Pacientes - Nubidoc

Protocolos funcionales

El botón Protocolos funcionales de la ficha organiza gestiones del paciente mediante tareas, formularios no clínicos, archivos y firmas. Necesita la función activada y los permisos de su ámbito. No muestra los protocolos ni los pendientes de la historia clínica. Consulte Trabajar con protocolos.

Enviar un archivo del paciente con enlace y PIN

Desde Archivos de la ficha del paciente puede usar Enviar con enlace y PIN cuando la función esté activada. Elija al paciente, una persona de contacto o una persona relacionada guardada como destinatario; revise antes su email y, si usará SMS o WhatsApp, su teléfono en la ficha. Un archivo comprobado como administrativo puede recibir el PIN en otro email al mismo buzón sin teléfono; un archivo clínico o de clasificación desconocida necesita SMS o WhatsApp disponible. Consulte la guía de envío y descarga.

Descripción

El módulo de Pacientes es el corazón del sistema Nubidoc. Permite gestionar de forma integral toda la información de los pacientes del centro médico, incluyendo datos demográficos, historia clínica, documentación, consentimientos, y relaciones con otros pacientes o contactos. Este módulo es fundamental porque:

Centraliza toda la información del paciente
Sirve como referencia para citas, facturas, documentos clínicos
Cumple con normativas de protección de datos (LOPD/RGPD)
Permite trazabilidad completa del paciente
Facilita la comunicación con el paciente (email/SMS)

Quién puede utilizarlo

Recepcionistas: Crear y actualizar datos básicos de pacientes, gestionar citas
Personal administrativo: Gestión completa de datos administrativos y documentación
Profesionales médicos: Acceso a historial clínico, documentos médicos, evolución
Administradores: Configuración, fusión de duplicados, gestión de permisos

1. Alta de Nuevo Paciente

Antes de empezar: El usuario necesita permiso para crear pacientes
Pasos:
1. Ir a Pacientes → Crear paciente
2. Rellenar datos obligatorios (nombre, apellidos)
3. Elegir el país/prefijo de cada teléfono y completar los datos de contacto
4. Seleccionar pagador (privado, aseguradora, etc.)
5. Aceptar consentimiento LOPD
6. Guardar paciente (se asigna número automáticamente)

2. Búsqueda de Paciente

Documento ya registrado al reservar online: si intenta darse de alta al reservar y el documento ya pertenece a una ficha, aparece un aviso de documento duplicado. Ese intento no crea otra ficha ni confirma la cita. Revise el documento y, si ya es paciente del centro, use su acceso habitual o contacte con recepción para reservar sobre la ficha existente. Repetir el alta con el mismo documento no completa la reserva.

Antes de empezar: El paciente debe estar registrado y el usuario debe tener acceso a su centro
Pasos:
1. Ir a Pacientes → Buscar pacientes
2. Introducir criterios de búsqueda (nombre, DNI, teléfono, nº paciente)
3. Ejecutar búsqueda
4. Seleccionar paciente de los resultados

3. Actualización de Datos

Antes de empezar: Abra la ficha del paciente y compruebe que dispone de permiso de edición
Pasos:
1. Buscar y abrir paciente
2. Hacer clic en botón “Editar”
3. Modificar campos necesarios
4. Guardar cambios

Teléfonos internacionales

Tel. Móvil y Tel. 2 tienen selectores de país y prefijo independientes. Elija el país de cada teléfono y escriba a su derecha el número nacional. Puede usar espacios, paréntesis, puntos o guiones para facilitar la lectura. Tras elegirlo, el selector cerrado muestra el código corto del país y el prefijo para dejar más espacio al número. Al abrirlo verá el nombre completo del país, además de la bandera y el prefijo. Si pega un número que ya trae el prefijo internacional (por ejemplo +39626111111 o 0034 912 345 678), no hace falta quitar nada a mano: Nubidoc selecciona solo el país de ese prefijo en el selector y deja en el campo únicamente el número nacional (626111111). Un pegado sin + ni 00 se respeta tal cual. El país de residencia solo se propone en los teléfonos que estén vacíos. Si un teléfono ya tiene número, cambiar la residencia no modifica su prefijo. Al borrar un teléfono y guardar la ficha, también se borra el país telefónico asociado. Los teléfonos guardados anteriormente continúan disponibles y se pueden buscar. Al editar uno, seleccione el país correcto para validarlo. También puede introducir un número internacional que empiece por + o por 00. La misma compatibilidad se conserva al identificarse en el acceso público o para una cita online: puede escribir el número nacional o internacional y Nubidoc comprueba los dos teléfonos de la ficha. Al iniciar un WhatsApp manual, Nubidoc utiliza el primer teléfono válido (móvil y, si hace falta, Tel. 2); si no hay ninguno, avisa sin abrir WhatsApp. Para enviar un cuestionario por email o llamada se necesita permiso para ver los datos de contacto y acceso a ese paciente. Si el perfil no tiene el permiso, la acción Enviar cuestionario no se muestra. Nubidoc relee el destinatario de la ficha al confirmar el envío; no reutiliza una copia oculta procedente de una pantalla anterior. La consulta del estado de una llamada vuelve a exigir esos permisos antes de mostrar el teléfono o los resultados; el listado general de llamadas de formularios queda reservado a Administración.

4. Gestión de Documentos del Paciente

Antes de empezar: El paciente debe estar registrado y el usuario debe tener acceso a sus archivos
Pasos:
1. Abrir ficha de paciente
2. Ir a pestaña “Archivos”
3. Subir nuevo documento o consultar existentes
4. Categorizar documento (médico, administrativo, etc.)
5. Si se genera un documento de plantilla para imprimir y el centro tiene activada la preferencia de profesional firmante, seleccionar el profesional cuyos datos de firma se insertarán en el documento

5. Firma Electrónica de Consentimientos

Disponibilidad: El centro debe tener habilitadas las firmas online y el paciente debe disponer de email
Pasos:
1. Desde ficha de paciente, solicitar firma
2. Seleccionar plantilla de consentimiento
3. Enviar solicitud por email al paciente
4. Paciente firma desde enlace recibido
5. Documento firmado se almacena automáticamente

6. Solicitud de Documentos al Paciente

Disponibilidad: El centro debe tener habilitada la solicitud de documentos
Pasos:
1. Desde Pacientes → Solicitud de documentos
2. Crear nueva solicitud
3. Seleccionar paciente y documentos a solicitar
4. Enviar notificación por email
5. Paciente completa desde portal online
6. Personal revisa documentos recibidos

Opciones del Menú

Opción 1: Buscar Pacientes

Descripción: Pantalla de búsqueda avanzada de pacientes con múltiples filtros

Opción 2: Crear Paciente

Descripción: Formulario de alta de nuevo paciente

Opción 3: Firmas Online (Opcional)

Descripción: Gestión de solicitudes de firma electrónica

Opción 4: Solicitud de Documentos (Opcional)

Descripción: Solicitudes de documentos al paciente

Opción 5: Remisiones (Opcional)

Descripción: Derivaciones a otros profesionales

Opción 6: Buscar descuentos (Opcional)

Descripción: Consulta global de descuentos asociados a pacientes, con filtros por paciente y referido mediante Nº HC o nombre, tipo, estado, descuento, prestación y fechas

Pantalla 1: Búsqueda de Pacientes

Descripción

Pantalla de búsqueda con filtros múltiples y resultados paginados. Permite buscar pacientes por diversos criterios y gestionar filtros guardados.

Secciones de la Pantalla

1. Panel de Búsqueda

Campos de filtro: 9 campos de búsqueda (ver tabla detallada abajo)
Botones de gestión de filtros:
- “Guardar filtro actual” - Almacena configuración de filtros actual
- “Cargar filtro” - Recupera filtros previamente guardados
Botones de acción:
- “Buscar” (botón azul) - Ejecuta la búsqueda
- “Limpiar filtro” - Resetea todos los campos
- “Filtro Avanzado” - Abre opciones adicionales de filtrado

2. Tabla de resultados

Listado de pacientes encontrados (tabla con 10 columnas visibles)
Con la interfaz moderna, el listado reduce el espacio vacío dentro de cada columna para mostrar mejor los nombres y demás datos. La tabla queda dentro de su panel, con espacio a ambos lados para facilitar la lectura. Las columnas siguen siendo configurables y se aplican al abrir el listado aunque sus preferencias se carguen primero.
Paginación: Muestra registros configurables (20/50/100/200 por página)
Indicador: “Mostrando 1 - 20 de 57” (ejemplo con 57 pacientes totales)
Ordenamiento por columnas (clic en encabezado)
Selección múltiple mediante casillas

3. Barra de Acciones Principales

Acciones - Menú desplegable con acciones sobre pacientes seleccionados
Exportar - Exportar resultados a Excel
Cód. barras - Generar códigos de barras de pacientes
Ficha - Ver ficha completa del paciente seleccionado
Nuevo - Crear nuevo paciente (abre formulario de creación)
Importar pacientes - Importación masiva desde archivo (ver sección siguiente)
Buscar duplicados - Detectar pacientes duplicados

Exportar y fusionar con autorización

Exportar descarga el resultado de la búsqueda en Excel. Solo aparece para un usuario de centro autorizado: un administrador, una persona con el permiso Exportar pacientes o un perfil que ya conservara esta autorización. Nubidoc vuelve a comprobarlo al generar el archivo; una dirección guardada no permite exportar si el permiso se ha retirado. Buscar duplicados solo está disponible cuando el centro tiene activa esa función y el usuario puede modificar pacientes. Antes de confirmar una fusión, Nubidoc comprueba de nuevo ambas condiciones y que las dos fichas pertenecen al mismo centro. Así se evita mezclar información de clínicas distintas, incluso desde una cuenta administradora.

Importación masiva de pacientes por Excel

El botón Importar pacientes admite ficheros .xls y .xlsx. El diálogo permite descargar una plantilla actualizada (Descargar fichero de ejemplo), elegir un centro predeterminado, asignar etiquetas y decidir si los valores informados deben actualizar pacientes que ya existen (Actualizar campos informados de pacientes existentes). Las columnas habituales incluyen nombre, apellidos, NIF, fecha de nacimiento, sexo, dirección, código postal, población, teléfonos, email, RGPD, código externo, fecha de creación y pagador. La plantilla incorpora además tres columnas opcionales, localizadas por su cabecera:

Centros: códigos de centro separados por punto y coma. Si está vacío se utiliza el centro seleccionado en el diálogo. Un paciente puede quedar asociado a varios centros sin duplicar su ficha.
Sistema origen e ID origen: deben informarse juntos y forman un identificador técnico estable para poder repetir una carga procedente de otro programa.

Revisar errores y avisos antes de importar

Al subir el Excel, Nubidoc analiza todo el fichero antes de mostrar la previsualización. Durante esta revisión todavía no crea ni modifica pacientes. Mantenga el diálogo abierto: los ficheros grandes se revisan por bloques y muestran el avance. El Resumen del análisis del fichero indica las filas con datos y agrupa las incidencias por tipo, con su cantidad, ejemplos de filas o celdas y una explicación para corregirlas. Se muestran hasta 20 ejemplos por tipo; una fila puede producir varias incidencias.

Errores en rojo: impiden continuar. Por ejemplo, una fecha de nacimiento no válida, un campo que supera la longitud admitida, informar solo uno de los campos Sistema origen / ID origen, o no tener nombre aprovechable ni identificador para reconocer una ficha existente. Pulse Cancelar y corregir el fichero, corrija las celdas indicadas en Excel y vuelva a subirlo. El mensaje de longitud indica el máximo admitido.
Avisos en amarillo: requieren revisión, pero permiten Continuar a previsualización si no hay errores. Incluyen RGPD vacío, emails o teléfonos dudosos, fechas inusuales, identificadores guardados como números, fórmulas y falta de una identidad fiable para reconocer al paciente si se repite la carga. Puede continuar si los datos son correctos para su caso, o cancelar y corregirlos.
Sin problemas conocidos: puede continuar a la previsualización.

Las fórmulas deben sustituirse por sus valores si desea importar el resultado que muestra Excel: Nubidoc lee la fórmula escrita, no su resultado. Los avisos de números recomiendan revisar ceros iniciales o prefijos que Excel pudiera haber eliminado. Las filas vacías no cuentan como pacientes y se resumen en un aviso. Esta revisión no garantiza que todos los datos coincidan con las fichas ya existentes: los conflictos de identidad y las restricciones de centros se comprueban durante la carga.

