Protocolos

Un protocolo organiza una secuencia de tareas, formularios, documentos y firmas. Cada ejecución conserva la versión con la que comenzó y el historial de sus cambios. No necesita una estancia residencial ni bloquea un ingreso. Si es su primera vez, siga el curso visual de protocolos en ocho partes, con capturas, ejemplos y ejercicios. Esta página queda como referencia rápida.

Activación y acceso

El administrador activa Protocolos en las preferencias generales y concede los permisos de consultar, ejecutar, ajustar y gestionar plantillas del ámbito correspondiente.

• Protocolos funcionales aparece en la ficha del paciente. Sirve para gestiones administrativas y no muestra protocolos clínicos.
• Protocolos clínicos aparece dentro de la historia clínica. Requiere acceso al paciente, a la historia y a sus llaves. En modo consulta puede leer, pero no modificar ejecuciones.

La administración de plantillas no concede acceso a historias clínicas. Los archivos, formularios y firmas conservan sus propios permisos. Si un permiso se retira con la pantalla abierta, la siguiente petición vuelve a comprobarlo.

Preparar una plantilla

1. Abra Biblioteca → Nueva plantilla.
2. Indique el nombre, la descripción y sus pasos. Puede agruparlos por fases.
3. Para cada paso, elija Tarea, Formulario, Archivo o documento o Firma. Añada indicaciones y, si procede, una fecha fija o un plazo en días desde el inicio.
4. Marque los pasos opcionales y los pasos anteriores que deben estar resueltos. No se admiten dependencias circulares.
5. Guarde el borrador, revíselo y pulse Publicar borrador guardado. Este botón publica lo que ya guardó; guarde primero cualquier nueva edición.

Un formulario debe estar publicado y pertenecer al mismo ámbito. Se reutilizan sus preguntas; el protocolo no crea otro cuestionario ni añade datos de filiación. En un archivo, distinga Evidencia del trabajo de Referencia que debe revisarse. Revisar una referencia no equivale a cumplimentar un formulario ni a firmar. Editar el borrador no cambia la versión publicada ni las ejecuciones existentes. Puede duplicar una plantilla para preparar una variante. Desactivarla impide nuevos inicios, pero conserva las ejecuciones y versiones anteriores.

Iniciar y adaptar un caso

1. En Biblioteca, elija una plantilla publicada y pulse Preparar inicio. También puede usar Crear para este caso desde Ejecuciones.
2. Revise los pasos y la fecha de inicio. Si adapta una plantilla, indique el motivo y disponga del permiso de ajustar.
3. Pulse Revisar e iniciar, compruebe el resumen y confirme Iniciar protocolo.

El episodio es un vínculo opcional de los protocolos clínicos, disponible únicamente donde el centro ya dispone de episodios. Puede haber varios protocolos en un episodio. No es necesario crearlo para comenzar; tampoco se calculan costes ni se cierra el protocolo al finalizar el episodio. Cambiarlo exige un motivo y queda en el historial.

Trabajar los pasos

• Tarea: pase a En curso o Esperando y complete cuando haya realizado el trabajo.
• Formulario: pulse Preparar formulario y después Abrir solicitud. Tras cumplimentarlo, use Comprobar respuesta. Se comprueba la única respuesta final de esa solicitud, las preguntas obligatorias visibles y la versión preparada. Si se exige documento en HC, elija al preparar una carpeta y un tipo documental autorizado asociado al formulario; al enviar la respuesta, el circuito habitual la archiva allí. La comprobación exige ese documento exacto: recibir la respuesta por sí solo no basta. Leer respuesta conservada muestra la instantánea completa, incluido el detalle adicional de respuestas Sí/No.
• Archivo o documento: use Vincular evidencia y seleccione un origen disponible. Para una referencia, confirme que la ha revisado. El vínculo conserva la versión comprobada.
• Firma: puede vincular una solicitud existente o Preparar firma del paciente para un archivo que ya tenga sus firmas configuradas. Preparar no envía mensajes y deja el paso esperando; Abrir solicitud abre el circuito habitual. Las firmas de profesionales o representantes se solicitan desde su circuito y se vinculan aquí. Después vuelva a Vincular evidencia para comprobar el resultado. Solo se completa cuando están realizadas todas las firmas obligatorias y existe el archivo posterior a la firma. Una firma parcial, una denegación o una solicitud caducada no completan el paso.

