Pacientes

Mensajes del portal

Apellidos antes del nombre en la cabecera

Protocolos funcionales

Enviar un archivo del paciente con enlace y PIN

Descripción

• Centraliza toda la información del paciente
• Sirve como referencia para citas, facturas, documentos clínicos
• Cumple con normativas de protección de datos (LOPD/RGPD)
• Permite trazabilidad completa del paciente
• Facilita la comunicación con el paciente (email/SMS)

Quién puede utilizarlo

• Recepcionistas: Crear y actualizar datos básicos de pacientes, gestionar citas
• Personal administrativo: Gestión completa de datos administrativos y documentación
• Profesionales médicos: Acceso a historial clínico, documentos médicos, evolución
• Administradores: Configuración, fusión de duplicados, gestión de permisos

1. Alta de Nuevo Paciente

• Antes de empezar: El usuario necesita permiso para crear pacientes
• Pasos:
  1. Ir a Pacientes → Crear paciente
  2. Rellenar datos obligatorios (nombre, apellidos)
  3. Elegir el país/prefijo de cada teléfono y completar los datos de contacto
  4. Seleccionar pagador (privado, aseguradora, etc.)
  5. Aceptar consentimiento LOPD
  6. Guardar paciente (se asigna número automáticamente)

2. Búsqueda de Paciente

• Antes de empezar: El paciente debe estar registrado y el usuario debe tener acceso a su centro
• Pasos:
  1. Ir a Pacientes → Buscar pacientes
  2. Introducir criterios de búsqueda (nombre, DNI, teléfono, nº paciente)
  3. Ejecutar búsqueda
  4. Seleccionar paciente de los resultados

3. Actualización de Datos

• Antes de empezar: Abra la ficha del paciente y compruebe que dispone de permiso de edición
• Pasos:
  1. Buscar y abrir paciente
  2. Hacer clic en botón “Editar”
  3. Modificar campos necesarios
  4. Guardar cambios

Teléfonos internacionales

4. Gestión de Documentos del Paciente

• Antes de empezar: El paciente debe estar registrado y el usuario debe tener acceso a sus archivos. Para subir archivos generales hace falta el privilegio Acceso archivos paciente, para subir documentos clínicos Acceso HC, y un usuario limitado a sus propios pacientes solo puede subirlos a esos pacientes
• Pasos:
  1. Abrir ficha de paciente
  2. Ir a pestaña “Archivos”
  3. Subir nuevo documento o consultar existentes
  4. Categorizar documento (médico, administrativo, etc.)
  5. Si se genera un documento de plantilla para imprimir y el centro tiene activada la preferencia de profesional firmante, seleccionar el profesional cuyos datos de firma se insertarán en el documento

5. Firma Electrónica de Consentimientos

• Disponibilidad: El centro debe tener habilitadas las firmas online y el paciente debe disponer de email
• Pasos:
  1. Desde ficha de paciente, solicitar firma
  2. Seleccionar plantilla de consentimiento
  3. Enviar solicitud por email al paciente
  4. Paciente firma desde enlace recibido
  5. Documento firmado se almacena automáticamente

6. Solicitud de Documentos al Paciente

• Disponibilidad: El centro debe tener habilitada la solicitud de documentos
• Pasos:
  1. Desde Pacientes → Solicitud de documentos
  2. Crear nueva solicitud
  3. Seleccionar paciente y documentos a solicitar
  4. Enviar notificación por email
  5. Paciente completa desde portal online
  6. Personal revisa documentos recibidos

Opciones del Menú

Opción 1: Buscar Pacientes

• Descripción: Pantalla de búsqueda avanzada de pacientes con múltiples filtros

Opción 2: Crear Paciente

• Descripción: Formulario de alta de nuevo paciente

Opción 3: Firmas Online (Opcional)

• Descripción: Gestión de solicitudes de firma electrónica

Opción 4: Solicitud de Documentos (Opcional)

• Descripción: Solicitudes de documentos al paciente

Opción 5: Remisiones (Opcional)

• Descripción: Derivaciones a otros profesionales

Opción 6: Buscar descuentos (Opcional)

• Descripción: Consulta global de descuentos asociados a pacientes, con filtros por paciente y referido mediante Nº HC o nombre, tipo, estado, descuento, prestación y fechas

Pantalla 1: Búsqueda de Pacientes

Descripción

Secciones de la Pantalla

• Campos de filtro: 9 campos de búsqueda (ver tabla detallada abajo)
• Botones de gestión de filtros:
  • “Guardar filtro actual” - Almacena configuración de filtros actual
  • “Cargar filtro” - Recupera filtros previamente guardados
• Botones de acción:
  • “Buscar” (botón azul) - Ejecuta la búsqueda
  • “Limpiar filtro” - Resetea todos los campos
  • “Filtro Avanzado” - Abre opciones adicionales de filtrado

• Listado de pacientes encontrados (tabla con 10 columnas visibles)
• Con la interfaz moderna, el listado reduce el espacio vacío dentro de cada columna para mostrar mejor los nombres y demás datos. La tabla queda dentro de su panel, con espacio a ambos lados para facilitar la lectura. Las columnas siguen siendo configurables y se aplican al abrir el listado aunque sus preferencias se carguen primero. El listado ya no lleva barra de título propia: las acciones que tenía (Acciones, Ficha, Cód. barras, Exportar y Nuevo paciente) siguen en los botones de debajo de la tabla, que van en una sola fila (los que no caben pasan al desplegable Más). Abajo a la derecha, en el pie, están los botones Compacto: más filas / No compacto: filas amplias y Columnas, que abre el selector de columnas y guarda la elección en las preferencias del usuario.
• En móviles y tabletas, si las columnas no caben, puede desplazarse horizontalmente dentro del listado para verlas, también con la interfaz moderna. La cabecera y las filas se mueven juntas; con teclado, enfoque el listado y use las flechas. Si todas las columnas caben, no hace falta desplazarse.
• Paginación: Muestra registros configurables (20/50/100/200 por página)
• Indicador: “Mostrando 1 - 20 de 57” (ejemplo con 57 pacientes totales)
• Ordenamiento por columnas (clic en encabezado)
• Selección múltiple mediante casillas

• Acciones - Menú desplegable con acciones sobre pacientes seleccionados
• Exportar - Exportar resultados a Excel
• Cód. barras - Generar códigos de barras de pacientes
• Ficha - Ver ficha completa del paciente seleccionado
• Nuevo - Crear nuevo paciente (abre formulario de creación)
• Importar pacientes - Importación masiva desde archivo (ver sección siguiente)
• Buscar duplicados - Detectar pacientes duplicados

Exportar y fusionar con autorización

Importación masiva de pacientes por Excel

• Centros: códigos de centro separados por punto y coma. Si está vacío se utiliza el centro seleccionado en el diálogo. Un paciente puede quedar asociado a varios centros sin duplicar su ficha.
• Sistema origen e ID origen: deben informarse juntos y forman un identificador técnico estable para poder repetir una carga procedente de otro programa.

Revisar errores y avisos antes de importar

• Errores en rojo: impiden continuar. Por ejemplo, una fecha de nacimiento no válida, un campo que supera la longitud admitida, informar solo uno de los campos Sistema origen / ID origen, o no tener nombre aprovechable ni identificador para reconocer una ficha existente. Pulse Cancelar y corregir el fichero, corrija las celdas indicadas en Excel y vuelva a subirlo. El mensaje de longitud indica el máximo admitido.
• Avisos en amarillo: requieren revisión, pero permiten Continuar a previsualización si no hay errores. Incluyen RGPD vacío, emails o teléfonos dudosos, fechas inusuales, identificadores guardados como números, fórmulas y falta de una identidad fiable para reconocer al paciente si se repite la carga. Puede continuar si los datos son correctos para su caso, o cancelar y corregirlos.
• Sin problemas conocidos: puede continuar a la previsualización.

Previsualizar y confirmar la carga

Campos de Búsqueda

Nota sobre el campo “Activo”: Tiene dos casillas independientes (Sí/No) que permiten buscar pacientes activos, inactivos o ambos si ninguna está marcada.

Etiquetas: cualquiera o todas. Debajo del desplegable Etiquetas hay una casilla Todas las marcadas. Sin marcarla, el listado trae los pacientes que tengan cualquiera de las etiquetas elegidas (el comportamiento de siempre). Marcándola, solo salen los que las tengan todas; con una sola etiqueta elegida da igual marcarla o no. SIN Etiquetas funciona igual en los dos casos: excluye a quien tenga cualquiera de las etiquetas que se indiquen allí.