Previsualizar y confirmar la carga

La previsualización muestra hasta las primeras 50 filas con datos. Pasar a ella no importa nada todavía. Al pulsar IMPORTAR, los ficheros grandes se procesan por bloques y el diálogo muestra las filas confirmadas y los contadores acumulados. Mantenga abierto el diálogo hasta que termine. El resultado indica pacientes creados, actualizados o reutilizados, centros y etiquetas añadidos, conflictos y errores de fila, con el detalle de cada incidencia. En esa previsualización, las fechas de nacimiento válidas se muestran como día/mes/año (dd/mm/aaaa), aunque Excel las almacene internamente como números. Las fechas no reconocidas se deben corregir en el paso anterior. En esa previsualización, las fechas de nacimiento válidas se muestran como día/mes/año (dd/mm/aaaa), aunque Excel las almacene internamente como números. Si una fecha no se reconoce, se conserva el valor original para localizarla y corregirla antes de importar. En la previsualización, Cancelar cierra el diálogo sin cargar datos. Para iniciar la carga hay que pulsar el botón rojo IMPORTAR que aparece dentro de la previsualización. Si una petición pierde la conexión o agota su tiempo, pulse Reintentar bloque. Nubidoc continúa desde el último bloque confirmado y reutiliza las identidades ya importadas para no duplicar pacientes. Durante el proceso puede pulsar Cancelar carga. La cancelación espera a que termine el bloque en curso y conserva todos los bloques ya confirmados; las filas restantes no se procesan. Para completarlas, corrija el fichero si fuera necesario y vuelva a importar el Excel completo: las coincidencias existentes se reutilizarán. Si la columna Centros contiene códigos, el usuario que realiza la carga debe tener asignados todos esos centros. En caso contrario, las filas afectadas se muestran como errores y, si se acumulan demasiados, Nubidoc detiene la carga para revisar el fichero o los centros asignados al usuario. Para evitar duplicados, Nubidoc intenta reutilizar, por este orden, la identidad de origen, el código externo, el NIF normalizado y —solo cuando no hay NIF— una coincidencia inequívoca por nombre completo y fecha de nacimiento. Si varios identificadores apuntan a pacientes distintos, la fila se marca como conflicto y no se importa. La opción Actualizar campos informados de pacientes existentes no borra campos por estar vacíos en el Excel. Si no se marca, Nubidoc conserva los datos actuales, pero puede completar un identificador vacío y añadir centros o etiquetas que falten. Las coincidencias se reutilizan al repetir la carga; si una fila no tiene una identidad reutilizable, el análisis lo avisa porque reimportarla podría crear un duplicado. Si se seleccionan varios pacientes y el centro tiene activa esta relación profesional, en Acciones puede aparecer Modificar referido por. En el cliente 314 la acción se llama Modificar profesional propio. Permite asignar el mismo profesional a todos los seleccionados o dejarlo vacío para quitarlo; cada cambio queda registrado en auditoría.

Campos de Búsqueda

Los siguientes campos están visibles en el formulario de búsqueda básica:

Campo	Cómo funciona
NºPaciente	Busca el número exacto de historia clínica
Nombre	Busca coincidencias parciales en el nombre
Apellido1	Busca coincidencias parciales en el primer apellido
Apellido2	Busca coincidencias parciales en el segundo apellido
DNI/ID	Busca coincidencias en el documento de identidad
Tel.	Busca coincidencias en el teléfono móvil o fijo
Email	Busca coincidencias en el correo electrónico
Etiquetas	Permite seleccionar una o varias etiquetas
Activo	Permite incluir pacientes activos, inactivos o ambos

Nota sobre el campo “Activo”: Tiene dos casillas independientes (Sí/No) que permiten buscar pacientes activos, inactivos o ambos si ninguna está marcada.

Filtros Adicionales (Filtro Avanzado):

Fecha nacimiento (rango)
Pagador
Profesional asignado
Referido por, si el centro lo tiene activado y tu usuario dispone del permiso correspondiente. En el cliente 314 se llama Paciente propio de. Permite localizar pacientes vinculados a uno o varios profesionales concretos.
Es pre-paciente
Otros criterios avanzados

Columnas de la tabla

Las siguientes columnas se muestran en la tabla de resultados:

Columna	Descripción
Selección	Permite seleccionar uno o varios pacientes
Nº HC	Número de historia clínica y acceso a la ficha
Apellido1	Primer apellido; permite ordenar los resultados
Apellido2	Segundo apellido; permite ordenar los resultados
Nombre	Nombre del paciente; permite ordenar los resultados
DNI	Documento de identidad
Ciudad	Ciudad de residencia
CP	Código postal
T. Móvil	Teléfono móvil
Tel2	Teléfono secundario
Estado civil	Estado civil del paciente

Nota: Las columnas son configurables y pueden variar según preferencias del usuario. La configuración mostrada corresponde a la vista por defecto.

Paginación:

Selector de registros por página: 20 / 50 / 100 / 200
Navegación por páginas (Anterior / Siguiente)
Indicador con el intervalo de registros visibles y el total de resultados
Ejemplo: “Mostrando 1 - 20 de 57”

Columnas adicionales disponibles (no visibles por defecto):

Fecha de nacimiento
Edad
Email
Pagador
Profesional asignado
Última cita

Buscar descuentos de pacientes

Si el centro tiene habilitada la gestión de descuentos asociados a pacientes, el menú Pacientes muestra la opción Buscar descuentos. Esta pantalla permite consultar todos los descuentos del centro con filtros por:

paciente, por número de historia o nombre con autocompletado y lupa de búsqueda
paciente referido, por número de historia o nombre con autocompletado y lupa de búsqueda
tipo de descuento
estado: pendiente, aplicado, eliminado o todos
descuento predefinido
tratamiento o prestación
rango de fecha de inserción

La tabla de resultados muestra el paciente, tipo, descuento, importe, prestación, referido, estado, fechas, usuarios y comentarios. La tabla aprovecha el alto disponible de la pantalla. Desde ella se puede abrir el paciente seleccionado y exportar los resultados a Excel.

Pantalla 2: Formulario de Creación/Edición de Paciente

Descripción

Formulario completo de datos del paciente organizado en 4 secciones principales (acordeón desplegable). Al crear un nuevo paciente, el sistema asigna automáticamente el siguiente número de historia disponible. En determinados centros, el profesional que crea el paciente queda asignado automaticamente como profesional responsable sin necesidad de seleccionarlo manualmente en el campo “Asignado a”.

Estructura del Formulario de Creación

El formulario de creación se organiza en 4 secciones desplegables (acordeón): 1. Datos principales (desplegada por defecto)

Nº Paciente: Auto-asignado (ej: “64”) - Campo de solo lectura
Nº Externo: Número de referencia externa (opcional)
Nombre* - Obligatorio
Primer apellido* - Obligatorio
2º apellido
Tipo ID: Selector (DNI/NIE/Pasaporte/CIF)
DNI/NIE/CIF: Número de documento
Fecha nacimiento: Selector de fecha
Sexo: opciones disponibles en pantalla
RGPD firmado?: interruptor Sí/No
Activo?: interruptor Sí/No

2. Datos de contacto

País: Selector de país
CP: Código postal
Provincia: Selector de provincia
Región/Comunidad autónoma
Dirección: Calle/Avenida
Población: Ciudad/Localidad
Tel. Móvil: País/prefijo y teléfono principal
Tel. 2: País/prefijo y teléfono secundario, independiente del móvil y de la residencia
Email: Correo electrónico principal
Email 2: Correo secundario

3. Datos administrativos

Pagador* - Obligatorio - Selector (Privado/Aseguradora/etc.)
Nº póliza aseguradora: campo opcional visible solo si el centro lo tiene activado
Fecha de alta de póliza: junto al nº de póliza (misma opción); es el aniversario que usan las reglas de cobertura con periodo Año de póliza. Sin esta fecha, esas reglas no se evalúan para el paciente (Nubidoc avisa, no bloquea)
Panel Cobertura: si el pagador del paciente tiene reglas de cobertura definidas (ver Administración, sección Pagadores → Reglas de cobertura), bajo el nº de póliza se muestra “Cobertura” con el nombre del pagador y una línea por regla con el consumo del periodo en curso — por ejemplo “la prestación ‘Consulta’: 1/1 al mes (natural) — límite alcanzado”. Las líneas pasan a rojo cuando el tope está agotado. Con Nueva excepción se registra una excepción propia del paciente (aprobación de la mutua: otro tope o Sin límite, con vigencia opcional) que sustituye a las reglas generales de su mismo ámbito y queda marcada como “excepción de este paciente”; eliminarla (papelera) devuelve al paciente a las reglas generales. Gestionar excepciones exige el permiso de pagadores
Sección Autorizaciones de mutua: si el centro tiene activadas las autorizaciones (volantes), lista los volantes del paciente con nº de autorización, mutua, ámbito, sesiones consumidas/concedidas y vigencia — por ejemplo “AUT-1234 · Adeslas · la prestación ‘Revisión’ · 1/3 sesiones · hasta 29/07/2026”. El color indica el estado (gris = cerrada, rojo = caducada o agotada, ámbar = caduca en 7 días o menos o aún no vigente, es decir, su validez empieza más adelante; en ese caso la fila muestra también la fecha “desde”). El candado cierra la autorización (deja de ofrecerse al citar), la papelera la elimina, y Nueva autorización abre el alta: mutua (preseleccionada la del paciente), ámbito, nº de autorización, sesiones concedidas (vacío = sin tope), vigencia, prescriptor y comentario. El ámbito ofrece “cualquier acto”, una familia o una prestación concreta, y solo lista las de la mutua seleccionada si su centro tiene configurado el catálogo por pagador; al cambiar la mutua en el propio diálogo, la lista se actualiza con el catálogo de la nueva. Las citas se vinculan al volante desde el selector Autorización mutua del formulario de cita (ver Agenda), y al cobrar esa cita el número del volante aparece en la ventana Registrar pago y en los detalles del pago (ver Facturación)
Referido por: campo opcional visible solo si el centro lo tiene activado y tu usuario dispone del permiso correspondiente. Permite seleccionar el profesional que trajo o recomendó al paciente. En el cliente 314 se llama Paciente propio de y representa el profesional al que el paciente queda vinculado de forma permanente.
Bloque Domiciliación SEPA: solo si el centro tiene activada la generación de ficheros SEPA de cobro. Recoge los datos de la orden de domiciliación firmada que se usan al preparar una remesa desde Facturación (ver Generar un fichero SEPA de cobro). Los cuatro campos se comprueban al guardar la ficha, no al remesar:
- IBAN del titular: se comprueba su dígito de control y los espacios se quitan solos. Si no es correcto, la ficha no se guarda y Nubidoc avisa: “El IBAN del titular no es válido: revisa el dígito de control y que esté completo.”
- Nombre del titular / deudor: el nombre exacto que figura como deudor en el mandato firmado. Admite tildes y ñ, pero en el fichero viajan convertidas (MUÑOZ se envía como MUNOZ), así que el nombre debe seguir reconociéndose como el del titular.
- Referencia única del mandato: máximo 35 caracteres y solo letras sin tilde ni ñ, cifras, espacio y los signos / - ? : ( ) . , +; no puede empezar ni terminar por / ni llevar //. El guión bajo _ no vale, y es el error más frecuente al teclear el nombre del titular.
- Fecha de firma del mandato: no puede ser posterior a hoy.
- Para retirar la domiciliación, vacía los cuatro campos. Vaciar solo uno deja la ficha a medias y no se guarda.
- Las comprobaciones se aplican a los campos que cambias en ese guardado, de modo que una ficha antigua con un dato mal escrito no te impide guardar otros cambios — pero sí hay que corregirla antes de poder remesarla.
Etiquetas: selector múltiple para categorización
Desde la búsqueda de pacientes también puede cambiarse en bloque con Acciones → Modificar referido por cuando se seleccionan varios pacientes; esa operación queda auditada por paciente modificado.
Descuento: Selector de descuento aplicable
Permisos de comunicación mediante interruptores Sí/No:
- WhatsApp
- SMS
- Email
Asignado a: Profesional responsable
Desde: Fecha de alta

4. Datos complementarios

Comentario: Campo de texto largo para observaciones
Estado civil: Selector (Soltero/Casado/etc.)

Campos obligatorios: Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios: Nombre, Primer apellido, Pagador.

Si el centro tiene activo este vínculo, el dato también se muestra en Acciones sobre cita como una fila informativa Referido por; en el cliente 314 se llama Paciente propio de. Puede ser distinto al profesional que atiende esa cita. En el cliente 314 no debe confundirse con el campo puntual Referido por de la propia cita. Cabecera del Formulario:

Título: “Crear Paciente” / “Editar Paciente”
Botón “Guardar” (esquina superior derecha)
Botón “Cancelar” (cierra el formulario)

Estructura de la Ficha Completa (Paciente Existente)

Cuando se abre un paciente ya creado, aparece una vista completa con múltiples pestañas que organizan toda la información del paciente. La interfaz está documentada en detalle en la siguiente sección.

Pantalla 3: Ficha Completa del Paciente (Pestañas)

Acceso: Hacer doble clic en un paciente desde la búsqueda, o clic en “Ficha completa” desde el diálogo de acciones

Ficha completa del paciente - pestana INICIO

Descripción General

La ficha completa del paciente es una interfaz de múltiples pestañas que centraliza toda la información del paciente en un solo lugar. Permite navegar entre diferentes aspectos del registro del paciente sin necesidad de abrir múltiples ventanas. Al abrir el perfil para modificar sus datos y pulsar Guardar, la ficha abierta se actualiza en ese mismo panel.

