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El Registro de administraciones y cuidados permite anotar qué ocurrió con cada toma o cuidado pautado desde la historia clínica del paciente. Cada anotación conserva la hora real del acto, la hora en que se registró y el usuario que la anotó. También permite registrar una administración ya realizada de un producto que no tenga una línea en el plan, mediante Registrar fuera de pauta. Todas las horas del panel se interpretan en la zona horaria configurada para el centro principal del profesional, no en la zona del móvil, la tableta o el ordenador. Si Nubidoc no puede confirmar una zona válida para el centro, bloquea la carga, el alta y la corrección del registro en lugar de guardar una hora con una zona de respaldo.

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Antes de empezar

El registro solo aparece cuando el centro tiene activadas estas dos preferencias en Administración → Preferencias generales → Otras:
  • Plan terapeutico y de cuidados.
  • Centros de mayores.
El rol del profesional también necesita los permisos adecuados en Administración → Equipo y accesos → Roles/Privilegios, dentro del grupo PACIENTES: Los dos permisos de registro se asignan expresamente al rol que corresponda. Un profesional puede estar autorizado a administrar una toma sin poder cambiar la pauta clínica. Para añadir o corregir anotaciones, la historia debe estar abierta en modo edición. En modo consulta se puede leer el registro, pero no aparecen acciones de alta o corrección.

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Crear un cuidado pautado

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Si falla la conexión al guardar un alta

Si la ventana Añadir al plan muestra un error de conexión, puede volver a pulsar Guardar con los mismos datos y sin cerrar la ventana. Si el primer envío ya se guardó, Nubidoc reconoce el reintento y conserva una sola línea. Si cambia los datos y el primer envío ya se había guardado, verá un aviso para cerrar la ventana y revisar el plan. Busque la línea existente antes de corregirla o añadir otra. Cerrar la ventana y abrir Añadir de nuevo inicia un alta distinta; no es una forma de reintentar la anterior.

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Datos del cuidado

En Hoja clínica → Plan de cuidados → Añadir, el campo Tipo permite elegir, además de los tipos de medicación:
  • Higiene;
  • Cambio postural;
  • Ingesta e hidratación;
  • Constantes;
  • Cura;
  • Terapia;
  • Prueba;
  • Otro cuidado.
Escriba el nombre concreto en Tratamiento o cuidado y utilice Notas para indicar cómo debe realizarse. En Horarios, una medicación se pauta escribiendo su cantidad. Para un cuidado sin cantidad, marque pautar debajo de la franja correspondiente. En la lista del plan, el símbolo ✓ significa que la tarea está programada; un punto apagado significa que no toca en esa franja. Los cuidados que se repiten por intervalo se indican en Cada cierto tiempo. Por ejemplo, para un cambio postural cada dos horas se elige Cada 2 horas y se indica la hora de la primera actuación. No hace falta inventar una cantidad. Una línea antigua puede mostrarse como Cuidado general (anterior). Nubidoc la conserva sin adivinar si era higiene, ingesta, cura u otro tipo; para una línea nueva se elige ya el tipo concreto.

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Abrir el registro del paciente

  1. Abre la ficha del paciente y entra en Hoja clínica.
  2. En el menú lateral, pulsa Plan de cuidados.
  3. Comprueba la fecha del campo A fecha de.
  4. Busca el panel Registro de administraciones y cuidados, debajo del plan.
El panel muestra el producto o cuidado, la franja u hora prevista y la cantidad pautada. En la parte superior resume cuántas anotaciones siguen pendientes y cuántas ya están registradas. Las respuestas nuevas a tomas del plan se realizan en el registro de hoy. Como excepción para cerrar un turno nocturno, una toma programada de ayer puede seguir disponible y se identifica como turno anterior. Las tomas Si precisa y las respuestas a aplazamientos se registran siempre desde hoy. Registrar fuera de pauta permite anotar una administración pasada, indicando su fecha y hora reales.

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Registrar una administración completa

Si la toma se ha administrado por completo en ese momento, pulsa Administrada ahora. Es la única acción que registra con un toque. La toma deja de estar pendiente y muestra:
  • Administrada como resultado;
  • Realizada, la hora en que ocurrió el acto;
  • Registrada, la hora en que se guardó y el usuario que la anotó.
Si necesitas indicar otra hora real o una cantidad concreta, abre Más opciones…, elige Administrada, completa el formulario y pulsa Registrar.

