contacto).

Envío automático al emitir (opcional)

1. El interruptor Enviar la factura por email al emitirla activado en el centro.
2. La etiqueta Solicita factura marcada en la ficha de ese paciente.
3. Los mismos requisitos de email y consentimiento del envío manual: email relleno, Permitir Notificaciones y Notificaciones por Email.

«Primera» quiere decir que a ese paciente no se le ha emitido ninguna otra factura antes, no que sea el primer correo que se le manda. Así, activar esta opción en un centro que lleva años facturando no saluda como nuevos a los pacientes de siempre.

Integraciones

• Cada factura está vinculada a un paciente
• Pagador del paciente se usa por defecto
• Los datos fiscales del receptor se auto-completan según el pagador: si el pagador es PRIVADO, se copian los del propio paciente; si el pagador es una mutua o aseguradora, el receptor de la factura es esa mutua y se copian sus datos (nombre fiscal, CIF, dirección, código postal, ciudad y provincia), no los del paciente
• Desde ficha de paciente se accede a historial de facturas

• Facturas se generan desde citas
• Cada cita puede tener factura asociada
• Servicios de cita se trasladan a factura
• Estado “Facturada” en cita

• Los bonos vinculados a una factura se gestionan desde la pestaña Bonos del formulario de factura
• La pestaña muestra una tabla con: nombre del bono, cantidad, precio unidad, % IVA y total (todos formateados a 2 decimales)
• Es posible editar cantidad, precio unitario e IVA directamente en la tabla (si la factura no está emitida)
• Al añadir o modificar un bono, el formulario incluye un campo “Importe total” con cálculo bidireccional (se puede introducir el total deseado y el sistema calcula el precio unitario, o viceversa)
• Botones para añadir nuevos bonos (del catálogo del paciente), modificar o borrar
• Si un bono tipo está restringido a ciertos pagadores, solo se puede crear o seleccionar con esos pagadores. Los bonos tipo sin restricción siguen disponibles para todos los pagadores, siempre que correspondan al centro seleccionado.
• El total de la factura se recalcula automáticamente tras cada cambio en la pestaña Bonos
• En Datos de cabecera se muestra la cantidad de bonos vinculados con un enlace a la pestaña
• Sesiones de bonos no generan facturas individuales
• Factura de bono vincula con bono creado

• Actividades grupales pueden facturarse
• Opción de facturación mensual o por sesión
• Descuentos por actividad grupal

• Configuración de series de facturación
• Gestión de tipos de IVA
• Definición de formas de pago
• Configuración de numeración
• Integración con VeriFactu (AEAT)

Antes de empezar

• Pacientes - Lo habitual es facturar a un paciente, pero no es obligatorio: desde Buscar facturas → Añadir factura se puede crear una factura sin paciente (ver la pregunta frecuente sobre ventas a quien no es paciente)
• Servicios - Debe haber servicios/productos para facturar
• Pagadores - Al menos un pagador definido

Estados de factura

• Borrador - Factura en elaboración, modificable y todavía sin número oficial
• Emitida - Factura oficial con número, no modificable
• Cancelada - Factura anulada

• Borrador → Emitida (con Emitir factura, y solo con ella: es la única acción que asigna número, genera el PDF y presenta el registro si el centro está en VeriFactu)
• Cancelada → Borrador, solo cuando esa factura nunca llegó a emitirse (ver más abajo)

• Borrador → Cancelada: la acción Cancelar factura se retiró. Dejaba el borrador en un estado del que no se podía salir: no se corregía, no se eliminaba y no se podía emitir. Un borrador que ya no vale se retira con Eliminar factura.
• Emitida → Borrador: en ningún centro y bajo ninguna circunstancia. Una factura emitida es un documento fiscal expedido y no vuelve atrás: ni con un botón, ni renumerándola. Tampoco se puede eliminar, ni cambiarle la fecha o los datos fiscales de cabecera. Para corregirla hay que emitir una rectificativa o un abono.
• Emitida → Cancelada: para dejar sin efecto una factura ya emitida se hace un abono.
• Cancelada → Borrador, si la factura llegó a emitirse: esa tiene número y PDF, así que no se reabre, ni se renumera, ni se elimina. Se corrige con un abono.

• Solo facturas “Emitidas” tienen número fiscal
• Solo facturas “Borrador” son editables
• Las facturas “Canceladas” siguen apareciendo en Buscar facturas, en gris. El filtro Estados permite incluirlas o dejarlas fuera.

Numeración de facturas

• Cada serie tiene contador independiente
• Las facturas rectificativas (abonos) con serie dedicada tienen su propia secuencia de numeración, independiente de las facturas normales
• Número se asigna al emitir (no al crear borrador)
• Formato: serie, año y número separados por guiones, por ejemplo F-2026-123
• Ejemplo: “A-2025-00123”

• No puede haber huecos en numeración
• No se pueden modificar números asignados
• Cambio de serie solo en borrador
• Al importar facturas desde Excel, el sistema comprueba que no exista ya una factura con el mismo número y serie. Si se detecta un duplicado, la importación se detiene e informa de la fila del Excel conflictiva.
• Al importar facturas desde Excel, si la columna “tipo de IVA” está vacía, el sistema utiliza automáticamente el tipo de IVA configurado en la prestación asociada a esa línea. Si no hay prestación o la prestación no tiene IVA configurado, se aplica IVA al 0%. Si la columna contiene el valor 0, se respeta como IVA exento (0%).
• Al importar facturas desde Excel con creación de cita asociada, si la prestación no tiene duración definida o no se indica prestación, la cita se crea con una duración por defecto de 15 minutos.
• Al importar facturas desde Excel con creación de cita asociada, si la fecha de la cita no incluye hora, la cita se crea a las 12:00 del mediodía. Si la fecha incluye hora, se respeta la hora indicada.
• Al emitir una factura, el sistema comprueba que su fecha no sea anterior a la última factura emitida para el mismo CIF del emisor y la misma serie dentro del mismo año. Si detecta un desorden cronológico, muestra un aviso. El usuario puede decidir continuar igualmente o corregir la fecha antes de emitir.
• Al emitir una factura, el sistema exige que tenga fecha. Si el borrador no la tiene (o la fecha no existe, por ejemplo un 30 de febrero), no se emite y aparece el aviso “La factura no tiene fecha. Pon la fecha de la factura antes de emitirla.”. El sistema nunca pone la fecha de hoy por su cuenta: la eliges tú. Guardar un borrador sin fecha sí se puede; solo se exige para emitir.
• Al emitir desde la pantalla de facturas, si la factura se numeraría en una serie que otro NIF ya ha usado en el mismo centro, el sistema avisa de que abriría una numeración paralela. Puede continuar o cancelar y revisar el emisor antes de emitir (ver «Quién figura como emisor de la factura»).

Una factura emitida no vuelve a borrador

• Rectificar (sustitución): crea una factura rectificativa con los mismos importes para corregir datos.
• Realizar abono: crea la factura rectificativa que deja sin efecto la original.

Cálculo de IVA

1. Si la prestación de la cita tiene un IVA específico asignado (incluido 0% para exención), se utiliza ese valor.
2. Si no tiene IVA asignado, se busca en el tarificador (tabla de precios configurada en Administración).
3. Si tampoco se encuentra en el tarificador, se utiliza el tipo de IVA de la prestación (definido en Administración > Facturación y catálogo > Prestaciones).
4. Si ninguno está configurado, se aplica 0% por defecto.

Nota: Si se modifica el % de IVA de una prestación dentro de la cita (por ejemplo, para aplicar exención fiscal al 0%), ese valor se respeta en la impresión, previsualización y exportación de la factura.