Cabecera de la Ficha (Común a todas las pestañas)

Elementos visibles en todas las pestañas:

Avatar del paciente: Icono/foto del paciente (Hombre/Mujer genérico si no tiene foto personalizada)
Nombre completo y número: por ejemplo, “María García | 55”
Edad: Calculada automáticamente desde fecha de nacimiento (ej: “36 años”)
Estado RGPD: Indicador visual del estado de firma RGPD
- “RGPD firmada” (verde) o “RGPD no firmada” (rojo/advertencia)
Información de citas:
- Última cita: Fecha de la última cita atendida o “No hay.”
- Próxima cita: fecha de la siguiente cita programada o un acceso para crearla si no existe
- Enlace rápido para crear cita

Menú lateral derecho (Panel de resumen): Panel colapsable que muestra contadores y accesos rápidos a diferentes secciones:

Elemento	Descripción	Indicador
Inicio	Volver a vista principal	-
Citas	Historial de citas	Contador de citas
Facturas	Listado de facturas	Contador de facturas
Pagos	Historial de pagos	Contador de pagos
Presupuestos	Presupuestos emitidos	Contador de presupuestos
Bonos/Actividades	Bonos y actividades	Dos contadores (bonos/actividades)
Archivos	Documentos del paciente	Contador de archivos
Descuentos	Descuentos aplicables	Formato: activos/totales
Mensajes	Mensajes del paciente	Contador de mensajes
Tareas	Tareas asociadas	Contador de tareas

Ejemplo de contador: “Citas 0”, “Facturas 0”, “Bonos/Actividades 0 0”

Pestaña 1: INICIO

Descripción: Pantalla de resumen general del paciente con vista rápida de las próximas y últimas citas. Secciones mostradas: 1. Panel superior (información de cabecera)

Avatar, nombre, edad, RGPD, última cita, próxima cita (descrito arriba)

2. Panel “PRÓXIMAS CITAS”

Lista de citas programadas futuras
Si no hay citas: Mensaje “No hay citas programadas”
Cada cita muestra:
- Fecha y hora
- Profesional
- Prestación/servicio
- Estado de la cita
- Botones de acción (modificar, cancelar, etc.)

3. Panel “ÚLTIMA CITA”

Información de la última cita atendida
Si no hay: Mensaje “No hay citas pasadas”
Detalles mostrados:
- Fecha de la cita
- Profesional que atendió
- Prestación realizada
- Notas de la cita
- Factura asociada (si existe)

Acciones disponibles:

Crear nueva cita (desde botón ”+ Crear cita” en cabecera)
Ver detalles de citas (haciendo clic en cada cita)
Acceder a otras pestañas desde menú superior

Pestaña 2: HOJA CLÍNICA

Descripción: Acceso a la historia clínica electrónica del paciente. Puede estar protegida con llave digital para mayor seguridad (cumplimiento LOPD). Pantalla capturada: Cuando se intenta acceder a una hoja clínica protegida, aparece una ventana de acceso: Diálogo: “Cargar llave digital” Mensaje: “Elija una opción:” Opciones disponibles:

“Seleccionar código QR desde fichero”
- Permite seleccionar una imagen con código QR desde el ordenador
- El QR contiene la clave de cifrado de la historia clínica
“Introducir código alfanumérico”
- Opción para escribir manualmente el código de desbloqueo
- Código alfanumérico de seguridad

Zona de arrastre:

“Puede arrastrar aquí el código QR”
También puede arrastrar y soltar la imagen del QR en esta zona

Nota informativa: “*Si dispone del código QR impreso, y su dispositivo tiene cámara, puede hacerle una foto, y utilizar la opción ‘seleccionar código QR desde fichero’” Botones:

aceptar - Procesar el QR/código introducido
cancelar - Cancelar acceso a hoja clínica

Conceptos de seguridad: ¿Por qué está protegida?

Cumplimiento con normativa de protección de datos sanitarios
Doble factor de autenticación para historia clínica
Prevención de accesos no autorizados
Registro de accesos (auditoría)

Llave digital:

Código QR único por profesional
Se genera desde administración del sistema
Puede imprimirse o guardarse en móvil
Necesario presentarlo cada vez que se accede a historia clínica protegida

Una vez desbloqueada: Se accede al contenido completo de la hoja clínica:

Anamnesis
Exploración física
Diagnósticos
Tratamientos
Prescripciones
Evoluciones
Pruebas complementarias
Informes médicos

Pestaña 3: CALENDARIO

Descripción: Vista de calendario mensual específica del paciente mostrando todas sus citas programadas. Elementos de la pantalla: 1. Encabezado del calendario:

Título: ” CALENDARIO PARTICULAR”
Subtítulo: “RESUMEN (01/12/2025 - 31/12/2025)”

2. Barra de herramientas:

Botón	Descripción
prev (←)	Mes anterior
next (→)	Mes siguiente
Hoy	Volver al mes actual (deshabilitado si ya está en mes actual)
Mes	Vista mensual (activa)
Semana	Vista semanal
Día	Vista diaria

3. Vista de calendario: Calendario estilo mensual con:

Encabezado: mes y año mostrados
Días de la semana: lun. mar. mié. jue. vie. sáb. dom.
Días del mes actual
Días adyacentes del mes anterior o siguiente, cuando completan la cuadrícula

Visualización de citas:

Las citas aparecen como eventos en los días correspondientes
Código de colores según estado de la cita:
- Azul: Programada
- Verde: Confirmada
- Amarillo: En sala
- Gris: Atendida
- Rojo: No asiste
Al hacer clic en una cita, se abre diálogo con detalles

Si no hay citas en el mes:

Calendario vacío sin eventos

Navegación:

Cambiar entre meses con flechas prev/next
Cambiar tipo de vista (Mes/Semana/Día)
Hacer clic en un día para crear cita en esa fecha

Casos de uso:

Visualizar agenda del paciente
Identificar patrones de asistencia
Planificar futuras citas
Ver historial de citas pasadas

Pestaña 4: DATOS DE CONTACTO

Descripción: Formulario completo editable con todos los datos del paciente organizados en secciones desplegables (acordeón). Encabezado:

Título: ” DATOS DEL PACIENTE” (con icono de usuario)
Botón: ” Aceptar” (para guardar cambios)

Secciones del formulario: 1. Datos principales Campos mostrados:

Campo	Valor ejemplo	Edición
Nº Paciente	”55”	No editable
Nº Externo	(vacío)	Editable
Nombre*	“María”	Editable y obligatorio
Primer apellido*	“García”	Editable y obligatorio
2º apellido	”López”	Editable
Tipo ID	”Otros”	Editable
Dni/Nie/CIF/Otros	(vacío)	Editable
Fecha nacimiento	”17/07/1989”	Editable
Edad	”36 años”	Calculada automáticamente
Sexo	Hombre / Mujer / Otro	Editable
¿RGPD firmado?	NO	Interruptor Sí/No
¿Activo?	NO	Interruptor Sí/No

Botón de acciones:

Menú desplegable junto a Nº Externo para ver acciones

2. Datos de contacto

Campo	Valor ejemplo
País	”España”
Código postal	(vacío)
Provincia	(sin seleccionar)
Región	(sin seleccionar)
Dirección	(vacío)
Población	(vacío)
Tel. Móvil	(vacío)
Tel. 2	(vacío)
Email	”ejemplo@correo.com”
Email 2	(vacío)

Enlace adicional:

“Personas de contacto” - Para gestionar contactos relacionados con el paciente

3. Datos administrativos

Campo	Valor ejemplo	Observaciones
Pagador*	“PRIVADO”	Obligatorio
Etiquetas	(vacío)	Permite buscar y seleccionar varias
Descuento	(sin seleccionar)	Muestra los descuentos disponibles
¿Permite comunicaciones?	NO	Interruptor Sí/No
¿Permite envío de publicidad?	NO	Solo aparece cuando el centro utiliza esta opción
¿Permitir notificaciones por WhatsApp?	NO	Interruptor Sí/No
¿Permitir notificaciones por SMS?	NO	Interruptor Sí/No
¿Permitir notificaciones por email?	NO	Interruptor Sí/No
Asignado a	(sin seleccionar)	Profesional responsable
Desde	(vacío)	Fecha en formato dd/mm/aaaa

4. Datos complementarios

Campo	Valor ejemplo
Comentario	(vacío)
Estado civil	(sin seleccionar)

Sección de sucursal:

Etiqueta: “Sucursal”
Valores mostrados:
- “centro” / “sucursal”
- Los centros o sucursales disponibles para la cuenta
Botón con icono de lápiz para Modificar

Comportamiento:

Las secciones son acordeones (colapsables/expandibles)
Al hacer cambios, se habilita el botón “Aceptar”
Los campos obligatorios están marcados con *
Los interruptores tienen estados Sí/No con colores diferenciados
Los selectores permiten autocompletar y buscar opciones
Validación en tiempo real de email, teléfono, CP, etc.

Acciones disponibles:

Guardar cambios (botón “Aceptar”)
Ver acciones adicionales (menú desplegable)
Modificar sucursal/centro asignado
Gestionar personas de contacto

Pestaña 5: CRM

Descripción: Customer Relationship Management - Gestión de relación con el paciente: etiquetas, comunicaciones, y registro de interacciones. Secciones de la pantalla: 1. ETIQUETAS Panel para gestionar etiquetas (categorización) del paciente. Sección “AÑADIR ETIQUETA”: Lista de etiquetas disponibles para agregar, por ejemplo:

“Seguimiento”
“Primera visita”
“Prioridad alta”

Sección “QUITAR ETIQUETA”: Muestra las etiquetas ya asignadas al paciente; si no tiene ninguna, aparece vacía. Botón:

” Crear nueva etiqueta” - Permite definir nuevas categorías

Campos al crear o editar una etiqueta (Administración > Pacientes > Etiquetas):

Campo	Tipo	Descripción
Nombre	Texto	Nombre visible de la etiqueta
Color	Selector de color	Color de fondo con el que se muestra la etiqueta
Icono	Selector visual	Icono opcional asociado a la etiqueta. Se muestra en el calendario y el planificador, tintado con el color de la etiqueta. El selector incluye un buscador y una cuadrícula con cientos de iconos (médicos, personas, comunicación, alertas, etc.). El botón Quitar icono permite dejarla sin icono
Mostrar alerta	Sí / No	Si está en “Sí”, la etiqueta parpadea como aviso destacado en la ficha del paciente

2. MOSTRAR Filtros para visualización de comunicaciones e interacciones. Cuando un correo se importa automáticamente desde Administración > Email entrante y se asocia al paciente, en la pestaña CRM se muestra como una tarjeta legible: cabecera del email, remitente/asunto y un extracto del cuerpo respetando saltos de línea. Para consultar el texto completo, pulse ver contenido completo dentro de la tarjeta. 3. REGISTRAR Panel para registrar comunicaciones externas con el paciente. Comunicación externa: Botones disponibles para registrar diferentes tipos de interacciones:

Botón	Icono	Descripción
” Llamada telefónica”		Registrar llamada telefónica
” Email”		Registrar email enviado/recibido
” WhatsApp”		Registrar conversación WhatsApp
” Facebook”		Registrar interacción Facebook
”Videoconferencia”		Registrar videollamada
” Otro”		Otro tipo de comunicación

Al situar el puntero sobre cada botón aparece la descripción Nuevo registro. Enviar: Botones para enviar comunicaciones al paciente:

Botón	Descripción
” Enviar Email”	Componer y enviar email
” Enviar Sms”	Enviar mensaje SMS
” Enviar Whatsapp”	Enviar mensaje WhatsApp (integración estándar)
” Enviar por WhatsApp Business”	Enviar mediante la cuenta de WhatsApp Business del centro

Concepto de CRM en contexto médico: Etiquetas:

Permiten categorizar pacientes (VIP, Urgente, Seguimiento especial, etc.)
Se usan para filtrar búsquedas
Segmentar campañas de marketing
Identificar pacientes con necesidades especiales

Registro de comunicaciones:

Documentar todas las interacciones con el paciente
Trazabilidad de comunicaciones
Historial completo de contactos
Cumplimiento normativo (registro de consentimientos verbales, etc.)

Envío de comunicaciones:

Enviar recordatorios
Notificaciones de resultados
Información de interés
Respeta preferencias de comunicación del paciente
Al enviar una notificación, el diálogo se cierra automáticamente y aparece un mensaje verde confirmando que la solicitud se ha registrado correctamente

Casos de uso:

Marcar paciente como “VIP” para atención especial
Registrar que se llamó al paciente para confirmar cita
Enviar SMS recordatorio de cita mañana
Documentar conversación telefónica sobre resultados
Enviar email con indicaciones post-consulta

Pestaña 6: TIMELINE

Descripción: Vista cronológica de todas las interacciones, eventos y actividades relacionadas con el paciente. Muestra una línea temporal completa del historial del paciente. Secciones de la pantalla: 1. ETIQUETAS (Panel superior) Idéntico al de la pestaña CRM (gestión de etiquetas del paciente). 2. MOSTRAR Panel de filtros para la línea temporal: Filtros por tipo de evento:

☑ Comunicaciones - Llamadas, emails y mensajes; seleccionado por defecto
☑ Tareas - Tareas asociadas al paciente; seleccionado por defecto
☐ Citas - Citas programadas y atendidas
☐ Pagos - Historial de pagos

Filtros por fecha:

Creado entre Fecha: Campo de fecha con valor “18/12/2025”
y fecha: Campo de fecha vacío
Botón ” Buscar” para aplicar filtros

Botón de cierre:

× - Cerrar/colapsar panel de filtros

3. Área de resultados: Mensaje mostrado: “No hay elementos que mostrar” Si no hay eventos para los filtros seleccionados, aparece No hay elementos que mostrar. Cuando hay datos, la timeline muestra: Listado cronológico inverso (más reciente primero) con: Tipos de eventos que aparecen:

Comunicaciones:
- Llamadas telefónicas recibidas/realizadas
- Emails enviados/recibidos
- Mensajes WhatsApp
- Mensajes SMS
- Otros contactos
Tareas:
- Tareas creadas
- Tareas completadas
- Recordatorios
Citas:
- Citas programadas
- Citas confirmadas
- Citas atendidas
- Citas canceladas
Pagos:
- Facturas emitidas
- Pagos recibidos
- Presupuestos enviados

