Costes y renovaciones

¿Para qué sirve este módulo?

Permite reunir los servicios y suscripciones recurrentes del centro: software, seguros, mantenimiento, telefonía, alquiler, dominios y servicios profesionales. Ayuda a revisar cuánto cuestan, cuándo renuevan y qué facturas recibidas corresponden a cada servicio. Los importes del panel son estimaciones calculadas con los precios que introduces. No representan el dinero realmente pagado ni se actualizan a partir de las facturas. Los avisos de renovación se consultan en pantalla; este módulo no envía por sí solo recordatorios por correo, WhatsApp o notificaciones.

¿Quién puede acceder?

El centro necesita tener activo Costes y renovaciones, disponible en la tienda de módulos de Administración. Además, cada usuario necesita los permisos adecuados: Para una persona que administre el módulo, asigna ambos permisos: gestionar no implica ver. El administrador los configura en los roles o perfiles de acceso. La gestión de proveedores y otras funciones de facturación tiene permisos propios. Costes es una vista de toda la empresa. Quien tiene Ver módulo de costes ve todos los gastos, facturas recibidas, importaciones y documentos originales de la cuenta, de todos sus centros y los haya registrado quien los haya registrado. Los límites de las rejillas de facturación («solo las facturas creadas por el propio usuario» y, en una clínica con varios centros, «solo las de sus centros») no se aplican dentro de Costes. Por eso, una persona que solo deba ver sus propias facturas no debe tener el permiso Ver módulo de costes.

Acceso al módulo

Ve a Facturación → Costes. La opción aparece cuando el módulo está activo y tienes permiso de consulta. Puedes acceder a Costes aunque tu perfil no permita ver el resto de las opciones de facturación.

Puesta en marcha en diez minutos

1. Abre Servicios y suscripciones y pulsa Nueva (en la pantalla nueva, Nueva suscripción).
2. Empieza con cinco gastos conocidos. Estos ejemplos son ficticios:

3. Introduce la próxima renovación y los días de antelación para verla en el panel. Si el proveedor exige preaviso de baja, usa un plazo que te deje tiempo para actuar.
4. Guarda los registros como Activo. En el ejemplo, el panel estima 1.095 €/mes y 13.140 €/año, sin otros servicios.
5. Marca uno como A revisar: seguirá contando en el coste y podrás localizarlo para decidir si conservarlo.
6. Si ya hay facturas recibidas registradas, asigna una al servicio correspondiente.
7. Reserva un momento cada mes para revisar fechas, cambios de precio y bajas.

Usa un criterio consistente para los importes, por ejemplo todos con impuestos o todos sin ellos. El servicio no tiene desglose fiscal y no calcula por sí solo el IVA deducible. La frecuencia del gasto y la fecha de renovación del contrato pueden ser distintas: indica cada dato según lo que necesites controlar.

Dashboard

Hay dos versiones del panel, según el centro. En los centros con el nuevo registro de costes (el de la pantalla nueva de suscripciones) el panel es el siguiente; el resto de centros ve el panel clásico, descrito más abajo en «El panel clásico».

El panel de la pantalla nueva

Primera fila, con paneles neutros:

• Compromiso recurrente fijo: lo que cuestan al mes y al año las suscripciones de importe fijo, por moneda (por ejemplo «34,25 EUR/mes · 411,00 EUR/año»), con «incluye N tarifas sin impuestos» cuando las hay. Si no hay ninguna, «No hay suscripciones activas con importe fijo.» La nota lo aclara: «Media de las suscripciones activas: no es dinero pagado este mes.» Suma los servicios activos, a revisar y con la baja solicitada hasta su fecha de fin; una renovación manual sin renovar sigue sumando. No suman los terminados, los archivados ni los pagos puntuales, y las monedas nunca se suman entre sí.
• Presupuesto de consumo (solo si hay servicios de consumo): lo máximo previsto por moneda, con la nota «Lo máximo previsto para el consumo variable; no es un cargo.»
• Gasto documentado: los gastos confirmados de Facturas y tickets del mes y del año en curso, por fecha de emisión, sumados en euros («Octubre: 55,15 EUR · 2026: …»). Indica cuántos justificantes no fiscales incluye y cuántos gastos están «sin convertir a EUR» (una factura en otra moneda sin importe en euros no suma). Cada gasto cuenta una vez.

Segunda fila, con el color según su significado: Renovaciones próximas, Vencidas sin renovar (rojo), Servicios a revisar y Gastos sin clasificar (amarillo). Los archivados no cuentan. Próximos cargos y fechas límite: una tabla con Fecha, Servicio, Qué, Importe y Nota, de hoy a hoy más los días que elijas en Ventana (30, 60 o 90 días). Cada fila es un «Cargo» (o «Cargo variable»; con «(si renuevas)» cuando es de una renovación manual que aún no has confirmado), una «Fecha límite para cancelar», el «Fin del servicio» de una baja solicitada o una «Renovación pendiente (si renuevas)». La nota puede decir «vence el …» (plazo de pago) o «preaviso vencido el …». Pulsa el nombre de un servicio para abrir su ficha. Si no hay nada, «No hay cargos ni fechas límite en los próximos N días.» Debajo: «El compromiso es una media mensual; los cargos son pagos en su fecha. No se suman.» (una cuota anual de 120,00 EUR aparece como 10,00 EUR/mes arriba y como un cargo de 120,00 EUR en su fecha). Si hay gastos confirmados sin servicio asignado, un aviso lo dice («Hay N gasto(s) confirmado(s) sin clasificar (sin suscripción asignada).») con el enlace Ver gastos.

El panel clásico

El panel clásico muestra:

• Coste mensual y anual estimados: lo que siguen costando tus servicios. Suman los servicios en estado Activo y A revisar, y también los marcados Cancelar en próxima renovación hasta su fecha de fin, porque siguen costando hasta entonces. Un servicio de renovación manual cuya fecha ya pasó sin que lo renovaras sigue sumando. No suman los servicios cancelados, los archivados, los pagos puntuales ni los que no están en euros.
• Vencimientos próximos: registros dentro del plazo de aviso que has configurado, incluidos los ya vencidos. No es necesariamente un plazo fijo de 30 días. No salen los cancelados ni los archivados. Un servicio con la baja pedida sale por el día siguiente a su fecha de fin, y un pago puntual por su fecha. En la tabla, el coste lleva el código de la moneda del servicio (por ejemplo, EUR).
• Servicios a revisar: registros marcados con ese estado. Los archivados no cuentan.
• Facturas sin clasificar: facturas recibidas que aún no tienen servicio asignado.

La tabla de vencimientos muestra hasta 20 registros, empezando por las fechas más antiguas. Si se acumulan vencidos, consulta la lista completa de servicios. Sin fecha de renovación, un servicio no aparece entre los vencimientos. El panel no se refresca continuamente con cambios realizados desde otra sesión. Si esperas cambios recientes, vuelve a cargar la pantalla.

Sección: Servicios y suscripciones

Hay dos versiones de esta pantalla:

• La pantalla nueva de suscripciones, disponible en los centros que tienen activado el nuevo registro de costes (el mismo que da acceso a Facturas y tickets). Lleva el calendario de cada servicio por periodos, el historial de precios, la baja con fecha de fin y una ficha con todo. Se describe en el apartado «La pantalla nueva de suscripciones».
• La pantalla clásica, en el resto de centros: una lista con un formulario. Se describe desde «Crear o editar un servicio (pantalla clásica)».

Si no sabes cuál tienes, ábrela: en la nueva, al pulsar una fila se abre una ficha con las pestañas Resumen, Periodos, Precios, Facturas e Historial; en la clásica, la fila solo se selecciona y los botones Nueva, Editar… están arriba.

La pantalla nueva de suscripciones

La lista de suscripciones

Arriba, los filtros: Todos los estados (Activa, Vencida sin renovar, A revisar, Cancelación solicitada, Cancelada, Completada), Todas las categorías, Todas las monedas, el buscador «Buscar por nombre o proveedor…» y la casilla Incluir archivadas. Los botones son Nueva suscripción (solo con el permiso Gestionar costes) y Exportar CSV. Cada fila muestra Nombre (con el proveedor debajo), Categoría, Importe, Equivalente mensual, Periodo actual, Próxima renovación, Fecha límite para cancelar y Estado. Si no hay ninguna, sale «No hay suscripciones con estos filtros.»

• En Próxima renovación puede leerse una fecha, «Termina el …» (tiene la baja pedida), «Vencida desde …» (una renovación manual que nadie ha renovado), «Sin fechas desde …» o «Puntual: …».
• En Importe un servicio de consumo se lee «Consumo · presupuesto …» y uno mixto «… + consumo».
• La etiqueta Archivada y Pendiente de sincronizar aparecen junto al estado cuando corresponde.
• Una franja de color a la izquierda de la fila avisa: amarilla cuando la fecha límite para cancelar de una renovación automática, o la renovación de una manual, cae dentro de Avisar con (días); roja cuando el servicio está vencido (una renovación manual sin renovar o una fecha de renovación ya pasada). La fecha límite para cancelar que ya pasó no pone la fila en rojo.

Pulsa una fila para abrir su ficha.

La ficha de una suscripción

La ficha arriba lleva el nombre, el proveedor y la categoría, el estado, las etiquetas Archivada o Pendiente de sincronizar si proceden y el importe vigente. Se cierra con Cerrar. Tiene cinco pestañas: «Facturado (base de la tarifa)» (pestaña Periodos) y «Parte (total a pagar)» (pestaña Facturas) pueden dar cifras distintas para la misma factura: la primera se mide sin impuestos si la tarifa es sin impuestos, y la segunda es lo que le toca a este servicio del total que se paga al proveedor. Ninguna de las dos dice que la factura esté pagada. Cómo se asignan y se reparten las facturas: «Servicio, periodo y reparto de una factura (piloto)». Con el permiso Gestionar costes, la ficha ofrece los botones que el estado del servicio admite: Un servicio archivado solo permite Editar (los datos descriptivos), Restaurar y, si no tiene vínculos, Eliminar. Si la ficha estaba abierta y otra persona cambió el servicio, al guardar sale «La pantalla ha cambiado: recarga.» y la ficha se vuelve a cargar con los datos nuevos; repite el cambio.

