Agenda

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Capturas de Pantalla

• screenshots/agenda-menu-lateral.png - Menú lateral de Agenda con todas las opciones disponibles (Calendario, Planificador, Crear cita, Buscar citas, Buscar calendarios, Crear evento, Buscar eventos, Buscar bonos, Crear actividad, Buscar actividades, Buscar sesiones, Lista de espera)

• screenshots/agenda-calendario-mes.png - Vista de calendario en modo Mes (diciembre 2025 completo)
• screenshots/agenda-calendario-semana.png - Vista de calendario en modo Semana (15-21 dic. 2025)
• screenshots/agenda-calendario-dia.png - Vista de calendario en modo Día (18 de diciembre 2025)
• screenshots/agenda-calendario-vista-agenda.png - Vista de Agenda con listado cronológico de citas del mes

• screenshots/agenda-formulario-crear-cita.png - Formulario completo de creación de nueva cita (con todos los campos: Profesional, Paciente, Estado, Fecha y hora, Duración, Centro, Pagador, Videoconferencia, Color, Prestación, Otros facturables, etc.)
• screenshots/agenda-buscar-citas.png - Formulario de búsqueda de citas con filtros (Nº HC, Paciente, Fechas, Profesionales, Estados)
• screenshots/agenda-buscar-citas-resultados.png - Tabla de resultados de búsqueda de citas con columnas (Fecha, Duración, NºHC, Nombre Paciente, Teléfono, Notas, Profesional, Centro, Recurso, Estado, Pagador, Prestaciones, Bono, Descuento, Importe, Pagado, C.Prof, Facturada, FPRO, Cupón) y botones de acción (Acciones, Exportar, Imprimir, Facturar, Nueva)

• screenshots/agenda-planificador.png - Vista de Planificador/Scheduler con timeline horizontal mostrando múltiples profesionales en filas (Dr. Teide - test1, Dr. Teide - New Enabled, Dr. Teide - test, Dr. Teide - tst2, Dra. Ayanet - test1, F. Sebastián - test1, Manuel - test1, Oscar - test1) y columnas de tiempo de 10:00 a 19:30
• screenshots/agenda-buscar-bonos.png - Formulario de búsqueda de bonos (Nº HC, Paciente, Entre Fecha, Estados, Código)

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Descripción

• Organiza la actividad diaria del centro médico
• Evita solapamientos y optimiza el uso del tiempo
• Envía recordatorios automáticos a pacientes
• Permite facturación directa desde citas
• Integra con Google Calendar
• Soporta múltiples vistas: calendario, planificador, lista
• Gestiona actividades grupales y bonos

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Usuarios Objetivo

• Recepcionistas: Crear y gestionar citas de pacientes
• Profesionales médicos: Ver su agenda, confirmar citas, gestionar pacientes
• Coordinadores: Vista global de todos los profesionales, optimización de recursos
• Administradores: Configuración de horarios, tarifas, servicios

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1. Creación de Cita Simple

• Actor: Recepcionista
• Objetivo: Agendar una cita para un paciente
• Precondiciones: Paciente existe, profesional tiene horario disponible
• Pasos:
  1. Abrir calendario
  2. Hacer clic en hueco libre del calendario
  3. Seleccionar paciente
  4. Seleccionar servicio/prestación
  5. Confirmar hora y duración
  6. Guardar cita
• Resultado: Cita creada en estado “Programada”, se envía recordatorio automático

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2. Confirmar Cita del Día

• Actor: Profesional médico / Recepcionista
• Objetivo: Confirmar que el paciente asistirá a la cita
• Precondiciones: Cita existe en estado “Programada”
• Pasos:
  1. Ver agenda del día
  2. Hacer clic en cita
  3. Seleccionar acción “Confirmar”
  4. Opcionalmente enviar SMS de confirmación
• Resultado: Cita cambia a estado “Confirmada”, color verde

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3. Atender Paciente y Facturar

• Actor: Profesional médico
• Objetivo: Registrar que paciente fue atendido y cobrar la consulta
• Precondiciones: Cita programada para hoy
• Pasos:
  1. Abrir cita desde calendario
  2. Cambiar estado a “En sala de espera”
  3. Atender al paciente
  4. Cambiar estado a “Finalizada”
  5. Desde acciones de cita: “Crear factura”
  6. Revisar factura y confirmar
  7. Registrar pago
• Resultado: Cita finalizada, factura emitida, pago registrado

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4. Crear Actividad Grupal

• Actor: Coordinador / Profesional
• Objetivo: Organizar una actividad con varios pacientes
• Precondiciones: Actividades habilitadas en el sistema
• Pasos:
  1. Ir a Agenda → Crear actividad
  2. Completar nombre, descripción, aforo máximo
  3. Definir horarios (días de semana, horas)
  4. Asignar profesional responsable
  5. Guardar actividad
  6. Añadir pacientes a la actividad
  7. Generar sesiones de calendario
• Resultado: Actividad creada, sesiones programadas, pacientes inscritos

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5. Gestión de Bonos de Sesiones