Formato de cada evento en timeline:

Icono según tipo de evento (teléfono, email, cita, pago)
Fecha y hora del evento
Usuario que registró el evento
Descripción del evento
Detalles adicionales (según tipo)
Acciones disponibles (ver detalles, editar, eliminar)

4. CREAR (Panel inferior) Sección para crear nuevos registros de comunicación: REGISTRAR Botones idénticos a los de la pestaña CRM:

” Llamada telefónica”
” Email”
” WhatsApp”
” Facebook”
“Videoconferencia”
” Otro”

Beneficios de la vista Timeline: ✅ Vista unificada: Toda la historia del paciente en un solo lugar ✅ Orden cronológico: Fácil seguimiento de evolución ✅ Filtros potentes: Ver solo lo relevante (citas, pagos, comunicaciones) ✅ Trazabilidad completa: Registro de todas las interacciones ✅ Cumplimiento normativo: Documentación de comunicaciones y acciones ✅ Mejor atención: El profesional puede revisar rápidamente el historial antes de atender Casos de uso: Ejemplo 1: Revisar historial antes de cita

Profesional abre timeline del paciente → Filtra últimas 2 semanas
→ Ve: llamada de confirmación, email con indicaciones, cita anterior hace 15 días
→ Contexto completo para la consulta

Ejemplo 2: Seguimiento de tratamiento

Buscar eventos de un periodo (último mes) → Filtrar solo citas y comunicaciones
→ Ver: 4 citas atendidas, 2 llamadas de seguimiento, 1 email con dudas
→ Evaluar adherencia al tratamiento

Ejemplo 3: Auditoría de comunicaciones

Filtrar solo comunicaciones → Ver todas las notificaciones enviadas
→ Verificar que se informó al paciente correctamente
→ Cumplimiento LOPD (registro de consentimientos)

Navegación entre Pestañas

Menú de pestañas (horizontal, parte superior): Las pestañas están siempre visibles y permiten navegar entre diferentes vistas:

Pestaña	Contenido Principal	Cuándo usar
INICIO	Resumen y próximas citas	Vista rápida general
HOJA CLÍNICA	Historia clínica completa	Consulta/registro médico
CALENDARIO	Vista mensual de citas	Planificación de agenda
DATOS DE CONTACTO	Formulario completo de datos	Actualizar información
CRM	Etiquetas y comunicaciones	Gestión de relación
TIMELINE	Historial cronológico	Revisión completa

Características de navegación:

El contenido de cada pestaña aparece al seleccionarla
Algunos accesos directos pueden abrir una pestaña concreta
El estado se mantiene al navegar entre pestañas

Accesos directos:

Desde búsqueda → doble clic → abre pestaña INICIO
Desde diálogo de acciones → “Ficha completa” → abre pestaña INICIO
Desde cita → clic en paciente → abre pestaña INICIO
Desde factura → clic en paciente → abre pestaña INICIO

Formularios y Campos

Los campos disponibles pueden variar según la configuración del centro y los permisos del usuario. En el formulario se agrupan por su finalidad para facilitar la revisión.

Formulario: Datos del Paciente

Acceso: Pacientes > Crear paciente, o abriendo una ficha existente para editarla Organización: Datos principales, datos de contacto, datos administrativos y datos complementarios

Sección 1: Datos de Identificación

Campo	Obligatorio	Descripción
Nº Paciente	No	Número asignado automáticamente y de solo lectura
Nombre	Sí	Nombre del paciente
Primer apellido	Sí	Primer apellido
Segundo apellido	No	Segundo apellido
Nombre de uso / Alias	No	Nombre habitual distinto del nombre legal; el título puede variar según la configuración del centro
Tipo de documento	No	DNI, NIE, pasaporte, CIF u otro documento admitido
DNI/ID	No	Número del documento seleccionado
Sexo	No	Valor que se mostrará en la ficha
Fecha de nacimiento	No	Se utiliza también para calcular la edad

El campo Nombre de uso es opcional y solo aparece cuando el centro lo tiene activado. Permite anotar cómo prefiere ser llamado el paciente sin cambiar el nombre y los apellidos legales. Se activa en Administración → Pacientes → Campos adicionales, con Nuevo campo adicional y la plantilla Alias(texto). Con el campo activo:

aparece en la ficha del paciente, tanto al crearlo como al editarlo, en la columna Datos complementarios;
se puede buscar por él: el buscador completo de Pacientes → Buscar pacientes, el que se despliega con la lupa, muestra una caja Nombre de uso;
se puede mostrar como columna del listado de pacientes. Al crear el campo a mano la columna nace apagada; se enciende en Administración → Pacientes → Columnas;
se incluye en las exportaciones a Excel de pacientes, de facturas y de líneas de factura, en una columna propia. El nombre legal que figura en la factura no cambia.

Sección 2: Datos de Contacto

Campo	Descripción
Teléfono móvil	Teléfono principal y comentario opcional
Teléfono secundario	Teléfono fijo u otro número y comentario opcional
Email / Email 2	Direcciones de correo del paciente
Dirección	Calle, número, piso y letra
Código postal, ciudad, provincia y país	Datos de localización y correspondencia

Al guardar la ficha, Nubidoc limpia los espacios y caracteres invisibles que algunas aplicaciones añaden al principio o al final de Email y Email 2 al copiar y pegar. Si hay un carácter extraño dentro de la dirección o el formato sigue sin ser válido, se muestra un aviso y la ficha no se guarda hasta corregirlo. Las notificaciones requieren un Email principal válido; Email 2 se añade como destinatario cuando el principal también es válido. En registros antiguos, un email principal inválido se omite al preparar la notificación para que no impida guardar una cita.

Sección 3: Datos Administrativos

Campo	Obligatorio	Descripción
Pagador	Sí	Tipo de pagador aplicable
Nº póliza aseguradora	No	Número de póliza o afiliación; solo aparece cuando el centro utiliza esta opción
Profesional asignado	No	Profesional de referencia
Profesión	No	Profesión del paciente
Cuenta bancaria	No	IBAN para las gestiones que lo requieran
Descuento	No	Descuento aplicable al paciente

Nº póliza aseguradora: si su centro trabaja con aseguradoras y tiene esta opción activada, el formulario muestra este campo justo debajo de Pagador. Sirve para registrar el número de póliza del paciente y puede usarse después en plantillas con %payorpolicynumber%. Para insertar el nombre del pagador en una plantilla, use %pagador%.

Sección 4: Datos Médicos / Clínicos

Campo	Descripción
Afiliación	Número de afiliación al seguro
Discapacidad legal	Indica si existe discapacidad legal reconocida
Origen	Cómo conoció el paciente el centro
Comentarios	Observaciones generales
Tratamiento	Información sobre el tratamiento actual

Sección 5: Permisos y Notificaciones

Estos interruptores recogen el consentimiento general y los canales autorizados:

Permitir notificaciones: consentimiento general para recibir comunicaciones.
Email, SMS y WhatsApp: canales concretos permitidos por el paciente.
Notificaciones publicitarias: autorización separada para comunicaciones comerciales.
LOPD/RGPD firmado: estado del consentimiento de protección de datos.
Datos de aceptación: información de solo lectura sobre el consentimiento registrado.

Sección 6: Datos de Alta/Baja

Campo	Descripción
Fecha de creación	Cuándo se creó la ficha; se completa automáticamente
Última visita	Fecha de la última cita registrada
Fecha de alta	Fecha del alta médica
Motivo de alta	Razón del alta
Alta a	Destino al que se deriva al paciente, si corresponde

Sección 7: Estado

Campo	Descripción
Estado	Activo, No confirmado, Descartado o Deshabilitado
Estado vital	Situación vital registrada para el paciente

Los contactos y empresas se gestionan desde el módulo Contactos y pueden convertirse en pacientes cuando corresponda.

Crear un nuevo paciente

1. Usuario hace clic en "Pacientes" → "Crear paciente"
   ↓
2. Sistema muestra formulario vacío en modo edición
   - Formulario organizado en 4 secciones acordeón
   - Primera sección "Datos principales" desplegada por defecto
   - Nº Paciente pre-asignado visible (ej: "64")
   ↓
3. Usuario completa datos obligatorios en sección "Datos principales":
   - Nombre*
   - Primer apellido*
   - Opcionalmente: 2º apellido, DNI, Fecha nacimiento, Sexo
   - Activa el interruptor "RGPD firmado?" (obligatorio)
   - Activa el interruptor "Activo?" (por defecto activado)
   ↓
4. Usuario despliega sección "Datos de contacto" y completa:
   - País/prefijo y Tel. Móvil
   - País/prefijo y Tel. 2, si procede
   - Email
   - Dirección completa (País, CP, Provincia, Dirección, Población)
   ↓
5. Usuario despliega sección "Datos administrativos" y completa:
   - Pagador* (obligatorio)
   - Nº póliza aseguradora, si su centro lo tiene activado
   - Etiquetas (opcional, permite seleccionar varias)
   - Descuento (opcional)
   - Permisos de comunicación mediante interruptores Sí/No:
     • WhatsApp
     • SMS
     • Email
   - Profesional asignado (opcional)
   ↓
6. Usuario opcionalmente despliega "Datos complementarios":
   - Comentario
   - Estado civil
   ↓
7. Usuario hace clic en botón "GUARDAR" (esquina superior derecha)
   ↓
8. Sistema valida datos:
   - Nombre no vacío
   - Primer apellido no vacío
   - Pagador seleccionado
   - RGPD firmado activado
   - Email válido (si se proporciona)
   - Teléfono válido (si se proporciona)
   ↓
9. Sistema verifica duplicados (si está configurado):
   - Busca por DNI si se proporcionó
   - Busca por nombre+apellidos+fecha nacimiento
   - Si encuentra similar, pregunta si desea continuar
   ↓
10. Sistema guarda paciente:
    - Asigna el número de paciente mostrado (ej: 64)
    - Registra la fecha de creación y el consentimiento indicado
    ↓
11. Sistema muestra mensaje "Paciente creado correctamente"
    ↓
12. Formulario se cierra o pasa a modo solo lectura
    ↓
13. Paciente disponible para búsquedas, citas y facturación

Variantes del flujo:

Si el paciente es una empresa, se muestran los campos fiscales correspondientes
Si es pre-paciente (contacto): Puede recibir número de contacto al crearse o quedar sin número, según la preferencia del centro Asignar número de paciente a contactos
Si hay foto: Se sube avatar después de crear paciente

Errores comunes:

Error: “El campo nombre es obligatorio”
- Causa: No se completó el nombre del paciente
- Solución: Rellenar el campo nombre
Error: “Debe seleccionar un pagador”
- Causa: No se seleccionó tipo de pagador
- Solución: Seleccionar pagador de la lista desplegable
Error: “La dirección de email no es válida. Revísala y vuelve a escribirla.”
- Causa: Formato incorrecto o un carácter extraño dentro de la dirección
- Solución: Volver a escribirla con formato ejemplo@dominio.com; los espacios o marcas invisibles pegados en los extremos se limpian automáticamente
Error: “Ya existe un paciente con este DNI”
- Causa: El DNI ya está asociado a otra ficha
- Solución: Verificar si es el mismo paciente o corregir DNI

Buscar y editar un paciente

1. Usuario va a "Pacientes" → "Buscar pacientes"
   ↓
2. Sistema muestra pantalla de búsqueda
   ↓
3. Usuario introduce criterios de búsqueda:
   - Por nombre: Escribe "García"
   - O por DNI: Escribe "12345678A"
   - O por teléfono: Escribe "600123456"
   ↓
4. Usuario hace clic en "BUSCAR"
   ↓
5. Nubidoc busca los pacientes que coinciden con los criterios
   ↓
6. Sistema muestra los resultados en una tabla:
   - Lista paginada de pacientes coincidentes
   - Ordenados por relevancia/nombre
   ↓
7. Usuario hace clic en paciente deseado
   ↓
8. Sistema abre ficha del paciente en modo solo lectura
   ↓
9. Usuario hace clic en botón "EDITAR" (icono lápiz)
   ↓
10. Formulario pasa a modo edición
   ↓
11. Usuario modifica campos necesarios
   ↓
12. Usuario hace clic en "ACEPTAR"
   ↓
13. Sistema valida cambios
   ↓
14. Sistema guarda modificaciones
   ↓
15. Sistema muestra "Datos actualizados correctamente"
   ↓
16. Formulario vuelve a modo solo lectura

Variantes:

Si no se encuentran resultados: Mensaje “No se encontraron pacientes”
Si hay muchos resultados: Se sugiere afinar la búsqueda
Si el usuario no tiene permiso de edición: No se muestra botón “Editar”

Subir un documento del paciente

1. Usuario abre ficha de paciente
   ↓
2. Usuario hace clic en pestaña "Archivos"
   ↓
3. Sistema muestra lista de archivos existentes
   ↓
4. Usuario hace clic en "Subir archivo"
   ↓
5. Sistema muestra diálogo de carga
   ↓
6. Usuario selecciona archivo de su ordenador
   ↓
7. Usuario completa:
   - Nombre del documento
   - Descripción (opcional)
   - Tipo: Médico / Administrativo
   - Es consentimiento informado: Sí/No
   ↓
8. Usuario hace clic en "Subir"
   ↓
9. Sistema valida:
   - Tamaño < límite (ej: 10MB)
   - Formato permitido (PDF, JPG, PNG, DOC, etc.)
   ↓
10. Sistema sube archivo:
    - Almacena en carpeta del paciente
    - Actualiza la lista de documentos y el espacio utilizado
   ↓
11. Sistema muestra "Archivo subido correctamente"
   ↓
12. Documento aparece en lista de archivos

Solicitar la firma electrónica de un consentimiento

1. Usuario abre ficha de paciente
   ↓
2. Usuario va a Pacientes → Firmas Online
   ↓
3. Usuario hace clic en "Nueva Solicitud de Firma"
   ↓
4. Sistema muestra formulario de solicitud:
   - Paciente (pre-seleccionado o buscar)
   - Plantilla de consentimiento
   - Email del paciente
   - Mensaje personalizado (opcional)
   ↓
5. Usuario selecciona plantilla de consentimiento
   ↓
6. Sistema pre-visualiza documento a firmar
   ↓
7. Usuario hace clic en "Enviar Solicitud"
   ↓
8. Sistema:
    - Genera documento personalizado con datos del paciente
    - Envía al paciente un enlace seguro para firmarlo
    - Registra solicitud como "Pendiente"
   ↓
9. Paciente recibe email y hace clic en enlace
   ↓
10. Paciente accede a portal seguro:
    - Revisa documento
    - Completa campos si es necesario
    - Firma electrónicamente (con dedo o mouse)
    - Confirma firma
   ↓
11. Sistema registra firma:
    - Almacena firma gráfica
    - Marca solicitud como "Firmada"
    - Genera PDF final con firma
    - Almacena en archivos del paciente
    - Notifica al centro por email
   ↓
12. Personal del centro ve documento firmado en:
    - Firmas Online (lista de solicitudes)
    - Archivos del paciente

🎛️ Diálogo de Acciones de Paciente

Patrón importante: Este diálogo de acciones es un patrón estándar en Nubidoc que se repite para muchas otras entidades del sistema (citas, facturas, etc.). Comprender su funcionamiento es fundamental para usar el sistema eficientemente.

