Agenda

Ajustar el horario puntual de otro profesional desde la agenda (recepción)

1. En Agenda, en el calendario, deje seleccionado un único profesional en el filtro de profesionales (si está marcado Todos los profesionales, desmárquelo).
2. Pulse el botón del reloj de la barra del calendario (al pasar el ratón dice Horario del profesional seleccionado). Se abre el calendario de horario de ese profesional. Arriba, el camino de migas empieza por Agenda y termina en Horarios: nombre del profesional; pulse Agenda para volver. Al volver a la agenda (por aquí o por el menú Calendario) se actualiza en ese momento con los cambios hechos.
3. Para quitar el turno de un día: haga clic en el turno del calendario y use la acción borrar slot. Solo desaparece ese día; el resto de semanas conserva el horario.
4. Para añadir disponibilidad un día: haga clic en el día y use añadir disponibilidad; indique el centro, la fecha y hora de inicio y la hora de fin.
5. Para deshacerlo o corregirlo: haga clic en el tramo ya pintado. Sobre un turno quitado, recuperar la disponibilidad lo devuelve; sobre una disponibilidad extra, modificar la disponibilidad cambia centro, hora de inicio y hora de fin, y quitar la disponibilidad extra la elimina.

Consulta de precios (recepción)

Laboratorio protésico: trabajos y documentos

Sincronizar duración y prestaciones con otra aplicación

Grabar una consulta presencial desde la cita

Avisos de laboratorio en calendario, planificador y Lista de trabajo

Coste de laboratorio en las comisiones de citas

Consultar el calendario en móvil y tableta

Fechas permitidas al guardar o mover una cita

• “La fecha de la cita (20/11/1211 12:20) está fuera del rango permitido (del 01/01/2000 al 03/11/2031). Revise la fecha: no se ha guardado ningún cambio.” La fecha indicada es anterior al año 2000 o posterior al límite de cinco años.
• “La fecha de la cita no es válida. Revise la fecha: no se ha guardado ningún cambio.” La fecha no se puede leer, por ejemplo un 31 de febrero.

Descripción

• Organiza la actividad diaria del centro médico
• Evita solapamientos y optimiza el uso del tiempo
• Envía recordatorios automáticos a pacientes
• Permite facturación directa desde citas
• Integra con Google Calendar
• Soporta múltiples vistas: calendario, planificador, lista
• Gestiona actividades grupales y bonos

Quién puede utilizarlo

• Recepcionistas: Crear y gestionar citas de pacientes
• Profesionales médicos: Ver su agenda, confirmar citas, gestionar pacientes
• Coordinadores: Vista global de todos los profesionales, optimización de recursos
• Administradores: Configuración de horarios, tarifas, servicios

Cita rápida desde un hueco

1. Revisa el Profesional y la Fecha y hora tomados del hueco. En el planificador, si pulsaste una columna de sala o ubicación, también se propone ese Recurso.
2. Selecciona el Paciente con el autocompletado o la búsqueda. Si tienes permiso, puedes crear su ficha desde esta misma ventana: se amplía para mostrar el alta de paciente y vuelve al tamaño de cita rápida al cerrarla, conservando lo que llevabas escrito.
3. Completa Duración, Pagador, Prestaciones y Recurso, según las opciones de tu centro. Videoconferencia aparece cuando está disponible. Los filtros, selecciones iniciales y avisos son los mismos que al crear una cita con el formulario habitual.
4. Añade un Comentario si lo necesitas y pulsa Guardar cita. Al confirmarse el guardado se cierra la ventana y la agenda muestra la nueva cita, manteniendo la fecha, la vista y los filtros. Cancelar o cerrar la ventana descarta esta cita rápida sin crearla.

1. Creación de Cita Simple

• Antes de empezar: El paciente debe estar registrado y el profesional debe tener disponibilidad
• Pasos:
  1. Abrir calendario
  2. Hacer clic en hueco libre del calendario
  3. Seleccionar paciente
  4. Seleccionar servicio/prestación
  5. Confirmar hora y duración
  6. Guardar cita

2. Confirmar Cita del Día

• Antes de empezar: La cita debe estar en estado Programada
• Pasos:
  1. Ver agenda del día
  2. Hacer clic en cita
  3. Seleccionar acción “Confirmar”
  4. Opcionalmente enviar SMS de confirmación

3. Atender Paciente y Facturar

• Antes de empezar: Debe existir una cita para el paciente
• Pasos:
  1. Abrir cita desde calendario
  2. Cambiar estado a “En sala de espera”
  3. Atender al paciente
  4. Cambiar estado a “Finalizada”
  5. Desde acciones de cita: “Crear factura”
  6. Revisar factura y confirmar
  7. Registrar pago

4. Crear Actividad Grupal

• Disponibilidad: El centro debe tener habilitada la gestión de actividades
• Pasos:
  1. Ir a Agenda → Crear actividad
  2. Completar nombre, descripción, aforo máximo
  3. Definir horarios (días de semana, horas)
  4. Asignar profesional responsable
  5. Guardar actividad
  6. Añadir pacientes a la actividad
  7. Generar sesiones de calendario

5. Gestión de Bonos de Sesiones

• Disponibilidad: El centro debe tener habilitada la gestión de bonos
• Pasos:
  1. Desde ficha de paciente o Agenda → Buscar bonos
  2. Crear nuevo bono
  3. Seleccionar tipo de servicio
  4. Definir número de sesiones
  5. Establecer precio y descuento
  6. Emitir factura del bono
  7. Registrar pago
  8. A medida que paciente asiste, descontar sesiones

Monedero perenne: un bono que se recarga sin caducar

• Activarlo para el centro: en Administración → Centro → Preferencias generales → pestaña Pacientes, active Bono monedero perenne para pacientes (apagado por defecto). Si además quiere que cada paciente nuevo reciba su monedero automáticamente al darlo de alta, active también Crear el monedero automáticamente al dar de alta el paciente.
• Crear el tipo de bono: en Administración → Facturación y catálogo → Bonos, al crear un tipo de bono Monetario aparece el interruptor Monedero recargable. Al marcarlo desaparecen los campos de cantidad y de caducidad, porque un monedero no los usa, y aparece un campo nuevo, IVA de las recargas: el tipo de IVA con el que se facturarán sus recargas. Sin él elegido, las recargas de ese monedero no generan factura —el dinero se acredita igual, y el centro recibe un aviso cada vez que pasa— (ver «Facturar automáticamente al recargar el monedero del paciente» en la guía de Facturación). Debajo puede fijar hasta cuatro importes para los botones de recarga y marcar Permitir otro importe si quiere que el paciente escriba una cantidad distinta. Las cajas vacías o a cero no se muestran; si desactiva el importe libre, configure al menos una cantidad. Cada recarga online admite entre 1 € y 1.000 €. También puede activar Permitir importe negativo e indicar la Cantidad máxima de deuda. Por defecto está desactivado y el saldo no puede bajar de 0 €. Crear registro de pago al crear cita con bono monedero activa el cobro automático de citas; también está desactivado por defecto.
• Dar el monedero a un paciente: desde su ficha, al crear un bono con esa plantilla el único dato que se pide es el Dinero inicial (0 € por defecto). Un paciente solo puede tener un monedero activo a la vez.
• Recargarlo: la acción del bono pasa a llamarse Registrar recarga, sin límite de importe. Ver consumos muestra el Saldo disponible destacado (en rojo si queda en negativo), las citas pagadas con el monedero y las recargas en tablas distintas. Ver recargas abre solo el historial de recargas.
• Cancelarlo: si el monedero todavía tiene saldo, cancelarlo pide describir el motivo antes de aceptar; el motivo queda guardado en el propio bono. Un monedero cancelado deja de aparecer como forma de pago.
• Sin precio propio: aunque la plantilla del monedero tenga una tarifa asociada, el monedero siempre vale 0 € y esa tarifa no se le aplica.
• Aviso de saldo al citar: al elegir un paciente en el formulario de cita aparece su saldo de monedero en un aviso de color (verde con saldo, ámbar a 0, rojo en negativo).
• Pagar una cita: seleccione Monedero en el campo Bono de la cita. Al abrir el formulario, si el paciente tiene un solo bono disponible, se selecciona automáticamente; si hay varios, elija el que corresponda. Puede cambiar o limpiar la selección y se mantendrá si cambia la fecha. Con el cobro automático activado, al crear la cita o asignarle el monedero en una edición se registra el pago pendiente y se descuenta del saldo. Los guardados posteriores no repiten el cargo. Con el ajuste desactivado, use Registrar pago desde la cita: el importe pendiente se propone automáticamente, sin contar las recargas como pagos de esa cita. Si el saldo pasaría a negativo dentro de la deuda máxima, se pide confirmar; si la supera, se avisa de saldo insuficiente y no se guarda la cita. Si la cita ya tiene pagos imputados a otro bono, revise esos pagos antes de asignarle el monedero para evitar un segundo cobro. Una recarga tampoco marca como pagadas todas las citas vinculadas al monedero en los filtros de agenda.
• Cancelar una cita ya cobrada: si cancela, traspasa o borra una cita cuyo importe ya se descontó del monedero, el dinero se devuelve automáticamente. El saldo sube de nuevo y en Ver consumos aparece una línea Devolución, junto al cargo original (que no desaparece). Marcar la cita como No presentado no devuelve el importe. Una cita que pagó alguna vez con el monedero no se puede volver a activar: aunque el saldo alcance de sobra, y aunque le cambie el bono a mano mientras está cancelada, intentar ponerla de nuevo en un estado normal se rechaza con el aviso «Esta cita se pagó con el monedero y ya se devolvió el importe al cancelarla. No se puede reactivar: cree una cita nueva.» Una cita cancelada que nunca cobró con el monedero se sigue descancelando con normalidad. Si el cobro ya está en una factura emitida, cancelar la cita se rechaza — revise esa factura primero.
• Lo mismo si cancela o cambia la cita desde «Modificar»: si, desde el formulario de la cita, cancela o traspasa una cita cobrada con el monedero cuyo cobro ya está en una factura emitida, o cambia su bono o sus facturables, la cita no cambia y sale una ventana de aviso titulada Monedero con el motivo: «El pago del monedero de esta cita está vinculado a una factura emitida. Revise la factura antes de cancelarla.», o bien «Esta cita ya está cobrada con el monedero: no se puede quitar ni cambiar el bono. Cancele la cita y cree una nueva.» o «Esta cita ya está cobrada con el monedero: no se pueden añadir, quitar ni modificar sus facturables. Cancele la cita y cree una nueva.» Antes el formulario no mostraba el motivo y la cita podía quedar cancelada sin devolver el importe.
• Una cita ya cobrada no se puede reeditar: mientras el importe siga descontado, no se pueden añadir, quitar ni modificar sus facturables, ni cambiar o quitar el bono asignado — aparece el aviso «Esta cita ya está cobrada con el monedero: no se pueden añadir, quitar ni modificar sus facturables. Cancele la cita y cree una nueva.» El resto de la cita (fecha, hora, profesional, sala, notas, etiquetas) se sigue editando con normalidad, y en cuanto el consumo queda devuelto la cita vuelve a ser editable. En la rejilla de facturables de esa cita aparece el mismo aviso y los botones Nuevo, Modificar y Borrar quedan desactivados. Desde Modificar sí puede cambiar las notas, la hora, el profesional y el estado (también cancelarla); guardar sin tocar las prestaciones ni el bono funciona con normalidad. Lo que se rechaza es añadir o quitar una prestación, cambiar su cantidad o su precio, cambiar o quitar el bono y cambiar el paciente.
• Pacientes que ya existían: un botón en la pantalla de tipos de bono crea el monedero de golpe a todos los pacientes activos que todavía no tengan uno.
• Pagar la cita al reservar desde el portal: un paciente con sesión iniciada en el portal también puede pagar con su monedero al reservar cita online. Antes de confirmar ve el precio de la sesión y su saldo; si pagar deja el monedero en negativo (dentro del límite permitido) se le pide confirmarlo, igual que en la agenda interna, y si el saldo no llega se le ofrece recargar. Qué medios de cobro se ofrecen (monedero, y en el futuro tarjeta, PayPal, Redsys y Bizum) se configura por cliente en Administración → Centro → Cita online, sección “Medios de cobro permitidos en la reserva” (ver la guía de Administración). Un paciente que se está dando de alta en esa misma reserva (todavía sin cuenta) no puede pagar con monedero: no tiene saldo porque el monedero aún no existe.

6. Búsqueda de Citas por Periodo

• Antes de empezar: El usuario necesita permiso para buscar citas
• Pasos:
  1. Ir a Agenda → Buscar citas
  2. Seleccionar rango de fechas
  3. Filtrar por profesional, servicio, estado
  4. Ejecutar búsqueda
  5. Exportar resultados a Excel

Opciones del Menú

Lista de trabajo (nueva, encima de Calendario)

• Descripción: Todo lo de hoy de un profesional —citas (también las que no tienen ficha de paciente pero sí un nombre escrito a mano), eventos y sesiones de actividad— en una sola lista ordenada por hora, con botones para ir cambiando el estado de cada cita a medida que se atiende. Las citas sin ficha que no tienen nombre (por ejemplo, los huecos libres generados para la cita online) y las citas de grupo sin ficha siguen viéndose solo en el Calendario. Ver el detalle en «Pantalla 0: Lista de trabajo», más abajo.
• Disponibilidad: Siempre visible; un rol puede quitarla desde los permisos del centro.

Revisiones pendientes (revisiones periódicas)

• Descripción: Entrada Revisiones pendientes, justo debajo de Lista de trabajo. Abre el modo Revisiones de la Lista de trabajo: los pacientes a quienes les toca una revisión periódica (higiene, mantenimiento…) y a quién hay que llamar. Ver «Revisiones pendientes: llamar a quien le toca la revisión», más abajo.
• Disponibilidad: Solo en los centros donde Nubidoc ha activado las revisiones periódicas, y con el permiso «Ver revisiones pendientes (recall)», que viene concedido de fábrica. No hace falta «Ver lista de trabajo».

Opción 1: Calendario

• Descripción: Vista de calendario mensual/semanal/diario con todas las citas

Opción 2: Planificador (Opcional)

• Descripción: Vista de planificación con varios profesionales y franjas horarias
• Quién lo ve: el planificador está visible por defecto y no depende de la cita online; solo se oculta si el centro tiene apagada la preferencia Planificador. Un profesional aparece en él si su ficha tiene el interruptor Planificador en SÍ (Administración → Equipo y accesos → Usuarios → Modificar). Un profesional nuevo que admite citas nace con el interruptor en SÍ, y guardar la ficha ya no apaga Planificador ni Agenda online cuando esos interruptores no están en pantalla.
• Sin profesionales seleccionados: si no hay ningún criterio elegido, el aviso No hay recursos seleccionados. Por favor seleccione algún criterio para mostrar. sale una sola vez en pantalla, sobre el buscador.