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Registrar cualquiera de los seis resultados

Los accesos Rechazada y Omitida abren el formulario con ese resultado ya seleccionado. Más opciones… permite elegir cualquiera de los seis: Para completar el formulario:
  1. Elige el Resultado.
  2. Revisa Hora realizada. Indica cuándo ocurrió el acto, no cuándo lo estás escribiendo.
  3. Elige el Motivo si el resultado no es Administrada.
  4. Si el motivo exige una explicación, por ejemplo Otro, escríbela en Nota.
  5. Para Parcial, indica una cantidad administrada mayor que cero.
  6. Para Aplazada, indica Aplazada hasta. Debe ser una hora posterior y estar dentro de los siete días siguientes.
  7. Pulsa Registrar.
Si pasa más de una hora entre Realizada y Registrada, la anotación se identifica como Anotación tardía. Nubidoc conserva ambas horas; una no sustituye a la otra.

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Pautas cada cierto tiempo

Hay cuidados que no ocurren en una comida sino cada tantas horas: un cambio postural cada 2 horas, beber agua cada 3, tomar la tensión cada 6. Estas pautas se crean desde el propio plan, en el apartado Cada cierto tiempo del formulario, indicando cada cuánto toca y la hora de la primera toma o actuación. Esa hora es el punto desde el que se cuentan todas las demás. Con «cada 2 horas» desde las 08:00, el sistema sabe que toca a las 08:00, 10:00, 12:00… y sigue contando de madrugada y al día siguiente, sin volver a empezar a medianoche. Dos pautas iguales que empiezan a las 07:00 y a las 08:00 tocan a horas distintas durante todo el tratamiento. En el registro, cada una de esas horas aparece como una toma pendiente identificada por su hora, y se contesta igual que cualquier otra, con los mismos seis resultados. Tres comportamientos que conviene conocer:
  • Anotar tarde no mueve las horas siguientes. Si la toma de las 12:00 se registra a las 13:45, la siguiente sigue siendo la de las 14:00.
  • Saltarse una no arrastra el resto. Marcarla como rechazada u omitida cierra esa toma y deja las demás en su sitio.
  • Margen de una hora. Se admite anotar un acto ya realizado hasta 60 minutos antes de su hora prevista, incluso cruzando medianoche. La hora realizada nunca puede ser futura.
Una toma va en una franja o cada cierto tiempo, nunca las dos. Si se rellenan ambas cosas, el sistema avisa: “Una toma va en una franja horaria o cada cierto tiempo, pero no las dos cosas”.

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Intervalos en la ronda y vuelta de madrugada

Las tomas cada cierto tiempo aparecen en la vuelta que contiene su hora prevista. Con las franjas de fábrica, Al acostarse abarca desde las 23:00 hasta las 08:00 del día siguiente: la dosis de las 07:30 sigue en esa vuelta y la de las 08:00 aparece en Desayuno. La cabecera muestra ambas fechas y cada dosis de madrugada indica su propia fecha. Al abrir la ronda a las 07:30 se propone todavía la noche anterior; a las 08:00, Desayuno. Si ya tienes una vuelta abierta, se conserva y avisa cuando termina. Puedes elegir otra franja; no cambia de selección mientras trabajas. Puedes registrar un acto ya realizado hasta 60 minutos antes de la hora prevista, también cruzando medianoche: una dosis prevista mañana a las 00:00 puede anotarse hoy a las 23:30. Esto incluye la primera dosis de una pauta que comienza mañana. La hora realizada nunca puede ser futura. Antes de ese margen la celda muestra Disponible desde… y permanece bloqueada. Las correcciones desde la ficha respetan el mismo margen y conservan la anotación anterior. La lista incluye estancias que solapan el día de la vuelta y, en la noche, su madrugada. Al pulsar Actualizar entran los nuevos ingresos ya iniciados. Las entradas, bajas y traslados se muestran por tramos, sin rellenar huecos: una celda fuera de estancia queda bloqueada. La hora prevista y la realizada deben pertenecer a una estancia en la unidad elegida; sí puedes anotar tarde un acto ocurrido antes de la baja o del traslado. Las respuestas existentes siguen visibles. Las vueltas de hoy y ayer admiten registro; las anteriores son consulta, aunque alguna dosis fuera de madrugada. Las aplazadas mantienen su funcionamiento desde hoy. Si una franja no tiene hora o las horas están repetidas, un aviso explica que no se pueden repartir los intervalos; las tomas por franja continúan y puedes registrar los intervalos desde la ficha.