• 21% - General
• 10% - Reducido
• 4% - Superreducido
• 0% - Exento

Base Línea = Cantidad × Precio × (1 - Descuento/100)
IVA Línea = Base Línea × IVA%/100
Total Línea = Base Línea + IVA Línea

Base Total = Σ Base Línea
IVA Total = Σ IVA Línea
Total Factura = Base Total + IVA Total

Estados de pago

• Impagada - Pagado = 0
• Parcialmente pagada - 0 ≤ Pagado ≤ Total
• Pagada - Pagado = Total
• Sobrepagada - Pagado ≥ Total (caso excepcional)

• 🔴 Rojo - Impagada
• 🟡 Amarillo - Parcialmente pagada
• 🟢 Verde - Pagada completa

Factura rectificativa (abono)

1. Abono total - Anula factura completa (importes negativos de todas las líneas)
2. Abono parcial - Solo parte del importe
3. Abono simple - Rectificativa sin referencia a una factura del sistema (por ejemplo, cuando la factura original se emitió en otro programa)

• Aparece el indicador “ABONO” debajo de la serie.
• La factura se trata automáticamente como abono simple.
• Aparece el campo “Factura original” para indicar opcionalmente la referencia de la factura que se rectifica.
• Si el centro emisor factura con TicketBAI (Bizkaia, Gipuzkoa o Álava), junto a Factura original aparece Serie de la factura original (si tiene), y bajo Factura original la ayuda “Solo el número, sin la serie”. Con TicketBAI la rectificativa tiene que identificar la factura que corrige, así que hay que rellenar el número, la fecha y, si la tenía, la serie. El número no puede pasar de 20 caracteres ni llevar &, < ni >; si falta algo, la emisión se detiene con “No se puede emitir la rectificativa: con TicketBAI hay que identificar la factura que se rectifica. Indique la serie (si tiene), el número y la fecha de la factura original. El número no puede tener más de 20 caracteres.” y la factura se queda en borrador. La serie del propio abono no puede tener más de 20 caracteres y no puede quedar vacía: con TicketBAI una rectificativa siempre lleva serie.
• Los importes se tratan como negativos.

• Se genera nueva factura marcada como abono
• Importes son negativos
• Se vincula con factura original (o se indica referencia manual en abonos simples)
• Ambas facturas mantienen su número

• Si la factura original está registrada en Nubidoc, el número y la fecha se completan automáticamente.
• Para abonos simples: se muestra el texto que el usuario haya introducido en el campo “Factura original”.

• En una factura de abono, aparece un botón “Factura original” que permite acceder directamente a la factura rectificada.
• En una factura que tiene abonos, aparecen botones de acceso rápido a cada factura rectificativa asociada.

• Serie A: Facturas normales (A/2026/001, A/2026/002, …)
• Serie R: Abonos (R/2026/001, R/2026/002, …)

• Factura original: +500€
• Factura abono: -200€
• Neto: 300€

• En el borrador de la factura, junto al CIF del cliente, hay dos campos: Tipo de documento (NIF/NIE/CIF · Pasaporte · Otro documento extranjero) y, solo con las dos últimas opciones, País del cliente.
• Al elegir un paciente, la factura copia su tipo de documento y su país (Tipo ID de la ficha: NIF y NIE → NIF/NIE/CIF; Pasaporte → Pasaporte; «Otros» → NIF/NIE/CIF si el número es un NIF válido y «Otro documento extranjero» si no). Al elegir una mutua o un contacto se vacían, y el documento se trata como un NIF/NIE/CIF español.
• Con NIF/NIE/CIF, el CIF se marca en rojo o verde según sea válido. Con pasaporte u otro documento extranjero no se valida su formato; si el número parece un NIF/NIE/CIF español válido, o si es un pasaporte con país España («compruebe que reside aquí»), la pantalla avisa sin bloquear.
• Si el cliente tiene VeriFactu, al emitir una factura completa, la factura se declara con ese documento: el pasaporte o documento extranjero exige país, que debe ser uno de los que admite la AEAT, y el documento no puede pasar de 20 caracteres (se ignoran mayúsculas y espacios). Un «Otro documento extranjero» no puede llevar el país España. Una factura simplificada no declara destinatario. En los demás casos la emisión se bloquea con un mensaje que dice qué corregir (el documento sale parcialmente oculto: 12*****8A).
• Un abono de una factura que ya tiene tipo de documento conserva el CIF, el tipo y el país de la original y no se pueden cambiar (para corregir datos, use una rectificativa por sustitución). En un abono de una factura anterior a esta función, se pueden completar en el borrador.
• En el PDF, la etiqueta del documento es «Pasaporte (GB)» o «Documento (US)» según el tipo y el país; con NIF/NIE/CIF no cambia.
• Los clientes sin VeriFactu no validan el formato del documento, pero sí necesitan que no esté vacío (un «-» o un «0» cuenta como vacío) y el domicilio del destinatario en una factura completa.

Facturas digitalizadas y enviadas a facturación electrónica

• Una vez que una factura ha sido digitalizada o verifacturada, los facturables (líneas de factura) quedan bloqueados
• No se pueden añadir, modificar ni eliminar facturables
• No se puede editar la cantidad ni el precio directamente en la tabla
• El doble clic sobre una línea no abre el diálogo de edición
• Los botones de añadir, modificar y borrar facturables no aparecen
• Los cambios de una cita que no afectan al importe no alteran una factura digitalizada o enviada a facturación electrónica; las correcciones económicas deben hacerse mediante una rectificativa

Emisión masiva de facturas

• Si se seleccionan varias facturas y se pulsa Acciones → Emitir, el sistema solicita doble confirmación (confirmación + aviso legal)
• Tras confirmar, se muestra el progreso de la emisión
• Las facturas se ordenan por fecha ascendente antes de procesarse, de forma que la numeración sea coherente con las fechas
• Las etiquetas asociadas a cada factura se conservan tras la emisión
• Una factura sin fecha no se emite: si alguno de los borradores marcados no tiene fecha, no se emite ninguno hasta que se corrija (mismo «todo o nada» del punto siguiente). Ver «Mensajes de Advertencia» y la pregunta frecuente «¿Por qué no me deja emitir una factura sin fecha?».
• Todo o nada, con la lista de lo que falta: antes de emitir ninguna, Nubidoc comprueba todos los borradores marcados (tipo de documento, CIF/NIF del emisor y del cliente, y la serie cuando es obligatoria). Si alguno no se puede emitir, no se emite ninguna y un único aviso lista todos los bloqueados, cada uno con el cliente, la fecha y lo que le falta: “No se ha emitido ninguna factura: N de las M seleccionadas no pueden emitirse. Complételas o quítelas de la selección y vuelva a emitir:” seguido de una línea por factura con el formato ”- Cliente - Fecha: dd/mm/aaaa: motivo”. Se listan como máximo 30 y, si hay más, termina con ”… y K más.”. Se completan los datos de esas facturas (o se quitan de la selección) y se vuelve a emitir. No se emiten las demás a medias porque el lote se numera por orden de fecha y porque, en los centros con VeriFactu, cada factura emitida se presenta a la AEAT en ese momento

Validación de CIF/NIF y domicilio del destinatario

• Factura completa (art. 6.1.d y 6.1.e): siempre que se emite. Exige el nombre, el NIF y el domicilio del destinatario, también cuando es un paciente particular. El domicilio es la dirección, la población y, si es en España, el código postal; la provincia no es obligatoria.
• Abono o rectificativa de una factura completa (art. 15.5): los mismos datos. Si la factura original es anterior a esta regla y le faltaba el domicilio, se completa en el borrador del abono antes de emitirlo.
• Factura simplificada (art. 7): no se aplica. Una simplificada no identifica al destinatario y nunca imprime ni declara su NIF ni su domicilio, aunque estén en su ficha (con el tipo «Simplificada con nombre del paciente» imprime solo el nombre).

• CIF: Letra inicial + 8 dígitos
• NIF: 8 dígitos + letra final
• NIE: Letra inicial + 7 dígitos + letra final
• Un identificador vacío, de un solo carácter o sin ninguna letra ni cifra (por ejemplo «-», «0» o «.») cuenta como vacío. Ya no sirve para pasar el control de la emisión.

• Si en una factura completa falta el NIF o el domicilio, la emisión se detiene con un aviso que dice qué falta y a qué factura corresponde. No hay opción de continuar ni excepciones por centro.
• Si esa factura cabe como simplificada, el aviso ofrece el botón Emitir como simplificada (ver «Formatos de Impresión»). Si el paciente necesita su NIF en la factura, hay que cancelar, completar sus datos y emitir la factura completa.
• Una factura completa ya emitida sin esos datos no se puede modificar: se corrige con una factura rectificativa.