• Actor: Recepcionista / Profesional
• Objetivo: Vender bono de sesiones a paciente
• Precondiciones: Bonos habilitados
• Pasos:
  1. Desde ficha de paciente o Agenda → Buscar bonos
  2. Crear nuevo bono
  3. Seleccionar tipo de servicio
  4. Definir número de sesiones
  5. Establecer precio y descuento
  6. Emitir factura del bono
  7. Registrar pago
  8. A medida que paciente asiste, descontar sesiones
• Resultado: Bono activo, sesiones disponibles para el paciente

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6. Búsqueda de Citas por Periodo

• Actor: Administrador / Coordinador
• Objetivo: Analizar citas de un periodo específico
• Precondiciones: Permiso de búsqueda
• Pasos:
  1. Ir a Agenda → Buscar citas
  2. Seleccionar rango de fechas
  3. Filtrar por profesional, servicio, estado
  4. Ejecutar búsqueda
  5. Exportar resultados a Excel
• Resultado: Listado de citas filtradas, datos exportados

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Opciones del Menú

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Opción 1: Calendario

• Función JavaScript: openCalendar()
• Vista cargada: partials3.0/agenda/calendarsearch
• Descripción: Vista de calendario mensual/semanal/diario con todas las citas

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Opción 2: Planificador (Opcional)

• Función JavaScript: openScheduler()
• Vista cargada: partials3.0/agenda/schedulersearch
• Descripción: Vista tipo planificador/timeline con múltiples profesionales

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Opción 3: Crear Cita

• Función JavaScript: openAppoEdit()
• Vista cargada: Diálogo con formulario de cita
• Descripción: Formulario para crear o modificar cita

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Opción 4: Buscar Citas

• Función JavaScript: openAppoSearch()
• Vista cargada: partials3.0/agenda/appointmentsearch
• Descripción: Búsqueda avanzada de citas por múltiples criterios
• Privilegios: Siempre visible

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Opción 5: Buscar Calendarios

• Función JavaScript: openAppoSharegroupSearch()
• Vista cargada: Búsqueda de grupos de calendario
• Descripción: Gestión de calendarios compartidos entre profesionales
• Privilegios: Siempre visible

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Opción 6: Crear Evento

• Función JavaScript: createTBEvent()
• Vista cargada: Formulario de evento
• Descripción: Evento sin paciente asignado (vacaciones, reunión, bloqueo)

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Opción 7: Buscar Eventos

• Función JavaScript: openEventSearch()
• Vista cargada: partials3.0/agenda/eventsearch
• Descripción: Búsqueda de eventos

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Opción 8: Buscar Bonos (Opcional)

• Función JavaScript: openBonusSearch()
• Vista cargada: partials3.0/agenda/bonussearch
• Descripción: Búsqueda y gestión de bonos de sesiones. La tabla de resultados se adapta automáticamente a la altura disponible en pantalla, aprovechando al máximo el espacio visible (igual que en la búsqueda de pacientes y facturas).

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Opción 9: Crear Actividad (Opcional)

• Función JavaScript: openActivityEdit()
• Vista cargada: Formulario de actividad
• Descripción: Crear actividad grupal
• Configuración: hasactivities = 1

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Opción 10: Buscar Actividades (Opcional)

• Función JavaScript: openActivitySearch()
• Vista cargada: partials3.0/agenda/activitysearch
• Descripción: Búsqueda de actividades

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Opción 11: Buscar Sesiones (Opcional)

• Función JavaScript: openActivitySessionsSearch()
• Vista cargada: partials3.0/agenda/activitysessionsearch
• Descripción: Búsqueda de sesiones de actividades

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Opción 12: Lista de Espera (Opcional)

• Función JavaScript: openActivityWaitSearch()
• Vista cargada: partials3.0/agenda/activitywaitsearch
• Descripción: Gestión de lista de espera para actividades

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Pantalla 1: Calendario

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Descripción

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Secciones de la Pantalla

• Botones de navegación: Anterior, Hoy, Siguiente
• Selector de vista: Mes / Semana / Día / Agenda
• Filtros: Profesional, Centro (si multi-centro), Servicio
• Días pasados (Sí/No): Permite ocultar citas, actividades y eventos de días anteriores a hoy. Por defecto en “Sí” (se muestran todos). Al cambiar a “No” y pulsar Buscar, solo se cargan los elementos de hoy en adelante, mejorando el tiempo de carga en centros con muchas citas.

• Grid con días y horas
• Citas representadas como bloques coloreados
• Color según: Estado, Profesional, Pagador, Servicio
• Eventos de bloqueo (vacaciones, etc.)
• En la vista mensual, los eventos que duran más de un día se muestran con un borde negro para distinguirlos visualmente de los eventos de un solo día

• Estados de citas (Programada, Confirmada, Finalizada, etc.)
• Código de colores de profesionales
• Código de colores de pagadores

• Clic en hueco vacío: Crear nueva cita
• Clic en cita existente: Ver detalles y acciones
• Arrastrar cita: Mover a otro horario
• Redimensionar: Cambiar duración

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Pantalla 2: Planificador

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Descripción

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Características

• Filas: Cada profesional tiene su fila
• Columnas: Bloques de tiempo (15 min, 30 min, 1 hora)
• Ideal para centros multiprofesionales
• Permite comparar disponibilidad rápidamente

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Pantalla 3: Formulario de Cita