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Registrar una toma Si precisa (PRN)

Las líneas Si precisa no generan una toma diaria pendiente. Cada vez que el tratamiento se administra:
  1. Busca la fila Si precisa.
  2. Pulsa la respuesta adecuada o Más opciones….
  3. Completa los datos y pulsa Registrar.
Cada uso es un acto independiente. Si la conexión falla después de enviar, repite el guardado: Nubidoc reutiliza la identidad del intento y evita crear un duplicado, incluso si has cerrado y vuelto a abrir el formulario. Al día siguiente, una administración nueva se registra como otro acto.

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Registrar y anular una dosis extra

Una dosis extra es una administración fuera de las tomas programadas. Por ejemplo, el residente tiene cuatro comprimidos pautados y, por dolor, recibe un quinto. No aumentes la cantidad de una toma pautada para reflejarla: utiliza Dosis extra para conservar su propio motivo, cantidad y hora. El botón aparece hoy bajo las líneas de medicación, suplementos o fitoterapia que tienen tomas programadas. El formulario exige cantidad y motivo. La toma programada permanece independiente y debe registrarse por su lado.

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Anular una anotación que nunca ocurrió

Utiliza Anular únicamente cuando la anotación extra se creó por error y la dosis nunca ocurrió, por ejemplo porque se registró para el residente equivocado. Si la toma existió pero no se dio, registra Omitida, Rechazada o Ausente, según corresponda.
  1. Localiza la fila vigente con la etiqueta Dosis extra.
  2. Pulsa Anular.
  3. Comprueba el aviso la dosis nunca ocurrió.
  4. Escribe el Motivo de la anulación.
  5. Pulsa Anular: nunca ocurrió.
La fila pasa a mostrar Anulada · nunca ocurrió y No ocurrió · no computa en dosis ni máximos. El registro original no se borra: Ver detalle conserva la anotación, la anulación, sus autores, fechas y motivo. Si la propia anulación fue un error, usa Corregir anulación en la fila vigente. La hoja mensual identifica la anotación con N y la mantiene en el detalle, pero no la cuenta como administración ni suma su cantidad. Si el mes ya estaba cerrado, la anulación se incorpora al siguiente suplemento; el cierre anterior permanece intacto. Si una respuesta de red se pierde, vuelve a intentar la misma anulación. Nubidoc recupera la hoja que ya existe sin crear otra. Si avisa de que el registro ha sido corregido, recarga la pantalla y revisa el último eslabón antes de actuar. El valor Máximo al día significa cantidad total en el día (comprimidos, ml…), no número de tomas. Al crear o modificar una prescripción con máximo hay que indicar su unidad: puede venir de todas sus pautas, si coinciden, o del campo Unidad de las cantidades de la línea. Este campo permite indicarla también en Si precisa. No se admiten unidades contradictorias ni se convierten cantidades entre unidades. El panel lo tiene en cuenta tanto en las líneas pautadas como en las Si precisa: bajo cada línea con máximo indica lo que lleva el día («hoy 3 ml de máx 4 ml») y, si una anotación va a superarlo, pregunta con las cifras delante y la anota igual si se confirma. Avisa, no bloquea: la dosis ya se ha dado, y lo peor que puede pasar es que no quede registrada. Sigue siempre la pauta y el protocolo asistencial del centro. La cantidad administrada sigue siendo opcional donde ya lo era. Cuando alguna toma del día carece de cantidad o tiene una unidad histórica distinta, la línea lo dice («2 tomas sin cantidad comparable») y muestra lo contado como al menos. El panel no afirma que se haya respetado el máximo: solo avisa cuando lo que puede sumar ya lo supera. Las prescripciones antiguas sin unidad muestran unidad no indicada y sin total comparable. Se puede seguir registrando lo ocurrido y suspendiendo o reanudando la línea. Al modificar la prescripción con máximo hay que indicar una unidad en su nueva versión; los datos anteriores conservan la suya, aunque faltase. Si su centro escribió ahí un número pensando en «cuántas veces al día» en vez de «cuánto al día», conviene revisar esa pauta: la segunda es la lectura que usa el sistema.

