Tareas

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Qué puedes hacer

El módulo Tareas permite organizar actividades que no necesitan ocupar una cita en la agenda. Puedes crear recordatorios, asignarlos a un profesional, relacionarlos con un paciente o una cita y seguir su evolución hasta completarlos. Algunos usos habituales son:

• Recordar una llamada o el envío de documentación.
• Programar el seguimiento de un paciente después de una consulta.
• Coordinar una autorización o un trámite con varias etapas.
• Consultar las tareas pendientes de un paciente.
• Gestionar seguimientos desde un tablero Kanban.

Las opciones disponibles dependen de los permisos de tu perfil y de las funciones contratadas por el centro.

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Opciones del menú

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Tareas pendientes

Muestra las tareas pendientes o comenzadas que puedes consultar. Desde el listado puedes abrir una tarea, revisar sus datos, modificarla o cambiar su estado. Las tareas finalizadas dejan de aparecer en esta vista, pero siguen disponibles desde Buscar tareas.

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Crear tarea

Abre el formulario de alta. El usuario actual, el estado Pendiente y la prioridad Normal aparecen seleccionados inicialmente.

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Buscar tareas

Permite localizar tareas actuales o históricas mediante filtros como profesional, categoría, fechas, título, notas y estado.

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Crear o editar una tarea

El formulario puede incluir los siguientes campos:

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Crear una tarea paso a paso

1. Accede a Tareas > Crear tarea.
2. Selecciona el usuario responsable y el tipo de tarea.
3. Revisa el estado y la prioridad.
4. Escribe un título y las notas necesarias.
5. Indica las fechas, si necesitas programar el seguimiento.
6. Relaciona un paciente o elige un flujo de trabajo, cuando corresponda.
7. Decide si la tarea será pública o privada.
8. Pulsa Aceptar.

La tarea aparecerá en Tareas pendientes mientras continúe pendiente o comenzada.

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Estados y fechas

• Al pasar una tarea a Comenzado, Nubidoc registra la fecha de inicio cuando todavía no se había indicado.
• Al pasarla a Finalizado, registra la fecha de finalización cuando estaba vacía.
• Una tarea finalizada se puede localizar de nuevo mediante la búsqueda.
• Cambiar la prioridad no modifica las fechas.

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Tareas públicas y privadas

• Una tarea pública puede ser consultada por los usuarios del centro que tengan acceso al módulo.
• Una tarea privada solo es visible para el profesional al que está asignada.

Cada tarea tiene un único responsable. Para asignar el mismo trabajo a varias personas, crea una tarea para cada una o utiliza una tarea pública cuando todo el equipo solo necesite consultarla.

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Relación con pacientes y citas

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Vincular un paciente

Al crear o editar una tarea, busca al paciente por su nombre y selecciónalo. El número de historia clínica se completará automáticamente. Desde la ficha del paciente también puedes consultar las tareas relacionadas con él. Esta relación resulta útil para llamadas, revisión de pruebas, documentación pendiente o cualquier otro seguimiento clínico o administrativo.

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Vincular una cita

Cuando esta opción esté disponible, una tarea se puede asociar a una cita. Una misma cita no puede quedar vinculada a varias tareas a la vez. Para cambiar la relación, abre la tarea, desvincula la cita actual y selecciona la nueva. Según el punto desde el que trabajes, Nubidoc también puede ofrecer la creación de una cita relacionada.

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Flujos de trabajo

Los flujos de trabajo sirven para seguir procesos con varias etapas, por ejemplo una autorización de aseguradora:

1. Crea la tarea y selecciona el flujo correspondiente.
2. La tarea comienza en la primera etapa del flujo.
3. Abre Detalles para avanzar a la siguiente etapa.
4. Consulta el historial para saber cuándo se realizó cada cambio.
5. Cuando termine el proceso, marca también la tarea como Finalizada.

El flujo se elige al crear la tarea y no se puede sustituir después. Así se conserva un historial coherente del proceso. Los administradores pueden gestionar los tipos y flujos disponibles desde Administración > Equipo y accesos > Tareas.

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Buscar tareas

En Tareas > Buscar tareas puedes combinar los filtros disponibles:

• Uno o varios profesionales.
• Uno o varios tipos de tarea.
• Rango de fechas.
• Texto del título o de las notas.
• Uno o varios estados.
• Con cita vinculada o sin cita vinculada, cuando aparezcan estas opciones.

Pulsa Buscar para actualizar los resultados o Limpiar para vaciar los filtros. Si indicas un rango, la fecha inicial no puede ser posterior a la final. Los resultados muestran la información principal de cada tarea, como tipo, responsable, título, notas, fechas y estado. Haz clic en una fila para abrirla.