¿Cómo acceder al diálogo de acciones?

El diálogo de acciones de paciente se puede abrir desde múltiples lugares:

Desde búsqueda de pacientes:
- Hacer doble clic en cualquier fila de la tabla de resultados
- O seleccionar un paciente con su casilla y hacer clic en Acciones
Desde cualquier referencia a paciente en la aplicación:
- En listas de citas, facturas, tareas, etc.
- Al hacer clic en el nombre del paciente o icono de acciones

Estructura del Diálogo

El diálogo se organiza en las siguientes secciones:

Sección de Información del Paciente

Ubicación: Parte superior del diálogo Elementos mostrados:

Nombre completo del paciente con enlace a la ficha completa y su número de paciente
Estado RGPD: Indicador visual del estado de firma RGPD
- “RGPD firmada” (verde) o “RGPD no firmada” (rojo/advertencia)
Estado del paciente:
- Si está en No confirmado, se muestra la etiqueta roja Paciente sin confirmar
- Si el usuario puede modificar pacientes, aparece junto a esa etiqueta el botón Confirmar
Información de citas:
- Próximas citas programadas o “Sin próximas citas”
- Citas anteriores o “Sin citas anteriores”
- Botón ”+ Crear cita” para programar nueva cita rápidamente
Datos adicionales visibles:
- Descuento aplicable al paciente (si tiene)
- Campos adicionales configurados por el centro para mostrarse en Acciones paciente. Esta visibilidad se gestiona desde Administración > Pacientes > Campos adicionales.
- Ejemplos habituales: comentario general del paciente, estado civil u otros campos propios del centro.
Asignaciones actuales: cuando la tabla de asignaciones está disponible, muestra los profesionales que tienen al paciente asignado y la fecha de inicio. Solo aparecen las asignaciones vigentes; si no hay ninguna, la tabla no se muestra.

Cuando un paciente espera confirmación para registrarse en el portal

Un paciente que ya tiene ficha en el centro puede ver el aviso “Su registro está pendiente de que el centro lo confirme” al intentar registrarse en el portal. El aviso indica que el centro debe revisar su ficha; no significa que el paciente deba volver a crearla. Para resolverlo, busque al paciente en Pacientes, abra Acciones y pulse Confirmar junto a la etiqueta Paciente sin confirmar. Al terminar, compruebe también que el paciente tiene el acceso al portal que necesita. La confirmación no envía un correo ni cambia la contraseña: use las acciones habituales de acceso al portal si corresponde.

ACCIONES PACIENTE

Sección principal con acciones sobre el registro del paciente.

Botón	Icono	Descripción	Acción
Ficha completa	📄	Abre la ficha completa del paciente	Muestra formulario completo con todas las pestañas
+Información	ℹ️	Información adicional del paciente	Muestra datos extendidos y estadísticas
Modificar	✏️	Editar datos del paciente	Abre formulario de edición
Historia Clínica	🏥	Acceder a historia clínica	Abre el módulo de historia clínica del paciente
Enviar notificación	📧	Enviar email/SMS al paciente	Abre formulario de envío de comunicación
Resetear contraseña	🔑	Generar nueva contraseña de acceso al portal	Regenera la contraseña de acceso del paciente y muestra un diálogo para copiarla. Además desbloquea el acceso si estaba bloqueado por intentos fallidos. Requiere permisos de modificación y de visualización de datos de contacto.
Desbloquear acceso	🔓	Levanta el bloqueo por intentos fallidos	Solo aparece si ese acceso está bloqueado. Deja la contraseña como está: para cuando el paciente sí la conoce y solo se ha equivocado varias veces. Requiere permiso de modificación de pacientes.
+ Crear bono	🎫	Crear nuevo bono de sesiones	Genera bono de tratamiento para el paciente
+ Crear Remisión	📋	Derivar a otro profesional	Crea remisión/derivación (si está habilitado)
Eliminar paciente	🗑️	Retirar al paciente de los listados habituales	Pide confirmación antes de eliminarlo
+ Asignaciones	👥	Gestionar centros/profesionales asignados	Asignar paciente a profesionales o centros. La columna y el campo “Descuento” solo aparecen si el centro tiene al menos un descuento configurado.
Cambiar a contacto	🔄	Convertir paciente en pre-paciente	Conserva sus datos y pasa a gestionarlo desde Contactos

Nota: La disponibilidad de algunos botones depende de los permisos del usuario y de los módulos habilitados para el centro. Por ejemplo, Crear remisión solo aparece cuando las remisiones están disponibles.

Acción rápida adicional: Si el paciente está marcado como No confirmado, en la parte superior del diálogo aparece el botón Confirmar. Al pulsarlo, Nubidoc cambia el estado del paciente a confirmado y refresca el propio diálogo para ocultar esa alerta.

Acceso al portal: Si el usuario tiene permisos suficientes, aparece el botón Resetear contraseña. Al confirmarlo, Nubidoc genera una nueva contraseña para el acceso del paciente, actualiza sus datos de acceso disponibles y muestra un diálogo con la contraseña para copiarla. No se envía ningún email automático.

El reset también desbloquea. Si ese acceso estaba bloqueado por intentos fallidos, resetear la contraseña levanta el bloqueo, y el diálogo lo dice: “El acceso estaba bloqueado por intentos fallidos y se ha desbloqueado”. Con la contraseña nueva el paciente entra, sin tener que hacer nada más.

Si el paciente sí recuerda su contraseña y solo se ha equivocado varias veces, no hace falta cambiársela: cuando el acceso está bloqueado aparece además el botón Desbloquear acceso, que levanta el bloqueo y deja la contraseña como estaba. Ese botón solo se ve mientras hay bloqueo; si no aparece, el acceso no está bloqueado y el problema es otro (contraseña equivocada, email distinto del registrado…). La misma acción sigue estando, acceso por acceso, en Historia clínica → Permisos de acceso.

Si el paciente no es suyo, ahora se lo dice. Cuando su usuario está limitado a sus propios pacientes y pulsa Resetear contraseña o Desbloquear acceso sobre una ficha que no le corresponde, Nubidoc responde “No tiene acceso a este paciente.” Antes salía el error genérico del servidor con un código de error, que parecía una avería y no lo era. El mensaje es el mismo en todos los casos (la ficha no existe, es de otro centro o no está a su alcance): eso es deliberado, para que la pantalla no sirva para averiguar qué fichas existen. Si le sale ese aviso y cree que ese paciente sí debería ser suyo, quien lo resuelve es su administrador, en Administración → Usuarios (las restricciones de “solo mis pacientes”).

El bloqueo del código es distinto y se arregla solo. Si el paciente entra al portal con un código de 6 dígitos y se equivoca cinco veces, el mensaje le indica que pida un código nuevo: el propio envío de un código nuevo reinicia los intentos. El centro no tiene —ni necesita— ninguna pantalla para eso.

Bonos por centro y pagador: Al pulsar + Crear bono, Nubidoc muestra primero Centro, después Pagador y finalmente Bono. Al cambiar el centro o el pagador, la lista de bonos se actualiza para mostrar solo los bonos tipo relacionados con ese centro y compatibles con el pagador seleccionado. Si un bono tipo no tiene pagadores configurados, sigue disponible para cualquier pagador, siempre que pertenezca al centro elegido.

Acciones masivas sobre pacientes seleccionados

Al seleccionar varios pacientes en Buscar pacientes y pulsar Acciones, Nubidoc abre un diálogo específico para operaciones en bloque. Según permisos y configuración pueden aparecer, entre otras, Modificar centros, Enviar notificaciones, Modificar etiquetas, Crear evento, Cambiar a contacto/paciente o Borrar pacientes. Si añade archivos a un email desde Enviar notificaciones, seleccione Administrativos solo después de revisar todos los adjuntos. Los documentos clínicos o dudosos no se envían como adjuntos: entréguelos desde la ficha del paciente con Enviar con enlace y PIN. Si el centro tiene activa esta relación y el usuario dispone del privilegio correspondiente, aparece Modificar referido por; en el cliente 314 se muestra como Modificar profesional propio. La acción muestra un selector con usuarios activos del sistema; al aceptar, asigna ese usuario a todos los pacientes seleccionados. Si se deja el selector vacío, quita el vínculo. Cada paciente cuyo valor cambia genera una entrada de auditoría.

ACCIONES CITA

Acciones relacionadas con las citas del paciente.

Botón	Icono	Descripción	Acción
Ver citas	📅	Ver historial completo de citas	Abre listado de todas las citas del paciente
+ Crear cita(s)	➕	Programar nueva(s) cita(s)	Abre formulario de creación de cita con paciente pre-seleccionado

ACCIONES FACTURACIÓN

Acciones relacionadas con la facturación del paciente.

Botón	Icono	Descripción	Acción
Ver facturas	💰	Ver historial de facturas	Abre la búsqueda de facturas del paciente y lanza el filtro automáticamente
Ver pagos	💵	Ver historial de pagos	Abre la búsqueda de pagos con Nº HC y paciente ya seleccionados
+ Crear factura	➕	Generar nueva factura	Abre formulario de facturación con paciente pre-seleccionado

BONOS ABIERTOS

Sección colapsable/expandible Muestra los bonos activos del paciente, tanto de sesiones como de tipo monedero:

Si tiene bonos: Lista de bonos con información:
- Tipo de bono
- En bonos de sesiones: sesiones disponibles / total
- En bonos monedero: dinero inicial, total consumido y saldo pendiente
- Fecha de caducidad
- Estado
Si no tiene bonos: Mensaje “No se ha encontrado ningún bono”

Acciones sobre bonos:

Ver detalles del bono pulsando su código
Consumir sesión
Modificar bono

En el detalle de un bono monedero, Dinero inicial muestra la cantidad cargada cuando se creó el bono. Este importe se presenta por separado de Precio, ya que el precio de venta puede ser distinto de la cantidad disponible en el monedero. La fila Dinero inicial del detalle solo se muestra a usuarios con permiso para consultar precios.

ACTIVIDADES ACTUALES

Sección colapsable/expandible Muestra actividades/tratamientos en curso del paciente:

Si tiene actividades: Lista de actividades con:
- Nombre de la actividad
- Profesional responsable
- Estado
- Fecha de inicio
Si no tiene actividades: Mensaje “No se ha encontrado ninguna actividad”

Nota: Las “actividades” son tratamientos continuos o procesos clínicos que requieren seguimiento (ej: tratamiento de fisioterapia, plan de rehabilitación, etc.).

PERSONAS DE CONTACTO

Sección colapsable/expandible Gestión de contactos y relaciones del paciente:

Lista de contactos asociados:
- Familiares
- Representantes legales
- Personas autorizadas
- Otros pacientes relacionados
Si no tiene contactos: Mensaje “No se han añadido contactos”

Botones de acción:

”+ añadir persona de contacto” - Agregar nuevo contacto externo
”+ relacionar con paciente” - Vincular con otro paciente existente del sistema

Eliminar un contacto o una relación:

Cada fila de la lista (tanto las personas de contacto como los pacientes relacionados) tiene un botón de papelera para eliminarla.
Al pulsarlo se pide confirmación (por ejemplo, “¿Está seguro que desea eliminar la relación?”). Tras confirmar, la fila desaparece de la lista.

Tipos de relaciones:

Padre/Madre
Hijo/Hija
Cónyuge
Tutor legal
Otro

MASCOTAS

Sección colapsable. Solo aparece si el centro tiene activado el módulo “Mascotas” (Administración → Tienda de módulos → Mascotas). Mientras el módulo esté apagado, esta sección no existe. Pensada para veterinaria, fisioterapia y nutrición animal, y para cualquier centro cuyo cliente venga acompañado de un animal. La persona sigue siendo el paciente: es quien pide cita, paga, firma y recibe la factura. Las mascotas cuelgan de su ficha. La lista muestra, por cada mascota: Nombre, Especie (con la raza entre paréntesis), Sexo, Edad, Microchip y Peso. Una mascota fallecida lleva la etiqueta Fallecida junto al nombre.

