6. Programar cuestionarios y atender sus respuestas

Objetivo: programar un seguimiento y completar el circuito de respuesta y revisión. Antes de empezar: el seguimiento automático debe estar habilitado en tu cuenta. El centro no puede activarlo por su cuenta; consulta con soporte si no aparece. Necesitas permisos de plantillas y ejecución según la operación, un formulario publicado y un paciente de práctica con correo autorizado para pruebas.

1. Configura el paso y entiende sus fechas

Utilizamos una plantilla separada, Seguimiento de acogida · ejemplo, con el formulario Experiencia de acogida (ejemplo) para Lucía Ejemplo Guía. Pregunta por claridad de la información, organización y posibles mejoras. Es un ejemplo administrativo, sin criterios médicos. En el paso, marca Enviar automáticamente al paciente en la fecha del paso. Completa Etiqueta para coordinación, por ejemplo «Seguimiento día 7», y Dar por no contestado a los … días. La etiqueta aparece en coordinación: no escribas datos clínicos. Configura siete días desde el inicio y cinco para contestar. Si empieza el 1 de diciembre, se programa el envío para el 8 y el plazo de respuesta para el 13. La fecha configurada es la de envío; el vencimiento añade los días de respuesta. El plazo admite de uno a sesenta días. Estos pasos no pueden depender de otros: se envían por fecha. Guarda y publica antes de iniciar la nueva versión.

2. Añade un recordatorio y, si procede, una serie

Recordar a los … días (opcional) prepara un segundo correo si el paciente sigue sin contestar. Se cuenta desde el envío real y debe ser menor que el plazo de respuesta: en el ejemplo, recordatorio a los dos días y plazo de cinco. Para varios controles, pulsa Repetir…. Indica ¿Cuántos envíos en total?, ¿Cada cuántos días? y Generar pasos. Tres envíos separados siete días producen pasos para los días 7, 14 y 21 desde el inicio, con sufijos que identifican cada uno. Admite entre dos y sesenta envíos, separados de uno a 365 días, sin superar cien pasos en el protocolo. Requiere fecha o plazo inicial. El último plazo relativo no puede superar 3650 días. Crea una serie finita, no una recurrencia indefinida.

3. Configura un aviso por respuesta

Marca Avisar al responsable si…. En Condiciones, elige Se cumple alguna condición o Se cumplen todas y pulsa Añadir condición. Selecciona «¿La información de bienvenida ha sido clara?», igual a, No. El aviso ayuda a revisar una explicación que no se ha entendido; no establece ningún criterio ni actuación clínica. Puede evaluarse una pregunta compatible o Puntuación total cuando el formulario puntúe. Las comparaciones dependen del tipo de pregunta y se admiten hasta diez condiciones. El umbral se evalúa al recibir respuesta. Si no puede evaluarse, avisa para revisión. Sin respuesta corresponde la alerta de falta de respuesta.

4. Programa los envíos para el paciente

Al iniciar una ejecución con estos pasos se abre Programar envíos automáticos. También puedes utilizar Programar envíos cuando quedan pasos sin programar. Revisa las fechas y Avisar a, cuyo valor inicial es Quien programa. En protocolos clínicos elige además la carpeta donde se archivarán las respuestas y el tipo documental de cada formulario. Confirma con Programar envíos. La captura avisa de que la paciente ficticia no tiene correo válido: los envíos quedan en espera. En un caso real, corrige el contacto y comprueba el consentimiento antes de esperar un envío. Los pasos con fecha pasada no se programan; trátalos manualmente o márcalos No procede. El correo contiene un enlace y un texto genérico sin datos clínicos ni nombre del cuestionario. Su copia queda en comunicaciones del paciente. Los envíos se realizan de 10:00 a 20:59, hora del centro, con un máximo de 200 correos diarios por cliente, incluidos recordatorios; programar una fecha no garantiza una hora exacta de entrega.

5. Distingue enviado, recibido y recogido

El paso informa de Sin programar, Programado para el…, Enviado el…, Respuesta recibida… · por recoger, un motivo de fallo o Cancelado. Cuando Lucía contesta, el paso sigue esperando la recogida profesional. En la bandeja aparece en Por recoger, no en Hoy o Vencido. Abre el protocolo y pulsa Recoger respuestas. Se comprueba cada respuesta, se completa su paso y, en ámbito clínico, se archiva a nombre de quien recoge. Necesitas permiso para ejecutar y, en clínico, historia abierta en edición. Comprobar respuesta permite la recogida individual. Si alguna falla, se explica el motivo y las demás pueden recogerse. Leer respuesta conservada permite consultar después lo comprobado. Recibir un cuestionario, recogerlo y atender su alerta son hechos distintos.

6. Atiende las alertas y deja constancia

Lista de trabajo → Protocolos → Alertas reúne falta de respuesta tras el plazo, envíos que no pudieron salir, respuestas no recogibles y umbrales que requieren atención. Los avisos de campana no incluyen respuestas ni puntuaciones. Abre el contexto correspondiente, revisa qué ocurrió y realiza la actuación necesaria. Después pulsa Marcar revisada, responde ¿Qué se ha hecho? con Respuesta revisada, Avisado el responsable o Contactado el paciente, y guarda. Recoger una respuesta no cierra por sí solo la alerta de umbral. Puedes haber archivado el cuestionario y seguir debiendo contactar con la persona. Marcar revisada deja constancia de la atención de esa alerta; no sustituye la comprobación de una evidencia inválida.

7. Reconoce los casos que requieren intervención

Si falta correo o consentimiento, revisa la ficha y el motivo antes de actuar. Si el formulario cambió o faltan respuestas obligatorias, no atribuyas la respuesta antigua a un paso nuevo: prepara la corrección adecuada. El constructor de formularios avisa si cambias uno con seguimientos programados. Permite guardar, pero las respuestas de la versión anterior pueden dejar de completar el paso. Planifica las modificaciones con el equipo. Cancelar el protocolo u omitir el paso cancela su seguimiento. Cerrar cancela envíos aún no realizados. Si se desactiva la función, desaparecen sus controles y lo programado se conserva en espera. Un recordatorio que no consigue enviarse no genera por sí solo una alerta adicional.

8. Ejemplo resuelto y práctica

Ejemplo resuelto: en el seguimiento de demostración se respondió No, 4 y «Quisiera aclarar los horarios.». Se recogió la respuesta y se guardó Respuesta revisada en la alerta. Se abrió la solicitud antes de la fecha programada, sin enviar correo. La respuesta manual Sí de la lección 4 no cumple esta condición. Tu práctica: configura el paso, el recordatorio y la condición con un formulario de formación. Antes de confirmar envíos, comprueba destinatario, fechas y persona avisada. Resultado esperado: puedes seguir el recorrido completo sin confundir correo enviado, respuesta recibida, paso completado y alerta atendida. Anterior: 5. Coordinar pendientes. Siguiente: 7. Programas con bonos.