Opción 3: Crear Cita

• Diálogo con formulario de cita
• Descripción: Formulario para crear o modificar cita

Opción 4: Buscar Citas

• Descripción: Búsqueda avanzada de citas por múltiples criterios
• Relación permanente del paciente: si el centro la tiene activada y tu usuario dispone del permiso correspondiente, el filtro Referido por permite encontrar citas de pacientes vinculados a uno o varios profesionales. En el cliente 314 se llama Paciente propio de.
• Atribución puntual de la cita: cuando está habilitada, aparece el filtro Vendido por. En el cliente 314 se llama Referido por y consulta solo el dato guardado en cada cita.
• Etiquetas de cita: si el centro tiene etiquetas de cita creadas, aparecen dos filtros — Etiquetas de cita, que deja solo las citas con alguna de las elegidas, y Sin etiquetas de cita, que deja las que no tienen ninguna de ellas. Los resultados incluyen además la columna Etiquetas. Seleccionando varias citas del listado, Acciones → Etiquetas de cita las marca todas a la vez.
• Cualquiera / Todas en las etiquetas: al marcar dos o más etiquetas en Etiquetas de cita o en Etiquetas paciente, junto al título de esa lista aparece un selector Cualquiera / Todas. En Cualquiera (lo de siempre) salen las citas que tengan alguna de las elegidas; en Todas, solo las que las tengan todas. Cada lista tiene el suyo, así que se puede pedir todas en las etiquetas de la cita y cualquiera en las del paciente a la vez. Con una sola etiqueta no aparece, porque las dos opciones dan el mismo resultado, y Sin etiquetas de cita sigue excluyendo igual.
• Enviados WhatsApp: en el filtro avanzado (lupa con +), junto a Creada online y Videoconferencia, aparecen las casillas SI y NO. SI deja las citas marcadas como enviadas con el botón Enviar WhatsApp Manual; NO, las que no lo están; con las dos marcadas o ninguna no filtra. Solo aparece si tu usuario tiene el permiso y el centro ha elegido la plantilla (ver «Enviar WhatsApp manual desde Buscar citas»).
• Campo Paciente: busca por palabras y en cualquier orden, así que García López encuentra al paciente cuyo primer apellido es García y el segundo López, y el nombre de una cita sin ficha se encuentra se escriba en el orden que se escriba. Todas las palabras que escribas tienen que aparecer en la misma persona (el nombre o alguno de sus apellidos, o todas en el nombre apuntado de la cita): si una no aparece, o las palabras solo están repartidas entre personas distintas (por ejemplo, una en cada uno de los dos pacientes de una misma cita), la búsqueda no devuelve nada. El Nº HC se busca por el número exacto.
• Campos adicionales del paciente: en el filtro avanzado (lupa con +) aparecen los campos adicionales del paciente que el centro haya marcado con Habilitar filtro y que sean de tipo lista, texto o fecha. En un campo de lista se pueden elegir varios valores y devuelve las citas de los pacientes con cualquiera de ellos; si se elige una categoría (un valor con hijos), entran también los pacientes marcados con sus valores hijos. Si se rellenan dos campos distintos, la cita tiene que cumplir los dos. En un campo de texto se busca por «contiene», sin distinguir mayúsculas, y los signos % y _ se buscan como cualquier otro carácter. En un campo de fecha se elige un rango y se incluyen los días completos: el día hasta entra entero; se puede usar solo desde o solo hasta, y si desde es mayor que hasta la pantalla avisa y no busca. Cuenta el titular de la cita o su segundo paciente; las citas sin paciente no salen al aplicar este filtro. Limpiar filtro deja el bloque vacío y, al volver a plegar el filtro con +, los criterios elegidos aparecen en el resumen de criterios de filtro ocultos.
• Importe (€): en el filtro avanzado (lupa con +) hay un control con dos cuadros, desde y hasta. Los dos límites están incluidos, se pueden usar por separado y se acepta la coma decimal. Para ver solo las citas con importe se escribe desde 0,01; para ver solo las gratuitas, hasta 0. Si desde es mayor que hasta, la pantalla avisa y no busca. Limpiar filtro los vacía. El mismo criterio vale para Exportar y para Facturar cuando no se marca ninguna cita. Solo lo ve quien tiene el permiso para ver precios en la agenda; sin él tampoco se ven el importe ni lo pagado de las citas. Cuando se cambian las prestaciones de una cita, su importe guardado se vacía hasta que alguien la abre; antes de filtrar, el sistema calcula el de esas citas (hasta 500 por búsqueda). Si quedan más, sobre la lista aparece un aviso con cuántas faltan: acote las fechas o busque otra vez.
• Disponibilidad: Siempre visible
• Referencia del bot: si el centro tiene contratada la Secretaría virtual, en la fila de botones bajo el listado de resultados aparece Referencia del bot. Abre la ventana Buscar referencia del bot: escribe el código que el paciente te lea por teléfono (por ejemplo SV-VCW4LC; vale también sin el prefijo SV-, en minúsculas o con espacios de más) y pulsa Buscar. El resultado muestra el tipo (Reserva del bot, Anulación del bot o Cambio de fecha del bot), el código, la fecha y el estado de la cita, y el paciente, el profesional y el centro; Ver la cita abre la ficha de la cita (aunque esté anulada o cambiada). La misma búsqueda está en Comunicaciones, donde además abre la conversación en la que se dio el código. Solo se ven las citas que tu usuario puede ver, y el nombre del paciente sale como Reservado si no tienes permiso para ver los datos de pacientes de otros profesionales. Si la referencia no existe, la ventana lo dice («No hay ninguna cita con la referencia SV-…»). En la ficha de la cita, la fila Referencia del bot: muestra los códigos con los que el bot creó, anuló o cambió esa cita.
• Más filas a la vez: el listado de resultados enseña unas tres veces más filas que antes (en una pantalla de 1512 × 724 píxeles, unas 9 en vez de 3); la tabla ya no lleva barra de título (el número de resultados sigue en «Mostrando 1 - N de N»). Los botones van en una sola fila debajo de la tabla y los que no caben pasan a un desplegable Más, que hace lo mismo que el botón.
• Pie de la tabla: abajo a la derecha están Compacto: más filas / No compacto: filas amplias (la densidad se recuerda en el navegador) y el botón del icono de columnas (Seleccionar columnas al pasar el ratón), que abre el selector de columnas de siempre y guarda la elección en las preferencias. El botón de recargar del pie ya no está: se usa Buscar. Lo mismo vale para el resto de listados de resultados (Bonos, Eventos, Actividades, Calendarios compartidos…).
• Notas largas y color de la cita: la columna Notas enseña cada nota en una sola línea (con «…» si no cabe); deja el ratón encima de la celda para leerla entera, también si es una nota importada de otro programa con muchas líneas. Si el color de la cita es oscuro, el texto de Notas, Profesional y Centro se ve en blanco para poder leerse.

Opción 5: Buscar Calendarios

• Descripción: Búsqueda de los calendarios compartidos (grupos de huecos publicados para reservar por enlace) ya creados. El listado muestra las columnas Estado (Activo, Caducado o Reservado), Creado, Descripción y Paciente.
• Botones bajo la rejilla:
  • Nuevo: abre la pantalla de creación de un calendario compartido (ver ¿Qué son los calendarios compartidos?).
  • Modificar (con una fila seleccionada): abre esa misma pantalla ya con el calendario elegido, para añadir o quitar citas, o cambiar su descripción, caducidad o paciente.
  • Visualizar (con una fila seleccionada): abre un panel de solo lectura con las citas disponibles del calendario, sin poder cambiar nada.
  • Copiar enlace (con una fila seleccionada): copia directamente el enlace público, sin abrir ninguna pantalla.
  • Doble clic sobre una fila abre la pantalla de Modificar.
• Disponibilidad: Siempre visible
• Filtros del buscador:
  • Nº HC y el campo de paciente (con la lupa para elegirlo): el paciente de las citas del grupo (el mismo que muestra la columna Paciente).
  • Creado entre / y: la fecha en que se creó el grupo, no la fecha de sus citas.
  • Profesionales: los profesionales de las citas del grupo.
  • Estado del calendario: Activo, Caducado o Reservado, los mismos tres valores que la columna Estado del listado.
  • Creado por: el usuario que creó el grupo.
  • Prestaciones y Otros facturables: las prestaciones de las citas del grupo.
  • Descripción: la descripción del propio grupo.
  • Centro y Recursos: el centro o recurso de las citas del grupo.

Opción 6: Crear Evento

• Formulario de evento
• Descripción: Evento sin paciente asignado (vacaciones, reunión, bloqueo)

Opción 7: Buscar Eventos

• Descripción: Búsqueda de eventos

Opción 8: Buscar Bonos (Opcional)

• Descripción: Búsqueda y gestión de bonos de sesiones. La tabla de resultados se adapta automáticamente a la altura disponible en pantalla, aprovechando al máximo el espacio visible (igual que en la búsqueda de pacientes y facturas).
• Acciones en bloque: al seleccionar varios bonos y pulsar Acciones, el sistema permite Cancelar para todos los bonos seleccionados. Editar fecha caducidad y Editar fechas de validez también aparecen, salvo que toda la selección sean monederos perennes (que no caducan ni tienen fechas de validez): en ese caso las dos acciones no se ofrecen; si la selección mezcla monederos con bonos clásicos, se ofrecen pero solo se aplican a los clásicos. La cancelación pide confirmación antes de aplicarse, y describir un motivo si algún monedero seleccionado tiene saldo.

Opción 9: Crear Actividad (Opcional)

• Formulario de actividad
• Descripción: Crear actividad grupal
• Disponibilidad: Aparece cuando el centro tiene habilitada la gestión de actividades

Opción 10: Buscar Actividades (Opcional)

• Descripción: Búsqueda de actividades

• Último pago anterior a: muestra las inscripciones cuyo último cobro es anterior a la fecha indicada, es decir, quién no ha pagado nada desde esa fecha. Útil para revisar posibles impagos.
• Pagado hasta anterior a: muestra las inscripciones cuyo periodo pagado termina antes de esa fecha, en actividades con cuotas por periodos.

Opción 11: Buscar Sesiones (Opcional)

• Descripción: Búsqueda de sesiones de actividades

Opción 12: Lista de Espera (Opcional)

• Descripción: Gestión de lista de espera para actividades

Pantalla 0: Lista de trabajo

Descripción

Cabecera

• Título “Lista de trabajo” y, debajo, la fecha del día, en minúsculas y sin el año (por ejemplo, “lunes, 28 de septiembre”).
• Contadores en forma de pastillas: por atender, en sala, en consulta, hechas, no presentados y canceladas. Cuentan siempre sobre todo lo de hoy, aunque los interruptores de abajo oculten filas, y cuando el número es exactamente 1 el texto concuerda en número (“1 hecha”, “1 no presentado”, “1 cancelada”, no en plural).
• Si el usuario tiene permiso para ver las agendas de otros profesionales, un selector de profesional; si no, la lista es siempre la propia.
• Dos interruptores compactos, canceladas y ya pasadas, ambos apagados por defecto. Encenderlos muestra también las citas canceladas o ya cerradas del día. Su estado se recuerda de una visita a otra.
• Un botón para actualizar la lista a mano.

Cada cita de paciente

• Hora de inicio y fin, nombre del paciente (con enlace a su historia clínica) y, si consta la fecha de nacimiento, la edad. Junto al nombre pueden aparecer las etiquetas primera visita, videoconsulta y cita online cuando corresponda. Si la videoconsulta está activa en el centro, pulse esa etiqueta para iniciar la videollamada en otra pestaña, igual que con el botón de cámara de las acciones de la cita.
• Mutua de la cita (desde el 16 de octubre de 2026): en los centros que trabajan con mutuas, una etiqueta junto al nombre dice quién paga cada cita: el nombre de la mutua (por ejemplo ASISA) o privado si la paga el paciente. Es el Pagador que se elige en la cita. Un nombre muy largo se corta; al pasar el ratón por encima se ve entero. En un centro sin mutuas (solo el pagador privado) o si el centro tiene oculto el campo Pagador, la etiqueta no aparece. El filtro de texto también busca por ella: escribir «asisa» deja solo las citas de esa mutua.
• Citas sin ficha de paciente (desde el 16 de octubre de 2026): las citas que recepción da de alta sin ficha, escribiendo solo el nombre (preferencia Citas sin paciente), también aparecen en la lista y cuentan en los contadores. Se ven con ese nombre escrito a mano y la etiqueta sin ficha. Las citas sin ficha que no tienen nombre —por ejemplo, los huecos libres que se generan para que los pacientes reserven por la cita online— y las citas de grupo sin ficha (sus asistentes ya salen cada uno en su propia cita) no aparecen en la lista: siguen viéndose solo en el Calendario. Como no hay ficha, el nombre no enlaza a ninguna historia clínica, no se muestra la edad ni la última cita, y la tarjeta no lleva panel clínico. Los botones de estado y el icono ⋯ funcionan igual que en cualquier otra cita: el icono abre el mismo diálogo de Acciones sobre cita que en el Calendario.
• La prestación de la cita y, si tiene, sus notas.
• Última cita del paciente: cuándo fue la última vez que se le atendió, o “primera visita” si nunca se le ha atendido antes.
• Tiempo en sala de espera, solo mientras la cita está en ese estado: una pastilla con reloj que va sumando tiempo en pantalla sola, sin recargar. Se muestra como “12min” o, a partir de una hora, “3h 24min”. Al pasar a “en consulta” o a “finalizada” se sustituye por el resumen fijo de esa cita.
• Las etiquetas de la cita, si tiene alguna (las de Administración → Centro → Etiquetas de citas), con su color y su icono si lo tienen, justo antes de la pastilla de estado. Así recepción ve de un vistazo qué citas ya están, por ejemplo, Repasadas, sin abrir ninguna. Aquí son solo informativas: para ponerlas o quitarlas, pulsa el icono ⋯ (Más acciones) de la cita y usa la fila Etiquetas: de Acciones sobre cita.
• La pastilla de estado de la cita, con el mismo nombre y color que en el resto de la agenda.
• Botones de acción compactos con el color del estado al que llevan: programada o en sala de espera ofrece Comenzar, En sala de espera, No presentado y Cancelar; en consulta ofrece solo Finalizar; una cita ya cerrada (o cancelada) no ofrece botones de estado, solo el acceso a más acciones. Son las mismas acciones y el mismo diálogo de cancelar que ya existen en el Calendario, solo que a un clic desde la lista de hoy.

