Agenda - Nubidoc

Sincronizar duración y prestaciones con otra aplicación

Una integración autorizada puede consultar todas las prestaciones de una cita, con sus nombres y códigos, y cambiar su duración y sus prestaciones conservando la misma cita. Nubidoc valida los permisos, la disponibilidad y las restricciones de edición antes de guardar. Si el centro tiene un webhook de actualización de citas, añadir, modificar o eliminar una prestación desde la agenda también informa al sistema externo. El aviso incluye la lista completa resultante, incluso cuando queda vacía. Consulte la referencia de prestaciones de citas.

Grabar una consulta presencial desde la cita

Abra los detalles de la cita y pulse Grabar consulta. La opción requiere permiso de historia clínica, la función activada en Mi perfil → IA y créditos de IA disponibles. Confirme el aviso sobre la responsabilidad del centro de informar al paciente y conservar su aceptación; se presenta antes de cada grabación. La barra inferior permite abrir la historia clínica, pausar, reanudar y finalizar sin interrumpir la grabación al cambiar de pantalla. Después del procesamiento, la transcripción aparece en la historia clínica como documento Grabación de consulta de solo lectura. Consulte Grabación de una consulta presencial para el audio, la recuperación y los créditos.

Consultar el calendario en móvil y tableta

Abra Agenda → Calendario desde el menú principal. Los botones de navegación y de cambio de vista se distribuyen según el espacio disponible. En un teléfono, la vista de día permite concentrarse en una jornada; puede cambiar de vista sin salir del calendario. Puede plegar los filtros desde la cabecera de su panel para dejar más espacio al calendario. Al abrir un diálogo, desplace su contenido para consultar las opciones; sus botones se mantienen en el pie. Para consultar columnas de un listado ancho, desplácelo horizontalmente.

Descripción

El módulo de Agenda es el sistema central de gestión de citas y planificación de Nubidoc. Permite organizar y visualizar todas las citas de los profesionales del centro, gestionar eventos, actividades grupales y bonos de sesiones. Este módulo es fundamental porque:

Organiza la actividad diaria del centro médico
Evita solapamientos y optimiza el uso del tiempo
Envía recordatorios automáticos a pacientes
Permite facturación directa desde citas
Integra con Google Calendar
Soporta múltiples vistas: calendario, planificador, lista
Gestiona actividades grupales y bonos

Quién puede utilizarlo

Recepcionistas: Crear y gestionar citas de pacientes
Profesionales médicos: Ver su agenda, confirmar citas, gestionar pacientes
Coordinadores: Vista global de todos los profesionales, optimización de recursos
Administradores: Configuración de horarios, tarifas, servicios

1. Creación de Cita Simple

Antes de empezar: El paciente debe estar registrado y el profesional debe tener disponibilidad
Pasos:
1. Abrir calendario
2. Hacer clic en hueco libre del calendario
3. Seleccionar paciente
4. Seleccionar servicio/prestación
5. Confirmar hora y duración
6. Guardar cita

Si al elegir el paciente necesitas crear una ficha nueva, puedes hacerlo desde el propio formulario de la cita. Guarda la ficha y vuelve a la cita para completarla; el proceso funciona igual en los formularios clásico y avanzado y conserva la elección de Persona o Empresa de la ficha.

2. Confirmar Cita del Día

Antes de empezar: La cita debe estar en estado Programada
Pasos:
1. Ver agenda del día
2. Hacer clic en cita
3. Seleccionar acción “Confirmar”
4. Opcionalmente enviar SMS de confirmación

3. Atender Paciente y Facturar

Antes de empezar: Debe existir una cita para el paciente
Pasos:
1. Abrir cita desde calendario
2. Cambiar estado a “En sala de espera”
3. Atender al paciente
4. Cambiar estado a “Finalizada”
5. Desde acciones de cita: “Crear factura”
6. Revisar factura y confirmar
7. Registrar pago

4. Crear Actividad Grupal

Disponibilidad: El centro debe tener habilitada la gestión de actividades
Pasos:
1. Ir a Agenda → Crear actividad
2. Completar nombre, descripción, aforo máximo
3. Definir horarios (días de semana, horas)
4. Asignar profesional responsable
5. Guardar actividad
6. Añadir pacientes a la actividad
7. Generar sesiones de calendario

5. Gestión de Bonos de Sesiones

Disponibilidad: El centro debe tener habilitada la gestión de bonos
Pasos:
1. Desde ficha de paciente o Agenda → Buscar bonos
2. Crear nuevo bono
3. Seleccionar tipo de servicio
4. Definir número de sesiones
5. Establecer precio y descuento
6. Emitir factura del bono
7. Registrar pago
8. A medida que paciente asiste, descontar sesiones

Monedero perenne: un bono que se recarga sin caducar

Un monedero es un bono de tipo Monetario que no tiene fecha de caducidad ni un importe fijo: el paciente empieza con un dinero inicial (puede ser 0 €) y se le va recargando tantas veces como haga falta. Es la misma pantalla de bonos de siempre, con un interruptor que cambia su comportamiento.

Activarlo para el centro: en Administración → Centro → Preferencias generales → pestaña Pacientes, active Bono monedero perenne para pacientes (apagado por defecto). Si además quiere que cada paciente nuevo reciba su monedero automáticamente al darlo de alta, active también Crear el monedero automáticamente al dar de alta el paciente.
Crear el tipo de bono: en Administración → Facturación y catálogo → Bonos, al crear un tipo de bono Monetario aparece el interruptor Monedero recargable. Al marcarlo desaparecen los campos de cantidad y de caducidad, porque un monedero no los usa, y aparece un campo nuevo, IVA de las recargas: el tipo de IVA con el que se facturarán sus recargas. Sin él elegido, las recargas de ese monedero no generan factura —el dinero se acredita igual, y el centro recibe un aviso cada vez que pasa— (ver «Facturar automáticamente al recargar el monedero del paciente» en la guía de Facturación). Debajo puede fijar hasta cuatro importes para los botones de recarga y marcar Permitir otro importe si quiere que el paciente escriba una cantidad distinta. Las cajas vacías o a cero no se muestran; si desactiva el importe libre, configure al menos una cantidad. Cada recarga online admite entre 1 € y 1.000 €. También puede activar Permitir importe negativo e indicar la Cantidad máxima de deuda. Por defecto está desactivado y el saldo no puede bajar de 0 €. Crear registro de pago al crear cita con bono monedero activa el cobro automático de citas; también está desactivado por defecto.
Dar el monedero a un paciente: desde su ficha, al crear un bono con esa plantilla el único dato que se pide es el Dinero inicial (0 € por defecto). Un paciente solo puede tener un monedero activo a la vez.
Recargarlo: la acción del bono pasa a llamarse Registrar recarga, sin límite de importe. Ver consumos muestra el Saldo disponible destacado (en rojo si queda en negativo), las citas pagadas con el monedero y las recargas en tablas distintas. Ver recargas abre solo el historial de recargas.
Cancelarlo: si el monedero todavía tiene saldo, cancelarlo pide describir el motivo antes de aceptar; el motivo queda guardado en el propio bono. Un monedero cancelado deja de aparecer como forma de pago.
Sin precio propio: aunque la plantilla del monedero tenga una tarifa asociada, el monedero siempre vale 0 € y esa tarifa no se le aplica.
Aviso de saldo al citar: al elegir un paciente en el formulario de cita aparece su saldo de monedero en un aviso de color (verde con saldo, ámbar a 0, rojo en negativo).
Pagar una cita: seleccione Monedero en el campo Bono de la cita. Al abrir el formulario, si el paciente tiene un solo bono disponible, se selecciona automáticamente; si hay varios, elija el que corresponda. Puede cambiar o limpiar la selección y se mantendrá si cambia la fecha. Con el cobro automático activado, al crear la cita o asignarle el monedero en una edición se registra el pago pendiente y se descuenta del saldo. Los guardados posteriores no repiten el cargo. Con el ajuste desactivado, use Registrar pago desde la cita: el importe pendiente se propone automáticamente, sin contar las recargas como pagos de esa cita. Si el saldo pasaría a negativo dentro de la deuda máxima, se pide confirmar; si la supera, se avisa de saldo insuficiente y no se guarda la cita. Si la cita ya tiene pagos imputados a otro bono, revise esos pagos antes de asignarle el monedero para evitar un segundo cobro. Una recarga tampoco marca como pagadas todas las citas vinculadas al monedero en los filtros de agenda.
Cancelar una cita ya cobrada: si cancela, traspasa o borra una cita cuyo importe ya se descontó del monedero, el dinero se devuelve automáticamente. El saldo sube de nuevo y en Ver consumos aparece una línea Devolución, junto al cargo original (que no desaparece). Marcar la cita como No presentado no devuelve el importe. Una cita que pagó alguna vez con el monedero no se puede volver a activar: aunque el saldo alcance de sobra, y aunque le cambie el bono a mano mientras está cancelada, intentar ponerla de nuevo en un estado normal se rechaza con el aviso «Esta cita se pagó con el monedero y ya se devolvió el importe al cancelarla. No se puede reactivar: cree una cita nueva.» Una cita cancelada que nunca cobró con el monedero se sigue descancelando con normalidad. Si el cobro ya está en una factura emitida, cancelar la cita se rechaza — revise esa factura primero.
Una cita ya cobrada no se puede reeditar: mientras el importe siga descontado, no se pueden añadir, quitar ni modificar sus facturables, ni cambiar o quitar el bono asignado — aparece el aviso «Esta cita ya está cobrada con el monedero: no se pueden añadir, quitar ni modificar sus facturables. Cancele la cita y cree una nueva.» El resto de la cita (fecha, hora, profesional, sala, notas, etiquetas) se sigue editando con normalidad, y en cuanto el consumo queda devuelto la cita vuelve a ser editable.
Pacientes que ya existían: un botón en la pantalla de tipos de bono crea el monedero de golpe a todos los pacientes activos que todavía no tengan uno.
Pagar la cita al reservar desde el portal: un paciente con sesión iniciada en el portal también puede pagar con su monedero al reservar cita online. Antes de confirmar ve el precio de la sesión y su saldo; si pagar deja el monedero en negativo (dentro del límite permitido) se le pide confirmarlo, igual que en la agenda interna, y si el saldo no llega se le ofrece recargar. Qué medios de cobro se ofrecen (monedero, y en el futuro tarjeta, PayPal, Redsys y Bizum) se configura por cliente en Administración → Centro → Cita online, sección “Medios de cobro permitidos en la reserva” (ver la guía de Administración). Un paciente que se está dando de alta en esa misma reserva (todavía sin cuenta) no puede pagar con monedero: no tiene saldo porque el monedero aún no existe.

Recargar por enlace, con tarjeta. Además de registrarla a mano, el paciente puede pagar su propia recarga con tarjeta desde un enlace suyo. En la línea del monedero del paciente aparece un botón discreto con el icono de Stripe (solo si el centro tiene activo el cobro con tarjeta por Stripe); al pulsarlo se abre ese enlace en una pestaña nueva, desde donde se puede copiar de la barra de direcciones. Ese mismo enlace se puede incluir en una plantilla de aviso con el metatag %rechargebonuslinkstripe%; si el centro no tiene Stripe activo, el metatag se sustituye por nada. Al abrir el enlace, el paciente ve el centro, su nombre de pila con la inicial del apellido y su saldo actual, y puede elegir los importes configurados en la plantilla o escribir otro entre 1 € y 1.000 € si el centro lo permite. Para pasar al pago pulsa Continuar con la compra. Tras pagar, la pantalla confirma el importe recargado y el saldo nuevo, y añade «Puede cerrar esta ventana.» debajo, porque esta pantalla es independiente del portal. Si el enlace no es válido o el monedero está cancelado, la página solo dice «No se encontró el monedero.», sin más detalle. Facturar cada recarga. En Administración → Preferencias generales → Facturación, el interruptor Generar factura al recargar el monedero (apagado por defecto) hace que cada recarga —por enlace o a mano— genere una factura por el importe exacto que paga el paciente, con el IVA ya incluido en ese importe y nunca sumado encima: una recarga de 50 € genera una factura de 50 € y suma 50 € de saldo al monedero. Tiene las mismas tres opciones de emisión automática que las citas (ver «Facturar automáticamente al recargar el monedero del paciente» en la guía de Facturación). Con esto activo, las citas que el paciente pague con ese monedero no se vuelven a facturar: el dinero ya se facturó al entrar. Devolución desde la pasarela. Si se devuelve una recarga que el paciente ya había gastado en parte, el saldo puede quedar en negativo (se ve en rojo) y el centro recibe un aviso por correo. Los nuevos pagos solo se admiten si el saldo final respeta la deuda máxima configurada; sin deuda permitida, hay que recargar antes de volver a usarlo. Bizum, PayPal y Redsys para la recarga por enlace todavía no están disponibles, solo tarjeta (Stripe). Recargar desde el portal del paciente. Solo en el portal nuevo (v2), el paciente ve una sección Monedero: una tarjeta Mi monedero en su pantalla de inicio con el saldo (verde con saldo, gris «Sin saldo» a 0 €, rojo «Saldo negativo»), un botón Recargar y un enlace Ver movimientos; y una página Monedero completa (barra inferior y Más) con el extracto agrupado por mes, un chip para descargar la factura cuando la hay, y un resumen emergente al pulsar un consumo con cita. Recargar desde cualquiera de los dos sitios abre directamente la página pública de pago de arriba, donde se elige el importe una sola vez; al volver, el saldo aparece actualizado con un aviso de confirmación. Se puede ocultar esta sección con el interruptor Monedero de «Secciones del portal del paciente» (ver la guía de Administración → Cita online). Si el centro no tiene Stripe activado, el portal indica que la recarga online no está disponible; el personal puede registrar una recarga desde el bono del paciente.

6. Búsqueda de Citas por Periodo

Antes de empezar: El usuario necesita permiso para buscar citas
Pasos:
1. Ir a Agenda → Buscar citas
2. Seleccionar rango de fechas
3. Filtrar por profesional, servicio, estado
4. Ejecutar búsqueda
5. Exportar resultados a Excel

Con la interfaz moderna, el listado de resultados deja menos espacio vacío entre columnas para mostrar mejor fechas, pacientes y estados. La tabla queda dentro de su panel, con espacio a ambos lados para facilitar la lectura, sin cambiar los filtros ni las columnas elegidas. Las columnas personales se aplican también si sus preferencias se cargan antes que el listado.

Opciones del Menú

Lista de trabajo (nueva, encima de Calendario)

Descripción: Todo lo de hoy de un profesional —citas, eventos y sesiones de actividad— en una sola lista ordenada por hora, con botones para ir cambiando el estado de cada cita a medida que se atiende. Ver el detalle en «Pantalla 0: Lista de trabajo», más abajo.
Disponibilidad: Siempre visible; un rol puede quitarla desde los permisos del centro.

Opción 1: Calendario

Descripción: Vista de calendario mensual/semanal/diario con todas las citas

Opción 2: Planificador (Opcional)

Descripción: Vista de planificación con varios profesionales y franjas horarias

Opción 3: Crear Cita

Diálogo con formulario de cita
Descripción: Formulario para crear o modificar cita

Opción 4: Buscar Citas

Descripción: Búsqueda avanzada de citas por múltiples criterios
Relación permanente del paciente: si el centro la tiene activada y tu usuario dispone del permiso correspondiente, el filtro Referido por permite encontrar citas de pacientes vinculados a uno o varios profesionales. En el cliente 314 se llama Paciente propio de.
Atribución puntual de la cita: cuando está habilitada, aparece el filtro Vendido por. En el cliente 314 se llama Referido por y consulta solo el dato guardado en cada cita.
Etiquetas de cita: si el centro tiene etiquetas de cita creadas, aparecen dos filtros — Etiquetas de cita, que deja solo las citas con alguna de las elegidas, y Sin etiquetas de cita, que deja las que no tienen ninguna de ellas. Los resultados incluyen además la columna Etiquetas. Seleccionando varias citas del listado, Acciones → Etiquetas de cita las marca todas a la vez.
Enviados WhatsApp: en el filtro avanzado (lupa con +), junto a Creada online y Videoconferencia, aparecen las casillas SI y NO. SI deja las citas marcadas como enviadas con el botón Enviar WhatsApp Manual; NO, las que no lo están; con las dos marcadas o ninguna no filtra. Solo aparece si tu usuario tiene el permiso y el centro ha elegido la plantilla (ver «Enviar WhatsApp manual desde Buscar citas»).
Disponibilidad: Siempre visible

Opción 5: Buscar Calendarios

Descripción: Búsqueda de los calendarios compartidos (grupos de huecos publicados para reservar por enlace) ya creados. El listado muestra las columnas Estado (Activo, Caducado o Reservado), Creado, Descripción y Paciente.
Botones bajo la rejilla:
- Nuevo: abre la pantalla de creación de un calendario compartido (ver ¿Qué son los calendarios compartidos?).
- Modificar (con una fila seleccionada): abre esa misma pantalla ya con el calendario elegido, para añadir o quitar citas, o cambiar su descripción, caducidad o paciente.
- Visualizar (con una fila seleccionada): abre un panel de solo lectura con las citas disponibles del calendario, sin poder cambiar nada.
- Copiar enlace (con una fila seleccionada): copia directamente el enlace público, sin abrir ninguna pantalla.
- Doble clic sobre una fila abre la pantalla de Modificar.
Disponibilidad: Siempre visible
Filtros del buscador:
- Nº HC y el campo de paciente (con la lupa para elegirlo): el paciente de las citas del grupo (el mismo que muestra la columna Paciente).
- Creado entre / y: la fecha en que se creó el grupo, no la fecha de sus citas.
- Profesionales: los profesionales de las citas del grupo.
- Estado del calendario: Activo, Caducado o Reservado, los mismos tres valores que la columna Estado del listado.
- Creado por: el usuario que creó el grupo.
- Prestaciones y Otros facturables: las prestaciones de las citas del grupo.
- Descripción: la descripción del propio grupo.
- Centro y Recursos: el centro o recurso de las citas del grupo.

Opción 6: Crear Evento

Formulario de evento
Descripción: Evento sin paciente asignado (vacaciones, reunión, bloqueo)

Opción 7: Buscar Eventos

Descripción: Búsqueda de eventos

Opción 8: Buscar Bonos (Opcional)

Descripción: Búsqueda y gestión de bonos de sesiones. La tabla de resultados se adapta automáticamente a la altura disponible en pantalla, aprovechando al máximo el espacio visible (igual que en la búsqueda de pacientes y facturas).
Acciones en bloque: al seleccionar varios bonos y pulsar Acciones, el sistema permite Cancelar para todos los bonos seleccionados. Editar fecha caducidad y Editar fechas de validez también aparecen, salvo que toda la selección sean monederos perennes (que no caducan ni tienen fechas de validez): en ese caso las dos acciones no se ofrecen; si la selección mezcla monederos con bonos clásicos, se ofrecen pero solo se aplican a los clásicos. La cancelación pide confirmación antes de aplicarse, y describir un motivo si algún monedero seleccionado tiene saldo.

Opción 9: Crear Actividad (Opcional)

Formulario de actividad
Descripción: Crear actividad grupal
Disponibilidad: Aparece cuando el centro tiene habilitada la gestión de actividades

Opción 10: Buscar Actividades (Opcional)

Descripción: Búsqueda de actividades

El resultado se muestra en dos niveles: la lista de actividades y, al desplegar cada una, las personas inscritas. Con Ver por actividad puede elegir entre Agrupado por actividad y Sin agrupar. Además de filtrar por Profesionales, Actividades activas, paciente y Pagadores, dispone de dos campos para el control de cobros:

Último pago anterior a: muestra las inscripciones cuyo último cobro es anterior a la fecha indicada, es decir, quién no ha pagado nada desde esa fecha. Útil para revisar posibles impagos.
Pagado hasta anterior a: muestra las inscripciones cuyo periodo pagado termina antes de esa fecha, en actividades con cuotas por periodos.

Ambos campos tienen en cuenta tanto los pagos anotados directamente sobre la inscripción como los cobros realizados a través de una factura. Si su centro cobra las actividades por factura, este listado refleja correctamente quién está al día y quién no. La lista de actividades y la de personas inscritas muestran siempre lo mismo, también cuando combina estos filtros con el de paciente, pagador o Activo en Fecha.

Opción 11: Buscar Sesiones (Opcional)

Descripción: Búsqueda de sesiones de actividades

Opción 12: Lista de Espera (Opcional)

Descripción: Gestión de lista de espera para actividades

Pantalla 0: Lista de trabajo

Descripción

Se abre desde Agenda → Lista de trabajo, la primera opción del menú, encima de Calendario. Muestra únicamente el día de hoy de un profesional: sus citas de paciente, sus eventos (vacaciones, reuniones, bloqueos) y sus sesiones de actividad, todo junto en una sola lista ordenada por hora. No permite navegar a otro día; para eso está el Calendario. Una línea con la etiqueta “ahora · HH:MM” separa lo que ya ha empezado de lo que queda por llegar. Si tienes acceso al CRM, puedes cambiar el selector Agenda / Comercial. El modo Comercial muestra los seguimientos de leads vencidos y de hoy, y permite consultar los próximos y los que no tienen siguiente acción. La elección se recuerda para la próxima vez. También puedes entrar desde CRM → Trabajo comercial, dentro del menú desplegable CRM, aunque no tengas permiso para ver la Agenda. La vista Agenda conserva únicamente citas, eventos y sesiones del día. Por defecto la lista oculta las citas canceladas y lo que ya ha pasado (una cita finalizada, no presentada o traspasada), para que solo se vea lo pendiente del día. Una cita cuya hora ya pasó pero que sigue sin cerrar (sigue programada, en sala de espera o en consulta) se sigue viendo siempre, con un aviso “sin cerrar”, para no perder de vista que le falta una acción.

