VeriFactu: guía completa

La normativa de la Agencia Tributaria (AEAT) sobre sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023 y Orden HAC/1177/2024) exige que cada factura genere un registro de facturación inalterable, encadenado con el anterior, y que el PDF lleve un código QR de verificación. Nubidoc es el sistema informático de facturación de tu centro: genera esos registros por ti. Cuándo es obligatorio. El Real Decreto-ley 15/2025 aplazó un año el calendario: 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (SL y demás sociedades) y 1 de julio de 2027 para el resto (autónomos y demás contribuyentes). A la fecha de esta guía no se ha publicado ninguna norma que cambie esas fechas: si lees que habrá otro aplazamiento, es una previsión, no una norma. Hasta la fecha que te corresponda, el envío a la AEAT es voluntario y ya funciona. País Vasco y Navarra no se rigen por este calendario: tienen régimen foral propio y sus propios plazos. En las tres diputaciones vascas TicketBAI ya es obligatorio, así que ahí no se puede esperar a 2027. Si tu centro es foral, confirma tus plazos con tu asesor; si estás en una diputación vasca, TicketBAI se configura en el centro (ver Preguntas frecuentes, al final de esta guía).

Lo esencial en 30 segundos

• La ley prevé dos modalidades: VERI*FACTU, que envía cada registro a la AEAT al emitir, y NO VERI*FACTU, que firma, encadena y conserva los registros sin enviarlos.
• La modalidad se elige por emisor fiscal: el NIF que figura en la factura (el del centro, o el del profesional que factura a su nombre). No se elige por serie, ni por centro, ni factura a factura.
• La pantalla para elegirla, Emisores fiscales, estará disponible para tu centro en la versión que lo publique. Hasta entonces tus facturas siguen los ajustes de serie y de centro que se explican en esta guía, como hasta ahora.
• Una factura emitida no se puede modificar ni borrar: los errores se corrigen con un abono (factura rectificativa).
• El PDF de la factura incluye el código QR de verificación de la AEAT.

Las dos modalidades

Las dos modalidades cumplen la normativa; la diferencia es si la AEAT recibe tus registros en el momento o te los puede pedir después.

Cómo se elige y qué permanencia tiene

Estas reglas salen de la Orden HAC/1177/2024 (art. 17) y las aplica Nubidoc al pedir cada cambio:

• Pasar a VERI*FACTU es inmediato, desde cualquier situación. Una vez dentro, el emisor sigue en VERI*FACTU al menos hasta el 31 de diciembre de ese año.
• Dejar VERI*FACTU (renuncia): se pide antes del 31 de diciembre y vale desde el 1 de enero siguiente. Nubidoc comunica la renuncia a la AEAT. Si la AEAT no la recibe antes del 31 de diciembre, el emisor sigue en VERI*FACTU y se te avisa.
• Pasar de NO VERI*FACTU a VERI*FACTU es inmediato, con la misma permanencia hasta el 31 de diciembre.
• Un cambio por emisor y año natural desde la clínica; si necesitas otro, lo hace soporte. La primera elección no cuenta.
• Un cambio con fecha futura queda programado y se puede anular hasta su fecha.
• Decide el momento de emitir, no la fecha del borrador. Lo ya emitido conserva la modalidad con que se emitió, y los registros pendientes de envío se siguen enviando aunque cambies.
• Fuera del sistema estatal o foral: si tu emisor no está obligado (por ejemplo, está en el SII, no es residente sin establecimiento permanente o tiene domicilio fiscal en el País Vasco o Navarra), se pide con un justificante que revisa soporte.

Si un emisor no elige, soporte lo pasará a NO VERI*FACTU con aviso previo y antes de su fecha de obligación. Quien quiera enviar sus facturas a la AEAT elige VERI*FACTU.