Eventos y sesiones de actividad

Actualización automática

Sin nada que ver

• Sin ninguna cita, evento ni sesión hoy en la agenda propia: mensaje de que hoy no tienes nada en la agenda, con un enlace para abrir el Calendario. Viendo la agenda de otro profesional, el mensaje cambia a que hoy no hay nada en esa agenda.
• Con todo oculto por los interruptores: aviso de que hay elementos ocultos (canceladas o ya pasadas), con un enlace para mostrarlos.

Quitar la Lista de trabajo a un rol

Pantalla 1: Calendario

Descripción

Secciones de la Pantalla

• Botones de navegación: Anterior, Hoy, Siguiente
• Selector de vista: Mes / Semana / Día / Agenda
• Filtros: Profesional, Centro (si multi-centro), Servicio
• En Profesionales se puede seleccionar uno o varios profesionales. Si tu usuario tiene permiso para consultar agendas ajenas, también aparece la opción explícita Todos los profesionales.
• Dejar Profesionales sin ninguna selección no equivale a consultar todas las agendas: el calendario no carga citas, eventos, actividades ni citas de Calendly, y muestra una ayuda para seleccionar al menos un profesional o, si está disponible, Todos los profesionales. Las agendas compartidas seleccionadas en Otros Profesionales también delimitan los eventos y actividades que se muestran.
• Días pasados (Sí/No): Permite ocultar citas, actividades y eventos de días anteriores a hoy. Por defecto en “Sí” (se muestran todos). Al cambiar a “No” y pulsar Buscar, solo se cargan los elementos de hoy en adelante, mejorando el tiempo de carga en centros con muchas citas.
• Filtro completo: pulsa la lupa con +, debajo de Buscar, para desplegar los criterios de cita, los colores y las opciones de visualización en tres grupos. Tras cambiar un criterio, pulsa Buscar para actualizar el calendario.
• Etiquetas de cita: Si el centro las tiene configuradas, los filtros Etiquetas de cita y Sin etiquetas de cita están en el filtro avanzado. Pulse la lupa con el signo +, debajo de Buscar, para mostrarlos. El primero deja solo las citas con alguna de las etiquetas elegidas y el segundo las citas que no tengan ninguna de ellas.

• En las vistas diaria y semanal, Mi perfil → Preferencias → Calendario → Horas en el calendario permite elegir Todas las horas para mostrar la hora de cada hueco: con intervalos de 10 minutos, verás 10:00, 10:10, 10:20… Simplificadas mantiene el formato habitual y es la opción predeterminada. Se guarda automáticamente; recarga la página para aplicarlo. Solo afecta a tu usuario.
• Cuadrícula con días y horas
• Citas representadas como bloques coloreados
• Color según: Estado, Profesional, Pagador, Servicio
• Eventos de bloqueo (vacaciones, etc.)
• Las franjas grises indican horas en las que el profesional no trabaja. Se muestran con un contraste reforzado para distinguirlas con claridad de las horas disponibles.
• Mientras el calendario carga o recarga eventos, se muestra el aviso Cargando calendario… y el botón Buscar queda bloqueado con el estado Buscando… para evitar recargas simultáneas.
• Si la búsqueda coincide con más citas de las que la agenda carga de una vez —1.500 de forma general—, Nubidoc detiene la carga antes de mostrar resultados y pide reducir el intervalo de fechas o el número de profesionales. El calendario no muestra resultados parciales, por lo que es necesario ajustar los filtros y volver a buscar. En centros con mucha actividad ese máximo puede estar subido a petición del centro; el número que aparece en el mensaje es el total de citas encontradas, no el máximo.
• Si el centro agrupa profesionales por servicio o departamento en el filtro Profesionales, puedes pulsar la cabecera del departamento para seleccionar de una vez todos sus profesionales. Si ya estaban todos seleccionados, al volver a pulsar la cabecera se desmarcan.
• En las vistas mensual y semanal, cada usuario puede decidir si quiere mostrar u ocultar sábado y domingo desde Mi perfil → Preferencias → Calendario. Por defecto ambos días se muestran.
• Cada usuario puede decidir qué ocurre al terminar de crear una cita desde Mi perfil → Preferencias → Calendario → Al crear cita, mostrar:. Las opciones son mantener el mensaje de confirmación, abrir el calendario o abrir el planificador; calendario y planificador solo aparecen si el usuario tiene acceso a esas vistas.
• El calendario se actualiza automáticamente cuando han pasado 15 minutos desde la última carga correcta. Pulsar Buscar o cambiar de fecha reinicia ese plazo. Si la agenda está oculta o la pestaña del navegador está en segundo plano, no genera tráfico; al volver, se actualiza de inmediato si ya estaba desfasada. El auto-refresco conserva los últimos filtros aplicados y no activa cambios del formulario que todavía no se hayan confirmado con Buscar.
• En la vista mensual, los eventos que duran más de un día se muestran con un borde negro para distinguirlos visualmente de los eventos de un solo día
• En la vista mensual, si una cita tiene dos pacientes, el segundo paciente aparece en una segunda línea dentro de la propia cita. Esto evita que el segundo nombre quede oculto cuando la columna del día tiene poco espacio.
• Si el centro tiene activada la opción Mostrar el teléfono del paciente en las citas de la agenda, el teléfono principal aparece junto al nombre dentro del bloque de la cita. También se muestra para un posible segundo paciente. La opción está desactivada por defecto y se aplica a todo el centro.
• Con Ver prestación → Sí, el título de la cita incluye las prestaciones activas que tenga guardadas. El texto se mantiene también cuando Nubidoc actualiza solo esa cita después de crearla o modificarla, tanto en la agenda propia como al consultar a otro profesional. Con Ver prestación → No, o si la cita no tiene ninguna prestación activa, no se añade ese texto. Los permisos sobre datos de agendas ajenas se siguen respetando.
• Si el centro tiene activada la opción Mostrar el profesional en las citas de la agenda, el nombre corto del profesional aparece después del título de la cita en las vistas diaria y semanal. La opción está desactivada por defecto y no cambia la vista mensual, la vista de lista ni el planificador.
• Según la configuración del centro, las vistas diaria y semanal pueden añadir al final del texto PRIVADO cuando el pagador es privado o el nombre corto configurado en el campo Nombre cuando corresponde a una mutua o aseguradora. El pagador sustituye al nombre del profesional si ambas opciones están activadas. No aparece en la vista mensual, la vista de lista ni el planificador, y no altera el nombre, el teléfono ni la prestación que ya se muestran en la cita.
• Los eventos marcados como Todo el día se muestran en la fila superior Todo el día y no ocupan también las franjas horarias del centro.
• En las citas con paciente, y para los usuarios con permiso para ver sus datos, el título muestra la hora y el nombre del paciente (nombre y primer apellido). En las citas que se ven en una sola línea (con el zoom habitual de la agenda, las de 15 minutos), si el texto no cabe entero se recorta y termina en ”…”; al pasar el ratón por la cita se ve el texto completo junto a las notas. Para incluir también el segundo apellido, el centro puede activar la opción Mostrar el segundo apellido del paciente en las citas de la agenda (desactivada por defecto). Las citas sin paciente muestran el nombre auxiliar que se les haya dado o un texto genérico, y en las agendas compartidas sin permiso sobre los datos del paciente la cita se identifica por el profesional.
• Si el paciente tiene asignada alguna etiqueta con icono, ese icono aparece a la izquierda del nombre dentro de la cita, con el color de la etiqueta. Al pasar el ratón por encima se muestra su nombre. Esto facilita reconocer de un vistazo características relevantes del paciente (videollamada, niño, alergias, paciente VIP, etc.) sin abrir la cita
• Si la cita tiene etiquetas propias con icono —las que el centro define en Administración → Centro → Etiquetas de citas, distintas de las del paciente—, sus iconos aparecen igualmente dentro de la cita con el color de cada etiqueta y su nombre al pasar el ratón. Así se ve qué citas están «Revisadas» o «Conciliadas» sin abrirlas. También salen al imprimir el calendario
• Si el centro tiene activo el vínculo profesional del paciente y tu usuario dispone del permiso correspondiente, la cita muestra la etiqueta Referido cuando el profesional asignado coincide con el de la ficha. En el cliente 314 el campo se llama Paciente propio de y la etiqueta es Propio.

• Estados de citas (Programada, Confirmada, Finalizada, etc.)
• Código de colores de profesionales
• Código de colores de pagadores

• Clic en hueco vacío: abre las acciones nueva cita, Cita rápida y nuevo evento, según tus permisos. La cita rápida se completa en una ventana sin salir de la agenda.
• Clic en cita existente: Ver detalles y acciones
• Arrastrar cita: Mover a otro horario
• Redimensionar: Cambiar duración

Si la cita ya está en una factura emitida

• Cuándo sale: al pasar la cita a Cancelada (desde Acciones sobre cita, con Cancelar Motivo o con Modificar). Las prestaciones de una cita facturada no se pueden cambiar, ni desde el formulario con Modificar ni desde la ventana Modificar facturables (ver el último punto de esta lista).
• Cuándo no sale: si la factura está en Borrador o Cancelada, si es una factura de proveedor, o si la cita solo está en la factura de su bono. Tampoco lo ve el paciente: es un aviso para quien trabaja en la agenda del centro.
• Qué hacer: nada, si la factura está bien como está. Si el paciente tiene que recuperar dinero, hay que emitir un abono desde la propia factura (Realizar abono, ver Facturación). Cancelar la cita no corrige la factura.
• En una cita incluida en una factura Emitida no se pueden añadir, cambiar ni borrar sus facturables (ni con Borrar en la ventana Modificar facturables, ni cambiando las prestaciones en el formulario de la cita con Modificar): Nubidoc lo rechaza con el aviso «No es posible modificar el importe de un elemento ya facturado» y la cita se queda como estaba. Si guardas el formulario sin tocar las prestaciones (por ejemplo, para cambiar las notas o la hora), se guarda como siempre. Vale también si alguna de sus líneas es de una prestación que ya no está en el catálogo (por ejemplo, porque se borró después de crear la cita): sigue saliendo marcada en Prestación o en Otros facturables, guardar no la borra y no impide guardar la cita. Cancelar la cita entera sí se puede. Para corregir lo facturado hay que emitir un abono desde la propia factura (Realizar abono, ver Facturación).

Etiquetas de la cita: ponerlas y quitarlas con un clic

• Para poner una etiqueta, púlsala; para quitarla, pulsa una que esté rellena. El cambio se guarda al momento: no hace falta abrir Modificar ni pulsar ningún botón de guardar.
• No cambia el estado de la cita ni ningún otro dato. Por eso sirve también con una cita Finalizada: es la forma de que recepción marque como «Repasada» (o como la llame el centro) una cita que el profesional ya dejó finalizada.
• Al pasar el ratón por una etiqueta se lee “Poner a esta cita la etiqueta «nombre»” o “Quitar de esta cita la etiqueta «nombre»”.
• Tras pulsar, el calendario, el planificador, la Lista de trabajo y el listado de Buscar citas se actualizan solos con el cambio.
• Hace falta el permiso para modificar citas (en Roles/Privilegios aparece como Crear/Modificar/Eliminar citas). Sin él, las etiquetas se ven pero no se pueden pulsar.
• Si el cambio no se puede hacer, aparece un aviso bajo las etiquetas y la etiqueta se queda como estaba.
• Si el centro no ha creado ninguna etiqueta de cita, la fila no aparece. Las etiquetas del paciente no se cambian aquí: se ven más abajo, junto a su nombre.

Enviar el enlace de la videoconsulta desde la cita

• Que el centro tenga activada la preferencia Enviar enlace de videoconferencia desde la cita (Administración → Centro → Preferencias generales, pestaña Otras, grupo Agenda y actividades). Viene apagada.
• Una plantilla de correo elegida en Administración → Centro → Preferencias generales, pestaña Agenda, apartado Enviar enlace de videoconferencia desde la cita. Puede ser de propósito Videoconsulta o General, y tiene que incluir el código del enlace %urlvideoconf%. Texto de ejemplo: «Hola %patientname%, tu cita online es el %appodate% a las %appotime%. Para conectarte, entra en este enlace unos minutos antes: %urlvideoconf%».
• El permiso Enviar enlace de videoconferencia desde la cita (Administración → Equipo y accesos → Roles/Privilegios, grupo AGENDA). De fábrica lo tienen todos los roles; se quita desde la matriz.
• Que la cita sea de videoconferencia y tenga paciente. En la cita de otro profesional hace falta, además, el permiso para ver los datos de pacientes de otros profesionales (si no, la cita sale como «Reservado»).

Crear la ficha desde una cita sin paciente

Registrar material con lote desde la cita

Los pagos de la cita: la columna «Prestación»

Las prestaciones del bono se ven junto a las demás

• Lo que cubre el bono aparece marcado con (bono).
• Si el mismo servicio se eligió además en Prestación, sale una sola vez, marcado con (bono + prestación).
• Solo se muestran las prestaciones del bono que la cita tiene asignado ahora.

Registrar el pago y finalizar la cita

• Con Sí, al aceptar se registra el cobro y la cita pasa a Finalizada. El calendario se actualiza y muestra el color correspondiente a ese estado.
• Con No, se registra el cobro pero la cita conserva el estado que tenía.

Finalizar las citas automáticamente al pasar su hora

• La hora que cuenta es la del centro. Se toma de la zona horaria configurada en la ficha del centro, no la del servidor, así que un centro fuera de España cierra sus citas a su hora local. Si la ficha del centro no tiene zona horaria, se usa la peninsular española.
• Solo alcanza al día en curso. Una cita de un día anterior que se quedó abierta hay que finalizarla a mano.