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Descripción

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Estructura del Formulario

• Título: “Nueva cita” / “Modificar cita”
• Icono de calendario
• Número de cita (si ya existe)

1. Datos básicos - Paciente, fecha, hora, servicio
2. Servicios - Prestaciones a facturar
3. Notas - Observaciones internas

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Formulario: Cita (Appointment)

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Sección 1: Datos Básicos de la Cita

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Sección 2: Estado y Confirmación

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Sección 3: Servicios a Facturar

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Sección 4: Información Adicional

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Sección 5: Datos de Facturación

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Sección 6: Bonos y Actividades

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Formulario: Evento

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Campos del Formulario de Evento

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Formulario: Actividad Grupal

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Campos del Formulario de Actividad

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Workflow 1: Crear Nueva Cita desde Calendario

1. Usuario hace clic en calendario en hueco libre
   ↓
2. Sistema detecta fecha/hora del clic
   ↓
3. Sistema abre diálogo de nueva cita con:
   - Fecha/hora pre-completadas
   - Profesional según calendario visualizado
   - Duración por defecto (configurable)
   ↓
4. Usuario busca y selecciona paciente
   ↓
5. Sistema pre-carga:
   - Pagador del paciente
   - Descuentos aplicables
   - Profesional asignado al paciente (si tiene)
   ↓
6. Usuario selecciona servicio/prestación
   ↓
7. Sistema auto-completa:
   - Precio según tarifa
   - Duración según servicio
   ↓
8. Usuario opcionalmente:
   - Añade más servicios
   - Modifica hora/duración
   - Añade notas
   - Selecciona si descontar de bono
   ↓
9. Usuario hace clic en "GUARDAR"
   ↓
10. Sistema valida:
    - Paciente seleccionado
    - Profesional seleccionado
    - Fecha/hora válidas
    - No solapamiento con otras citas
    ↓
11. Sistema guarda cita con estado "Programada"
    ↓
12. Sistema programa recordatorio automático
    ↓
13. Si está configurado, envía confirmación por email/SMS
    ↓
14. Cita aparece en calendario
    ↓
15. Sistema cierra diálogo

• Si hay solapamiento: Sistema pregunta si desea continuar
• Si paciente tiene bono: Sistema pregunta si descontar sesión
• Si es actividad: Se vincula a sesión de actividad
• Si integración Google Calendar: Se sincroniza automáticamente

• Error: “Debe seleccionar un paciente”
  • Causa: No se seleccionó paciente
  • Solución: Buscar y seleccionar paciente de la lista
• Error: “Ya existe una cita a esta hora para este profesional”
  • Causa: Solapamiento de horarios
  • Solución: Cambiar hora o confirmar solapamiento
• Error: “El profesional no tiene disponibilidad a esta hora”
  • Causa: Fuera del horario laboral definido
  • Solución: Verificar horarios del profesional o forzar cita

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Workflow 2: Confirmar Cita Programada

1. Usuario visualiza calendario del día
   ↓
2. Identifica citas en estado "Programada" (color azul)
   ↓
3. Hace clic en cita a confirmar
   ↓
4. Sistema muestra diálogo de acciones de cita
   ↓
5. Usuario selecciona acción "Confirmar"
   ↓
6. Sistema pregunta: "¿Enviar SMS de confirmación?"
   ↓
7. Usuario selecciona Sí/No
   ↓
8. Sistema:
   - Cambia estado a "Confirmada" (ID: 2)
   - Actualiza color a verde
   - Si Sí: Envía SMS al paciente
   - Registra quién confirmó y cuándo
   ↓
9. Cita se actualiza en calendario con nuevo color
   ↓
10. Sistema muestra mensaje "Cita confirmada"

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Workflow 3: Atender Paciente y Crear Factura

1. Paciente llega a recepción
   ↓
2. Recepcionista busca cita del día
   ↓
3. Cambia estado de cita a "En sala de espera"
   ↓
4. Cita cambia a color amarillo
   ↓
5. Profesional ve cita en sala de espera
   ↓
6. Profesional hace clic en cita
   ↓
7. Selecciona acción "Comenzar cita"
   ↓
8. Estado cambia a "Comenzada" (opcional)
   ↓
9. Profesional atiende al paciente
   ↓
10. Al terminar, profesional hace clic en cita
   ↓
11. Selecciona acción "Finalizar"
   ↓
12. Estado cambia a "Finalizada" (color gris)
   ↓
13. Profesional selecciona acción "Crear factura"
   ↓
14. Sistema abre formulario de factura con:
    - Paciente pre-seleccionado
    - Servicios de la cita pre-cargados
    - Precios según tarifa aplicada
    - Descuentos del paciente aplicados
    ↓
15. Profesional revisa y ajusta si necesario
    ↓
16. Guarda factura
    ↓
17. Sistema vincula factura a cita
    ↓
18. Si pago inmediato:
    - Selecciona "Registrar pago"
    - Elige forma de pago (Efectivo, Tarjeta, etc.)
    - Confirma pago
    ↓
19. Factura queda en estado "Pagada"
    ↓
20. Cita queda marcada como facturada