• Fecha nacimiento (rango)
• Centro, solo en instalaciones con varios centros: el centro o los centros que marques limitan la búsqueda a sus pacientes. Sin marcar ninguno, este filtro no se aplica y el listado sale con los centros que tu configuración te deje ver.
• Profesional asignado
• Referido por, si el centro lo tiene activado y tu usuario dispone del permiso correspondiente. En el cliente 314 se llama Paciente propio de. Permite localizar pacientes vinculados a uno o varios profesionales concretos.
• Otros criterios avanzados

Qué filtros siguen puestos con el filtro comprimido

• La fila básica (por ejemplo Activo) sigue a la vista y no se repite en las etiquetas.
• Si no hay ningún criterio oculto, no aparece ninguna etiqueta ni queda un hueco.
• Las etiquetas se actualizan solas al cambiar un valor, al usar Limpiar filtro y al recuperar un filtro guardado. No hace falta pulsar Buscar para que se actualicen, y verlas no lanza ninguna búsqueda ni cambia los criterios.
• Los desplegables muestran el nombre del valor (el centro, el profesional, la etiqueta), nunca un código interno; los rangos se leen con sus dos extremos, por ejemplo F. Nac.: 01/01/1980 – 31/12/1990.
• Desde las etiquetas no se puede quitar un criterio: para cambiarlo o limpiarlo se despliega el filtro o se usa Limpiar filtro.
• Funciona igual en el resto de buscadores: citas, calendario, planificador, actividades, bonos, inventario, facturas, cobros, campañas, solicitudes de firma y los resúmenes.

Columnas de la tabla

Nota: Las columnas son configurables y pueden variar según preferencias del usuario. La configuración mostrada corresponde a la vista por defecto.

• Selector de registros por página: 20 / 50 / 100 / 200
• Navegación por páginas (Anterior / Siguiente)
• Indicador con el intervalo de registros visibles y el total de resultados
• Ejemplo: “Mostrando 1 - 20 de 57”

• Fecha de nacimiento
• Edad
• Email
• Pagador
• Profesional asignado
• Última cita

Buscar descuentos de pacientes

• paciente, por número de historia o nombre con autocompletado y lupa de búsqueda
• paciente referido, por número de historia o nombre con autocompletado y lupa de búsqueda
• tipo de descuento
• estado: pendiente, aplicado, eliminado o todos
• descuento predefinido
• tratamiento o prestación
• rango de fecha de inserción

Pantalla 2: Formulario de Creación/Edición de Paciente

Descripción

Estructura del Formulario de Creación

• Nº Paciente: Auto-asignado (ej: “64”) - Campo de solo lectura
• Nº Externo: Número de referencia externa (opcional)
• Nombre* - Obligatorio
• Primer apellido* - Obligatorio
• 2º apellido
• Tipo ID: Selector (NIF, NIE, Pasaporte, Otros). Solo se muestra en los centros que lo tienen activado. Al facturar, «Pasaporte» u «Otros» (si el número no es un NIF/NIE/CIF español) hacen que la factura declare el documento como de otro país, junto con el país de la ficha
• DNI/NIE/CIF: Número de documento
• Fecha nacimiento: Selector de fecha
• Sexo: opciones disponibles en pantalla
• RGPD firmado?: interruptor Sí/No
• Activo?: interruptor Sí/No

• País: Selector de país
• CP: Código postal
• Provincia: Selector de provincia
• Región/Comunidad autónoma
• Dirección: Calle/Avenida
• Población: Ciudad/Localidad
• Tel. Móvil: País/prefijo y teléfono principal
• Tel. 2: País/prefijo y teléfono secundario, independiente del móvil y de la residencia
• Email: Correo electrónico principal
• Email 2: Correo secundario

• Pagador* - Obligatorio - Selector (Privado/Aseguradora/etc.)
• Nº póliza aseguradora: campo opcional visible solo si el centro lo tiene activado
• Fecha de alta de póliza: junto al nº de póliza (misma opción); es el aniversario que usan las reglas de cobertura con periodo Año de póliza. Sin esta fecha, esas reglas no se evalúan para el paciente (Nubidoc avisa, no bloquea)
• Panel Cobertura: si el pagador del paciente tiene reglas de cobertura definidas (ver Administración, sección Pagadores → Reglas de cobertura), bajo el nº de póliza se muestra “Cobertura” con el nombre del pagador y una línea por regla con el consumo del periodo en curso — por ejemplo “la prestación ‘Consulta’: 1/1 al mes (natural) — límite alcanzado”. Las líneas pasan a rojo cuando el tope está agotado. Con Nueva excepción se registra una excepción propia del paciente (aprobación de la mutua: otro tope o Sin límite, con vigencia opcional) que sustituye a las reglas generales de su mismo ámbito y queda marcada como “excepción de este paciente”; eliminarla (papelera) devuelve al paciente a las reglas generales. Gestionar excepciones exige el permiso de pagadores
• Sección Autorizaciones de mutua: si el centro tiene activadas las autorizaciones (volantes), lista los volantes del paciente con nº de autorización, mutua, ámbito, sesiones consumidas/concedidas y vigencia — por ejemplo “AUT-1234 · Adeslas · la prestación ‘Revisión’ · 1/3 sesiones · hasta 29/07/2026”. El color indica el estado (gris = cerrada, rojo = caducada o agotada, ámbar = caduca en 7 días o menos o aún no vigente, es decir, su validez empieza más adelante; en ese caso la fila muestra también la fecha “desde”). El candado cierra la autorización (deja de ofrecerse al citar), la papelera la elimina, y Nueva autorización abre el alta: mutua (preseleccionada la del paciente), ámbito, nº de autorización, sesiones concedidas (vacío = sin tope), vigencia, prescriptor y comentario. El ámbito ofrece “cualquier acto”, una familia o una prestación concreta, y solo lista las de la mutua seleccionada si su centro tiene configurado el catálogo por pagador; al cambiar la mutua en el propio diálogo, la lista se actualiza con el catálogo de la nueva. Las citas se vinculan al volante desde el selector Autorización mutua del formulario de cita (ver Agenda), y al cobrar esa cita el número del volante aparece en la ventana Registrar pago y en los detalles del pago (ver Facturación)
• Referido por: campo opcional visible solo si el centro lo tiene activado y tu usuario dispone del permiso correspondiente. Permite seleccionar el profesional que trajo o recomendó al paciente. En el cliente 314 se llama Paciente propio de y representa el profesional al que el paciente queda vinculado de forma permanente.
• Bloque Domiciliación SEPA: solo si el centro tiene activada la generación de ficheros SEPA de cobro y el rol del usuario tiene el permiso Ver datos bancarios de pacientes (sin él, el bloque no aparece, esos datos no se pueden cambiar y tampoco salen en los listados, filtros y exportaciones de pacientes ni en el detalle de la auditoría). Recoge los datos de la orden de domiciliación firmada que se usan al preparar una remesa desde Facturación (ver Generar un fichero SEPA de cobro). Los cuatro campos se comprueban al guardar la ficha, no al remesar:
  • IBAN del titular: se comprueba su dígito de control y los espacios se quitan solos. Si no es correcto, la ficha no se guarda y Nubidoc avisa: “El IBAN del titular no es válido: revisa el dígito de control y que esté completo.”
  • Nombre del titular / deudor: el nombre exacto que figura como deudor en el mandato firmado. Admite tildes y ñ, pero en el fichero viajan convertidas (MUÑOZ se envía como MUNOZ), así que el nombre debe seguir reconociéndose como el del titular.
  • Referencia única del mandato: máximo 35 caracteres y solo letras sin tilde ni ñ, cifras, espacio y los signos / - ? : ( ) . , +; no puede empezar ni terminar por / ni llevar //. El guión bajo _ no vale, y es el error más frecuente al teclear el nombre del titular.
  • La referencia no debe repetirse en otro paciente: la ficha no lo comprueba al guardar, pero si dos pacientes de la selección la comparten, el fichero SEPA deja fuera las facturas de ambos y Nubidoc lo avisa antes de descargar.
  • Fecha de firma del mandato: no puede ser posterior a hoy.
  • Para retirar la domiciliación, vacía los cuatro campos. Vaciar solo uno deja la ficha a medias y no se guarda.
  • Las comprobaciones se aplican a los campos que cambias en ese guardado, de modo que una ficha antigua con un dato mal escrito no te impide guardar otros cambios — pero sí hay que corregirla antes de poder remesarla.
  • En la firma de un consentimiento no se precargan: al lanzar la firma presencial de un consentimiento cuya plantilla mapea el IBAN o el titular del mandato, esos dos campos salen en blanco si el usuario no tiene el permiso, y los escribe quien firma. Lo mismo en la tablet del centro: la solicitud guarda si quien la envió podía ver los datos bancarios, y la tablet solo los rellena en ese caso. La firma remota (el enlace público que recibe el paciente) y el portal del paciente los siguen rellenando.
• Etiquetas: selector múltiple para categorización
• Desde la búsqueda de pacientes también puede cambiarse en bloque con Acciones → Modificar referido por cuando se seleccionan varios pacientes; esa operación queda auditada por paciente modificado.
• Descuento: Selector de descuento aplicable
• Permisos de comunicación mediante interruptores Sí/No:
  • WhatsApp
  • SMS
  • Email
• Asignado a: Profesional responsable
• Desde: Fecha de alta

• Comentario: Campo de texto largo para observaciones
• Estado civil: Selector (Soltero/Casado/etc.)

Campos obligatorios: Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios: Nombre, Primer apellido, Pagador.