Reservas del portal pagadas con tarjeta

Pagar una cita o un bono con tarjeta: qué mensajes puede ver el paciente

• “No hemos podido confirmar su pago con la pasarela. No se ha registrado ningún pago. Si cree que se le ha cobrado, póngase en contacto con nosotros.” — la pasarela dice que ese cobro no existe o no está hecho. La cita sigue sin pagar y el paciente puede volver a abrir el enlace.
• “No hemos podido confirmar su pago en este momento. Si el cargo aparece en su tarjeta, no vuelva a pagar: póngase en contacto con nosotros y lo comprobamos.” — este es distinto y es importante: no es que no se haya pagado, es que no se ha podido preguntar a la pasarela. Puede haber un cargo hecho. Queda anotado en la Auditoría con la acción “Cobro de cita o bono sin registrar”, así que antes de volver a cobrar hay que comprobarlo.
• “El pago ya había sido realizado anteriormente. El cobro que se acaba de hacer se ha devuelto a su tarjeta.” — la cita o el bono ya constaban pagados (por ejemplo, se pagó desde otra pestaña o en el mostrador). El segundo cargo se devuelve solo; el abono aparece en el extracto en unos días y el pago queda registrado una sola vez.
• “Este pago ya constaba realizado. Estamos comprobando el cobro que se acaba de hacer: no vuelva a pagar y póngase en contacto con nosotros.” — consta pagado, pero no consta con qué cobro: es lo que ocurre con lo pagado antes del 4 de septiembre de 2026, en efectivo o por otra pasarela. En ese caso no se devuelve nada de forma automática —devolver a ciegas sería devolverle al paciente un pago que sí está registrado—: queda en la Auditoría para que se revise.
• “El pago ya ha sido realizado correctamente.” — es la respuesta a recargar la página de resultado o reenviar el mismo formulario. No hay cobro nuevo y no se devuelve nada.
• “Esta cita está anulada. El cobro que se acaba de hacer se ha devuelto a su tarjeta.” — se pagó desde el enlace de una cita ya cancelada. La cita sigue cancelada y el dinero se devuelve.
• “El importe cobrado no corresponde a este pago. El cobro se ha devuelto a su tarjeta.” — pasa con una página que llevaba mucho tiempo abierta y cobró un importe que ya no es el que se debe (cambió el precio, o se registró un pago parcial mientras tanto). Basta con volver a abrir el enlace y pagar de nuevo.
• ”… Hemos pedido la devolución …; puede tardar unos días en aparecer.” — variante de los avisos anteriores cuando la pasarela ha aceptado la devolución pero todavía no la ha completado. El dinero está en camino, no de vuelta. En la Auditoría queda como “Devolución de cobro de cita o bono en curso”; si pasados unos días el abono no aparece, es la fila que hay que mirar.
• “El código de cita no es válido o ha caducado. No es posible realizar el pago.” — el enlace en sí no corresponde a ninguna cita (ha caducado o está mal copiado): la página ni siquiera llega a pedir el pago. Hay que solicitar al centro un enlace nuevo.

Solicitar el 50 % de una cita desde una plantilla

Pantalla 2: Planificador

Descripción

Vistas disponibles

• día / 2 días / 7 días: una columna por profesional y día, con las horas en vertical
• línea día / línea 2 días / línea 7 días: una fila por profesional, con las horas en horizontal
• Agenda: listado cronológico del mes

Características

• Clic en hueco vacío → Cita rápida: crea una cita en una ventana, con la fecha/hora y el profesional o recurso de esa columna. Véase «Cita rápida desde un hueco».
• Cada profesional tiene su columna (o su fila en las vistas “línea”), con la cabecera coloreada con su color
• Orden de las columnas: los profesionales aparecen en las columnas (y filas “línea”) siguiendo el orden configurado por el centro para cada profesional. Ese orden se define en Administración al gestionar los profesionales; cuando dos comparten el mismo valor de orden, se ordenan alfabéticamente por su nombre.
• Columnas: Bloques de tiempo (15 min, 30 min, 1 hora)
• Cambiar una cita de hora: arrástrala hasta el nuevo horario y confirma el cambio. Si la mantienes en la misma columna se conserva el profesional, el centro y la ubicación; si la mueves a otra columna, también puede cambiar el recurso de destino. El nuevo horario queda guardado y se mantiene al volver a pulsar Buscar.
• Las franjas grises identifican las horas fuera del horario laboral de cada profesional y tienen mayor contraste que las horas disponibles.
• Cabeceras y horas siempre visibles: al desplazarse por el planificador (vertical u horizontalmente), la columna de horas y las cabeceras de día/profesional quedan fijas; solo se mueven las celdas con las citas
• Ideal para centros multiprofesionales
• Permite comparar disponibilidad rápidamente
• Si el centro agrupa profesionales por servicio o departamento en el filtro Profesionales, puedes pulsar la cabecera del departamento para seleccionar de una vez todos sus profesionales. Si ya estaban todos seleccionados, al volver a pulsar la cabecera se desmarcan.
• Si el paciente tiene asignada alguna etiqueta con icono, ese icono aparece a la derecha del nombre dentro de la cita, con el color de la etiqueta. Al pasar el ratón por encima se muestra su nombre
• Las etiquetas de la cita con icono se pintan igual, también a la derecha, y el planificador ofrece sus propios filtros Etiquetas de cita y Sin etiquetas de cita
• Si el centro tiene activada la visualización del teléfono en la agenda, el teléfono principal forma parte del título de la cita también en el planificador.
• Si el centro lo tiene activado y tu usuario dispone del permiso correspondiente, también aparece la etiqueta “Referido” cuando el profesional de la cita coincide con el profesional referente guardado en la ficha del paciente. En el cliente 314 la etiqueta es “Propio”.
• Citas con dos profesionales: cuando la cita tiene Segundo profesional, se muestra en la columna de cada uno de los dos. Al modificarla, las dos se actualizan a la vez, sin necesidad de recargar la agenda.

Imprimir el planificador por profesional

1. Elige el periodo y aplica los filtros del planificador con Buscar.
2. Pulsa el icono de la impresora en la barra del planificador.
3. Marca los profesionales que quieras imprimir. Aparecen todos los disponibles según tus permisos, con los de la búsqueda preseleccionados. Cada profesional tiene una sola casilla aunque trabaje en varios centros. Puedes Marcar todos o Desmarcar todos.
4. Mantén Cada profesional en una página nueva para repartir las agendas, o desmárcalo para imprimirlas seguidas.
5. Pulsa Imprimir. El diálogo se cierra al abrirse la impresión; también puedes usar Cerrar para volver al planificador sin imprimir. En la ventana de impresión puedes elegir impresora o guardar como PDF.

Pantalla 3: Formulario de Cita

Descripción

• Franja roja, si tiene cuotas vencidas: Cuota del plan de pagos vencida: 200,00 € desde el 05/10 (la fecha es la de la cuota vencida más antigua) o, si son varias, 2 cuotas del plan de pagos vencidas: 400,00 €.
• Franja ámbar, si tiene cuotas que vencen en los próximos 7 días: Cuota de 200,00 € vence el 05/11 o, si son varias, 2 cuotas del plan de pagos vencen en los próximos 7 días: 400,00 €.
• Pueden salir las dos a la vez. Una cuota pendiente que vence dentro de más de 7 días no se anuncia, ni tampoco un plan completado, cancelado o Por revisar.

Estructura del Formulario

• Título: “Nueva cita” / “Modificar cita”
• Icono de calendario
• Número de cita (si ya existe)

1. Datos básicos - Paciente, fecha, hora, servicio
2. Servicios - Prestaciones a facturar
3. Notas - Observaciones internas

Formulario: Cita

Sección 1: Datos Básicos de la Cita

• Otros facturables muestra, en una única lista, las prestaciones normales y los facturables de solo factura, ordenados igual que Prestación.
• Las prestaciones normales que ofrece son las mismas que Prestación para ese profesional, centro y pagador. Al cambiar el profesional, el centro, el pagador o el bono, los dos desplegables se recargan a la vez.
• Lo que se elige en Otros facturables no suma duración a la cita, aunque sea una prestación normal. Por eso la prestación principal va en Prestación (marca el tiempo) y las demás del mismo catálogo en Otros facturables (se facturan, pero no alargan la cita).
• El precio, el IVA y las comisiones son los de siempre: se cobra igual que si se hubiera elegido en Prestación.
• Al guardar y volver a abrir la cita, cada prestación sale en el desplegable en que se eligió: una normal elegida en Otros facturables vuelve a salir ahí y no en Prestación. Si después el centro desactiva la preferencia, lo ya guardado se sigue viendo y conservando donde estaba.
• Se puede elegir la misma prestación en los dos desplegables; entonces la cita lleva dos líneas de esa prestación, una por desplegable. Nubidoc no lo impide.
• En una cita nueva, las prestaciones normales que Nubidoc preselecciona (por ejemplo, la habitual del paciente) se marcan solo en Prestación; en Otros facturables solo se preseleccionan los facturables de solo factura.

Sección 2: Estado y Confirmación

Sección 3: Servicios a Facturar

Sección 4: Información Adicional

Sección 5: Datos de Facturación

Sección 6: Bonos y Actividades

El campo Bono ya no se hereda al cambiar de paciente en el formulario (26/09/2026). Si al crear o editar una cita se cambia el paciente, el campo Bono deja de mostrar ya elegido el bono del paciente anterior. Solo puede salir preseleccionado un bono del paciente actual de la cita (como titular o como beneficiario) o el bono que esa misma cita ya tenía guardado con ese mismo paciente; nunca se enseña el nombre de un bono de otro paciente o de otra clínica. Al guardar, las prestaciones marcadas en Prestación de bono tienen que pertenecer al bono elegido en la cita: si no coinciden se descartan sin más aviso en el formulario. Si se intenta poner o cambiar el bono de la cita por uno que no es del mismo cliente, Nubidoc lo rechaza con el aviso “El bono indicado no está disponible para esta cita.”; y si desde Acciones sobre el bono se intenta asignar a una cita una prestación que no es de ese bono, el aviso es “La prestación no pertenece al bono de esta cita.”. Si esa prestación ya la tiene reservada otra cita en curso (por ejemplo, porque el diálogo llevaba un rato abierto), el aviso es “Esa prestación del bono ya está asignada a otra cita. Recarga el bono y vuelve a intentarlo.”.

Formulario: Evento

Campos del Formulario de Evento

Enlazar una cita existente al evento

1. Abra las acciones de la cita que quiere enlazar y copie el Id de cita del pie.
2. Abra las acciones del evento y pulse Enlazar cita existente.
3. Pegue el identificador completo en Código de la cita: y pulse aceptar.

Crear varios eventos de una vez

1. Abre Agenda → Crear evento y completa el título, el profesional y las fechas del primer evento.
2. Activa Se repite y marca uno o varios días de la semana.
3. Elige cómo termina la serie:
   • Nº Repeticiones: escribe entre 1 y 50. El número incluye el evento inicial; por ejemplo, 3 crea tres eventos en total.
   • Hasta Fecha: indica el último día admitido. Ese día se incluye si coincide con uno de los días seleccionados.
4. Guarda el evento. Nubidoc crea la serie completa en la misma operación.

Eventos pasados y reprogramados

Formulario: Actividad Grupal

Campos del Formulario de Actividad

Crear una nueva cita desde el calendario

1. Usuario hace clic en calendario en hueco libre
   ↓
2. Sistema detecta fecha/hora del clic
   ↓
3. Sistema abre diálogo de nueva cita con:
   - Fecha/hora pre-completadas
   - Profesional según calendario visualizado
   - Duración por defecto (configurable)
   ↓
4. Usuario busca y selecciona paciente
   ↓
5. Sistema pre-carga:
   - Pagador del paciente
   - Descuentos aplicables
   - Profesional asignado al paciente (si tiene)
   ↓
6. Usuario selecciona servicio/prestación
   ↓
7. Sistema auto-completa:
   - Precio según tarifa
   - Duración según servicio
   ↓
8. Usuario opcionalmente:
   - Añade más servicios
   - Modifica hora/duración
   - Añade notas
   - Selecciona si descontar de bono
   ↓
9. Usuario hace clic en "GUARDAR"
   ↓
10. Sistema valida:
    - Paciente seleccionado
    - Profesional seleccionado
    - Fecha/hora válidas
    - Preferencia de solapamiento del profesional
    ↓
11. Sistema guarda cita con estado "Programada"
    ↓
12. Sistema programa recordatorio automático
    ↓
13. Si está configurado, envía confirmación por email/SMS
    ↓
14. Cita aparece en calendario
    ↓
15. Sistema cierra diálogo

• Si hay solapamiento y el profesional tiene Preguntar: el sistema pregunta si desea continuar
• Si el profesional tiene No: el sistema impide guardar la cita solapada
• Si el profesional tiene Sí: el sistema permite guardarla
• Si hay solapamiento en el mismo recurso: depende de Solapar citas en el mismo recurso; con Preguntar antes de guardar pregunta y con No permitir impide guardar
• Si paciente tiene bono: Sistema pregunta si descontar sesión
• Si es actividad: Se vincula a sesión de actividad
• Si integración Google Calendar: Se sincroniza automáticamente

• Error: “Debe seleccionar un paciente”
  • Causa: No se seleccionó paciente
  • Solución: Buscar y seleccionar paciente de la lista
• Error: “La cita se solapa con otra cita”
  • Causa: Solapamiento de horarios
  • Solución: Cambiar la hora o revisar Permitir solapar citas: en el perfil del profesional
• Error: “La cita se solapa con otra en el recurso «…»”
  • Causa: Otra cita ocupa ese mismo recurso a esa hora y el centro tiene Solapar citas en el mismo recurso en No permitir (con Preguntar antes de guardar solo pregunta)
  • Solución: Elegir otro recurso u otra hora, o cambiar la opción en Administración → Centro → Preferencias generales → pestaña Agenda
• Error: “Debe seleccionar un recurso.”
  • Causa: El centro tiene Recurso en la cita en Obligatorio y la cita no lleva recurso
  • Solución: Elegir uno en el campo Recurso del formulario
• Error: “El profesional no tiene disponibilidad a esta hora”
  • Causa: Fuera del horario laboral definido
  • Solución: Verificar horarios del profesional o forzar cita

Confirmar una cita programada

1. Usuario visualiza calendario del día
   ↓
2. Identifica citas en estado "Programada" (color azul)
   ↓
3. Hace clic en cita a confirmar
   ↓
4. Sistema muestra diálogo de acciones de cita
   ↓
5. Usuario selecciona acción "Confirmar"
   ↓
6. Sistema pregunta: "¿Enviar SMS de confirmación?"
   ↓
7. Usuario selecciona Sí/No
   ↓
8. Sistema:
   - Cambia el estado a "Confirmada"
   - Actualiza color a verde
   - Si Sí: Envía SMS al paciente
   - Registra quién confirmó y cuándo
   ↓
9. Cita se actualiza en calendario con nuevo color
   ↓
10. Sistema muestra mensaje "Cita confirmada"