• En el borrador: los campos vacíos del bloque del cliente (CIF, Nombre, Direccion, Ciudad y CP) se resaltan en ámbar y, debajo, una nota dice qué falta. CP solo se pide si el país es España o no hay país.
• En Buscar facturas: el borrador lleva un triángulo junto a su estado; al pasar el ratón dice «No se puede emitir: falta NIF/CIF, dirección» (con lo que falte en cada caso).
• En la ventana Acciones sobre factura: aviso bajo los datos principales; con varias facturas marcadas, cuántas no se podrán emitir.
• Para sacar la lista completa de una vez: en Buscar facturas, marque Sin datos fiscales para emitir y pulse Buscar.
• No hay aviso en una factura simplificada, ni en una ya emitida o cancelada, ni en una factura recibida. Si la plataforma ha abierto para su centro una excepción temporal de NIF y domicilio, esos dos datos no bloquean la emisión, pero se avisan por adelantado («Se puede emitir sin estos datos hasta el DD/MM/AAAA. Después le faltará: …») para que aproveche esas semanas para completarlos; el nombre sí se avisa como siempre.
• Si su centro tiene VeriFactu activo, la excepción temporal no alcanza al NIF: VeriFactu sigue exigiendo el NIF del cliente para emitir una factura completa, así que el aviso lo cuenta como falta de hoy («No se puede emitir: falta NIF/CIF») y solo el domicilio se avisa por adelantado. No es un fallo de la excepción: la factura completa se declara a la Hacienda con el NIF del destinatario.

Estados, firma y conversión de presupuestos

1. Borrador - En elaboración
2. Entregado - Enviado al paciente
3. Aceptado - Paciente acepta
4. Rechazado - Paciente rechaza
5. Cancelado - Presupuesto cancelado
6. Firmado - Firmado electrónicamente por el paciente

• Firma presencial: el paciente firma en la pantalla del profesional o en un dispositivo dedicado, con validación PIN (SMS/email)
• Firma remota: se envía un enlace al paciente por email para que firme desde su dispositivo
• Un presupuesto firmado no se puede modificar ni eliminar
• Al imprimir un presupuesto firmado se muestra el PDF con la firma incluida
• Nubidoc conserva las evidencias necesarias para acreditar la firma

• Aceptado → Factura directa
• Aceptado → Bono (para tratamientos multi-sesión)
• Aceptado → Citas programadas

• Se puede definir fecha de caducidad
• Presupuestos caducados pasan a “Rechazado”

Mensajes de Éxito

• “Factura creada correctamente”: Al guardar borrador
• Nubidoc confirma la emisión y muestra el número asignado a la factura.
• “Pago registrado correctamente”: Al guardar pago
• “Factura marcada como pagada”: Al completar pago total
• “Presupuesto creado correctamente”: Al guardar presupuesto
• “Presupuesto modificado correctamente”: Al pulsar Aceptar en Modificar y guardarse bien el presupuesto
• “Abono generado correctamente”: Al crear factura rectificativa
• “Factura eliminada correctamente”: Al borrar una factura desde Acciones
• “Factura enviada por email”: Al enviar factura
• “Las facturas se están procesando”: Notificación informativa al confirmar una emisión masiva; espere a que finalice antes de revisar el resultado

Mensajes de Error

• “Debe seleccionar un paciente”: Falta paciente en factura
• “Debe añadir al menos una línea de factura”: Factura vacía
• “El importe del pago no puede ser mayor que el pendiente”: Sobrepago
• “Otro usuario estaba modificando estos datos al mismo tiempo. No se ha guardado nada: vuelva a intentarlo.”: Al registrar o borrar un pago, otra persona o un proceso automático estaba cambiando a la vez la cita, el bono o la factura de ese pago. El pago no se ha registrado (o no se ha borrado): repita la operación.
• “Otro usuario estaba modificando estos datos al mismo tiempo y el guardado se ha interrumpido. Puede que parte del cambio se haya guardado: revíselo antes de repetirlo.”: El guardado del pago se cortó a mitad. Revise los pagos de la cita, el bono o la factura antes de repetirlo, para no registrarlo dos veces.
• “El pago se ha registrado, pero no se ha podido terminar lo que va después porque otro usuario estaba modificando estos datos al mismo tiempo. No lo vuelva a registrar: revise el pago.”: El pago SÍ está guardado; lo que falló es lo que Nubidoc hace justo después (avisos, sincronizaciones). No lo registre otra vez: abra los pagos de la cita, el bono o la factura y compruebe que está. Si falta algo (por ejemplo, la factura automática), avise a soporte.
• “La devolución ya está hecha en la pasarela, pero no se ha podido anotar en Nubidoc porque otro usuario estaba modificando estos datos. No repita la devolución: borre el pago a mano con el motivo «devolución» o avise a soporte.”: Al devolver un cobro con tarjeta (Redsys) o con PayPal, la pasarela ya devolvió el dinero, pero Nubidoc no pudo borrar el pago. No vuelva a pedir la devolución.
• “CIF/NIF no válido”: Identificación fiscal incorrecta
• “El NIF/NIE/CIF del cliente (12*****8A) no es válido. Si se identifica con pasaporte o con un documento de otro país, elija «Pasaporte» u «Otro documento extranjero» y su país en los datos del cliente de la factura.”: Con VeriFactu, el documento del cliente no pasa la validación de NIF/NIE/CIF. Si es un pasaporte o un documento de otro país, cambie el tipo de documento en el borrador y elija el país
• “Falta el país del cliente: la AEAT lo exige con pasaporte u otro documento extranjero.”: Falta elegir el país en el borrador de la factura
• “Un documento extranjero no puede llevar país España…”: «Otro documento extranjero» con país España; si el documento es español, elija NIF/NIE/CIF y revise el número, y si es un pasaporte, elija «Pasaporte»
• “La AEAT no admite el país «…»: elija otro de la lista.”: El país guardado en la factura no está en la lista de la AEAT
• “El documento del cliente tiene más de 20 caracteres, el máximo que admite la AEAT.” y “Falta el nombre del cliente.”: El documento o el nombre del cliente no cumplen lo que exige la AEAT para un documento extranjero
• “No se puede modificar una factura emitida”: Intento de edición
• “No se puede eliminar una factura con pagos”: Tiene pagos registrados
• “La serie de facturación no está configurada”: Falta configuración
• “No se ha emitido ninguna factura: N de las M seleccionadas no pueden emitirse. Complételas o quítelas de la selección y vuelva a emitir:”: Emisión en bloque con alguna factura sin los datos necesarios (CIF/NIF, tipo de documento o serie obligatoria). Debajo salen, una por línea, las facturas bloqueadas con su cliente, su fecha y el motivo, por ejemplo “Falta la serie de facturación, que es obligatoria.” o “Falta la serie de abono, que es obligatoria.”. No se ha emitido ninguna del lote
• “Es obligatorio seleccionar una serie de facturación para emitir esta factura”: Seleccione una serie en el formulario antes de emitir. El aviso empieza por “No se puede emitir la factura (Cliente - Fecha: …):” para saber de cuál se trata. Si se pulsa Emitir factura en la fila del listado, tras aceptar el aviso (“Se abre la factura para que elija la serie y vuelva a emitirla.”) se abre la factura para elegir la serie y emitirla de nuevo
• “Es obligatorio seleccionar una serie de abono para emitir esta factura rectificativa”: Preferencia de serie de abono obligatoria activada y abono sin serie (también empieza por “No se puede emitir la factura (Cliente - Fecha: …):”)
• Nubidoc identifica la letra cuando ya existe otra serie con la misma letra para la cuenta.
• “No se puede emitir la factura (Nombre - Fecha): No tiene CIF/NIF del emisor / No tiene CIF/NIF del cliente”: La factura no puede emitirse porque falta el CIF/NIF del emisor, del cliente, o de ambos. El mensaje incluye el nombre del receptor y la fecha para identificar fácilmente la factura, especialmente útil en emisiones en bloque. Debe completar los datos fiscales antes de emitir
• “Error al generar PDF de factura”: Fallo en generación documento
• Al importar desde Excel, Nubidoc identifica el número y la fila si la factura ya existe para la misma serie. Corrija el número en el archivo antes de volver a importar.