• Título: “Crear Paciente” / “Editar Paciente”
• Botón “Guardar” (esquina superior derecha)
• Botón “Cancelar” (cierra el formulario)

Estructura de la Ficha Completa (Paciente Existente)

Pantalla 3: Ficha Completa del Paciente (Pestañas)

Descripción General

Cabecera de la Ficha (Común a todas las pestañas)

• Avatar del paciente: Icono/foto del paciente (Hombre/Mujer genérico si no tiene foto personalizada)
• Nombre completo y número: por ejemplo, “María García | 55”
• Edad: Calculada automáticamente desde fecha de nacimiento (ej: “36 años”)
• Estado RGPD: Indicador visual del estado de firma RGPD
  • “RGPD firmada” (verde) o “RGPD no firmada” (rojo/advertencia)
• Información de citas:
  • Última cita: Fecha de la última cita atendida o “No hay.”
  • Próxima cita: fecha de la siguiente cita programada o un acceso para crearla si no existe
  • Enlace rápido para crear cita

Ejemplo de contador: “Citas 0”, “Facturas 0”, “Bonos/Actividades 0 0”

Ver solo la hoja clínica y abrir la ficha en una pestaña aparte

• La ficha del paciente sola: no hay la cabecera de la aplicación (logotipo y menú de arriba), ni el menú principal de la izquierda, ni los demás módulos (Agenda, Facturación…).
• La cabecera del paciente en una sola línea: nombre, NHC, número externo (si lo tiene), edad, Pagador (si tiene uno que no sea el privado), Referido por (si su usuario puede verlo y lo tiene), las etiquetas del paciente, el aviso RGPD no firmada, las alergias y el grupo sanguíneo.
• Todas las pestañas de la ficha (INICIO, HOJA CLÍNICA, CALENDARIO…), con las mismas funciones de siempre.
• El menú de la historia clínica plegado (solo iconos), para dejar sitio. Si lo despliega dentro de la vista, no se guarda como su preferencia: al salir, cada historia vuelve a como la tenía.
• El título de la pestaña del navegador es el nombre del paciente (en lugar del nombre de la instalación), útil si tiene varias fichas abiertas en pestañas distintas.

Cosas a tener en cuenta: dentro de la vista de solo ficha no se muestran los demás módulos; si una acción de la ficha lleva a otra pantalla (por ejemplo, de facturación), pulse antes Salir de la vista de ficha. Los diálogos sí se ven.

Pestaña 1: INICIO

• Avatar, nombre, edad, RGPD, última cita, próxima cita (descrito arriba)

• Lista de citas programadas futuras
• Si no hay citas: Mensaje “No hay citas programadas”
• Cada cita muestra:
  • Fecha y hora
  • Profesional
  • Prestación/servicio
  • Estado de la cita
  • Botones de acción (modificar, cancelar, etc.)

• Información de la última cita atendida
• Si no hay: Mensaje “No hay citas pasadas”
• Detalles mostrados:
  • Fecha de la cita
  • Profesional que atendió
  • Prestación realizada
  • Notas de la cita
  • Factura asociada (si existe)

• Crear nueva cita (desde botón ”+ Crear cita” en cabecera)
• Ver detalles de citas (haciendo clic en cada cita)
• Acceder a otras pestañas desde menú superior

Pestaña 2: HOJA CLÍNICA

1. “Seleccionar código QR desde fichero”
   • Permite seleccionar una imagen con código QR desde el ordenador
   • El QR contiene la clave de cifrado de la historia clínica
2. “Introducir código alfanumérico”
   • Opción para escribir manualmente el código de desbloqueo
   • Código alfanumérico de seguridad

• “Puede arrastrar aquí el código QR”
• También puede arrastrar y soltar la imagen del QR en esta zona

• aceptar - Procesar el QR/código introducido
• cancelar - Cancelar acceso a hoja clínica

• Cumplimiento con normativa de protección de datos sanitarios
• Doble factor de autenticación para historia clínica
• Prevención de accesos no autorizados
• Registro de accesos (auditoría)

• Código QR único por profesional
• Se genera desde administración del sistema
• Puede imprimirse o guardarse en móvil
• Necesario presentarlo cada vez que se accede a historia clínica protegida

• Anamnesis
• Exploración física
• Diagnósticos
• Tratamientos
• Prescripciones
• Evoluciones
• Pruebas complementarias
• Informes médicos

Pestaña 3: CALENDARIO

• Título: ” CALENDARIO PARTICULAR”
• Subtítulo: “RESUMEN (01/12/2025 - 31/12/2025)”

• Encabezado: mes y año mostrados
• Días de la semana: lun. mar. mié. jue. vie. sáb. dom.
• Días del mes actual
• Días adyacentes del mes anterior o siguiente, cuando completan la cuadrícula

• Las citas aparecen como eventos en los días correspondientes
• Código de colores según estado de la cita:
  • Azul: Programada
  • Verde: Confirmada
  • Amarillo: En sala
  • Gris: Atendida
  • Rojo: No asiste
• Al hacer clic en una cita, se abre diálogo con detalles

• Calendario vacío sin eventos

• Cambiar entre meses con flechas prev/next
• Cambiar tipo de vista (Mes/Semana/Día)
• Hacer clic en un día para crear cita en esa fecha

• Visualizar agenda del paciente
• Identificar patrones de asistencia
• Planificar futuras citas
• Ver historial de citas pasadas

Pestaña 4: DATOS DE CONTACTO

• Título: ” DATOS DEL PACIENTE” (con icono de usuario)
• Botón: ” Aceptar” (para guardar cambios)

• Menú desplegable junto a Nº Externo para ver acciones

• “Personas de contacto” - Para gestionar contactos relacionados con el paciente

• Etiqueta: “Sucursal”
• Valores mostrados:
  • “centro” / “sucursal”
  • Los centros o sucursales disponibles para la cuenta
• Botón con icono de lápiz para Modificar

• Las secciones son acordeones (colapsables/expandibles)
• Al hacer cambios, se habilita el botón “Aceptar”
• Los campos obligatorios están marcados con *
• Los interruptores tienen estados Sí/No con colores diferenciados
• Los selectores permiten autocompletar y buscar opciones
• Validación en tiempo real de email, teléfono, CP, etc.

• Guardar cambios (botón “Aceptar”)
• Ver acciones adicionales (menú desplegable)
• Modificar sucursal/centro asignado
• Gestionar personas de contacto

Panel «Revisiones periódicas» de la ficha

• Intervalo: «El de la regla (N meses)» o, para este paciente, de 1 a 60 meses. Al cambiarlo, el panel avisa antes de guardar de lo que pasaría: «Con 3 meses vence el dd/mm/aaaa.», o, si ya habría vencido, «Con 3 meses vencía el dd/mm: se le avisará en la próxima pasada en horario.» (o solo «vencía el dd/mm», si algo ya sabido impide el aviso: regla en pausa, paciente fallecido o inactivo, «No avisar», o una revisión ya avisada, con cita, en «No quiere» o en atraso). Cambiar el intervalo de un paciente no cuenta como atraso: el aviso sale en la siguiente pasada dentro del horario de envío.
• No avisar esta revisión: ese paciente no recibe los avisos de esa regla.

Pestaña 5: CRM

• “Seguimiento”
• “Primera visita”
• “Prioridad alta”

• ” Crear nueva etiqueta” - Permite definir nuevas categorías

• Un correo (importado desde Administración > Email entrante o leído del buzón de la clínica) se muestra solo con su cabecera: si es recibido o enviado, de, para, asunto y número de adjuntos. Pulse Ver correo para abrirlo con su formato original en una ventana; si no pertenece a la lista del buzón, el sistema le avisa de que no tiene acceso.
• Un mensaje enviado por la plataforma (por ejemplo, un recordatorio o el botón Enviar Email de esta misma pestaña) se muestra como una tarjeta compacta con el canal, el destinatario, el asunto (o las primeras palabras del SMS o WhatsApp), el estado y quién lo envió. Pulse Ver para ver el mensaje tal como se envió.
• Las llamadas, notas y demás interacciones manuales no cambian.

• Permiten categorizar pacientes (VIP, Urgente, Seguimiento especial, etc.)
• Se usan para filtrar búsquedas
• Segmentar campañas de marketing
• Identificar pacientes con necesidades especiales

• Documentar todas las interacciones con el paciente
• Trazabilidad de comunicaciones
• Historial completo de contactos
• Cumplimiento normativo (registro de consentimientos verbales, etc.)