Atender al paciente y crear la factura

1. Paciente llega a recepción
   ↓
2. Recepcionista busca cita del día
   ↓
3. Cambia estado de cita a "En sala de espera"
   ↓
4. Cita cambia a color amarillo
   ↓
5. Profesional ve cita en sala de espera
   ↓
6. Profesional hace clic en cita
   ↓
7. Selecciona acción "Comenzar cita"
   ↓
8. Estado cambia a "Comenzada" (opcional)
   ↓
9. Profesional atiende al paciente
   ↓
10. Al terminar, profesional hace clic en cita
   ↓
11. Selecciona acción "Finalizar"
   ↓
12. Estado cambia a "Finalizada" (color gris)
   ↓
13. Profesional selecciona acción "Crear factura"
   ↓
14. Sistema abre formulario de factura con:
    - Paciente pre-seleccionado
    - Servicios de la cita pre-cargados
    - Precios según tarifa aplicada
    - Descuentos del paciente aplicados
    ↓
15. Profesional revisa y ajusta si necesario
    ↓
16. Guarda factura
    ↓
17. Sistema vincula factura a cita
    ↓
18. Si pago inmediato:
    - Selecciona "Registrar pago"
    - Elige forma de pago (Efectivo, Tarjeta, etc.)
    - Confirma pago
    ↓
19. Factura queda en estado "Pagada"
    ↓
20. Cita queda marcada como facturada

• Paciente no paga: Factura queda “Pendiente”
• Paciente paga parcialmente: Se registra pago parcial
• Servicio cubierto por bono: Se descuenta sesión del bono
• Servicio de aseguradora: Se marca para facturación diferida

Crear una actividad grupal recurrente

1. Usuario va a Agenda → Crear actividad
   ↓
2. Sistema muestra formulario de actividad
   ↓
3. Usuario completa:
   - Nombre: "Pilates Matutino"
   - Profesional: Dra. García
   - Aforo máximo: 10 personas
   - Fecha inicio: 01/01/2025
   - Fecha fin: 30/06/2025
   ↓
4. Usuario añade horarios:
   - Lunes: 10:00 - 11:00
   - Miércoles: 10:00 - 11:00
   - Viernes: 10:00 - 11:00
   ↓
5. Usuario guarda actividad
   ↓
6. Sistema crea actividad en estado "Activa"
   ↓
7. Usuario selecciona acción "Generar sesiones calendario"
   ↓
8. Sistema genera todas las sesiones entre fecha inicio y fin:
   - Para cada Lunes, Miércoles, Viernes
   - De 10:00 a 11:00
   - Vinculadas a la actividad
   ↓
9. Sesiones aparecen en calendario
   ↓
10. Usuario añade pacientes a la actividad:
    - Ir a acción "Añadir paciente"
    - Buscar paciente
    - Confirmar inscripción
    ↓
11. Paciente queda inscrito en la actividad
    ↓
12. Cuando paciente asiste a una sesión:
    - Desde sesión en calendario: Marcar asistencia
    - Sistema registra asistencia del paciente
    ↓
13. Al facturar:
    - Se puede facturar por sesión
    - O facturar mensualidad completa
    - O descontar de bono

Integraciones

• Cada cita está vinculada a un paciente
• Desde ficha de paciente se accede a historial de citas
• Bonos del paciente se vinculan a citas
• Descuentos del paciente se aplican automáticamente

• Citas generan facturas directamente
• Servicios de cita se trasladan a líneas de factura
• Factura vinculada a cita (referencia bidireccional)
• Bonos pre-pagados se descuentan al facturar

• Cada profesional tiene su agenda
• Horarios laborales definen disponibilidad
• Tarifas personalizadas por profesional
• Colores personalizados en calendario

• Recordatorios automáticos de citas
• Confirmaciones por SMS/Email
• Campañas post-cita (satisfacción)
• Recuperación de citas canceladas

• Configuración de horarios
• Gestión de servicios y tarifas
• Definición de estados personalizados
• Configuración de recordatorios

Estados de la cita

• Programada - Cita creada, pendiente de confirmación
• En sala de espera - El paciente ha llegado
• Finalizada - Cita completada
• Cancelada - Cita cancelada
• Solicitada - Pendiente de confirmación por el centro
• Personalizado - Estado definido por el centro
• No presentado - El paciente no asistió
• Traspasada - Movida a otro horario o profesional
• Comenzada - Atención en curso

• Programada cuando no tiene ningún pago.
• Parcialmente abonada cuando se ha cobrado una parte del importe. Se muestra en azul claro para distinguirla de una cita totalmente abonada.
• Abonada cuando la suma de los pagos cubre el importe total.

Festivos de agenda

• Festivos generales o por centro: en “Festivos de:” elige “Todo el cliente (generales)” (aplican a todos los centros, p. ej. festivos nacionales) o un centro concreto (se suman solo en ese centro, p. ej. festivos autonómicos o locales).
• Cada festivo lleva fecha, la casilla “se repite cada año” (ideal para fechas fijas como el 15/08) y un nombre opcional. La fecha es obligatoria: si pulsas “Añadir festivo” sin rellenarla, aparece “Indica la fecha del festivo.” justo debajo del campo y el cursor vuelve al selector de fecha; el aviso desaparece en cuanto escribes la fecha.
• En el calendario y el planificador el día festivo se muestra con el fondo gris completo (como un domingo) y la etiqueta “Festivo: …”. En clientes multicentro, si el festivo no aplica a todos los centros visibles, se muestra solo la etiqueta con el nombre del centro; en el planificador se sombrean exactamente las columnas de los profesionales del centro afectado.
• La cita online no ofrece huecos ese día en los centros afectados.
• Citas manuales: en la misma pantalla, “Citas manuales en día festivo” permite elegir entre “Solo visual (no avisar)”, “Avisar y pedir confirmación” (por defecto — muestra “El día DD/MM/AAAA es festivo (nombre).” y “¿desea continuar?”) y “Bloquear (no permitir citas)” (“No se permiten citas ese día.”).
• Los festivos se comparten con Administración → Comunicaciones → Calendario hábil: los recordatorios que cuentan “días hábiles” también los respetan.

Solapamientos de citas

Solapamientos en el mismo recurso (sala o consulta)

• Dos citas pegadas (una de 10:00 a 11:00 y otra de 11:00 a 12:00) no chocan.
• Las citas anuladas, no presentadas o traspasadas no ocupan el recurso, ni tampoco las eliminadas.
• Una cita sin recurso nunca choca con nada.
• Un recurso admite una sola cita a la vez, también las citas de los pacientes enlazados a una misma cita de grupo.
• Al editar una cita (notas, estado, pagos…) no choca consigo misma. Si cambias la opción a No permitir, las citas que ya estaban solapadas se pueden seguir editando y anulando: solo se comprueba una cita nueva o una a la que se le cambia la hora, la duración o el recurso.
• Cuando hay un choque por profesional y otro por recurso, ambos con pregunta, sale una sola pregunta que los describe.
• Las reservas que no pasan por el formulario (portal del paciente, integraciones) no preguntan a nadie: con Preguntar antes de guardar se guardan y con No permitir se rechaza la que choca. Quien reserva por el portal del paciente o la reserva online solo ve que el recurso ya está ocupado a esa hora, sin ningún dato de las otras citas.
• Al abrir una cita que choca con otra en su recurso, su ventana muestra además el aviso “La cita se solapa con otra en el recurso «…». Revise el calendario.”. Con Permitir no aparece.

Duración de las citas

• 15 minutos - Consultas rápidas
• 30 minutos - Consulta estándar
• 45 minutos - Consulta extendida
• 60 minutos - Primera consulta
• 90 minutos - Sesión terapéutica

• Se configura en Administración → Centro → Preferencias → Cliente → Agenda → “Duración máxima de la cita (horas)”.
• Valor por defecto: 12 horas.
• Al crear o editar una cita, el selector de horas no permite superar el límite.
• Si al arrastrar, redimensionar o modificar una cita se intenta superar el límite, Nubidoc muestra un aviso amarillo y no guarda el cambio.
• Para desactivar el tope (sin límite), basta con dejar el campo vacío o poner 0.

Recordatorios automáticos

• Activar/desactivar recordatorios
• Tiempo de antelación (24h, 48h, 72h)
• Canal: Email, SMS, WhatsApp
• Plantilla de mensaje personalizable

• Cita en un estado admitido por las reglas de recordatorio del centro (normalmente “Programada”)
• Paciente permite notificaciones
• Paciente tiene email/teléfono registrado
• Cita es futura (no en el pasado)

Automatizaciones

• Reglas: definen el momento, las condiciones, los canales, las plantillas y los destinatarios. Pueden utilizar días naturales o hábiles y aplicarse a recordatorios, cambios de estado, pagos o citas sin respuesta.
• Grupos de destinatarios: reúnen usuarios, roles, etiquetas, centros o direcciones para reutilizarlos en varias reglas.
• Calendario hábil: en Administración → Comunicaciones → Calendario hábil, define días laborables, festivos, la hora de envío y la zona horaria con la que se interpretan esas horas, de forma general o por centro.
• Simulador: muestra qué avisos se generarían en una fecha y por qué una cita cumple o no las condiciones.
• Historial: permite revisar y filtrar los avisos simulados, enviados o descartados, además de consultar los cambios realizados en reglas, grupos y calendarios.
• Avisos de fallo: permiten seleccionar un grupo que recibirá una notificación por campana o email cuando falle un envío. Si el envío real está habilitado para el centro, el aviso se envía de verdad; si no, solo se registra en el Historial. Si lo que necesita es un resumen diario por email de los envíos que no se entregaron, actívelo en Administración → Centro → Preferencias generales → Comunicaciones: no necesita este módulo.

• Simulación: evalúa las reglas y registra el resultado, pero no envía mensajes. Utilice el Simulador y el Historial para revisar destinatarios, condiciones, plantillas y motivos de descarte.
• Envío real: las reglas activas envían los avisos conforme a sus canales, destinatarios y horarios. Revise el Historial para comprobar el resultado.

Las tres formas de probar un recordatorio con botones

Enviar la tanda del día

• Las líneas que sí saldrían aparecen marcadas de entrada.
• Las que hoy no saldrían aparecen bloqueadas y con el motivo escrito —por ejemplo, que la cita ya fue recordada o que las condiciones de la regla ya no se cumplen— y no pueden marcarse.
• El bloqueo por cita ya recordada solo aparece si tu cuenta sigue usando los recordatorios del sistema anterior (el aviso de la víspera): con ellos, por esta vía sale un recordatorio por cita. Si tu cuenta solo usa las reglas del motor, cada regla de la pauta (por ejemplo a 3, 2 y 1 días) sale en su día, y lo único que se corta es un segundo recordatorio de la misma cita el mismo día.
• Cada regla dispone de marcar y desmarcar, y Plegar los mensajes deja a la vista solo el listado.

Sincronización con Google Calendar

• El profesional vincula su calendario siguiendo la guía de integración con Google Calendar
• Citas de Nubidoc se publican en Google Calendar
• Los eventos de Google Calendar aparecen en Nubidoc si está activada su importación; pueden bloquear la agenda cuando están marcados como ocupados
• La importación se actualiza periódicamente

• Aparecen en el calendario con un indicador G al inicio del titulo
• Si el evento bloquea la agenda (ocupado), muestra un icono de candado
• Se clasifican automaticamente con la categoria “Otros”
• Se actualizan si se modifican en Google Calendar (titulo, horario, descripcion)
• Los eventos de dia completo, como cumpleanos o festivos, se muestran como un unico dia en Nubidoc
• No se duplican: si ya existen en Nubidoc, se actualizan en lugar de crear uno nuevo
• Calendario compartido: Si varios profesionales tienen vinculada la misma cuenta o calendario de Google, cada uno recibe su propia copia del evento importado en su agenda

• Sincronizar citas: envia las citas de Nubidoc a Google Calendar
• Sincronizar eventos: envia los eventos de Nubidoc a Google Calendar
• Importar eventos de Google: importa eventos creados en Google Calendar a Nubidoc (desactivado por defecto)

• Solo citas/eventos del profesional conectado
• Las citas enviadas pueden incluir el nombre del paciente, las prestaciones, la fecha y hora, la ubicación y el enlace de videoconsulta, si corresponde. Revise quién tiene acceso al calendario de Google.
• La importacion no incluye borrados de Google Calendar (si se borra un evento en Google, permanece en Nubidoc)

Bonos y consumo de sesiones

• Paciente compra bono (ej: 10 sesiones de fisioterapia)
• Se emite factura del bono
• Al crear cita, se puede vincular a bono
• Al finalizar cita, se descuenta sesión del bono
• Bono tiene fecha de caducidad (opcional)
• Cuando sesiones = 0, bono se agota
• Los bonos tipo se ofrecen según el centro seleccionado y pueden estar limitados a uno o varios pagadores. Si tienen restricción por pagador, solo se ofrecen o crean con esos pagadores; si no tienen pagadores configurados, funcionan para todos los pagadores del centro elegido.
• En un bono monedero, el listado muestra el dinero inicial, el total consumido y el saldo pendiente. Al abrir sus acciones, Dinero inicial aparece también en el detalle y se mantiene separado de Precio, porque ambos importes pueden ser distintos.

