Tareas

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Qué puedes hacer

El módulo Tareas permite organizar actividades que no necesitan ocupar una cita en la agenda. Puedes crear recordatorios, asignarlos a un profesional, relacionarlos con un paciente o una cita y seguir su evolución hasta completarlos. Algunos usos habituales son:

• Recordar una llamada o el envío de documentación.
• Programar el seguimiento de un paciente después de una consulta.
• Coordinar una autorización o un trámite con varias etapas.
• Consultar las tareas pendientes de un paciente.
• Gestionar seguimientos desde un tablero Kanban.

Las opciones disponibles dependen de los permisos de tu perfil y de las funciones contratadas por el centro.

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Opciones del menú

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Tareas pendientes

Muestra las tareas pendientes o comenzadas que puedes consultar. Desde el listado puedes abrir una tarea, revisar sus datos, modificarla o cambiar su estado. Las tareas finalizadas dejan de aparecer en esta vista, pero siguen disponibles desde Buscar tareas.

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Crear tarea

Abre el formulario de alta. El usuario actual, el estado Pendiente y la prioridad Normal aparecen seleccionados inicialmente.

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Buscar tareas

Permite localizar tareas actuales o históricas mediante filtros como profesional, categoría, fechas, título, notas y estado.

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Crear o editar una tarea

El formulario puede incluir los siguientes campos:

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Crear una tarea paso a paso

1. Accede a Tareas > Crear tarea.
2. Selecciona el usuario responsable y el tipo de tarea.
3. Revisa el estado y la prioridad.
4. Escribe un título y las notas necesarias.
5. Indica las fechas, si necesitas programar el seguimiento.
6. Relaciona un paciente o elige un flujo de trabajo, cuando corresponda.
7. Decide si la tarea será pública o privada.
8. Pulsa Aceptar.

La tarea aparecerá en Tareas pendientes mientras continúe pendiente o comenzada.

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Estados y fechas

• Al pasar una tarea a Comenzado, Nubidoc registra la fecha de inicio cuando todavía no se había indicado.
• Al pasarla a Finalizado, registra la fecha de finalización cuando estaba vacía.
• Una tarea finalizada se puede localizar de nuevo mediante la búsqueda.
• Cambiar la prioridad no modifica las fechas.

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Tareas públicas y privadas

• Una tarea pública puede ser consultada por los usuarios del centro que tengan acceso al módulo.
• Una tarea privada solo es visible para el profesional al que está asignada.

Cada tarea tiene un único responsable. Para asignar el mismo trabajo a varias personas, crea una tarea para cada una o utiliza una tarea pública cuando todo el equipo solo necesite consultarla.

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Relación con pacientes y citas

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Vincular un paciente

Al crear o editar una tarea, busca al paciente por su nombre y selecciónalo. El número de historia clínica se completará automáticamente. Desde la ficha del paciente también puedes consultar las tareas relacionadas con él. Esta relación resulta útil para llamadas, revisión de pruebas, documentación pendiente o cualquier otro seguimiento clínico o administrativo. En Inicio → Tareas, el número junto al apartado indica las tareas que puedes ver para ese paciente. Al abrirlo, aparecen todas, incluidas las finalizadas. Las tareas privadas de otros profesionales no se cuentan ni se muestran. El apartado Citas tiene su propio contador.

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Vincular una cita

Cuando esta opción esté disponible, una tarea se puede asociar a una cita. Una misma cita no puede quedar vinculada a varias tareas a la vez. Para cambiar la relación, abre la tarea, desvincula la cita actual y selecciona la nueva. Según el punto desde el que trabajes, Nubidoc también puede ofrecer la creación de una cita relacionada.

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Flujos de trabajo

Los flujos de trabajo sirven para seguir procesos con varias etapas, por ejemplo una autorización de aseguradora:

1. Crea la tarea y selecciona el flujo correspondiente.
2. La tarea comienza en la primera etapa del flujo.
3. Abre Detalles para avanzar a la siguiente etapa.
4. Consulta el historial para saber cuándo se realizó cada cambio.
5. Cuando termine el proceso, marca también la tarea como Finalizada.