• Enviar recordatorios
• Notificaciones de resultados
• Información de interés
• Respeta preferencias de comunicación del paciente
• Al enviar una notificación, el diálogo se cierra automáticamente y aparece un mensaje verde confirmando que la solicitud se ha registrado correctamente

• Marcar paciente como “VIP” para atención especial
• Registrar que se llamó al paciente para confirmar cita
• Enviar SMS recordatorio de cita mañana
• Documentar conversación telefónica sobre resultados
• Enviar email con indicaciones post-consulta

Pestaña 6: TIMELINE

• ☑ Comunicaciones - Llamadas, emails y mensajes; seleccionado por defecto
• ☑ Tareas - Tareas asociadas al paciente; seleccionado por defecto
• ☐ Citas - Citas programadas y atendidas
• ☐ Pagos - Historial de pagos

• Creado entre Fecha: Campo de fecha con valor “18/12/2025”
• y fecha: Campo de fecha vacío
• Botón ” Buscar” para aplicar filtros

• × - Cerrar/colapsar panel de filtros

• Comunicaciones:
  • Llamadas telefónicas recibidas/realizadas
  • Emails enviados/recibidos
  • Mensajes WhatsApp
  • Mensajes SMS
  • Otros contactos
• Tareas:
  • Tareas creadas
  • Tareas completadas
  • Recordatorios
• Citas:
  • Citas programadas
  • Citas confirmadas
  • Citas atendidas
  • Citas canceladas
• Pagos:
  • Facturas emitidas
  • Pagos recibidos
  • Presupuestos enviados

• Icono según tipo de evento (teléfono, email, cita, pago)
• Fecha y hora del evento
• Usuario que registró el evento
• Descripción del evento
• Detalles adicionales (según tipo)
• Acciones disponibles (ver detalles, editar, eliminar)

• ” Llamada telefónica”
• ” Email”
• ” WhatsApp”
• ” Facebook”
• “Videoconferencia”
• ” Otro”

Profesional abre timeline del paciente → Filtra últimas 2 semanas
→ Ve: llamada de confirmación, email con indicaciones, cita anterior hace 15 días
→ Contexto completo para la consulta

Buscar eventos de un periodo (último mes) → Filtrar solo citas y comunicaciones
→ Ver: 4 citas atendidas, 2 llamadas de seguimiento, 1 email con dudas
→ Evaluar adherencia al tratamiento

Filtrar solo comunicaciones → Ver todas las notificaciones enviadas
→ Verificar que se informó al paciente correctamente
→ Cumplimiento LOPD (registro de consentimientos)

Navegación entre Pestañas

• El contenido de cada pestaña aparece al seleccionarla
• Algunos accesos directos pueden abrir una pestaña concreta
• El estado se mantiene al navegar entre pestañas

• Desde búsqueda → doble clic → abre pestaña INICIO
• Desde diálogo de acciones → “Ficha completa” → abre pestaña INICIO
• Desde cita → clic en paciente → abre pestaña INICIO
• Desde factura → clic en paciente → abre pestaña INICIO

Formularios y Campos

Formulario: Datos del Paciente

Sección 1: Datos de Identificación

• aparece en la ficha del paciente, tanto al crearlo como al editarlo, en la columna Datos complementarios;
• se puede buscar por él: el buscador completo de Pacientes → Buscar pacientes, el que se despliega con la lupa, muestra una caja Nombre de uso;
• se puede mostrar como columna del listado de pacientes. Al crear el campo a mano la columna nace apagada; se enciende en Administración → Pacientes → Columnas;
• se incluye en las exportaciones a Excel de pacientes, de facturas y de líneas de factura, en una columna propia. El nombre legal que figura en la factura no cambia.

Sección 2: Datos de Contacto

Sección 3: Datos Administrativos

Nº póliza aseguradora: si su centro trabaja con aseguradoras y tiene esta opción activada, el formulario muestra este campo justo debajo de Pagador. Sirve para registrar el número de póliza del paciente y puede usarse después en plantillas con %payorpolicynumber%. Para insertar el nombre del pagador en una plantilla, use %pagador%.

Sección 4: Datos Médicos / Clínicos

Sección 5: Permisos y Notificaciones

• Permitir notificaciones: consentimiento general para recibir comunicaciones.
• Email, SMS y WhatsApp: canales concretos permitidos por el paciente.
• Notificaciones publicitarias: autorización separada para comunicaciones comerciales.
• LOPD/RGPD firmado: estado del consentimiento de protección de datos.
• Datos de aceptación: información de solo lectura sobre el consentimiento registrado.

Sección 6: Datos de Alta/Baja

Sección 7: Estado

Sección 8: Datos de facturación (opcional)

• Las facturas ya emitidas y los borradores ya creados no se modifican al editar el bloque; solo afecta a las facturas que cree después.
• Las facturas a una mutua o aseguradora siguen llevando los datos de la mutua.
• Los presupuestos siguen mostrando los datos de la ficha.
• Antes de emitir, los datos de la factura se pueden corregir a mano, como siempre.

Crear un nuevo paciente

1. Usuario hace clic en "Pacientes" → "Crear paciente"
   ↓
2. Sistema muestra formulario vacío en modo edición
   - Formulario organizado en 4 secciones acordeón
   - Primera sección "Datos principales" desplegada por defecto
   - Nº Paciente pre-asignado visible (ej: "64")
   ↓
3. Usuario completa datos obligatorios en sección "Datos principales":
   - Nombre*
   - Primer apellido*
   - Opcionalmente: 2º apellido, DNI, Fecha nacimiento, Sexo
   - Activa el interruptor "RGPD firmado?" (obligatorio)
   - Activa el interruptor "Activo?" (por defecto activado)
   ↓
4. Usuario despliega sección "Datos de contacto" y completa:
   - País/prefijo y Tel. Móvil
   - País/prefijo y Tel. 2, si procede
   - Email
   - Dirección completa (País, CP, Provincia, Dirección, Población)
   ↓
5. Usuario despliega sección "Datos administrativos" y completa:
   - Pagador* (obligatorio)
   - Nº póliza aseguradora, si su centro lo tiene activado
   - Etiquetas (opcional, permite seleccionar varias)
   - Descuento (opcional)
   - Permisos de comunicación mediante interruptores Sí/No:
     • WhatsApp
     • SMS
     • Email
   - Profesional asignado (opcional)
   ↓
6. Usuario opcionalmente despliega "Datos complementarios":
   - Comentario
   - Estado civil
   ↓
7. Usuario hace clic en botón "GUARDAR" (esquina superior derecha)
   ↓
8. Sistema valida datos:
   - Nombre no vacío
   - Primer apellido no vacío
   - Pagador seleccionado
   - RGPD firmado activado
   - Email válido (si se proporciona)
   - Teléfono válido (si se proporciona)
   ↓
9. Sistema verifica duplicados (si está configurado):
   - Busca por DNI si se proporcionó
   - Busca por nombre+apellidos+fecha nacimiento
   - Si encuentra similar, pregunta si desea continuar
   ↓
10. Sistema guarda paciente:
    - Asigna el número de paciente mostrado (ej: 64)
    - Registra la fecha de creación y el consentimiento indicado
    ↓
11. Sistema muestra mensaje "Paciente creado correctamente"
    ↓
12. Formulario se cierra o pasa a modo solo lectura
    ↓
13. Paciente disponible para búsquedas, citas y facturación

• Si el paciente es una empresa, se muestran los campos fiscales correspondientes
• Si es pre-paciente (contacto): Puede recibir número de contacto al crearse o quedar sin número, según la preferencia del centro Asignar número de paciente a contactos
• Si hay foto: Se sube avatar después de crear paciente

• Error: “El campo nombre es obligatorio”
  • Causa: No se completó el nombre del paciente
  • Solución: Rellenar el campo nombre
• Error: “Debe seleccionar un pagador”
  • Causa: No se seleccionó tipo de pagador
  • Solución: Seleccionar pagador de la lista desplegable
• Error: “La dirección de email no es válida. Revísala y vuelve a escribirla.”
  • Causa: Formato incorrecto o un carácter extraño dentro de la dirección
  • Solución: Volver a escribirla con formato ejemplo@dominio.com; los espacios o marcas invisibles pegados en los extremos se limpian automáticamente
• Error: “Ya existe un paciente con este DNI”
  • Causa: El DNI ya está asociado a otra ficha
  • Solución: Verificar si es el mismo paciente o corregir DNI

Buscar y editar un paciente

1. Usuario va a "Pacientes" → "Buscar pacientes"
   ↓
2. Sistema muestra pantalla de búsqueda
   ↓
3. Usuario introduce criterios de búsqueda:
   - Por nombre: Escribe "García"
   - O por DNI: Escribe "12345678A"
   - O por teléfono: Escribe "600123456"
   ↓
4. Usuario hace clic en "BUSCAR"
   ↓
5. Nubidoc busca los pacientes que coinciden con los criterios
   ↓
6. Sistema muestra los resultados en una tabla:
   - Lista paginada de pacientes coincidentes
   - Ordenados por relevancia/nombre
   ↓
7. Usuario hace clic en paciente deseado
   ↓
8. Sistema abre ficha del paciente en modo solo lectura
   ↓
9. Usuario hace clic en botón "EDITAR" (icono lápiz)
   ↓
10. Formulario pasa a modo edición
   ↓
11. Usuario modifica campos necesarios
   ↓
12. Usuario hace clic en "ACEPTAR"
   ↓
13. Sistema valida cambios
   ↓
14. Sistema guarda modificaciones
   ↓
15. Sistema muestra "Datos actualizados correctamente"
   ↓
16. Formulario vuelve a modo solo lectura

• Si no se encuentran resultados: Mensaje “No se encontraron pacientes”
• Si hay muchos resultados: Se sugiere afinar la búsqueda
• Si el usuario no tiene permiso de edición: No se muestra botón “Editar”