• Desde el 4 de septiembre de 2026, una cita nueva asociada a un bono se comprueba contra el límite del bono aunque no la cree nadie del centro: reserva online, área del paciente y reservas hechas por integración. Antes solo se comprobaba cuando la cita la creaba alguien con su sesión abierta, así que por esas vías se podían añadir citas de más a un bono agotado
• Si al bono no le quedan sesiones, la reserva no se crea y se avisa: “Se ha sobrepasado el número de citas del bono” / “No es posible añadir más citas.”
• Si el bono es de los que valen para un periodo y la fecha de la cita queda fuera, el aviso es “Se ha sobrepasado el límite del bono. Fecha cita: … Duración bono: …” / “No es posible añadir más citas.”
• También se comprueba al asociar un bono a una cita que ya existe, la reserve quien la reserve: si se le pone un bono agotado a una cita ya creada, sale el mismo aviso y el bono no se guarda. Antes solo se comprobaba al crear la cita, y por eso la reserva online sobre un hueco ya publicado se colaba entera
• Lo demás dentro de la clínica no cambia: sigue mandando la configuración del profesional, y quien tenga permitido sobrepasar el bono lo sigue pudiendo hacer (ese ajuste no está en pantalla; lo configura soporte)
• Las citas que ya llevan su bono no se bloquean: una cita antigua de un bono que en su día se pasó del límite se puede seguir cancelando, moviendo o cambiando de estado. Solo se comprueba cuando el bono se ESTRENA en esa cita
• Una cita sin bono no se ve afectada

• En la vista de bonos del paciente, cada tarjeta de bono muestra en la esquina superior derecha botones con el número y fecha de las facturas vinculadas
• Los botones están codificados por color según el estado de la factura: verde (emitida), naranja (borrador), gris (cancelada)
• Al hacer clic en un botón se abre directamente el formulario de la factura correspondiente

• Al abrir las acciones de un bono, se muestra una sección “Citas:” con todas las citas asociadas al bono ordenadas cronológicamente de izquierda a derecha
• Cada cita aparece como un botón con color de fondo según su estado; al pulsarlo se abren las acciones de esa cita
• Entre las citas ya realizadas y las futuras aparece un separador visual (triángulo rojo invertido) que indica la fecha actual
• Se excluyen las citas canceladas y traspasadas
• La acción “Ver citas” del bono abre la búsqueda filtrando por código de bono, no por paciente, para incluir también las citas de beneficiarios autorizados si los hay

• Si se selecciona un único bono, el botón Acciones abre el diálogo habitual de ese bono
• Si se seleccionan varios bonos, Acciones abre un diálogo específico con operaciones masivas
• Cancelar cambia el estado de todos los bonos seleccionados tras pedir confirmación (y describir un motivo si alguno de los seleccionados es un monedero perenne con saldo)
• Editar fecha caducidad aplica la nueva fecha de caducidad a los bonos seleccionados que no sean un monedero perenne (un monedero no caduca)
• Editar fechas de validez aplica las nuevas fechas de inicio y fin de validez para citas a los bonos seleccionados que no sean un monedero perenne
• Si toda la selección son monederos perennes, estas dos últimas acciones no se ofrecen; si la selección mezcla monederos con bonos clásicos, sí se ofrecen pero solo afectan a los clásicos

• En cualquier lugar de la aplicación donde se muestren botones de cita (ficha de paciente, resultados de búsqueda, etc.), las citas que están vinculadas a un bono muestran una letra “b” en gris después de la hora
• Esto permite identificar visualmente qué citas forman parte de un bono sin necesidad de abrir el detalle

• Si el centro activa la preferencia “Permitir beneficiarios en bonos”, las acciones del bono muestran una sección “Beneficiarios autorizados”
• Desde esa sección se pueden añadir o quitar pacientes autorizados a consumir el bono además del titular
• El nombre del beneficiario funciona como enlace y abre directamente sus acciones de paciente
• En la línea temporal del bono, las citas realizadas por beneficiarios se distinguen con un borde negro
• El paciente beneficiario puede ver ese bono en su ficha y usarlo al crear una cita, siempre que siga vigente y tenga sesiones disponibles

• Cuando el centro tiene configurado que el importe total del bono se refleja en la primera cita planificada, el sistema recalcula automáticamente qué cita lleva el importe cada vez que se mueve una cita de bono a otra fecha o se cambia su estado
• Por ejemplo, si un bono tiene tres citas (enero, febrero, marzo) y se mueve la cita de enero a abril, el importe del bono pasa automáticamente a la cita de febrero (que ahora es la primera)
• Si luego se devuelve la cita a enero, el importe vuelve a la cita de enero correctamente
• Lo mismo ocurre al cancelar o reactivar una cita de bono: el importe se reasigna siempre a la primera cita activa del bono
• Los cambios operativos de videoconferencia (por ejemplo, pasar a sala de espera, iniciar o finalizar la sesión) actualizan el estado asistencial de la cita, pero no recalculan el reparto económico del bono si la cita sigue siendo válida dentro del bono

• Solo se descuenta si cita está “Finalizada”
• Bono debe tener sesiones disponibles
• Servicio de cita debe coincidir con servicio de bono
• El bono tipo debe pertenecer al centro de la operación.
• Si el bono tipo está restringido por pagador, el pagador de la operación debe estar entre los permitidos.

Actividades grupales

• Aforo máximo definido
• Inscripción de pacientes
• Sesiones recurrentes generadas automáticamente
• Control de asistencia por sesión
• Facturación individual o grupal

• No se puede eliminar actividad con pacientes inscritos
• Sesiones pasadas no se pueden modificar
• Aforo máximo no se puede exceder

Mensajes de Éxito

• “Cita creada correctamente”: Cuando se crea nueva cita
• “Cita actualizada correctamente”: Al modificar cita existente
• Nubidoc confirma el nuevo estado después de cambiarlo.
• “Factura creada desde cita”: Al generar factura desde cita
• “Recordatorio enviado”: Cuando se envía SMS/Email
• “Actividad creada correctamente”: Al crear actividad grupal
• “Paciente añadido a la actividad”: Al inscribir paciente

Mensajes de Error

• “Debe seleccionar un paciente”: Falta seleccionar paciente
• “Debe seleccionar un profesional”: Falta profesional
• “La cita se solapa con otra cita”: Solapamiento detectado
• “La cita se solapa con otra en el recurso «…»”: Otra cita ocupa ese recurso a esa hora y el centro tiene Solapar citas en el mismo recurso en No permitir; con Preguntar antes de guardar es una pregunta y se puede continuar
• “La cita se solapa con un evento … que no permite citas”: El evento está marcado para no permitir citas y el profesional no admite citas solapadas, así que la cita no se guarda (con Preguntar se pide confirmación). Debajo, el aviso detalla de quién es el evento (profesional y participantes), la franja con fecha y horas, el centro cuando la clínica tiene varios, y si es privado quién es su dueño y que solo él puede verlo o editarlo. Se resuelve moviendo la cita, o pidiendo al profesional dueño que quite el evento o le desmarque que no permite citas.
• “Debe seleccionar un recurso.”: El centro tiene Recurso en la cita en Obligatorio y la cita no lleva recurso
• “El profesional no está disponible a esta hora”: Fuera de horario laboral
• “No hay sesiones disponibles en el bono”: Bono agotado
• “La actividad ha alcanzado el aforo máximo”: No hay cupo
• “No se puede eliminar una cita facturada”: Cita con factura asociada
• “Sincronización enviada correctamente”: La solicitud de sincronización con Google Calendar se ha procesado
• “Error al sincronizar con Google Calendar”: No se pudo completar la sincronización; vuelva a intentarlo y contacte con el administrador si persiste
• “La duración de la cita no es válida. Por favor, indique una duración mayor que 0.”: Los campos de horas y minutos de la duración están vacíos o contienen valores no válidos. Asegúrese de indicar al menos 1 minuto de duración.
• “Otro usuario estaba modificando estos datos al mismo tiempo. No se ha guardado nada: vuelva a intentarlo.”: Al guardar la cita, otra persona o un proceso automático (una reserva online, un cobro, una factura) estaba cambiando a la vez algo de lo que depende: la misma cita, otra cita del mismo bono, el bono o su factura. No se ha guardado ningún cambio: vuelva a guardar la cita. Si el aviso sale cada vez que lo intenta, avise a soporte.
• “Otro usuario estaba modificando estos datos al mismo tiempo y el guardado se ha interrumpido. Puede que parte del cambio se haya guardado: revíselo antes de repetirlo.”: Como el anterior, pero el guardado se cortó a mitad. Abra la cita y compruebe qué quedó antes de repetir el cambio.

Mensajes de Advertencia

• Con Preguntar, el aviso “La cita se solapa con otra cita” añade la pregunta “¿desea continuar?”.
• “El paciente no tiene email. No se enviará recordatorio”: Falta dato de contacto
• Nubidoc avisa de los días que faltan cuando un bono está próximo a caducar.
• “La cita está fuera del horario del profesional. Revise el calendario.”: Advertencia que aparece al crear una cita desde la agenda interna cuando el profesional tiene horario configurado y la franja seleccionada cae fuera de las horas trabajadas (por ejemplo, dia que no trabaja, hora antes de empezar, hora despues de terminar, o una cita que se solapa con un descanso entre franjas). El aviso permite continuar y guardar la cita igualmente. El aviso NO aparece cuando el profesional no tiene ningun horario configurado o cuando su horario ha caducado (todas las entradas del calendario tienen fecha “Hasta” anterior a la cita): en esos casos la agenda interna guarda la cita sin avisar.
• “El paciente tiene citas pendientes de pago”: Alerta financiera
• “Esta cita está en la factura …, que no cambia. Si procede, emite un abono.”: Aviso flotante, abajo a la derecha y de 20 segundos, que sale al cancelar una cita o cambiar sus facturables cuando la cita está en una factura Emitida. No bloquea nada: la cita se cancela o se cambia igualmente y la factura emitida no se modifica. El número de la factura es un enlace que la abre. Con varias facturas dice “en las facturas …, que no cambian”.

Nombre y número del paciente en el calendario

• Mostrar el segundo apellido del paciente en las citas de la agenda: añade el segundo apellido al texto de la cita.
• Mostrar el número de paciente en las citas de la agenda: añade el número de la ficha, por ejemplo «García López, María (Nº 123)». Si la ficha no tiene número, no añade nada.

Preguntas Frecuentes

• En las citas que se ven en una sola línea, el texto que no cabe se resume con ”…”. Ahí los puntos suspensivos son concluyentes: si aparecen, es solo falta de espacio y no hay nada que corregir; si no aparecen, eso es todo el texto que el sistema tiene para esa cita.
• En las citas que se ven en varias líneas, el texto se reparte entre ellas y, si aun así no cabe, la última puede quedar cortada sin ”…”. En estas no puedes deducir nada de que falten los puntos suspensivos: compruébalo con el ratón.

Citas recurrentes con prestaciones del bono

1. Pulsa Nuevo (o Modificar sobre un calendario ya creado, con doble clic o seleccionándolo y pulsando Modificar). Se abre una pantalla con dos calendarios.
2. A la izquierda ves la Agenda del profesional (puedes cambiar de profesional arriba, si tienes permiso para ver la agenda de otros): sus citas con y sin paciente, sus eventos y sus actividades, de hoy en adelante. Solo las citas sin paciente (azules) se pueden publicar; las citas con paciente salen en gris, y los eventos y las actividades con una franja de su color. A la derecha está el calendario que vas a publicar, con una zona de texto que dice “Suelta aquí la cita para añadirla al calendario compartido”.
3. Arrastra una cita azul de la izquierda y suéltala a la derecha para publicarla. También puedes pulsar sobre ella y confirmar. La primera cita que sueltes crea el calendario y hace aparecer el campo Enlace público con el botón para copiar enlace. Nubidoc no lo envía: lo mandas tú (correo, WhatsApp…). Si sueltas a la derecha una cita con paciente, un evento o una actividad, no se añade y un aviso te recuerda que solo se publican las citas sin paciente. También puedes mover una cita dentro de la agenda de la izquierda arrastrándola a otro hueco, como en el calendario principal (te pide confirmar y avisa si cae fuera de horario, en festivo o solapada); con los eventos pasa lo mismo y las actividades no se pueden mover desde aquí. Si mueves una cita ya publicada, el calendario de la derecha se actualiza con su hora nueva. Para pasarlas todas de una vez, pulsa Copiar todas » (arriba a la derecha del calendario de la izquierda, bajo Agenda del profesional): tras confirmar, publica todas las citas azules que se ven en ese momento (la semana o el día que estés mirando; no copia citas con paciente, eventos ni actividades). Las que ya están en el calendario se saltan. Al terminar, un aviso dice cuántas se han añadido y, si alguna no se ha podido publicar, un aviso por motivo con el número de citas afectadas.
4. Para quitar una cita ya publicada, pulsa sobre ella a la derecha y confirma.
5. Puedes escribir una Descripción, una fecha de Caduca el (opcional) y, en Dirigido a, buscar un paciente si quieres que el calendario sea solo para él (el enlace entonces ya lo identifica, sin PIN, y al reservar solo le pide un comentario: ver «Qué ve quien abre el enlace» más abajo). Se guardan con el botón Guardar.
6. Si un calendario caduca por fecha, aparece el botón Reactivar (con una fecha nueva, o en blanco para que no caduque). Si el calendario está dirigido a un paciente y su enlace ya se visitó después de caducar, ya no se puede reactivar: solo se pueden quitar sus citas. Para volver a publicar huecos a ese paciente, crea un calendario Nuevo.

• Calendario dirigido a un paciente (campo Dirigido a): el enlace ya identifica a la persona. La pantalla la saluda por su nombre («Hola María, elige el día y la hora que mejor te vengan.») y solo ofrece un campo Comentario (opcional). La cita queda a nombre de ese paciente y no se crea ninguna ficha. Con ese enlace solo se reserva una cita: si lo abre otra vez, ve Ya tienes cita, con los datos de la cita y el botón Añadir a mi calendario.
• Calendario sin paciente: al elegir la hora se piden Nombre, Apellidos, Teléfono y Email (los cuatro obligatorios), un Comentario (opcional) y una casilla obligatoria, por ejemplo Acepto la política de privacidad y las condiciones de contratación. (el texto depende de los enlaces legales que tenga configurados el centro; sin ninguno dice Acepto el tratamiento de mis datos personales.). Al confirmar, Nubidoc crea la ficha del paciente y la cita a la vez; si el hueco se ocupó justo antes, no queda ninguna ficha a medias. La ficha es siempre nueva: no se busca entre tus pacientes por email ni teléfono (para no enlazar datos sin verificar con una historia clínica existente), así que si la persona ya era paciente puede quedar duplicada y tendrás que fusionarlas (con Buscar duplicados, en Pacientes, si tu centro tiene esa función activada). Lo que escriba en Apellidos se guarda entero como primer apellido. Cada hueco desaparece al reservarse; el calendario sigue abierto para los demás.
• El comentario queda en la cita (se ve en Detalles de la cita). La reserva aplica las mismas reglas que la cita online de siempre (festivos, días máximos del centro, restricciones temporales) y manda los mismos avisos al paciente y al profesional.

• Enlace no válido: el enlace está mal copiado, el calendario ya no existe o el centro tiene desactivadas las citas online.
• Este enlace ya no está activo: el calendario caducó («Ha caducado el plazo para reservar con este enlace. Escribe a la clínica y te propondrán otros huecos.»).
• Enlace personal incompleto: es el de un calendario dirigido a un paciente y le falta la última parte del enlace. Hay que volver a enviarlo entero.
• No quedan huecos disponibles: todos se han reservado o ya han pasado.
• No hemos podido cargar los huecos: problema de conexión; el botón Reintentar lo vuelve a pedir.
• «Ese hueco acaba de ocuparse, elige otro.»: otra persona se llevó el hueco mientras escribía. La pantalla recarga los huecos y conserva lo que había escrito.
• «Has hecho demasiados intentos. Vuelve a intentarlo más tarde o llama a la clínica.»: límite de 5 reservas por hora desde una misma conexión a internet y para el mismo centro (solo cuentan las que piden los datos de la persona, no las de un calendario dirigido a un paciente). Si varias personas reservan desde la misma wifi, por ejemplo la de la recepción, pueden toparse con él.