Mensajes de Advertencia

• “La factura tiene importes pendientes de pago”: Recordatorio
• “El paciente tiene facturas impagadas”: Alerta de morosidad
• “Esta factura será abonada parcialmente”: Confirmación abono
• “Esta factura no se puede emitir tal como está: faltan datos fiscales obligatorios por ley (art. 6 del RD 1619/2012): …”: Aviso de la ventana Acciones sobre factura de un borrador al que le falta NIF/CIF, nombre, dirección, población o código postal del destinatario. Con varias facturas marcadas: “N de las seleccionadas no se pueden emitir por falta de datos fiscales.”
• “Faltan datos fiscales obligatorios para emitirla como factura completa (art. 6 del RD 1619/2012): … Puede guardar el borrador igualmente.”: Nota ámbar del formulario del borrador; no bloquea el guardado
• Si el CIF no tiene un formato válido, Nubidoc avisa para que lo corrija antes de emitir.
• “El presupuesto ha caducado”: Presupuesto fuera de validez
• “El presupuesto está firmado y ya no se puede modificar.”: Se pulsó Aceptar en Modificar sobre un presupuesto que se firmó mientras se editaba; no se guarda nada y se muestra el presupuesto firmado en solo lectura
• “No se puede cambiar el orden: las líneas no pertenecen a este presupuesto.”: Al reordenar líneas con Ordenar, alguna ya no es del presupuesto (por ejemplo, la quitó otra persona); el orden no cambia
• “No hay servicios configurados para este pagador”: Falta tarifa
• “El precio unidad debe ser un número válido mayor o igual a cero”: El precio introducido al añadir o modificar un facturable no es válido (número negativo, texto, o carácter no numérico)
• “El % de IVA debe ser un número válido entre 0 y 100”: El porcentaje de IVA introducido al añadir o modificar un facturable no es válido
• “El importe total debe ser un número válido mayor o igual a cero”: El importe total introducido al añadir o modificar un facturable o bono no es válido (número negativo, texto, o carácter no numérico)
• “Debe seleccionar alguna prestación o facturable”: No se ha seleccionado ninguna prestación ni facturable al añadir líneas a la factura
• “Los datos del emisor de este borrador ya no coinciden con los del centro.”: Aviso al abrir un borrador cuyo nombre fiscal, NIF o dirección de emisor difieren de los del centro; el botón Actualizar datos del emisor los vuelve a copiar.
• “Los datos del destinatario de este borrador no coinciden con los de la ficha del paciente.”: Aviso al abrir un borrador cuyos datos fiscales del destinatario difieren de la ficha del paciente o están vacíos; el botón Actualizar datos del destinatario los copia de la ficha, también el Tipo de documento y el País del cliente (los que deciden si se declara NIF español, pasaporte u otro documento extranjero). Solo si el destinatario es el paciente.
• “La serie X ya tiene N facturas emitidas con otro NIF… abriendo una numeración paralela.”: Aviso al emitir, seguido de «¿Desea continuar?»; ver «Quién figura como emisor de la factura».
• Si una factura tiene una fecha anterior a la última emitida de la misma serie y año, Nubidoc identifica el documento afectado para que pueda corregir la fecha antes de emitir.
• “La factura no tiene fecha. Pon la fecha de la factura antes de emitirla.”: Se ha intentado emitir un borrador sin fecha (vacía o inexistente). No se emite y sigue en borrador, sin número. En una emisión en bloque no se emite ninguna factura del lote y el aviso indica de qué factura habla. Abre el borrador con Modificar, escribe la fecha de la factura y vuelve a emitir.
• “Factura no encontrada.”: Al abrir Acciones con varias facturas marcadas, alguna ya no existe (por ejemplo, otra persona la eliminó mientras tenías el listado abierto). No se cambia nada en ninguna de las facturas marcadas. Actualiza el listado, vuelve a marcar las facturas y repite.
• “No se puede facturar la cita porque no tiene un paciente asociado”: Al facturar citas desde la agenda, alguna de las citas seleccionadas no tiene paciente. Debe asignarse un paciente a la cita antes de facturar

Preguntas Frecuentes

¿Sale en la factura el descuento que le aplico al paciente?

¿Cómo sé qué facturas no se podrán emitir por falta de datos fiscales?

¿Por qué no me deja emitir una factura sin fecha?

¿Qué pasa si marco varias facturas y una ya no existe?

¿Por qué mi factura sale con otro nombre fiscal o NIF del que esperaba?

¿Las facturas de varias páginas van numeradas?

¿Puede la factura impresa decir que está pagada?

¿Por qué el importe de Detalles no coincide con las citas de la factura?

• Emitida cuando Nubidoc ya guardaba el desglose: Detalles de la factura enseña lo que se emitió, igual que el PDF. Si después se anuló la cita o se cambió su prestación, la factura no cambia: la diferencia está en la cita, no en la factura. Si hay que devolver dinero al paciente, se emite un abono (Realizar abono en las acciones de la factura).
• Emitida antes de que Nubidoc guardara el desglose: se calcula con las citas actuales y por eso puede no coincidir con lo que se emitió. Detalles de la factura lo avisa con el recuadro amarillo «Desglose reconstruido con las citas actuales; el documento emitido es el PDF.» y, si el PDF de emisión está disponible, ofrece Ver el PDF emitido (solo en las emitidas, no en las canceladas). Lo que vale es el PDF. Aun así, el importe total de esa factura (el que ven los listados, los cobros y el saldo) tampoco se recalcula cuando se cambia la prestación de una de sus citas.

¿Cómo descarga un paciente sus facturas desde el portal clásico?

1. Entrar en el enlace del portal facilitado por su centro y acceder con su correo y contraseña. Si necesita establecer o recuperar la contraseña, pulsar He olvidado mi contraseña y seguir el mensaje recibido en su correo.
2. Abrir Facturas.
3. Seleccionar la fila de la factura y pulsar Imprimir.
4. El PDF se abre en otra pestaña. Usar los controles del visor del navegador para descargarlo, guardarlo o imprimirlo.

• No aparece Facturas o no aparece la fila: pedir al centro que compruebe el acceso al portal y que la factura corresponda a ese paciente.
• Aparece la fila, pero no se abre el PDF: seleccionarla antes de pulsar Imprimir y comprobar si el navegador ha bloqueado la pestaña nueva.
• Aparece «La factura no está disponible para descargar. Contacta con tu centro.»: el centro debe comprobar que la factura esté emitida y que su PDF esté disponible; si hace falta, consultar con soporte. No es necesario volver a emitir la factura ni ampliar permisos del paciente.

• Una fila con Base imponible 0 pero un TOTAL con importe no es un error del listado: es la señal de que a esa factura le falta la tarifa de alguno de sus conceptos. El total es correcto; lo que conviene revisar es la tarifa de la prestación.
• Si el TOTAL sale 0,00 € y en Pagado hay dinero, el listado tampoco se equivoca: refleja lo que vale la factura, y es la factura la que se ha quedado a cero. Ábrela para comprobarlo y avisa a soporte, porque ahí el importe sí se ha perdido.

• Centros con varias empresas o razones sociales
• Separar facturas por tipo de servicio
• Distinguir facturas normales de facturas rectificativas
• Gestionar diferentes centros de coste Las series se configuran en Administración → Facturación y catálogo → Series facturas. Cada centro puede tener una serie por defecto asignada, aunque mientras la factura esté en estado “borrador” se puede cambiar manualmente a otra serie.

• Son servicios médicos que tienen un componente de tiempo asociado
• Definen la duración de la cita en el calendario
• Ejemplos: “Consulta” (20 minutos), “Revisión” (15 minutos), “Sesión de fisioterapia” (45 minutos)
• Si en una cita pones una “consulta” y una “revisión”, el tiempo total sería 35 minutos
• Se usan principalmente para servicios profesionales que consumen tiempo de agenda

• Son productos o servicios sin componente de tiempo
• NO afectan la duración de la cita
• Ejemplos: Venta de materiales, productos, medicamentos, artículos ortopédicos
• Aunque factures 5 materiales al paciente, la duración de la cita es la misma
• Se usan principalmente para productos y consumibles

• En materiales: Es el precio al cual el centro “compra” ese producto al proveedor/distribuidor
• En prestaciones/servicios: Representa el coste asociado al servicio (puede incluir materiales consumidos, costes de personal, etc.) El precio proveedor NO aparece en la factura al paciente; es un dato de gestión del centro para controlar márgenes y rentabilidad.