Crear una suscripción

Pulsa Nueva suscripción. Arriba, Empezar desde una plantilla ofrece cinco botones que solo rellenan la estructura (categoría, frecuencia, tipo de importe, cuándo se cobra y si se renueva sola); nunca ponen importes, proveedores, preavisos ni fechas: El formulario tiene cuatro secciones (cinco en los centros con el control de pagos, que añaden Facturas y avisos, ver «Avisos de Costes (piloto)»):

• Datos: Nombre *, Categoría *, Proveedor, Responsable, Cuenta de referencia (el correo o la cuenta con la que se contrató, nunca la contraseña), URL de gestión, Contratada desde y Notas.
• Calendario: Frecuencia * (Mensual, Trimestral, Semestral, Anual, Cada dos años o Puntual), Próxima renovación (en un pago puntual, Fecha del servicio y hasta), Se renueva el día (solo aparece cuando la fecha es el último día de un mes de menos de 31 días), Se renueva sola, Preaviso (días, 0 a 730), Avisar con (días), Cargo (Al empezar el periodo o Al terminar el periodo), Desplazamiento del cargo (días) y Plazo de pago (días). Debajo, una vista previa calculada por el sistema: «Próxima renovación: … · Cargo: … · Fecha límite para cancelar: … · Equivalente: …».
• Importe (solo al crear; después se cambia con Cambiar precio): Tipo * (Fijo, Consumo o Fijo + consumo), Cuota, Presupuesto, Moneda * e Impuestos (Con impuestos (antes de retenciones) o Sin impuestos). Si te facturan 100,00 + 21 % de IVA − 15 % de IRPF, pon 121,00 aunque pagues 106,00.
• Estado: Activa o A revisar (con su Motivo de la revisión) y, al crear, la casilla Ya pedí la baja de este servicio, que pide Comunicada el, Fin del servicio, si ya lo sabes, Nº de confirmación y Motivo; si no indicas el fin, se calcula con el preaviso: el servicio sigue hasta el fin del periodo.

Pulsa Guardar (o Cancelar). Si falta el nombre sale «Indica el nombre del servicio.» y si falta la categoría «Elige una categoría.». Al guardar se abre la ficha del servicio. Al editar, la frecuencia y la próxima renovación no están en el formulario: se cambian desde la ficha con Cambiar calendario. Si cambias el cargo, el plazo de pago o el preaviso, el formulario avisa «Cambia las fechas de todos los periodos, también los pasados.» En un servicio archivado sale «Está archivada: solo se pueden cambiar los datos descriptivos (…). Para cambiar lo demás, restáurela primero.»

Renovar una suscripción manual

En una renovación manual, el sistema no avanza la fecha solo. Abre la ficha y pulsa Renovar: «Confirmar la renovación del periodo … (cargo previsto … el …). No se registra ninguna factura ni ningún pago.» Si hay varias pendientes, «Confirmar las N renovaciones pendientes hasta hoy.» Una renovación automática no necesita este paso.

Cambiar el precio

En la ficha, Cambiar precio: indica desde cuándo vale (Desde, por defecto la siguiente renovación), el Tipo de importe, la Cuota, el Presupuesto, la Moneda, los Impuestos y una Nota. Debajo lees «Afecta a los periodos desde el …; los anteriores conservan su precio.» Si ya hay una tarifa desde esa fecha, marca «Corregir la tarifa del …» o elige otra fecha. Pulsa Guardar.

Cambiar el calendario

En la ficha, Cambiar calendario: elige la Frecuencia y una de dos opciones. A partir del cambia el calendario desde la fecha que indiques; lo anterior no se toca. Corregir el calendario actual (también los periodos pasados) solo está permitido si no hay facturas ni renovaciones registradas, e indica la nueva Próxima renovación. Puedes marcar Cambiar también el precio desde esa fecha. La vista previa dice el primer periodo nuevo, los periodos de ajuste (sin cargo) y la próxima renovación. Pulsa Guardar.

Cancelar una suscripción que sigue hasta fin de periodo

Si ya comunicaste la baja al proveedor pero el servicio sigue hasta el fin del periodo pagado, no hace falta marcarla «A revisar» ni dejar una nota: usa Solicitar cancelación en la ficha.

1. Indica Fecha en que comunicaste la baja.
2. El sistema calcula el fin: «Termina el …» (con la explicación, por ejemplo «Con un preaviso de 30 días, es el fin más temprano.»). Si el preaviso ya no llega a tiempo para una renovación, te avisa («El preaviso de N días ya no llega a tiempo para la renovación del … (la fecha límite era el …)»). También puedes elegir Con efecto inmediato u Otra fecha de fin; si es anterior a la calculada, el Motivo es obligatorio.
3. Añade el Nº de confirmación del proveedor si lo tienes y pulsa Solicitar cancelación.

El servicio pasa a Cancelación solicitada, sigue contando en los importes del Dashboard hasta su fecha de fin y, ese día, se ve como Cancelada. Mientras tanto puedes arrepentirte con Anular la cancelación (el servicio vuelve a estar activo y se recuperan los periodos que la baja anuló) o, si el proveedor lo corta antes, usar Terminar ya («El proveedor cortó el servicio el»). Para volver a usar un servicio ya cancelado, pulsa Reactivar e indica su próxima renovación.

Archivar y eliminar

Archivar (en la ficha) oculta de la lista y de los importes un servicio terminado, sin tocar sus facturas; solo se puede archivar uno que ya terminó y sin cargos por llegar. Con Incluir archivadas vuelve a la lista y Restaurar lo devuelve «tal cual estaba». Eliminar es solo para un servicio creado por error, sin facturas ni gastos vinculados; si ya se usó, la ficha dice que lo archives.

Exportar CSV

Exportar CSV descarga todos los servicios que cumplen los filtros de la lista en un archivo suscripciones_completo_AAAA-MM-DD.csv, listo para Excel, con 25 columnas: Nombre, Categoría, Proveedor, Estado, Frecuencia, Tipo de importe, Importe fijo, Presupuesto, Moneda, Impuestos, Equivalente mensual, Equivalente anual, Periodo actual desde, Periodo actual hasta, Próxima renovación, Próximo cargo, Fecha límite para cancelar, Fin del servicio, Renovación automática, Preaviso (días), Responsable, Cuenta de referencia, URL, Notas y Archivada. Las fechas van como AAAA-MM-DD y los importes con coma decimal y sin separador de miles. Las archivadas solo salen si marcas Incluir archivadas.

Crear o editar un servicio (pantalla clásica)

Esta parte y las siguientes hasta «Exportar» describen la pantalla clásica, la de los centros sin el nuevo registro de costes. Pulsa Nueva, o selecciona una fila y pulsa Editar. El formulario recoge: Pulsa Guardar. Si después de guardar sale un cuadro con un aviso, el cambio ya está guardado: el aviso solo te informa. Los avisos que puedes ver son:

• «El coste nuevo se aplicará desde el periodo que empieza el …: el actual ya tiene una factura.» El importe nuevo vale desde el periodo siguiente, porque el actual ya tiene una factura asignada.
• «La fecha límite para evitar la renovación del … era el ….» Cuando pediste la baja, el plazo de preaviso de esa renovación ya había pasado.
• «La baja termina antes del …, hasta donde está renovada o el preaviso la permite.» Has puesto una fecha de baja anterior a la más temprana posible; se guarda igualmente.

Si al guardar sale «La suscripción ha cambiado desde que se abrió. Recárguela.», alguien más ha modificado el servicio mientras tenías el formulario abierto (o lo abriste antes de una actualización de Nubidoc): cierra el formulario, vuelve a abrirlo y repite el cambio.

La lista

La lista muestra, de cada servicio, Nombre, Categoría, Proveedor, Coste, Coste mensual, Próx. renovación, Días restantes y Estado. Arriba puedes filtrar por estado (Todos los estados) y por categoría (Todas las categorías), pulsar Exportar CSV y marcar Ver archivadas para incluir también los servicios archivados.

• Los importes llevan el código de la moneda del servicio (EUR, USD…) en lugar del símbolo «€». Bajo el coste se lee el periodo: «/ mes», «/ trimestre», «/ semestre», «/ año», «/ cada dos años» o «/ puntual».
• Un servicio archivado lleva la etiqueta Archivada.
• Pendiente de sincronizar aparece en un servicio que se editó con una versión anterior de Nubidoc. No tienes que hacer nada: al abrirlo y guardarlo se aplican esos cambios.
• Los botones Nueva, Editar, Archivar, Restaurar y Eliminar solo salen con el permiso Gestionar costes.

Cómo se calculan los equivalentes

Cada dos años (antes llamado «Bianual») es un pago cada 24 meses. Para dos pagos al año usa Semestral. Puntual (antes «Pago único») es un pago de una sola vez. Puede haber diferencias de un céntimo entre sumar las filas redondeadas y el total del panel.

Estados y bajas

Un servicio con Cancelar en próxima renovación sigue costando hasta su último día, así que sigue sumando en los importes estimados hasta entonces. Su fecha de fin es el día anterior a la Próxima renovación que tenía al marcarlo; si cambias después esa fecha, adelantas o aplazas la baja. Cuando pasa el día de fin, el servicio se ve como Cancelado y su Próxima renovación es el día siguiente a ese último día. Si quieres que deje de sumar ya, márcalo Cancelado. Para volver a usar un servicio que ya terminó, ponle Estado Activo (o A revisar) e indica una Próxima renovación nueva; si no la indicas, sale «Indique la próxima renovación.». Si la baja ya terminó y cambias la fecha o la periodicidad sin reactivarlo, sale «Ya terminó: márquela «Activo» con su próxima renovación para reactivarla.». Cambiar el estado no comunica una baja al proveedor, no detiene cobros ni modifica el contrato externo. Un servicio cancelado sigue en la lista con sus datos actuales. Esta pantalla no muestra un histórico de todas las renovaciones o de cada precio anterior. Cuando ya no quieras verlo, archívalo (más abajo).

