Vender e iniciar un programa (bono + protocolo)

Un programa cerrado (prehabilitación, recuperación oncológica, envejecimiento saludable…) se vende como un bono —con su precio, sus sesiones y su caducidad— y lleva asociado un protocolo funcional con los pasos, plazos y responsables del seguimiento. Esta función los une: al vender el bono, Nubidoc propone iniciar el protocolo y enseña en la ficha del paciente, juntas, las citas del bono, su caducidad y qué pasos están hechos, pendientes o fuera de plazo. No cambia cómo se vende, se cobra ni se factura un bono, ni cómo funciona un protocolo. El enlace con el bono no inicia el protocolo automáticamente ni envía mensajes al paciente o al equipo. Si el bono se cancela, caduca o se agota, el panel lo señala, pero no cierra ni cancela el protocolo. Los cuestionarios automáticos, si se utilizan, se configuran y programan por separado dentro del protocolo. Para aprenderlo con capturas y un caso de ejemplo, consulte Programas con bonos, parte del curso completo de protocolos.

Antes de empezar

• Los protocolos deben estar activados en el centro y usted debe tener permiso para verlos. Para enlazar necesita el permiso de plantillas de protocolos funcionales; para iniciar, el de ejecutar.
• La plantilla del protocolo debe estar publicada y activa (véase Protocolos).
• Solo admiten programa los tipos de bono «Nº Sesiones» y «Prestaciones». Los bonos de periodo, el monetario y el monedero no.
• No ponga diagnósticos ni datos clínicos en el nombre de un bono ni de un protocolo funcional: el nombre del bono llega al paciente en los avisos de bonos, en la factura y en el portal.

Enlazar un tipo de bono con un protocolo

1. Abra Protocolos funcionales (botón de la ficha de cualquier paciente) y vaya a Biblioteca.
2. En la tarjeta de la plantilla publicada, pulse Bonos que lo proponen.
3. Junto al tipo de bono, pulse Proponer este protocolo. Para cambiar de protocolo, Cambiar a este protocolo; para dejar de proponerlo, Quitar.

Solo se propone en los bonos vendidos a partir de ese momento. Cambiar o quitar el enlace no toca los programas ya iniciados.

Vender y proponer

Venda el bono como siempre. La próxima vez que abra las acciones del paciente (al terminar «Crear bono» se abren solas) verá, encima de «Bonos abiertos», el panel Programas con una tarjeta azul: Programa pendiente de iniciar.

Iniciar el programa

1. En la tarjeta, pulse Iniciar programa. Se abre Protocolos funcionales en Preparar inicio, con la plantilla enlazada y la fecha de inicio de hoy.
2. Revise los pasos (adaptarlos exige el permiso de ajustar y un motivo), pulse Revisar e iniciar y confirme Iniciar protocolo.

El protocolo queda atado al bono. Si otra persona lo iniciaba a la vez, se abre el que ya existe. Si usted no tiene permiso para iniciar, la tarjeta dice «Pendiente de iniciar por una persona con permiso.». Un bono vendido antes de enlazar el protocolo y que sigue abierto aparece como una línea discreta («vendido antes de enlazar el protocolo») con su botón Iniciar programa.

Qué enseña el panel

Por cada programa: el bono y su estado («Finalizado» quiere decir que todas las sesiones están citadas, no realizadas), la fecha de caducidad (en ámbar si faltan 30 días o menos, en rojo si ya pasó), las citas creadas y finalizadas —las mismas cifras de la tarjeta del bono— y el avance del protocolo (pasos completados, pendientes y vencidos, y el próximo plazo). Abrir protocolo abre la ejecución; Ver bono, las acciones del bono. Dentro del protocolo, una banda recuerda el bono y su caducidad. La caducidad es la fecha que tenga el bono. Al vender, fije la caducidad con Editar fecha caducidad si el programa debe caducar antes de la fecha por defecto del centro.

Avisos

• «El bono está cancelado / ha caducado / se ha borrado y el protocolo sigue en curso»: nada se cancela solo; decida si cancelar el protocolo.
• «Las citas del bono están finalizadas y quedan N pasos del protocolo» y «Protocolo terminado con citas del bono sin usar»: informativos.
• «El protocolo de este programa quedó en otra ficha tras una fusión de pacientes»: la fusión ya se lleva el protocolo con el bono; este aviso solo sale si se revirtió una fusión después de iniciar el programa. Contacte con soporte.
• «Avance no disponible. Abra el protocolo.»: el resumen del panel no está al día. Abra la ejecución para ver el avance real; el resumen se pone al día con el siguiente cambio que se registre en ella.

Descartar la propuesta de un bono

Si un bono de un programa no debe llevar protocolo (el paciente no quiere el seguimiento, el bono es de prueba o es un duplicado), puede descartar la propuesta. Hace falta el permiso de ajustar protocolos funcionales.

1. En la tarjeta Programa pendiente de iniciar, pulse Este bono no lleva protocolo.
2. Elija el motivo: No procede en este paciente, Bono duplicado o de prueba o El paciente no quiere el seguimiento. Si no elige ninguno, dice «Seleccione el motivo.».
3. Pulse Marcar sin protocolo. La tarjeta pasa a Sin protocolo y muestra «Motivo: …».

Para recuperarlo, pulse Volver a proponer en esa tarjeta: el bono vuelve a quedar pendiente y se puede iniciar. Al volver a proponer no se guarda histórico: no queda constancia de quién lo descartó ni cuándo. Un programa ya iniciado no se puede descartar («El programa ya está iniciado.»), y un bono descartado no se puede iniciar hasta volver a proponerlo.

Ver todos los programas en curso del centro

Agenda → bajo Buscar bonos, la entrada Programas en curso abre un listado con todos los programas del centro, no solo los de un paciente. La entrada solo aparece si el centro tiene los protocolos activados, hay algún programa o enlace, y usted tiene los permisos de ver la bandeja de protocolos, buscar bonos y ver protocolos funcionales. Sin ellos, la pantalla dice «No tiene acceso al listado de programas.».

• Pestañas, cada una con su contador: En curso, Pendientes de iniciar (solo bonos vendidos después de enlazar el protocolo), Con pasos vencidos, Por revisar (bono cancelado, caducado o borrado con el protocolo aún en curso, o protocolo que quedó en otra ficha) y Terminados (protocolo cerrado o cancelado).
• Filtros: Programa (tipo de bono) y Paciente o código del bono; pulse Buscar. Los contadores de las pestañas respetan los filtros.
• Páginas: 25 filas por página, con Anterior y Siguiente. Una lista vacía dice «No hay programas en esta lista.».
• Por fila: el paciente, el programa, el código del bono, su estado, las citas, la caducidad, el avance del protocolo y el próximo plazo. Abrir abre el protocolo de ese paciente; Iniciar programa (en los pendientes, si puede ejecutar y la plantilla está activa) abre Preparar inicio.

Solo ve los pacientes que ya puede ver en el resto de listas de trabajo. En un cliente con varios centros, un usuario sin centros asignados no ve pacientes en este listado. Al cerrar el protocolo, el listado de detrás se actualiza solo.

Lo que no hace

No marca los pasos solos al hacer las citas (sesiones y pasos se llevan por separado), no paga a plazos (el bono admite cobros parciales, sin calendario de cuotas), no reparte comisiones entre profesionales y no calcula costes ni rentabilidad. Los protocolos clínicos no pueden ser programa.