• Prestaciones (servicios médicos)
• Facturables (productos y materiales)
• Actividades (actividades grupales)
• Bonos (paquetes de sesiones) Estos precios se pueden importar masivamente junto con las prestaciones desde un archivo Excel, o configurarlos manualmente uno a uno. También se pueden definir diferentes precios según el pagador (privado, aseguradoras, etc.).

• El módulo de Listados con reportes de facturación detallados
• La búsqueda de facturas con exportación a Excel expandida
• Reportes personalizados según necesidad

Búsqueda de Facturas

• Exportar a Excel (datos completos)
• Imprimir listado PDF
• Descargar PDFs de facturas seleccionadas
• Enviar por email (múltiples facturas)

Búsqueda de Pagos

Si accedes desde Pacientes > Acciones Facturación > Ver pagos, el sistema rellena Nº HC y Paciente automáticamente y ejecuta la búsqueda inicial por ti.

Búsqueda de Presupuestos

Código de Colores de Facturas

• 🔵 Azul - Borrador
• 🟢 Verde - Emitida y pagada
• 🟡 Amarillo - Emitida, parcialmente pagada
• 🔴 Rojo - Emitida, impagada
• ⚫ Gris - Cancelada
• 🟣 Morado - Es un abono (factura rectificativa)

Iconos Principales

• 💰Factura / Dinero
• ➕Crear nueva factura
• ✏️Modificar (solo borrador)
• 🗑️Eliminar
• ✅Emitir factura
• 💳Registrar pago
• 📄Ver PDF
• 📧Enviar email
• 🖨️Imprimir
• 🔄Realizar abono
• 📊Presupuesto
• 🏦Caja

Indicadores y Alertas

• Indicador rojo - Facturas impagadas (contador)
• Indicador verde - Pagada
• Indicador amarillo - Pago parcial
• Icono alerta - Factura vencida
• Triángulo ámbar dentro de la etiqueta del estado - Borrador al que le faltan datos fiscales del destinatario para emitirse (el texto al pasar el ratón dice cuáles)
• Icono info - Tiene abonos asociados

Niveles de Acceso

Restricciones

• Facturas emitidas: Solo se pueden visualizar o abonar, no modificar
• Facturas con pagos: No se pueden eliminar
• Numeración fiscal: Solo administradores pueden modificar (en casos excepcionales)
• Abonos: Requieren permiso especial en algunos centros
• Caja: Solo usuarios autorizados pueden cerrar caja
• Integraciones contables: Los datos de facturación se mantienen separados por organización y solo se comparten con las integraciones autorizadas para esa cuenta.

Auditoría

• Todas las operaciones de facturación se registran
• Se guarda: usuario, fecha, acción, datos modificados
• Facturas emitidas quedan en histórico permanente
• Cumple con normativas fiscales de conservación

Exportar Facturas a Excel

• Todas las columnas visibles del listado
• Campos adicionales: IVA, Base, Pagado, Pendiente
• Importes con 2 decimales: todas las columnas monetarias del Excel (Base imponible, Importe IVA, TOTAL, Retención, Líquido, Pagado, Cantidad de pagos y Total anual acumulado) se muestran con 2 decimales, igual que en el listado de la pantalla. Si pinchas en una celda verás el valor exacto en la barra de fórmulas; solo cambia la visualización, no el valor. Las fórmulas y sumas siguen calculando con la precisión completa.
• Retención: si alguna factura tiene retención configurada, el Excel incluye las columnas ”% Retención” e importe de “Retención”, calculadas sobre la base imponible de cada línea
• Datos de dirección del receptor: tras el código postal, el Excel incluye Dirección, Ciudad y Provincia del cliente registrados en la factura. Si el centro activa la preferencia “Incluir país en datos de factura”, también se añade la columna País.
• Nombre de uso del paciente: cuando el centro tiene activo este campo, el Excel añade una columna con el título configurado. La columna Cliente mantiene el nombre legal guardado en la factura; el nombre de uso aparece aparte y no modifica los datos fiscales.
• Total anual acumulado por CIF: la columna Total anual acumulado muestra el total anual de las facturas emitidas para cada CIF. Se utiliza el año de la fecha final del filtro o, si no se ha indicado, el año actual. Los abonos emitidos se descuentan automáticamente.
• Facturas rectificadas por sustitución: cuando una factura se ha corregido con Rectificar (sustitución), la hoja muestra los dos documentos y añade tres columnas. Total computable es el importe que hay que sumar: 0 en la factura original sustituida, porque su rectificativa ya lleva esos mismos importes, y el mismo importe que TOTAL en el resto de filas. Rectificada por dice qué rectificativa sustituye a esa factura y Rectifica a qué factura original sustituye una rectificativa. Para cuadrar la hoja se suma Total computable, no TOTAL. La factura original conserva su número, su base, su IVA y su importe, y sigue computando 0 aunque el filtro de la búsqueda deje fuera su rectificativa. El número de la otra factura solo se muestra si tu usuario puede verla; si no, esa celda sale vacía y la fila sigue computando 0. Estas tres columnas van después del total anual acumulado.
• ¿Facturas anteriores?: si soporte activa esta opción para tu centro, el Excel añade al final el número de facturas emitidas anteriormente para el mismo paciente. No cuenta las del mismo día, borradores, anuladas ni borradas; sí cuenta abonos y rectificativas emitidos. El número usa el historial accesible aunque filtres la búsqueda. Si tu usuario no puede consultar Facturas de profesionales, estas se excluyen del recuento. Los administradores limitados por centro o creador ven el recuento de las facturas que pueden consultar. Para los demás usuarios con esos límites y en el listado de Facturas de profesionales, la celda queda vacía. Si la factura no tiene fecha, toma el día de hoy; si no tiene paciente, la celda queda vacía.
• Agrupación por profesional/pagador (opcional)
• Totales al final

• Cada concepto (prestación, actividad, bono) aparece como una fila independiente
• Incluye columnas de retención (% e importe) cuando la factura tiene retención configurada
• Incluye la columna del nombre de uso cuando el campo está activo para el centro, sin sustituir las columnas Cliente ni Paciente
• Las columnas monetarias (Precio unitario, Base imponible, Importe IVA, Total línea y Retención) se muestran con 2 decimales para que coincidan con la pantalla

Exportar facturas al formato Sage

1. Busca las facturas de venta emitidas que quieres exportar.
2. Marca las filas que necesitas y pulsa Exportar Sage. Si no marcas ninguna, se exportan todos los resultados del filtro, incluidas las páginas que no se ven.
3. Guarda facturas-sage.xlsx para importarlo en Sage. La hoja Hoja1 tiene el formato acordado de 25 columnas, una fila por prestación y precio (y una línea más, en negativo, por cada descuento que la factura muestre aparte).

Libro de Facturas

• Número de factura
• Fecha emisión
• Cliente (CIF/NIF, Nombre)
• Base imponible
• Tipo IVA
• Cuota IVA
• Total factura
• Agrupado por trimestre/año

Informe de Cobros

• Pagos agrupados por forma de pago
• Total cobrado por profesional
• Total cobrado por servicio
• Pendiente de cobro
• Gráficos de evolución

Exportar Presupuestos

• Listado de presupuestos por estado
• Tasa de conversión presupuesto → factura
• Presupuestos pendientes de caducidad

Series de Facturación

• Crear múltiples series (A, B, C, etc.)
• Serie por tipo de servicio
• Serie por centro (multi-centro)
• Serie por profesional
• Numeración independiente por serie

• Serie A: Facturas generales
• Serie B: Facturas a aseguradoras
• Serie R: Facturas rectificativas (abonos)

• Serie de facturación obligatoria: Si está activada (“Sí”), no se podrá emitir ninguna factura normal sin una serie asignada. Si está desactivada (“No”, por defecto), Nubidoc asigna automáticamente la letra “F”.
• Serie de abonos obligatoria: Si está activada (“Sí”), no se podrá emitir ninguna factura rectificativa sin una serie de abono. Si está desactivada (“No”, por defecto), Nubidoc asigna automáticamente la letra “A”.