Colores de renovación

Las filas aparecen en amarillo al acercarse a 15 días del vencimiento y en rojo a 7 días o cuando ya han vencido. Esos colores usan plazos fijos, independientes de los días de aviso elegidos para el panel. También pueden verse al filtrar registros cancelados.

Renovar, archivar y eliminar

Al renovar, edita manualmente la próxima fecha y, si cambia, el coste. La fecha no avanza sola ni se crea una factura automáticamente. Si pones una fecha que no encaja con el calendario del servicio (por ejemplo, un día distinto del de siempre), Nubidoc entiende que has cambiado el calendario: las renovaciones siguientes caerán desde ese día. Archivar es para un servicio que ya terminó (Cancelado, o un pago puntual ya pasado) y que no quieres seguir viendo. Selecciona la fila y pulsa Archivar: el servicio sale de la lista y de los importes del panel, pero conserva todo; sus facturas siguen vinculadas. Para verlo de nuevo, marca Ver archivadas; para devolverlo a la lista, selecciónalo y pulsa Restaurar. No se puede archivar un servicio que todavía no ha terminado («Solo se archiva un servicio terminado.») ni uno al que le queda un cargo o un vencimiento por llegar («Queda un cargo o un vencimiento por llegar.», seguido de la fecha). Un servicio archivado solo permite cambiar el nombre, la categoría, el proveedor, la URL, las notas y Avisar con; el resto de campos aparecen bloqueados hasta que lo restaures. Eliminar es para un servicio creado por error. Pide confirmación («¿Eliminar esta suscripción?») y solo lo elimina si no tiene facturas ni gastos vinculados, tampoco anulados. Si los tiene, no cambia nada y avisa: «Tiene facturas o gastos vinculados, también anulados: archívela cuando termine.», con el número de facturas recibidas y de gastos entre paréntesis. Eliminar ya no deja sin asignar las facturas del servicio. Un servicio eliminado no se puede restaurar desde esta pantalla; para uno terminado, usa Archivar.

Exportar

Exportar CSV descarga los registros que cumplen los filtros. Puedes abrir el archivo en Excel u otra hoja de cálculo. Incluye los datos descriptivos, precio, periodo, renovación, estado, aviso, URL y notas; no es una exportación nativa XLSX ni un libro contable. Los servicios archivados solo salen si marcas Ver archivadas antes de exportar.

Sección: Facturas recibidas

Muestra facturas de proveedor ya registradas. Puedes buscar por proveedor o número, filtrar por fechas y mostrar solo las que no tienen servicio asignado. La lista se presenta en páginas de hasta 200 facturas. Los centros que participan en el piloto de «Facturas y tickets» ven esta pestaña con otro nombre y con alta manual de gastos: se explica en «Registrar una factura o un ticket (piloto)», más abajo. Algunos de ellos tienen además la pestaña Pendientes de revisar, con subida de lotes y lectura automática: se explica en «Subir facturas y tickets y revisar lo leído (piloto)».

Cómo entran las facturas

Esta pestaña permite consultar y clasificar; no tiene un formulario de alta de factura, subida de PDF ni lectura de documentos (salvo en el piloto de «Facturas y tickets», que sí tiene alta manual y subida del original, y en los centros que además participan en el piloto de lectura automática, la pestaña Pendientes de revisar; fuera de ella, el documento no se lee). Las facturas pueden llegar mediante una integración habilitada de facturación recibida. También existe un importador en Facturación → Buscar facturas proveedor → Importar facturas, que solo aparece cuando el centro tiene ese acceso activado y tu perfil puede ver y modificar facturas (también se puede usar desde Mi Facturación, si el centro lo ha activado para sus usuarios); un perfil de solo lectura no puede subir ficheros, aunque sí abrir los originales ya guardados. Contratar Costes no lo activa automáticamente. Ese importador solo procesa PDF y no lee los datos (se completan a mano): el cargador lo avisa encima de «Elija archivos» y no deja añadir fotos (JPG, PNG, GIF), que se registran por otra vía. En los centros del piloto de lectura automática, Importar facturas ya no abre ese importador: abre Pendientes de revisar, donde se suben PDF y fotos. Si necesitas comenzar a registrar facturas, consulta qué vía de entrada tiene configurada tu centro. No hay que buscar una casilla «Es factura de proveedor» en el formulario ordinario de facturas: esa indicación de versiones anteriores no describe el flujo actual.

Facturas registradas por la integración

Cada factura que registra la integración de facturación recibida crea además su gasto asociado. Salvo en el piloto de «Facturas y tickets», todavía no hay una pantalla para ver los gastos: la lista de esta pestaña sigue mostrando las facturas. Lo que sí se nota, en Facturación → Buscar facturas proveedor:

• Modificar no permite guardar cambios en una factura registrada por la integración, ni en una que ya esté validada o anulada. Al guardar sale el aviso «Esta factura recibida se gestiona desde Costes: corríjala allí». En esta versión la pestaña Facturas recibidas solo consulta y asigna a servicios, así que esa corrección solo está disponible en el piloto, desde Facturas y tickets → Corregir.
• Duplicar factura ya no aparece en las acciones de las facturas de proveedor, y el botón Duplicar facturas ya no está en esa lista. Una factura recibida no se duplica.
• Emitir factura y Realizar abonos no se ofrecen en el menú Acciones de esa lista cuando entre las facturas marcadas hay alguna de proveedor: una factura recibida no se emite ni se abona desde Nubidoc, y su PDF es siempre el original del proveedor. Si se intentara por otra vía, el sistema avisa «Una factura recibida no se emite» o «Una factura recibida no se rectifica».
• Modificar, en las facturas recibidas en las que sí deja guardar, conserva el NIF, el nombre y el NIF-IVA del proveedor (ya no se sustituyen por los de tu centro) y no pide elegir pagador.
• Lo que corriges en Costes se respeta (centros del piloto de «Facturas y tickets»). Mientras nadie haya corregido un gasto en Costes, lo que se guarda con Modificar en esa lista (número, fecha, NIF, nombre del proveedor e importe) se copia también al gasto. En cuanto alguien corrige su contenido en Costes —con Guardar borrador, con Confirmar y registrar rellenando el formulario o con Corregir—, los cambios que se hagan después en esa factura desde Facturación → Buscar facturas proveedor ya no pisan lo corregido: Costes lo conserva hasta que lo validas, y al validar es la factura la que se actualiza con lo que dice Costes. Mientras tanto esa lista sigue enseñando los datos anteriores de la factura. Guardar solo notas, categoría, vencimiento o suscripción no cuenta como corregir el gasto. Eliminar factura en esa lista sigue eliminando o anulando también el gasto, como antes.
• Detectar campos ya no existe: la detección automática antigua se retiró y no sale ningún documento a ningún servicio. En los centros del piloto de lectura automática, su lugar lo ocupa Revisar en Costes, que abre la revisión del documento de esa factura (o Pendientes de revisar si no lo tiene).
• Eliminar factura sigue retirando la factura de la lista. Si la factura estaba en el libro de IVA (por ejemplo, la había registrado la integración) y el cierre de periodo del centro la incluía, ese cierre pasa a Desactualizado.
• Registrar dos veces la misma factura por la integración no la duplica, tampoco si el NIF del proveedor llega con o sin el prefijo ES (ESB12345678 y B12345678 son el mismo proveedor).

Una factura recibida anulada, o cuyo registro fiscal aún no está validado, no entra en el libro de IVA, en el modelo 349 ni en el cierre de periodo. El libro avisa de las que ha dejado fuera, con su número de recepción.

Registrar una factura o un ticket (piloto)

Piloto. Esta parte solo la tienen los centros en los que soporte ha activado el registro de gastos y facturas recibidas. En ellos la pestaña se llama Facturas y tickets y es la lista de gastos del centro. Si tu pestaña se llama Facturas recibidas, tu centro todavía no participa y sigue valiendo lo de las secciones de arriba y de abajo.

La lista muestra gastos: facturas, tickets, abonos y justificantes de tus proveedores. Las facturas que registra la integración de facturas recibidas aparecen aquí una sola vez, con su origen «Integración (API)». Puedes filtrar por texto (proveedor, NIF o número), fechas, estado, estado fiscal, «Sin suscripción» y «A revisar». Necesitas el permiso Gestionar costes para crear y cambiar gastos, y para ver tienes que tener Ver módulo de costes. Validar el registro fiscal (la parte que entra en el libro de IVA) exige además poder crear facturas en el centro; sin ese permiso puedes registrar el gasto y dejar su validación para quien lo tenga. Para registrar un gasto:

1. Pulsa Añadir gasto manual, o Subir PDF o foto si ya tienes el documento (se sube y se abre el formulario con el original adjunto). En los centros con la pestaña Pendientes de revisar, Subir PDF o foto te lleva a esa pestaña (ver «Subir facturas y tickets y revisar lo leído»).
2. Elige el tipo de documento: Factura, Ticket / simplificada, Abono, Rectificativa u Otro justificante.
3. Rellena el proveedor (si ya existe en el centro, al elegirlo se rellenan su NIF y su país), el número, la fecha de expedición, las líneas (descripción, base y tipo de IVA), el régimen de IVA y el total del documento. El panel Cálculo te enseña la base, el IVA, la retención y el total, y avisa si no cuadra con el total que has escrito; al guardar manda siempre el cálculo del servidor.
4. Elige qué hacer con el registro fiscal:
   • Validar registro fiscal: la factura queda registrada en el centro con su número de recepción y entra en el libro de IVA, en el modelo 349 (si procede) y en el cierre de periodo.
   • Solo control de gasto, validar más tarde: el gasto cuenta en el control de costes pero no entra en el libro de IVA hasta que lo valides desde su detalle.
   • No procede fiscalmente: cuenta como gasto y no entra nunca en el libro. Pide un motivo.
5. Pulsa Guardar borrador (el gasto queda a medias y no cuenta en ningún sitio: puedes terminarlo después) o Confirmar y registrar.