Subir un documento del paciente

1. Usuario abre ficha de paciente
   ↓
2. Usuario hace clic en pestaña "Archivos"
   ↓
3. Sistema muestra lista de archivos existentes
   ↓
4. Usuario hace clic en "Subir archivo"
   ↓
5. Sistema muestra diálogo de carga
   ↓
6. Usuario selecciona archivo de su ordenador
   ↓
7. Usuario completa:
   - Nombre del documento
   - Descripción (opcional)
   - Tipo: Médico / Administrativo
   - Es consentimiento informado: Sí/No
   ↓
8. Usuario hace clic en "Subir"
   ↓
9. Sistema valida:
   - Tamaño < límite (ej: 10MB)
   - Formato permitido (PDF, JPG, PNG, DOC, etc.)
   ↓
10. Sistema sube archivo:
    - Almacena en carpeta del paciente
    - Actualiza la lista de documentos y el espacio utilizado
   ↓
11. Sistema muestra "Archivo subido correctamente"
   ↓
12. Documento aparece en lista de archivos

Solicitar la firma electrónica de un consentimiento

1. Usuario abre ficha de paciente
   ↓
2. Usuario va a Pacientes → Firmas Online
   ↓
3. Usuario hace clic en "Nueva Solicitud de Firma"
   ↓
4. Sistema muestra formulario de solicitud:
   - Paciente (pre-seleccionado o buscar)
   - Plantilla de consentimiento
   - Email del paciente
   - Mensaje personalizado (opcional)
   ↓
5. Usuario selecciona plantilla de consentimiento
   ↓
6. Sistema pre-visualiza documento a firmar
   ↓
7. Usuario hace clic en "Enviar Solicitud"
   ↓
8. Sistema:
    - Genera documento personalizado con datos del paciente
    - Envía al paciente un enlace seguro para firmarlo
    - Registra solicitud como "Pendiente"
   ↓
9. Paciente recibe email y hace clic en enlace
   ↓
10. Paciente accede a portal seguro:
    - Revisa documento
    - Completa campos si es necesario
    - Firma electrónicamente (con dedo o mouse)
    - Confirma firma
   ↓
11. Sistema registra firma:
    - Almacena firma gráfica
    - Marca solicitud como "Firmada"
    - Genera PDF final con firma
    - Almacena en archivos del paciente
    - Notifica al centro por email
   ↓
12. Personal del centro ve documento firmado en:
    - Firmas Online (lista de solicitudes)
    - Archivos del paciente

🎛️ Diálogo de Acciones de Paciente

Patrón importante: Este diálogo de acciones es un patrón estándar en Nubidoc que se repite para muchas otras entidades del sistema (citas, facturas, etc.). Comprender su funcionamiento es fundamental para usar el sistema eficientemente.

¿Cómo acceder al diálogo de acciones?

1. Desde búsqueda de pacientes:
   • Hacer doble clic en cualquier fila de la tabla de resultados
   • O seleccionar un paciente con su casilla y hacer clic en Acciones
2. Desde cualquier referencia a paciente en la aplicación:
   • En listas de citas, facturas, tareas, etc.
   • Al hacer clic en el nombre del paciente o icono de acciones

Estructura del Diálogo

Sección de Información del Paciente

• Nombre completo del paciente con enlace a la ficha completa y su número de paciente
• Estado RGPD: Indicador visual del estado de firma RGPD
  • “RGPD firmada” (verde) o “RGPD no firmada” (rojo/advertencia)
• Estado del paciente:
  • Si está en No confirmado, se muestra la etiqueta roja Paciente sin confirmar
  • Si el usuario puede modificar pacientes, aparece junto a esa etiqueta el botón Confirmar
• Información de citas:
  • Próximas citas programadas o “Sin próximas citas”
  • Citas anteriores o “Sin citas anteriores”
  • Botón ”+ Crear cita” para programar nueva cita rápidamente
• Datos adicionales visibles:
  • Descuento aplicable al paciente (si tiene)
  • Campos adicionales configurados por el centro para mostrarse en Acciones paciente. Esta visibilidad se gestiona desde Administración > Pacientes > Campos adicionales.
  • Ejemplos habituales: comentario general del paciente, estado civil u otros campos propios del centro.
• Aviso del plan de pagos: en los centros con el plan de pagos activado, debajo del aviso de deuda aparece, si el paciente tiene cuotas por cobrar, una franja roja (cuota vencida, por ejemplo Cuota del plan de pagos vencida: 200,00 € desde el 05/10) o ámbar (cuota que vence en los próximos 7 días, por ejemplo Cuota de 200,00 € vence el 05/11). Se despliega como la de deuda, con Cuota, Vence e Importe pendiente; con Ver facturación, pulsar una fila abre la ventana Plan de pagos. Sin Ver Precios Citas no lleva importes. Detalle completo en la guía de Agenda, «Aviso del plan de pagos» (Pantalla 3: Formulario de Cita).
• Asignaciones actuales: cuando la tabla de asignaciones está disponible, muestra los profesionales que tienen al paciente asignado y la fecha de inicio. Solo aparecen las asignaciones vigentes; si no hay ninguna, la tabla no se muestra.

Cuando un paciente espera confirmación para registrarse en el portal

ACCIONES PACIENTE

Nota: La disponibilidad de algunos botones depende de los permisos del usuario y de los módulos habilitados para el centro. Por ejemplo, Crear remisión solo aparece cuando las remisiones están disponibles.

Acción rápida adicional: Si el paciente está marcado como No confirmado, en la parte superior del diálogo aparece el botón Confirmar. Al pulsarlo, Nubidoc cambia el estado del paciente a confirmado y refresca el propio diálogo para ocultar esa alerta.

Acceso al portal: Si el usuario tiene permisos suficientes, aparece el botón Resetear contraseña. Al confirmarlo, Nubidoc genera una nueva contraseña para el acceso del paciente, actualiza sus datos de acceso disponibles y muestra un diálogo con la contraseña para copiarla. No se envía ningún email automático.

El reset también desbloquea. Si ese acceso estaba bloqueado por intentos fallidos, resetear la contraseña levanta el bloqueo, y el diálogo lo dice: “El acceso estaba bloqueado por intentos fallidos y se ha desbloqueado”. Con la contraseña nueva el paciente entra, sin tener que hacer nada más.

Si el paciente sí recuerda su contraseña y solo se ha equivocado varias veces, no hace falta cambiársela: cuando el acceso está bloqueado aparece además el botón Desbloquear acceso, que levanta el bloqueo y deja la contraseña como estaba. Ese botón solo se ve mientras hay bloqueo; si no aparece, el acceso no está bloqueado y el problema es otro (contraseña equivocada, email distinto del registrado…). La misma acción sigue estando, acceso por acceso, en Historia clínica → Permisos de acceso.

Si el paciente no es suyo, ahora se lo dice. Cuando su usuario está limitado a sus propios pacientes y pulsa Resetear contraseña o Desbloquear acceso sobre una ficha que no le corresponde, Nubidoc responde “No tiene acceso a este paciente.” Antes salía el error genérico del servidor con un código de error, que parecía una avería y no lo era. El mensaje es el mismo en todos los casos (la ficha no existe, es de otro centro o no está a su alcance): eso es deliberado, para que la pantalla no sirva para averiguar qué fichas existen. Si le sale ese aviso y cree que ese paciente sí debería ser suyo, quien lo resuelve es su administrador, en Administración → Usuarios (las restricciones de “solo mis pacientes”).

El bloqueo del código es distinto y se arregla solo. Si el paciente entra al portal con un código de 6 dígitos y se equivoca cinco veces, el mensaje le indica que pida un código nuevo: el propio envío de un código nuevo reinicia los intentos. El centro no tiene —ni necesita— ninguna pantalla para eso.

Bonos por centro y pagador: Al pulsar + Crear bono, Nubidoc muestra primero Centro, después Pagador y finalmente Bono. Al cambiar el centro o el pagador, la lista de bonos se actualiza para mostrar solo los bonos tipo relacionados con ese centro y compatibles con el pagador seleccionado. Si un bono tipo no tiene pagadores configurados, sigue disponible para cualquier pagador, siempre que pertenezca al centro elegido.

Precio del bono: en ese mismo formulario, los usuarios con permiso para ver facturas ven el enlace Establecer precios manualmente. Al pulsarlo aparecen los campos Precio, el impuesto (%) y el Total, para fijar un importe distinto del que trae el bono tipo. Con un monedero (bono tipo Monetario con Monedero recargable) el enlace y los campos no aparecen: un monedero no tiene precio propio y cualquier precio que se escribiera se ignoraba.

Personalizar las prestaciones de un bono al crearlo

1. Abra el diálogo del paciente (Pacientes → Buscar pacientes, pulse sobre su nombre) y pulse Crear bono. Se abre Crear Bono.
2. Elija el Pagador (y el Centro, si hay varios) y, en Bono, un bono tipo de tipo Prestaciones.
3. Aparece la fila Prestaciones incluidas: con una tabla de Prestación y Cantidad ya rellena con lo que incluye ese bono tipo. Ajústela:
   • Cambie una Cantidad (un número entero de 1 a 999).
   • Quite una prestación con la papelera roja del final de su línea.
   • Añada una prestación: elíjala en el desplegable que hay encima de la tabla y pulse añadir. Entra con cantidad 1; si ya estaba en la tabla, no se repite.
4. Pulse aceptar.

