VeriFactu: guía completa

VeriFactu es el sistema de facturación verificable de la Agencia Tributaria (AEAT): cada factura genera un registro seguro con huella encadenada y un código QR de verificación, y puede presentarse a la AEAT en el momento de emitirse. Nubidoc actúa como el sistema informático de facturación de tu centro: genera, firma y presenta los registros por ti. Cuándo es obligatorio. El Real Decreto-ley 15/2025 aplazó un año el calendario: 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto de Sociedades (SL y demás sociedades) y 1 de julio de 2027 para los autónomos. País Vasco y Navarra siguen fuera, con sus propios sistemas forales. Hasta esa fecha el envío a la AEAT es voluntario y ya funciona, así que conviene empezar antes: se llega rodado a la obligación en vez de estrenarlo el primer día.

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Lo esencial en 30 segundos

• Si tu cuenta es española, VeriFactu está disponible automáticamente en Nubidoc: no hay que contratar ni activar ningún módulo.
• Se controla por serie de facturación: en cada serie decides si genera registros VeriFactu y si se presentan automáticamente a Hacienda.
• Una factura ya presentada no se puede modificar ni borrar: los errores se corrigen con un abono (factura rectificativa).
• El PDF de la factura incluye el código QR de verificación de la AEAT.

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Antes de empezar: requisitos

1. Datos fiscales del centro completos: NIF/CIF, razón social, dirección, código postal, ciudad y provincia. Revísalos en la ficha del centro, en Administración.
2. Certificado digital del centro: los envíos a la AEAT se firman con un certificado digital válido. El equipo de soporte de Nubidoc gestiona su configuración; escribe a soporte@nubidoc.com para solicitarla.
3. Datos del receptor: para facturas completas, el NIF y los datos fiscales del paciente o pagador deben estar correctos en su ficha.

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Activar VeriFactu en una serie de facturación

1. En el menú lateral, entra en Administración.
2. Pulsa Facturación y catálogo y, dentro, Series facturas.

3. En el listado verás tus series con una columna VeriFactu. Abre la serie que quieras configurar o pulsa Nueva serie para crear una (el diálogo se titula “Crear serie”).
4. Si la cuenta es española, el formulario muestra el bloque “Configuración VeriFactu / TicketBAI (Solo España)” con estos controles:
   • Habilitar VeriFactu/TicketBAI: la serie genera el registro seguro de cada factura al emitirla.
   • Envío Automático a Hacienda: cada factura se registra y se presenta a la AEAT en el momento de la emisión. Si lo dejas desactivado en la serie, sus facturas se emiten sin registro VeriFactu: no se firman ni se presentan.
   • Fuera de VeriFactu a propósito y su Motivo: márcalo solo si esta serie se presenta por otra vía (por ejemplo, la lleva tu gestoría) y por eso tiene el envío automático desactivado. El motivo es obligatorio. No cambia cómo se emiten las facturas: sirve para que soporte sepa que es una decisión tuya y no un olvido. En el listado de series, esa serie muestra un icono de prohibido en lugar de la cruz roja.

5. Guarda los cambios.

Si usas una serie separada para abonos (rectificativas), revisa su configuración VeriFactu igual que la de la serie principal.

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Qué cambia en el día a día

• Al emitir una factura de una serie con VeriFactu, Nubidoc genera el registro seguro (huella encadenada) y, si el envío automático está activo, la presenta a la AEAT.
• El PDF incluye el código QR de verificación: quien lo escanee puede comprobar la factura ante la AEAT.
• En Buscar facturas puedes localizar las facturas ya presentadas o pendientes: abre la búsqueda avanzada (botón redondo con la lupa y el signo +, junto a “Buscar”) y usa el filtro “Enviado Verifactu:” con casillas SI y NO. Las enviadas muestran además su indicador en el listado.

• Reimprimir no duplica: volver a imprimir o descargar una factura ya presentada reutiliza el registro existente; no se vuelve a enviar a la AEAT.
• Abonos y rectificativas de facturas ya declaradas: si la factura original ya se presentó a la AEAT, su abono o rectificativa se declara siempre, aunque la serie del abono, el centro o el cliente tengan desactivado el envío automático. Si eso obliga a saltarse esa configuración, queda constancia interna para que el equipo de soporte lo revise.
• Y pasa por las mismas validaciones fiscales que cualquier factura que se declara: si al pagador le falta el NIF (y no es una factura simplificada válida), si el NIF tiene un formato incorrecto, o si es una rectificativa por sustitución a la que le faltan datos de la factura original, la emisión se detiene con un aviso y la factura se queda en borrador. La solución es corregir el dato y volver a emitir; no hay que cambiar ninguna configuración de envío. Si el abono ya se emitió en su día sin declarar, soporte puede presentarlo a posteriori sin anularlo ni cambiarle el número.