Confirmar no es lo mismo que validar el registro fiscal. Un gasto confirmado ya cuenta en el control de costes. Solo si además validas su registro fiscal se convierte en una factura recibida del libro de IVA. Los tickets y los justificantes empiezan en «validar más tarde» y como no deducibles; un ticket solo se puede validar si es una factura simplificada cualificada (lleva tu NIF como destinatario y la cuota desglosada) y un «otro justificante» nunca se valida. Facturas en otra divisa. Elige la moneda del documento y escribe el tipo de cambio tal como lo publica el Banco Central Europeo: «1 EUR = x divisa». Por ejemplo, con «1 EUR = 1,0870 USD», 100,00 USD son 92,00 EUR. Si en el cargo de la tarjeta lees «1 USD = 0,92 EUR», escribe 0,92 y pulsa Invertir. Indica la fecha del cambio y si el tipo está impreso en el documento o lo has consultado tú; la vista previa te enseña la conversión antes de guardar. Las líneas y el total se escriben en la moneda del documento y el servicio los convierte a euros por tipo de IVA. El tipo de cambio nunca se rellena solo: puedes escribirlo tú o aceptar la propuesta del Banco Central Europeo (ver «Tipo de cambio del BCE y equivalente aproximado en euros (piloto)»); confirma con tu asesoría que el criterio te vale. Abonos y rectificativas. Un abono lleva bases negativas. Una rectificativa puede ir al alza o a la baja y necesita indicar el documento que rectifica (elígelo de la lista de gastos del centro o escribe su referencia). El original. Adjunta un PDF, una foto JPG, PNG o WEBP, o el XML de una factura electrónica, de hasta 10 MB. El sistema comprueba que el archivo es lo que dice ser, no solo su extensión. Un PDF protegido se acepta con un aviso (no se podrá leer automáticamente). Si subes dos veces el mismo archivo para dos gastos distintos, avisa y te lleva al gasto que ya lo tiene. El original es privado: solo se abre con Ver original desde el detalle del gasto, y requiere el permiso de ver costes. Avisos que puedes encontrar.

• Ya existe un gasto o una factura de ese proveedor con el mismo número y ejercicio: no se duplica; el aviso ofrece abrir el existente.
• Hay un gasto parecido… ¿Es otro ticket?: un ticket sin número que coincide en proveedor, fecha e importe con otro. Si es otro ticket, confirma que sí.
• El periodo… está cerrado: si el cierre de periodo del centro ya incluye esa fecha, registrar o corregir la factura deja el cierre en Desactualizado y se generará una versión nueva. Te lo pregunta antes de seguir.
• La factura de proveedor está anulada en la rejilla de facturas: reactívela allí antes de validarla, o anule el gasto en Costes.: si la factura de proveedor del gasto se anuló en Facturación → Buscar facturas proveedor, Costes no valida su registro fiscal (ni al pulsar Validar registro fiscal en el detalle, ni al Confirmar y registrar validando): el gasto no queda validado ni confirmado. Si venías de Confirmar y registrar, los cambios que hubieras hecho en el borrador sí quedan guardados. Reactiva la factura en esa lista y vuelve a validar, o anula el gasto en Costes.

Desde el detalle de un gasto (botón Abrir o doble clic en la fila):

• Editar borrador (en un borrador), Vincular a suscripción y Adjuntar original o Sustituir original.
• Validar registro fiscal (en un gasto confirmado pendiente) y No procede fiscalmente / Volver a considerarlo fiscalmente.
• Corregir: abre el formulario sobre el mismo gasto. En una factura ya validada se reescribe su registro (cabecera y líneas) conservando el mismo número de recepción, queda anotado en el historial y exige poder crear facturas. Al pulsar Guardar corrección el aviso dice «Corrección guardada.» (con el número de recepción que ya tenía): corregir no vuelve a validar la factura.
• Anular: el gasto deja de contar en el control de costes y, si estaba validado, sale del libro de IVA y del 349; el número de recepción se conserva (el libro avisa del hueco) y el original se conserva. Reactivar lo deshace. Si el gasto se anuló sin haberse confirmado nunca (por ejemplo, una factura subida con el importador que nadie llegó a revisar), Reactivar no lo da por confirmado: lo devuelve a borrador para que lo completes y lo confirmes, y el aviso previo lo dice («Nunca llegó a confirmarse: volverá a borrador para que lo complete y lo confirme»).
• Resolver revisión: quita la marca «A revisar» que deja, por ejemplo, un reenvío por la integración con datos distintos.
• Descartar borrador (en el formulario): elimina el borrador y borra también el original adjunto.

Un gasto confirmado nunca se borra: se anula. El historial del detalle recoge quién hizo cada cambio y qué campos tocó, sin repetir importes. Exportar CSV (en esta pestaña) descarga todos los gastos que cumplen los filtros, no solo la página visible, con 22 columnas: tipo, número, fecha, proveedor, NIF, moneda, total original, tipo de cambio, total, base, IVA y retención en euros, régimen, deducible, estado, estado fiscal, número de recepción, suscripción, categoría, origen, si tiene original y el motivo de revisión. Los importes llevan coma decimal y los abonos, signo negativo. Lo que este piloto no hace todavía: no lee el PDF ni la foto en el alta manual (los datos se teclean; la lectura automática solo existe en la pestaña Pendientes de revisar, para los centros que la tienen) y no reparte una factura entre varios servicios. Los pagos se registran en el detalle del gasto (ver «Pagos de una factura de proveedor (piloto)»).

Pagos de una factura de proveedor (piloto)

Piloto. Solo en los centros con la pestaña Facturas y tickets. Para registrar, anular o mover pagos necesitas Gestionar costes; para verlos, Ver módulo de costes.

El detalle de un gasto (botón Abrir o doble clic en la fila) tiene una sección Pagos. En ella ves el Estado del gasto (Pendiente de pago, Pagada en parte, Pagada, Pagada de más y, en un abono, Abono con saldo a favor o Abono saldado; con Vencida en rojo si ya pasó su vencimiento), el Total a pagar, lo Pagado, los Abonos aplicados, lo Pendiente (o A favor) y el Vencimiento. Debajo va la lista de pagos con Fecha, Importe, En euros, Método, Referencia y Origen. Si el gasto aún no tiene pagos, la sección dice «Sin pagos registrados.». Botones de la sección (solo con Gestionar costes y en un gasto confirmado):

• Registrar pago: abre un diálogo con Fecha, Importe (ya propone lo que queda por pagar), Método (Transferencia, Tarjeta, Domiciliación, Efectivo u Otro), Referencia (opcional) y Nota (opcional); en una factura en otra moneda aparece además En euros (opcional). Se admiten pagos parciales y varios pagos por factura. Si el pago supera lo que queda, avisa del exceso y pregunta «¿Registrarlo de todos modos?». Pulsar dos veces no duplica el pago.
• Pagada con tarjeta: paga de una vez lo que queda; pide confirmación y lo anota con la fecha de la factura (o con la de hoy si la factura es posterior).
• Registrar devolución: para anotar un dinero que el proveedor te devuelve (de una factura ya pagada o de un abono con saldo a favor).
• Vincular a su factura (solo en un abono sin vincular): abre la corrección del gasto para indicar la factura que el abono rectifica.
• En cada pago de Costes: Anular pago (pide un motivo obligatorio; el pago deja de contar) y Mover a otra factura (elige otra factura del mismo proveedor y moneda, o escribe su número de gasto, y pulsa Mover el pago).

Un abono sin vincular no compensa lo pendiente de otras facturas. Mientras no esté vinculado a su factura, el abono queda como saldo a favor aparte y el periodo sigue mostrando esa factura como pendiente. Al vincularlo, sí la compensa. Desde Facturación → Buscar facturas proveedor, en las facturas que ya tienen un gasto confirmado en Costes:

• Quien tiene Gestionar costes ve Registrar pago en Costes en lugar de Registrar pago; al pulsarlo se abre Costes con el detalle de ese gasto y el diálogo de pago.
• Quien solo puede ver Costes ve Ver pagos en Costes cuando el gasto ya tiene pagos de Costes.
• Cuando el gasto tiene algún pago registrado en Costes, esa lista deja de ofrecer Registrar pago y Eliminar factura: para borrarla hay que anular antes sus pagos. Al anular un gasto con pagos, el aviso añade «Sus pagos quedarán sin aplicar.».
• Los pagos que ya estaban registrados en Facturas de proveedor se ven en Costes con el origen Facturas de proveedor (heredados). Se siguen gestionando allí («Se gestiona en Facturas de proveedor»); en Costes no se anulan ni se mueven.

Control de pagos: el cuadro «Control del mes», la lista y las suscripciones (piloto)

Piloto. Solo en los centros con la pestaña Facturas y tickets y la pantalla nueva de suscripciones. Para elegir la fecha de corte, marcar facturas como pagadas o resolver una anomalía necesitas Gestionar costes; con solo Ver módulo de costes lo ves todo, sin los botones.

El cuadro «Control del mes». En Facturación → Costes, el panel de la pantalla nueva muestra, debajo de la primera fila de cifras, el bloque Control del mes, con un selector Mes (24 meses hacia atrás y el siguiente). Tiene tres columnas:

• Documentado: lo que figura en las facturas del mes, por fecha de factura, con la división «con registro fiscal» y «sin registro fiscal».
• Pagado: lo pagado en el mes, por fecha de pago, y «en euros conocidos» cuando hay pagos en otra moneda.
• Pendiente: lo que queda por pagar a una fecha, con «de ello vencido» y «a favor» cuando los hay, y la línea «Pagos controlados desde el …».