Cabecera

Título “Lista de trabajo” y, debajo, la fecha del día, en minúsculas y sin el año (por ejemplo, “lunes, 28 de septiembre”).
Contadores en forma de pastillas: por atender, en sala, en consulta, hechas, no presentados y canceladas. Cuentan siempre sobre todo lo de hoy, aunque los interruptores de abajo oculten filas, y cuando el número es exactamente 1 el texto concuerda en número (“1 hecha”, “1 no presentado”, “1 cancelada”, no en plural).
Si el usuario tiene permiso para ver las agendas de otros profesionales, un selector de profesional; si no, la lista es siempre la propia.
Dos interruptores compactos, canceladas y ya pasadas, ambos apagados por defecto. Encenderlos muestra también las citas canceladas o ya cerradas del día. Su estado se recuerda de una visita a otra.
Un botón para actualizar la lista a mano.

Cada cita de paciente

Hora de inicio y fin, nombre del paciente (con enlace a su historia clínica) y, si consta la fecha de nacimiento, la edad. Junto al nombre pueden aparecer las etiquetas primera visita, videoconsulta y cita online cuando corresponda. Si la videoconsulta está activa en el centro, pulse esa etiqueta para iniciar la videollamada en otra pestaña, igual que con el botón de cámara de las acciones de la cita. Las citas sin paciente no aparecen aquí; siguen disponibles en el Calendario.
La prestación de la cita y, si tiene, sus notas.
Última cita del paciente: cuándo fue la última vez que se le atendió, o “primera visita” si nunca se le ha atendido antes.
Tiempo en sala de espera, solo mientras la cita está en ese estado: una pastilla con reloj que va sumando tiempo en pantalla sola, sin recargar. Se muestra como “12min” o, a partir de una hora, “3h 24min”. Al pasar a “en consulta” o a “finalizada” se sustituye por el resumen fijo de esa cita.
La pastilla de estado de la cita, con el mismo nombre y color que en el resto de la agenda.
Botones de acción compactos con el color del estado al que llevan: programada o en sala de espera ofrece Comenzar, En sala de espera, No presentado y Cancelar; en consulta ofrece solo Finalizar; una cita ya cerrada (o cancelada) no ofrece botones de estado, solo el acceso a más acciones. Son las mismas acciones y el mismo diálogo de cancelar que ya existen en el Calendario, solo que a un clic desde la lista de hoy.

En móvil o tableta, si el chat está habilitado, las acciones dejan espacio para su burbuja flotante: puedes pulsar también el último botón mientras recorres la lista. Al pulsar un botón de estado aparece brevemente, bajo la lista, el aviso “Operación realizada correctamente.”, que desaparece solo a los pocos segundos; si el servidor rechaza el cambio, el aviso con el motivo se queda a la vista. Un tercio derecho de cada cita muestra un resumen clínico del paciente, para no tener que abrir su historia aparte: alergias (si tiene alguna registrada, resaltadas arriba del todo), antecedentes (enfermedades, medicación habitual, cirugías, antecedentes familiares, hábitos y otros datos, con un enlace para ver más cuando el texto no cabe entero) y los tres diagnósticos más recientes, con su fecha. Si el paciente no tiene nada de eso registrado, o nunca se le ha abierto historia, aparece el aviso de que no hay antecedentes ni diagnósticos, con un enlace para abrir su historia completa. Si en cambio el paciente SÍ tiene historia pero no se ha podido comprobar con la llave digital cargada en ese momento (por ejemplo, tras un cambio de llave del centro), aparece un aviso distinto —que no se puede leer la historia con la llave cargada—, también con enlace a la historia completa, para no confundir “no hay nada” con “no se pudo comprobar”. Este resumen tarda un instante en aparecer tras cargar la lista, y solo se ve si tienes permiso para consultar la historia clínica; sin ese permiso, la columna queda vacía y la cita usa todo el ancho. Si tu rol tiene restringido el acceso a los documentos de otros profesionales, el resumen solo muestra lo que tú mismo hayas registrado para ese paciente.

Eventos y sesiones de actividad

Se muestran en una fila más compacta y sin la columna derecha: hora, título (o nombre de la actividad, con las plazas ocupadas si aplica) y su propia pastilla de estado. Un único botón Abrir lleva al mismo diálogo que se abre al hacer clic en ellos desde el Calendario.

Actualización automática

Mientras la pantalla está abierta y visible, se refresca sola cada minuto, por si alguien en recepción cambia el estado de una cita desde otro puesto. El contador de tiempo en sala de espera avanza solo, sin esperar a esa recarga. Además, si una cita se cambia desde el diálogo de más acciones, desde el propio formulario de la cita, o se cancela con motivo, la lista visible se repinta entera al momento, sin esperar al minuto.

Sin nada que ver

Sin ninguna cita, evento ni sesión hoy en la agenda propia: mensaje de que hoy no tienes nada en la agenda, con un enlace para abrir el Calendario. Viendo la agenda de otro profesional, el mensaje cambia a que hoy no hay nada en esa agenda.
Con todo oculto por los interruptores: aviso de que hay elementos ocultos (canceladas o ya pasadas), con un enlace para mostrarlos.

Quitar la Lista de trabajo a un rol

La pantalla se gobierna por un permiso propio, “Ver lista de trabajo”, en el grupo Agenda de la pantalla de roles y permisos del centro. Viene concedido de fábrica a todos los roles; para quitársela a un rol concreto, hay que desmarcar esa casilla y guardar.

Pantalla 1: Calendario

Descripción

Vista de calendario interactivo con múltiples formatos (mes, semana, día). Muestra todas las citas y eventos de los profesionales seleccionados.

Secciones de la Pantalla

1. Barra de herramientas superior

Botones de navegación: Anterior, Hoy, Siguiente
Selector de vista: Mes / Semana / Día / Agenda
Filtros: Profesional, Centro (si multi-centro), Servicio
En Profesionales se puede seleccionar uno o varios profesionales. Si tu usuario tiene permiso para consultar agendas ajenas, también aparece la opción explícita Todos los profesionales.
Dejar Profesionales sin ninguna selección no equivale a consultar todas las agendas: el calendario no carga citas, eventos, actividades ni citas de Calendly, y muestra una ayuda para seleccionar al menos un profesional o, si está disponible, Todos los profesionales. Las agendas compartidas seleccionadas en Otros Profesionales también delimitan los eventos y actividades que se muestran.
Días pasados (Sí/No): Permite ocultar citas, actividades y eventos de días anteriores a hoy. Por defecto en “Sí” (se muestran todos). Al cambiar a “No” y pulsar Buscar, solo se cargan los elementos de hoy en adelante, mejorando el tiempo de carga en centros con muchas citas.
Filtro completo: pulsa la lupa con +, debajo de Buscar, para desplegar los criterios de cita, los colores y las opciones de visualización en tres grupos. Tras cambiar un criterio, pulsa Buscar para actualizar el calendario.
Etiquetas de cita: Si el centro las tiene configuradas, los filtros Etiquetas de cita y Sin etiquetas de cita están en el filtro avanzado. Pulse la lupa con el signo +, debajo de Buscar, para mostrarlos. El primero deja solo las citas con alguna de las etiquetas elegidas y el segundo las citas que no tengan ninguna de ellas.

2. Área del calendario

En las vistas diaria y semanal, Mi perfil → Preferencias → Calendario → Horas en el calendario permite elegir Todas las horas para mostrar la hora de cada hueco: con intervalos de 10 minutos, verás 10:00, 10:10, 10:20… Simplificadas mantiene el formato habitual y es la opción predeterminada. Se guarda automáticamente; recarga la página para aplicarlo. Solo afecta a tu usuario.
Cuadrícula con días y horas
Citas representadas como bloques coloreados
Color según: Estado, Profesional, Pagador, Servicio
Eventos de bloqueo (vacaciones, etc.)
Las franjas grises indican horas en las que el profesional no trabaja. Se muestran con un contraste reforzado para distinguirlas con claridad de las horas disponibles.
Mientras el calendario carga o recarga eventos, se muestra el aviso Cargando calendario… y el botón Buscar queda bloqueado con el estado Buscando… para evitar recargas simultáneas.
Si la búsqueda coincide con más citas de las que la agenda carga de una vez —1.500 de forma general—, Nubidoc detiene la carga antes de mostrar resultados y pide reducir el intervalo de fechas o el número de profesionales. El calendario no muestra resultados parciales, por lo que es necesario ajustar los filtros y volver a buscar. En centros con mucha actividad ese máximo puede estar subido a petición del centro; el número que aparece en el mensaje es el total de citas encontradas, no el máximo.
Si el centro agrupa profesionales por servicio o departamento en el filtro Profesionales, puedes pulsar la cabecera del departamento para seleccionar de una vez todos sus profesionales. Si ya estaban todos seleccionados, al volver a pulsar la cabecera se desmarcan.
En las vistas mensual y semanal, cada usuario puede decidir si quiere mostrar u ocultar sábado y domingo desde Mi perfil → Preferencias → Calendario. Por defecto ambos días se muestran.
Cada usuario puede decidir qué ocurre al terminar de crear una cita desde Mi perfil → Preferencias → Calendario → Al crear cita, mostrar:. Las opciones son mantener el mensaje de confirmación, abrir el calendario o abrir el planificador; calendario y planificador solo aparecen si el usuario tiene acceso a esas vistas.
El calendario se actualiza automáticamente cuando han pasado 15 minutos desde la última carga correcta. Pulsar Buscar o cambiar de fecha reinicia ese plazo. Si la agenda está oculta o la pestaña del navegador está en segundo plano, no genera tráfico; al volver, se actualiza de inmediato si ya estaba desfasada. El auto-refresco conserva los últimos filtros aplicados y no activa cambios del formulario que todavía no se hayan confirmado con Buscar.
En la vista mensual, los eventos que duran más de un día se muestran con un borde negro para distinguirlos visualmente de los eventos de un solo día
En la vista mensual, si una cita tiene dos pacientes, el segundo paciente aparece en una segunda línea dentro de la propia cita. Esto evita que el segundo nombre quede oculto cuando la columna del día tiene poco espacio.
Si el centro tiene activada la opción Mostrar el teléfono del paciente en las citas de la agenda, el teléfono principal aparece junto al nombre dentro del bloque de la cita. También se muestra para un posible segundo paciente. La opción está desactivada por defecto y se aplica a todo el centro.
Con Ver prestación → Sí, el título de la cita incluye las prestaciones activas que tenga guardadas. El texto se mantiene también cuando Nubidoc actualiza solo esa cita después de crearla o modificarla, tanto en la agenda propia como al consultar a otro profesional. Con Ver prestación → No, o si la cita no tiene ninguna prestación activa, no se añade ese texto. Los permisos sobre datos de agendas ajenas se siguen respetando.
Si el centro tiene activada la opción Mostrar el profesional en las citas de la agenda, el nombre corto del profesional aparece después del título de la cita en las vistas diaria y semanal. La opción está desactivada por defecto y no cambia la vista mensual, la vista de lista ni el planificador.
Según la configuración del centro, las vistas diaria y semanal pueden añadir al final del texto PRIVADO cuando el pagador es privado o el nombre corto configurado en el campo Nombre cuando corresponde a una mutua o aseguradora. El pagador sustituye al nombre del profesional si ambas opciones están activadas. No aparece en la vista mensual, la vista de lista ni el planificador, y no altera el nombre, el teléfono ni la prestación que ya se muestran en la cita.
Los eventos marcados como Todo el día se muestran en la fila superior Todo el día y no ocupan también las franjas horarias del centro.
En las citas con paciente, y para los usuarios con permiso para ver sus datos, el título muestra la hora y el nombre del paciente (nombre y primer apellido). En las citas que se ven en una sola línea (con el zoom habitual de la agenda, las de 15 minutos), si el texto no cabe entero se recorta y termina en ”…”; al pasar el ratón por la cita se ve el texto completo junto a las notas. Para incluir también el segundo apellido, el centro puede activar la opción Mostrar el segundo apellido del paciente en las citas de la agenda (desactivada por defecto). Las citas sin paciente muestran el nombre auxiliar que se les haya dado o un texto genérico, y en las agendas compartidas sin permiso sobre los datos del paciente la cita se identifica por el profesional.
Si el paciente tiene asignada alguna etiqueta con icono, ese icono aparece a la izquierda del nombre dentro de la cita, con el color de la etiqueta. Al pasar el ratón por encima se muestra su nombre. Esto facilita reconocer de un vistazo características relevantes del paciente (videollamada, niño, alergias, paciente VIP, etc.) sin abrir la cita
Si la cita tiene etiquetas propias con icono —las que el centro define en Administración → Centro → Etiquetas de citas, distintas de las del paciente—, sus iconos aparecen igualmente dentro de la cita con el color de cada etiqueta y su nombre al pasar el ratón. Así se ve qué citas están «Revisadas» o «Conciliadas» sin abrirlas. También salen al imprimir el calendario
Si el centro tiene activo el vínculo profesional del paciente y tu usuario dispone del permiso correspondiente, la cita muestra la etiqueta Referido cuando el profesional asignado coincide con el de la ficha. En el cliente 314 el campo se llama Paciente propio de y la etiqueta es Propio.

Consulta la referencia de información visible en las citas para conocer qué significa cada indicador y en qué vistas aparece. 3. Leyenda de colores

Estados de citas (Programada, Confirmada, Finalizada, etc.)
Código de colores de profesionales
Código de colores de pagadores

4. Acciones sobre el calendario

Clic en hueco vacío: Crear nueva cita
Clic en cita existente: Ver detalles y acciones
Arrastrar cita: Mover a otro horario
Redimensionar: Cambiar duración

En Acciones sobre cita, si el centro tiene activa la relación del paciente y tu usuario dispone del permiso correspondiente, la zona de datos principales muestra Referido por después de Notas. En el cliente 314 esta fila se llama Paciente propio de y la etiqueta del calendario es Propio. Cuando la atribución de la cita está habilitada aparece además Vendido por; para el cliente 314 esa segunda fila se llama Referido por y pertenece solo a esa cita.

Las prestaciones del bono se ven junto a las demás

La fila Prestaciones de Acciones sobre cita reúne todo lo que va a recibir el paciente: lo elegido en Prestación o Facturable al crear la cita y, en las citas con un bono de prestaciones, lo elegido en Prestación de bono.

Lo que cubre el bono aparece marcado con (bono).
Si el mismo servicio se eligió además en Prestación, sale una sola vez, marcado con (bono + prestación).
Solo se muestran las prestaciones del bono que la cita tiene asignado ahora.

No hace falta repetir en Prestación un servicio que ya cubre el bono: la cita se guarda igual —también en los centros que exigen una prestación en cada cita— y el bono descuenta lo mismo que antes.

Registrar el pago y finalizar la cita

Desde Acciones sobre cita → Registrar pago, el formulario incluye ¿Actualizar estado de cita a ‘finalizada’?: El diálogo muestra justo debajo de Cita seleccionada sus Prestaciones y Otros facturables. Puedes revisar los nombres y las cantidades xN antes de aceptar el cobro; si uno de los dos grupos está vacío, Nubidoc lo indica expresamente.

Con Sí, al aceptar se registra el cobro y la cita pasa a Finalizada. El calendario se actualiza y muestra el color correspondiente a ese estado.
Con No, se registra el cobro pero la cita conserva el estado que tenía.

Esta elección permite cobrar y cerrar la cita en una sola operación, o registrar el pago sin alterar todavía el flujo asistencial.

Finalizar las citas automáticamente al pasar su hora

Además de cerrar cada cita a mano, Nubidoc puede hacerlo solo. La opción es Finalizar citas automáticamente, en Administración → Centro → Preferencias generales, apartado Calendario. Con la opción activada, cada pocos minutos el sistema marca como Finalizada toda cita del día en curso cuya hora de fin ya haya pasado y que no esté cancelada. Dos detalles que conviene conocer:

La hora que cuenta es la del centro. Se toma de la zona horaria configurada en la ficha del centro, no la del servidor, así que un centro fuera de España cierra sus citas a su hora local. Si la ficha del centro no tiene zona horaria, se usa la peninsular española.
Solo alcanza al día en curso. Una cita de un día anterior que se quedó abierta hay que finalizarla a mano.

Pagar una cita o un bono con tarjeta: qué mensajes puede ver el paciente

El acceso Pagar Stripe del diálogo de la cita abre un enlace público que el paciente puede usar desde su móvil. Desde el 4 de septiembre de 2026 el pago solo se registra cuando la pasarela confirma el cobro: ya no basta con que el navegador diga que ha pagado. Quien paga de verdad no nota ningún cambio; estos son los mensajes que pueden aparecer cuando algo no encaja:

“No hemos podido confirmar su pago con la pasarela. No se ha registrado ningún pago. Si cree que se le ha cobrado, póngase en contacto con nosotros.” — la pasarela dice que ese cobro no existe o no está hecho. La cita sigue sin pagar y el paciente puede volver a abrir el enlace.
“No hemos podido confirmar su pago en este momento. Si el cargo aparece en su tarjeta, no vuelva a pagar: póngase en contacto con nosotros y lo comprobamos.” — este es distinto y es importante: no es que no se haya pagado, es que no se ha podido preguntar a la pasarela. Puede haber un cargo hecho. Queda anotado en la Auditoría con la acción “Cobro de cita o bono sin registrar”, así que antes de volver a cobrar hay que comprobarlo.
“El pago ya había sido realizado anteriormente. El cobro que se acaba de hacer se ha devuelto a su tarjeta.” — la cita o el bono ya constaban pagados (por ejemplo, se pagó desde otra pestaña o en el mostrador). El segundo cargo se devuelve solo; el abono aparece en el extracto en unos días y el pago queda registrado una sola vez.
“Este pago ya constaba realizado. Estamos comprobando el cobro que se acaba de hacer: no vuelva a pagar y póngase en contacto con nosotros.” — consta pagado, pero no consta con qué cobro: es lo que ocurre con lo pagado antes del 4 de septiembre de 2026, en efectivo o por otra pasarela. En ese caso no se devuelve nada de forma automática —devolver a ciegas sería devolverle al paciente un pago que sí está registrado—: queda en la Auditoría para que se revise.
“El pago ya ha sido realizado correctamente.” — es la respuesta a recargar la página de resultado o reenviar el mismo formulario. No hay cobro nuevo y no se devuelve nada.
“Esta cita está anulada. El cobro que se acaba de hacer se ha devuelto a su tarjeta.” — se pagó desde el enlace de una cita ya cancelada. La cita sigue cancelada y el dinero se devuelve.
“El importe cobrado no corresponde a este pago. El cobro se ha devuelto a su tarjeta.” — pasa con una página que llevaba mucho tiempo abierta y cobró un importe que ya no es el que se debe (cambió el precio, o se registró un pago parcial mientras tanto). Basta con volver a abrir el enlace y pagar de nuevo.
”… Hemos pedido la devolución …; puede tardar unos días en aparecer.” — variante de los avisos anteriores cuando la pasarela ha aceptado la devolución pero todavía no la ha completado. El dinero está en camino, no de vuelta. En la Auditoría queda como “Devolución de cobro de cita o bono en curso”; si pasados unos días el abono no aparece, es la fila que hay que mirar.
“El código de cita no es válido o ha caducado. No es posible realizar el pago.” — el enlace en sí no corresponde a ninguna cita (ha caducado o está mal copiado): la página ni siquiera llega a pedir el pago. Hay que solicitar al centro un enlace nuevo.

Abrir el enlace de pago dos veces no rompe nada: si el paciente paga desde la primera pestaña después de haber abierto la segunda, ese cobro se sigue reconociendo y se registra con normalidad. Pagar en dos veces también funciona. Si queda un saldo pendiente (porque el precio subió o porque se corrigió un pago anterior), el enlace cobra solo lo que falta y la cita guarda los dos cobros. Recargar después la página de resultado de cualquiera de ellos responde “El pago ya ha sido realizado correctamente” y no se devuelve nada.

Solicitar el 50 % de una cita desde una plantilla

En una plantilla de comunicación de cita puede insertar %pagar50percentlink%. El paciente recibe un enlace a la pasarela activa del centro y paga hasta alcanzar el 50 % del precio de la cita. Si la cita cuesta 100 € y ya tiene 20 € pagados, el enlace solicita 30 €; si ya tiene 50 € pagados, no permite iniciar otro cobro. También puede fijar el medio de pago con %pagar50percentredsyslink%, %pagar50percentbizumlink%, %pagar50percentstripelink% o %pagar50percentpaypallink%. Redsys corresponde al pago con tarjeta y Bizum utiliza la misma integración con el método Bizum seleccionado. Las comisiones configuradas para Stripe o PayPal se añaden con la misma regla que en los enlaces de pago completo. El cobro queda asociado a la cita como pago parcial. En los centros que distinguen estados de pago parcial, la cita conserva ese estado hasta que otros pagos completen el total. Un pago parcial ya no genera aviso al centro. Cuando el enlace cobra el saldo pendiente, el centro no recibe los avisos de “el importe de la cita es distinto al importe abonado” ni de “la cita ya tiene pagos asociados anteriores”: ese segundo cobro es exactamente el que se esperaba. Esos avisos siguen llegando cuando el descuadre es real. Un caso de transición, solo para enlaces abiertos antes del 4 de septiembre de 2026. Un cobro hecho desde una página abierta antes de ese día no lleva dentro a qué cita o bono pertenece: se reconoce por el código de pago y el importe. Si ese cobro llega por un importe que ya no cuadra, Nubidoc no lo devuelve solo —no puede afirmar de quién es— y responde “No hemos podido confirmar su pago con la pasarela”. Queda en la Auditoría como “Cobro de cita o bono sin registrar” para revisarlo a mano. A partir de esa fecha, los cobros llevan su cita o su bono identificados y esto no vuelve a pasar. También se ha corregido el importe de las otras dos pasarelas. Pagar una cita o un bono de 1.000 € o más con Redsys o con PayPal cobraba 1,00 € (en PayPal, alrededor de 1,03 €). Era un defecto anterior; desde el 4 de septiembre de 2026 las seis páginas de pago calculan bien el importe. Si el pago va bien, la página responde “Operación realizada correctamente” y el importe aparece en Pagado en el diálogo de la cita.