• Por usuario/profesional (cada profesional tiene un color asignado)
• Por estado de la cita (programada, confirmada, finalizada, etc.)
• Por pagador (privado, aseguradoras diferentes)
• Por prestación/servicio
• Modo “personalizado” donde se elige el color manualmente al crear la cita

• El mismo concepto se puede incluir varias veces: cada inclusión es una línea distinta, no se suma a la anterior.
• Precio unidad e IVA % salen ya rellenos con lo que le corresponde a esa cita y se pueden cambiar; si escribes un precio a mano, no te lo pisa el valor que llega del servidor.
• Las columnas de precio e IVA solo se ven con permiso para ver precios en la agenda; las tres de descuento, además, solo si el centro tiene catálogo de descuentos.
• Si una fila no lleva descuento, la línea toma el descuento habitual del paciente, como hasta ahora. El descuento escrito en la fila manda sobre ése.
• O entran todas las filas o no entra ninguna: si una tiene un dato incorrecto aparece “Línea N no válida: …” y no se guarda nada hasta corregirla. Aceptar sin ninguna fila avisa con “Debe incluir al menos un facturable.”, y una fila con Dto. % y Dto. importe a la vez, con “Debe seleccionar cantidad o porcentaje, no es válido ambos valores.”.
• El diálogo Modificar facturable (doble clic sobre una línea ya incluida, o el botón “Modificar”) no cambia: sigue tratando una sola línea.
• La preferencia Ofrecer también las prestaciones en «Otros facturables» de la cita (Administración → Centro → Preferencias generales → pestaña Otras, grupo Agenda y actividades) afecta al formulario de la cita, no a esta ventana: aquí Otros facturables sigue mostrando solo los facturables de solo factura, y las prestaciones normales se eligen en el desplegable Prestaciones de esta misma ventana.

• Editar el IVA directamente en la tabla: haciendo clic en la celda de la columna “IVA (%)” se puede escribir un nuevo porcentaje.
• Editar precio e IVA desde el diálogo “Modificar”: al seleccionar un facturable y pulsar el botón “Modificar” (azul), se abre un formulario que permite cambiar la cantidad, el precio unidad y el tipo de IVA (seleccionando entre los tipos configurados en el centro).
• Editar cantidad y precio en la tabla: las columnas “Cantidad” y “Precio unidad” también son editables haciendo clic directamente en la celda.

• Aviso amarillo (triángulo de advertencia): la cita está incluida en una factura que aún no ha sido emitida. Se pueden modificar los facturables, pero tenga en cuenta que los cambios podrían afectar al importe de la factura.
• Aviso rojo (icono de prohibido): la cita está incluida en una factura ya emitida. Modificar los facturables en este caso no cambiará la factura emitida. Si la factura ha sido anulada, el aviso no aparece.

Búsqueda de Citas

• Exportar a Excel
• Imprimir listado PDF
• Enviar por email

• Familia: aparece en la fila de filtros justo antes de Prestaciones: cuando el centro tiene familias de prestaciones dadas de alta. Sirve para buscar las citas que llevan alguna prestación de una familia sin marcarlas una a una: elige una o varias familias (con dos o más, salen las citas de cualquiera de ellas) y combínalo con el resto de filtros. Se aplica también al botón Exportar a Excel. Si marcas además prestaciones en Prestaciones:, la cita tiene que cumplir las dos cosas.
• Recursos: con un profesional elegido, el filtro Recursos: devuelve solo las citas de los recursos marcados; ya no se cuelan las citas de ese profesional que no tienen recurso asignado. En el Planificador el comportamiento no cambia: al filtrar por recurso se siguen viendo las citas del profesional sin recurso, para no vaciar su columna.

Avisos de citas canceladas, no presentadas y sin cobro al facturar

• Citas canceladas y no presentadas. Si hay alguna en la selección, sale un aviso amarillo con su número, por ejemplo «En la selección hay 2 citas canceladas y 1 no presentada.», y debajo la casilla No facturarlas. Sale con los cuatro botones de facturación: Facturar, Factura profesional a centro, Factura profesional a paciente y Factura centro a profesional.
• Citas sin cobro registrado. Solo con Factura profesional a centro sale además un segundo aviso, por ejemplo «1 cita no tiene cobro registrado.», con su propia casilla No facturarlas. Cuenta las citas que no son canceladas ni no presentadas y que no tienen ningún cobro vigente de importe mayor que 0 € (el mismo criterio de «cobro registrado» que la preferencia Facturar desde citas). Con el botón Facturar (centro a paciente) no sale este aviso: allí lo decide la preferencia Facturar desde citas.
• Solo salen si hay alguna. Si la selección no lleva ninguna cita de esa clase, no aparece ni el aviso ni la casilla.
• Una cita cuenta en una sola lista. Una cita cancelada sin cobro se cuenta solo como cancelada. Si marca solo la casilla de las citas sin cobro, también se dejan fuera las canceladas y no presentadas que no tienen cobro, y «Se facturarán N citas» ya las descuenta.
• «Se facturarán N citas» baja al marcar una casilla y vuelve a subir al desmarcarla. No tiene en cuenta la casilla No facturar las citas con importe 0 €.
• Al terminar, el aviso final dice cuántas citas se han dejado fuera y por qué, por ejemplo «Se han generado facturas para 3 cita(s). 3 citas canceladas o no presentadas no se han facturado.» o «1 cita sin cobro registrado no se ha facturado.» Esas citas siguen sin facturar. Con la casilla de canceladas marcada, una cita cancelada o no presentada que no tenga paciente asociado se deja fuera como las demás y no impide facturar el resto. Lo mismo, con la casilla de las citas sin cobro, una cita sin paciente y sin cobro.
• La liquidación a mutuas no cambia: factura siempre todas las citas confirmadas y no usa estas casillas.

Elegir qué citas se pueden facturar desde Agenda: «Facturar desde citas»

• el botón Facturar de Agenda → Buscar citas, tanto con citas marcadas como sin marcar ninguna (se facturan «todas las que cumplen el criterio»);
• el botón Facturar cita de la propia cita y la acción rápida de facturar.

• Basta un cobro parcial. Una cita de 75 € con 40 € cobrados se factura, y se factura por los 75 € completos. Lo que se omite es solo lo que no tiene ningún cobro.
• El estado de la cita no cuenta. Una cita marcada a mano como abonada pero sin ningún cobro registrado se omite con el modo Solo las citas con cobro registrado.
• Un cobro borrado no cuenta.
• Las citas de bono quedan fuera de la regla, igual que con la casilla de importe 0 €: se facturan según la lógica del bono (con el modo Solo las citas con cobro registrado, el bono cuenta como cobro).

• En la ventana Generar Facturas, con Omitir las citas de importe 0 € o Solo las citas con cobro registrado, la casilla No facturar las citas con importe 0 € desaparece y, en su lugar, una nota dice qué regla rige: «Preferencia «Facturar desde citas»: las citas de importe 0 € se omiten y se indican al terminar.» o «Preferencia «Facturar desde citas»: solo se facturan las citas con algún cobro registrado. Las demás se omiten y se indican al terminar.»
• «Se facturarán N citas» ya descuenta las citas que la preferencia va a omitir, y debajo una línea dice cuántas son: «La preferencia «Facturar desde citas» omite N citas (sin cobro registrado); se indican al terminar.» o «…(de importe 0 €); se indican al terminar.» El número se actualiza al marcar las casillas No facturarlas de los avisos de citas canceladas, no presentadas y sin cobro.
• Al terminar, el aviso dice cuántas citas se han dejado fuera y por qué: «N cita(s) omitidas por tener importe 0 €.» o «N cita(s) omitidas: sin cobro registrado (preferencia «Facturar desde citas»).» Esas citas siguen sin facturar. Si todas las citas del lote se omiten, el aviso empieza por «No se ha generado ninguna factura.» y no se crea ninguna factura vacía.

• «No se puede facturar la cita n.º N: sin cobro registrado. La preferencia «Facturar desde citas» solo permite facturar las citas con algún cobro registrado.»
• «No se puede facturar la cita n.º N: importe 0 €. La preferencia «Facturar desde citas» omite las citas de importe 0 €.»

Enviar WhatsApp manual desde Buscar citas

• El permiso «Enviar WhatsApp manual de citas», en Administración → Equipo y accesos → Roles/Privilegios, grupo Agenda. De fábrica solo lo tiene el perfil Administrador; a cualquier otro rol hay que marcárselo.
• Una plantilla elegida en Administración → Centro → Preferencias, pestaña Agenda, apartado WhatsApp manual desde la búsqueda de citas, campo Plantilla. Solo se ofrecen plantillas de tipo Texto simple con propósito Citas o General, que se crean en Administración → Comunicaciones → Plantillas envíos. Los datos variables usan los códigos habituales de cita y paciente en formato %...%, por ejemplo %patientname%, %appodate% y %appotime%. Con el campo vacío, el botón sale deshabilitado con el aviso «Falta elegir la plantilla en Administración → Centro → Preferencias → Agenda → «WhatsApp manual desde la búsqueda de citas»» y el filtro Enviados WhatsApp no aparece.

1. En Agenda → Buscar citas, busca y marca las citas en el listado.
2. Pulsa Enviar WhatsApp Manual, bajo el listado. Si no hay ninguna marcada avisa «Debe seleccionar al menos una cita para enviar WhatsApp manual.». El máximo es de 20 citas cada vez: con más avisa «Solo se puede enviar WhatsApp manual a 20 citas cada vez. Ha seleccionado N.» y no abre nada.
3. Se abre el diálogo Enviar WhatsApp manual, con una fila por cita y las columnas Fecha y hora, Paciente, Prestación, Estado, Enviado y WhatsApp. Las filas en amarillo son citas canceladas, no presentadas o finalizadas («Las filas resaltadas son citas canceladas, no presentadas o finalizadas.»): se avisa, pero no se impide enviarles el mensaje.
4. Pulsa el botón de WhatsApp de una fila: se abre una pestaña nueva del navegador que ofrece abrir WhatsApp (de escritorio o web) con el mensaje ya escrito para ese paciente. Envíalo desde allí.
5. En ese mismo clic la cita queda marcada como enviada y la columna Enviado muestra la fecha y la hora.
6. Cuando termines, pulsa cerrar.

Copiar, cortar y pegar citas y eventos

Cómo activarlo

Iconos disponibles

• 📄 Copiar (icono de dos hojas) — copia la cita o evento al portapapeles para crear un duplicado en otro horario.
• ✂️ Cortar (icono de tijeras) — copia la cita o evento al portapapeles para moverlo a otro horario.

Pegar en otro horario

• Si la cita o evento fue copiada, se crea una nueva cita o evento en la fecha y hora seleccionadas (la original se mantiene en su sitio). La cita nueva conserva el paciente, el profesional, el centro, la duración, las prestaciones, el recurso y las notas del paciente; en cambio reinicia el estado (vuelve al estado por defecto del centro), el cobro y el importe pagado, el origen de la reserva y la marca de aviso enviado. Las notas internas de la cita no se copian: la cita pegada nace sin notas. Si el centro activa la preferencia Copiar las notas al pegar una cita (en Administración → Centro → Preferencias generales → Otras, categoría Agenda), la cita pegada conserva también las notas internas de la original.
• Si la cita o evento fue cortada, la cita o evento original se mueve al nuevo horario (desaparece del horario original).
• En el Planificador, si intenta pegar una cita o evento en la fila de otro profesional, Nubidoc cancela la operación y muestra un aviso para evitar cambios entre agendas distintas.

Dónde funciona

• Calendario (vista de mes, semana o día).
• Planificador (vista por franjas para varios profesionales).

Permiso del navegador

• En Chrome y Edge, la decisión se recuerda para la sesión.
• En Firefox, el aviso puede aparecer cada vez que pegue, según la configuración del navegador.
• Si rechaza el permiso, Nubidoc muestra un mensaje indicando que el portapapeles está bloqueado y la operación se cancela sin afectar a la cita original.

Consejos de uso

• Para mover varias citas seguidas, suele ser más rápido cortar y pegar que arrastrarlas, especialmente entre vistas diferentes o entre días separados.
• Copiar es útil para crear citas recurrentes manualmente (por ejemplo, repetir una sesión semanal). Para series largas, use mejor la generación automática de citas recurrentes.
• La cita o evento queda en el portapapeles del sistema operativo. Permanece allí hasta que copie otra cosa (otra cita, un texto en otra aplicación, etc.); recargar la página no la borra.

Código de Colores de Citas (por Estado)

• 🔵 Azul - Programada
• 🟢 Verde - Confirmada / En sala de espera
• 🟡 Amarillo - Comenzada
• ⚫ Gris - Finalizada
• 🔴 Rojo - No presentado
• ⚪ Blanco/Tachado - Cancelada
• 🟠 Naranja - Solicitada

Código de Colores Alternativos

Iconos Principales

• 📅Calendario / Cita
• ➕Crear nueva cita
• ✏️Modificar cita
• 🗑️Eliminar cita
• ✅Confirmar cita
• ❌Cancelar cita
• 💰Crear factura
• 📧Enviar recordatorio
• 🔔Notificación
• ⏰Sala de espera
• 🎯Bono
• 👥Actividad grupal

Niveles de Acceso

Anonimización de Agendas Compartidas

• El privilegio “Ver datos paciente otros usuarios” controla la visibilidad. Está activado por defecto para todos los roles.
• Si un administrador desactiva este privilegio en un rol, los usuarios de ese rol verán las citas de otros profesionales como “Reservado”, sin nombre del paciente, datos de contacto, prestaciones ni importes.
• La anonimización aplica en:
  • Calendario: El título de la cita muestra “Reservado -nombre profesional-”
  • Buscar citas: Las columnas de datos del paciente, prestaciones, importes y notas aparecen en blanco
  • Exportar a Excel: Los mismos datos se exportan vacíos para citas ajenas
  • Detalle de cita: Al hacer clic en una cita ajena se muestra un mensaje indicando que no tiene privilegios suficientes
  • Justificante de asistencia y pre-factura: tampoco se pueden imprimir para una cita ajena, aunque se pidan sin pasar por el detalle de la cita. Nubidoc muestra el aviso “No tiene acceso a los datos del paciente de esta cita.”