Debajo, la nota «El compromiso es una media mensual; lo documentado va por fecha de factura y lo pagado por fecha de pago: no se suman.» Las monedas nunca se suman entre sí. La fecha de corte: desde cuándo se controlan los pagos. Mientras no se elija, la columna Pendiente dice «Elige desde qué fecha de factura quieres controlar los pagos.» y no cuenta nada como pendiente. Con Gestionar costes, el botón Elegir fecha (después, el enlace Cambiar) abre el diálogo Controlar los pagos desde…: explica que se controlan los pagos de las facturas desde esa fecha y que las anteriores quedan «sin seguimiento de pago» (no cuentan como pendiente), salvo las que ya tengan algún pago o venzan después. Pulsa Guardar y el cuadro dice cuántas facturas pasan a tener seguimiento. Si todavía hay facturas de proveedor antiguas sin su gasto en Costes, avisa de que antes hay que crear el gasto de las facturas de proveedor antiguas y no guarda nada: lo resuelve soporte. La fecha no puede ser posterior a hoy («La fecha no es válida (no puede ser posterior a hoy).»). Anomalías. Una franja con contadores: Posibles sustituciones, Pagos sin aplicar, Pagadas de más y Anuladas en Facturas de proveedor (en ámbar si hay alguna). Debajo, la lista con Anomalía, Factura, Detalle y los botones Abrir gasto y, con Gestionar costes, la acción que corresponda:

• Es por diferencias (en una «Posible sustitución»: una rectificativa que podría sustituir a la original; indica que no la sustituye, sino que corrige por diferencias).
• Es correcto (en una «Pagada de más»: confirmas que el exceso es lo esperado).

Ambas piden confirmar («Quedará resuelta y no volverá a aparecer como anomalía. ¿Continuar?») y son definitivas. Los Pagos sin aplicar y las Anuladas en Facturas de proveedor no tienen botón: los pagos sin aplicar se mueven a la factura que corresponda o se anulan; los de Facturas de proveedor se corrigen allí. Las mismas anomalías de un gasto aparecen en una franja ámbar dentro de su sección Pagos. Los contadores de los avisos automáticos (Facturas que faltan, Subidas de precio, Consumo sobre presupuesto, Avisos abiertos) y «Última pasada de avisos» salen con «—» hasta que los avisos están activados para el centro y ha corrido la primera revisión diaria (ver «Avisos de Costes (piloto)»). Conciliación del mes. La tabla Conciliación de (mes) tiene una fila por periodo de suscripción cuyo cargo cae ese mes, con Servicio (enlaza a su ficha), Periodo, Cargo, Previsto, Facturado, A pagar, Pagado, Pendiente y Estado, y un total por moneda. Los estados que verás: En plazo, Falta la factura (con «desde dd/mm»), Factura en borrador, Facturado · pendiente de pago, Pagado en parte, Pagado, Cubierto por una factura sin periodo asignado, Facturado · sin seguimiento de pago, No habrá factura, Sin factura (consumo; no se espera) y No se espera factura. Si ningún servicio tiene cargo ese mes: «Ningún servicio tiene cargo previsto este mes.». En los periodos con falta de factura (o en plazo), con Gestionar costes, el botón No habrá factura dice al sistema que ese periodo no tendrá factura («No se esperará factura de este periodo y no volverá a avisar. ¿Continuar?»). Debajo salen Si renuevas (periodos que solo existirían si renuevas, fuera de los totales) y «Documentado del mes que no es de ninguna suscripción». La conciliación va por fecha de cargo y la línea de arriba, por fecha de factura; se recalcula con los términos de hoy. La lista «Facturas y tickets». Con el control activado, la lista tiene la columna Pago y el filtro Cualquier estado de pago con las opciones Pendiente, Vencido, Pagado en parte, Pagado, A favor y Sin seguimiento. La columna muestra Pendiente, Pagada en parte, Pagada, De más, A favor, Saldado, Compensada, Sin importe o Sin seguimiento, con Vencida en rojo y el saldo debajo. Vencido reúne las que pasaron su vencimiento sin pagarse del todo, y A favor reúne las pagadas de más y los abonos con saldo a favor. Si el filtro abarca demasiadas facturas, la tabla dice «Acota las fechas o el proveedor para filtrar por estado de pago.». El filtro de estado de pago no se aplica al Exportar CSV. Marcar como pagadas varias facturas a la vez. Con Gestionar costes, las facturas confirmadas tienen una casilla en la columna Acciones (la de la cabecera marca todas las confirmadas de la página). Al marcar alguna, sale «N facturas seleccionadas.» y Marcar como pagadas. El diálogo registra un pago por todo lo que queda por pagar de cada factura; eliges la fecha (En la fecha de cada factura (o hoy, si es posterior) o En esta fecha) y el Método. Hasta 200 facturas a la vez. Al terminar dice «N facturas marcadas como pagadas.» y, si alguna se omite, el motivo de cada una (por ejemplo «no queda nada por pagar», «es un abono» o «recibida anulada en Facturas de proveedor»). Reintentar tras un fallo de conexión no duplica los pagos. En la ficha de una suscripción. La pestaña Periodos suma las columnas A pagar, Pagado, Pendiente y Factura y pago (los mismos estados de la conciliación); donde todavía no hay dato salen con «—».

Avisos de Costes (piloto)

Piloto. Solo en los centros con la pestaña Facturas y tickets y la pantalla nueva de suscripciones. Ver los avisos necesita Ver módulo de costes; Posponer, Resolver, Reabrir y Ajustes de avisos necesitan Gestionar costes. Los avisos automáticos (campana y, si cada persona lo pide, correo) solo se entregan cuando soporte los activa para el centro; la pestaña Avisos y las anomalías de pagos se ven antes de que estén activados.

Qué avisa Costes. Una vez al día revisa tus servicios, gastos y documentos y avisa, con el nombre que verás en la columna Tipo, de: Cada aviso sale una vez por umbral (por defecto 30, 7, 1 y 0 días antes) y a cada persona que corresponda: la responsable del servicio y, si no hay, quien gestiona costes. Salen en la campana; el resumen diario por correo es opcional y cada persona lo activa en su perfil. La pestaña Avisos. En Facturación → Costes hay una pestaña Avisos. Arriba:

• Una línea con el estado de la revisión diaria: «Última pasada de avisos: DD/MM HH:MM»; en ámbar, «Los avisos no se han revisado desde el DD/MM HH:MM: los de fecha pueden no estar saliendo»; «Avisos apagados · Última pasada de avisos: —»; «Sin pasada todavía · Última pasada de avisos: —»; y, si soporte está probando, «Avisos en prueba (en seco): no se entregan».
• El enlace Recibir por correo los avisos de Costes, que abre tu perfil para activar el correo.
• Los filtros Míos / Todos, el tipo (Todos los tipos o uno de la tabla de arriba) y el estado: Abiertos y pospuestos (el que sale al abrir), Pasados, Resueltos, Ya no se calculan y Todos.
• Con Gestionar costes, el botón Ajustes de avisos.

Junto al nombre de la pestaña, un número dice cuántos avisos hay Abiertos y pospuestos; no sale si son cero ni mientras los avisos no están activados o no ha corrido la primera revisión. La tabla tiene Fecha, Tipo, Servicio o factura, Detalle, Estado, Último aviso (el día y los canales: campana, correo) y los botones. Los abiertos van por fecha, el más próximo primero; el resto, el más reciente primero. Si hay más de 100, el pie dice «Mostrando 1–100 de N avisos» y los botones Anterior y Siguiente pasan de página. Si no hay ninguno: «No hay avisos con estos filtros.» El Estado puede ser Abierto, «Pospuesto hasta el DD/MM/AAAA», Resuelto, Pasado (la fecha ya pasó y no pide ninguna acción) o Ya no se calcula. Además, en ámbar: Ya no aplica (lo que avisaba ya no ocurre; desaparece en la siguiente revisión), Vuelve a aplicar (un aviso resuelto por el sistema vuelve a darse) y Atrasado (había umbrales anteriores a que se activaran los avisos). Anomalías de pagos. Encima de la tabla, si las hay, aparece «Anomalías de pagos» («se calculan al abrir esta pantalla»): las mismas Posibles sustituciones, Pagos sin aplicar, Pagadas de más y Anuladas en Facturas de proveedor del cuadro Control del mes, con su estado «Abierta» o «Pospuesta hasta el DD/MM/AAAA». Qué puedes hacer con un aviso. Posponer abre el diálogo «Posponer el aviso»: «Mientras esté pospuesto no se entrega ningún aviso de este evento.» Eliges Mañana, 7 días o Hasta una fecha, y debajo sale «Como mucho hasta el DD/MM/AAAA.» En los avisos de fecha (fecha límite, renovación, fin del servicio, cargo, vencimiento) el máximo es la víspera del evento: el aviso del propio día siempre sale. Por eso el botón Posponer no aparece cuando no hay ningún día posible (por ejemplo, un fin de servicio que es mañana), y la opción 7 días solo sale si cabe. En los demás, el máximo es hoy más 90 días. Si la fecha no vale: «Elige una fecha entre el DD/MM/AAAA y el DD/MM/AAAA.» Al terminar: «Aviso pospuesto hasta el DD/MM/AAAA.» Resolver abre «Resolver el aviso»: «Queda resuelto y no vuelve a avisar. Puedes reabrirlo después.» y el desplegable Cómo se resuelve, con las opciones de cada tipo: Al terminar: «Aviso resuelto.» Reabrir pide confirmar («El aviso vuelve a estar abierto y se entregan los umbrales que queden. ¿Continuar?») y dice «Aviso reabierto.» Lo que ya se avisó no se repite. Ajustes de avisos (Gestionar costes) abre un diálogo con:

• Umbrales (días antes del evento): hasta 4 números de 0 a 90, separados por comas, por ejemplo «30, 7, 1, 0».
• Margen de la factura (días, 0 a 90): cuántos días después de la fecha esperada se avisa de que falta la factura.
• Tipos de aviso que se entregan: una casilla por cada tipo de la tabla de arriba.