• Paciente no paga: Factura queda “Pendiente”
• Paciente paga parcialmente: Se registra pago parcial
• Servicio cubierto por bono: Se descuenta sesión del bono
• Servicio de aseguradora: Se marca para facturación diferida

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Workflow 4: Crear Actividad Grupal Recurrente

1. Usuario va a Agenda → Crear actividad
   ↓
2. Sistema muestra formulario de actividad
   ↓
3. Usuario completa:
   - Nombre: "Pilates Matutino"
   - Profesional: Dra. García
   - Aforo máximo: 10 personas
   - Fecha inicio: 01/01/2025
   - Fecha fin: 30/06/2025
   ↓
4. Usuario añade horarios:
   - Lunes: 10:00 - 11:00
   - Miércoles: 10:00 - 11:00
   - Viernes: 10:00 - 11:00
   ↓
5. Usuario guarda actividad
   ↓
6. Sistema crea actividad en estado "Activa"
   ↓
7. Usuario selecciona acción "Generar sesiones calendario"
   ↓
8. Sistema genera todas las sesiones entre fecha inicio y fin:
   - Para cada Lunes, Miércoles, Viernes
   - De 10:00 a 11:00
   - Vinculadas a la actividad
   ↓
9. Sesiones aparecen en calendario
   ↓
10. Usuario añade pacientes a la actividad:
    - Ir a acción "Añadir paciente"
    - Buscar paciente
    - Confirmar inscripción
    ↓
11. Paciente queda inscrito en la actividad
    ↓
12. Cuando paciente asiste a una sesión:
    - Desde sesión en calendario: Marcar asistencia
    - Sistema registra asistencia del paciente
    ↓
13. Al facturar:
    - Se puede facturar por sesión
    - O facturar mensualidad completa
    - O descontar de bono

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Integraciones

• Cada cita está vinculada a un paciente
• Desde ficha de paciente se accede a historial de citas
• Bonos del paciente se vinculan a citas
• Descuentos del paciente se aplican automáticamente

• Citas generan facturas directamente
• Servicios de cita se trasladan a líneas de factura
• Factura vinculada a cita (referencia bidireccional)
• Bonos pre-pagados se descuentan al facturar

• Cada profesional tiene su agenda
• Horarios laborales definen disponibilidad
• Tarifas personalizadas por profesional
• Colores personalizados en calendario

• Recordatorios automáticos de citas
• Confirmaciones por SMS/Email
• Campañas post-cita (satisfacción)
• Recuperación de citas canceladas

• Configuración de horarios
• Gestión de servicios y tarifas
• Definición de estados personalizados
• Configuración de recordatorios

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Dependencias

• Pacientes - No se pueden crear citas sin pacientes
• Usuarios - Debe haber al menos un profesional
• Servicios - Debe haber servicios/prestaciones definidos

• Facturación - Muchas facturas se generan desde citas
• Estadísticas - Reportes de actividad basados en citas

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Regla 1: Estados de Cita

• 1 = Programada - Cita creada, pendiente de confirmación
• 2 = En sala de espera - Paciente ha llegado
• 3 = Finalizada - Cita completada
• 4 = Cancelada - Cita cancelada
• 5 = Solicitada - Pendiente de confirmación por centro
• 6 = Personalizado - Estado custom definido por centro
• 7 = No presentado - Paciente no asistió
• 8 = Traspasada - Movida a otro horario/profesional
• 12 = Comenzada - Atención en curso

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Regla 2: Validación de Solapamientos

• Si hay solapamiento: Sistema muestra advertencia
• Usuario puede forzar solapamiento (útil para citas “virtuales” o telefónicas)
• En modo estricto: No permite solapamientos

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Regla 3: Duración de Citas

• 15 minutos - Consultas rápidas
• 30 minutos - Consulta estándar
• 45 minutos - Consulta extendida
• 60 minutos - Primera consulta
• 90 minutos - Sesión terapéutica

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Regla 4: Recordatorios Automáticos

• Activar/desactivar recordatorios
• Tiempo de antelación (24h, 48h, 72h)
• Canal: Email, SMS, WhatsApp
• Plantilla de mensaje personalizable

• Cita en estado “Programada” o “Confirmada”
• Paciente permite notificaciones
• Paciente tiene email/teléfono registrado
• Cita es futura (no en el pasado)

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Regla 5: Integración con Google Calendar

• Profesional conecta su cuenta de Google
• Citas de Nubidoc se publican en Google Calendar
• Eventos de Google Calendar aparecen en Nubidoc (como bloqueos)
• Actualización automática cada 5 minutos

• Aparecen en el calendario con un indicador G al inicio del titulo
• Si el evento bloquea la agenda (ocupado), muestra un icono de candado
• Se clasifican automaticamente con la categoria “Otros”
• Se actualizan si se modifican en Google Calendar (titulo, horario, descripcion)
• No se duplican: si ya existen en Nubidoc, se actualizan en lugar de crear uno nuevo
• Calendario compartido: Si varios profesionales tienen el mismo Google Calendar ID configurado, cada uno recibe su propia copia del evento importado en su agenda

• Sincronizar citas: envia las citas de Nubidoc a Google Calendar
• Sincronizar eventos: envia los eventos de Nubidoc a Google Calendar
• Importar eventos de Google: importa eventos creados en Google Calendar a Nubidoc (desactivado por defecto)