El flujo se elige al crear la tarea y no se puede sustituir después. Así se conserva un historial coherente del proceso. Los administradores pueden gestionar los tipos y flujos disponibles desde Administración > Equipo y accesos > Tareas.

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Buscar tareas

En Tareas > Buscar tareas puedes combinar los filtros disponibles:

• Uno o varios profesionales.
• Uno o varios tipos de tarea.
• Rango de fechas.
• Texto del título o de las notas.
• Uno o varios estados.
• Con cita vinculada o sin cita vinculada, cuando aparezcan estas opciones.

Pulsa Buscar para actualizar los resultados o Limpiar para vaciar los filtros. Si indicas un rango, la fecha inicial no puede ser posterior a la final. Los resultados muestran la información principal de cada tarea, como tipo, responsable, título, notas, fechas y estado. Haz clic en una fila para abrirla.

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Sincronización con Google Calendar

Si tienes conectada tu cuenta de Google Calendar y la sincronización de tareas está disponible, Nubidoc envía al calendario el título, las fechas y las notas de la tarea. La sincronización se realiza de Nubidoc hacia Google Calendar. Los cambios hechos directamente en Google Calendar no vuelven a Nubidoc. Si aparece un aviso de sincronización, la tarea se habrá guardado igualmente. Revisa la conexión con Google Calendar desde tu perfil antes de volver a intentarlo.

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Tableros Kanban

Los tableros Kanban muestran las tareas como tarjetas agrupadas por columnas. Puedes arrastrar una tarjeta para reflejar el avance del seguimiento. Las funciones descritas en esta sección solo aparecen cuando están disponibles para el centro y tu perfil tiene acceso.

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Tarjetas cerradas: filtros de 7 y 30 días

Arriba del tablero hay dos filtros para las tarjetas cerradas, cada uno con Últimos 7 días (por defecto), Últimos 30 días o No mostrar. En el tablero Estándar se llaman Mostrar finalizadas y Mostrar canceladas. En un tablero propio, como el CRM comercial, las columnas de cierre son las de éxito (por ejemplo Ganado) y las de no éxito (por ejemplo Perdido). Los filtros se llaman entonces Cerradas con éxito y Cerradas sin éxito, con los nombres de esas columnas entre paréntesis:

• Con Últimos 7 días o Últimos 30 días, en esas columnas solo aparecen las tarjetas que entraron en ellas dentro de ese plazo. Es la fecha que muestra la propia tarjeta, por ejemplo “Perdido: 17/06 14:00”.
• Las tarjetas más antiguas no se borran: siguen disponibles desde Buscar tareas.
• Con No mostrar, esas columnas aparecen vacías.
• Las columnas abiertas (por ejemplo Nuevo, En seguimiento o Citado) muestran siempre todas sus tarjetas.
• Si un tablero no tiene columnas de uno de los dos tipos, ese filtro no aparece.

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Tablero de Recados

Los recados recogidos por la secretaria virtual pueden guardarse como tarjetas en el tablero Recados, asignadas a la persona responsable. Para abrir el tablero elegido, use su enlace en Administración → Comunicaciones → Destino de los recados. Configurar ese destino exige permiso para cambiar los datos del centro. El tablero se prepara al guardar la configuración o al pulsar Crear el tablero de recados. Si ya existe uno, se reutiliza. Sus columnas iniciales son:

• Nuevo: recado pendiente de atender.
• En gestión: el equipo ya está atendiendo la petición.
• Resuelto: seguimiento terminado.
• No localizado: no se ha podido contactar con la persona.

