2. Crear y publicar una plantilla

Objetivo: dejar preparada una plantilla que cualquier persona autorizada pueda iniciar para un paciente. Antes de empezar: necesitas consultar y gestionar plantillas del ámbito funcional. Para el ejemplo completo, prepara un formulario no clínico publicado, un documento informativo y un archivo apto para firma electrónica. Si aún no existen, puedes diseñar primero las tareas y completar la plantilla cuando estén disponibles.

1. Dibuja el procedimiento antes de rellenar campos

La plantilla define qué debería ocurrir; el trabajo real se registra después, en cada ejecución. Para Acogida y seguimiento usaremos este diseño: Las fechas son un ejemplo organizativo, no una obligación para tu centro. Las indicaciones deben explicar qué hacer y cómo saber que está terminado. Un título corto ayuda a reconocer el paso; la explicación completa va en sus indicaciones. El formulario publicado Experiencia de acogida (ejemplo) pregunta «¿La información de bienvenida ha sido clara?», «Valore la organización de la acogida de 0 a 10» y «¿Qué podríamos explicar mejor?». No añadas datos de filiación que ya constan en la ficha.

2. Abre el constructor y añade los pasos

En Protocolos funcionales → Biblioteca, pulsa Nueva plantilla. Escribe Acogida y seguimiento en Nombre del protocolo y una Descripción breve, por ejemplo: «Organizar la bienvenida y comprobar la documentación del servicio». En cada Paso, completa Título, Tipo de paso, Fase e Indicaciones. Usa Añadir paso para continuar. Subir y Bajar cambian el orden visual; Quitar elimina el paso del borrador que estás preparando. Puedes utilizar hasta cien pasos, aunque un procedimiento breve suele ser más fácil de mantener. Divide el trabajo en actuaciones que una persona pueda reconocer y resolver; no conviertas cada frase de una explicación en un paso distinto.

3. Escoge el tipo según lo que necesitas comprobar

Tarea sirve para una actuación que el usuario declara realizada, como explicar el funcionamiento. Después se completará manualmente. Formulario utiliza un cuestionario existente. Selecciónalo en Formulario existente: debe estar publicado y pertenecer al mismo ámbito. El protocolo reutiliza sus preguntas; no crea otro cuestionario al guardar la plantilla. Archivo o documento permite escoger Uso del archivo. En Evidencia del trabajo, el recurso acredita una actuación. En Referencia que debe revisarse, la persona deberá confirmar que ha leído o revisado el archivo. Revisar una referencia no equivale a cumplimentar un formulario ni a firmar. Firma se resuelve comprobando una solicitud y todas sus firmas obligatorias. El archivo y sus firmas se preparan mediante los circuitos habituales de documentos; poner el tipo Firma en la plantilla no firma nada. En nuestro ejemplo, «Revisar la información de bienvenida» será una referencia. El documento concreto se vinculará al trabajar la ejecución de Lucía.

4. Define fechas, opcionales y dependencias

Para cada paso puedes indicar Fecha límite fija o O días desde el inicio. Escoge una opción, no las dos. Un plazo de cero días corresponde a la fecha de inicio; uno de siete, a siete días después. Si no necesitas fecha, deja ambos campos vacíos. Los días desde el inicio permiten reutilizar la plantilla sin cambiar todas las fechas para cada paciente. Una fecha fija resulta útil cuando el trabajo tiene un día concreto independiente de cuándo se inicie. Marca Paso opcional (requiere resolver u omitir) cuando pueda no corresponder; así está configurada la firma de nuestro ejemplo. Antes de cerrar habrá que completarla o marcar No procede con un motivo. En Pasos anteriores necesarios, selecciona las dependencias. En nuestro ejemplo, Revisar la información de bienvenida depende de Explicar el funcionamiento del centro. El orden visual y la fase no crean esa condición automáticamente. No se admiten dependencias circulares. Los pasos de envío automático que aprenderás después siguen su fecha y no admiten dependencias. No los utilices para encadenar un correo a la finalización de otra tarea.

5. Guarda y después publica

Pulsa Guardar cambios. Cuando el borrador esté preparado, utiliza Publicar borrador guardado. Este nombre es importante: se publica lo que ya guardaste. Si acabas de cambiar un título, una fecha o una indicación, guarda antes de publicar. La publicación deja una versión disponible para iniciar ejecuciones. Editar más adelante el borrador no cambia lo publicado. Publicar otra versión tampoco modifica los protocolos que ya estaban en marcha: cada ejecución conserva la versión con la que comenzó. La biblioteca ofrece Duplicar para preparar una variante y Desactivar para impedir nuevos inicios. Desactivar no borra los casos ni las versiones anteriores. Puedes volver a activar la plantilla cuando corresponda.

6. Ejemplo resuelto y práctica

Ejemplo resuelto: guardamos los cuatro pasos de Acogida y seguimiento. La explicación precede a la revisión de la referencia; el formulario de experiencia queda para el día 7 y la firma es opcional. Publicamos y comprobamos que la tarjeta ofrece Preparar inicio a quien puede ejecutar. Tu práctica: crea una variante de formación con una tarea inicial y un paso de referencia que dependa de ella. Guarda, publica y vuelve a abrir el borrador para identificar qué cambiarías en una futura versión. Resultado esperado: tienes una plantilla publicada con un orden y unos plazos comprensibles. Puedes explicar por qué guardar, publicar e iniciar son tres acciones diferentes. Para una consulta rápida, utiliza la referencia de Protocolos. Anterior: 1. Conceptos y acceso. Siguiente: 3. Iniciar y adaptar.