• Solo aplica a facturas nuevas del centro al paciente o al pagador. Las facturas de profesional a paciente, de profesional a centro y de centro a profesional siguen usando su propio emisor y su propia serie, sin cambios.
• No afecta a la venta ni a la facturación de un bono completo: un bono puede contener sesiones de ambas modalidades y se sigue facturando como una única unidad, con su tratamiento y su valor de siempre. Si el centro factura las sesiones de un bono una a una en vez de como bono completo, cada sesión sí aplica la serie de su propia modalidad.
• La serie asignada es un punto de partida que se puede cambiar a mano en el borrador antes de emitir la factura; añadir después otra cita a ese mismo borrador no le cambia la serie ya asignada.
• Al facturar varias citas a la vez, si dentro del mismo paciente o pagador hay citas de las dos modalidades y cada una tiene una serie distinta configurada, el sistema genera dos facturas borrador en vez de una sola. Esto también ocurre con la opción de factura única por pagador. Si las dos modalidades acaban usando la misma serie, no se separan.
• Si la serie configurada para una modalidad deja de existir, se elimina, se convierte en serie de abono o pasa a pertenecer a otro centro, facturar una cita de esa modalidad muestra un aviso y no genera ninguna factura hasta corregir la configuración. En Preferencias, el selector de esa modalidad muestra entonces la opción “Serie no válida (eliminada o de abono): elige otra o «Mantener selección habitual»”; para solucionarlo basta elegir otra serie o “Mantener selección habitual”.

Integración VeriFactu (AEAT)

Cierre de periodo (para la asesoría)

• Actual - el cierre refleja la facturación tal y como está hoy.
• Desactualizado - desde que se generó, alguna factura de ese periodo se emitió, anuló, reactivó, borró, renumeró o cambió de fecha; también si se registró, corrigió, anuló o eliminó una factura recibida que el cierre incluye. Hay que pulsar Generar versión siguiente para que el paquete recoja los cambios.
• Sustituido - una versión anterior, reemplazada por una más reciente. Se sigue pudiendo descargar como histórico.
• Paquete en revisión - el sistema detectó algo raro en el fichero guardado y lo bloquea por precaución hasta comprobarlo con el botón Verificar.
• Generando o Error - la generación está en curso, o falló (por ejemplo, un cierre demasiado grande: conviene generarlo por meses en vez de por trimestre).

Dar acceso a la asesoría a los cierres (pestaña Asesoría)

El aviso permanente de quién tiene acceso

Invitar a la asesoría

• Nombre de la asesoría - el nombre con el que este centro la quiere ver en su listado.
• Correo de la asesoría - la dirección a la que llegará la invitación y, después, cada código de acceso.
• NIF (opcional).
• NIF emisores que le da - solo aparece si el centro factura con más de un NIF. Por defecto, Todos; con Elegir se marcan uno a uno los que lleva esa asesoría.
• La casilla de confirmación del contrato de encargo del tratamiento, que es obligatoria.

• El correo pertenece a un usuario del centro. La asesoría necesita una dirección propia, distinta de la de cualquier usuario.
• La dirección no parece corporativa (un Gmail, Hotmail o similar). No es un rechazo: se puede confirmar y seguir.
• Se ha alcanzado el límite de invitaciones. Hay un tope de 3 invitaciones pendientes a la vez, de un reenvío cada 24 horas por asesoría y de 10 invitaciones en 30 días.
• Esa asesoría ya tiene acceso a los cierres del centro.
• Falta marcar la casilla del contrato de encargo, o falta elegir al menos un NIF emisor.

Reenviar y revocar

• Reenviar invitación - mientras la asesoría no haya aceptado. El enlace anterior deja de valer.
• Reenviar acceso - cuando ya tiene acceso. Es la salida cuando la asesoría dice que no consigue entrar (cambió de ordenador, se quedó sin el correo antiguo, agotó los intentos). No le pide volver a aceptar nada; solo le manda un enlace nuevo.
• Revocar acceso - pide confirmación y permite escribir un motivo. El efecto es inmediato: si la asesoría tenía la consola abierta, en su siguiente clic la clínica ya no está.

Qué hace la asesoría en su consola

• Mis clínicas - la lista de clínicas que le han dado acceso, con el último cierre, lo pendiente de descargar y desde cuándo tiene acceso. Pinchando en una clínica ve sus cierres de periodo, con el periodo, el emisor, la versión, el número de facturas, el total, cuándo se generó, su estado, el botón Descargar y la última descarga. En esa misma página está el botón Dejar de gestionar esta clínica, por si la asesoría ya no lleva ese centro.
• Historial - sus últimos 200 movimientos: accesos, descargas y cambios de acceso.
• Mis datos - nombre, NIF y teléfono de su despacho, que fija ella y solo ella (lo que escriba el centro al invitarla no le llega), más una casilla opcional para recibir novedades comerciales. Ahí mismo está Cerrar todas las sesiones, para cuando sospeche que alguien ha entrado con su correo.

Avisos que recibe el centro

• Cuando invita a una asesoría.
• Cuando la asesoría acepta el acceso.
• Si la asesoría renuncia por su cuenta a gestionar el centro.
• Cuando un cierre de periodo queda desactualizado y hay que generar la versión siguiente para que la asesoría la vea.

Problemas frecuentes

• No veo la pestaña Asesoría. El cierre de periodo no está activado para el centro: contacta con soporte de Nubidoc.
• Veo la pestaña pero no los botones de invitar o revocar. Falta el permiso Gestionar acceso de la asesoria; pídeselo a un administrador del centro.
• A mi asesoría no le llega el código. Que mire la carpeta de correo no deseado y que compruebe que teclea exactamente la dirección a la que le llegó la invitación. Si sigue sin poder entrar, pulsa Reenviar acceso en su fila.
• A mi asesoría le sale que está bloqueada 15 minutos. Falló cinco veces el código desde ese navegador. Basta esperar: el bloqueo es de ese navegador, no de su cuenta.
• Mi asesoría ha cambiado de correo. Revoca la dirección antigua e invítala con la nueva.
• Me dice que el correo es de un usuario de mi centro. La asesoría necesita una dirección distinta de la de cualquier usuario del centro.

Formatos de Impresión

• Es una factura sin destinatario identificado: lleva número y serie, fecha, los datos del emisor, la descripción de cada línea con su tipo de IVA, el total y, si el centro usa VeriFactu, el código QR. Cuando la factura tiene más de un tipo de IVA, imprime además el desglose de bases y cuotas por tipo (art. 7.1.f); con un solo tipo, el tipo ya figura en cada línea y el desglose puede omitirse (algunos diseños propios de factura lo imprimen siempre).
• Si imprimiera el NIF y el domicilio del paciente dejaría de ser una simplificada: sería una factura «cualificada» (art. 7.2), que es otra cosa y llegará en una próxima versión. Por eso «Simplificada con nombre del paciente» imprime solo el nombre.

• 400 € con IVA incluido (importe total, antes de restar la retención de IRPF): 400,00 € cabe, 400,01 € no.
• 3.000 € con IVA incluido solo si todas las líneas son operaciones del artículo 4.2 del RD 1619/2012 (venta al por menor, servicio o venta a domicilio, transporte de personas, peluquería o instituto de belleza, uso de instalaciones deportivas). Se explica en «Simplificadas de hasta 3.000 € (art. 4.2)», más abajo.
• No cabe en entregas intracomunitarias ni en operaciones no sujetas por su localización, como un servicio a una empresa de la UE con inversión del sujeto pasivo o a una de fuera de la UE (art. 4.4).
• El abono o la rectificativa de una simplificada no tiene límite de importe y tampoco lleva destinatario.