Abra la tarjeta para leer el nombre, teléfono y motivo recogidos, anote el seguimiento y muévala a la columna correspondiente. El responsable recibe un aviso en la campana; la configuración permite añadir también un correo. Si vuelve a llamar la misma persona y tiene un recado abierto reciente en ese tablero, la información puede añadirse a la tarjeta existente. Si el tablero o su columna dejan de estar disponibles, la configuración muestra un aviso amarillo. Nubidoc intenta usar otro tablero de recados del centro o crearlo de nuevo. Si no puede, recurre al correo alternativo confirmado y, en último lugar, al aviso del responsable con el recado completo. Cuando se ha entregado solo por correo o aviso puede no existir una tarjeta: revise también esas vías. El aviso de problema del destino aparece como máximo una vez al día; los avisos de cada recado se conservan por separado. Para corregir el destino, entre en Destino de los recados, seleccione un tablero y su columna o pulse Crear el tablero de recados. Consulte en Administración el apartado Destino de los recados de la secretaria virtual para configurar y confirmar el correo alternativo.

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Seguimiento de cancelaciones

Acceso: Agenda > Cancelaciones. Al cancelar una cita con un motivo, Nubidoc puede ofrecer la opción Crear seguimiento cancelación. Si la mantienes activada, se crea una tarjeta en el tablero de seguimiento. Las columnas iniciales suelen representar estas situaciones:

• Sin revisar.
• Pendiente de contactar.
• Contactado.
• Reprogramada.
• No recuperada.

La tarjeta muestra el paciente, el motivo de cancelación, el comentario y, cuando corresponde, el número de notas. Si el paciente reserva una nueva cita, puede aparecer un acceso directo a esa cita desde la tarjeta. El acceso depende del permiso Ver seguimiento de cancelaciones. Los administradores pueden personalizar las columnas desde Administración > Equipo y accesos > Tareas > Tableros Kanban.

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CRM comercial

El tablero CRM ayuda a seguir contactos y oportunidades desde la primera interacción hasta su conversión o cierre. Sus columnas pueden incluir:

• Nuevo.
• Contactado.
• En seguimiento.
• Citado.
• Ganado.
• Perdido.

Las tareas de CRM pueden recoger el origen del contacto, el servicio de interés, la próxima acción, la fecha del último contacto, el resultado y el motivo de pérdida.

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La próxima acción de cada lead

En una tarjeta abierta puedes planificar una próxima acción pendiente: llamada, correo, reunión o videoconferencia, u otra gestión. Escribe qué harás y elige una fecha; la hora es opcional. También puedes reprogramarla o cancelarla sin perder la oportunidad. La tarjeta indica si la acción está vencida, corresponde a hoy o está programada. Un lead sin fecha aparece como Sin próxima acción; si una fecha antigua no tiene descripción, verás Definir acción. Con Registrar resultado anotas lo ocurrido y su fecha real, puedes cambiar de columna y preparar el siguiente paso en la misma operación. Completar una llamada no cierra el lead. Tras una demo realizada se propone un seguimiento a una semana, que puedes modificar con los accesos rápidos Mañana, En una semana o eligiendo otra fecha. Reprogramar una fecha no se registra como un contacto con la clínica. Los leads ganados o perdidos dejan de salir en el trabajo pendiente; al reabrir uno, planifica una acción nueva. CRM es un menú desplegable: Tablero abre las oportunidades y Trabajo comercial abre la Lista de trabajo en modo Comercial. Por defecto muestra tus acciones Vencidas + Hoy y el número de leads Sin próxima acción. Puedes consultar Próximas y filtrar por fase o tipo. Si tienes permiso para ver el trabajo de otros, también puedes cambiar el responsable visible. Desde una fila puedes registrar resultado, reprogramar o abrir el lead. Este acceso depende del permiso CRM y no exige permiso para ver la agenda clínica. Desde la ficha de un paciente puede aparecer la acción Seguimiento CRM. Esta acción crea el seguimiento y abre el tablero cuando el paciente no tiene una cita futura ni otro seguimiento CRM abierto.