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Registrar una administración fuera de pauta

Usa Registrar fuera de pauta cuando se haya administrado un medicamento, suplemento o producto de fitoterapia que no tenga una línea en el plan. La anotación recoge el hecho y su explicación; no crea una prescripción ni una pauta. Si el producto ya tiene una línea pautada y se ha dado una toma adicional, utiliza Dosis extra en esa línea. Necesitas el permiso Registrar tomas de medicacion, acceso al plan y una historia abierta en edición. Registrar cuidados por sí solo no permite esta acción. No hace falta gestionar el plan y el permiso de la ronda no habilita esta entrada desde una historia en consulta.
  1. Abre el Registro de administraciones y cuidados del paciente y pulsa Registrar fuera de pauta.
  2. Elige Tipo e indica Producto administrado, Vía y Unidad de la cantidad.
  3. Introduce una Cantidad administrada mayor que cero y la fecha y hora de Realizada el. Puede ser una administración pasada; nunca una hora futura.
  4. Explica el Motivo clínico de la administración.
  5. En Origen, elige Indicación puntual, Protocolo o Sin indicación documentada.
  6. Completa Quién lo indicó / referencia / explicación con la información disponible.
  7. Revisa el paciente y los datos y pulsa Registrar administración.
Todos esos datos son obligatorios. El origen recoge lo declarado por quien registra; no valida una indicación ni la convierte en receta. Si además hay una incidencia que deba constar, regístrala en Caídas e incidencias: no se crea automáticamente.

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Consultar, corregir o anular

La anotación aparece como Fuera de pauta, con su propia cantidad, vía, unidad, motivo y origen. Se incluye en la misma hoja mensual y PDF, en una fila por acto. No genera tomas previstas, avisos de falta de registro ni cantidades para el máximo de una pauta con la que no está vinculada. Para corregirla, abre Corregir en la anotación vigente y completa el Motivo de la corrección. Si el acto nunca ocurrió, usa Anular y explica por qué. La anulación sigue visible pero no cuenta como administración. Ver detalle conserva los datos, autores y horas del original y de cada corrección. Si el mes estaba cerrado, el cambio queda pendiente de incorporar mediante un suplemento; el cierre anterior permanece intacto.

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Si hay un error al guardar

Si el formulario señala un dato no válido, corrígelo y vuelve a guardar. Si se pierde la respuesta de red, los datos enviados quedan bloqueados para reintentar exactamente ese registro y recuperar el resultado sin duplicarlo. Cerrar y reabrir el diálogo en la misma pantalla conserva el intento pendiente; espera a resolverlo antes de iniciar otro acto.

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Resolver una toma aplazada

Una toma marcada como Aplazada no desaparece. Pasa al bloque Aplazadas pendientes y conserva el producto, la dosis y la franja originales, aunque después se cambie o retire la pauta. Para resolverla desde el registro de hoy:
  1. Localiza la toma en Aplazadas pendientes.
  2. Abre la acción de registro.
  3. Indica qué ocurrió finalmente y completa los datos exigidos por el resultado.
  4. Pulsa Registrar.
Una toma aplazada y su origen pertenecen a la misma evidencia. Mientras una persona está contestándola o corrigiendo su origen, la pantalla evita iniciar a la vez la otra acción. Cuando la toma aplazada ya tiene una respuesta final, su origen queda como antecedente y deja de ofrecer la acción Corregir; si hace falta, se corrige la anotación final vigente.

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Consultar y corregir una anotación

  1. Usa A fecha de para abrir el día que quieras revisar.
  2. Pulsa Ver detalle para consultar la anotación y sus correcciones.
  3. Comprueba por separado las horas Realizada y Registrada.
  4. Si la anotación vigente contiene un error, cierra el detalle y pulsa Corregir.
  5. Indica el resultado correcto y completa Por qué se corrige, que es obligatorio.
  6. Pulsa Guardar corrección.
La corrección no edita ni borra lo anterior. Añade una anotación nueva: la equivocada sigue visible como corregida y la que cuenta queda marcada como vigente. No se ofrece Aplazada al corregir, porque un aplazamiento nuevo debe partir de una toma pendiente. Si el motivo original se desactivó después, puede conservarse cuando solo corriges la hora o la nota sin cambiar el resultado. Si cambias el resultado, debes elegir un motivo que siga vigente. Si otra persona ya había registrado la misma toma, Nubidoc no crea un duplicado. Recarga el resultado que ya estaba guardado y muestra el aviso Esta toma ya estaba registrada; se muestra el registro existente.