Acciones masivas sobre pacientes seleccionados

• La IA no recibe ningún dato del paciente: solo ve el texto del editor, su petición y el nombre de la plantilla elegida.
• Los campos combinables entre porcentajes, como %patientname%, se conservan tal cual; si la IA inventa alguno o quita alguno que estaba en el texto, se le avisa. Los enlaces del mensaje se conservan; el logotipo y la maquetación de la plantilla, no.
• La IA tampoco ve los emails, teléfonos o direcciones escritos en el mensaje: en el resultado aparecen como [EMAIL], [TELEFONO], etc., y se le avisa para que ponga el dato real antes de reemplazar el texto. Revise siempre el resultado antes de enviar.
• Se aplican las mismas condiciones de uso y el mismo consumo de créditos de IA que en el editor de plantillas de envío.
• Si el botón IA no aparece, la IA no está activada para el centro o para usted; si la acaba de activar con la pantalla abierta, recargue la página.
• Los envíos por SMS y WhatsApp no tienen este botón.

ACCIONES CITA

ACCIONES FACTURACIÓN

BONOS ABIERTOS

• Si tiene bonos: Lista de bonos con información:
  • Tipo de bono
  • En bonos de sesiones: sesiones disponibles / total
  • En bonos monedero: dinero inicial, total consumido y saldo pendiente
  • Fecha de caducidad
  • Estado
• Si no tiene bonos: Mensaje “No se ha encontrado ningún bono”

• Ver detalles del bono pulsando su código
• Consumir sesión
• Modificar bono. En un bono por prestaciones, sus prestaciones y cantidades se ven pero no se pueden cambiar: se fijan al crearlo.

ACTIVIDADES ACTUALES

• Si tiene actividades: Lista de actividades con:
  • Nombre de la actividad
  • Profesional responsable
  • Estado
  • Fecha de inicio
• Si no tiene actividades: Mensaje “No se ha encontrado ninguna actividad”

Nota: Las “actividades” son tratamientos continuos o procesos clínicos que requieren seguimiento (ej: tratamiento de fisioterapia, plan de rehabilitación, etc.).

PRESUPUESTOS Y PLANES DE PAGO

• Columna «Plan de pagos» en la lista de presupuestos: en los presupuestos que tienen plan, un resumen como 3 de 13 cobradas · 1 vencida (solo recuentos, sin importes) y la etiqueta Por revisar si el plan necesita una decisión; en los demás, la celda queda vacía. Los importes pagado y PENDIENTE de esa tabla siguen calculándose con los pagos de las citas del presupuesto: un cobro de cuota registrado sobre una factura o sin cita no se refleja ahí. Para ver lo cobrado de un plan, hay que abrirlo.
• Panel «Planes de pago», justo después de Presupuestos (se puede plegar con la flecha de su cabecera). Solo aparece si el paciente es de su ámbito y tiene algún plan no cancelado; si no, no aparece. Por cada plan enseña el enlace Presupuesto nº 1234 (abre la ventana Plan de pagos), el título del presupuesto, una etiqueta Activo o Completado, el resumen 1 de 13 cobradas · 1 vencida y, con Ver Precios Citas, Cobrado 1.000,00 € de 2.600,00 €. Si el plan necesita revisión sale la etiqueta Por revisar con el motivo (por ejemplo El presupuesto ya no está aceptado) y sus cuotas no cuentan como vencidas. Debajo, la tabla de cuotas: Cuota, Vence, Estado (Pendiente, Cobrada, Cobrada en parte o Vencida, esta última con los días de retraso) y, con Ver Precios Citas, Importe, Cobrado y Pendiente. Sin ese permiso no se ve ningún importe.

PERSONAS DE CONTACTO

• Lista de contactos asociados:
  • Familiares
  • Representantes legales
  • Personas autorizadas
  • Otros pacientes relacionados
• Si no tiene contactos: Mensaje “No se han añadido contactos”

• ”+ añadir persona de contacto” - Agregar nuevo contacto externo
• ”+ relacionar con paciente” - Vincular con otro paciente existente del sistema

• Cada fila de la lista (tanto las personas de contacto como los pacientes relacionados) tiene un botón de papelera para eliminarla.
• Al pulsarlo se pide confirmación (por ejemplo, “¿Está seguro que desea eliminar la relación?”). Tras confirmar, la fila desaparece de la lista.

• Padre/Madre
• Hijo/Hija
• Cónyuge
• Tutor legal
• Otro

MASCOTAS

• Si no tiene mascotas: mensaje “No se han añadido mascotas”.
• Botón añadir mascota — abre la ficha de una mascota nueva.
• El nombre de cada mascota es un enlace que abre su ficha para modificarla.
• El botón de papelera de cada fila la elimina, previa confirmación.

• La fecha de nacimiento no puede ser futura; la de fallecimiento tampoco, ni anterior a la de nacimiento.
• Al desmarcar Fallecida, la fecha de fallecimiento se borra.
• La edad de una mascota fallecida se calcula hasta su fecha de fallecimiento, así que deja de crecer. Si no consta esa fecha, la edad aparece como una raya.
• Una mascota no se puede cambiar de responsable: pertenece al paciente bajo el que se creó.

Alta de mascota al crear un paciente desde una cita

• Si descarta la cita en lugar de guardarla, no se abre nada y no queda ninguna mascota suelta.
• Si cancela la ficha de la mascota, la cita ya está guardada: no se pierde nada.
• Si tras crear al responsable cambia de paciente en la cita, la ficha de mascota no se abre.
• Solo se ofrece a usuarios con permiso para modificar pacientes.

Buscar mascotas

Botón Final

Caso 1: Acceso Rápido desde Búsqueda

Usuario busca paciente "García" → Ve 5 resultados → Hace doble clic en "García López, Juan"
→ Se abre diálogo de acciones → Puede ver estado y ejecutar acción sin abrir ficha completa
→ Hace clic en "+ Crear cita" → Agenda se abre con paciente pre-seleccionado

Caso 2: Revisión Rápida de Estado

Recepcionista tiene lista de pacientes del día → Doble clic en paciente
→ Ve en diálogo: "RGPD no firmada" → Hace clic en "Enviar notificación"
→ Envía recordatorio al paciente para firmar consentimiento

Caso 3: Confirmación Rápida de Paciente

Recepcionista abre Acciones de un paciente pendiente de validar
→ Ve la etiqueta roja "Paciente sin confirmar" en la cabecera
→ Pulsa "Confirmar" → El diálogo se recarga
→ El paciente queda ya confirmado sin entrar en la ficha completa

Caso 4: Flujo de Facturación Rápida

Tras atender paciente → Doble clic en nombre del paciente
→ Diálogo muestra: "Sin citas anteriores" pero paciente recién atendido
→ Clic en "+ Crear factura" → Genera factura rápidamente sin abrir ficha completa

Ventajas del Diálogo de Acciones

Privilegios Requeridos

Integraciones

• Al crear cita, se selecciona paciente
• Desde ficha de paciente se pueden ver todas sus citas
• Pestaña “Historial de Citas” en el paciente
• Botón rápido “Crear cita” desde paciente

• Facturas vinculadas a paciente
• Desde paciente se accede a historial de facturas
• Pagador del paciente determina tarifas
• Descuentos del paciente se aplican automáticamente

• Cada paciente tiene carpeta de documentos
• Consentimientos firmados se almacenan
• Informes médicos vinculados al paciente
• Fotos/avatares del paciente

• Campañas dirigidas a segmentos de pacientes
• Filtros por etiquetas de pacientes
• Permisos de notificación controlan envíos
• Historial de campañas recibidas

• Tareas asignadas a pacientes específicos
• Recordatorios de seguimiento
• Pendientes clínicos del paciente

Número de paciente

• Cada paciente recibe automáticamente un número único al crearse.
• Contactos: Por defecto los contactos también consumen número. Si el centro desactiva Asignar número de paciente a contactos, los contactos y empresas quedan sin número hasta convertirse en pacientes.

Detección de duplicados

Consentimiento de protección de datos

Estados del paciente

• Activo - Paciente habitual del centro
• No confirmado - Pendiente de confirmación
• Descartado - No continúa como paciente del centro
• Deshabilitado - Inactivo temporalmente
• Acción rápida asociada: En Acciones del paciente, si el estado es No confirmado, aparece el botón Confirmar, que lo cambia a Activo
• Los pacientes no activos no aparecen en las búsquedas habituales.

Contactos, pacientes y empresas

• Paciente - Persona con ficha e historia clínica
• Pre-paciente/Contacto - Persona interesada todavía sin historia clínica
• Empresa/Persona jurídica - Entidad legal gestionada como contacto
• Los pre-pacientes pueden convertirse en pacientes. Su número depende de la preferencia del centro: pueden recibirlo al crearse como contacto o solo al transformarse en paciente.