La pestaña Pendientes muestra el trabajo del paciente o historia que está consultando, agrupado por estado, e incluye Revisar evidencias aunque el paso estuviera completado. El plazo vencido se señala sin cambiar el estado del paso. Puede asignar un responsable con un motivo. Los listados y selectores cargan sus páginas sucesivas para incluir también los casos, revisiones y documentos anteriores. Preparar firmas requiere que el centro tenga habilitada la firma remota. Si un archivo cambia de versión mientras lo selecciona, vuelva a abrirlo y revisarlo antes de vincularlo.

Ver los pendientes de todos los pacientes

La pestaña Pendientes de un protocolo solo enseña el trabajo del paciente que tiene abierto. Para coordinar a todos a la vez, abra Lista de trabajo (menú principal, debajo de Inicio) y pulse el botón Protocolos, junto a Agenda, Comercial y Revisiones. El botón solo aparece si el centro tiene activado Protocolos y su rol tiene el permiso Ver la bandeja de protocolos de todos los pacientes, que el administrador concede en Administración → Equipo y accesos → Roles/Privilegios (nace desactivado para todos los roles). Además hace falta poder consultar los protocolos funcionales; sin ese permiso la lista sale vacía.

1. Elija arriba una sección: Hoy (la que se abre al entrar), Vencido, Próximos 7 días, Sin fecha o Todo. Cada botón muestra cuántos pasos contiene.
2. Si lo necesita, afine con los filtros Protocolo (también Sin plantilla), Fase, Responsable (Míos y Sin asignar), Centro, Estado (Pendiente, En curso, En espera), Desde y Hasta. Los contadores respetan los mismos filtros. El botón de la flecha circular actualiza la lista.
3. Cada fila indica Paciente, Protocolo, Fase, Paso, Responsable, Fecha y Estado. Junto a la fecha puede aparecer Vence hoy o Vencido hace 3 días (con los días reales; Vencido hace 1 día si es uno), y debajo del estado Esperando pasos anteriores si el paso depende de otros que aún no se han resuelto.
4. Pulse Abrir protocolo para ir a esa ejecución o Abrir ficha para abrir al paciente.

La lista enseña 50 pasos por página; use Anterior y Siguiente. Solo entran los pasos pendientes, en curso o en espera de protocolos funcionales activos, de pacientes a los que usted tiene acceso. Los casos clínicos no aparecen en la bandeja de pendientes generales. Si está activado el seguimiento automático, sus cuestionarios pueden aparecer como filas neutras de Seguimiento, con los permisos clínicos correspondientes y sin mostrar títulos ni respuestas; se explica más abajo. Los protocolos de una estancia solo se ven si también puede ver estancias. Si ve No hay nada pendiente con estos filtros., no hay pasos con esa combinación. Si aparece Preparando la lista: faltan 12 protocolos. Vuelva a cargar en unos segundos. (con el número real), es una puesta al día de protocolos creados antes de esta función: vuelva a abrir la lista. La lista de protocolos no está disponible. indica que la bandeja está desactivada en el servidor, y No tiene acceso a los pendientes de protocolos. que falta algún permiso o el módulo. Esta lista es solo de consulta: el estado de un paso se cambia dentro del protocolo.

Programar el envío automático de un cuestionario

Esta función se activa cliente a cliente y el centro no puede activarla por su cuenta: si no la ve, aún no está encendida en su cuenta. Cuando la fecha del paso llega, el sistema envía solo al paciente un correo con un enlace al cuestionario (de 10:00 a 20:59, hora del centro; como mucho 200 correos al día por cliente). El correo es siempre el mismo: no dice qué cuestionario es ni lleva datos clínicos. La copia del correo queda en las comunicaciones del paciente, como cualquier otro correo que se le envía.

1. Al crear o editar una plantilla, en un paso de tipo formulario aparece la casilla Enviar automáticamente al paciente en la fecha del paso. Al marcarla se piden Etiqueta para coordinación (se verá en la bandeja de todos los pacientes; no escriba datos clínicos, por ejemplo: Seguimiento día 7) y Dar por no contestado a los … días.
2. Al iniciar un protocolo con pasos así se abre Programar envíos automáticos; también puede abrirlo con el botón Programar envíos, que solo aparece si quedan pasos sin programar. Elija a quién se avisa en Avisar a (por defecto Quien programa) y pulse Programar envíos.
3. En los protocolos clínicos el diálogo pide además Carpeta de la historia donde se archivarán las respuestas y Tipo documental del formulario. La respuesta se archivará en la historia cuando un profesional la recoja.
4. El diálogo avisa si el paciente no tiene un correo válido o no admite avisos por correo (los envíos quedarán en espera) y si algún paso tiene la fecha pasada (no se programa: prepárelo a mano o márquelo No procede).
5. En el paso verá Sin programar, Programado para el seguido de la fecha, Enviado el seguido de la fecha, Respuesta recibida el … · por recoger, No se pudo enviar: con el motivo (por ejemplo, no tiene un correo válido) o Cancelado. Cancelar el protocolo, o dar un paso por omitido, cancela su envío; cerrarlo cancela los envíos que aún no hayan salido.