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Alta de contactos CRM desde una integración

Una integración autorizada puede registrar un contacto y su tarjeta de seguimiento con el CRM activo. Debe indicar un nombre, un correo electrónico o teléfono internacional, un responsable activo y un tipo de tarea. Puede elegir una columna del tablero e indicar el origen y la próxima acción; si no elige columna, se utiliza la primera. Antes de crear, Nubidoc busca coincidencias por correo o teléfono en los contactos del centro. Si encuentra uno, lo reutiliza sin cambiar sus datos. Si ya tiene una única tarjeta CRM, devuelve esa tarjeta sin modificarla, aunque esté cerrada. Así, repetir el alta no abre otro seguimiento. Si los datos coinciden con varios contactos, o el contacto tiene varias tarjetas, el alta se detiene para que revises las coincidencias en CRM y en la ficha del contacto. Esta operación no envía mensajes ni registra llamadas, consentimientos o interacciones que no hayan ocurrido. Para habilitarla, el administrador debe activar el CRM y autorizar la escritura de leads en la clave de la integración. La integración puede consultar los responsables, tipos de tarea y columnas disponibles antes de crear el seguimiento.

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Entrada automática de leads por correo

Cuando el centro tiene el correo entrante configurado y soporte le ha creado una regla de entrada de leads, los correos que lleguen al buzón importado y coincidan con esa regla (por ejemplo, los del formulario de contacto de la web) crean automáticamente su tarjeta en el tablero CRM, sin que nadie tenga que darlos de alta a mano.

• Si el remitente ya tenía un contacto o una tarjeta abierta, no se duplica: se añade una interacción nueva a la tarjeta existente.
• Si es la primera vez que se tiene noticia de ese contacto, se crea una tarjeta nueva con el responsable y el tipo de tarea que le haya asignado soporte al crear la regla.
• El responsable de la tarjeta recibe un email avisando de que tiene un lead nuevo o de que un contacto conocido ha vuelto a escribir. Este aviso se puede desactivar desde Preferencias Generales, dentro de Módulos, con la opción “Avisar al responsable de leads nuevos del CRM”; viene activado de fábrica.
• Esta configuración (qué buzón, qué remitentes, a qué columna y responsable van) la hace soporte; no hay pantalla propia en el centro para crearla. Si un correo no llega a crear la tarjeta esperada, contacta con soporte para revisar la regla.

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Comunicaciones de un lead y responder a un correo

Al abrir los Detalles de una tarjeta del tablero CRM verás dos pestañas: Interacciones (lo de siempre) y Comunicaciones. En las tarjetas de los demás tableros sigue apareciendo solo la lista de interacciones. La pestaña Comunicaciones reúne en una sola tabla todo lo que se ha hablado con el contacto de esa tarjeta:

• Los mensajes que el centro le ha enviado desde la plataforma (email, SMS, WhatsApp), marcados como (plataforma) en la columna Tipo.
• Las interacciones registradas (llamadas, web, etc.).
• Los correos importados del buzón del centro: los que el contacto ha escrito, marcados (recibido), y los que el equipo le haya enviado desde su propio correo de Gmail, marcados (enviado). Estos últimos solo aparecen si soporte ha configurado también la carpeta de enviados del buzón.

Las columnas son Tipo, Dirección (Entrante o Saliente), Fecha, Asunto y De / Para. Si todavía no hay nada, verás “No hay comunicaciones registradas para este lead”. Responder a un correo. En las filas de email aparece el botón Responder. Abre el diálogo de envío de email de siempre, ya preparado con el asunto “Re: …” del correo original y dirigido a la dirección desde la que escribió el contacto (que puede no ser la que tiene guardada en su ficha); en un correo que el equipo envió desde Gmail, a la dirección del contacto a la que se mandó. Si el correo llegó a través de un proveedor (el formulario web o un portal de captación), la respuesta va al email que figura en la ficha del contacto, nunca al proveedor. En la línea “Envío para” del diálogo se ve la dirección exacta a la que saldrá. Escribe la respuesta y envíala como cualquier otro email del centro. La respuesta queda enlazada al hilo del correo original: si el contacto vuelve a contestar, aunque lo haga desde otra dirección, su correo se asocia a la misma tarjeta del CRM.