Dónde se elige

La pantalla es Administración → Facturación y catálogo → Emisores fiscales, y la usa el administrador de la cuenta. Muestra cada emisor con su NIF enmascarado, desde qué centros o profesionales factura, su modalidad vigente y la programada, el historial, la permanencia y los registros pendientes de envío. Cada emisor tiene además un botón Registro fiscal con sus registros, sus eventos, la comprobación de la cadena y las exportaciones. Disponible en la versión que lo publique. Hoy esta pantalla solo la ve soporte, y la opción NO VERI*FACTU aparece desactivada con «Todavía no disponible». Cuando se publique para las clínicas, el profesional que factura a su nombre verá su propio Registro fiscal en Mi Facturación → Registro fiscal. Cuando un emisor ya tiene modalidad asignada, la serie, el centro y la ficha del profesional dejan de mostrar sus interruptores y enseñan el aviso «Este ajuste ya no se aplica a …: el envío se decide en Emisores fiscales». A partir de ahí, ninguna serie, centro ni ajuste puede cambiar lo que pasa con sus facturas.

Antes de empezar: requisitos

1. Datos fiscales del centro completos: NIF/CIF, razón social, dirección, código postal, ciudad y provincia. Revísalos en la ficha del centro, en Administración.
2. Certificado digital del centro, para enviar a la AEAT. Lo subes tú mismo, sin pasar por soporte:
   1. Entra en Administración → Centros y recursos → Centros.
   2. En la ficha del centro, dentro del recuadro VERIFACTU/TICKETBAI, pulsa Subir certificado.
   3. En la ventana Subir certificado digital, elige el fichero del certificado (normalmente .pfx o .p12, por ejemplo el de la FNMT) y escribe su contraseña en Clave del certificado.
   4. Para cambiarlo, pulsa Borrar certificado y sube el nuevo.
   Lo pueden hacer los usuarios con acceso a Administración. La clave se guarda cifrada y no se vuelve a mostrar. El detalle y los mensajes posibles están en el manual de Administración, apartado Certificado digital (Verifactu/TicketBAI).
3. Datos del receptor: para facturas completas, el NIF y los datos fiscales del paciente o pagador deben estar correctos en su ficha.

Mientras tanto: los ajustes de centro y de serie

Hasta que tu emisor tenga modalidad asignada, sus facturas siguen los ajustes de siempre. Estos ajustes no son ninguna de las dos modalidades: son el funcionamiento anterior, que desaparece cuando el emisor elige. En el centro (Administración → Centros y recursos → Centros → modificar el centro), si la cuenta es española:

• VeriFactu / TicketBAI (Activado o Desactivado): activa el sistema para ese centro. Si el centro lo tiene desactivado, cuenta lo configurado para toda la cuenta, que gestiona soporte.
• Sistema: VeriFactu (AEAT) o TicketBAI, y la Región TicketBAI si corresponde.
• Envío automático (Sí o No): decide si los registros se presentan a la AEAT al emitir.
• Entorno fiscal: producción o pruebas. Solo lo cambia soporte.

En la serie (Administración → Facturación y catálogo → Series facturas → abrir la serie o Nueva serie), el bloque “Configuración VeriFactu / TicketBAI (Solo España)” tiene tres controles:

• Envío Automático a Hacienda: es el interruptor que manda. Desactivado, las facturas de esa serie se emiten sin ningún registro: ni registro, ni huella, ni QR fiscal. Activado, cada factura genera su registro y su QR, y se presenta a la AEAT si el Envío automático del centro (o de la cuenta) está en Sí. Con el del centro en No, el registro se genera pero no se presenta: esto no es la modalidad NO VERI*FACTU, porque no se firma ni se registran eventos.
• Habilitar VeriFactu/TicketBAI: se guarda y se ve en la columna VeriFactu del listado de series, pero no cambia cómo se emiten las facturas. Lo que decide es el interruptor anterior, reflejado en la columna Auto-Envío.
• Fuera de VeriFactu a propósito y su Motivo: márcalo solo si esta serie se presenta por otra vía (por ejemplo, la lleva tu gestoría) y por eso tiene el envío automático desactivado. El motivo es obligatorio. No cambia cómo se emiten las facturas: sirve para que soporte sepa que es una decisión tuya y no un olvido. En la columna Auto-Envío del listado, esa serie muestra un icono de prohibido en lugar de la cruz roja.