• Solo citas/eventos del profesional conectado
• No sincroniza detalles de paciente (privacidad)
• La importacion no incluye borrados de Google Calendar (si se borra un evento en Google, permanece en Nubidoc)

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Regla 6: Bonos y Descuento de Sesiones

• Paciente compra bono (ej: 10 sesiones de fisioterapia)
• Se emite factura del bono
• Al crear cita, se puede vincular a bono
• Al finalizar cita, se descuenta sesión del bono
• Bono tiene fecha de caducidad (opcional)
• Cuando sesiones = 0, bono se agota

• En la vista de bonos del paciente, cada tarjeta de bono muestra en la esquina superior derecha botones con el número y fecha de las facturas vinculadas
• Los botones están codificados por color según el estado de la factura: verde (emitida), naranja (borrador), gris (cancelada)
• Al hacer clic en un botón se abre directamente el formulario de la factura correspondiente

• Al abrir las acciones de un bono, se muestra una sección “Citas:” con todas las citas asociadas al bono ordenadas cronológicamente de izquierda a derecha
• Cada cita aparece como un botón con color de fondo según su estado; al pulsarlo se abren las acciones de esa cita
• Entre las citas ya realizadas y las futuras aparece un separador visual (triángulo rojo invertido) que indica la fecha actual
• Se excluyen las citas canceladas y traspasadas
• La acción “Ver citas” del bono abre la búsqueda filtrando por código de bono, no por paciente, para incluir también las citas de beneficiarios autorizados si los hay

• En cualquier lugar de la aplicación donde se muestren botones de cita (ficha de paciente, resultados de búsqueda, etc.), las citas que están vinculadas a un bono muestran una letra “b” en gris después de la hora
• Esto permite identificar visualmente qué citas forman parte de un bono sin necesidad de abrir el detalle

• Si el centro activa la preferencia “Permitir beneficiarios en bonos”, las acciones del bono muestran una sección “Beneficiarios autorizados”
• Desde esa sección se pueden añadir o quitar pacientes autorizados a consumir el bono además del titular
• El nombre del beneficiario es clickable y abre directamente sus acciones de paciente
• En la timeline de citas del bono, las citas realizadas por beneficiarios se distinguen con un borde negro
• El paciente beneficiario puede ver ese bono en su ficha y usarlo al crear una cita, siempre que siga vigente y tenga sesiones disponibles

• Cuando el centro tiene configurado que el importe total del bono se refleja en la primera cita planificada, el sistema recalcula automáticamente qué cita lleva el importe cada vez que se mueve una cita de bono a otra fecha o se cambia su estado
• Por ejemplo, si un bono tiene tres citas (enero, febrero, marzo) y se mueve la cita de enero a abril, el importe del bono pasa automáticamente a la cita de febrero (que ahora es la primera)
• Si luego se devuelve la cita a enero, el importe vuelve a la cita de enero correctamente
• Lo mismo ocurre al cancelar o reactivar una cita de bono: el importe se reasigna siempre a la primera cita activa del bono
• Los cambios operativos de videoconferencia (por ejemplo, pasar a sala de espera, iniciar o finalizar la sesión) actualizan el estado asistencial de la cita, pero no recalculan el reparto económico del bono si la cita sigue siendo válida dentro del bono

• Solo se descuenta si cita está “Finalizada”
• Bono debe tener sesiones disponibles
• Servicio de cita debe coincidir con servicio de bono

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Regla 7: Actividades Grupales

• Aforo máximo definido
• Inscripción de pacientes
• Sesiones recurrentes generadas automáticamente
• Control de asistencia por sesión
• Facturación individual o grupal

• No se puede eliminar actividad con pacientes inscritos
• Sesiones pasadas no se pueden modificar
• Aforo máximo no se puede exceder

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Mensajes de Éxito

• “Cita creada correctamente”: Cuando se crea nueva cita
• “Cita actualizada correctamente”: Al modificar cita existente
• “Estado cambiado a [nombre estado]”: Al cambiar estado de cita
• “Factura creada desde cita”: Al generar factura desde cita
• “Recordatorio enviado”: Cuando se envía SMS/Email
• “Actividad creada correctamente”: Al crear actividad grupal
• “Paciente añadido a la actividad”: Al inscribir paciente

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Mensajes de Error

• “Debe seleccionar un paciente”: Falta seleccionar paciente
• “Debe seleccionar un profesional”: Falta profesional
• “Ya existe una cita a esta hora”: Solapamiento detectado
• “El profesional no está disponible a esta hora”: Fuera de horario laboral
• “No hay sesiones disponibles en el bono”: Bono agotado
• “La actividad ha alcanzado el aforo máximo”: No hay cupo
• “No se puede eliminar una cita facturada”: Cita con factura asociada
• “Sincronizacion enviada correctamente (via integracion)”: Sincronizacion con Google Calendar realizada a traves de la integracion automatica (no hay conexion OAuth directa)
• “Error al sincronizar con Google Calendar”: Fallo en OAuth o en la integracion
• “La duración de la cita no es válida. Por favor, indique una duración mayor que 0.”: Los campos de horas y minutos de la duración están vacíos o contienen valores no válidos. Asegúrese de indicar al menos 1 minuto de duración.