1. Ir a Administración > Roles
2. Editar el rol deseado
3. En la sección “Agenda”, desactivar “Ver datos paciente otros usuarios”
4. Los usuarios con ese rol verán las citas ajenas anonimizadas

Privacidad de Notas de Cita (centros con restriccion activada)

• Asterisco (*) en el titulo de la cita
• Texto de la nota al pasar el ratón
• Descripcion de la nota en la vista de dia

Restricciones

• Profesionales: Solo ven su propia agenda (salvo permiso especial)
• Recepcionistas: Ven agenda de todos pero solo pueden crear/modificar
• Administradores: Acceso completo a todas las agendas
• Multi-centro: Solo ven citas de sus centros asignados

Limitaciones por Rol

• ✅ Crear citas
• ✅ Confirmar citas
• ✅ Cambiar estados básicos
• ❌ No puede eliminar citas facturadas
• ❌ No puede modificar citas anteriores al periodo permitido por el centro

• ✅ Ver su agenda
• ✅ Modificar sus citas
• ✅ Crear facturas desde citas
• ✅ Cambiar estados de sus citas
• ❌ No puede ver citas de otros profesionales (salvo configuración)

Exportar Agenda a Excel

• Botón “Exportar a Excel”
• Incluye todos los resultados de búsqueda
• Columnas: Fecha, Hora, Paciente, Profesional, Servicio, Estado, Precio, Pagador
• Formato XLSX compatible con Excel 2007+

Importar Citas desde Excel

• Botón “Importar citas” (visible si el usuario tiene el privilegio)
• Permite cargar un archivo Excel (.xlsx) con múltiples citas de forma masiva
• Botón “Descargar fichero de ejemplo” para obtener una plantilla con el formato correcto

1. Ir a Buscar citas en el menú de Agenda.
2. Pulsar el botón Importar citas.
3. En el diálogo que aparece:
   • Seleccionar el archivo Excel con las citas (puede descargar un ejemplo pulsando “Descargar fichero de ejemplo”).
   • Elegir el centro donde se crearán las citas.
   • Elegir el estado de las citas (Programada o Finalizada).
   • Opcionalmente marcar Crear paciente si no se encuentra para crear automáticamente los pacientes que no existan.
4. Pulsar Validar fichero. El sistema analiza el archivo y muestra un resumen:
   • Filas válidas listas para importar.
   • Pacientes que se crearán (si se marcó la opción).
   • Errores encontrados (pacientes no encontrados, profesionales no encontrados, etc.).
5. Revisar el resultado. Si hay errores, corregir el Excel y volver a intentar.
6. Pulsar Confirmar importación para crear las citas.
7. Se muestra un resumen con el número de citas importadas y pacientes creados.

• El número de paciente debe coincidir con el que figura en su ficha.
• Si se marca “Crear paciente si no se encuentra”, los pacientes nuevos se crean con pagador Privado y el centro seleccionado.
• El profesional se busca por DNI (coincidencia exacta). Si no se encuentra, se muestra un error.
• La aseguradora se busca por nombre corto y por nombre largo (razón social completa). Es decir, se puede indicar tanto el nombre abreviado como el oficial completo de la aseguradora. Si no se indica, se asigna Privado. Si se indica y no se encuentra, se muestra un error.
• La duración se calcula automáticamente a partir de la hora de inicio y fin.
• Si ocurre un error durante la creación, no se importa ninguna cita. Corrija el archivo y repita la operación.

Imprimir Agenda

• Normal: en el mes mantiene la cuadrícula por días; en el día muestra una agenda por horas.
• Comprimido: presenta las citas como listado para ahorrar espacio, también en las vistas de mes, semana y día.

Estadísticas de Citas

• Total de citas por periodo
• Distribución por profesional
• Distribución por estado
• Distribución por servicio
• Gráficos visuales
• Tendencias temporales

Recordatorios Automáticos

Integración Google Calendar

• Sincronizar citas: envia citas de Nubidoc a Google Calendar (activado por defecto)
• Sincronizar eventos: envia eventos de Nubidoc a Google Calendar (desactivado por defecto)
• Importar eventos de Google: importa eventos creados en Google Calendar a Nubidoc (desactivado por defecto)

1. Profesional hace clic en “Conectar Google Calendar”
2. Google solicita iniciar sesión y revisar los permisos necesarios
3. Profesional autoriza la conexión
4. Nubidoc confirma que la cuenta ha quedado vinculada

• Citas y eventos de Nubidoc se envian a Google Calendar

• Se actualiza automáticamente de forma periódica
• Solo se importan eventos NO creados por Nubidoc (se evitan duplicados)
• Los eventos importados aparecen con indicador G en el titulo
• Los eventos que bloquean la agenda muestran un candado
• Si el evento se modifica en Google Calendar, se actualiza en Nubidoc
• Los eventos de dia completo, como cumpleanos o festivos, ocupan solo el dia correspondiente
• Si varios profesionales comparten el mismo calendario de Google, cada uno recibe su propia copia del evento
• Categoria asignada automaticamente: “Otros”

Estados Personalizados

Tutorial 1: Crear Primera Cita del Día

1. Acceder al calendario
   • Clic en “Agenda” en menú lateral
   • Seleccionar “Calendario”
2. Seleccionar profesional y fecha
   • En filtro superior, elegir profesional
   • Navegar a fecha deseada (botones Anterior/Siguiente)
   • Cambiar a vista “Día” para mejor visualización
3. Crear cita
   • Hacer clic en horario vacío (ej: 09:00)
   • Se abre diálogo de nueva cita
4. Completar datos
   • Paciente: Escribir nombre en buscador, seleccionar
   • Servicio: Seleccionar “Consulta general” (ejemplo)
   • Duración: Dejar 30 min (valor por defecto)
   • Notas: Añadir observaciones si necesario
5. Guardar
   • Clic en botón “GUARDAR”
   • Esperar mensaje “Cita creada correctamente”
6. Verificar
   • Cita aparece en calendario en horario elegido
   • Color azul (Programada)
   • Muestra nombre del paciente

Tutorial 2: Atender Paciente del Día

1. Paciente llega a recepción (09:55)
   • Recepcionista busca cita del paciente
   • Hace clic en la cita (10:00)
2. Marcar en sala de espera
   • En diálogo de cita, clic en “Cambiar estado”
   • Seleccionar “En sala de espera”
   • Cita cambia a color amarillo
3. Profesional recibe al paciente (10:00)
   • Profesional ve cita amarilla en su agenda
   • Hace clic en cita
   • Selecciona “Comenzar cita”
   • Cita pasa a “Comenzada”
4. Atender al paciente (10:00 - 10:30)
   • Profesional realiza consulta
   • Toma notas en historia clínica
5. Finalizar cita (10:30)
   • Profesional hace clic en cita
   • Selecciona “Finalizar”
   • Cita cambia a estado “Finalizada” (color gris)
6. Crear factura
   • Desde diálogo de cita, clic en “Crear factura”
   • Sistema abre formulario de factura con:
     • Paciente pre-seleccionado
     • Servicio “Consulta general” ya añadido
     • Precio según tarifa (ej: 50€)
7. Revisar y guardar factura
   • Verificar datos
   • Clic en “GUARDAR”
8. Registrar pago (si paga en el momento)
   • En factura, clic en “Registrar pago”
   • Seleccionar “Efectivo”
   • Introducir importe (50€)
   • Confirmar
9. Finalizar
   • Factura queda en estado “Pagada”
   • Cita queda marcada como facturada
   • Paciente recibe recibo

Citas de Calendly en el Calendario

Como se muestran

• Las citas de Calendly se distinguen con un icono de calendario que las diferencia de las citas creadas directamente en Nubidoc.
• Se muestran en la franja horaria correspondiente, con el nombre del paciente y el color del profesional asignado.
• Para que aparezcan, el profesional debe estar vinculado a su usuario de Calendly (ver configuracion en Administracion > Usuarios).
• Cuenta compartida: Si varios profesionales comparten la misma cuenta de Calendly, las citas aparecen en la agenda de todos ellos. Al filtrar por un profesional, cada cita aparece solo una vez (sin duplicados).

Ver detalles de una cita de Calendly

• Nombre y email del paciente (invitado de Calendly).
• Preguntas y respuestas del formulario de reserva de Calendly.
• Profesional(es) asignado(s): si la cuenta de Calendly es compartida, se muestran todos los profesionales vinculados, separados por coma.
• Datos de pago si el paciente pago al reservar (por ejemplo, a traves de Stripe).
• Estado de la cita (programada, cancelada, etc.).

Importar en Nubidoc

1. Pulse sobre la cita de Calendly en el calendario.
2. En el panel de detalles, pulse “Importar en Nubidoc”.
3. Se creara una cita nativa con los datos del paciente. Si el paciente no existe en Nubidoc, se crea automaticamente a partir del email y nombre del invitado.
4. Una vez importada, la cita funciona como cualquier otra cita de Nubidoc: puede anadir facturables, cambiar precios, generar facturas, y acceder a la historia clinica del paciente.

Nota: Una cita de Calendly solo puede importarse una vez. Si ya fue importada, el boton no aparecera.

Cancelar cita con motivo y seguimiento

• Seleccionar un motivo de cancelacion de una lista predefinida
• Escribir un comentario adicional
• Crear un evento de revision (opcional)
• Crear un seguimiento de cancelacion (opcional, activado por defecto si el modulo de seguimiento esta activo)

Seguimiento de Cancelaciones

Dónde se encuentra

• Menú principal: Agenda > Cancelaciones (requiere permiso “Ver seguimiento de cancelaciones”)
• Ficha del paciente: Pestaña “Cancelaciones” — muestra el historial de cancelaciones del paciente

Registro automático

• Fecha y hora exacta de la cancelación
• Origen: si la canceló el paciente, la clínica o el sistema
• Motivo seleccionado (si se indicó) y comentario adicional
• Datos de la cita: profesional, centro, paciente
• Estado de seguimiento inicial: “Sin revisar”

Lista operativa

• Fecha de cancelación (desde / hasta)
• Profesional
• Centro
• Origen (paciente / clínica / sistema)
• Estado de seguimiento

• 🔴 Sin revisar
• 🟠 Pendiente de contactar
• 🔵 Contactado
• 🟢 Reprogramada
• ⚫ No recuperada

Gestión rápida

• Cambiar el estado de seguimiento
• Asignar un responsable del seguimiento
• Añadir una nota interna sobre las gestiones realizadas
• Indicar la cita de reprogramación si el paciente fue recuperado (cambiar estado a “Reprogramada” automáticamente)

Estados de seguimiento

Historial en la ficha del paciente

Disponibilidad

Revisiones pendientes: llamar a quien le toca la revisión

Qué es

Qué hace falta para verla

• Que Nubidoc haya activado las revisiones periódicas para el centro (la función viene apagada y se enciende centro a centro; se pide a soporte de Nubidoc). Sin eso no hay entrada de menú ni botón.
• El permiso de rol Ver revisiones pendientes (recall), que viene concedido de fábrica. No hace falta el permiso Ver lista de trabajo: quien tiene uno y no el otro entra igual, y su selector solo le enseña los modos que puede ver (sin Agenda, si no tiene la lista de trabajo).

Cómo se abre

• Agenda → Revisiones pendientes, la entrada que está justo debajo de Lista de trabajo; o
• Agenda → Lista de trabajo y, arriba, el botón Revisiones del selector Agenda / Comercial / Revisiones.

Qué ve cada persona

Filtros

La tabla

• Paciente: nombre, «Nº» de paciente y teléfono (con permiso). Si Nubidoc cree que el paciente reservó con otra ficha, lo dice: «Posible ficha duplicada: nombre (cita el dd/mm)» con el enlace Abrir la otra ficha (si esa ficha queda fuera de su ámbito: «Hay otra ficha probable fuera de tu ámbito.»), o la pista «Otra ficha con el mismo móvil o email tiene cita el dd/mm.» cuando solo coincide el contacto (puede ser un familiar).
• Regla: la regla que originó la revisión.
• Última visita: la fecha de la cita realizada que originó la revisión, con su centro y su profesional.
• Vence: la fecha y «hace N días», «hoy» o «en N días».
• Avisos: cuántos se enviaron (0, 1 o 2) y, por cada uno, número, fecha, canal y estado de entrega: en la cola, enviado, entregado, no entregado (el proveedor lo rechazó: conviene llamar), cancelado, no enviado o pendiente de aprobación. Si el aviso salió en el mensaje de otra regla del mismo paciente, dice «cubierto por «regla»».
• Estado: una etiqueta. Pendiente va en ámbar y Con cita (y sus variantes Cita creada tras el aviso, Cita creada (posible ficha duplicada) y Con cita (pendiente de recalcular), con «el dd/mm») en verde; el resto, en gris: Por vencer, Avisado ×1 o ×2, Avisado (en la cola), No quiere (con su motivo), Atraso sin avisar («anterior a la activación» o «descubierto con atraso», y «cubierto por el aviso de «regla» el dd/mm» si otro mensaje lo cubrió) y, cuando algo lo retiene: No avisar, No avisar (baja de comunicaciones), Sin teléfono ni email, Sin canal disponible, Sin centro principal, Centro principal inactivo, El centro principal no admite envíos, El portal no admite reservas, Cita reciente sin cerrar, Tiene otra cita el dd/mm, Regla en pausa, Espera entre avisos, Tope diario, Error al enviar, No se pudo enviar y Avisos agotados. Debajo, Llamado ×N (último el dd/mm) si ya se anotó alguna llamada.
• Acciones: ver más abajo.

Acciones de recepción

Cómo trabajarla en recepción

1. Abra Revisiones pendientes: llega en Para llamar.
2. Llame al paciente. Si pide cita, pulse Nueva cita y cree la cita; la revisión sale ya como Con cita (pendiente de recalcular) y pasa a Con cita con el cálculo de esa noche. Si no contesta, pulse Llamado para dejar constancia.
3. Si el paciente dice que no quiere o que se trata en otro sitio, pulse No quiere y elija el motivo.
4. Revise de vez en cuando Atraso sin avisar (si el centro decidió no avisar a los ya vencidos al activar la regla) y decida a quién llamar; quien administra las reglas puede usar Revisar atraso para avisarlos automáticamente.

Elegir o cambiar el centro al reservar en el portal

Si no se puede confirmar un cambio en la agenda