Si usas una serie separada para abonos, revisa su configuración igual que la de la serie principal. Excepción: el abono o la rectificativa de una factura que ya se presentó a la AEAT se registra y se presenta siempre, aunque su serie, el centro o la cuenta tengan el envío desactivado.

Qué cambia en el día a día

• Al emitir, Nubidoc genera el registro según la modalidad del emisor (o, mientras no la tenga, según los ajustes de serie y centro) y, si toca, lo envía a la AEAT.
• El PDF incluye el código QR de verificación: quien lo escanee puede comprobar la factura ante la AEAT.
• En Buscar facturas puedes localizar las facturas ya presentadas o pendientes: abre la búsqueda avanzada (botón redondo con la lupa y el signo +, junto a “Buscar”) y usa el filtro “Enviado Verifactu:” con casillas SI y NO. Las enviadas muestran además su indicador en el listado.
• Reimprimir reutiliza el registro guardado: volver a imprimir o descargar una factura no genera otro registro ni lo envía otra vez. Si aparece un aviso de duplicado, sigue el apartado siguiente.

Cómo interpretar la respuesta de la AEAT

El resultado puede ser una aceptación, una advertencia o un rechazo. Revisa el mensaje de la operación; si se conserva un error en la factura, puedes consultar el Último error al abrir sus acciones desde Facturación → Buscar facturas. Al pedir ayuda, indica la serie y el número de factura, la fecha de la operación y el código y texto completos del aviso.

Correcciones: qué se puede y qué no

Nubidoc impide modificar una factura emitida para no romper la cadena de registros.

Entorno de pruebas

El entorno fiscal de un centro o de la cuenta puede estar en pruebas: los registros van al entorno de test de la AEAT o de la Hacienda Foral, sin validez fiscal. Lo pone y lo quita soporte; no es autoservicio. Sirve, por ejemplo, para que soporte compruebe un certificado. En tu cuenta real, mientras el entorno esté en pruebas, Nubidoc no deja emitir facturas nuevas: la emisión se detiene con este aviso y la factura se queda en borrador, sin número, en vez de salir al paciente con «SIN VALIDEZ FISCAL»:

“No se puede emitir la factura: el entorno fiscal de VeriFactu/TicketBAI de esta instalación, del centro o del cliente está en PRUEBAS, y una factura real no se registra contra el entorno de pruebas (saldría como «SIN VALIDEZ FISCAL»). Pida a soporte el paso a producción, o desactive VeriFactu/TicketBAI en la serie, el centro y el cliente si esta factura no debe declararse.”

Cómo se reconoce el entorno de pruebas:

• Banner naranja en Buscar facturas: “VeriFactu/TicketBAI en MODO PRUEBAS”.
• En la ficha del centro, la etiqueta MODO PRUEBAS ACTIVO junto a Entorno fiscal.
• En el diálogo de acciones de una factura ya emitida, la fila Entorno fiscal indica “PRUEBAS” y, si un envío falló, se muestra el último error devuelto.
• En el PDF de una factura emitida en pruebas, junto al QR aparece VERI*FACTU PRUEBAS (o TICKETBAI TEST) con la leyenda “ENTORNO DE PRUEBAS - SIN VALIDEZ FISCAL”.

Las facturas que se emitieron en pruebas no quedan declaradas ante la AEAT, y al pasar a producción la cadena de registros empieza de cero. Con TicketBAI, el entorno de la ficha del centro no basta para pasar a real. La etiqueta que ves en la ficha del centro (MODO PRUEBAS ACTIVO o Producción) enseña el entorno con el que se emitiría de verdad: aunque la ficha ponga «Producción», un centro TicketBAI sigue en pruebas hasta que soporte lo da de alta en la configuración de la instalación (y solo para Bizkaia). Para soporte (MasterAdmin), el desplegable Entorno fiscal solo sirve para forzar PRUEBAS y junto a él se lee Efectivo: PRUEBAS o Efectivo: Producción, con la caducidad del certificado digital del centro. Con TicketBAI en real, además, una factura no se emite si falta la identidad del software garante en la configuración de la instalación: se queda en borrador con un aviso a soporte.