Pantalla 2: Planificador

Vista del Planificador con timeline horizontal

Descripción

Vista que muestra varios profesionales simultáneamente, en columnas para las vistas de día o en filas para las vistas de línea.

Vistas disponibles

Los botones de la esquina superior derecha permiten cambiar de vista:

día / 2 días / 7 días: una columna por profesional y día, con las horas en vertical
línea día / línea 2 días / línea 7 días: una fila por profesional, con las horas en horizontal
Agenda: listado cronológico del mes

Características

Cada profesional tiene su columna (o su fila en las vistas “línea”), con la cabecera coloreada con su color
Orden de las columnas: los profesionales aparecen en las columnas (y filas “línea”) siguiendo el orden configurado por el centro para cada profesional. Ese orden se define en Administración al gestionar los profesionales; cuando dos comparten el mismo valor de orden, se ordenan alfabéticamente por su nombre.
Columnas: Bloques de tiempo (15 min, 30 min, 1 hora)
Cambiar una cita de hora: arrástrala hasta el nuevo horario y confirma el cambio. Si la mantienes en la misma columna se conserva el profesional, el centro y la ubicación; si la mueves a otra columna, también puede cambiar el recurso de destino. El nuevo horario queda guardado y se mantiene al volver a pulsar Buscar.
Las franjas grises identifican las horas fuera del horario laboral de cada profesional y tienen mayor contraste que las horas disponibles.
Cabeceras y horas siempre visibles: al desplazarse por el planificador (vertical u horizontalmente), la columna de horas y las cabeceras de día/profesional quedan fijas; solo se mueven las celdas con las citas
Ideal para centros multiprofesionales
Permite comparar disponibilidad rápidamente
Si el centro agrupa profesionales por servicio o departamento en el filtro Profesionales, puedes pulsar la cabecera del departamento para seleccionar de una vez todos sus profesionales. Si ya estaban todos seleccionados, al volver a pulsar la cabecera se desmarcan.
Si el paciente tiene asignada alguna etiqueta con icono, ese icono aparece a la derecha del nombre dentro de la cita, con el color de la etiqueta. Al pasar el ratón por encima se muestra su nombre
Las etiquetas de la cita con icono se pintan igual, también a la derecha, y el planificador ofrece sus propios filtros Etiquetas de cita y Sin etiquetas de cita
Si el centro tiene activada la visualización del teléfono en la agenda, el teléfono principal forma parte del título de la cita también en el planificador.
Si el centro lo tiene activado y tu usuario dispone del permiso correspondiente, también aparece la etiqueta “Referido” cuando el profesional de la cita coincide con el profesional referente guardado en la ficha del paciente. En el cliente 314 la etiqueta es “Propio”.
Citas con dos profesionales: cuando la cita tiene Segundo profesional, se muestra en la columna de cada uno de los dos. Al modificarla, las dos se actualizan a la vez, sin necesidad de recargar la agenda.

Imprimir el planificador por profesional

Elige el periodo y aplica los filtros del planificador con Buscar.
Pulsa el icono de la impresora en la barra del planificador.
Marca los profesionales que quieras imprimir. Aparecen todos los disponibles según tus permisos, con los de la búsqueda preseleccionados. Cada profesional tiene una sola casilla aunque trabaje en varios centros. Puedes Marcar todos o Desmarcar todos.
Mantén Cada profesional en una página nueva para repartir las agendas, o desmárcalo para imprimirlas seguidas.
Pulsa Imprimir. El diálogo se cierra al abrirse la impresión; también puedes usar Cerrar para volver al planificador sin imprimir. En la ventana de impresión puedes elegir impresora o guardar como PDF.

El documento se agrupa por profesional y día y ordena las entradas por hora. Conserva el periodo, los días visibles y los filtros aplicados; cambiar las casillas no cambia el planificador. Incluye las citas y los eventos correspondientes a esos profesionales. Si un profesional no tiene entradas, lo indica. Las horas de las citas son las reales, también cuando quedan fuera de horario. Las agendas compartidas mantienen la privacidad: lo que ves como Reservado se imprime así. Las columnas y la orientación se ajustan en Administración → Impresión de listados → Planificador por profesional. Por defecto muestra hora, paciente o evento, prestaciones, centro, recurso y estado. Es un listado; los huecos libres y la cuadrícula de horarios no se imprimen.

Pantalla 3: Formulario de Cita

Descripción

Ventana para crear o editar una cita individual. Profesional al elegir paciente: en el formulario clásico, elegir un paciente conserva la lista de profesionales disponibles y las agendas compartidas que aparecían al abrir la cita. Si el paciente no tiene un profesional asignado, se mantiene el profesional que ya habías elegido. Si aún no habías elegido ninguno, el campo queda vacío cuando tu usuario no admite citas o el centro tiene desactivada la selección automática del usuario actual. Si el paciente tiene profesionales asignados, se aplican las reglas de selección automática que tenga configuradas el centro. No hace falta cambiar ninguna configuración. Cuando el centro tiene habilitada la atribución de usuario de la cita, el formulario muestra Vendido por. En el cliente 314 se presenta como Referido por, comienza vacío y permite indicar quién ha derivado esa cita concreta. No se copia a una cita nueva, clonación, serie o fecha adicional: debe elegirse expresamente en la primera cita correspondiente. Esta opción no habilita el campo equivalente en bonos. En centros con el formulario avanzado de cita, primero se eligen el Centro y el Departamento, y después se carga el campo Profesional con las personas disponibles para esa combinación. Si para el departamento seleccionado solo queda un profesional disponible, Nubidoc lo selecciona automáticamente. Los campos Prestación y Otros facturables se actualizan según el centro, el departamento y el pagador de la cita. Tras guardar, la cita muestra las prestaciones guardadas tanto en modo consulta como al pulsar Modificar. Si no hay más elementos seleccionables, el aviso aparece como información discreta. En centros con el formulario de cita avanzado activado, la pantalla prioriza primero el Centro y el Departamento antes de elegir el profesional. Si solo hay un centro activo, queda seleccionado automáticamente y el selector puede no mostrarse. Si solo hay un departamento, ocurre lo mismo. El selector Profesional muestra los usuarios disponibles para el centro y departamento elegidos. Cuando la cita se crea desde el Planificador, el profesional de la columna seleccionada queda preseleccionado y el sistema elige automáticamente el primer departamento asociado a ese profesional. Al seleccionar o cambiar el paciente, el profesional ya elegido se conserva para evitar perder el contexto desde el que se abrió la cita. En esta variante avanzada, los campos Prestación y Otros facturables se recalculan con el Centro, el Departamento y el Pagador seleccionados. Si solo hay un centro, el filtro de centro se aplica igualmente aunque no se vea el selector. Al guardar y volver a abrir la cita, las prestaciones guardadas se muestran de nuevo siempre que sigan disponibles para esa combinación de centro, departamento y pagador. En los formularios de cita, PRIVADO aparece siempre como primera opción del campo Pagador. Los demás pagadores se mantienen ordenados alfabéticamente. Si el paciente o la propia cita ya tiene otro pagador asignado, ese valor continúa seleccionado aunque no sea la primera opción. Si el centro tiene activado el filtro de prestaciones por pagador (Administración → Preferencias → Filtrar prestaciones de cita por pagador, o su modo simple), los campos Prestación y Otros facturables salen ya rellenos al abrir la cita, con las prestaciones del pagador que la cita tenga asignado; si la cita aún no tiene ninguno, se usa el del paciente y, en su defecto, PRIVADO. Al cambiar el Pagador los dos campos se recalculan. El aviso “Seleccione un pagador para mostrar las prestaciones” solo aparece cuando de verdad no hay ningún pagador que aplicar.

Estructura del Formulario

Cabecera:

Título: “Nueva cita” / “Modificar cita”
Icono de calendario
Número de cita (si ya existe)

Pestañas:

Datos básicos - Paciente, fecha, hora, servicio
Servicios - Prestaciones a facturar
Notas - Observaciones internas

Formulario: Cita

Acceso: Agenda > Crear cita, o seleccionando un hueco o una cita del calendario

Sección 1: Datos Básicos de la Cita

Campo	Obligatorio	Descripción
Paciente	Sí	Paciente que asiste a la cita
Profesional	Sí	Profesional que atiende
Segundo profesional	No	Solo aparece cuando el centro permite asignar dos profesionales. Debe ser distinto del profesional principal y su edición depende de los permisos del usuario. En el Planificador la cita se ve en las columnas de los dos, y sigue apareciendo en ambas después de modificarla
Centro	Según el centro	Centro donde se realiza la atención; se muestra en entornos con varios centros
Fecha	Sí	Fecha de la cita
Hora	Sí	Hora de inicio
Duración	Sí	Duración de la cita en horas y minutos
Hora fin	No	Se calcula automáticamente a partir de la hora y la duración
Servicio	No	Prestación principal de la cita
Tarifa	No	Precio u oferta aplicable al servicio

Si el centro ha activado las duraciones de prestación por profesional, al elegir el Profesional y la Prestación Nubidoc propone los minutos configurados en el perfil de ese profesional. La duración continúa siendo editable: quien crea la cita puede cambiar las horas o los minutos antes de guardar, y ese valor manual es el que se conserva.

Sección 2: Estado y Confirmación

Campo	Obligatorio	Descripción
Estado	Sí	Situación actual de la cita, por ejemplo Programada, En sala de espera, Finalizada o Cancelada
Confirmada	No	Indica que el paciente ha confirmado su asistencia
Color	No	Color personalizado con el que se muestra la cita
Ubicación	No	Sala o consulta asignada

La lista de estados se puede ajustar a su centro. No es una opción de las pantallas de configuración: se pide a soporte. Si su centro no usa alguno de los estados estándar, puede retirarlo para que deje de aparecer en el desplegable de la cita, en Cambiar estado, en el filtro de estado de Buscar citas y en la leyenda del calendario. Retirar un estado no modifica ninguna cita: las que ya lo tuvieran lo siguen mostrando, simplemente deja de poder asignarse. Del mismo modo, el estado Personalizado puede llevar el nombre que su centro necesite —por ejemplo, usarlo como confirmado telf para las citas confirmadas por teléfono—. Tenga en cuenta que renombrarlo y retirarlo son incompatibles: es el mismo estado. Igualmente, otro estado puede llevar otro nombre cuando encaja con la forma de trabajar del centro: un centro que trabaja con mutuas ve Comenzada como admisión ok, con su propio color, y lo usa entre Sala de espera (el paciente ha llegado) y Finalizada (el doctor ya lo ha visitado). Se pide a soporte indicando qué estados sobran y qué nombre debe llevar cada uno. Si lo que necesita es marcar algo que convive con el estado, como «repasada» o «pendiente de documentación», la herramienta no son los estados, que son excluyentes entre sí, sino las etiquetas de cita: una cita puede estar programada y llevar además una o varias etiquetas.

Sección 3: Servicios a Facturar

Campo	Obligatorio	Descripción
Servicios	No	Prestaciones que se cobrarán por la cita
Cantidad	Sí, si se añade un servicio	Número de unidades
Precio unitario	Sí, si se añade un servicio	Precio de cada unidad
Descuento	No	Porcentaje de descuento aplicable
Total	No	Se calcula automáticamente

Sección 4: Información Adicional

Campo	Obligatorio	Descripción
Notas	No	Observaciones internas del centro
Notas paciente	No	Información destinada al paciente
Turno	No	Número de turno, si el centro lo utiliza
Es primera cita	No	Identifica una primera visita
Enviar recordatorio	No	Indica si la cita debe incluirse en los recordatorios configurados

Sección 5: Datos de Facturación

Campo	Obligatorio	Descripción
Pagador	No	Persona o entidad responsable del pago; puede completarse desde la ficha del paciente. PRIVADO aparece primero y los demás pagadores, en orden alfabético
Precio	No	Importe total de la cita
Descuento	No	Descuento general aplicado
Factura	No	Acceso a la factura asociada, si existe
Pagada	No	Indicador de pago de solo lectura

Si el pagador seleccionado tiene reglas de cobertura definidas (ver Administración, sección Pagadores → Reglas de cobertura), el formulario avisa en cuanto la combinación paciente + prestación + fecha supera un límite de la mutua, con un mensaje del tipo “Cobertura de Adeslas: la prestación ‘Consulta’ supera el límite de 1 acto(s) en el mes 07/2026 (1 ya registrado(s))”. El aviso se recalcula al cambiar pagador, fecha, prestaciones o paciente. Con la regla en modo Avisar la cita puede guardarse igualmente; en modo Bloquear, el guardado se rechaza con ese mismo mensaje y la reserva online tampoco lo permite. Si la mutua tiene marcada esa prestación (o su familia, o cualquier acto) como que requiere autorización, el formulario avisa “Cobertura de Adeslas: la prestación ‘Consulta’ requiere autorización expresa del pagador y la cita no tiene la autorización concedida” y muestra la casilla Autorización de mutua concedida junto al campo Nº de autorización. Al marcarla, el aviso desaparece al instante y el dato queda guardado en la cita; con la regla en modo Bloquear, la cita no se guarda hasta que la autorización conste concedida. Vincular un volante vigente que cubra esa prestación tiene el mismo efecto. Al cambiar el paciente o el pagador de una cita, la autorización se borra, y una cita clonada no la hereda. El mismo aviso reaparece al Registrar pago de la cita, sin impedir el cobro. Si el centro trabaja con autorizaciones de mutua (volantes) y el paciente tiene autorizaciones registradas con el pagador seleccionado (se crean desde su ficha, sección “Autorizaciones de mutua”), junto a la prestación aparece el selector Autorización mutua con el consumo en vivo — “AUT-1234 · la prestación ‘Revisión’ · 1/3 · hasta 29/07/2026”. La propia etiqueta señala si el volante está cerrado, caducado, agotado o aún no vigente (su validez empieza más adelante). Cada cita vinculada consume una sesión del volante y cancelarla la libera. Al abrir la cita, el sistema avisa si la autorización caduca en 7 días o menos o le quedan 2 sesiones o menos (“valore pedir la renovación”), o si está agotada, excedida, fuera de vigencia o cerrada. Son avisos informativos: no impiden guardar la cita (misma filosofía que un bono agotado).

Sección 6: Bonos y Actividades

Campo	Obligatorio	Descripción
Bono	No	Bono del que se descontará la sesión
Actividad	No	Actividad grupal asociada
Sesión de actividad	No	Sesión concreta de la actividad

El campo Bono ya no se hereda al cambiar de paciente en el formulario (26/09/2026). Si al crear o editar una cita se cambia el paciente, el campo Bono deja de mostrar ya elegido el bono del paciente anterior. Solo puede salir preseleccionado un bono del paciente actual de la cita (como titular o como beneficiario) o el bono que esa misma cita ya tenía guardado con ese mismo paciente; nunca se enseña el nombre de un bono de otro paciente o de otra clínica. Al guardar, las prestaciones marcadas en Prestación de bono tienen que pertenecer al bono elegido en la cita: si no coinciden se descartan sin más aviso en el formulario. Si se intenta poner o cambiar el bono de la cita por uno que no es del mismo cliente, Nubidoc lo rechaza con el aviso “El bono indicado no está disponible para esta cita.”; y si desde Acciones sobre el bono se intenta asignar a una cita una prestación que no es de ese bono, el aviso es “La prestación no pertenece al bono de esta cita.”. Si esa prestación ya la tiene reservada otra cita en curso (por ejemplo, porque el diálogo llevaba un rato abierto), el aviso es “Esa prestación del bono ya está asignada a otra cita. Recarga el bono y vuelve a intentarlo.”.

Formulario: Evento

Acceso: Agenda > Crear evento

Campos del Formulario de Evento

Campo	Obligatorio	Descripción
Título	Sí	Nombre del evento
Profesional	Sí	Profesional cuya agenda se bloquea
Fecha de inicio	Sí	Inicio del bloqueo
Fecha de fin	Sí	Fin del bloqueo
Todo el día	No	Bloquea el día completo
Descripción	No	Detalles del evento
Color	No	Color con el que aparece en el calendario
Tipo	No	Categoría del evento
Se repite	No	Crea una serie por días de la semana, hasta un número de ocurrencias o una fecha

Enlazar una cita existente al evento

Abra las acciones de la cita que quiere enlazar y copie el Id de cita del pie.
Abra las acciones del evento y pulse Enlazar cita existente.
Pegue el identificador completo en Código de la cita: y pulse aceptar.

El código es obligatorio. Si está vacío o incompleto, aparece un aviso en Asociar cita a evento y el diálogo permanece abierto para corregirlo. Los espacios al principio o al final se eliminan automáticamente. Si no se encuentra la cita, compruebe el código y que corresponde a su cuenta; si el evento ya no está disponible, cierre el diálogo y vuelva a abrirlo desde el evento. La relación se guarda únicamente cuando los datos son válidos. Si la cita ya pertenece a otro evento, quite antes el enlace anterior. La opción de enlace aparece si el evento aún no tiene una cita enlazada y dispone de los permisos para modificar citas y Quitar enlace cita/evento.

Crear varios eventos de una vez

Abre Agenda → Crear evento y completa el título, el profesional y las fechas del primer evento.
Activa Se repite y marca uno o varios días de la semana.
Elige cómo termina la serie:
- Nº Repeticiones: escribe entre 1 y 50. El número incluye el evento inicial; por ejemplo, 3 crea tres eventos en total.
- Hasta Fecha: indica el último día admitido. Ese día se incluye si coincide con uno de los días seleccionados.
Guarda el evento. Nubidoc crea la serie completa en la misma operación.

No hace falta activar ninguna configuración adicional, pero necesitas permiso para gestionar eventos. Al guardar una serie, Nubidoc reutiliza directamente sus participantes y pacientes para evitar trabajo interno repetido incluso cuando contiene muchas fechas; no cambia ningún paso del formulario. Si una fecha coincide con otro evento del profesional, esa fecha se omite y la serie continúa con la siguiente fecha válida.

Eventos pasados y reprogramados

Cuando Nubidoc comprueba coincidencias con eventos, utiliza sus fechas de inicio y fin. Un evento pasado sigue contando si se consulta ese mismo periodo; si lo reprogramas al futuro, vuelve a contar en las nuevas fechas según su configuración de disponibilidad. No necesitas marcarlo manualmente como pasado ni reactivarlo para que participe en estas comprobaciones. Esto no cambia el estado de una tarea ni elimina eventos del calendario. Para ocultar los de días anteriores, utiliza el filtro Días pasados del calendario.

Formulario: Actividad Grupal

Acceso: Agenda > Actividades

Campos del Formulario de Actividad

Campo	Obligatorio	Descripción
Nombre	Sí	Nombre de la actividad
Descripción	No	Información adicional
Profesional	Sí	Profesional responsable
Servicio	No	Tipo de servicio
Aforo máximo	No	Número máximo de participantes
Fecha de inicio	Sí	Inicio de la actividad
Fecha de fin	No	Fin de la actividad
Activa	No	Indica si la actividad está disponible
Horarios	Sí	Días y horas de las sesiones

Crear una nueva cita desde el calendario

1. Usuario hace clic en calendario en hueco libre
   ↓
2. Sistema detecta fecha/hora del clic
   ↓
3. Sistema abre diálogo de nueva cita con:
   - Fecha/hora pre-completadas
   - Profesional según calendario visualizado
   - Duración por defecto (configurable)
   ↓
4. Usuario busca y selecciona paciente
   ↓
5. Sistema pre-carga:
   - Pagador del paciente
   - Descuentos aplicables
   - Profesional asignado al paciente (si tiene)
   ↓
6. Usuario selecciona servicio/prestación
   ↓
7. Sistema auto-completa:
   - Precio según tarifa
   - Duración según servicio
   ↓
8. Usuario opcionalmente:
   - Añade más servicios
   - Modifica hora/duración
   - Añade notas
   - Selecciona si descontar de bono
   ↓
9. Usuario hace clic en "GUARDAR"
   ↓
10. Sistema valida:
    - Paciente seleccionado
    - Profesional seleccionado
    - Fecha/hora válidas
    - Preferencia de solapamiento del profesional
    ↓
11. Sistema guarda cita con estado "Programada"
    ↓
12. Sistema programa recordatorio automático
    ↓
13. Si está configurado, envía confirmación por email/SMS
    ↓
14. Cita aparece en calendario
    ↓
15. Sistema cierra diálogo

Importe en la confirmación de una cita nueva: Si el centro tiene configurado un correo de confirmación con el importe de la cita, ese importe se calcula con las prestaciones y los descuentos guardados al crearla. Por ejemplo, una prestación de 100 € con un descuento de 10 € debe mostrar 90 € en la confirmación. Se aplica también al crear citas recurrentes desde la agenda. No hace falta activar ninguna opción nueva. La corrección no modifica ni reenvía los correos preparados anteriormente. Puede consultar el mensaje registrado en Administración → Envíos y compararlo con los datos de facturación de la cita si necesita revisar una comunicación anterior. Variantes del flujo:

Si hay solapamiento y el profesional tiene Preguntar: el sistema pregunta si desea continuar
Si el profesional tiene No: el sistema impide guardar la cita solapada
Si el profesional tiene Sí: el sistema permite guardarla
Si paciente tiene bono: Sistema pregunta si descontar sesión
Si es actividad: Se vincula a sesión de actividad
Si integración Google Calendar: Se sincroniza automáticamente

Errores comunes:

Error: “Debe seleccionar un paciente”
- Causa: No se seleccionó paciente
- Solución: Buscar y seleccionar paciente de la lista
Error: “La cita se solapa con otra cita”
- Causa: Solapamiento de horarios
- Solución: Cambiar la hora o revisar Permitir solapar citas: en el perfil del profesional
Error: “El profesional no tiene disponibilidad a esta hora”
- Causa: Fuera del horario laboral definido
- Solución: Verificar horarios del profesional o forzar cita

Confirmar una cita programada

1. Usuario visualiza calendario del día
   ↓
2. Identifica citas en estado "Programada" (color azul)
   ↓
3. Hace clic en cita a confirmar
   ↓
4. Sistema muestra diálogo de acciones de cita
   ↓
5. Usuario selecciona acción "Confirmar"
   ↓
6. Sistema pregunta: "¿Enviar SMS de confirmación?"
   ↓
7. Usuario selecciona Sí/No
   ↓
8. Sistema:
   - Cambia el estado a "Confirmada"
   - Actualiza color a verde
   - Si Sí: Envía SMS al paciente
   - Registra quién confirmó y cuándo
   ↓
9. Cita se actualiza en calendario con nuevo color
   ↓
10. Sistema muestra mensaje "Cita confirmada"

El diálogo de acciones de cita puede mostrar campos adicionales del paciente cuando el administrador activa Acciones cita desde Administración > Pacientes > Campos adicionales. Si la cita tiene un segundo paciente, se aplica la misma configuración para ambos. Desde ese mismo diálogo, el botón Imprimir Justificante de asistencia puede usar modelos personalizados configurados en Administración > Pacientes > Justificantes de asistencia. Si el centro no ha creado ningún modelo, se imprime el justificante estándar; si hay uno, se usa directamente; si hay varios, Nubidoc pide elegir cuál imprimir.