Pulsa Guardar: «Ajustes de avisos guardados.» Si algo no vale sale «Hay un dato no válido.» sin cerrar el diálogo. Los umbrales y los tipos solo cambian lo que se entrega (la lista de la pestaña sigue mostrando los avisos); el margen cambia cuándo se considera que falta una factura. En la ficha de un servicio. Al final de la pestaña Resumen de la ficha (en los centros con el control de pagos) hay una sección Avisos con los avisos de ese servicio: la misma tabla y los mismos botones (Ir a…, Posponer, Resolver, Reabrir) y el filtro de estado (Abiertos y pospuestos, Pasados, Resueltos, Ya no se calculan, Todos), sin los filtros de tipo y Míos, ni la línea de la revisión diaria, ni Ajustes de avisos. Si no hay ninguno: «No hay avisos con estos filtros.» Por servicio. En el formulario de cada suscripción, la sección Facturas y avisos tiene Método de pago, Esperar una factura cada periodo, Margen de la factura (días, 0 a 90) y Avisos (Por defecto, Todos o Ninguno). Con el método Tarjeta o Domiciliación no se avisa del vencimiento del pago. Todos avisa también de las mensuales sin preaviso y del cargo; Ninguno calla las entregas de ese servicio (los avisos siguen en la pestaña). La ficha lo enseña en Resumen (Método de pago, Esperar una factura cada periodo, Margen de la factura y Avisos) y, en la pestaña Facturas, suma Pagado (de la factura entera) y Estado de pago (Pendiente, Pagada en parte, Pagada, Vencida, Sin seguimiento…). En un servicio archivado el método de pago no se puede cambiar («Está archivada: restáurela primero.»); los otros tres sí.

Exportar para la asesoría (piloto)

Piloto. Solo en los centros con la pestaña Facturas y tickets. Basta el permiso Ver módulo de costes: la exportación no cambia nada en tus datos.

En Facturación → Costes, pestaña Facturas y tickets, el botón Exportar para la asesoría descarga un archivo ZIP con lo que tu asesoría necesita de un mes o de un trimestre. Se abre un diálogo con el título Exportar para la asesoría, donde eliges el Año y el Mes o trimestre (la lista trae los doce meses y, aparte, del 1º trimestre al 4º trimestre; el año entero no se puede elegir). Al abrirse propone el mes anterior al de hoy, que es lo habitual al cerrar un periodo. Pulsa Descargar (o Cancelar para salir). Si algo falla, el motivo aparece dentro del diálogo, por ejemplo «Elige un año y un mes o un trimestre válidos.». El ZIP lleva cinco archivos CSV (se abren con Excel) y, además, las mismas cinco hojas juntas en un libro de Excel (costes_…xlsx):

• Recibidas: el libro de facturas recibidas del periodo, exactamente igual que sale en el libro de IVA. Es la única parte fiscal.
• Pagos: los pagos hechos a proveedores en el periodo.
• Pendientes: lo que queda por pagar al final del periodo, con lo vencido y lo que está a favor. Si no has elegido la fecha de corte del control de pagos, solo se siguen las facturas que ya tienen algún pago.
• Otros gastos: gastos del periodo que no están en el libro de recibidas, con el motivo (por ejemplo «sin recibida», «fiscal pendiente de validar» o «recibida anulada en Facturas de proveedor»).
• Resumen: las cifras del periodo y las observaciones, como los pagos sin aplicar o las facturas del libro que no tienen gasto en Costes.

Cada archivo avisa de que lo que no es la hoja Recibidas es un control de gastos: no es contabilidad ni acredita que una cuota sea deducible. Las monedas distintas del euro no se suman entre sí. Esta exportación no modifica el paquete de cierre de periodo ni ninguna factura.

Tipo de cambio del BCE y equivalente aproximado en euros (piloto)

Piloto. Solo en los centros con la pestaña Facturas y tickets. Los tipos se descargan solos cada día laborable por la tarde; si todavía no hay ninguno, no sale propuesta y el formulario funciona como siempre.

En el formulario de una factura en otra divisa. Cuando eliges una moneda que no es el euro y hay fecha, bajo el tipo de cambio puede aparecer el enlace Usar el tipo BCE del …, con la fecha y el tipo de referencia del Banco Central Europeo. No se aplica nada hasta que lo pulsas: entonces rellena el tipo, la fecha del cambio y la Fuente, que pasa a ser Tipo de referencia del BCE. Si después cambias el tipo a mano, la fuente vuelve a ser manual. Si el BCE no publica esa moneda, o el último tipo es antiguo, en lugar del enlace verás «sin tipo BCE» o «sin tipo BCE reciente», y el tipo se escribe a mano como siempre. Aviso de diferencia. Si el tipo que escribes se aparta más de un 2 % del tipo del BCE, el formulario avisa con un texto como «El tipo de cambio se aparta un 5,8 % del BCE del …». Es solo un aviso: puedes guardar igualmente, por ejemplo si el tipo es el del cargo de tu tarjeta. En el detalle del gasto, el origen del tipo se lee «tipo de referencia del BCE». Equivalente aproximado en euros. En el cuadro Compromiso recurrente fijo del panel de suscripciones, bajo las cifras de cada moneda sale, en letra pequeña, su equivalente al tipo del BCE («tipo BCE del …») y, si todas las monedas tienen tipo, una línea «≈ total en euros: … (aproximado)». En Control del mes, el pendiente en otra moneda lleva debajo su equivalente con la etiqueta «aproximado». Las cifras de siempre, por moneda, son las reales: el aproximado no sustituye a ninguna, no se suma a nada, no entra en los avisos ni en la exportación para la asesoría, y si una moneda no tiene tipo la línea dice «sin tipo BCE» y no hay total.

Subir facturas y tickets y revisar lo leído (piloto)

Piloto cerrado. La pestaña Pendientes de revisar solo la tienen los centros en los que soporte de Nubidoc ha activado, además del registro de gastos, la lectura automática de facturas y tickets (se activa centro por centro; no es una función de todos los centros). En un centro que no participa la pestaña no existe y se sigue registrando como se explica en «Registrar una factura o un ticket (piloto)». Si el centro participó y soporte apaga la lectura, la pestaña sigue mientras haya documentos subidos por revisar: se pueden terminar de revisar, pero ya no se pueden subir más ni pedir su lectura.

Pendientes de revisar es la cuarta pestaña de Facturación → Costes, junto a Servicios y suscripciones, Facturas y tickets y el panel. Un número en la pestaña cuenta los documentos que esperan algo de ti. Aquí llegan los documentos que subes antes de registrarlos: ninguno cuenta como gasto hasta que lo revisas y lo confirmas. Necesitas Gestionar costes para subir, leer, descartar y confirmar. Con solo Ver módulo de costes puedes abrir un documento para mirarlo (los botones de cambio no aparecen). Para subir documentos:

1. Entra en Pendientes de revisar. También puedes pulsar Subir PDF o foto en Facturas y tickets: te lleva a esta pestaña.
2. Antes de elegir los archivos, mira la casilla Leer automáticamente: viene marcada cuando la lectura está disponible. Si la desmarcas, los documentos que subas a continuación se suben sin leer y los completas a mano (la subida empieza en cuanto eliges los archivos, así que cambiarla después no afecta a los que ya se están subiendo). Si está desmarcada y deshabilitada, el texto de al lado dice por qué (por ejemplo, «La lectura automática no está disponible ahora» o «Se ha alcanzado el límite de lectura automática de hoy»).
3. Arrastra los archivos a la zona punteada, o pulsa Subir PDF o foto y elígelos. Se admiten PDF, JPG, PNG y WEBP de hasta 10 MB, hasta 20 a la vez; si hay más, el aviso pide subir el resto en otro lote. Las fotos en formato HEIC no se admiten (el aviso dice que las exportes como JPEG) y los XML de factura electrónica se adjuntan desde Añadir gasto manual.
4. En el móvil o la tableta aparece además Hacer foto, que abre la cámara. La foto se reduce en el navegador antes de subirla. Recuerda el texto de la zona: Conserva el papel: la foto no sustituye al original.
5. Cada archivo muestra su avance (Preparando…, Subiendo…) y termina en Subido, en Ya estaba subido (el mismo archivo ya se había subido: no se duplica) o con el motivo del rechazo.