• Productos con inventario vendidos a un particular (art. 4.2.a) y citas a domicilio (art. 4.2.c, si el centro tiene activada la opción de fisioterapia a domicilio y la cita es a domicilio del profesional): cuentan solos, sin marcar nada.
• El resto de prestaciones hay que marcarlas. Un administrador abre Administración → Facturación y catálogo → Prestaciones, abre la prestación y elige en el desplegable Factura simplificada hasta 3.000 € el supuesto que describe siempre esa prestación. Por defecto sale No: límite general de 400 €. El desplegable solo ofrece los supuestos que admite la prestación (un producto con inventario: Venta al por menor de un bien (art. 4.2.a) y Servicio o venta a domicilio del cliente (art. 4.2.c); una prestación de agenda: Servicio o venta a domicilio del cliente (art. 4.2.c), Transporte de personas (art. 4.2.d), Peluquería o instituto de belleza (art. 4.2.h) y Uso de instalaciones deportivas (art. 4.2.i); un facturable sin inventario: los cinco). No aparece al crear una prestación desde la agenda ni a quien no es administrador.
• Qué significa cada supuesto: Venta al por menor: entrega de un bien a un consumidor final, no a una empresa. A domicilio del cliente: servicio o venta que se hace en el domicilio del cliente; márquelo solo si la prestación nunca se presta en el centro, y solo cuenta si paga un particular. Transporte de personas: traslado de personas y sus equipajes (el transporte en ambulancia entra aquí). Peluquería o instituto de belleza: servicios de peluquería o de un instituto de belleza. Uso de instalaciones deportivas: el alquiler o uso de una instalación deportiva.
• Peluquería o instituto de belleza exige además la declaración del centro: un administrador entra en Administración → Centros y recursos → Centros, abre el centro y en Actividades de este centro para facturas simplificadas hasta 3.000 € (art. 4.2 del RD 1619/2012) elige Servicios de peluquería o instituto de belleza (4.2.h) (por defecto Ninguna). Si el centro no lo declara, esas prestaciones siguen en 400 €. Tampoco vale la declaración del centro para una factura de un profesional con NIF propio, salvo que su NIF sea el del centro. Para esas facturas cuenta la declaración del propio profesional: un administrador la pone en Administración → Equipo y accesos → Usuarios → Modificar, en Actividades de este profesional para facturas simplificadas hasta 3.000 € (art. 4.2 del RD 1619/2012), y vale con su NIF o con el de su sociedad (bloque Facturar a través de una sociedad). Sin esa declaración, la factura se queda en 400 €.
• Aviso importante: el artículo 4.2.h se refiere a quien presta el servicio de peluquería o belleza. No hay doctrina que lo extienda a la medicina estética ni a otros servicios sanitarios: lo que presta un centro sanitario sigue con el límite de 400 €. Marque o declare solo lo que de verdad es: es una declaración del centro y queda registrada en la auditoría.
• Una factura mixta se queda en 400 €: si alguna línea no es de estas operaciones, toda la factura tiene el límite general; la línea de otro tipo se puede facturar aparte. Un bono cuenta por las prestaciones que enumera; si mezcla, 400 €. Una línea de descuento no cuenta.
• Las emisiones automáticas siguen en 400 €: el cobro de citas desde la cola y la recarga del monedero, que se emiten sin nadie delante, no convierten en simplificada una factura de más de 400 €. Con una persona delante, Emitir como simplificada sí llega a 3.000 €.
• Si se supera el límite, la emisión se detiene con el mensaje «Una factura simplificada no puede superar 400 € IVA incluido (art. 4.1.a del RD 1619/2012); esta suma … €.» seguido del motivo, por ejemplo «El límite de 3.000 € del art. 4.2 no se aplica porque … no es una operación de ese artículo: puede facturarla aparte.», y de «Complete el NIF y el domicilio del cliente y emítala como factura completa.»

1. Abre Acciones en la ficha de la simplificada, o marca varias en Facturación → Buscar facturas y abre Acciones, y pulsa «Canjear por factura completa». La acción solo sale si todas las marcadas son simplificadas emitidas.
2. La ventana «Canjear por factura completa» te enseña antes de confirmar: la tabla de facturas que entran (con Factura, Fecha, Tipo e Importe; los abonos emitidos de cada simplificada entran solos y se marcan «añadida al grupo»), el Cliente de la factura (Nombre, NIF, Dirección, Población y Código postal), la Factura nueva (Centro emisor, Serie, Fecha de expedición, que es el día del canje, Fecha de la operación, que es la de la simplificada más reciente, y Total) y el desglose por tipo de IVA (Base imponible y Cuota). La Serie se puede cambiar entre las series de facturas completas.
3. Si faltan datos del cliente, la ventana los marca con falta, dice «Faltan:» y ofrece «Editar datos del paciente»; hasta completarlos, «Canjear y emitir» queda desactivado.
4. Pulsa «Canjear y emitir». La factura se crea y se emite en el mismo paso, y su PDF lleva debajo de la cabecera la mención «Factura emitida en sustitución de las facturas simplificadas…» con el número y la fecha de cada una (art. 15.6 del RD 1619/2012).

1. Abre la factura de canje y pulsa «Anular canje».
2. Abona o rectifica la simplificada, como siempre.
3. Si procede, canjea de nuevo («Canjear por factura completa»).

• Anular canje: desde la factura de canje (Acciones → «Anular canje»), la ventana explica «Se emitirá una factura negativa que anula este canje. Las simplificadas quedan libres para abonarlas, rectificarlas o canjearlas de nuevo.» y enseña la factura que se anula, el importe y las simplificadas que quedan libres. Al pulsar «Anular canje» se emite una factura negativa y sale el aviso «El canje queda anulado. Las simplificadas están libres: puede abonarlas, rectificarlas o canjearlas de nuevo.» con el botón «Canjear de nuevo», que abre la ventana del canje con las mismas simplificadas (por ejemplo, tras corregir los datos del cliente). Son dos acciones: nada se encadena solo.
• Una factura de canje no se abona, no se rectifica, no se edita, no se duplica y no admite cobros: «Una factura de canje no se abona ni se rectifica. Use «Anular canje» y, si procede, vuelva a canjear.»
• Reintentar canje: si un canje quedó a medio emitir, su borrador ofrece «Reintentar canje» (repite el canje con las mismas simplificadas) y «Eliminar factura». Mientras exista ese borrador, sus simplificadas no se pueden volver a canjear.
• Si la AEAT llegó a aceptar el registro y la emisión se deshizo, el borrador queda retenido y solo soporte puede resolverlo.

• Logo del centro
• Datos fiscales
• Pie de factura personalizado
• Código QR (opcional)
• Código bancario para transferencias

Anexo de Citas en Facturas de Aseguradora

• Sí (valor por defecto): Al imprimir una factura de aseguradora, se incluye el anexo con las citas. Es el comportamiento habitual.
• No: Al imprimir una factura de aseguradora, solo se genera la página principal de la factura, sin el anexo de citas.

Mostrar la Fecha de Cada Cita en los Conceptos de la Factura

• No (valor por defecto): Los conceptos de la factura no muestran fecha.
• Sí: Debajo de cada concepto aparece, entre paréntesis y en letra pequeña, la fecha de la cita de la que procede. Las fechas también se muestran en la tabla de descuentos.

• La fecha se toma de la cita. Solo muestran fecha los conceptos que proceden de una cita vinculada a la factura (pestaña Citas → Añadir citas del formulario de factura, o facturando desde la propia cita): para que un material o producto aparezca fechado, hay que registrarlo como prestación o facturable dentro de la cita correspondiente. Los conceptos añadidos directamente a mano en la factura (sin cita asociada), los bonos y las actividades no muestran fecha.
• Es la opción indicada cuando una aseguradora o mutua (por ejemplo, las compañías de seguros médicos alemanas) exige que conste en la factura la fecha exacta en que se realizó cada prestación y se utilizó cada material.
• Se complementa con el Anexo de Citas en Facturas de Aseguradora (sección anterior): si la factura es a una aseguradora y esa opción sigue activa (lo está por defecto), la hoja “Sesiones” detalla además fecha y hora, paciente, DNI y prestación de cada cita facturada.
• Los centros con plantilla de factura personalizada pueden no tener incorporada esta opción en su plantilla: si al activarla las fechas no aparecen en el PDF, contacta con soporte para adaptar la plantilla.