Errores frecuentes (mensaje literal y solución)

Inversión del sujeto pasivo (clientes de la UE)

Si facturas a una empresa de otro país de la UE (inversión del sujeto pasivo), antes de emitir asegúrate de que en la ficha del receptor constan el país (distinto de España) y su NIF intracomunitario (prefijo del país + número). Las líneas van sin IVA español y Nubidoc lo refleja así en el registro. Los mensajes de la tabla anterior te indican exactamente qué falta en cada caso.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que hacer algún trámite para que Nubidoc envíe mis facturas? Subir el certificado digital del centro desde Administración → Centros y recursos → Centros → Subir certificado (ver Antes de empezar). No hace falta escribir a soporte para eso. Para dudas sobre las obligaciones fiscales del centro (censos, calendario de obligatoriedad), consulta con tu asesor fiscal. ¿Qué diferencia hay entre VERI*FACTU y NO VERI*FACTU? En VERI*FACTU cada registro se envía a la AEAT al emitir. En NO VERI*FACTU el registro se firma, se encadena y se conserva sin enviarse, y la AEAT te lo puede pedir. Las dos cumplen la normativa. Ver Las dos modalidades. ¿Puedo elegir la modalidad serie a serie? No. La modalidad es del emisor fiscal (el NIF de la factura) y vale para todas sus facturas, sean de la serie y del centro que sean. Hacienda no admite mezclar modalidades dentro de un mismo emisor. ¿Puedo cambiar de modalidad cuando quiera? Pasar a VERI*FACTU es inmediato. Dejarlo se pide antes del 31 de diciembre y vale desde el 1 de enero siguiente. Desde la clínica, un cambio por emisor y año. Ver Cómo se elige y qué permanencia tiene. ¿Cuándo podré elegir la modalidad? Cuando se publique la pantalla Emisores fiscales para las clínicas, en la versión que lo incluya. Hasta entonces tus facturas siguen los ajustes de serie y centro, y no tienes que hacer nada. ¿Puedo generar los registros pero no enviarlos? Eso es la modalidad NO VERI*FACTU, que podrás elegir en Emisores fiscales cuando esté disponible. Con los ajustes actuales, desactivar “Envío Automático a Hacienda” en la serie no genera ningún registro, y poner el Envío automático del centro en No genera el registro sin presentarlo, pero sin firma ni eventos: no es NO VERI*FACTU. ¿Qué es el QR que aparece en mis facturas? Un código de verificación de la AEAT: quien lo escanee puede comprobar la factura. Es normal y obligatorio que aparezca, en las dos modalidades. ¿Y si mi centro está en el País Vasco? Ahí aplica TicketBAI. En Nubidoc se configura en la ficha del centro (Sistema: TicketBAI y su Región TicketBAI), y la presentación a la hacienda foral es inmediata al emitir. Para la puesta en marcha en tu territorio foral, contacta con soporte. Una de mis series la presenta mi gestoría, no Nubidoc. ¿Qué hago? Deja desactivado “Envío Automático a Hacienda” en esa serie y activa “Fuera de VeriFactu a propósito”, indicando en “Motivo” quién la presenta. Así queda claro que es una decisión y no un olvido. Cuando tu emisor tenga modalidad asignada, ese ajuste deja de aplicarse: todas sus facturas siguen la modalidad elegida. ¿Cómo sé qué facturas se han enviado ya? En Facturación → Buscar facturas, abre la búsqueda avanzada (botón con la lupa y el signo +) y usa el filtro “Enviado Verifactu:” (SI/NO). Emití una factura con un dato mal y ya se envió, ¿qué hago? Crea un abono (factura rectificativa) desde la propia factura y emite después una factura nueva con los datos correctos. La rectificativa también se registra y se presenta a la AEAT. ¿Puedo probar el envío sin declarar nada de verdad? No con tus facturas reales: mientras el entorno fiscal esté en pruebas, Nubidoc no deja emitir facturas nuevas (ver Entorno de pruebas). Si quieres comprobar tu certificado o tus datos antes de empezar a enviar, contacta con soporte.