La lista. Cada documento ocupa una fila (una tarjeta en el móvil) con Archivo, Subido, Págs., Estado, Proveedor y total propuestos (lo que ha leído la lectura automática, si ha terminado) y Acciones. El Estado puede ser: Una pausa (por ejemplo, «En pausa: la lectura automática está detenida» o «En pausa: el servicio de lectura no responde; se reintentará solo») no es un error: el documento sigue En cola. Si el servicio de lectura tarda más de lo normal aparece el aviso «La lectura automática va con retraso: puedes completar a mano». Actualizar vuelve a pedir la lista; si se deja la pestaña abierta mucho rato sin que nada cambie, la lista deja de actualizarse sola y lo avisa. Los botones de cada fila dependen del estado: Revisar (o Completar a mano cuando no hay propuesta que revisar, o Ver si solo puedes consultar), Leer automáticamente (en un documento subido sin lectura), Volver a leer, Cancelar lectura, Abrir el existente, No es duplicado, Usar como original del gasto N y Descartar. Un documento descartado se conserva 30 días por si lo necesitas; antes de eliminarlo la fila avisa con Se eliminará el DD/MM y el botón Conservar lo aplaza otros 30 días. Si es un posible duplicado. Si el archivo coincide con un gasto ya registrado, Abrir el existente te lleva a ese gasto; Usar como original del gasto N adjunta este archivo al gasto N (la pregunta de confirmación lo explica) y el documento deja de estar pendiente (esta opción solo sale cuando el gasto existente no tiene original); No es duplicado lo deja seguir su camino hacia la revisión. Descartar lo aparta. La revisión en dos paneles. Revisar abre una ventana con el original a la izquierda y el formulario a la derecha. En pantallas estrechas los paneles se apilan y se cambia entre Documento y Datos. El panel del documento tiene página anterior y siguiente, Reducir, Ampliar, Ajustar a lo ancho, Girar 90° y Descargar el original; un PDF largo solo pinta las páginas cercanas a la que miras. El formulario es el mismo que el de Añadir gasto manual (mismos campos, mismo panel Cálculo, mismo registro fiscal), con estas diferencias:

• Cada campo leído lleva una insignia de evidencia que dice de dónde sale: cita en p. N (el texto que la lectura citó está en esa página; pulsarla te lleva y la marca), cita en el texto del PDF, p. N (la cita está en el texto interno del PDF y no se puede señalar en la imagen), sin cita, sin comprobar (el documento no permite comprobarlo), no coincide con la cita, cita no encontrada (el texto citado no aparece en el documento), editado por ti y no leído. Una insignia no significa «correcto»: solo te dice dónde mirar. Los únicos avisos en verde son dos comprobaciones que hace el sistema sin fiarse de la lectura: cuadra (el total que has escrito coincide con las bases y el IVA) y control correcto (el dígito de control del NIF español).
• Arriba hay una franja Comprobaciones con un contador («N sin resolver»). Lo que impide confirmar lleva una casilla: Comprobado (la marcas cuando has mirado el dato en el original), He comprobado que el NIF es el del documento o He revisado las páginas no leídas. Una casilla marcada vale para el dato que miraste: si después lo cambias, se desmarca y hay que comprobar el nuevo. También propone, con Aplicar, un régimen de IVA o la marca de factura simplificada cualificada cuando el texto del documento lo menciona; nunca lo aplica por su cuenta.
• La sección Destinatario (campo NIF del destinatario) dice si el documento va a tu nombre: «Es tu NIF» (se guarda vacío, porque es el del propio centro), «El documento no muestra el NIF del destinatario», o el aviso «Este documento va a nombre de … que no es ninguno de tus NIF: no entrará en tu libro de IVA». En ese último caso Validar registro fiscal no está disponible y se propone No procede fiscalmente.
• La línea Datos leídos (se despliega) lista las líneas, las menciones de régimen y los avisos de la lectura; debajo se indica con qué se leyó («Leído automáticamente con … el DD/MM/AAAA»). Un documento completado a mano dice «Sin lectura automática: los datos se han completado a mano».
• Los datos que ya tecleaste en un borrador mandan sobre lo leído; la lectura nunca los pisa.

Los botones de la ventana. Guardar borrador guarda lo que llevas y la ventana sigue abierta (la revisión se hace en varias sesiones; el documento pasa a Borrador guardado). Confirmar y registrar crea el gasto con las mismas reglas que en el alta manual (además, si hay comprobaciones sin resolver, te las enseña con su casilla Comprobado). Volver a leer pide otra lectura (o Leer automáticamente si el documento se subió sin lectura). Si la propuesta cambió mientras revisabas (por ejemplo, alguien pidió otra lectura u otra persona guardó el mismo borrador), al guardar el aviso lo dice y ofrece Volver a abrir la revisión para no mezclar versiones ni pisar lo que guardó la otra persona. Descartar documento lo aparta (se conserva 30 días). Cerrar cierra la ventana; lo que no hayas guardado con Guardar borrador se pierde. Un clic fuera de la ventana no la cierra, para no perder correcciones por error. Después de confirmar. El gasto aparece en Facturas y tickets con su original adjunto y, en su detalle, la nota «Leída automáticamente con …». Un borrador que viene de esta pestaña lleva un icono de bandeja junto al número y, al pulsar Abrir o Editar borrador, se abre en esta misma revisión (con su original al lado), no en el formulario suelto. Todo lo demás del gasto (validar el registro fiscal, Corregir, Anular, historial) es igual que en cualquier gasto. Lo que esta función no hace todavía: no sustituye tu revisión (nada se registra sin que lo confirmes), no lee más de 20 páginas por PDF ni varios documentos en un archivo, y la foto es un apoyo: conserva siempre el papel o el PDF original. Las insignias de evidencia ayudan a comprobar, no garantizan que el dato esté bien.

Qué se elimina solo y cuándo (piloto, desactivado hasta que se active)

Costes puede eliminar por sí solo lo que nadie ha tocado en mucho tiempo, siempre avisando antes. Hoy está desactivado, en prueba: no elimina nada hasta que se active para tu centro (lo decide el equipo de Nubidoc, no se activa desde una pantalla). Necesita además que estén activados los avisos de Costes del centro.

• Nunca se elimina un gasto ya confirmado ni una factura recibida: solo borradores y originales de documentos sin revisar. Un borrador que viene de una factura recibida, o que tiene un documento enlazado, no se elimina solo. Un documento que sigue En cola o que espera a que el servicio de lectura esté disponible tampoco.
• El aviso llega siempre antes. Salen el aviso de la campana («Se eliminará el DD/MM el borrador de gasto … Si lo necesitas, pulsa «Conservar».», o «… el documento original …») y un correo con el asunto Costes: documentos que se eliminarán («Se va a eliminar este documento de Costes:» o «Se van a eliminar estos N documentos de Costes:»). Es un aviso de servicio: lo reciben las personas con permiso de Gestionar costes aunque no hayan activado el correo de Costes, y como mucho uno al día por persona. No se elimina nada hasta que ese correo se ha enviado de verdad y han pasado 7 días. Si el correo no sale, no se elimina y el equipo de Nubidoc lo ve en su parte diaria.
• Conservar aplaza la eliminación 30 días. Está en Facturación → Costes → Avisos, en la fila del aviso (para borradores y documentos), y en un documento también en su fila de Pendientes de revisar, junto a «Se eliminará el DD/MM». Al pulsarlo la fila queda Conservado; si justo se había eliminado ya, sale «No se ha podido conservar: ya se ha eliminado o el aviso ha cambiado. La lista se ha actualizado.».
• Si tocas el documento o el borrador después del aviso, ese aviso deja de valer: se vuelve a contar y llega uno nuevo.

Servicio, periodo y reparto de una factura (piloto)

Piloto. Solo en los centros con Facturas y tickets. El servicio de un gasto se elige y se cambia desde tres sitios: el formulario del gasto, su detalle y la pestaña Facturas de la ficha de una suscripción. Hace falta el permiso Gestionar costes; con solo Ver módulo de costes se ve la sección Servicio del detalle, pero no salen los botones.

Elegir el servicio en el formulario del gasto. El selector Servicio o suscripción ofrece:

• — Sin clasificar —: el gasto no es todavía de ningún servicio.
• Gasto puntual (no es de ningún servicio): lo dejas clasificado como una compra suelta. A diferencia de «Sin clasificar», un gasto puntual deja de contarse entre los «sin clasificar» del panel.
• Los servicios del centro. Los archivados solo salen si el gasto ya estaba vinculado a uno, con «(archivada)» detrás del nombre.

Con un servicio elegido y el gasto ya guardado aparece Periodo, con el periodo del servicio al que pertenece la factura. Si el gasto ya tenía periodo, sale elegido; si no, sale Sin periodo asignado (es el caso de todos los vínculos anteriores a esta versión) y guardar sin tocarlo no cambia nada. Solo cuando cambias de servicio, el formulario elige el periodo que corresponde a las fechas de la factura. En un borrador, debajo del periodo pone «Se registra al confirmar.»: Guardar borrador no lo guarda y Confirmar y registrar sí. Propuesta de servicio. En un gasto sin clasificar, si hay exactamente un servicio del mismo proveedor, bajo el selector sale «Propuesta: nombre (mismo proveedor) · Usar». Usar elige ese servicio y su periodo y rellena la categoría si la tenías vacía; nunca se elige sola ni pisa una categoría que hayas escrito. Servicios de renovación manual. Si el periodo elegido todavía no está renovado, sale «Este periodo aún no está renovado: al guardar se confirma la renovación de dd/mm/aaaa – dd/mm/aaaa (y de N anteriores).» con la casilla Confirmar la renovación. Sin marcarla, Confirmar y registrar no envía nada y te pide «Marca «Confirmar la renovación» o elige otro periodo.»; Guardar borrador no la pide. Registrar así la renovación no crea ninguna factura ni ningún pago. Un gasto repartido no tiene selector: pone «Repartido entre N servicios» y su servicio se cambia desde Repartir entre servicios en el detalle. Detalle del gasto. La sección Servicio lista cada parte con su servicio, su periodo (o Sin periodo asignado), su importe en la moneda del gasto y los euros. Si el reparto quedó «a revisar» (cambió la moneda o el total del gasto) sale la etiqueta a revisar: rehaz el reparto. Los botones, en un gasto confirmado: Si el servicio al que asignas cobra un precio fijo distinto del que dice la factura, tras guardar sale «El precio del servicio era X y la factura dice Y.» y el botón Actualizar el precio desde el periodo del dd/mm/aaaa, que crea una tarifa nueva con origen factura (puedes cambiar la fecha antes de guardar). Nunca cambia el precio sola. No se compara en periodos irregulares ni de ajuste, ni en abonos. Repartir entre servicios. En Repartir entre servicios cada fila lleva Servicio (o Gasto puntual), Periodo e Importe; Añadir parte suma una fila y la X la quita. El pie dice Total a repartir, Asignado y Pendiente, y la suma tiene que ser exactamente el total, al céntimo (si no, «Faltan 2,60 EUR por repartir.» o «Sobran …»). Ayudas:

• Por líneas: propone una fila por línea de la factura con lo que de verdad se paga por ella (base más IVA solo si el régimen lo repercute, menos la retención); si hay que mover céntimos para que sume, lo dice. Después eliges el servicio de cada fila.
• Todo a un servicio: deja una sola parte con el total; se guarda como factura entera de ese servicio.