Atender al paciente y crear la factura

1. Paciente llega a recepción
   ↓
2. Recepcionista busca cita del día
   ↓
3. Cambia estado de cita a "En sala de espera"
   ↓
4. Cita cambia a color amarillo
   ↓
5. Profesional ve cita en sala de espera
   ↓
6. Profesional hace clic en cita
   ↓
7. Selecciona acción "Comenzar cita"
   ↓
8. Estado cambia a "Comenzada" (opcional)
   ↓
9. Profesional atiende al paciente
   ↓
10. Al terminar, profesional hace clic en cita
   ↓
11. Selecciona acción "Finalizar"
   ↓
12. Estado cambia a "Finalizada" (color gris)
   ↓
13. Profesional selecciona acción "Crear factura"
   ↓
14. Sistema abre formulario de factura con:
    - Paciente pre-seleccionado
    - Servicios de la cita pre-cargados
    - Precios según tarifa aplicada
    - Descuentos del paciente aplicados
    ↓
15. Profesional revisa y ajusta si necesario
    ↓
16. Guarda factura
    ↓
17. Sistema vincula factura a cita
    ↓
18. Si pago inmediato:
    - Selecciona "Registrar pago"
    - Elige forma de pago (Efectivo, Tarjeta, etc.)
    - Confirma pago
    ↓
19. Factura queda en estado "Pagada"
    ↓
20. Cita queda marcada como facturada

Opciones adicionales:

Paciente no paga: Factura queda “Pendiente”
Paciente paga parcialmente: Se registra pago parcial
Servicio cubierto por bono: Se descuenta sesión del bono
Servicio de aseguradora: Se marca para facturación diferida

Crear una actividad grupal recurrente

1. Usuario va a Agenda → Crear actividad
   ↓
2. Sistema muestra formulario de actividad
   ↓
3. Usuario completa:
   - Nombre: "Pilates Matutino"
   - Profesional: Dra. García
   - Aforo máximo: 10 personas
   - Fecha inicio: 01/01/2025
   - Fecha fin: 30/06/2025
   ↓
4. Usuario añade horarios:
   - Lunes: 10:00 - 11:00
   - Miércoles: 10:00 - 11:00
   - Viernes: 10:00 - 11:00
   ↓
5. Usuario guarda actividad
   ↓
6. Sistema crea actividad en estado "Activa"
   ↓
7. Usuario selecciona acción "Generar sesiones calendario"
   ↓
8. Sistema genera todas las sesiones entre fecha inicio y fin:
   - Para cada Lunes, Miércoles, Viernes
   - De 10:00 a 11:00
   - Vinculadas a la actividad
   ↓
9. Sesiones aparecen en calendario
   ↓
10. Usuario añade pacientes a la actividad:
    - Ir a acción "Añadir paciente"
    - Buscar paciente
    - Confirmar inscripción
    ↓
11. Paciente queda inscrito en la actividad
    ↓
12. Cuando paciente asiste a una sesión:
    - Desde sesión en calendario: Marcar asistencia
    - Sistema registra asistencia del paciente
    ↓
13. Al facturar:
    - Se puede facturar por sesión
    - O facturar mensualidad completa
    - O descontar de bono

Integraciones

Con Pacientes:

Cada cita está vinculada a un paciente
Desde ficha de paciente se accede a historial de citas
Bonos del paciente se vinculan a citas
Descuentos del paciente se aplican automáticamente

Con Facturación:

Citas generan facturas directamente
Servicios de cita se trasladan a líneas de factura
Factura vinculada a cita (referencia bidireccional)
Bonos pre-pagados se descuentan al facturar

Con Usuarios (Profesionales):

Cada profesional tiene su agenda
Horarios laborales definen disponibilidad
Tarifas personalizadas por profesional
Colores personalizados en calendario

Con Marketing:

Recordatorios automáticos de citas
Confirmaciones por SMS/Email
Campañas post-cita (satisfacción)
Recuperación de citas canceladas

Con Administración:

Configuración de horarios
Gestión de servicios y tarifas
Definición de estados personalizados
Configuración de recordatorios

Estados de la cita

Las citas pasan por diferentes estados durante su ciclo de vida: Estados estándar:

Programada - Cita creada, pendiente de confirmación
En sala de espera - El paciente ha llegado
Finalizada - Cita completada
Cancelada - Cita cancelada
Solicitada - Pendiente de confirmación por el centro
Personalizado - Estado definido por el centro
No presentado - El paciente no asistió
Traspasada - Movida a otro horario o profesional
Comenzada - Atención en curso

El estado determina el color de la cita en el calendario y las acciones disponibles. Lo que ve el paciente es el mismo nombre que ves tú. Cuando el paciente consulta su cita en el portal, el estado que se le enseña lleva el mismo nombre que usa la agenda (No presentado, Traspasada, Programada…). Antes, los estados No presentado, Traspasada, Pagado transferencia, Online y Grupo autoestima le aparecían al paciente como «Desconocido»; desde esta corrección ve el nombre de verdad. Los centros que tengan renombrado algún estado (por ejemplo el Personalizado como confirmado telf) también ven ese nombre en el portal. En el cliente 314, los pagos registrados directamente en una cita actualizan automáticamente su estado económico:

Programada cuando no tiene ningún pago.
Parcialmente abonada cuando se ha cobrado una parte del importe. Se muestra en azul claro para distinguirla de una cita totalmente abonada.
Abonada cuando la suma de los pagos cubre el importe total.

Si se elimina un pago, Nubidoc vuelve a calcular el estado con el importe que queda cobrado. Esta clasificación se aplica a partir de la creación, modificación o eliminación de un pago directo; no revisa citas históricas ni utiliza pagos registrados sobre facturas o bonos. Los pagos online se aplican igualmente cuando el paciente completa un enlace Redsys anterior después de haberse generado otro intento más reciente.

Festivos de agenda

Funcionalidad activable por cuenta (si no ves el recuadro, solicítala a soporte). Los administradores la gestionan en Administración → Centro → Festivos (el recuadro va justo después de Servidor SMTP; arriba de la pantalla, la ruta Administración › Centro › Festivos de agenda permite volver a los recuadros del centro):

Festivos generales o por centro: en “Festivos de:” elige “Todo el cliente (generales)” (aplican a todos los centros, p. ej. festivos nacionales) o un centro concreto (se suman solo en ese centro, p. ej. festivos autonómicos o locales).
Cada festivo lleva fecha, la casilla “se repite cada año” (ideal para fechas fijas como el 15/08) y un nombre opcional. La fecha es obligatoria: si pulsas “Añadir festivo” sin rellenarla, aparece “Indica la fecha del festivo.” justo debajo del campo y el cursor vuelve al selector de fecha; el aviso desaparece en cuanto escribes la fecha.
En el calendario y el planificador el día festivo se muestra con el fondo gris completo (como un domingo) y la etiqueta “Festivo: …”. En clientes multicentro, si el festivo no aplica a todos los centros visibles, se muestra solo la etiqueta con el nombre del centro; en el planificador se sombrean exactamente las columnas de los profesionales del centro afectado.
La cita online no ofrece huecos ese día en los centros afectados.
Citas manuales: en la misma pantalla, “Citas manuales en día festivo” permite elegir entre “Solo visual (no avisar)”, “Avisar y pedir confirmación” (por defecto — muestra “El día DD/MM/AAAA es festivo (nombre).” y “¿desea continuar?”) y “Bloquear (no permitir citas)” (“No se permiten citas ese día.”).
Los festivos se comparten con Administración → Comunicaciones → Calendario hábil: los recordatorios que cuentan “días hábiles” también los respetan.

Solapamientos de citas

Al crear o mover una cita, Nubidoc comprueba si el profesional ya tiene otra cita cuyo horario coincide total o parcialmente. El resultado depende de Permitir solapar citas: en el perfil de ese profesional:

Opción	Resultado
Sí	Permite guardar citas solapadas.
No	Impide guardar la nueva cita.
Preguntar	Muestra el aviso y permite decidir si se continúa.

La configuración pertenece al profesional de la cita, no a la persona que la programa ni al centro completo. Un administrador puede cambiarla desde Administración → Equipo y accesos → Usuarios → Ver perfil → Preferencias → Permitir solapar citas:. Consulta Evitar citas solapadas para un profesional. Permitir citas fuera de horario es una opción diferente: controla si se puede confirmar una cita fuera del horario laboral. Cada evento también tiene su propia opción ¿Permitir citas mientras dura este evento?, que decide si ese evento bloquea su franja horaria.

Duración de las citas

La duración de una cita se indica en horas y minutos; normalmente se utilizan intervalos de cinco minutos. Valores típicos:

15 minutos - Consultas rápidas
30 minutos - Consulta estándar
45 minutos - Consulta extendida
60 minutos - Primera consulta
90 minutos - Sesión terapéutica

La duración determina el tamaño del bloque en el calendario. Comportamiento al editar: Al abrir una cita existente para modificarla, el formulario muestra la duración guardada. Si se seleccionan prestaciones, Nubidoc calcula la duración automáticamente solo en citas nuevas; en las existentes conserva la duración anterior. El usuario puede cambiarla con los selectores de horas y minutos. Duración por profesional (opcional): el centro puede permitir que cada profesional defina una duración propia para cada prestación en Perfil → Preferencias → Citas → Duración por prestación. La lista muestra solo las prestaciones que tienen un tiempo específico. Añadir abre un popup de búsqueda separado, sin desplegar el catálogo dentro de la pantalla de preferencias. En ese popup se puede buscar por nombre y filtrar por varios departamentos y aseguradoras/pagadores; los departamentos del profesional aparecen preseleccionados. Si una prestación no está en la lista, hereda la duración general. Un administrador puede configurarla para otra persona desde Administración → Equipo y accesos → Usuarios → Ver perfil → Preferencias → Citas. Esta configuración cambia la propuesta automática y el cálculo de huecos del profesional, pero no limita a quien programa la cita. Por ejemplo, puede sustituir una propuesta de 25 minutos por 20 antes de guardar. Tampoco modifica citas ya existentes. Consulta Configurar la duración de una prestación para un profesional. Las reservas desde el portal de citas online y la API de Booking con un centro indicado aplican también el tiempo específico configurado para ese profesional y cliente. Tope máximo configurable (mecanismo de seguridad): El centro puede establecer un límite superior en horas para la duración de cualquier cita. Es un parámetro de seguridad pensado para evitar errores frecuentes (citas con duraciones absurdas de 200 horas que ocupan días enteros en la agenda).

Se configura en Administración → Centro → Preferencias → Cliente → Agenda → “Duración máxima de la cita (horas)”.
Valor por defecto: 12 horas.
Al crear o editar una cita, el selector de horas no permite superar el límite.
Si al arrastrar, redimensionar o modificar una cita se intenta superar el límite, Nubidoc muestra un aviso amarillo y no guarda el cambio.
Para desactivar el tope (sin límite), basta con dejar el campo vacío o poner 0.

Recordatorios automáticos

Nubidoc puede enviar recordatorios automáticos de las citas según los ajustes del centro. Configuración por centro:

Activar/desactivar recordatorios
Tiempo de antelación (24h, 48h, 72h)
Canal: Email, SMS, WhatsApp
Plantilla de mensaje personalizable

Condiciones para envío:

Cita en un estado admitido por las reglas de recordatorio del centro (normalmente “Programada”)
Paciente permite notificaciones
Paciente tiene email/teléfono registrado
Cita es futura (no en el pasado)

Excluir a un profesional concreto de los avisos automáticos: si el centro prefiere avisar personalmente a los pacientes de un profesional, puede pedir que las citas de ese profesional no generen ningún aviso automático: ni el recordatorio del día anterior, ni los recordatorios con antelación configurable, ni los avisos especiales que el centro tenga pactados. Todo lo demás sigue igual: los correos ligados a acciones concretas (confirmación al crear la cita, cambio de fecha, cancelación) y los envíos manuales funcionan con normalidad, y los demás profesionales del centro no se ven afectados. Esta exclusión no aparece en las pantallas de configuración del centro: se solicita al equipo de soporte de Nubidoc indicando el profesional (o profesionales) a excluir. Fiabilidad de los envíos: Cada cita se procesa de forma independiente. Si un recordatorio no puede prepararse o enviarse, la incidencia se registra y el sistema continúa con las demás citas del lote. Una cita solo se marca como notificada cuando al menos un envío ha quedado correctamente preparado, y las ejecuciones simultáneas se coordinan para evitar duplicados. Cuando hay varios canales o dos pacientes en la cita, el fallo de un intento posterior no elimina otro aviso que ya se haya preparado correctamente. Cancelar y volver a planificar, o cambiar la fecha, no impide el recordatorio del día anterior: Si el centro tiene configurado el aviso de cancelación o el aviso de cambio de fecha al paciente, esos correos transaccionales son independientes del recordatorio automático del día anterior. Aunque al paciente ya le haya llegado un email avisando de que la cita se canceló o se movió, si después la cita queda otra vez en estado Programada o se mueve a una nueva fecha futura, el recordatorio del día anterior se enviará igualmente cuando llegue su momento. Avisos al finalizar según el número de visita: En Administración → Centro → Preferencias generales → Agenda puede elegir una plantilla distinta para la primera, segunda, tercera, cuarta y quinta visita. Al pasar la cita a Finalizada, la plantilla específica tiene prioridad; si no hay ninguna seleccionada para ese número, se usa Aviso al finalizar cualquier cita. Solo se envía una de las dos. Los avisos de última o penúltima sesión de un bono son independientes.

Automatizaciones

Desde Administración → Comunicaciones, justo después de Reglas envío plantilla, la baldosa Automatizaciones permite organizar los avisos. Calendario hábil aparece a su lado como una opción independiente:

Reglas: definen el momento, las condiciones, los canales, las plantillas y los destinatarios. Pueden utilizar días naturales o hábiles y aplicarse a recordatorios, cambios de estado, pagos o citas sin respuesta.
Grupos de destinatarios: reúnen usuarios, roles, etiquetas, centros o direcciones para reutilizarlos en varias reglas.
Calendario hábil: en Administración → Comunicaciones → Calendario hábil, define días laborables, festivos y la hora de envío, de forma general o por centro.
Simulador: muestra qué avisos se generarían en una fecha y por qué una cita cumple o no las condiciones.
Historial: permite revisar y filtrar los avisos simulados, enviados o descartados, además de consultar los cambios realizados en reglas, grupos y calendarios.
Avisos de fallo: permiten seleccionar un grupo que recibirá una notificación por campana o email cuando falle un envío.

¿A qué hora salen los recordatorios? La decide la hora de del apartado Hora de envío del Calendario hábil. El sistema repasa los avisos cada hora y manda todos los del día en el primer repaso que encuentra la franja abierta: si pone las 09:00, salen sobre las 09:05, juntos, y no repartidos a lo largo del día. La hora a solo cierra la franja —pasada esa hora ya no sale nada ese día— y, si deja las dos en blanco, se envía a cualquier hora. Como el repaso es horario, la franja tiene que durar al menos una hora: si intenta guardar una más corta (por ejemplo, de 09:30 a 10:00), el sistema la rechaza y le avisa, porque ningún repaso caería dentro y no saldría ningún recordatorio. Rellenar solo una de las dos horas también cuenta como franja: dejar vacía la de inicio equivale a las 00:00, y dejar vacía la de fin equivale a las 23:59. Si su calendario ya tenía guardada una franja demasiado corta, al entrar en la pantalla verá un aviso en rojo indicándolo. Una regla necesita al menos un canal y un destinatario válidos para activarse. Si pierde el último canal o destinatario, vuelve a borrador. Un grupo que esté siendo utilizado por una regla no se puede eliminar hasta retirarlo de ella. En las reglas preparadas por el equipo de soporte a partir de los recordatorios que su centro ya tenía, algunas condiciones aparecen con un icono de candado y sin los botones de editar y borrar. Son las que hacen que la regla avise exactamente a quien avisa hoy su sistema actual: la pauta de recordatorios de la cita, el estado de la cita y los profesionales que su centro pidió excluir de los avisos automáticos. Puede seguir añadiendo condiciones con “Y” para acotar más la regla, cambiar canales, plantillas, destinatarios y antelación, o Duplicar la regla y trabajar sobre la copia si necesita otro comportamiento. Las automatizaciones pueden mostrarse en dos modos:

Simulación: evalúa las reglas y registra el resultado, pero no envía mensajes. Utilice el Simulador y el Historial para revisar destinatarios, condiciones, plantillas y motivos de descarte.
Envío real: las reglas activas envían los avisos conforme a sus canales, destinatarios y horarios. Revise el Historial para comprobar el resultado.

Cuando el Historial muestre Enviar ahora, puede abrir una vista previa y confirmar individualmente el mensaje. Nubidoc indica también si no puede utilizarse un canal por falta de consentimiento o de datos de contacto. El envío respeta la franja horaria y, una vez confirmado, la cita queda marcada como recordada.

Enviar la tanda del día

Mensaje a mensaje se hace largo en cuanto el centro tiene volumen. Por eso el Historial dispone del botón Lo que saldría hoy, arriba a la derecha junto a Actualizar, que reúne en una sola pantalla todos los recordatorios de cita que el motor ha evaluado hoy, agrupados por regla, con el texto exacto de cada mensaje, su canal y su destinatario. Los demás avisos —cita creada, avisos al profesional y recordatorios de pago— se siguen enviando uno a uno con Enviar ahora desde su fila del Historial.

Las líneas que sí saldrían aparecen marcadas de entrada.
Las que hoy no saldrían aparecen bloqueadas y con el motivo escrito —por ejemplo, que la cita ya fue recordada o que las condiciones de la regla ya no se cumplen— y no pueden marcarse.
El bloqueo por cita ya recordada solo aparece si tu cuenta sigue usando los recordatorios del sistema anterior (el aviso de la víspera): con ellos, por esta vía sale un recordatorio por cita. Si tu cuenta solo usa las reglas del motor, cada regla de la pauta (por ejemplo a 3, 2 y 1 días) sale en su día, y lo único que se corta es un segundo recordatorio de la misma cita el mismo día.
Cada regla dispone de marcar y desmarcar, y Plegar los mensajes deja a la vista solo el listado.