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Verificar la integridad

Pulsa Verificar integridad y después Verificar. Nubidoc comprueba la cadena de anotaciones de esa historia y muestra Cadena íntegra o identifica la primera fila que no supera la comprobación. El campo Checkpoint anterior es opcional y permite comparar el resultado con una verificación guardada anteriormente. La verificación solo comprueba la coherencia del registro disponible. Nunca modifica, repara ni borra anotaciones.

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Verificar cierres mensuales después de cambiar la clave de firma

En Hoja mensual (MAR), carga el mes con Ver hoja y pulsa Verificar cierres. Nubidoc comprueba el resumen, la integridad de las anotaciones incluidas y la firma de cada cierre. Hasta que se pulsa, la columna Comprobación dice sin comprobar. Los cierres anteriores se pueden verificar después de cambiar la clave de firma. El administrador de la instalación debe conservar la clave anterior, con su identificador original, como clave retirada para verificación. Los cierres nuevos se firman con la clave activa; los anteriores conservan su contenido y su firma, sin volver a cerrarlos ni firmarlos. Si existe alguna clave utilizable pero falta la correspondiente a un cierre, la comprobación avisa de clave desconocida y su PDF lleva la marca ALTERADA. Una clave incorrecta o un contenido que no coincide tampoco supera la comprobación. Contacta con el administrador para revisar la configuración; no hace falta cambiar el cierre histórico para resolver una rotación bien conservada. Las claves son secretas: no las incluyas en capturas ni mensajes de soporte. El mensaje firma no verificable: sin clave significa que esta instalación no tiene ninguna clave de firma utilizable. No confirma la validez de la firma, aunque las demás comprobaciones hayan pasado.

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Modo consulta

Dentro de la ficha, cuando la historia se abre en modo consulta, el registro continúa visible para su revisión, pero no permite:
  • registrar una toma, cuidado o administración fuera de pauta;
  • responder una toma aplazada;
  • corregir o anular una anotación.
El permiso Gestionar el plan de cuidados es independiente. No tenerlo impide añadir, cambiar, suspender o retirar pautas, pero no impide registrar actos si el profesional posee el permiso de registro correspondiente y la historia está abierta en edición. Los permisos y el modo de la historia se comprueban de nuevo en cada petición. Si un administrador retira un permiso mientras el panel está abierto, el cambio se aplica en la siguiente carga o acción sin esperar a que el profesional cierre sesión.

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Límites actuales

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Permiso independiente de la ronda

La Ronda, en el menú lateral, permite contestar las tomas mostradas de un residente con cama aunque su historia esté en consulta por no tener cita, si el profesional tiene los permisos de registro y de acceso a la ronda. Esto no concede edición de la historia clínica: cambiar pautas, editar documentos, corregir anotaciones o cerrar la hoja mensual sigue necesitando sus permisos y una historia editable. Registrar una administración fuera de pauta también requiere una historia editable y su permiso de administración; la autorización de la ronda no lo sustituye. Abrir la historia en consulta en otra pestaña no cambia este permiso de ronda. Si la autorización caduca, pulsa Actualizar; si te han retirado el acceso, actualizar no lo recupera. Las historias abiertas antes de esta corrección pasan a consulta por seguridad. Si necesitas editarlas y tienes autorización, vuelve a abrirlas; no necesitas cerrar sesión.