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Mensajes de Advertencia

• “La cita se solapa con otra cita. ¿Desea continuar?”: Confirmación de solapamiento
• “El paciente no tiene email. No se enviará recordatorio”: Falta dato de contacto
• “El bono caduca en X días”: Alerta de caducidad próxima
• “Cita fuera del horario habitual del profesional”: Advertencia de horario
• “El paciente tiene citas pendientes de pago”: Alerta financiera

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Preguntas Frecuentes

• Por usuario/profesional (cada profesional tiene un color asignado)
• Por estado de la cita (programada, confirmada, finalizada, etc.)
• Por pagador (privado, aseguradoras diferentes)
• Por prestación/servicio
• Modo “personalizado” donde se elige el color manualmente al crear la cita

• Editar el IVA directamente en la tabla: haciendo clic en la celda de la columna “IVA (%)” se puede escribir un nuevo porcentaje.
• Editar precio e IVA desde el diálogo “Modificar”: al seleccionar un facturable y pulsar el botón “Modificar” (azul), se abre un formulario que permite cambiar la cantidad, el precio unidad y el tipo de IVA (seleccionando entre los tipos configurados en el centro).
• Editar cantidad y precio en la tabla: las columnas “Cantidad” y “Precio unidad” también son editables haciendo clic directamente en la celda.

• Aviso amarillo (triángulo de advertencia): la cita está incluida en una factura que aún no ha sido emitida. Se pueden modificar los facturables, pero tenga en cuenta que los cambios podrían afectar al importe de la factura.
• Aviso rojo (icono de prohibido): la cita está incluida en una factura ya emitida. Modificar los facturables en este caso no cambiará la factura emitida. Si la factura ha sido anulada, el aviso no aparece.

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Búsqueda de Citas

• Exportar a Excel
• Imprimir listado PDF
• Enviar por email

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Código de Colores de Citas (por Estado)

• 🔵 Azul - Programada (Estado 1)
• 🟢 Verde - Confirmada / En sala de espera (Estado 2)
• 🟡 Amarillo - Comenzada (Estado 12)
• ⚫ Gris - Finalizada (Estado 3)
• 🔴 Rojo - No presentado (Estado 7)
• ⚪ Blanco/Tachado - Cancelada (Estado 4)
• 🟠 Naranja - Solicitada (Estado 5)

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Código de Colores Alternativos

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Iconos Principales

• 📅 fa-calendar - Calendario / Cita
• ➕ fa-plus-circle - Crear nueva cita
• ✏️ fa-edit - Modificar cita
• 🗑️ fa-trash - Eliminar cita
• ✅ fa-check - Confirmar cita
• ❌ fa-times - Cancelar cita
• 💰 fa-money - Crear factura
• 📧 fa-envelope - Enviar recordatorio
• 🔔 fa-bell - Notificación
• ⏰ fa-clock - Sala de espera
• 🎯 fa-star - Bono
• 👥 fa-users - Actividad grupal

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Niveles de Acceso

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Anonimización de Agendas Compartidas

• El privilegio “Ver datos paciente otros usuarios” controla la visibilidad. Está activado por defecto para todos los roles.
• Si un administrador desactiva este privilegio en un rol, los usuarios de ese rol verán las citas de otros profesionales como “Reservado”, sin nombre del paciente, datos de contacto, prestaciones ni importes.
• La anonimización aplica en:
  • Calendario: El título de la cita muestra “Reservado -nombre profesional-”
  • Buscar citas: Las columnas de datos del paciente, prestaciones, importes y notas aparecen en blanco
  • Exportar a Excel: Los mismos datos se exportan vacíos para citas ajenas
  • Detalle de cita: Al hacer clic en una cita ajena se muestra un mensaje indicando que no tiene privilegios suficientes

1. Ir a Administración > Roles
2. Editar el rol deseado
3. En la sección “Agenda”, desactivar “Ver datos paciente otros usuarios”
4. Los usuarios con ese rol verán las citas ajenas anonimizadas

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Privacidad de Notas de Cita (centros con restriccion activada)

• Asterisco (*) en el titulo de la cita
• Texto de la nota en el tooltip (al pasar el raton)
• Descripcion de la nota en la vista de dia

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Restricciones

• Profesionales: Solo ven su propia agenda (salvo permiso especial)
• Recepcionistas: Ven agenda de todos pero solo pueden crear/modificar
• Administradores: Acceso completo a todas las agendas
• Multi-centro: Solo ven citas de sus centros asignados

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Limitaciones por Rol

• ✅ Crear citas
• ✅ Confirmar citas
• ✅ Cambiar estados básicos
• ❌ No puede eliminar citas facturadas
• ❌ No puede modificar citas de hace más de X días

• ✅ Ver su agenda
• ✅ Modificar sus citas
• ✅ Crear facturas desde citas
• ✅ Cambiar estados de sus citas
• ❌ No puede ver citas de otros profesionales (salvo configuración)

​

Exportar Agenda a Excel

• Botón “Exportar a Excel”
• Incluye todos los resultados de búsqueda
• Columnas: Fecha, Hora, Paciente, Profesional, Servicio, Estado, Precio, Pagador
• Formato XLSX compatible con Excel 2007+