Facturación de Bonos: mostrar bono o prestaciones individuales

• Sí (valor por defecto): La factura muestra una única línea con el nombre y precio del bono. Las prestaciones individuales de cada cita no aparecen como conceptos separados. El total de la factura corresponde al precio del bono.
• No: La factura muestra las prestaciones individuales de cada cita, como si el bono no existiera. El precio de cada prestación se calcula automáticamente prorrateando el precio total del bono entre el número de sesiones (por ejemplo, un bono de 480€ con 6 sesiones muestra cada prestación a 80€). Útil para centros que necesitan desglosar cada sesión en la factura.

• Con la opción activada: la factura muestra “PROMO EXOSOMAS X3 — 400€”
• Con la opción desactivada: la factura muestra las prestaciones individuales de cada cita, con el precio prorrateado del bono (100€ por sesión)

Mostrar forma de pago en la factura impresa

• No (valor por defecto): La factura impresa no muestra la forma de pago.
• Sí: La factura impresa muestra en la parte inferior izquierda, justo debajo de la tabla de totales, una línea “Forma de pago: …” con las formas de pago utilizadas (efectivo, tarjeta de crédito, transferencia, etc.). Es la misma información que ya aparece en la columna “Forma de pago” del listado de Buscar facturas.

• Si la factura tiene varios pagos con distintas formas, aparecerán todas separadas por coma (por ejemplo: “Forma de pago: efectivo, tarjeta de crédito”).
• Si la factura no tiene pagos registrados todavía, no aparece la línea “Forma de pago” aunque la preferencia esté activada.
• La opción se aplica a todos los tipos de factura (Completa, Simplificada, Simplificada con nombre del paciente, Completa con plantilla libre).

Mostrar cobros y saldo en la factura impresa

Forma de pago predeterminada al registrar pagos

• El valor general es Efectivo.
• El usuario puede elegir otra forma para un pago concreto.
• Solo aparecen las formas disponibles para el centro.
• El cambio se guarda automáticamente y se aplica a todo el centro.

Incluir país en datos de factura

• No (valor por defecto): El formulario de factura no muestra el campo País, y la factura impresa mantiene el formato habitual sin el país del receptor.
• Sí: El formulario de factura muestra el campo País dentro de los datos del pagador (cliente) de la factura, y la factura impresa muestra el país guardado junto al resto de datos fiscales.

Actualizar centro al cambiar paciente

• Sí (valor por defecto): Al seleccionar un paciente en una factura nueva, el centro de la factura se actualiza automáticamente con el centro asociado al paciente. Este es el comportamiento habitual.
• No: Al seleccionar un paciente, el centro que se haya elegido previamente se mantiene sin cambios. Útil para centros que primero eligen el centro de facturación y luego buscan al paciente, y no quieren que el sistema cambie su selección.

IVA personalizado en facturables

Añadir varios facturables a la vez, cada uno con sus propios datos

Descuento en un solo facturable de la factura

• Al añadir varios facturables a la vez, cada fila de la lista lleva sus propias tres columnas de descuento: un desplegable con el tipo del catálogo (que rellena las otras dos al elegirlo), un importe fijo (con IVA incluido) y un porcentaje. Solo se puede rellenar uno de los dos últimos por fila: si se escriben ambos a la vez, el sistema avisa señalando esa fila y no deja continuar hasta corregirlo. Se elige a mano en cada fila; a diferencia del descuento de una prestación de cita, el de un facturable manual no se propone solo a partir del paciente.
• Al modificar un facturable ya incluido (doble clic sobre la línea), el formulario muestra el tipo de descuento y los mismos dos campos: un importe fijo y un porcentaje, con la misma regla de rellenar solo uno.
• La línea con descuento propio se muestra en la rejilla de facturables con su descuento aplicado.

Caja

• Elegir el día en el calendario y ver su resumen
• Consultar el TOTAL del día con el desglose Entradas / Salidas
• Registrar entradas y salidas manuales de efectivo con Movimiento (con la caja abierta)
• abrir caja y cerrar caja. Al abrir, el sistema pregunta si quieres importar la caja del día anterior
• Hacer el arqueo por billetes y monedas: pulsa sobre el importe total para abrir Ver caja

Tutorial 1: Facturar Consulta Médica

1. Acceder al módulo
   • Clic en “Facturación” en menú
   • Seleccionar “Crear factura”
2. Seleccionar paciente
   • En campo “Paciente”, escribir nombre
   • Seleccionar de lista autocompletada
   • Sistema auto-completa pagador y datos fiscales
3. Añadir servicio
   • En la tabla de líneas, clic ”+ Añadir línea”
   • Buscar “Consulta general”
   • Sistema completa:
     • Precio: 60€ (según tarifa)
     • IVA: 21%
     • Cantidad: 1
4. Revisar totales
   • Base: 60€
   • IVA (21%): 12.60€
   • Total: 72.60€
5. Emitir factura
   • Clic en botón “EMITIR FACTURA”
   • Sistema asigna número: “2025/0001”
   • Mensaje: “Factura emitida correctamente”
6. Imprimir
   • Clic en “Imprimir”
   • Se genera PDF
   • Entregar al paciente
7. Registrar pago (si paga en el momento)
   • Clic en “Registrar pago”
   • Forma de pago: Efectivo
   • Importe: 72.60€
   • Confirmar
8. Factura completada
   • Estado: Emitida y Pagada (verde)

Tutorial 2: Crear Presupuesto de Tratamiento

1. Crear presupuesto
   • Ir a Facturación → Crear presupuesto
2. Datos básicos
   • Paciente: María López
   • Título: “Tratamiento de ortodoncia”
   • Válido hasta: +45 días
   • Profesional: Dr. Martínez
3. Añadir servicios
   • Línea 1:
     • Servicio: “Estudio ortodoncia”
     • Cantidad: 1
     • Precio: 150€
   • Línea 2:
     • Servicio: “Aparato ortodoncia”
     • Cantidad: 1
     • Precio: 2000€
   • Línea 3:
     • Servicio: “Revisión mensual ortodoncia”
     • Cantidad: 24 (2 años)
     • Precio unitario: 60€
     • Subtotal: 1440€
4. Aplicar descuento
   • Descuento global: 10%
   • Motivo: “Tratamiento completo”
5. Revisar totales
   • Subtotal: 3590€
   • Descuento (10%): 359€
   • Base: 3231€
   • IVA (21%): 678.51€
   • Total: 3909.51€
6. Añadir descripción
   • “Tratamiento completo de ortodoncia con duración estimada de 24 meses. Incluye estudio inicial, colocación de aparato y 24 revisiones mensuales.”
7. Guardar
   • Clic en “GUARDAR”
   • Sistema asigna número: PPTO-2025-0042
8. Entregar al paciente
   • Opción 1: Imprimir y entregar en mano
   • Opción 2: Enviar por email
   • Paciente tiene 45 días para aceptar
9. Si acepta (posteriormente)
   • Abrir presupuesto
   • Clic en “Crear bono”
   • Sistema crea bono de 24 sesiones
   • Emitir factura del bono
   • Registrar pago (o acordar plan de pagos)

Aclarar conceptos desde Difactu

A qué cliente se hace la factura en Difactu

Tutorial 3: Realizar Abono Parcial

1. Localizar factura
   • Ir a Facturación → Buscar facturas
   • Buscar factura 2025/0045
2. Abrir factura
   • Clic en factura
   • Verificar: Total facturado = 200€
3. Realizar abono
   • Clic en acción “Realizar abono”
   • Sistema pregunta: ¿Abono total o parcial?
   • Seleccionar: “Abono parcial”
4. Completar formulario
   • Factura original: 2025/0045
   • Importe a abonar: 50€
   • Motivo: “Error en importe - se facturó de más”
5. Confirmar
   • Clic en “ACEPTAR”
   • Sistema genera factura de abono
6. Resultado
   • Nueva factura: 2025/0046
   • Tipo: Abono
   • Importe: -50€
   • Estado: Emitida automáticamente
7. Verificar
   • Factura original (2025/0045):
     • Total: 200€
     • Marca: “Tiene abonos”
   • Factura abono (2025/0046):
     • Total: -50€
   • Neto facturado: 150€ ✓
8. Imprimir abono
   • Abrir factura 2025/0046
   • Imprimir para entregar al paciente
   • Documento muestra importe negativo

Cambiar un tratamiento con presupuesto y bono

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