Si no tiene mascotas: mensaje “No se han añadido mascotas”.
Botón añadir mascota — abre la ficha de una mascota nueva.
El nombre de cada mascota es un enlace que abre su ficha para modificarla.
El botón de papelera de cada fila la elimina, previa confirmación.

Los botones de añadir, modificar y eliminar solo aparecen si su usuario tiene permiso para modificar pacientes. Con permiso de solo consulta ve la lista, pero no puede cambiarla. Campos de la ficha (solo Nombre y Especie son obligatorios): Nombre, Especie (Perro, Gato, Conejo, Ave, Reptil, Roedor / pequeño mamífero, Caballo u Otro — al elegir Otro aparece ¿Cuál?), Raza, Sexo (Macho, Hembra o No consta), Esterilizada, Fecha de nacimiento, Microchip, Peso (kg) (admite coma decimal, es el peso actual), Fallecida con su Fecha de fallecimiento, y Notas. Reglas que aplica el sistema al guardar:

La fecha de nacimiento no puede ser futura; la de fallecimiento tampoco, ni anterior a la de nacimiento.
Al desmarcar Fallecida, la fecha de fallecimiento se borra.
La edad de una mascota fallecida se calcula hasta su fecha de fallecimiento, así que deja de crecer. Si no consta esa fecha, la edad aparece como una raya.
Una mascota no se puede cambiar de responsable: pertenece al paciente bajo el que se creó.

Al fusionar dos fichas duplicadas, las mascotas acompañan al paciente que sobrevive. Al borrar la ficha del paciente, sus mascotas dejan de verse con ella y vuelven a aparecer si la ficha se restaura. Todavía no: la cita no indica qué mascota viene — si el responsable tiene varias, anótelo en la observación de la cita — y las mascotas no entran en la exportación de la historia clínica.

Alta de mascota al crear un paciente desde una cita

Con el módulo Mascotas activo, si crea el paciente sobre la marcha desde el formulario de una cita (botón + junto al nombre del paciente), en cuanto guarde la cita se abre directamente la ficha de una mascota para ese responsable recién creado.

Si descarta la cita en lugar de guardarla, no se abre nada y no queda ninguna mascota suelta.
Si cancela la ficha de la mascota, la cita ya está guardada: no se pierde nada.
Si tras crear al responsable cambia de paciente en la cita, la ficha de mascota no se abre.
Solo se ofrece a usuarios con permiso para modificar pacientes.

Buscar mascotas

Solo con el módulo Mascotas activo. En el menú lateral aparece el apartado Mascotas y, dentro, Buscar mascotas: una pantalla para localizar un animal sin pasar por la ficha de su responsable — típico cuando llega un microchip por teléfono o solo se recuerda el nombre. Filtros: Nombre de la mascota, Especie, Raza, Microchip, Nº HC del responsable, Responsable y la casilla incluir fallecidas (las fallecidas no salen si no se marca). Acciones bajo la tabla, sobre la fila seleccionada: Abrir responsable (también con doble clic), Modificar y Eliminar. Las dos últimas solo con permiso para modificar pacientes. Y solo verá las mascotas de los pacientes que ya puede ver.

Botón Final

“aceptar” - Cierra el diálogo de acciones

Caso 1: Acceso Rápido desde Búsqueda

Usuario busca paciente "García" → Ve 5 resultados → Hace doble clic en "García López, Juan"
→ Se abre diálogo de acciones → Puede ver estado y ejecutar acción sin abrir ficha completa
→ Hace clic en "+ Crear cita" → Agenda se abre con paciente pre-seleccionado

Caso 2: Revisión Rápida de Estado

Recepcionista tiene lista de pacientes del día → Doble clic en paciente
→ Ve en diálogo: "RGPD no firmada" → Hace clic en "Enviar notificación"
→ Envía recordatorio al paciente para firmar consentimiento

Caso 3: Confirmación Rápida de Paciente

Recepcionista abre Acciones de un paciente pendiente de validar
→ Ve la etiqueta roja "Paciente sin confirmar" en la cabecera
→ Pulsa "Confirmar" → El diálogo se recarga
→ El paciente queda ya confirmado sin entrar en la ficha completa

Caso 4: Flujo de Facturación Rápida

Tras atender paciente → Doble clic en nombre del paciente
→ Diálogo muestra: "Sin citas anteriores" pero paciente recién atendido
→ Clic en "+ Crear factura" → Genera factura rápidamente sin abrir ficha completa

Ventajas del Diálogo de Acciones

✅ Acceso rápido: No es necesario abrir la ficha completa para acciones comunes ✅ Información contextual: Muestra resumen del estado del paciente ✅ Flujo optimizado: Reduce clics para tareas frecuentes (crear cita, factura) ✅ Confirmación inmediata: Permite regularizar pacientes no confirmados desde el propio resumen rápido ✅ Consistencia: Mismo patrón se usa en toda la aplicación para otras entidades ✅ Visualización de relaciones: Bonos, actividades y contactos visibles de un vistazo

Privilegios Requeridos

El contenido del diálogo varía según privilegios del usuario:

Acción	Privilegio Requerido

Integraciones

Con Agenda:

Al crear cita, se selecciona paciente
Desde ficha de paciente se pueden ver todas sus citas
Pestaña “Historial de Citas” en el paciente
Botón rápido “Crear cita” desde paciente

Con Facturación:

Facturas vinculadas a paciente
Desde paciente se accede a historial de facturas
Pagador del paciente determina tarifas
Descuentos del paciente se aplican automáticamente

Con Archivos:

Cada paciente tiene carpeta de documentos
Consentimientos firmados se almacenan
Informes médicos vinculados al paciente
Fotos/avatares del paciente

Con Marketing:

Campañas dirigidas a segmentos de pacientes
Filtros por etiquetas de pacientes
Permisos de notificación controlan envíos
Historial de campañas recibidas

Con Tareas:

Tareas asignadas a pacientes específicos
Recordatorios de seguimiento
Pendientes clínicos del paciente

Número de paciente

Cada paciente recibe automáticamente un número único al crearse.
Contactos: Por defecto los contactos también consumen número. Si el centro desactiva Asignar número de paciente a contactos, los contactos y empresas quedan sin número hasta convertirse en pacientes.

Detección de duplicados

Al crear un paciente, Nubidoc puede avisar si encuentra otra ficha con el mismo DNI o con un nombre y apellidos similares. Revise las coincidencias antes de continuar para evitar duplicados.

Consentimiento de protección de datos

Al crear un paciente es obligatorio registrar el consentimiento de protección de datos. Nubidoc conserva la fecha y la información de la aceptación para su trazabilidad.

Estados del paciente

El paciente puede estar en diferentes estados:

Activo - Paciente habitual del centro
No confirmado - Pendiente de confirmación
Descartado - No continúa como paciente del centro
Deshabilitado - Inactivo temporalmente
Acción rápida asociada: En Acciones del paciente, si el estado es No confirmado, aparece el botón Confirmar, que lo cambia a Activo
Los pacientes no activos no aparecen en las búsquedas habituales.

Contactos, pacientes y empresas

Nubidoc distingue estos tipos de registro:

Paciente - Persona con ficha e historia clínica
Pre-paciente/Contacto - Persona interesada todavía sin historia clínica
Empresa/Persona jurídica - Entidad legal gestionada como contacto
Los pre-pacientes pueden convertirse en pacientes. Su número depende de la preferencia del centro: pueden recibirlo al crearse como contacto o solo al transformarse en paciente.

Preferencias de comunicación

Nubidoc respeta las preferencias de comunicación del paciente y solo utiliza un canal cuando se cumplen estas condiciones:

Email: el paciente permite notificaciones y correo electrónico, y tiene una dirección registrada
SMS: el paciente permite notificaciones y SMS, y tiene un teléfono registrado
WhatsApp: el paciente permite notificaciones y WhatsApp, y tiene un teléfono registrado
Comunicaciones comerciales: Algunos centros tienen habilitada la opción “¿Permite envío de publicidad?” en la ficha del paciente y en el formulario de registro del portal. En el portal de registro, aparece como pregunta obligatoria con opciones Sí/No que el paciente debe responder antes de completar el alta. Si el centro no tiene esta opción habilitada, el campo no aparece

Acceso al portal por email o DNI

Los accesos del paciente al portal pueden usar email o DNI, según la configuración y los datos disponibles del centro.

Reset manual: Desde Acciones del paciente → Resetear contraseña, el sistema genera una contraseña nueva y muestra email, DNI y teléfono disponibles para que el centro entregue la clave por el canal acordado. Si ese acceso estaba bloqueado por intentos fallidos, el reset lo desbloquea y lo indica en el diálogo.
Desbloqueo sin cambiar la contraseña: cuando el acceso está bloqueado aparece también Acciones del paciente → Desbloquear acceso, que levanta el bloqueo y deja la contraseña intacta. Actúa sobre el mismo acceso que el reset y solo se muestra mientras hay bloqueo.
Seguridad: La acción requiere permiso para modificar pacientes y para ver datos de contacto.

Fusión de pacientes duplicados

La fusión permite unificar dos fichas duplicadas. La ficha secundaria queda oculta y su información asociada pasa al paciente principal. Si la operación no puede completarse, Nubidoc no aplica cambios parciales.

Cómo se usa: Desde el listado de pacientes, botón Buscar duplicados: se elige el criterio (teléfono, email, nombre/apellidos o DNI) y el sistema muestra los grupos de posibles duplicados. Al elegir fusionar, un diálogo permite marcar cuál es el paciente principal (el que se conserva) y cuál se fusiona en él.
Antes de confirmar: el centro debe tener activa la función y el usuario necesita permiso para modificar pacientes. Las dos fichas deben pertenecer al mismo centro de la sesión.
Importante: La fusión queda registrada y solo un administrador maestro puede revertirla. Revise cuidadosamente ambas fichas y, si se fusionan por error, contacte cuanto antes con la persona administradora o con soporte.

Si las dos fichas tienen estancias residenciales solapadas

Nubidoc no elige automáticamente en qué cama o estancia estaba realmente la persona. La confirmación muestra los tramos que coinciden en el tiempo y pide una resolución consciente:

Revise paciente, fecha, unidad y cama de cada tramo.
Marque la estancia o las estancias que se registraron por error.
Escriba el motivo obligatorio de la anulación.
Confirme la fusión. Solo continuará si todos los solapes han quedado resueltos.

Hace falta el permiso Gestionar unidades, habitaciones y estancias. La estancia anulada no se borra: sigue visible con la fila original, quién la anuló, cuándo y por qué. Desde ese momento deja de contar en el censo, también al consultar fechas pasadas, y deja de ocupar una cama. Si un administrador maestro revierte después la fusión, cada estancia vuelve a la ficha que tenía antes. Las que se declararon erróneas siguen anuladas, porque reactivarlas falsearía el censo y la ocupación histórica.

Anular una estancia errónea sin fusionar fichas

Cuando el error se detecta directamente en una ficha:

Abra la ficha del paciente y localice Estancia residencial.
En la estancia actual pulse Anular estancia errónea; para una estancia cerrada, despliegue Historial de estancias y pulse Anular.
Explique el error y confirme.

Use esta opción solo si el tramo nunca ocurrió. Si el residente salió realmente del centro, use Dar de baja: una baja conserva ese periodo en el censo histórico y deja la cama pendiente de limpieza. Una anulación quita el tramo del censo y libera la cama porque declara que el ingreso era un dato equivocado.

Pacientes en varios centros

En entornos multi-centro, el paciente puede asignarse a uno o varios centros. Cada usuario lo verá según sus permisos y centros asignados.

Mensajes de Éxito

“Paciente creado correctamente”: Cuando se crea un nuevo paciente exitosamente
“Datos actualizados correctamente”: Cuando se modifican datos del paciente
“Archivo subido correctamente”: Cuando se sube un documento
“Paciente eliminado correctamente”: Cuando el paciente deja de estar disponible en los listados habituales
“Solicitud de firma enviada”: Cuando se envía email de firma electrónica

Mensajes de Error

“El campo nombre es obligatorio”: Falta completar el nombre
“Debe seleccionar un pagador”: No se seleccionó pagador
“Email no válido”: Formato de email incorrecto
“Ya existe un paciente con este DNI”: DNI duplicado
“El paciente no existe”: La ficha ya no está disponible o no puede consultarse
“No tiene permisos para realizar esta acción”: Falta privilegio
“Error al subir archivo”: Problema al cargar documento
“Tamaño de archivo excede el límite”: Archivo demasiado grande
“El usuario no tiene ningún centro asignado”: En multi-centro, usuario sin centros

Mensajes de Advertencia

“Posible paciente duplicado”: Se encontró paciente similar
“El paciente no tiene email”: Al intentar enviar email sin dirección
“El paciente no permite notificaciones”: Intentando enviar a paciente que no acepta
“No se ha encontrado el paciente”: Puede aparecer si la ficha ya no está disponible o no se ha seleccionado un paciente válido. Nubidoc muestra el aviso y mantiene al usuario en la pantalla actual.