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Correcciones: qué se puede y qué no

Las facturas enviadas a VeriFactu quedan protegidas: Nubidoc impide modificarlas para no romper la cadena de registros presentada a la AEAT.

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Modo pruebas: ensaya antes de activarlo en real

Si te da respeto activar VeriFactu “de verdad”, soporte puede poner tu cuenta (o un centro concreto) en modo pruebas: todo funciona igual que en real —emites tus facturas normales, con tus datos y tu certificado— pero los registros se presentan contra el entorno de pruebas de la AEAT/Hacienda Foral, sin ninguna validez fiscal. Es la forma de ensayar la activación y descubrir de antemano problemas de datos (NIF de pacientes incorrectos, series mal configuradas) sin ningún riesgo. Cómo se reconoce que está activo:

• Banner naranja en Buscar facturas: “VeriFactu/TicketBAI en MODO PRUEBAS”.
• En el PDF, junto al QR aparece VERI*FACTU PRUEBAS (o TICKETBAI TEST) con la leyenda “ENTORNO DE PRUEBAS - SIN VALIDEZ FISCAL”.
• En el diálogo de acciones de cada factura, la fila Entorno fiscal indica “PRUEBAS” y, si un envío falló, se muestra el último error devuelto.

Qué debes saber:

• Las validaciones de datos (NIF del receptor, datos fiscales) se comportan igual que en real y bloquean la emisión si algo está mal: ahí está el valor del ensayo.
• Un fallo del entorno de pruebas de la AEAT no bloquea tu facturación: la factura se emite igualmente y el error queda registrado en el diálogo de la factura. En modo real, un fallo sí bloquea la emisión.
• Las facturas emitidas durante el modo pruebas no quedan declaradas ante la AEAT. Cuando pases al modo real, la cadena de registros empieza de cero.
• El paso de pruebas a real lo hace soporte; no es autoservicio. Escribe a soporte@nubidoc.com para activarlo o desactivarlo.

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Errores frecuentes (mensaje literal y solución)

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Inversión del sujeto pasivo (clientes de la UE)

Si facturas a una empresa de otro país de la UE (inversión del sujeto pasivo), antes de emitir asegúrate de que en la ficha del receptor constan el país (distinto de España) y su NIF intracomunitario (prefijo del país + número). Las líneas van sin IVA español y Nubidoc lo comunica así a la AEAT. Los mensajes de la tabla anterior te indican exactamente qué falta en cada caso.

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Preguntas frecuentes

¿Tengo que hacer algún trámite para que Nubidoc envíe mis facturas? No dentro de Nubidoc: el envío se firma con el certificado digital de tu centro, que instala el equipo de soporte. Para dudas sobre las obligaciones fiscales del centro (censos, calendario de obligatoriedad), consulta con tu asesor fiscal. ¿Qué es el QR que aparece en mis facturas? Un código de verificación de la AEAT: quien lo escanee puede comprobar que la factura está registrada. Es normal y obligatorio que aparezca. ¿Y si mi centro está en el País Vasco? Ahí aplica TicketBAI, y en Nubidoc se configura en el mismo bloque de la serie (“Habilitar VeriFactu/TicketBAI”); la presentación a la hacienda foral es inmediata al emitir. Para la puesta en marcha en tu territorio foral, contacta con soporte. ¿Puedo generar los registros pero no enviarlos automáticamente? No desde la serie: con “Envío Automático a Hacienda” desactivado en la serie, sus facturas se emiten sin ningún registro VeriFactu. Si necesitas otra forma de trabajar, contacta con soporte. Una de mis series la presenta mi gestoría, no Nubidoc. ¿Qué hago? Deja desactivado “Envío Automático a Hacienda” en esa serie y activa “Fuera de VeriFactu a propósito”, indicando en “Motivo” quién la presenta. Así queda claro que es una decisión y no un olvido. ¿Cómo sé qué facturas se han enviado ya? En Facturación → Buscar facturas, abre la búsqueda avanzada (botón con la lupa y el signo +) y usa el filtro “Enviado Verifactu:” (SI/NO). Emití una factura con un dato mal y ya se envió, ¿qué hago? Crea un abono (factura rectificativa) desde la propia factura y emite después una factura nueva con los datos correctos. La rectificativa también se presenta a la AEAT. ¿Puedo probar VeriFactu sin declarar nada de verdad? Sí: pide a soporte el modo pruebas (sección anterior). Emitirás tus facturas normales contra el entorno de test de la AEAT, sin validez fiscal, y verás exactamente cómo se comportará el sistema cuando lo actives en real.