Al pulsar Enviar los seleccionados aparece una segunda confirmación que indica hasta cuántos mensajes van a salir —indica «hasta» porque un canal de reserva solo se utiliza si el primero no llegó al destinatario—; hasta aceptarla no se envía nada. Conviene distinguir las dos cifras que muestra la pantalla: una evaluación es una cita en una regla y puede acabar en varios mensajes (por ejemplo, a los dos miembros de una pareja, o por WhatsApp y por correo). Los mensajes salen de diez en diez, con el progreso a la vista, y al terminar se resume cuántos se enviaron realmente y cuáles no y por qué. En la parte superior se indica cuántas evaluaciones caben todavía hoy: existe un límite de seguridad de 200 evaluaciones al día por centro. Si el día tiene más de 300 evaluaciones, la pantalla muestra las primeras y ofrece Ver las siguientes para continuar por donde se quedó. Si el proceso se interrumpe, lo ya enviado no se repite: al volver a abrir Lo que saldría hoy, esas citas aparecen bloqueadas con su motivo y no pueden marcarse, mientras que lo pendiente sigue listo. Tenga en cuenta que enviar a mano el recordatorio de una cita la marca como recordada, de modo que los recordatorios posteriores de esa misma cita ya no podrán enviarse por esta vía; para varios avisos escalonados de una misma cita, el camino es el envío automático. Cada mensaje enviado queda registrado en el Historial como ENVIADO A MANO (supervisado) con el nombre de quien lo aprobó. Cada envío deja además la cita marcada como recordada, de modo que ningún otro sistema la volverá a recordar. Esta función requiere el permiso de gestión de automatizaciones y que el equipo de soporte la haya habilitado para su centro. En las plantillas puede utilizar %appodayrelative% para expresar el día de la cita como “hoy”, “mañana”, “el viernes” o una fecha concreta. Combine este metatag con otros que ofrezca la leyenda del editor, como %appotime%. Para el segundo recordatorio de una cita, los metatags %prevreminderdayrelative% (“ayer”, “el viernes”…) y %prevreminderday% (“12/09/2026”) se rellenan con la última vez que se le envió un mensaje a ese paciente por esa misma cita, por ejemplo: “%prevreminderdayrelative% te enviamos un recordatorio y no hemos recibido respuesta”. Los dos metatags solo se rellenan cuando consta que aquel mensaje salió de verdad y llegó a ese paciente: si no consta ningún mensaje anterior por esa cita, si el envío anterior falló, si el único envío fue hoy mismo o todavía se está enviando, o si de esa misma cita solo se avisó al centro o al profesional (un aviso interno no cuenta, aunque sea de la misma cita), quedan vacíos igual que si no hubiera existido, en vez de mostrar una fecha inventada. También quedan vacíos si el paciente cambió de teléfono o de correo desde aquel envío. En las citas de pareja funcionan para los dos pacientes: cada uno ve la fecha del mensaje que recibió él.

Sincronización con Google Calendar

La integración permite sincronizar la agenda de Nubidoc con Google Calendar.

El profesional vincula su calendario siguiendo la guía de integración con Google Calendar
Citas de Nubidoc se publican en Google Calendar
Los eventos de Google Calendar aparecen en Nubidoc si está activada su importación; pueden bloquear la agenda cuando están marcados como ocupados
La importación se actualiza periódicamente

Importacion automatica de eventos de Google Calendar: Si el profesional tiene activada la opcion “Importar eventos de Google” en su ficha de usuario, los eventos creados directamente en Google Calendar se importan automaticamente a Nubidoc. La importación no carga todo el historial ni todos los eventos preexistentes. Estos eventos:

Aparecen en el calendario con un indicador G al inicio del titulo
Si el evento bloquea la agenda (ocupado), muestra un icono de candado
Se clasifican automaticamente con la categoria “Otros”
Se actualizan si se modifican en Google Calendar (titulo, horario, descripcion)
Los eventos de dia completo, como cumpleanos o festivos, se muestran como un unico dia en Nubidoc
No se duplican: si ya existen en Nubidoc, se actualizan en lugar de crear uno nuevo
Calendario compartido: Si varios profesionales tienen vinculada la misma cuenta o calendario de Google, cada uno recibe su propia copia del evento importado en su agenda

Configuración: En la ficha de usuario, dentro de Administración → Equipo y accesos → Usuarios, están disponibles estas opciones:

Sincronizar citas: envia las citas de Nubidoc a Google Calendar
Sincronizar eventos: envia los eventos de Nubidoc a Google Calendar
Importar eventos de Google: importa eventos creados en Google Calendar a Nubidoc (desactivado por defecto)

Limitaciones:

Solo citas/eventos del profesional conectado
Las citas enviadas pueden incluir el nombre del paciente, las prestaciones, la fecha y hora, la ubicación y el enlace de videoconsulta, si corresponde. Revise quién tiene acceso al calendario de Google.
La importacion no incluye borrados de Google Calendar (si se borra un evento en Google, permanece en Nubidoc)

Si la sincronización no puede completarse en el momento, Nubidoc muestra un aviso. Vuelva a intentarlo y, si el problema continúa, contacte con el administrador del centro.

Bonos y consumo de sesiones

Los bonos permiten gestionar el pago anticipado de varias sesiones.

Paciente compra bono (ej: 10 sesiones de fisioterapia)
Se emite factura del bono
Al crear cita, se puede vincular a bono
Al finalizar cita, se descuenta sesión del bono
Bono tiene fecha de caducidad (opcional)
Cuando sesiones = 0, bono se agota
Los bonos tipo se ofrecen según el centro seleccionado y pueden estar limitados a uno o varios pagadores. Si tienen restricción por pagador, solo se ofrecen o crean con esos pagadores; si no tienen pagadores configurados, funcionan para todos los pagadores del centro elegido.
En un bono monedero, el listado muestra el dinero inicial, el total consumido y el saldo pendiente. Al abrir sus acciones, Dinero inicial aparece también en el detalle y se mantiene separado de Precio, porque ambos importes pueden ser distintos.

El límite del bono también se comprueba en las reservas hechas desde fuera de la clínica:

Desde el 4 de septiembre de 2026, una cita nueva asociada a un bono se comprueba contra el límite del bono aunque no la cree nadie del centro: reserva online, área del paciente y reservas hechas por integración. Antes solo se comprobaba cuando la cita la creaba alguien con su sesión abierta, así que por esas vías se podían añadir citas de más a un bono agotado
Si al bono no le quedan sesiones, la reserva no se crea y se avisa: “Se ha sobrepasado el número de citas del bono” / “No es posible añadir más citas.”
Si el bono es de los que valen para un periodo y la fecha de la cita queda fuera, el aviso es “Se ha sobrepasado el límite del bono. Fecha cita: … Duración bono: …” / “No es posible añadir más citas.”
También se comprueba al asociar un bono a una cita que ya existe, la reserve quien la reserve: si se le pone un bono agotado a una cita ya creada, sale el mismo aviso y el bono no se guarda. Antes solo se comprobaba al crear la cita, y por eso la reserva online sobre un hueco ya publicado se colaba entera
Lo demás dentro de la clínica no cambia: sigue mandando la configuración del profesional, y quien tenga permitido sobrepasar el bono lo sigue pudiendo hacer (ese ajuste no está en pantalla; lo configura soporte)
Las citas que ya llevan su bono no se bloquean: una cita antigua de un bono que en su día se pasó del límite se puede seguir cancelando, moviendo o cambiando de estado. Solo se comprueba cuando el bono se ESTRENA en esa cita
Una cita sin bono no se ve afectada

Enlace a factura desde tarjeta de bono:

En la vista de bonos del paciente, cada tarjeta de bono muestra en la esquina superior derecha botones con el número y fecha de las facturas vinculadas
Los botones están codificados por color según el estado de la factura: verde (emitida), naranja (borrador), gris (cancelada)
Al hacer clic en un botón se abre directamente el formulario de la factura correspondiente

Línea temporal de citas en las acciones del bono:

Al abrir las acciones de un bono, se muestra una sección “Citas:” con todas las citas asociadas al bono ordenadas cronológicamente de izquierda a derecha
Cada cita aparece como un botón con color de fondo según su estado; al pulsarlo se abren las acciones de esa cita
Entre las citas ya realizadas y las futuras aparece un separador visual (triángulo rojo invertido) que indica la fecha actual
Se excluyen las citas canceladas y traspasadas
La acción “Ver citas” del bono abre la búsqueda filtrando por código de bono, no por paciente, para incluir también las citas de beneficiarios autorizados si los hay

Acciones en bloque desde Buscar bonos:

Si se selecciona un único bono, el botón Acciones abre el diálogo habitual de ese bono
Si se seleccionan varios bonos, Acciones abre un diálogo específico con operaciones masivas
Cancelar cambia el estado de todos los bonos seleccionados tras pedir confirmación (y describir un motivo si alguno de los seleccionados es un monedero perenne con saldo)
Editar fecha caducidad aplica la nueva fecha de caducidad a los bonos seleccionados que no sean un monedero perenne (un monedero no caduca)
Editar fechas de validez aplica las nuevas fechas de inicio y fin de validez para citas a los bonos seleccionados que no sean un monedero perenne
Si toda la selección son monederos perennes, estas dos últimas acciones no se ofrecen; si la selección mezcla monederos con bonos clásicos, sí se ofrecen pero solo afectan a los clásicos

Indicador de bono en botones de cita:

En cualquier lugar de la aplicación donde se muestren botones de cita (ficha de paciente, resultados de búsqueda, etc.), las citas que están vinculadas a un bono muestran una letra “b” en gris después de la hora
Esto permite identificar visualmente qué citas forman parte de un bono sin necesidad de abrir el detalle

Beneficiarios autorizados en bonos (opcional):

Si el centro activa la preferencia “Permitir beneficiarios en bonos”, las acciones del bono muestran una sección “Beneficiarios autorizados”
Desde esa sección se pueden añadir o quitar pacientes autorizados a consumir el bono además del titular
El nombre del beneficiario funciona como enlace y abre directamente sus acciones de paciente
En la línea temporal del bono, las citas realizadas por beneficiarios se distinguen con un borde negro
El paciente beneficiario puede ver ese bono en su ficha y usarlo al crear una cita, siempre que siga vigente y tenga sesiones disponibles

Recálculo automático de precio al mover citas de bono:

Cuando el centro tiene configurado que el importe total del bono se refleja en la primera cita planificada, el sistema recalcula automáticamente qué cita lleva el importe cada vez que se mueve una cita de bono a otra fecha o se cambia su estado
Por ejemplo, si un bono tiene tres citas (enero, febrero, marzo) y se mueve la cita de enero a abril, el importe del bono pasa automáticamente a la cita de febrero (que ahora es la primera)
Si luego se devuelve la cita a enero, el importe vuelve a la cita de enero correctamente
Lo mismo ocurre al cancelar o reactivar una cita de bono: el importe se reasigna siempre a la primera cita activa del bono
Los cambios operativos de videoconferencia (por ejemplo, pasar a sala de espera, iniciar o finalizar la sesión) actualizan el estado asistencial de la cita, pero no recalculan el reparto económico del bono si la cita sigue siendo válida dentro del bono

Validaciones:

Solo se descuenta si cita está “Finalizada”
Bono debe tener sesiones disponibles
Servicio de cita debe coincidir con servicio de bono
El bono tipo debe pertenecer al centro de la operación.
Si el bono tipo está restringido por pagador, el pagador de la operación debe estar entre los permitidos.

Actividades grupales

Las actividades permiten gestionar sesiones con varios pacientes. Características:

Aforo máximo definido
Inscripción de pacientes
Sesiones recurrentes generadas automáticamente
Control de asistencia por sesión
Facturación individual o grupal

Restricciones:

No se puede eliminar actividad con pacientes inscritos
Sesiones pasadas no se pueden modificar
Aforo máximo no se puede exceder

Mensajes de Éxito

“Cita creada correctamente”: Cuando se crea nueva cita
“Cita actualizada correctamente”: Al modificar cita existente
Nubidoc confirma el nuevo estado después de cambiarlo.
“Factura creada desde cita”: Al generar factura desde cita
“Recordatorio enviado”: Cuando se envía SMS/Email
“Actividad creada correctamente”: Al crear actividad grupal
“Paciente añadido a la actividad”: Al inscribir paciente

Mensajes de Error

“Debe seleccionar un paciente”: Falta seleccionar paciente
“Debe seleccionar un profesional”: Falta profesional
“La cita se solapa con otra cita”: Solapamiento detectado
“El profesional no está disponible a esta hora”: Fuera de horario laboral
“No hay sesiones disponibles en el bono”: Bono agotado
“La actividad ha alcanzado el aforo máximo”: No hay cupo
“No se puede eliminar una cita facturada”: Cita con factura asociada
“Sincronización enviada correctamente”: La solicitud de sincronización con Google Calendar se ha procesado
“Error al sincronizar con Google Calendar”: No se pudo completar la sincronización; vuelva a intentarlo y contacte con el administrador si persiste
“La duración de la cita no es válida. Por favor, indique una duración mayor que 0.”: Los campos de horas y minutos de la duración están vacíos o contienen valores no válidos. Asegúrese de indicar al menos 1 minuto de duración.

Mensajes de Advertencia

Con Preguntar, el aviso “La cita se solapa con otra cita” añade la pregunta “¿desea continuar?”.
“El paciente no tiene email. No se enviará recordatorio”: Falta dato de contacto
Nubidoc avisa de los días que faltan cuando un bono está próximo a caducar.
“La cita está fuera del horario del profesional. Revise el calendario.”: Advertencia que aparece al crear una cita desde la agenda interna cuando el profesional tiene horario configurado y la franja seleccionada cae fuera de las horas trabajadas (por ejemplo, dia que no trabaja, hora antes de empezar, hora despues de terminar, o una cita que se solapa con un descanso entre franjas). El aviso permite continuar y guardar la cita igualmente. El aviso NO aparece cuando el profesional no tiene ningun horario configurado o cuando su horario ha caducado (todas las entradas del calendario tienen fecha “Hasta” anterior a la cita): en esos casos la agenda interna guarda la cita sin avisar.
“El paciente tiene citas pendientes de pago”: Alerta financiera

Preguntas Frecuentes

¿Puedo limitar qué mutuas atiende cada profesional (que un doctor solo pase consulta de una aseguradora concreta)? No, esa restricción no está disponible actualmente: no existe una relación entre profesional y mutua que bloquee o avise al asignar la cita. Lo que sí puede configurarse es por prestación y por precio: las reglas de cobertura del pagador (límites, periodicidad y autorizaciones por prestación, que generan avisos al facturar fuera de cobertura), los precios por mutua y, si se activa el filtrado del catálogo por pagador (se lo configuramos si nos escribe), que al poner la cita solo se ofrezcan las prestaciones vinculadas a esa mutua. Si esta restricción por profesional es importante para su centro, escríbanos: nos sirve para valorarla. Q: ¿Puedo exportar a Excel el listado de citas del día de cada profesional con el nombre, la hora y el DNI del paciente? A: Sí, sin activar nada: Agenda → Buscar citas, pon el día en Desde y Hasta (y el profesional si quieres uno solo), pulsa Buscar y después Exportar. El Excel trae una fila por cita con Fecha (con hora), Paciente, DNI, Teléfono, Email, Profesional, Centro, Estado, Prestación/es e Importe, entre otras columnas, y exporta el resultado completo de la búsqueda, no la selección. El botón solo lo ven administradores o usuarios con permiso de exportación de citas, y si el usuario tiene anonimización activa el paciente sale como «Reservado» con el DNI vacío. Si lo que buscas es que otro programa se alimente solo, ten en cuenta que la exportación automática por API hoy no incluye el DNI: escríbenos y lo vemos contigo. Q: ¿Cómo evito que se programen dos pacientes a la misma hora con el mismo profesional? A: Abre Administración → Equipo y accesos → Usuarios, selecciona al profesional, pulsa Ver perfil, entra en Preferencias y marca No en Permitir solapar citas:. La opción pertenece al profesional de la cita, no a la persona de recepción que la programa. Sí permite el solapamiento y Preguntar muestra un aviso, pero deja continuar. Q: ¿Puede una misma prestación durar distinto según el profesional? A: Sí, si el centro tiene activada esta funcionalidad. Cada profesional la configura en Perfil → Preferencias → Citas → Duración por prestación; un administrador puede hacerlo desde su ficha. La duración personalizada se propone al crear la cita y se usa para buscar huecos, pero puede cambiarse manualmente en la propia cita antes de guardar. En la lista solo aparecen las prestaciones con un tiempo específico; se crean con Añadir, que abre un popup de búsqueda independiente, y se eliminan con la papelera para volver a la duración general. Q: ¿Por qué algunos pacientes aparecen sin apellidos (o con el nombre cortado con ”…”) en el calendario o el planificador? A: La comprobación que siempre funciona es pasar el ratón por encima de la cita: el texto completo aparece junto a las notas. Si además quieres interpretarlo a simple vista, depende del alto de la cita:

En las citas que se ven en una sola línea, el texto que no cabe se resume con ”…”. Ahí los puntos suspensivos son concluyentes: si aparecen, es solo falta de espacio y no hay nada que corregir; si no aparecen, eso es todo el texto que el sistema tiene para esa cita.
En las citas que se ven en varias líneas, el texto se reparte entre ellas y, si aun así no cabe, la última puede quedar cortada sin ”…”. En estas no puedes deducir nada de que falten los puntos suspensivos: compruébalo con el ratón.

Fíjate en las líneas que ocupa la cita en pantalla, no en su duración: el alto depende también del zoom de la agenda (el intervalo de las franjas horarias, que cada usuario configura en sus preferencias). Con la configuración habitual, una cita de 15 minutos suele verse en una línea y una de 30 o más en varias, pero con otro intervalo eso cambia. Cuando el texto esté realmente incompleto, las causas habituales son que la ficha del paciente no tenga apellido, que la cita no tenga paciente asignado (se muestra entonces su nombre auxiliar o un texto genérico) o que tu usuario no tenga permiso para ver los datos del paciente en esa agenda, en cuyo caso la cita se identifica por el profesional. Por defecto la cita muestra el nombre y el primer apellido; para incluir también el segundo apellido, el centro puede activar la opción Mostrar el segundo apellido del paciente en las citas de la agenda. Q: ¿Cómo cancelo una cita? A: Haz clic en la cita en el calendario, selecciona la acción “Cambiar estado” y elige “Cancelada”. Opcionalmente puedes especificar el motivo de cancelación. Q: Avisos al cambiar el estado: ¿qué debo hacer? A: Si una cita ya no está disponible o una validación impide cambiar su estado, se muestra el aviso concreto para que puedas revisar la selección y volver a intentarlo. Al cambiar varias citas a la vez, si una de ellas provoca ese aviso, no se aplica el cambio a ninguna de las citas seleccionadas. Actualiza el listado antes de repetirlo. Si aparece un error técnico, comunica a soporte el código de error que acompaña al mensaje. Q: En el cliente 314, ¿qué significa que una cita esté “Parcialmente abonada”? A: Significa que tiene uno o varios pagos directos, pero la suma todavía no cubre el importe completo. Al registrar el resto cambia a Abonada. Si se elimina un pago y vuelve a quedar saldo pendiente, recupera Parcialmente abonada. También se actualiza si el paciente paga desde un enlace Redsys anterior después de haberse generado otro intento más reciente. El cambio actúa sobre los pagos nuevos o modificados, no revisa las citas históricas ni cuenta pagos de facturas o bonos. Q: ¿Puedo mover una cita a otro horario? A: Sí. En el calendario o el planificador, arrastra la cita al nuevo horario y confirma el cambio; el nuevo horario queda guardado y se mantiene al volver a pulsar Buscar. También puedes editar la cita y cambiar la fecha/hora manualmente. Q: ¿Qué pasa si elimino una cita? A: La cita deja de aparecer en el calendario habitual, pero su información puede conservarse como parte del historial y de las obligaciones de trazabilidad del centro. Q: ¿Puedo crear una cita sin paciente? A: No directamente. Para bloquear tiempo sin paciente, usa un “Evento” en lugar de una cita. Los eventos sirven para vacaciones, reuniones, bloqueos, etc. Q: ¿Cómo funcionan los recordatorios automáticos? A: Las plantillas de los mensajes y sus reglas se gestionan en Administración → Comunicaciones (Plantillas envíos, Recordatorios y Reglas envío plantilla), y Administración → Comunicaciones → Automatizaciones permite definir reglas avanzadas por canal y antelación. Consulte la sección Recordatorios automáticos de este documento. Q: Cancelé una cita, el paciente recibió el aviso de cancelación y luego la volvimos a planificar. ¿Recibirá el recordatorio del día anterior? A: Sí. El aviso de cancelación y el aviso de cambio de fecha son correos transaccionales independientes del recordatorio del día anterior. Aunque al paciente ya le haya llegado un email diciéndole que su cita se canceló, si la dejas otra vez en estado Programada, el recordatorio automático del día anterior se enviará igualmente cuando llegue su momento. Lo mismo aplica si simplemente cambias la fecha de la cita: el recordatorio se enviará el día anterior a la nueva fecha. Q: ¿Puedo hacer que las citas de un profesional concreto no envíen recordatorios automáticos? A: Sí. Se puede excluir a uno o varios profesionales de todos los avisos automáticos de sus citas (por ejemplo, porque el centro prefiere avisar a esos pacientes personalmente). La exclusión solo afecta a los envíos automáticos: los correos de confirmación, cambio de fecha o cancelación y los envíos manuales siguen funcionando, y el resto de profesionales del centro no cambia. No es una opción de las pantallas de configuración: hay que solicitarla al equipo de soporte de Nubidoc. Q: ¿Se pueden facturar varias citas a la vez? A: No directamente desde las citas individuales. Pero puedes ir a Facturación → Crear factura y añadir múltiples servicios manualmente, o usar bonos para pago anticipado de múltiples sesiones. Q: ¿Qué es la diferencia entre Servicio y Oferta de Servicio? A: El Servicio es el tipo de prestación, por ejemplo “Consulta general”. La Oferta de Servicio es una tarifa concreta, como “Consulta general - Privado: 50 €” o “Consulta general - Aseguradora Norte: 35 €”. Q: ¿Cómo creo citas recurrentes? A: No hay una función de citas recurrentes individuales. Para sesiones recurrentes, use Actividades o cree las citas manualmente. Q: ¿Puedo ver la agenda de todos los profesionales a la vez? A: Sí, en la vista de Calendario o Planificador puedes seleccionar múltiples profesionales en el filtro. Si tienes permiso para consultar las citas de otros profesionales, la primera opción de la lista del Calendario es Todos los profesionales. Si no seleccionas ninguno, el calendario muestra un aviso y no carga citas, eventos ni actividades: dejar el filtro vacío no significa “todos”. En la vista de Planificador verás todos en filas separadas. Si el filtro aparece agrupado por servicio o departamento, puedes pulsar la cabecera del departamento para seleccionar todos sus profesionales de una vez. Q: ¿Qué son los calendarios compartidos? A: Son grupos de huecos publicados: citas futuras sin paciente que se reúnen en un grupo con un enlace público, para que quien lo reciba reserve una de ellas. Sirven para ofrecer una disponibilidad más concreta que el horario general del profesional. Es una opción que se activa por cliente. Se crean y se editan en Agenda → Buscar calendarios:

Pulsa Nuevo (o Modificar sobre un calendario ya creado, con doble clic o seleccionándolo y pulsando Modificar). Se abre una pantalla con dos calendarios.
A la izquierda ves la Agenda del profesional (puedes cambiar de profesional arriba, si tienes permiso para ver la agenda de otros): sus citas con y sin paciente, sus eventos y sus actividades, de hoy en adelante. Solo las citas sin paciente (azules) se pueden publicar; las citas con paciente salen en gris, y los eventos y las actividades con una franja de su color. A la derecha está el calendario que vas a publicar, con una zona de texto que dice “Suelta aquí la cita para añadirla al calendario compartido”.
Arrastra una cita azul de la izquierda y suéltala a la derecha para publicarla. También puedes pulsar sobre ella y confirmar. La primera cita que sueltes crea el calendario y hace aparecer el campo Enlace público con el botón para copiar enlace. Nubidoc no lo envía: lo mandas tú (correo, WhatsApp…). Si sueltas a la derecha una cita con paciente, un evento o una actividad, no se añade y un aviso te recuerda que solo se publican las citas sin paciente. También puedes mover una cita dentro de la agenda de la izquierda arrastrándola a otro hueco, como en el calendario principal (te pide confirmar y avisa si cae fuera de horario, en festivo o solapada); con los eventos pasa lo mismo y las actividades no se pueden mover desde aquí. Si mueves una cita ya publicada, el calendario de la derecha se actualiza con su hora nueva. Para pasarlas todas de una vez, pulsa Copiar todas » (arriba a la derecha del calendario de la izquierda, bajo Agenda del profesional): tras confirmar, publica todas las citas azules que se ven en ese momento (la semana o el día que estés mirando; no copia citas con paciente, eventos ni actividades). Las que ya están en el calendario se saltan. Al terminar, un aviso dice cuántas se han añadido y, si alguna no se ha podido publicar, un aviso por motivo con el número de citas afectadas.
Para quitar una cita ya publicada, pulsa sobre ella a la derecha y confirma.
Puedes escribir una Descripción, una fecha de Caduca el (opcional) y, en Dirigido a, buscar un paciente si quieres que el calendario sea solo para él. Se guardan con el botón Guardar.
Si un calendario caduca por fecha, aparece el botón Reactivar (con una fecha nueva, o en blanco para que no caduque). Si el calendario está dirigido a un paciente y su enlace ya se visitó después de caducar, ya no se puede reactivar: solo se pueden quitar sus citas. Para volver a publicar huecos a ese paciente, crea un calendario Nuevo.