Preguntas Frecuentes

Q: ¿Cuál es la diferencia entre paciente y pre-paciente (contacto)? A: Un paciente es una persona que ya ha sido atendida o está en proceso de atención y dispone de historia clínica. Un pre-paciente o contacto es alguien que ha contactado con el centro pero aún no es paciente formal. Para convertirlo, abra sus acciones y seleccione Convertir a paciente. Q: ¿Cómo puedo cambiar un contacto a paciente? A: Edite el contacto y utilice la opción Convertir a paciente. Al guardarlo, si todavía no tiene número porque el centro no numera contactos, se le asignará el siguiente número de paciente automáticamente. Q: ¿Por qué algunos contactos no tienen número? A: El centro puede tener desactivada la preferencia Asignar número de paciente a contactos. En ese caso, los contactos quedan sin número para no consumir la secuencia de pacientes reales. El número se asigna cuando el contacto se transforma en paciente. Q: ¿Qué pasa si elimino un paciente? A: El paciente deja de aparecer en las búsquedas habituales. Su información puede conservarse de acuerdo con las obligaciones de trazabilidad y la política de protección de datos del centro. Q: ¿Puedo recuperar un paciente eliminado? A: La recuperación depende de los permisos y de la política del centro. Si no dispone de una opción de restauración, contacte con el administrador o con soporte. Q: ¿Cómo asigno un paciente a un profesional específico? A: En la ficha del paciente, pestaña “Profesionales Asignados”, se pueden añadir uno o más profesionales. También hay un campo “Profesional Asignado” en datos administrativos para el profesional principal. Q: ¿El número de paciente se puede cambiar? A: No es recomendable cambiarlo una vez asignado, ya que se utiliza como referencia en citas, facturas y otras operaciones. Si necesita corregirlo por un motivo excepcional, contacte con el administrador del centro. Q: ¿Qué tipos de documentos puedo subir? A: Se admiten habitualmente PDF, imágenes (JPG, PNG), documentos Word (DOC, DOCX) y hojas Excel (XLS, XLSX). El límite de tamaño depende de la configuración del centro y Nubidoc avisa si el archivo lo supera. Q: ¿Cómo funcionan las firmas digitales? A: Se envía un email al paciente con un enlace seguro. El paciente accede, revisa el documento, firma con dedo (en móvil) o ratón (en PC), y el sistema genera un PDF con la firma integrada que se almacena automáticamente. Q: ¿Puedo fusionar dos pacientes duplicados? A: Sí. Desde Buscar duplicados se selecciona cuál será el paciente principal y el otro queda marcado como fusionado, trasladando su información importante al principal. Si sus estancias residenciales se solapan, un perfil autorizado debe marcar qué tramos son erróneos y justificar su anulación antes de continuar. Q: ¿Qué pasa si intento abrir Acciones del paciente y el registro ya no está disponible? A: Nubidoc muestra el aviso “No se ha encontrado el paciente” y no abre las acciones. Normalmente significa que la ficha se ha eliminado, ya no está accesible o no se seleccionó un paciente válido. Q: ¿Cómo confirmo rápidamente un paciente sin abrir la ficha completa? A: Si el paciente está en estado No confirmado, al abrir Acciones del paciente verás la etiqueta roja Paciente sin confirmar y, junto a ella, el botón Confirmar. Al pulsarlo, Nubidoc actualiza el estado del paciente a confirmado y recarga el diálogo para reflejar el cambio. Q: ¿Puedo asignar un icono a una etiqueta para que se vea en la agenda? A: Sí. Al crear o editar una etiqueta (Administración > Pacientes > Etiquetas), aparece el campo Icono con un selector visual que incluye un buscador y una cuadrícula de iconos. Si una etiqueta tiene icono, ese icono aparece automáticamente en las citas del paciente en el calendario y el planificador, con el color de la etiqueta. Esto permite identificar de un vistazo a pacientes con características relevantes (por ejemplo, pacientes que requieren videollamada, niños, alergias, etc.). Si una etiqueta no tiene icono asignado, no se muestra nada (la etiqueta sigue funcionando con normalidad en la ficha del paciente). Q: ¿Qué significan las etiquetas de pacientes? A: Son marcadores personalizables que permiten categorizar pacientes (ej: “VIP”, “Urgente”, “Seguimiento especial”). Se usan para filtrar búsquedas y segmentar campañas de marketing. Q: ¿Para qué sirven las etiquetas de pacientes y qué usos tienen? A: Las etiquetas permiten crear agrupaciones personalizadas de pacientes o marcar características relevantes. El uso puede ser muy variado. Algunos ejemplos comunes:

“VIP” - Pacientes de especial atención
“Familiares” - Familiares de empleados o del equipo médico
“Jubilados” - Para aplicar descuentos o programas especiales
“Estudiantes” - Para tarifas reducidas
“Riesgo de abandono” - Para seguimiento preventivo
“Alergias importantes” - Alerta visual inmediata Una vez asignadas las etiquetas, se pueden utilizar para:
Visualizarlas destacadas en la ficha del paciente
Filtrar búsquedas de pacientes por etiqueta
Segmentar envíos de correos o campañas de marketing
Generar listados y estadísticas por grupos

Q: ¿Qué significa el campo “Asignado a” en la ficha del paciente? A: El campo “Asignado a” permite vincular el paciente a un profesional específico del centro. Esto es especialmente útil en clínicas donde los tratamientos son recurrentes (fisioterapia, psicología, logopedia). Los beneficios principales son:

Citas automáticas: Al crear una nueva cita para ese paciente, el profesional asignado aparece seleccionado por defecto
Restricción de acceso: Se puede configurar para que el profesional solo tenga acceso a los datos de los pacientes que tiene asignados o con los que ha tenido o tiene alguna cita
Trazabilidad: Facilita saber quién es el terapeuta o médico de referencia de cada paciente
Continuidad asistencial: Garantiza que el paciente siempre ve al mismo profesional Esta funcionalidad es muy utilizada en clínicas de psicología y centros de logopedia donde la relación paciente-terapeuta es fundamental.

Q: He cambiado el profesional asignado y vuelve a aparecer el anterior. ¿Por qué? A: El sistema no guarda un único profesional por paciente, sino un historial de asignaciones con su fecha de inicio; el profesional vigente es el de la asignación más reciente que ya haya empezado. El campo Desde, al lado de “Asignado a”, viene relleno con la fecha en la que empezó la asignación anterior, no con la de hoy.

Si deja esa fecha como viene, o pone una anterior, el sistema entiende que el cambio es de hoy y lo aplica desde hoy.
Si pone una fecha posterior, se respeta tal cual: la asignación no será la vigente hasta que llegue ese día.
Si solo quiere corregir la fecha de inicio del profesional que ya estaba asignado, cambie la fecha sin tocar el desplegable.

En instalaciones anteriores a la versión que corrigió este comportamiento, el cambio podía quedarse sin efecto y volvía a aparecer el profesional anterior; la solución era poner en Desde la fecha de hoy y aceptar de nuevo. Q: A un paciente le ha cambiado solo el profesional asignado, sin que nadie lo tocara. ¿Puede pasar? A: Sí, en los centros que tienen activada la asignación automática: al crear una cita, el paciente queda asignado al profesional de esa cita si todavía no lo estaba. Una cita puntual con otro profesional —una sustitución, por ejemplo— puede cambiar así el profesional asignado. Si su centro no quiere ese comportamiento, avíselo a soporte.

Cómo funcionan los criterios de búsqueda

Cada campo aplica la forma de búsqueda adecuada al dato introducido: Al pulsar Buscar, el botón cambia a Buscando… y queda deshabilitado hasta que la tabla de resultados se actualiza. Si la búsqueda tarda, espere a que el botón recupere su estado normal antes de modificar filtros o repetir la consulta. Campos de texto (Nombre, Apellidos, DNI, etc.):

Buscan coincidencias parciales. Por ejemplo, “García” encuentra “José García”, “García López” y “María del Carmen García”.

Campos numéricos (Nº Paciente, Edad):

Permiten buscar un valor concreto o, cuando la pantalla lo ofrece, un intervalo.

Fechas (Fecha Nacimiento, Última Visita):

Permiten indicar una fecha concreta o un rango desde/hasta.

Listas (Pagador, Profesional, Estado):

Permiten seleccionar uno o varios valores cuando el selector admite selección múltiple.

Filtros Avanzados

Por Etiquetas:

Selección múltiple de etiquetas
Puede buscar pacientes que tengan todas las etiquetas seleccionadas o cualquiera de ellas, según la opción elegida en pantalla

Por Profesional:

Filtra pacientes asignados a un profesional específico

Por Pagador:

Filtra por tipo de pagador, como Privado o una aseguradora concreta

Por Estado:

Activo, No confirmado, Descartado, Deshabilitado
Por defecto solo busca “Activos”

Por Última Visita:

Pacientes que vinieron en un rango de fechas
Útil para identificar pacientes inactivos

Guardado de Filtros

Los usuarios pueden:

Configurar filtros complejos
Guardar el filtro con un nombre
Cargar filtros guardados en futuras búsquedas

Exportación de Resultados

Desde la tabla de resultados se puede:

Exportar a Excel - Descarga XLSX con datos de pacientes. El botón aparece para administradores, para quien tenga el privilegio Exportar pacientes en su rol y para los perfiles con autorización histórica. El sistema valida la misma regla al generar el archivo.
Imprimir - Genera PDF con listado
Selección múltiple - Realizar acciones sobre varios pacientes

Estados Visuales

Verde - Paciente activo y confirmado
Amarillo - Paciente no confirmado (pendiente verificación)
Rojo - Paciente descartado o con alertas
Gris - Paciente deshabilitado o inactivo

Iconos Principales

🔍Buscar pacientes
➕Crear nuevo paciente
✏️/Editar paciente
🗑️Eliminar paciente
👤Datos del paciente
📄Documentos
📅Citas del paciente
💰Facturas del paciente
📧Enviar email
📱SMS/WhatsApp
✍️Solicitar firma
🔗Fusionar pacientes
📷Foto/Avatar
🏷️Etiquetas

Indicadores y alertas

Indicador azul - Número de documentos del paciente
Indicador rojo - Tareas pendientes relacionadas con paciente
Indicador verde - Citas próximas
Etiqueta roja “Paciente sin confirmar” - Paciente pendiente de validación administrativa
Botón “Confirmar” - Acción rápida disponible en Acciones del paciente para pasar el estado a confirmado
Icono alerta - Paciente con notas importantes

Niveles de Acceso

La información y las acciones visibles dependen del rol, de los centros asignados y de los permisos del usuario. Los administradores pueden revisar estos permisos en Administración > Equipo y accesos > Roles/Privilegios.

Restricciones

Usuarios de centro médico: Solo pueden ver/editar pacientes de sus centros asignados
Multi-centro: Si está activo, se valida que el usuario tenga centros asignados. Además de los centros propios, el usuario puede ver pacientes de centros configurados en “Ver pacientes de centros” (Administración > Usuarios)
Solo lectura: Usuarios sin permiso de modificación ven todo en modo consulta
Eliminación: Los pacientes eliminados dejan de aparecer en las búsquedas habituales; su conservación se rige por la política del centro y las obligaciones de trazabilidad

Auditoría

Las modificaciones relevantes quedan registradas con el usuario, la fecha y la acción realizada
Cumple con normativa RGPD de trazabilidad

Exportar a Excel

Desde búsqueda de pacientes:

Botón “Exportar a Excel”
Genera archivo XLSX con columnas configurables
Incluye todos los pacientes del resultado de búsqueda (paginación completa)
Campos exportados:
- Nº Paciente
- Nombre completo
- DNI
- Fecha nacimiento
- Edad
- Teléfonos
- Email
- Dirección
- Ciudad
- Pagador
- Profesional
- Fecha última cita
- Estado
- Nombre de uso, cuando el campo está activo. La columna utiliza el título configurado por el centro y queda vacía para los pacientes sin valor.

Imprimir Listado

Genera PDF con listado de pacientes
Incluye logo del centro
Formato tabular
Encabezado con filtros aplicados
Fecha y hora de generación

Exportar Ficha Completa

Desde ficha de paciente:

Opción “Imprimir ficha”
Genera PDF completo con:
- Datos demográficos
- Datos de contacto
- Historial de citas
- Documentos asociados (listado)
- Consentimientos firmados

Multi-Centro

Cuando está activado:

Los pacientes se pueden asignar a múltiples centros
Se puede indicar cuál es su centro principal
Los usuarios solo ven pacientes de sus centros asignados
Ver pacientes de centros: Además de los centros donde trabaja, un usuario puede tener configurados centros adicionales en “Ver pacientes de centros” (Administración > Usuarios > Modificar). Esto permite al usuario buscar y ver pacientes pertenecientes a esos centros adicionales, tanto en el listado de pacientes como en la búsqueda rápida por nombre (autocompletado)

Justificantes de asistencia personalizados

Los justificantes de asistencia se imprimen desde la cita del paciente, pero se configuran en Administración > Pacientes > Justificantes de asistencia. Un centro puede crear uno o varios modelos propios compatibles y organizarlos en grupos. Si no hay modelos configurados se mantiene el justificante estándar; si hay un único modelo se imprime directamente; si hay varios, el usuario elige cuál usar al pulsar Imprimir Justificante de asistencia en la cita.