En Lista de trabajo → Protocolos la columna de estado añade las etiquetas Programado, Enviado, Contestado, Sin respuesta, No recogible y No enviado (con su motivo). Los seguimientos de protocolos clínicos salen como una fila Seguimiento sin nombre de protocolo ni de paso, solo para quien puede ver protocolos clínicos y la historia clínica, y solo con Abrir ficha.

Recoger las respuestas

Cuando el paciente contesta, el paso sigue Esperando hasta que un profesional recoge la respuesta:

1. Abra el protocolo del paciente. Arriba verá Hay N respuestas de seguimiento por recoger. y el botón Recoger respuestas (solo con permiso para trabajar el protocolo; en un protocolo clínico, con la historia abierta para editar).
2. Pulse Recoger respuestas. Cada respuesta se comprueba igual que con Comprobar respuesta, el paso pasa a Completado y, en un protocolo clínico, la respuesta se archiva en la historia en la carpeta y con el tipo documental elegidos al programar, a nombre de quien la recoge. Verá Se han recogido N respuestas. y, por cada una que no se pudo recoger, No se pudo recoger «paso»: motivo; las demás sí se recogen.
3. Sin permiso, o con la historia en consulta, el paso solo dice Respuesta recibida · pendiente de recoger. Comprobar respuesta en uno de esos pasos hace lo mismo que recogerlo.
4. Si una respuesta no se puede recoger (por ejemplo, el formulario cambió o el paso ya no procede), el paso dice el motivo y la caja de la evidencia muestra Respuesta recibida · no se puede recoger.

En la bandeja, las respuestas contestadas y sin recoger salen en la sección Por recoger (y no en Hoy ni Vencido). Las secciones Por recoger y Alertas, las etiquetas de seguimiento y Marcar revisada solo existen mientras el seguimiento automático esté activado en el centro; si se apaga, desaparecen de la bandeja y lo ya programado se conserva tal cual hasta que se vuelva a activar.

Alertas

La sección Alertas reúne lo que requiere atención y nadie ha atendido: un cuestionario que sigue sin respuesta al día siguiente del plazo, un envío que no ha podido salir (sin correo válido, sin consentimiento, sin centro principal activo, formulario cambiado, etc.) y una respuesta no recogible (el formulario cambió, hay más de una respuesta o faltan obligatorias). Además llega un aviso en la campana, una vez por seguimiento y tipo, a la persona de Avisar a (o, si ya no puede verlo, a quien lo programó); el aviso nunca lleva respuestas ni puntuaciones. Para quitar una alerta pulse Marcar revisada, elija en ¿Qué se ha hecho? entre Respuesta revisada, Avisado el responsable o Contactado el paciente y pulse Guardar. Si otra persona la cambió mientras tanto, la lista se recarga.

Avisar al responsable si la respuesta cumple un umbral

En el paso con envío automático, marque Avisar al responsable si… para que el sistema le avise cuando la respuesta del paciente pida atención (por ejemplo, una puntuación alta).

1. Elija en Condiciones entre Se cumple alguna condición y Se cumplen todas.
2. Pulse Añadir condición y elija el campo (Puntuación total o una pregunta del formulario), la comparación (mayor o igual que, mayor que, menor o igual que, menor que, igual a, distinto de o incluye) y el valor. Puede poner hasta 10 condiciones; con más sale El umbral admite como máximo 10 condiciones. Use Quitar para borrar una.
3. Se evalúa al recibir la respuesta. Si no se puede evaluar (por ejemplo, la pregunta ya no existe), se avisa igualmente. Si el paciente no contesta, este aviso no salta (para eso está el aviso de Sin respuesta).