Preferencias de comunicación

• Email: el paciente permite notificaciones y correo electrónico, y tiene una dirección registrada
• SMS: el paciente permite notificaciones y SMS, y tiene un teléfono registrado
• WhatsApp: el paciente permite notificaciones y WhatsApp, y tiene un teléfono registrado
• Comunicaciones comerciales: Algunos centros tienen habilitada la opción “¿Permite envío de publicidad?” en la ficha del paciente y en el formulario de registro del portal. En el portal de registro, aparece como pregunta obligatoria con opciones Sí/No que el paciente debe responder antes de completar el alta. Si el centro no tiene esta opción habilitada, el campo no aparece

Acceso al portal por email o DNI

• Reset manual: Desde Acciones del paciente → Resetear contraseña, el sistema genera una contraseña nueva y muestra email, DNI y teléfono disponibles para que el centro entregue la clave por el canal acordado. Si ese acceso estaba bloqueado por intentos fallidos, el reset lo desbloquea y lo indica en el diálogo.
• Desbloqueo sin cambiar la contraseña: cuando el acceso está bloqueado aparece también Acciones del paciente → Desbloquear acceso, que levanta el bloqueo y deja la contraseña intacta. Actúa sobre el mismo acceso que el reset y solo se muestra mientras hay bloqueo.
• Seguridad: La acción requiere permiso para modificar pacientes y para ver datos de contacto.

Fusión de pacientes duplicados

• Cómo se usa: Desde el listado de pacientes, botón Buscar duplicados: se elige el criterio (teléfono, email, nombre/apellidos o DNI) y el sistema muestra los grupos de posibles duplicados. Al elegir fusionar, un diálogo permite marcar cuál es el paciente principal (el que se conserva) y cuál se fusiona en él.
• Copiar datos vacíos (opcional): en el diálogo hay una casilla, sin marcar por defecto: «En caso de datos vacíos en el paciente destino, copiar los del paciente que va a ser borrado». Si se marca, la ficha principal recibe los datos que tiene vacíos y el paciente fusionado sí tiene, por bloques: DNI (con su tipo), teléfono 1 y teléfono 2 (con su país y comentario), dirección completa (con país y provincia), datos de facturación, datos SEPA, y por separado el email, la fecha de nacimiento, el sexo, la profesión, la afiliación, el pagador, el nº de póliza, el comentario y los campos auxiliares de texto y fecha. Un bloque solo se copia si todo el bloque está vacío en la ficha principal; nunca se pisa un dato que la ficha principal ya tenga. No se copian las respuestas Sí/No de los campos auxiliares, los consentimientos ni las preferencias de aviso, el nombre ni el estado. Si se revierte la fusión, estos datos vuelven a quedar vacíos (salvo los que se hayan editado después).
• Antes de confirmar: el centro debe tener activa la función y el usuario necesita permiso para modificar pacientes. Las dos fichas deben pertenecer al mismo centro de la sesión.
• Importante: La fusión queda registrada y solo un administrador maestro puede revertirla. Revise cuidadosamente ambas fichas y, si se fusionan por error, contacte cuanto antes con la persona administradora o con soporte.

Si las dos fichas tienen estancias residenciales solapadas

1. Revise paciente, fecha, unidad y cama de cada tramo.
2. Marque la estancia o las estancias que se registraron por error.
3. Escriba el motivo obligatorio de la anulación.
4. Confirme la fusión. Solo continuará si todos los solapes han quedado resueltos.

Anular una estancia errónea sin fusionar fichas

1. Abra la ficha del paciente y localice Estancia residencial.
2. En la estancia actual pulse Anular estancia errónea; para una estancia cerrada, despliegue Historial de estancias y pulse Anular.
3. Explique el error y confirme.

Pacientes en varios centros

Mensajes de Éxito

• “Paciente creado correctamente”: Cuando se crea un nuevo paciente exitosamente
• “Datos actualizados correctamente”: Cuando se modifican datos del paciente
• “Archivo subido correctamente”: Cuando se sube un documento
• “Paciente eliminado correctamente”: Cuando el paciente deja de estar disponible en los listados habituales
• “Solicitud de firma enviada”: Cuando se envía email de firma electrónica

Mensajes de Error

• “El campo nombre es obligatorio”: Falta completar el nombre
• “Debe seleccionar un pagador”: No se seleccionó pagador
• “Email no válido”: Formato de email incorrecto
• “Ya existe un paciente con este DNI”: DNI duplicado
• “El paciente no existe”: La ficha ya no está disponible o no puede consultarse
• “No tiene permisos para realizar esta acción”: Falta privilegio
• “Error al subir archivo”: Problema al cargar documento
• “Tamaño de archivo excede el límite”: Archivo demasiado grande
• “El usuario no tiene ningún centro asignado”: En multi-centro, usuario sin centros

Mensajes de Advertencia

• “Posible paciente duplicado”: Se encontró paciente similar
• “El paciente no tiene email”: Al intentar enviar email sin dirección
• “El paciente no permite notificaciones”: Intentando enviar a paciente que no acepta
• “No se ha encontrado el paciente”: Puede aparecer si la ficha ya no está disponible o no se ha seleccionado un paciente válido. Nubidoc muestra el aviso y mantiene al usuario en la pantalla actual.

Preguntas Frecuentes

• “VIP” - Pacientes de especial atención
• “Familiares” - Familiares de empleados o del equipo médico
• “Jubilados” - Para aplicar descuentos o programas especiales
• “Estudiantes” - Para tarifas reducidas
• “Riesgo de abandono” - Para seguimiento preventivo
• “Alergias importantes” - Alerta visual inmediata Una vez asignadas las etiquetas, se pueden utilizar para:
• Visualizarlas destacadas en la ficha del paciente
• Filtrar búsquedas de pacientes por etiqueta
• Segmentar envíos de correos o campañas de marketing
• Generar listados y estadísticas por grupos

• Citas automáticas: Al crear una nueva cita para ese paciente, el profesional asignado aparece seleccionado por defecto
• Restricción de acceso: Se puede configurar para que el profesional solo tenga acceso a los datos de los pacientes que tiene asignados o con los que ha tenido o tiene alguna cita
• Trazabilidad: Facilita saber quién es el terapeuta o médico de referencia de cada paciente
• Continuidad asistencial: Garantiza que el paciente siempre ve al mismo profesional Esta funcionalidad es muy utilizada en clínicas de psicología y centros de logopedia donde la relación paciente-terapeuta es fundamental.

• Si deja esa fecha como viene, o pone una anterior, el sistema entiende que el cambio es de hoy y lo aplica desde hoy.
• Si pone una fecha posterior, se respeta tal cual: la asignación no será la vigente hasta que llegue ese día.
• Si solo quiere corregir la fecha de inicio del profesional que ya estaba asignado, cambie la fecha sin tocar el desplegable.

Cómo funcionan los criterios de búsqueda

• Buscan coincidencias parciales. Por ejemplo, “García” encuentra “José García”, “García López” y “María del Carmen García”.

• Permiten buscar un valor concreto o, cuando la pantalla lo ofrece, un intervalo.

• Permiten indicar una fecha concreta o un rango desde/hasta.

• Permiten seleccionar uno o varios valores cuando el selector admite selección múltiple.

Filtros Avanzados

• Selección múltiple de etiquetas
• Puede buscar pacientes que tengan todas las etiquetas seleccionadas o cualquiera de ellas, según la opción elegida en pantalla

• Filtra pacientes asignados a un profesional específico

• Filtra por tipo de pagador, como Privado o una aseguradora concreta

• Activo, No confirmado, Descartado, Deshabilitado
• Por defecto solo busca “Activos”

• Pacientes que vinieron en un rango de fechas
• Útil para identificar pacientes inactivos

Guardado de Filtros

1. Configurar filtros complejos
2. Guardar el filtro con un nombre
3. Cargar filtros guardados en futuras búsquedas

Exportación de Resultados

• Exportar a Excel - Descarga XLSX con datos de pacientes. El botón aparece para administradores, para quien tenga el privilegio Exportar pacientes en su rol y para los perfiles con autorización histórica. El sistema valida la misma regla al generar el archivo.
• Imprimir - Genera PDF con listado
• Selección múltiple - Realizar acciones sobre varios pacientes

Estados Visuales

• Verde - Paciente activo y confirmado
• Amarillo - Paciente no confirmado (pendiente verificación)
• Rojo - Paciente descartado o con alertas
• Gris - Paciente deshabilitado o inactivo

Iconos Principales

• 🔍Buscar pacientes
• ➕Crear nuevo paciente
• ✏️/Editar paciente
• 🗑️Eliminar paciente
• 👤Datos del paciente
• 📄Documentos
• 📅Citas del paciente
• 💰Facturas del paciente
• 📧Enviar email
• 📱SMS/WhatsApp
• ✍️Solicitar firma
• 🔗Fusionar pacientes
• 📷Foto/Avatar
• 🏷️Etiquetas

Indicadores y alertas

• Indicador azul - Número de documentos del paciente
• Indicador rojo - Tareas pendientes relacionadas con paciente
• Indicador verde - Citas próximas
• Etiqueta roja “Paciente sin confirmar” - Paciente pendiente de validación administrativa
• Botón “Confirmar” - Acción rápida disponible en Acciones del paciente para pasar el estado a confirmado
• Icono alerta - Paciente con notas importantes