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Importar Citas desde Excel

• Botón “Importar citas” (visible si el usuario tiene el privilegio)
• Permite cargar un archivo Excel (.xlsx) con múltiples citas de forma masiva
• Botón “Descargar fichero de ejemplo” para obtener una plantilla con el formato correcto

1. Ir a Buscar citas en el menú de Agenda.
2. Pulsar el botón Importar citas.
3. En el diálogo que aparece:
   • Seleccionar el archivo Excel con las citas (puede descargar un ejemplo pulsando “Descargar fichero de ejemplo”).
   • Elegir el centro donde se crearán las citas.
   • Elegir el estado de las citas (Programada o Finalizada).
   • Opcionalmente marcar Crear paciente si no se encuentra para crear automáticamente los pacientes que no existan.
4. Pulsar Validar fichero. El sistema analiza el archivo y muestra un resumen:
   • Filas válidas listas para importar.
   • Pacientes que se crearán (si se marcó la opción).
   • Errores encontrados (pacientes no encontrados, profesionales no encontrados, etc.).
5. Revisar el resultado. Si hay errores, corregir el Excel y volver a intentar.
6. Pulsar Confirmar importación para crear las citas.
7. Se muestra un resumen con el número de citas importadas y pacientes creados.

• El número de paciente se busca primero como número externo y luego como número interno.
• Si se marca “Crear paciente si no se encuentra”, los pacientes nuevos se crean con pagador Privado y el centro seleccionado.
• El profesional se busca por DNI (coincidencia exacta). Si no se encuentra, se muestra un error.
• La aseguradora se busca por nombre corto y por nombre largo (razón social completa). Es decir, se puede indicar tanto el nombre abreviado como el oficial completo de la aseguradora. Si no se indica, se asigna Privado. Si se indica y no se encuentra, se muestra un error.
• La duración se calcula automáticamente a partir de la hora de inicio y fin.
• La importación es atómica: si ocurre un error durante la creación, no se crea ninguna cita.

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Imprimir Agenda Diaria

• Opción “Imprimir día”
• Genera PDF con citas del día seleccionado
• Formato horario detallado
• Incluye datos de contacto de pacientes
• Logo del centro en cabecera

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Estadísticas de Citas

• Total de citas por periodo
• Distribución por profesional
• Distribución por estado
• Distribución por servicio
• Gráficos visuales
• Tendencias temporales

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Recordatorios Automáticos

• Activar recordatorios: Sí/No
• Horas de antelación: 24h, 48h, 72h, personalizado
• Canal de envío: Email, SMS, WhatsApp, Todos
• Plantilla de email: Personalizable con variables
• Plantilla de SMS: Texto breve personalizable
• Hora de envío: Hora del día para enviar (ej: 10:00 AM)

• {paciente_nombre} - Nombre del paciente
• {paciente_apellidos} - Apellidos
• {cita_fecha} - Fecha de la cita
• {cita_hora} - Hora de la cita
• {profesional_nombre} - Nombre del profesional
• {centro_nombre} - Nombre del centro

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Integración Google Calendar

• Sincronizar citas: envia citas de Nubidoc a Google Calendar (activado por defecto)
• Sincronizar eventos: envia eventos de Nubidoc a Google Calendar (desactivado por defecto)
• Importar eventos de Google: importa eventos creados en Google Calendar a Nubidoc (desactivado por defecto)

1. Profesional hace clic en “Conectar Google Calendar”
2. Sistema redirige a OAuth de Google
3. Profesional autoriza permisos
4. Token se almacena cifrado

• Citas y eventos de Nubidoc se envian a Google Calendar
• Si no hay OAuth conectado, se usa la integracion automatica (n8n)

• Se ejecuta automaticamente cada 5 minutos via n8n
• Solo se importan eventos NO creados por Nubidoc (se evitan duplicados)
• Los eventos importados aparecen con indicador G en el titulo
• Los eventos que bloquean la agenda muestran un candado
• Si el evento se modifica en Google Calendar, se actualiza en Nubidoc
• Si varios profesionales comparten el mismo Google Calendar, cada uno recibe su propia copia del evento
• Categoria asignada automaticamente: “Otros”

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Estados Personalizados

• Crear estados custom según necesidades del centro
• Definir color asociado
• Definir acciones disponibles por estado
• Establecer transiciones permitidas

• “Pre-reserva” - Para citas pendientes de confirmar pago
• “Sala X” - Para identificar ubicación
• “Videollamada” - Para citas telemáticas
• “Prueba diagnóstica” - Para citas especiales

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Tutorial 1: Crear Primera Cita del Día

1. Acceder al calendario
   • Clic en “Agenda” en menú lateral
   • Seleccionar “Calendario”
2. Seleccionar profesional y fecha
   • En filtro superior, elegir profesional
   • Navegar a fecha deseada (botones Anterior/Siguiente)
   • Cambiar a vista “Día” para mejor visualización
3. Crear cita
   • Hacer clic en horario vacío (ej: 09:00)
   • Se abre diálogo de nueva cita
4. Completar datos
   • Paciente: Escribir nombre en buscador, seleccionar
   • Servicio: Seleccionar “Consulta general” (ejemplo)
   • Duración: Dejar 30 min (valor por defecto)
   • Notas: Añadir observaciones si necesario
5. Guardar
   • Clic en botón “GUARDAR”
   • Esperar mensaje “Cita creada correctamente”
6. Verificar
   • Cita aparece en calendario en horario elegido
   • Color azul (Programada)
   • Muestra nombre del paciente