Cuando se cumple, la persona de Avisar a recibe un aviso en la campana («… requiere revisión.» o «revise la respuesta de …; no se ha podido evaluar el umbral.») sin respuestas ni puntuaciones, y en Lista de trabajo → Protocolos la fila lleva la etiqueta Requiere revisión y entra en Alertas. Recoger la respuesta no lo quita: se cierra con Marcar revisada.

Recordar al paciente

En el mismo paso, Recordar a los … días (opcional) envía al paciente un segundo correo, igual de neutro, si han pasado esos días desde el envío y aún no ha contestado. Debe ser anterior al plazo de respuesta (si no, sale El recordatorio debe ser anterior al plazo de respuesta.). Sale de 10:00 a 20:59, hora del centro, y cuenta para el límite de 200 correos al día por cliente. Si no puede salir, no genera alerta.

Repetir un paso

Para un seguimiento periódico no hace falta copiar el paso a mano. En el editor del paso con envío automático pulse Repetir…, indique ¿Cuántos envíos en total? (de 2 a 60) y ¿Cada cuántos días? (de 1 a 365) y pulse Generar pasos. Se crean los pasos que faltan, con la misma configuración, el título y la etiqueta con el sufijo «(2 de 6)» y cada fecha sumada a la del anterior. Antes hay que indicar la fecha límite fija o los días desde el inicio del paso; un protocolo admite como máximo cien pasos.

Aviso al cambiar un formulario con seguimientos

Al guardar un formulario en el constructor, si tiene seguimientos programados aparece Este formulario tiene N seguimientos programados; si lo cambia, sus respuestas no completarán el paso. El formulario se guarda igualmente; es solo un aviso.

Cambios, correcciones y cierre

Ajustar pasos permite añadir o reordenar trabajo con un motivo. Los pasos iniciados conservan su definición y sus evidencias; para corregirlos, añada otro paso. No procede requiere un motivo, también en pasos opcionales. Si el documento cambia, una respuesta se corrige o se revoca un recurso, el protocolo señala una revisión pendiente. No borra el historial. Complete un nuevo paso del mismo tipo y use Relacionar corrección para dejar constancia de qué lo sustituye. Si esa corrección también deja de ser válida, vuelve a señalarse la revisión. Puede añadir el corrector aunque el formulario original se haya retirado; su paso se conserva con la referencia histórica. También puede desactivar una plantilla que contiene formularios retirados. Para Cerrar protocolo, resuelva todos los pasos y las revisiones pendientes. Cancelar protocolo conserva lo ocurrido y no cancela solicitudes de otros módulos. Reabrir requiere un motivo y mantiene las evidencias anteriores. En Historial, pulse Ver pasos conservados para cargar la revisión elegida en modo lectura. Los listados conservan los estados y cargan el detalle cuando se abre, también en protocolos con formularios e imágenes grandes.

Programas: un bono con su protocolo

Una plantilla funcional publicada puede proponerse al vender un bono. En Biblioteca, pulse Bonos que lo proponen en la tarjeta de la plantilla (necesita el permiso de plantillas) y elija los tipos de bono «Nº Sesiones» o «Prestaciones» que la proponen. Después, el panel Programas de las acciones del paciente ofrece Iniciar programa, que abre Preparar inicio con esa plantilla y deja el protocolo atado al bono. El protocolo y el bono son independientes: cancelar o agotar uno no cierra el otro. Si un bono no debe llevar protocolo, Este bono no lleva protocolo lo descarta (y Volver a proponer lo recupera), y la entrada Programas en curso de la agenda, bajo Buscar bonos, lista todos los programas del centro por pestañas. Guía completa: Vender e iniciar un programa.

Si algo no funciona

• Otra persona ha modificado el protocolo: recargue y revise su versión antes de guardar.
• No se confirmó la operación: puede reintentar desde la misma pantalla; se conserva el intento para evitar duplicarlo.
• El formulario cambió desde que se preparó: conserve la respuesta en formularios y añada un nuevo paso con la versión actual. No se atribuye una respuesta antigua a preguntas diferentes.
• La respuesta no conserva el formato original de números o fechas: añada un nuevo paso y recoja una nueva respuesta. El protocolo conserva la anterior, pero no interpreta de nuevo reglas condicionales a partir de valores cuyo formato original se perdió.
• Evidencia no disponible con los permisos actuales: compruebe el acceso al origen. El protocolo no concede permisos adicionales.

El seguimiento automático de cuestionarios requiere activación específica, como se explica arriba. No hay recurrencia indefinida: Repetir… genera una serie finita de pasos. No hay importación de protocolos ni integración con el tablero general de Tareas. Las decisiones y los contenidos clínicos los define el centro.