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Sincronización con Google Calendar

Si tienes conectada tu cuenta de Google Calendar y la sincronización de tareas está disponible, Nubidoc envía al calendario el título, las fechas y las notas de la tarea. La sincronización se realiza de Nubidoc hacia Google Calendar. Los cambios hechos directamente en Google Calendar no vuelven a Nubidoc. Si aparece un aviso de sincronización, la tarea se habrá guardado igualmente. Revisa la conexión con Google Calendar desde tu perfil antes de volver a intentarlo.

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Tableros Kanban

Los tableros Kanban muestran las tareas como tarjetas agrupadas por columnas. Puedes arrastrar una tarjeta para reflejar el avance del seguimiento. Las funciones descritas en esta sección solo aparecen cuando están disponibles para el centro y tu perfil tiene acceso.

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Seguimiento de cancelaciones

Acceso: Agenda > Cancelaciones. Al cancelar una cita con un motivo, Nubidoc puede ofrecer la opción Crear seguimiento cancelación. Si la mantienes activada, se crea una tarjeta en el tablero de seguimiento. Las columnas iniciales suelen representar estas situaciones:

• Sin revisar.
• Pendiente de contactar.
• Contactado.
• Reprogramada.
• No recuperada.

La tarjeta muestra el paciente, el motivo de cancelación, el comentario y, cuando corresponde, el número de notas. Si el paciente reserva una nueva cita, puede aparecer un acceso directo a esa cita desde la tarjeta. El acceso depende del permiso Ver seguimiento de cancelaciones. Los administradores pueden personalizar las columnas desde Administración > Equipo y accesos > Tareas > Tableros Kanban.

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CRM comercial

El tablero CRM ayuda a seguir contactos y oportunidades desde la primera interacción hasta su conversión o cierre. Sus columnas pueden incluir:

• Nuevo.
• Contactado.
• En seguimiento.
• Citado.
• Ganado.
• Perdido.

Las tareas de CRM pueden recoger el origen del contacto, el servicio de interés, la próxima acción, la fecha del último contacto, el resultado y el motivo de pérdida. Desde la ficha de un paciente puede aparecer la acción Seguimiento CRM. Esta acción crea el seguimiento y abre el tablero cuando el paciente no tiene una cita futura ni otro seguimiento CRM abierto.

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Crear una tarea desde un tablero

Pulsa Crear nueva tarea bajo el tablero. El formulario se abrirá con ese tablero seleccionado y la nueva tarea aparecerá en su primera columna.

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Etiquetas

Las etiquetas permiten identificar las tarjetas mediante un nombre y un color. Algunas pueden incluir una animación para llamar la atención.

• Los administradores crean las etiquetas desde Administración > Equipo y accesos > Tareas > Etiquetas de tareas.
• En una tarjeta, pulsa el icono de etiquetas para añadirlas o quitarlas.
• Usa el selector de etiquetas del tablero para filtrar las tarjetas. Si eliges varias, se muestran las tareas que tengan al menos una de ellas.

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Historial del tablero

Cada cambio de columna queda reflejado en el historial con la fecha y la persona que lo realizó. La tarjeta muestra el último cambio y el tiempo transcurrido en el estado actual. Para consultar toda la secuencia, abre la tarea y revisa Historial del tablero.

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Mensajes habituales

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No se puede guardar la tarea

Comprueba que has seleccionado un tipo y un usuario responsable. Revisa también que la fecha final no sea anterior a la fecha de inicio.

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La cita ya tiene una tarea vinculada

Abre la tarea existente o desvincúlala antes de asociar otra.

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La tarea no aparece en pendientes

Puede estar finalizada, cancelada, asignada a otra persona o marcada como privada. Utiliza Buscar tareas y amplía los filtros.

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La tarea no se ha sincronizado con Google Calendar

La tarea permanece guardada en Nubidoc. Revisa la conexión de Google Calendar en tu perfil.

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Preguntas frecuentes

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¿Cómo completo una tarea?

Ábrela, cambia el estado a Finalizado, añade una nota con el resultado si lo necesitas y guarda. Nubidoc registra la fecha de finalización cuando aún no existe.

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¿Puedo cambiar el flujo de una tarea ya creada?

No. El flujo queda fijado al crear la tarea para conservar correctamente su historial. Si elegiste uno incorrecto, crea una nueva tarea con el flujo adecuado.

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¿Puedo consultar una tarea eliminada?

Una tarea eliminada deja de aparecer en los listados de trabajo. Si necesitas recuperar información, contacta con el administrador o con soporte.

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¿Puedo exportar las tareas?

El módulo no ofrece una exportación directa general a Excel o PDF. Puedes consultar las tareas en el listado de pendientes, en los resultados de búsqueda y en la ficha del paciente.