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Tutorial 2: Atender Paciente del Día

1. Paciente llega a recepción (09:55)
   • Recepcionista busca cita del paciente
   • Hace clic en la cita (10:00)
2. Marcar en sala de espera
   • En diálogo de cita, clic en “Cambiar estado”
   • Seleccionar “En sala de espera”
   • Cita cambia a color amarillo
3. Profesional recibe al paciente (10:00)
   • Profesional ve cita amarilla en su agenda
   • Hace clic en cita
   • Selecciona “Comenzar cita”
   • Cita pasa a “Comenzada”
4. Atender al paciente (10:00 - 10:30)
   • Profesional realiza consulta
   • Toma notas en historia clínica
5. Finalizar cita (10:30)
   • Profesional hace clic en cita
   • Selecciona “Finalizar”
   • Cita cambia a estado “Finalizada” (color gris)
6. Crear factura
   • Desde diálogo de cita, clic en “Crear factura”
   • Sistema abre formulario de factura con:
     • Paciente pre-seleccionado
     • Servicio “Consulta general” ya añadido
     • Precio según tarifa (ej: 50€)
7. Revisar y guardar factura
   • Verificar datos
   • Clic en “GUARDAR”
8. Registrar pago (si paga en el momento)
   • En factura, clic en “Registrar pago”
   • Seleccionar “Efectivo”
   • Introducir importe (50€)
   • Confirmar
9. Finalizar
   • Factura queda en estado “Pagada”
   • Cita queda marcada como facturada
   • Paciente recibe recibo

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Tutorial 3: Configurar Recordatorios Automáticos

• Permisos de administrador
• Cuenta SMS configurada

1. Acceder a configuración
   • Ir a “Administración”
   • Seleccionar “Preferencias”
   • Pestaña “Notificaciones”
2. Activar recordatorios
   • Marcar checkbox “Enviar recordatorios automáticos”
   • Seleccionar “Activar para todas las citas”
3. Configurar antelación
   • Campo “Horas de antelación”: Escribir “24”
   • Esto enviará el recordatorio 24 horas antes
4. Elegir canal
   • Marcar “SMS”
   • Opcionalmente también “Email”
5. Personalizar mensaje SMS
   • En campo “Plantilla SMS”:
   Hola `{paciente_nombre}`, le recordamos su cita el `{cita_fecha}` a las `{cita_hora}` con `{profesional_nombre}`. Centro Médico XYZ.
   
6. Configurar hora de envío
   • Campo “Hora de envío”: 10:00
   • Los SMS se enviarán a las 10:00 AM
7. Guardar configuración
   • Clic en “GUARDAR”
   • Sistema muestra “Configuración actualizada”
8. Probar
   • Crear una cita para mañana
   • Esperar al día siguiente a las 10:00
   • Verificar que paciente recibe SMS

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Citas de Calendly en el Calendario

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Como se muestran

• Las citas de Calendly se distinguen con un icono de calendario que las diferencia de las citas creadas directamente en Nubidoc.
• Se muestran en la franja horaria correspondiente, con el nombre del paciente y el color del profesional asignado.
• Para que aparezcan, el profesional debe estar vinculado a su usuario de Calendly (ver configuracion en Administracion > Usuarios).
• Cuenta compartida: Si varios profesionales comparten la misma cuenta de Calendly, las citas aparecen en la agenda de todos ellos. Al filtrar por un profesional, cada cita aparece solo una vez (sin duplicados).

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Ver detalles de una cita de Calendly

• Nombre y email del paciente (invitado de Calendly).
• Preguntas y respuestas del formulario de reserva de Calendly.
• Profesional(es) asignado(s): si la cuenta de Calendly es compartida, se muestran todos los profesionales vinculados, separados por coma.
• Datos de pago si el paciente pago al reservar (por ejemplo, a traves de Stripe).
• Estado de la cita (programada, cancelada, etc.).

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Importar en Nubidoc

1. Pulse sobre la cita de Calendly en el calendario.
2. En el panel de detalles, pulse “Importar en Nubidoc”.
3. Se creara una cita nativa con los datos del paciente. Si el paciente no existe en Nubidoc, se crea automaticamente a partir del email y nombre del invitado.
4. Una vez importada, la cita funciona como cualquier otra cita de Nubidoc: puede anadir facturables, cambiar precios, generar facturas, y acceder a la historia clinica del paciente.

Nota: Una cita de Calendly solo puede importarse una vez. Si ya fue importada, el boton no aparecera.

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Cancelar cita con motivo y seguimiento

• Seleccionar un motivo de cancelacion de una lista predefinida
• Escribir un comentario adicional
• Crear un evento de revision (opcional)
• Crear un seguimiento de cancelacion (opcional, activado por defecto si el modulo de seguimiento esta activo)