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Otras limitaciones

  • El registro operativo está dentro del plan de cada paciente. La Ronda por unidad y franja y la hoja mensual cerrada y firmada existen, pero son pantallas aparte del módulo de centros de mayores, no se hacen desde aquí.
  • El Parte de relevo contiene mensajes generales de una unidad y un turno. No sustituye el registro clínico: un acto o hecho de una persona concreta debe quedar también en su historia.
  • Las respuestas nuevas a tomas del plan se limitan a hoy, salvo una toma programada de ayer identificada como turno anterior. Para esas tomas, las fechas anteriores sirven para consultar y corregir. Registrar fuera de pauta permite anotar un acto pasado con su fecha y hora reales.
  • Las tomas Si precisa y las respuestas nuevas a aplazamientos solo se registran desde hoy.
  • Máximo al día avisa y pide confirmación al registrar, en cualquier tipo de línea. Si alguna toma del día no tiene cantidad comparable, solo avisa cuando lo ya contado supera el máximo. Prescribir con máximo sí exige una unidad válida.
  • En la hoja mensual, las pautas cada cierto tiempo muestran una fila Cada N h/min incluso sin anotaciones, y un recuento diario contestadas/previstas. 2/12 significa dos respuestas de doce previstas: incluye rechazos, omisiones, ausencias y aplazamientos, y no equivale a dos dosis administradas. El PDF detalla cada anotación con su resultado y su hora prevista, separada de la hora realizada. Contestar una toma aplazada no añade otra dosis al contador; ambas anotaciones quedan en el detalle. El fondo rojo señala vencimientos sin registro; el gris, huecos durante una ausencia. Las tomas futuras no cuentan como faltantes y las horas se mantienen al cambiar de mes. Puedes cambiar el mes antes de cargar la primera hoja. Después de ver una hoja, si eliges otro mes, Nubidoc oculta Descargar PDF, Cerrar mes o Registrar suplemento y Verificar cierres hasta que pulses de nuevo Ver hoja. Así ninguna acción se aplica a la hoja anterior; al cargar el nuevo mes reaparecen solo los botones permitidos para tu usuario.
  • Los cierres antiguos que no guardaban la frecuencia mantienen Pauta horaria y su representación histórica. Actualizar el programa no reescribe lo firmado ni exige un suplemento por sí solo. Los nuevos cierres conservan también la frecuencia y las previsiones.
  • Los nuevos cierres guardan la unidad de cada versión de la prescripción y la muestran junto al máximo diario. Un cierre antiguo sin unidad conserva unidad no indicada cuando no puede obtenerla de sus pautas guardadas. Cambiar una unidad puede producir un suplemento, sin alterar el cierre anterior.
  • Las tomas cada cierto tiempo aparecen en la ronda según su hora prevista, incluida la madrugada.
  • Si el centro tiene configurado el cierre automático, se cierra el mes anterior y se revisan todos los meses que ya tienen cierre, sin límite de antigüedad. Una anotación tardía o un cambio de pauta genera un suplemento cuando hay novedades, conservando lo firmado. El proceso no inicia cierres de meses antiguos que nunca se cerraron. También puedes registrar el suplemento manualmente desde la hoja mensual.
  • Esta pantalla necesita conexión. Si se pierde la respuesta al guardar, se puede reintentar sin crear dos veces el mismo acto.
  • La pantalla no gestiona existencias, preparación de sistemas personalizados de dosificación ni una segunda firma asistencial.

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Problemas frecuentes

  • No aparece el panel. Comprueba las dos preferencias del centro y el permiso Ver el plan de cuidados del rol.
  • La toma indica “Sin permiso para registrar este tipo”. El rol necesita Registrar tomas de medicacion o Registrar cuidados, según el tipo de línea.
  • Puedo leer, pero no registrar ni corregir. La historia está abierta en modo consulta.
  • No aparece Anular en una dosis extra. Solo se ofrece en la hoja vigente, con la historia editable y el permiso para registrar ese tipo de tratamiento.
  • Estoy mirando otro día y no aparecen acciones de alta de una toma del plan. Cambia A fecha de a hoy. Solo una toma programada de ayer puede aparecer como turno anterior. La acción Registrar fuera de pauta admite administraciones pasadas sin una línea en el plan.
  • No aparece Registrar fuera de pauta. Comprueba el permiso Registrar tomas de medicacion y que la historia esté abierta en edición. El permiso para registrar cuidados o el de la ronda no lo sustituye.
  • No deja guardar Parcial. Indica un motivo y una cantidad mayor que cero.
  • El motivo Otro no deja guardar. Escribe también una explicación en Nota.
  • No se puede cargar, registrar o corregir por un problema de zona horaria. Un administrador debe revisar la zona configurada para el centro; si ya es correcta, contacta con soporte.

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