Protocolos de ingreso y alta de estancias

Se pueden usar en centros de mayores, adicciones, hospitalización y otros centros con estancias. El administrador activa expresamente Centros de mayores (nombre actual del módulo que ofrece estructura, camas y estancias) y Protocolos; no se activa nada automáticamente ni es necesario habilitar episodios. Los permisos de ver estancias se suman a los del ámbito funcional o clínico. Gestionar camas no concede permiso para completar protocolos ni firmar documentos.

1. En Biblioteca → Nueva plantilla o Editar borrador, configure Aplicable a estancias: marque Ingreso, Alta o ambos, y los tipos de estancia. Guarde y publique. Puede preparar varias plantillas; si no marca ninguna combinación, queda disponible solo en la biblioteca general.
2. Registre el ingreso habitual. En la tarjeta Estancia residencial, abra Protocolos de ingreso o Protocolos de alta para el trabajo funcional. También están en las filas del historial de estancias.
3. Para el trabajo clínico, abra la HC con su llave y vaya a Protocolos clínicos → Estancias. Seleccione el tramo y Ingreso o Alta. Recepción no recibe títulos, estados, recuentos ni evidencias de protocolos clínicos.
4. En Biblioteca, pulse Preparar inicio en una plantilla aplicable. Revise los pasos y la fecha, adapte con motivo cuando tenga permiso y confirme el resumen. Repita para las otras plantillas necesarias. La selección es manual; el centro decide cuáles necesita cada caso.
5. Consulte Ejecuciones, Pendientes e Historial dentro del contexto elegido. Ver todos los protocolos vuelve al contexto general del paciente o la historia.

La biblioteca permite consultar otras plantillas del mismo ámbito, pero solo ofrece iniciar las publicadas aplicables al momento y tipo elegidos. Cambiar un borrador no cambia lo publicado; publicar otra versión no modifica ejecuciones previas. Una plantilla se inicia una vez por referencia de admisión y momento, incluso ante dos intentos simultáneos; volver a iniciarla abre la ejecución existente. Para variantes independientes, el centro puede publicar otra plantilla. El ingreso nunca espera a que terminen los protocolos. El alta administrativa tampoco completa tareas, cancela solicitudes ni borra pendientes. Se puede preparar su protocolo antes de registrar la baja y terminarlo después. Sin Protocolos o sin plantillas, ingreso, traslado y baja funcionan como hasta ahora. Si falla el inicio de un protocolo, el ingreso ya confirmado sigue registrado: consulte las ejecuciones y reintente la selección; no repita el ingreso. La fecha propuesta es la del ingreso de referencia; para alta, la de la baja si ya existe, o la fecha actual mientras se prepara. La fecha revisada del protocolo determina sus plazos. Una baja posterior no cambia esa fecha en silencio: Contexto y fechas permite ajustarla con motivo e historial. Los traslados nuevos conservan la referencia de admisión, sus protocolos y su fecha inicial. Una ausencia y su regreso tampoco generan un ingreso nuevo. Una readmisión tras la baja tiene otra referencia y empieza con ejecuciones nuevas, sin reutilizar evidencias anteriores. Las estancias abiertas antes de incorporar esta función conservan sus protocolos en los traslados posteriores. Los tramos históricos anteriores pueden tener referencias independientes: eso no significa que fueran ingresos distintos; no se reconstruyen vínculos antiguos por coincidencias de fechas. Si se anula un tramo, el contexto queda señalado. Se conserva la consulta y el historial de sus protocolos; no se pueden iniciar ni completar nuevos pasos en esa admisión. Quien tiene permiso de ajustar puede Cancelar protocolo con motivo. Anular una estancia no cancela formularios, archivos ni firmas en otros módulos. Ejemplos de configuración: un centro de mayores puede preparar una acogida y una revisión profesional del alta; uno de adicciones, una presentación del equipo y una preparación del alta; una unidad de hospitalización, información práctica de la unidad y revisión del alta. Son ejemplos sintéticos, no protocolos médicos validados. Cada centro crea sus plantillas y utiliza sus formularios publicados, archivos y firmas habituales; no hay importación genérica de protocolos ni siembra automática. No duplique datos de filiación del paciente en los cuestionarios. La preadmisión, la lista de espera, las reservas futuras de cama, los avisos automáticos de ingreso o alta, la facturación de estancias, el SPD y el portal familiar quedan fuera de este recorrido.