El botón Visualizar abre el mismo calendario en solo lectura, mostrando solo las citas disponibles de la semana actual. El panel lateral derecho PUBLICAR CITAS ya no tiene su propio formulario para crear calendarios: es un acceso directo a la pantalla de arriba. Muestra un botón Nuevo calendario compartido y los últimos 5 calendarios activos, cada uno con copiar enlace y modificar. La lista se actualiza sola cada vez que guardas un cambio en la pantalla del calendario, sin recargar la página. El panel solo aparece en las cuentas de centro médico con la opción de calendarios compartidos activada. No se puede publicar una cita que ya tiene paciente, que ya ha pasado, que está cancelada o que se ha traspasado; y una cita sin una prestación asignada no llega a ofrecerse por el enlace aunque se publique. Q: ¿Tiene que estar la cita en estado “Finalizada” para poder facturarla? A: No, no es necesario. Se puede facturar una cita en cualquier estado. La casuística es grande: hay quien genera la factura justo al finalizar la cita; hay quien cobra la cita por adelantado y en ese momento hace la factura (es muy común en psicología donde hacen citas online), y hay quien hace todas las facturas a final de mes. Q: ¿Qué significa el campo “Pagador” con valor “Privado”? A: El pagador se refiere a la aseguradora o entidad que paga el servicio. “Privado” es el valor por defecto, que indica que no hay aseguradora y el paciente paga directamente. Q: ¿Se pueden configurar colores personalizados para las citas? A: Sí, el calendario permite ver citas con distintos códigos de colores según diferentes criterios:

Por usuario/profesional (cada profesional tiene un color asignado)
Por estado de la cita (programada, confirmada, finalizada, etc.)
Por pagador (privado, aseguradoras diferentes)
Por prestación/servicio
Modo “personalizado” donde se elige el color manualmente al crear la cita

Q: ¿Se pueden importar prestaciones/servicios masivamente? Tenemos más de 200 servicios. A: Sí, hay un proceso de importación de servicios (llamados “prestaciones” o “facturables”) desde un archivo Excel. El fichero puede incluir un Servicio o especialidad para agrupar cada prestación; si ese servicio no existe, Nubidoc puede crearlo durante la importación. Esto ayuda a organizar catálogos grandes y a filtrar después por servicio. Q: ¿Puedo hacer que las prestaciones disponibles en una cita dependan del pagador? A: Sí. Cuando el centro organiza las prestaciones por pagador, al cambiar el Pagador Nubidoc actualiza Prestación y Otros facturables con las opciones vinculadas. Si el paciente tiene un pagador habitual, la actualización se realiza también al seleccionarlo. Al abrir una cita ya guardada los dos campos salen rellenos directamente, con el pagador que la cita tenga asignado. Q: ¿En qué orden aparecen las prestaciones al dar una cita? A: Por orden alfabético. Si el centro trabaja con departamentos, las prestaciones se agrupan primero por departamento (los departamentos no se ordenan alfabéticamente: salen en el orden en que Nubidoc los tiene guardados, normalmente el de creación) y, dentro de cada uno, alfabéticas. Escribir en el buscador de la lista solo filtra las que coinciden con lo escrito; no cambia el orden en que aparecen. Si una prestación sale la primera sin motivo aparente, revisa en Administración → Facturación y catálogo → Prestaciones que su nombre no empiece por un espacio en blanco o por un número: esos casos se ordenan siempre por delante de las letras. Y si la cita ya tenía elegida una prestación que el pagador (o el departamento o el centro) seleccionado deja fuera, esa prestación se mantiene en la lista, pero al final de ella (o de su departamento). Q: ¿Por qué en algunas citas tengo que elegir primero centro y departamento? A: Algunos centros utilizan un formulario avanzado de cita en el que el orden es Centro → Departamento → Profesional. Esto permite filtrar los profesionales y las prestaciones según el área asistencial seleccionada. Si solo hay un centro activo o un único departamento, Nubidoc puede seleccionarlo automáticamente y ocultar ese selector para simplificar la pantalla. Q: En el formulario avanzado he guardado una prestación, pero al reabrir la cita no aparece. ¿Qué debo revisar? A: Nubidoc muestra siempre las prestaciones ya guardadas en la cita, marcadas, aunque con el Centro, el Departamento y el Pagador actuales ya no se ofrecerían: en ese caso aparecen al final de la lista (o de su departamento). Lo que cambia al elegir otro pagador, departamento o centro, o al tocar el catálogo, es solo el resto de prestaciones que se pueden elegir. Si aun así una prestación guardada no aparece, contacta con soporte. Q: ¿Cómo funcionan las citas que se repiten semanalmente? A: En el formulario de crear cita existe una sección en la parte inferior donde se pueden marcar los días de la semana en que se repite la cita. También existe la posibilidad de poner las fechas de manera “manual” creando múltiples citas individuales. Q: ¿Cómo creo varios eventos recurrentes para un profesional? A: Abre Agenda → Crear evento, activa Se repite, marca los días de la semana y termina la serie con Nº Repeticiones o Hasta Fecha. El número de repeticiones incluye el evento inicial: si indicas 3, se guardan tres eventos en total. Puedes crear hasta 50 ocurrencias en una operación. Q: ¿Qué es el “Planificador” y en qué se diferencia del Calendario? A: El Planificador es una vista alternativa del calendario donde los profesionales y recursos, como las salas, se organizan por franjas horarias. Resulta útil para gestionar muchas agendas a la vez porque evita que las citas coincidentes se solapen visualmente. Q: ¿Se puede facturar directamente desde una cita en el calendario? A: Sí, se puede seleccionar la cita directamente desde el calendario y facturarla “con un clic” usando la acción “Crear factura” del menú contextual de la cita. Q: ¿Se puede facturar una cita aunque aún no haya llegado el día programado? A: Sí, el sistema permite facturar citas en cualquier momento, incluso antes de que llegue el día. Esto es útil para pagos anticipados o para centros que cobran al momento de reservar la cita. Q: ¿Se pueden generar facturas de múltiples citas en bloque? A: Sí, desde la opción “Buscar citas” se pueden filtrar citas por periodo, profesional, estado, etc., y luego facturar varias citas seleccionadas a la vez usando la acción “Facturar” en el listado de resultados. Q: He borrado una factura y ahora al intentar facturar de nuevo la cita me dice que ya está facturada. ¿Qué hago? A: Cuando se elimina una factura vinculada, la cita vuelve a quedar disponible para facturar. Si la pantalla no refleja el cambio, recárguela antes de intentarlo de nuevo. Q: ¿Puedo añadir varios facturables a una cita, cada uno con su cantidad y su precio? A: Sí, y en un solo paso. En “Modificar facturables de la cita”, el botón Nuevo abre la ventana Añadir facturables: los desplegables Prestaciones y Otros facturables son de selección individual y cada uno tiene al lado un botón Incluir. Cada vez que se pulsa se añade una fila a la lista, con sus propias casillas Cantidad, Precio unidad, IVA %, Tipo de descuento, Dto. % y Dto. importe, y un botón para quitarla. Así cada concepto entra con sus propios datos; antes, al marcar varios a la vez, la cantidad y el descuento eran comunes a todos y todas las líneas acababan valiendo lo mismo. A tener en cuenta:

El mismo concepto se puede incluir varias veces: cada inclusión es una línea distinta, no se suma a la anterior.
Precio unidad e IVA % salen ya rellenos con lo que le corresponde a esa cita y se pueden cambiar; si escribes un precio a mano, no te lo pisa el valor que llega del servidor.
Las columnas de precio e IVA solo se ven con permiso para ver precios en la agenda; las tres de descuento, además, solo si el centro tiene catálogo de descuentos.
Si una fila no lleva descuento, la línea toma el descuento habitual del paciente, como hasta ahora. El descuento escrito en la fila manda sobre ése.
O entran todas las filas o no entra ninguna: si una tiene un dato incorrecto aparece “Línea N no válida: …” y no se guarda nada hasta corregirla. Aceptar sin ninguna fila avisa con “Debe incluir al menos un facturable.”, y una fila con Dto. % y Dto. importe a la vez, con “Debe seleccionar cantidad o porcentaje, no es válido ambos valores.”.
El diálogo Modificar facturable (doble clic sobre una línea ya incluida, o el botón “Modificar”) no cambia: sigue tratando una sola línea.

Q: ¿Puedo cambiar el precio o el IVA de una prestación asociada a una cita? A: Sí. Desde la pantalla “Modificar facturables de la cita” se puede:

Editar el IVA directamente en la tabla: haciendo clic en la celda de la columna “IVA (%)” se puede escribir un nuevo porcentaje.
Editar precio e IVA desde el diálogo “Modificar”: al seleccionar un facturable y pulsar el botón “Modificar” (azul), se abre un formulario que permite cambiar la cantidad, el precio unidad y el tipo de IVA (seleccionando entre los tipos configurados en el centro).
Editar cantidad y precio en la tabla: las columnas “Cantidad” y “Precio unidad” también son editables haciendo clic directamente en la celda.

Q: ¿Para qué sirve la opción “Buscar calendarios”? A: Esta funcionalidad permite gestionar “huecos” de disponibilidad para la cita online. Por ejemplo, un profesional que quiere ofrecer ciertos “huecos” a la semana para que sean reservados por pacientes a través del portal web. Se configuran calendarios compartidos (ver ¿Qué son los calendarios compartidos?) y se comparte su enlace público. Desde esta misma pantalla se buscan los grupos ya creados y, con los botones Nuevo/Modificar/Visualizar/Copiar enlace, también se crean y se editan. Q: La cita online no ofrece ningún hueco: el calendario sale vacío. ¿Por qué? A: La cita online solo propone huecos dentro del horario del profesional, así que lo primero que hay que mirar es si tiene horario vigente. Entra en Administración → Centro → Cita online: si falta alguno, la pantalla lo avisa arriba con el nombre del profesional y un botón «Ir a Equipo»; en cuentas con varias sedes indica además en qué centro falta. Cuentan como «sin horario vigente» tres casos que se parecen poco entre sí: que nunca se le pusiera uno, que el que tenía ya caducara (la fecha «Hasta:» quedó atrás) y que empiece más adelante. El horario se pone en Administración → Equipo y accesos → Horarios Usuarios. Si el horario está bien, comprueba que el módulo Cita online / Portal del paciente esté activado en la Tienda de módulos y que la ficha del centro tenga «Disponible cita online» en Sí (Administración → Centros y recursos). Los centros dados de alta desde el 28/08/2026 nacen ya con un horario puesto para evitar justamente esto. Q: Un paciente se identifica en la cita online y dice que “no pasa nada”, que no le llega ningún código. ¿Qué ocurre? A: Al identificarse con su DNI, teléfono o email, la cita online le envía un código de acceso (PIN) para comprobar que es él. Ese código viaja en una plantilla de envío que gestiona la plataforma, no el centro. Si esa plantilla no está disponible, antes la pantalla se quedaba bloqueada sin decir nada y el paciente no podía continuar. Ahora aparece el mensaje “No hemos podido enviarle el código de acceso. Contacte con su centro, por favor.” y la incidencia queda registrada para el equipo de soporte. Si un paciente te traslada ese mensaje, contacta con soporte: no se corrige desde la configuración del centro. Q: ¿La cita online crea la cita si el hueco no existe todavía en la agenda? A: Sí. Si el paciente se registra desde un hueco de disponibilidad abierta, Nubidoc crea la cita al confirmar el alta y la deja asociada al paciente nuevo. Si el hueco ya existía como cita sin paciente, Nubidoc completa esa cita existente con el paciente registrado. Q: ¿Qué ocurre si un hueco queda retenido temporalmente durante una reserva online? A: Al confirmar la reserva, Nubidoc convierte la retención en una cita con su prestación. Si no puede completar el guardado, no deja una cita a medias ni envía un aviso de confirmación. El paciente puede consultar de nuevo la disponibilidad y reintentar la reserva si el hueco sigue libre. Q: Dos pacientes intentan reservar el mismo hueco de disponibilidad abierta casi a la vez. ¿Qué pasa? A: Nubidoc vuelve a comprobar que el hueco sigue libre justo antes de confirmar la reserva. Al primero que confirme se le crea la cita con normalidad. Al segundo se le muestra el mensaje “El hueco ya no está disponible” y no se crea ninguna cita duplicada; puede volver a consultar la disponibilidad y elegir otro hueco. Q: ¿Por qué un hueco deja de mostrarse en la cita online cuando ya ha pasado su hora? A: El portal del paciente y la cita online solo muestran huecos futuros. Si la hora de inicio ya ha pasado, el hueco desaparece automáticamente y solo siguen visibles los horarios pendientes del mismo día o de días posteriores. Q: En un centro “a demanda”, ¿por qué a veces no aparece como disponible un hueco que sí está libre en el calendario? A: En los centros configurados como “a demanda” (típicamente fisioterapeutas que acuden al centro solo cuando tienen reservas), el profesional tiene un tiempo mínimo configurado para desplazarse al centro (por ejemplo, 2 horas). Mientras el profesional no tenga ninguna cita en curso o ya atendida en el día, ese margen se aplica y los huecos más próximos no se ofrecen para reservar. En cuanto el profesional tiene al menos una cita cuya hora de inicio ya ha llegado, se considera que está en el centro y el siguiente hueco contiguo vuelve a ofrecerse inmediatamente, sin esperar al margen de desplazamiento. Q: En un centro “a demanda” con turno de mañana y de tarde, al reservar un hueco de la mañana desaparecen todos los huecos de la tarde. ¿Por qué? A: En centros “a demanda”, Nubidoc aplica los huecos contiguos por turnos separados por una pausa amplia, como mañana y tarde. Una reserva de la mañana limita los huecos de ese turno, pero los de la tarde siguen visibles mientras ese turno no tenga reservas. Q: ¿Se muestra la hora de fin en el diálogo de acciones de la cita? A: Sí. Junto a la fecha de la cita se muestra la hora de fin calculada a partir de la duración. Por ejemplo, si la cita empieza a las 10:30 y dura 30 minutos, se mostrará “27/03/2026 10:30 - 11:00”. Si la duración hace que la cita termine en un día diferente (por ejemplo, cita a las 23:40 de 30 minutos), se mostrará la fecha completa de fin: “27/03/2026 23:40 - 28/03/2026 00:10”. Q: ¿Qué diferencia hay entre una Cita y un Evento? A: Las citas son ocupaciones en el calendario con un paciente específico. Los eventos son otras ocupaciones que no involucran pacientes, como reuniones, festivos, tarde libre, tiempo reservado, formaciones, etc. Los eventos permiten bloquear tiempo en el calendario sin asociarlo a un paciente. Q: ¿Puedo cambiar el intervalo de tiempo del calendario (las franjas horarias)? A: Sí. En Mis preferencias (icono de usuario en la esquina superior derecha → Preferencias), en la sección de calendario se puede configurar el campo “Intervalos de tiempo” con un valor entre 5 y 120 minutos. Por ejemplo, si se pone 5 minutos, el calendario y el planificador mostrarán franjas de 5 en 5 minutos; si se pone 30, las mostrarán de media en media hora. Normalmente se usa siempre la preferencia del usuario conectado. Si el centro activa Usar los intervalos del profesional seleccionado, al buscar la agenda de un único profesional se usa el intervalo de ese profesional; al mostrar varios profesionales se mantiene el del usuario conectado. Q: ¿Puedo mostrar la hora de todos los huecos del calendario? A: Sí. Abre Mi perfil → Preferencias → Calendario y, junto a Intervalos de tiempo, elige Todas las horas en Horas en el calendario. El cambio se guarda automáticamente; recarga la página para verlo en las vistas diaria y semanal. Con intervalos de 10 minutos aparecerán 10:00, 10:10, 10:20… Para volver al formato habitual, elige Simplificadas, que es el valor predeterminado. La elección es personal: si consultas otro profesional y el centro usa su intervalo, las horas se adaptan a esos huecos manteniendo tu elección. La vista mensual y el planificador no cambian. Q: ¿Qué significan las franjas grises del calendario y del planificador? A: Indican horas en las que el profesional no trabaja según su horario configurado. El gris más marcado ayuda a diferenciarlas de las franjas disponibles incluso en pantallas con mucha luz. Al filtrar por un único profesional también se pintan sus cambios puntuales de horario: un día con el turno quitado se ve en gris en su fecha concreta (día completo en la vista mes) y una disponibilidad extra se ve en blanco. Q: He pulsado en el calendario sobre un día gris de un profesional (turno quitado) o sobre una franja extra. ¿Qué puedo hacer? A: Se abre el diálogo de Acciones de esa excepción de horario, con su detalle (p. ej. “Turno quitado del horario: 25/08/2026 09:00 - 18:00”) y un botón según el caso: “recuperar la disponibilidad” deshace el turno quitado y el día vuelve a ser laborable; “quitar la disponibilidad extra” elimina el hueco extra. Tras confirmar (“¿Está seguro que desea modificar la disponibilidad del profesional?”), el calendario se refresca solo. Si es una disponibilidad extra de un solo día hay además “modificar la disponibilidad”: reabre el formulario del alta con el centro, la fecha/hora de inicio y la hora de fin ya puestos, para cambiarlos sin borrar el hueco y volver a crearlo. Funciona en el calendario (mes, semana y día) y en el planificador. Si el día agrupa varias excepciones, el clic abre la vista día para actuar sobre cada tramo por separado. Q: Un profesional tiene horario solo hasta el día 24 y el calendario muestra el 30 como disponible. ¿Puedo evitarlo? A: Sí. Cada usuario tiene el interruptor “Calendario abierto por defecto” en su pantalla de horarios (Administración → Equipo y accesos → Usuarios → Horarios). En SÍ (valor de siempre), los días sin horario definido se muestran disponibles; en NO, esos días — sin horario, con horario caducado o fuera de las fechas del periodo — se pintan cerrados en gris en el calendario. La cita online no cambia (sin horario vigente ya no ofrecía huecos) y se puede seguir citando a mano en un día cerrado. Además, la preferencia del centro “Usuarios nuevos con calendario abierto por defecto” (Administración → Centro → Preferencias → pestaña “Otras”) decide con qué valor nacen los usuarios que se creen a partir de ahora; no cambia los existentes. Q: ¿Puedo ocultar el sábado o el domingo del calendario? A: Sí. En Mis preferencias (icono de usuario en la esquina superior derecha → Preferencias), en la sección Calendario, puedes poner “Mostrar sábado” o “Mostrar domingo” en No. La agenda ocultará ese día en las vistas mensual y semanal solo para tu usuario. Por defecto ambos están en Sí. Q: ¿Puedo elegir qué se muestra después de crear una cita? A: Sí. En Mis preferencias (icono de usuario en la esquina superior derecha → Preferencias), en la sección Calendario, usa “Al crear cita, mostrar:”. Puedes elegir Mensaje de confirmación, Calendario o Planificador si tienes acceso a esas vistas. El cambio se guarda para tu usuario y no afecta a otros profesionales. Q: El calendario tarda mucho en cargar. ¿Cómo puedo mejorar el rendimiento? A: Selecciona solo los profesionales que necesites y reduce el intervalo de fechas. También puedes desactivar Días pasados en la barra de filtros y pulsar Buscar para cargar únicamente las citas, actividades y eventos desde hoy. Si la búsqueda supera el máximo de citas que la agenda carga de una vez —1.500 de forma general—, Nubidoc no muestra una parte de los resultados: pide reducir el intervalo o el número de profesionales antes de volver a buscar. Si tu centro tiene tanta actividad que ese máximo te impide trabajar mes a mes, se puede subir para tu centro en concreto. No es un ajuste que esté en las pantallas de configuración: hay que pedirlo a soporte. Ten en cuenta que subirlo hace que la agenda cargue más citas de golpe y, por tanto, que tarde más en pintarse. Q: El enlace de videoconferencia que envié muestra un error al receptor. ¿Qué puede estar pasando? A: El enlace funciona aunque la persona receptora tenga otra sesión abierta en Nubidoc. Si aparece un error, compruebe que el enlace esté completo y que la cita siga existiendo. Q: ¿Cómo activo la transcripción de una videoconferencia? A: La transcripción es opcional y está desactivada por defecto. Cada profesional debe activarla en Perfil > IA, usando la opción Activar transcripción videoconferencia. Si está en No, la videoconferencia funciona igual que siempre y no aparece ningún botón de transcripción. Si está en Sí, el profesional verá arriba a la derecha un botón gris Iniciar transcripción y deberá solicitar el consentimiento de los participantes antes de empezar. Abra la videoconferencia desde Nubidoc o desde la historia clínica del paciente: así el sistema sabe a qué historia pertenece la transcripción. Q: ¿Cómo sé si la consulta se está transcribiendo o no? A: Por el color del botón, que está siempre visible y cambia según el estado:

Botón	Significa
Gris — Iniciar transcripción	No se está transcribiendo
Ámbar — Esperando consentimiento… (pulse para cancelar)	Se ha pedido permiso y falta que alguien responda. Púlselo para cancelar la solicitud y volver a empezar
Ámbar — Iniciando transcripción…	El permiso ya está y se está poniendo en marcha
Rojo — Transcribiendo — Pausar	Se está registrando la conversación
Ámbar — En pausa — Reanudar	Está pausada: lo que se hable ahora NO queda registrado

Además, si tiene la transcripción disponible y no la ha iniciado, a los cinco minutos de entrar en la sala aparece una sola vez un aviso recordándoselo, con un botón para arrancarla en ese momento. Q: ¿Puedo parar la transcripción un momento y seguir después? A: Sí. Con el botón en rojo, púlselo para pausar: lo que se hable a partir de ese momento no se registra. Cuando quiera continuar, púlselo otra vez (En pausa — Reanudar) y la transcripción se retoma sin volver a pedir permiso al paciente, porque el consentimiento que dio al principio sigue valiendo. Ambas acciones quedan registradas con su hora exacta, de modo que siempre se puede acreditar cuándo se dejó de registrar y cuándo se volvió a empezar. Q: Si he pausado y reanudado, ¿me salen varios documentos? A: No. Todo lo hablado en una misma consulta acaba en un único documento de la historia clínica. Cada tramo se añade a ese documento según se procesa, y el segundo y siguientes aparecen bajo el rótulo Continuación tras pausa manual. Puede que vea el documento primero con una parte y al cabo de un momento con el resto: es normal. Q: ¿Tengo que esperar a que termine la videoconferencia para ver la transcripción? A: Sí, y unos minutos más: al colgar, el servidor tiene que transcribir el audio. En la ficha del paciente, junto al estado de la cita, verá una etiqueta con un micrófono que indica en qué punto está: Grabando / transcribiendo, Finalizada, Fallida (con el motivo al pasar el ratón por encima) o Consentimiento solicitado. Si aparece Fallida, ese documento no va a llegar: no siga esperándolo. Q: ¿Al profesional también le piden permiso? A: No. El profesional se considera que consiente siempre, así que si tuviera otra ventana suya abierta en la misma sala, esa ventana acepta sola y queda registrada como aceptación del profesional. A quien se le pregunta es al paciente y a cualquier otro participante. Q: ¿Cómo se le pide el permiso al paciente y qué ve él? A: Cuando el profesional pulsa Iniciar transcripción y confirma, al paciente le aparece dentro de la videoconferencia una ventana titulada Grabación y transcripción de la consulta con el texto completo del consentimiento y dos botones: Acepto la grabación y No acepto. La ventana avisa también de la consecuencia, que depende del momento: si se lo piden durante la consulta, que no se grabará nada y saldrá de la videoconferencia; si entra en una sala que ya se está grabando, que no podrá acceder a ella. La grabación solo empieza si aceptan todos los participantes conectados: basta que uno rechace para que no se inicie. Q: ¿Dónde queda la constancia de que el paciente aceptó la grabación? A: En dos sitios. En la historia clínica del paciente, la opción Consentimientos de grabación del menú lateral lista todas las solicitudes con la respuesta de cada conexión, la fecha y hora, la IP y el dispositivo, y el texto exacto que se mostró — incluidas las solicitudes rechazadas, que son la constancia de que no se grabó. Cada respuesta indica además si el participante estaba confirmado en la sala por el profesional o si su identidad no está confirmada; el nombre marcado como declarado lo envía el propio participante y no es una identificación verificada. Y cuando la transcripción llega, el propio documento Videoconferencia de la historia incluye esa misma información junto al texto transcrito. Q: ¿Puedo recibir una alerta sonora cuando un paciente entra en la sala de espera de videoconferencia? A: Sí. En la barra superior de la videoconferencia hay un icono de altavoz junto al logo. Haz clic en él para activar las notificaciones sonoras. Cuando un paciente entre en la sala de espera, oirás un aviso breve y el icono parpadeará en rojo durante dos segundos. El aviso se repite periódicamente mientras el paciente siga esperando. Puedes silenciarlo volviendo a hacer clic en el icono; al pasar el ratón por encima se indica si está activado o desactivado. La preferencia se guarda entre sesiones. Q: He denegado el acceso a un paciente por error en la videoconferencia. ¿Puedo revertirlo? A: Sí. Tras denegar el acceso, aparece un pequeño botón “revertir denegación” en la barra de sala de espera. Al pulsarlo, el paciente vuelve a aparecer en la sala de espera y puedes permitirle el acceso de nuevo. Q: ¿Qué significan los colores en la sala de espera de la videoconferencia? A: La barra de sala de espera usa colores para indicar el estado de forma rápida: verde significa que la sala está vacía (ningún paciente esperando), y naranja indica que hay un paciente esperando, con los botones “permitir” y “denegar” acceso visibles. Si se deniega el acceso, aparece un botón amarillo de “revertir denegación”. Q: Un paciente me dice que no puede iniciar la videoconferencia y le sale un error. ¿Qué puede estar pasando? A: Antes de iniciar la videoconferencia, el sistema realiza un chequeo de los dispositivos del paciente (cámara y micrófono). Si el paciente no ha dado permisos en su navegador o sus dispositivos no funcionan correctamente, verá un mensaje que empieza por “Problema en su dispositivo:”. El paciente puede pulsar el botón “Reintentar” para volver a intentarlo. Si solo falla la cámara o solo el micrófono, la videoconferencia se inicia igualmente con el dispositivo disponible, mostrando un aviso naranja temporal. Solo se bloquea la videoconferencia si ni la cámara ni el micrófono están disponibles. Q: Al abrir la videoconferencia aparece “La videoconferencia no está disponible en este momento por un problema de configuración del servidor. Contacte con soporte.” ¿Qué hago? A: Ese mensaje no depende de la cita ni del paciente: indica que la instalación no tiene configurada la clave que autoriza la entrada a las salas de vídeo. Nubidoc prefiere avisar antes que abrir una sala en la que nadie podría entrar. No hay nada que el centro pueda corregir desde la aplicación: hay que avisar a soporte, que lo resuelve en el servidor. Mientras tanto, el resto de la agenda funciona con normalidad y la cita conserva su enlace: cuando soporte lo arregle, el mismo enlace vuelve a funcionar sin tener que recrear la cita. El mismo aviso aparece, en rojo, si se abre la videoconferencia desde el panel de la historia clínica del paciente. Q: Al abrir los facturables de una cita aparece un aviso de que está incluida en una factura. ¿Qué significa? A: Cuando una cita ya ha sido añadida a una factura, la ventana “Modificar facturables de la cita” muestra un aviso en la parte superior:

Aviso amarillo (triángulo de advertencia): la cita está incluida en una factura que aún no ha sido emitida. Se pueden modificar los facturables, pero tenga en cuenta que los cambios podrían afectar al importe de la factura.
Aviso rojo (icono de prohibido): la cita está incluida en una factura ya emitida. Modificar los facturables en este caso no cambiará la factura emitida. Si la factura ha sido anulada, el aviso no aparece.

Q: Al cambiar el profesional en una cita, la prestación que había seleccionado desaparece. ¿Es normal? A: Al cambiar el profesional, Nubidoc actualiza Prestación y Otros facturables para mostrar las opciones disponibles en sus centros. Una prestación desaparece si no está asignada al nuevo profesional; elija una de las opciones disponibles. Q: He guardado una cita con prestación, pero al verla sin modificar no aparecía. ¿Está perdida? A: No. En el formulario avanzado, Nubidoc muestra las prestaciones guardadas tanto al abrir la cita en modo consulta como al pulsar Modificar. Si la combinación de centro, departamento y pagador no devuelve nuevas prestaciones seleccionables, las prestaciones ya guardadas se conservan visibles en la cita y el aviso se muestra como información, no como error. Q: ¿Puedo hacer que las prestaciones disponibles en una cita dependan del pagador? A: Sí. Cuando el centro organiza las prestaciones por pagador, al cambiar el Pagador Nubidoc muestra en Prestación y Otros facturables las opciones vinculadas a ese pagador. Q: Abro una cita desde el calendario haciendo clic en un hueco, pero el selector de centro no se actualiza con los centros del profesional. ¿Qué ocurre? A: Al crear una cita desde el calendario con un profesional preseleccionado, los selectores de centro, prestaciones y otros facturables deben actualizarse con sus opciones. Si no ocurre, pruebe a recargar la página. Q: Al seleccionar un paciente en una cita nueva, el profesional cambia automáticamente al que tiene asignado el paciente. ¿Se puede desactivar? A: Al seleccionar un paciente que tenga un profesional en Asignado a, Nubidoc selecciona ese profesional en la nueva cita. Si necesita otro, cámbielo después de seleccionar al paciente.

Búsqueda de Citas

Campos de búsqueda disponibles: Al ejecutar una búsqueda, el botón Buscar cambia a Buscando… y queda deshabilitado hasta que termina la carga de resultados. Esto evita lanzar la misma búsqueda varias veces si el listado tarda en responder.

Campo	Cómo funciona
Nº Cita	Busca una cita por su número
Paciente	Permite localizar al paciente por su nombre
Profesional	Permite elegir uno o varios profesionales
Centro	Limita la búsqueda a un centro, cuando el entorno es multi-centro
Servicio	Filtra por tipo de servicio
Estado	Permite seleccionar uno o varios estados
Fecha desde	Incluye citas desde el primer momento del día indicado
Fecha hasta	Incluye citas hasta el último momento del día indicado: la última cita de la noche del último día entra en el listado aunque el campo muestre medianoche
Pagador	Filtra por tipo de pagador
Facturada	Distingue las citas con factura asociada
Confirmada	Distingue las citas confirmadas

Opciones de exportación:

Exportar a Excel
Imprimir listado PDF
Enviar por email

En Imprimir listado PDF, la columna Prestaciones/Bono muestra las prestaciones asignadas a cada cita, incluidas las elegidas en Prestación de bono. No hace falta volver a elegirlas en Prestación para que salgan en el impreso. Si una misma prestación está en ambos campos, aparece una sola vez. Cuando la cita tiene un bono pero ninguna prestación asignada, aparece el nombre del bono.

Enviar WhatsApp manual desde Buscar citas

Sirve para mandar un WhatsApp a los pacientes de varias citas a la vez (por ejemplo, un aviso a todas las citas de mañana) con un texto ya preparado. Nubidoc no envía nada ni gasta saldo de WhatsApp: abre el WhatsApp de tu ordenador con el mensaje ya escrito y eres tú quien pulsa enviar. Consulta la guía Enviar un WhatsApp manual desde Buscar citas para verlo paso a paso. Qué hace falta para verlo

El permiso «Enviar WhatsApp manual de citas», en Administración → Equipo y accesos → Roles/Privilegios, grupo Agenda. De fábrica solo lo tiene el perfil Administrador; a cualquier otro rol hay que marcárselo.
Una plantilla elegida en Administración → Centro → Preferencias, pestaña Agenda, apartado WhatsApp manual desde la búsqueda de citas, campo Plantilla. Solo se ofrecen plantillas de tipo Texto simple con propósito Citas o General, que se crean en Administración → Comunicaciones → Plantillas envíos. Los datos variables usan los códigos habituales de cita y paciente en formato %...%, por ejemplo %patientname%, %appodate% y %appotime%. Con el campo vacío, el botón sale deshabilitado con el aviso «Falta elegir la plantilla en Administración → Centro → Preferencias → Agenda → «WhatsApp manual desde la búsqueda de citas»» y el filtro Enviados WhatsApp no aparece.

Cómo se usa

En Agenda → Buscar citas, busca y marca las citas en el listado.
Pulsa Enviar WhatsApp Manual, bajo el listado. Si no hay ninguna marcada avisa «Debe seleccionar al menos una cita para enviar WhatsApp manual.». El máximo es de 20 citas cada vez: con más avisa «Solo se puede enviar WhatsApp manual a 20 citas cada vez. Ha seleccionado N.» y no abre nada.
Se abre el diálogo Enviar WhatsApp manual, con una fila por cita y las columnas Fecha y hora, Paciente, Prestación, Estado, Enviado y WhatsApp. Las filas en amarillo son citas canceladas, no presentadas o finalizadas («Las filas resaltadas son citas canceladas, no presentadas o finalizadas.»): se avisa, pero no se impide enviarles el mensaje.
Pulsa el botón de WhatsApp de una fila: se abre una pestaña nueva del navegador que ofrece abrir WhatsApp (de escritorio o web) con el mensaje ya escrito para ese paciente. Envíalo desde allí.
En ese mismo clic la cita queda marcada como enviada y la columna Enviado muestra la fecha y la hora.
Cuando termines, pulsa cerrar.

Reenviar una cita ya marcada. Si la cita ya estaba marcada, el primer clic no abre WhatsApp y avisa «Esta cita ya estaba marcada como enviada por WhatsApp (fecha). Pulse otra vez el botón de WhatsApp de la cita para reenviarla.». Al pulsar el botón otra vez se abre WhatsApp de nuevo y la fecha de la marca se actualiza. Filas sin botón de WhatsApp. En lugar del botón aparece el motivo:

Motivo	Cuándo sale
Sin acceso a los datos del paciente	Es una cita de otro profesional y no puedes ver sus datos (la misma regla por la que el listado muestra «Reservado»)
La cita no tiene paciente	La cita se creó sin paciente
Sin teléfono válido para WhatsApp	El paciente no tiene un teléfono que sirva para WhatsApp
No se ha podido componer el mensaje	La plantilla no se pudo rellenar con los datos de esa cita

Para localizar después a quién se le ha enviado, usa el filtro Enviados WhatsApp del filtro avanzado de Buscar citas (lupa con +): SI muestra las citas marcadas y NO las que aún no lo están. El filtro se aplica también a los botones que actúan sobre todos los resultados de la búsqueda, como Exportar. Qué no hace. La marca solo dice que alguien pulsó el botón de WhatsApp de esa cita: Nubidoc no puede saber si el mensaje se envió de verdad, y no lo anota en el Centro de comunicaciones ni en el historial de avisos del paciente. Copiar o duplicar una cita no copia la marca.

Copiar, cortar y pegar citas y eventos

El calendario y el planificador permiten duplicar o mover rápidamente una cita o un evento a otra fecha y hora usando los iconos de copiar, cortar y pegar.

Cómo activarlo

Esta función debe estar habilitada por la clínica. Si no aparece, contacte con el administrador para que la active en la configuración del centro. En los filtros ampliados del calendario y del planificador aparece el interruptor Copiar/pegar: No / Sí, que muestra u oculta los iconos de copiar y cortar. Cambiarlo ahí solo vale mientras tenga abierta la vista. Si quiere que arranque siempre en Sí, elíjalo en Mi perfil → Preferencias → Calendario → Copiar/pegar al abrir el calendario. Es una preferencia de cada usuario.

Iconos disponibles

Al situar el ratón sobre una cita o un evento, junto a las acciones rápidas aparecen dos iconos:

📄 Copiar (icono de dos hojas) — copia la cita o evento al portapapeles para crear un duplicado en otro horario.
✂️ Cortar (icono de tijeras) — copia la cita o evento al portapapeles para moverlo a otro horario.

Al pulsar uno de estos iconos, la cita o evento queda guardado en el portapapeles del navegador. Aparece un aviso temporal “cita/evento copiado al portapapeles” o “cita/evento cortado al portapapeles”.

Pegar en otro horario

Al hacer clic sobre un hueco vacío del calendario aparece un panel emergente con las acciones disponibles. Si hay una cita o evento en el portapapeles, en la cabecera del panel se muestra el icono 📋 Pegar. Al pulsarlo:

Si la cita o evento fue copiada, se crea una nueva cita o evento idéntica en la fecha y hora seleccionadas (la original se mantiene en su sitio).
Si la cita o evento fue cortada, la cita o evento original se mueve al nuevo horario (desaparece del horario original).
En el Planificador, si intenta pegar una cita o evento en la fila de otro profesional, Nubidoc cancela la operación y muestra un aviso para evitar cambios entre agendas distintas.

Dónde funciona

Esta función está disponible en:

Calendario (vista de mes, semana o día).
Planificador (vista por franjas para varios profesionales).

El panel lateral derecho PUBLICAR CITAS ya no tiene botón de pegar: añadir una cita a un calendario compartido se hace arrastrándola en Agenda → Buscar calendarios → Nuevo (o Modificar) — ver ¿Qué son los calendarios compartidos? más arriba.

Permiso del navegador

La primera vez que pulse el icono Pegar en una sesión nueva, el navegador puede solicitar permiso para leer del portapapeles. Acepte la solicitud para que la función opere normalmente.

En Chrome y Edge, la decisión se recuerda para la sesión.
En Firefox, el aviso puede aparecer cada vez que pegue, según la configuración del navegador.
Si rechaza el permiso, Nubidoc muestra un mensaje indicando que el portapapeles está bloqueado y la operación se cancela sin afectar a la cita original.

Consejos de uso

Para mover varias citas seguidas, suele ser más rápido cortar y pegar que arrastrarlas, especialmente entre vistas diferentes o entre días separados.
Copiar es útil para crear citas recurrentes manualmente (por ejemplo, repetir una sesión semanal). Para series largas, use mejor la generación automática de citas recurrentes.
La cita o evento queda en el portapapeles del sistema operativo. Permanece allí hasta que copie otra cosa (otra cita, un texto en otra aplicación, etc.); recargar la página no la borra.

Código de Colores de Citas (por Estado)

🔵 Azul - Programada
🟢 Verde - Confirmada / En sala de espera
🟡 Amarillo - Comenzada
⚫ Gris - Finalizada
🔴 Rojo - No presentado
⚪ Blanco/Tachado - Cancelada
🟠 Naranja - Solicitada

Nota: Los colores pueden cambiar según configuración del centro o estados personalizados.

Código de Colores Alternativos

El calendario permite visualizar citas por diferentes criterios: Por Profesional: Cada profesional tiene un color asignado Por Pagador: Color según tipo de pagador (Privado, Aseguradora) Por Servicio: Color según tipo de servicio Por Ubicación: Color según sala/consultorio Por Centro: Color según centro médico (multi-centro)

Iconos Principales

📅Calendario / Cita
➕Crear nueva cita
✏️Modificar cita
🗑️Eliminar cita
✅Confirmar cita
❌Cancelar cita
💰Crear factura
📧Enviar recordatorio
🔔Notificación
⏰Sala de espera
🎯Bono
👥Actividad grupal

Niveles de Acceso

Las acciones disponibles dependen del rol y de los centros asignados al usuario. Si no aparece una opción necesaria, el administrador puede revisar los permisos del rol en Administración > Roles.

Anonimización de Agendas Compartidas

Cuando un profesional tiene acceso a la agenda de otro profesional (mediante la función “Compartir agenda con”), el sistema puede ocultar los datos del paciente en las citas ajenas para proteger la confidencialidad. Cómo funciona:

El privilegio “Ver datos paciente otros usuarios” controla la visibilidad. Está activado por defecto para todos los roles.
Si un administrador desactiva este privilegio en un rol, los usuarios de ese rol verán las citas de otros profesionales como “Reservado”, sin nombre del paciente, datos de contacto, prestaciones ni importes.
La anonimización aplica en:
- Calendario: El título de la cita muestra “Reservado -nombre profesional-”
- Buscar citas: Las columnas de datos del paciente, prestaciones, importes y notas aparecen en blanco
- Exportar a Excel: Los mismos datos se exportan vacíos para citas ajenas
- Detalle de cita: Al hacer clic en una cita ajena se muestra un mensaje indicando que no tiene privilegios suficientes

Para configurar:

Ir a Administración > Roles
Editar el rol deseado
En la sección “Agenda”, desactivar “Ver datos paciente otros usuarios”
Los usuarios con ese rol verán las citas ajenas anonimizadas

Privacidad de Notas de Cita (centros con restriccion activada)

En determinados centros, las notas de las citas solo son visibles para el profesional al que pertenece la cita. Si otro profesional visualiza el calendario, no vera el asterisco (*) indicador de notas, ni el contenido de las notas al pasar el raton por encima de citas ajenas. Esta restriccion aplica a:

Asterisco (*) en el titulo de la cita
Texto de la nota al pasar el ratón
Descripcion de la nota en la vista de dia

Las notas de las citas propias del profesional se muestran con normalidad.