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Crear un lead a partir de un correo sin contacto

En Administración → Email entrante, en el listado de correos importados, los correos recibidos que no se han podido asociar a ningún paciente o contacto muestran el botón Crear lead (los correos del buzón de Enviados no lo tienen: su remitente es el propio centro). Al pulsarlo y confirmar, Nubidoc crea la tarjeta en el tablero CRM con los datos del remitente (o, si ese remitente ya tenía contacto o tarjeta, la reutiliza sin duplicarla) y deja el correo enlazado a ella. Si el correo lo mandó un proveedor que tiene una regla de entrada de leads (por ejemplo, el formulario web o un portal de captación), los datos del lead se leen del cuerpo del correo, nunca del remitente, y la tarjeta se crea con el responsable, el tipo y la etapa de esa regla.

• Si todo va bien verás “Lead creado” o “Lead existente reutilizado y correo enlazado”.
• “El correo ya estaba enlazado a un paciente” indica que otra persona lo enlazó mientras tanto.
• “El correo no tiene email ni telefono con los que crear el lead” indica que no hay forma de identificar al remitente, o que el correo es de un proveedor y en el cuerpo no aparece el email ni el teléfono del lead.
• “Solo se puede crear un lead desde un correo recibido, no desde uno enviado” aparece si se intenta sobre un correo del buzón de enviados.

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Huecos de demo para un lead (enlace para que elija cita)

Una integración autorizada (por ejemplo, un asistente comercial) puede preparar para un lead del CRM un grupo de huecos de videoconsulta del profesional responsable de su tarjeta y obtener un enlace personal. El lead abre ese enlace sin tener que registrarse ni iniciar sesión, ve los huecos libres y elige uno. Solo se ofrecen citas de videoconsulta que todavía no tienen paciente, y el centro debe tener activado el módulo de videoconsulta. No se pueden preparar huecos para un lead cuya tarjeta ya está cerrada (ganado o perdido), ni añadir más a un grupo que ya tenía preparado.

Importante: crea los huecos de demo con una prestación. Las citas sin paciente que se vayan a ofrecer deben llevar asignada una prestación. Si no la llevan, se publican igual, pero al elegir el hueco la página responde “La cita no tiene prestación asignada.” y el lead no puede reservar.

Para enviarle el enlace, las plantillas de email, SMS o WhatsApp disponen de dos metatags nuevos del grupo Paciente:

• %demoslotsurl%: un enlace Elegir hueco que abre la página de huecos.
• %demoslotsurlplain%: la misma dirección en texto plano, para SMS y WhatsApp.

Los dos toman el grupo de huecos activo más reciente del paciente. Si no tiene ninguno activo con huecos libres, salen vacíos, de modo que nunca se envía un enlace a una página sin huecos. Cuando el lead reserva:

• La cita queda a su nombre y el profesional recibe el aviso de cita online de siempre.
• La tarjeta del CRM pasa a la columna que el centro tenga fijada como columna de reserva de demo (normalmente Citado). Esa columna la fija soporte o la integración; si no hay ninguna fijada, la tarjeta se queda donde estaba.
• En las Interacciones de la tarjeta se anota una interacción de videoconsulta con la nota “Reserva demo” seguida del día y la hora. Si no había una acción concreta acordada, la próxima acción pasa a ser realizar la demo en la fecha de la cita. Si alguien ya había escrito otro seguimiento concreto, este se conserva.
• Si la tarjeta se había cerrado (por ejemplo, marcada como perdida) entre el envío del enlace y la reserva, la reserva se acepta igualmente y se anota la interacción, pero la tarjeta no se mueve de columna ni se le cambia la próxima acción.