Niveles de Acceso

Restricciones

• Usuarios de centro médico: Solo pueden ver/editar pacientes de sus centros asignados
• Multi-centro: Si está activo, se valida que el usuario tenga centros asignados. Además de los centros propios, el usuario puede ver pacientes de centros configurados en “Ver pacientes de centros” (Administración > Usuarios)
• Solo lectura: Usuarios sin permiso de modificación ven todo en modo consulta
• Eliminación: Los pacientes eliminados dejan de aparecer en las búsquedas habituales; su conservación se rige por la política del centro y las obligaciones de trazabilidad

Auditoría

• Las modificaciones relevantes quedan registradas con el usuario, la fecha y la acción realizada
• Cumple con normativa RGPD de trazabilidad

Exportar a Excel

• Botón “Exportar a Excel”
• Genera archivo XLSX con columnas configurables
• Incluye todos los pacientes del resultado de búsqueda (paginación completa)
• Campos exportados:
  • Nº Paciente
  • Nombre completo
  • DNI
  • Fecha nacimiento
  • Edad
  • Teléfonos
  • Email
  • Dirección
  • Ciudad
  • Pagador
  • Profesional
  • Fecha última cita
  • Estado
  • Nombre de uso, cuando el campo está activo. La columna utiliza el título configurado por el centro y queda vacía para los pacientes sin valor.

Imprimir Listado

• Genera PDF con listado de pacientes
• Incluye logo del centro
• Formato tabular
• Encabezado con filtros aplicados
• Fecha y hora de generación

Exportar Ficha Completa

• Opción “Imprimir ficha”
• Genera PDF completo con:
  • Datos demográficos
  • Datos de contacto
  • Historial de citas
  • Documentos asociados (listado)
  • Consentimientos firmados

Multi-Centro

• Los pacientes se pueden asignar a múltiples centros
• Se puede indicar cuál es su centro principal
• Los usuarios solo ven pacientes de sus centros asignados
• Ver pacientes de centros: Además de los centros donde trabaja, un usuario puede tener configurados centros adicionales en “Ver pacientes de centros” (Administración > Usuarios > Modificar). Esto permite al usuario buscar y ver pacientes pertenecientes a esos centros adicionales, tanto en el listado de pacientes como en la búsqueda rápida por nombre (autocompletado)

Justificantes de asistencia personalizados

Selección de profesional firmante al imprimir

• Mostrar un selector de profesional firmante al imprimir consentimientos informados y documentos no clínicos para firma desde la ficha del paciente
• Usar el profesional seleccionado para sustituir nombre, número de colegiado y firma digitalizada en la plantilla
• Mantener el comportamiento actual cuando la preferencia está desactivada

Firmas Digitales Online

• Enviar solicitudes de firma por email
• Pacientes firman desde cualquier dispositivo
• Almacenamiento automático de documentos firmados
• Trazabilidad completa del proceso

Solicitud de Documentos

• Solicitar al paciente que suba documentos
• Paciente accede a portal seguro
• Completa formularios online
• Sube archivos requeridos
• Personal revisa documentos recibidos

Remisiones

• Derivaciones a otros profesionales
• Registro de remisiones enviadas/recibidas
• Seguimiento de pacientes derivados
• Intercambio de información clínica

Tutorial 1: Crear Primer Paciente del Centro

1. Acceder al módulo
   • Hacer clic en Pacientes en el menú lateral
   • Seleccionar Crear paciente
2. Completar datos principales
   • Nombre: escribir el nombre del paciente
   • Primer apellido: informar el primer apellido
   • Segundo apellido: añadirlo si aplica
   • DNI/NIE/CIF: completarlo si se usa en el centro o si se dispone de ese dato
   • Fecha de nacimiento: recomendable si se conoce
3. Completar datos de contacto (recomendado)
   • Teléfono móvil: recomendable para contacto y comunicaciones
   • Email: recomendable para futuras gestiones y envíos
4. Revisar datos administrativos
   • Revisar el campo Pagador
   • Tener en cuenta que algunos valores por defecto o bloques pueden variar según la configuración del centro
   • Si aparece una zona adicional poco poblada, puede corresponder a campos personalizados del centro
5. Guardar paciente
   • Hacer clic en el botón Aceptar (parte superior derecha)
   • Esperar el mensaje Paciente creado correctamente
6. Verificar la creación
   • Confirmar que se asignó un número de paciente automáticamente
   • Verificar que el formulario pasa a modo solo lectura
   • A partir de ahí ya se puede buscar al paciente, crear una cita o completar más datos

Tutorial 2: Buscar Paciente por Teléfono

1. Ir a “Pacientes” → “Buscar pacientes”
2. En el campo “Teléfono”, escribir los últimos dígitos conocidos (ej: “3456”)
3. Hacer clic en “BUSCAR”
4. Revisar resultados:
   • Si hay un solo resultado, hacer clic directamente
   • Si hay varios, identificar por nombre
5. La ficha del paciente se abre automáticamente

Tutorial 3: Solicitar Firma de Consentimiento Informado

• Sistema de firmas online activado
• Paciente con email registrado
• Plantillas de consentimiento creadas

1. Crear solicitud
   • Ir a “Pacientes” → “Firmas Online”
   • Clic en “Nueva Solicitud de Firma”
2. Seleccionar paciente
   • Buscar paciente por nombre
   • Verificar que tiene email correcto
3. Elegir documento
   • Seleccionar plantilla: “Consentimiento Tratamiento Datos”
   • Previsualizar documento generado
4. Personalizar mensaje
   • Escribir mensaje para el email (opcional)
   • Ejemplo: “Por favor, firme el consentimiento adjunto para continuar con su tratamiento”
5. Enviar
   • Clic en “Enviar Solicitud”
   • Sistema envía email al paciente inmediatamente
6. Seguimiento
   • En lista de solicitudes, ver estado “Pendiente”
   • Cuando paciente firme, cambiará a “Firmada”
   • Documento firmado aparecerá en archivos del paciente

Búsqueda de Firmas Online — Filtros y Columnas

• Nº Paciente, Nombre, DNI/ID
• Fecha creación desde (por defecto: día 1 del mes en curso) y Fecha creación hasta
• Estado (Pendiente / Firmado / Rechazado / Bloqueado)

• Email, Teléfono
• Fecha firma desde y Fecha firma hasta — para buscar firmas completadas en un rango de fechas

• Nombre, DNI, Email, Teléfono, Fecha creación, Estado, Título (nombre del documento enviado), Fecha firma
• El listado se ordena por fecha de creación descendente (los más recientes primero)

• El Estado se muestra con colores: naranja (Pendiente), verde (Firmado), rojo (Rechazado), gris (Bloqueado)
• El botón “Enviar recordatorio” solo aparece cuando la solicitud tiene firmas vinculadas y todas siguen Pendientes. El email recuerda al paciente que el documento sigue pendiente de firma e incluye el enlace para firmarlo.
• Cuando todas las firmas vinculadas siguen pendientes, el campo Enlace firma muestra la URL del documento. Use Copiar enlace para enviarla manualmente por WhatsApp, SMS externo u otro canal si el paciente lo solicita.

Resumen diario por email de firmas pendientes

• Resumen diario de documentos pendientes de firma: si el resumen sale o no.
• Hora del resumen de firmas pendientes: hora del día de 0 a 23. Vacío = 9:00. El email sale en la primera pasada del sistema tras esa hora.
• Destinatario del resumen de firmas pendientes: usuario del centro que lo recibe, en el email de su ficha. Debe ser un usuario activo y con email.

• Centros dados de alta a partir del 5 de septiembre de 2026: basta con tener destinatario configurado para que el resumen empiece a salir; no hace falta activarlo aparte. Se consideró que nombrar destinatario ya es pedirlo.
• Centros anteriores a esa fecha: el destinatario no enciende nada por sí solo. Para recibir el resumen hay que activarlo además, y eso también se pide a soporte. Es la misma regla que para el resto de funcionalidades nuevas: a un centro que ya existía no se le enciende nada sin que lo pida.
• Si un centro antiguo ya lo tenía activado, le sigue llegando el resumen igual: lo que el centro tenga decidido no se toca.

1. Solicitudes creadas ayer y sin firmar.
2. Total pendiente del último año, con paciente, documento y días que lleva pendiente.
3. Registrados que aún no han completado su ficha (últimos 90 días), en los centros que generan el consentimiento al completar la ficha. Son pacientes que se registraron y no llegaron a completar sus datos, así que todavía no tienen ninguna solicitud de firma y no aparecen en la pantalla Firmas Online.

Firma en Dispositivo Móvil

• El panel de firma arranca minimizado para permitir ver el documento completo
• Aparece un mensaje en la parte inferior: “Para firmar, despliegue el panel lateral”
• Al pulsar el chevron lateral, el panel de firma se despliega a pantalla completa
• El mensaje desaparece permanentemente tras el primer despliegue
• Se puede hacer zoom con dos dedos (pinch-to-zoom) para ampliar el documento

Alta desde el portal de una clínica