Guardar reparto guarda; si otra persona cambió el gasto mientras tanto avisa «El gasto ha cambiado desde que se abrió: se vuelve a cargar.». Un gasto en borrador no se reparte hasta confirmarlo. Tras confirmar una factura leída (Pendientes de revisar) sale «Gasto registrado» con Gasto puntual (este sí guarda), Repartir entre servicios, Crear suscripción con estos datos y Vincular a suscripción. Crear suscripción con estos datos. Abre el formulario de nueva suscripción ya propuesto desde la factura: nombre del proveedor, categoría y moneda del gasto, importe con impuestos y antes de retenciones, y frecuencia y Próxima renovación sacadas del periodo de servicio de la factura (si no lo tiene, quedan en blanco). El aviso «El día de renovación es una propuesta sacada del periodo de la factura: compruébalo.» es literal: revísalo. No se guarda nada hasta Guardar, que crea la suscripción y asigna la factura al periodo en un solo paso. Paso a paso: repartir una factura entre varios servicios.

1. Ve a Facturación → Costes → Facturas y tickets y abre el gasto (confirmado y con importe).
2. Pulsa Repartir entre servicios.
3. En cada fila elige el Servicio (o Gasto puntual (no es de ningún servicio) para la parte que no es de ninguno), el Periodo si quieres asignarlo y el Importe. Añadir parte suma una fila.
4. Si la factura tiene varias líneas, pulsa Por líneas y elige el servicio de cada fila.
5. Comprueba que Pendiente queda en 0,00 y pulsa Guardar reparto.

Para volver a un solo servicio, pulsa Todo a un servicio, elige el servicio y guarda. Si una parte no tiene servicio sale «Elige el servicio de cada parte, o «Gasto puntual».»; si no tiene importe, «Indica el importe de cada parte (distinto de cero).».

Asignar una factura a un servicio

En los centros con Facturas y tickets el servicio, el periodo y el reparto se eligen como en «Servicio, periodo y reparto de una factura (piloto)»; lo de abajo es la pantalla de Facturas recibidas.

1. Selecciona la factura y pulsa Asignar suscripción, o usa su acción de enlace.
2. Elige el servicio y confirma.
3. Para deshacer la relación, elige Sin suscripción.

Una factura puede estar asignada a un servicio; un servicio puede tener varias facturas. Vincularla no cambia su precio, fecha de renovación ni estado. El sistema permite seleccionar servicios cancelados: revisa que la asociación sea la que deseas. Las facturas sin asignar se destacan en amarillo. El contador del panel considera todas las facturas recibidas sin clasificar, aunque la lista tenga un filtro de fechas.

Exportar las facturas

En el piloto de «Facturas y tickets» el CSV es el de gastos (22 columnas, descrito arriba). Exportar CSV descarga todas las coincidencias de los filtros, no solo la página visible. Incluye número, fecha, proveedor, total, servicio, origen y estado. No incluye el PDF ni el desglose de IVA. Para entregar a tu asesoría un periodo completo, con los pagos y lo que queda pendiente, usa Exportar para la asesoría (ver «Exportar para la asesoría (piloto)»).

Integraciones y funciones fiscales relacionadas

La integración de facturación recibida puede registrar los datos estructurados de una factura, su proveedor, un PDF y su desglose fiscal, detectar duplicados y obtener el libro de IVA. Requiere configuración y permisos propios. Esto no significa que Costes lea automáticamente un correo o extraiga datos de un PDF. Tampoco añade a esta pantalla botones de libro de IVA, conciliación bancaria o presentación de impuestos. El cierre de periodos y el acceso de asesoría son funciones relacionadas con sus propias condiciones de activación. Cuando la integración no indica si el IVA soportado de una factura es deducible, se usa la preferencia del centro «IVA soportado deducible por defecto en las facturas recibidas», que por defecto vale «deducible». Esa preferencia no tiene casilla en la pantalla de Preferencias generales en esta versión: si el IVA de las facturas recibidas de un centro no debe tratarse como deducible (por ejemplo, una actividad exenta de IVA; consúltelo con su asesoría), hay que pedir a soporte que la ponga en «no» antes de empezar a registrar facturas.

Preguntas frecuentes

¿Me enviará un aviso por correo o WhatsApp? Por WhatsApp, no. En la pantalla clásica el aviso es visual, dentro del panel. En los centros con la pestaña Avisos y los avisos activados por soporte, salen además en la campana y, si cada persona lo activa en su perfil, en un resumen diario por correo (ver «Avisos de Costes (piloto)»). ¿Por qué no me deja posponer un aviso? Porque no queda ningún día posible: en un aviso de fecha solo se puede posponer hasta la víspera del evento (el aviso del propio día siempre sale) y, si el evento es mañana, el botón Posponer no aparece. Puedes Resolver el aviso o dejar que salga. ¿Se actualiza la próxima renovación al llegar la fecha? En la pantalla clásica, no: edítala cuando confirmes la renovación. En la pantalla nueva, un servicio con Se renueva sola avanza por su calendario; uno de renovación manual lo confirmas con Renovar en su ficha. ¿Puedo dejar el proveedor sin seleccionar? Sí. Es opcional. ¿Puedo registrar un pago puntual? Sí, con periodo Puntual. No suma a los indicadores de coste recurrente. ¿Los importes estimados son los pagos reales? No. Se calculan con los precios de los servicios, independientemente de las facturas o de que estén pagadas. ¿Puedo usar dólares u otra divisa? En una factura recibida del piloto sí: eliges la moneda del documento y el tipo de cambio «1 EUR = x». Un servicio nuevo se crea en euros; si un servicio ya tiene otra moneda, la lista y el formulario muestran su código (por ejemplo, USD), pero los importes estimados del Dashboard suman solo los servicios en euros. Convierte con un criterio consistente antes de introducir los importes. Después de actualizar, el coste estimado del Dashboard ha subido. ¿Es un error? No. Los servicios marcados Cancelar en próxima renovación vuelven a sumar hasta su fecha de fin, porque siguen costando hasta entonces; antes dejaban de sumar en el momento de marcarlos. Un servicio de renovación manual que no has renovado también sigue sumando. ¿Cómo cancelo una suscripción que sigue hasta el fin del periodo? En la pantalla nueva, abre su ficha y pulsa Solicitar cancelación: indica cuándo comunicaste la baja, comprueba la fecha de fin que calcula el sistema y confirma. El servicio queda en Cancelación solicitada, sigue contando hasta su fecha de fin y pasa a Cancelada ese día. En la pantalla clásica se marca Cancelar en próxima renovación (ver «Estados y bajas»). ¿Qué diferencia hay entre la pantalla nueva y la clásica de suscripciones? La nueva (centros con el nuevo registro de costes) tiene ficha con periodos, precios, facturas e historial, baja con fecha de fin, plantillas y un panel por moneda; la clásica es una lista con un formulario. Si no ves la ficha al pulsar una fila, tu centro tiene la clásica. ¿Cómo archivo un servicio terminado? Selecciona la fila en Servicios y suscripciones y pulsa Archivar. Solo se archiva un servicio terminado y sin cargos por llegar; se ve de nuevo con Ver archivadas. Lo explica el apartado «Renovar, archivar y eliminar». ¿Por qué no me deja eliminar un servicio? Porque tiene facturas o gastos vinculados (también anulados). Eliminar ya no los desvincula: si el servicio terminó, archívalo; si no, desvincula antes sus facturas con Sin suscripción (o asígnalas a otro servicio). ¿Qué significa cancelar? Es una clasificación interna. La baja con el proveedor la gestiona el centro. En la pantalla clásica, además, el estado y la fecha los actualizas tú; en la pantalla nueva, Solicitar cancelación registra la baja con su fecha de fin y el servicio pasa solo a Cancelada ese día. ¿Costes lee mis facturas y tickets por mí? Solo en los centros del piloto de lectura automática, y siempre con tu revisión: en Pendientes de revisar subes el documento, el sistema propone los datos y nada se registra hasta que pulsas Confirmar y registrar. En el resto de los centros los datos se teclean. La foto de un ticket no sustituye al papel: conserva el original. ¿Puedo modificar una factura que ha registrado la integración? No con el formulario de siempre: al guardar sale «Esta factura recibida se gestiona desde Costes: corríjala allí». La corrección en pantalla solo está disponible en el piloto de «Facturas y tickets» (botón Corregir del gasto). He corregido un gasto en Costes y después alguien ha modificado su factura en la lista de facturas de proveedor. ¿Se pierde mi corrección? No. En los centros del piloto de «Facturas y tickets», una vez corregido el contenido del gasto en Costes (Guardar borrador, Confirmar y registrar con el formulario o Corregir), las ediciones posteriores de la factura en esa lista ya no lo sobrescriben. Esa lista (Facturación → Buscar facturas proveedor) seguirá mostrando los datos anteriores de la factura hasta que valides el registro fiscal en Costes. Un usuario solo ve en Facturación las facturas que creó él, pero en Costes las ve todas. ¿Es un error? No. Costes es una vista de toda la empresa: el permiso Ver módulo de costes da acceso a todos los gastos y originales de la cuenta, sin los límites por creador ni por centro de las rejillas de facturación. Si esa persona no debe verlos, quítale ese permiso en su rol. ¿Por qué ya no puedo duplicar una factura de proveedor? Porque copiaba el número del proveedor, su NIF y el mismo fichero, y la copia chocaba con la original como duplicada. Una factura recibida no se duplica.