Selección de profesional firmante al imprimir

Esta opción aparece cuando el centro permite elegir al profesional firmante. Permite:

Mostrar un selector de profesional firmante al imprimir consentimientos informados y documentos no clínicos para firma desde la ficha del paciente
Usar el profesional seleccionado para sustituir nombre, número de colegiado y firma digitalizada en la plantilla
Mantener el comportamiento actual cuando la preferencia está desactivada

Firmas Digitales Online

Permite:

Enviar solicitudes de firma por email
Pacientes firman desde cualquier dispositivo
Almacenamiento automático de documentos firmados
Trazabilidad completa del proceso

Solicitud de Documentos

Esta sección aparece cuando el centro tiene habilitada la solicitud de documentos. Permite:

Solicitar al paciente que suba documentos
Paciente accede a portal seguro
Completa formularios online
Sube archivos requeridos
Personal revisa documentos recibidos

Remisiones

Esta sección aparece cuando el centro tiene habilitadas las remisiones. Habilita:

Derivaciones a otros profesionales
Registro de remisiones enviadas/recibidas
Seguimiento de pacientes derivados
Intercambio de información clínica

Tutorial 1: Crear Primer Paciente del Centro

Pasos:

Acceder al módulo
- Hacer clic en Pacientes en el menú lateral
- Seleccionar Crear paciente
Completar datos principales
- Nombre: escribir el nombre del paciente
- Primer apellido: informar el primer apellido
- Segundo apellido: añadirlo si aplica
- DNI/NIE/CIF: completarlo si se usa en el centro o si se dispone de ese dato
- Fecha de nacimiento: recomendable si se conoce
Completar datos de contacto (recomendado)
- Teléfono móvil: recomendable para contacto y comunicaciones
- Email: recomendable para futuras gestiones y envíos
Revisar datos administrativos
- Revisar el campo Pagador
- Tener en cuenta que algunos valores por defecto o bloques pueden variar según la configuración del centro
- Si aparece una zona adicional poco poblada, puede corresponder a campos personalizados del centro
Guardar paciente
- Hacer clic en el botón Aceptar (parte superior derecha)
- Esperar el mensaje Paciente creado correctamente
Verificar la creación
- Confirmar que se asignó un número de paciente automáticamente
- Verificar que el formulario pasa a modo solo lectura
- A partir de ahí ya se puede buscar al paciente, crear una cita o completar más datos

Tutorial 2: Buscar Paciente por Teléfono

Pasos:

Ir a “Pacientes” → “Buscar pacientes”
En el campo “Teléfono”, escribir los últimos dígitos conocidos (ej: “3456”)
Hacer clic en “BUSCAR”
Revisar resultados:
- Si hay un solo resultado, hacer clic directamente
- Si hay varios, identificar por nombre
La ficha del paciente se abre automáticamente

Tutorial 3: Solicitar Firma de Consentimiento Informado

Antes de empezar:

Sistema de firmas online activado
Paciente con email registrado
Plantillas de consentimiento creadas

Pasos:

Crear solicitud
- Ir a “Pacientes” → “Firmas Online”
- Clic en “Nueva Solicitud de Firma”
Seleccionar paciente
- Buscar paciente por nombre
- Verificar que tiene email correcto
Elegir documento
- Seleccionar plantilla: “Consentimiento Tratamiento Datos”
- Previsualizar documento generado
Personalizar mensaje
- Escribir mensaje para el email (opcional)
- Ejemplo: “Por favor, firme el consentimiento adjunto para continuar con su tratamiento”
Enviar
- Clic en “Enviar Solicitud”
- Sistema envía email al paciente inmediatamente
Seguimiento
- En lista de solicitudes, ver estado “Pendiente”
- Cuando paciente firme, cambiará a “Firmada”
- Documento firmado aparecerá en archivos del paciente

Búsqueda de Firmas Online — Filtros y Columnas

La pantalla de Pacientes → Firmas Online permite buscar solicitudes de firma con los siguientes filtros: Filtros principales (siempre visibles):

Nº Paciente, Nombre, DNI/ID
Fecha creación desde (por defecto: día 1 del mes en curso) y Fecha creación hasta
Estado (Pendiente / Firmado / Rechazado / Bloqueado)

Filtros avanzados (pulsar botón lupa +):

Email, Teléfono
Fecha firma desde y Fecha firma hasta — para buscar firmas completadas en un rango de fechas

Columnas en el listado:

Nombre, DNI, Email, Teléfono, Fecha creación, Estado, Título (nombre del documento enviado), Fecha firma
El listado se ordena por fecha de creación descendente (los más recientes primero)

Diálogo de acciones (al hacer doble clic en una solicitud o pulsar “Acciones”):

El Estado se muestra con colores: naranja (Pendiente), verde (Firmado), rojo (Rechazado), gris (Bloqueado)
El botón “Enviar recordatorio” solo aparece cuando la solicitud tiene firmas vinculadas y todas siguen Pendientes. El email recuerda al paciente que el documento sigue pendiente de firma e incluye el enlace para firmarlo.
Cuando todas las firmas vinculadas siguen pendientes, el campo Enlace firma muestra la URL del documento. Use Copiar enlace para enviarla manualmente por WhatsApp, SMS externo u otro canal si el paciente lo solicita.

Resumen diario por email de firmas pendientes

Además de consultar la pantalla Pacientes → Firmas Online, el centro puede recibir cada día un email con las solicitudes de firma que siguen sin resolver. Hoy este resumen no tiene ningún control en las pantallas del centro: lo configura soporte. Si quiere empezar a recibirlo, cambiar la hora a la que sale o cambiar de destinatario, pídalo a soporte. En todos los casos hace falta tener contratada la firma de documentos. Son tres ajustes:

Resumen diario de documentos pendientes de firma: si el resumen sale o no.
Hora del resumen de firmas pendientes: hora del día de 0 a 23. Vacío = 9:00. El email sale en la primera pasada del sistema tras esa hora.
Destinatario del resumen de firmas pendientes: usuario del centro que lo recibe, en el email de su ficha. Debe ser un usuario activo y con email.

Cuándo basta con el destinatario y cuándo no

Centros dados de alta a partir del 5 de septiembre de 2026: basta con tener destinatario configurado para que el resumen empiece a salir; no hace falta activarlo aparte. Se consideró que nombrar destinatario ya es pedirlo.
Centros anteriores a esa fecha: el destinatario no enciende nada por sí solo. Para recibir el resumen hay que activarlo además, y eso también se pide a soporte. Es la misma regla que para el resto de funcionalidades nuevas: a un centro que ya existía no se le enciende nada sin que lo pida.
Si un centro antiguo ya lo tenía activado, le sigue llegando el resumen igual: lo que el centro tenga decidido no se toca.

El email incluye tres bloques:

Solicitudes creadas ayer y sin firmar.
Total pendiente del último año, con paciente, documento y días que lleva pendiente.
Registrados que aún no han completado su ficha (últimos 90 días), en los centros que generan el consentimiento al completar la ficha. Son pacientes que se registraron y no llegaron a completar sus datos, así que todavía no tienen ninguna solicitud de firma y no aparecen en la pantalla Firmas Online.

Si el centro exige la firma de protección de datos para entrar al portal, esta lista coincide con la de pacientes que tienen el acceso bloqueado.

Firma en Dispositivo Móvil

Cuando el paciente abre el enlace de firma desde un smartphone:

El panel de firma arranca minimizado para permitir ver el documento completo
Aparece un mensaje en la parte inferior: “Para firmar, despliegue el panel lateral”
Al pulsar el chevron lateral, el panel de firma se despliega a pantalla completa
El mensaje desaparece permanentemente tras el primer despliegue
Se puede hacer zoom con dos dedos (pinch-to-zoom) para ampliar el documento

​Protocolos funcionales

​Enviar un archivo del paciente con enlace y PIN

​Descripción

​Quién puede utilizarlo

​1. Alta de Nuevo Paciente

​2. Búsqueda de Paciente

​3. Actualización de Datos

​Teléfonos internacionales

​4. Gestión de Documentos del Paciente

​5. Firma Electrónica de Consentimientos

​6. Solicitud de Documentos al Paciente

​Opciones del Menú

​Opción 1: Buscar Pacientes

​Opción 2: Crear Paciente

​Opción 3: Firmas Online (Opcional)

​Opción 4: Solicitud de Documentos (Opcional)

​Opción 5: Remisiones (Opcional)

​Opción 6: Buscar descuentos (Opcional)

​Pantalla 1: Búsqueda de Pacientes

​Descripción

​Secciones de la Pantalla

​Exportar y fusionar con autorización

​Importación masiva de pacientes por Excel

Revisar errores y avisos antes de importar

Previsualizar y confirmar la carga

​Campos de Búsqueda

​Columnas de la tabla

​Buscar descuentos de pacientes

​Pantalla 2: Formulario de Creación/Edición de Paciente

​Descripción

​Estructura del Formulario de Creación

​Estructura de la Ficha Completa (Paciente Existente)

​Pantalla 3: Ficha Completa del Paciente (Pestañas)

​Descripción General

​Cabecera de la Ficha (Común a todas las pestañas)

​Pestaña 1: INICIO

​Pestaña 2: HOJA CLÍNICA

​Pestaña 3: CALENDARIO

​Pestaña 4: DATOS DE CONTACTO

​Pestaña 5: CRM

​Pestaña 6: TIMELINE

​Navegación entre Pestañas

​Formularios y Campos

​Formulario: Datos del Paciente

​Sección 1: Datos de Identificación

​Sección 2: Datos de Contacto

​Sección 3: Datos Administrativos

​Sección 4: Datos Médicos / Clínicos

​Sección 5: Permisos y Notificaciones

​Sección 6: Datos de Alta/Baja

​Sección 7: Estado

​Crear un nuevo paciente

​Buscar y editar un paciente

​Subir un documento del paciente

​Solicitar la firma electrónica de un consentimiento

​🎛️ Diálogo de Acciones de Paciente

​¿Cómo acceder al diálogo de acciones?

​Estructura del Diálogo

​Sección de Información del Paciente

​Cuando un paciente espera confirmación para registrarse en el portal

​ACCIONES PACIENTE

​Acciones masivas sobre pacientes seleccionados

​ACCIONES CITA

​ACCIONES FACTURACIÓN

​BONOS ABIERTOS

​ACTIVIDADES ACTUALES

​PERSONAS DE CONTACTO

​MASCOTAS

​Alta de mascota al crear un paciente desde una cita

​Buscar mascotas

​Botón Final

​Caso 1: Acceso Rápido desde Búsqueda

​Caso 2: Revisión Rápida de Estado

​Caso 3: Confirmación Rápida de Paciente

​Caso 4: Flujo de Facturación Rápida

​Ventajas del Diálogo de Acciones

​Privilegios Requeridos

​Integraciones

​Número de paciente

​Detección de duplicados

Protocolos funcionales

Enviar un archivo del paciente con enlace y PIN

Descripción

Quién puede utilizarlo

1. Alta de Nuevo Paciente

2. Búsqueda de Paciente

3. Actualización de Datos

Teléfonos internacionales

4. Gestión de Documentos del Paciente

5. Firma Electrónica de Consentimientos

6. Solicitud de Documentos al Paciente

Opciones del Menú

Opción 1: Buscar Pacientes

Opción 2: Crear Paciente

Opción 3: Firmas Online (Opcional)

Opción 4: Solicitud de Documentos (Opcional)

Opción 5: Remisiones (Opcional)

Opción 6: Buscar descuentos (Opcional)

Pantalla 1: Búsqueda de Pacientes

Descripción

Secciones de la Pantalla

Exportar y fusionar con autorización

Importación masiva de pacientes por Excel

Campos de Búsqueda

Columnas de la tabla

Buscar descuentos de pacientes

Pantalla 2: Formulario de Creación/Edición de Paciente

Descripción

Estructura del Formulario de Creación

Estructura de la Ficha Completa (Paciente Existente)

Pantalla 3: Ficha Completa del Paciente (Pestañas)

Descripción General

Cabecera de la Ficha (Común a todas las pestañas)

Pestaña 1: INICIO

Pestaña 2: HOJA CLÍNICA

Pestaña 3: CALENDARIO

Pestaña 4: DATOS DE CONTACTO

Pestaña 5: CRM

Pestaña 6: TIMELINE

Navegación entre Pestañas

Formularios y Campos

Formulario: Datos del Paciente

Sección 1: Datos de Identificación

Sección 2: Datos de Contacto

Sección 3: Datos Administrativos

Sección 4: Datos Médicos / Clínicos

Sección 5: Permisos y Notificaciones

Sección 6: Datos de Alta/Baja

Sección 7: Estado

Crear un nuevo paciente

Buscar y editar un paciente

Subir un documento del paciente

Solicitar la firma electrónica de un consentimiento

🎛️ Diálogo de Acciones de Paciente

¿Cómo acceder al diálogo de acciones?

Estructura del Diálogo

Sección de Información del Paciente

Cuando un paciente espera confirmación para registrarse en el portal

ACCIONES PACIENTE

Acciones masivas sobre pacientes seleccionados

ACCIONES CITA

ACCIONES FACTURACIÓN

BONOS ABIERTOS

ACTIVIDADES ACTUALES

PERSONAS DE CONTACTO

MASCOTAS

Alta de mascota al crear un paciente desde una cita

Buscar mascotas

Botón Final

Caso 1: Acceso Rápido desde Búsqueda

Caso 2: Revisión Rápida de Estado

Caso 3: Confirmación Rápida de Paciente

Caso 4: Flujo de Facturación Rápida

Ventajas del Diálogo de Acciones

Privilegios Requeridos

Integraciones

Número de paciente

Detección de duplicados

Consentimiento de protección de datos

Estados del paciente