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Sirve para mandar el mismo aviso a los pacientes de varias citas (por ejemplo, a todas las de mañana) desde el WhatsApp de tu ordenador, con el mensaje ya escrito y con los datos de cada cita. Nubidoc no envía nada ni gasta saldo de WhatsApp: abre WhatsApp y eres tú quien pulsa enviar. Cada cita queda marcada para poder localizar después a quién se le ha mandado.

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Antes de empezar (una sola vez)

  1. Crea la plantilla del mensaje en Administración → Comunicaciones → Plantillas envíos: tipo Texto simple y propósito Citas (o General). Escribe el texto con los códigos de cita y paciente en formato %...%, por ejemplo: Hola %patientname%, le recordamos su cita el %appodate% a las %appotime%. La leyenda que aparece al editar la plantilla muestra los códigos disponibles.
  2. Elígela en Administración → Centro → Preferencias, pestaña Agenda, apartado WhatsApp manual desde la búsqueda de citas, campo Plantilla, y guarda. Solo se ofrecen plantillas de texto. Mientras el campo esté vacío, el botón sale deshabilitado y el filtro Enviados WhatsApp no aparece.
  3. Da el permiso. El permiso Enviar WhatsApp manual de citas está en Administración → Equipo y accesos → Roles/Privilegios, grupo Agenda. De fábrica solo lo tiene el perfil Administrador; para que lo use otro rol, márcalo en ese rol.

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Enviar los WhatsApp

  1. Ve a Agenda → Buscar citas, pon los criterios (fechas, profesional, estado…) y pulsa Buscar.
  2. Marca las citas del listado. El máximo es de 20 citas cada vez.
  3. Pulsa Enviar WhatsApp Manual, bajo el listado. Si no hay ninguna marcada avisa «Debe seleccionar al menos una cita para enviar WhatsApp manual.»; si hay más de 20, «Solo se puede enviar WhatsApp manual a 20 citas cada vez. Ha seleccionado N.» y no abre nada.
  4. Se abre el diálogo Enviar WhatsApp manual, con una fila por cita: Fecha y hora, Paciente, Prestación, Estado, Enviado y WhatsApp. Las filas resaltadas en amarillo son citas canceladas, no presentadas o finalizadas: se avisa, pero puedes enviarles el mensaje igualmente.
  5. En cada fila, pulsa el botón de WhatsApp. Se abre una pestaña nueva que ofrece abrir WhatsApp con el mensaje ya escrito para ese paciente. Envíalo desde WhatsApp.
  6. En ese mismo clic la cita queda marcada y la columna Enviado muestra la fecha y la hora.
  7. Cuando termines con todas las filas, pulsa cerrar.

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Reenviar a una cita ya marcada

Si la cita ya estaba marcada, el primer clic no abre WhatsApp: avisa «Esta cita ya estaba marcada como enviada por WhatsApp (fecha). Pulse otra vez el botón de WhatsApp de la cita para reenviarla.» Pulsa otra vez el botón de WhatsApp de esa fila para reenviar; la fecha de la marca se actualiza.

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Localizar después las citas enviadas (o las que faltan)

  1. En Agenda → Buscar citas, pulsa la lupa con + (filtro avanzado).
  2. En Enviados WhatsApp: marca SI para ver solo las citas ya marcadas, o NO para ver las que todavía no se han mandado. Con las dos marcadas, o ninguna, no filtra.
  3. Pulsa Buscar.

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Problemas frecuentes

  • No veo el botón Enviar WhatsApp Manual. Falta el permiso Enviar WhatsApp manual de citas: pídele a un administrador que se lo marque a tu rol.
  • El botón sale deshabilitado. El centro no ha elegido plantilla. Al pasar el ratón por encima dice «Falta elegir la plantilla en Administración → Centro → Preferencias → Agenda → «WhatsApp manual desde la búsqueda de citas»».
  • No encuentro la plantilla en la lista de Plantilla. Solo salen las de tipo Texto simple con propósito Citas o General. Una plantilla de email o de WhatsApp de proveedor no aparece: crea una de texto.
  • Una fila no tiene botón de WhatsApp y en su lugar hay un texto. Es el motivo: «Sin acceso a los datos del paciente» (cita de otro profesional cuyos datos no puedes ver), «La cita no tiene paciente», «Sin teléfono válido para WhatsApp» (revisa el teléfono en la ficha del paciente) o «No se ha podido componer el mensaje» (la plantilla no se pudo rellenar con los datos de esa cita).
  • La cita sale como enviada pero el paciente no ha recibido nada. La marca solo indica que se pulsó el botón de WhatsApp de esa cita: Nubidoc no puede saber si el mensaje llegó a enviarse desde tu WhatsApp, y no lo anota en el Centro de comunicaciones.

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Relacionado

  • Agenda: referencia completa de la búsqueda de citas y sus filtros.