Restricciones

Profesionales: Solo ven su propia agenda (salvo permiso especial)
Recepcionistas: Ven agenda de todos pero solo pueden crear/modificar
Administradores: Acceso completo a todas las agendas
Multi-centro: Solo ven citas de sus centros asignados

Limitaciones por Rol

Recepcionista:

✅ Crear citas
✅ Confirmar citas
✅ Cambiar estados básicos
❌ No puede eliminar citas facturadas
❌ No puede modificar citas anteriores al periodo permitido por el centro

Profesional:

✅ Ver su agenda
✅ Modificar sus citas
✅ Crear facturas desde citas
✅ Cambiar estados de sus citas
❌ No puede ver citas de otros profesionales (salvo configuración)

Exportar Agenda a Excel

Desde búsqueda de citas:

Botón “Exportar a Excel”
Incluye todos los resultados de búsqueda
Columnas: Fecha, Hora, Paciente, Profesional, Servicio, Estado, Precio, Pagador
Formato XLSX compatible con Excel 2007+

Estadísticas por profesional al final del Excel: Al final del documento Excel, después de la fila de totales, se incluye una sección de Estadísticas por profesional con las siguientes columnas:

Columna	Qué muestra
Profesional	Nombre del profesional
Citas totales	Número total de citas del profesional en el listado
Pacientes distintos	Cuántos pacientes diferentes ha atendido (si tiene 20 citas con el mismo paciente, cuenta como 1)
Citas canceladas	Número de citas en estado “cancelada”
Citas traspasadas	Número de citas en estado “traspasada”

Estas estadísticas se calculan sobre las citas que aparecen en el Excel, es decir, respetan los filtros de búsqueda que se hayan aplicado (fechas, profesional, centro, etc.).

Importar Citas desde Excel

Disponible para: Usuarios con el privilegio “Importar citas desde Excel” habilitado en su rol. Requisito previo: Un administrador debe habilitar el privilegio en Administración > Roles. Desde búsqueda de citas:

Botón “Importar citas” (visible si el usuario tiene el privilegio)
Permite cargar un archivo Excel (.xlsx) con múltiples citas de forma masiva
Botón “Descargar fichero de ejemplo” para obtener una plantilla con el formato correcto

Cómo usar:

Ir a Buscar citas en el menú de Agenda.
Pulsar el botón Importar citas.
En el diálogo que aparece:
- Seleccionar el archivo Excel con las citas (puede descargar un ejemplo pulsando “Descargar fichero de ejemplo”).
- Elegir el centro donde se crearán las citas.
- Elegir el estado de las citas (Programada o Finalizada).
- Opcionalmente marcar Crear paciente si no se encuentra para crear automáticamente los pacientes que no existan.
Pulsar Validar fichero. El sistema analiza el archivo y muestra un resumen:
- Filas válidas listas para importar.
- Pacientes que se crearán (si se marcó la opción).
- Errores encontrados (pacientes no encontrados, profesionales no encontrados, etc.).
Revisar el resultado. Si hay errores, corregir el Excel y volver a intentar.
Pulsar Confirmar importación para crear las citas.
Se muestra un resumen con el número de citas importadas y pacientes creados.

Formato del archivo Excel (10 columnas): El archivo debe tener una fila de cabecera y las siguientes columnas en orden:

Columna	Contenido	Ejemplo
A - Fecha	Fecha de la cita	15/03/2026
B - Hora de inicio	Hora de inicio	09:30
C - Hora de fin	Hora de fin	10:00
D - Nº paciente	Número externo de paciente	1234
E - Nombre	Nombre del paciente	María
F - Primer apellido	Primer apellido	García
G - Segundo apellido	Segundo apellido	López
H - Aseguradora	Nombre de la aseguradora	Privado
I - DNI profesional	DNI del profesional	12345678A
J - Notas	Observaciones	Primera consulta

Notas importantes:

El número de paciente debe coincidir con el que figura en su ficha.
Si se marca “Crear paciente si no se encuentra”, los pacientes nuevos se crean con pagador Privado y el centro seleccionado.
El profesional se busca por DNI (coincidencia exacta). Si no se encuentra, se muestra un error.
La aseguradora se busca por nombre corto y por nombre largo (razón social completa). Es decir, se puede indicar tanto el nombre abreviado como el oficial completo de la aseguradora. Si no se indica, se asigna Privado. Si se indica y no se encuentra, se muestra un error.
La duración se calcula automáticamente a partir de la hora de inicio y fin.
Si ocurre un error durante la creación, no se importa ninguna cita. Corrija el archivo y repita la operación.

Imprimir Agenda Diaria

Desde calendario:

Opción “Imprimir día”
Genera PDF con citas del día seleccionado
Formato horario detallado
Incluye datos de contacto de pacientes
Logo del centro en cabecera

La impresión del calendario se abre en una ventana nueva. Si el navegador tiene bloqueadas las ventanas emergentes no se abre nada y aparece el aviso “El navegador ha bloqueado la ventana de impresión. Permita las ventanas emergentes de este sitio y vuelva a intentarlo.”: permite las ventanas emergentes de este sitio en tu navegador y vuelve a pulsar Imprimir.

Estadísticas de Citas

Disponible en módulo Listados:

Total de citas por periodo
Distribución por profesional
Distribución por estado
Distribución por servicio
Gráficos visuales
Tendencias temporales

Recordatorios Automáticos

El funcionamiento completo de los recordatorios (recordatorio del día anterior, avisos con antelación configurable y el área Administración → Comunicaciones → Automatizaciones) está descrito en la sección Recordatorios automáticos de este documento. Las plantillas de los mensajes y sus reglas de envío se gestionan en Administración → Comunicaciones (Plantillas envíos, Recordatorios, Reglas envío plantilla). Los datos que cambian en cada mensaje se insertan con los códigos que muestra la leyenda del editor, por ejemplo %patientname%, %appodate% o %appotime%.

Integración Google Calendar

Configuración: Por profesional, en su ficha de usuario, dentro de las opciones de Google Calendar. Opciones de sincronizacion:

Sincronizar citas: envia citas de Nubidoc a Google Calendar (activado por defecto)
Sincronizar eventos: envia eventos de Nubidoc a Google Calendar (desactivado por defecto)
Importar eventos de Google: importa eventos creados en Google Calendar a Nubidoc (desactivado por defecto)

Proceso de conexion:

Profesional hace clic en “Conectar Google Calendar”
Google solicita iniciar sesión y revisar los permisos necesarios
Profesional autoriza la conexión
Nubidoc confirma que la cuenta ha quedado vinculada

Sincronización hacia Google Calendar:

Citas y eventos de Nubidoc se envian a Google Calendar

Importacion desde Google Calendar:

Se actualiza automáticamente de forma periódica
Solo se importan eventos NO creados por Nubidoc (se evitan duplicados)
Los eventos importados aparecen con indicador G en el titulo
Los eventos que bloquean la agenda muestran un candado
Si el evento se modifica en Google Calendar, se actualiza en Nubidoc
Los eventos de dia completo, como cumpleanos o festivos, ocupan solo el dia correspondiente
Si varios profesionales comparten el mismo calendario de Google, cada uno recibe su propia copia del evento
Categoria asignada automaticamente: “Otros”

Estados Personalizados

Los estados de cita son fijos: no hay una pantalla para crearlos. Lo que sí se puede ajustar por centro, pidiéndolo a soporte, es retirar los que no se usan (las citas que ya los tenían no cambian), dar otro nombre al estado Personalizado (por ejemplo, confirmado telf) y dar otro nombre a otro estado cuando encaja con la forma de trabajar del centro (el ejemplo de admisión ok de arriba). Para marcas que conviven con el estado, como «repasada» o «pendiente de documentación», se usan las etiquetas de cita (Administración → Centro → Etiquetas de citas), no los estados.

Tutorial 1: Crear Primera Cita del Día

Pasos:

Acceder al calendario
- Clic en “Agenda” en menú lateral
- Seleccionar “Calendario”
Seleccionar profesional y fecha
- En filtro superior, elegir profesional
- Navegar a fecha deseada (botones Anterior/Siguiente)
- Cambiar a vista “Día” para mejor visualización
Crear cita
- Hacer clic en horario vacío (ej: 09:00)
- Se abre diálogo de nueva cita
Completar datos
- Paciente: Escribir nombre en buscador, seleccionar
- Servicio: Seleccionar “Consulta general” (ejemplo)
- Duración: Dejar 30 min (valor por defecto)
- Notas: Añadir observaciones si necesario
Guardar
- Clic en botón “GUARDAR”
- Esperar mensaje “Cita creada correctamente”
Verificar
- Cita aparece en calendario en horario elegido
- Color azul (Programada)
- Muestra nombre del paciente

Tutorial 2: Atender Paciente del Día

Pasos:

Paciente llega a recepción (09:55)
- Recepcionista busca cita del paciente
- Hace clic en la cita (10:00)
Marcar en sala de espera
- En diálogo de cita, clic en “Cambiar estado”
- Seleccionar “En sala de espera”
- Cita cambia a color amarillo
Profesional recibe al paciente (10:00)
- Profesional ve cita amarilla en su agenda
- Hace clic en cita
- Selecciona “Comenzar cita”
- Cita pasa a “Comenzada”
Atender al paciente (10:00 - 10:30)
- Profesional realiza consulta
- Toma notas en historia clínica
Finalizar cita (10:30)
- Profesional hace clic en cita
- Selecciona “Finalizar”
- Cita cambia a estado “Finalizada” (color gris)
Crear factura
- Desde diálogo de cita, clic en “Crear factura”
- Sistema abre formulario de factura con:
  - Paciente pre-seleccionado
  - Servicio “Consulta general” ya añadido
  - Precio según tarifa (ej: 50€)
Revisar y guardar factura
- Verificar datos
- Clic en “GUARDAR”
Registrar pago (si paga en el momento)
- En factura, clic en “Registrar pago”
- Seleccionar “Efectivo”
- Introducir importe (50€)
- Confirmar
Finalizar
- Factura queda en estado “Pagada”
- Cita queda marcada como facturada
- Paciente recibe recibo

Citas de Calendly en el Calendario

Si el centro tiene la integración con Calendly configurada (consulte Administración > Calendly), las citas reservadas en Calendly aparecen automáticamente en el calendario de Nubidoc junto con las demás citas.

Como se muestran

Las citas de Calendly se distinguen con un icono de calendario que las diferencia de las citas creadas directamente en Nubidoc.
Se muestran en la franja horaria correspondiente, con el nombre del paciente y el color del profesional asignado.
Para que aparezcan, el profesional debe estar vinculado a su usuario de Calendly (ver configuracion en Administracion > Usuarios).
Cuenta compartida: Si varios profesionales comparten la misma cuenta de Calendly, las citas aparecen en la agenda de todos ellos. Al filtrar por un profesional, cada cita aparece solo una vez (sin duplicados).

Ver detalles de una cita de Calendly

Al pulsar sobre una cita de Calendly en el calendario se abre un panel con la informacion de la reserva:

Nombre y email del paciente (invitado de Calendly).
Preguntas y respuestas del formulario de reserva de Calendly.
Profesional(es) asignado(s): si la cuenta de Calendly es compartida, se muestran todos los profesionales vinculados, separados por coma.
Datos de pago si el paciente pago al reservar (por ejemplo, a traves de Stripe).
Estado de la cita (programada, cancelada, etc.).

Importar en Nubidoc

Las citas de Calendly se muestran como referencia, pero no son citas nativas de Nubidoc. Si necesita facturar, anadir prestaciones, modificar precios o acceder a la historia clinica del paciente desde la cita, debe importarla:

Pulse sobre la cita de Calendly en el calendario.
En el panel de detalles, pulse “Importar en Nubidoc”.
Se creara una cita nativa con los datos del paciente. Si el paciente no existe en Nubidoc, se crea automaticamente a partir del email y nombre del invitado.
Una vez importada, la cita funciona como cualquier otra cita de Nubidoc: puede anadir facturables, cambiar precios, generar facturas, y acceder a la historia clinica del paciente.

Nota: Una cita de Calendly solo puede importarse una vez. Si ya fue importada, el boton no aparecera.

Cancelar cita con motivo y seguimiento

Cuando la funcionalidad “Cancelar con motivo” esta habilitada para el centro, al cancelar una cita aparece un dialogo donde se puede:

Seleccionar un motivo de cancelacion de una lista predefinida
Escribir un comentario adicional
Crear un evento de revision (opcional)
Crear un seguimiento de cancelacion (opcional, activado por defecto si el modulo de seguimiento esta activo)

Si se activa Crear seguimiento cancelación, se genera automáticamente una tarea en el tablero de Agenda > Cancelaciones. Esto permite gestionar las cancelaciones sin depender del módulo CRM. Si no se puede crear el seguimiento, la cancelación tampoco se guarda y el usuario puede volver a intentarlo sin dejar la operación a medias. Al completarse, se muestra una notificacion indicando si el seguimiento fue activado.

Seguimiento de Cancelaciones

Cuando el módulo de seguimiento de cancelaciones está activo, cada cita cancelada se incorpora automáticamente al seguimiento, sin marcar ninguna casilla ni realizar una acción adicional. Esto ayuda a que ninguna cancelación pase desapercibida.

Dónde se encuentra

Menú principal: Agenda > Cancelaciones (requiere permiso “Ver seguimiento de cancelaciones”)
Ficha del paciente: Pestaña “Cancelaciones” — muestra el historial de cancelaciones del paciente

Registro automático

Cada vez que se cancela una cita (desde la agenda, desde el portal del paciente, o de forma masiva) el sistema registra automáticamente:

Fecha y hora exacta de la cancelación
Origen: si la canceló el paciente, la clínica o el sistema
Motivo seleccionado (si se indicó) y comentario adicional
Datos de la cita: profesional, centro, paciente
Estado de seguimiento inicial: “Sin revisar”

Lista operativa

Desde Agenda > Cancelaciones se puede ver y filtrar la lista de todas las cancelaciones. Los filtros disponibles son:

Fecha de cancelación (desde / hasta)
Profesional
Centro
Origen (paciente / clínica / sistema)
Estado de seguimiento

La tabla muestra cada cancelación con su estado resaltado en color:

🔴 Sin revisar
🟠 Pendiente de contactar
🔵 Contactado
🟢 Reprogramada
⚫ No recuperada

Gestión rápida

Seleccionando una fila y pulsando “Gestionar” se abre un diálogo donde se puede:

Cambiar el estado de seguimiento
Asignar un responsable del seguimiento
Añadir una nota interna sobre las gestiones realizadas
Indicar la cita de reprogramación si el paciente fue recuperado (cambiar estado a “Reprogramada” automáticamente)

Al guardar se actualiza la fecha de última gestión.

Estados de seguimiento

Estado	Significado
Sin revisar	Recién cancelada, nadie la ha gestionado todavía
Pendiente de contactar	Identificada, pendiente de llamar o contactar al paciente
Contactado	Se ha contactado con el paciente
Reprogramada	El paciente ha vuelto a pedir cita
No recuperada	Se cierra el seguimiento sin recuperar al paciente

Historial en la ficha del paciente

En la ficha de cualquier paciente aparece una pestaña “Cancelaciones” (si el módulo está activo y el usuario tiene permiso). Muestra todas las cancelaciones del paciente con su estado actual, permitiendo hacer seguimiento directamente desde la ficha sin salir al listado general.

Disponibilidad

La opción aparece cuando el centro tiene habilitado el seguimiento de cancelaciones y el usuario dispone del permiso correspondiente. A partir de ese momento, las cancelaciones nuevas se incorporan automáticamente al seguimiento.

​Sincronizar duración y prestaciones con otra aplicación

​Grabar una consulta presencial desde la cita

​Consultar el calendario en móvil y tableta

​Descripción

​Quién puede utilizarlo

​1. Creación de Cita Simple

​2. Confirmar Cita del Día

​3. Atender Paciente y Facturar

​4. Crear Actividad Grupal

​5. Gestión de Bonos de Sesiones

​Monedero perenne: un bono que se recarga sin caducar

​6. Búsqueda de Citas por Periodo

​Opciones del Menú

​Lista de trabajo (nueva, encima de Calendario)

​Opción 1: Calendario

​Opción 2: Planificador (Opcional)

​Opción 3: Crear Cita

​Opción 4: Buscar Citas

​Opción 5: Buscar Calendarios

​Opción 6: Crear Evento

​Opción 7: Buscar Eventos

​Opción 8: Buscar Bonos (Opcional)

​Opción 9: Crear Actividad (Opcional)

​Opción 10: Buscar Actividades (Opcional)

​Opción 11: Buscar Sesiones (Opcional)

​Opción 12: Lista de Espera (Opcional)

​Pantalla 0: Lista de trabajo

​Descripción

​Cabecera

​Cada cita de paciente

​Eventos y sesiones de actividad

​Actualización automática

​Sin nada que ver

​Quitar la Lista de trabajo a un rol

​Pantalla 1: Calendario

​Descripción

​Secciones de la Pantalla

​Las prestaciones del bono se ven junto a las demás

​Registrar el pago y finalizar la cita

​Finalizar las citas automáticamente al pasar su hora

​Pagar una cita o un bono con tarjeta: qué mensajes puede ver el paciente

​Solicitar el 50 % de una cita desde una plantilla

​Pantalla 2: Planificador

​Descripción

​Vistas disponibles

​Características

​Imprimir el planificador por profesional

​Pantalla 3: Formulario de Cita

​Descripción

​Estructura del Formulario

​Formulario: Cita

​Sección 1: Datos Básicos de la Cita

​Sección 2: Estado y Confirmación

​Sección 3: Servicios a Facturar

​Sección 4: Información Adicional

​Sección 5: Datos de Facturación

​Sección 6: Bonos y Actividades

​Formulario: Evento

​Campos del Formulario de Evento

​Enlazar una cita existente al evento

​Crear varios eventos de una vez

​Eventos pasados y reprogramados

​Formulario: Actividad Grupal

​Campos del Formulario de Actividad

​Crear una nueva cita desde el calendario

​Confirmar una cita programada

​Atender al paciente y crear la factura

​Crear una actividad grupal recurrente

​Integraciones

​Estados de la cita

​Festivos de agenda

​Solapamientos de citas

​Duración de las citas

​Recordatorios automáticos

​Automatizaciones

​Enviar la tanda del día

​Sincronización con Google Calendar

​Bonos y consumo de sesiones

​Actividades grupales

​Mensajes de Éxito

Sincronizar duración y prestaciones con otra aplicación

Grabar una consulta presencial desde la cita

Consultar el calendario en móvil y tableta

Descripción

Quién puede utilizarlo

1. Creación de Cita Simple

2. Confirmar Cita del Día

3. Atender Paciente y Facturar

4. Crear Actividad Grupal

5. Gestión de Bonos de Sesiones

Monedero perenne: un bono que se recarga sin caducar

6. Búsqueda de Citas por Periodo

Opciones del Menú

Lista de trabajo (nueva, encima de Calendario)

Opción 1: Calendario

Opción 2: Planificador (Opcional)

Opción 3: Crear Cita

Opción 4: Buscar Citas

Opción 5: Buscar Calendarios

Opción 6: Crear Evento

Opción 7: Buscar Eventos

Opción 8: Buscar Bonos (Opcional)

Opción 9: Crear Actividad (Opcional)

Opción 10: Buscar Actividades (Opcional)

Opción 11: Buscar Sesiones (Opcional)

Opción 12: Lista de Espera (Opcional)

Pantalla 0: Lista de trabajo

Descripción

Cabecera

Cada cita de paciente

Eventos y sesiones de actividad

Actualización automática

Sin nada que ver

Quitar la Lista de trabajo a un rol

Pantalla 1: Calendario

Descripción

Secciones de la Pantalla

Las prestaciones del bono se ven junto a las demás

Registrar el pago y finalizar la cita

Finalizar las citas automáticamente al pasar su hora

Pagar una cita o un bono con tarjeta: qué mensajes puede ver el paciente

Solicitar el 50 % de una cita desde una plantilla

Pantalla 2: Planificador

Descripción

Vistas disponibles

Características

Imprimir el planificador por profesional

Pantalla 3: Formulario de Cita

Descripción

Estructura del Formulario

Formulario: Cita

Sección 1: Datos Básicos de la Cita

Sección 2: Estado y Confirmación

Sección 3: Servicios a Facturar

Sección 4: Información Adicional

Sección 5: Datos de Facturación

Sección 6: Bonos y Actividades

Formulario: Evento

Campos del Formulario de Evento

Enlazar una cita existente al evento

Crear varios eventos de una vez

Eventos pasados y reprogramados

Formulario: Actividad Grupal

Campos del Formulario de Actividad

Crear una nueva cita desde el calendario

Confirmar una cita programada

Atender al paciente y crear la factura

Crear una actividad grupal recurrente

Integraciones

Estados de la cita

Festivos de agenda

Solapamientos de citas

Duración de las citas

Recordatorios automáticos

Automatizaciones

Enviar la tanda del día

Sincronización con Google Calendar

Bonos y consumo de sesiones

Actividades grupales

Mensajes de Éxito