Cuándo deja de funcionar el enlace. El grupo caduca a los 7 días de prepararlo salvo que la integración indique otro plazo (entre 1 y 30 días), y nunca después del comienzo del último hueco ofrecido. Si la integración añade más huecos a un grupo ya preparado, la caducidad se alarga para cubrir los nuevos (nunca se acorta). También deja de valer cuando el lead ya ha reservado uno de sus huecos o cuando no queda ningún hueco libre. En esos casos la página muestra “Este enlace de huecos ya no está activo. Escríbenos a” seguido del email del centro, “y te proponemos otros.” Si alguien intenta reservar con un enlace que ya no vale, o con un hueco que no pertenece a ese enlace, recibe “El enlace ha caducado o no es válido. Solicite huecos nuevos.” y no se modifica nada. Un enlace mal copiado (el código del paciente o el del grupo) muestra al abrirlo “Este enlace no es válido. Escríbenos a” seguido del email del centro; el mismo mensaje sale al intentar reservar con el código del paciente mal copiado. Si dos personas intentan reservar el mismo hueco a la vez, solo una lo consigue; la otra recibe “El horario seleccionado ya no está disponible. Por favor seleccione otro horario.” En un momento de mucha carga la reserva puede responder “No se ha podido completar la reserva en este momento. Por favor, inténtelo de nuevo.”; basta con volver a pulsar.

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Crear una tarea desde un tablero

Pulsa Crear nueva tarea bajo el tablero. El formulario se abrirá con ese tablero seleccionado y la nueva tarea aparecerá en su primera columna.

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Etiquetas

Las etiquetas permiten identificar las tarjetas mediante un nombre y un color. Algunas pueden incluir una animación para llamar la atención.

• Los administradores crean las etiquetas desde Administración > Equipo y accesos > Tareas > Etiquetas de tareas.
• En una tarjeta, pulsa el icono de etiquetas para añadirlas o quitarlas.
• Usa el selector de etiquetas del tablero para filtrar las tarjetas. Si eliges varias, se muestran las tareas que tengan al menos una de ellas.

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Historial del tablero

Cada cambio de columna queda reflejado en el historial con la fecha y la persona que lo realizó. La tarjeta muestra el último cambio y el tiempo transcurrido en el estado actual. Para consultar toda la secuencia, abre la tarea y revisa Historial del tablero.

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Mensajes habituales

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No se puede guardar la tarea

Comprueba que has seleccionado un tipo y un usuario responsable. Revisa también que la fecha final no sea anterior a la fecha de inicio.

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La cita ya tiene una tarea vinculada

Abre la tarea existente o desvincúlala antes de asociar otra.

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La tarea no aparece en pendientes

Puede estar finalizada, cancelada, asignada a otra persona o marcada como privada. Utiliza Buscar tareas y amplía los filtros.

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La tarea no se ha sincronizado con Google Calendar

La tarea permanece guardada en Nubidoc. Revisa la conexión de Google Calendar en tu perfil.

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Preguntas frecuentes

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¿Cómo completo una tarea?

Ábrela, cambia el estado a Finalizado, añade una nota con el resultado si lo necesitas y guarda. Nubidoc registra la fecha de finalización cuando aún no existe.

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¿Puedo cambiar el flujo de una tarea ya creada?

No. El flujo queda fijado al crear la tarea para conservar correctamente su historial. Si elegiste uno incorrecto, crea una nueva tarea con el flujo adecuado.

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¿Puedo consultar una tarea eliminada?

Una tarea eliminada deja de aparecer en los listados de trabajo. Si necesitas recuperar información, contacta con el administrador o con soporte.

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¿Puedo exportar las tareas?

El módulo no ofrece una exportación directa general a Excel o PDF. Puedes consultar las tareas en el listado de pendientes, en los resultados de búsqueda y en la ficha del paciente.